JP2501377B2 - 電子メイルシステム - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は電子的に送付される文
書とともに音声による説明あるいはメッセージなどを同
時に送り、より確実に相手方に意志を伝達するようにし
た電子メイルシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】近時オフィスコストの高騰と相俟ってオ
フィスの生産性向上を図るべくオフィスオートメーショ
ンなる構想が出されているが、これについて米国をはじ
め我国においても盛んに研究開発がすすめられ、最近に
なって単体機器あるいはネットワーク化されたシステム
がオフィスに導入されつつある。

【０００３】このようなオフィスオートメーション構想
の一環として電子メイルシステムなるものがあり、一例
としてワードプロセッサなどによって作成されたコード
情報からなる文書を電子的に所望の相手に送付するも
の、あるいはファクシミリシステムにみられるように手
書き文書又は図面などをイメージ情報として送付するも
ののような所謂文書メイルがある。こうした文書メイル
システムでは従来の紙に書いた文書を送る方法と比べ相
手方に早く、しかも確実に文書が届く特徴があるが、一
方で相手方がより正確に文書の内容を理解し、さらに読
み終ったのちもいつまでも記憶に残すための情報伝達の
根本目的に対する改善がほとんど行なわれていない。む
しろワードプロセッサによって活字化されたり、あるい
はファクシミリによって単色化されることにより情報が
画一化され読んだ時の印象が弱く理解度が低下したりあ
るいは記憶に残りにくい弊害があった。

【０００４】一方、こうした文書メイルと別の形態とし
て留守番電話を発展させ音声によるメッセージを送る所
謂音声メイルシステムなるものがある。これは電話機に
よって１人又は複数の相手を指定し、音声によるメッセ
ージなどを、電話交換機側に設けられる磁気ディスクあ
るいは磁気テープなどの記憶装置に一旦記憶し、そして
相手先の電話機に付加されている例えばランプを点灯
し、音声メッセージが送られていることを知らせ、これ
を知った相手先が同電話機より特定コードを入力し上記
記憶装置に記憶された音声メッセージを聞き取るように
している。このようなシステムは所謂電話機内用電子交
換システムなどに記憶装置など若干の装置および機能を
付加することによって比較的簡単かつ安価に実現できる
が、反面で文書システムに見られるように送られてきた
複数の文書のタイトルあるいは発信者名だけみて緊急を
要するもの、あるいは関心の高いものを抽出して読むこ
とが難しいばかりか、音声による説明だけでは一般に文
書に比べさらに理解度が下がり、記憶に残る度合も低く
なる欠点があった。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】文書メイルシステムあ
るいは音声メイルシステムのもつこうした欠点のため、
これまでは重要な案件の場合には送付後さらに受信者に
対し電話をかけて補足説明するなどしており、電子メイ
ルシステムが有する迅速性、送信者と受信者が同時に会
話をしないですむ所謂非同期性などの特長を充分活かし
きれない状況であった。また、従来では文書が複数頁に
渡る時には、音声の進行に合せて文書の頁めくりを手動
で行っていたので、この同期をとる操作は困難であっ
た。

【０００６】この発明はこのような事情に鑑みてなされ
たもので、文書メイルと音声メイルを組合せ、音声と、
この音声に関連して参照できる電子的に送られてくる文
書を同時に受信側に出力可能に構成したことによりメイ
ル内容の理解および印象を高めることができるとともに
記憶に残る度合を著しく高めることができる電子メイル
システムを提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上述した課題を解決する
ために本願発明においては、コード情報あるいはイメー
ジ情報からなる文書を電子的に入力する文書入力手段、
前記文書を参照するための情報を付加した音声を電子的
に入力する音声入力手段および前記文書や音声の送付先
を指定する送付先指定手段を有する送信部と、この送信
部から送信される前記文書および音声を記憶する記憶手
段と、前記送信部の送付先指定手段での送付先指定によ
り前記文書および音声の送付先として指定される受信部
と、前記受信部の要求による前記文書および音声を前記
記憶手段から読み出し、前記受信部に送付するネットワ
ーク手段とを具備し、前記受信部は、前記文書を参照す
るための情報に応じて、選択的に前記文書を出力する制
御手段を備えたことを特徴とするものである。

