JPH04312047A - メール情報処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はメール情報処理装置に関
し、詳しくは該装置に保持されている各メールについて
の、タイトル情報の表示、検索速度の向上に関する。

【０００２】

【従来の技術】メール管理装置から受信されたメールは
、メール情報処理装置のメモリ上、或いは外部記憶装置
上の各ファイルにその儘保持される（例えば、特開昭６
３−６４４３８、特開昭６３−２９４１５６、特開平１
−１３８３６記載のもの）。ファイルの内容を見るとき
はメールアプリケーションのウインドウを開き、ファイ
ル名を指定する。これに応動し、当該ファイルの各メー
ルのタイトル情報がウインドウの所定位置に表示される
。メールの数が多いときは、日付順その他を指定し、表
示順を変えて再度表示させ、或いは検索文字を入力して
見つかったものを表示させる。

【０００３】メールファイルの例を図９に示す。ここで
ヘッダ１〜ｎはメール区切りのコードである。「送信者
」以下「重要度」までの各タイトル項目８１の集合３６
−１〜３６−ｎが、この例に於けるタイトル情報である
。見にくくなるので符号８１は一部のみ付す。その後に
メール本文が続く。各メール６１−１〜６１−ｎは、通
常シーケンシャルに格納されている。メールのデータ長
が一定でないからである（データ長を規定するとメール
システムの柔軟性が損われる）。各メールのタイトル情
報３６−１〜３６−ｎはメールアプリケーションのウイ
ンドウ等に表示される。この場合、ファイル３３はその
先頭から順に読まれ、各メールのタイトル情報３６−１
〜３６−ｎの全部分又は一部分が取り出されて表示制御
部に送られる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記各メールのタイト
ル情報３６−１〜３６−ｎの順次取り出しにはそれなり
に時間が掛かる。受け取るメール６１の数やデータ長は
、時期により、職務により、千差万別で有る。ウインド
ウが開かれて最初に各メールのタイトル項目８１が表示
される迄、ソート後再表示される迄、或いは検索結果が
表示される迄の時間は、数が多くなるにつれ、長くなっ
て来る。メールシステムは毎日の業務に使用される。 表示が出るのを待つ、ということを何回も繰返すと、せ
っかちでなくとも、焦燥感、疲労感を覚える。

【０００５】

【課題を解決するための手段】そこで本発明では、メー
ルボックスを含むメール管理装置に対してメールの授受
を行うメール情報処理装置において、前記メール管理装
置から受信した各メールの中からタイトル情報を抽出し
タイトルファイルに格納するタイトルファイル管理手段
と、前記タイトルファイルを記憶する記憶手段と、前記
タイトルファイルに基いて所望のタイトル項目を含む一
覧データを抽出するデータ抽出手段と、前記一覧データ
を表示手段に表示させる表示制御手段とを具備すること
により、上記課題の解決を図る。

【０００６】また前記タイトルファイル管理手段と、前
記タイトルファイルに基いて所望のタイトル項目を含む
一覧データテキストファイルを生成するテキストファイ
ル生成手段と、前記一覧データテキストファイルを記憶
する記憶手段と、前記テキストファイルの一覧データを
表示手段に表示させる表示制御手段とを具備することに
より、上記課題の解決を図る。

【０００７】また前記タイトルファイル管理手段と、前
記テキストファイル生成手段と、前記記憶手段と、前記
表示制御手段と、入力された任意の文字列について当該
文字列を含むタイトル情報を前記一覧データテキストフ
ァイルの中から検索する検索手段とを具備することによ
り、上記課題の解決を図る。

【０００８】

【作用】即ちワークステーション、パーソナルコンピュ
ータ等の上で実現される本発明メール情報処理装置に於
て、メールボックスを含みメールサーバ等と称されるメ
ール管理装置から一連のメールが供給されると、タイト
ルファイル管理手段は、各メールの中からタイトル情報
を抽出し、メールファイル一個一個に対応して生成され
ているタイトルファイルに該情報を格納する。データ抽
出手段は、メールアプリケーションが起動されると、前
記タイトルファイルの中から利用者が選択したタイトル
項目、例えば送信者名、表題の内容（データ）を含む一
覧データを抽出する。表示制御手段は、ＣＲＴ等からな
る表示手段上のウインドウの一覧表示部等に、前記一覧
データを表示させる。

【０００９】テキストファイル生成手段は、前記と同様
の所望のタイトル項目についてのデータを、前記タイト
ルファイルの各タイトル情報から抽出し、一覧データテ
キストファイルを生成する。メインメモリ等の記憶手段
は、この一覧データテキストファイルを記憶する。表示
制御手段は、前記一覧表示部に前記テキストファイルを
表示させる。検索手段は、前記文字列を含むタイトル情
報を前記一覧データテキストファイルの中から検索する
。

