JPH0236021B2 - - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は文書作成方式に係り、特に洋菓子店が
その顧客の家族状態等に応じて事前に利用を知ら
せる文書を作成し、これを各顧客に配達すること
により販売の確保・拡大を図るものである。

近年の洋菓子業界は大手製パンメーカーや製菓
メーカーの大量生産セール、全国的なチエーン店
展開などの著るしい拡販政策により、小規模経営
の洋菓子店の売上げは押えられ、頭打ちもしくは
下降傾向にある。

このような傾向を打開するために小規模経営の
洋菓子店の販売手法は、手作りとその店だけの特
徴のある製品の開発と、大手製パンメーカーや製
菓メーカーの出来ないキメの細かいゆきとどいた
サービス方法でしか生き残ることはできない。

しかしこのようなことは理論としては知られて
いてもこれを実行することは非常に難かしい。

例えばキメの細かいサービスの１つとして入口
密度により異なるものの、例えば半径500ｍ以内
の地域内の住民とか、自店を利用し易い町等の行
政区、離れたところに住んでいても自店を利用さ
れるお客等のいわゆる顧客の世帯別の家族各人毎
の生年月日、性別、結婚年月日、法事項目等を調
査しておき、誕生日の間近かな者の家族に対し
て、下記の如きダイレクトメールを発送すること
が考えられる。

「来る〇月〇日はお宅の〇〇さんのお誕生日と
思いますが、そのバースデーケーキを当店が〇〇
時頃お宅にお届けします。如何でしようか私が特
別に腕にヨリをかけて素晴らしくおいしいケーキ
を特別に勉強した価格に致します。」 このようなことを誕生日のみでなく、結婚記念
日、銀婚式、金婚式、入学祝の時期に応じて、適
切なタイミングで行なうことが考えられる。

〔従来の問題点〕

ところでこのようなキメの細かなサービスを行
なう場合、顧客名簿を手でめくつて該当者を調査
し、該当者に対して手紙を作成することが必要に
なり、そのために相当な人手がかかり小規模経営
店では負担が大きいという問題が存在する。

〔問題点を解決するための手段及びその作用〕

前記の如きキメ細かなサービスを経済的に行な
うために、本発明では、あらかじめサービス毎に
定型文書を作成してこれらを定型文書保持フアイ
ルに格納するとともに顧客名簿フアイルを用意し
ておき、サービス対象の顧客をサーチして、前記
定型文書にもとづきそのサービス対象の顧客宛用
の文書を自動的に作成する。

これにより顧客に対するキメ細かなサービスを
軽い負担で行なうことができる。

〔実施例〕

本発明の一実施例を第１図〜第７図にもとづき
説明する。

第１図は本発明の一実施例構成図、第２図は誕
生日の場合の動作説明フローチヤート、第３図は
結婚記念日の場合の動作説明フローチヤート、第
４図はひな祭りの場合の動作説明フローチヤー
ト、第５図は法事の場合の動作説明フローチヤー
ト、第６図は顧客フアイルの説明図、第７図は定
型文書フアイルの説明図である。

第１図において、１は顧客フアイルであつて後
述する顧客データが格納されて例えば磁気デイス
ク装置が使用されるもの、２は定型文書フアイル
であつて後述する定型文書が格納されるものでこ
れまた例えば磁気デイスク装置が使用されるも
の、３は外部記憶制御部であつて顧客データフア
イル１および定型文書フアイル２にデータをリー
ド／ライトするもの、４はキーボード、５はプロ
セツサであつて後述する動作を遂行するもの、６
は主メモリ、７は印刷制御部、８は文書を印刷す
る印刷部である。

顧客フアイル１は、洋菓子店の顧客の家族デー
タが格納されているものであつて、第６図に示す
如く、各世帯毎の家族の住所、氏名、生年月日、
男女別、結婚した日、法事情報（故人の命日及び
家族との関係等）の如きデータが格納されてい
る。

定型文書フアイル２は氏名等の一部が空けられ
ているダイレクト・メール用の各種の定型文書が
格納されているものであつて、空白部分に氏名と
か、回数等のデータを記入することにより特定家
族あるいは特定個人等あての文書が作成されるも
のである。

