JPH02178880A - Electronic file device - Google Patents

Electronic file device

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JPH02178880A
JPH02178880A JP63333350A JP33335088A JPH02178880A JP H02178880 A JPH02178880 A JP H02178880A JP 63333350 A JP63333350 A JP 63333350A JP 33335088 A JP33335088 A JP 33335088A JP H02178880 A JPH02178880 A JP H02178880A
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JP
Japan
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page
document
pages
image data
management information
Prior art date
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Pending
Application number
JP63333350A
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Japanese (ja)
Inventor
Isao Aoki
功 青木
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Panasonic System Solutions Japan Co Ltd
Original Assignee
Matsushita Graphic Communication Systems Inc
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Publication date
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Abstract

PURPOSE:To improve the efficiency of operation for registering many documents in a file one after another according to many documents not only by determining a continuous page group as a document, but also specifying the editing of pages at intervals including the replacement of pages, page by page, in order when document determination is specified. CONSTITUTION:Many documents are read by an image scanner 23 without reference to the section and order of documents, image data of respective page are written on an optical disk 15 one after another and page control information including write addresses of respective pages is written on a magnetic disk device 13. Then an input means for document combination is operated to input which pages are registered and in what places they are. For the specification of respective pages, the pages are specified, one by one, in optional order without reference to the displayed order and document control information is generated and written on an optical disk device 15. Consequently, the operation for registering many documents in the file one after another according to many documents is performed efficiently.

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 2−、−/ この発明は、イメージスキャナで原稿から読み取った文
書や図面などのイメージデータを光ディスクなどの媒体
にファイリングしておいて必要に応じて検索して利用す
る電子ファイル装置に関し、特に、文書の登録作業を容
易化するだめの技術改良に関する。
[Detailed Description of the Invention] Industrial Field of Application 2-, -/ This invention is a method for storing image data such as documents and drawings read from a manuscript using an image scanner into a medium such as an optical disk, and then storing the image data as necessary. The present invention relates to electronic file devices that are searched and used, and in particular to technical improvements to facilitate document registration.

従来の技術 代表的な電子ファイル装置では、文書の登録作業は概路
次のような手順で行なわれる。1つの文書として管理さ
れる何ページかの原稿を準備し、文書単位登録の開始を
指示した上で、前記原稿の各ページをイメージスキャナ
で順次読み取らせる。
In a typical conventional electronic filing device, document registration is generally performed in the following steps. A manuscript of several pages to be managed as one document is prepared, the start of document unit registration is instructed, and each page of the manuscript is sequentially read by an image scanner.

イメージスキャナから出力される各ページのイメージデ
ータは、ファイルメモリとしての光ディスクの所定エリ
ア(実体域)に順次書き込まれる。
The image data of each page output from the image scanner is sequentially written into a predetermined area (physical area) of an optical disk serving as a file memory.

その光ディスクには管理情報を記録するエリア(登録簿
)もあり、1つの文書に属する複数ページのイメージデ
ータが光ディスクの実体域に記録されると、同時にその
文書の管理情報が同じ光ディスクの登録簿に記録される
The optical disc also has an area (register) for recording management information, and when multiple pages of image data belonging to one document are recorded in the physical area of the optical disc, the management information of that document is also recorded in the register of the same optical disc. recorded in

3ヘーン 文書管理情報には、個々の文書を識別するだめのファイ
ル番号や文書番号の他、個々の文書を構成する各ページ
のイメージデータの所在(実体域におけるアドレス)が
最低成金まれている。各ページのアドレスには、そのペ
ージの原稿のサイズや、その原稿を読み取った際の解像
度などの情報を伺帯させるのが普通で、これらページご
との管理情報をページ管理情報と称する。光ディスクの
登録簿に記録されているある文書管理情報を読み取り、
その中のあるページ管理情報のアドレスに従って実体域
を再生すれば、該尚ページのイメージデータを読み出す
ことができ、そのイメージデータを表示した逆印刷する
際に前記サイズや解像度の情報を利用してデータを処理
する。
The document management information includes at least the file number and document number for identifying each document, as well as the location (address in the physical area) of the image data of each page constituting each document. The address of each page usually includes information such as the size of the document for that page and the resolution at which the document was read, and this management information for each page is called page management information. Read certain document management information recorded in the optical disc registry,
If the physical area is reproduced according to the address of the page management information therein, the image data of the page can be read out, and the size and resolution information can be used to print the displayed image data. Process the data.

