JPH03245655A

JPH03245655A - 電子メイルシステム

Info

Publication number: JPH03245655A
Application number: JP40682190A
Authority: JP
Inventors: Hiroshi Kobayashi; 浩小林
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1990-12-26
Filing date: 1990-12-26
Publication date: 1991-11-01
Anticipated expiration: 2011-10-30
Also published as: JP2549768B2

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

［０００１］

【産業上の利用分野】

この発明は、複合入力部より電子的に送付される文書と
ともに音声による説明あるいはメツセージなどを、より
確実に複合出力部に意思伝達するようにした電子メイル
システムに関する。［０００２］

【従来の技術】

近時、オフィスコストの高騰と相俟ってオフィスの生産
性向上を計るべくをオフィスオートメーションなる構想
が出されているが、これについて米国をはじめ我国にお
いても盛んに研究開発がすすめられ、最近になって単体
機器あるいはネットワークされたシステムがオフィスに
導入されつつある。［０００３］このようなオフィスオートメーション構想の一環として
電子メイルシステムなるものがあり、−例としてワード
プロセッサなどによって作成されたコード情報からなる
文書を電子的に所望の相手に送付するもの、あるいはフ
ァクシミリシステムにみられるように手書き文書または
図面などをイメージ情報として送付するもののような、
いわゆる文書メイルがある。こうした文書メイルシステ
ムでは、従来の紙に書いた文書を送る方法と比べ、相手
方に早く、しかも確実に文書が届く特徴があるが、一方
で相手方がより正確に文書の内容を理解し、さらに読み
終わったのちもいつまでも記憶を残すための情報伝達の
根本目的に対する改善がほとんど行われていない。むし
ろワードプロセッサによって活字化されたり、あるいは
ファクシミリによって単色化されることにより情報が画
一化され読んだときの印象が弱く、理解度が低下したり
あるいは記憶に残りにくい弊害があった。［０００４］一方、こうした文書メイルと別の形態として留守瞥電話
を発展させ音声によりメツセージを送る、いわゆる音声
メイルシステムなるものがある。これは電話機によって
１人または複数の相手を指定し、音声によるメツセージ
などを電話交換機側に設けられた磁気ディスクあるいは
磁気テープなどの記憶装置に一旦記憶しそして、相手先
の電話機に付加されている例えばランプを点灯し、音声
メツセージが送られていることを知らせ、これを知った
相手が同電話機より特定コードを入力し、上記記憶装置
に記憶された音声メツセージを聞き取るようにしている
。このようなシステムは、いわゆる電話構内用電子交換
システムなどに記憶装置など若干の装置および機能を付
加することによって比較的簡単かつ安価に実現できるが
、反面で、文書メイルシステムに見られるように送られ
てきた複数の文書のタイトルあるいは発信者名だけみて
緊急を要するもの、あるいは関心の高いものを抽出して
読むことが難しいばかりか、音声による説明だけでは一
般に文書に比べ、さらに理解度が下がり、記憶に残る度
合いも低くなる欠点があった。［０００５］また、従来では、送信側に、文書情報を送出する文書メ
イル用端末と音声情報を送出する電話機を別々に用意し
、これら単独機器を個々に取り扱うようにしているとと
もに、受信側についても文書情報を受信する文書メイル
用端末と音声情報を受信する電話機を別々に用意して、
これら単独機器を個々に取り扱うようにしているので、
送信側および受信側での、文書情報および音声情報の送
信並びに受信の際の操作性が悪化するとともに、各単独
機器を設置するためのスペースも大きなものとなる欠点
があった。［０００６］

