KR101352026B1 - 표준 업무량 산정시스템과 산정방법 - Google Patents

Abstract

본 발명은 조직 내부의 직무를 체계적으로 분류하고 직무별 업무량을 높은 신뢰도로 산정할 수 있는 표준 업무량 산정시스템과 산정방법에 관한 것으로서, 직무 분류에 대한 직무정보를 저장하는 직무모듈; 직무별 담당직원 정보와, 담당직원별 총업무시간 및 담당직원들의 총업무시간이 포함된 직원정보를 저장하는 직원모듈; 직무별 표준 업무량 정보를 저장하는 업무량모듈; 상기 직무정보에 포함된 전체 직무별 업무량을 백분율로 환산한 제1업무비중정보를 활용해서 상기 담당직원들의 총업무시간으로부터 직무별 업무시간을 산출하고, 상기 담당직원의 담당 직무별 업무량을 백분율로 환산한 제2업무비중정보를 활용해서 상기 담당직원별 총업무시간으로부터 상기 담당직원의 담당 직무별 업무시간을 산출하는 업무비중 처리모듈; 및 상기 제1업무비중정보와 제2업무비중정보에 따른 업무시간을 동일한 직무별로 비교해서, 편차를 기준으로 해당 직무의 표준 업무량을 산정하고, 상기 표준 업무량을 상기 업무량모듈에 저장하는 업무량 정산모듈;을 포함하는 중앙처리부로 이루어진 것이다.

Description

표준 업무량 산정시스템과 산정방법{Quantification System and method for Average workload}

본 발명은 조직 내부의 직무를 체계적으로 분류하고 직무별 업무량을 높은 신뢰도로 산정할 수 있는 표준 업무량 산정시스템과 산정방법에 관한 것이다.

특정한 목적 달성을 위해 조직된 집단의 구성 인력은 주어진 업무를 효과적으로 수행할 수 있도록 관리되어야 한다. 즉, 집단에 조직된 직무를 체계적으로 분류하고 직무별 업무량을 확인해서 해당 직무별로 최적의 인력이 배치되도록 관리되어야 하는 것이다. 하지만, 직무에 대한 업무량 판단은 관리자 또는 담당직원에 따라 다소 주관적일 수밖에 없고, 상기 직무에 투입되어야 하는 인력 수 또한 투입될 인력의 능력에 따라 다양할 수밖에 없다. 따라서, 특정 집단에서 적정한 인력을 투입하기 위한 직무별 표준 업무량을 신뢰도 있게 산정하는 것은 한계가 있었다.

이러한 문제를 해소하기 위해 종래에는 집단 내 직무를 개략적으로 분류한 후, 해당 직무를 수행하는 담당직원에게 상기 직무를 수행하는데 소요되는 시간을 단순 산출하는 방법이 활용됐다. 이를 좀 더 구체적으로 설명하면, 관리자에게 담당 직무에 대한 업무량을 질의 받은 담당직원은 해당 업무 한 건을 완료하는데 소요되는 발생시간을 상기 업무의 발생빈도(일, 주, 월, 분기, 반기 등 표시)로 곱해서 총 업무량을 산출했다. 그러나, 이러한 산출방식은 담당직원의 기억과 결정에 전적으로 의존하므로 직무별 업무량에 대한 신뢰도 있는 객관성을 담보할 수 없고, 상기 발생시간 및 발생빈도 역시 업무량 산정을 위해 충분히 수집될 수 없으므로, 전술한 종래 업무량 산출 방식은 담당직원 중심으로 해당 직무가 과대평가될 수 있었다. 결국, 종래 업무량 산출 방식은 객관적인 업무량 산출에 한계가 있으므로 실용화가 곤란하고, 해당 직무에 대한 관리자의 적정인원 산출 또한 불가능한 문제가 있었다.

한편, 종래에는 직무별 업무량을 산정하기 위한 방법이 단순히 오프라인상에서 문서로만 이루어졌다. 즉, 담당직원이 제출한 직무별 업무량을 수집해서 직무별 업무량에 대한 종합 표를 만들고, 이를 기준으로 관리자가 해당 집단의 직무별 업무량을 단순 직관적으로 파악하는 것이 전부였던 것이다. 결국 종래에는 직무별 업무량을 자동 산출하고 이를 활용할 수 있도록 한 시스템 및 방법은 전무(全無)했다.

이에 본 발명은 상기와 같은 문제를 해소하기 위해 발명된 것으로서, 직무별 업무량을 신뢰도 있게 산출함으로써 직무에 따른 효율적인 인력 관리의 기준이 되는 표준 업무량 산정시스템과 산정방법의 제공을 해결하고자 하는 과제로 한다.

상기의 기술적 과제를 달성하기 위하여 본 발명은,

직무 분류에 대한 직무정보를 저장하는 직무모듈;

직무별 담당직원 정보와, 담당직원별 총업무시간 및 담당직원들의 총업무시간이 포함된 직원정보를 저장하는 직원모듈;

직무별 표준 업무량 정보를 저장하는 업무량모듈;

상기 직무정보에 포함된 전체 직무별 업무량을 백분율로 환산한 제1업무비중정보를 활용해서 상기 담당직원들의 총업무시간으로부터 직무별 업무시간을 산출하고, 상기 담당직원의 담당 직무별 업무량을 백분율로 환산한 제2업무비중정보를 활용해서 상기 담당직원별 총업무시간으로부터 상기 담당직원의 담당 직무별 업무시간을 산출하는 업무비중 처리모듈; 및

상기 제1업무비중정보와 제2업무비중정보에 따른 업무시간을 동일한 직무별로 비교해서, 편차를 기준으로 해당 직무의 표준 업무량을 산정하고, 상기 표준 업무량을 상기 업무량모듈에 저장하는 업무량 정산모듈;

을 포함하는 중앙처리부로 이루어진 표준 업무량 산정시스템을 제공한다.

