KR100440706B1 - 경비처리용 카드 통합 관리방법 및 그 통합 시스템 - Google Patents

경비처리용 카드 통합 관리방법 및 그 통합 시스템 Download PDF

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Abstract

본 발명은 경비처리용 카드 통합 관리방법 및 그 통합 시스템에 관한 것으로써 프로젝트를 수주 받아 수행하는 연구기관 및 대학과 같이 복수개의 프로젝트를 동시 수행하는 수행원이 하나의 경비처리용 카드를 발급 받아 이를 통합 결제할 수 있고, 지원자 및 수행원의 회계시스템과 연동되는 데이터베이스를 가진 카드 관리시스템을 통해 상기 지원자 및 수행원은 프로젝트별 경비 결제내역을 조회할 수 있고, 각 프로젝트별로 잔여한도가 조정된 내역을 확인할 수 있으므로, 비용 처리내역의 전산화 및 통합화가 이루어져 경비 운용이 편리해지는 것은 물론, 여러개의 프로젝트 소요경비를 단일 카드로 결제할 수 있어 편리하다는 장점이 있다.

Description

경비처리용 카드 통합 관리방법 및 그 통합 시스템{Management Method for a Expenses Disposal Card and System for the Same}
본 발명은 경비처리용 카드 통합 관리방법 및 그 통합 시스템에 관한 것으로서, 특히 복수개의 프로젝트를 타기관으로 의뢰하고, 프로젝트 경비를 지원하는 단체 또는 기업체 등과 같은 지원자의 회계시스템 및 프로젝트 수행원의 회계시스템과 통합 연동될 수 있는 카드 관리시스템이 구축되고, 복수개의 프로젝트 수행시 단일개의 경비처리용 카드로 통합 결제할 수 있고, 프로젝트별 소요경비, 비목, 목적 및 잔여한도를 상기 카드 관리시스템을 통해 확인할 수 있는 경비처리용 카드 통합 관리방법 및 그 통합 시스템에 관한 것이다.
최근 들어 각 단체나 기업체 등에서 민간 연구업체나 대학 등으로 프로젝트를 수여하고 상기 프로젝트 수행에 필요한 경비를 지원하는 경우가 크게 증가하고 있다. 상기한 단체나 기업체 등의 경비 지원자들은 특정 프로젝트를 수행할 프로젝트 수행원을 설정하고 상기 수행원에게 프로젝트의 개발 및 처리를 위임하는 동시에 그에 따라 소요되는 연구비 등의 경비를 지원한다.
상기 연구업체의 연구원이나 대학교의 교수 또는 대학원생 등 프로젝트 수행원은 상기 단체나 기업체를 통해 부여받은 프로젝트를 수행하고 상기 프로젝트 수행 시 소요되는 비용 등의 경비를 정산하여 이를 상기 단체나 기업체에 청구하거나 결제를 의뢰하게 된다.
그러나, 상기와 같은 수행원이 프로젝트로 인하여 비용이 발생할 적마다 지출된 경비 내역을 정리하고 이를 상기 단체 혹은 기업체에 통보하는 일은 매우 번거로워 수행원은 이에 따라 경비 처리 내역을 정리하는데 많은 시간을 소비해야 한다는 문제점이 있다. 또한 상기와 같이 수행원이 독립적으로 프로젝트를 수행하지 않고 여러 명이 하나의 프로젝트를 동시에 수행하는 경우 이에 따라 발생하는 비용을 일괄적으로 정리하는데 소요되는 시간은 늘어나게 된다.
특히, 한 명의 수행원이 하나의 프로젝트를 수행하지 않고 동시에 복수개의 프로젝트를 수행하는 경우 상기 수행원은 각 프로젝트별로 소요되는 비용의 내역을 정리하고 이를 각 프로젝트의 처리를 위임한 단체나 기업체에 통보하여야 하는데 이러한 경우 수행원의 번거로움은 더욱 증가하게 된다.
더 나아가, 상기 소요된 경비 내역을 정산하고 이를 결제하는 단체 혹은 기업체에서도 프로젝트를 수행하는 여러 명의 수행원이 각자 비용을 결제하는 방식이 다른 경우 이를 컨트롤하는데 많은 시간을 허비하게 된다. 또한, 상기 비용이 데이터베이스화되지 않음으로 인하여 단체 혹은 기업체의 경비 관리자는 경비 처리 내역을 정리하는데 많은 시간을 소비하게 되며, 이 과정에서 실수가 발생할 확률이 높은 관계로 경비 처리에 소요되는 기간이 장기화되며 경비 관리자의 신뢰도가 감소하는 경우도 발생하게 된다.뿐만 아니라, 한사람이 복수개의 프로젝트(A,B,C프로젝트)를 동시 수행하는 경우 종래에는 하나의 프로젝트마다 하나의 카드(A프로젝트용 카드, B프로젝트용 카드, C프로젝트용 카드)가 발급되어 해당 카드에 의해서만 비용을 결제하여야 했으므로, 그 이용이 불편하였음은 물론, 복수개의 카드가 상이한 카드 운영자로부터 발급됨에 따라 각 카드 운영자 시스템(신용카드회사 시스템)에 개별 접속하여 결제내역을 조회할 수 있었으므로 불편하였다.
본 발명은 상기한 종래 기술의 문제점을 해결하기 위하여 안출된 것으로서, 그 목적은 복수개의 프로젝트를 수행하는 수행원이 경비처리용 카드를 이용한 결제내역 또는 현금을 이용한 결제내역을 카드 관리시스템에 입력함에 따라, 상기 카드 관리시스템에 의해 조정된 각 프로젝트별 잔여한도를 조회할 수 있는 것은 물론, 수행원 또는 지원자의 회계시스템과 저장 데이터가 연동되도록 하여 프로젝트별 소요경비 처리내역을 통합적으로 관리할 수 있는 경비처리용 카드 통합 관리방법 및 그 통합 시스템을 제공하는데 있다.
