JPH0850598A - Electronic document retrieval system - Google Patents

Electronic document retrieval system

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Publication number
JPH0850598A
JPH0850598A JP20431994A JP20431994A JPH0850598A JP H0850598 A JPH0850598 A JP H0850598A JP 20431994 A JP20431994 A JP 20431994A JP 20431994 A JP20431994 A JP 20431994A JP H0850598 A JPH0850598 A JP H0850598A
Authority
JP
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Application
Patent type
Prior art keywords
electronic document
information
electronic
retrieval system
document
Prior art date
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Pending
Application number
JP20431994A
Other languages
Japanese (ja)
Inventor
Takeshi Makita
Hiroshi Mori
Osamu Yamada
修 山田
浩 森
剛 蒔田
Original Assignee
Canon Inc
キヤノン株式会社
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
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Publication date

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Abstract

PURPOSE:To easily obtain original documents by reading information added to the output documents and retrieving the electronic documents based on the information. CONSTITUTION:This system is provided with information addition means 4 and 9 for adding the information on the electronic documents to the output documents and additional information reading means 3, 5, 8, and 10 for reading the information on the electronic documents added to the documents outputted from the means 4 and 9. The electronic documents is retrieved by retrieval processing means 5 and 10 based on the information on the electronic documents read by the means 3, 5, 8, and 10. As the information added to the electronic documents, the address information, application information, and access right information or the like are added, but additional information are not limited thereto, and for example, the information required to retrieve the electronic document such as the same and the preparation date thereof may be added if necessary.

Description

【発明の詳細な説明】 DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION

【0001】 [0001]

【産業上の利用分野】本発明は、コンピュータ上で生成された電子書類の検索システムに関する。 The present invention relates, about the search system of electronic documents that are generated on the computer.

【0002】 [0002]

【従来の技術】近年、コンピュータの普及とともに、コンピュータ上で一般書類(電子書類)が生成されることが多くなり、生成された電子書類は、電子データとして記憶装置に保存され、または記録紙に出力されて該出力書類が回覧、配布或いは保存されている。 In recent years, with the spread of computers, it often general documents (electronic document) is generated on a computer, an electronic document generated is stored in the storage device as the electronic data, or the recording sheet the output in the output document is circulated, it is distributed or stored.

【0003】 [0003]

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、出力書類の配布先からオリジナルの電子書類が要求された場合は、電子書類の作成者又は編集者が、当該電子書類を検索し、ネットワーク等を介してオリジナルの電子書類を要求した者のコンピュータへ送らなければならない。 [SUMMARY OF THE INVENTION However, if the original electronic document from the destination of the output document is requested, author or editor of electronic documents, searching the electronic documents, via a network or the like It must be sent to the original electronic document the requested person of the computer. 即ち、従来の手法によれば、配布先がオリジナルの電子書類を入手する場合には常に当該電子書類の作成者等の介在が必要となり、電子書類を簡便に利用することができないという問題点があった。 That is, according to conventional techniques, is always interposed creator, etc. of the electronic document is required, a problem that can not be conveniently use electronic documents when the distribution destination is to obtain the original electronic document there were.

【0004】また、オリジナルの電子書類を必要とする場合は、作成者の記憶等に基づいてコンピュータ上で検索を行い、更に検索された電子書類の内容を確認しなければならず、作業が繁雑であるという問題点があった。 [0004] In addition, if you need the original electronic document, perform a search on the computer based on the author's memory, etc., must be checked further searched the contents of an electronic document, complicated work there is a problem that is.

【0005】また、従来の電子書類システムは、電子書類の複製・編集が容易に行えるため、電子書類の作成者が配布先に対して電子書類の複製、編集及び内容表示の許可(以下、アクセス権という)を制限することができず、データの保守性に問題があった。 [0005] In addition, conventional electronic document system, in order to perform the easy duplication and editing of electronic documents, duplication of an electronic document with respect to the creator of the distribution destination electronic documents, edit and permission of the content display (hereinafter, access it is not possible to limit the) that right, there is a problem with the data of maintainability.