본 발명에 따른 표준 업무량 산정시스템에 있어서,

상기 중앙처리부는 직무를 구성하는 업무 한 건의 완료를 위한 발생시간과 상기 업무의 발생빈도를 보정정보로 입력받아 연산해서 상기 직무의 업무시간을 산출하고, 동일 직무에 대한 상기 제1업무비중정보에 따른 업무시간 또는 상기 표준 업무량과 비교해서, 편차를 기준으로 상기 제1업무비중정보에 따른 업무시간 또는 표준 업무량을 보정하는 보정정보 처리모듈을 더 포함하는 것을 특징으로 한다.

본 발명에 따른 표준 업무량 산정시스템에 있어서,

상기 직원정보는 담당직원별로 설정된 역량등급 정보를 포함하고;

상기 중앙처리부는 상기 역량등급을 보정정보로 입력받아 상기 담당직원의 제2업무비중정보에 따른 업무시간을 표준 등급일 때의 업무시간으로 산출 보정하는 보정정보 처리모듈을 더 포함하는 것을 특징으로 한다.

상기의 다른 기술적 과제를 달성하기 위하여 본 발명은,

직무 분류에 대한 직무정보를 저장하는 중앙처리부에, 상기 직무정보에 포함된 전체 직무별 업무량을 백분율로 환산한 제1업무비중정보가 입출력단말기를 통해 입력되는 단계;

상기 중앙처리부에, 담당직원의 담당 직무별 업무량을 백분율로 환산한 제2업무비중정보가 입출력단말기를 통해 입력되는 단계;

상기 중앙처리부가 상기 제1업무비중정보를 활용해서 담당직원들의 총업무시간으로부터 직무별 업무시간을 산출하고, 상기 제2업무비중정보를 활용해서 담당직원별 총업무시간으로부터 상기 담당직원의 담당 직무별 업무시간을 산출하는 단계; 및

상기 중앙처리부가 상기 제1업무비중정보와 제2업무비중정보에 따른 업무시간을 동일한 직무별로 비교해서, 편차를 기준으로 해당 직무의 표준 업무량을 산정하는 단계;

를 포함하는 표준 업무량 산정방법을 제공한다.

본 발명에 따른 표준 업무량 산정시스템에 있어서,

상기 중앙처리부가 상기 입출력단말기를 통해 수신한 보정정보에 따라 상기 제1업무비중정보에 따른 업무시간, 제2업무비중정보에 따른 업무시간 및 표준 업무량 중 선택된 하나 이상을 보정하는 것이 바람직하다.

상기의 본 발명은, 조직에 표준화된 직무 분류체계를 작성하고 이를 지속적으로 관리함으로써, 인력변동을 직무와 유기적으로 연계시킬 수 없었던 사람중심의 관리에서 직무의 변동과 인력의 변동을 자연스럽게 연계시킬 수 있는 직무중심의 관리로 조직운영에 대한 패러다임을 변화시킬 수 있는 효과가 있다.

또한, 직무의 생성과 소멸, 분리와 통합에 따른 직무변화와 직무별 업무량의 증가와 감소 등, 변화된 업무량 측정을 주기적으로 실시하여 일정기간 동안 데이터를 DB화할 수 있고, 이러한 DB를 근거로 통계적이고 과학적인 직무별 업무량 측정이 가능한 효과가 있다.

또한, 직무별 업무량(시간)에 대한 객관적 자료를 확보할 수 있고 자료의 신뢰성을 기초로 부서별 적정인력문제와 인력재배치, 업무량 과부하를 측정할 수 있고, 인력의 변동 발생시 개인별 역량에 따른 업무수행시간의 편차를 보정하여 합리적인 인력배치가 가능하도록 하는 효과가 있다.

또한, 정확하고 객관적인 업무 중요도 및 난이도 측정으로 인력의 적정배치를 할 수 있고, 이는 개개인의 역량평가와 연계하여 정교한 인적자원 관리를 가능하도록 하는 효과가 있다.

또한, 객관적인 업무의 성격 파악으로 업무량 측정시 혹은 업무개선시 자료활용이 가능하며 업무유형별 업무량 보정용으로 활용 가능한 효과가 있다.

도 1은 본 발명에 따른 산정시스템의 일실시 예를 도시한 블록도이고,
도 2는 상기 산정시스템을 기반으로 한 본 발명에 따른 산정방법의 일 실시 예를 도시한 플로차트이고,
도 3은 본 발명에 따른 산정시스템에 의해 출력된 제1데이터시트를 도시한 도면이고,
도 4는 본 발명에 따른 산정시스템에 의해 출력된 제2데이터시트를 도시한 도면이고,
도 5는 본 발명에 따른 산정시스템에 의해 출력된 제3데이터시트를 도시한 도면이고,
도 6은 본 발명에 따른 상기 산정시스템을 기반으로 한 본 발명에 따른 산정방법의 다른 실시 예를 도시한 플로차트이고,
도 7은 본 발명에 따른 산정시스템에 의해 출력된 제4데이터시트를 도시한 도면이고,
도 8은 본 발명에 따른 산정시스템에 의해 출력된 제5데이터시트를 도시한 도면이고,
도 9는 본 발명에 따른 산정시스템에 의해 출력된 제6데이터시트를 도시한 도면이다.

이하, 본 발명을 실시하기 위한 구체적인 내용을 첨부된 도면에 의거하여 상세히 설명한다.

도 1은 본 발명에 따른 산정시스템의 일실시 예를 도시한 블록도인 바, 이를 참조하여 설명한다.

본 발명에 따른 표준 업무량 산정시스템은 관리자와 담당직원이 직무별 업무량을 확인할 수 있도록, 상기 업무량을 산정해서 입출력단말기를 통해 해당 데이터를 입출력시키는 중앙처리부(100)를 포함한다.

중앙처리부(100)는 입출력단말기와 유/무선 네트워크 또는 전용 케이블을 매개로 1:1 통신이 가능하고, 자체 연산처리 기능을 갖는 통상적인 컴퓨터 또는 서버가 적용될 수 있다.

