JPS5880758A - 電子メ−ル方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 （１）　　発明の利用分野 本発明はオフィスにおける電子メール業務を竹うための
方式に係り、特に文書、グラフ等のように１件当シ情報
伝送童が多く、且つメールされた悄＠を基に、各種の試
行繰返しを行ないながら所望の文書、グラフ等を作成す
る業務に好適ｆ！、電子メールシステムに関する。

（２）発明の背景 昨今、事務の生産性向上を志向したオフィスオー　）　
７１−シＥ７　（Ｑｆｆｉｃｅ　Ａｕｔｏｌｎ　ａｔｉ
ｏｎ　：以下ＯＡと略す）に関する活動が活況を呈して
きている。

従来、ＯＡの対象となる事務としては、数値化データを
扱う定型的処理、共通的処理、ジョブ単位処理などの業
務が中心でめったが、最近は、電子メールに代表される
ような、従来とは異なった業務の自動化が擬請されつ＼
める。

この電子メール業務は、単にデータ、メツセージの交換
のみでなく、１件当りの伝送蓋の多い文Ｖ％グラフ等の
交換を含んでいる。更に、メール受信に際し、そのデー
タやフォーマットの一部を変更した各種の試行（例え−
メ−ルデータがメールされたグラフに、自己のデータを
追加して再表示する等）が日常的に行なわれる。

このような電子メール業ｖ３を遂行するシステムを構築
する場合、次のような要求及び問題点が存在する。

第一は、伝送量の極少化の要趙でおる。即ち、従来のデ
ータ、メツセージの交換に比し、文書、グラフ等を交換
することにより、１件当りの伝送量が増大し、所期の応
答時間の達成が離しい。又、「Ａにおいては１組数の各
部内の独自性を重視し。

分散システム構成をとることが多い。そのため、メール
のような分散システム間の相互通信を必要とする業務の
場合には、処理が分散され、応答時…］についてよυ大
＠な問題として、クローズアップされてくる。

第二は、文書、グラフを受信する際に利用者が日常的に
行なうも種の繰返し試行を、いかに簡易に実現するか、
という問題でおる。この蛛返し試行として、父信したグ
ラフに対し、フォーマットはそのま＼にして自、己のデ
ータ金追加・加減算して再表示したシ、フォーマットの
みを変えて再表示することが考えられる。その都度、発
信元に戻らず、受信先で簡単に繰返し試行ができること
が望まれる。

（３）発明の目的及び特徴 本発明の目的は、分散システム間で、電子的なメツセー
ジ、文書、グラフを変換する電子メールシステムにおい
て、上述のような問題点全解決する処理方式を提供する
ことにある。ν１」ち１本発明は、％オフィスに配置さ
れるプロセツザ間ヲ電話回線や専用回線により接続した
分散システムでの電子メールにおいて、伝送量を極少化
し、且つ受信側で、送信嘔れたメールを基に、データ又
はフォーマットの一部を変更した文書・グラフの各種の
試行が自在にできる方式全提供することを主たる目的と
する。

そのために本発明においてハ、電子メールデータ作成に
必要な、業務データ、フォーマットデータ、及びそれら
を統合して１つのメールデータを作成するプログラムの
３者を別個に官埋している。

本発明方式は、この業務データ、フォーマットデータ、
文書・グラフ作成プログラムの３者を別個に格納する送
・受信側の記憶装置と、その３者全別個に伝送する（業
務の態様に応じて、データ。