【発明が解決しようとする課題】

このように従来では、文書メイルシステムあるいは音声
メイルシステムのもつ欠点により、これまでは重要な案
件の場合には、送付後さらに受信者に対して電話をかけ
て補足説明をするなどしており、電子メイルシステムが
有する迅速性、送信者と受信者が同時に会話をしないで
すむ、いわゆる非同期性などの特徴を十分活かしきれな
い状況にあり、さらに、これら文書メイルおよび音声メ
イルを実現するための各機器がそれぞれ単独機器として
用意されることから操作性が悪くなるとともに、各単独
機器のための設置スペースも大きくなり、利用者の机上
を不必要に占有する欠点もあった。［０００７］この発明は、このような事情に鑑みてなされたもので、
文書メイルに音声メイルを組み合わせ、電子的に送られ
てくる文書と、この文書に関する説明を付加するための
音声を同時に出力可能にすることで、メイル内容の理解
および印象を高めることができるとともに記憶に残る度
合いを著しく高めることができ、併せてこれらを実現す
るための機器の操作性向上と機器スペースの節減を可能
にした電子メイルシステムを提供することを目的とする
。［０００８］

【課題を解決するための手段】

この発明の電子メイルシステムは、複合出力部は、文書
を電子的に入力する文書入力手段および上記文書に関係
した音声による説明を電子的に入力する音声入力手段を
有する複合入力部、上記文書と音声を出力する文書出力
手段および音声出力手段を有する複合出力部、上記複合
入力部にて生成された文書および音声を所望の複合出力
部に伝送するための複合伝送手段を具備し、上記複合入
力部より生成される文書とこの文書の説明に関係した音
声を複合出力部にて同時に閲覧並びに聴取可能にしたも
のである。［０００９］

【作用】

この結果、この発明によれば、入力部および出力部につ
いて文書メイルおよび音声メイルを実現するための各機
器が複合端末化され、このような複合入力部により文書
と音声メツセージからなる複合メツセージを生成し、こ
の複合メツセージをを複合伝送手段を介して複合出力部
に伝達することで、複合出力部により文書およびこの文
書の説明に関係した音声を同時に閲覧並びに聴取できる
ようにしている。［００１０１

