JP2013257705A - 電子決裁装置、電子決裁方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子決裁装置において決裁権者による代理決裁の申請に係る負担を軽減すること。
【解決手段】電子決裁装置は、決裁権者の代わりに決裁を行う代理人により行われた代理決裁の履歴を記憶する代理決裁履歴記憶部と、代理決裁履歴記憶部が記憶する代理決裁の履歴に基づいて、代理人を定める代理ルールを、通常時に決裁権限を持つ決裁権者を定める通常ルールに昇格させる昇格処理部と、を備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子決裁装置、電子決裁方法、及びプログラムに関する。

複数の端末装置が接続され、電子文書を用いて、組織における決裁業務を管理する電子決裁装置が知られている。このような電子決裁装置は、上申担当者により端末装置から入力された上申しようとする内容を記憶し、決裁すべき決裁権者が端末装置を操作することにより、この上申の決裁処理を行っている。

特許文献１には、上述のような電子決裁装置において、決裁権者が長期的に不在となる場合、決裁権者が代理決裁をすべき代理人を指定して、この代理人が緊急を要するような上申を決裁することが記載されている。

特開平５−３４４０４号公報

しかしながら、決裁権者が出張等により繰り返し長期的に不在となる場合、特許文献１に記載の電子決裁装置では、決裁権者が同じ代理決裁の申請手続きを繰り返し行わなければならないことがある。つまり、社内の意思決定を経て規定や内規という形で策定された統制ルールを電子化した社内ルールが実態と乖離していることがある。そのため、特許文献１に記載の電子決裁装置では、決裁権者の負担が大きいという問題がある。

本発明は、上記問題を解決すべくなされたもので、その目的は、決裁権者の負担を軽減することができる電子決裁装置、電子決裁方法、及びプログラムを提供することにある。

上述した課題を解決するために、本発明は、決裁権者の代わりに決裁を行う代理人により行われた代理決裁の履歴を記憶する代理決裁履歴記憶部と、代理決裁履歴記憶部が記憶する代理決裁の履歴に基づいて、代理人を定める代理ルールを、通常時に決裁権限を持つ決裁権者を定める通常ルールに昇格させる昇格処理部と、を備えることを特徴とする電子決裁装置である。

また、本発明の電子決裁装置において、昇格処理部は、代理決裁履歴記憶部が記憶する代理決裁の履歴に基づき、所定期間内において、昇格対象の代理ルールに基づく代理決裁の回数が所定の回数以上である場合、昇格対象の代理ルールを通常ルールに昇格させることを特徴とする。

また、本発明の電子決裁装置は、決裁権者により行われた決裁の履歴を記憶する決裁履歴記憶部を備え、昇格処理部は、決裁履歴記憶部が記憶する決裁の履歴と、代理決裁履歴記憶部が記憶する代理決裁の履歴とに基づいて算出された、昇格対象の代理ルールに基づく代理決裁が所定期間内に行われた回数の割合が所定の割合以上である場合、昇格対象の代理ルールを通常ルールに昇格させることを特徴とする。

また、本発明の電子決裁装置は、臨時的に決裁権限を持つ代理人の権限を規定する代理ルールの申請の履歴を記憶する代理ルール申請記憶部と、代理ルール申請記憶部が記憶する代理ルールの申請の履歴に基づき、代理ルールを、通常時に決裁権限を持つ決裁権者を規定する通常ルールに昇格させる昇格処理部と、を備えることを特徴とする。

また、本発明の電子決裁装置において、昇格処理部は、代理申請記憶部が記憶する代理ルールの申請の履歴に基づき、所定期間内において、昇格対象の代理ルールが申請された回数が所定の回数以上である場合、昇格対象の代理ルールを通常ルールに昇格させることを特徴とする。

また、本発明の電子決裁装置において、昇格処理部は、代理申請記憶部が記憶する代理ルールの申請の履歴に基づいて算出された、昇格対象の前記代理ルールの所定期間内における申請の回数の割合が所定の割合以上である場合、昇格対象の代理ルールを通常ルールに昇格させることを特徴とする。

また、本発明の電子決裁装置は、通常ルールに昇格された代理ルールに基づく決裁である昇格後決裁の履歴を記憶する昇格後決裁履歴記憶部と、昇格後決裁履歴記憶部が記憶する昇格後決裁の履歴に基づき、昇格された代理ルールを通常ルールから降格させる降格処理部とを備えることを特徴とする。

また、本発明の電子決裁装置において、降格処理部は、昇格後決裁履歴記憶部が記憶する昇格後決裁の履歴に基づき、所定期間内における昇格された代理ルールに基づく昇格後決裁の回数が所定の回数以下である場合、昇格された代理ルールを通常ルールから降格させるとことを特徴とする。

また、本発明の電子決裁装置において、通常ルールには、代理ルールの昇格を許可するか否かを示す昇格許可情報が関連付けられており、昇格処理部は、昇格許可情報に基づき代理ルールを通常ルールに昇格させることを特徴とする。

また、本発明の電子決裁装置において、通常ルールには、代理ルールから昇格されたか否かを示す昇格履歴情報が関連付けられており、降格処理部は、昇格履歴情報に基づき、通常ルールを降格させることを特徴とする。

また、本発明は、電子決裁装置における電子決裁方法であって、代理決裁履歴記憶部が決裁権者の代わりに決裁を行う代理人により行われた代理決裁の履歴を記憶する代理決裁履歴記憶過程と、昇格処理が、代理決裁履歴記憶部に記憶される代理決裁の履歴に基づいて、代理人を定める代理ルールを、通常時に決裁権限を持つ決裁権者を定める通常ルールに昇格させる昇格処理過程とを有することを特徴とする電子決裁方法である。

また、本発明は、電子決裁装置を制御するコンピュータに、代理決裁履歴記憶部に記憶される決裁権者の代わりに決裁を行う代理人により行われた代理決裁の履歴に基づいて、代理人を定める代理ルールを、通常時に決裁権限を持つ決裁権者を定める通常ルールに昇格させる昇格ステップを実行させるためのプログラムである。

本発明によれば、決裁権者による代理決裁の手続きにかかる負担を軽減することができる。

本発明の第１の実施形態による電子決裁装置を用いた電子決裁システムを示すブロック図である。 同実施形態における社内ルールの一例を示す図である。 同実施形態における代理ルールの一例を示す図である。 同実施形態における決裁履歴の一例を示す図である。 同実施形態における昇格条件の一例を示す図である。 同実施形態における電子決裁装置の昇格の処理手順を示すフローチャートである。 同実施形態における電子決裁装置の降格の処理手順を示すフローチャートである。 本発明の第２の実施形態による電子決裁装置を用いた電子決裁システムを示すブロック図である。 同実施形態における電子決裁装置の昇格の処理手順を示すフローチャートである。

[第１の実施形態]
第１の実施形態における電子決裁装置は、代理人により行われた代理決裁の履歴を記憶する代理決裁履歴記憶部と、代理決裁履歴記憶部が記憶する代理決裁の履歴に基づいて、代理ルールを、社内ルールに昇格させる昇格処理部とを備えることを特徴とする。ここで、代理人は、決裁権者の代わりに決裁を行う人のことである。また、代理ルールとは、ある業務に対して代理人を定める規定である。また、社内ルールとは、ある業務に対して通常時に決裁権限を持つ決裁権者を定める規定であり、通常ルールに対応する。また、昇格とは、代理ルールを社内ルールに格上げすることである。すなわち、昇格とは、上位者の承認により期間限定で決裁権限を有する代理決裁ではなく、恒常的に社内ルールとして登録されることである。

図１は、本発明の一実施の形態に係る電子決裁装置を用いた電子決裁システムの構成を示す機能ブロック図である。

図１に示すように、電子決裁システム１は、ネットワークを介して接続された電子決裁装置１０、端末装置３０ａ、端末装置３０ｂ、端末装置３０ｃ、端末装置３０ｄ及び端末装置３０ｅを備えている。

電子決裁装置１０は、サーバ装置１０ａ、サーバ装置１０ｂ及びサーバ装置１０ｃを備える。

サーバ装置１０ａは、社内ルール、昇格条件及び降格条件をＸＭＬファイルとして記憶するファイルサーバである。サーバ装置１０ａは社内ルール記憶部２０、昇格条件記憶部２１及び降格条件記憶部２２を備えている。