본 발명의 또 다른 목적은 프로젝트 수행 시 경비를 지원하는 지원자가 경비처리용 카드를 발급 받은 수행원이 사용한 비용에 관한 내역을 손쉽게 확인할 수 있도록 하는 동시에 복수개의 프로젝트에 관련된 경비를 하나의 경비처리용 카드를 이용하여 효율적으로 관리할 수 있도록 하는 경비처리용 카드 통합 관리방법 및 그 통합 시스템을 제공하는데 있다.
도 1은 본 발명에 따른 경비처리용 카드 통합 시스템의 구성이 도시된 도,
도 2는 도 1 중 카드 관리시스템과 카드운영자 시스템이 보다 자세히 도시된 도,
도 3은 도 1 중 카드 관리시스템과 경비를 지원하는 지원자측의 회계시스템이 보다 자세히 도시된 도,
도 4는 도 1 중 카드 관리시스템과 타 금융기관의 인터넷뱅킹 시스템이 보다 자세히 도시된 도,
도 5는 도 1 중 카드 관리시스템과 기타 시스템이 데이터를 송수신하는 바가 도시된 도,
도 6은 본 발명에 따른 경비처리용 카드 시스템을 통해 카드를 발급받는 과정이 도시된 도,
도 7은 본 발명에 따른 경비처리용 카드를 이용하여 프로젝트의 수행원이 비용을 처리한 경우의 과정이 도시된 도,
도 8은 본 발명에 따른 경비처리용 카드를 발급 받은 프로젝트의 수행원이계좌이체 서비스를 이용한 경우의 과정이 도시된 도이다.
<도면의 주요 부분에 관한 부호의 설명>
100 : 카드 관리시스템 101 : 웹서버
102 : 데이터베이스 서버 200 : 카드운영자 시스템
201 : 카드 발급시스템 202 : 카드 매입시스템
203 : 카드 승인시스템 300 : 지원자측 회계시스템
301 : 지원자측 통신서버 302 : 서비스 서버
303 : 지원자측 데이터베이스 400 : 통신서버
S : 지원자 P : 수행원
상기한 과제를 해결하기 위한 본 발명에 의한 경비처리용 카드 통합 시스템의 특징에 따르면, 하나 이상의 프로젝트를 수행하는 수행원이 단일카드로 각 프로젝트별 소요경비를 통합 결제할 수 있도록 하고, 각각의 프로젝트별 잔여한도가 조정되는 경비처리용 카드와; 상기 수행원에 의해 입력된 각각의 프로젝트별 소비된 현금 결제내역 또는 상기 경비처리용 카드의 결제내역에 관한 정보를 기반으로 각 프로젝트별 잔여한도를 조정하고, 경비 지원자 또는 수행원이 각 프로젝트별 결제내역, 목적 및 잔여한도 정보를 확인할 수 있도록 네트워크망에 구축되는 카드 관리시스템과; 상기 경비처리용 카드를 발급하고, 상기 카드 관리시스템에 입력내역에 따라 결제를 승인하는 카드운영자 시스템을 포함하여 구성되는 것을 제 1 특징으로 한다.
또한, 프로젝트의 수행을 위임하고, 소요경비를 지원하는 지원자에 의해 한 개 이상의 프로젝트에 관한 정보 및 수행원에 관한 정보가 데이터베이스에 등록되는 제 1 단계와; 프로젝트별 경비처리 정보 및 잔여한도가 조정되는 카드관리시스템으로 경비처리용 카드의 발급이 신청되는 제 2 단계와; 상기 경비 지원자에 의해 상기 경비처리용 카드의 발급 승인여부가 상기 카드 관리시스템에 입력된 바에 따라 카드운영자 시스템이 상기 경비처리용 카드를 발급하는 제 3 단계와; 카드 관리시스템에 접속한 수행원에 의해 프로젝트별로 입력된 카드 또는 현금 결제내역, 비목, 목적이 데이터베이스에 저장되는 제 4 단계와; 상기 현금 또는 카드 결제내역에 따라 프로젝트별 잔여한도를 조정하는 제 5 단계를 포함하여 이루어지는 것을 제 2 특징으로 한다.
이하, 본 발명의 바람직한 실시예를 첨부된 도면을 참조하여 상세히 설명한다.
본 발명에 의한 경비처리용 카드 통합 시스템은 도 1에 도시된 바와 같이, 단체나 기업체 등 프로젝트의 수행을 위임하고 그에 따른 경비를 지원하는 지원자(S)로부터 프로젝트를 수주 받아 이를 수행하는 프로젝트 수행원(P)에게 발급되며, 하나의 카드를 이용하여 여러개의 프로젝트에 소요되는 경비를 통합 결제할 수 있는 경비처리용 카드(C)를 포함하여 구성된다.또한, 상기 프로젝트 수행원(P)에게 발급된 카드에 관한 정보가 저장되며 상기 경비처리용 카드(C)를 통해 결제가 이루어진 각각의 프로젝트별 현금 결제내역 및 카드 결제내역에 관한 정보가 저장되고, 이에 따라 각 프로젝트별 잔여한도를 조정하는 동시에, 상기 지원자(S)와 상기 프로젝트 수행원(P)이 이를 확인할 수 있도록 인터넷망 등의 네트워크망에 구축된 카드 관리시스템(100)과, 상기 카드 관리시스템과 연동되어 상기 경비처리용 카드를 발급하고, 결제 승인처리를 수행하는 카드운영자 시스템(200)으로 구성된다.
또한, 본 발명에 따른 경비처리용 카드 통합 시스템에서 상기 카드 관리시스템(100)은 상기 지원자(S) 측의 고유 회계정보를 저장하는 지원자측 회계시스템(300)과 데이터를 송수신할 수 있도록 구성 가능하다. 따라서, 상기 프로젝트에 관한 비용을 관리하는 지원자(S)는 프로젝트의 경비에 관한 데이터를 상기 지원자측 회계시스템(300)과 상기 카드 관리시스템(100)에 두번씩 입력할 필요 없이 상기 지원자(S)가 상기 지원자측 회계시스템(300)에 입력된 데이터는 상기 카드 관리시스템(100)에 반영되어 저장된다.