【０００８】

【作用】音声には、音声に対応する文書はどれにあたる
かを示す文書を参照するための情報が付加されており、
この情報により、受信部に備えられた制御手段が、音声
に対した文書を選択してその都度出力できるので、音声
の説明に同期してそれに関係する文書を受信側で参照す
ることができる。従って、受信側は、音声の説明を聞き
ながらそれに対応した文書が参照できるので、内容の理
解度が増す。

【０００９】

【実施例】以下、この発明の一実施例を図面に従い説明
する。

【００１０】なお、この発明はワードプロセッサなどに
よって作成されたコード情報からなる文書あるいはメモ
並びにファクシミリシステムに見られるようにイメージ
情報からなる文書、メモ、図面などいかなる形態の文書
をもその対象とするが、以下の説明ではコード情報によ
る文書を対象としている。

【００１１】図１において１は文書メイル用交換ネット
ワークで、このネットワーク１には複数台（図示例では
２台）の文書メイル用端末２を接続するとともに送信文
書を一時的に蓄積記憶しておくための文書用蓄積制御装
置３を接続し、文書メイルシステムを構成している。

【００１２】ここで上記文書メイル端末２は所謂ワード
プロセッシング機能を有するもので、例えば図２に示す
ように仮名、漢字を変換入力したり、伝送要求あるいは
送付先などを入力するためのキーボード２１、作成文書
あるいは送られてきた文書さらには文書が送られてきた
旨を表示するための表示装置２２、同表示装置２２の１
画面分の表示内容を記憶しておくための記憶装置２３、
演算制御装置２４と連動して文書作成、送付、受信など
の制御を行なうためのプログラム、漢字パターンさらに
は辞書および、図１４に示した文書制御信号の内容を解
読するためのテーブルなどを記憶しておくため記憶装置
２５、作成した文書あるいは送られてきた文書を記憶し
ておくため記憶装置２６およびライン２７を介して文書
メイル用交換ネットワーク１との間でインターフェイス
制御を行なうモデム２８より構成されている。

【００１３】一方、４は電話交換ネットワークで、この
ネットワーク４には複数台（図示例では２台）の電話機
５を接続するとともに音声メッセージを一時的に蓄積記
憶しておくための音声用蓄積制御装置６を接続し、音声
メイルシステムを構成している。

【００１４】ここで、音声用蓄積制御装置６は、音声入
力例えば、図１３に示されるような音声信号中に文書参
照信号が挿入されたフォーマットの信号を蓄積できるだ
けの記憶容量を有している。

【００１５】なお、図１の例では、送信側Ａに１台の文
書メイル用端末２と１台の電話機５を設けられ、受信側
Ｂに他の１台の文書メイル用端末２と１台の電話機５を
設けられている。

【００１６】次にその作用を説明する。

【００１７】いま、文書の伝送は次のようにして行なわ
れる。まず、送信側Ａの文書メイル用端末２にて同端末
２のワードプロセッシング機能を利用して文書を作成
し、同時に音声メイルシステムを利用した音声説明ある
いはコメント（以下音声メッセージと呼ぶ）が同文書に
付随している旨、並びに同音声メッセージをアクセスす
るための情報を付記しておく。このような文書作成と平
行して同送信側Ａの電話機５より音声メッセージを入力
し、これを音声用蓄積制御装置６に蓄積記憶する。この
時には、音声に対応した文書を参照するための情報つま
り、文書参照信号を文書に対応した音声信号に付加して
記憶させている。この場合電話機５より特定コードをダ
イヤルなどを介して入力し電話交換ネットワーク４に対
して蓄積制御装置６への蓄積記憶を要求したのち所望の
音声メッセージを入力し同制御装置６に一時的に蓄積記
憶させるような手順がとられる。

【００１８】この状態で送信側Ａの電話機５より音声送
付先を指定するとともに同音声の送付を要求すると同音
声は電話交換ネットワーク４を介して音声用蓄積制御装
置６に送られ、同装置６に一時的に蓄積される。また、
これと同時に音声の送付先つまり受信側Ｂの電話機５が
特定され同電話機５に音声が送られている旨を示すメッ
セージが送られる。

