KR20210046310A

KR20210046310A - 전화번호를 이용한 고객관리 방법

Info

Publication number: KR20210046310A
Application number: KR1020190129882A
Authority: KR
Inventors: 최호석
Original assignee: 최호석
Priority date: 2019-10-18
Filing date: 2019-10-18
Publication date: 2021-04-28

Abstract

본 발명은 전화 수신시 고객의 Caller ID를 인식하고 이 번호를 기반으로 하여 수신자가 미리 구축한 고객의 신상관리데이터베이스인 명함관리 데이터베이스(Date Base: 이하에서는 DB라함)를 검색하고 검색결과가 송화자가 사용하는 컴퓨터화면상에 고객의 신상정보, 즉 고객의 직업, 거래실적, 상담내용, 만난 일시 등이 표시된 화면을 보고 통화함으로서 고객에게 신뢰감과 고객을 인지하고있다는 것을 알려줌으로서 고객관리를 효율적으로 할 수 있는 전화번호를 이용한 고객관리 방법에 관한 것이다.

Description

전화번호를 이용한 고객관리 방법{How to manage your customer by phone number}

본 발명은 콜러 ID 또는 사용자의 전화 번호입력에 하여 전화 통화자의 신분을 확인하기 위한 것으로 다수의 고객을 전화로 상대하는 영업사원, 특히 변호사, 변리사 등의 전문직종 종사자(이하에서는 수신자 라 함)가 명함을 주고받거나, 내방한 고객, 거래실적이 있는 고객으로부터 전화가 왔을 시 고객은 수신자를 인지하고 있으나 다수를 상대하는 수신자는 고객을 인지하지 못하는 경우가 발생하여 고객관리에서의 문제점을 야기하고 있다.

이를 해결하기 위하여 최근 Caller ID 서비스가 보편화됨에 따라 전화 수신시 고객의 Caller ID를 인식하고 이 번호를 기반으로 하여 수신자가 미리 구축한 고객의 신상관리데이터베이스인 명함관리 데이터베이스(Date Base: 이하에서는 DB라함)를 검색하고 검색결과가 송화자가 사용하는 컴퓨터화면상에 고객의 신상정보, 즉 고객의 직업, 거래실적, 상담내용, 만난 일시 등이 표시된 화면을 보고 통화함으로서 고객에게 신뢰감과 고객을 인지하고있다는 것을 알려줌으로서 고객관리를 효율적으로 할 수 있는 전화번호를 이용한 고객관리 방법에 관한 것이다.

본 분야에서 고객관리를 위하여 고객의 신상정보를 기록한 DB를 구축하여 고객의 내방 시 고객의 이를 등을 입력 후 검색하여 대면전에 데이터로 활용하거나 개인 비서 등을 통하여 대면전에 고객의 신상정보를 통보 받는 등의 방법과 전화 통화 시 고객의 이름 또는 고객고유번호를 확인 후 고객관리 DB에 접속하여 고객관리하는 것은 병원등 다수의 고객을 상대하는 업종에서 보편적으로 활용되고 있으 며, 최근 발신자번호추적을 통하여 장난 전화 등을 거부하거나 발신자의 번호를 인지하여 전화수신 여부를 판단하거나 발신자의 신분을 데이터를 음성출력하는 등은 한국공개특허 공보 1998-77669(19981116) 및 2001-39106(2001515)등에 다수의 관련기술이 출원되어 공개되어 있다.

