JPS6336332A - 索引作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 技術分野 この発明は、ファイリングシステム等に使用する索引を
作成する索引作成装置に関する。

従来技術 一般に、例えば電子ファイリングシステム等のファイリ
ングシステムにおいては、文書（図面等を含む）の登録
に先立って多角検索に適した索引を作成しておく必要が
あるが、この場合索引数が多くなると却って検索が面倒
になる等の不都合が生じるので、登録できる索引の総数
が限定されている。

ところが、業務上検索しこ使用されるキーワードとして
は各種のものがあり、それ等の各種の検索用のキーワー
ドを包括する索引を登録可能な索引数の範囲内で適切に
決定することが雅かしいという問題がある。

目　　　的 この発明は上記の点に鑑みてなされたものであり、適切
な索引を容易に作成できるようにすることを目的とする
。

構成 この発明は上記の目的を達成するため、検索時に使用す
る予定のキーワードを入力し、この入力されたキーワー
ドを集計して、この集計結果と類似するキーワードを辞
書化した類似語辞書とに基づいて索引を決定するように
したものである。

以下、この発明の一実施例に基づいて具体的に説明する
。

第２図はこの発明を実施した索引作成装置の一例を示す
ブロック図である。

この索引作成装置は、キーワード情報や制御情報等の各
種の情報を入力するキーボード１と、キーワードの入力
、集計、索引登録等の各種の処理に必要な情報を表示す
るＣＲＴデイスプレィ装置２と、索引別キーワード一覧
表等の各種の処理結果の情報を印刷するプリンタ３と、
類似語辞書やファイル等を登録するフロッピディスク装
置（ＦＤＤ）４と、この装置全体の制御を司るシステム
制御部６とからなる。なお、以下では索引を「タイトル
項目ｊと称し、決定した索引を［タイトル項目（案）Ｊ
と称する。

ソノシステム制御部６は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡ　Ｍ及
び■／○等からなるマイクロプロセッサ１１と、各種の
固定情報を格納したＲＯＭ１２と、各種の処理情報等を
格納するＲ、４Ｍ１３と、キーボード１から情報を入力
するキーボードバッファ１４と、ＣＲＴデイスプレィ装
置２を制御するデイスプレィコントローラ（ＣＲＴＣ）
Ｉｓと、プリンタ３との間での情報送受を司るプリンタ
Ｔ／Ｆ１６と、ＦＤＤ４を制御するフロッピディスクコ
ントローラ（ＦＤＣ）１７とを備えている。

第１図はこの索引作成装置の要部を機能的に示すブロッ
ク図である。

入力部２１から検索時ｌ；使用する予定のキーワード（
以下「検索キーワード」とも称する）を入力することに
よって、集計部２２が入力された検索キーワードを集計
して、この集計結果を集計ファイル２３に登録する。

そして、タイトル項目（案）登録処理部２４は集計ファ
イル２３に登録された検索キーワードの集計結果と類似
する検索キーワードを辞書化した類似語辞書２５とに基
づいてタイトル項目（案）を決定して表示部２６に表示
し、また必要に応じて入力部２１からの入力によってタ
イトル項目（案）を修正等して最終的なタイトル項目（
案）を決定し、この決定したタイトル項目（案）をタイ
トル項目（案）ファイル２７に登録する。

次に、このように構成したこの実施例の作用について第
３図以降をも参照して説明する。

まず、この索引作成Ｓ置を使用して索引としてのタイト
ル項目（案）を決定する準備段階として、例えば第３図
に示すようにユーザが必要な事項を記入した検索キーワ
ード調査票を準備する。

この検索キーワード調査票はどのような検索キーワード
の使用が予定されているかを調査するためのものであり
、記入項目として例えば「部署」。

「氏名」及び「対象文書」と、［所属部門の機能・業務
」、「対象文書の活用目的（現在２将来）」。

「活用目的の重要度」、「検索するときのキーワード（
サンプルを参考に記入）」及び「備考」の欄を設けてい
る。

そして、例えば第３図の例では、ｒ部署」として「開発
１課ｊ、「対象文書」として「図面」がそれぞれ記入さ
れている。また第１段には「所属部門の機能・業務ｊが
「設計変更」であることが、「対象文書の活用目的」と
して「現在設計変更に必要な図面又はそれに関係する図
面を見て変更を行なうｊことが、「活用目的の重要度」
として「中Ｊであることが、「検索するときのキーワー
ド」として「部番Ｊがそれぞれ記入されている。

