JPH08153115A

JPH08153115A - 文書処理方法及びその装置

Info

Publication number: JPH08153115A
Application number: JP6295286A
Authority: JP
Inventors: Yuji Ikeda; 裕治池田; Makoto Hirota; 誠廣田; Shiro Ito; 史朗伊藤; Shogo Shibata; 昇吾柴田; Takanari Ueda; 隆也上田; Minoru Fujita; 稔藤田
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 1994-11-29
Filing date: 1994-11-29
Publication date: 1996-06-11

Abstract

(57)【要約】【目的】ユーザの関心の度合に応じて、適切なメディ
アを選択して受信文書をユーザに提示する文書処理方法
及びその装置を提供する。【構成】利用者が関心のある文書の特徴を緊急性に対
応付けて登録し、前記緊急性に対応して提示メディアを
登録し、受信文書が前記特徴を有する場合に（Ｓ２０
２，Ｓ２０３）、その特徴の前記緊急性に対応する提示
メディアを選択して（Ｓ２０４）、前記受信文書を提示
する（Ｓ２０５）。又、前記特徴の一致度に対応して提
示メディアを登録し、受信文書が前記特徴を有する場合
に、その特徴の前記一致度に対応する提示メディアを選
択して、前記受信文書を提示する。前記緊急性（一致
度）が高い場合には、複数の提示メディアを選択して前
記受信文書を提示するが、まず表示メディアを用いた表
示を行ない、所定の時間待ちを行なって時間待ちの間に
ユーザが受信文書を読んだ場合は、残りのメディアによ
る文書提示を行わない。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は文書処理装置及びその装
置、特にユーザのもとに入ってくる文書のうちユーザが
関心のある文書を選別して、その結果を出力する文書フ
ィルタリング機能を有する文書処理方法及びその装置に
関するものである。

【０００２】

【従来の技術】記憶媒体の大容量化・低価格化や、ワー
ドプロセッサの普及などによって電子化された文書の量
が増大している。さらに、ネットワークの整備が進み、
電子メールなどのメディアによってユーザのもとに届く
電子化文書の量も増えている。このため、ユーザが処理
できる量を越える文書が入ってくるようになり、本当に
必要な情報が不要な情報の中に埋もれてしまうという、
いわゆる「情報洪水」が問題になってきている。

【０００３】この問題への対応策として、ユーザが関心
を持つような文書を自動的に選別する「文書フィルタリ
ング」の技術が用いられるようになってきた。すなわ
ち、「文書フィルタリング」では、文書に対するユーザ
の関心をあらかじめ設定しておき、設定内容と入ってき
た文書の内容とを比較して、一致したときはその文書を
ユーザに見せ、一致していないときにはその文書をユー
ザに見せない方法をとっている。従って、この技術によ
って、ユーザは自分にとって関心がある文意を優先して
見ることができるようになり、情報を有効に利用できる
ようになった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
「文書フィルタリング」では、ユーザの関心に合致した
文書を提示するメディアが、文書フィルタリング装置が
持つメディアに限られていた。従って、緊急度が高い文
書をユーザの関心のある文書とした場合に、ユーザがそ
の文書フィルタリング装置を直接使用していなければ、
例え提示されてもユーザの目に触れない文書が発生する
という問題が起こっていた。

【０００５】本発明は、上述した従来の課題を解決し、
ユーザの関心の度合に応じて、適切なメディアを選択し
て受信文書をユーザに提示する文書処理方法及びその装
置を提供することを目的としている。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上述の課題を解決するた
めに、本発明の文書処理方法は、利用者が関心のある文
書の特徴を緊急性に対応付けて登録し、前記緊急性に対
応して提示メディアを登録し、受信文書が前記特徴を有
する場合に、その特徴の前記緊急性に対応する提示メデ
ィアを選択して、前記受信文書を提示することを特徴と
する。ここで、前記文書の特徴は文書中のキーワードで
表現され、前記緊急性は前記キーワードに対して付与さ
れるスコアで表わされる。また、前記緊急性が高い場合
には、複数の提示メディアを選択して前記受信文書を提
示する。また、前記受信文書の提示では、まず表示メデ
ィアを用いた表示を行ない、所定の時間待ちを行なって
時間待ちの間にユーザが受信文書を読んだ場合は、残り
のメディアによる文書提示を行わない。。

