JPH10134124A - ワークフローシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ワークフローシステムにおける業務を効率良
く行い、業務実行にかかる時間を短縮すること。 【解決手段】 業務を行う手順と業務上の情報の流れを
定義し、その定義に基づいて業務の１単位となる案件の
ファイルがそれぞれの担当者を経由し、担当者がその案
件を処理してくことにより業務を完了させるワークフロ
ーシステムにおいて、前記業務を行う手順に基づいた案
件のファイルが担当者に到着する前に、案件の内容を予
め担当者に予告通知する予告通知手段を備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、定義された業務フ
ローに従い、業務の１単位となる案件のファイルがそれ
ぞれの担当者を経由していくことで業務を完了させるワ
ークフローシステムに適用して有効な技術に関するもの
である。

【０００２】

【従来の技術】従来のワークフローシステムは、例え
ば、特開平７ー２１９７５７号公報の「ワークフロー定
義システム」に開示されているように、業務内容とその
業務内容により受け渡しされる情報の構造とその業務を
行う担当者とを定義したワークフロー定義を行い、電子
メールシステムにそのワークフロー定義に基づいて電子
メール（ファイル）送受信できるようにルール付けを行
い、業務を完了させるものであった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】本発明者は、上記従来
技術を検討した結果、以下の問題点を見いだした。

【０００４】上記従来技術のワークフロー定義システム
では、業務の有無、業務を行うタイミング、及びどのよ
うに処理するのかということは、電子メールが到着する
までわからないため、予め処理を行う際のスケジューリ
ングや処理に対する準備とかを行うことができず、その
処理に必要以上の時間を要するという問題点があった。

【０００５】また、電子メールが到着しなければ処理を
実行することができなかったため、ワークフロー定義に
おける各業務を効率よく行うことができなかったという
問題点があった。

【０００６】本発明の目的は、ワークフローシステムに
おける業務を効率良く行い、業務実行にかかる時間を短
縮することが可能な技術を提供することにある。

【０００７】本発明の前記ならびにその他の目的と新規
な特徴は、本明細書の記述及び添付図面によって明らか
になるであろう。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本願において開示される
発明のうち、代表的なものの概要を簡単に説明すれば、
下記のとおりである。

【０００９】業務を行う手順と業務上の情報の流れを定
義し、その定義に基づいて業務の１単位となる案件のフ
ァイルがそれぞれの担当者を経由し、担当者がその案件
を処理してくことにより業務を完了させるワークフロー
システムにおいて、前記業務を行う手順に基づいた案件
のファイルが担当者に到着する前に、案件の内容を予め
担当者に予告通知する予告通知手段を備える。

【００１０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態につい
て図面を用いて説明する。

【００１１】図１は、本発明の実施の形態にかかるワー
クフローシステムの構成を説明するための図である。

【００１２】本実施形態のワークフローシステムは、図
１に示すように、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅ
ｔｗｏｒｋ）３を介して接続され、ワークフロー処理手
段（ワークフロープログラム）を有するサーバ１（複数
であってもよい）と、サーバ１からの処理の要求を行う
複数のクライアント２（２ａ，２ｂ，２ｃ）とからな
る。

【００１３】図１に示す本実施形態のサーバ１は、ビジ
ネスプロセス（ワークフロー）の一つ一つの処理（案
件）の定義、ビジネスプロセスの遷移及びフローの監視
を行うワークフロープログラム１４及びメールの作成、
送受信に関するメール管理プログラム１５の実行を行う
処理部１０と、処理部１０の実行を補助する役割を担
い、ビジネスプロセスの編集における一時的な作業領域
やフローを監視する際にリアルタイムに状況を把握する
ためのプロセス監視プログラムを常駐させておくメモリ
１１と、ワークフローシステムのエラーメッセージやリ
ソースの利用状況などの全体的な監視画面を表示する表
示部１２と、入力部１３と、時間ルール管理テーブル１
６と条件ルール管理テーブル１７とからなる。

【００１４】クライアント２は、ビジネスプロセスや予
告通知など受信状況の確認を行う表示部２１と、業務
（ワーク）処理のための入力部２２と、受信したビジネ
スプロセスや予告通知に対して入力部２２を用いてビジ
ネスプロセスを処理し、次のクライアント２へビジネス
プロセスを送信する処理部２０とからなる。

