JPH10105622A - ワークフローシステムにおける情報回付ルートの自動変更方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 制限時間を経過して処理完了とならなかった
場合に、代替の宛先に自動変更して情報を回付すること
を可能とする。 【解決手段】 ユーザ間の処理順序を定義したテーブル
１０１に加えて、各ユーザでの制限処理時間を定義した
テーブル１０２、制限時間が過ぎても次のユーザへの情
報回付が行われない場合の回付先等を定義したテーブル
１０３、自動修正発生の限度を定義したテーブル１０４
を設ける。制御処理ブロック１１０は、各ユーザに情報
が回付された時点からの経過時間を監視し、処理完了が
なされないまま、テーブル１０２の制限処理時間に達し
たら、テーブル１０３の回付先へ情報を自動回付する。
また、代替処理を行った結果を格納するファイル１４０
を設け、テーブル１０４に定義された回数を超えたもの
については、テーブル１０１を自動変更する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、複数ユーザ（作業担当
者、決裁／承認権限者など）が所定の手続きに沿って情
報の回覧や処理を行うことで、順次処理を遂行していく
業務活動において、好適な情報回付を行う方法に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】コンピュータネットワーク技術の急速な
発達や、パーソナルコンピュータに代表されるユーザイ
ンターフェースの向上、また多様で利便性の高いソフト
ウエアの充実などにより、企業などにおける様々な業務
活動において、多数のユーザ間で、情報技術を利用した
電子的な情報のやり取りによる業務処理が急速に増えて
いる。

【０００３】こうした情報技術を利用した電子的な情報
のやり取りによる業務処理を実現する所謂ワークフロー
システムでは、これまでの紙ベースの、伝票、帳票、書
類等に各ユーザがそれぞれ担当する処理（書き込み、承
認、決裁等）を行こなったあと、業務上決められたユー
ザ（担当者）間を順次回覧していくことで業務処理を遂
行していたところを、各ユーザをノードとし、ユーザ間
の回覧ルートをノード間のパスとして、システム内にあ
らかじめノードとパスの組合せで業務内容に応じたそれ
ぞれの業務処理フロー（業務プロセス）を定義してお
き、各ユーザがある業務において、担当する処理を行っ
てオンラインネットワーク等でその処理内容をシステム
に登録すると、既にシステム内に定義されている業務処
理フローに従って次に処理を担当するユーザに電子的に
情報を回付する方法が採られている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来技
術では、業務手続きのルールとして定められている業務
処理の手続きは業務フローとして定義しシステムに登録
できるものの、長期出張などの何らかの事情で処理担当
者のユーザが長期間不在である場合には、その担当者が
処理を終えてシステムに結果を登録するまで、業務処理
が停滞したままになるという問題があった。また、シス
テム内に設定定義している業務フローの変更は、必要に
応じてシステム管理者がノードとパスの再設定をしシス
テムに登録をしなおす必要があり、実際の業務上の変化
や、一時的な例外的状態に対して柔軟に対応することが
困難であるという問題があった。

【０００５】本発明の目的は、ワークフローシステムに
おける、かかる従来技術の問題を解決し、処理担当のユ
ーザから所定の期限までに結果登録がなされない場合
は、別の処理担当ユーザに対して自動的に情報を回付し
て処理依頼を代替する方法を提供することにある。

【０００６】また、本発明の他の目的は、一時的に情報
回付ルートを変更するだけでなく、同じ自動変更処理が
定められた限度回数以上発生した場合に、システムに登
録設定されている業務フローを自動的に変更し再設定す
る方法を提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明は、各ユーザをノ
ード、ユーザ間の情報回付ルートをパスとし、ノードと
パスおよび情報の種類の組合せから業務プロセスの情報
回付ルートを定義した第１テーブル（業務フロー定義テ
ーブル）、各ノードでの処理勧告時間や制限処理時間を
定義した第２テーブル（制限処理時間定義テーブル）、
および、各ノードで制限処理時間を過ぎても次のノード
への情報回付が行われていない場合の、自動処理内容お
よび自動回付先を定義した第３テーブル（自動処理内容
／自動回付先定義テーブル）を設ける。さらに、必要に
よっては自動修正発生の限度を定義した第４テーブル
（自動修正限度定義テーブル）を設ける。

