JPH11143932A - 見積購入決定システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 見積書の発行及び見積価の比較を簡単かつ効
率的に行い、低価品の購入を自動的に行う。 【解決手段】 データ入出力手段５，６は、業者毎に見
積依頼データを出力し、各業者からの見積価データを入
力する。記憶手段２は、データ入出力手段を介して入出
力される見積依頼データ及び見積価データを記憶する。
制御手段１は、前記記憶手段２に記憶された見積価デー
タに基づいて最も安価な見積を行った業者を購入業者に
決定する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、見積購入決定シス
テム、特に、複数の業者のうち、見積価の最も安い業者
を自動的に選択して購入することのできる見積購入決定
システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、病院や調剤薬局等の医療機関での
医薬品の購入には、効率化を目的としてコンピュータを
使用するようになってきている。

【０００３】例えば、医薬品在庫管理システム（特開平
４−２４８６６８号公報参照）では、薬局等から医薬品
の請求があれば、そのデータを一覧表にし、画面対話形
式で発注処理、納品処理、出庫処理を行うことにより、
入力作業の簡略化、必要な処理時間の短縮等を可能とし
ている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、前述の
ようなシステムは、医療機関内での発注等の効率化を目
的とするだけであり、購入先（業者）を決定するための
機能は備えていない。

【０００５】業者の選択は、医療機関側から業者に見積
依頼を行い、回答のあった見積価を比較することにより
行っている。この作業は人手によるため、医療機関の規
模が大きくなればなる程、事務処理件数が増大するとい
う問題がある。このため、依頼先が特定業者に固定さ
れ、変更されることは殆どない。一方、医薬品は常に値
下がり傾向にあり、低価品の購入機会を逸することは経
営面でも好ましくない。

【０００６】そこで、本発明は、見積書の発行及び見積
価の比較を簡単かつ効率的に行い、低価品の購入を自動
的に行うことのできる見積購入決定システムを提供する
ことを課題とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明は、前記課題を解
決するための手段として、業者毎に見積依頼データを出
力し、各業者からの見積価データを入力するデータ入出
力手段と、該データ入出力手段を介して入出力される見
積依頼データ及び見積価データを記憶する記憶手段と、
該記憶手段に記憶された見積価データに基づいて最も安
価な見積を行った業者を購入業者に決定する制御手段と
を備えたものである。

【０００８】前記制御手段は、最も安価な見積を行った
業者を購入業者に決定した後、決定内容に基づいて購入
変更トランザクションファイルを形成し、該購入変更ト
ランザクションファイルに基づいてマスタファイルを更
新するのが好ましい。

【０００９】最も安価な見積を行った業者が複数ある場
合、少なくとも該当する業者名を表示する表示手段と、
該表示手段での表示内容に基づいていずれかの業者を選
択可能とする選択手段とを設けるのが好ましい。

【００１０】前記見積依頼データを過去に於ける実際の
使用量に基づいて作成するのが好ましい。

【００１１】前記見積依頼データ及び見積価データを同
一の見積ファイルに格納し、各データのレコードは、コ
ード変更なしに利用可能な商品コード、商品名称及び見
積価を備えるのが好ましい。

【００１２】前記データ入出力手段によるデータの入出
力は電子メールで行うのが好ましい。

【００１３】前記制御手段は、購入価の変更差額一覧表
を作成し、印刷手段により印刷可能とするのが好まし
い。

【００１４】前記制御手段は、予定差額順に業者を整列
して予定差額購入業者順位表を作成し、印刷手段により
印刷可能とするのが好ましい。

【００１５】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施形態を添付図
面に従って説明する。

【００１６】図１は、本発明に係る見積購入決定システ
ムを医療機関に適用した場合の概略図である。医療機関
側の端末１には、ファイルサーバ２が接続されると共
に、プリントサーバ３を介してプリンタ４が接続されて
いる。また、前記端末１は、通信サーバ５及びモデム６
を介して医薬品受発注ネットワーク７に接続され、各業
者側の端末８と通信可能となっている。