フォーマット、プログラムのいずれかのみを伝送する場
合もありうる）伝送装置から構成される点を％徴とする
。

（４）　　実施例 以下、本発明の一実施例について詳細に説明する。

（ａ）　　システム構成 本発明方式は、第１図に示すよう顛１個又は複数個の分
散処理装置１と、１個又は被数個の分散処理装置２．及
びそれら全相互に結ぶ伝送路３（ないしは伝送装置）か
ら＠成される。分散処理装置１は、マイクロプロセッサ
（以下ＭＰＵと略す）１０１　リードオンリメモリ（以
下ＲＵＭと略す）１１、ランダムアクセスメモリ（以下
ＲＡＭ、！：％ｊ）１２、フロッピーディスクメモリ（
以下ファイルと略す）１３、キーボード１４．グラフィ
ックディスプレイ１５、及びインタフェース１６．１７
．１８とを含んでいる。分散処理装置２は、分散処理装
置１と同様の構成である。画処理装置間は、モデムや音
響カブラ（図示せず）を介した電話回線や光ループなど
の伝送路３により接続されるか、或いは更にＭ−１８０
のような大型処理装置を介して接続される。

上記分散処理装置１及び分散処理装置２におけるフロッ
ピーディスクメモリ１３は、第２図に示すような内容を
有する。その内容の具体例を次に述べる。

ファイル１３１，１３２，１３３，１３４゜１３５には
処理ブロク“ラムが、ファイル１３６゜１３７にはデー
タが格納される。

ファイル１３１り処理プログラムは、キーボード１４か
らユーザが入力したコマンドを解読し。

コマンドに応じた処理を行なうためのものである。

ファイル１３２にｔよ、ユーザがキーボード１４より入
力したデータ又はファイル１３７から読出した業務デー
タ、及びファイル１３６から読出したフォーマットデー
タｋ　、　ｎ　Ａ　Ｍ　１２にセットするプログラムが
格納されている。

ファイル１３３にｉ’Ｊ、ＲＡＭ１２にセットされた業
務データ、フォーマットデータにより、文書。

グラフを作成するプログラム群（以下作成プログラムと
略す）が格納されている。　。

ファイル１３４には、ＲＡＭ１２にセットされた業務デ
ータ、フォーマットデータ１作成プログラムを、他の分
散処理装置２に伝送するプログラムが格納されている。

ファイル１３５には１分散処理装置１が受信装置として
機能する場合１分散処理装置２から伝送された業務デー
タ、フォーマットデータ、作成プログラムをＲＡＭ１２
ないしファイル１３にセットするプログラムが格納され
ている。

ファイル１３７には、−例として第３図囚に示す売上デ
ータ、利益データのような業務データが格納されている
。

ファイル１３６には、−例として第３図■に示す、タイ
トルのような置屋情報、及びグラフ表示位置１衷示色等
、グラフ表示のためのフォーマットデータが格納される
。

一方、ＲＯＭＩＩは、上述の処理プログラムを実行する
ための％機械語で記述されたプログラムを格納するため
に用いられる。また、ＩＬＡＭ１２はフロッピーディス
ク１３から読出されたプログラムやデータを、一時的に
格納するために用いられる。

第４図は、ユーザが、キーボード１４より入力するコマ
ンドの一例と、その機能の概略を示している。例えば、
ディスプレイ１５に表示されたグラフフォーマットに、
あるデータを埋込みたい場合には、キーボード１４↓す
「ウメル」とキー人力する。

（ｂ）　　システムの動作例 次に本発明方式の動作を、次の場合を例にとって説明す
る。

（１）送信（１ｔｔｌ　（以下利用者Ａという）は、ま
ずキーボード１４から、第４図の項ｔｊ２で示された「
ヨム、ＸＸＸＸＪというコマンドをキー人力する。

”××××”には、画面上に呼出したいグラフのフオー
ム名全指定する。本説明では″ボウグラフ″（９） が入力でれたものとすると、ティスゲレイ１５の画面上
に、グラフを出力するためのカイダンスが表示される。

画面表示データは表示Ｒ，ＡＭエリア１２８にセットさ
れている。

（１１）次に、利用者Ａは実際のデータに基づくパボウ
グラフ″を作成するため、第４図の項番３で足場れた「
ウメル、Δ△△Δ」というコマンドを入力する。△△△
△”には、このパボウグラフ”に埋込むべき、データ名
称ないしデータベース名称を指定する。不説明では°゛
ウリアゲ″テータ格納されているフロッピーディスク１
３から、画定のデータが読込まれ、ディスプレイ１５の
画面上に′°ウリアゲホウグラフ”が表示される。