その他の各段の具体的記入例は第３図のとおりであるの
で説明を省略する。

なお、対象文書の活用目的の内の「将来」はファイＩＩ
ングを行なうことによって将来的にどのような目的に活
用することができるかを示すためのものである。

次に、この索引作成装置によってタイトル項目（案）を
決定するための前段階として行なうフロッピ使用情報更
新処理について第４図を参照して説明する。

このフロッピ使用情報更新処理では、まずＦＤＤ４に装
填されたフロッピディスク（ＦＤ）上に既にファイルが
あるか否かを判別して、ファイルがあれば入力済（登録
済）のデータを、ＣＲＴデイスプレィ装置２に例えば第
５図に示すようにユーザ名り部署（コード及び名称で１
０部暑登録可能）、タイトル項目（案）（タイトル記号
Ａ−Ｌの最大１２個）及びタイトル項目（１〜８の最大
８個）の各欄に表示する。

そして、キーボード１から入力されるユーザ名。

部署コード、部署名を取込んで、既にタイトル項目（案
）やタイトル項目のデータが登録されているＦＤか否か
を判別し、既にデータが登録されているＦＤのときには
旧データを消去するか否かの間を表示して、旧データを
消去してＦＤを初期化するか否かの応答をキーボード１
から取込む。

このとき、旧データ消去であれば、ＦＤの旧データを消
去した後、旧データ消去でなければ例えばユーザ名の変
更のみであればそのまま、また既にデータの入っている
ＦＤでないときにもそのまま、ファイル更新処理に移行
する。

次に、検索キーワード調査票入力処理について第６図を
参照して説明する。

この検索キーワード漬査票入力処理では、ＣＲＴデイス
プレィ装置２上に例えば第６図に示すようにＮ００７部
署、活用目的、活用目的の重要度。

キーワードの各欄からなるキーワード調査票入力のため
の画面を表示した後、モードを登録モードに設定する。

なお、設定モードは反転表示にて表示する。

その後、Ｎｏ、の欄にＮｏ、（初期値は「０００１」と
する）を表示しモ、キーボード１から終了要求が入力さ
れたか否かを判別し、終了要求が入力されなければ、更
にキーボード１からモード変更要求が入力されたか否か
を判別する。

そして、キーボード１からモード変更要求も入力されな
ければ、キーボード１から入力される部署コードを取込
んで、その部署コード及びその部署コードに対応する部
署名を「部署」の欄に表示する。

その後、キーボード１から入力される活用目的。

活用目的の重要度、キーワードを取込んでそれぞれ該当
する欄に入力結果を表示した後、入力された検索キーワ
ード調査票の各情報を集計ファイルの一部をなす調査票
ファイルに登録してファイルを更新し、モードが登録の
ときにのみＮＯｌを更新して登録モードに設定する処理
に戻る。

また、キーボード１からモード変更要求が入力されたと
きには、モードを修正モードに設定した後、キーボード
１から入力されるＮｏ９を取込んで、該当するレコード
を入力して当該ＮＯ８のデータをＣＲＴデイスプレィ装
置２に表示した後、上述したモード変更要求でないとき
と同様に部署コードの取込み処理に移行する。

さらに、キーボード１から終了要求が入力されたときに
はそのままこの処理を終了する。

このような処理を行なうことによって、すべての検索キ
ーワード調査票について、各検索キーワード調査票の各
段毎にＮＯｏを更新して記入されている調査事項を入力
する。

次に、検索キーワード調査票に基づいて入力された各検
索キーワードを集計する検索キーワード集計処理につい
て第８図を参照して説明する。

この検索キーワード集計処理では、まずＣＲＴデイスプ
レィ装置２の画面に例えば第Ｓ図に示すようにキーワー
ド集計処理であることを示す表示をして、キーボード１
からの集計開始確認が否がの入力を受けて確認ＯＫであ
れば集計処理を開始する。

つまり、調査票ファイルに登録されている検索キーワー
ドをＡＳＣＴＴ（アスキー）コード順（４順）にソート
し、同−ＡＳＣＩＴコードのもの、すなわち同一キーワ
ードをまとめて、各キーワード毎の件数を求め、各キー
ワードを件数類（降順）にソートする。