【００１５】上述した時間ルール管理テーブル１６は、
図２に示すように、時間ルール識別のための一意な管理
番号ＮＯ１６０と、トリガーとなる時間（実行時間）１
６１と、ビジネスプロセス（図２には、略してＢＰに示
してある）の番号１６２と、ビジネスプロセス名（ＢＰ
名）１６３と、添付するメッセージ１６４と、送付ユー
ザ１６５のカラムからなるビジネスプロセスの時間ルー
ル定義が格納される。

【００１６】条件ルール管理テーブル１７は、条件ルー
ル識別のための一意な管理番号ＮＯ１７０と、トリガー
となる条件（実行条件）１７１と、ビジネスプロセス
（図３には、略してＢＰに示してある）の番号１７２
と、ビジネスプロセス名（ＢＰ名）１７３と、添付する
メッセージ１７４と、送付ユーザ１７５のカラムからな
るビジネスプロセスの条件ルール定義が格納される。な
お、上述した各テーブルは、それぞれのＢＰＮＯ１６
２，１７２によりビジネスプロセス定義と対応付けられ
ている。

【００１７】次に、上述したワークフロープログラム１
４の処理について図４〜図１１を用いて説明する。

【００１８】ワークフロープログラム１４の処理は、通
常のビジネスプロセスの遷移処理、フローの監視処理、
及びビジネスプロセス定義処理の他に、予めビジネスプ
ロセスの案件をユーザに通知する処理を行う予告通知処
理、ビジネスプロセスに関係なく処理可能な案件等に対
して、予告通知で処理を行ったユーザをビジネスプロセ
スの案件の送付対象から外す処理を行う案件事前処理、
ワークフローシステムにユーザ登録をしていないユーザ
に予告通知を送付する処理を行うメールシステムとの連
携処理を備える。なお、上述した通常のビジネスプロセ
スの遷移処理、フローの監視処理は、本発明には直接係
わらない部分のため、省略する。

【００１９】ビジネスプロセス定義処理は、図４に示す
ように、まず、ビジネスプロセス定義者がビジネスプロ
セスとして、図５に示すビジネスプロセス定義管理テー
ブルのようにＢＰＮＯ５０１、ＢＰ名５０２、登録者５
０３、作成日５０４、バージョン５０５、状態５０６を
定義し（ステップ４０１）、定義された一つ一つの案件
に対してユーザを割り当て（ステップ４０２）、図６に
示すワークフローシステムのユーザを管理するユーザ管
理テーブルから定義されたユーザ全ての宛先をＢＰＮＯ
とＢＰ名と共に図７に示すアドレステーブルに登録する
（ステップ４０３）。上述したユーザ管理テーブルは、
図６に示すように、ユーザＮＯ６０１、ユーザ名６０
２、所属部６０３、所属課６０４、上長名６０５等から
なり、アドレステーブルは、例えば、図７に示すよう
に、ＢＰＮＯ７０１、ＢＰ名７０２、ユーザＮＯ７０
３、ユーザ名７０４、所属７０５等からなる。

【００２０】次に、ビジネスプロセス定義者は、図２に
示す時間ルール管理テーブル１６の定義設定（ステップ
４０４、ステップ４０５）と図３に示す条件ルール管理
テーブル１７の定義設定（ステップ４０６、ステップ４
０７）を行う。この設定は、任意であり、一切設定しな
いということも可能であり、ビジネスプロセスの定義に
併せて定義してユーザにルールを意識させない設定にし
てもよいし、また、ユーザが案件を投入する際に明示的
にルールを設定してもよい。

【００２１】そして、その定義終了後、ビジネスプロセ
ス定義者はその定義されたビジネスプロセス及び時間ル
ール、条件ルールをサーバ１に格納する（ステップ４０
８）。

【００２２】予告通知処理は、図８に示すように、ま
ず、ユーザが案件を投入し（ステップ８０１）、ここで
ユーザが時間、条件ルールを定義しない場合は、ステッ
プ８０４に進み、定義する場合（ステップ８０２）、時
間、条件ルールを定義し（ステップ８０３）、投入され
た案件をサーバ１に送付し、ステップ８０２で時間、条
件ルールが定義された場合、投入されたビジネスプロセ
スの案件と共に定義された時間、条件ルールを送付し、
各管理テーブル１６、１７に格納する（ステップ８０
４）。

