JP3999317B2 - 見積購入決定システム - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、見積購入決定システム、特に、複数の業者のうち、見積価の最も安い業者を自動的に選択して購入することのできる見積購入決定システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、病院や調剤薬局等の医療機関での医薬品の購入には、効率化を目的としてコンピュータを使用するようになってきている。
【０００３】
例えば、医薬品在庫管理システム（特開平４−２４８６６８号公報参照）では、薬局等から医薬品の請求があれば、そのデータを一覧表にし、画面対話形式で発注処理、納品処理、出庫処理を行うことにより、入力作業の簡略化、必要な処理時間の短縮等を可能としている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、前述のようなシステムは、医療機関内での発注等の効率化を目的とするだけであり、購入先（業者）を決定するための機能は備えていない。
【０００５】
業者の選択は、医療機関側から業者に見積依頼を行い、回答のあった見積価を比較することにより行っている。この作業は人手によるため、医療機関の規模が大きくなればなる程、事務処理件数が増大するという問題がある。このため、依頼先が特定業者に固定され、変更されることは殆どない。一方、医薬品は常に値下がり傾向にあり、低価品の購入機会を逸することは経営面でも好ましくない。
【０００６】
そこで、本発明は、見積書の発行及び見積価の比較を簡単かつ効率的に行い、低価品の購入を自動的に行うことのできる見積購入決定システムを提供することを課題とする。
【０００７】
本発明は、前記課題を解決するための手段として、
見積購入決定システムを、
薬品コード、メーカコード及び薬効コードを含む医薬品マスタファイル、薬品コードを含む見積依頼データ及び見積価からなる見積価データで構成される見積ファイル、購入変更トランザクションファイル、及び、未決定見積ファイルを、少なくとも記憶する記憶手段と、
メーカコード又は薬効コードに基づいて前記医薬品マスタファイルを検索し、薬品データ毎に、必要なデータを呼び出して見積依頼データを作成し、前記見積ファイルに前記見積依頼データのレコードを書き込む見積依頼作成手段と、
前記見積依頼作成手段によって作成された見積ファイルに、さらに購入業者側で薬品毎に見積価を書き込んだものに基づいて、前記薬品コードに従って薬品毎に見積価の低価順にソートし、最低見積価の購入業者が１つに特定された場合、前記購入変更トランザクションファイルに前記見積価データを含む見積ファイルのレコードを書き込み、最低見積価の購入業者が複数あると判断した場合、前記見積ファイルのレコードを、前記購入変更トランザクションファイルに書き込む前に、該当する全ての業者に関するレコードを前記未決定見積ファイルに書き込む低価式購入決定手段と、
前記未決定見積ファイルに書き込まれた全レコードを画面表示し、購入業者の選択操作に基づいて、選択した購入業者の未決定見積ファイルのレコードを、前記購入変更トランザクションファイルに書き込む指定式購入決定手段と、
前記購入変更トランザクションファイルに書き込んだレコードを読み込んで、医薬品マスタファイルを更新する医薬品マスタ更新手段と、
を備えた構成としたものである。
【００１２】
前記データ入出力手段によるデータの入出力は電子メールで行うのが好ましい。
【００１３】
前記低価式購入決定手段は、薬品毎に、前記購入変更トランザクションファイルで更新される前の見積価と、更新された後の最低見積価とを含む購入価変更差額一覧表を作成し、
前記低価式購入決定手段によって作成された購入価変更差額一覧表を印刷する印刷手段をさらに備えるのが好ましい。
【００１４】
前記低価式購入決定手段は、薬品毎に、前記購入変更トランザクションファイルで更新された後の見積価の順位表である予定差額購入業者順位表を作成し、
前記低価式購入決定手段によって作成された予定差額購入業者順位表を印刷する印刷手段をさらに備えるのが好ましい。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態を添付図面に従って説明する。
【００１６】
図１は、本発明に係る見積購入決定システムを医療機関に適用した場合の概略図である。医療機関側の端末１には、ファイルサーバ２が接続されると共に、プリントサーバ３を介してプリンタ４が接続されている。また、前記端末１は、通信サーバ５及びモデム６を介して医薬品受発注ネットワーク７に接続され、各業者側の端末８と通信可能となっている。
【００１７】
