JPH08315146A - 電子文書の決裁及び認証システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】電子文書の形式で発行された証明書や認可証の
決裁日付の改ざんを検出し、文書の偽造を防止する。 【構成】電子文書記憶手段１０上の電子文書又は新たに
作成された電子文書について印影定型部記憶手段４０上
の印影定型部と印影表示パターン記憶手段５０の印影可
変部とを印影生成手段６０によって合成して印影を生成
し、決裁手段９０によって電子文書上に押印して決裁
し、電子文書出力手段７５の記録媒体に出力する。この
とき決裁日から定まる複数の日付の表示パターンから１
つを選択して決裁日のイメージ情報を作成する。この電
子文書を認証するときには、決裁日のイメージ情報を読
み取り、予想される日付表示パターンに合致するか否か
を判定する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、証明書や認可証のよう
な文書を電子文書の形式で発行し、発行された電子文書
を認証するシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】例えば免許証やパスポートの交付のよう
な公共機関における許認可業務においては、名前や住所
のような対象者の属性をあらかじめデータベースに登録
して管理し、証明書の発行時にこのデータベースから必
要な個人データを読み出して発行するのが一般的であ
る。通常このような証明書は、正規の証書であることの
証として当該機関の長の決裁印を押印して発行される。
決裁印は決裁日、発行番号のような情報を含んでいる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】証明書や認可証に有効
期限がある場合に、決裁日又は有効期限の記載を改ざん
して不正に有効期間の延長をはかるということが行われ
る。従来はこのような不正を検出する有効な方法がなか
った。

【０００４】本発明の目的は、このような文書に施され
た日付の変更を検出し、文書の偽造を防止することにあ
る。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明は、証明書や認可
証を含む電子文書の決裁印影として決裁した年月日を電
子文書に付加し、この電子文書を記録媒体上に出力し、
この電子文書を読み込んで同じ年月日の印影を再生成
し、読み込んだ決裁印影と生成した決裁印影とを比較照
合して一致するか否かを判定する電子文書の決裁及び認
証システムを特徴とする。

【０００６】さらに決裁した年月日について少なくとも
日付の数字から定まる複数の表示パターンから１つの表
示パターンを選択して年月日のイメージ情報とする。

【０００７】

【作用】決裁印影に含まれる決裁年月日を改ざんしたと
き認証システムが再生成する決裁印影と合致しないこと
を検出でき、決裁年月日の改ざんを防止できる。さらに
決裁日付の数字から定まる複数の表示パターンから１つ
の表示パターンを選択することにより、決裁年月日を改
ざんしたときの表示パターンを予想することは困難とな
り、より確実に文書の偽造を防止できる。

【０００８】

【実施例】以下、本発明の一実施例について図面を用い
て説明する。

【０００９】（１）電子文書の決裁システム 図１は、電子文書の決裁を行うシステムの構成を示す図
である。１０は電子文書を格納する電子文書記憶手段、
２０は決裁を指示する入力手段と電子文書を表示する表
示手段とから構成される入出力手段であり、例えば入力
手段としてキーボードやマウス、表示手段としてディス
プレイ装置等である。３０は処理装置であり、印影可変
部生成手段７０と印影合成手段８０とから成る印影生成
手段６０と、決裁手段９０とから構成される。４０は印
影の定型部分をイメージ情報として格納する印影定型部
記憶手段であり、５０は印影の可変部分の表示パターン
を格納しておく印影表示パターン記憶手段である。７５
は個々の電子文書を出力する電子文書出力手段であり、
例えばフロッピィディスク、ＩＣカード等の記憶媒体あ
るいは印刷文書を出力する装置である。