【００１９】音声が送られている旨を知った送付先の受
信側Ｂにて電話機５のプッシュボタン等から例えば受信
者のＩＤコード、送付されている音声の聴取要求などの
所定のコードを入力すると、音声用蓄積制御装置６に蓄
積されていた音声が読み出され、電話交換ネットワーク
４を介して同電話機５に送られ、音声メッセージが聞け
る。音声メッセージに付随している参照可能な文書を受
信者が読み出したい場合、受信側Ｂの文書メイル用端末
２より同音声に付加されている文書の参照情報により特
定コードを入力し文書を要求すると、文書用蓄積制御装
置３に蓄積されていた上記音声に付随する、この文書が
読み出され、文書メイル用交換ネットワーク１を介して
同端末２に送られ、図２に示した通り、ライン２７、モ
デム２８を介して演算制御装置２５に記憶されている例
えば漢字パターンを用いてコード情報から表示すべき画
像イメージに変換され、表示装置２２に表示される。こ
れにより受信者は電話機５により音声による説明を聞き
ながら端末２の表示装置２２に表示された文書を閲覧で
きることになる。なお上述では送信側Ａ、受信側Ｂとし
て説明したが、これと反対に送信側をＢ、受信側をＡと
して文書を送付することもできる。

【００２０】したがって、本実施例によれば、送信側Ａ
および受信側Ｂにそれぞれ１台の文書メイル用端末２と
電話機５がそれぞれ設けられ、送信側Ａの文書メイル用
端末２より出力される文書を文書用蓄積制御装置３に、
電話機５より出力される参照可能な文書の情報が付加さ
れた音声を音声用蓄積制御装置６にそれぞれ一時的に蓄
積記憶し、電話機５での送付先指定により受信側Ｂが特
定されるのをまって、音声メッセージと、この音声メッ
セージに対応する文書を上記蓄積制御装置６，３より読
み出し、受信側Ｂに送付できるようにしたものである。
これにより、受信側Ｂの受信者は、送信側Ａより送られ
てくる音声について、この音声に対応して参照可能な文
書を見ることができることになると共に、音声メッセー
ジに合せて次々と表示されている文書がかわるので、送
付される音声内容を確実に理解することができるように
なる。すなわち、従来では、文書メイルあるいは音声メ
イルに見られるように視覚あるいは聴覚のいずれか一方
の感覚を介して情報を伝達していたが、これに比べこの
発明では視覚と聴覚の両法を活用して情報を伝えるので
受信者に対し強い関心と印象を与え、その理解を助ける
とともに閲覧後も記憶に残る度合を大幅に向上させるこ
とができる。こうした効果は実験による視覚と聴覚の両
方を活用した場合には視覚だけあるいは聴覚だけに比べ
説明してから１２０時間後における記憶残留が３倍から
６倍も向上することが裏付けられている。

【００２１】また、文書メイル端末は現在市販されてい
る所謂文書伝送機能付のワードプロセッサがそのまま利
用できるとともに音声メイルシステムにおける電話機は
音声メッセージが送付されている旨を示す表示機能など
一切不用な通常の標準電話機をそのまま利用でき、さら
には既存の電話交換ネットワークに音声用蓄積制御装置
を付加することにより容易に実現できるので経済的にも
極めて有利である。

【００２２】次に図３にはこの発明の他の実施例を示し
ている。

【００２３】この場合図３は文書メイル用交換ネットワ
ーク１と電話交換ネットワーク４とが互いに制御線７に
て結ばれている。その他は図１と同様であり、同一部分
には同符号を付してここでの説明を省略する。

【００２４】このようにすると、送信側Ａの文書メイル
用端末２にて送付すべき文書を作成する際音声メッセー
ジを送付する旨を入力すると、文書メイル用交換ネット
ワーク１および電話交換ネットワーク４を介して音声用
蓄積制御装置６に上記音声メッセージの、例えば図８に
示すような音声蓄積制御装置起動要求信号および送信元
電話番号からなる付加情報が送られる。なお、上記送信
元電話番号は送信者が文書メイル用端末２や電話機５か
ら入力してもよく、あるいは文書メイル用交換ネットワ
ークに予め登録されているデータベースを、文書メイル
用端末２の端末番号をキーに検索することによって、自
動的に付与することによっても実現することができる。
これにより上記制御装置６が起動されると電話交換ネッ
トワーク４を介して送信側Ａの電話機５が呼ばれ文書の
送信者に対し同電話機５に応答するように要求する。送
信者が電話機５のハンドセットを取り上げ応答すると例
えば音声蓄積制御装置６より合成音により音声メッセー
ジを入力するよう要求が出される。同要求にしたがって
音声メッセージを入力すると、同メッセージは電話交換
ネットワーク４を介して音声用蓄積制御装置６に送ら
れ、例えば、図９に示すような送信先電話番号、文書メ
ッセージ識別番号、文書参照信号などの付加情報ととも
に、ここに一旦記憶される。