社内ルール記憶部２０には、社内ルールを示す社内ルールが複数記憶される。この社内ルール情報には、業務を識別する業務識別情報、決裁権者を識別する決裁権者識別情報及び、昇格許可情報と昇格履歴情報に対応するフラグ情報が関連付けられている。この昇格許可情報とは、代理ルールの昇格を許可するか否かを示す情報である。また、昇格履歴情報とは、代理ルールから昇格されたか否かを示す情報である。また、業務識別情報とは、ある業務と他の業務とを識別するための業務固有の情報である。業務識別情報の例としては、「１００万円以上５００万円未満の物品の購入」などである。また、決裁権者識別情報とは、当該社内ルールの業務に対して決裁の権限を持つ決裁権者と他の者とを識別するための決裁権者固有の情報である。決裁権者識別情報の例としては、「Ａ部長」、「Ｂ課長」、または「Ｃセンタ長」などである。

また、フラグ情報は「０」、「１」又は「２」の値を取る。フラグ情報は、値が「０」又は「１」の場合に、昇格許可情報に対応し、値が「０」の場合、当該社内ルールの業務識別情報に対して代理人を定める代理ルールは、社内ルールに昇格できないこと示す。また、フラグ情報は、値が「１」の場合、社内ルールの業務識別情報に対して代理人を定める代理ルールは、社内ルールに昇格ができることを示す。また、フラグ情報は、値が「１」又は「２」の場合に、昇格履歴情報に対応し、値が「１」の場合、当該社内ルールは代理ルールから昇格されていないことを示す。また、フラグ情報は、値が「２」の場合、当該社内ルールは代理ルールから昇格されたことを示す。

昇格条件記憶部２１には、ある業務に対する代理ルールが社内ルールに昇格するための昇格条件における所定の期間及び閾値を示す昇格条件情報が記憶されている。ここで、昇格条件情報において、例えば、所定の期間は年月日により指定された情報であり、閾値は数値により指定された情報である。

降格条件記憶部２２には、昇格されたある業務に対する代理ルールが社内ルールから降格させるための条件における所定期間及び閾値を示す降格条件情報が記憶されている。昇格条件情報と同様に、降格条件情報において、例えば、所定の期間は年月日で指定した情報であり、閾値は数値により指定された情報である。

サーバ装置１０ｂは、代理ルール、代理決裁履歴及び昇格後決裁履歴をデータベースとして記憶するファイルサーバである。サーバ装置１０ｂは代理ルール記憶部２３、代理決裁履歴記憶部２４ａ、昇格後決裁履歴記憶部２５及び決裁履歴記憶部２７を備えている。

代理ルール記憶部２３には、ある業務に対して臨時に決裁権限を持つ代理人を定める代理ルールを示す代理ルール情報が複数記憶される。この代理ルールには、代理業務を識別する代理業務識別情報、決裁権者を識別する決裁権者識別情報、代理人を識別する代理人識別情報、代理有効期限を示す代理有効期限情報及び承認日を示す承認日情報が関連付けられている。ここで、代理業務識別情報とは、代理人が臨時的に決裁権限を持つ業務である代理業務と他の業務とを識別するための業務固有の情報である。代理業務識別情報の例としては、「１００万円以上５００万円未満の物品の購入」などである。また、決裁権者識別情報とは、当該代理ルールの代理業務に対して通常時に決裁の権限を持つ決裁権者と他の者とを識別するための決裁権者固有の情報である。決裁権者識別情報の例としては、「Ａ部長」または「Ｃセンタ長」などである。

また、代理人識別情報とは、当該代理ルールの代理業務に対して臨時的に決裁の権限を持つ代理人と他の者とを識別するための決裁権者固有の情報である。決裁権者識別情報の例としては、「Ｂ課長」または「Ｄ係長」などである。また、代理有効期限情報とは、当該代理ルールを代理人が利用できる期限を示す情報である。例えば、代理有効期限情報は、日付である。また、承認日情報とは、決裁権者が申請した代理ルールに対し、代理依頼申請承認者４３により承認が行われた日を示す情報であり、例えば、日付である。

代理決裁履歴記憶部２４ａには、代理ルールに従い代理人により実施された決裁である代理決裁の履歴が記憶されている。代理決裁には、業務を識別する業務識別情報、決裁権者を識別する決裁権者識別情報、代理人を識別する代理人識別情報及び決裁実施日を示す決裁実施日情報が含まれている。ここで、業務識別情報、決裁権者識別情報及び代理人識別情報は、上述した社内ルール記憶部２０における業務識別情報と決裁権者識別情報と、代理ルール記憶部２３における代理人識別情報と同様であるため、説明を省略する。また、決裁実施日情報とは、代理人により決裁が実施された日を示す情報であり、例えば、日付である。

昇格後決裁履歴記憶部２５には、代理ルールから昇格された社内ルールを用いて実施された決裁である昇格後決裁を示す昇格後決裁情報の履歴が記憶されている。昇格後決裁情報には、決裁権者を識別する決裁権者識別情報、業務を識別する業務識別情報及び決裁実施日を示す決裁実施日情報が関連付けられている。ここで、決裁権者識別情報、業務識別情報及び決裁実施日情報は、上述した社内ルール記憶部２０における業務識別情報と決裁権者識別情報と、代理決裁履歴記憶部２４ａにおける決裁実施日情報と、同様であるため、説明を省略する。

決裁履歴記憶部２７には、社内ルールを用いて実施された通常の決裁を示す決裁情報の履歴が記憶されている。決裁情報には、決裁権者を識別する決裁権者識別情報、業務を識別する業務識別情報及び決裁実施日を示す決裁実施日情報が関連付けられている。ここで、決裁権者識別情報、業務識別情報及び決裁実施日情報は、上述した社内ルール記憶部２０における業務識別情報と決裁権者識別情報と、代理決裁履歴記憶部２４ａにおける決裁実施日情報と、同様であるため、説明を省略する。

サーバ装置１０ｃは、電子決裁装置１０が備える各構成を制御するサーバである。サーバ装置１０ｃは、代理ルール申請部１１、代理ルール承認部１２、代理決裁部１３、決裁部１４、昇格処理部１５、降格処理部１６及び上申記憶部２６を備える。

代理ルール申請部１１は、端末装置３０ｂから入力された代理ルール情報を代理ルール記憶部２３に記憶させる。ここで代理ルール情報とは、例えば、代理業務情報、決裁権者識別情報、代理人識別情報及び代理有効期限情報である。そして、代理ルール申請部１１は、代理ルール情報の代理有効期限情報により示される代理有効期限が既に切れている代理有効期限情報を有する代理ルール情報を代理ルール記憶部２３から削除する。ここで、代理ルール申請部１１は、例えば、代理ルール申請部１１が端末装置３０ｂから代理ルール情報の入力を受け付けた場合に、代理有効期限が切れているか否かの判定を実行する。なお、代理ルール申請部１１は、タイマーを用いて定期的に、上記の判定を行ってもよい。また、代理ルール申請部１１は、例えば、代理有効期限情報が示す日付と上記の判定が行われる日の日付より過去になっている場合に、代理有効期限が切れていると判定する。

代理ルール承認部１２は、端末装置３０ｄから入力された代理ルール情報の代理有効期限情報により示される代理有効期限が切れていなければ、入力された代理ルール情報の決裁権者識別情報、代理人識別情報、代理業務識別情報及び代理有効期限情報に一致する代理ルール情報を代理ルール記憶部２３から検索する。そして、代理ルール承認部１２は、検索した代理ルール情報に、承認が行われた日の日付を示す承認日情報を追加し、代理ルール記憶部２３に記憶させる。