상기 입출력단말기는 임의의 집단을 구성하는 관리자 또는 담당직원이 업무량 산출을 위해 필요한 데이터를 중앙처리부(100)에 입력하기 위해 활용하는 통상적인 입출력수단으로서, 중앙처리부(100)와 유/무선 네트워크로 연결되는 컴퓨터일 수도 있고, 전용 케이블 등으로 연결되는 키보드와 모니터일 수도 있다.

본 발명에 따른 실시 예에서는 상기 집단에 속하는 관리자와 담당직원이 상기 집단의 업무량을 실시간으로 산출할 수 있도록, 중앙처리부(100)는 서버를 구성하고, 입출력단말기는 상기 서버에 접속하는 클라이언트 단말기를 구성하되, 상기 입출력단말기는 관리자가 조작하는 제1입출력단말기(10)와, 담당직원이 조작하는 제2입출력단말기(20)로 구분한다.

중앙처리부(100)는 상기 집단의 직무정보를 저장하는 직무모듈(110)과, 직원정보를 저장하는 직원모듈(120)과, 관리자가 입력한 직무별 제1업무비중정보와 담당직원이 입력한 제2업무비중정보를 연산처리하는 업무비중 처리모듈(130)과, 직무별ㆍ직원별 특이상황을 확인해서 해당 보정정보를 처리하는 보정정보 처리모듈(140)과, 업무량을 정산하는 업무량 정산모듈(150)과, 직무별 표준 업무량 정보를 저장하는 업무량모듈(160)을 포함한다.

직무모듈(110)에 저장된 상기 직무정보는 상기 집단의 기반이 되는 직무분류체계에 따라 분류 및 세분화된 직무 관련 정보와, 직무 내용에 대한 정보를 포함한다. 즉, 상기 직무정보는 직무의 분류에 대한 정보를 포함하는 것이다.

도 3(본 발명에 따른 산정시스템에 의해 출력된 제1데이터시트를 도시한 도면)에서 확인할 수 있는 바와 같이, 본 발명에 따른 실시 예에서는 상기 집단의 직무를 대분류, 중분류, 소분류, 업무단위, 활동단위, 세부활동의 6단계로 분류하고, 각 단계별 직무를 구체화했는데, 직무모듈(110)에는 이렇게 분류된 직무정보가 구체적으로 저장된다. 이렇게 분류된 직무는 그룹별 혼선을 방지하기 위해 코드화해 관리된다.

직원모듈(120)에 저장된 상기 직원정보는 상기 집단에 소속된 직원의 인적정보와, 상기 직원의 업무시간정보를 포함한다.

또한, 직원모듈(120)은 도 4(본 발명에 따른 산정시스템에 의해 출력된 제2데이터시트를 도시한 도면)에서 확인할 수 있는 바와 같이, 담당직원의 직원정보 중 총업무시간(총근무시간)을 산정해서 이를 저장 및 출력하도록 할 수 있는데, 상기 출력은 개인별 또는 부서별로 구분될 수도 있다. 참고로, 상기 직원정보는 담당직원이 직접 제2입출력단말기(20)를 활용해서 직원모듈(120)에 입력할 수도 있고, 직원모듈(120)이 상기 집단에 기 구성된 직원의 정보를 저장하는 DB(30)를 검색해서 별도로 확인해 저장할 수도 있다.

담당직원의 직원정보 중 총업무시간에 대한 정보는 표준 업무량 산정의 신뢰도를 높이기 위해서 직원모듈(120)이 직접 DB(30)와 연동해 확인하거나, 관리자가 제1입출력단말기(10)를 통해 직접 입력하는 것이 바람직할 것이다. 이는 총업무시간에 대한 담당직원의 주관적 판단이 표준 업무량 산정에 영향을 주는 것을 최소화하기 위함이다.

현재 대기업은 물론 대부분의 중소기업은 직원들의 출퇴근시간을 자사에서 운영하는 인력관리시스템에서 기록 관리한다. 즉, 상기 인력관리시스템에서 담당직원들의 출퇴근시간을 확인함을써 총업무시간이 자동으로 확인 가능한 것이다. 따라서 본 발명에 따른 산정시스템은 상기 인력관리시스템과의 연동을 통해 자동으로 담당직원의 총업무시간에 대한 정보 추출이 가능하고, 이를 통해 직원모듈(120)은 표준 업무량 산정을 위해 필요한 직원정보를 용이하게 확보할 수 있다.

참고로, DB(30)는 상기 집단에 구성된 직원 정보를 관리하는 인사과 등의 저장수단일 수 있다. 즉, DB(30)는 출퇴근시간에 대한 정보를 기록 및 관리하는 인력관리시스템의 일 구성일 수 있는 것이다.

업무비중 처리모듈(130)은 관리자가 입력한 직무별 제1업무비중정보를 처리해서 제1데이터시트(도 3 참조)에서 보인 바와 같이 직무별 비중 정도를 백분율로 환산해 출력하고, 담당직원이 입력한 직무별 제2업무비중정보를 처리해서 도 5(본 발명에 따른 산정시스템에 의해 출력된 제3데이터시트)에서 보인 바와 같이 담당직원별 및 직무별로 해당 위치에 백분율로 환산해 출력한다. 제3데이터시트(도 5 참조)에서 백분율로 환산돼 게시된 제1업무비중정보와 제2업무비중정보에 대한 구체적인 설명은 본 발명에 따른 표준 업무량 산정방법을 설명하면서 상세히 한다.