도 2는 본 발명에 따른 경비처리용 카드 통합 시스템에서 상기 카드 관리시스템(100)과 카드운영자 시스템(200) 및 프로젝트 수행원(P)의 관계가 보다 자세히도시된 블록도이다.
도시된 바와 같이, 상기 카드 관리시스템(100)과 카드운영자 시스템(200)은 상기 카드 관리시스템(100)과 상기 카드운영자 시스템(200) 사이에서 송수신되는 데이터를 관리 및 제어하는 동시에 상기 카드운영자 시스템(200)과는 보안처리가 된 통신라인을 통해 데이터를 송수신하고 상기 카드 관리시스템(100)과는 TCP/IP 레이어에서 데이터를 송수신하는 통신서버(400)와 연결 가능하다. 상기 통신서버(400)가 본 발명에 따른 경비처리용 카드 시스템의 한 구성요소를 이루는 경우 상기 중앙시스템(100)과 카드운영자 시스템(200)은 상기 통신서버(400)를 통해 데이터를 송수신(①)한다.
한편, 경우에 따라 상기 카드 관리시스템(100)과 상기 카드운영자 시스템(200)은 상기 통신서버(400) 없이 데이터를 송수신(②) 하도록 구성 가능한데, 이 경우 상기 카드 관리시스템(100)의 웹 서버(101)에는 상기 카드운영자 시스템(200)과 데이터를 송수신하는데 필요한 응용 프로그램을 수행하는 통신데몬(Deamon)이 구현되어야 한다. 또한, 상기 카드운영자 시스템(200)과 상기 카드 관리시스템(100)이 직접적으로 TCP/IP 레이어를 통해 데이터를 송수신함에 따라 보안상의 문제가 발생할 여지가 있다. 따라서, 본 발명에 따른 실시예에서는 상기 통신서버(400)를 포함한다.
또한, 상기 카드 관리시스템(100)은 상기 수행원(P)이 상기 카드 관리시스템에 엑세스하여 본인에게 발급된 경비처리용 카드의 사용내역에 관한 정보를 조회하고 사용한 비용에 관한 정보를 입력할 수 있는 웹페이지를 구현하는 웹서버(101)와, 상기 수행원(P)에게 부여된 경비처리용 카드에 관한 정보 및 상기 경비처리용 카드(C)로 처리된 비용과 그 항목 즉, 비용내역에 관한 정보가 저장되는 데이터베이스 서버(102)를 포함하여 구성된다.
따라서, 상기 수행원(P)은 네트워크망에 구축된 상기 카드 관리시스템(100)과 유선 또는 무선으로 연결 가능한 수행원 클라이언트 단말기(P100)를 이용하여 본인에게 부여된 경비처리용 카드로 비용을 결제한 후 상기 카드 관리시스템(100)으로 이에 관한 정보를 입력할 수 있다. 여기서, 상기 수행원 클라이언트 단말기(P100)는 상기 수행원(P)이 사용하는 PC 이나 핸드폰으로 구성 가능하다.
그 외에도, 상기 카드운영자 시스템(200)은 상기 수행원(P)에게 상기 수행원(P)이 수주 받은 복수개의 프로젝트의 경비를 한도로 하며 개인 식별이 가능하도록 개인 식별용 코드가 부여된 경비처리용 카드를 발급하는 카드 발급시스템(201)과, 상기 수행원이 본인에게 부여된 경비처리용 카드를 결제하고자 하는 경우 상기 경비처리용 카드의 승인여부를 결정하여 상기 경비처리용 카드의 결제시도가 이루어진 카드 단말기로 전송하고 승인이 결정된 경우 이를 상기 카드 관리시스템(100)으로 전송하는 카드 승인시스템(203)과, 상기 수행원이 상기 경비처리용 카드를 사용하여 비용을 결제하여 매입이 발생함에 따라 상기 매입 정보가 입력되고 상기 입력된 매입 정보를 상기 카드 관리시스템(100)으로 전송하는 카드 매입시스템(202)으로 구성된다.
여기서, 상기 카드 발급시스템(201)은 수행원(P)이 수행하고자 하는 복수개의 프로젝트에 관한 정보를 참고로 하여 경비처리용 카드를 발급한 후 이에 관한정보를 상기 카드 관리시스템(100)으로 전송하여 상기 데이터베이스 서버(102)에 저장되도록 한다.
또한, 상기 카드 승인시스템(203)은 카드 단말기를 통해 카드 판독이 이루어지고 결제시도가 행해지면 상기 발급시스템(201)에서 카드 발급 시 설정된 한도 및 그 후 사용금액에 따라 감소된 한도를 조회하고 그에 따라 승인여부를 결정하여 승인신호를 상기 카드 매입시스템(202)으로 전송한 후, 상기 승인이 이루어진 경비처리용 카드에 관한 정보와 승인이 이루어진 비용에 관한 정보를 상기 카드 관리시스템(100)으로 전송하여 상기 데이터베이스 서버(102)에 저장되도록 한다.
여기서, 상기 데이터베이스 서버(102)에는 상기 카드 발급시스템(201)을 통해 발급된 복수개의 경비처리용 카드와 각 카드의 개인 식별 코드에 관한 정보와, 각 경비처리용 카드로 비용이 처리 가능한 프로젝트에 관한 정보와, 각 프로젝트에서 지원하는 경비의 한도에 관한 정보 등이 저장되어 있다.
따라서, 상기 데이터베이스 서버(102)는 상기 카드 승인시스템(203)을 통해 전송된 정보에 따라 비용 처리가 이루어진 경비처리용 카드의 한도금액을 조정한 후 결제가 이루어진 비용에 관한 데이터를 개별적으로 저장한다.
또한, 상기 카드 매입시스텝(202)도 상기 카드 승인시스템(203)을 통해 승인이 이루어져 매입이 발생한 경비처리용 카드에 관한 정보와 상기 매입 비용에 관한 정보를 상기 카드 관리시스템(100)으로 전송하여 이 정보가 상기 데이터베이스 서버(102)에 반영되도록 한다.