前記ファイルサーバ２には、図２に示すように、医薬品マスタファイル９、見積ファイル１０、未決定見積ファイル１１、購入変更トランザクションファイル１２、使用数ファイル１３、業者マスタファイル１４、メーカマスタファイル１５等が格納されている。
【００１８】
医薬品マスタファイル９には、図３に示すように、薬品コード、薬品名、メーカコード、薬効コード、包装規格数、消費単位、包装単位、薬価、ＪＡＮコード、購入業者コード、購入価、購入更新日が含まれる。
【００１９】
薬品コードは各薬品毎に付されたコード番号である。薬品名は薬品の名称である。メーカコードは製造元毎に付されたコード番号である。薬効コードは異なる効能及び効果毎に付したコード番号である。包装規格数は、薬品を購入する際の最小単位に於ける数量を示す。例えば、箱単位で購入する場合、１箱当たり３０００錠であれば、包装規格数は３０００錠となる。消費単位は、薬品を処方する際の基本単位を示す。例えば、錠剤であれば、１錠、２錠…と数えるので、Ｔ（タブレット）を使用している。包装単位は、薬品を購入する際の搬入形態を示す（本実施形態では箱単位）。薬価は、前記包装単位で購入した場合の定価を示す。ＪＡＮコードは、４９が日本、８７が医薬品を示し、その次の３桁がメーカコード、最後の４桁が各メーカで付したコードを示す。業者コードは、実際に薬品を購入する先の業者に対応して付したコード番号を示す。購入価は、前記薬価に対して実際に購入する際の価を示す。購入更新日は、前回薬品を購入した日付を示す。
【００２０】
見積ファイル１０及び未決定見積ファイル１１は、図４及び図５に示すように、薬品コード、薬品名、メーカコード、メーカ名、包装規格数、消費単位、包装単位、薬価、予定購入数、ＪＡＮコード、業者コード、業者名からなる見積依頼データと、見積価からなる見積価データとで構成される。 見積ファイル１０は、見積依頼する際に必要なデータを書き込むためのファイルで、後述する薬品選択画面（図１２）でチェックした薬品のレコードが書き込まれる。この見積ファイル１０では、見積段階であるため、見積価は空欄となっている。一方、未決定見積ファイル１１は、最低見積価の業者が複数ある場合に見積の回答に関するレコードを書き込むためのファイルで、後述するように、購入業者選択画面（図１７）に対応している。
【００２１】
薬品コード、薬品名、メーカコード、メーカ名、包装規格数、消費単位、包装単位、薬価、ＪＡＮコード、業者コードについては、前記医薬品マスタファイル９と同様である。予定購入数は、次回購入する予定の薬品の数量を包装規格数で示す。業者名は、購入先の業者の名称を示す。見積価は、購入業者から回答のあった予定購入数に応じた見積価を示す。
【００２２】
購入変更トランザクションファイル１２は、最低見積価の業者が単一の場合に医薬品マスタファイル９のレコードを書き換えるためのファイルで、図６に示すように、薬品コード、薬品名、メーカコード、メーカ名、旧購入業者コード、旧購入業者名、旧購入価、新購入業者コード、新購入業者名、新購入価、差額、予定購入数、予定差額で構成される。
【００２３】
前記薬品コード、薬品名、メーカコード、メーカ名については、前記医薬品マスタファイル９と同様である。旧購入業者コードは、今回の購入で購入先を変更した場合、前回の購入業者のコード番号を示す。旧購入業者名は、前回薬品を購入した業者の名称を示す。旧購入価は、前回の購入業者から購入した際の価を示す。新購入業者コードは、今回薬品を購入した業者のコード番号を示す。新購入業者名は、今回薬品を購入した業者の名称を示す。新購入価は、今回購入予定の薬品の価を示す。差額は、新購入価から旧購入価を減算した値である。予定購入数は、今回購入する薬品の数量を包装単位で表したものである。予定差額は、前述の差額及び予定購入数を乗算した値である。
【００２４】
使用数ファイル１３は、図７に示すように、薬品コードと、各月別の薬品の使用数とが含まれる。
【００２５】
なお、業者マスタファイル１４は、薬剤を購入する先の業者についてのデータ、メーカマスタファイル１５は、それぞれ薬剤の製造元についてのデータから構成されている。
【００２６】
本発明に係る制御手段である医療機関側の端末１は、図２に示すように、見積依頼作成手段１６、低価式購入決定手段１７、指定式購入決定手段１８、医薬品マスタ更新手段１９及び印刷データ作成手段２０を備える。
【００２７】
見積依頼作成手段１６は、医薬品マスタファイル９、使用数ファイル１３、業者マスタファイル１４及びメーカマスタファイル１５等から必要なデータを取得して見積依頼データを作成し、見積ファイル１０に書き込む。見積ファイル１０に書き込まれたデータは、後述するように、フロッピーディスク又は電子メールにて購入業者に送付又は送信する。