【０００８】ユーザ（ノード）は処理依頼の情報が回付
されてきたら、自分の担当する処理を行い結果を回付情
報格納データベースに登録することで処理完了となる。
この処理完了となったら、業務フロー定義テーブルの定
義に従って次の処理担当ユーザに処理すべき情報が回付
される。この各ユーザに処理すべき情報が回付された時
点からの経過時間を監視し、処理完了がなされないま
ま、例えば、制限処理時間定義テーブルにあらかじめ設
定されている勧告時間に達したらユーザに対して処理勧
告のアラームを発行する。さらに経過時間が、制限処理
時間定義テーブルにあらかじめ設定されている制限処理
時間に達したら、自動処理内容／自動回付先定義テーブ
ルにあらかじめ設定し（これはユーザ自身が設定するこ
とも可能とする）登録されている自動回付先へ代替とし
て処理依頼の情報を自動回付する。また、自動修正処理
を行った結果（どの業務処理内容で、どのユーザが、自
動修正処理されたかの回数の合計）を格納するファイル
を設け、自動修正限度定義テーブルにあらかじめ設定さ
れている自動修正回数の限界を超えたものについては、
業務フロー定義テーブルを自動的に変更する。

【０００９】業務内容毎だけでなくユーザ毎にも処理依
頼到着時点からの経過時間を監視することにより、処理
勧告のアラームの発行を行うことで、ユーザが処理を忘
れていた場合の対応や、制限時間を超えた場合の自動変
更を行うことから柔軟な業務処理の対応が可能となる。
また、自動回付先や自動処理内容をユーザ自身が設定す
ることも可能とすることで、事前に長期間処理が出来な
い場合に代替の処理担当者を自ら登録することができ、
ユーザ個別の事情をできるだけ反映して効率的な業務処
理の遂行が行える。また、自動変更処理の結果から業務
フローの再設定を自動的に行うことで、システム管理者
が業務フローの再設定を容易に行うとともに、再設定そ
のものの手間も簡素化することができる。また、自動修
正結果を格納していることから、自動修正発生頻度等か
ら、業務フローで定義されている業務手続きのルールそ
のものの適正を判断しうる情報を提供することができ
る。

【００１０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施の形態につ
いて図面によりを説明する。図１は、本発明の一実施例
の全体的ブロック図である。本システムは、大きくは、
条件定義テーブルブロック１００、制御処理ブロック１
１０、回付情報格納データベース１２０、決裁／承認権
限定義ファイル１３０、自動修正結果格納ファイル１４
０、および入出力ブロック１５０からなる。ここで、条
件定義テーブルブロック１００は業務フロー定義テーブ
ル１０１、制限処理時間定義テーブル１０２、自動処理
内容／自動回付先定義テーブル１０３および自動修正限
度定義テーブル１０４からなり、例えばハードディスク
上に用意される。制御処理ブロック１１０は未処理時間
監視制御部１１１と業務フロー自動修正制御部１１２か
らなり、その処理は、いわゆる中央処理装置（ＣＰＵ）
が行うものである。入出力ブロック１５０は複数の入出
力端末１５１の総称である。回付情報格納データベース
１２０は、各ユーザ間で回付される情報を、情報の種類
に応じ多数格納しているデータベースである。決裁／承
認権限定義ファイル１３０は、各ユーザの業務上の決裁
および承認権限のレベルを定義したマスタファイルであ
る。自動修正結果格納ファイル１４０は、業務プロセス
ごとに、情報回付ルートの自動修正が発生した場合の累
積回数を記録するファイルである。

【００１１】まず、図２、図３により、業務フロー定義
テーブル１０１について説明する。業務フロー定義テー
ブル１０１は、各ユーザをノード、ユーザ間の情報回付
ルートをパスとして、業務処理内容に応じてユーザおよ
びユーザ間の処理順序（業務フロー）を定義したテーブ
ルである。