【0006】また、電子書類を検索し、該検索された電子書類の編集を行うためには、当該電子書類に適したアプリケーションを、検索終了後に新たに立ち上げなければならず、作業が繁雑であるという問題点があった。 [0006] In addition, to search for electronic documents, in order to perform the editing of the retrieved electronic documents, the application that is suitable for electronic documents, must be launched anew after the end of search, work is a complicated there is a problem that a certain point.

【0007】更にまた、作成された電子書類が数頁にわたる場合には、配布される紙の量が多くなるとともに、 [0007] Further, with the case several pages are electronic documents that are created, the greater the amount of paper to be distributed,
内容の確認等、検索に費やされる時間が増加してしまうという問題点があった。 The contents of the confirmation, etc., time spent in the search there was a problem that is increasing.

【0008】本発明は上記従来の問題点を解決するためになされたもので、オリジナルの電子書類を必要とする者が、当該電子書類を簡便に利用することができる電子書類の検索システムを提供することを目的とする。 [0008] The present invention has been made to solve the above problems, provides Those in need of original electronic documents, the search system of the electronic document can be easily utilizing the electronic document an object of the present invention is to.

【0009】 [0009]

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するために本発明は、コンピュータ上で生成された電子書類を検索する電子書類検索システムにおいて、電子書類に関する情報を出力書類に付加する情報付加手段と、該情報付加手段により出力書類に付加された電子書類に関する情報を読み取る付加情報読取手段と、該付加情報読取手段により読み取られた前記電子書類に関する情報に基づいて当該電子書類の検索処理を行う検索処理手段とを備えることを特徴とする。 To accomplish the above object In order to achieve the above, in the electronic document retrieval system for retrieving an electronic document generated on a computer, information adding means for adding the output document information on electronic document If, performs a search process of the electronic document on the basis of information relating to the electronic document read the additional information reading means for reading the information about the electronic document is added to the output document by said information adding means, by the additional information reading means characterized in that it comprises a search processing unit.

【0010】 [0010]

【作用】上記構成によれば、情報付加手段により電子書類に関する情報が出力書類に付加され、付加情報読取手段により出力書類に付加された情報が読み取られ、読み取られた情報に基づいて当該電子書類の検索処理が行われる。 According to the above configuration, information about the electronic document is added to the output document by information adding means, information added to the output document by the additional information reading means is read, the electronic document on the basis of the read information processing is carried out of the search.

【0011】 [0011]

【実施例】以下、図1乃至図4を参照して、本発明の実施例を説明する。 EXAMPLES Hereinafter, with reference to FIGS. 1 through 4, a description will be given of an embodiment of the present invention.

【0012】図1は、本実施例に係る電子書類検索システムの構成を示すブロック図である。 [0012] Figure 1 is a block diagram showing the configuration of an electronic document retrieval system according to the present embodiment. 同図において、電子書類検索システム(以下、単にシステムという)10 In the figure, the electronic document retrieval system (hereinafter referred to simply as the system) 10
0は、電子書類の内容表示及びユーザに対する警告表示等を行う表示部1と、作成された電子書類を記憶する記憶部2と、出力書類から付加情報を読み取る読取部3 0, the display unit 1 for performing a warning display or the like for content display and a user of the electronic document, a storage unit 2 that stores the electronic document created, the reading unit 3 reads the additional information from the output document
と、電子書類を後述する手法により付加情報とともに記録紙上に印字出力する出力部4と、前記表示部1、記憶部2、読取部3及び出力部4を制御するとともに電子書類の作成、編集、検索を行うコンピュータ5とから成る。 When, an output unit 4 for printing out on a recording sheet together with the additional information by a method described later electronic document, the display unit 1, a storage unit 2, the creation of an electronic document to control the reading unit 3 and the output unit 4, edit, consisting of a search is carried out computer 5.

