JP7056202B2

JP7056202B2 - 配信システム、配信方法

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Publication number: JP7056202B2
Application number: JP2018024456A
Authority: JP
Inventors: 直孝和泉
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2018-02-14
Filing date: 2018-02-14
Publication date: 2022-04-19
Anticipated expiration: 2038-02-14
Also published as: JP2019139660A

Description

本発明は、配信システム、及び配信方法に関する。

従来の電子黒板が更に多機能になりオフィス等で業務効率の改善に役立っている。電子黒板は、接続されたパソコンが投影する会議資料の表示、資料への手書きの受け付け、Ｗｅｂページの表示、及び、他拠点の電子黒板との表示内容の共有等が可能である。また、他拠点との音声通話や音声の録音も可能である。電子黒板は会議に限らず、思考の整理、及び、大画面を利用した画像の制作などにも幅広く利用されている。

電子黒板が表示した画面はスクリーンショットとしてファイルに保存することができ、電子黒板が再度、表示したり印刷したりできるだけでなく、電子メール等で配信できるため、議事録の作成や配信も容易になる。したがって、会議に関する間接工数の削減という点でもパソコンに比べて優位性がある。

ところで、複合機のスキャン機能やＦＡＸ受信機能を利用したソリューションが知られている。このようなソリューションでは決まった手順で画像データに対し一連の処理が行われるためワークフロー処理と呼ばれる場合も多い。例えば、複合機が原稿をスキャンして得た画像データにＯＣＲ（Optical Character Reader）を施してＰＤＦに変換し、電子メールで送信したり、フォルダに配信したりするワークフロー等が知られている。

このように電子黒板や複合機によってペーパーレス化が促進され、書類の整理に要する時間や用紙の消費量が減るなど作業コストの削減が見込まれる。

ユーザがワークフローを活用して、すでに電子化されているデータをワークフローに沿って配信したい場合がある。しかし、ワークフローは複合機がスキャナで原稿を読み取って得た画像データを入力とするため、複合機に一度、印刷させ更にスキャナで読み取る必要がある。このような不都合に対し、電子化されたデータを配信のための入力として指定可能とすることで、電子データと画像データを併せて配信する画像配信システムが考案されている（例えば、特許文献１参照。）。

しかしながら、特許文献１のような入力方法ではユーザが配信したい電子データを都度指定する必要があるため、操作性が低下してしまう。そこで、例えば電子メール等で電子黒板が画像データを複合機に送信することが検討される。しかしながら、この方法では、複合機が受信した全ての画像データに対しワークフローを実行するおそれがあるという問題がある。

例えば、複合機が単に印刷するために電子メールで画像データを受信する場合、あるいは文書などの電子ファイルを蓄積するために電子メールでデータを受信する場合もある状況において、電子黒板が受信した全ての画像データをワークフローの入力とすることは好ましくない。

本発明は、上記課題に鑑み、取得したデータのうち適切なデータに対しワークフローを実行できる配信システムを提供することを目的とする。

上記課題に鑑み、本発明は、電子データを生成する電子機器と、前記電子機器から電子データを受信する電子データ受信手段と、前記電子データを第一の情報処理装置に送信する電子データ送信手段と、を有し、前記電子データ受信手段は電子メールとして前記電子データを受信する、メールサーバである第二の情報処理装置と、前記第二の情報処理装置から前記電子データを取得する電子データ取得手段と、前記電子データ取得手段が取得した前記電子データが有する情報に基づいて、前記電子データにワークフローを実行するか否かを判断する判断手段と、前記判断手段がワークフローを実行すると判断した前記電子データにワークフローを実行する実行手段と、を有し、前記電子データ取得手段は、電子メールとして前記電子データを取得し、前記判断手段は、前記電子メールの送信元、件名、又は、本文の少なくとも１つが予め定められた条件を満たす場合に、前記電子メールに添付された添付データにワークフローを実行すると判断するものであり、前記本文には前記ワークフローを指定する指定情報が記述されており、前記実行手段は、前記本文に記述された前記指定情報に基づいて前記電子データに対して実行するワークフローを決定する第一の情報処理装置と、を有する配信システムを提供する。