代理決裁部１３は、端末装置３０ｃから代理人４２を識別する代理人識別情が入力されたことに応じて、入力された代理人識別情報と、代理ルール記憶部２３から読み込んだ代理ルール情報とに基づき、代理人４２が決裁の権限を持つ上申情報を上申記憶部２６から読み込む。代理決裁部１３は、読み込んだ上申情報と当該上申情報に対する代理ルール情報とを端末装置３０ｃに出力する。
代理決裁部１３は、上申情報と代理ルール情報とを出力したことに応じて、端末装置３０ｃから入力された代理ルール情報の代理有効期限情報により示される代理有効期限が切れていない場合、端末装置３０ｃから入力された上申情報により示される上申に対して決裁の処理を行う。ここで、上申情報とは、上申担当者４０により申請された上申内容を示すものであり、例えば、「１００万円のサーバ端末の購入」などである。また、ここでの代理ルール情報とは、上申情報により示される上申内容に関連する代理業務情報を有する代理ルール情報である。上申内容「１００万円のサーバ端末の購入」に関連する代理業務情報の例としては、「１００万円以上５００万円未満の物品の購入」である。また、ここでの決裁の処理とは、例えば、上申担当者４０により申請された上申が決裁されたという趣旨の通知を上申担当者４０に端末装置３０ａを介して行うことである。

次に、代理決裁部１３は、入力された代理ルール情報及び代理決裁が行われた日の日付を示す決裁実施日情報に基づき代理決裁情報を生成する。つまり、代理ルール情報の決裁権者情報、代理人情報及び代理業務情報は、それぞれ、代理決裁情報の決裁権者情報、代理人情報及び業務情報に対応している。そして、代理決裁部１３は、生成した代理決裁情報を代理決裁履歴記憶部２４ａに記憶させるとともに、入力された代理ルール情報を昇格判定部１５ａに出力する。

代理決裁部１３は、端末装置３０ｂから決裁権者４１を識別する決裁権者識別情報が入力されたことに応じて、入力された決裁権者識別情報と、社内ルール記憶部２０から読み込んだ社内ルール情報とに基づき、代理決裁権者４１が決裁の権限を持つ上申情報を上申記憶部２６から読み込む。決裁部１４は、読み込んだ上申情報と当該上申情報に対する社内ルールとを端末装置３０ｂに出力する。
決裁部１４は、上申情報を出力したことに応じて、端末装置３０ｂから入力された上申情報により示される上申内容に対して決裁の処理を行う。それとともに、端末装置３０ｃから入力された社内ルール情報のフラグ情報により示されるフラグの値が「２」である場合、決裁部１４は、決裁が行われた日の日付を示す決裁実施日情報、入力された社内ルール情報に基づき昇格後決裁情報を生成する。つまり、社内ルール情報の業務識別情報及び決裁権者識別情報は、それぞれ、昇格後決裁情報の決裁権者識別情報及び代理業務識別情報に対応している。そして、決裁部１４は、昇格後決裁情報を昇格後決裁履歴記憶部２５に記憶させる。

また、決裁部１４は、端末装置３０ｂから入力された社内ルール情報、決裁者識別情報及び決裁が行われた日の日付を示す決裁実施日情報に基づき決裁情報を生成し、決裁履歴記憶部２７に記憶させる。つまり、社内ルール情報の業務識別情報及び決裁権者識別情報は、それぞれ、決裁情報の決裁権者識別情報及び業務識別情報に対応している。

昇格処理部１５は、代理決裁履歴記憶部２４ａが記憶する代理決裁の履歴に基づいて、代理ルールを、社内ルールに昇格させる。昇格処理部１５は、昇格判定部１５ａ及び昇格部１５ｂを備えている。

昇格判定部１５ａは、代理決裁履歴記憶部２４ａが記憶する代理決裁情報の履歴に基づいて、昇格対象の代理ルールを、社内ルールに昇格させるか否かを判定する。ここで、昇格対象の代理ルールとは、代理決裁部１３が実施した決裁に係る代理ルールのことである。具体的には、昇格判定部１５ａは、代理決裁部１３から入力された代理ルール情報の代理業務情報と一致する業務情報を有する昇格条件情報を昇格条件記憶部２１から読み込むとともに、代理決裁情報の履歴を代理決裁履歴記憶部２４ａから読み込む。そして、昇格判定部１５ａは、読み込んだ昇格条件情報と、代理決裁情報の履歴とに基づき、入力された代理ルール情報により示される代理ルールを社内ルールに昇格させるか否かを判定する。

具体的には、昇格条件には次の２つがある。第１の昇格条件は、入力された代理ルール情報により示される代理ルールに基づく代理決裁が、所定期間内に実施された回数が回数の閾値以上である場合である。第２の昇格条件は、決裁履歴記憶部２７が記憶する決裁の履歴と、代理決裁履歴記憶部２４ａが記憶する代理決裁の履歴とに基づいて算出された、入力された代理ルールに基づく代理決裁が、所定期間内に実施された回数の割合が割合の閾値以上である場合である。ここでの所定期間、回数の閾値及び割合の閾値は、昇格条件情報により示される。
ここで、割合は、例えば、式（１）で算出される。

割合＝（Ｘ／（Ｘ＋Ｙ））＊１００ （１）

ここで、Ｘは、入力された代理ルールに基づく代理決裁が所定期間内に実施された回数である。また、Ｙは、当該代理ルールに係る代理業務に関する決裁が、当該代理ルールの申請者である決裁権者により、所定期間内に実施された回数である。
具体的には、１月から３月の間に、業務「１００万円以下の物品の購入」に関する決裁が、Ａ部長から代理決裁の依頼を受けたＢ課長により２０回（Ｘ）実施されたのに対し、Ａ部長により１０回（Ｙ）実施された場合、割合は、（２０／（１０＋２０））＊１００＝６６．６７％となる。
なお、割合は式（２）により算出してもよい。

割合＝（Ｘ／Ｙ）＊１００ （２）

ここで、Ｘは、入力された代理ルールに基づく代理決裁が所定期間内に実施された回数である。また、Ｙは、当該代理ルールに係る代理業務に関する決裁が、所定期間内に実施された回数である。
具体的には、１月から３月の間に、業務「１００万円以下の物品の購入」に関する代理決裁が、Ａ部長から代理決裁の依頼を受けたＢ課長により２０回（Ｘ）実施されたのに対し、全体では３０回（Ｙ）実施された場合、割合は、（２０／（３０））＊１００＝６６．６７％となる。

ここで、入力された代理ルール情報により示される代理ルールを社内ルールに昇格させると判定した場合、昇格判定部１５ａは、入力された代理ルール情報を端末装置３０ｅに出力する。

昇格部１５ｂは、昇格判定部１５ａにより代理ルールを社内ルールに昇格させると判定した場合、当該代理ルールを社内ルールに昇格させる。つまり、昇格部１５ｂは、端末装置３０ｅから入力された代理ルール情報の代理人情報を決裁権者情報、代理業務情報を業務情報及びフラグ情報の値を「２」とした社内ルール情報を生成し、社内ルール記憶部２０に記憶させる。

降格処理部１６は、昇格後決裁履歴記憶部２５が記憶する昇格後決裁の履歴に基づき、昇格された代理ルールを社内ルールから降格させる。降格処理部１６は、降格判定部１６ａ及び降格部１６ｂを備えている。ここで、降格とは、昇格された代理ルールを社内ルールから削除することである。

降格判定部１６ａは、昇格後決裁履歴記憶部２５が記憶する昇格後決裁の履歴に基づき、昇格された代理ルールを社内ルールから降格させるか否かを判定する。つまり、降格判定部１６ａは、社内ルール記憶部２０から読み込んだ値が「２」のフラグ情報を有する社内ルール情報の決裁権者情報及び業務情報と一致する決裁権者情報及び業務情報を有する昇格後決裁情報の履歴を昇格後決裁履歴記憶部２５から読み込む。また、降格判定部１６ａは、読み込んだ社内ルール情報の業務情報と一致する業務情報を有する降格条件情報を降格条件記憶部２２から読み込む。そして、降格判定部１６ａは、読み込んだ昇格後決裁情報の履歴と降格条件情報とに基づいて、上記社内ルール情報により示される社内ルールを降格させるか否かを判定する。降格させると判定した場合、降格部１６ｂ及び端末装置３０ｅに上記社内ルール情報を出力する。

