JPH1141233A - 電子会議システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 電子会議システムを、参加者と開催時間に制
限がある実際の会議のように運用することができない。 【解決手段】 本発明の電子会議システムは、会議の開
催者が指定した、会議へのアクセスを許可する参加者と
会議の開催期間を制御リストとし登録する手段（会議予
定情報登録部７ａ）と、タイマ部７ｃで管理している現
時刻に基づき制御リストの内容を監視し、会議の開催の
開始と終了の検出と、参加者へのアクセス権の許可、削
除制御を行なうエージェント７ｄを設け、電子会議の参
加者と会議の開催期間を明示的に制限し、実際の会議室
で行なう会議のような管理運用が可能となる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールと電子
掲示板を用いた電子会議や、テレビ電話を用いたテレビ
電話会議等、ネットワークを介して接続されたコンピュ
ータを利用して遠隔地間での会議を行なう電子会議シス
テムに係り、特に、実際の会議と同様な形態での会議運
用を可能とする電子会議システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、ネットワークで接続されたコンピ
ュータ上で会議を行うテレビ電話会議や、電子会議等の
利用が増えている。テレビ電話会議に関しては、例え
ば、特開平７−２０２８８７号公報に記載があり、ま
た、電子会議に関しては、いわゆる商用のパソコン通信
における電子メールと電子掲示板を利用したものや電子
チャット等がある。これらの電子会議システムにより、
遠隔地間での会議を容易に行なうことができる。

【０００３】しかし、このようなシステムにおける会議
の運用において、その参加者や開催時間に関しては、明
確な制限がない。例えば、テレビ電話会議においては、
どちらかの会議室（各装置が設置されている部屋等）に
居る全ての人が参加者（メンバ）となり得るので、会議
開催者が希望するメンバでの会議を開催することはでき
ない。また、電子会議では、会議へのアクセス権は、前
もって参加希望者の要請に基づき、もしくは、追加変更
要請がある度にその都度、そのシステムの管理者（開催
者）から参加希望者に与えられる。例えば、開催者は、
会議に参加するためのパスワードを発行し、参加希望者
は、このパスワードを入力する事により会議に参加でき
る。

【０００４】しかし、この場合、参加者が入力したパス
ワードをチェックすることで、会議への参加を許可する
ので、特定の参加者にのみ会議への参加を許可するため
には、パスワードをアクセス許可する参加者のみに配布
する手間がかかる。また、パスワードを入手しさえすれ
ば、誰でもアクセスが可能である。また、会議へのアク
セスは２４時間可能であり、制限がなく、所定の時間で
の結論を得なければならない実際の会議の運用には馴染
まない。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】解決しようとする問題
点は、従来の技術では、電子会議システムを、参加者と
開催時間が制限される実際の会議のように運用すること
に関しての考慮がなされていない点である。本発明の目
的は、これら従来技術の課題を解決し、効率的な運用管
理が可能な電子会議システムを提供することである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明の電子会議システムは、会議の開催者が明示
的に設定した、会議へのアクセスを許可する参加者と会
議の開催期間に基づき、各会議の開催を制御する構成と
することにより、電子会議の参加者と会議の開催期間を
明示的に制限でき、実際の会議室で行なう会議のような
運用管理が可能となる。

【０００７】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施例を、図面に
より詳細に説明する。図１は、本発明の電子会議システ
ムの本発明に係る構成の一実施例を示すブロック図であ
る。本図１において、１は電子会議システムに係る処理
を行なうと共にその運用管理制御を行なう電子会議シス
テム制御装置、２は本例において会議開催者となる端末
（以下、「開催者端末」と記載）、３，４は本例におい
て会議参加者となる端末（以下、「参加者端末」と記
載）、５は本例において会議に参加しない端末（以下、
「他ユーザ端末」と記載）である。電子会議システム制
御装置１および開催者端末２、参加者端末３，４、他ユ
ーザ端末５のそれぞれには、ＣＲＴ（Cathode Ray Tub
e）等からなる表示装置１ａ〜５ａとキーボードやマウ
ス等からなる入力装置１ｂ〜５ｂとが接続されている。

【０００８】電子会議システム制御装置１は、電子会議
システムの実行制御を行なう会議実行制御部６と、本発
明に係る会議の運用管理制御を行なう運用管理部７と、
開催者端末２、参加者端末３，４、他ユーザ端末５等と
のネットワーク接続制御を行なう通信制御部８からな
る。運用管理部７は、開催者端末２から設定入力された
会議の名称や参加者や開催期間等の情報をリスト（制御
リスト）に登録する会議予定情報登録部７ａと、会議予
定情報登録部７ａに登録されている各会議の実行状況を
示す情報を登録する会議状況登録部７ｂと、現在の時刻
を管理するタイマ部７ｃと、会議予定情報登録部７ａの
登録内容（制御リスト）に基づき会議の運用管理を行な
うエージェント７ｄとにより構成されている。