【００２８】
低価式購入決定手段１７は、購入業者で新たに見積ファイル１０に書き込まれた見積価データを読み込み、この見積価データを薬品毎にソートする。そして、最低見積価の購入業者を選択し、購入変更トランザクションファイル１２にレコードを書き込む。但し、最低価を見積もった購入業者が複数ある場合、購入変更トランザクションファイル１２ではなく、未決定見積ファイル１１にレコードを書き込む。
【００２９】
指定式購入決定手段１８は、未決定見積ファイル１１に書き込まれたレコードを読み込み、このデータを画面に表示させる。そして、オペレータによる購入業者の選択操作があれば、購入変更トランザクションファイル１２にレコードを書き込む。
【００３０】
医薬品マスタ更新手段１９は、購入変更トランザクションファイル１２のレコードを読み出し、医薬品マスタファイル９を更新する。
【００３１】
印刷データ作成手段２０は、購入変更トランザクションファイル１２のレコードを読み出し、購入価変更差額一覧表（図１９参照）及び予定差額購入業者順位表（図２０参照）とを印刷するためのデータを作成し、プリンタ４に出力する。
【００３２】
次に、前記端末１による見積依頼作成処理及び購入決定処理を、図８ないし図１０のフローチャートに従って説明する。
【００３３】
見積依頼作成処理では、まず、図１１に示すように、画面に表示される業者選択フォームに従って見積を依頼する業者を選択する（ステップＳ１）。業者選択フォームは、選択欄、業者コード欄、業者名欄、ＦＤ／電子メール欄から構成されている。
【００３４】
選択欄は、見積依頼する業者であるか否かを示すためのもので、依頼する場合にはチェック印「Ｖ」が付されている。通常、見積依頼は全業者に対して行うため、初期状態では全選択欄にチェック印「Ｖ」が付されている。
【００３５】
また、ＦＤ／電子メール欄は、「１」が表示されている場合にはフロッピーディスクで、「２」が表示されている場合には電子メールでそれぞれ見積依頼する業者であることを示す。例えば、早急に見積依頼を行いたい場合には、フロッピーによる依頼では時間がかかるため、該当する業者に対して選択欄をマウスでクリックすることにより、チェック印「Ｖ」を外しておく。
【００３６】
続いて、前記図１１の画面上の「次へ＞」をマウスでクリックすることにより、図１２に示すように、薬品選択フォームが表示された画面に切り替え、見積を依頼する薬品を選択する（ステップＳ２）。薬品選択フォームは、抽出条件欄と、抽出条件によって選択された薬品データ欄とから構成されている。
【００３７】
抽出条件欄では、薬価（降順、全薬品）、メーカー、薬効のいずれかを選択可能となっており、通常、薬価（降順、全薬品）が選択されるようになっている。薬品データ欄は、選択欄、薬品コード欄、薬品名欄、包装規格欄、薬価欄、購入価欄、過去３ヶ月使用数欄、予定購入数欄から構成されている。
【００３８】
メーカコードを直接入力して抽出条件を設定する場合、例えば、図１３に示すように、抽出条件欄のメーカをクリックし、メーカコード欄に「０２８」を入力すると、薬品データ欄に、該当するメーカで製造された各薬品についての薬品データが表示される。また、薬効コードを直接入力して抽出条件を設定する場合、例えば、図１４に示すように、抽出条件欄の薬効をクリックし、薬効コード欄に「２１４９」を入力すると、薬品データ欄に、該当する薬効のある薬品についての薬品データが表示される。
【００３９】
次に、前記抽出条件に従って選択された薬品毎に、順次見積依頼データを作成し、前記図４に示すように、見積ファイル１０にレコードを追加する（ステップＳ４）。
【００４０】
こうして、全薬品について見積依頼データが完成すれば（ステップＳ３）、次に、前記図１２（図１３，図１４）の画面上の「次へ＞」をマウスでクリックすることにより、図１５に示すように、見積依頼データの出力フォームが表示された画面に切り替え、各業者に対する見積依頼を開始する（ステップＳ５〜Ｓ８）。前記出力フォームは、前記図１１の画面で選択した業者の一覧表である。
【００４１】
そこで、「見積ファイルの出力スタート」をマウスでクリックすると、上方に位置する業者から順に見積依頼が開始される。見積依頼が開始され、該当する業者の出力中欄に★印が表示されることにより、処理中であることが知らされる。図１５では、業者Ａについてフロッピーディスクによる見積依頼が処理中であることが示されている。
【００４２】
見積依頼をフロッピーディスクで行う場合、画面上にフロッピーディスクを抜き差しする案内メッセージが表示される（図示せず）。メッセージに従って操作を進めることにより、フロッピーディスクに図４に示す見積依頼データが書き込まれる（ステップＳ７）。また、見積依頼を電子メールで行う場合、自動的に該当する業者に送信される（ステップＳ８）。