【０００７】又、本発明の文書処理装置は、利用者が関
心のある文書の特徴を緊急性に対応付けて登録する第１
の登録手段と、前記緊急性に対応して提示メディアを登
録する第２の登録手段と、受信文書が前記特徴を有する
場合に、その特徴の前記緊急性に対応する提示メディア
を選択するメディア選択手段と、前記選択されたメディ
アに前記受信文書を提示する文書提示手段とを備えるこ
とを特徴とする。ここで、前記文書の特徴は文書中のキ
ーワードで表現され、前記緊急性は前記キーワードに対
して付与されるスコアで表わされる。また、前記メディ
ア選択手段は、前記緊急性が高い場合に、複数の提示メ
ディアを選択する。また、前記第２の登録手段は、１つ
の緊急性を表わすスコアに対して複数の提示メディアを
対応させて登録する。

【０００８】又、本発明の文書処理方法は、利用者が関
心のある文書の特徴を登録し、前記特徴の一致度に対応
して提示メディアを登録し、受信文書が前記特徴を有す
る場合に、その特徴の前記一致度に対応する提示メディ
アを選択して、前記受信文書を提示することを特徴とす
る。ここで、前記文書の特徴は文書中のキーワードで表
現され、前記一致度は前記キーワードに対して付与され
るスコアで表わされる。また、前記一致度が高い場合に
は、複数の提示メディアを選択して前記受信文書を提示
する。また、前記受信文書の提示では、まず表示メディ
アを用いた表示を行ない、所定の時間待ちを行なって時
間待ちの間にユーザが受信文書を読んだ場合は、残りの
メディアによる文書提示を行わない。

【０００９】又、本発明の文書処理装置は、利用者が関
心のある文書の特徴を表現する識別子を保持する識別子
保持手段と、受信文書に対して、前記識別子保持手段に
保持する識別子と識別子が一致している前記受信文書を
選択する文書選択手段と、前記文書選択手段により選択
された文書の一致度を評価する一致度評価手段と、評価
結果に基づいて提示メディアを選択するメディア選択手
段と、前記選択された提示メディアに文書を提示する提
示手段とを備えることを特徴とする。ここで、前記文書
の特徴は文書中のキーワードで表現され、前記一致度は
前記キーワードに対して付与されるスコアの合計で表わ
される。また、前記メディア選択手段は、前記一致度が
高い場合に、複数の提示メディアを選択する。また、前
記メディア選択手段は、１つの一致度を表わすスコアに
対して複数の提示メディアを対応させて登録する登録手
段を備える。

【００１０】

【作用】以上の構成において、ユーザの興味の度合（緊
急性や一致度）に応じて選択された文書をメディアを選
択して提示することにより、ユーザがその文書を見落と
す可能性を低くする。

【００１１】

【実施例】以下、本実施例を添付図面を用いて詳細に説
明する。＜文書処理装置の構成例＞図１は、本発明の文書処理方
法を実現する本実施例の文書処理装置のシステム構成を
示す図である。

【００１２】図中、１は演算・制御用の中央処理装置
（ＣＰＵ）、２は操作者への表示出力の為の表示装置、
３は操作者により操作入力の為のキーボード、４は同じ
く操作者によるポインティング入力の為のマウス等のポ
インティングデバイス、５はプログラムや文書等をシス
テムにロードすると共に、バックアップとしてこれらを
格納するフロッピーディスク、６は大容量の記憶部とな
るハードディスクや光磁気ディスク等のディスクで、同
様にプログラムや文書等を格納する。７は中央処理装置
１と他の部分との信号の受渡を行う為のバス、８はＲＡ
ＭやＲＯＭからなる記憶装置であり、オペレーティング
・システム３００や処理プログラム２００等のプログラ
ムと、文書保持部１０２、スコア付与特徴保護部１０
４、選択文書保持部１０６、提示メディア選択特徴保持
部１０７等に保持されるデータとが格納される。

【００１３】なお、オペレーティング・システム３０
０、処理プログラム２００、文書保持部１０２、スコア
付与特徴保持部１０４、選択文書保持部１０６、提示メ
ディア選択特徴保持部の一部または全部がフロッピーデ
ィスク５やディスク６にあっても良い。９は通信制御装
置で、電話回線を介して文字やファクス通信、音声の通
信（送信）を行う。１０は、音声規則合成装置で、合成
した音声の出力を通信制御装置９のもつ電話回線へ出力
したり、スピーカ１１を介して音声出力をしたりする。