한편, 현실적으로 관리자가 입력한 직무별 제1업무비중정보와 담당직원이 입력한 직무별 제2업무비중정보는 상호 간에 다소 편차가 발생할 수밖에 없다. 따라서, 상기 편차는 설정된 규칙에 따라 조정하고, 이러한 조정을 통해 직무별 업무비중을 최종 결정한다. 상기 제1업무비중정보는 모든 직무를 백분율로 환산한 상대적인 업무량에 대한 것이고, 상기 제2업무비중정보는 담당직원별로 담당하는 직무만을 백분율로 환산한 상대적인 업무량에 대한 것이다. 결국, 백분율로 환산된 상기 제1업무비중정보와 제2업무비중정보만의 수치 비교로는 관리자와 담당직원의 업무비교가 정확히 이루어질 수 없으므로, 총업무시간을 직무별로 연산해서 상기 제1업무비중정보와 제2업무비중정보를 업무시간으로 환산해 비교한다. 이에 대한 보다 구체적인 내용은 본 발명에 따른 표준 업무량 산정방법에 대한 실시 예를 설명하면서 상세히 한다.

참고로, 담당직원이 입력한 직무별 제2업무비중정보는 직무별로 백분율을 환산한 값으로서, 업무비중 처리모듈(130)은 직원모듈(120)에서 해당 담당직원의 총업무시간에 대한 직원정보를 확인해서 제3데이터시트(도 5 참조)에서 보인 바와 같이, 상기 제2업무비중정보에 따라 직무별 업무시간을 연산해 출력한다.

보정정보 처리모듈(140)의 상기 보정정보는 산정된 업무량 데이터, 제1업무비중정보 또는 제2업무비중정보를 현실적으로 보정 적용할 수 있는 레퍼런스 값으로서, 종래 방식의 업무량 산정방법에 의한 업무량 값, 직무별 업무의 난이도, 담당직원의 능력에 따른 투입시간 차, 사무환경, 직무의 정형화 정도 및 전자결재 환경 등에 대한 수치 등이 예시될 수 있다.

이를 좀 더 구체적으로 설명한다.

종래 방식의 업무량 산정방법으로 산출한 업무량과 본 발명에 따라 산출한 업무량을 비교해서 표준 업무량 산출에 활용할 수 있도록 한다. 이를 위해 보정정보 처리모듈(140)은 도 7(본 발명에 따른 산정시스템에 의해 출력된 제4데이터시트를 도시한 도면)에서 보인 제4데이터시트를 제2입출력단말기(20)에 출력시키고, 담당직원이 상기 제4데이터시트의 해당란(일, 주, 월, 년에 따른 발생주기와, 1회당 발생 업무시간)에 관련 사항을 입력하면, 이를 연산해서 종래 방식의 업무량 산정방법으로 업무량을 산출한다.

참고로, 종래 방식의 업무량 산정방법은 담당직원이 해당 업무 한 건을 완료하는데 소요되는 발생시간을 상기 업무의 발생빈도(또는 발생 주기)(일, 주, 월, 분기, 반기 등 표시)로 곱해서 총 업무량을 산출하는 방식이다.

이외에도 보정정보 처리모듈(140)은 직무별 업무의 난이도, 담당직원의 능력에 따른 투입시간 차, 사무환경, 직무의 정형화 정도 및 전자결재 환경 등에 따라 발생할 수 있는 업무량 변화를 확인해서 최종 직무별 업무량에 적용해 보정 및 산정한다.

이를 위해 보정정보 처리모듈(140)은 직무에 대한 다양한 보정정보를 저장할 수 있고, 지정된 규정에 따라 직무별 업무량을 연산해서 표준 업무량을 최종 산출할 수 있도록 한다. 이에 대한 구체적인 설명 또한 실시 예를 참조해 상세히 한다.

업무량 정산모듈(150)은 보정정보 처리모듈(140)에서 적용한 보정정보를 근거로 직무별 업무량을 연산해서 표준 업무량을 최종 산출한다. 또한, 산출된 표준 업무량과 현 업무량을 비교해서 현재 인력의 과잉 또는 부족 여부를 판단할 수 있도록 함은 물론, 해당 집단의 업무수행을 위한 필요 인력을 관리자가 쉽게 파악할 수 있도록 한다.

도 2는 상기 산정시스템을 기반으로 한 본 발명에 따른 산정방법의 일 실시 예를 도시한 플로차트인 바, 이를 참조해 설명한다.

S10; 직무분류단계

관리자(또는 담당직원)는 제1입출력단말기(10; 또는 제2입출력단말기)를 활용해서 직무정보를 직무모듈(110)에 입력한다.

앞서 언급한 바와 같이 상기 직무정보는 다단계로 세분화돼 그룹화된 직무에 대한 정보로서, 본 발명에 따른 실시 예에서는 상기 직무를 6단계로 세분화했다.

분류된 직무는 업무 변화에 따라 새로 신설하거나 소멸할 수 있고, 다른 그룹으로 이관할 수도 있다. 직무모듈(110)은 이러한 직무정보의 변화에 대응해서 단계별로 분류된 직무가 혼선없이 관리되도록 상기 직무를 코드화한다. 참고로, 임의의 직무가 다른 그룹으로 이관될 경우 해당 직무에 부여된 코드는 새로운 그룹에 맞는 코드로 갱신되어서 시스템의 혼선을 방지한다.

한편, 본 발명에 따른 실시 예에서 직무는 대분류, 중분류, 소분류, 업무단위, 활동단위, 세부활동 등의 6단계로 분류되는데, 대분류의 분류기준은 경영단위의 기능 수준이고, 중분류(핵심기능)의 분류기준은 조직단위를 구성할만한 수준이고, 소분류의 분류기준은 과 혹은 팀 정도를 구성할만한 수준의 기능이고, 업무단위의 분류기준은 효율적인 팀 운영을 위해 유사 업무들을 그룹핑하여 분류한 직무의 그룹이고, 활동단위의 분류기준은 팀의 구성원들에게 업무 분장되는 수준의 크기(다른 활동단위와의 비중이 현저히 차이가 나는 활동단위 업무는 세부활동으로 내려 보내고, 그 세부활동 업무를 포괄할 수 있는 상위레벨의 활동단위 업무로 표현)이고, 세부활동의 분류기준은 직무를 수행하는 세부 프로세스 단위, 문서 발생량을 측정할 정도의 크기(다른 세부활동 업무와의 비중이 현저히 차이가 나는 세부활동 업무는 삭제하고, 그 세부활동 업무를 포괄할 수 있는 상위레벨의 세부활동으로 표현)이다.