具体的には、降格条件は、所定期間内において上記社内ルール情報により示される社内ルールが実施された回数が回数の閾値以下である場合である。ここでの所定期間及び回数の閾値は降格条件により示される。

降格部１６ｂは、降格判定部１６ａにより社内ルールを降格させると判定した場合、当該代理ルールを社内ルールから降格させる。つまり、降格判定部１６ａから入力された社内ルール情報と一致する社内ルール情報を社内ルール記憶部２０から削除する。

上申記憶部２６には、上申担当者４０により端末装置３０ａを介して申請された上申を示す上申情報が記憶されている。ここで、上申情報とは、上申担当者４０により申請された上申内容を示すものであり、例えば、「１００万円のサーバ端末の購入」などである。

端末装置３０ａは、上申担当者４０により、上申の申請が行われるコンピュータ装置である。具体的には、端末装置３０ａは、上申情報の入力フォームをディスプレイに表示する。端末装置３０aは、上申担当者４０により入力フォームを用いて入力された上申情報を、上申記憶部２６に記憶させる。ここで、入力フォームとは、例えば、ウェブページで用いられるテキスト入力フィールド、チェックボックス及びボタンなどで構成されるものである。

端末装置３０ｂは、決裁権者４１により、代理ルールの申請又は通常の決裁が行われるコンピュータ装置である。具体的には、代理ルールの申請の場合、端末装置３０ｂは、代理ルール情報の入力フォームをディスプレイに表示する。端末装置３０ｂは、決裁権者４１により入力された代理ルール情報を、代理ルール申請部１１に出力する。
また、通常の決裁の場合、端末装置３０ｂは、決裁権者４１を識別する決裁権者識別情報を決裁部１４に出力する。端末装置３０ｂは、決裁権者識別情報を出力したことに応じて、決裁部１４から、決裁権者４１が決裁権限を持つ上申情報と当該上申情報に対する社内ルールとを入力する。端末装置３０ｂは、入力した上申情報をディスプレイに表示する。端末装置３０ｂは、上申情報をディスプレイに表示したことに応じて、決裁権者４１により決裁が行われた上申を示す上申情報と、当該上申情報に対する社内ルールとを決裁部１４に出力する。

端末装置３０ｃは、代理人４２により、決裁が行われるコンピュータ装置である。具体的には、端末装置３０ｃは、代理人４２を識別する代理人識別情報を代理決裁部１３に出力する。端末装置３０ｃは、代理人識別情報を出力したことに応じて、代理決裁部１３から、代理人４２が決裁権限を持つ上申情報と当該上申情報に対する代理ルールとを入力する。端末装置３０ｃは、入力した上申情報をディスプレイに表示する。端末装置３０ｃは、上申情報をディスプレイに表示したことに応じて、代理人４２により決裁が行われた上申を示す上申情報と、当該上申情報に対する代理ルールとを決裁部１４に出力する。

端末装置３０ｄは、代理依頼申請承認者４３により、申請された代理ルールに対する承認が行われるコンピュータ装置である。具体的には、端末装置３０ｄは、代理ルール記憶部２３から、承認が行われていない代理ルール情報を読み取り、ディスプレイに表示する。代理依頼申請承認者４３により承認された場合、端末装置３０ｄは、当該代理ルール情報を代理ルール承認部１２に出力する。代理依頼申請承認者４３により、却下された場合、端末装置３０ｄは、当該代理ルール情報と一致する代理ルール情報代理ルール記憶部２３から削除する。ここで、代理ルール情報の承認日情報が空の場合、承認が行われていないと判定する。

端末装置３０ｅは、社内ルール管理者４４により、代理ルールを社内ルールに昇格することに対して承認が行われるコンピュータである。具体的には、端末装置３０ｅは、昇格判定部１５ａから入力された代理ルール情報をディスプレイに表示する。入力された代理ルール情報が示す代理ルールが社内ルールに昇格されることを、社内ルール管理者４４により、承認された場合、端末装置３０eは、当該代理ルール情報を昇格部１５ｂに出力する。また、端末装置３０ｅは、降格判定部１６ａから入力された社内ルール情報をディスプレイに表示し、社内ルール管理者４４に、当該社内ルールが降格されることを通知する。

次に、本実施形態における電子決裁装置１０の各記憶部に記憶されるデータのフォーマットについて説明する。

図２はＸＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）で記述された社内ルール記憶部に記憶される社内ルール情報群の一例を示している。一つの社内ルール情報は、＜ｒｏｌｅ＞＜／ｒｏｌｅ＞タグにより記述される決裁権者情報、＜ｏｐｅｒａｔｉｏｎ＞＜／ｏｐｅｒａｔｉｏｎ＞タグにより記述される業務情報、＜ｆｌａｇ＞＜／ｆｌａｇ＞タグにより記述されるフラグ情報により構成される。つまり、図２の例では、３つの社内ルール情報が記載されている。例えば、１つ目の社内ルール情報は、決裁権者識別情報が「Ｂ課長、Ａ部長、Ｃセンタ長」、業務識別情報が「１００万円以上５００万円未満の物品の購入」、フラグ情報が「１」であることを示す。２つ目の社内ルール情報は、決裁権者識別情報が「Ａ部長、Ｃセンタ長」、業務識別情報が「５００万円以上１０００万円未満の物品の購入」及びフラグ情報の値が「１」であることを示す。これらの社内ルール情報は、フラグ情報の値が「１」であるため、業務識別情報「１００万円以上５００万円未満の物品の購入」に対する代理ルールは社内ルールに昇格させることができることを示す。３つ目の社内ルール情報は、決裁権者識別情報が「Ｃセンタ長」、業務識別情報が「○○社とのＳＥＳ契約承認」及びフラグ情報の値が「０」であることを示す。この社内ルール情報は、フラグ情報の値が「０」であるため、業務識別情報「○○社とのＳＥＳ契約承認」に対する代理ルールは、社内ルールに昇格させることができないことを示す。

図３は代理ルール記憶部２３に記憶される代理ルール情報の例を示している。例えば、一つ目のレコードは、Ａ部長（決裁権者識別情報）が、２０１２年１月３日（代理有効期限情報）までの代理業務識別情報「５００万円以上１０００万円未満の物品の購入」に、「Ｂ課長」を代理人情報として指名して申請し、代理依頼申請承認者４３によって２０１２年１月１日（承認日情報）に承認されたことを示す。

図４は代理決裁履歴記憶部２４ａに記憶される代理決裁情報の履歴の例を示している。一つ目のレコードは、業務情報「５００万円以上１０００万未満の物品の購入」に関する上申に対して、Ａ部長（決裁権者識別情報）の代わりにＢ課長（代理人識別情報）が、決裁を２０１２年１月１日（実施日情報）に実施したことを示している。

図５はＸＭＬで記述された昇格条件記憶部２１に記憶される昇格条件情報の例を示している。ここで、＜ｏｐｅｒａｔｉｏｎ＞＜／ｏｐｅｒａｔｉｏｎ＞タグは、業務情報を示す。＜ｔｅｒｍ＿ｒｅｐｅａｔ＞＜／ｔｅｒｍ＿ｒｅｐｅａｔ＞タグは回数の閾値及び所定期間、＜ｔｅｒｍ＿ｒａｔｉｏ＞＜／ｔｅｒｍ＿ｒａｔｉｏ＞タグは、割合の閾値及び所定期間を示す。具体的には、＜ｔｅｒｍ＿ｒｅｐｅａｔ＞＜／ｔｅｒｍ＿ｒｅｐｅａｔ＞タグ内では、＜ｙｅａｒ＞＜／ｙｅａｒ＞タグ、＜ｍｏｎｔｈ＞＜／ｍｏｎｔｈ＞タグ及び＜ｄａｙ＞＜／ｄａｙ＞タグにより所定期間が年月日で指定され、＜ｒｅｐｅａｔ＞＜／ｒｅｐｅａｔ＞タグにより回数の閾値が指定される。また、＜ｔｅｒｍ＿ｒａｔｉｏ＞＜／ｔｅｒｍ＿ｒａｔｉｏ＞タグ内では、第１の条件と同様に所定期間が年月日で指定され、＜ｒａｔｉｏ＞＜／ｒａｔｉｏ＞タグにより、割合の閾値が指定される。