【００１７】前記ファイルサーバ２には、図２に示すよ
うに、医薬品マスタファイル９、見積ファイル１０、未
決定見積ファイル１１、購入変更トランザクションファ
イル１２、使用数ファイル１３、業者マスタファイル１
４、メーカマスタファイル１５等が格納されている。

【００１８】医薬品マスタファイル９には、図３に示す
ように、薬品コード、薬品名、メーカコード、薬効コー
ド、包装規格数、消費単位、包装単位、薬価、ＪＡＮコ
ード、購入業者コード、購入価、購入更新日が含まれ
る。

【００１９】薬品コードは各薬品毎に付されたコード番
号である。薬品名は薬品の名称である。メーカコードは
製造元毎に付されたコード番号である。薬効コードは異
なる効能及び効果毎に付したコード番号である。包装規
格数は、薬品を購入する際の最小単位に於ける数量を示
す。例えば、箱単位で購入する場合、１箱当たり３００
０錠であれば、包装規格数は３０００錠となる。消費単
位は、薬品を処方する際の基本単位を示す。例えば、錠
剤であれば、１錠、２錠…と数えるので、Ｔ（タブレッ
ト）を使用している。包装単位は、薬品を購入する際の
搬入形態を示す（本実施形態では箱単位）。薬価は、前
記包装単位で購入した場合の定価を示す。ＪＡＮコード
は、４９が日本、８７が医薬品を示し、その次の３桁が
メーカコード、最後の４桁が各メーカで付したコードを
示す。業者コードは、実際に薬品を購入する先の業者に
対応して付したコード番号を示す。購入価は、前記薬価
に対して実際に購入する際の価を示す。購入更新日は、
前回薬品を購入した日付を示す。

【００２０】見積ファイル１０及び未決定見積ファイル
１１は、図４及び図５に示すように、薬品コード、薬品
名、メーカコード、メーカ名、包装規格数、消費単位、
包装単位、薬価、予定購入数、ＪＡＮコード、業者コー
ド、業者名からなる見積依頼データと、見積価からなる
見積価データとで構成される。 見積ファイル１０は、
見積依頼する際に必要なデータを書き込むためのファイ
ルで、後述する薬品選択画面（図１２）でチェックした
薬品のレコードが書き込まれる。この見積ファイル１０
では、見積段階であるため、見積価は空欄となってい
る。一方、未決定見積ファイル１１は、最低見積価の業
者が複数ある場合に見積の回答に関するレコードを書き
込むためのファイルで、後述するように、購入業者選択
画面（図１７）に対応している。

【００２１】薬品コード、薬品名、メーカコード、メー
カ名、包装規格数、消費単位、包装単位、薬価、ＪＡＮ
コード、業者コードについては、前記医薬品マスタファ
イル９と同様である。予定購入数は、次回購入する予定
の薬品の数量を包装規格数で示す。業者名は、購入先の
業者の名称を示す。見積価は、購入業者から回答のあっ
た予定購入数に応じた見積価を示す。

【００２２】購入変更トランザクションファイル１２
は、最低見積価の業者が単一の場合に医薬品マスタファ
イル９のレコードを書き換えるためのファイルで、図６
に示すように、薬品コード、薬品名、メーカコード、メ
ーカ名、旧購入業者コード、旧購入業者名、旧購入価、
新購入業者コード、新購入業者名、新購入価、差額、予
定購入数、予定差額で構成される。

【００２３】前記薬品コード、薬品名、メーカコード、
メーカ名については、前記医薬品マスタファイル９と同
様である。旧購入業者コードは、今回の購入で購入先を
変更した場合、前回の購入業者のコード番号を示す。旧
購入業者名は、前回薬品を購入した業者の名称を示す。
旧購入価は、前回の購入業者から購入した際の価を示
す。新購入業者コードは、今回薬品を購入した業者のコ
ード番号を示す。新購入業者名は、今回薬品を購入した
業者の名称を示す。新購入価は、今回購入予定の薬品の
価を示す。差額は、新購入価から旧購入価を減算した値
である。予定購入数は、今回購入する薬品の数量を包装
単位で表したものである。予定差額は、前述の差額及び
予定購入数を乗算した値である。