S20; 업무비중 조정단계

업무비중 처리모듈(130)은 제1입출력단말기(10) 및 제2입출력단말기(20)로부터 각각 입력된 제1업무비중정보와 제2업무비중정보를 수신 처리해서 직무별로 저장하거나, 처리된 데이터를 관리자 또는 담당직원의 요청에 따라 제1데이터시트(도 3 참조) 또는 제3데이터시트(도 5 참조) 형태로 게시한다.

상기 제1데이터시트는 업무비중 처리모듈(130)이 제1업무비중정보를 수신해서 해당 직무별로 게시한 모습을 보인 것으로서, 분류된 직무에 따라 업무량 비중이 수치화되어 있다. 상기 제1데이터시트에 게시된 업무량 비중을 좀 더 구체적으로 설명하면, 상기 업무량 비중은 상위 단계를 100%로 두고 상기 단계에 포함된 직무를 백분율로 환산해 표시한 것으로서, 대분류의 직무인 경영관리의 하위 단계로 중분류의 직무인 전략기획이 설정되고, 상기 전략기획의 하위 단계로 소분류의 직무인 기획관리, 조직관리 등 다수의 직무가 설정된다. 이때, 전략기획을 100%로 환산할 때, 기획관리는 20%, 조직관리는 20%의 업무량 비중을 갖는다. 여기서 부족한 60%는 지면의 면적을 고려해 생략하였다.

계속해서, 상기 기획관리의 하위 단계로 업무단위의 직무인 기획관리가 설정된다. 이 경우 하위 단계에는 하나의 직무만이 분류되었으므로, 비중 100%가 그대로 환산된다.

계속해서, 상기 업무단위의 하위 단계로 활동단위의 직무인 업무계획 수립 및 점검, 업무 현황 관리, 정례간부회의 및 토론회, 사장 현장 경영 및 의사결정 지원, 정부지시사항 관리가 설정된다. 이때, 상기 기획관리를 100%로 환산할 때, 업무계획 수립 및 점검은 20%, 업무 현황 관리는 35%, 정례간부회의 및 토론회는 15%, 사장 현장 경영 및 의사결정 지원은 25%, 정부지시사항 관리는 5%의 업무량 비중을 갖는다.

마지막으로, 상기 업무계획 수립 및 점검의 하위 단계로 세부활동의 직무인 연간 업무계획 수립, 연두 업무보고 계획 수립, 업무계획 추진실적 점검이 설정된다. 이때, 상기 업무계획 수립 및 점검을 100%로 환산할 때, 연간 업무계획 수립은 20%, 연두 업무보고 계획 수립은 20%, 업무계획 추진실적 점검은 60%의 업무량 비중을 갖는다.

이상 설명한 바와 같이, 업무비중 처리모듈(130)은 상기 제1업무비중정보를 수신해서 직무별로 적용하고, 상기 제1데이터시트(도 3 참조)와 같은 형식으로 출력해서 관리자가 확인할 수 있도록 한다.

계속해서, 상기 제3데이터시트(도 5 참조)에서는 기획관리의 하위 단계인 활동단위 단계의 직무는 업무계획 수립 및 점검, 업무 현황 관리, 정례간부회의 및 토론회, 사장 현장 경영 및 의사결정 지원, 정부지시사항 관리가 설정된다. 또한, 업무계획 수립 및 점검의 하위 단계인 세부활동 단계의 직무는 연간 업무계획 수립, 연두 업무보고 계획 수립, 업무계획 추진실적 점검이 설정된다. 여기서, 연간 업무계획 수립, 연두 업무보고 계획 수립, 업무계획 추진실적 점검에 대한 각 직무의 제1업무비중정보로 20%, 20%, 60%가 책정되었고, 담당직원이 입력하는 제2업무비중정보의 경우, 담당직원인 팀원1은 순서대로 10%, 5%, 5%, 팀원2는 15%, 5%, 5%, 팀원3은 0%, 0%, 5%가 책정되었다. 이때 담당직원이 입력한 제2업무비중정보는 자신의 업무량을 100%로 보고 백분율로 환산한 것이므로, 담당직원에 대한 해당 직무의 업무 빈도를 확인할 수 있다.

또한, 업무비중 처리모듈(130)은 직원모듈(120)로부터 해당 담당직원의 총업무시간을 검색해서 상기 담당직원이 입력한 백분율 환산 값과 연산하고, 이를 통해 상기 담당직원이 상기 직무를 수행하는데 소요한 또는 소요할 시간을 확인한다. 물론, 상기 연산 결과인 직무별 담당직원의 업무시간은 제2업무비중정보에 포함하고, 도 5에서 보인 바와 같이 상기 제3데이터시트에 게시할 수 있다.

한편, 상기 제3데이터시트에서 보이고 있지 않지만 업무비중 처리모듈(130)은 해당 담당직원의 총업무시간을 제2업무비중정보에 포함된 백분율 환산 값과 연산한 것처럼 제1업무비중정보에 포함된 백분율 환산 값과도 연산하고, 이를 통해 관리자가 판단하는 상기 담당직원이 상기 직무를 수행하는데 소요한 또는 소요할 시간을 확인한다.

참고로, 직원모듈(120)에서 확인한 담당직원들의 총업무시간이 698,875 시간이라고 할 때, 상기 제3데이터시트에서 게시한 '연간 업무계획 수립 및 점검' 직무의 제2업무비중정보 기준 팀원1과 팀원2의 업무시간은 각각 224시간과 335시간이고, 제1업무비중정보 기준 상기 직무의 업무시간은 559시간이 된다. 여기서, 담당직원이 입력한 업무시간인 상기 224시간과 335시간의 합이 559시간이므로, 제1업무비중정보와 제2업무비중정보가 동일함이 확인된다. 결국, '연간 업무계획 수립 및 점검' 직무에 대한 인력 관리가 효과적으로 이루어지고 있음을 확인할 수 있다.

