JP7312980B1 - プログラム、コンピュータおよび情報処理方法 - Google Patents

プログラム、コンピュータおよび情報処理方法 Download PDF

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Abstract

【課題】同じ証憑データが重複してサーバに登録されてしまうことを防止することができるプログラム、コンピュータおよび情報処理方法を提供する。【解決手段】プログラムは、コンピュータを受付手段22と、証憑種類検出手段26と、入力指示手段28と、重複判定手段30として機能させる。入力指示手段28は、受付手段22が受け付けた証憑データにおける証憑の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面をオペレータ端末40に表示させるようオペレータ端末40に表示指示信号を送信し、重複判定手段30は、オペレータ端末40により入力され受付手段22により受け付けられた証憑データにおける特定の1または複数の項目の情報に基づいて、受付手段22が新たに受け付けた証憑データが既に受け付けている他の証憑データと重複するか否かを判定する。【選択図】図1

Description

本発明は、プログラム、コンピュータおよび情報処理方法に関する。
従来より、事業会社の従業員等が経費の精算を行うにあたり業務負荷を低減するシステムとして様々なものが知られている。例えば、特許文献1には、交通費などの経費申請作業を簡素化して従業員の経費精算に要する負担を軽減するシステムが開示されている。
特許第6926262号
同一のユーザによりまたは別々のユーザにより同じ領収書等の証憑データが処理システムに送信された場合には、当該処理システムにおいて同じ証憑データが重複して登録されてしまうという問題がある。
本発明はこのような点を考慮してなされたものであり、同じ証憑データが重複してサーバに登録されてしまうことを防止することができるプログラム、コンピュータおよび情報処理方法を提供することを目的とする。
本発明のプログラムは、
コンピュータを受付手段と、証憑種類検出手段と、入力指示手段と、重複判定手段として機能させるプログラムであって、
前記受付手段は、証憑データを受け付け、
前記証憑種類検出手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類を検出し、
前記入力指示手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面をオペレータ端末に表示させるよう前記オペレータ端末に表示指示信号を送信し、
前記重複判定手段は、前記オペレータ端末により入力され前記受付手段により受け付けられた証憑データにおける特定の1または複数の項目の情報に基づいて、前記受付手段が新たに受け付けた証憑データが既に受け付けている他の証憑データと重複するか否かを判定する、ことを特徴とする。
本発明のプログラムは、
前記コンピュータを文字情報取得手段として更に機能させ、
前記受付手段が受け付ける証憑データは少なくとも証憑の画像を含み、
前記文字情報取得手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の画像から光学文字認識により証憑の種類を示す文字情報を取得し、
前記証憑種類検出手段は、前記文字情報取得手段が取得した前記文字情報に基づいて、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類を検出してもよい。
本発明のプログラムは、
前記コンピュータを記憶手段として更に機能させ、
前記記憶手段は、証憑データにおける証憑の種類を示す前記文字情報および当該文字情報に対応する証憑の種類の情報を記憶部に記憶させ、
前記証憑種類検出手段は、前記記憶部に記憶されている証憑データにおける証憑の種類の前記文字情報および当該文字情報に対応する証憑の種類の情報に基づいて、前記文字情報取得手段が取得した前記文字情報に対応する証憑の種類を検出してもよい。
本発明のプログラムにおいては、
前記受付手段が受け付ける証憑データは少なくとも証憑の画像を含み、
前記入力指示手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の画像および証憑データにおける証憑の種類の入力欄を前記オペレータ端末または前記オペレータ端末とは別の端末に表示させるよう前記オペレータ端末または前記別の端末に第2表示指示信号を送信し、
前記証憑種類検出手段は、前記オペレータ端末または前記別の端末により入力され前記受付手段により受け付けられた証憑データにおける証憑の種類に基づいて、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類を検出してもよい。
本発明のプログラムにおいては、
前記受付手段が受け付ける証憑データは少なくとも証憑の画像および証憑の種類の情報を含み、
前記証憑種類検出手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類に基づいて、前記受付手段が受け付けた証憑データの種類を検出してもよい。
本発明のプログラムは、
前記コンピュータを記憶手段として更に機能させ、
前記記憶手段は、証憑データにおける証憑の種類および各証憑の種類に対応する証憑データの特定の項目の情報を記憶部に記憶させ、
前記入力指示手段は、前記記憶部に記憶されている証憑データにおける証憑の種類および各証憑の種類に対応する証憑データの特定の項目の情報に基づいて、前記証憑種類検出手段により検出された証憑の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面を前記オペレータ端末に表示させるよう前記オペレータ端末に表示指示信号を送信してもよい。
本発明のプログラムにおいては、
前記重複判定手段は、前記オペレータ端末により入力され前記受付手段により受け付けられた証憑データにおける特定の1または複数の項目の情報に加え、前記証憑種類検出手段により検出された証憑の種類に基づいて、前記受付手段が受け付けた証憑データが既に受け付けている他の証憑データと重複するか否かを判定してもよい。
本発明のプログラムにおいては、
前記証憑種類検出手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類に加えて証憑の発行元の情報を検出し、
前記入力指示手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類および前記発行元の情報に対応する特定の1または複数の項目の入力画面を前記オペレータ端末に表示させるよう前記オペレータ端末に表示指示信号を送信してもよい。
本発明のプログラムは、
前記コンピュータを出力手段として更に機能させ、
前記出力手段は、前記重複判定手段による判定結果を出力してもよい。
本発明のプログラムは、
前記コンピュータを記憶手段として更に機能させ、