次に、本実施形態における電子決裁装置１０の動作について説明する。

図６は電子決裁装置１０の代理ルールの昇格に係る処理手順を示すフローチャートである。以下、このフローチャートに沿って説明する。

まず、電子決裁装置１０は、決裁権者４１により、代理ルールの申請が実施される（ステップＳ１０１）。つまり、端末装置３０ａは、決裁権者４１により入力された代理ルール情報を代理ルール申請部１１に出力する。

次に、電子決裁装置１０は、代理ルール記憶部２３に「決裁権者、代理人、代理業務、代理有効期限」の４点を代理ルール情報として記憶させる（ステップＳ１０２）。つまり、代理ルール申請部１１は、入力された代理ルール情報を代理ルール記憶部２３に記憶させる。

次に、電子決裁装置１０は、代理依頼申請承認者４３により、承認操作が実施される（ステップＳ１０３）。つまり、端末装置３０ｄは、代理ルール記憶部２３から読み込んだ承認が行われていない代理ルール情報をディスプレイに表示する。端末装置３０ｄは、代理依頼申請承認者４３により承認された代理ルール情報を代理ルール承認部１２に出力する。

次に、電子決裁装置１０は、代理ルール記憶部２３に記憶されている代理有効期限の承認操作か否かを判定する（ステップＳ１０４）。つまり、代理ルール承認部１２は、入力された代理ルール情報の代理有効期限情報により示される代理有効期限が切れているか否かを判定する。ここで、代理有効期限が切れていない場合、電子決裁装置１０の処理を、ステップＳ１０５に進める。一方、代理有効期限が切れている場合、代理ルール承認部１２は、処理を終了する。

次に、電子決裁装置１０は、代理依頼申請が承認される（ステップＳ１０５）。つまり、代理ルール承認部１２は、入力された代理ルール情報と一致する代理ルール情報を代理ルール記憶部２３から検索する。代理ルール承認部１２は検索した代理ルール情報に、承認が行われた日の日付を示す承認日情報を追加して、代理ルール記憶部２３に記憶させる。

次に、電子決裁装置１０は、代理依頼の承認がなされた権限に従って、代理人により決裁操作が実施される（ステップＳ１０６）。つまり、端末装置３０ｃは、代理人４２が決裁権限を持つ上申情報をディスプレイに表示する。端末装置３０ｃは、代理人４２により決裁された上申を示す上申情報及びその決裁に係る代理ルールを示す代理ルール情報と上申情報とを代理決裁部１３に出力する。

次に、電子決裁装置１０は、代理ルール記憶部２３に記されている、代理有効期限内の決裁操作か否かを判定する（ステップＳ１０７）。つまり、代理決裁部１３は、入力された代理ルール情報の有効期限が切れているか否かを判定する。ここで、代理有効期限が切れていない場合、代理決裁部１３は、処理をステップＳ１０８に進める。一方、代理有効期限が切れている場合、代理決裁部１３は、処理を終了する。

次に、電子決裁装置１０は、決裁が実施され、代理決裁履歴記憶部２４ａに「決裁権者、代理人、代理業務、決裁実施日」の４点を記憶させる（ステップＳ１０８）。つまり、代理決裁部１３は、入力された上申情報が示す上申に対して決裁の処理を行う。そして、代理決裁部１３は、入力された代理ルール情報の決裁情報の業務情報、代理情報の決裁権者情報、代理人情報及び決裁実施日を示す決裁実施日情報を代理決裁履歴記憶部２４ａに記憶させる。それとともに、代理決裁部１３は、入力された代理ルール情報を昇格判定部１５ａに出力する。

次に、電子決裁装置１０は、代理決裁の対象となる権限が＜ｆｌａｇ＞１＜／ｆｌａｇ＞の記載された権限か否かを判定する（ステップＳ１０９）。つまり、昇格判定部１５ａは、入力された代理ルール情報の代理業務情報と一致する業務情報を有する社内ルール情報を社内ルール記憶部２０から読み込む。昇格判定部１５ａは、読み込んだ社内ルール情報のフラグ情報により示されるフラグの値が「１」であるか否かを判定する。ここで、フラグ情報の値が「１」の場合、昇格判定部１５ａは、処理をステップＳ１１０に進める。一方、フラグ情報の値が「１」以外の場合、昇格判定部１５ａは、処理を終了する。

次に、電子決裁装置１０は、今回の代理決裁業務を対象として「社内ルールへの昇格条件」へ問い合わせを実施する（ステップＳ１１０）。つまり、昇格判定部１５ａは、入力された代理ルール情報の代理業務情報と一致する業務情報を有する昇格条件情報を昇格条件記憶部２１から読み込む。

次に、電子決裁装置１０は、今回の代理決裁業務が社内ルールへの昇格条件がＸＭＬファイルに記載されているか否かを判定する（ステップＳ１１１）。つまり、昇格判定部１５ａは、読み込んだ昇格条件情報が空か否かを判定する。ここで、昇格条件情報が空でない場合は、昇格判定部１５ａは、処理をステップＳ１１２に進める。一方、昇格条件情報が空の場合、昇格判定部１５ａは、処理を終了する。

次に、電子決裁装置１０は、今回の代理決裁業務が、所定期間内に所定の回数以上実施されているか否かを判定する（ステップＳ１１２）。つまり、昇格判定部１５ａは、代理決裁情報の履歴を代理決裁履歴記憶部２４ａから読み込む。そして、昇格判定部１５ａは、読み込んだ代理決裁情報の履歴及び昇格条件情報に基づき、入力された代理ルールが所定期間内に所定の回数以上実施されたか否かを判定する。ここで、当該代理ルールが所定期間内に所定の回数以上実施されていた場合、昇格判定部１５ａは、処理をステップＳ１１３に進める。一方、所定期間内に所定の回数以上実施されていない場合、昇格判定部１５ａは、処理を終了する。

次に、電子決裁装置１０は、今回の代理決裁業務が、所定期間内に所定の割合以上実施されているか否かを判定する（ステップＳ１１３）。つまり、昇格判定部１５ａは、読み込んだ決裁情報の履歴、代理決裁情報の履歴及び昇格条件情報に基づき、入力された代理ルールが所定期間内に所定の割合以上実施されたか否かを判定する。ここで、当該代理ルールが所定期間内に所定の割合以上実施されていた場合、昇格判定部１５ａは、処理をステップＳ１１４に進める。一方、所定期間内に所定の割合以上実施されていない場合、昇格判定部１５ａは、処理を終了する。

次に、電子決裁装置１０は、社内ルールの管理者に今回の代理決裁業務について、代理人に権限を付与してよいと認めるかを問い合わせる（ステップＳ１１４）。つまり、昇格判定部１５ａは、入力された代理ルール情報により示される代理ルールを社内ルールに昇格してもよいか否かを、端末装置３０ｅを介して社内ルール管理者４４に問い合わせる。ここで、社内ルール管理者４４により承認された（つまり、ＯＫ通知）場合、昇格判定部１５ａは、処理をステップＳ１１５に進める。一方、承認されない（つまり、ＮＧ通知）場合、昇格判定部１５ａは、処理を終了する。

次に、電子決裁装置１０は、今回の代理依頼申請における代理人、代理業務、フラグを記したXMLファイルを作成する（ステップＳ１１５）。つまり、昇格部１５ｂは、社内ルール管理者４４により昇格することが承認された代理ルール情報が端末装置３０eから入力される。そして、昇格部１５ｂは、入力された代理ルール情報の代理人情報を決裁権者情報、代理業務情報を業務情報及びフラグ情報を「２」とした社内ルール情報を生成する。

次に、電子決裁装置１０は、読み込んだ「社内ルール」ファイルに、作成したXMLファイルの内容を追記する（ステップＳ１１６）。つまり、昇格部１５ｂは、生成した社内ルール情報を、社内ルール記憶部２０に記憶させる。

図７は電子決裁装置１０の社内ルールの降格に係る処理手順を示すフローチャートである。以下、このフローチャートに沿って説明する。

まず、電子決裁装置１０は、「社内ルール」の降格を判定するバッチ処理のタイミングとなる（ステップＳ２０１）。つまり、サーバ装置１０ｃは、例えば、タイマーを用いて降格の判定を実施するタイミングをとる。