상기 데이터베이스 서버(102)는 상기 카드 매입시스템(202)과 상기 카드 승인시스템(203)을 통해 전송된 카드에 관한 정보에 승인내역 및 매입내역에 관한 정보를 개별적으로 정리하여 데이터베이스화하고 저장함과 동시에 상기 경비처리용 카드를 통한 프로젝트별 잔여 한도금액을 조정하여 수행원(P)이 이를 확인할 수 있도록 한다.
수행원(P)은 본인에게 부여된 경비처리용 카드를 이용하여 비용을 처리한 후 이에 관한 내역을 상기 수행원 클라이언트 단말기(P100)를 이용하여 상기 카드 관리시스템(100)의 웹서버(101)에 엑세스하여 조회하고 또한 처리한 비용에 관한 항목 정보를 입력할 수 있다.
즉, 상기 수행원(P)은 본인에게 부여된 경비처리용 카드로 부여된 개인 식별 코드를 이용하여 상기 웹서버(101)에 접속함으로써 본인에게 부여된 경비처리용 카드의 사용내역을 조회할 수 있으며, 상기 웹서버(101)가 디스플레이하는 웹페이지를 통해 사용내역별로 어느 프로젝트의 어느 항목으로 얼마만큼의 비용이 사용되었는지 관한 정보를 입력할 수 있다.
또한, 상기 카드 발급시스템(201)은 각 수행원에게 해당 프로젝트의 경비를 합한 금액을 한도로 하여 카드를 발급하게 되는데 수행원 단위로 프로젝트의 경비의 컨트롤이 가능하도록 경비처리용 카드로 부여되는 개인 식별용 코드는 발급되는 수행원의 주민등록번호로 하는 것이 바람직하다. 따라서, 각 수행원은 상기 카드 관리시스템(100)의 웹서버(101)에 본인의 주민등록번호를 이용하여 엑세스한 후 이를 바탕으로 본인에게 발급된 경비처리용 카드에 관한 사용내역 등 상기 데이터베이스 서버(102)에 저장된 정보를 조회하고 확인할 수 있다.
또한, 상기 수행원은 본인에게 발급된 한 장의 경비처리용 카드를 이용하여 복수개의 프로젝트의 비용 처리를 행할 수 있음으로 상기 경비처리용 카드를 통해 비용을 결제한 후 상기 결제한 비용이 어느 프로젝트의 어느 비목에 해당하는 경비인지를 상기 카드 관리시스템(100)으로 입력하게 된다.이에 상기 카드 관리시스템(100)은 상기 데이터베이스 서버(102)에 각 카드에 관한 정보와 상기 카드를 비용 처리가 가능한 프로젝트에 관한 정보 및 각 프로젝트별 한도금액에 관한 정보가 저장되어 있으므로 상기 수행원이 입력한 결제내역 정보에 따라 각 프로젝트별 잔여한도를 조정하고, 수행원 또는 지원자측에서 프로젝트별 잔여한도를 확인할 수 있도록 한다.
상기 카드운영자 시스템(200)의 운영자는 상기 카드 관리시스템(100)을 관리하여 상기 웹서버(101)와 상기 데이터베이스 서버(102)에 상기 수행원이 본인의 주민등록번호를 사용하여 엑세스 가능하도록 인증 프로그램 등을 인스톨한다.
도 3은 본 발명에 따른 경비처리용 카드 시스템 중 카드 관리시스템(100)과 지원자측 회계시스템(300)이 보다 자세히 도시된 블록도이다.
여기서, 상기 지원자측 회계시스템(300)은 보안상의 문제로 말미암아 통상 외부 인터넷망과 방호벽(Firewall)을 사이에 두고 있는 경우가 대부분이다. 따라서, 상기 카드 관리시스템(100)의 웹서버(101)와 상기 지원자측 회계시스템(300)은 TCP/IP 레이어를 통해 데이터를 송수신하게 되는데 통상 웹상에서 개방되는 포트 80을 통해 http 프로토콜을 따라 데이터를 송수신하게 된다.
상기 지원자측 회계시스템(300)은 도시된 바와 같이 지원자측이 복수명의 수행원으로 위임한 복수개의 프로젝트에 관한 정보 및 각 프로젝트당 경비에 관한 정보 외에도 지원자측의 회계처리에 관련된 다양한 정보가 저장된 지원자측 데이터베이스(301)와, 상기 지원자측의 회계관리자 또는 비용관리자가 상기 지원자측 데이터베이스(301)에 엑세스하여 회계데이터를 조회하고 입력할 수 있도록 하는 서비스 서버(302)와, 상기 서비스 서버(302)를 통해 상기 회계관리자 또는 비용관리자가 프로젝트에 관련하여 상기 지원자측 데이터베이스(301)에 입력한 정보를 암호화 컴포넌트를 통해 암호화하여 TCP/IP 레이어를 통해 상기 카드 관리시스템(100)으로 전송하는 지원자측 통신서버(303)를 포함하여 구성된다.
여기서 상기 지원자측 통신서버(303)에는 상기 카드 관리시스템(100)과 상기 카드운영자 시스템(200) 사이에서 데이터 송수신을 관리하는 통신서버(400)와 마찬가지로 통신이 이루어지도록 하는 운용 프로그램의 일종인 데몬이 인스톨되어 있다. 그 외에도, 필요에 따라 본 발명에 따른 카드 관리시스템(100)은 그 내부에 상기 지원자측 통신서버(303)와 동일한 기능을 수행하는 카드측 통신서버(미도시)를 더 포함하여 구성될 수도 있다.
상기 카드 관리시스템(100)의 데이터베이스 서버(102)에는 발급된 경비처리용 카드로 처리 가능한 프로젝트에 관한 정보 및 각 프로젝트별 결제비용, 비목 등의 결제내역 정보와, 각 프로젝트별 한도금액에 관한 정보가 저장되어 있다. 여기서 상기 데이터베이스 서버(102)는 상기 도 2에 도시된 바와 같이 상기 카드운영자 시스템(200)의 카드 발급시스템(201)과 연동되어 카드 발급 시 상기 카드 발급시스템(201)을 통해 상기 데이터베이스 서버(102)로 각 경비처리용 카드로 처리 가능한 프로젝트에 관한 정보 및 프로젝트의 한도금액에 관한 정보가 저장되게 된다.