【００２５】一方送信側Ａの端末２にて作成した文書も
送付先を指定した上で文書メイル用交換ネットワーク１
を介して文書用蓄積制御装置３に送られ、例えば、図１
０に示すように送信先端末番号、音声メッセージ識別番
号などの付加情報とともに一時的に蓄積されるとともに
送付先つまり受信側Ｂの端末２の表示装置２２にメッセ
ージが送られてきたことが表示される。

【００２６】この表示により受信側Ｂの電話機５のプッ
シュボタン等から受信端末ごとにシステムに予め登録さ
れているＩＤコードなど特定コードを入力し例えば、図
１１に示すような音声蓄積制御装置起動要求信号および
受信先電話番号、音声メッセージ識別番号からなる制御
信号として文書メイル用交換ネットワーク１、および電
話交換ネットワーク４を介して音声用蓄積制御装置６に
送られ音声用蓄積制御装置６に蓄積されていた音声メッ
セージが読み出され、電話用交換ネットワーク４を介し
て電話機５に出力される。そして、電話機５に送られた
音声メッセージが聞けるとともに同音声メッセージには
文書が付加されている旨を示した文書参照情報が伝えら
れる。また端末２より文書参照情報により文書の要求を
入力すると文書用蓄積制御部３に蓄積された文書が、同
端末２に送られ表示される。このようにして音声メッセ
ージが出力されている時に、これに付加されている文書
制御信号も読み出され文書メイル用交換ネットワーク１
に入力されて、文書メイル用端末２に送られる。その中
の記憶装置２５から読み出された信号とこの文書参照信
号が比較されて演算制御装置２４により解読される。そ
して、記憶装置２６から文書が読み出され、表示装置２
２に表示される。これにより、受信者は、音声メッセー
ジに合せて文書を参照することができる。

【００２７】次に、図４はこの発明の異なる他の実施例
を示している。

【００２８】この場合、図１および図３に示す実施例で
は文書メイルシステムおよび音声メイルシステムがそれ
ぞれ独立もしくは制御線を介して相互に関連しながら併
設されていたが、この図４のものは１つのシステムとし
て構成し、これによってさらに操作性の向上を図るとと
もに文書メイル用端末と電話機とを複合端末化すること
により利用者の机上の機器スペースの節約を可能にして
いる。

【００２９】図４において８は文書および音声の伝送交
換を行なう複合交換ネットワークで、このネットワーク
８に文書メイルおよび電話機（音声メイルも含む）の機
能を有する複数台（図示例では２台）の複合端末９を接
続するとともに文書用蓄積制御装置１０および音声用蓄
積制御装置１１を接続している。この場合、複合端末９
は図５に示すように図２における構成要素に加えて電話
機としての機能および音声メイルとしての機能を持つた
めの電話ハンドセット２９および同ハンドセット２９の
拡声を行なうための拡声装置３０を有したもので、その
他は図２と同様であり同一部分には同符号を付して説明
を省略する。

【００３０】このようにすると、送信側Ａの端末９より
送付すべき文書および音声メッセージに入力すると夫々
文書用蓄積制御装置１０および音声用蓄積制御装置１１
に送られ一時的に蓄積記憶される。そして受信側Ｂの端
末９にて同音声が送られていることを知った受信者が音
声の聴取要求を入力すると、まず音声用蓄積制御装置１
１より音声メッセージが、次いで文書を要求することに
よって文書用蓄積制御装置１０より文書が送られ、これ
により受信側Ｂの端末９の表示装置２２を介して文書を
参照しながら電話ハンドセット２９もしくは拡声装置３
０を介して音声メッセージを聞くことができる。

【００３１】このようにすれば一層の操作性の向上を図
ることができるとともに利用者の机上の機器スペースの
節約を有利にできる。なお、本実施例における端末とネ
ットワーク間、あるいは文書用蓄積制御装置と音声蓄積
制御装置間の制御信号などは、前述した実施例と略同様
に構成できるので、その説明は省略する。