【００２３】そして、サーバ１は時間ルール管理テーブ
ル１６を参照し、その案件に時間ルールが定義されてい
るかを調べる（ステップ８０５）。

【００２４】定義されていれば、ルールに合致するユー
ザをアドレステーブルから選択し、予告通知メンバリス
トに追加する（ステップ８０６）。

【００２５】この予告通知メンバリストは、図９に示す
ように、ＢＰＮＯ９０１とルールＮＯ９０２とユーザＮ
Ｏ９０３とユーザ名９０４と所属９０５等からなり、時
間ルール／条件ルールによって予告送付するメンバだけ
を抽出するテーブルである。このルールＮＯ９０２は、
上述した時間ルール管理テーブル１６と条件管理テーブ
ル１７の管理番号１６０、１７０に対応する。

【００２６】次に、タイマを起動させ、時間ルールに定
義されている時間まで通知を待機し、時間ルールがない
場合はステップ８０８に進む（ステップ８０７）。次
に、条件ルール管理テーブル１７を参照し、条件ルール
が定義されているかを調べる（ステップ８０８）。定義
されていれば、ルールに合致するメンバをアドレステー
ブルから選択し、予告通知メンバリストに追加する（ス
テップ８０９）。次に、サーバ１上で動作するビジネス
プロセスの一つ一つの案件を監視するワークフロープロ
グラム１４の監視処理を起動し、ルールで定義したよう
に案件が到着するのを監視し、それまで通知の待機状態
とする（ステップ８１０）。

【００２７】以上の処理が終了した段階でサーバ１は、
予告通知メンバリストを確認し（ステップ８１１）、メ
ンバが選択されていなければ全メンバをリストアップし
（ステップ８１２）、一斉にクライアントにビジネスプ
ロセスの案件の予告を通知する（ステップ８１３）。

【００２８】案件事前処理は、図１０に示すように、ユ
ーザから予告通知された案件の処理結果を受信し（ステ
ップ１００１）、管理ＮＯ１６０、１７０により、該当
するビジネスプロセスの案件を検索し（ステップ１００
２）、予告通知された案件におけるユーザの処理結果に
処理済みビットを立て、そのユーザをビジネスプロセス
の案件の送付対象から外し、次のユーザに案件を遷移す
る（ステップ１００３）。

【００２９】メールシステムとの連携処理は、図１１に
示すように、予告通知送付対象のユーザがワークフロー
システムにユーザ登録してあるかどうかをユーザ管理テ
ーブルを検索し（ステップ１１０１）、登録してあれ
ば、そのユーザ管理テーブルから対象ユーザを予告通知
メンバリストに追加する（ステップ１１０２）。

【００３０】登録していなければ、処理を依頼して制御
をメール管理プログラム１５に渡し（ステップ１００
３）、メール管理プログラム１５では、自身で管理して
いるユーザ管理テーブルを検索してユーザ登録されいる
かどうかを判定し（１１０４）、登録されていなけれ
ば、登録されていないという旨をワークフローシステム
に返し、処理を終了する（ステップ１１０５）。

【００３１】登録されていれば、該当ユーザをメール管
理プログラム１５側の宛先リストに追加し（ステップ１
１０６）、その宛先リストが定義されるとワークフロー
システムに処理を戻し（ステップ１１０７）、ワークフ
ローシステムの予告通知メンバリストにメール管理プロ
グラム１５の宛先リストの名称を追加する（ステップ１
１０８）。

【００３２】そして、上述した予告通知処理によりその
宛先リストに予告通知を行い（ステップ１１０９）、メ
ール管理プログラム１５では、宛先リストに送られてき
た予告通知を該当メンバに展開して送信する（ステップ
１１１０）。