【0013】システム200は、上記システム100の表示部1、記憶部2、読取部3、出力部4及びコンピュータ5と同様の機能を有する表示部6、記憶部7、読取部8、出力部9及びコンピュータ10からなり、コンピュータ5とコンピュータ10は、複数のコンピュータを接続するためのネットワーク11を介して接続されている。 [0013] System 200 includes a display unit 1 of the system 100, the storage unit 2, a reading unit 3, a display unit 6 having the same function as the output unit 4 and the computer 5, the storage unit 7, the reading unit 8, the output unit 9 and made from the computer 10, the computer 5 and the computer 10 are connected via a network 11 for connecting a plurality of computers.

【0014】以下、本実施例においては、システム10 [0014] Hereinafter, in this embodiment, the system 10
0において電子書類の作成及び出力を行い、システム2 And creating and output of electronic document at 0, the system 2
00において該電子書類を検索する場合について説明する。 Description will be given of a case to search for electronic documents in 00.

【0015】電子書類は、システム100のコンピュータ5に予め格納されているアプリケーションにより作成される。 The electronic document is created by the application previously stored in the computer 5 of the system 100. また、ユーザは、表示部1の表示画面上で確認しながら電子書類を作成することができる。 In addition, the user is able to create an electronic document while checking on the display screen of the display unit 1. 作成された電子書類は、コンピュータ5内のメモリ(不図示)から記憶部2に転送され、記憶される。 Electronic document created is transferred from the memory (not shown) in the computer 5 in the storage unit 2, it is stored.

【0016】該記憶部2に記憶された電子書類が記録紙等に出力されるときは、まず電子書類の付加情報がコンピュータ5により作成される。 [0016] When the electronic document stored in the storage unit 2 is output to the recording paper or the like, first additional information of the electronic document is created by the computer 5. 作成された付加情報は、 Additional information that has been created,
出力部4により出力書類に付加され、出力される。 Is added to the output document by the output unit 4, it is outputted.

【0017】一方、システム200においてシステム1 [0017] On the other hand, the system 1 in the system 200
00内の記憶部2に記憶されている電子書類を検索するときは、まず読取部8により出力書類に付加されている付加情報を読み取り、該付加情報に基づいて、コンピュータ10によりネットワーク11を介して電子書類の検索を行う。 When searching an electronic document stored in the storage unit 2 in 00 reads the additional information by the first reading unit 8 is added to the output document, based on the additional information, via the network 11 by the computer 10 do a search of an electronic document Te. 所望の電子書類が検索されると、コンピュータ10は、記憶部2からネットワーク11を介してコンピュータ10のメモリ(不図示)へ検索された電子書類を読み込み、書類内容を表示部6に表示する。 If desired electronic document is retrieved, the computer 10 from the storage unit 2 via the network 11 reads the electronic document retrieved into the memory of the computer 10 (not shown), and displays the document content on the display unit 6.

【0018】このように動作する電子書類検索システムによって行われる電子書類の出力処理及び検索処理について、以下に詳述する。 [0018] The output processing and retrieval processing of the electronic document to be performed by the electronic document retrieval system which operates in this manner are described in detail below.

【0019】図2は、コンピュータ5において電子書類を作成した後に実行される、該電子書類の付加情報の作成及び記録処理動作を説明するためのフローチャートである。 [0019] FIG. 2 is executed after creating the electronic document in a computer 5, is a flowchart for explaining the creation and recording processing operations additional information of the electronic document.

【0020】まず最初に、ユーザは、コンピュータ5において電子書類を作成し(ステップS21)、該電子書類を記憶部2に保存した後(ステップS22)、電子書類を出力部4で出力する際に付加情報を書き込むか否かを選択する(ステップS23)。 [0020] First, the user creates an electronic document in a computer 5 (step S21), and after saving the electronic document in the storage unit 2 (step S22), and when outputting the electronic document at the output 4 selecting whether to write the additional information (step S23).