그러나, 상기와 같이 카드 발급시스템(201)과 상기 카드 관리시스템(100)의데이터베이스 서버(102)가 연동되지 않고도 상기 카드 관리시스템(100)과 상기 지원자측 회계시스템(300)이 연동됨에 따라 상기 지원자가 프로젝트에 관하여 입력한 데이터가 상기 카드 관리시스템(100)의 데이터베이스 서버(102)에 반영되어 저장될 수 있다.
즉, 상기 카드 관리시스템(100)의 데이터베이스 서버(102)와 상기 지원자측 회계시스템(300)의 지원자측 데이터베이스(301)가 연결됨에 따라 상기 카드 관리시스템(100)의 데이터베이스 서버(102)에는 상기 복수개의 지원자측 회계시스템(300)의 지원자측 데이터베이스(301)에 저장된 프로젝트에 관한 정보가 저장되며, 상기 지원자측 회계관리자나 비용관리자는 상기 카드 관리시스템(100)에 접속하여 프로젝트별 경비처리 현황을 파악할 수 있다. 또한, 상기 회계관리자나 비용관리자는 해당 지원자측 데이터베이스(301)에 프로젝트의 비용 등에 관한 정보를 입력하면 상기 입력 정보가 상기 카드 관리시스템(100)의 데이터베이스 서버(102)에 자동적으로 반영되므로 중복적으로 상기 카드 관리시스템(100)에 엑세스하여 프로젝트에 관한 정보를 입력할 필요가 없다.
그 외에도, 본 발명에 따른 경비처리용 카드 통합 시스템에서는 상기 카드 관리시스템(100)에 상기 지원자(S)가 상기 지원자측 회계시스템(300)을 통하지 않고도 지원자 클라이언트 단말기(S100)를 통해 접속할 수 있도록 구성된다. 따라서, 상기 지원자(S)는 상기 카드 관리시스템(100)에 유선 또는 무선으로 연결 가능한 PC 나 핸드폰 등으로 이루어지는 지원자 클라이언트 단말기(S100)를 통해 엑세스하여 지원한 경비에 관한 사용내역과 각 프로젝트별 비용내역을 조회하고 확인할 수있다.
여기서, 상기 카드 관리시스템(100)을 관리하는 카드 운영자는 상기 웹서버(101)에 상기 지원자(S)가 엑세스할 수 있도록 아이디나 패스워드를 부여하고 상기 지원자(S)가 상기 아이디나 패스워드를 통해 상기 웹서버(101)에 엑세스하여 프로젝트 및 그에 따른 비용내역에 관한 정보를 조회하고 필요에 따라 정보를 입력할 수 있도록 한다.
즉, 카드 운영자는 지원자별로 상기 데이터베이스 서버(102)에 저장된 정보 중 관련된 프로젝트 및 관련된 프로젝트의 비용내역에 관한 정보만 조회할 수 있도록 각 로그인 아이디별 엑세스 가능한 데이터를 설정하여 놓음으로써 사용자가 상기 데이터베이스 서버(102)에 저장된 정보 중 해당되는 프로젝트에 관한 데이터만 조회하고 추가 자료를 입력할 수 있도록 한다.
따라서, 상기 데이터베이스 서버(102)가 상기 카드 발급시스템(201)과 상기 지원자측 회계시스템(300)과 연동되도록 구축되지 않는 경우에도 상기 지원자(S)는 상기 지원자 클라이언트 단말기(S100)를 통해 필요한 만큼 프로젝트에 관한 정보를 입력하고 또한 상기 데이터베이스 서버(102)에 저장된 정보에 엑세스할 수 있다.
도 4는 본 발명에 따른 경비처리용 카드 통합 시스템이 타 금융기관의 인터넷뱅킹 시스템과 연동되는 경우의 블록도가 도시된 도이다.
즉, 본 발명에 따른 카드 관리시스템(100)은 상기 카드 관리시스템에 접속한 수행원 클라이언트 단말기(P100)를 통해 상기 수행원이 복수개의 금융기간의 인터넷뱅킹 시스템(I1~In)을 통해 비용을 결제할 수 있도록 구성된다. 따라서, 수행원은 상기 웹서버(101)에 접속하여 상기 웹서버(101)가 제공하는 수많은 메뉴 중 인터넷뱅킹에 관한 항목을 선택하고 관련 금융기관의 인터넷뱅킹 시스템(I1)에 엑세스하여 발급받은 경비처리용 카드를 이용하여 현금서비스를 이용하여 계좌이체 등의 서비스를 사용할 수 있다.
상기 수행원이 상기 인터넷뱅킹 시스템(I1)과 거래한 내역은 상기 인터넷뱅킹 시스템(I1)과 연결된 상기 수행원 클라이언트 단말기(P100)를 통해 상기 카드 관리시스템(102)으로 전송되어 상기 데이터베이스 서버(102)에 반영되어 저장된다. 따라서, 상기 수행원이 주민등록번호를 이용하여 상기 웹서버(101)에 로그인한 다음에 인터넷뱅킹을 이용하면 상기 수행원에게 부여된 경비처리용 카드의 한도금액이 상기 인터넷뱅킹의 사용내역에 따라 자동 조절되며 수행원은 상기 비용이 어느 프로젝트의 경비에서 충당하는 것인지 그리고 어느 항목으로 청구되는 비용인지 등에 관한 정보를 입력한다.
상기와 같은 본 발명의 경비처리용 카드 통합 시스템은 수행원이 단순히 카드를 이용하여 비용을 결제할 수 있도록 할 뿐만 아니라 수행원이 처리하여야 하는 비용의 종류에 따라 현금서비스, 계좌이체 서비스 등을 받을 수 있어 수행원의 편의를 증대시킬 수 있다.
도 5는 본 발명에 따른 경비처리용 카드 통합 시스템의 카드 관리시스템(100)과 그 외의 시스템이 송수신하는 데이터와 웹서버(101)가 수행하는 기능 등이 도시한 도이다.