【０００９】エージェント７ｄは、タイマ部７ｃで示さ
れる現在の時刻（現時刻）と、会議予定情報登録部７ａ
により図２に詳細を示す制御リストに登録されている各
会議の開催期間とを対応付けて監視し、現時刻が会議の
開始時刻になれば、参加者端末３，４に当該する会議へ
のアクセス権を発行し、また、現時刻が会議の終了時刻
に達した場合、参加者端末３，４の会議へのアクセス権
を削除する。このように、本例では、予め開催者が設定
した特定の期間および参加者に限定して会議を開催する
ので、実際の会議と同様な運用を行なうことができる。
以下、その詳細を、図２〜図１１を用いて説明する。

【００１０】図２は、図１における会議予定情報登録部
により作成される制御リストの構成例を示す説明図であ
る。本例の制御リストは、予約ＩＤ２０１、会議室名２
０２、会議名２０３、会議開催者名２０４、会議参加者
名２０５、会議開始時刻２０６、会議終了時刻２０７の
各項目からなる。

【００１１】予約ＩＤ２０１の実情報は、各会議の予約
時にシステム側で付与され、会議室名２０２の実情報
は、会議別に予めシステム側で割り当てた領域を示し、
会議名２０３の実情報は、開催者が任意に命名して入力
し、会議開催者名２０４、会議参加者名２０５、会議開
始時刻２０６、会議終了時刻２０７の各実情報は、会議
の開催者が入力する。この制御リストに基づき、各会議
の運用が管理されるので、開催者は、実際の会議と同様
に、明示された参加者と時間に限定された電子会議を開
催することができる。

【００１２】図３は、図１における会議状況登録部によ
り作成される会議開催リストの構成例を示す説明図であ
る。本例の会議開催リストは、会議室名３０１と予約Ｉ
Ｄ３０２の項目からなり、このリストに基づき、図１の
エージェント７ｄは、各会議室単位で予約状況を管理す
る。本例では、会議室名が「１０２室」の会議室が、予
約ＩＤ「３」によりその開催が予約されている。このよ
うな会議開催リストと制御リストを用いての電子会議シ
ステムの運用管理動作を説明する。

【００１３】図４は、図１における電子会議システムの
具体的な構成例を示すブロック図である。本例は、クラ
イアントサーバの構成となっており、会議開催者４０
１、会議参加者４０２、他ユーザ４０３がクライアント
となり、サーバで電子会議システムの実行を制御する。
会議開催者４０１は、会議室４１０に対し予約を行う
際、制御リスト４２０に格納するための必要事項を入力
する（許可発行４９１）。この入力を受けて、エージェ
ント４３０は、入力項目を制御リスト４２０に登録する
（登録４９２）。

【００１４】さらに、エージェント４３０は、時計回路
（図１のタイマ部７ｃ）を元に１分毎に制御リスト４２
０を監視し（監視４９３）、現在時刻が会議開始時刻に
到達した登録があれば、同制御リスト４２０に登録され
ているユーザ（参加者）に会議室４１０へのアクセスを
許可する。このように、会議参加者４０２が会議へ参加
要求を行う場合には、アクセス許可が発行されているの
で会議への参加が可能である（アクセス４９４／Ｏ
Ｋ）。しかし、会議参加者でない他ユーザ４０３に対し
てはアクセス権が発行されていないため、会議への参加
はできない（アクセス４９５／ＮＧ）。この構成でのエ
ージェント４３０による監視４９３での処理動作を、次
の図５および図６を用いて説明する。

【００１５】図５および図６は、図４におけるエージェ
ントによる時刻監視動作例を示すフローチャートであ
る。まず、エージェントは、時計回路（図１のタイマ部
７ｃ）から現在時刻を読み込む（ステップ５０１）。次
に、制御リストの１列目の情報を読み込む（以下これを
予約情報とする）（ステップ５０２）。そして、予約情
報から会議開始時刻を読み込み（ステップ５０３）。ス
テップ５０１の処理で読み込んだ現在時刻とステップ５
０３の処理で読み込んだ会議開始時刻とを比較する。こ
の比較の結果、現在時刻より会議開始時刻の方が小さい
場合、図６におけるステップ６０９の処理に遷移し、ま
た、比較結果が同じ場合には、ステップ５０５の処理に
遷移し、また、現在時刻より会議開始時刻の方が大きい
場合、ステップ５０８の処理に遷移する。