ＱＩＯ次に、″′ウリアゲボウグラフ”を受信側（以下
利用者Ｂという）にメールする。そのために、第４図の
８（査７の「オクル」というコマンドとともに、“送信
先″、″′件名”等を入力する。

怜　一方、利用者Ｂは、第４図の狽査６の「リスト」と
いうコマンドを入力し、利用者Ｂ宛の受信（１０） メールの一覧すスｌｒ画面上に表示し、そのうちから゛
ウリアゲポウグラフを画面上に表示してみる。又、利用
者Ｂは、このメールされたグラフを基に、手持ちの最新
データ値によυ、゛ボウグラフ″′を書直したり、グラ
フの服太値とか表示色を変更して再表示する等、の各種
の試行を繰返す。

上述の処理を実行するため１本発明方式では。

各分散処理装置間で共通的に使用されるグラフ作成プロ
グラム、及びその標準フォーマットが各分散処理装置に
格納されており、標準フォーマットのグラフを表示しメ
ールする場合には、業務データのみ送ればよい。メール
しようとするグラフの作成プログラムおよびフォーマッ
トデータが゛％受信側にないか、あるいはメールしよう
とするものと異なる場合にのみ、業務データの他に、作
成プログラムあるいはフォーマットデータを送る。

つまり、前掲第２図に示すように、メールを送受信する
相互の分散処理装−１及び２のフロッピーディスク１３
及び２３には、共通的に使用される同一のグラフ作成プ
ログラム１３３及び２３３（１１） が格納されている。父、双方のフォーマットデータファ
イル１３６及び１３７には、グラフの標準的なフォーマ
ットデータが格納されている。このフォーマットデータ
中には、前掲第３図の）に示すとおり、このグラフが各
分散処理装置間で共通的に使用されるものか（言いかえ
れば受信側にそのグラフを再現するプログラムがあるか
）どうかを示すパ共通／固有コード″ヲ含んでいる。又
、各分散処理装置間でメールされるデータは第５図のと
おりである。このメールデータ中には、このメールされ
るグラフが標準フォーマツ）ｋ変更したものかどうかを
示す“フォーマット変更有無コードを含んでいる。メー
ル処理プログラムは、これらのコードを参照して、業務
データ、フォーマットデータ、作成プログラムのいずれ
を送るかを判断する。

不発明方式によるシステム内の動きを、第６図以降のＢ
Ａ８ｉＣ言飴で★かれたプログラムによって祝明する。

（ａ）「コム。ボウグラフ」と入力することによシ。

（１２） 第６図のステップ１２においてフォーマットファイル（
第２図中の１３６）より、棒グラフ用の標準フォーマッ
トデータ（前掲第３図（ロ）参照）を、ＲＡＭ（第２図
中の１２６）上の所ボの便数に読込む。このフォーマッ
トデータには、この棒グラフが各分散処理装置で共通に
使われることを示す“共通／固有コード”（Ｆ’ＴＹＰ
＄）ｅ含んでいる。

このＲ，ＡＭ上に読込まれたフォーマットデータを基に
、ステップ“２０で、その碑グラフをｊ晶くためのプロ
グラム（］’ｉ”ＰＧ＄にそのプログラム名称がセット
されている）をプログラムファイル（第２図中の１３３
　）、より、ＲＡＭ　（第２図中の１２３）にロードす
る。

次に、入力されたコマンド［ウメル、ウリ“アゲ」によ
り、業務データファイル（詔２図中の１３７）から、売
上データをＲＡＭ　（第２図中の１２７）上に読込む。

ステップ３２以１：は、ユーザの指定しためる支店（Ｉ
ＮＡＭＥ＄にセットされている）の売上データ（ＵＲ，
Ｉ　＄　）を、ＲＡＭ上の所定の変数（ＤＵＲＩＧＯ）
に読込む処理を示している。

