JPH1055321A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 特殊な機能付きの文書入力手段でなくても入
力誤りを防止する入力ガイドを有する電子メールシステ
ムを提供すること。 【解決手段】 往信メール発行端末１４は、ガイドのあ
るフォーム付き往信メールを発行し、返信メール発行端
末１３から返信メールを受けるとその内容をチェック
し、異常があればその返信メールに添削文を付加して再
往信メールとして返信メール発行端末に再送信する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は電子メールシステム
に関し、特に、往信メールが返信メールを要求する場
合、返信メールの本文作成を容易にして、且つ、返信メ
ールのデータの信頼性の向上に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、ネットワークシステムの進展に伴
い電子メールシステムが広く普及している。メール通信
を行う通信形態は、ダイレクトメールの様に受信者が選
択的に返信メールを発行する往復メールが普及してい
る。

【０００３】往復メールに関しては、特開平６−２５２
９４４号公報に記載の「電子メールシステム」の様に、
返信メールの本文の内容に関して、送信者側において情
報の統一化等の煩雑な作業を回避する為、フォーム付き
メールを発信して、所定フォームによる返信以外には発
行を禁止したメールシステムの提案がある。

【０００４】また、特開平６−２３７２６９号公報に記
載の「電子メーメシステム」の様に、返信メールの本文
の内容に関して、上位管理者の承認を得るべき項目が指
定通り承認されているかをチェックして、異常な返信デ
ータは警告を与え、返信メールの発信を防止したメール
システムの提案がある。

【０００５】更に、特開平６−１１２０７０号公報に記
載の「電子メールシステム」の様に、返信メールの本文
の回答領域のみについてデータ書き込みを許容し、自由
な変更を禁止して返信メールを発行させるシステムの提
案がある。

【０００６】また、特開平７−２６４２３５号公報に記
載の「文書処理装置」の様に、返信メールと往信メール
の対応をメッセージＩＤの対応を取り、返信メールに対
してあらかじめ設定しておいた処理手順名を処理実行装
置（文書処理実行処理装置）へ引き渡す電子メールシス
テムの提案もある。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の技術には次のような問題点がある。第１の問題点
は、従来技術においては、返信メールが発信メール者か
らみて意図しない返信データとなることを防止するため
の手段として、返信者へ各種条件を加えて、その条件を
クリアした場合のみ返信メールの発行を許すようにして
おり、電子メール利用において熟練した者でないと、返
信メールの発行が難しいという問題点がある。その理由
は、例えば返信期限が迫ったメールの返信をすべき時、
文書作成において専用ツールを使用することになり、操
作が一般的でなくなり、結局、返信が期限内に出来なか
ったり、返信をあきらめてしまう可能性もあるからであ
る。

【０００８】第２の問題点は、返信メールを業務的に利
用するシステムの場合は、後続のシステムでエラーデー
タとならない様にするため、人手によるデータチェック
が必要である。その理由は、返信メールへのデータの書
き込みに対するガードがないため、エラーデータが発生
する可能性があるからである。

【０００９】そこで、本発明の第一の課題は往信メール
に対して返信メールを依頼する場合、返信メールの本文
作成の容易なガイド付きフォーマットで、特殊な機能付
きの文書入力手段でなくても入力誤りを防止する入力ガ
イドを有する電子メールシステムを提供することにあ
る。

【００１０】本発明の第二の課題は特殊機能付きの文書
入力手段を使用しない為、発生する可能性のあるデータ
の信頼性低下を補完的に防止するため返信メールの再返
信メールを促す、人手介入を少なくした再往信メール発
行手段を有する電子メールシステムを提供することにあ
る。