前記記憶手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データのうち前記重複判定手段により既に受け付けている他の証憑データと重複しないと判定された証憑データを記憶部に記憶させてもよい。
また、前記記憶手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データのうち前記重複判定手段により既に受け付けている他の証憑データと重複すると判定された証憑データも記憶部に記憶させてもよい。
本発明のコンピュータは、
プログラムを実行することにより受付手段と、証憑種類検出手段と、入力指示手段と、重複判定手段として機能する制御部を有するコンピュータであって、
前記受付手段は、証憑データを受け付け、
前記証憑種類検出手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類を検出し、
前記入力指示手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面をオペレータ端末に表示させるよう前記オペレータ端末に表示指示信号を送信し、
前記重複判定手段は、前記オペレータ端末により入力され前記受付手段により受け付けられた証憑データにおける特定の1または複数の項目の情報に基づいて、前記受付手段が新たに受け付けた証憑データが既に受け付けている他の証憑データと重複するか否かを判定することを特徴とする。
本発明の情報処理方法は、
制御部を有するコンピュータにより行われる情報処理方法であって、
前記制御部が、証憑データを受け付け、
前記制御部が、受け付けた証憑データにおける証憑の種類を検出し、
前記制御部が、受け付けた証憑データにおける証憑の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面をオペレータ端末に表示させるよう前記オペレータ端末に表示指示信号を送信し、
前記制御部が、前記オペレータ端末により入力され受け付けられた証憑データにおける特定の1または複数の項目の情報に基づいて、新たに受け付けた証憑データが既に受け付けている他の証憑データと重複するか否かを判定することを特徴とする。
本発明のプログラム、コンピュータおよび情報処理方法によれば、同じ証憑データが重複してサーバに登録されてしまうことを防止することができる。
本発明の実施の形態による情報処理システムの構成の一例を概略的に示す図である。 図1に示す情報処理システムにおいて領収書の精算処理が行われるときの各構成要素間での情報の流れを示すチャートである。 図1に示す情報処理システムにおいて領収書の精算処理が行われるときの動作を示すフローチャートである。 本発明の実施の形態による情報処理システムの構成の他の例を概略的に示す図である。 図4に示す情報処理システムにおいて領収書の精算処理が行われるときの各構成要素間での情報の流れを示すチャートである。 図4に示す情報処理システムにおいて領収書の精算処理が行われるときの動作を示すフローチャートである。
以下、図面を参照して本発明の実施の形態について説明する。図1乃至図3は、本実施の形態に係る情報処理システム1および当該情報処理システム1による情報処理方法を示す図である。本実施の形態に係る情報処理システム1および情報処理方法によれば、領収書データ等の証憑データを新たに受け付けたときに、この新たに受け付けた証憑データが既に受け付けている他の証憑データと重複するか否かを判定することができ、よって同じ証憑データが重複してサーバに登録されてしまうことを防止することができる。ここで、本実施の形態では、証憑は、請求書、領収書、発注書、納品書、契約書等のうち少なくとも何れかを含む。以下の説明では証憑が主に領収書等である場合について述べるが、証憑として領収書以外のものが用いられてもよい。
本実施の形態による情報処理システム1は、管理サーバ10と、オペレータ端末40と、ユーザ端末50と、クライアント端末60とを備えている。管理サーバ10は、インターネット回線等のネットワークを通じて利用できるサーバである。管理サーバ10には、インターネット回線等のネットワークを介してオペレータ端末40、ユーザ端末50およびクライアント端末60がそれぞれ通信可能に接続されている。このような情報処理システム1の各構成要素について以下に説明する。
オペレータ端末40は、管理サーバ10の管理を行う管理会社のオフィス等に設置されているパーソナルコンピュータ等を含み、この管理会社の社員であるオペレータがオペレータ端末40を操作することにより管理サーバ10に対して情報の送受信を行うようになっている。具体的には、オペレータがオペレータ端末40を操作することにより証憑の各項目の情報(例えば、領収書の利用日、明細、金額、支払先名等の情報)の入力処理を行うことができるようになっている。なお、領収書の利用日とは、領収書が発行された発行日または領収書が紛失後に再発行された再発行日を含む。領収書の明細は、購入した物品やサービスに対する対価の支払先および品目等のうち少なくとも何れかに関する情報を含む。
ユーザ端末50は、情報処理システム1のサービス対象となるクライアント企業の従業員が所持するものであり、例えばスマートフォンやPCタブレット等を含む。従業員はユーザ端末50により経費の申請情報を入力することができるようになっている。具体的には、ユーザ端末50にはカメラが備え付けられており、クライアント企業の従業員は領収書をカメラで撮像する。この場合、ユーザ端末50において領収書の画像が取得される。このような領収書の画像も経費の申請情報に含まれる。また、ユーザ端末50が例えばスマートフォンであり、このスマートフォンによって交通機関で所定の機器と無線通信を行うことにより交通費の自動精算を行うことができるようになっている場合には、ユーザ端末50において交通費について交通機関の利用日、明細、金額、支払先名(交通機関名)等の情報が取得される。
また、ユーザ端末50には経費申請アプリをインストールすることが可能となっており、ユーザ端末50においてこの経費申請アプリを起動した後に領収書をカメラで撮像し、その後に経費申請画面で従業員が立替を行った領収書の各項目の情報(例えば、領収書の利用日、明細、金額、支払先名等の情報)を入力することにより、ユーザ端末50において経費の申請情報が受け付けられてもよい。また、この際に、従業員はユーザ端末50により領収書の種類を入力してもよい。ここで、領収書の種類とは、領収書の発行元の名前、領収書の発行元が属する業種に関連する名前(例えば、タクシーのレシート、駐車場のレシート、コンビニエンスストアのレシート等)、領収書に記載されている電話番号や登録番号等を含む。また、ユーザ端末50のモニタに表示されるブラウザにより従業員は経費の申請情報を入力してもよい。
クライアント端末60は、情報処理システム1のサービス対象となるクライアント企業のオフィス等に設置されるパーソナルコンピュータ等を含み、クライアント企業の経理担当者がクライアント端末60を操作することにより管理サーバ10に対して情報の送受信を行うようになっている。具体的には、クライアント企業の経理担当者がクライアント端末60を操作することにより、管理サーバ10に登録された領収書の一覧を確認することができるようになっている。