【００１６】ステップ５０５の処理では、予約情報から
会議参加者名と会議開催者と会議室名および予約ＩＤを
読み込む。そして、この読み込んだ会議参加者名と会議
開催者に会議室名にアクセス権を与える（ステップ５０
６）。さらに、会議開催リストの中で、ステップ５０５
の処理で読み込んだ会議室名と一致する列の会議ＩＤ
に、同じくステップ５０５の処理で読み込んだ会議ＩＤ
を格納する（ステップ５０７）。また、ステップ５０８
の処理では、予約情報から会議終了時刻を読み込む。そ
して、現在時刻と会議終了時刻を比較し（ステップ５０
９）、比較の結果、現在時刻より会議終了時刻の方が小
さい場合いは、図６のステップ６０９の処理に遷移す
る。また、現在時刻が会議終了時刻と同じか大きい場合
には、図６のステップ６０１の処理に遷移する。

【００１７】図６におけるステップ６０１の処理では、
予約情報から会議開催者名と会議参加者名と会議室名と
予約ＩＤを読み込む。そして、この読み込んだ会議開催
者名と会議参加者名の会議室名からのアクセス権を解除
し（ステップ６０２）、会議開催リスト上の一列目の情
報を読み込む（以下これを開催情報とする）（ステップ
６０３）。さらに、開催情報から予約ＩＤを読み込み
（ステップ６０４）、この開催情報からの予約ＩＤと、
ステップ６０１の処理で読み込んだ予約ＩＤとを比較す
る（ステップ６０５）。この比較結果が同じ場合には、
読み込まれた会議開催リストの列の予約ＩＤを削除し
（ステップ６０６）、違う場合には、会議開催リストの
終わりまで読み込みが終了しているかどうかを判断する
（ステップ６０７）。

【００１８】会議開催リストの終わりまで読み込んでい
なければ、会議開催リストの次の列の情報を読み込み
（ステップ６０８）、ステップ６０４の処理に遷移し。
会議開催リストの終わりまで読み込んでいるならば、制
御リストの終わりまで読み込みが終了しているかどうか
を判断する（ステップ６０９）。制御リストの終わりま
で読み込みが終了していなければ、制御リストの次列の
予約情報を読み込み（ステップ６１０）、図５のステッ
プ５０３の処理に遷移し、読み込んでいるならば、処理
を終了する。エージェントは、このようにして、時刻監
視動作を行ない、それに伴う次の図７で示す動作によ
り、電子会議開催予約のための操作画面を生成する。

【００１９】図７は、図１におけるエージェントによる
メイン画面の情報出力動作例を示すフローチャートであ
る。まず、エージェントは、会議開催リストの先頭を読
み込む（以下これを開催情報とする）（ステップ７０
１）。次に、開催情報の予約ＩＤ欄を確認する（ステッ
プ７０２）。この予約ＩＤ欄に予約ＩＤが格納されてい
れば、開催情報内の会議室名欄に格納されている会議室
は開催中と言うことになり、開催情報から予約ＩＤを読
み込む（ステップ７０３）。そして、制御リストから予
約ＩＤが一致する列の登録を読み込み（以下読み込んだ
登録を予約情報とする）（ステップ７０４）、この予約
情報から、会議名、会議開催者名、会議開始時刻、会議
終了時刻を読み込み、画面を構成して出力する（ステッ
プ７０５）。すなわち、後述する図８における予約詳細
８０３に出力し、空室状況フィールド８０２を使用中に
する。

【００２０】その後、会議開催リストの終わりまで読み
込みが終了しているかどうかを判断し（ステップ７０
６）、終わりまで読み込んでいなければ、会議開催リス
トの次の列の情報を読み込み（ステップ７０７）、ステ
ップ７０２の処理に遷移する。また、会議開催リストの
終わりまで読み込んでいるならば、処理を終了する。
尚、ステップ７０２において、予約ＩＤ欄が空白であれ
ば、現時点ではその会議室は空室と言うことになり、ス
テップ７０３〜７０５の処理を行なうことなく、ステッ
プ７０７の処理に遷移する。このような動作により、次
の図８に示すメイン画面が生成される。