상기한 본 분야에서의 현재까지의 기술내용은 단순히 고객관리차원에서 고객의 신상정보를 DB화하여 구축하고 고객이 내방하거나 고객이 고객고유식별번호(주민등록번호등)를 입력하여 신상정보 DB를 검색하여 표시하거나 출력하여 사용하거나 Caller ID 신호를 파악하여 미리 입력된 고객전화번호와 고객전화번호에 대응하는 고객신상정보를 고객신상 DB에서 검색하여 일치되는 번호가 있으면 해당번호에 대응하게 녹음된 내용이 스피커를 통하여 전화 송신인의 정보 즉 송화자의 이름 등이 출력되고 수신자는 이를 듣고 전화 수신여부를 결정하고 고객신상 DB에 등록된 전화 번호가 없는 경우에는 일반전화 벨소리로 출력되어 전화를 수신하게 하는 것으로 이들은 고객을 확인할 수 있는 기능은 있으나 고객으로부터 신상정보를 입력받거나 고객과 통화 전에 고객전화 번호에 대응하는 음성녹음 내용이 호출신호로 대신 출력되는 것으로 비록 통화 전에 송화자의 이름정도를 파악 할 수 있는 정도의 것으로 다수의 고객을 상대하고 항시 전화에 응대하여야 하는 변호사 사무실 등의 영업장에서 사용하기에는 부적절하며 더구나 고객의 방문이력, 상담정보 등을 통화 전에 파악하여 음성으로 출력하는 것은 전화수신대기시간의 장기화로 고객에게 불친절하다는 인식을 주는 등의 문제점을 갖고 있다.

더구나 다수의 직원이 근무하는 사무실환경은 외부에서 송신한 전화가 사설 교환대, 즉 키폰으로 수신하여 해당 수신자에게 연결하게되며 이때는 수신자의 단말기의 종류에 따라 Caller Id 가 입력되지 않거나 표시되지 않는 일반전화기인 경우가 되 부분이며 설령 각 수신자의 컴퓨터까지 Caller Id를 변환하여 송신하는 경우에도 수신자컴퓨터에 표시되는 정보는 발신자의 Caller Id 데이터 즉 발신자 전화번호만 표시됨으로서 다수의 사람을 상대하는 영업장에서는 전화로 접속된 고객의 구체적정보를 파악할 수 없어 양질의 대고객 서비스에는 한계가 있다.

따라서, 본 발명의 상기와 같은 종래의 문제점을 해결하기 위하여 단순히 고객의 전화번호만을 확인하는 것이 아니라 고객의 이력을 파악하여 다수의 고객을 상대로하는 영업장에서서의 양질의 서비스를 제공하기 위하여 Caller Id 데이터를 이용하여 전화통화와 동시에 미리 구축하여 수신자의 전화와 함께 배치된 수신자컴퓨터에 고객신상정보를 표시하여 줌으로서 고객관리에 효률성을 극대화시키고자 하는 것을 목적으로 하고 있다.

고객의 전화번호만을 확인하는 것이 아니라 고객의 이력을 파악하여 다수의 고객을 상대로 하는 영업장에서의 양질의 서비스를 제공하기 위하여 Caller Id 데이터를 이용하여 전화통화와 동시에 미리 구축하여 수신자의 전화와 함께 배치된 수신자컴퓨터에 고객신상정보를 표시함으로서 고객에게 신뢰성을 확보하는 등의 고객관리에 효율성을 극대화시킨다.

도 1은 본 발명의 시스템 구성을 나타내는 블럭도.
도 2는 본 발명의 Caller ID 변환후 데이터 구조도.
도 3은 본 발명의 고객신상데이터베이스의 데이터 구조도.
도 4는 본 발명의 Caller ID데이터를 이용한 고객관리방법의 흐름도.
도 5는 종래의 기술인 Caller ID데이터를 가입자 컴퓨터에 표시하기위한 시스템 구성도.
도 6은 종래의 기술인 Caller ID데이터 식별 데이터 흐름도.
도 7은 종래의 기술인 Caller ID데이터 전송 흐름도.

상기한 목적을 달성하기 위하여 Caller Id표시 기능이 있는 전화기 또는 다수의 내부수신자에게 전화를 연결시키기위한 사설교환대(400)와 이와 연결되고 수신자가 사용하는 다수의 일반전화기(300)와 상기 전화기 또는 사설교환대(400)로부터 Caller Id 데이터를 입력받아 내부 랜망(lan network) 등으로 연결된 수신자 컴퓨터(500)와 통신 가능한 데이터로 변환하는 Caller Id 변환기가 내장된 중앙관리컴퓨터(200)와 수신자가 고객의 개인 신상정보 등을 입력한 고객신상데이터베이스(510)와 수신자가 고객 신상데이터베이스를 관리하기 위하여 데이터를 입출력하는 키보드, 스캐너, 모니터등의 입출력장치(미도시)가 연결되고 중앙관리컴퓨터로부터 입력받은 Caller Id데이터를 기반으로 고객 신상데이터베이스를 검색하고, 중앙컴퓨터와 통신 가능한 통신제어장치, 고객 신상데이터베이스의 데이터관리(신규입력, 삭제 등)화면등을 표시장치에 표시하는 등 수신자 컴퓨터를 운영하는 중앙처리장치가 내장된 수신자 컴퓨터(500)로 구성된다.