【0021】ステップS23の答えがYES、即ち付加情報を書き込む場合は、ユーザは、まずコンピュータ5 [0021] If the answer at step S23 is written YES, that the additional information, the user first computer 5
で用いたアプリケーションの情報を付加情報として書き込むか否かを選択する(ステップS24)。 Whether to select writing application information as additional information used in (step S24). ここで、アプリケーション情報を書き込むことを選択した場合は、 Here, if you choose to write application information,
コンピュータ10が付加情報用のアプリケーション情報を作成する(ステップS25)。 Computer 10 creates the application information for the additional information (step S25). また、書き込まない場合は、ステップS25をスキップして後段のステップS When not writing, the subsequent steps are skipped and step S25 S
26に進む。 Proceed to 26.

【0022】次に、ユーザは、電子書類を付加情報に基づいて検索する際のアクセス権情報、例えば電子書類の作成者による電子書類の複製、編集及び内容表示の許可の制御等の電子書類保守のための情報を付加情報として書き込むか否かを選択し(ステップS26)、書き込むことを選択した場合は、コンピュータ10が付加情報用のアクセス権情報を作成する(ステップS27)。 [0022] Next, the user, access right information when searching on the basis of the electronic document to the additional information, eg, replication of an electronic document by the author of an electronic document, electronic document maintenance of the control of the permission of the editing and content display information to select whether to write the additional information for (step S26), if you choose to write, the computer 10 creates access information for the additional information (step S27). また、書き込まないことを選択した場合は、ステップS2 Also, if you choose not written, step S2
7をスキップして後段のステップS28に進む。 7 Skip to the subsequent step S28.

【0023】ステップS28では、コンピュータ5が出力する電子書類の格納場所を示す情報(アドレス情報)、電子書類の検索に必要な電子書類の名称或いは作成日等の情報を作成する。 [0023] In the step S28, information indicating the storage location of an electronic document that computer 5 outputs (address information), to create the information of the name or date of creation of electronic documents required for the search of an electronic document.

【0024】そして、上記各ステップS25、S27、 [0024] Then, each of the above steps S25, S27,
S28で作成されたアプリケーション情報、アクセス権情報及びアドレス情報を、出力部4により電子書類に書き込み(ステップS29)、出力する(ステップS3 Application information created in S28, the access right information and address information, writing the output unit 4 to the electronic document (Step S29), and outputs (step S3
0)。 0). また、上記ステップS23において電子書類に付加情報を書き込まないとしたときは、ステップS24〜 Further, when the not write additional information to the electronic document in the step S23, step S24~
ステップS29の処理は行わずにステップS30に進み、電子書類を出力する。 Processing in step S29, the process proceeds to step S30 without performing, outputs the electronic document. 図3に、上記ステップS2 3, the step S2
9、S30において付加情報を付加された出力書類の一例を示す。 9 shows an example of the added output documents additional information in S30. 同図において、付加情報はバーコード化されて出力されている。 In the figure, the additional information is output after being bar-coded.

【0025】図4は、上述したように、システム200 FIG. 4, as described above, the system 200
側からシステム100の記憶部2に記憶されているオリジナルの電子書類を検索し、表示部6に表示する手順を示すフローチャートである。 Find the original electronic document stored from the side in the storage unit 2 of the system 100 is a flowchart illustrating a procedure for displaying on the display unit 6. なお、本処理は全てコンピュータ10の制御により実行される。 This processing is executed under the control of all the computer 10.

【0026】まず、出力書類上に記録されている付加情報を読取部8によって読み取り(ステップS41)、読み取った付加情報をコンピュータ10により解析する(ステップS42)。 Firstly, the reading by the reading unit 8 additional information recorded on the output document (step S41), the additional information is analyzed by the computer 10 read (step S42). 次いで、ステップS42で解析した結果に基づいて付加情報の記載形式が正しいか否かを判別し(ステップS43)、記載形式が正しいと判別されたときはステップS44へ、正しくないと判別されたときは後述するステップS52へ進む。 Then, based on the result of analysis in step S42 to determine whether description format is correct additional information (step S43), to step S44 when it is determined that description format is correct, if it is determined to be incorrect proceeds to step S52, which will be described later.