以上のように、1つの文書についてのイメージデータと
管理情報とが同時並行的に光ディスクに記録される。こ
の次の段階で、文書検索用のキーワードを入力する。各
文書に伺与されたキーワードは整理されて検索装置の索
引ファイルに登録される。
As described above, the image data and management information for one document are simultaneously recorded on the optical disc. In this next step, keywords for document search are entered. The keywords found in each document are organized and registered in the index file of the search device.

発明が解決しようとする課題 前述のように従来の装置では、1文相、とじて扱う複数
の原稿を予め捷とめ、それら原稿を次々とイメージスキ
ャナにかけると、全ペー/のイメージデータと文書管理
情報とが光ディスクに記録される。多数の文書を次々と
ファイルに登録する場合、1文書ごとに原稿入力作業を
区切り、キーボードを操作して1文書の終了を指示する
とともにキーワードを入力し、そのあと次の文書の原稿
入力を開始する。これはあ捷り能率的な作業手順とは言
えない。多量の原稿を自動送り装置によって連続してイ
メージスキャナにかけてし寸う力が能率も良いし、スキ
ャナの独占的な使用時間が短くなるのに、このような方
法で複数文書を登録することはできない。
Problems to be Solved by the Invention As mentioned above, with conventional devices, when multiple manuscripts are processed in advance to be treated as a single sentence, and those manuscripts are run one after another through an image scanner, image data and document data for all pages are generated. Management information is recorded on the optical disc. When registering many documents one after another in a file, separate the manuscript input work for each document, use the keyboard to instruct the end of one document and input a keyword, and then start inputting the manuscript for the next document. do. This cannot be said to be an extremely efficient work procedure. Although it is efficient to continuously send a large number of documents to an image scanner using an automatic feeder, and the exclusive use time of the scanner is shortened, it is not possible to register multiple documents using this method. .

まだ、1つの文書の原稿を入力し終ったあとで、必要の
ない原稿をも登録してし1つたり、あるいは必要な原稿
を登録し忘れていることに気か伺いだ場合、当然ながら
修正の入力操作を行なうことになる。しかし、この段階
ではイメージデータた5ヘーノ けでなく文書管理情報も光ディスクに既に記録されてい
る。現状の光ディスクのように書き換えができなかった
9、または容易でない媒体をファイルメモリとして使用
していると、前記の修正処理が面倒になるし時間もかか
る。
If you have finished inputting the draft of one document and find out that you have registered unnecessary manuscripts, or have forgotten to register necessary manuscripts, of course you can make corrections. Input operations will be performed. However, at this stage, not only image data but also document management information has already been recorded on the optical disc. If a medium that cannot be rewritten or is not easy to rewrite, such as current optical disks, is used as the file memory, the above correction process becomes troublesome and takes time.

この発明は上述した従来の問題点に鑑みなされたもので
、その目的は、多量の原稿をもとに多数の文書をファイ
ルに次々と登録する作業を能率よく合理的に進めること
ができるようにした電子ファイル装置を提供することに
ある。
This invention was made in view of the above-mentioned conventional problems, and its purpose is to efficiently and rationally proceed with the process of successively registering a large number of documents into files based on a large number of manuscripts. The purpose of the present invention is to provide an electronic file device that can be used as an electronic file.

課題を解決するだめの手段 そこでこの発明では、入力される各ページのイメージデ
ータをファイルメモリに順次書き込むと同時に、各ペー
ジのイメージデータごとの書き込みアドレスを含んだペ
ージ管理情報を別のバッファメモリに順次書き込む一次
登録手段と、一次登録された複数ページのイメージデー
タを表示する表示手段と、表示されているイメージデー
タの中から任意の複数ページを1ページごとに指定して
1つの文書と定義する文書組みの入力手段と、文6八 書組みの入力を受けて1文書と定義された複数ページに
ついて該当のページ管理情報を前記バッファメモリから
読み取り、その情報を含んだ文書管理情報を生成して前
記ファイルメモリに書き込む二次登録手段とを設けた。
Means for Solving the Problem Therefore, in the present invention, image data of each input page is sequentially written to a file memory, and at the same time, page management information including a write address for each image data of each page is written to a separate buffer memory. A primary registration means for writing sequentially, a display means for displaying image data of multiple pages that have been primarily registered, and a plurality of arbitrary pages from among the displayed image data are specified page by page and defined as one document. Upon receipt of the input means for document composition and the input for sentence 6, eight-sho composition, the page management information corresponding to a plurality of pages defined as one document is read from the buffer memory, and document management information including the information is generated. and secondary registration means for writing into the file memory.