도시된 바와 같이, 카드운영자 시스템(200)의 카드 발급시스템(201)은 상기웹서버(101)로 발급된 카드와 상기 카드로 비용결제가 가능한 프로젝트의 번호 등의 정보와, 경비처리용 카드의 카드번호와, 카드가 발급된 수행원의 주민번호에 관한 데이터를 전송(C1)한다. 또한, 카드 승인시스템(203)은 상기 웹서버(101)로 카드의 승인여부에 관한 데이터를 전송(C2)하며, 상기 웹서버(101)는 상기 카드 승인시스템(203)으로 카드 사용한도에 관한 데이터를 전송(C3)한다. 마지막으로, 카드 매입시스템(202)은 상기 웹서버(101)로 결제가 이루어져 매입이 발생한 카드청구 데이터를 전송(C4)한다.
또한, 상기 웹서버(101)는 수주 받은 프로젝트 및 협약을 관리(C5)하며, 상기 웹서버(101)로 엑세스하는 사용자들은 관리(C6)하고, 엑세스한 사용자들이 입력한 데이터에 따라 프로젝트별 카드 사용내역 등록, 현금 사용내역 등록 및 상기 카드 및 현금 사용내역에 따른 프로젝트별 잔여한도 반영 등의 집행 내역을 관리(C7)하고, 프로젝트 경비의 집행, 승인, 청구내역, 예실대비표, 사용자 검색, 프로젝트 검색 등 각종 조회(C8)를 가능하게 하는 동시에 사용자가 입력한 바에 따라 데이터를 정산 처리(C9)하여 상기 정산 처리된 데이터가 데이터베이스 서버(202)에 저장되도록 한다.
한편, 지원자측은 상기 웹서버(101)에 접속하여 지원자(S) 즉, 단체나 기업체의 회계관리자 혹은 프로젝트 관리자 등의 부처 관리자가 프로젝트를 관리할 수 있도록 하는 동시에 신규 프로젝트를 등록하고 프로젝트를 수행하고자 하는 수행원인 연구기관 등을 등록할 수 있도록 하며 연구기관과 맺은 협약의 변경과 해지를 승인(C10)한다.
수행원(P) 중 실질적으로 프로젝트를 수행하는 연구기관의 연구원 등의 일반사용자(P1)는 일반 사용자를 상기 웹서버(101)에 등록시키고, 수행하는 프로젝트의 세부 사항 역시 등록시키며 프로젝트 연구비 등 경비 사용내역에 관한 정보 또한 등록(C11)시킨다. 또한, 수행원(P) 중 상기 일반 사용자(P1) 등으로 이루어지는 연구기관 혹은 대학 등의 관리자(P2)는 연구기관의 기관관리자 등을 상기 웹서버(101)에 등록시킬 수 있으며, 상기 등록된 기관관지라는 해당 기관이 수행하는 프로젝트를 관리하고, 카드 사용내역을 관리(C12)할 수 있다.
또한, 카드운영자 중 카드사의 영업관리자(M1)는 상기 웹서버(101)로 경비처리용 카드가 발급된 부처나 기관의 아이디를 등록시키고 프로젝트나 카드 등을 관리(C13)한다. 그 외에도 카드운영자 중 시스템 관리자(M2)는 상기 카드 관리시스템(101)의 전반적인 운영을 담당하게 된다.
마지막으로, 상기 웹서버(101)는 지원자측 회계시스템(300) 또는 수행원측 회계시스템(미도시)과 연결되어 연구비 사용내역 데이터와 카드 승인/청구 데이터 등을 송수신(C14)한다. 특히, 상기 지원자측 회계시스템(300)과 동일한 구조로 상기 수행원측 회계시스템과 상기 카드 관리시스템(100)의 웹서버(101)는 연동될 수 있으며 이 경우 수행원측 회계시스템의 사용자 또는 수행원은 수행원측 회계시스템에 입력된 정보가 상기 웹서버(101)에 자동적으로 반영되어 저장됨에 따라 동일한 정보를 상기 수행원측 회계시스템과 웹서버에 입력할 필요가 없다.
도 6은 본 발명에 따른 경비처리용 카드 통합 시스템에서 경비처리용 카드가 발급되고 사용이 이루어지기까지 과정이 도시된 도이다.
먼저, 프로젝트의 수행을 위임하며 상기 프로젝트의 수행 시 소요되는 경비를 지원하는 지원자가 상기 프로젝트를 수행하고자 하는 수행원과 협약을 체결한다. (A1) 그 후, 상기 지원자인 단체 또는 기업체의 회계 관리자 등은 지원자측에서 위임하고자 하는 또는 현재 위임된 복수개의 프로젝트에 관한 정보가 저장된 지원자측 데이터베이스에 상기 수행원에 관한 정보를 등록한다. (A2) 상기 수행원에 관한 정보의 등록 후 상기 지원자는 상기 지원자측 데이터베이스에 프로젝트 번호를 등록한다. (A3)
한편, 상기 프로젝트의 수행을 위임받은 수행원은 프로젝트 세부 사항과 비목별 예산에 관한 정보를 상기 카드 관리시스템에 입력(A4)하고, 경비처리용 카드의 발급신청서를 작성(A5)한다.
상기 작성된 발급신청서가 지원자측에 제출(A6)되면, 상기 지원자는 상기 카드중앙시스템에 신청내역을 확인하고 이를 승인하는 정보를 입력(A7)한 후, 상기 수행원의 계좌 혹은 수행원이 소속된 연구기관이나 대학교 등의 기관으로 연구비 등의 경비를 지급(A8)한다.
한편, 상기 경비처리용 카드를 발급하는 카드 운영자측에서는 상기 카드 관리시스템으로 프로젝트의 번호와 상기 프로젝트의 수행을 위하여 지급된 경비처리용 카드의 번호 등을 상기 카드 관리시스템에 등록(A9)하고, 이에 따라 상기 경비처리용 카드 발급을 신청한 수행원에게는 아이디 등이 부여되게 된다. 사용자 등록이 종료되면 상기 발급된 경비처리용 카드가 사용 가능(A11)하다. 따라서 아이디가 부여된 수행원이 상기 경비처리용 카드를 사용하여 결제한 비용에 관한 정보가 상기 카드 관리시스템에 등록되며 상기 수행원은 본인에게 부여된 경비처리용 카드로처리한 비용에 관한 정보를 상기 카드 관리시스템에 입력한다.