（１３） 以上の処理ヲ社て、グラフ作成プログラムが実行され、
棒グラフが完成する。

利用者Ａが「ナオス、イロ」のようなコマンドによシ、
標準フォーマットを変更したグラフ表示を行なう場合は
、ステップ８０で標準フォーマットデータ変数のパイロ
”　（１’ｉ’　Ｉ　Ｒ−０）を変更する。

同時に、パ標早フォーマット変更弔無コード″をｕ２″
に変更する。これは、作られた棒グラフが。

標準フォーマットの一部を変更したことを示す。

（ｂ）　　次に、この作られｆ′ｃ４１グラフを送信す
るプログラムの一部を、第７図に示す。「オクル」とい
うコマンドとともに、パ送信先ｐｐ、ｕメール種類”（
ウナ、シンテン）等が入力される。作られ７を棒グラフ
を、業務データ、フォーマットデータ、グラフ作成プロ
グラムに３分し、それにメール基本情報を付けて送信す
る。メール基本情報は、メールを送信するための”送信
先”、″メール種類”等を指す。

即ち、ステップ１００以下で、′共通／固有コード′″
（ＦＴＹＰ＄）、及び１゛標準フオーマツト（１４） 変更有無コード”（Ｆ’８ＴＤ＄）を参照して、送信す
るデータを判定する。ｌｉ”　Ｔ　Ｙ　Ｐ　＄がＩＩ　
、　ＩＩ（共通）で且つＦ８ＴＤ＄が”　１　”　（標
準）の場合には、業務データのみ（第２図中３１）送る
。

その他の場合には、業務データの他に、フォーマットデ
ータ（第２図中３２）ないし作成プログラム（第２図中
の３３又は３４）を送る処理が行なう。変数の頭に、ａ
ｔ　Ｄ　ｐｐ　、　ｔｏ　Ｊｉ’　ｎ　、　ａｔ　Ｐ　
ｔｐ、“”　Ｈ”が付されているデータ変数が、それぞ
れ、業務データ、フォーマットデータ、作成プログラム
、メール基本情報に該当する。向、］ｉ”ＴＹｌ）＄及
び］’ｉ’ＳＴＤ＄はメール基本情報に含めて送信する
。

ステップ２００で、実際に送信している。

（Ｃ）　　一方、受信側での処理の一部を、第８図に示
す。業務データ、フォーマットデータ、グラフ作成プロ
グラムに分けて送られてきたメールを、受信側のＲＡＭ
上に、業務データ、フォーマットデータ、作成プログラ
ムに雰けて格納する。即ちステップ４２０以下の処理で
、Ｒ，ＡＭ上の６共通／固Ｍコービ’（Ｊｉ”ＴＹＰ＄
）及び°゛標準フォーマツ（１５） ト変更有無コード”ＣＦ’８ＴＤ＄）を参照して、いず
れもＩＩ　ＩＩＩ　（共通フオームで且つ標準フオーム
使用の場合）の場合には、メールされた業務データ、及
び受信側の標準フォーマットデータと作成プログラムに
より、メールされｆｃ棒グラフを表示する。いずれかが
′１”でない場合には、メールされた業務データ、標準
フォーマットデータないし作成プログラムによシ、メー
ルを再現する。

（ｄ）　　聾）での処理により、受信側のＲＡＭ上にも
、業務データ、フォーマットデータ１作成プログラムに
分けて格納δれている（前掲第２図参照）。

このことにより、受信側で「ツイカ。データ」、［カオ
ス。フォーマット」というコマントヲ１史って、メール
されたデータの一部を変更して行なう各種の試行が簡易
にできる形となっている。

向、この実施例では、グラフをメールする場合について
述べたが、これは、不発明の理解を容易にするために例
示したに過ぎず、本発明方式はグラフの他、文章１表を
メールするシステムにも適用可能である。

（１６） 又、この実施例では、分散処理装置間で直接にメールす
る場合について述べたが、本発明方式では、分散処理装
置間に、中央処理装置（例えば大型電子計算機）全介在
させ、メールすることも可能である。この場合、中央処
理装置は、各分散処理装置からのメールを一時的にスト
アする共通メールボックスの役割を来すことになり、受
信側は中央処理装置から自己宛のメールを受信する形と
なる。