【００１０】

【実施例】以下本発明の詳細を図示第１、第２各実施例
に基いて説明する。図１に第１実施例の構成を示す。図
に於て１はメール情報処理装置で、本実施例ではワーク
ステーション上に実現され、該ワークステーションは、
ハードディスク２、ディスクインタフェース１７、キー
ボード３、マウス４、ディスプレイ６等を備えている。 ディスプレイ６が本装置の表示手段にあたる。

【００１１】７はメールボックス４９を含むメール管理
装置（メールサーバ）で、不図示各ワークステーション
等から送信されてきたメール６１を、その宛先のメール
ボックス４９に格納する。メールボックス４９はメール
管理装置７内のハードディスク又はメモリ等の記憶手段
（不図示）上に構築される。各ワークステーション等及
びメール管理装置７は、トランシーバ８、同軸ケーブル
９等によるネットワークを介して相互に接続されている
。

【００１２】１２は送受信部で、主制御部３２からメー
ル受信の指令を受けると、メール管理装置７に対してメ
ール送信要求を出す。これに応動してメール管理装置７
がメールボックス４９に格納されているメール６１を送
信すると、送受信部１２はこれらのメール６１を指定さ
れた名称のメールファイル３３に格納する。タイトルフ
ァイル管理部１３はタイトルファイル３４Ａ，３４Ｂ，
３４Ｃ，…，…を管理している。該手段１３は本実施例
のタイトルファイル管理手段である。これらタイトルフ
ァイル３４はメールファイル３３の夫々に対応して設け
られている。主制御部３２から新しいメール６１を受信
した旨の通知を受けると、メールファイル３３の各メー
ル６１−１〜６１−ｎの中からタイトル情報３６を抽出
し、タイトルファイル３４に該情報を格納する。

【００１３】データ抽出部１４は、メールアプリケーシ
ョンが起動された都度、或いはファイル選択部７２のフ
ァイル名が変更される都度、前記主制御部３２が保持す
るタイトルファイル３４のデータ構造情報に基いて、該
タイトルファイル３４の内容を解釈し、利用者が選択し
たタイトル項目８１、例えば送信者名、表題を含む各項
目のデータを抽出する。該手段１４は本実施例のデータ
抽出手段である。このときオープンするタイトルファイ
ル３４はウインドウ７１のコンソールパネル４６のファ
イル選択部７２で選択される。タイトル項目８１はメー
ルアプリケーションの中の項目設定ルーチンの中で設定
されたもの、或いは一覧全体管理データ１０２に格納さ
れているものを用いる。一覧全体管理データ１０２には
タイトル情報３６の総件数も格納されている。図４の４
８はこのルーチンのウインドウで、最下段にこれらのタ
イトル項目８１が表示されている。反転表示（図ではハ
ッチング）は選択されていることを示す。

【００１４】表示制御部１５はＣＲＴ等からなるディス
プレイ６上のウインドウ７１の一覧表示部４４等に、前
記一覧データを表示させる。該手段１５は本実施例の表
示制御手段である。検索部１６は、任意の文字列、例え
ば姓や名の一部、会議の名称の一部等の、入力された任
意の文字列について、当該文字列を含むタイトル情報３
６を前記タイトルファイル３４の中から検索する。ディ
スクインタフェース１７は主制御部３２の指令に従い、
データ格納部１８の各メールファイル３３，各タイトル
ファイル３４をハードディスク２に格納し、或いは該ハ
ードディスク２からこれらを読み出しデータ格納部１８
に格納する。主制御部３２は、これら各部１２〜１８を
統轄する。主制御部３２，送受信部１２，タイトルファ
イル管理部１３，データ抽出部１４，表示制御部１５，
検索部１６は、プログラムを実行する中央処理装置（不
図示）で実現される。データ格納部１８はメインメモリ
上に形成される。データ格納部１８は本実施例の記憶手
段である。

【００１５】タイトルファイル管理部１３のの処理手順
を図２に示す。先ずメールファイル３３の名を取得する
（ステップＳ１）。メールファイル３３の名はファイル
選択部７２で設定したものが与えられる。与えられたメ
ールファイル名３３に対応するタイトルファイル３４の
存在を確認する（ステップＳ２）。利用者がメールファ
イル３３を新しく設定したときは対応するタイトルファ
イル３４が存在しない。この場合はステップＳ３に進ん
で、対応するタイトルファイル３４を生成し、ステップ
Ｓ２に戻りステップＳ３に進む。当該メールファイル３
３とタイトルファイル３４をオープンする（ステップＳ
４，Ｓ５）。タイトルファイル３４のファイルの例は図
３に示す。