S30; 표준 업무량 산출단계

업무량 정산모듈(150)은 업무비중 처리모듈(130)에서 확인한 제1업무비중정보와 제2업무비중정보를 직무별로 비교해서 편차를 분석하고, 편차가 있는 경우 규정에 따라 이를 조정해서 표준 업무량을 산출 및 확정한다.

이를 좀 더 구체적으로 설명하면, 전술한 바와 같이 업무비중 처리모듈(130)이 제1업무비중정보와 제2업무비중정보를 기준으로 산출한 담당직원에 대한 직무별 업무시간은 직전에 예시한 바와 같이 동일/유사할 수도 있으나, 차이가 있을 수도 있다. 여기서, 상기 제1업무비중정보와 제2업무비중정보가 동일/유사할 경우엔 해당 정보를 표준 업무량으로 확정하면 될 것이나, 차이가 있을 경우 이에 대한 조정이 필요할 것이다.

업무량 정산모듈(150)은 상기 제1업무비중정보와 제2업무비중정보 간 차이에 대응해서 다음과 같이 실행하도록 구성된다.

임의의 직무에 대한 상기 제1업무비중정보와 제2업무비중정보의 차이가 일정량 이하인 경우, 관리자와 담당직원 간에 현실적으로 발생할 수 있는 차이로 판단하고, 상기 제1업무비중정보의 업무량(업무시간)과 제2업무비중정보의 업무량(업무시간)에 대한 평균을 연산해서 평균 업무시간을 최종 표준 업무량으로 산출한다.

또는, 임의의 직무에 대한 상기 제1업무비중정보와 제2업무비중정보의 차이가 일정량 이하인 경우, 상기 제1업무비중정보 또는 제2업무비중정보 중 어느 하나의 업무량(업무시간)을 최종 표준 업무량으로 채택한다.

임의의 직무에 대한 상기 제1업무비중정보와 제2업무비중정보의 차이가 일정량을 초과하는 경우, 업무량 정산모듈(150)은 업무량 산정을 보류하고 해당 직무를 제1입출력단말기(10) 또는 제2입출력단말기(20)에 출력한다. 이는 해당 직무의 업무량에 대한 관리자와 담당직원의 판단에 큰 차이가 있는 것이므로, 관리자 또는 담당직원에게 상기 직무의 확인이 필요함을 안내하기 위함이다. 결국, 관리자는 업무량 정산모듈(150)이 출력한 직무를 확인해서 상기 제1업무비중정보와 제2업무비중정보의 업무량 차 원인을 파악하고 이를 해결해서 문제를 해결할 수 있다.

업무량 정산모듈(150)은 전술한 과정으로 확정된 최종 업무량을 업무량모듈(160)에 입력하고, 업무량모듈(160)은 직무별로 상기 최종 업무량을 표준 업무량으로 설정해 저장한다.

도 6은 본 발명에 따른 상기 산정시스템을 기반으로 한 본 발명에 따른 산정방법의 다른 실시 예를 도시한 플로차트인 바, 이를 참조해 설명한다.

본 발명에 따른 표준 업무량 산정방법은 보정단계(S25)를 더 포함한다. 보정단계(S25)에서는 담당직원이 입력한 제2업무비중정보를 다양한 조건을 포함하는 보정정보에 따라 조정하는 것으로서, 표준 업무량 산정의 신뢰도를 높인다.

S25; 보정단계

담당직원은 제2입출력단말기(20)에 출력되는 제4데이터시트(도 7 참조)의 '업무시간' 항목에 관련 정보를 입력해서 종래 업무량 산정방법에 따른 직무별 업무량을 산출할 수 있다. 본 발명에 따른 업무량 산정시스템 및 산정방법은 종래 업무량 산정방법과의 크로스체크를 통해 좀 더 신뢰할 수 있는 업무량 산정을 달성할 수 있다.

이를 좀 더 구체적으로 설명하면, 보정정보 처리모듈(140)은 상기 항목에 관련 데이터가 보정정보로 입력되면 담당직원이 해당 업무 한 건을 완료하는데 소요되는 발생시간을 상기 업무의 발생빈도(또는 발생 주기)(일, 주, 월, 분기, 반기 등 표시)로 곱해서 총 업무량을 산출한다.

보정정보 처리모듈(140)은 임의의 직무에 대한 상기 제1업무비중정보의 업무량과 보정정보 처리모듈(140)의 산출 업무량 차이가 일정량 이하인 경우, 관리자와 담당직원 간에 현실적으로 발생할 수 있는 차이로 판단하고 상기 제1업무비중정보의 업무량과 보정정보 처리모듈(140)의 산출 업무량을 평균해서 새로운 제1업무비중정보로 산출한다.

또는, 임의의 직무에 대한 상기 제1업무비중정보의 업무량과 보정정보 처리모듈(140)의 산출 업무량의 차이가 일정량 이하인 경우, 상기 제1업무비중정보의 업무량 또는 상기 산출 업무량을 중 어느 하나의 업무량 값을 최종 표준 업무량으로 채택한다.

임의의 직무에 대한 상기 제1업무비중정보의 업무량과 보정정보 처리모듈(140)의 산출 업무량의 차이가 일정량을 초과하는 경우, 보정정보 처리모듈(140)은 업무량 산정을 보류하고 해당 직무를 제1입출력단말기(10) 또는 제2입출력단말기(20)에 출력한다. 이는 해당 직무의 업무량에 대한 본 방법에 따른 업무량과 종래 방법에 따른 업무량에 큰 차이가 있는 것이므로, 관리자 또는 담당직원에게 상기 직무에 대한 업무량 확인이 필요함을 안내하기 위함이다.