【００４３】
なお、見積依頼データを印刷する場合、図１５の「見積依頼データの印刷」をマウスでクリックすればよい。
【００４４】
購入決定処理は、図１６に示す見積価データ入力の画面で、「見積ファイルの入力スタート」をマウスでクリックすることにより開始される。
【００４５】
この購入決定処理では、まず、見積依頼作成で選択した業者からの見積価データが全て揃っているか否かを判断する（ステップＳ１１）。
【００４６】
見積価データが全て揃っていない場合、すなわち、見積価データの入力処理中である場合、業者からの見積価データがフロッピーディスクによるものか否かを判断する（ステップＳ１２）。フロッピーディスクによるものである場合、画面のＦＤ／電子メール欄には「１」が表示され、フロッピーディスク以外、すなわち電子メールによるものである場合、「２」が表示される。
【００４７】
見積価データがフロッピーディスクによるものである場合、フロッピーディスクから見積価データを読み込み（ステップＳ１３）、電子メールによるものである場合、モデムを介して受信あるいは既に受信した見積価データを読み込む（ステップＳ１４）。フロッピーディスクから読み込む場合、画面にはフロッピーディスクの「挿入」、「取出」等が表示され、オペレータはその画面の表示に従ってデータの入力処理を行うことができる。
【００４８】
以上の見積価データの入力処理は、画面に表示された見積依頼作成で選択した業者の一覧のうち、上方に表示された業者から順に行われる。この場合、入力処理中の業者については、入力中欄に★印が表示される。図１６では、業者Ｆにつて電子メールで見積データが読込中であることが示されている。
【００４９】
見積価データが全て揃えば、全見積価データを価の低いものから順にソートする（ステップＳ１５）。そして、全薬品について次の処理が終了したか否かを判断する（ステップＳ１６）。
【００５０】
すなわち、最低見積価の業者が１つであるか否かを判断する（ステップＳ１７）。１つの業者のみが最低見積価を設定している場合、購入変更トランザクションファイル１２に該当する業者に関するレコードを追加する（ステップＳ１８）。
【００５１】
一方、複数の業者が最低見積価を設定している場合、未決定見積ファイル１１に該当する全ての業者に関するレコードを追加する（ステップＳ１９）。
【００５２】
全薬品について処理が終了すれば、未決定見積ファイル１１の全レコードを画面表示し、購入業者の指定を行う（ステップＳ２０）。購入業者の指定は、図１７に示す画面上でオペレータが所望の業者の選択欄をクリックすることにより行われる。これにより、最低見積価を設定した業者に納期遅れ等の問題がある場合には変更可能である。
【００５３】
そして、特定の購入業者が指定されれば、指定された購入業者について購入変更トランザクションファイル１２にレコードを追加する（ステップＳ２１）。
【００５４】
その後、図１７に示す画面中、「次へ」をクリックすることにより、図１８に示す医薬品マスタの更新画面を表示させる。そして、「購入価変更差額一覧表の印刷」又は「予定差額購入業者順位表の印刷」をクリックすることにより、購入価の変更差額の一覧表又は予定差額購入業者の順位表の記録帳票の印刷を行う（ステップＳ２２）。また、図１８中、「医薬品マスタの更新スタート」をクリックすることにより、購入変更トランザクションファイル１２の全レコードで医薬品マスタファイル９の更新を行う（ステップＳ２３）。
【００５５】
なお、前記実施形態では、医薬品の購入見積決定システムについて説明したが、医薬品に限らず、他の医療品、例えば、手術に用いるペースメーカー、輸血用フィルター、人工関節、人工心肺、心臓手術用カテーテル等の購入見積決定システムとして利用しても構わない。また、医療品に限らず、文房具等の種々の購入品のための購入見積決定システムとして利用してもよい。
【００５６】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、本発明によれば、見積依頼データを書き込んだ見積ファイルに各購入業者で見積価データを書き込み、ソートして最低見積価のレコードを購入変更トランザクションファイルに格納した後、医薬品マスタファイルを更新するようにしているので、各ファイルへの書き込みが容易となり、誤った情報が追加されにくくなり、安心して使用することができる。
【００６１】
また、データの入出力は電子メールで行うようにしたので、迅速に処理を進めることができる。
【００６２】
また、購入価の変更差額一覧表を作成し、印刷手段により印刷可能としたので、薬品毎の購入額の増減と、メーカと購入業者の力関係等が一目で判断可能となる。