【００３２】次に図６はこの発明のさらに異なる他実施
例を示している。この場合、図１、図３、および図４の
実施例では文書および音声メッセージは一旦交換ネット
ワークの中央に設置された文書用あるいは音声用蓄積制
御装置に蓄積記憶され受信側の端末からの要求に応じて
同文書あるいは音声メッセージを再送しているが、こう
した方法ではシステムが大規模つまり端末数あるいは利
用者が増加するほど蓄積制御装置の負荷が大きくなり蓄
積容量が大幅に増えるとともに制御機器の負担も大きく
なり同装置が高価になるばかりか利用者からの要求に対
する応答性も悪くなりサービスが低下し、さらに同装置
の故障がシステム全体に波及し易くなる。

【００３３】この図６のものは複合交換ネットワーク１
２に複数台（図示例では２台）の複合端末１３を接続し
ている。ここで複合端末１３は図７に示すように図５に
おける構成要素のうち記憶装置２６に代えて複数の文書
および音声メッセージを同時に蓄積記憶できるような大
容量の記憶装置３１を具備している。その他は図５と同
一であり、同一部分には同符号を付して説明を省略す
る。

【００３４】このようにすると、送信側Ａの端末１３よ
り入力された文書および音声メッセージは一旦同端末１
３の記憶装置３１に記憶されたのち複合交換ネットワー
ク１２を介して受信側Ｂの端末１３に送られ、同端末１
３の記憶装置３１に例えば、図１２に示すように文書と
音声メッセージからなる複合メッセージであることを示
す付加情報とともに、蓄積記憶される。受信者が同端末
３１の表示装置２２を介して複合メッセージの到着を知
りキーボード２１により文書の参照または音声による説
明を要求すると記憶装置３１に蓄積記憶されていた文書
および音声メッセージが読み出され、これにより電話ハ
ンドセット２９あるいは拡声装置３０を通して音声によ
る説明を聞きながら表示装置２２に表示された文書を参
照することができる。

【００３５】

【発明の効果】以上述べたようにこの発明によれば文書
メイルと音声メイルを組合せ、音声メッセージを同音声
メッセージを参照するための文書とともに同時に受信側
に出力可能に構成したことによりメイル内容の伝達の効
率化と、伝達された側での理解および印象を高めること
ができる電子メイルシステムを提供できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の一実施例を示すブロック図。

【図２】 同実施例に用いられる文書メイル用端末ブロ
ック図。

【図３】 本発明の他の実施例を示すブロック図。

【図４】 本発明の異なる他の実施例を示すブロック
図。

【図５】 図４の異なる他の実施例に用いられる複合端
末のブロック図。

【図６】 本発明の更に異なる他実施例を示すブロック
図。

【図７】 図６の更に異なる他の実施例に用いられる複
合端末のブロック図。

【図８】 図３に示す他の実施例に用いられる制御信号
を説明するための図。

【図９】 図４に示す他の実施例に用いられる制御信号
を説明するための図。

【図１０】 図５に示す他の実施例に用いられる制御信
号を説明するための図。

【図１１】 図６に示す他の実施例に用いられる制御信
号を説明するための図。

【図１２】 図７に示す他の実施例に用いられる制御信
号を説明するための図。

【図１３】 本発明の更に異なる実施例を説明するため
の図。

【符号の説明】

１…文書メイル用交換ネットワーク、 ２…文書メイル端末、 ３，１０…文書用蓄積制御装置、 ４，１１…電話交換ネットワーク、 ５…電話機、 ６…音声用蓄積制御装置 ７…制御線、 ８，１２…複合交換ネットワーク、 ９，１３…複合端末、 ２１…キーボード、 ２２…表示装置、 ２３，２５，２６，３１…記憶装置、 ２４…演算制御装置、 ２７…ライム、 ２８…モデム、 ２９…電話ハンドセット、 ３０…拡声装置。

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 コード情報あるいはイメージ情報からな
   る文書を電子的に入力する文書入力手段、前記文書を参
   照するための情報を付加した音声を電子的に入力する音
   声入力手段および前記文書や音声の送付先を指定する送
   付先指定手段を有する送信部と、 この送信部から送信される前記文書および音声を記憶す
   る記憶手段と、 前記送信部の送付先指定手段での送付先指定により前記
   文書および音声の送付先として指定される受信部と、 前記受信部の要求により前記文書および音声を前記記憶
   手段から読み出し、前記受信部に送付するネットワーク
   手段とを具備し、 前記受信部は、前記文書を参照するための情報に応じ
   て、選択的に前記文書を出力する制御手段を備えたこと
   を特徴とする電子メイルシステム。