定型文書としては次の如きものが格納されてい
る。

定型文書例 (イ)誕生祝 住所 芳名 〇〇〇〇〇 様 謹白、貴家には益々ご清栄の段心よりお喜び
申し上げます。

突然のことで誠に不躾けではございますが、
来る〇月〇日は〇〇〇様の満〇〇才のお誕生日
と存じます。

この誕生記念日をお祝いして、弊店が日頃の
腕によりをかけ真心をこめてお誕生日にふさわ
しい、おいしいケーキをお名前入りでお届け致
します。

後程お電話申し上げますので、何卆ご下命下
さいますよう心よりお願い致します。

敬具 年 月 日 住所 店名 (ロ) 結婚記念祝 住所 芳名 〇〇〇〇〇 様 〇〇〇 様 謹啓、〇〇の候、お二人様には益々ご健勝の
由心よりお喜び申し上げます。

さて甚だ失礼ではございますが、来る〇月〇
日はお二人にとり第〇〇回の結婚記念日かと存
じます。

つきましては弊店が、お二人の今後益々仲む
つまじく又ご健勝でありますように、日頃の腕
によりをかけ、誠意を込めて結婚記念日にふさ
わしいおいしいケーキをお届け致したいと存じ
ます。

どうか結婚の記念の思い出に弊店のケーキの
ご下命下さいますよう心よりお願い申し上げま
す。

敬具 年 月 日 住所 店名 (ハ) 「母（父）の日」のお祝 住所 芳名 〇〇〇〇〇 様 拝呈、〇〇の候、貴家には益々ご清栄の段心
よりお喜び申し上げます。

さて誠に突然ではございさすが、来る〇月〇
日の母（父）の日に弊店が真心をこめて作り上
げるおいしいケーキを母（父）上様にプレゼン
トして下さいませんか。

日頃の思いに感謝を込めてケーキを差し上げ
ることは母（父）上様もさぞお喜びになること
と存じます。

母（父）の日にふさわしい趣好を凝らしたお
いしいケーキをお届けしますので、何卆ご用命
下さいますよう心よりお願い申し上げます。

敬白 年 月 日 住所 店名 (ニ) 「子供の日（ひな祭）」のお祝 住所 芳名 〇〇〇〇〇 様 謹啓、〇〇の候、お家族皆様には益々御清栄
の段心よりお喜び申し上げます。

さて突然の事にて誠に失礼ではございさすが
来る５(3)月の子供の日（ひな祭）には〇〇ちや
んのために弊店のケーキをプレゼントして頂け
ませんか。

子供の日（ひな祭）にふさわしい楽しい趣好
を凝らしたおいしい名前入りのケーキを作つて
お届けしますのでどうかご用命下さいますよう
心よりお願い申し上げます。

敬白 年 月 日 住所 店名 (ホ) 入学祝 住所 芳名 〇〇〇〇〇 様 謹啓、貴家、皆様には益々ご健勝の由心より
お喜び申し上げます。

陳者、この４月に〇〇様には目出度く、小学
校に入学され、心よりお祝い申しあげます。

つきましては、この入学の思い出に弊店の明
るく、楽しい又特別においしいケーキを精塊込
めてお作りしお届け致します。

近くお電話を差し上げたいと思いますので、
何卆ご用命下さいますよう心よりお願い申し上
げます。

敬具 年 月 日 住所 店名 (ヘ) 法事 住所 芳名 〇〇〇〇〇 様 謹白、貴家には益々ご清栄の段心よりお喜び
申し上げます。

陳者、来る〇月〇日は〇〇様がご拠去されて
丁度〇回忌と存じます。

もし法事等で式菓子を用意される場合は、弊
店が誠意をこめてお作りします式菓子をご利用
下さいますようお願い申し上げます。

又ご希望のお菓子の種類やご予算についても
ご満足、ご納得の頂けるよう努力致しますの
で、何卆ご相談賜わりますよう心よりお願い申
し上げます。

敬具 年 月 日 住所 店名 前記各定型文書の初めに顧客の住所を記入し、
〇〇部分には文書の種別に応じた事項（例えば誕
生祝の場合には芳名に父（又は母）親名を、月日
には子供の誕生日、その他子供の名前、年齢等）
を挿入すればよく、末尾にはその洋菓子店の店名
と住所電話番号を記入する。