【００１２】図２は、業務フロー定義テーブル１０１の
中の定義格納形式であり、ここでは価格見積処理２０１
の業務フローの例を示している。図３は、該価格見積処
理２０１の業務フローをユーザノード３０１とユーザ間
の経路パス３０２で表現したものである。この価格見積
処理２０１は、ユーザＡが受付し、次にユーザＣが自分
の担当の処理を行う。その次にユーザＢとユーザＤがそ
れぞれ並行して部分的に処理を行い、ユーザＢが処理完
了後、ユーザＥが処理を行う。またユーザＤが処理完了
後、ユーザＦが処理を行う。ユーザＥとユーザＦがそれ
ぞれ処理を完了したら、次にユーザＧが承認を行う。こ
こで承認できない場合、再処理指示をユーザＣに行い、
ユーザＣの処理から繰り返される。ユーザＧが承認済み
となったら次にユーザＨが承認を行い、承認できない場
合は、ユーザＧに再処理指示を行う。ユーザＨが承認し
たら、価格見積処理は完了する。

【００１３】以上のような業務フローを、登録設定権限
を有するユーザが図２の定義格納形式で、業務処理内容
２０１、担当ユーザ名２０２、再処理指示先２０３など
を設定し、登録する。

【００１４】次に、図４により、制限処理時間定義テー
ブル１０２について説明する。制限処理時間定義テーブ
ル１０２は、業務処理内容に応じ各ユーザ（ノード）で
の制限処理時間を定義したテーブルである。

【００１５】図４は、制限処理時間定義テーブル１０２
の中の定義格納形式であり、ここでは価格見積処理４０
１の例を示している。定義格納形式は、図２の業務フロ
ー定義テーブル１０１の中の定義格納形式の各ユーザそ
れぞれに対応して制限処理時間４０２と勧告時間４０３
を設定する形式となっている。例えば、ユーザＣが情報
回付を受けた時点からの経過時間で、ユーザＣに対して
処理勧告を知らせるアラームが発行される時間が４０５
の勧告時間３時間を経過した時点であり、４０４の制限
処理時間４時間は、ユーザＣが処理結果を入力し処理完
了済みとすべき制限時間であることを示す。これらを登
録設定権限を有するユーザが登録する。

【００１６】次に、図５により、自動処理内容／自動回
付先定義ブロック１０３について説明する。自動処理内
容／自動回付先定義テーブル１０３は、業務処理内容に
応じ、各ユーザ（ノード）で制限処理時間を過ぎても次
のユーザ（ノード）への情報回付が行われていない場合
の、自動処理内容および自動回付先を定義したテーブル
である。

【００１７】図５は、自動処理内容／自動回付先定義テ
ーブル１０３の中の定義格納形式であり、図２の業務フ
ロー定義テーブル１０１の中の定義格納形式の各ユーザ
に対応してそれぞれ自動処理内容５０１、自動回付先５
０２を設定する形式となっている。例えば、価格見積処
理において、ユーザＣが自動処理対象になった場合、自
動回付先としてユーザＬ５０４に情報を転送５０３する
ことを意味する。ここで、転送５０３は、自動処理対象
のユーザに対して全く情報を残さないことを意味し、記
録後転送５０５は、自動処理対象のユーザに対して、既
にその情報の処理はできないが、情報を記録として残す
事を意味する。また、ＳＫＩＰ（スキップ）５０６は、
自動回付先として、図２で定義されている次の順番のユ
ーザに回付することを意味する。さらに、未設定５０８
の場合は、自動回付および自動処理は無く、あくまでそ
のユーザが処理完了するのを待つことであり、同一権限
者５０９は、該ユーザと同一決裁／承認権限者に回付す
ることを意味する。これらを登録設定権限を有するユー
ザおよびユーザ自身が登録できる。

【００１８】次に、図６により、自動修正限度定義テー
ブル１０４について説明する。自動修正限度定義テーブ
ル１０４は、業務処理内容に応じ、自動回付先の各ユー
ザに対応して、自動修正処理の限度を定義したテーブル
である。