取得したデータのうち適切なデータに対しワークフローを実行できる配信システムを提供することができる。

配信システムの動作の概略を説明する図の一例である。配信システムの概略構成図の一例である。複合機の概略的なハードウェア構成を示したブロック図の一例である。メールサーバの概略的なハードウェア構成図の一例である。電子黒板のハードウェア構成図の一例である。配信システムが有する電子黒板、メールサーバ、及び、複合機の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。ワークフロー定義の新規作成時における設定画面の一例を示す図である。ワークフローの設定画面の一例を示す図である。ワークフロー定義の一例を示す図である。メール送信というプラグインの詳細設定画面の一例を示す図である。配信システムの全体的な動作手順を示すシーケンス図の一例である。電子黒板のメール送信部が作成する電子メールの一例を示す図である。電子メールがワークフローの入力となりうるか否かを処理判断部が判断する手順を示すフローチャート図の一例である。複合機が本実施例の配信システムの動作の概略を説明する図の一例である。ファイル名に基づくファイルが入力となりうるか否かの判断方法を説明する図の一例である。配信システムの動作の概略を説明する図の一例である（実施例２）。配信システムが有する電子黒板、メールサーバ、及び、ワークフローサーバの機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である（実施例２）。配信システムの全体的な動作手順を示すシーケンス図の一例である（実施例２）。

以下、本発明を実施するための形態について図面を参照しながら説明する。

＜本実施形態の配信システムの概略＞
本実施形態の配信システムは、電子黒板のような画像データの配信機能に制限がある機器から送信された画像データを、入力となりうるか否かの判断の後、ワークフローの入力として与えることができる。送信された画像データをワークフローの入力とすることができれば、画像データが変わってもワークフローを変更することなく配信先装置に電子データを配信できる。

なお、配信システム１００には、複合機４０内にワークフローサーバが搭載されている形態（サーバレス版）、及び、ワークフローサーバを必要とする形態（サーバ版）の２パターンが存在する。本実施例ではサーバレス版を説明する。

図１は、本実施例の配信システム１００の動作の概略を説明する図の一例である。
（１）電子黒板２は表示した画面からスクリーンショットなどで生成された画像データを電子メールに添付してメールサーバ２０に送信する。
（２）複合機４０にはこのメールサーバ２０が登録されており、複合機４０はメールサーバ２０に対して定期的に電子メールの有無を問い合わせるポーリング行う。
（３）新しい電子メールがある場合、複合機４０は電子メールを受信する。
（４）複合機４０は受信前に又は受信後にワークフローの入力となり得る電子メールか否かを判断する。ワークフローの入力となり得る電子メールについては後述する。
（５）ワークフローの入力となり得る電子メールの場合、複合機４０は電子メールに添付された画像データ（添付データの一例）を取り出し、ワークフロー等によって予め決まっている処理を行う。複合機４０はワークフローの各処理が施された画像データを配信先装置６０に配信する。

このように、電子黒板２から配信したい画像を添付して電子メールを送信することで、複合機４０が画像を入力にしてワークフローを実行し、ワークフローで予め定められた配信先装置６０に配信できる。したがって、ユーザが都度画像データを指定しなくても、電子黒板２の画像データを入力とすることができる。また、複合機４０はワークフローの入力となり得る電子メールに添付された画像データのみをワークフローの対象にするので外部から取得した画像データのうち適切な画像データに対してのみワークフローを実行できる。

＜用語について＞
ワークフローの入力となり得る電子メールとは、外部から送信された電子データのうちワークフローの入力となる条件を満たす電子メールである。例えば、送信元、ワークフローの入力とする旨が指定されていること、又は、画像データのフォーマットが所定のフォーマットであること等の条件が設定されている。

＜システム構成例＞
図２は、本実施例の配信システム１００の概略構成図の一例である。配信システム１００は、ネットワークＮを介して接続されたメールサーバ２０、複合機４０、電子黒板２、及び、配信先装置６０を有する。

ネットワークＮは、複合機４０、電子黒板２又は配信先装置６０が設置されている拠点などに構築されているＬＡＮ、ＬＡＮをインターネットに接続するプロバイダのプロバイダネットワーク、及び、回線事業者が提供する回線等により構築されている。ネットワークＮが複数のＬＡＮを有する場合、ネットワークはＷＡＮやインターネットと呼ばれる。この他、ＶＰＮ（Virtual Private Network）や広域イーサネット（登録商標）が含まれていてもよい。ネットワークＮは有線又は無線のどちらで構築されてもよく、また、有線と無線が組み合わされていてもよい。また、３Ｇ、ＬＴＥ（Long Term Evolution）、４Ｇなどの携帯電話網により接続される場合、ＬＡＮはなくてもよい。