次いで、同−件数白筋に再度キーワードをＡＳＣＴＴコ
ード順（昇順）にソートして、この結果を集計ファイル
に登録する。

このような集計処理を行なうことによって、例えば第１
０図に示すように１件数が多い順でかつコード順に並ん
だキーワードとその件数の集計結果が得られる。

次に、キーワードの集計結果に基づいてタイトル項目（
案）を決定するタイトル項目（案）登録処理について第
１１図を参照して説明する。

このタイトル項目（案）登録処理では、まずＣＲＴデイ
スプレィ装置２の両面に例えば第１２図に示すようにタ
イトル項目（案）、キーワード（ＮＯ，キーワード、件
数、タイトル記号の欄からなる）の各項目からなるタイ
トル項目（案）登録画面を表示する。

そして、処理したキーワード数を示すための変数ｉに「
１」をセット（ｉ←１）し、集計の結果得られたすべて
のキーワードの総数を示すための変数ｊに「キーワード
数Ｊをセット（）←キーワード数）シ、後述するように
１つのキーワードについての処理が終了する毎に変数１
をインクリメント（＋１）して、ｉ：＞ｊになるまで以
下の処理を繰返し実行する。

つまり、まず変数ｉで示さ九るＮＯ，のキーワード（以
下、これを「キーワード（ｉ）」で表わす）が類似語辞
書に登録されているキーワードが否かを判別する。

このとき、キーワード（ｉ）が既に類似語辞書にＷ　８
されていれば、キーワード（ｉ）の属するカテゴリのい
ずれかのキーワードが既にタイトル項目（案）になって
いるか否かを判別する。

そして、キーワーＦ（ｉ）の屈するカテゴリのいずれか
のキーワードが既にタイトル項目（案）になっていなけ
れば、キーワード（ｉ）をタイトル項目（案）として登
録し、タイトル記号を決定する。なお、前述したように
この装置ではタイトル項目（案）として１２項目を決定
するものとしてタイトル記号としてｒＡ−ＬＪを使用す
るものとする。

その後、類似語辞書のキーワード（ｉ）の件数に今回入
力された件数を加算して更新した後、キーワード（ｉ）
の総件数（類似語辞書上の更新後の総件数）をタイトル
項目（案）となっているキーワードの総件数を示す総件
数（ｋ）にセットして、決定したタイトル項目（案）及
びタイトル記号を画面上に表示する。

また、キーワード（ｉ）の属するカテゴリのいずれかの
キーワードが既にタイトル項目（案）になっていれば、
類似語辞書のキーワード（ｉ）の件数に今回入力された
件数を加算して更新した後。

現在タイトル項目（案）となっているキーワードの総件
数を示す総件数（ｋ）とキーワード（ｉ）の総件数とを
比較する。

そして、比較結果がキーワードの総件数（ｋ）≧キーワ
ード（ｉ）の総件数であれば、そのままタイトル記号の
表示処理に移行し、これに対してキーワードの総件数（
ｋ）〈キーワード（ｉ）の総件数であれば、タイ１−ル
項目（案）をキーワード（ｉ）に置換え、キーワード（
ｉ）の総件数を現在タイトル項目（案）となっているキ
ーワードの総件数を示す総件数（ｋ）にセットして、新
タイ１〜ル項目（案）を表示し、タイトル記号を表示す
る。

このようにしてタイトル項目（案）及びタイトル記号の
表示が終了した後、キーボード１からの確認するか修正
するかを示す確認応答入力を取込み、修正要求か否かを
判別する。

このとさ、修正要求でなければ、そのまま上述のように
して決定したタイトル項目（案）及びタイ１−ル記号に
タイトル項目（案）ファイルを更新して、変数１をイン
クリメント（＋１）する。

また、修正要求であれば、キーボード１から入力される
タイトル項目（案）及びタイトル記号を取込み、次にキ
ーボード１から入力される類似語辞書を修正するか否か
を示す類似語辞書修正要求を取込んで、類似語辞書修正
要求であれば煩（成語辞書を更新した後、類似語辞書修
正要求でなければそのまま、入力さｉｔだタイトル項目
（案）及びタイトル記号にタイ１〜ル項目（案）ファイ
ルを更新して、変数ｉをインクリメント（＋１）する。

さらに、キーワード（ｉ）が類似語辞書に登録済のキー
ワードでないときには、上述した修正要求があったとき
と同じ処理に移行して、タイトル項ｆＪ（案）及びタイ
トル記号の取込み及び必要に応じて類似語辞書の修正を
する。