作用 多量の原稿を文書の区切シや順番に関係々くイメージス
キャナにかける。すると前記一次登録手段によって、各
原稿(ページ)のイメージデータが前記ファイルメモリ
に次々と書き込まれ、同時に各ページの書き込みアドレ
スを含んだページ管理情報が前記バッファメモリに書き
込1れる。また前記表示手段によって、上述のように一
次登録された複数ページのイメージデータがデイスプレ
ィに表示される。そこで前記文書組みの入力手段を操作
し、伺ページと何ページとを何番の文書として登録する
といった意味の入力を行う。その際の各ページの指定は
表示されている順番に関係なく、任意の順番で1ページ
ごとに指定する。すると、前記二次登録手段によって前
記文書管理情報7 □ −/ が生成され、前記ファイルメモリに書き込捷れる。
A document with a large number of functions is sent to an image scanner regardless of the document's divisions or order. Then, the image data of each document (page) is sequentially written into the file memory by the primary registration means, and at the same time, page management information including the write address of each page is written into the buffer memory. Further, the display means displays on the display a plurality of pages of image data that have been primarily registered as described above. Therefore, the user operates the document composition input means to input meaning such as registering the page to be visited and the page number as a document number. At this time, each page is specified page by page in any order, regardless of the order in which the pages are displayed. Then, the document management information 7 □ -/ is generated by the secondary registration means and written to the file memory.

実施例 第1図は本発明の一実施例による電子ファイル装置のハ
ードウェア構成を示すものでろって、11はデータ処理
および装置全体の制御を行なう中央処理装置(CPU)
、12は主記憶装置、13はオペレーティングシステム
や文書登録処理プログラムを格納するとともに前述のバ
ッファメモリとして使われる磁気ティスフ装置である。
Embodiment FIG. 1 shows the hardware configuration of an electronic file device according to an embodiment of the present invention. Reference numeral 11 denotes a central processing unit (CPU) that performs data processing and controls the entire device.
, 12 is a main storage device, and 13 is a magnetic disk device that stores an operating system and a document registration processing program and is used as the buffer memory mentioned above.

オペレーティングシステムや文書登録処理プログラムは
、この磁気ディスク装置13から主記憶装置12にロー
ドされる。
The operating system and document registration processing program are loaded from this magnetic disk device 13 into the main storage device 12 .

18はオペレータとの対話などに利用されるデイスフレ
イ装置であり、入力手段としてのキーボード19および
ポインティングデバイスとしてのマウス20が付属して
いる。17はデイスプレィ制御装置であり、デイスプレ
ィ装置18の制御とともにキーボード19およびマウス
20に関連した制御を行々うものである。
Reference numeral 18 denotes a display device used for dialogue with an operator, and is provided with a keyboard 19 as an input means and a mouse 20 as a pointing device. A display control device 17 controls the display device 18 as well as the keyboard 19 and mouse 20.

]5は前述のファイルメモリとしての光デイスク装置で
あって、記録媒体である光ディスク]6に対してデータ
の記録再生を行なう。14は光デイスク装置15の制御
装置である。乙は原稿を光電的に読み取るイメージスキ
ャナ、22はプリンタ、21はこれらに対するデータの
入出力を制御する入出力制御装置である。
] 5 is an optical disk device as the aforementioned file memory, which records and reproduces data on and from an optical disk 6 as a recording medium. 14 is a control device for the optical disk device 15. 2 is an image scanner that photoelectrically reads a document; 22 is a printer; and 21 is an input/output control device that controls input and output of data to these devices.