次に、電子決裁装置１０は、「社内ルール」から、＜ｆｌａｇ＞２＜／ｆｌａｇ＞が付されている権限を検索する（ステップＳ２０２）。つまり、降格判定部１６ａは、社内ルール記憶部２０からフラグ情報により示されるフラグの値が「２」の社内ルール情報を読み込む。

次に、電子決裁装置１０は、追加された権限を行使してなされた決裁業務に関するデータベースに問い合わせを実施する（ステップＳ２０３）。つまり、降格判定部１６ａは、昇格後決裁履歴記憶部２５から昇格後決裁情報の履歴を読み込む。

次に、電子決裁装置１０は、本発明の機能により獲得した権限を用いた決裁が、所定の期間内に所定の回数以上実施されているか否かを判定する（ステップＳ２０４）。つまり、降格判定部１６ａは、読み込んだ代理決裁情報の履歴に基づき、代理ルールから昇格された社内ルールが、所定期間において所定の回数以上実施されたか否かを判定する。ここで、所定期間において所定の回数以上実施されていた場合、降格判定部１６ａは、処理を終了する。一方、所定期間において所定回数以上実施されていない場合、降格判定部１６ａは、処理を、ステップＳ２０５に進める。

次に、電子決裁装置１０は、社内ルールの管理者に当該権限を削除することを通知する（ステップＳ２０５）。つまり、降格判定部１６ａは、入力された社内ルール情報を降格させることを、端末装置３０ｅを介して、社内ルール管理者４４に通知する。それとともに、降格判定部１６ａは、入力された社内ルール情報を降格部１６ｂに出力する。

次に、電子決裁装置１０は、「社内ルール」ファイルから今回の代理依頼申請における代理人、代理業務、フラグを削除する（ステップＳ２０６）。つまり、降格部１６ｂは、入力された社内ルール情報と一致する社内ルールを社内ルール記憶部から削除する。

以上説明したように、電子決裁装置１０は、代理決裁履歴記憶部２４ａが決裁権者の代わりに決裁を行う代理人により行われた代理決裁の履歴を記憶する。昇格処理部１５は、代理決裁履歴記憶部が記憶する代理決裁の履歴に基づいて、臨時に決裁権限を持つ代理人を定める代理ルールを、通常時に決裁権限を持つ決裁権者を定める社内ルールに昇格させる。これにより、決裁権者は社内ルールに昇格された代理ルールに対する申請の手続きを行う必要がなくなるため、電子決裁装置１０は、決裁権者の代理ルール申請の手続きにかかる負担を軽減することができる。

なお、電子決裁装置１０の昇格処理部１５は、代理決裁履歴記憶部２４ａが記憶する代理決裁の履歴に基づき、所定期間内にいて、昇格対象の代理ルールに基づく代理決裁の回数が所定の回数以上である場合、昇格対象の代理ルールを社内ルールに昇格させる。これにより、使用回数の多い代理ルールを社内ルールに昇格させるため、決裁権者は同じ代理ルールに対する申請を繰り返し行う必要がなくなる。そのため、電子決裁装置１０は、決裁権者の代理ルール申請の手続きにかかる負担を軽減することができる。

なお、電子決裁装置１０は、決裁履歴記憶部２７が決裁権者により行われた決裁の履歴を記憶する。昇格処理部１５は、決裁履歴記憶部２７が記憶する決裁の履歴と、代理決裁履歴記憶部２４ａが記憶する代理決裁の履歴とに基づいて算出された、昇格対象の代理ルールに基づく代理決裁が所定期間内に実施された回数の割合が所定の割合以上である場合、昇格対象の代理ルールを社内ルールに昇格させる。これにより、使用頻度の高い代理ルールを社内ルールに昇格させるため、決裁権者は同じ代理ルールに対する申請を繰り返し行う必要がなくなる。そのため、電子決裁装置１０は、決裁権者の代理ルール申請の手続きにかかる負担を軽減することができる。

なお、電子決裁装置１０は、昇格後決裁履歴記憶部２５が、社内ルールに昇格された代理ルールに基づく決裁である昇格後決裁の履歴を記憶する。降格処理部１６は、昇格後決裁履歴記憶部が記憶する昇格後決裁の履歴に基づき、昇格された代理ルールを社内ルールから降格させる。これにより、社内ルール管理者は社内ルールから降格される代理ルールに対する降格の手続きを行う必要がなくなるため、電子決裁装置１０は、社内ルール管理者の降格の手続きにかかる負担を軽減することができる。

なお、電子決裁装置１０は、降格処理部１６が、昇格後決裁履歴記憶部が記憶する昇格後決裁の履歴に基づき、所定期間内における昇格された代理ルールに基づく昇格後決裁の回数が、所定の回数以下である場合、昇格された代理ルールを社内ルールから降格させる。これにより、社内ルール管理者は、使用頻度が低い昇格された代理ルールに係る降格の手続きを行う必要がなくなるため、電子決裁装置１０は、社内ルール管理者の降格の手続きにかかる負担を軽減することができる。

なお、電子決裁装置１０の社内ルールには、代理ルールの昇格を許可するか否かを示す昇格許可情報が関連付けられている。昇格処理部１５は、昇格許可情報に基づき代理ルールを社内ルールに昇格させる。これにより、社内ルール管理者が社内ルールに昇格させることができる業務とそうではない業務とを分けることができるため、社内ルール管理者による社内ルールの管理が容易になる。

なお、電子決裁装置１０の社内ルールには、代理ルールから昇格されたか否かを示す昇格履歴情報が関連付けられている。降格処理部１６は、昇格履歴情報に基づき、社内ルールを降格させる。これにより、電子決裁装置１０が誤って元々存在した社内ルールを降格させることを防ぐとともに、社内ルール管理者が、代理ルールから昇格した社内ルールがどれかを判別することができる。そのため、社内ルール管理者による社内ルールの管理が容易になる。

[第２の実施形態]
図８は、本発明の第２の実施形態に係る電子決裁装置を用いた電子決裁システム１の構成を示す機能ブロック図である。

この第２の実施形態における電子決裁システム１が第１の実施形態と異なる点は、代理決裁履歴記憶部２４ａが代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂに変更されている点である。なお、第１の実施形態に存在した構成の内、動作に変更があるものについて以下説明する。

代理ルール申請承認履歴記憶部（代理ルール申請記憶部）２４ｂには、代理ルール記憶部２３と同様の代理ルール情報の履歴が記憶される。ここでは、代理ルール記憶部２３に記憶されている代理ルール情報と区別するために、代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂに記憶されている代理ルール情報の履歴を代理ルール情報の申請及び承認の履歴と呼ぶ。

代理ルール申請部１１は、第１の実施形態における代理ルール申請部１１の処理に加え、入力された代理ルール情報の代理業務情報と一致する業務情報を有する社内ルール情報を社内ルール記憶部２０から読み込む。代理ルール申請部１１は、読み込んだ社内ルール情報のフラグ情報の値が「１」の場合、入力された代理ルール情報を代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂに記憶させる。

代理ルール承認部１２は、第１の実施形態における代理ルール承認部１２の処理に加え、入力された代理ルール情報に一致する代理ルール情報を代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂから検索する。そして、代理ルール承認部１２は、検索した代理ルール情報に、承認が行われた日の日付を示す承認日情報を追加し、代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂに記憶させる。

昇格判定部１５ａは、代理決裁部１３から入力された代理ルール情報の代理業務情報と一致する業務情報を有する昇格条件情報を昇格条件記憶部２１から読み込む。また、昇格判定部１５ａは、代理ルール情報の申請及び承認の履歴を代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂから読み込む。そして、昇格判定部１５ａは、読み込んだ昇格条件情報と代理ルール情報の申請及び承認の履歴とに基づき、入力された代理ルール情報により示される代理ルールを社内ルールに昇格させるか否かを判定する。