【0027】次に、ステップS44において、ステップS42で解析された付加情報に基づいて、ネットワーク11上に接続されている全てのシステムに対して、当該出力書類のオリジナル電子書類の検索を行う。 Next, in step S44, based on the additional information analyzed in step S42, for all the systems connected to the network 11, to search for the original electronic document in the output document. そして、 And,
ステップS45においてオリジナル電子書類を発見することができたか否かを判別し、その答えがYESであるときはステップS46へ、NOであるときはステップS To determine whether it was possible to discover the original electronic document in step S45, to step S46 if the answer is YES, a step if a NO S
52に進む。 Proceed to 52.

【0028】ステップS46では、ステップS42で解析した付加情報の中に電子書類を検索する際のアクセス権情報が含まれているか否かを判別し、含まれている場合は該アクセス権情報に基づいて電子書類に対するアクセス権を規定し(ステップS47)、ステップS48に進む。 [0028] In step S46, based on the access right information if whether determined, contains contains access right information when searching for electronic documents in the additional information analyzed in step S42 Te defining the access to the electronic document (step S47), the process proceeds to step S48.

【0029】ステップS48では、ステップS42で解析した付加情報の中に電子書類を作成したアプリケーションの情報が含まれているか否かを判別し、含まれていればステップS49で、該アプリケーション情報に基づいて、電子書類を作成したアプリケーションと同一のアプリケーションを立ち上げて、ステップS50に進む。 [0029] At step S48, the it is determined whether or not includes information of the application that created the electronic document in the additional information analyzed in step S42, in step S49 if it contains, based on the application information Te, launch the same application and have created application the electronic document, the process proceeds to step S50.

【0030】ステップS50では、オリジナル電子書類を、発見先であるシステム100内の記憶部2からコンピュータ10のメモリに読み込み、ステップS51で読み込んだ電子書類を表示部6に表示する。 [0030] At step S50, the original electronic document, read from the storage unit 2 of the system 100 is the discovery destination in computer memory 10, and displays the electronic document read in step S51 to the display unit 6.

【0031】一方、ステップS43及びステップS45 [0031] On the other hand, step S43 and step S45
において、答がNOであったときは、ステップS52において付加情報の記述が正しくない、或いはオリジナル書類が発見されない旨を表示部6上に表示し、警告する。 In, when the answer is NO, the incorrect description of the additional information in step S52, or displayed on the display unit 6 to the effect that the original document is not found, a warning.

【0032】なお、システム100とシステム200は同様の機能を有するので、上記以外の組み合わせによる検索を行う(例えば、システム200側で電子書類を作成し、システム100側で検索を行う、又は、システム100側で電子書類を作成し、該システム100において検索を行う等)場合にも、同様の処理を行う。 [0032] Since the system 100 and system 200 have the same function, to search by a combination other than the above (for example, to create an electronic document in the system 200, performs a search in system 100 side, or system creates an electronic document at 100, for performing searches in the system 100) case also performs the same process.

【0033】このように、本実施例によれば、アドレス情報、アプリケーション情報、アクセス情報等の情報を、必要に応じて、コンピュータにより読み取り可能な形式で出力書類に付加することにより、第三者を介さずに、オリジナル電子書類をネットワークから検索して読み込むことができるようになる。 [0033] Thus, according to this embodiment, address information, application information, information such as access information, if necessary, by adding the output documents in a readable form by a computer, a third party not through the, it is possible to read by searching the original electronic document from a network.

【0034】また、アドレス情報を付加情報として付加するようにしたので、作成者の記憶等に基づいてコンピュータ上で検索を行い、更に検索された電子書類の内容を確認するという繁雑な作業を行わなくても、出力書類から直接、自動的に目的とする電子書類を読み込むことが可能となる。 Further, since the to add address information as additional information, to search on the computer on the basis of the author's memory and the like, perform cumbersome task of confirming the further retrieved content of the electronic document even without directly from the output document, it becomes possible to automatically read the electronic document of interest.

【0035】また、アクセス権情報を付加情報として付加するようにしたので、当該電子書類の作成者が編集、 [0035] In addition, since the so as to add the access rights information as additional information, the creator of editing the electronic document,
複製及び内容表示等のアクセス権を制御することでき、 Can control the access rights, such as replication and content display,
電子書類の保守性を向上させることが可能となる。 It is possible to improve the maintainability of the electronic document.