상기한 구성에서 Caller Id가 표시되어 전화기 또는 사설교환대(이하에서는 사설교환대라 한다)에 전화 호출신호가 입력되어 고객의 신상정보를 파악하는 동작과정을 살펴보면 다음과 같다.

먼저 수신자는 평상시 수신자의 영업장을 방문하거나 상담한 고객의 정보, 즉 전화번호, 고객명, 고객의 인상, 근무처, 상담내용, 사건수임현황, 사진등 다수의 정보를 번지별로 입력한다. 이때의 데이터구조는 도 3과 같으며 이에 대응하는 데이터입력창을 수신자 기호, 편리성 등을 고려하여 제작되어 수신자 컴퓨터(500)에 연결된 액정디스플레이어, CRT모니터에 나타난 입력장을 통하여 입력하거나 스캐너를 명함 등을 스케닝하여 화상데이터로 입력하여 고객신상데이터베이스를 구축하여 하드디스크등의 저장장치에 저장한다.

본 발명을 보다 더 구체적으로 설명하기 위하여 첨부도면을 참고로 하여 설명한다.

도 4는 본 발명의 Caller Id 데이터를 이용한 고객관리 방법을 나타낸 흐름도로서, 먼저 외부에서 사설교환대(400)로 Caller Id가 표시된 전화신호가 입력되면(s100), 사설교환대의 전화벨이 울리게 되며 동시에 입력되는 전화 신호는 중앙관리컴퓨터의 Caller Id 변환기로 입력됨(s110)과 동시에 사설교환대의 수신자는 교환대의 수화기를 들어서 통상적인 전화 응대를 하게되고(s120), 발신자가 원하는 수신자가 통화중인 지를 판단하여(s125), 수신자가 통화 중이 아니면 고객이 원하는 수신자에게 연결하기 위하여 해당 수신자를 선택하기 위한 선택버튼을 선택하여 수신자전화기로 호출신호를 송출한다(s130)

여기서 사설교환대의 기종에 따라 사설교환대가 전전자 자동식이어서 사설교환대의 운영프로세서에 저장된 음성을 통하여 자동수신되는 경우에는 외부발신자가 사설교환대의 음성안내장치의 안내에 따라 수신자의 내선번호를 외부 발신자가 내선번호를 선택하게 되며 선택된 번호에 하여 수신자가 연결된다.

또한 사설교환대에 입력된 Caller Id데이터는 중앙관제 컴퓨터의 Caller Id 변환기에 입력되어 컴퓨터 통신에 적합한 데이터로 변환하며(s140), 아울러 중앙관리 컴퓨터(200)는 사설교환대(200)의 수신자 선택버튼신호에 의한 호출신호 또는 발신자가 수신자를 선택하는 선택신호(DTMF신호)를 확인한다(s150)

중앙관리컴퓨터는 상기의 수신자 선택신호를 확인하여 선택신호가 있으면 Caller Id 변환기술과 컴퓨터 신호전송기술등을 활용하여 수신자 컴퓨터로 Caller Id 데이터를 본 발명의 시스템운영자가 수신자컴퓨터들의 IP 어드레스와 키폰 등의 사설교환기의 선택버튼과 연계(전전자 자동식 교환대의 경우 외부발신자의 내선번 호 선택신호)하여 설정된 조건에 따라 Caller Id 데이터가 사설교환대가 선택한 수신자의 전화기와 함께 있는 수신자 컴퓨터(500)로 전송된다(s160)