【００３３】なお、上述した同一サーバ１上にメール管
理プログラム１５が存在し、それが起動していることを
前提とする。

【００３４】したがって、説明してきたように、ビジネ
スプロセス（業務を行う手順）を定義し、その定義に基
づいて案件がそれぞれの担当者を経由し、担当者がその
案件を処理してくことにより業務を完了させるワークフ
ローシステムにおいて、ビジネスプロセスに基づいた案
件が担当者に到着する前に、案件の内容を予め担当者に
予告通知する予告通知処理を備えることにより、実際に
ビジネスプロセスに基づいて到着する案件を処理するた
めの準備を行うことができ、案件が担当者に到着後すぐ
に処理かのうとなるため、それぞれの案件の処理を効率
良く行うことができ、また、それぞれの案件が円滑に流
れ、業務を完了するまでの時間を短縮することが可能と
なる。

【００３５】また、ビジネスプロセスに関係なく処理可
能な案件等に対しては、案件事前処理を備えることによ
り、予告通知処理により予告通知された案件に対する処
理結果が、業務を行う手順に基づいた案件のファイルの
送信前に到着した場合に、業務を行う手順からその案件
の処理を外すことができるので、業務を完了するまでの
時間を短縮することが可能となる。

【００３６】さらに、メールシステムとの連携処理を備
えることにより、ワークフローシステムに登録されてい
ないユーザに対してもサーバ上動作する他のメール管理
プログラムを介して予告通知を行うことが可能になる。

【００３７】以上、本発明者によってなされた発明を、
前記実施形態に基づき具体的に説明したが、本発明は、
前記実施形態に限定されるものではなく、その要旨を逸
脱しない範囲において種々変更可能であることは勿論で
ある。

【００３８】

【発明の効果】本願において開示される発明のうち代表
的なものによって得られる効果を簡単に説明すれば、下
記のとおりである。

【００３９】業務の各処理を効率良く行い、業務を完了
するまでの時間を短縮することが可能となる。

【００４０】また、ワークフローシステムに登録されて
いないユーザに対してもサーバ上動作する他のメール管
理プログラムを介して予告通知を行うことが可能にな
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態にかかるワークフローシステ
ムの構成を説明するための図である。

【図２】時間ルール管理テーブルの構成を説明するため
の図である。

【図３】条件ルール管理テーブルの構成を説明するため
の図である。

【図４】ビジネスプロセス定義処理を説明するためのフ
ローチャートである。

【図５】ビジネスプロセス定義管理テーブルの構成を説
明するための図である。

【図６】ユーザ管理テーブルの構成を説明するための図
である。

【図７】アドレステーブルの構成を説明するための図で
ある。

【図８】予告通知処理を説明するためのフローチャート
である。

【図９】予告通知メンバリストの構成を説明するための
図である。

【図１０】案件事前処理を説明するためのフローチャー
トである。

【図１１】メールシステムとの連携処理を説明するため
のフローチャートである。

【符号の説明】 １…サーバ、２…クライアント、３…ＬＡＮ、１０，２
０…処理部、１１…メモリ、１２，２１…表示部、１
３，２２…入力部、１４…ワークフロープログラム、１
５…メール管理プログラム、１６…時間ルール管理テー
ブル、１７…条件ルール管理テーブル。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 業務を行う手順と業務上の情報の流れを
   定義し、その定義に基づいて業務の１単位となる案件の
   ファイルがそれぞれの担当者を経由し、担当者がその案
   件を処理してくことにより業務を完了させるワークフロ
   ーシステムにおいて、 前記業務を行う手順に基づいた案件のファイルが担当者
   に到着する前に、案件の内容を予め担当者に予告通知す
   る予告通知手段を備えたことを特徴とするワークフロー
   システム。
2. 【請求項２】 前記請求項１に記載のワークフローシス
   テムにおいて、 前記予告通知手段は、予告通知を行う時間、または条件
   を定義した時間／条件定義情報と、 前記時間／条件定義情報を基に、案件内容を通知する手
   段とから構成されることを特徴とするワークフローシス
   テム。
3. 【請求項３】 前記請求項１に記載のワークフローシス
   テムにおいて、 前記予告通知手段により予告通知された案件に対する処
   理結果が、業務を行う手順に基づいた案件のファイルの
   送信前に到着した場合に、業務を行う手順からその案件
   の処理を外す手段を備えたことを特徴とするワークフロ
   ーシステム。
4. 【請求項４】 前記請求項１に記載のワークフローシス
   テムにおいて、 他のメールシステムと連携して前記ワークフローシステ
   ムに登録されていないユーザに案件を予告通知する手段
   を備えたことを特徴とするワークフローシステム。