【実施例］以下、この発明の一実施例を図面に従い説明する。［００１１］なお、この発明は、ワードプロセッサなどによって作成
されたコード情報からなる文書あるいはメツセージ並び
ファクシミリシステムに見られるようにイメージ情報か
らなる文書、メモ、図面などいかなる形態の文書をもそ
の対象とするが以下の説明ではコード情報による文書を
対象とする電子メイルシステム。［００１２］図１において、１２は複合交換ネットワークで、この複
合交換ネットワーク１２には、文書メイルおよび電話機
（音声メイルも含む）の機能を有する複数台（図示例で
は２台）の複合端末１３を接続している。［００１３］ここで、複合端末１３は、例えば、図２に示すように文
書メイルとしての機能をもつための仮名、漢字を変換入
力したり伝送要求あるいは送付先などを入力するための
キーボード２１、作成文書あるいは送られてきた文書さ
らには文書が送られてきた旨を表示するための表示装置
２２、同表示装置２２の１画面分の表示内容を記憶して
おくための記憶装置２３、演算制御装置２４と連動して
文書作成送付、受信などの制御を行うためのプログラム
、漢字パターンさらには辞書などを記憶しておくための
記憶装置２５、作成した文書あるいは送られてきた文書
を記憶しておくための記憶装置２６、および電話機とし
ての機能および音声メイルとしての機能をもつための電
話ハンドセット２９および同電話ハンドセット２９の拡
声を行うための拡声装置３０、そして、ライン２７を介
して複合交換ネットワーク１２との間でインターフェイ
ス制御を行うモデム２８より請求項２されている。［００１４］なお、図１の例では、送信側Ａに１台の複合端末１３が
設けられ、受信側Ｂに１台の複合端末１３が設けられて
いる。［００１５］次に、その作用を説明する。［００１６］いま、文書の伝送は次のようにして行われる。まず、送
信側Ａの複合端末１３で、同端末１３のワードプロセッ
シング機能を利用して文書を作成し、同時に音声メイル
システムを利用した音声説明あるいはコメント（以下、
音声メツセードと呼ぶ）が同文書に付随している旨、並
びに同音声メツセージをアクセスするための情報を付記
しておく。また、このような文書作成と並行して電話ハ
ンドセット２９より音声メツセージを入力する。すると
、これら文書および音声メツセージは、複合メツセージ
として記憶装置２６に蓄積記憶される。［００１７］この状態で、送信側Ａの複合端末１３より、送付先を指
定するとともに、文書および音声メツセージの送付を要
求すると、これら文書および音声メツセージは複合交換
ネットワーク１２を介して、送付先に該当する受信側Ｂ
の複合端末１３に送られ、図３に示すように文書と音声
メツセージからなる複合メツセージであることを示す付
加情報とともに、同受信側Ｂの複合端末１３の記憶装置
２６に蓄積記憶される。また、受信側Ｂの複合端末１３
では、同端末１３に音声メツセージ付きの文書が送られ
ている旨を示すメツセージが、同端末１３の表示装置２
２に表示（単に文書の送付を示すためのランプの点灯だ
けでもよい。）される。［００１８］この表示装置２２により音声メツセージ付き文書が送ら
れている旨を知った受信側Ｂの複合端末１３で、キーボ
ード２１により例えば受信者のＩＤコード、送付されて
いる文書の閲覧および音声による説明要求などの所定の
コードを入力すると、記憶装置２６に蓄積記憶されてい
た文書および音声メツセージが読み出され、これにより
電話ハンドセット２９あるいは拡声装置３０を通して音
声による説明を聞きながら、表示装置２２に表示された
文書を閲覧することができるようになる。［００１９］なお、上述では、送信側をＡ、受信側をＢとして説明し
たが、これと反対に送信側をＢ、受信側をＡとして文書
を送付することもできる。［００２０］したがって、本実施例によれば、送信側Ａおよび受信側
Ｂにそれぞれ１台の複合端末１３が設けられ、・送信側
Ａの複合端末１３により文書と音声メツセージからなる
複合メツセージが生成されると、−旦同端末１３の記憶
装置２６に記憶された後、複合交換ネットワーク１２を
介して受信側Ｂの複合端末１３に送付され同端末１３の
記憶装置２６に蓄積記憶され、電話ハンドセット２９あ
るいは拡声装置３０および表示装置２２に出力されるよ
うになるので、同受信側Ｂの複合端末１３にて音声によ
る説明を聞きながら文書を閲覧することができ、送付さ
れる文書内容を確実に理解できるようになる。［００２１］すなわち、従来では、文書メイルおよび音声メイルを実
現するための各機器がそれぞれ単独機器として用意され
ていたが、これに比べ、この発明は、１つのシステムと
して請求項２し、入力部および出力部では、それぞれ文
書メイル用端末と電話機を複合端末化することにより、
各端末での操作性向上を図ることができるとともに、各
端末の機器スペースの節減も可能になり、利用者の机上
を不必要に占有する不都合も解消できる。また、従来で
は、文書メイルあるいは音声メイルに見られるように視
覚あるいは聴覚のいずれか一方の間隔を介して情報を伝
達していたが、これに比べ、この発明は、視覚と聴覚の
両方を活用して情報を伝えるので受信者に対して強い関
心と印象を与え、その理解を助けるとともに閲覧後も記
憶に残る度合いを大幅に向上させることができる。こう
した効果は、実験によると視覚と聴覚の両方を活用した
場合には、視覚だけあるいは聴覚だけに比べ、説明して
から１２０時間後における記憶残留が３倍から６倍も向
上することが裏付けられている。［００２２］なお、この発明は上託実施例にのみ限定されず、要旨を
変更しない範囲で適宜変形して実施できる。例えば上述
では電子メイルの対象とする文書はワードプロセッサな
どで作成されたコード情報としたが、手書き文書あるい
は図面などのイメージ情報からなる文書を対象としても
よく、そのためには端末にファクシミリ端末に見られる
ようなイメージ文書を入力するためのスキャナ、同スキ
ャナによって入力したイメージ情報を帯域圧縮するため
の機能を演算制御装置に付加するなどの手段を設けるこ
とによってコード情報からなる文書とほぼ同じ効果が得
られることは言うまでもない。［００２３］また、音声メツセージの伝送、蓄積に当たっては音声分
析合成技術を活用し、帯域圧縮すれば大幅に伝送容量並
びに蓄積容量を削減することができコストパフォーマン
スの優れたシステムが形成できることは過言するまでも
ない。［００２４］また、上記実施例では文書メイルの付加的な機能として
音声メイルを利用して説明を聞くものとする電子メイル
システムが、逆に例えば講演会あるいは演説会に見られ
るようように、音声による説明を主体とし文書メイルを
付加的な機能とするような用い方、すなわち、音声メイ
ルとして送られてきた音声メツセージを聞き、その中で
文書メイルとして送られてきた図面などを参照すること
もこの発明の変形として実現可能である。［００２５］さらに、複数頁からなる文書の頁めくりと音声メイルに
よる説明を同期させて音声による説明の進行に応じて自
動的に表示装置上で頁めくりさせることも、この発明の
応用として実現可能である。これには、例えば、図４に
示すように音声信号中に文書制御信号を挿入し、この制
御信号を上述した演算制御装置２４で検出するとともに
、図５に例示するテーブルに基づいて文書制御信号の内
容を解読し、この解読の結果により上述した文書用記憶
装置２３に所望頁の文書を転送もしくは表示することに
よって実現することができる。この場合、文書制御信号
と音声信号を区別するために、文書制御信号の前（必要
により後）に、特定の信号パターンをもつデリミタある
いはフラグを挿入する必要があることがある。［００２６］さらに、上述した文書メイル端末あるいは複合端末に例
えばプリンタを付加し、表示装置による出力の他に紙に
出力することによって電子メイルシステムがより便利に
なることは言うまでもない。［００２７］【発明の効果】この発明によれば、入力部および出力部について文書メ
イルおよび音声メイルを実現するための各機器が複合端
末化されるので、各端末での操作性の向上を実現できる
とともに、各端末の機器スペースの節減も可能になり、
利用者の机上を不必要に占有する不都合も解消できる。また、これと同時に、複合入力部より入力される文書と
音声メツセージから請求項２される複合メツセージを複
合出力部に伝達することにより、文書を、同文書に絡む
音声メツセージとともに同時に複合出力部で出力可能に
することができ、メイル内容の理解および印象を高める
ことができるようになる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例を示すブロック図。