상기 s125단계에서 사설교환대는 수신자가 통화중일 경우에는 해당수신자가 통화중임으로 대기신호를 발생하여 수화자가 통화 종료 시까지 발신자가 통화 대기를 하거나, 발신자가 통화를 종료하고 추후에 통화를 하기 위하여 사설 교환대와 통화를 종료한다(s126)

상기 s126단계에서 사설교환대는 해당수신자가 통화중이라는 대기 신호발생하게 되고 수신자를 선택하는 선택버튼을 신호 발생버튼 누르며 발신자가 통화를 종료한 경우에도 수신자를 선택하는 선택버튼을 눌러, 중앙관리 컴퓨터가 수신자를 식별 할 수 있는 수신자 식별신호를 발생하게 함으로서, 입력된 Caller Id 데이터를 발신자가 원하는 수신자 컴퓨터로 송신하기 위하여 사설교환대의 수신자는 해당 수신자를 연결하는 선택버튼을 선택하여 수신자호출신호를 중앙관리 컴퓨터로 송신한다(s127)(이 때 사설교환대의 내재적 기능에 의하여 수신자 선택버튼을 선택하여 수신자를 호출하는 신호를 발생한다 하여도 수신자 전화기가 이미 통화 중임으로 수신자전화기로는 호출신호가 입력되지 않고 중앙관리컴퓨터로만 신호가 입력된다)

사설교환대에 입력된 Caller Id데이터는 상기한 s120단계 및 s140 단계에서 변환되어 수신자호출 신호를 대기하고 있는 상태임으로 s127단계에서 수신자 호출 신호가 입력되면 변환된 Caller Id데이터를 수신자 컴퓨터로 송신하는 s160 단계를 수행한다.

또한 본 발명은 수신자가 통화중인 경우에 중앙관리 컴퓨터는 사설교환대와 수신자 사이의 통화 상태를 감시하여 통화 종료후 사설교환대로 입력된 Caller Id 데이터를 수신자 컴퓨터로 송신하게 할 수 있다.

이과정의 수행단계는 상기 s125단계에서 사설교환대는 수신자가 통화중일 경우에는 해당수신자가 통화중임으로 대기신호를 발생한다(s125-1)

상기 s125-1단계에서 사설교환대에서 해당수신자가 통화중이라는 신호가 감지되면 중앙관리컴퓨터(200)는 해당수신자의 고유번호와 사설교환대에서 해당수신자에게 변환되어 입력되는 Caller Id데이터를 중앙관리컴퓨터의 기억장치의 일정영역에 할당된 수신자 번호별로 입력되는 순서별로 대기정보저장데이터베이스에 저장한다(s125-2) 이때의 기억장치는 하드디스크, EEPROM 등 본 분야에서 기억장치로 활용되는 기억장치이면 사용가능하다.

중앙관리 컴퓨터(200)는 사설 교환대와 수신자사이 통화상태를 감지하여 통화가 종료되었다고 판단되면 중앙관리 컴퓨터에 내장된 대기정보저장데이터베이스를 검색하여 대기정보유무를 검색하고(s125-3), 입력된 순서대로 수신자 컴퓨터로 Caller Id데이터를 송신한다(s125-4) 검색결과를 송출한 후 입력된 데이터 관리를 위하여 삭제하거나 신규입력과 구분하기 위하여 표시하는 등의 데이터 관리는 컴퓨터 데이터베이스를 관리하는 본 분야의 관용기술임으로 본 발명의 실시자가 선택 사용 가능하다.

상기한 Caller Id 변환기술과 해당 수신자 컴퓨터 신호전송기술 등은 대한민국공개특허공보 2001-44618(공개일 200161)등 국내외에서 공지된 Caller Id 데이 터를 컴퓨터 통신에 적합하게 변환하여 수신자컴퓨터 ID어드레스와 수신자전화기선택신호와 매칭시켜 수신자의 전화기와 수신자컴퓨터로 송신하는 공지기술을 활용하며 이와 관련된 다수의 기술들 중 본 발명을 실시하고자하는 실시자의 선택에 결정된다.