管理サーバ10は、制御部20と、記憶部36と、通信部38とを有している。制御部20は、所定のプログラムを実行することにより受付手段22、文字情報取得手段24、証憑種類検出手段26、入力指示手段28、重複判定手段30、出力手段32および記憶手段34として機能する。受付手段22は外部装置(例えば、オペレータ端末40、ユーザ端末50、クライアント端末60等)から様々な情報を受け付ける。本実施の形態では、受付手段22は、ユーザ端末50から経費の申請情報を証憑データとして受け付けるようになっている。文字情報取得手段24は、受付手段22が受け付けた証憑データにおける証憑の画像から光学文字認識により文字情報を取得するようになっている。証憑種類検出手段26は、受付手段22が受け付けた証憑データにおける証憑の種類を検出する。入力指示手段28は、受付手段22が受け付けた証憑データにおける証憑の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面をオペレータ端末40に表示させるようオペレータ端末40に表示指示信号を送信する。重複判定手段30は、オペレータ端末40により入力され受付手段22により受け付けられた証憑データにおける特定の1または複数の項目の情報に基づいて、受付手段22が新たに受け付けた証憑データが既に受け付けている他の証憑データと重複するか否かを判定する。出力手段32は、重複判定手段30による判定結果を出力する。記憶手段34は、受付手段22が受け付けた証憑データのうち重複判定手段30により既に受け付けている他の証憑データと重複しないと判定された証憑データを記憶部36に記憶させる。これらの各手段22、24、26、28、30、32、34の機能の詳細については後述する。
なお、制御部20により実行されるプログラムは記憶部36に記憶されたものであることに限定されることはない。制御部20により実行されるプログラムとして、外部装置から通信部38を介して制御部20に送信されるものや、管理サーバ10に装着されたUSBメモリ等の記憶媒体に記憶されているもの、管理サーバ10とは別のサーバ(例えば、クラウドサーバ)等に記憶されているもの等が用いられてもよい。
記憶部36は例えばHDD(Hard Disk Drive)、RAM(Random Access Memory)、ROM(Read Only Memory)およびSSD(Solid State Drive)などで構成され、様々な情報が記憶部36に記憶されるようになっている。例えば、記憶部36には、ユーザ端末50から送信された証憑データやオペレータ端末40により入力された情報が記憶されるようになっている。また、記憶部36には、領収書データにおける領収書の種類を示す文字情報および当該文字情報に対応する領収書の種類の情報が記憶手段34によって予め記憶されるようになっている。ここで、領収書の種類を示す文字情報とは、例えば「車番」「駐車場番号」等の文字であり、領収書の種類を示す文字情報「車番」に対しては領収書の種類としてタクシーのレシートが対応付けられ、また、領収書の種類を示す文字情報「駐車場番号」に対しては領収書の種類として駐車場のレシートが対応付けられている。また、記憶部36には、領収書データにおける領収書の種類および各領収書の種類に対応する領収書データの特定の項目の情報が記憶手段34によって予め記憶されている。また、記憶部36には、受付手段22が受け付けた領収書データのうち重複判定手段30により既に受け付けている他の領収書データと重複しないと判定された領収書データが記憶手段34によって記憶されるようになっている。このような記憶手段34によって記憶部36に記憶させられる情報の詳細については後述する。
通信部38は、制御部20を外部装置(例えば、オペレータ端末40、ユーザ端末50、クライアント端末60等)と通信可能に接続するものである。制御部20は通信部38を介して外部装置に対して信号の送受信を行うことができるようになっている。
次に、このような情報処理システム1による情報処理方法について図2および図3を用いて説明する。具体的には、クライアント企業の従業員が領収書について経費の申請を行うときの動作について説明する。図2は、図1に示す情報処理システム1において従業員が経費の申請を行ったときに領収書の精算処理が行われるときの各構成要素間での情報の流れを示すチャートであり、図3は、図1に示す情報処理システム1において従業員が経費の申請を行ったときに領収書の精算処理が行われるときの動作を示すフローチャートである。
経費の申請を行いたいクライアント企業の従業員は、ユーザ端末50により領収書をカメラで撮像する。また、この従業員は、ユーザ端末50において経費申請アプリを起動し、領収書をカメラで撮像した後、経費申請アプリの経費申請画面で経費の申請情報を入力してもよい。また、ユーザ端末50が例えばスマートフォンであり、このスマートフォンによって交通機関で交通費の自動精算を行うことができるようになっている場合には、ユーザ端末50において交通費について交通機関の利用日、金額、明細、支払先名(交通機関名)等の情報が取得される。
ユーザ端末50において受け付けられたまたは取得された経費の申請情報は領収書データとして当該ユーザ端末50から管理サーバ10に送信される。このような領収書データには領収書の画像が含まれる。また、この際に、従業員の識別情報またはユーザ端末50の識別情報が領収書データに紐付けられてユーザ端末50から管理サーバ10に送信される。このようにして、管理サーバ10の制御部20の受付手段22は、各従業員のユーザ端末50から経費の申請情報を領収書データとして従業員の識別情報またはユーザ端末50の識別情報に紐付けられた状態で受け付ける(図3のステップS1)。
次に、証憑種類検出手段26は、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の種類を検出する(図3のステップS2)。具体的には、文字情報取得手段24が、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の画像から光学文字認識により領収書の種類を示す文字情報を取得する。上述したように、領収書の種類を示す文字情報として、例えば「車番」「駐車場番号」等の文字や、領収書に記載されている電話番号や登録番号等がある。そして、証憑種類検出手段26は、文字情報取得手段24が取得した文字情報に基づいて、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の種類を検出する。より詳細には、記憶手段34は、領収書データにおける領収書の種類を示す文字情報および当該文字情報に対応する領収書の種類の情報を記憶部36に予め記憶させておく。そして、証憑種類検出手段26は、記憶部36に記憶されている領収書データにおける領収書の種類の文字情報および当該文字情報に対応する領収書の種類の情報に基づいて、文字情報取得手段24が取得した文字情報に対応する領収書の種類を検出する。上述したように、領収書の種類は、領収書の発行元の名前、領収書の発行元が属する業種に関連する名前(例えば、タクシーのレシート、駐車場のレシート、コンビニエンスストアのレシート等)、領収書に記載されている電話番号や登録番号等を含む。