【００１６】追加メールの件数を取得する（ステップＳ
６）。これは主制御部３２から与えられる。追加された
メール全てについてタイトル情報３６を読んだか否か検
査する（ステップＳ７）。最初の時、答は「いいえ」で
ある。ステップＳ８に進んでメールファイル３３からこ
こで新しく追加されたメールの先頭のものを読み出す。 　　メール６１−３が当該メールであったとすると、該
メールから「Ｐｏｎｔａ」「Ｓｅｐ　　２７」等の各タ
イトル項目８１が抽出され、レコード３７−３としてタ
イトルファイル３４に格納される。これをステップＳ７
の答が「はい」になるまで繰返す。これで新しく追加さ
れたメールのタイトル情報３６がタイトルファイル３４
にも追加された。なおメールを削除するときはタイトル
ファイル３４の対応するレコード３７も削除する。

【００１７】本実施例では、ポインタ９１、メールＩＤ
８９をレコード３７の中に加えている。ポインタ９１は
メールの格納位置を示す。メールＩＤ８９は本実施例で
は各メールファイル３３毎に付されるメール番号とし、
これも選択されたタイトル項目８１の一つとして一覧表
示部４４に表示する。マーカ９２で指示されたメールＩ
Ｄ８９から対応するポインタ９１を探し出し、これで直
接メールファイル３３をアクセスすることにより、当該
メールを素早く本文表示部４７に表示できる。

【００１８】検索部１６の処理手順を図４に示す。カー
ソルがコンソールパネル４６の「Ｓｅａｒｃｈ（符号９
８）」のところに置かれ、マウス４のボタンがクリック
されると、主制御部３２は検索部１６を起動する。検索
したい任意の文字列、例えば「開発」と、「前方一致か
後方一致か」を利用者がキーボード３から入力する。該
文字列はコンソールパネル４６の表示部９７に表示され
る。検索部１６は表示データ格納部１０４の表示部９７
に対応する部分からこの検索対象文字列を取得する（ス
テップＳ２１）　　。検索対象文字列が１文字以上ある
かを検査する（ステップＳ２２）。無いときは「ｓｔｒ
！」の文字を表示制御部１５に供給しメッセージ表示部
４２に表示させる（ステップＳ２３）。「ｓｔｒ！」は
検索対象文字列無しを示す。

【００１９】検索対象文字列が１文字以上のときはその
ときの指示が「前方検索」であるかを検査する（ステッ
プＳ２４）。その結果に応じてそのときのタイトルファ
イル３４に対して前方又は後方の検索を行なう（ステッ
プＳ２５，Ｓ２６）。一致する文字が検出できなかった
ら「該当文字列無し」のメッセージを表示制御部１５に
供給しメッセージ表示部４２に表示させる（ステップＳ
２７，Ｓ２８）。あるときは当該検出行（一覧データ１
０３）が一覧表示部４４に表示中であるかを表示制御部
１５に問合せる（ステップＳ２９）。「いいえ」のとき
は、当該検出行１０３を中心にしてその前後の部分を再
表示するよう表示制御部１５に指令する（ステップＳ３
０）。最後に検出行１０３の表示を反転させる（ステッ
プＳ３１）。

【００２０】この実施例の全体の動きを図５のウインド
ウ７１の表示を参照して説明する。利用者はステータス
情報表示部４１の表示により、自分宛のメール６１の数
を認識することが出来る。夫々の仕事の内容に従って定
めたメールの数、或いは取り出し時期に来たら、マウス
４を操作して、ウインドウ７１のコンソールパネル４６
の「ＮｅｗＭａｉｌ」にカーソルを重ね、マウス４のボ
タンをクリックする。或いはキーボード３の操作により
同等のイベントを励起する。これに応動して主制御部３
２は送受信部１２に前述のメール受信を指令する。この
ときメッセージ表示部４２に符号９６のメッセージが表
示される。該メッセージは「３通のメールをメールボッ
クス４９から取込み中」であることを示す。終ると文字
４３が表示される。このとき受信したメール６１は、フ
ァイル選択部７２で指定した「Ａｃｔｉｖｅ］という名
のメールファイル３３に格納される。