【００２１】図８は、図１におけるエージェントにより
生成されるメイン画面の構成例を示す説明図である。本
例の電子会議システムのメイン画面は、図１における各
端末２〜５にも出力され表示される。このメイン画面に
は、会議室名ボタン８０１と、空室状況フィールド８０
２、および、予約詳細８０３と予約状況一覧ボタン８０
４が出力表示されており、現在の各会議室の空室状況を
参照し操作することができる。例えば、会議室を今すぐ
利用したいユーザ（会議開催者）が、空室状況フィール
ド８０２を参照して、空いている会議室の会議室名ボタ
ン８０１を押下すると、次の図９に示す予約画面に遷移
する。また、予約状況一覧ボタン８０４を押下すること
によって、図１０に示す予約状況一覧画面に遷移する。
また、各会議の参加者は、予約詳細８０３の中から自分
の参加する会議名を確認し、会議室名ボタン８０１を押
下することにより、図１１に示す会議参加画面に遷移す
る。

【００２２】図９は、図１におけるエージェントにより
生成される予約画面の構成例を示す説明図である。本例
の会議室の予約画面には、会議室名９０１、会議名９０
２、開催者名９０３、参加者名９０４、会議開始時刻９
０５、会議終了時刻９０６の各入力フィールドと、登録
ボタン９０７がある。会議開催希望者は、会議室を予約
する際、各入力フィールドへの入力を行なった後、登録
ボタン９０７を押下する。各入力項目（９０１〜９０
６）と予約ＩＤ（予約毎に一意な番号が自動的に設定さ
れる）が、図２における制御リストに登録される。尚、
図８におけるメイン画面の会議室名ボタン８０１から直
接遷移してきた場合、会議室名９０１と会議開始時刻９
０５はすでに入力されているので、会議室名９０１に
は、図８で押下した会議室名ボタン８０１上の会議室名
が入力され、会議開始時刻９０５には現在時刻が入力さ
れる。

【００２３】図１０は、図１におけるエージェントによ
り生成される予約状況一覧画面の構成例を示す説明図で
ある。本例の会議室の予約状況一覧画面には、現在の予
約状況が出力表示され、図２における制御リストを会議
室名をキーにして並び替え出力されるものである。操作
者が予約ボタン１００１を押下することにより、前述の
図９の会議室予約画面に遷移する。

【００２４】図１１は、図１におけるエージェントによ
り生成される会議画面の構成例を示す説明図である。本
例の会議画面は、チャットを用いたリアルタイムの電子
会議での例であり、図中の１１０１は、ユーザが実際に
発言を行う為の発言入力フィールド、１１０２は、発言
入力フィールド１１０１に入力した発言を反映する為の
発言ボタン、１１０３は、参加者全員の発言が発言者の
名前と共に時系列で表示される発言フィールドである。
会議の参加者が、発言入力フィールド１１０１の入力
後、発言ボタン１１０２を押下することにより、発言入
力フィールド１１０１の入力内容が、発言フィールド１
１０３にリアルタイムに出力される。

【００２５】以上、図１〜図１１を用いて説明したよう
に、本実施例の電子会議システムでは、会議の開催者が
設定した、会議へのアクセスを許可する参加者と会議の
開催期間に基づき、電子会議の参加者と会議の開催期間
を明示的に制限する。すなわち、本例では、予約する会
議室名と、アクセスを許可する会議参加者と会議開始時
刻と会議終了時刻等を登録するための制御リストを有
し、この制御リストに、会議開催者から会議室の予約時
に明示的に指定される会議参加者と会議開始時刻と会議
終了時刻とを登録する。また、現在時刻と会議開始時刻
と会議終了時刻を監視するエージェント７ｄを有し、こ
のエージェント７ｄにより、例えば、１分おきに現在時
刻を読み込み、制御リスト中の会議開始時刻と会議終了
時刻を監視し、制御リスト内に現在時刻が会議開始時刻
に達した登録があれば、対象会議室に対して登録された
会議参加者と会議開催者にのみアクセス権を発行する。

【００２６】さらに、エージェント７ｄにより、制御リ
スト中の会議終了時刻を監視し、現在時刻が会議終了時
刻に達した登録が存在する場合、会議開催者と会議参加
者から対象会議室へのアクセス権を剥奪しその登録を削
除する。このように、会議開催者によってアクセスを許
可するユーザとアクセスの許可期間を登録し、エージェ
ントが会議開催期間を監視する構成とすることにより、
実際の会議と同様なアクセス権の制御を行うことができ
る。また、従来の電子会議のような会議室の占有を防ぐ
事が可能となる。