【００２４】使用数ファイル１３は、図７に示すよう
に、薬品コードと、各月別の薬品の使用数とが含まれ
る。

【００２５】なお、業者マスタファイル１４は、薬剤を
購入する先の業者についてのデータ、メーカマスタファ
イル１５は、それぞれ薬剤の製造元についてのデータか
ら構成されている。

【００２６】本発明に係る制御手段である医療機関側の
端末１は、図２に示すように、見積依頼作成手段１６、
低価式購入決定手段１７、指定式購入決定手段１８、医
薬品マスタ更新手段１９及び印刷データ作成手段２０を
備える。

【００２７】見積依頼作成手段１６は、医薬品マスタフ
ァイル９、使用数ファイル１３、業者マスタファイル１
４及びメーカマスタファイル１５等から必要なデータを
取得して見積依頼データを作成し、見積ファイル１０に
書き込む。見積ファイル１０に書き込まれたデータは、
後述するように、フロッピーディスク又は電子メールに
て購入業者に送付又は送信する。

【００２８】低価式購入決定手段１７は、購入業者で新
たに見積ファイル１０に書き込まれた見積価データを読
み込み、この見積価データを薬品毎にソートする。そし
て、最低見積価の購入業者を選択し、購入変更トランザ
クションファイル１２にレコードを書き込む。但し、最
低価を見積もった購入業者が複数ある場合、購入変更ト
ランザクションファイル１２ではなく、未決定見積ファ
イル１１にレコードを書き込む。

【００２９】指定式購入決定手段１８は、未決定見積フ
ァイル１１に書き込まれたレコードを読み込み、このデ
ータを画面に表示させる。そして、オペレータによる購
入業者の選択操作があれば、購入変更トランザクション
ファイル１２にレコードを書き込む。

【００３０】医薬品マスタ更新手段１９は、購入変更ト
ランザクションファイル１２のレコードを読み出し、医
薬品マスタファイル９を更新する。

【００３１】印刷データ作成手段２０は、購入変更トラ
ンザクションファイル１２のレコードを読み出し、購入
価変更差額一覧表（図１９参照）及び予定差額購入業者
順位表（図２０参照）とを印刷するためのデータを作成
し、プリンタ４に出力する。

【００３２】次に、前記端末１による見積依頼作成処理
及び購入決定処理を、図８ないし図１０のフローチャー
トに従って説明する。

【００３３】見積依頼作成処理では、まず、図１１に示
すように、画面に表示される業者選択フォームに従って
見積を依頼する業者を選択する（ステップＳ１）。業者
選択フォームは、選択欄、業者コード欄、業者名欄、Ｆ
Ｄ／電子メール欄から構成されている。

【００３４】選択欄は、見積依頼する業者であるか否か
を示すためのもので、依頼する場合にはチェック印
「Ｖ」が付されている。通常、見積依頼は全業者に対し
て行うため、初期状態では全選択欄にチェック印「Ｖ」
が付されている。

【００３５】また、ＦＤ／電子メール欄は、「１」が表
示されている場合にはフロッピーディスクで、「２」が
表示されている場合には電子メールでそれぞれ見積依頼
する業者であることを示す。例えば、早急に見積依頼を
行いたい場合には、フロッピーによる依頼では時間がか
かるため、該当する業者に対して選択欄をマウスでクリ
ックすることにより、チェック印「Ｖ」を外しておく。

【００３６】続いて、前記図１１の画面上の「次へ＞」
をマウスでクリックすることにより、図１２に示すよう
に、薬品選択フォームが表示された画面に切り替え、見
積を依頼する薬品を選択する（ステップＳ２）。薬品選
択フォームは、抽出条件欄と、抽出条件によって選択さ
れた薬品データ欄とから構成されている。