【００２１】主制御部３２はメール６１の取込みが終る
と、メールファイル３３の各メール６１−１〜６１−ｎ
の中のタイトル情報３６の抽出、タイトルファイル３４
への該情報の格納を、タイトルファイル管理部１３に指
示する。次に主制御部３２は、前記タイトルファイル３
４の中から利用者が選択したタイトル項目８１の抽出を
、データ抽出部１４に指令する。抽出された情報は表示
制御部１５に供給される。表示制御部１５は表示データ
格納部１０４の一覧表示部４４対応部にこのデータを保
持する。これにより一覧表示部４４に、当該選択された
タイトル項目８１についての各メールの一覧データ１０
３が表示される。利用者が、例えば符号８９で示される
メール番号３にマーカ９２を合わせ、マウス４のボタン
をクリックすると本文表示部４７にその内容が表示され
る。

【００２２】文字により検索をしたいときはカーソルを
コンソールパネル４６の符号９８のところに置き、マウ
ス４のボタンをクリックする。検索したい文字、例えば
「開発」と、「前方一致か後方一致か」をキーボード３
から入力する。検索部１６はこれに応動してそのとき選
択されているタイトルファイル３４のデータを順に検索
する。該「開発」の文字を含むレコード３７が見つかっ
たら、主制御部３２は表示制御部１５に指令を送り、検
出されたレコード３７に対応する一覧データ１０３（検
出行）がそのとき表示されていれば、該検出行１０３を
反転表示させ、そうでないときは該検出行１０３を含む
部分を一覧表示部４４に表示させ、反転表示させる。

【００２３】図６に第２の実施例２０１を示す。第一の
実施例と異なる点は、テキスト生成部１９が加えられた
点、表示制御部１５がこのテキスト生成部１９により生
成された一覧データテキストファイル３１の一覧データ
１０３を直接一覧表示部４４に表示している点、及び検
索部１６がこの一覧データテキストファイル３１を基に
検索を実施している点、である。同一の部分は同じ符号
を付し説明を略す。テキスト生成部１９は、所望のタイ
トル項目８１についての各メール６１のデータを、前記
タイトルファイル３４の各レコード３７から抽出し、こ
れを含む一覧データテキストファイル３１を生成する。

【００２４】一覧データテキストファイル３１の生成手
順を図７に示す。先ずタイトルファイル３４の名を取得
する（ステップＳ４１）。タイトルファイル３４の名は
コンソールパネル４６のファイル選択部７２から与えら
れる。与えられたタイトルファイル３４の存在を確認す
る（ステップＳ４２）。利用者がメールファイル３３を
新しく設定したときは対応するタイトルファイル３４が
存在しない。この場合はステップＳ４３に進んで、対応
するタイトルファイル３４を前述の手順で生成し、ステ
ップＳ４２を経由してステップＳ４４に進む。ここで当
該タイトルファイル３４をオープンする。タイトルファ
イル３４のファイル構成例を図８に示す。なお文字の間
のアンダーバーは、半角または全角のスペースである。

【００２５】タイトルファイル３４から一覧全体管理デ
ータ１０２を読み取る（ステップＳ４５）。その中に格
納されている選択タイトル項目８１とレコード３７の格
納件数を取得する（ステップＳ４６）。レコード３７全
件数について選択タイトル項目８１を読んだか否かを検
査する（ステップＳ４７）。最初の時、答は「いいえ」
である。ステップＳ４８に進んでタイトルファイル３４
から最初の（次の）レコード３７を読み出す。その中か
ら選択されているタイトル項目８１のデータを抽出する
（ステップＳ４９）。抽出したデータを一覧データテキ
ストファイル３１に格納する（ステップＳ５０）。該デ
ータの末尾に改行コードをセットする（ステップＳ５１
）。これをステップＳ４７の答が「はい」になるまで繰
返す。これでタイトルファイル３４の中から選択された
タイトル項目８１についての各メールのデータを集めた
一覧データテキストファイル３１が生成された。

【００２６】主制御部３２は、タイトルファイル３４を
クローズし、この一覧データテキストファイル３１を表
示制御部１５に供給する（ステップＳ５２，Ｓ５３）。 表示制御部１５はこれを表示データ格納部１０４に格納
し、その一覧データを一覧表示部４４に表示する。テキ
ストデータであるから、単純に読み出して表示すれば足
り、データ構造を解釈する必要は無い。検索部１６もこ
の一覧データテキストファイル３１を基に文字検索を行
なう。これもデータ構造の解釈が不要で順に読み出して
照合すればよい。従って表示、検索、並び替え何れにつ
いても第１の実施例より一層高速になる。