【0036】また、アプリケーション情報を付加情報として付加するようにしたので、検索され読み込まれた電子書類の編集等を行うためのアプリケーションを自動的に立ち上げることができ、電子書類の編集等を行うための作業を容易にすることが可能となる。 Further, since such adding application information as additional information, can bring automatically start an application for editing and the like of the searched loaded electronic document, edits of electronic document it is possible to facilitate the work for.

【0037】なお、本実施例において、出力書類に付加する情報は、図3に示す如くバーコードとしたが、これに限定されることはなく、2次元的に配置するコード、 [0037] In the present embodiment, information to be added to the output document, although the bar code as shown in FIG. 3, it is not limited thereto, 2-dimensionally arranged encoding,
暗号或いは磁気コードであってもよい。 It may be encrypted or magnetic code. また、不可視のトナーやインクで付加情報を付加するようにしてもよい。 Further, it is also possible to add the additional information in an invisible toner or ink. また、付加情報を付加する位置についても図3に示した位置に限定されるものではない。 Further, there is no intention to be limited to the positions shown in FIG. 3 for the location of adding the additional information. 即ち、何らかの手段で、出力書類上に読取部によって読み取り易い形式で情報を付加すればよいのであり、符号化方法、記録方法は限定されない。 That is, by some means, and than can be added to the information in an easy format readable by the reading unit on the output document, a coding method, a recording method is not limited.

【0038】また、上記実施例では、出力側の処理をコンピュータ5で、入力側の処理をコンピュータ10で実行したが、これに限定する理由はなく、例えば高機能な周辺装置を用いることにより、出力側の処理を出力部で、入力側の処理を読取部で行うように構成してもよいことは容易に類推できる。 Further, in the above embodiment, a computer 5 processes the output side, but executes the processing of the input side in the computer 10, rather than reason for limiting to this, by using the peripheral devices, such as high-performance, at the output processing of the output side, it may be configured to perform the reading unit processes the input side can be easily inferred.

【0039】また、本実施例では、電子書類の付加情報としてアドレス情報、アプリケーション情報及びアクセス権情報を付加したが、付加情報はこれらの情報に限定されるものではなく、例えば電子書類の名称・作成日等の電子書類の検索に必要な情報を必要に応じて付加するようにしてもよい。 Further, in this embodiment, the address information as additional information of the electronic document has been added to the application information and access right information, the additional information is not limited to these information, for example, names and electronic document it may be added as necessary information required for search of an electronic document creation date and the like.

【0040】更に、複数ページの電子書類を作成した場合には、付加情報として電子書類のページ数等を記述し、表示のみもしくは概要のみを記述した出力書類を配布することにより、その全文あるいは一部を必要とする者のみが電子書類を検索し、取り寄せることが可能になる。 [0040] Further, when creating an electronic document of a plurality of pages, by describing the number of pages of the electronic document as additional information, for distributing output document that contains only or only summary display, in their entirety or single only those who need the department to search the electronic document, it is possible to Toriyoseru. したがって、配布する紙の量を抑えることが可能となる。 Therefore, it is possible to suppress the amount of paper to be distributed.

【0041】 [0041]

【発明の効果】以上に説明したように、請求項1の電子書類検索システムによれば、電子書類を紙上に出力した出力書類に前記電子書類に関する情報が出力書類に付加され、出力書類に付加された情報を読み取って、その情報に基づいて当該電子書類の検索を行うようにしたので、配布された出力書類から、第三者を介さずにオリジナル電子書類を検索することができるようになり、オリジナル書類を入手するための作業が容易になるという効果が得られる。 As described above, according to the present invention, according to the electronic document retrieval system according to claim 1, the information relating to the electronic document to the output document outputted on paper to electronic document is added to the output document, added to the output document read the information, because to perform the search of the electronic document on the basis of the information, from the distribution output documents, it will be able to search for the original electronic document without using the third party , effect that work to obtain the original documents is facilitated.