また、従業員によってユーザ端末50により領収書の種類の情報が入力され、この領収書の種類の情報がユーザ端末50から管理サーバ10に送信された場合は、証憑種類検出手段26は、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の種類に基づいて、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の種類を検出する。
その後、入力指示手段28は、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面をオペレータ端末40に表示させるようオペレータ端末40に表示指示信号を送信する(図3のステップS3)。ここで、オペレータ端末40において入力画面によってオペレータにより入力される情報は、例えば領収書の利用日、金額、明細、発行元等の情報を含む。この際に、本実施の形態では、領収書の種類によって、入力画面に表示される項目が異なるようになっている。より詳細には、記憶手段34は、領収書データにおける領収書の種類および各領収書の種類に対応する領収書データの特定の項目の情報を記憶部36に予め記憶させておく。そして、入力指示手段28は、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の種類に対応する特定の1または複数の項目を、記憶部36に記憶されている情報に基づいて抽出し、抽出された特定の1または複数の項目の入力画面をオペレータ端末40に表示させるようオペレータ端末40に表示指示信号を送信する。例えば、領収書の種類がタクシーのレシートである場合には、領収書データの特定の項目として、領収書の利用日、金額、発行元および車番等の入力画面がオペレータ端末40のモニタに表示されるようになる。また、領収書の種類が駐車場のレシートである場合には、領収書データの特定の項目として、領収書の利用日、金額、発行元および駐車場の場所となる。
そして、オペレータによってオペレータ端末40により領収書の種類に対応する特定の1または複数の項目の情報が入力されると、入力された情報はオペレータ端末40から管理サーバ10に送信される。受付手段22がオペレータ端末40から領収書の種類に対応する特定の1または複数の項目の情報を受け付けると、重複判定手段30は、オペレータ端末40により入力され受付手段22により受け付けられた領収書データにおける特定の1または複数の項目の情報に基づいて、受付手段22が新たに受け付けた領収書データが既に受け付けている他の領収書データと重複するか否かを判定する(図3のステップS4)。また、出力手段32は、重複判定手段30による判定結果を出力する。
受付手段22が新たに受け付けた領収書データが既に受け付けている他の領収書データと重複しないと判定された場合は(図3のステップS5の「NO」)、記憶手段34は、新たに受け付けた領収書データを記憶部36に記憶させる(図3のステップS6)。この際に、記憶手段34は、オペレータ端末40により入力された各項目の情報を、新たに受け付けた領収書データに関連付けて記憶部36に記憶させる。一方、受付手段22が新たに受け付けた領収書データが既に受け付けている他の領収書データと重複すると判定された場合は(図3のステップS5の「YES」)、出力手段32により、新たに受け付けた領収書データが既に受け付けている他の領収書データと重複する旨の情報が出力される(図3のステップS7)。この場合には、管理サーバ10からユーザ端末50に、従業員により新たに入力された領収書データは既に受け付けられているものであるという警告信号が送信され、ユーザ端末50のモニタには領収書の二重登録が行われようとしている旨の警告メッセージが表示される。このことにより、同じ領収書データが管理サーバ10に二重に登録されてしまうことを防止することができる。また、記憶手段34は、受付手段22が受け付けた領収書データのうち重複判定手段30により既に受け付けている他の領収書データと重複すると判定された領収書データも記憶部36に記憶させてもよい。この場合は、重複判定された領収書データに対して、ユーザ端末50のモニタに警告メッセージ等を表示させることができるようになる。
なお、重複判定手段30は、オペレータ端末40により入力され受付手段22により受け付けられた領収書データにおける特定の1または複数の項目の情報に加え、証憑種類検出手段26により検出された領収書の種類に基づいて、受付手段22が受け付けた領収書データが既に受け付けている他の領収書データと重複するか否かを判定してもよい。この場合は、受付手段22が新たに受け付けた領収書データが既に受け付けている他の領収書データと重複するか否かをより確実に判定することができる。
次に、管理サーバ10の記憶部36に記憶された領収書データの一覧を経理担当者が確認するときの動作について説明する。まず、クライアント企業の経理担当者がクライアント端末60を操作して管理サーバ10にアクセスする。具体的には、クライアント企業の経理担当者がクライアント端末60を操作して領収書確認用のサービスにログインすると、ログイン情報がクライアント端末60から管理サーバ10に送信される。管理サーバ10の受付手段22がクライアント端末60からログイン情報を受け付けると、ログイン情報が送られたクライアント端末60に対して、記憶部36に記憶されている領収書データにおける領収書の画像およびオペレータ端末40により入力された情報の一覧を送信する。このことにより、クライアント端末60のモニタには、管理サーバ10に登録された領収書データの一覧が表示される。クライアント端末60のモニタに表示される領収書データの一覧のうちある領収書を経理担当者が選択すると、記憶部36に記憶されている、この領収書の画像、従業員の識別情報、ユーザ端末50の識別情報、ユーザ端末50による撮像日、領収書の利用日、明細、金額等がクライアント端末60のモニタに表示される。
なお、本実施の形態による情報処理システムは上述した態様のものに限定されることはない。図4乃至図6は、本実施の形態による情報処理システムの他の態様を示す図である。
図4乃至図6に示す情報処理システム1aは、図1乃至図3に示す情報処理システム1と比較して、オペレータ端末40ではなく第1オペレータ端末42および第2オペレータ端末44が設けられている点が異なるのみであり、他の構成要素については図1乃至図3に示す情報処理システム1の各構成要素と略同一となっている。このため、図4乃至図6に示す情報処理システム1aを説明するにあたり、第1オペレータ端末42および第2オペレータ端末44以外の構成要素についてはその説明を省略する。