【００１４】図２は、本実施例の文書処理処理の機能構
成を示す図である。図２において、１０１はユーザのも
とに入ってきた文書データ、１０２は処理対象の文書を
保持する文書保持部、１０３は文書保持部１０２の文書
に対しユーザの関心に合う文書を選別する為のスコアを
付けるスコア付与部、１０４はスコア付与部がスコアを
付けるために用いるスコア付与特徴保持部、１０５はス
コア付与部で付与されたスコアを元に文書を選択する文
書選択部、１０６は文書選択部１０５で選ばれた文書を
保持する選択文書保持部、１０７はメディアを選択する
状況（スコアの状態）が記述された提示メディア選択特
徴保持部、１０８はメディア選択特徴保持部１０７に記
述された状況に応じて文書を提示するメディアを選択す
る提示メディア選択部、１０９は選択されたメディアに
文書を提示する文書提示部である。

【００１５】上記文書データと文書スコアの付与特徴と
してはどのようなものを用いても構わないが、本実施例
では簡単化のために文書データとして電子メールを用
い、文書へのスコア付与特徴の例として文書のキーワー
ドを用いることにする。従って、スコア付与特徴保持部
１０４に保持されるスコア付与特徴は、文書のキーワー
ドを用いて表わされる。

【００１６】この場合の、文書保持部１０２の内容の例
を図４に示す。また、スコア付与特徴保持部１０４の構
成例を図５に示す。ここにはユーザが関心を持っている
文書に表れるキーワードとそれによるスコア値とを記述
する。また、提示メディア選択特徴保持部１０７の構成
例を図６に示す。この例では、スコア値を用いた条件に
よって、提示メディアの選択を行う情報が記述されてい
る。

【００１７】＜文書処理装置の処理手順例＞図３は、図
１の処理プログラム２００に記憶され、図２に示した文
書処理装置の処理手順を示すフローチャートである。本
図を参照しながら本実施例の動作を説明する。まず、ス
テップＳ２０１で、図２に示す文書データ１０１を文書
保持部１０２に保持する。本実施例では、図３に示す電
子メールのデータ（文書内容）とキーワードとが１つの
文書にあたる。ステップＳ２０２では、スコア付与特徴
保持部１０４に従ってスコア付与が行われる。すなわ
ち、文書保持部１０２に保存された電子メールの内容か
らキーワードを検索して、そのキーワードに対するスコ
アをスコア付与特徴保持部１０４の情報（図５）を元に
計算する。ここでは、キーワード検索とキーワードに付
与したスコアとによってスコア計算を行っているが、こ
の処理は一般に知られている種々の手法によって行うこ
とができる。

【００１８】文書保持部１０２に保持されている文書に
対してスコア付与処理が終了すると、ステップＳ２０３
に移って、文書選択部１０５でスコアの高い文書をユー
ザの関心がある文書であると判断し、その文書を選択し
て選択文書保持部１０６に保持する。一方、スコアが低
い場合は、その文書は選択文書保持部１０６には保持し
ない。

【００１９】ステップＳ２０４では、提示メディア選択
部１０８で選択文書保持部１０６に保持されたスコアか
ら、提示メディア選択特徴保持部１０７の情報（図６）
を元にして、文書を提示するメディアを選択する。ステ
ップＳ２０５では、文書提示部１０９によりステップＳ
２０４の提示メディア選択処理で選択されたメディア
に、選択文書保持部１０６の文書を提示する。ここで、
文書を提示するメディアは、文書処理装置が接続された
システムの全てのメディアを使用することが可能であ
る。

【００２０】ステップＳ２０６で全ての処理が終了した
かどうかを判断して、終了であるなら処理を終了させ、
そうでないならステップＳ２０１に戻る。＜処理の具体例＞以下、図４〜図６を用いて更に具体的
に本実施例を説明する。受信した図４に示す電子メール
の例では、「ＲＥ：」と「予約」の２つのキーワードが
含まれている。キーワード「ＲＥ：」は一般には、ユー
ザが発信したメールに対する返信メールを意味してい
る。従って、図３のステップＳ２０２に示すスコア付与
処理では、図５に示したスコア付与特徴保持部１０４を
参照して、キーワード「ＲＥ：」に対してスコア値
“３”を、キーワード「予約」に対してスコア値“５”
を取り出す。なお、スコア計算処理については一般に知
られている種々の手法によって行うことができるが、こ
こでは、例として最大のスコア値をその文書のスコアと
する。従って、図４に示した文書はスコア“５”とな
る。他の例としては、例えばスコア値の合計をスコアと
してもよく、この場合には図５のスコア付与特徴保持部
１０４でスコア値の振り分け方が変ってくる。この場合
には、スコアの大小は文書の緊急度というよりも、ユー
ザが登録したスコアへの文書の一致度に対応し、それし
相応する提示メディアの選択となる。更に、上記最大値
や合計を組み合わせると、多様でユーザの実状に合った
処理を構築できる。