【0042】また、請求項2の電子書類検索システムによれば、付加情報読取手段が読取り易い形式で電子書類に関する情報が出力書類に付加されるので、付加情報読取手段の構成を簡単にできるうえ、付加情報読取動作を高速に実行することができるという効果が得られる。 Further, according to the electronic document retrieval system according to claim 2, since the information about the electronic document in an easy format additional information reading unit reading is added to the output document, upon which can be simplified the structure of the additional information reading means , the effect of the additional information reading operation can be performed at high speed can be obtained.

【0043】また、請求項3の電子書類検索システムによれば、アドレス情報を付加情報として付加するようにしたので、作成者の記憶等に基づいてコンピュータ上で検索を行い、検索された電子書類の内容を確認するという繁雑な作業を行わなくても、出力書類から直接、自動的に目的とする電子書類を読み込むことができ、その結果、作業を簡便にすることができるという効果が得られる。 [0043] Further, according to the electronic document retrieval system according to claim 3, since the to add address information as additional information, to search on the computer on the basis of the author's memory such, the retrieved electronic document even without troublesome task of confirming the contents of, directly from the output document, it is possible to automatically read the electronic document of interest, as a result, there is an advantage that it is possible to simplify the work .

【0044】また、請求項4の電子書類検索システムによれば、アクセス権情報を付加情報として付加するようにしたので、当該電子書類の作成者が編集、複製及び内容表示等のアクセス権を制限し、データの保守性を向上させることができるという効果が得られる。 [0044] Further, according to the electronic document retrieval system according to claim 4, since the to append the access right information as additional information, the creator of editing the electronic document, restrict access, such as replication and content display and, there is an advantage that it is possible to improve the data maintainability.

【0045】また、請求項5の電子書類検索システムによれば、アプリケーション情報を付加情報として付加するようにしたので、検索され読み込まれた電子書類の編集等を行うためのアプリケーションを自動的に立ち上げることができ、電子書類の編集等を行うための作業を容易にすることができるという効果が得られる。 Further, according to the electronic document retrieval system according to claim 5. Thus adding application information as additional information, automatically start the application for editing and the like of the searched loaded electronic document it can be increased, the effect is obtained that the work for editing of the electronic document can be facilitated.

【0046】また、請求項6の電子書類検索システムによれば、電子書類の内容の概要のみを記述した出力書類を配布するだけで、必要とする者のみが電子書類を検索して取りよせることができるので、配布する紙の量を少なくするとともに、内容の確認など検索に費やされる時間を短縮することができるという効果が得られる。 [0046] Further, according to the electronic document retrieval system according to claim 6, simply distributing an output document that contains only the outline of the contents of an electronic document, the lapping take only those who require searching for electronic document since it is, as well as reduce the amount of paper to be distributed, there is an advantage that it is possible to shorten the time spent in the search, such as confirmation of the contents.

【0047】更に、請求項7の電子書類検索システムによれば、オリジナルの電子書類が必要であるときは、当該電子書類の作成者等を介さなくても書類を要求する者がネットワークを介して目的とするオリジナルの電子書類を直接読み込むことができるので、オリジナルの電子書類を入手するための作業が更に簡便になるという効果が得られる。 [0047] Furthermore, according to the electronic document retrieval system according to claim 7, when necessary the original electronic document, a person requesting the document without using a creator or the like of the electronic document through a network it is possible to read the original electronic document of interest directly, effect that work to obtain the original electronic document is further simplified.

【図面の簡単な説明】 BRIEF DESCRIPTION OF THE DRAWINGS

【図1】本発明の実施例に係る電子書類検索システムの構成を示すブロック図である。 1 is a block diagram showing the configuration of an electronic document retrieval system according to an embodiment of the present invention.

【図2】同システムにより実行される付加情報の作成及び記録処理動作を説明するためのフローチャートである。 2 is a flowchart for explaining the creation and recording processing operations additional information performed by the same system.