第1オペレータ端末42および第2オペレータ端末44は、それぞれ、管理サーバ10の管理を行う管理会社のオフィス等に設置されているパーソナルコンピュータ等を含む。また、この管理会社の社員である第1オペレータが第1オペレータ端末42を操作することにより管理サーバ10に対して情報の送受信を行うようになっている。具体的には、第1オペレータが第1オペレータ端末42を操作することにより領収書の種類の情報の入力処理を行うことができるようになっている。また、この管理会社の社員である第2オペレータが第2オペレータ端末44を操作することにより管理サーバ10に対して情報の送受信を行うようになっている。具体的には、第2オペレータが第2オペレータ端末44を操作することにより証憑の各項目の情報(例えば、領収書の利用日、明細、金額、支払先名等の情報)の入力処理を行うことができるようになっている。
次に、このような情報処理システム1aによる情報処理方法について図5および図6を用いて説明する。具体的には、クライアント企業の従業員が領収書について経費の申請を行うときの動作について説明する。図5は、図4に示す情報処理システム1aにおいて従業員が経費の申請を行ったときに領収書の精算処理が行われるときの各構成要素間での情報の流れを示すチャートであり、図6は、図4に示す情報処理システム1aにおいて従業員が経費の申請を行ったときに領収書の精算処理が行われるときの動作を示すフローチャートである。
経費の申請を行いたいクライアント企業の従業員は、ユーザ端末50により領収書をカメラで撮像する。また、ユーザ端末50が例えばスマートフォンであり、このスマートフォンによって交通機関で交通費の自動精算を行うことができるようになっている場合には、ユーザ端末50において交通費について交通機関の利用日、金額、明細、支払先名(交通機関名)等の情報が取得される。
ユーザ端末50において受け付けられたまたは取得された経費の申請情報は領収書データとして当該ユーザ端末50から管理サーバ10に送信される。このような領収書データには領収書の画像が含まれる。また、この際に、従業員の識別情報またはユーザ端末50の識別情報が領収書データに紐付けられてユーザ端末50から管理サーバ10に送信される。このようにして、管理サーバ10の制御部20の受付手段22は、各従業員のユーザ端末50から経費の申請情報を領収書データとして従業員の識別情報またはユーザ端末50の識別情報に紐付けられた状態で受け付ける(図6のステップS11)。
次に、入力指示手段28は、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の画像および領収書データにおける領収書の種類の入力欄を第1オペレータ端末42に表示させるよう第1オペレータ端末42に表示指示信号を送信する(図6のステップS12)。第1オペレータによって第1オペレータ端末42により領収書の種類に関する情報が入力されると、入力された情報は第1オペレータ端末42から管理サーバ10に送信される。
受付手段22が第1オペレータ端末42から領収書の種類に関する情報を受け付けると、入力指示手段28は、受付手段22が受け付けた領収書の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面を第2オペレータ端末44に表示させるよう第2オペレータ端末44に表示指示信号を送信する(図6のステップS13)。ここで、第2オペレータ端末44において入力画面によって第2オペレータにより入力される情報は、例えば領収書の利用日、金額、明細、発行元等の情報を含む。この際に、本実施の形態では、領収書の種類によって、入力画面に表示される項目が異なるようになっている。
第2オペレータによって第2オペレータ端末44により領収書の種類に対応する特定の1または複数の項目の情報が入力されると、入力された情報は第2オペレータ端末44から管理サーバ10に送信される。受付手段22が第2オペレータ端末44から領収書の種類に対応する特定の1または複数の項目の情報を受け付けると、重複判定手段30は、第2オペレータ端末44により入力され受付手段22により受け付けられた領収書データにおける特定の1または複数の項目の情報に基づいて、受付手段22が新たに受け付けた領収書データが既に受け付けている他の領収書データと重複するか否かを判定する(図6のステップS14)。また、出力手段32は、重複判定手段30による判定結果を出力する。ここで、受付手段22が新たに受け付けた領収書データが既に受け付けている他の領収書データと重複しないと判定された場合は(図6のステップS15の「NO」)、記憶手段34は、新たに受け付けた領収書データを記憶部36に記憶させる(図6のステップS16)。この際に、記憶手段34は、第2オペレータによって第2オペレータ端末44により入力された各項目の情報を、新たに受け付けた領収書データに関連付けて記憶部36に記憶させる。一方、受付手段22が新たに受け付けた領収書データが既に受け付けている他の領収書データと重複すると判定された場合は(図6のステップS15の「YES」)、出力手段32により、新たに受け付けた領収書データが既に受け付けている他の領収書データと重複する旨の情報が出力される(図6のステップS17)。この場合には、管理サーバ10からユーザ端末50に、従業員により新たに入力された領収書データは既に受け付けられているものであるという警告信号が送信され、ユーザ端末50のモニタには領収書の二重登録が行われようとしている旨の警告メッセージが表示される。このことにより、同じ領収書データが管理サーバ10に二重に登録されてしまうことを防止することができる。
次に、管理サーバ10の記憶部36に記憶された領収書データの一覧を経理担当者が確認するときの動作について説明する。まず、クライアント企業の経理担当者がクライアント端末60を操作して管理サーバ10にアクセスする。具体的には、クライアント企業の経理担当者がクライアント端末60を操作して領収書確認用のサービスにログインすると、ログイン情報がクライアント端末60から管理サーバ10に送信される。管理サーバ10の受付手段22がクライアント端末60からログイン情報を受け付けると、ログイン情報が送られたクライアント端末60に対して、記憶部36に記憶されている領収書データにおける領収書の画像および第2オペレータによって第2オペレータ端末44により入力された情報の一覧を送信する。このことにより、クライアント端末60のモニタには、管理サーバ10に登録された領収書データの一覧が表示される。クライアント端末60のモニタに表示される領収書データの一覧のうちある領収書を経理担当者が選択すると、記憶部36に記憶されている、この領収書の画像、従業員の識別情報、ユーザ端末50の識別情報、ユーザ端末50による撮像日、領収書の利用日、明細、金額等がクライアント端末60のモニタに表示される。