電子黒板２は少なくともタッチパネルを有しておりユーザが描いた手書き内容を点の座標として取り込んで大型のディスプレイに表示する。この他、ＰＣ（Personal Computer）と接続されＰＣが表示する画面を電子黒板２が表示する機能、電子黒板２が表示するＰＣの画面と手書き内容を保存する機能、手書き内容を遠隔地にある他の電子黒板２と共有する機能などを有している。

電子黒板２には、ＳＭＴＰ（Send Mail Transfer Protocol）サーバのＩＰアドレスとポート番号が設定されている。電子黒板２が送信する電子メールはいったんこのＳＭＴＰサーバに送信され、ＳＭＴＰサーバが宛先のメールアドレスのドメインから特定したメールサーバ２０に電子メールを転送する。

複合機４０は、配信システム１００の処理を行う情報処理装置である。一般的な配信システム１００において複合機４０は画像データの入力装置の役割を担う。すなわち、原稿をスキャナで読み取り画像データを作成する。更に、本実施例の複合機４０はワークフローサーバの機能を有しており、後述するワークフロー定義にしたがって、読み取った画像データをＯＣＲ（Optical Character Reader）処理したり、ＰＤＦに変換したりするなどして配信先装置６０に送信することなどを行う。複合機４０は画像データの入力手段としての使い方も可能であるが、本実施形態では画像データは電子黒板２から電子メール等で送信されるため、複合機４０が原稿を読み取って画像データを生成する必要がない。

複合機４０の「複合」とは、プリント、ＦＡＸ送受信、原稿のスキャン、及び、コピーなどの複数の機能を有することを意味するが、本実施形態では複合機４０が複数の機能を有することは必要でない。一般の配信システム１００では、複合機４０はスキャナの機能を有することが望まれるが、本実施形態では情報処理装置の機能を有すればよい。したがって、複合機４０は、例えば、プリンタ、印刷装置、スキャナ装置、ＦＡＸ装置、コピー機などでもよい。また、複合機４０は、ＭＦＰ（Multi－Function Peripheral）、複写機、コピー機、画像形成装置、又は、オフィス機器などと呼ばれていてもよい。

更に、複合機４０は情報処理装置の機能を有する、ＰＣ、プロジェクタ、ＨＵＤ（Head Up Display）装置、電子黒板２、テレビ会議端末、デジタルサイネージなどでもよい。本実施形態では画像を生成する必要がないためである。

複合機４０には、ＰＯＰ３サーバ又はＩＭＡＰサーバとしてのメールサーバ２０のＩＰアドレスとポート番号が設定されている。また、認証用のユーザＩＤ（アカウント）とパスワードも設定されている。複合機４０が所定のタイミングでメールサーバ２０にアクセスすると、認証の成立により複合機４０のメールアドレスを宛先とする電子メールを受信することができる。

メールサーバ２０は、少なくとも電子メールの受信側の機能を有するメールサーバである。受信側の機能としてはＰＯＰ（Post Office Protocol ）というプロトコルが知られている。現在使われているバージョンは３なのでＰＯＰ３と呼ばれる。また、ＩＭＡＰというプロトコルも知られている。両者の違いは電子メールを保管する場所であり、ＰＯＰ３では受信端末側（本実施例では複合機４０）が電子メールを受信して保管するが、ＩＭＡＰではメールサーバ２０が電子メールを保管する。本実施形態ではどちらのプロトコルを採用しても良いが、説明の便宜上、ＰＯＰ３を前提にして説明する。

メールサーバ２０には電子黒板２から直接、又は、ＳＭＴＰというプロトコルで１つ以上のＳＭＴＰサーバから転送された電子メールが蓄積される。電子黒板２は複合機４０のメールアドレスを宛先にして電子メールを送信するが、ＳＭＴＰサーバはメールアドレスをＤＮＳサーバでＰＯＰ３サーバのＩＰアドレスに変換して、このＰＯＰ３サーバに転送する。一般にはいくつかのルーティングを経て複合機４０に設定されたＩＰアドレスを有するメールサーバ２０に到達する。複合機４０は予め設定されているユーザＩＤとパスワードをメールサーバ２０に送信して、認証が成立すると自機宛の電子メールをメールサーバ２０から取得する。