以上のハードウェア構成は基本的に従来装置と同じであ
り、才だ光デイスク装置15に登録されている文書情報
を検索して利用する処理なども従来装置と同じである。
The above hardware configuration is basically the same as the conventional device, and the processing for searching and using document information registered in the optical disc device 15 is also the same as the conventional device.

本発明による特徴は文書をファイルに登録する際の処理
にあり、以下ではこの特徴部分を抽出し、第2図および
第3図(C従って詳しく説明する。
The feature of the present invention lies in the processing when registering a document into a file, and below, this feature will be extracted and explained in detail in FIGS. 2 and 3 (C).

壕ず、これから登録しようとする原稿を捷とめてイメー
ジスキャナ23のADF (オートドキュメントフィー
ダ)上にセットする。キーボード19まだはマウス20
によって1読み取シ」を指示すると、入出力制御装置2
1よりスキャナ路に起動がかかり、原稿の読み取りが開
始される。何ページもの原稿を前記ADFにより次々と
連続して読み取ってい9ベー/ く場合には、1ページ読み取るごとに読み取った原稿の
イメージデータが光デイスク装置15に記録される吉と
もに、そのイメージデータの光ディスク16における記
録アドレスと、そのイメージデータの原稿サイズや読み
取シ時の解像度などの情報を含んだページ管理情報が生
成され、それは磁気ディスク装置13に記録される。こ
れが第2図に示す一次登録の処理である。
Without any hesitation, I cut out the document I am about to register and set it on the ADF (Auto Document Feeder) of the image scanner 23. Keyboard 19 Mouse 20
When the input/output control device 2 is instructed to read 1 by
1, the scanner path is activated and reading of the original is started. When a number of pages of a document are read one after another by the ADF, the image data of the read document is recorded in the optical disk device 15 each time one page is read, and the image data is recorded in the optical disk device 15. Page management information containing information such as the recording address on the optical disk 16, the original size of the image data, and the reading resolution is generated, and is recorded in the magnetic disk device 13. This is the primary registration process shown in FIG.

すべての原稿をイメージスキャナ乙で読み取ったならば
、文書組み、そして二次登録の処理へと進む。
Once all the manuscripts have been scanned by image scanner B, the process proceeds to document assembly and secondary registration.

まず登録処理プログラム中の「文書組み」をキーボード
19まだはマウス20で指示すると、磁気ディスク装置
13に記録されている前記ページ管理情報に基づいて、
前述のように一次登録された複数ページのイメージデー
タが光デイスク装置15がら読み出され、デイスプレィ
装置18に例えば第3図に不すように表示される。この
表示上の各ページの配列順は、各原稿をイメージスキャ
ナ乙で読み取った順になっている。
First, when you specify "Document composition" in the registration processing program using the keyboard 19 or the mouse 20, based on the page management information recorded in the magnetic disk device 13,
A plurality of pages of image data that have been temporarily registered as described above are read out from the optical disk device 15 and displayed on the display device 18 as shown in FIG. 3, for example. The order in which the pages are arranged on this display is the order in which each document was read by the image scanner O.

1.0 ’、−:。1.0', -:.

次にキーボード19またはマウス2oを操作し、表示さ
れている複数ページのイメージの中から1つの文書とし
て定義するページを1ページご七に順次指定していく。
Next, by operating the keyboard 19 or the mouse 2o, the user sequentially specifies pages to be defined as one document from among the displayed plural page images, page by page.

例えばある文書の第1ページとして表示上のPlを、第
2ページとして表示上のP2を、第3ページ目として表
示上のP5を、第4ページ目として表示上のP6を、第
5ページ目として表示上のP8を、第6ページ目として
表示上のP9を、第7ページ目として表示上のPl5を
、第8ページ目として表示」二〇P]6を、第9ページ
目として表示上のPLOを、第10ページ目として表示
上のpHを選択する場合、キーボード1.9−1:たけ
マウス加を操作し、表示上においてP1→P2−〉P5
→P6→P 8−+p9→P15→P]、6→P1.0
→P11をこの順に指定する。
For example, Pl on the display is the first page of a certain document, P2 on the display is the second page, P5 on the display is the third page, P6 on the display is the fourth page, and P6 on the display is the fifth page. P8 on the display as the 6th page, P9 on the display as the 7th page, P15 on the display as the 8th page, "20P] 6 on the display as the 9th page. To select the pH on the display as the 10th page of PLO, use the keyboard 1.9-1: Take Mouse and select P1→P2->P5 on the display.
→P6→P 8-+p9→P15→P], 6→P1.0
→Specify P11 in this order.