【００１１】

【課題を解決するための手段】本発明は、往信メール発
行端末と複数の返信メール発行端末とから成る電子メー
ルシステムにおいて、前記往信メール発行端末は、往信
メールを作成して送信する第１の手段と前記返信メール
発行端末からの返信メールに応じて再往信メールを作成
して送信する第２の手段とを有し、前記第１の手段は、
返信メールの本文作成を容易にするガイドつきフォーム
メールを作成し往信メールを発行する文書作成手段と、
前記フォームの項目とその属性と有効性確認指定をパラ
メータファイルとして保存、読出しするパラメータ保存
読出手段とを含み、前記第２の手段は、該当返信メール
を受信すると前記保存読出手段から読み出したパラメー
タファイルを参照してフォームチェックを行う受信フォ
ーマットチェック手段と、返信メールのフォームを構成
する項目のデータ属性を比較チェックし、異常があれば
添削ガイド用のメッセージを作成する項目属性チェック
手段と、返信メールに記入されているデータの有効性を
チェックする有効性チェック手段と、該項目属性チェッ
ク手段で用意されたメッセージを返信メールヘ添削文と
して付加する添削文書作成手段と、前記添削文を付加し
た返信メールを修正版の再往信メールとして発行する手
段とを含むことを特徴とする。

【００１２】

【作用】本発明による電子メールシステムは、文書作成
手段により返信メールの本文作成を容易にするためガイ
ドつきフォームメールを作成して往信メールを発行し、
パラメータ保存読出手段に対してはフォームの項目とそ
の属性と有効性とを往信メール発行端末側にパラメータ
ファィルとして保存読み出しを行い、該当返信メールを
受信するとパラメータ保存読出手段から読み出したパラ
メータファイルとのフォームチェックとフォームを構成
する項目のデータ属性を比較チェックして返信メールヘ
添削メッセージを付加し、パラメータファイルの有効性
確認指定に関しては、他のデータベースヘリンクしてデ
ータの存在をチェックして返信メールヘ添削文を付加
し、前記添削文を付加した返信メールを再往信メールと
して発行することにより、再返信メールにて正常データ
となる様な往信メールを複数回利用してデータの信頼性
を向上させる電子メールシステムである。

【００１３】

【発明の実施の形態】本発明の実施の形態を説明する前
に、原理について説明する。例えば、通信教育システム
は、郵便にて学習用の教材を往信郵便で送付して、課題
や試験問題の回答を返信郵便で返却させ、通信教育の事
務局は課題や試験問題の回答を添削し、受講者へ再び結
果を郵便で返信するということを繰り返すシステムであ
る。

【００１４】本発明は、通信教育で実施されている課題
や試験問題を往信電子メールヘ置き換え、課題の回答文
書や試験問題の回答文書を返信電子メールヘ置き換え、
回答の添削結果を再往信電子メールに置き換えることが
基本的考え方である。

【００１５】返信データを業務的に利用するシステムに
おいては、発信者が意図している正常なデータが必要で
あるので、明らかに異常又は不正なデータを受信した場
合は、再返信を促す往信メールを再発行することによっ
て、正常なデータへ復旧することができる。この動作を
人手で実行しては効率がよくないため、人手の介入を最
小限にした往信メール発行者が返信メール取り出しを契
機にしてフォームチェック手段と添削手段が起動され、
その結果により、添削された返信メールを再往信メール
として発行する手段を有する電子メールシステムが望ま
れているのは容易に判断される。

【００１６】返信メール本文のフォームチェック手段、
属性チェック手段を往信メールの発行端末側のみ配置す
る構成は返信メール作成端末の資源構成環境を簡易なも
のにするため望ましい実施形態である。フォームと項目
の属性チェックはそのパラメータファイルを照合しなが
らチェックを進める必要があり、専用の手段となりフォ
ームと項目属性を設定した専用文書作成手段、またはデ
ータベース作成手段と同等な手段が必要であり、テキス
ト文書作成手段のみでは判断できないし、データの内容
によっては他のデータベースを検索した結果でないと判
断できない様な内容も存在する。