도 7은 본 발명에 따른 경비처리용 카드 결제시스템에서 수행원이 발급받은 경비처리용 카드를 이용하여 경비를 처리하는 경우의 흐름이 도시된 도이다.
먼저, 프로젝트의 수행을 위임받아 상기 프로젝트의 수행 시 소요되는 경비를 지원받는 수행원이 상기 경비처리를 위하여 발급받은 경비처리용 카드를 이용하여 비용을 결제(B1)한다. 이 경우, 카드 관리시스템은 상기 경비처리용 카드의 승인여부가 결정(B2)되고 승인이 이루어진 경우 그 승인내역을 저장(B3)하는 한편, 상기 승인내역을 상기 수행원측 데이터베이스에 전달(B4)한다.
따라서 상기 카드 관리시스템에 저장된 승인내역이 상기 수행원이 수행받은 복수개의 프로젝트에 관한 정보 및 그에 따른 경비 처리내역에 관한 정보가 저장되는 수행원측 데이터베이스에 반영되어 저장(B5)됨에 따라 상기 수행원이 결제한 비용의 승인내역이 처리(B6)된다. 그 후, 결제가 이루어진 비용에 대한 정보를 상기 수행원이 상기 수행원측 데이터베이스에 입력하며 회계처리(B7)한다.
한편, 상기 수행원이 입력한 정보 즉, 사용처리 내역은 상기 카드 관리시스템으로 전송되어 저장(B8)되며, 상기 수행원은 상기 카드 관리시스템에 접속하여 이를 조회할 수 있다(B9).
다음 도 8은 상기 수행원이 경비처리용 카드로 부여된 한도 내에서 복수개의 금융기관의 계좌이체 서비스를 이용하여 비용을 집행한 경우가 도시된 도이다.
먼저, 프로젝트의 수행을 위임받아 상기 프로젝트의 수행 시 소요되는 경비를 지원받는 수행원이 상기 경비처리를 위하여 수행원측 계좌로 입금된 경비를 통해 비용을 결제(B10)한 후, 상기 수행원이 상기 결제한 비용에 관한 내역을 수행원측 데이터베이스에 저장 및 회계처리(B11)하고, 계좌이체 정보를 저장(B12)한다.
한편, 상기 수행원측 데이터베이스에 저장된 사용 처리내역에 관한 정보가 상기 중앙시스템에 반영 및 저장(B13)되며, 이에 따라 상기 카드 관리시스템은 상기 비용이 경비처리용 카드 사용 비목에 해당하는 경우 해당 계좌의 한도금액을 조정하고 이를 카드운영자 시스템으로 통지(B14)한다. 따라서, 수행원은 상기 카드 관리시스템에서 이에 관한 정보를 확인할 수 있으며, 지원받은 경비를 통해 계좌이체 서비스도 가능해지므로 경비 운용의 폭이 증가하여 경비를 처리하는 수행원의 편의가 증가된다.
여기서, 상기 카드 관리시스템은 상기에서 기술한 바와 같이 복수개의 금융기관의 인터넷뱅킹 시스템과 연동되어 데이터를 송수신하며 계좌이체 내역을 자동적으로 반영 저장할 수 있으나, 도 8에 도시된 바와 같이 금융기관의 인터넷뱅킹 시스템과 연동되지 않고도 사용자가 계좌이체를 행한 후 그에 관하여 입력한 정보를 반영함으로써 경비처리용 카드의 한도를 조정할 수 있다.
상기와 같이 구성되는 본 발명의 경비처리용 카드 통합 관리방법 및 그 통합 시스템은 복수개의 프로젝트를 수행하는 수행원에게 단일 카드로 각 프로젝트별 소요경비를 결제할 수 있도록 하고, 상기 카드 결제내역 및 현금 결제내역에 따라 프로젝트별 잔여한도를 조정하고, 상기 지원자 및 수행원의 회계시스템의 데이터베이스와 연동되는 카드 관리시스템이 구축됨에 따라 경비운용의 통합 관리가 가능해지고, 수행원의 결제 및 확인작업이 편리해진다는 효과가 있다. 나아가, 프로젝트별로 경비내역이 일괄 정리됨에 따라 투명하고 공정한 경비 운용이 가능해진다는 효과가 있다.

Claims (17)

  1. 복수개의 프로젝트를 수행하는 수행원이 단일카드로 각 프로젝트별 소요경비를 통합 결제할 수 있도록 하고, 각각의 프로젝트별 잔여한도가 조정되는 경비처리용 카드와; 상기 수행원에 의해 입력된 각각의 프로젝트별 소비된 현금 결제내역 또는 상기 경비처리용 카드의 결제내역에 관한 정보를 기반으로 각 프로젝트별 잔여한도를 조정하고, 경비 지원자 또는 수행원이 각 프로젝트별 결제내역, 목적 및 잔여한도 정보를 확인할 수 있도록 네트워크망에 구축되는 카드 관리시스템과; 상기 경비처리용 카드를 발급하고, 상기 카드 관리시스템에 입력내역에 따라 결제를 승인하는 카드운영자 시스템을 포함하여 구성되는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 통합 시스템.
  2. 제 1 항에 있어서,
    상기 카드 관리시스템은 상기 수행원과 지원자가 상기 카드 관리시스템에 엑세스하여 각 프로젝트별 비용에 관한 정보를 입력할 수 있고, 입력된 비용정보를 확인할 수 있는 웹페이지를 구현하는 웹 서버와; 상기 수행원에게 부여된 경비처리용 카드에 관한 정보 및 각 프로젝트별 현금결제 내역 또는 경비처리용 카드 결제내역에 관한 정보가 저장된 데이터베이스 서버를 포함하여 구성되는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 통합 시스템.