【００１０】図２は、電子文書記憶手段１０に格納され
るファイルのデータ構成の一例を示す図である。ファイ
ルはインデックス部１１とデータ部１２とから構成され
る。インデックス部１１は通し番号、氏名、種別、決裁
日及び文書格納アドレスのデータ項目から構成され、通
し番号から決裁日までのデータ項目をインデックスキー
として電子文書を検索することができる。文書格納アド
レスは個々の電子文書が格納されるデータ部１２のアド
レスを示すものである。データ部１２にはインデックス
部１１からポイントされる個々の電子文書１３を格納す
る。電子文書１３は氏名、種別等を含むコード情報の部
分とイメージ情報である印影１４とから構成される。図
２に示す電子文書１３は決裁済みの電子文書の例を示
す。なお電子文書記憶手段１０は次に設定すべき最新の
通し番号を保存する。

【００１１】図３は、印影定型部記憶手段４０に格納さ
れる電子決裁用の印影のイメージ情報を示している。本
実施例では、印影の枠線と「決裁日」という文字列及び
「通し番号」という文字列を定型のイメージ情報として
格納している。

【００１２】図４は、印影表示パターン記憶手段５０に
格納される日付表示パターンの一例を示す図である。本
例では、各項番に対応して年月日の表示方法を示す表示
パターンが設定される。例えば項番１の表示パターンを
採用すると、９４年１２月９日という日付を「９４．Ｄ
ｅｃ．０９」と表示する。項番７が採用された場合に
は、「９４−Ｄｅｃ−０９」と表示する。

【００１３】図５は、印影生成手段６０の処理の流れを
示すフローチャートである。ステップ６１からステップ
６４までの処理を印影可変部生成手段７０が行う。次の
ステップ６５とステップ６６を印影合成手段８０が行
う。ステップ６１では、処理装置３０が備えているタイ
マーに対して現在日付を問い合わせる。ステップ６２で
は、この日付を用いて次の式によって定まるいずれかの
日付表示パターンを選択する。 日付表示パターン＝ＭＯＤ（（年，月，日），１２）＋１ （式１） 式１は、日付の年、月、日のそれぞれの数字をすべて足
し合わせた数字を１２で割った余りに１を加えて得られ
る数字を表している。１２という数字は、図４に示す印
影表示パターン記憶手段５０に格納されている日付表示
パターンが１２通りであることに基づく。この式１を実
行することによって、１２通りの日付表示パターンのう
ちからのいずれか１つを選択することができる。例えば
現在日付が９４年１２月９日であれば、９４と１２と９
を足した１１５を１２で割った余り７に１を加えた８が
得られ、項番８の日付表示パターンを選択する。ステッ
プ６３では、選択し印影表示パターン記憶手段５０から
読み出した日付表示パターンと現在日付とを使って日付
表示データを生成する。上記例では日付表示データは
「９４−０９−ＤＥＣ」となる。ステップ６４では、電
子文書記憶手段１０に格納されている最新の通し番号を
取得する。取得したら通し番号を１インクリメントした
最新の通し番号を電子文書記憶手段１０に格納する。ス
テップ６５では、ステップ６４で取得した通し番号から
イメージ情報の通し番号データを生成する。ステップ６
６では、印影定型部記憶手段４０から印影の定型部分の
イメージデータを取得する。ステップ６７では、ステッ
プ６３、６５及び６６で得られた各データを主記憶上で
合成する。なお印影の可変部、すなわち決裁日と通し番
号はコード情報も付加しておくのがよい。