【００１７】電子メールシステムにおいては、返信メー
ルを再往信メールとして発行することは基本的な機能と
して組み込まれており、添削往信メールの本文を作成す
る有効な手段が望まれている。最近のデータベースシス
テムでは入力されるデータに関するさまざまなチェック
機能を付加する手段を有しているが、簡易な文書作成手
段ではテキストデータ入力に関しては問題ないが、項目
に対する属性に関しては全て人手判断によるものであ
り、操作者がデータの属性に関して事前の知識を有する
必要があった。しかし、データ属性に関する知識がなく
ても電子メールを利用した業務が実行できる環境が望ま
れている。結果として、信頼性の高くない返信メールの
可能性もあるが、もし不正データが検出された場合は再
往信メールにて、添削メッセージを付加してあれば、修
正作業は容易となり、往信メール発行側へ信頼性の高い
データが結果として返信されることになる。

【００１８】電子メールを使用した業務システムにおい
ては、専用の業務システムと比較すると、電子メールシ
ステムでは相手端末の操作者が、常に受信電子メールを
監視しているわけではないので、往信メールに対する返
信メールの受信は日単位の応答となることを許容できる
ことが必要であるので、返信メールの締切期間としては
数日以上の設定が許容可能な業務であれば適用が可能と
なる。

【００１９】本発明の再往信メールに対応した再返信メ
ールを受信する方式であっても、全返信メールに対して
適用されるわけではないので、運用上の効率低下は大き
く、適用業務の内容によってはなんら問題とならない。

【００２０】次に、本発明の実施の形態について、図１
を参照して説明する。図１は本発明が適用される電子メ
ールシステムのネットワーク構成を示す。往信メール発
行端末１４は、往信メールや再往信メールを、返信メー
ルを希望する返信メール発行端末を宛先アドレスとして
発行する。往信メールはＬＡＮ１５を介して一旦ファイ
ルサーバ１６へ登録メールとして蓄積されることにな
る。返信メール発行端末１１、１２、…、１３の電子メ
ール業務が起動された時、電子メールシステムがファイ
ルサーバ１６の内容をチェックして、該当端末への受信
メールが存在すれば、受信フォルダーへ到着した電子メ
ールの表題が表示される。操作者がメールを選択すると
指定された文書作成ツールが起動され、受信メールが画
面表示される。この時往信メールが返信メール発行端末
１１、１２、…、１３へ取り込まれて開封されたことに
なる。再往信メールの受信に関しても同様な動作で該当
端末で開封される。

【００２１】図２及び図４は往信メール及び再往信メー
ルの電文構成例を示している。返信メール発行端末１３
が往信メール発行端末１４へ返信メールを発行する場合
の動作は、開封済みの往信メールを返信するには該当往
信メールを選択して通信メニュー内のメール返信を起動
すると簡易文書作成ツールが起動され、往信メールの内
容が表示される。そこで、返信項目の内容を書き込み
し、メール本文部の手直し、署名部を作成して文書作成
機能を終了すると、電子メールの送信機能によって、返
信宛先アドレスが設定され、ファイルサーバ１６ヘ登録
メールとして蓄積される。

【００２２】図３及び図５は返信メール及び再返信メー
ルの電文構成例を示している。返信メールを受信する往
信メール発行端末１４の受信動作は返信メール発行端末
１１、１２、…、１３と同様である。

【００２３】次に、本発明の具体例について説明する。
図２は少額備品の購入要求を電子メールで受け付ける場
合の往信メールの電文構成例を示している。メールヘッ
ダー部２１は、電子メールの送信受信制御手段が利用す
る制御情報が記載された部分である。内容の概要として
は、メール作成日、メール発信元アドレス、メール宛先
アドレス、メールの表題、返信アドレス、状態等が記載
されている。

【００２４】Ｓｔａｔｕｓ：Ｕ行を含まず以下の行から
署名部２７の直前の行までの往信メール前文２２と項目
名２４、記入データ２５、入力ガイド２６から構成され
る返信メール本文２３とが電子メールの本文である。署
名部２７はメール発信者を明らかにする署名で、所属、
氏名、電子メールアドレス等を記載した文である。フォ
ーマットされた返信メール本文２３内の項目名２４の右
側、記入データ２５［］部分へ要求内容を入力ガイド２
６を参照して簡易文書作成ツールで記載することによっ
て返信メール本文２３が容易に作成されることになる。
往信メール前文２２はメールの目的、期限等を明らかに
して、発信者の意向を伝える文書である。