【００３７】抽出条件欄では、薬価（降順、全薬品）、
メーカー、薬効のいずれかを選択可能となっており、通
常、薬価（降順、全薬品）が選択されるようになってい
る。薬品データ欄は、選択欄、薬品コード欄、薬品名
欄、包装規格欄、薬価欄、購入価欄、過去３ヶ月使用数
欄、予定購入数欄から構成されている。

【００３８】メーカコードを直接入力して抽出条件を設
定する場合、例えば、図１３に示すように、抽出条件欄
のメーカをクリックし、メーカコード欄に「０２８」を
入力すると、薬品データ欄に、該当するメーカで製造さ
れた各薬品についての薬品データが表示される。また、
薬効コードを直接入力して抽出条件を設定する場合、例
えば、図１４に示すように、抽出条件欄の薬効をクリッ
クし、薬効コード欄に「２１４９」を入力すると、薬品
データ欄に、該当する薬効のある薬品についての薬品デ
ータが表示される。

【００３９】次に、前記抽出条件に従って選択された薬
品毎に、順次見積依頼データを作成し、前記図４に示す
ように、見積ファイル１０にレコードを追加する（ステ
ップＳ４）。

【００４０】こうして、全薬品について見積依頼データ
が完成すれば（ステップＳ３）、次に、前記図１２（図
１３，図１４）の画面上の「次へ＞」をマウスでクリッ
クすることにより、図１５に示すように、見積依頼デー
タの出力フォームが表示された画面に切り替え、各業者
に対する見積依頼を開始する（ステップＳ５〜Ｓ８）。
前記出力フォームは、前記図１１の画面で選択した業者
の一覧表である。

【００４１】そこで、「見積ファイルの出力スタート」
をマウスでクリックすると、上方に位置する業者から順
に見積依頼が開始される。見積依頼が開始され、該当す
る業者の出力中欄に★印が表示されることにより、処理
中であることが知らされる。図１５では、業者Ａについ
てフロッピーディスクによる見積依頼が処理中であるこ
とが示されている。

【００４２】見積依頼をフロッピーディスクで行う場
合、画面上にフロッピーディスクを抜き差しする案内メ
ッセージが表示される（図示せず）。メッセージに従っ
て操作を進めることにより、フロッピーディスクに図４
に示す見積依頼データが書き込まれる（ステップＳ
７）。また、見積依頼を電子メールで行う場合、自動的
に該当する業者に送信される（ステップＳ８）。

【００４３】なお、見積依頼データを印刷する場合、図
１５の「見積依頼データの印刷」をマウスでクリックす
ればよい。

【００４４】購入決定処理は、図１６に示す見積価デー
タ入力の画面で、「見積ファイルの入力スタート」をマ
ウスでクリックすることにより開始される。

【００４５】この購入決定処理では、まず、見積依頼作
成で選択した業者からの見積価データが全て揃っている
か否かを判断する（ステップＳ１１）。

【００４６】見積価データが全て揃っていない場合、す
なわち、見積価データの入力処理中である場合、業者か
らの見積価データがフロッピーディスクによるものか否
かを判断する（ステップＳ１２）。フロッピーディスク
によるものである場合、画面のＦＤ／電子メール欄には
「１」が表示され、フロッピーディスク以外、すなわち
電子メールによるものである場合、「２」が表示され
る。

【００４７】見積価データがフロッピーディスクによる
ものである場合、フロッピーディスクから見積価データ
を読み込み（ステップＳ１３）、電子メールによるもの
である場合、モデムを介して受信あるいは既に受信した
見積価データを読み込む（ステップＳ１４）。フロッピ
ーディスクから読み込む場合、画面にはフロッピーディ
スクの「挿入」、「取出」等が表示され、オペレータは
その画面の表示に従ってデータの入力処理を行うことが
できる。

【００４８】以上の見積価データの入力処理は、画面に
表示された見積依頼作成で選択した業者の一覧のうち、
上方に表示された業者から順に行われる。この場合、入
力処理中の業者については、入力中欄に★印が表示され
る。図１６では、業者Ｆにつて電子メールで見積データ
が読込中であることが示されている。