このタイトル項目（案）登録処理について前述した第１
０図に示す集８１結果を例にして説明する。

なお、類似語辞書として例えば第１３図に示すようなも
のがＶ　、Ｑｌさ、れでいるとする。

つまり、この類似語辞芹には、例えば力子ゴリ名「部番
」に類似語としてＮ０１１〜５の「部番」。

「部品番号」、「サフィックス」、「サフイクス」及び
「部所順」の各キーワードと、各キーワードの現在まで
の件数が登録され、またカナ５１１名「種別」には類似
語としてＮｏ、１〜３の「共通」２「専用」及び「汎用
」の各キーワードと、各キーワードの現在までの件数と
が登録されている。

まず、集計ファイルからキーワード（ｉ）としてＮ００
１の「部所」を読出したときに、このキーワード「部所
」は類似語辞書に登録されており、しかも最初のキーワ
ードであって未だこのキーワード「部番」が属するカテ
ゴリのいずれのキーワードもタイトル項目（案）となっ
ていない。

そこで、このキーワード「部所」をタイトル項目（案）
として登録し、タイトル記号としてｒＡＪを決定した後
、キーワード「部所」の今回の件数「Ｉ３」件を類似語
辞書の件数に加算して総件数「２８」に更新し、キーワ
ード「部所」の総件数「２８」をタイトル項目（案）と
なっているキーワードの総件数を示す総件数（ｋ）とし
てセットした後、第１２図に示すタイトル項目（案）の
欄「Ａ」に「部所」を表示し、キーワードの欄のタイト
ル記号側に「ＡＪを表示する。なお、キーワードの瀾の
他の「Ｎｏ９」、「キーワード」及び「件数Ｊの各欄に
は既にキーワード「部所」についての表示がなされてい
る。

次に、キーワード（ｉ）としてＮ０９２のキーワード「
部品番号」を読出したとき、このキーワード「部品番′
；ｆｊは類似語辞書に登録済であり、しかもこのキーワ
ード「部品番号」属するカテゴリの他のキーワードであ
る「部所」がタイトル項目（案）になっている。

そこで、このキーワード「部品番号」の今回の件数「１
０ｊ件を類似語辞書の件数に加算して件数「２０」に更
新し、タイトル項目（案）となっているキーワード「部
所」の今回までの総件数（ｋ）とキーワード（ｉ）とし
てのキーワード「部品番号」の今回までの総件数を比較
すると、「部所」は「２８」件であるのに対して、［部
品番号Ｊは「２０」件であるので、タイトル項目（案）
を変更することなく、キーワード［部品番号Ｊのタイト
ル記号側にｒＡＪ　を表示する。

これに対して１例えば類似語辞書上前回までの「部所」
の件数が「１０」で、「部品番号」の件数が「１５」で
あったとすると上述の判別結果は逆になって、「部品番
号」の総件数の方が大きくなるので、タイトル項目（案
）にキーワード「部品番号Ｊをセットし、このキーワー
ド「部品番号」の総件数を新たな総件数（ｋ）とした後
、タイトル項目（案）を「部所」から「部品番号」に変
更表示する。

また、例えば第１０図の集計結果例には示していないが
、キーワードとして「種別」が入力されていて、このキ
ーワード「種別」が類似語辞書に２８されておらず、し
かもこの「種別」をタイトル項目（案）としかつ類似語
辞書の「共通」等のカテゴリに加える場合には、タイト
ル項目（案）として「種別」を入力し、タイトル記号例
えばｒＢＪ　を入力した後類似語辞書修正要求をするこ
とによって、タイトル項目（案）及び類似語辞書を更新
することができる。

つまり、類似語辞書に登録されていない新たなキーワー
ドが出てきたときには、そのキーワードを必要に応じて
類似語辞書に追加することができ、それによって類似語
辞書がフォロー可能な類似語の範囲を拡大していくこと
ができる。

なお、タイトル項目（案）とするキーワードは単に総件
数だけでなく、例えば活用目的の重要度や現在／将来項
目等を加味して決定するようにすれば一層適切な索引を
決定することができる。

すなわち、前述した検索キーワード調査票において、各
段にキーワードとして複数のキーワードが記載されてい
るような場合でも、各キーワードを多角的に見たときに
は１つのキーワードに集約できることがある。例えばキ
ーワード「部所」と「部品番号」とは見方を変えること
によって前者は後者の省略形態であるから同じキーワー
ドと考えることができる。

