JPH0256675A - 電子伝票加工装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は電子伝票システムに利用される。

本発明は電子的に伝票の加工を行う電子伝票加工装置に
関し、特に二次伝票の作成を行う電子伝票加工装置に関
する。

〔概要〕

本発明は、加工する被加工伝票を入力して、加工を行い
加工された加工伝票を出力する電子伝票加工装置におい
て、 あらかじめ加工手順を記憶手段に登録しておき、前記記
憶手段から読み出された前記加工手順に従って伝票の加
工を自動的に行うようにすることにより、 加工処理の簡単化を図るとともに、正確度の向上を図っ
たものである。

〔従来の技術〕

オフィス内においては、定期券購入申込書、納品書、予
算申請書、物品購入申込書、出張伺い書等、多種類の・
伝票が使用されている。これらの伝票は、起票部、門に
おいては白紙伝票の取り出しから伝票へのデータ記入、
そのチエツクおよび訂正、査閲および承認、ならびに主
管部門への送付が行われていた。

また、主管部門においては伝票の管理として、新規導入
のための伝票書式の設計、印刷の発注、補充管理、さら
に伝票のデータ処理として、伝票の仕分け、転記、集計
、パンチ入力等の作業が行われていた。

このような保革とその処理を電子化した電子伝票システ
ムは、ＥＤＰとＯＡの接点に位置するシステムとして、
近年その導入利用が進んでいる。

紙ベースの伝票においては、人間が手作業により伝票の
データ処理（加工）を行い、二次伝票を作成していた。

一方、従来の電子伝票システムにおいては、紙ベースの
ときよりは容易ではあるが、やはり手作業で加工し、新
しく二次伝票を起票するか、もしくはその加工処理専用
の応用プログラム（ＡＰ）を作っていた。

なお、電子伝票は、その内容として項目および表を持ち
、複数枚バインドして扱うことが可能で、伝票の書式（
形式）ごと、また個々の伝票のデータごとに、識別番号
（ＩＤ）を持つ。

〔発明が解決しようとする問題点〕

前述した従来の伝票加工においては、手作業による加工
が主となっているので、加工者に大きな負担がかかり、
加工の正確さにも欠ける（転記ミス、パンチ入力ミスな
ど）という欠点があり、専用の応用プログラム（ＡＰ）
を作成するにしても、その開発には大きな費用と時間と
がかかる欠点があった。

本発明の目的は、前記の欠点を除去することにより、伝
票加工者の負担を大幅に軽減し、正確に加工でき、かつ
応用プロ、ダラムの作成時間を削減できる電子伝票加工
装置を提供することにある。

〔問題点を解決するための手段〕

本発明は、加工する被加工伝票を人力する人力手段と、
加工された加工伝票を出力する出力手段とを備えた電子
伝票加工装置において、人力された前記被加工伝票を別
途与えられる加工手順に従い加工する加工手段と、前記
加工手順を記憶する加工手順記憶手段と、前記加工手順
記憶手段に前記加工手順を登録する加工手順登録手段と
、前記加工手順を前記加工手順記憶手段から読み出し前
記加工手段に与え加工の指示を行う加工手順指示手段と
を備えたことを特徴とする。

〔作用〕

加工手段は、加工に必要な加工手段と、与えられる加工
手順に従って加工を行う制御手段とを有し、被加工伝票
を加工手順に従って加工する。加工手順登録手段は、あ
らかじめ前記加工手順を加工手順記憶手段に登録する。

そして、加工手順指示手段は、前記加工手順を前記加工
手順記憶手段から読み出し、前記加工手段に与え加工の
指示を行う。

従って、前記加工手段においては前記加工手順に従って
被加工伝票の加工が自動的に行われ、加工処理の簡単化
と正確度の向上を図ることが可能となる。これにより、
伝票加工者の負担の大幅な軽減と、応用プログラムのた
めの費用および時間の削減とを図ることができる。

〔実施例〕

、以下、本発明の実施例について図面を参照して説明す
る。

第１図は本発明の一実施例を示すブロック構成図および
第２図はその加工部の詳細を示すブロック構成図である
。

第１図によると、本実施例は、加工する被加工伝票を人
力する入力手段としての伝票形式読み込み部７および伝
票データ読み込み部８と、加工された加工伝票を出力す
る出力手段としての伝票データ出力部９とを備えた電子
伝票、加工装置１２において、 入力された前記被加工伝票を別途与えられる加工手順に
従い加工する加工手段としての加工部４と、前記加工手
順を記憶する加工手順記憶手段としての加工手順ファイ
ル６と、加工手順ファイル６に前記加工手順を登録する
加工手順登録手段としてのキーボードｌａおよび加工手
順登録部２と、前記加工手順を加工手順ファイル６から
読み出し加工部４に与え加工の指示を行う加工手順指示
手段としての加工手順指示部３および加工手順読み込み
部５とを備えている。なお、１ｂはデイスプレィ、１０
は伝票形式ファイルおよび１１は伝票データファイルで
ある。