즉, 수신자가 통화 중일 경우 다른 외부발신자로부터 통화 요구 및 통화시도가 있음과 통화 시도가 있는 다른 발신자의 정보가 수신자 컴퓨터 상에 현재의 통화가 이루어지는 발신자의 정보가 표시되는 것 과 같은 형태로 수신자 컴퓨터 표시 장치에 나타남으로 수신자는 다음 통화 또는 통화를 원하였든 발신자의 개인 신상정보를 파악 할 수 있다.

상기한 Caller Id 변환기술과 해당 수신자 컴퓨터 신호전송기술등은 대한민국공개특허공보 2001-44618(공개일 200161)등 국내외에서 공지된 Caller Id 데이터를 컴퓨터 통신에 적합하게 변환하여 수신자컴퓨터 ID어드레스와 수신자전화기선택신호와 매칭시켜 수신자의 전화기와 수신자컴퓨터로 송신하는 공지기술을 활용하며 이와 관련된 다수의 기술들 중 본 발명을 실시하고자하는 실시자의 선택에 의하여 결정된다.

상기에서 Caller Id 변환기로부터 입력된 Caller Id데이터를 중앙관리컴퓨터(200)로부터 수신한 수신자 컴퓨터는 Caller Id 에 해당하는 전화번호가 고객신상데이터베이스에 등재되어 있는지를 검색하게 된다(s170)검색결과 Caller Id 데이터와 일치하는 번호가 있는지를 판단하여(s175), 검색결과 Caller Id 데이터와 일치하는 번호가 있으면, 해당번지내에 있는 고객신상 정보영역에 있는 고객신상정보를 표시하게 된다(s180)

이와 동시에 사설교환대(외부 공용통신망으로부터 직접전화기로 입력되는 경우는 전화호출신호)의 호출신호에 의하여 수신자는 수화기를 들어서 통화를 개시한다(s190)(이때 수신자는 호출신호벨이 있으면 수신자 컴퓨터상에 검색결과가 표시되는 상황을 보고 수화기를 들어 전화응대를 한다. 본 발명에서는 전화호출 벨이 3회 정도 있은 후에 수화기를 들어 호출에 응대하는 것으로 하나 이는 필요에 따라 선택가능하다)

상기 Caller Id 에 의하여 고객신상데이터베이스를 검색한 결과 일치하는 번호가 없으면 수신자컴퓨터는 표시장치에 고객정보입력창을 표시하고(s176), 수신자에 의하여 새로운 정보를 입력하도록 하며 새로운 정보가 입력되면 이를 고객신상데이터베이스에 저장한다(s177)

또한 본 발명의 사용자가 고객신상데이터 베이스를 검색하거나 통화 중이어서 수신자 컴퓨터 표시 장치에 나타난 고객신상정보 표시 창에서 고객전화 번호를 축출하고 해당번호를 선택하여 전화 발신이 가능하게 함으로서 사용자가 통화를 원하는 고객신상정보를 파악 후 고객과 통화 가능 할 뿐 만 아니라 사용자가 전화기의 다이얼 버튼으로 일일이 입력하는 불편이 없음으로 편리성과 업무의 효율을 제고할 수 있다.

상기한 발신 방법은 본 분야의 공지기술인 인터넷 폰 통화 시 저장된 전화 번호를 선택하여 발신하거나 휴대폰 등에서 관용적으로 사용되는 전화번호기록데이터 베이스에 저장된 전화 번호를 검색 후 해당전화 번호를 선택하여 발신하는 기술 등이 활용된다.

200 : 중앙관리 컴퓨터 210 : Caller ID변환부
220 : 통신 제어부 300 : 수신자 전화기
400 : 사설교환대 500 : 수신자 컴퓨터