具体的には、昇格条件には次の２つがある。第１の条件は、入力された代理ルール情報により示される代理ルールに対する申請及び承認が所定期間内に実施された回数が回数の閾値以上である場合である。第２の条件は、代理ルール情報の申請及び承認の履歴に基づいて算出された、入力された代理ルールに対する申請及び承認が実施された回数の割合が割合の閾値以上である場合である。ここでの所定期間、回数の閾値及び割合の閾値は、昇格条件情報により示される。
ここで、割合は、例えば、式（３）により算出される。

割合＝（Ｘ／Ｙ）＊１００ （３）

ここで、Ｘは、入力された代理ルールの申請及び承認が所定期間内に実施された回数である。また、Ｙは、当該代理ルールに係る代理業務と同じ代理業務に関する代理ルールの申請及び承認が、所定期間内に実施された回数である。
具体的には、１月から３月の間に、業務「１００万円以下の物品の購入」に関する代理ルールの申請及び承認が全体で３０回（Ｙ）実施されたのに対し、そのなかで、Ａ部長からＢ課長に対する代理ルールの申請及び承認が２０回（Ｘ）実施された場合、割合は、（２０／（３０））＊１００＝６６．６７％となる。

次に、本実施形態における電子決裁装置１０の動作について説明する。図９は電子決裁装置１０の第２の実施形態における代理ルール昇格に係る処理手順を示すフローチャートである。以下、このフローチャートに沿って説明する。

まず、ステップＳ３０１の処理は、第１の実施形態の代理ルール昇格に係る処理手順のステップＳ１０１の処理と同様であり説明を省略する。

次に、電子決裁装置１０は、代理依頼申請の対象となる権限が＜ｆｌａｇ＞１＜／ｆｌａｇ＞の記載された権限か否かを確認する（ステップＳ３０２）。つまり、代理ルール申請部１１は、端末装置３０ｂから入力された代理業務情報と一致する業務情報を有する社内ルール情報を社内ルール記憶部２０から入力する。そして、代理ルール申請部１１は、入力された社内ルール情報のフラグ情報の値が「１」であるか否かを確認する。ここで、フラグ情報の値が「１」の場合、代理ルール申請部１１は、処理をＳ３０３に進める。一方、フラグ情報の値が「０」の場合、代理ルール申請部１１は、処理を終了する。

次に、電子決裁装置１０は、代理依頼申請及び承認履歴に「決裁権者、代理人、代理業務、代理有効期限」の４点を記録させる（ステップＳ３０３）。つまり、代理ルール申請部１１は、入力された代理ルール情報を代理ルール記憶部２３に記憶させる。それとともに、代理ルール申請部１１は、入力された代理ルール情報を代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂに記憶させる。

次のステップＳ３０４からステップＳ３０５の処理は、第１の実施形態の代理ルール昇格に係る処理手順ステップＳ１０３からステップＳ１０４の処理と同様であり、説明を省略する。

次に、電子決裁装置１０は、代理依頼申請承認者４３により、承認操作が実施される（ステップＳ１０３）。つまり、端末装置３０ｄは、代理ルール記憶部２３から読み込んだ承認が行われていない代理ルール情報をディスプレイに表示する。端末装置３０ｄは、代理依頼申請承認者４３により承認された代理ルール情報を代理ルール承認部１２に出力する。

次に、電子決裁装置１０は、代理依頼申請が承認され、代理依頼申請及び承認履歴に「承認日」を記録する。（ステップＳ３０６）。つまり、代理ルール承認部１２は、入力された代理ルール情報と一致する代理ルール情報を代理ルール記憶部２３から検索する。代理ルール承認部１２は検索した代理ルール情報に、承認が行われた日の日付を示す承認日情報を追加して、代理ルール記憶部２３及び代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂに記憶させる。

次のステップＳ３０７からステップＳ３０８の処理は、第１の実施形態の代理ルール昇格に係る処理手順ステップＳ１１０からステップＳ１１１の処理と同様であり、説明を省略する。

次に、電子決裁装置１０は、対象のレコードの代理依頼申請及び承認が、所定の期間内に所定の回数以上実施されているか否かを判定する（ステップＳ３０９）。つまり、昇格判定部１５ａは、代理ルール申請承認情報の履歴を代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂから入力する。そして、昇格判定部１５ａは、入力された代理ルール申請承認情報の履歴及び読み込んだ昇格条件情報に基づき、入力された代理ルールが所定期間内に所定の回数以上申請及び承認がなされたか否かを判定する。ここで、所定期間内に所定の回数以上申請及び承認がなされていた場合、昇格判定部１５ａは、処理をステップＳ３１０に進める。一方、所定期間内に所定の回数以上実施されていない場合、昇格判定部１５ａは、状態は終了に移動する。

次に、電子決裁装置１０は、今回の対象のレコードの代理依頼申請及び承認が、所定の期間内に所定の割合以上実施されているか否かを判定する（ステップＳ３１０）。昇格判定部１５ａは、入力された代理ルール申請承認情報の履歴及び読み込んだ昇格条件情報に基づき、入力された代理ルールが所定期間内に所定の割合以上申請及び承認がなされたか否かを判定する。ここで、所定期間内に所定の割合以上申請及び承認がなされていた場合、昇格判定部１５ａは、処理をステップＳ３１１に進める。一方、所定期間内に所定の割合以上申請及び承認がなされていない場合、昇格判定部１５ａは、処理を終了する。

次に、電子決裁装置１０は、社内ルールの管理者に今回の代理依頼申請及び承認がなされた業務について、代理人に権限を付与してよいと認めるかを問い合わせる（ステップＳ３１０）。つまり、第１の実施形態の代理ルール昇格に係る処理手順Ｓ１１４と同様に、昇格判定部１５ａは、入力された代理ルール情報を端末装置３０eに出力し、当該代理ルール情報を社内ルールに昇格してもよいかを社内ルール管理者４４に問い合わせる。ここで、社内ルール管理者４４により承認された（つまり、ＯＫ通知）場合、昇格判定部１５ａは、処理をステップＳ３１２に進める。一方、承認されない（つまり、ＮＧ通知）場合、昇格判定部１５ａは、処理を終了する。

次のステップＳ３１２からステップＳ３１５の処理は、第１の実施形態の代理ルール昇格に係る処理手順のステップＳ１１５からステップＳ１１８の処理と同様であり、説明を省略する。

電子決裁装置１０の第２の実施形態における社内ルール降格に係る処理手順は、第１の実施形態における社内ルール降格に係る処理手順と同様なので、説明を省く。

以上説明したように、電子決裁装置１０は、代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂが代理人を定める代理ルールの申請の履歴を記憶する。昇格処理部１５は、代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂが記憶する代理ルールの申請の履歴に基づき、代理ルールを、通常時に決裁権限を持つ決裁権者を定める社内ルールに昇格させる。これにより、決裁権者は社内ルールに昇格された代理ルールに対する申請の手続きを行う必要がなくなるため、電子決裁装置１０は、決裁権者の代理ルール申請の手続きにかかる負担を軽減することができる。

なお、電子決裁装置１０は、昇格処理部が、代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂが記憶する代理ルールの申請の履歴に基づき、所定期間内において、昇格対象の代理ルールが申請及び承認された回数が所定の回数以上である場合、昇格対象の代理ルールを社内ルールに昇格させる。これにより、申請と承認の回数の多い代理ルールを社内ルールに昇格させるため、決裁権者は同じ代理ルールに対する申請を繰り返し行う必要がなくなる。そのため、電子決裁装置１０は、決裁権者の代理ルール申請の手続きにかかる負担を軽減することができる。

なお、電子決裁装置１０は、昇格処理部が、代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂが記憶する代理ルールの申請の履歴に基づいて算出された昇格対象の代理ルールの申請及び承認の回数の割合が所定の割合以上である場合、昇格対象の代理ルールを社内ルールに昇格させる。これにより、申請と承認の頻度の高い代理ルールを社内ルールに昇格させるため、決裁権者は同じ代理ルールに対する申請を繰り返し行う必要がなくなる。そのため、電子決裁装置１０は、決裁権者の代理ルール申請の手続きにかかる負担を軽減することができる。