【００２５】図３は簡易文書作成手段によって、記入デ
ータの記載が入力ガイドに従って作成完了した記載後の
返信メール本文の内容３３及びまた返信メール前文３２
と署名部３４を修正付加した状態を示している。

【００２６】図４は再往信メールの電文構成例を示して
いる。往信メール発行端末が返信メールを受信した結
果、返信メール本文のフォーマットやデータ属性が不
正、データ未定義（有効性）の為、後続の処理でエラー
となる場合は再往信メールを発行して、再度返信メール
の発行を促すことになる。再往信メール本文４３には添
削結果４４の内容として、日本語名で（４５）、型番未
定義（４６）、左詰めで（４７）を付加し、不正データ
内容を明らかにして再往信メールを発行する。

【００２７】図５は再返信メールの電文構成を示してお
り、添削結果５７に基づいて記入データ５４、５５、５
６が修正記載されていることを示している。

【００２８】図６は往信メール発行端末側で、フォーマ
ット作成後、保存されたフォーマットと属性を示すテー
ブルの内容を示している。属性データはテキスト文書デ
ータとは別のファイルとして保存されており、返信メー
ル受信時に読み出されて比較チェックされ、添削ガイド
文作成に利用される。テキストデータ部６１は往信メー
ルの本文を構成し、属性データ部６２、データベースリ
ンク指定部６３はパラメータファイルとして往信メール
発行端末内に保存されるものである。パラメータファイ
ル（図６）を返信メール端末へ発行しない理由は、簡易
文書作成手段では、チェックが実行できないためであ
る。

【００２９】次に、往信メール発行端末の動作につい
て、図７を参照して詳細に説明する。文書作成手段７１
は、テキストデータファイルの作成とフォーマット、属
性ファイルの２つを同時作成する文書作成手段である。
図６のテキストデータ部６１は電子メール送信手段７２
へ接続され、該当する端末へ往信メールとして発行され
る。一方、図６のテキストデータ部６１、属性データ部
６２、データベースリンク指定部６３はパラメータファ
イルとして、往信メールパラメータ保存読出手段７６に
よって往信メール発行端末内のディスク装置等へ保存さ
れる。また、受信メールフォーマットチェック手段７
４、項目属性チェック手段７９、有効性チェック手段７
８の要求によって、保存された図６のパラメータファイ
ルを読み出して要求元へ通知する。

【００３０】続いて、往信メールに対する受信メールの
処理動作について説明する。電子メール受信手段７３に
よって受信された該当返信メールは、受信メールフォー
マットチェック手段７４によって、図３の返信メール本
文３３のレイアウト（項目の並び）、項目の抜け、余分
な項目が付加されていないか、往信メールパラメータ保
存読出手段７６を介して図６のテキストデータ部６１を
チェックし、異常があれば、添削ガイド用のメッセージ
を作成する。

【００３１】同様に、項目属性チェック手段７９におい
ても図６の属性データ部６２の内容として、桁数、デー
タ型、書式、規則をチェックし、異常があれば、添削ガ
イド用のメッセージを作成する。有効性チェック手段７
８は、図６のデータベースリンク指定部６３の確認と記
入されたデータが他のデータベース例えば、オーダ管理
データベースに登録済みで有効であるかを同様にチェッ
クし、未登録であれば、前記と同様の処理を実行する。
添削文書作成手段７７は項目属性チェック手段７９で用
意された添削メッセージを返信メールの本文へ付加し、
電子メール送信手段７２へ再往信メールを引き渡す。有
効性チェック手段７８で異常が検出されなかった返信メ
ールは、受信メール蓄積手段８０へ保存され、締切期限
に達すると発注管理システム接続データ作成手段７５に
引き渡される。当然ながら、再返信メールに関しても同
様処理となる。

【００３２】図８は返信メール発行端末の機能ブロック
であり、電子メールシステムの基本機能である電子メー
ル送信手段８２、電子メール受信手段８３と簡易文書作
成手段８１で構成されている。