【００１９】図６は、自動修正限度定義テーブル１０４
の中の定義格納形式であり、図２の業務フロー定義テー
ブル１０１の中の定義格納形式および図５の自動処理内
容／自動回付先定義テーブル１０３のテーブル形式の各
ユーザに対応して、それぞれ自動修正限度６０１の回数
を、登録設定権限を有するユーザが登録する。図６で
は、例えば、ユーザＣから処理依頼を受けたユーザＢ６
０４とユーザＤ６０２は、それぞれ自動修正の限度回数
は２０回までと設定されている。つぎにユーザＢ６０４
から処理依頼を受けるユーザＥ６０５は、修正限度回数
は１０回、また、ユーザＤ６０２から処理依頼を受ける
ユーザＦ６０３は、修正限度回数２０回と設定されてい
る。情報回付ルートとしては、ユーザＢ６０４からユー
ザＥ６０５と、ユーザＤ６０２からユーザＦ６０３は、
業務処理上は、並行処理のプロセスを意味しているが
（図３操照）、この並行処理部分に相当するユーザ同士
で修正限度回数は必ずしも同じ回数で無くても良く、そ
れぞれユーザ個々に設定することも可能である。

【００２０】次に、図７を用いて、制御処理ブロック１
１０における未処理時間監視制御部１１１での未処理時
間の監視および情報回付ルートの自動変更等の制御処理
について説明する。

【００２１】ユーザは、入出力端末１５１より回付情報
格納データベース１２０をアクセスして、回付された情
報に対して自分の担当する処理を行い、結果を当該デー
タベース１２０に登録することで処理完了とする。処理
完了となったら、業務フロー定義テーブル１０１（図
２）の定義に従って、次の処理担当ユーザに処理すべき
情報が回付される。ここで、回付する情報には、情報内
容を識別するために、図８に示すように、情報内容を表
す区分８０１を情報のヘッダ部８０２に付加して情報を
回付する（回付情報格納ＤＢ１２０に登録する）ことと
している。

【００２２】未処理時間監視制御部１１１は、回付情報
格納データベース１２０を監視し、処理すべき情報が新
たに回付されたユーザ（ノード）を検知する（ステップ
７０１）。そして、検知されたユーザと、回付された情
報内容すなわち業務処理内容から、制限処理時間定義テ
ーブル１０２（図４）を参照して、該当する制限処理時
間と勧告時間を読み込む（ステップ７０２）。次に、ス
テップ７０１で検知されたノードに情報が回付された時
点からの経過時間を監視計測する（ステップ７０３）。
こうして、経過時間がステップ７０２で読み込んだ勧告
時間に達した時点で、まだ当該ノードのユーザが処理を
完了させていなかった場合（ステップ７０４）には、処
理完了を早くおこなうことを勧告するアラームを当該ユ
ーザに送信する（ステップ７０５）。なお、アラームと
しては、ユーザが入出力端末１５１にユーザＩＤを入力
して本システムを起動させたときに処理勧告のメッセー
ジが表示される方法や、ユーザが入出力端末１５１を使
用中の場合は、割り込みで処理勧告のメッセージが表示
される方法などがある。

【００２３】さらに、経過時間がステップ７０２で読み
込んだ制限処理時間に達した時点で、まだ当該ノードの
ユーザが処理を完了させていなかった場合（ステップ７
０６）には、自動処理内容／自動回付先定義テーブル１
０３（図５）から、該当する自動処理内容と自動回付先
を読み込む（ステップ７０７）。このとき、自動回付先
として同一権限者（例えば図５の５０９）と設定されて
いた場合（ステップ７０８）は、決裁／承認権限定義フ
ァイル１３０を参照して、自動処理対象ノードのユーザ
と同一の権限レベルを有するユーザの中から他のユーザ
を選択し、選択されたユーザを自動回付先とする（ステ
ップ７０９）。図９に、決裁／承認権限定義ファイル１
３０のデータ格納形式の一例を示す。ここで、同一の権
限レベル９０１内でユーザを選択する方法としては、ラ
ンダムに選択する方法や、優先付けをしてユーザＩＤ９
０２を格納しておき、優先順に選択する方法などがあ
る。