【００６３】
また、予定差額順に業者を整列して予定差額購入業者順位表を作成し、印刷手段により印刷可能としたので、購入業者との金額交渉の結果が一目瞭然となり、今後の折衝において購入業者を選択する際の判断が容易となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本実施形態に係る医薬品見積購入システムのハードウェアの機器構成例を示す概略図である。
【図２】 図１の端末及びファイルサーバの構成例を示すブロック図である。
【図３】 図２の医薬品マスタファイルの一例を示す図表である。
【図４】 図２の見積ファイルの一例を示す図表である。
【図５】 図２の未決定見積ファイルの一例を示す図表である。
【図６】 図２の購入変更トランザクションファイルの一例を示す図表である。
【図７】 図２の使用数ファイルの一例を示す図表である。
【図８】 見積依頼作成処理を示すフローチャートである。
【図９】 購入決定処理を示すフローチャートである。
【図１０】 購入決定処理を示すフローチャートである。
【図１１】 業者を選択する際の画面表示である。
【図１２】 薬品を選択する際の抽出条件が薬価である場合の画面表示である。
【図１３】 薬品を選択する際の抽出条件がメーカである場合の画面表示である。
【図１４】 薬品を選択する際の抽出条件が薬効である場合の画面表示である。
【図１５】 見積依頼データを出力する際の画面表示である。
【図１６】 見積価データを入力する際の画面表示である。
【図１７】 購入業者を選択する際の画面表示である。
【図１８】 医薬品マスタを更新する際の画面表示である。
【図１９】 購入価変更差額一覧表である。
【図２０】 予定差額購入業者順位表である。
【符号の説明】
１ 端末（制御手段）
２ ファイルサーバ（記憶手段）
５ 通信サーバ
６ モデム

Claims (4)

1. 薬品コード、メーカコード及び薬効コードを含む医薬品マスタファイル、薬品コードを含む見積依頼データ及び見積価からなる見積価データで構成される見積ファイル、購入変更トランザクションファイル、及び、未決定見積ファイルを、少なくとも記憶する記憶手段と、
   メーカコード又は薬効コードに基づいて前記医薬品マスタファイルを検索し、薬品データ毎に、必要なデータを呼び出して見積依頼データを作成し、前記見積ファイルに前記見積依頼データのレコードを書き込む見積依頼作成手段と、
   前記見積依頼作成手段によって作成された見積ファイルに、さらに購入業者側で薬品毎に見積価を書き込んだものに基づいて、前記薬品コードに従って薬品毎に見積価の低価順にソートし、最低見積価の購入業者が１つに特定された場合、前記購入変更トランザクションファイルに前記見積価データを含む見積ファイルのレコードを書き込み、最低見積価の購入業者が複数あると判断した場合、前記見積ファイルのレコードを、前記購入変更トランザクションファイルに書き込む前に、該当する全ての業者に関するレコードを前記未決定見積ファイルに書き込む低価式購入決定手段と、
   前記未決定見積ファイルに書き込まれた全レコードを画面表示し、購入業者の選択操作に基づいて、選択した購入業者の未決定見積ファイルのレコードを、前記購入変更トランザクションファイルに書き込む指定式購入決定手段と、
   前記購入変更トランザクションファイルに書き込んだレコードを読み込んで、医薬品マスタファイルを更新する医薬品マスタ更新手段と、
   を備えたことを特徴とする見積購入決定システム。
2. 前記データ入出力手段によるデータの入出力は電子メールで行うことを特徴とする請求項１に記載の見積購入決定システム。
3. 前記低価式購入決定手段は、薬品毎に、前記購入変更トランザクションファイルで更新される前の見積価と、更新された後の最低見積価とを含む購入価変更差額一覧表を作成し、
   前記低価式購入決定手段によって作成された購入価変更差額一覧表を印刷する印刷手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１又は２に記載の見積購入決定システム。
4. 前記低価式購入決定手段は、薬品毎に、前記購入変更トランザクションファイルで更新された後の見積価の順位表である予定差額購入業者順位表を作成し、
   前記低価式購入決定手段によって作成された予定差額購入業者順位表を印刷する印刷手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１ないし３のいずれか１項に記載の見積購入決定システム。

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