第２図によると、加工部４は、ソート手段４ａｑ条件抽
出手段４ｂ、単純転記手段４ｃｓ明細表作成手段４ｄ、
伝票分割手段４ｅ、システム既定値転記手段４ｆ、詳細
情報転記手段４ｇ、カウンタ設定手段４ｈ、ブレーク指
定手段４１％カウンタリセット手段４ｊおよび制御手段
４ｋを含んでいる。

本発明の特徴は、第１図および第２図において、加工手
順登録手段としてのキーボード１ａおよび加工手順登録
部２と、加工手順記憶手段としての加工手順ファイル６
と、第２図に示す各手段を含む加工手段としての加工部
４と、加工手順指示手段としての加工手順指示部３およ
び加工手順読み込み部５とを設けたことにある。

次に、本実施例の動作について説明する。まず始めに各
部の動作の概要について説明する。

キーボード１ａおよびデイスプレィ１ｂは、人間と電子
伝票加工装置１２との直接のインタフェースを受は持つ
。

加工手順登録部２は、加工部４の各手段の組み合わせで
ある加工手順を加工手順ファイル６へ登録する。

加工手順指示部３は、キーボード１ａからの指示に従い
、加工手順読み込み部５により、加工手順を加工手順フ
ァイル６から読み込む。そして、加工手順に従い、加工
部４へ指示を与える。

加工部４の各手段はそれぞれ次の動作を行う。

（ａ）　　ソート手段４ａは、第３図に示すように、原
票（被加工伝票）の項目値によるソートを行う。すなわ
ち、束ねられた伝票中の項目をキーにして、昇順または
降順に束ね直すことができる。

（ｂ）　　条件抽出手段４ｂは、第４図に示すように、
原票の項目値による条件抽出を行う。すなわち、束ねら
れた伝票から、項目の値が条件を満たす伝票だけを抽出
できる。

（Ｃ）　　単純転記手段は、第５図に示すように、項目
または表をそのまま転記することができる。

け）明細表作成手段４ｄは、第６図に示すように、複数
枚束ねられた伝票の項目を表としてまとめることができ
る。

（ｅ）　　伝票分割手段４ｅは、第７図に示すように、
表項目の情報を繰り返し分（データが記入されている分
）だけ、−枚ずつの伝票に分けることができる。

（ｆ）　　システム既定値転記手段４ｆは、図示してい
ないけれども、システムの既定値（今日の日付、原票の
作成音名、作成日等）は二次伝票の項目にとりこむこと
ができる。

（母　詳細情報転記手段４ｇは、図示していないけれど
も、原票中に承認者項目（承認者氏名、承認日付等）が
設定されていて、それが承認されている場合、二次伝票
の項目にとりこむことができる。

（社）カウンタ設定手段４ｈは、第８図に示すように、
束ねられた伝票を表としてまとめる場合などに、表項目
中のデータが転記されるごとに項番をふることができる
。二次伝票が複数枚できるときはページとしても使用で
きる。

（ｉ）　　ブレーク指定手段４１は、第９図に示すよう
に、原票側のブレーク指定項目の値が変わるごとに、二
次伝票側の伝票を新しく　（改頁）することができる。

普通このブレーク指定手段４１を使用するのは、キーと
なる原票側の項目により原票をあらかじめソートしてお
き表を生成する場合である。第９図の例では、日付が変
わったら二次伝票を改頁する指定をしている。なお、項
番は通してふられている。

（ｊ）　　カウンタリセット手段４ｊ　は、第１０図に
示すように、ブレーク指定手段４１において、カウンタ
を組み合わせて使用しているときは、二次伝票を改頁す
るごとにカウンタを１にリセットすることができる。

なお、各手段４ａ〜４Ｊは、加工手順により組み合わせ
て使用できる。

加工手順読み込みＢ５は、加工手順を加工手順ファイル
６から取り出し、加工手順指示装置３へ渡す。

加工手順ファイル６は、登録された加工手順を管理する
。

伝票形式読み込み部７は、伝票の形式情報を伝票形式フ
ァイル１０から読み込み、加工部４へ渡す。

伝票データ読み込み部８は、伝票（原票）のデータを伝
票データファイル１１から読み込み、加工部４へ渡す。

伝票データ出力部９は、加工済の加工伝票（二次伝票）
のデータを伝票データファイル１１へ出力する。

次に、第１１図に示す流れ図を参照して全体的な動作の
説明を行う。

電子伝票加工装置１２により、被加工伝票（原票）を加
工する際には、あらかじめ加工手順を登録しておく必要
がある。加工手順の登録は、画面インタフェースである
キーボードｌａｓデイスプレィ１ｂおよび加工手順登録
部２により加工手順ファイル６に、加工手順名、対象伝
票ＩＤ（原票、二次伝票）、加工内容を書き込むことに
より行われる。この際、新規または追加登録、対象伝票
の形式の存在などがチエツクされる。