【００２４】その後、自動処理該当ユーザのノードに対
して、ステップ７０７あるいはステップ７０９で判別し
た自動処理および自動回付先への情報の自動回付を行う
（ステップ７１０）。そして、自動修正処理をおこなっ
た、業務内容とそのユーザについて、自動修正処理をお
こなった累積回数を、自動修正結果格納ファイル１４０
に登録する（ステップ７１１）。図１０に、自動修正結
果格納ファイル１４０のデータ格納形式の一例を示す。
図１０では、図２の業務フロー定義テーブル１０１の中
の定義格納形式の各ユーザに対応してそれぞれ累積修正
回数１００１を格納する形式とし、ステップ７１１であ
らたに結果を格納する際には、この累積修正回数１００
１の数字を１だけインクリメントすることになる。

【００２５】制御処理ブロック１１０の未処理時間監視
制御部１１１は、ユーザ（ノード）に処理すべき情報が
新たに回付されるごとに、図７の処理フローを実行す
る。これにより、処理完了がなされないまま、あらかじ
め制御処理時間定義テーブル１０２に設定されている勧
告時間に達したら、当該ユーザに対して処理勧告のアラ
ームが発行される。さらに経過時間があらかじめ設定さ
れている制限処理時間に達したら、あらかじめ自動処理
内容／自動回付先定義テーブル１０３に登録されている
自動回付先へ、代替として処理依頼の情報が自動回付さ
れる。また、自動修正処理を行った結果（どの業務処理
内容で、どのユーザが、自動修正処理されたかの回数の
合計）が自動修正結果格納ファイル１４０に登録され
る。

【００２６】次に、図１１を用いて、制御処理ブロック
１１０における業務フロー自動修正制御部１１２でのに
於ける業務フロー定義テーブル１０１の自動修正制御処
理について説明する。

【００２７】業務フローの自動修正制御部１１２は、自
動修正結果格納ファイル１４０（図１０）を監視し、該
自動修正結果格納ファイル１４０に新たに累積修正回数
１００１が１インクリメントされたら（ステップ１１０
１）、自動修正限度テーブル１０４（図６）に定義され
ている該当ユーザの自動修正限度６０１の回数と比較し
て一致したら（ステップ１１０２）、業務フロー定義テ
ーブル１０１（図２）の該当ユーザ名と、自動処理／自
動回付先定義テーブル１０３（図５）で自動回付先とし
て定義されているユーザ名とを置き換え、業務フロー定
義テーブル１０１と自動処理／自動回付先定義テーブル
１０３のユーザ名を自動的に再設定する（ステップ１１
０３）。これにより、あらかじめ自動修正限度定義テー
ブル１０４に設定されている自動修正回数の限度を超え
たものについては、業務フロー定義テーブル１０１で定
義されている業務手続きのルールそのものが変更され
る。

【００２８】以上、本発明の一つの実施の形態について
説明したが、次のような実施の形態にすることも可能で
ある。図４の制限処理時間定義テーブル１０２では、ユ
ーザ対応に勧告時間を一つだけ設定したが、これは時間
を異にして複数設定し、それぞれの時間でアラームを発
行することも可能である。また、図５の自動処理内容／
自動回付先定義テーブル１０３では、自動処理内容とし
て「転記」「記録後転送」「未設定」の３種類を設定し
ているが、この他の自動処理内容の設定も可能である。
さらに、図５では、自動回付先として「同一権限者５０
９」を設定している例を示しているが、この他に「上位
権限者」など、権限レベルに応じた設定も可能である。

【００２９】

【発明の効果】以上述べたように、本発明によれば、業
務処理手続きを支援するワークフローシステムとして、
処理担当ユーザがやむを得ない事態で一時的に処理業務
ができなきなった場合に、業務処理遂行を停滞させるこ
となく、自動的に対応できることから、より変化に追随
しやすいシステムを実現できる。