配信先装置６０は、配信システム１００において複合機４０が処理した画像データが送信される配信先の装置である。配信先の装置の一例として、ＰＣ６０ａ、タブレット端末６０ｂ、及び、サーバ６０ｃが図示されているが配信先はこれらに限られず、例えばネットワークストレージなどでもよい。記憶手段と通信手段を有する装置であれば配信先装置６０となりうる。ＰＣ６０ａが配信先装置６０の場合、複合機４０はワークフロー定義に設定されている配信先フォルダにＳＭＢ（Server Message Block）などのプロトコルで画像データを送信する。タブレット端末６０ｂが配信先装置６０の場合、複合機４０はワークフロー定義に設定されているメールアドレスを宛先にして画像データを送信する。サーバ６０ｃが配信先装置６０の場合、複合機４０はワークフロー定義に設定されているサーバのＩＰアドレスに、ＨＴＴＰ、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）、又はWebDAV等で画像データを送信する。なお、配信先装置と配信方法の組み合わせなどは一例に過ぎない。

＜ハードウェア構成例＞
＜＜複合機＞＞
図３は、複合機４０の概略的なハードウェア構成を示したブロック図の一例である。複合機４０では、コントローラ４１０に対し、操作パネル４１１、ＦＣＵ（ＦａｃｓｉｍｉｌｅＣｏｎｔｒｏｌＵｎｉｔ）４１２、ＵＳＢ（ＵｎｉｖｅｒｓａｌＳｅｒｉａｌＢｕｓ）４１３、ＩＥＥＥ１３９４（ｔｈｅＩｎｓｔｉｔｕｔｅｏｆＥｌｅｃｔｒｉｃａｌａｎｄＥｌｅｃｔｒｏｎｉｃｓＥｎｇｉｎｅｅｒｓ１３９４）インタフェース４１４がＰＣＩ（ＰｅｒｉｐｈｅｒａｌＣｏｍｐｏｎｅｎｔＩｎｔｅｒｆａｃｅ）バス４１６を介して接続されている。

コントローラ４１０は、複合機４０全体の制御と描画、通信、操作パネル４１１からの入力を制御するコントローラである。エンジン部４１５は、ＰＣＩバス４１６に接続可能なプリンタエンジンなどであり、たとえば白黒プロッタ、１ドラムカラープロッタ、４ドラムカラープロッタ、スキャナ又はファックスユニットなどである。

なお、このエンジン部４１５には、プロッタなどのいわゆるエンジン部分に加えて、誤差拡散やガンマ変換などの画像処理部分が含まれる。

コントローラ４１０は、ＣＰＵ４０１と、ノースブリッジ（ＮＢ）４０３と、システムメモリ（ＭＥＭ‐Ｐ）４０２と、サウスブリッジ（ＳＢ）４０４と、ローカルメモリ（ＭＥＭ‐Ｃ）４０７と、ＡＳＩＣ（ＡｐｐｌｉｃａｔｉｏｎＳｐｅｃｉｆｉｃＩｎｔｅｇｒａｔｅｄＣｉｒｃｕｉｔ）４０６と、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）４０８とを有し、ノースブリッジ（ＮＢ）４０３とＡＳＩＣ４０６との間をＡＧＰ（ＡｃｃｅｌｅｒａｔｅｄＧｒａｐｈｉｃｓＰｏｒｔ）バス４０５で接続した構成となる。

また、ＭＥＭ‐Ｐ４０２は、ＲＯＭ（ＲｅａｄＯｎｌｙＭｅｍｏｒｙ）４０２ａと、ＲＡＭ（ＲａｎｄｏｍＡｃｃｅｓｓＭｅｍｏｒｙ)４０２ｂと、を更に有する。

ＣＰＵ４０１は、複合機４０の全体制御を行うものであり、ＮＢ４０３、ＭＥＭ‐Ｐ４０２及びＳＢ４０４からなるチップセットを有し、このチップセットを介して他の機器と接続される。