勿論前記文章は１例であり、文の初めに四季の
用語を挿入することもできるし、誕生日の場合に
は前記「産業上の利用分野」で示した文を使用し
てもよい。

プロセツサ５は文書作成に必要な各種制御を行
なうものであつて、例えば誕生日用のダイレクト
メールを作成するときには顧客データフアイル１
をアクセスして特定誕生日の顧客を抽出したり、
定型文書フアイル２より前記(イ)の如き誕生祝用の
定型文書を読出し、これに前記抽出した顧客名や
誕生日等を適宜挿入して誕生日お祝用洋菓子購入
依頼用のダイレクトメールを作成し、これを印刷
するために印刷制御部７を制御する等の操作を行
なうものである。そしてこのような動作を行なう
ため、制御部１０、キーボード４から入力された
入力データを解読する入力データ解読部１１、外
部記憶制御部３に対して顧客データフアイル１ま
たは定型文書フアイル２を読出し指示する読出し
指示部１２、キーボード４から入力された入力デ
ータの一部、例えば誕生日データや結婚記念日を
抽出するための入力データを保持するデータ保持
部１３、例えば結婚年数を算出するための演算等
を行なう演算部１４、主メモリ６に対するアクセ
スを行なうメモリ制御部１５、主メモリ６から読
出したデータを保持解読して必要なデータを制御
部１０に付与するデータ保持解読部１６、定型文
書フアイル２から読出した定型文書に顧客データ
フアイル１より得たデータや、演算部１４により
算出したデータを挿入して完成した文書を作成す
る編集部１７、顧客データフアイル１からデータ
を抽出する基準となる年月日がセツトされる年月
日保持部１８等を具備している。

次に本発明の動作をフローチヤートを参照しつ
つ説明する。

誕生日に対する文書作成 (1) オペレータはキーボード４より文書作成コ
ード（MAIL）及び誕生日を指示するコード
（例えばBIR）を入力する。これにより入力
データ解読部１１は誕生日に対する文書作成
用の動作を行なうことを認識し、制御部１０
にこれを伝えるとともに次の入力を持つ。

(2) 次にオペレータはキーボード４より操作日
（文書作成日）を入力する。誕生祝の場合に
は、ダイレクトメール配布用の日数と、注文
を受けたときの準備等のため、例えば10日後
に誕生日のくる顧客を抽出する。この準備は
法事の場合には１世帯あたりの注文の数が多
いので早めに行なう必要があり、誕生日祝の
場合には通常１世帯当り１個なので数日前に
準備すればよい。このように文書種別により
何日前の顧客のデータを抽出すべきかが主メ
モリ６の識別用データ部６−０にあらかじめ
記憶されており、誕生日の文書作成であるこ
とが入力データ解読部１１により解読された
とき制御部１０はメモリ制御部１５に対し主
メモリ６の識別用データ部６−０より顧客抽
出用データとして「10」を読出させ、これを
データ保持解読部１６に保持させる。またキ
ーボード４より入力された前記文書作成日は
入力データ解読部１１を経由してデータ保持
部１３に保持される。制御部１０はこの
「10」とデータ保持部１３に保持された文書
作成日とを演算部１４により加算させ、得ら
れた抽出日を年月日保持部１８にセツトす
る。

(3) それから制御部１０は外部記憶制御部３に
対して顧客データフアイル１の読出しを指示
する。これにより顧客データフアイル１より
読出されたデータのうち生年月日と前記年月
日保持部１８に保持された抽出日とが演算部
１４にて比較され、抽出日と同一の家族を有
する世帯主名、該当者名、性別、生年月日等
が抽出され、これらが主メモリ６に一時保持
される。このようにして顧客データフアイル
１をサーチし、対象者を抽出する。

(4) 前記(3)により抽出した該当者の生年月日を
前記年月日保持部１８に保持された年月日よ
り演算部１４により減算して年齢を算出し、
これを主メモリ６に保持させる。