指定が終ったなら「文書決定」の指令を与える。Once the designation is complete, a command to ``determine the document'' is given.

すると、1文書に属すると指定された各ページのページ
管理情報(磁気ディスク装置13に記録されている)と
文書番号等からなる文書管理情報が生成されて、それが
光ディスク]6(前記イメージテ11 べ一ン 一タが記録されているもの)の管理情報エリアに記録さ
れる。これが二次登録の処理であシ、登録しようとする
ごとにこれを繰シ返す。
Then, document management information consisting of page management information (recorded in the magnetic disk device 13), document number, etc. of each page designated as belonging to one document is generated, and this information is stored on the optical disk] 6 (the image template). 11) is recorded in the management information area of This is a secondary registration process, and is repeated every time a registration is attempted.

なお、ファイルメモリの記録媒体は光ディスクに限定さ
れるものではない。
Note that the recording medium of the file memory is not limited to an optical disk.

発明の効果 以上詳細に説明したように、この発明による電子ファイ
ル装置では、イメージスキャナで読み取った各ページの
イメージデータについて二次登録として最終的に各文書
の管理情報をファイルメモリに書き込む前の文書組みの
操作の中で、文書決定の指定に際し連続したページ群の
みを文書決定できるだけでなく、とびとびのページや、
ページの前後の入れかえを含んだ文書組みを、1ページ
づつ順次指定していくという単純な操作で行うことがで
きる。したがって文書組みの際の煩しさがなくなり、多
量の原稿をもとに多数の文書をファイルに次々と登録す
る作業を能率よく合理的に進めることができる。
Effects of the Invention As explained in detail above, in the electronic filing device according to the present invention, the image data of each page read by the image scanner is registered as a secondary registration before the management information of each document is finally written into the file memory. In the set operation, when specifying document determination, not only can only consecutive pages be determined as documents, but also discrete pages,
A document composition that includes replacing pages before and after can be done by a simple operation of sequentially specifying one page at a time. Therefore, the hassle of assembling documents is eliminated, and the work of registering a large number of documents one after another in a file based on a large amount of manuscripts can be carried out efficiently and rationally.

【図面の簡単な説明】 第1図は本発明の一実施例による電子ファイル装置の概
略構成図、第2図は同装置の文書登録処理のフローチャ
ート、第3図は同文書登録処理における表示例の概念図
である。
[Brief Description of the Drawings] Fig. 1 is a schematic configuration diagram of an electronic file device according to an embodiment of the present invention, Fig. 2 is a flowchart of document registration processing of the device, and Fig. 3 is an example of display in the document registration processing. It is a conceptual diagram.

Claims (1)

【特許請求の範囲】[Claims] 入力される各ページのイメージデータをファイルメモリ
に順次書き込むと同時に、各ページのイメージデータご
との書き込みアドレスを含んだページ管理情報を別のバ
ッファメモリに順次書き込む一次登録手段と、一次登録
された複数ページのイメージデータを表示する表示手段
と、表示されているイメージデータの中から任意の複数
ページを1ページごとに指定して1つの文書と定義する
文書組みの入力手段と、文書組みの入力を受けて1文書
と定義された複数ページについて該当のページ管理情報
を前記バッファメモリから読み取り、その情報を含んだ
文書管理情報を生成して前記ファイルメモリに書き込む
二次登録手段とを備えた電子ファイル装置。
a primary registration means for sequentially writing input image data of each page into a file memory, and at the same time sequentially writing page management information including a write address for each image data of each page into another buffer memory; a display means for displaying image data of a page; a document composition input means for specifying each page of arbitrary multiple pages from the displayed image data and defining them as one document; and secondary registration means for reading corresponding page management information from the buffer memory for a plurality of pages defined as one document, generating document management information including the information, and writing the generated document management information to the file memory. Device.
JP63333350A 1988-12-29 1988-12-29 Electronic file device Pending JPH02178880A (en)

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