【００３３】図９は返信メール発行端末の機能フローを
示している。簡単に説明すると、メール業務起動（ステ
ップ９１）後、電子メール受信手段８３を介して往信メ
ールを取り出して（ステップ９２）、文書作成ツールか
ら該当電子メールの表示を行う（ステップ９３）。そし
て、ステップ９４で該当電子メールが往信メールか再往
信メールかの判別を行い、往信メール、再往信メールの
別に応じて簡易文書作成手段８１によって往信メールの
場合にはステップ９５、再往信メールの場合はステップ
９６にて返信メールを作成し、電子メール送信手段８２
で返信メールを発行する（ステップ９７）。

【００３４】図１０は往信メール発行端末の機能フロー
を示しており、往信メール作成処理の流れ及び、返信又
は再返信メール受信後の処理において保存されているパ
ラメータファイルを読み出し、返信メール本文とフォー
マット、属性、有効性が比較処理され、結果によって、
返信メールヘ添削文を追加して、再往信メールとして発
行する処理の流れを示している。

【００３５】ステップ１０１でメール業務を起動する
と、電子メール受信手段７３を介して返信メールを取り
出す（ステップ１０２）。ステップ１０３では往信メー
ル作成か返信又は再返信メール受信による処理を行うか
の判別を行い、往信メール作成の場合にはステップ１０
４へ、返信又は再返信メール受信による処理の場合には
ステップ１１１へ移行する。

【００３６】ステップ１０４では、フォーマット作成文
書ツールが起動されて文書作成手段７１によりメール本
体部が作成される（ステップ１０５）。ステップ１０６
では、フォーマット、属性に関するデータの保存が必要
かどうかの判定がなされ、保存が必要であればステップ
１１０においてフォーマット項目、属性有効性をパラメ
ータファイルとして往信メールパラメータ保存読出手段
７６に保存する。保存が必要でない場合には、ステップ
１０７で署名部作成、宛先の設定、メールの発行が行わ
れる。ステップ１０８では次の該当メールがあるかどう
かの判定がなされ、ある場合にはステップ１０２に戻っ
て上記の動作が繰り返される。無い場合はメール業務は
終了する（ステップ１０９）。

【００３７】一方、ステップ１１１では、往信メールパ
ラメータ保存読出手段７６に保存されているパラメータ
ファイルを読み出してフォーマット比較が行われ、比較
結果に応じて添削文が添削文書作成手段７７で作成され
る。更に、ステップ１１２では往信メールパラメータ保
存読出手段７６に保存されているパラメータファイルを
読み出して項目属性チェック手段７９、有効性チェック
手段７８における属性と有効性比較の結果に応じて添削
文が添削文書作成手段７７で作成される。

【００３８】ステップ１１３では、フォーマット、属
性、有効性が正常であるかどうかの判別が行われ、正常
であればステップ１１５に移行して受信メール蓄積手段
８０に異常が検出されなかった返信メールが保存され
る。ステップ１１６では次の該当メールがあるかどうか
判定され、ある場合にはステップ１０２に戻り、無けれ
ばステップ１１７において締切期限に達しているかどう
かの判別の後に締切期限に達している場合には発注管理
システム接続データ作成手段７５により備品発注管理接
続データが作成される。

【００３９】ステップ１１３において異常が検出された
場合には、ステップ１１４で返信メールへ添削文の記入
が行われ、ステップ１０７へ移行する。

【００４０】本発明の実施の形態として、往信メールに
対して少額備品の購入要求を返信メールで応答し、結果
によっては再往信メールが発生され、再返信メールの発
生が許容できる実施形態で説明したが、即時応答を要求
されない様なシステム形態の業務であれば、発注業務、
予算管理、通信教育、教育受講の申し込み等にも利用可
能である。これは、返信メールのフォーマットと属性と
有効性に関するデータをそれぞれの業務に合わせて設定
することによって実現できることは容易に類推できるこ
とである。