【００１４】図６は、決裁手段９０が行う電子文書を決
裁する処理の流れを示すフローチャートである。ステッ
プ８１において、入出力手段２０から入力される通し番
号又は氏名に基づいて電子文書記憶手段１０を検索し、
指定された電子文書１３を読み出し、入出力手段２０の
表示手段に表示する。なお決裁手段９０は電子文書の作
成と決裁の両方を行ってもよい。すなわちステップ８１
で入出力手段２０に電子文書１３の定型フォーマットを
表示し、氏名、種別等可変項目を入力して電子文書１３
を完成させる。ステップ８２では、電子文書記憶手段１
０から読み出されたか作成された電子文書の決裁を指示
する指令に応答して、印影生成手段６０が生成した決裁
印影を主記憶から読み出す。ステップ８３では、取り出
した電子文書又は作成された電子文書と読み出した決裁
印影とを合成し、入出力手段２０上に表示する。これに
より電子文書上での決裁が行われる。ステップ８４で
は、決裁した電子文書１３を電子文書記憶手段１０に格
納する。ステップ８５では、決裁した電子文書１３を電
子文書出力手段７５上のフロッピィディスク，ＩＣカー
ド等の記録媒体あるいは印刷用紙のような記録媒体上に
出力する。電子文書の印刷物を作成するときには、決裁
日及び通し番号をイメージ情報として出力する他にそれ
ぞれのコード情報をバーコードに変換し、バーコードも
付加するとよい。また決裁日と通し番号のイメージ情報
を磁気インクやステルスインクのような特殊なインクで
印刷してもよい。決裁手段９０の処理が終了したとき、
印影生成手段６０に戻り、次の印影を生成する。

【００１５】上記実施例で例に挙げた決裁日の代わりに
発行年月日と有効期間又は有効期限（年月日）を用いて
もよい。有効期限は発行年月日に有効期間を加えること
によって得られる。

【００１６】図４に示す日付表示パターンは一例であ
り、他にも日付表示パターンの変形を得る方法が無数に
ある。他の一例として年月日のうちの日の数字だけ又は
月と日の数字を加えた数字を日付表示パターンの変形数
で割った余りに１を加えて日付表示パターンを選択して
もよい。また通し番号の数字の全体又はその一部に対し
て上記の演算を施してもよい。また通し番号の数の全体
又はその一部と年、月、日の数字をすべて加えたものに
対して上記の演算を施してもよい。また氏名を構成する
各漢字のコードを２進数とみれば、氏名の全体又はその
一部を数字に置き換えることができる。そこで氏名、通
し番号、決裁日すべてを数字とみなし、これらの数字に
ついて演算をした結果に対して上記の演算を施してもよ
い。あるいは日付表示パターンは１通りのみとし、文字
の書体や文字フォントを変えてもよい。あるいは日付表
示パターンは１通りのみとし、上記のような演算を施し
た結果の数字をこの日付表示パターンに付加するかある
いは通し番号に付加してもよい。このとき付加した数字
を日付表示パターンの変形とみなすことができる。変形
数はできるだけ大きいことが望ましい。

【００１７】（２）電子文書の認証システム 図７は、電子文書の認証を行うシステムの構成図であ
る。９１は決裁された電子文書を入力するための電子文
書読み込み手段であり、記憶媒体の読み込み手段、イメ
ージスキャナー、バーコードリーダなどである。９３は
処理装置であり、決裁情報取得手段９６、印影生成手段
９７、印影照合手段９８とから成る認証処理手段９９を
有する。４０は印影の定型部分をイメージ情報として格
納する印影定型部記憶手段であり、図３に示すイメージ
データを格納する。５０は印影の可変部分の表示パター
ンを格納しておく印影表示パターン記憶手段である。