また、図4乃至図6に示す情報処理システム1aでは、オペレータ端末として第1オペレータ端末42および第2オペレータ端末44が用いられる態様について説明したが、1つのオペレータ端末が第1オペレータ端末42および第2オペレータ端末44の両方を兼ねるようになっていてもよい。この場合は、入力指示手段28は、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の画像および領収書データにおける領収書の種類の入力欄をオペレータ端末に表示させるようオペレータ端末に表示指示信号を送信する。オペレータによってオペレータ端末により領収書の種類に関する情報が入力されると、入力された情報はオペレータ端末から管理サーバ10に送信される。受付手段22がオペレータ端末から領収書の種類に関する情報を受け付けると、入力指示手段28は、受付手段22が受け付けた領収書の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面をオペレータ端末に表示させるようこのオペレータ端末に表示指示信号を送信する。この際に、オペレータ端末のモニタには領収書の画像が表示されたままとなる。オペレータ端末において入力画面によってオペレータにより入力される情報は、例えば領収書の利用日、金額、明細、発行元等の情報を含む。この際に、本実施の形態では、領収書の種類によって、入力画面に表示される項目が異なるようになっている。オペレータによってオペレータ端末により領収書の種類に対応する特定の1または複数の項目の情報が入力されると、入力された情報はオペレータ端末から管理サーバ10に送信される。
以上のような構成からなる本実施の形態のプログラム、コンピュータ(具体的には、管理サーバ10)および情報処理方法によれば、プログラムは、コンピュータを受付手段22と、証憑種類検出手段26と、入力指示手段28と、重複判定手段30として機能させる。受付手段22は、領収書データを受け付ける。証憑種類検出手段26は、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の種類を検出する。入力指示手段28は、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面をオペレータ端末40に表示させるようオペレータ端末40に表示指示信号を送信する。重複判定手段30は、オペレータ端末40により入力され受付手段22により受け付けられた領収書データにおける特定の1または複数の項目の情報に基づいて、受付手段22が新たに受け付けた領収書データが既に受け付けている他の領収書データと重複するか否かを判定する。このようなプログラム、コンピュータおよび情報処理方法によれば、同じ領収書データが重複してサーバに登録されてしまうことを防止することができる。
また、本実施の形態のプログラム、コンピュータ(具体的には、管理サーバ10)および情報処理方法においては、上述したように、プログラムは、コンピュータを文字情報取得手段24として更に機能させ、受付手段22が受け付ける領収書データは少なくとも領収書の画像を含み、文字情報取得手段24は、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の画像から光学文字認識により領収書の種類を示す文字情報を取得し、証憑種類検出手段26は、文字情報取得手段24が取得した文字情報に基づいて、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の種類を検出する。この場合は、領収書データに含まれる領収書の画像に基づいて、領収書の種類を検出することができる。
また、本実施の形態のプログラム、コンピュータ(具体的には、管理サーバ10)および情報処理方法においては、上述したように、プログラムは、コンピュータを記憶手段34として更に機能させ、記憶手段34は、領収書データにおける領収書の種類を示す文字情報および当該文字情報に対応する領収書の種類の情報を記憶部36に記憶させ、証憑種類検出手段26は、記憶部36に記憶されている領収書データにおける領収書の種類の文字情報および当該文字情報に対応する領収書の種類の情報に基づいて、文字情報取得手段24が取得した文字情報に対応する領収書の種類を検出する。この場合には、領収書データに含まれる領収書の画像に基づいて、領収書の種類をより確実に検出することができる。
また、本実施の形態のプログラム、コンピュータ(具体的には、管理サーバ10)および情報処理方法においては、上述したように、受付手段22が受け付ける領収書データは少なくとも領収書の画像を含み、入力指示手段28は、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の画像および領収書データにおける領収書の種類の入力欄を第1オペレータ端末42に表示させるよう第1オペレータ端末42に表示指示信号(第2表示指示信号)を送信し、証憑種類検出手段26は、第1オペレータ端末42により入力され受付手段22により受け付けられた領収書データにおける領収書の種類に基づいて、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の種類を検出するようになっていてもよい。この場合は、領収書データに含まれる領収書の画像を見ながら第1オペレータによって第1オペレータ端末42により入力された領収書の種類の情報に基づいて、領収書の種類を検出することができる。
また、本実施の形態のプログラム、コンピュータ(具体的には、管理サーバ10)および情報処理方法においては、上述したように、受付手段22が受け付ける領収書データは少なくとも領収書の画像および領収書の種類の情報を含み、証憑種類検出手段26は、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の種類に基づいて、受付手段22が受け付けた領収書データの種類を検出してもよい。この場合は、管理サーバ10に送信される領収書データに含まれる領収書の種類の情報に基づいて、領収書の種類をより確実に検出することができる。
また、本実施の形態のプログラム、コンピュータ(具体的には、管理サーバ10)および情報処理方法においては、上述したように、プログラムは、コンピュータを記憶手段34として更に機能させ、記憶手段34は、領収書データにおける領収書の種類および各領収書の種類に対応する領収書データの特定の項目の情報を記憶部36に記憶させ、入力指示手段28は、記憶部36に記憶されている領収書データにおける領収書の種類および各領収書の種類に対応する領収書データの特定の項目の情報に基づいて、証憑種類検出手段26により検出された領収書の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面をオペレータ端末40に表示させるようオペレータ端末40に表示指示信号を送信する。この場合は、オペレータ端末40に表示される入力画面における入力されるべき領収書データの特定の項目を、証憑種類検出手段26により検出された領収書の種類に対応するものとすることができる。
また、本実施の形態のプログラム、コンピュータ(具体的には、管理サーバ10)および情報処理方法においては、上述したように、重複判定手段30は、オペレータ端末40により入力され受付手段22により受け付けられた領収書データにおける特定の1または複数の項目の情報に加え、証憑種類検出手段26により検出された領収書の種類に基づいて、受付手段22が受け付けた領収書データが既に受け付けている他の領収書データと重複するか否かを判定してもよい。この場合は、受付手段22が新たに受け付けた領収書データが既に受け付けている他の領収書データと重複するか否かをより確実に判定することができる。