【００２１】ステップＳ２０３の文書選択処理では、ス
コアの高い文書を選択対象文書とする処理を行う。スコ
アの高さの判断手法についても一般に知られている様々
な手法を使用することが可能であるが、ここでは、
“０”より大きいスコアを持つものは高いスコアとす
る。本例では、図４に示した文書はスコア“５”となる
ので、選択対象に選ばれて選択文書保持部１０６に保存
される。基本的には、ユーザに提示の必要がある文書の
スコアが“０”より大きくなるように、図５に示したス
コア付与特徴保持部１０４を作成するのが好ましい。

【００２２】ステップＳ２０４の提示メディア選択処理
では、図６に示した提示メディア選択特徴保持部１０７
を参照して、提示メディア選択部１０８によりスコア条
件を満足するメディアを「ディスプレイ」，「ＦＡ
Ｘ」，「音声合成」，…等から選択する。本例ではスコ
ア“５”なので、ディスプレイ表示部（表示装置２），
ＦＡＸ送信部（通信制御装置９），音声合成部（音声規
則合成装置１０）の３つのメディアによる提示が選択さ
れ、ステップＳ２０５で、各メディアを使ってユーザへ
の文書の提示が行われる。

【００２３】なお、ディスプレイ表示のメディアを使う
場合には、ディスプレイ装置に、ユーザの関心の高いメ
ールが到着した旨をユーザに気付かせる表示を行う。た
とえば、電子メールアイコンの表示を新着メール到着ア
イコンに変更する。また、ＦＡＸ送信のメディアを使う
場合には、メールの文書をＦＡＸイメージに変換して、
予め登録されたＦＡＸ送信先に送信する。また、音声合
成メディアを使う場合には、メールの文書（あるいは、
その一部、たとえばＳｕｂｊｅｃｔ：の行だけ）を音声
規則合成装置に送り、メールの内容を音声で知らせる。
これにより、ディスプレイ装置、音声による警告、さら
には予め登録されたＦＡＸ送信先にＦＡＸが送られると
いう３重の文書提示が行われ、ユーザがこの電子メール
を見落とす可能性が低くなる。

【００２４】尚、上記実施例では、スコア付与の為の特
徴を単なるキーワードとしたが、これは重み付けされた
キーワードからなるベクトルなど、ほかの表現方法であ
ってもかまわない。又、上記実施例では、ステップＳ２
０４の提示メディア選択処理で選択された「ＦＡＸ」，
「ディスプレイ」，「音声合成」の３つのメディアを等
しく使用したが、次のように別の使用法によってもよ
い。例えば、ディスプレイのメディアを用いた提示を最
初に行ない、所定の時間を待ってその間にユーザが新着
メールを読んだ場合には、残りの２つのメディアを用い
た文書提示処理を行わないようにしてもよい。

【００２５】又、上記実施例では、提示メディアの例と
して、「ディスプレイ」，「ＦＡＸ」，「電話」，「音
声合成」といった単一メディアの例を示したが、これに
限らず復号メディアをメディア選択の一項目としてもよ
い。たとえば、電話と音声合成とを組み合わせて１つの
メディアとし、緊急度の高い電子メールの内容は、音声
規則合成装置によって音声を合成し、自宅の電話を呼び
出してその内容を音声で伝えるといった方式も実施でき
る。図７に、このときの提示メディア選択特徴保持部１
０７の例を示す。

【００２６】又、上記実施例では、文書のキーワードが
日本語であるとして説明したが、本発明は日本語に限る
ものでなく、別の言語の文書についても同様に実施でき
る。尚、本発明は、複数の機器から構成されるシステム
に適用しても、１つの機器から成る装置に適用しても良
い。また、本発明はシステム或は装置にプログラムを供
給することによって達成される場合にも適用できること
はいうまでもない。

【００２７】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
ユーザの関心に応じて文書を提示するメディアを自動的
に選択して文書提示を行えるので、ユーザが関心のある
文書を見落とす可能性を低くするという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施例の文書処理装置のシステム構成例であ
る。

【図２】本実施例の文書処理装置の機能構成を示す図で
ある。

【図３】本実施例における処理手順を示すフローチャー
トである。

【図４】本実施例における文書の例を示す図である。

【図５】本実施例におけるスコア付与特徴保持部の例を
示す図である。

【図６】本実施例における提示メディア選択特徴保持部
の例を示す図である。

【図７】他の実施例における提示メディア選択特徴保持
部の例を示す図である。

【符号の説明】

１中央処理装置２表示装置３キーボード４ポインティングデバイス５フロッピーディスク６大容量デイスク７バス８記憶装置（ＲＡＭ，ＲＯＭ）９通信制御装置１０音声規制合成装置１１スピーカ１０１文書データ１０２文書保持部１０３スコア付与部１０４スコア付与特徴保持部１０５文書選択部１０６選択文書保持部１０７提示メディア選択特徴保持部１０８提示メディア選択部１０９文書提示部２００処理プログラム３００オペレーティング・システム