実際の加工処理の流れは第１１図のようになる。

まず、キーボード１ａ′Ｊ６よび加工手順登録部２によ
り、必要な加工手順名等を人力する（ステップＳｌ）。

入力内容のチエツクが行われ（ステップＳ２）、正しけ
れば加工手順読み込み部５により、加工手順を加工手順
ファイル６から読み込む。

そして加工手順指示部３は加工部４へ指示を与える。加
工部４は、伝票形式読み込み部７により伝票の形式を伝
票形式ファイル１０より読み込む（ステップＳ３）。

次に、伝票データ読み込み部８により、条件がある場合
（第４図）は条件を満たすデータのみを、伝票データフ
ァイル１１より読み込む（ステップＳ４）。ソートの指
示がある場合（第３図）は、ソートキーテーブルを作成
し、ソートを行う（ステップ３５）。

以下、加工手順指示部３による加工手順の指示に従い、
加工部−４は各種転記（第５〜１０図）を行う（ステッ
プＳ・６）。このようにして作成された二次伝票を伝票
データ出力部９により、伝票データファイル１１へ出力
する（ステップＳ７）。

第１２図に実際に行われた加工処理例２０を示す。

数日分の購入依頼書２１を前記の動作に従い日付ごとに
まとめて購入依頼実績表２２を作成している例である。

〔発明の効果〕

以上説明したように、本発明は、被加工伝票の加工によ
る加工伝票（二次伝票）の作成において、その加工手順
をあらかじめ登録し、加工処理を自動化することにより
、伝票加工者の負担を大幅に軽減し、加工の正確さを飛
躍的に向上させ、応用プログラム作成のための費用およ
び時間を削減できる効果がある。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例を示すブロック構成図。 第２図はその加工部の詳細を示すブロック構成図。 第３図はその加工部のソート手段の説明図。 第４図はその加工部の条件抽出手段の説明図。 第５図はその加工部の単純転記手段の説明図。 第６図はその加工部の明細書作成手段の説明図。 第７図はその加工部の伝票分割手段の説明図。 第８図はその加工部のカウンタ設定手段の説明図。 第９図はその加工部のブレーク指定手段の説明図。 第１０図はその加工部のカウンタリセット手段の説明図
。 第１１図はその動作を示す流れ図。 第１２図はその加工処理例を示す図。 １ａ・・・キーボード、ｌｂ・・・デイスプレィ、２・
・・加工手順登録部、３・・・加工手順指示部、４・・
・加工部、４ａ・・・ソート手段、４ｂ・・・条件抽出
手段、４ｃ・・・単純転記手段、４ｄ・・・明細書作成
手段、４ｅ・・・伝票分割手段、４ｒ・・・システム既
定値転記手段、４ｇ・・・詳細情報転記手段、４ｈ・・
・カウンタ設定手段、４１・・・ブレーク指定手段、４
」・・・カウンタリセット手段、４ｋ・・・制御手段、
５・・・加工手順読み込み部、６・・・加工手順ファイ
ル、７・・・伝票形式読み込み部、８・・・伝票データ
読み込み部、９・・・伝票データ出力部、ｌＯ・・・伝
票形式ファイル、１１・・・伝票データファイル、１２
・・・電子伝票加工装置、２０・・・加工処理例、２１
・・・購入依頼書、２２・・・購入依頼実績表、８１〜
Ｓ７・・・ステップ。 肩 実′／ｇＬ例（全ＩｐｒＪ白出今段） 芙ｗｉ例（単純転記手緩） 菖 英砧４＋ＩＪ　（＋３Ｑ畑表作凰今段）扇 図 夷ｉ　４９Ｉｌ　（イ云５−−介１１１手段）肩 図 笑狛例（カウンク設束斗役） 箆 匣 夾に例（７１ウンタリπツト午役）

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 １、加工する被加工伝票を入力する入力手段と、加工さ
   れた加工伝票を出力する出力手段と を備えた電子伝票加工装置において、 入力された前記被加工伝票を別途与えられる加工手順に
   従い加工する加工手段と、 前記加工手順を記憶する加工手順記憶手段と、前記加工
   手順記憶手段に前記加工手順を登録する加工手順登録手
   段と、 前記加工手順を前記加工手順記憶手段から読み出し前記
   加工手段に与え加工の指示を行う加工手順指示手段と を備えたことを特徴とする電子伝票加工装置。