Claims

외부에서 Caller Id가 표시된 전화신호가 입력되며 통상적인 전화 응대와 선택버튼을 선택하여 수신자 전화기 및 중앙관리 컴퓨터로 호출신호를 송출하는 사설교환대(400);
사설교환대의 전화 수신과 동시에 Caller Id데이터를 컴퓨터 통신에 적합한 데이터로 변환하는 Caller Id 변환기가 내장된 중앙관리 컴퓨터(200);
사설교환대(400)로부터 호출신호에 응답하여 음성통화를 하는 수신자 전화기(300);
Caller Id에 해당하는 고객신상정보를 저장하는 고객신상데이터베이스와, 중앙관리 컴퓨터(200)로부터 Caller Id 데이터를 수신하여 Caller Id에 해당하는 전화번호를 고객신상데이터베이스에서 검색하여 검색결과를 표시하는 표시장치 및 고객신상정보를 입력할 수 있는 입력부가 있는 수신자 컴퓨터(500)로 구성된 것을 특징으로 하는 전화번호인식을 통한 고객관리시스템의 고객관리방법에 있어서,
외부에서 사설교환대(400)로 Caller Id가 표시된 전화신호가 입력되면 사설교환대의 전화 수신장치의 전화벨이 울리게 되며 동시에 입력되는 전화신호는 중앙관리 컴퓨터의 Caller Id 변환기로 입력되는 단계(s110);
사설교환대의 수신자는 교환대의 수화기를 들어서 통상적인 전화 응대를 하는 단계(s120);
발신자가 원하는 수신자가 통화중인 지를 판단하는 단계(s125);
고객이 원하는 수신자에게 연결하기 위하여 사설교환대의 수신자가 선택버튼을 선택하여 수신자전화기 및 중앙관리 컴퓨터로 호출신호를 송출하는 단계(s130);
사설교환대에 입력된 Caller Id데이터를 중앙관리 컴퓨터의 Caller Id 변환기에 입력되어 컴퓨터 통신에 적합한 데이터로 변환하는 단계(s140);
중앙관리 컴퓨터는 사설교환대의 수신자 선택버튼에 의한 호출신호를 확인하는 단계(s150);
중앙관리 컴퓨터는 상기의 수신자 호출신호를 확인하여 선택신호가 있으면 수신자 컴퓨터로 Caller Id 데이터를 사설교환대가 선택한 수신자 컴퓨터(300)로 전송하는 단계(s160);
중앙관리 컴퓨터로부터 중앙관리 컴퓨터로부터 Caller Id 데이터를 수신한 수신자 컴퓨터는 Caller Id 에 해당하는 전화번호를 고객신상데이터베이스에서 검색하는 단계(s170);
검색결과 Caller Id 데이터와 일치하는 번호가 있는지를 판단하는 단계(s175);
검색결과 Caller Id 데이터와 일치하는 번호가 있으면 해당 번지내에 있는 고객신상정보를 수신자컴퓨터의 표시장치에 표시하는 단계(s180);
수신자는 수신자컴퓨터 표시장치에 나타난 고객신상정보를 보면서 수신자 전화기로 통화하는 단계(s190)를 포함하고,
상기 발신자가 원하는 수신자가 통화중인지를 판단하는 단계(s125)에서 수신자가 통화 중일 경우, 사설교환대는 해당수신자가 통화중이라는 대기 신호발생하고 수신자를 선택하는 선택버튼을 누르며, 발신자가 통화를 종료한 경우에도 수신자를 선택하는 선택버튼을 선택하여 수신자호출신호를 중앙관리 컴퓨터로 송신하는 단계(s127) 수행 후, 사설교환대에 입력된 Caller Id데이터를 중앙관리 컴퓨터의 Caller Id 변환기가 입력받아 컴퓨터 통신에 적합한 데이터로 변환 후 해당수신자에게 전송하기 위하여 수신자 호출신호입력을 대기하고 있는 중앙관리 컴퓨터에 수신자 호출신호를 입력하는 단계(s150)를 수행하고;
상기 검색결과 Caller Id 데이터와 일치하는 번호가 있는지를 판단하는 단계(s175)에서 Caller Id 데이터와 일치하는 번호가 없을 경우, 수신자컴퓨터는 표시장치에 고객정보입력창을 표시하는 단계(s176) 수행 후, 수신자에 의하여 새로운 정보를 입력하도록 하며 새로운 정보가 입력되면 이를 고객신상데이터베이스에 저장하는 단계(s177)를 수행하는 것을 특징으로 하는 전화번호를 이용한 고객관리 방법.