【図3】出力書類と該出力書類に付加された付加情報の形式の一例を示す図である。 3 is a diagram showing an example of a format of additional information added to the output document and the output document.

【図4】オリジナル電子書類の検索処理を示すフローチャートである。 4 is a flowchart showing the search processing of the original electronic document.

【符号の説明】 DESCRIPTION OF SYMBOLS

3 読取部 (付加情報読取手段) 4 出力部 (情報付加手段) 5 コンピュータ (検索処理手段、付加情報読取手段) 8 読取部 (付加情報読取手段) 9 出力部 (情報付加手段) 10 コンピュータ (検索処理手段、付加情報読取手段) 3 reader (additional information reading means) 4 output unit (information adding means) 5 computer (search processing unit, the additional information reading means) 8 reader (additional information reading means) 9 output unit (information adding means) 10 Computer (Search processing means, the additional information reading means)

Claims (7)

    【特許請求の範囲】 [The claims]
  1. 【請求項1】 コンピュータ上で生成された電子書類を検索する電子書類検索システムにおいて、 電子書類を紙上に出力した出力書類に電子書類に関する情報を付加する情報付加手段と、 該情報付加手段により出力書類に付加された前記電子書類に関する情報を読み取る付加情報読取手段と、 該付加情報読取手段により読み取られた前記電子書類に関する情報に基づいて当該電子書類の検索処理を行う検索処理手段とを備えることを特徴とする電子書類検索システム。 1. A electronic document retrieval system for retrieving an electronic document generated on a computer, and information adding means for adding information about the electronic document to the output document outputted on paper to electronic documents, output by said information adding means further comprising an additional information reading means for reading the information on the electronic document that is added to the document, and a search processing means for performing a search process of the electronic document on the basis of information relating to the electronic document read by the additional information reading means electronic document retrieval system according to claim.
  2. 【請求項2】 前記情報付加手段は、前記電子書類に関する情報を前記付加情報読取手段により読み取り易い形式で出力書類に付加することを特徴とする請求項1記載の電子書類検索システム。 Wherein said information adding means, electronic document retrieval system according to claim 1, wherein the adding information relating to the electronic document to the output document in an easy format read by the additional information reading unit.
  3. 【請求項3】 前記電子書類に関する情報は、当該電子書類のコンピュータ上の所在を示すアドレス情報を含むことを特徴とする請求項1又は2記載の電子書類検索システム。 Wherein information relating to the electronic document, the electronic document retrieval system according to claim 1 or 2 wherein, characterized in that it comprises an address information indicating the location on the electronic document computer.
  4. 【請求項4】 前記電子書類に関する情報は、当該電子書類のアクセス権を制御するアクセス権情報を含むことを特徴とする請求項1又は2記載の電子書類検索システム。 Wherein information relating to the electronic document, the electronic document retrieval system according to claim 1 or 2 wherein, characterized in that it comprises an access right information for controlling access of the electronic documents.
  5. 【請求項5】 前記電子書類に関する情報は、当該電子書類の編集を行うアプリケーションを自動的に立ち上げるためのアプリケーション情報を含むことを特徴とする請求項1又は2記載の電子書類検索システム。 Information regarding wherein said electronic document is an electronic document retrieval system according to claim 1 or 2, wherein the containing application information for increasing automatically start the application for editing the electronic document.
  6. 【請求項6】 前記電子書類に関する情報は、当該電子書類の内容の概要を示す情報を含むことを特徴とする請求項1又は2記載の電子書類検索システム。 Information regarding wherein said electronic document is an electronic document retrieval system according to claim 1 or 2, wherein the including information showing an outline of the contents of the electronic document.
  7. 【請求項7】前記コンピュータはネットワークに接続され、前記検索処理手段は該ネットワークに接続されている他のコンピュータ上で生成された電子情報を検索可能であることを特徴とする請求項1乃至請求項6のいずれかに記載の電子書類検索システム。 Wherein said computer is connected to a network, the search processing means according to claim 1 or claims characterized in that it is a searchable electronic information generated on other computers connected to the network electronic document retrieval system according to claim 6.
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