このような場合には、複数のキーワードを１つのキーワ
ードに集約したキーワードをもって今回のキーワードと
なした上でタイトル項目（案）を決定していくこともで
きる。つまり、単にキーワードを件数のみの面から捉え
るのではなく活用目的やその重要度等を加味して多面か
ら捉えることによってより適切なタイトル項目（案）を
決定することができる。このように多面から１つのキー
ワードを見て決定するタイトル項目（案）をフアゼン１
〜と称する。

次に、タイトル項目（案）ニーズ分析質料印刷処理につ
いて第１３図を参照して説明する。

二のタイトル項目（案）ニーズ分析質料印刷においては
、まずＣＲＴデイスプレィ装置２の画面上に例えば第１
４図に示すようなメニューを表示して、キーボード１か
ら入力される出力資料確認入力を取込んで、すべての資
料を印刷するか否かを判別し、すべての資料印刷でない
ときにはキーボード１から入力される各資料について印
刷するか否かの指定を取込む。

そして、キーボード１から入力される印刷開始確認を受
けて、印刷開始ＯＫであれば、印刷が指示された資料を
プリンタ３によってプリントアウトする。

すなわち、タイトル項目（案）別キーワード一覧表の印
刷が指定されたときには、例えば第１５図に示すような
フォーマットの一覧表を印刷し、活用目的・タイトル項
目°（案）相関表の印刷が指定されたときには１例えば
第１６図に示すようなフォーマットの相関表を印刷する
。また、単純バレート図の印刷が指定されたときには１
例えば第１７図に示すようなバレート図を印刷し、修正
バレート図の印刷が指定されたときには１例えば第１８
図に示すような単純バレート図に活用目的の重要度を加
味したバレート図を印刷する。

なお、これ等の資料は例えば例えば部分検索やマルチ索
引化等を行なう上で有用であり、また上述したようにキ
ーワードを多面から見てタイトル項目（案）を決定する
上で有用であり、検索キーワード調査票の集計に際して
もこれ等の資料を加味したファイルを作成することによ
り一層適切な索引の決定をなすことができる。

このように、この索引作成装置は、使用が予定されてい
るキーワードを集計して、この集計結果と類似語辞書と
に基づいて索引を決定するようにしたので、限られた数
の索引を適切にしかも容易に作成することができる。

なお、この索引作成装置は、電子ファイリングシステム
の索引の作成に限るものではなく、その他例えば磁気テ
ープやハードディスクを使用したファイリングシステム
等の索引あるいはその他のファイリングシステム以外で
使用する索引の作成にも使用できる。

勉−一号 以上説明したように、この発明によれば＋　ｉｌ！ｉ切
な索引を容易に作成することができる。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例を示すブロック図、第２図
は同じくその具体的構成を示すブロック図。 第３図は同じくその作用説明に供する検索キーワード調
査票の一例を示す説明図。 第４図及び第５図は同じくフロッピ使用情報更新処理の
一例を示すフロー図及びその説明に供する説明図。 第６図及び第７図は同じく検索キーワード調査票入力処
理の一例を示すフロー図及びその説明に供する説明図、 第８図、第９図及び第１０図は同じく検索キーワード調
査票集計処理の一例を示すフロー図。 その説明に供する説明図及び集計結果の一例を示す説明
図。 第１１図、第１２図及び第１３図は同じくタイトル項目
（案）登録処理の一例を示すフロー図、その説明に供す
る説明図及び類似語辞書の一例を示す説明図。 第１４図、第１５図乃至第１Ｓ図はタイトル項目（案）
ニーズ分析資料印刷処理の一例を示すフロー図及びその
説明に供する説明図である。 ２１　・入力部　　　　２２・・・集計部２３・・・集
計ファイル ２４・・・タイトル項目（案）登録処理部２Ｓ・・類似
語辞書　　２６・・・表示部２７・・・タイトル項目（
案）ファイル第１図 第３図 第５図 第８図 第９図 第１０図 第１２図 第１３図 第１４図 第１８図 第１９図

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. １　検索時に使用する予定のキーワードを入力するキー
   ワード入力手段と、類似するキーワードを辞書化した類
   似語辞書を登録した辞書登録手段と、前記キーワード入
   力手段で入力されたキーワードを集計し、この集計結果
   と前記辞書登録手段に登録した類似語辞書とに基づいて
   索引を決定する索引決定手段とを備えたことを特徴とす
   る索引作成装置。