【００２７】尚、本発明は、図１〜図１１を用いて説明
した実施例に限定されるものではなく、その要旨を逸脱
しない範囲において種々変更可能である。例えば、図１
１においては、チャットを用いた電子会議システムを例
に示したが、電子掲示板を利用したシステムにも応用で
きる。この電子掲示板による電子会議は、発言を掲示板
に掲示し他の参加者はその発言に対し返答を行ったり、
更に新しい発言を掲示板に掲示することにより進行す
る。この技術では、自分の時間が空いた時に掲示板を見
に行き、返答および発言を行うので、チャットのような
リアルタイム性は必要とせず、会議のために時間を束縛
される事がない。

【００２８】

【発明の効果】本発明によれば、電子会議を、参加者と
開催時間に制限がある実際の会議のように運用すること
ができ、電子会議の運用管理を効率良く行なうことが可
能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子会議システムの本発明に係る構成
の一実施例を示すブロック図である。

【図２】図１における会議予定情報登録部により作成さ
れる制御リストの構成例を示す説明図である。

【図３】図１における会議状況登録部により作成される
会議開催リストの構成例を示す説明図である。

【図４】図１における電子会議システムの具体的な構成
例を示すブロック図である。

【図５】図４におけるエージェントによる時刻監視動作
例を示すフローチャートの前半部分である。

【図６】図４におけるエージェントによる時刻監視動作
例を示すフローチャートの後半部分である。

【図７】図１におけるエージェントによるメイン画面の
情報出力動作例を示すフローチャートである。

【図８】図１におけるエージェントにより生成されるメ
イン画面の構成例を示す説明図である。

【図９】図１におけるエージェントにより生成される予
約画面の構成例を示す説明図である。

【図１０】図１におけるエージェントにより生成される
予約状況一覧画面の構成例を示す説明図である。

【図１１】図１におけるエージェントにより生成される
会議画面の構成例を示す説明図である。

【符号の説明】

１：電子会議システム制御装置、１ａ〜５ａ：表示装
置、１ｂ〜５ｂ：入力装置、２：端末（開催者端末）、
３，４：端末（参加者端末）、５：端末（他ユーザ端
末）、６：会議実行制御部、７：運用管理部、７ａ：会
議予定情報登録部、７ｂ：会議状況登録部、７ｃ：タイ
マ部、７ｄ：エージェント、８：通信制御部、２０１：
予約ＩＤ、２０２：会議室名、２０３：会議名、２０
４：会議開催者名、２０５：会議参加者名、２０６：会
議開始時刻、２０７：会議終了時刻、３０１：会議室
名、３０２：予約ＩＤ、４０１：会議開催者、４０２：
会議参加者、４０３：他ユーザ、４１０：会議室、４２
０：制御リスト、４３０：エージェント、４９１：許可
発行、４９２：登録、４９３：監視、４９４，４９５：
アクセス、８０１：会議室名ボタン、８０２：空室状況
フィールド、８０３：予約詳細、８０４：予約状況一覧
ボタン、９０１：会議室名、９０２：会議名、９０３：
開催者名、９０４：参加者名、９０５：会議開始時刻、
９０６：会議終了時刻、９０７：登録ボタン、１００
１：予約ボタン、１１０１：発言入力フィールド、１１
０２：発言ボタン、１１０３：発言フィールド。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークを介した複数のコンピュー
   タを用いて複数の会議参加者が複数地点での通信会議を
   行う電子会議システムにおいて、会議の開催者が設定入
   力する会議の参加者と開催期間を制御リストとして登録
   する手段と、現時刻と上記制御リストに登録された開催
   期間とを対応付けて監視し、現時刻が上記会議の開始時
   刻になれば、上記参加者に上記会議へのアクセス権を発
   行し、現時刻が上記会議の終了時刻に達した場合、上記
   上参加者の記会議へのアクセス権を削除するエージェン
   ト手段とを設け、予め設定された特定の期間および参加
   者に限定して会議の開催を許可することを特徴とする電
   子会議システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の電子会議システムにお
   いて、上記会議を、予め会議室として用意された領域に
   対応付けて上記制御リストに登録し、上記会議室別に上
   記会議の開催の設定を行なうことを特徴とする電子会議
   システム。
3. 【請求項３】 請求項２に記載の電子会議システムにお
   いて、上記会議室毎の上記会議の設定状況を会議開催リ
   ストとして登録する手段を設け、上記会議開催リストに
   基づき、上記エージェント手段で、上記会議室単位での
   上記会議の設定状況の判別を行なうことを特徴とする電
   子会議システム。