(5) それから制御部５は読出し指示部１２を制
御して定型文書フアイル２より前記(イ)で示す
誕生日用の定型文書を読出し、その挿入部分
（住所、芳名、誕生日、該当者、年齢等）に
挿入する事項を主メモリ６に保持した該当者
の家族データより抽出する。該当者が世帯主
以外の場合は芳名を世帯主とし、また該当者
が世帯主の場合には芳名を世帯主の次の順位
の家族とする。このようにして抽出したデー
タを編集部１７において定型文書と組み合わ
せてダイレクトメール用文書を編集したの
ち、これを印刷制御部７に送出し、印刷部８
にて印刷させる。このようにしてメモリ６に
抽出保持されていた全該当者について順次ダ
イレクトメールを自動的に作成することがで
きる。

勿論文書は一つの型にのみ固定されるもの
ではなく、例えば前記産業上の利用分野にお
いて説明したフオーマツトを使用してもよ
い。この場合には年齢に対する事項がないの
で、第２図ｂに示す如き手順で動作させれば
よい。そして文書の時間はその店により適当
に選定しておけばよい。

結婚記念日に対する文書作成 この場合は前記誕生日に対する文書作成と類
似するので要点を説明するにとどめる。

(1) オペレータはキーボード４より文書作成コ
ード（MAIL）及び結婚記念日を指示するコ
ード（MAR）を入力する。入力データ解読
部１１は結婚記念日に対する文書作成動作を
行なうことを認識し制御部１０にこれを伝
え、次の入力を持つ。

(2) オペレータはキーボード４より操作日を入
力する。この操作日はデータ保持部１３にて
保持される。結婚記念日の場合は、誕生日の
場合と同様に、識別用データ部６−０より
「10」を読出してこれをデータ保持解読部１
６に保持させてあるので、演算部１４は操作
日の10日後になる抽出年月日を演算してこれ
が年月日保持部１８で保持される。

(3) それから顧客データフアイル１のデータが
順次読出され、抽出日と同一の結婚日の該当
者を持つ家族データが主メモリ６に順次セツ
トされる。

(4) 演算部１４は結婚年数を演算し、これを主
メモリ６に保持する。

(5) それから制御部１０は定型文書フアイル２
より前記(ロ)で示す結婚記念祝用の定型文書を
読出し、その挿入部分を主メモリ６に保持し
たデータより抽出する。この場合芳名は夫婦
連名とする。このようにして抽出したデータ
を編集部１７にて編集し、これを印刷部８に
て印刷させる。

子供の日 (1) オペレータはキーボード４より文書作成コ
ード（MAIL）及び子供の日を指示するコー
ド（CHI）を入力する。入力データ解読部１
１はこれを解読して制御部１０に報告する。

(2) オペレータは操作日を入力することがデー
タ保持部１３に保持される。このとき制御部
１０は識別用データ６−０より子供の日用の
第１識別データである年齢範囲として小学６
年生までを指示するデータ（５月５日に小学
６年生である満年齢の年月日）を読出し、デ
ータ解読部１６にセツトしている。制御部１
０はこの満年齢を示す年月日とデータ保持部
１３に保持された操作日より小学６年生の生
年月日を演算部１４にて算出し、これを年月
日保持部１８にセツトする。それから制御部
１０は識別用データ６−０よりひな祭用の第
２識別データである「男性」を読出し、これ
をデータ解読部１６にセツトする。

(3) 制御部１０は顧客フアイル１を順次読出
し、まず年月日保持部１８にセツトされた小
学６年生以下の者が存在し、かつそれがデー
タ保持解読部１６にセツトされた「男性」で
ある家族データを主メモリ６に保持する。

(4) それから制御部１０は定型文書フアイル２
より前記(ニ)で示した定型文書を読出し、その
挿入部分を主メモリ６に保持したデータより
抽出し、編集部１７にて編集し、これを印刷
部８にて印刷する。

法事 (1) オペレータはキーボード４より文書作成コ
ード（MAIL）及び法事コード（MEM）を
入力する。入力データ解読部１１はこれを解
読して制御部１０に報告する。これにより制
御部１０は識別用データ部６−０より法事用
データ（抽出用データや年まわりデータ等）
を読み出し、これをデータ保持解読部１６に
保持させる。データ保持解読部１６はこの法
事用データを解読してまず抽出用データ
「30」を制御部１０に伝達する。