さらに、複数の分散処理装置がループ状の伝送路により
接続されている場合にも、適用可能である。

この実施例では、業務データとして、テジタルデータを
メールする場合について述べたが、本発明方式では、フ
ァックスのようなドツト情報、さらに音声データについ
ても適用可能で謝ンる。

以上説明した本発明方式によれは、次のような効果が得
られる。

（ａ）　　グラフ、文章、表をメールする際、画面イメ
ージ、ないし業務データ・フォーマットデータ・（１７
） 作成プログラムＴべて全送付しないで、当該メールを受
信側で再現するに心安な・１゛に獄のみ伝送することに
より、伝送量の節減できる。

（ｂ）　　メールデータ作成に心安な業務データ・フォ
ーマットデータ１作成プログラムの３省を、別個に格納
し、別個に伝送することにより、受信側でそのメールデ
ータを基に、業務データの与を変更した受信グラフ・又
資の再表示や、フォーマットを変更しｔｃ受信グラフ・
文畳の再表示等、各種の再試行が簡易にできる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明方式の一実施例の猶戟を示すブロック図
、第２図は第１図におけるメモリ及び１ム送データの説
明、第３図囚、　（ａｔは本発明方式のメモリに予め格
納される業務データ、フォーマットデータの一例を直明
する図、第４図はメールするためのユーザコマンドの一
例ｋａＲ明する図、第５図はメールδれるデータの一例
ヲ祝明する図、第６図、第７図、第８図は本発明方式の
動作を説明するための処理プログラムの一例である。 （１８） ２２・・・ＲＡＭ５１３，２３・・・フロッピーティス
フ、１４．２４・・・キーボード、１５．２５・・・デ
ィスプレイ、１６，２６，１７，２７，１８，２８・・
・インタフェース回路、１２１，１２２，１２３゜１２
４．１２５，２２１，２２２，２２３，２２４゜２２５
・・・プログラムＲＡ　Ｍエリア、１２６，２２６・・
・フォーマット用データファイル、１２７，２２７・・
・業務用データファイル。 代理人　弁理士　博田利辛 （１９） 不　１　　図 第　　７　　図 亨　　３　図

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、業務データと、フォーマットデータと、文書及び／
   又は図表の作成プログラムとを格納したメモリと、入力
   されたコマンドに従い、上記データ及びプログラムを用
   いて文書及び／又は図表を作成するプロセッサを言む複
   数個の処理装置と、複数個の処理装置間で情報の授受を
   行う伝送路とを有する分散処理システムにおいて、上記
   業務データと、フォーマットデータと１文書及び／又は
   図表の作成プログラムとの情報のうちの一部又は全部の
   情報と、該情報が複数の処理装置に共通の情報か一方に
   固有の情報かを識別するための情報とを一方の処理装置
   から他方の処理装置に伝送することを特徴とする電子メ
   ール方式。 ２、第１項記載の方式において、上記業務データとフォ
   ーマットデータと、文書及び／又は図表の作成プログラ
   ムとのうちの一部の情報のみを伝送するために、それぞ
   れ別個のメモリ領域に格納したことを特徴とする電子メ
   ール方式。 ３、業務データと、フォーマットデータと１文書及び／
   又は図表の作成プログラムとを格納するための領域を有
   するメモリと、入力されたコマンドに従い、上記データ
   及びプログラムを用いて文書及び／又は図表を作成する
   プロセッサを含む複数個の処理装置と、複数個の処理装
   置間で情報の授受を行う伝送路とを有する分散処理シス
   テムにおいて、各処理装置は、上記業務データとフォー
   マットデータと１文書及び又は図表の作成プログラムの
   情報のうち少なくとも一部については共通の内容の情報
   を格納し、各処理装置間では共通でない情報のみを伝送
   することを特徴とする電子メール方式。