ＮＢ４０３は、ＣＰＵ４０１とＭＥＭ‐Ｐ４０２、ＳＢ４０４、ＡＧＰバス４０５とを接続するためのブリッジであり、ＭＥＭ‐Ｐ４０２に対する読み書きなどを制御するメモリコントローラと、ＰＣＩマスタ及びＡＧＰターゲットとを有する。

ＭＥＭ‐Ｐ４０２は、プログラムやデータの格納用メモリ、プログラムやデータの展開用メモリ、プリンタの描画用メモリなどとして用いるシステムメモリであり、ＲＯＭ４０２ａとＲＡＭ４０２ｂとからなる。

ＲＯＭ４０２ａは、プログラムやデータの格納用メモリとして用いる読み出し専用のメモリであり、ＲＡＭ４０２ｂは、プログラムやデータの展開用メモリ、プリンタの描画用メモリなどとして用いる書き込み及び読み出し可能なメモリである。

ＳＢ４０４は、ＮＢ４０３とＰＣＩデバイス、周辺デバイスとを接続するためのブリッジである。このＳＢ４０４は、ＰＣＩバスを介してＮＢ４０３と接続されており、このＰＣＩバスには、ネットワークＩ／Ｆ４０９なども接続される。ＡＳＩＣ４０６は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのＩＣ（ＩｎｔｅｇｒａｔｅｄＣｉｒｃｕｉｔ）であり、ＡＧＰバス４０５、ＰＣＩバス４１６、ＨＤＤ４０８及びＭＥＭ‐Ｃ４０７をそれぞれ接続するブリッジの役割を有する。

このＡＳＩＣ４０６は、ＰＣＩターゲット及びＡＧＰマスタと、ＡＳＩＣ４０６の中核をなすアービタ（ＡＲＢ）と、ＭＥＭ‐Ｃ４０７を制御するメモリコントローラと、ハードウェアロジックなどにより画像データの回転などを行う複数のＤＭＡＣ（ＤｉｒｅｃｔＭｅｍｏｒｙＡｃｃｅｓｓＣｏｎｔｒｏｌｌｅｒ）と、エンジン部４１５との間でＰＣＩバスを介したデータ転送を行うＰＣＩユニットとを有する。

ネットワークＩ／Ｆ４０９はネットワークＮを介してメールサーバ２０等と通信するための通信装置であり、例えばＮＩＣ（Network Interface Card）である。

操作パネル４１１はＡＳＩＣ４０６に直接接続されている。ＭＥＭ‐Ｃ４０７は、コピー用画像バッファ、符号バッファとして用いるローカルメモリである。ＨＤＤ４０８は、画像データの蓄積、プログラムの蓄積、フォントデータの蓄積、フォームの蓄積を行うためのストレージである。

また、ＨＤＤ４０８は、複合機４０で実行されるプログラム４０８ｐを記憶する。ＡＧＰバス４０５は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックスアクセラレーターカード用のバスインターフェースであり、ＭＥＭ‐Ｐ４０２に高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックスアクセラレーターカードを高速にするものである。

なお、図示する複合機４０のハードウェア構成図は一例に過ぎず、例えば操作パネルをタブレット端末などの情報処理装置で実現したデバイス等もあり、ハードウェア構成は複合機４０によって異なってよい。

＜＜メールサーバ＞＞
図４は、メールサーバ２０の概略的なハードウェア構成図の一例である。メールサーバ２０は、ＣＰＵ２０１と、ＣＰＵ２０１が使用するデータの高速アクセスを可能とするメモリ２０２とを備える。ＣＰＵ２０１及びメモリ２０２は、システム・バス２０３を介して、メールサーバ２０の他のハードウェア要素、例えば、グラフィックス・ドライバ２０４及びネットワーク・ドライバ（ＮＩＣ）２０５へと接続されている。

グラフィックス・ドライバ２０４は、バスを介してＬＣＤ２０６に接続されて、ＣＰＵ２０１による処理結果をモニタする。また、ネットワーク・ドライバ２０５は、トランスポート層レベル及び物理層レベルでメールサーバ２０をネットワークＮへと接続して、複合機４０又は電子黒板２とのセッションを確立させている。