【００１８】図８は、認証処理手段９９が行う電子文書
の認証を行う処理の流れを示すフローチャートである。
ステップ１０１からステップ１０３までの処理を決裁情
報取得手段９６が行い、ステップ１０４からステップ１
０６までの処理を印影生成手段９７が行い、ステップ１
０７からステップ１１２までの処理を印影照合手段９８
が行う。ステップ１０１において、決裁された電子文書
を読み込む。ステップ１０２では、読み込んだ電子文書
から決裁印の情報を取得する。電子文書が記憶媒体上に
あるときには、コード情報の部分とイメージ情報の部分
とが分かれているので、イメージ情報の部分のみを抽出
して主記憶上に格納すればよい。印刷された電子文書の
場合には、用紙上で決裁印影の部分を切り出すことにな
る。ステップ１０３において、取得した印影から決裁日
と通し番号を取得し、コード情報に変換する。印影のイ
メージ情報の他にコード情報も付加されている場合には
記録されたコード情報を読むだけである。決裁日と通し
番号以外に演算結果の数字のようなイメージ情報、氏名
のようなコード情報が日付表示パターンを決定する鍵と
なるのであればこれらの情報も取得する。なお印刷され
た電子文書にバーコードが付加されていてステップ１０
１でバーコードを読み取ったときには、ステップ１０２
はなく、ステップ１０３でバーコードからコード情報を
得ることになる。ステップ１０４では、取得した決裁日
を使って式１を実行し、印影表示パターン記憶手段５０
に格納されている日付表示パターンからを１つを取得す
る。上記例の場合、決裁日は「９４年１２月９日」であ
るから、図４に示す項番８の表示パターンが選択され
る。ここでは日付表示パターン又は通し番号の表示パタ
ーンを変形するアルゴリズムに従って表示パターンを選
択する。ステップ１０５では、取得した決裁日とステッ
プ１０４で取得した日付表示パターンを使って日付表示
データを生成する。上記例では、日付表示データはイメ
ージ情報の「９４−０９−Ｄｅｃ」となる。ステップ１
０６では、取得した通し番号からイメージ情報の通し番
号データを生成する。ステップ１０７では、印影定型部
記憶手段４０から印影定型部のイメージデータを取得す
る。ステップ１０８ではステップ１０５、１０６及び１
０７で取得した各データから印影データを合成する。ス
テップ１０９では、ステップ１０２で取得した決裁印と
ステップ１０８で合成した印影を照合する。ステップ１
１０で、ステップ１０９の照合結果によって以降の処理
を振り分ける。照合結果「合致する」と判断すればステ
ップ１１１において電子文書は正当なものであると判断
する。「合致しない」と判断すれば、ステップ１１２に
おいて不当な電子文書であると判断する。ステップ１０
１でバーコードのみを読み取ったときには決裁日につい
てコード情報同士の照合となり、ステップ１０５〜１０
８のような印影データの生成はない。

【００１９】

【発明の効果】本発明によれば、証明書や認可証のよう
な文書の日付が改ざんされたとき、システムは日付表示
パターンの不一致を検出するので、偽物であると見破る
ことができる。これによって文書の偽造を防止すること
ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施例の電子文書の決裁を行うシステムの構成
図である。

【図２】電子文書記憶手段１０に格納するファイルのデ
ータ構成の一例を示す図である。

【図３】印影定型部記憶手段４０に格納される印影定型
部の例を示す図である。

【図４】印影表示パターン記憶手段５０に格納される日
付の表示パターンの例を示す図である。

【図５】印影生成手段６０の処理の流れを示すフローチ
ャートである。

【図６】決裁手段９０の処理の流れを示すフローチャー
トである。

【図７】実施例の電子文書の認証を行うシステムの構成
図である。

【図８】認証処理手段９９の処理の流れを示すフローチ
ャートである。

【符号の説明】

１０：電子文書記憶手段、４０：印影定型部記憶手段、
５０：印影表示パターン記憶手段、６０：印影生成手
段、７５：電子文書出力手段、９０：決裁手段、９１：
電子文書読み込み手段、９９：認証処理手段

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】決裁した年月日をイメージ情報として電子
   文書に付加する処理手段と、イメージ情報が付加された
   該電子文書を記録媒体上に出力する手段と、記録媒体上
   の該電子文書を読み込む手段と、該イメージ情報に基づ
   いて同じ年月日のイメージ情報を生成する手段と、読み
   込んだイメージ情報と生成したイメージ情報とを比較照
   合し一致するか否かを判定する手段とを有することを特
   徴とする電子文書の決裁及び認証システム。
2. 【請求項２】該年月日のイメージ情報は年、月、日の少
   なくとも日付から定まる複数の表示パターンから選択さ
   れた１つの表示パターンであることを特徴とする請求項
   １記載の電子文書の決裁及び認証システム。