【００３０】また、勧告時間に基づいて、処理勧告のア
ラーム等をユーザに発行することにより、ユーザに未処
理状態を気づかせることができ、ユーザにとってより親
切で、しかも業務処理自体を効率的に遂行することを実
現できる。

【００３１】また、業務フローの定義を自動的に変更で
きることから、システム管理者が業務フローを再設定す
る手間を低減することが可能となり、同時に業務フロー
自体の見直し、つまり企業として業務手続きルールの見
直しをおこなうための情報を提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の全体的ブロック図である。

【図２】業務フロー定義テーブルの構成例を示す図であ
る。

【図３】価格見積処理の業務フローの一例を示す図であ
る。

【図４】制限処理時間定義テーブルの構成例を示す図で
ある。

【図５】自動処理内容／自動回付先定義テーブルの構成
例を示す図である。

【図６】自動修正限度定義テーブルの構成例を示す図で
ある。

【図７】未処理時間監視制御部の処理フロー図である。

【図８】回付する情報の種類を表すヘッダ部の内容を示
す図である。

【図９】決裁／承認権限定義ファイルの構成例を示す図
である。

【図１０】自動修正結果格納ファイルの構成例を示す図
である。

【図１１】業務フロー自動修正制御部の処理フロー図で
ある。

【符号の説明】

１００ 条件定義テーブルブロック １０１ 業務フロー定義テーブル １０２ 制限処理時間定義テーブル １０３ 自動処理内容／自動回付先定義テーブル １０４ 自動修正限度定義テーブル １１０ 制御処理ブロック １１１ 未処理時間監視制御部 １１２ 業務フロー自動修正制御部 １２０ 回付情報格納データベース １３０ 決裁／承認権限定義ファイル １４０ 自動修正結果格納ファイル １５０ 入出力ブロック １５１ 入出力端末

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数ユーザ間で情報を順次回付して作業
   を行うことを支援するワークフローシステムにおける情
   報回付ルートの自動変更方法であって、 各ユーザをノード、ユーザ間の情報回付ルートをパスと
   し、ノードとパスおよび情報の種類の組合せから業務プ
   ロセスの情報回付ルートを定義した第１テーブルと、各
   ノードでの制限処理時間を定義した第２テーブルおよび
   各ノードで制限処理時間を過ぎても次のノードへの情報
   回付が行われていない場合の自動処理内容および自動回
   付先を定義した第３テーブルを設け、 前記第１テーブルの定義に従って各ノードに処理すべき
   情報を回付するとともに、各ノードで処理すべき情報が
   到着した時刻からの経過時間を監視し、前記第２テーブ
   ルにより制限処理時間が経過したノードとその情報の種
   類を検知し、前記第３テーブルにより制限処理時間が経
   過した場合の処理を自動的に実施し、前記第３テーブル
   で定義された回付先に情報を自動的に回付することを特
   徴とするワークフローシステムにおける情報回付ルート
   の自動変更方法。
2. 【請求項２】 請求項１記載のワークフローシステムに
   おける情報回付ルートの自動変更方法において、前記第
   ２テーブルに定義される制限処理時間として各ノードで
   の処理の最終期限の他に、該最終処理期限より前の中間
   期限を定義し、該中間期限の検知されたノードに対して
   最終期限までに作業を完了することを勧告することを特
   徴とするワークフローシステムにおける情報回付ルート
   の自動変更方法。
3. 【請求項３】 請求項１もしくは２記載のワークフロー
   システムにおける情報回付ルートの自動変更方法におい
   て、第１テーブルで定義されている業務プロセスごと
   に、情報の種類に応じた各ノードでの自動修正が発生し
   た場合の結果を記録するファイル、および、第１テーブ
   ルで定義されている業務プロセスごとに自動修正発生の
   限度を定義した第４テーブルを設け、前記ファイルの内
   容を監視し、前記第４テーブルの自動修正発生の限度に
   達した内容に対応する第１テーブルの内容を自動修正す
   ることを特徴とするワークフローシステムにおける情報
   回付ルートの自動変更方法。