【００２７】なおタイトルファイルに格納する項目は任
意である。当該メールシステムで定めているものの全部
、一部何れでも良い。本実施例のメールＩＤ、ポインタ
のようにメール情報処理装置側で独自の情報を付加して
も良い。

【００２８】

【発明の効果】本発明では、受信した各メールの中から
タイトル情報を抽出してタイトルファイルに格納し、こ
れを記憶手段に記憶する。このタイトルファイルに基い
て所望のタイトル項目を含む一覧データを抽出し、これ
を表示手段に表示させるようにした。

【００２９】本発明では、受信した各メールの中からタ
イトル情報を抽出してタイトルファイルに格納し、これ
に基いて所望のタイトル項目を含む一覧データテキスト
ファイルを生成し、これを記憶手段に記憶する。このテ
キストファイルの一覧データを表示手段に表示させるよ
うにした。

【００３０】本発明では、受信した各メールの中からタ
イトル情報を抽出してタイトルファイルに格納し、これ
に基いて所望のタイトル項目を含む一覧データテキスト
ファイルを生成し、これを記憶手段に記憶する。このテ
キストファイルの一覧データを表示手段に表示させ、入
力された任意の文字列について当該文字列を含むタイト
ル情報を前記一覧データテキストファイルの中から検索
するようにした。

【００３１】従って、ウインドウが開かれる等して最初
に各メールの一覧データが表示される迄、或いはソート
後再表示される迄、或いは検索結果が表示される迄の夫
々の時間が大幅に短縮される。メール数が多くなっても
、表示に時間が掛かるということは起らなくなる。

【図面の簡単な説明】

【図１】　　第１実施例の構成を示すブロック図である
。

【図２】　　タイトル情報の追加手順を示す流れ図であ
る。

【図３】　　タイトルファイルの一例を示す線図である
。

【図４】　　検索処理の手順を示す流れ図である。

【図５】　　ウインドウを示す線図である。

【図６】　　第２実施例の構成を示すブロック図である
。

【図７】　　一覧データテキスト生成手順を示す流れ図
である。

【図８】　　一覧データテキストファイルの一例を示す
線図である。

【図９】　　メールファイルの一例を示す線図である。

【符号の説明】

１，２０１　　メール情報処理装置 ６　　表示手段 ７　　メール管理装置 １３　　タイトルファイル管理手段 １４　　データ抽出手段 １５　　表示制御手段 １６　　検索手段 １８　　記憶手段 １９　　テキスト生成手段 ３１　　一覧データテキストファイル ３４　　タイトルファイル ３６　　タイトル情報 ４９　　メールボックス ６１　　メール ８１　　タイトル項目 １０３　　一覧データ

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　メールボックスを含むメール管理装置
   に対してメールの授受を行うメール情報処理装置におい
   て、前記メール管理装置から受信した各メールの中から
   タイトル情報を抽出しタイトルファイルに格納するタイ
   トルファイル管理手段と、前記タイトルファイルを記憶
   する記憶手段と、前記タイトルファイルに基いて所望の
   タイトル項目を含む一覧データを抽出するデータ抽出手
   段と、前記一覧データを表示手段に表示させる表示制御
   手段とを具備することを特徴とするメール情報処理装置
   。
2. 【請求項２】　　メールボックスを含むメール管理装置
   に対してメールの授受を行うメール情報処理装置におい
   て、前記メール管理装置から受信した各メールの中から
   タイトル情報を抽出しタイトルファイルに格納するタイ
   トルファイル管理手段と、前記タイトルファイルに基い
   て所望のタイトル項目を含む一覧データテキストファイ
   ルを生成するテキストファイル生成手段と、前記一覧デ
   ータテキストファイルを記憶する記憶手段と、前記一覧
   データテキストファイルの一覧データを表示手段に表示
   させる表示制御手段とを具備することを特徴とするメー
   ル情報処理装置。
3. 【請求項３】　　メールボックスを含むメール管理装置
   に対してメールの授受を行うメール情報処理装置におい
   て、前記メール管理装置から受信した各メールの中から
   タイトル情報を抽出しタイトルファイルに格納するタイ
   トルファイル管理手段と、前記タイトルファイルに基い
   て所望のタイトル項目を含む一覧データテキストファイ
   ルを生成するテキストファイル生成手段と、前記一覧デ
   ータテキストファイルを記憶する記憶手段と、前記一覧
   データテキストファイルの一覧データを表示手段に表示
   させる表示制御手段と、入力された任意の文字列につい
   て当該文字列を含むタイトル情報を前記一覧データテキ
   ストファイルの中から検索する検索手段とを具備するこ
   とを特徴とするメール情報処理装置。