【００４９】見積価データが全て揃えば、全見積価デー
タを価の低いものから順にソートする（ステップＳ１
５）。そして、全薬品について次の処理が終了したか否
かを判断する（ステップＳ１６）。

【００５０】すなわち、最低見積価の業者が１つである
か否かを判断する（ステップＳ１７）。１つの業者のみ
が最低見積価を設定している場合、購入変更トランザク
ションファイル１２に該当する業者に関するレコードを
追加する（ステップＳ１８）。

【００５１】一方、複数の業者が最低見積価を設定して
いる場合、未決定見積ファイル１１に該当する全ての業
者に関するレコードを追加する（ステップＳ１９）。

【００５２】全薬品について処理が終了すれば、未決定
見積ファイル１１の全レコードを画面表示し、購入業者
の指定を行う（ステップＳ２０）。購入業者の指定は、
図１７に示す画面上でオペレータが所望の業者の選択欄
をクリックすることにより行われる。これにより、最低
見積価を設定した業者に納期遅れ等の問題がある場合に
は変更可能である。

【００５３】そして、特定の購入業者が指定されれば、
指定された購入業者について購入変更トランザクション
ファイル１２にレコードを追加する（ステップＳ２
１）。

【００５４】その後、図１７に示す画面中、「次へ」を
クリックすることにより、図１８に示す医薬品マスタの
更新画面を表示させる。そして、「購入価変更差額一覧
表の印刷」又は「予定差額購入業者順位表の印刷」をク
リックすることにより、購入価の変更差額の一覧表又は
予定差額購入業者の順位表の記録帳票の印刷を行う（ス
テップＳ２２）。また、図１８中、「医薬品マスタの更
新スタート」をクリックすることにより、購入変更トラ
ンザクションファイル１２の全レコードで医薬品マスタ
ファイル９の更新を行う（ステップＳ２３）。

【００５５】なお、前記実施形態では、医薬品の購入見
積決定システムについて説明したが、医薬品に限らず、
他の医療品、例えば、手術に用いるペースメーカー、輸
血用フィルター、人工関節、人工心肺、心臓手術用カテ
ーテル等の購入見積決定システムとして利用しても構わ
ない。また、医療品に限らず、文房具等の種々の購入品
のための購入見積決定システムとして利用してもよい。

【００５６】

【発明の効果】以上の説明から明らかなように、本発明
に係る見積購入決定システムによれば、制御手段によ
り、記憶手段に記憶した見積価データに基づいて最も安
価な見積を行った業者を購入業者に決定できるようにし
たので、業者の選定が容易となり、確実にコストを抑え
ることが可能となる。

【００５７】また、購入業者の変更に伴うマスタファイ
ルの書き換えを、購入変更トランザクションファイル１
２を介して行うようにしたので、誤った情報が追加され
にくくなり、安心して使用することができる。

【００５８】また、最も安価な見積を行った業者が複数
ある場合、表示手段にてその内容を表示すると共に、選
択手段によって選択できるようにしたので、発注側の選
択基準を考慮することができる。

【００５９】また、見積依頼データを過去に於ける実際
の使用量に基づいて作成するようにしたので、発注量に
ミスが発生しにくくなる。

【００６０】また、見積依頼データ及び見積価データを
同一の見積ファイル１０に格納し、各データのレコード
は、コード変更なしに利用可能な商品コード、商品名称
及び見積価を備えるようにしたので、ファイルへのデー
タの書き込みが容易となる。

【００６１】また、データの入出力は電子メールで行う
ようにしたので、迅速に処理を進めることができる。

【００６２】また、購入価の変更差額一覧表を作成し、
印刷手段により印刷可能としたので、薬品毎の購入額の
増減と、メーカと購入業者の力関係等が一目で判断可能
となる。