【００４１】

【発明の効果】本発明による第１の効果は、ガイド付き
のフォームされた返信メールに対して、返信本文を簡易
な文書作成ツールで編集できるので熟練者でなくも短時
間に返信メールの作成ができる。その理由は、フォーム
によって指定された項目に対して、ガイドされた内容で
入力するので操作が容易であるからである。

【００４２】第２の効果は、往信メール発行側で受信メ
ールの本文の内容を自動的にチェックして、添削結果に
よっては返信メールを再往信メールとして発行するの
で、往信メール発行者は信頼性の高い再返信メールの本
文を受け取ることができる。その理由は、添削情報が付
加された再往信メールを受け取るので、再返信メール発
行者は信頼性の高いデータを返信できるからである。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のメールシステムのネットワーク構成を
示す図である。

【図２】本発明における往信メールの電文構成の一例を
示す図である。

【図３】本発明における返信メールの電文構成の一例を
示す図である。

【図４】本発明における再往信メールの電文構成の一例
を示す図である。

【図５】本発明における再返信メールの電文構成の一例
を示す図である。

【図６】本発明におけるパラメータファイルを示した図
である。

【図７】本発明における往信メール発行端末の機能ブロ
ック図である。

【図８】本発明における返信メール発行端末の機能ブロ
ック図である。

【図９】本発明における返信メール発行端末の機能を説
明するためのフローチャート図である。

【図１０】本発明における往信メール発行端末の機能を
説明するためのフローチャート図である。

【符号の説明】

１１、１２、１３ 返信メール発行端末 １４ 往信メール発行端末 １６ ファイルサーバ ７１ 文書作成手段 ７２、８２ 電子メール送信手段 ７３、８３ 電子メール受信手段 ７４ 受信メールフォーマットチェック手段 ７５ 発注管理システム接続データ作成手段 ７６ 往信メールパラメータ保存読出手段 ７７ 添削文書作成手段 ７８ 有効性チェック手段 ７９ 項目属性チェック手段 ８０ 受信メール蓄積手段

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 往信メール発行端末と複数の返信メール
   発行端末とから成る電子メールシステムにおいて、 前記往信メール発行端末は、往信メールを作成して送信
   する第１の手段と前記返信メール発行端末からの返信メ
   ールに応じて再往信メールを作成して送信する第２の手
   段とを有し、 前記第１の手段は、返信メールの本文作成を容易にする
   ガイドつきフォームメールを作成し往信メールを発行す
   る文書作成手段と、 前記フォームの項目とその属性と有効性確認指定をパラ
   メータファイルとして保存、読出しするパラメータ保存
   読出手段とを含み、 前記第２の手段は、該当返信メールを受信すると前記保
   存読出手段から読み出したパラメータファイルを参照し
   てフォームチェックを行う受信フォーマットチェック手
   段と、 返信メールのフォームを構成する項目のデータ属性を比
   較チェックし、異常があれば添削ガイド用のメッセージ
   を作成する項目属性チェック手段と、 返信メールに記入されているデータの有効性をチェック
   する有効性チェック手段と、 該項目属性チェック手段で用意されたメッセージを返信
   メールヘ添削文として付加する添削文書作成手段と、 前記添削文を付加した返信メールを修正版の再往信メー
   ルとして発行する手段とを含むことを特徴とする電子メ
   ールシステム。
2. 【請求項２】 請求項１記載の電子メールシステムにお
   いて、前記第２の手段は更に、前記有効性チェック手段
   において異常が検出されなかった返信メールを保存する
   受信メール蓄積手段を有し、締切期限に達すると保存デ
   ータを発注管理システム接続データを作成する手段に引
   き渡すことを特徴とする電子メールシステム。
3. 【請求項３】 請求項１記載の電子メールシステムにお
   いて、前記返信メール発行端末は、電子メール受信手段
   と、該電子メール受信手段から往信メールを取り出して
   返信メールを作成する簡易文書作成手段と、前記返信メ
   ールを送信する電子メール送信手段とを含むことを特徴
   とする電子メールシステム。