본 실시 예에서는 종래 업무량 산정방법에 의한 산출 업무량을 상기 제1업무비중정보의 업무량과 비교하는 보정요소로 활용했지만, 이에 한정하지 않고 상기 산출 업무량을 본 발명에 따른 산정시스템 빛 산정방법으로 산출된 표준 업무량과 비교해 상기 표준 업무량을 보정하는 보정요소로 활용할 수도 있다.

보정정보 처리모듈(140)은 도 8(본 발명에 따른 산정시스템에 의해 출력된 제5데이터시트를 도시한 도면)에서 보인 바와 같이, 직무별 특성을 분류할 수 있다. 이를 위해 보정정보 처리모듈(140)은 담당직원에게 직무에 대한 앙케이트 조사를 실시할 수 있고, 상기 앙케이트 조사를 통해 직무에 대한 '중요도' 및 '난이도'를 점수화해서 보정정보로 활용할 수 있다.

상기 제5데이터시트에 포함된 항목 중 '업무특성점수'는 '중요도'와 '난이도'를 합산한 것으로서, '업무특성점수'는 지정된 기준값에 따라 '업무특성분류'가 이루어질 수 있다. 이렇게 이루어진 '업무특성분류'를 기준으로 해당 직무의 업무량에 대한 값이 조정될 수 있다. 참고로, 수치화된 직무별 중요도는 직원수 조정에 참고할 수 있는 중요 정보가 된다.

보정정보 처리모듈(140)은 담당직원의 개인역량에 따라 직무별 업무시간을 보정할 수 있다. 이때 담당직원은 그 역량이 평가돼 점수화되어서 직원정보로 기록되고, 해당 점수는 보정정보로서 활용된다. 여기서, 상기 평가된 역량을 기준으로 업무시간이 가감될 수 있다. 참고로, 담당직원에 부여된 역량등급은 직원정보로서 직원모듈(120)에 저장될 수 있다.

일 예를 들어 설명하면, 팀원A는 역량등급이 'S'인 우수한 담당직원으로서, 보정계수가 1.10이 적용된다. 따라서, 상기 팀원A가 입력한 제2업무비중정보인 '연간 업무계획 수립' 직무의 업무시간 "224"는 상기 보정계수와의 연산을 통해 "245.96"이 된다. 즉, 표준 역량등급 'B'인 담당직원이 상기 직무를 진행할 경우 업무시간은 "245.96"이 되는 것이다.

한편, 팀원B는 역량등급이 'C'인 일반 담당직원으로서, 보정계수가 0.95가 적용된다. 따라서, 상기 팀원B가 입력한 제2업무비중정보인 '연간 업무계획 수립' 직무의 업수시간 "335"는 상기 보정계수와의 연산을 통해 "318.6"이 된다. 즉, 표준 역량등급 'B'인 담당직원이 상기 직무를 진행할 경우 업무시간은 "318.6"이 되는 것이다.

결국, 보정정보를 기초로 해당 직무의 보정된 표준 업무량은 "565"으로서, 보정 전 업무량 "559"와 차이가 발생함이 확인된다. 여기서, 보정된 업무량은 역량등급이 'B'인 일반 담당직원들이 해당 직무를 수행할 경우 소모되는 시간이다.

참고로, 담당직원의 역량을 점수화하는 것은 기업체의 일반적인 인사고과 측정 기준에 따라 이루어질 수 있으며, 이를 위해 보정정보 처리모듈(140)은 해당 기업체(집단)의 관련 인사과 시스템과 연동해 동작하도록 설계될 수 있다. 담당직원의 점수화된 역량은 S, A, B, C, D 등 다수 단계로 분류될 수 있고, 각 단계로 분류되면 일정한 규칙에 따라 적용된 보정계수로 업무량을 연산해서 앞서 예시한 바와 같은 보정된 업무시간을 산출한다.

보정정보 처리모듈(140)은 도 9(본 발명에 따른 산정시스템에 의해 출력된 제6데이터시트를 도시한 도면)에서 보인 바와 같이, 해당 직무의 사무환경, 정형화 정도, 전결규정 등에 따라 상기 제1업무비중정보에 따른 업무시간, 제2업무비중정보에 따른 업무시간 또는 표준 업무량(이하 '업무시간')을 보정한다.

사무환경, 정형화 정도, 전결(전자결재)규정 등의 경우 해당 직무가 이루어지는 실제 환경별로 제6데이터시트에 게시한 바와 같은 보정계수를 적용해 연산해서, 보정된 업무시간을 산출한다. 참고로, 상기 보정요소는 제1업무비중정보에 의해 산출된 업무시간을 보정하는데 주로 활용될 것이나, 이에 한정하는 것은 아니다.

'연간 업무계획 수립' 직무의 경우 현재 수행되는 사무환경이 C 등급인데, 보정정보 처리모듈(140)은 상기 직무가 표준 등급인 B 등급에서 이루어질 경우를 연산하는 것이므로, C 등급에서의 보정계수인 0.97을 적용해서 해당 직무의 업무시간을 "565"에서 "547.7"로 보정한다. 결국, '연간 업무계획 수립' 직무는 사무환경이 B 등급에서는 "565"의 업무시간이 소요됨을 확인한다.

참고로, 해당 직무를 수행할 수 있도록 하는 사무환경이란, 간단하게는 사무집기들의 지원정도, 담당직원에게 주어지는 편의 및 혜택 등이 될 것이며, 이러한 보정정보는 담당직원들에게 정기적인 설문조사를 통해 수집할 수 있다.

'연간 업무계획 수립' 직무의 경우 현재 수행되는 정형화 정도가 A 등급인데, 보정정보 처리모듈(140)은 상기 직무가 표준 등급인 B 등급에서 이루어질 경우를 연산하는 것이므로, A 등급에서의 보정계수인 1.03을 적용해서 해당 직무의 업무시간을 "565"에서 "581.5"로 보정한다. 결국, '연간 업무계획 수립' 직무는 정형화 정도가 B 등급에서는 "581.5"의 업무시간이 소요됨을 확인한다.