【００６３】また、予定差額順に業者を整列して予定差
額購入業者順位表を作成し、印刷手段により印刷可能と
したので、購入業者との金額交渉の結果が一目瞭然とな
り、今後の折衝において購入業者を選択する際の判断が
容易となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本実施形態に係る医薬品見積購入システムの
ハードウェアの機器構成例を示す概略図である。

【図２】 図１の端末及びファイルサーバの構成例を示
すブロック図である。

【図３】 図２の医薬品マスタファイルの一例を示す図
表である。

【図４】 図２の見積ファイルの一例を示す図表であ
る。

【図５】 図２の未決定見積ファイルの一例を示す図表
である。

【図６】 図２の購入変更トランザクションファイルの
一例を示す図表である。

【図７】 図２の使用数ファイルの一例を示す図表であ
る。

【図８】 見積依頼作成処理を示すフローチャートであ
る。

【図９】 購入決定処理を示すフローチャートである。

【図１０】 購入決定処理を示すフローチャートであ
る。

【図１１】 業者を選択する際の画面表示である。

【図１２】 薬品を選択する際の抽出条件が薬価である
場合の画面表示である。

【図１３】 薬品を選択する際の抽出条件がメーカであ
る場合の画面表示である。

【図１４】 薬品を選択する際の抽出条件が薬効である
場合の画面表示である。

【図１５】 見積依頼データを出力する際の画面表示で
ある。

【図１６】 見積価データを入力する際の画面表示であ
る。

【図１７】 購入業者を選択する際の画面表示である。

【図１８】 医薬品マスタを更新する際の画面表示であ
る。

【図１９】 購入価変更差額一覧表である。

【図２０】 予定差額購入業者順位表である。

【符号の説明】

１ 端末（制御手段） ２ ファイルサーバ（記憶手段） ５ 通信サーバ ６ モデム

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 業者毎に見積依頼データを出力し、各業
   者からの見積価データを入力するデータ入出力手段と、 該データ入出力手段を介して入出力される見積依頼デー
   タ及び見積価データを記憶する記憶手段と、 該記憶手段に記憶された見積価データに基づいて最も安
   価な見積を行った業者を購入業者に決定する制御手段と
   を備えたことを特徴とする見積購入決定システム。
2. 【請求項２】 前記制御手段は、最も安価な見積を行っ
   た業者を購入業者に決定した後、決定内容に基づいて購
   入変更トランザクションファイルを形成し、該購入変更
   トランザクションファイルに基づいてマスタファイルを
   更新することを特徴とする請求項１に記載の見積購入決
   定システム。
3. 【請求項３】 最も安価な見積を行った業者が複数ある
   場合、少なくとも該当する業者名を表示する表示手段
   と、 該表示手段での表示内容に基づいていずれかの業者を選
   択可能とする選択手段とを設けたことを特徴とする請求
   項２に記載の見積購入決定システム。
4. 【請求項４】 前記見積依頼データを過去に於ける実際
   の使用量に基づいて作成したことを特徴とする請求項１
   ないし３のいずれか１項に記載の見積購入決定システ
   ム。
5. 【請求項５】 前記見積依頼データ及び見積価データを
   同一の見積ファイルに格納し、各データのレコードは、
   コード変更なしに利用可能な商品コード、商品名称及び
   見積価を備えることを特徴とする請求項１ないし４のい
   ずれか１項に記載の見積購入決定システム。
6. 【請求項６】 前記データ入出力手段によるデータの入
   出力は電子メールで行うことを特徴とする請求項１ない
   し５のいずれか１項に記載の見積購入決定システム。
7. 【請求項７】 前記制御手段は、購入価の変更差額一覧
   表を作成し、印刷手段により印刷可能とすることを特徴
   とする請求項１ないし６のいずれか１項に記載の見積購
   入決定システム。
8. 【請求項８】 前記制御手段は、予定差額順に業者を整
   列して予定差額購入業者順位表を作成し、印刷手段によ
   り印刷可能とすることを特徴とする請求項１ないし６の
   いずれか１項に記載の見積購入決定システム。