なお、本発明は、上記の各実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で変更可能である。

例えば、第１の実施形態における構成と第２の実施形態における構成を組み合わせた構成としてもよい。すなわち、電子決裁装置１０は、代理決裁履歴記憶部２４ａと代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂの両方を備えるようにしてもよい。その場合、昇格判定部１５ａは、代理決裁履歴記憶部２４ａに記憶された代理決裁情報の履歴及び代理ルール申請承認履歴記憶部２４ｂに記憶された代理ルール情報の履歴に基づいて、代理ルールを社内ルールに昇格させるか否かを判定する。

また、本実施形態では、昇格判定部１５ａは、昇格対象の代理ルールが、第１の昇格条件及び第２の昇格条件を満たす場合、当該代理ルールを昇格させると説明したが、当該代理ルールがどちらか一方の昇格条件を満たす場合でも、当該代理ルールを社内ルールに昇格させると判定してもよい。

また、本実施形態では、決裁権者識別情報は、決裁権者と他の者とを識別するための情報と説明したが、役職だけで決裁権者を識別できる場合は、その役職を決裁権者識別情報として用いてもよい。例えば、「部長」または「センタ長」などである。

また、電子決裁装置１０は決裁を行うべき決裁権者の順番を示す決裁ルート情報を記憶する決裁ルート記憶部を備えるようにしてもよい。その場合、端末装置３０ｃは、社内ルール情報、代理ルール情報及び決裁ルート情報に基づいて、代理人が決裁権限を持つ上申情報をディスプレイに表示する。

また、上記各実施の形態では、電子決裁装置１０がサーバ装置３台（１０ａ、１０ｂ及び１０ｃ）を用いる構成を説明したが、これに限定されるものではない。例えば、サーバ装置１０ｃが、サーバ装置１０ａ及びサーバ装置１０ｂの記憶部を備えてもよい。

なお、上述の、電子決裁装置１０は内部に、コンピュータシステムを有している。そして、上述した監視開始の判定及び異常状態の判定の処理過程は、プログラムの形式でコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記憶されており、このプログラムをコンピュータが読み出して実行することによって、上記処理が行われる。ここでコンピュータ読み取り可能な記録媒体とは、磁気ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、半導体メモリ等をいう。また、このコンピュータプログラムを通信回線によってコンピュータに配信し、この配信を受けたコンピュータが当該プログラムを実行するようにしてもよい。

１ 電子決裁システム
１０ 電子決裁装置
１０ａ サーバ装置
１０ｂ サーバ装置
１０ｃ サーバ装置
１１ 代理ルール申請部
１２ 代理ルール承認部
１３ 代理決裁部
１４ 決裁部
１５ 昇格処理部
１５ａ 昇格判定部
１５ｂ 昇格部
１６ 降格処理部
１６ａ 降格判定部
１６ｂ 降格部
２０ 社内ルール記憶部
２１ 昇格条件記憶部
２２ 降格条件記憶部
２３ 代理ルール記憶部
２４ａ 代理決裁履歴記憶部
２４ｂ 代理ルール申請承認履歴記憶部
２５ 昇格後決裁履歴記憶部
２６ 上申記憶部
３０ａ 端末装置
３０ｂ 端末装置
３０ｃ 端末装置
３０ｄ 端末装置
３０ｅ 端末装置
４０ 上申担当者
４１ 決裁権者
４２ 代理人
４３ 代理依頼申請承認者
４４ 社内ルール管理者

Claims (12)

1. 決裁権者の代わりに決裁を行う代理人により行われた代理決裁の履歴を記憶する代理決裁履歴記憶部と、
   前記代理決裁履歴記憶部が記憶する前記代理決裁の履歴に基づいて、前記代理人を定める代理ルールを、通常時に決裁権限を持つ決裁権者を定める通常ルールに昇格させる昇格処理部と、
   を備えることを特徴とする電子決裁装置。
2. 前記昇格処理部は、前記代理決裁履歴記憶部が記憶する前記代理決裁の履歴に基づき、所定期間内において、昇格対象の前記代理ルールに基づく前記代理決裁の回数が所定の回数以上である場合、前記昇格対象の前記代理ルールを前記通常ルールに昇格させる
   ことを特徴とする請求項１に記載の電子決裁装置。
3. 前記決裁権者により行われた決裁の履歴を記憶する決裁履歴記憶部を備え、
   前記昇格処理部は、前記決裁履歴記憶部が記憶する前記決裁の履歴と、前記代理決裁履歴記憶部が記憶する前記代理決裁の履歴とに基づいて算出された、昇格対象の前記代理ルールに基づく前記代理決裁が所定期間内に行われた回数の割合が所定の割合以上である場合、前記昇格対象の前記代理ルールを前記通常ルールに昇格させる
   ことを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の電子決裁装置。
4. 決裁権者の代わりに決裁を行う決裁権限を持つ代理人を定める代理ルールの申請の履歴を記憶する代理ルール申請記憶部と、
   前記代理ルール申請記憶部が記憶する前記代理ルールの申請の履歴に基づき、前記代理ルールを、通常時に決裁権限を持つ決裁権者を定める通常ルールに昇格させる昇格処理部と、
   を備えることを特徴とする電子決裁装置。
5. 前記昇格処理部は、前記代理ルール申請記憶部が記憶する代理ルールの申請の履歴に基づき、所定期間内において、昇格対象の前記代理ルールが申請された回数が所定の回数以上である場合、前記昇格対象の前記代理ルールを前記通常ルールに昇格させる
   ことを特徴とする請求項４に記載の電子決裁装置。
6. 前記昇格処理部は、前記代理ルール申請記憶部が記憶する代理ルールの申請の履歴に基づいて算出された、昇格対象の前記代理ルールの所定期間内における申請の回数の割合が所定の割合以上である場合、前記昇格対象の前記代理ルールを前記通常ルールに昇格させる
   ことを特徴とする請求項４又は請求項５に記載の電子決裁装置。
7. 前記通常ルールに昇格された前記代理ルールに基づく決裁である昇格後決裁の履歴を記憶する昇格後決裁履歴記憶部と、
   前記昇格後決裁履歴記憶部が記憶する前記昇格後決裁の履歴に基づき、前記昇格された前記代理ルールを前記通常ルールから降格させる降格処理部とを備える
   ことを特徴とする請求項１から請求項６のいずれか一項に記載の電子決裁装置。
8. 前記降格処理部は、前記昇格後決裁履歴記憶部が記憶する前記昇格後決裁の履歴に基づき、所定期間内にいて、前記昇格された前記代理ルールに基づく前記昇格後決裁の回数が所定の回数以下である場合、前記昇格された前記代理ルールを前記通常ルールから降格させる
   ことを特徴とする請求項７に記載の電子決裁装置。
9. 前記通常ルールには、前記代理ルールの昇格を許可するか否かを示す昇格許可情報が関連付けられており、
   前記昇格処理部は、前記昇格許可情報に基づき前記代理ルールを前記通常ルールに昇格させる
   ことを特徴とする請求項１から請求項８のいずれか一項に記載の電子決裁装置。
10. 前記通常ルールには、前記代理ルールから昇格されたか否かを示す昇格履歴情報が関連付けられており、
    前記降格処理部は、前記昇格履歴情報に基づき、前記通常ルールを降格させる
    ことを特徴とする請求項７又は請求項８に記載の電子決裁装置。
11. 電子決裁装置における電子決裁方法であって、
    代理決裁履歴記憶部が決裁権者の代わりに決裁を行う代理人により行われた代理決裁の履歴を記憶する代理決裁履歴記憶過程と、
    昇格処理が、前記代理決裁履歴記憶部に記憶される前記代理決裁の履歴に基づいて、前記代理人を定める代理ルールを、通常時に決裁権限を持つ決裁権者を定める通常ルールに昇格させる昇格処理過程と、
    を有することを特徴とする電子決裁方法。
12. 電子決裁装置を制御するコンピュータに、
    決裁権者の代わりに決裁を行う代理人により行われた代理決裁の履歴を記憶する代理決裁履歴記憶部に記憶される前記代理決裁の履歴に基づいて、前記代理人を定める代理ルールを、通常時に決裁権限を持つ決裁権者を定める通常ルールに昇格させる昇格ステップ
    を実行させるためのプログラム。

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