(2) オペレータは操作日を入力するとこれがデ
ータ保持部１３に保持される。制御部１０は
この操作日と前記「30」を演算部１４にて加
算させ、得られた抽出日を年月日保持部１８
にセツトする。

(3) 次に制御部１０は顧客フアイル１を順次読
出しその法事項目のうち命日をデータ保持部
１３に保持された抽出日と比較し、一致した
世帯の家族データを抽出して主メモリ６に順
次格納する。

(4) この抽出格納が終ると、制御部１０はデー
タ保持解読部１６にこれを伝達する。データ
保持解読部１６はこれにより、前記命日が法
事を行なう年まわり（例えば３年目、７年目
…等）に該当するか否かをチエツクするため
の年まわりデータ（３、７…等）を制御部１
０に出力する。制御部１０は前記(3)により主
メモリ６に抽出格納した家族データの命日が
この年まわりデータと一致するかどうか比較
制御を行なう。一致したものがあれば年まわ
り回数を前記家族データに付加し、いずれの
年まわりにも該当しない場合は対象外処理を
行なう。

(5) 制御部１０は定型文書フアイル２より前記
(ヘ)で示した定型文書を読出し、その挿入部分
を主メモリ６に保持したデータより抽出し、
編集部１７にて編集し、これを印刷部８にて
印刷する。

なお前記説明において、第４図のフローチヤー
トにおいて性別選択を女性とすればひな祭用のダ
イレクトメール用の文書を印刷出力することがで
きる。また母の日、父の日等の案内状も第４図の
フローチヤートにおいて年齢範囲のところに子供
の有無を照合することにより得ることができる。
勿論その他の行事に対してもそれに対する基本文
書を用意しておくことにより対処することができ
る。

また前記実施例では文書作成コードの種別に応
じて識別用データ部から読出した顧客抽出用デー
タを操作日に加算して抽出日を演算し、この演算
した抽出日により顧客データを比較する方式につ
いて説明したが、本発明ではこれのみに限定され
るものではなく、直接抽出日を入力して比較を行
なうこともできる。この場合には識別用データ部
は使用されないので不必要となる。またデータ入
力手段としてキーボードのみならず、他の手段を
使用することもできる。

〔発明の効果〕

本発明によれば顧客の家族状態に応じた案内状
の基本文書をそれぞれの行事毎に定型文書フアイ
ルに保持し、行事に該当する顧客の有無をサーチ
して案内状を自動的に作成することができるの
で、少ない負担で洋菓子店等の小規模経営店にお
けるきめ細かなサービスを行なうことができる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例構成図、第２図は誕
生日用の案内状を作成する場合の動作説明図、第
３図は結婚記念日用の案内状を作成する場合の動
作説明図、第４図は子供の日用の案内状を作成す
る場合の動作説明図、第５図は法事用の案内状を
作成する場合の動作説明図、第６図は顧客フアイ
ルの説明図、第７図は定型文書フアイルの説明図
である。 図中、１は顧客フアイル、２は定型文書フアイ
ル、３は外部記憶制御部、４はキーボード、５は
プロセツサ、６は主メモリ、７は印刷制御部、８
は印刷部、１０は制御部、１１は入力データ解読
部、１２は読出し指示部、１３はデータ保持部、
１４は演算部、１５はメモリ制御部、１６はデー
タ保持解読部、１７は編集部を示す。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. １ 顧客の行事に対応する複数の定型文書が格納
   された定型文書格納フアイルと、顧客の家族の住
   所、生年月日、性別、結婚日、法事関係等のデー
   タが格納された顧客データフアイルと、行事によ
   り識別される日数データを保持する識別用データ
   保持部と、文書作成日を保持する文書作成日デー
   タ保持部と、前記識別用データ保持手段から抽出
   された日数データと文書作成日データより抽出日
   を算出したり、対象となる行事回数を算出する演
   算部と、該演算部で算出された抽出日を保持する
   抽出年月日保持手段と、行事に対応した定型文書
   に顧客のデータを付加する編集部を設け、顧客の
   行事に対応する案内文書を自動的に作成すること
   を特徴とする受注獲得用文書作成方式。