참고로, 해당 직무를 수행할 수 있도록 하는 정형화 정도란, 직무의 수행 형태가 체계가 잡힌 정도를 확인하는 것으로서, 해당 직무의 수행시기 등을 고려해서 수행시기가 오래된 것이라면 정형화율이 높은 것으로 간주하고 등급을 높이고, 수행시기가 최근 것이라면 정형화율이 낮은 것으로 간주하고 등급을 낮춘다.

'연간 업무계획 수립' 직무의 경우 현재 수행되는 전결규정이 B 등급인데, 보정정보 처리모듈(140)은 상기 직무가 표준 등급인 B 등급에서 이루어질 경우를 연산하는 것이므로, B 등급에서의 보정계수인 1을 적용해서 해당 직무의 업무시간을 "565"에서 "565"으로 보정한다.

참고로, 해당 직무를 수행할 수 있도록 하는 전결(전자결재) 규정이란, 상관에 대한 결재체계가 신속히 이루어질 수 있는지 여부를 확인하는 것으로서, 다수의 상관에게 결재가 이루어져야만 다음 절차를 진행할 수 있는 업무인지 아닌지를 통해 업무시간에 대한 등급을 보정하는 것이 예시될 수 있을 것이다.

결국, 보정정보 처리모듈(140)을 이용한 보정은 다양한 실력을 갖는 담당직원과 환경에 대한 업무량 데이터를 균일화(B 등급)된 데이터로 표준화시키므로, 담당직원의 변화, 업무환경의 변화 등에 상관없이 직무별 담당직원의 조정과 배치를 효과적으로 수행할 수 있도록 한다.

앞서 설명한 본 발명의 상세한 설명에서는 본 발명의 바람직한 실시 예들을 참조해 설명했지만, 해당 기술분야의 숙련된 당업자 또는 해당 기술분야에 통상의 지식을 갖는 자라면 후술될 특허청구범위에 기재된 본 발명의 사상 및 기술영역으로부터 벗어나지 않는 범위 내에서 본 발명을 다양하게 수정 및 변경시킬 수 있음을 이해할 수 있을 것이다.

10; 제1입출력단말기 20; 제2입출력단말기 30; DB
100; 중앙처리부 110; 직무모듈 120; 직원모듈
130; 업무비중 처리모듈 140; 보정정보 처리모듈
150; 업무량 정산모듈 160; 업무량모듈

Claims (5)

1. 직무 분류에 대한 직무정보를 저장하는 직무모듈;
   직무별 담당직원 정보와, 담당직원별 총업무시간 및 담당직원들의 총업무시간이 포함된 직원정보를 저장하는 직원모듈;
   직무별 표준 업무량 정보를 저장하는 업무량모듈;
   상기 직무정보에 포함된 전체 직무별 업무량을 백분율로 환산한 제1업무비중정보를 활용해서 상기 담당직원들의 총업무시간으로부터 직무별 업무시간을 산출하고, 상기 담당직원의 담당 직무별 업무량을 백분율로 환산한 제2업무비중정보를 활용해서 상기 담당직원별 총업무시간으로부터 상기 담당직원의 담당 직무별 업무시간을 산출하는 업무비중 처리모듈; 및
   상기 제1업무비중정보와 제2업무비중정보에 따른 업무시간을 동일한 직무별로 비교해서, 편차를 기준으로 해당 직무의 표준 업무량을 산정하고, 상기 표준 업무량을 상기 업무량모듈에 저장하는 업무량 정산모듈;
   을 포함하는 중앙처리부로 이루어진 것을 특징으로 하는 표준 업무량 산정시스템.
2. 제 1 항에 있어서, 상기 중앙처리부는
   직무를 구성하는 업무 한 건의 완료를 위한 발생시간과 상기 업무의 발생빈도를 보정정보로 입력받아 연산해서 상기 직무의 업무시간을 산출하고, 동일 직무에 대한 상기 제1업무비중정보에 따른 업무시간 또는 상기 표준 업무량과 비교해서, 편차를 기준으로 상기 제1업무비중정보에 따른 업무시간 또는 표준 업무량을 보정하는 보정정보 처리모듈을 더 포함하는 것을 특징으로 하는 표준 업무량 산정시스템.
3. 제 1 항에 있어서,
   상기 직원정보는 담당직원별로 설정된 역량등급 정보를 포함하고;
   상기 중앙처리부는 상기 역량등급을 보정정보로 입력받아 상기 담당직원의 제2업무비중정보에 따른 업무시간을 표준 등급일 때의 업무시간으로 산출 보정하는 보정정보 처리모듈을 더 포함하는 것을 특징으로 하는 표준 업무량 산정시스템.
4. 직무 분류에 대한 직무정보를 저장하는 중앙처리부에, 상기 직무정보에 포함된 전체 직무별 업무량을 백분율로 환산한 제1업무비중정보가 입출력단말기를 통해 입력되는 단계;
   상기 중앙처리부에, 담당직원의 담당 직무별 업무량을 백분율로 환산한 제2업무비중정보가 입출력단말기를 통해 입력되는 단계;
   상기 중앙처리부가 상기 제1업무비중정보를 활용해서 담당직원들의 총업무시간으로부터 직무별 업무시간을 산출하고, 상기 제2업무비중정보를 활용해서 담당직원별 총업무시간으로부터 상기 담당직원의 담당 직무별 업무시간을 산출하는 단계; 및
   상기 중앙처리부가 상기 제1업무비중정보와 제2업무비중정보에 따른 업무시간을 동일한 직무별로 비교해서, 편차를 기준으로 해당 직무의 표준 업무량을 산정하는 단계;
   를 포함하는 것을 특징으로 하는 표준 업무량 산정방법.
5. 제 4 항에 있어서,
   상기 중앙처리부가 상기 입출력단말기를 통해 수신한 보정정보에 따라 상기 제1업무비중정보에 따른 업무시간, 제2업무비중정보에 따른 업무시간 및 표준 업무량 중 선택된 하나 이상을 보정하는 것을 특징으로 하는 표준 업무량 산정방법.

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