【図２】同実施例に用いられる複合端末を示すブロック図。

【図３】同実施例に用いられる制御信号を説明するための図。

【図４】この発明の他の実施例に用いられる制御信号を説明する
ための図。

【図５】この他の実施例に用いられるテーブルを説明するための
図。

【符号の説明】

１２・・・複合交換ネットワーク、１３・・・複合端末
、２１・・・キーボード、２２・・・表示装置、２３．
２５．２６・・・記憶装置、２４・・・演算制御装置、
２７・・・ライン、２８・・・モデム、２９・・・電話
ハンドセット、３０・・・拡声装置。

【図１】

【図２】

【図３】

【図４】

【図５】文を利ＩＩＴ信号の例

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】コード情報あるいはイメージ情報からなる
文書を電子的に入力する文書入力手段および上記文書に
関係した音声による説明を電子的に入力する音声入力手
段を有する複合入力部と、上記文書と音声を出力する文書出力手段および音声出力
手段を有する複合出力部と、上記複合入力部にて生成された文書および音声を所望の
複合出力部に伝送するための複合伝送手段とを具備し、上記複合入力部より生成される文書とこの文書の説明に
関係した音声を複合出力部にて同時に閲覧並びに聴取可
能にしたことを特徴とする電子メイルシステム。
【請求項２】複合出力部は、文書を表示する表示装置お
よび音声を出力する拡声装値を有することを特徴とする
請求項１に記載の電子メイルシステム。
【請求項３】複合出力部は、音声信号に含まれる文書制
御信号を検出し、この文書制御信号と同期して文書の頁
めくりを自動的に行う手段を有することを特徴とする請
求項１乃至請求項３のいずれかに記載の電子メイルシス
テム。