また、本実施の形態のプログラム、コンピュータ(具体的には、管理サーバ10)および情報処理方法においては、上述したように、プログラムは、コンピュータを出力手段32として更に機能させ、出力手段32は、重複判定手段30による判定結果を出力する。この場合は、重複判定手段30による判定結果をクライアント端末60等の外部装置に送信したり、用紙に印刷したりすることが可能となる。
また、本実施の形態のプログラム、コンピュータ(具体的には、管理サーバ10)および情報処理方法においては、上述したように、プログラムは、コンピュータを記憶手段34として更に機能させ、記憶手段34は、受付手段22が受け付けた領収書データのうち重複判定手段30により既に受け付けている他の領収書データと重複しないと判定された領収書データを記憶部36に記憶させる。この場合は、記憶手段34は、既に受け付けている他の領収書データと重複しないと判定された領収書データのみを記憶部36に記憶させ、このことにより、記憶部36に同じ請求書データが二重で記憶されてしまうことを防止することができる。また、記憶手段34は、受付手段22が受け付けた領収書データのうち重複判定手段30により既に受け付けている他の領収書データと重複すると判定された領収書データも記憶部36に記憶させてもよい。このことにより、重複判定された領収書データに対して、ユーザ端末50のモニタに警告メッセージ等を表示させることができるようになる。
なお、本発明によるプログラム、コンピュータ(具体的には、管理サーバ10)および情報処理方法は、上述したような態様に限定されることはなく、様々な変更を加えることができる。
例えば、冒頭で述べたように、本発明に係るプログラム、コンピュータおよび情報処理方法は、領収書の処理に関するものに限定されず、領収書以外の証憑の処理に関するものであってもよい。具体的には、領収書以外の証憑として、例えば請求書、発注書、納品書、契約書等が挙げられる。
また、本実施の形態のプログラム、コンピュータ(具体的には、管理サーバ10)および情報処理方法においては、上述したように、証憑種類検出手段26は、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の種類に加えて領収書の発行元の情報を検出し、入力指示手段28は、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の種類および発行元の情報に対応する特定の1または複数の項目の入力画面をオペレータ端末40に表示させるようオペレータ端末40に表示指示信号を送信してもよい。この場合には、オペレータ端末40に表示される入力画面に、領収書の種類および発行元の情報に対応する特定の1または複数の項目の入力画面が表示され、この入力画面で入力された特定の1または複数の項目の情報に基づいて重複判定手段30による判定が行われるため、受付手段22が新たに受け付けた領収書データが既に受け付けている他の領収書データと重複するか否かをより確実に判定することができる。
また、図1乃至図6では記憶部36が管理サーバ10に設けられている態様について述べたが、本発明はこのような態様に限定されることはない。記憶手段34は、管理サーバ10に設けられている記憶部36ではなく、管理サーバ10とは別の装置に設けられている記憶部や、管理サーバ10とは別のクラウドサービス等に様々な情報を記憶させるようになっていてもよい。この場合は、上述した各処理が行われる際に、管理サーバ10とは別の装置に設けられている記憶部や管理サーバ10とは別のクラウドサービス等に記憶されている情報を管理サーバ10の制御部20が読み出すようになる。
また、上記の説明では重複判定手段30が請求書データの重複登録を自動で判定する例について述べたが、このような例に限定されることはない。オペレータがオペレータ端末40により領収書の1または複数の項目の情報を入力する際に、オペレータ端末40に表示される既に登録されている領収書データ(具体的には、例えば領収書の画像)に基づいて、領収書データの重複の判定を手動で行うようになっていてもよい。そして、オペレータ端末40において行われたオペレータによる領収書データの重複の判定結果が管理サーバ10からユーザ端末50やクライアント端末60に送信されることにより、ユーザ端末50やクライアント端末60を操作するクライアント企業の従業員や経理担当者が領収書データの重複の判定結果を確認できるようになっていてもよい。
また、重複判定手段30は、受付手段22が受け付けた領収書データにおける領収書の画像自体について記憶部36に既に記憶されている領収書データにおける領収書の画像と比較を行うことにより領収書データの重複の判定を行うようになっていてもよい。また、このような領収書の画像自体に基づいて類似性が高いと判定された領収書データがオペレータ端末40、ユーザ端末50またはクライアント端末60等に送信されることにより、オペレータ、またはクライアント企業の従業員や経理担当者が、重複判定手段30による判定結果を確認することができるようになっていてもよい。
また、重複判定手段30は、従業員の識別情報またはユーザ端末50の識別情報が同じである領収書データについて重複の判定を行うようになっていてもよい。この場合は、同じ従業員が誤って同じ領収書について2回経費の申請を行おうとした場合にこのような行為を検知することができる。あるいは、重複判定手段30は、従業員の識別情報やユーザ端末50の識別情報に関係なく、新たに受け付けた領収書データを記憶部36に記憶されている全ての領収書データと比較することにより領収書データの重複の判定を行うようになっていてもよい。
また、本発明に係る情報処理システムのコンピュータは管理サーバ10に限定されることはない。本発明に係る情報処理システムのコンピュータとして、インターネットでアクセスできる物理サーバ内に構築される専用サーバではなく、有体物としてのコンピュータが用いられてもよい。
1、1a 情報処理システム
10 管理サーバ
20 制御部
22 受付手段
24 文字情報取得手段
26 証憑種類検出手段
28 入力指示手段
30 重複判定手段
32 出力手段
34 記憶手段
36 記憶部
38 通信部
40 オペレータ端末
42 第1オペレータ端末
44 第2オペレータ端末
50 ユーザ端末
60 クライアント端末

Claims (13)

  1. コンピュータを受付手段と、証憑種類検出手段と、入力指示手段と、重複判定手段として機能させるプログラムであって、
    前記受付手段は、証憑データを受け付け、
    前記証憑種類検出手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類を検出し、