  3. 제 2 항에 있어서,
    상기 경비처리용 카드 시스템은 상기 수행원이 상기 경비처리용 카드를 사용한 후 경비가 소요된 프로젝트 정보, 비목, 목적에 관한 정보를 입력할 수 있도록 상기 웹 서버와 유선 또는 무선으로 연결되는 클라이언트 단말기를 더 포함하여 구성되는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 통합 시스템.
  4. 제 3 항에 있어서,
    상기 카드 관리시스템은 상기 클라이언트 단말기를 통해 상기 프로젝트의 수행원이 상기 카드 관리시스템이 구축된 네트워크망과 연결된 복수개의 금용기관의 인터넷 뱅킹시스템을 통해 결제한 비용에 관한 정보를 상기 데이터베이스 서버에 저장하도록 구성되는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 통합 시스템.
  5. 제 2 항에 있어서,
    상기 경비처리용 카드 통합 시스템은 상기 지원자가 상기 경비처리용 카드가 발급된 수행원에게 부여한 프로젝트에 관한 정보를 입력할 수 있도록 상기 웹 서버와 유선 또는 무선으로 연결되는 클라이언트 단말기를 더 포함하여 구성되는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 통합 시스템.
  6. 제 3 항 또는 제 5 항에 있어서,
    상기 데이터베이스 서버는 상기 지원자가 입력한 프로젝트에 관한 정보 및 상기 수행원이 입력한 카드 사용에 관한 정보를 저장하도록 구성되는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 통합 시스템.
  7. 제 6 항에 있어서,
    상기 웹 서버는 상기 클라이언트 단말기를 통해 상기 수행원 또는 지원자가 상기 데이터베이스 서버에 저장된 정보에 엑세스하고자 하는 경우 상기 데이터베이스 서버에 저장된 정보를 상기 클라이언트 단말기로 디스플레이하도록 구성되는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 통합 시스템.
  8. 제 2 항에 있어서,
    상기 카드 관리시스템은 어느 한 시스템에서 입력된 데이터가 다른 시스템으로 반영되도록 수행원 또는 지원자측 회계시스템의 데이터베이스와 연동되는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 통합 시스템.
  9. 제 1 항에 있어서,
    상기 카드운영자 시스템은 상기 경비처리용 카드를 상기 수행원에게 발급하는 카드 발급시스템과; 상기 경비처리용 카드의 결제 시도가 이루어진 경우 상기 경비처리용 카드의 결제여부를 승인하는 카드 승인시스템과; 상기 카드 승인시스템에서 승인이 이루어짐에 따라 상기 경비처리용 카드의 매입정보가 입력되는 카드 매입시스템을 포함하여 구성되는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 통합 시스템.
  10. 제 9 항에 있어서,
    상기 카드 발급시스템은 상기 경비처리용 카드를 사용할 수행원을 식별할 수 있는 개인 식별용 코드가 부여된 경비처리용 카드를 발급한 후 상기 경비처리용 카드의 사용한도에 관한 정보와 부여된 개인 식별용 코드에 관한 정보를 상기 카드 관리시스템으로 전송하도록 구성되는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 통합 시스템.
  11. 제 9 항에 있어서,
    상기 카드 승인시스템은 상기 경비처리용 카드의 결제가 승인된 경우 승인된 경비처리용 카드에 관한 정보와 처리된 비용에 관한 정보를 상기 카드 관리시스템으로 전송하도록 구성되는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 통합 시스템.
  12. 제 9 항에 있어서,
    상기 카드 매입시스템은 상기 카드 승인시스템을 통해 승인이 이루어져 매입이 발생한 경비처리용 카드에 관한 정보와 상기 매입에 관한 정보를 상기 카드 관리시스템으로 전송하도록 구성되는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 통합 시스템.
  13. 제 11 항 또는 제 12 항에 있어서,
    상기 카드 관리시스템은 상기 카드 승인시스템 또는 상기 카드 매입시스템을 통해 전송된 정보에 따라 경비처리용 카드의 사용한도를 조정하는 동시에 상기 카드 승인시스템 또는 상기 카드 매입시스템을 통해 정보가 전송된 비용의 사용내역에 관한 정보를 상기 수행원이 입력할 수 있도록 구성되는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 통합 시스템.
  14. 제 1 항에 있어서,
    상기 경비처리용 카드 통합 시스템은 상기 카드운영자 시스템과 보안이 가능한 통신라인을 통해 연결되고 상기 카드 관리시스템과 TCP/IP 레이어에서 데이터를 송수신하도록 연결되는 통신서버를 더 포함하여 구성되며,
    상기 통신서버는 상기 카드운영자 시스템과 상기 카드 관리시스템의 데이터 송수신이 이루어지도록 하는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 통합 시스템.
  15. 프로젝트의 수행을 위임하고, 소요경비를 지원하는 지원자에 의해 복수개의 프로젝트에 관한 정보 및 수행원에 관한 정보가 데이터베이스에 등록되는 제 1 단계와; 프로젝트별 경비처리 정보 및 잔여한도가 조정되는 카드관리시스템으로 경비처리용 카드의 발급이 신청되는 제 2 단계와; 상기 경비 지원자에 의해 상기 경비처리용 카드의 발급 승인여부가 상기 카드 관리시스템에 입력된 바에 따라 카드운영자 시스템이 상기 경비처리용 카드를 발급하는 제 3 단계와; 카드 관리시스템에 접속한 수행원에 의해 프로젝트별로 입력된 카드 또는 현금 결제내역, 비목, 목적이 데이터베이스에 저장되는 제 4 단계와; 상기 현금 또는 카드 결제내역에 따라 프로젝트별 잔여한도를 조정하는 제 5 단계를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 시스템의 통합 관리방법.
  16. 제 15 항에 있어서,
    상기 제 4 단계는 카드 관리시스템의 데이터베이스에 저장된 내역이 수행원 또는 지원자측 회계시스템의 데이터베이스와 연동 저장되는 과정을 더 포함하여 구성되는 것을 특징으로 하는 경비처리용 카드 시스템의 통합 관리방법.
  17. 삭제
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