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者柴田昇吾東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内 (72)発明者上田隆也東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内 (72)発明者藤田稔東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】利用者が関心のある文書の特徴を緊急性
に対応付けて登録し、前記緊急性に対応して提示メディアを登録し、受信文書が前記特徴を有する場合に、その特徴の前記緊
急性に対応する提示メディアを選択して、前記受信文書
を提示することを特徴とする文書処理方法。
【請求項２】前記文書の特徴は文書中のキーワードで
表現され、前記緊急性は前記キーワードに対して付与さ
れるスコアで表わされることを特徴とする請求項１記載
の文書処理方法。
【請求項３】前記緊急性が高い場合には、複数の提示
メディアを選択して前記受信文書を提示することを特徴
とする請求項１記載の文書処理方法。
【請求項４】前記受信文書の提示では、まず表示メデ
ィアを用いた表示を行ない、所定の時間待ちを行なって
時間待ちの間にユーザが受信文書を読んだ場合は、残り
のメディアによる文書提示を行わないことを特徴とする
請求項３記載の文書処理方法。
【請求項５】利用者が関心のある文書の特徴を緊急性
に対応付けて登録する第１の登録手段と、前記緊急性に対応して提示メディアを登録する第２の登
録手段と、受信文書が前記特徴を有する場合に、その特徴の前記緊
急性に対応する提示メディアを選択するメディア選択手
段と、前記選択されたメディアに前記受信文書を提示する文書
提示手段とを備えることを特徴とする文書処理装置。
【請求項６】前記文書の特徴は文書中のキーワードで
表現され、前記緊急性は前記キーワードに対して付与さ
れるスコアで表わされることを特徴とする請求項５記載
の文書処理装置。
【請求項７】前記メディア選択手段は、前記緊急性が
高い場合に、複数の提示メディアを選択することを特徴
とする請求項５記載の文書処理装置。
【請求項８】前記第２の登録手段は、１つの緊急性を
表わすスコアに対して複数の提示メディアを対応させて
登録することを特徴とする請求項７記載の文書処理装
置。
【請求項９】利用者が関心のある文書の特徴を登録
し、前記特徴の一致度に対応して提示メディアを登録し、受信文書が前記特徴を有する場合に、その特徴の前記一
致度に対応する提示メディアを選択して、前記受信文書
を提示することを特徴とする文書処理方法。
【請求項１０】前記文書の特徴は文書中のキーワード
で表現され、前記一致度は前記キーワードに対して付与
されるスコアで表わされることを特徴とする請求項９記
載の文書処理方法。
【請求項１１】前記一致度が高い場合には、複数の提
示メディアを選択して前記受信文書を提示することを特
徴とする請求項９記載の文書処理方法。
【請求項１２】前記受信文書の提示では、まず表示メ
ディアを用いた表示を行ない、所定の時間待ちを行なっ
て時間待ちの間にユーザが受信文書を読んだ場合は、残
りのメディアによる文書提示を行わないことを特徴とす
る請求項１１記載の文書処理方法。
【請求項１３】利用者が関心のある文書の特徴を表現
する識別子を保持する識別子保持手段と、受信文書に対して、前記識別子保持手段に保持する識別
子と識別子が一致している前記受信文書を選択する文書
選択手段と、前記文書選択手段により選択された文書の一致度を評価
する一致度評価手段と、評価結果に基づいて提示メディアを選択するメディア選
択手段と、前記選択された提示メディアに文書を提示する提示手段
とを備えることを特徴とする文書処理装置。
【請求項１４】前記文書の特徴は文書中のキーワード
で表現され、前記一致度は前記キーワードに対して付与
されるスコアの合計で表わされることを特徴とする請求
項１３記載の文書処理装置。
【請求項１５】前記メディア選択手段は、前記一致度
が高い場合に、複数の提示メディアを選択することを特
徴とする請求項１３記載の文書処理装置。
【請求項１６】前記メディア選択手段は、１つの一致
度を表わすスコアに対して複数の提示メディアを対応さ
せて登録する登録手段を備えることを特徴とする請求項
１５記載の文書処理装置。