    前記入力指示手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面をオペレータ端末に表示させるよう前記オペレータ端末に表示指示信号を送信し、
    前記重複判定手段は、前記オペレータ端末により入力され前記受付手段により受け付けられた証憑データにおける特定の1または複数の項目の情報に基づいて、前記受付手段が新たに受け付けた証憑データが既に受け付けている他の証憑データと重複するか否かを判定する、プログラム。
  2. 前記コンピュータを文字情報取得手段として更に機能させ、
    前記受付手段が受け付ける証憑データは少なくとも証憑の画像を含み、
    前記文字情報取得手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の画像から光学文字認識により証憑の種類を示す文字情報を取得し、
    前記証憑種類検出手段は、前記文字情報取得手段が取得した前記文字情報に基づいて、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類を検出する、請求項1記載のプログラム。
  3. 前記コンピュータを記憶手段として更に機能させ、
    前記記憶手段は、証憑データにおける証憑の種類を示す前記文字情報および当該文字情報に対応する証憑の種類の情報を記憶部に記憶させ、
    前記証憑種類検出手段は、前記記憶部に記憶されている証憑データにおける証憑の種類の前記文字情報および当該文字情報に対応する証憑の種類の情報に基づいて、前記文字情報取得手段が取得した前記文字情報に対応する証憑の種類を検出する、請求項2記載のプログラム。
  4. 前記受付手段が受け付ける証憑データは少なくとも証憑の画像を含み、
    前記入力指示手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の画像および証憑データにおける証憑の種類の入力欄を前記オペレータ端末または前記オペレータ端末とは別の端末に表示させるよう前記オペレータ端末または前記別の端末に第2表示指示信号を送信し、
    前記証憑種類検出手段は、前記オペレータ端末または前記別の端末により入力され前記受付手段により受け付けられた証憑データにおける証憑の種類に基づいて、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類を検出する、請求項1記載のプログラム。
  5. 前記受付手段が受け付ける証憑データは少なくとも証憑の画像および証憑の種類の情報を含み、
    前記証憑種類検出手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類に基づいて、前記受付手段が受け付けた証憑データの種類を検出する、請求項1記載のプログラム。
  6. 前記コンピュータを記憶手段として更に機能させ、
    前記記憶手段は、証憑データにおける証憑の種類および各証憑の種類に対応する証憑データの特定の項目の情報を記憶部に記憶させ、
    前記入力指示手段は、前記記憶部に記憶されている証憑データにおける証憑の種類および各証憑の種類に対応する証憑データの特定の項目の情報に基づいて、前記証憑種類検出手段により検出された証憑の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面を前記オペレータ端末に表示させるよう前記オペレータ端末に表示指示信号を送信する、請求項1記載のプログラム。
  7. 前記重複判定手段は、前記オペレータ端末により入力され前記受付手段により受け付けられた証憑データにおける特定の1または複数の項目の情報に加え、前記証憑種類検出手段により検出された証憑の種類に基づいて、前記受付手段が受け付けた証憑データが既に受け付けている他の証憑データと重複するか否かを判定する、請求項1記載のプログラム。
  8. 前記証憑種類検出手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類に加えて証憑の発行元の情報を検出し、
    前記入力指示手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類および前記発行元の情報に対応する特定の1または複数の項目の入力画面を前記オペレータ端末に表示させるよう前記オペレータ端末に表示指示信号を送信する、請求項1記載のプログラム。
  9. 前記コンピュータを出力手段として更に機能させ、
    前記出力手段は、前記重複判定手段による判定結果を出力する、請求項1記載のプログラム。
  10. 前記コンピュータを記憶手段として更に機能させ、
    前記記憶手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データのうち前記重複判定手段により既に受け付けている他の証憑データと重複しないと判定された証憑データを記憶部に記憶させる、請求項1記載のプログラム。
  11. 前記記憶手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データのうち前記重複判定手段により既に受け付けている他の証憑データと重複すると判定された証憑データも記憶部に記憶させる、請求項10記載のプログラム。
  12. プログラムを実行することにより受付手段と、証憑種類検出手段と、入力指示手段と、重複判定手段として機能する制御部を有するコンピュータであって、
    前記受付手段は、証憑データを受け付け、
    前記証憑種類検出手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類を検出し、
    前記入力指示手段は、前記受付手段が受け付けた証憑データにおける証憑の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面をオペレータ端末に表示させるよう前記オペレータ端末に表示指示信号を送信し、
    前記重複判定手段は、前記オペレータ端末により入力され前記受付手段により受け付けられた証憑データにおける特定の1または複数の項目の情報に基づいて、前記受付手段が新たに受け付けた証憑データが既に受け付けている他の証憑データと重複するか否かを判定する、コンピュータ。
  13. 制御部を有するコンピュータにより行われる情報処理方法であって、
    前記制御部が、証憑データを受け付け、
    前記制御部が、受け付けた証憑データにおける証憑の種類を検出し、
    前記制御部が、受け付けた証憑データにおける証憑の種類に対応する特定の1または複数の項目の入力画面をオペレータ端末に表示させるよう前記オペレータ端末に表示指示信号を送信し、
    前記制御部が、前記オペレータ端末により入力され受け付けられた証憑データにおける特定の1または複数の項目の情報に基づいて、新たに受け付けた証憑データが既に受け付けている他の証憑データと重複するか否かを判定する、情報処理方法。
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