システム・バス２０３には、更にＩ／Ｏバス・ブリッジ２０７が接続されている。Ｉ／Ｏバス・ブリッジ２０７の下流側には、ＰＣＩなどのＩ／Ｏバス２０８を介して、ＩＤＥ、ＡＴＡ、ＡＴＡＰＩ、シリアルＡＴＡ、ＳＣＳＩ、ＵＳＢなどにより、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）２０９などの記憶装置が接続されている。ＨＤＤ２０９はメールサーバ２０の全体を制御するプログラム２０９ｐを記憶している。ＨＤＤ２０９はＳＳＤ（Solid State Drive）でもよい。

また、Ｉ／Ｏバス２０８には、ＵＳＢなどのバスを介して、キーボード及びマウス（ポインティング・デバイスと呼ばれる）などの入力装置２１０が接続され、システム管理者などのオペレータによる入力及び指令を受け付けている。

なお、図示したメールサーバ２０のハードウェア構成は、１つの筐体に収納されていたりひとまとまりの装置として備えられていたりする必要はなく、メールサーバ２０が備えていることが好ましいハード的な要素を示す。また、クラウドコンピューティングに対応するため、本実施例のメールサーバ２０の物理的な構成は固定的でなくてもよく、負荷に応じてハード的なリソースが動的に接続・切断されることで構成されてよい。

＜＜電子黒板のハードウェア構成＞＞
続いて、図５を用いて、本実施形態の電子黒板２のハードウェア構成を説明する。なお、図５は、電子黒板２のハードウェア構成図である。

図５に示されているように、電子黒板２は、電子黒板２全体の動作を制御するＣＰＵ１０１、ＩＰＬ等のＣＰＵ１０１の駆動に用いられるプログラムを記憶したＲＯＭ１０２、ＣＰＵ１０１のワークエリアとして使用されるＲＡＭ１０３、電子黒板２用のプログラム等の各種データを記憶するＳＳＤ１０４、通信ネットワーク９との通信を制御するネットワークコントローラ１０５、及び、ＵＳＢメモリ５との通信を制御する外部記憶コントローラ１０６を備えている。

また、電子黒板２は、ノートＰＣ６のディスプレイに対して映像情報を静止画又は動画として表示させるキャプチャデバイス１１１、グラフフィックスを専門に扱うＧＰＵ(Graphics Processing Unit)１１２、及び、ＧＰＵからの出力画像をディスプレイ３やテレビ会議端末７へ出力するために画面表示の制御及び管理を行うディスプレイコントローラ１１３を備えている。

更に、電子黒板２は、接触センサ１１５の処理を制御するセンサコントローラ１１４、ディスプレイ３上に電子ペン４やユーザの手Ｈ等が接触したことを検知する接触センサ１１５を備えている。この接触センサ１１５は、赤外線遮断方式による座標の入力及び座標の検出を行う。この座標の入力及び座標の検出する方法は、ディスプレイ３の上側両端部に設置された２つ受発光装置が、ディスプレイ３に平行して複数の赤外線を放射し、ディスプレイ３の周囲に設けられた反射部材によって反射されて、受光素子が放射した光の光路と同一の光路上を戻って来る光を受光する方法である。接触センサ１１５は、物体によって遮断された２つの受発光装置が放射した赤外線のＩＤ(Identification)をセンサコントローラ１１４に出力し、センサコントローラ１１４が、物体の接触位置である座標位置を特定する。なお、以下に示す全ての各ＩＤは、識別情報の一例である。

また、接触センサ１１５としては、赤外線遮断方式に限らず、静電容量の変化を検知することにより接触位置を特定する静電容量方式のタッチパネル、対向する２の抵抗膜の電圧変化によって接触位置を特定する抵抗膜方式のタッチパネル、接触物体が表示部に接触することによって生じる電磁誘導を検知して接触位置を特定する電磁誘導方式のタッチパネルなどの種々の検出手段を用いてもよい。

また、電子黒板２は、電子ペンコントローラ１１６を備えている。この電子ペンコントローラ１１６は、電子ペン４と通信することで、ディスプレイ３へのペン先のタッチやペン尻のタッチの有無を判断する。なお、電子ペンコントローラ１１６が、電子ペン４のペン先及びペン尻だけでなく、電子ペン４のユーザが握る部分や、その他の電子ペンの部分のタッチの有無を判断するようにしてもよい。

更に、電子黒板２は、ＣＰＵ１０１、ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０３、ＳＳＤ１０４、ネットワークコントローラ１０５、外部記憶コントローラ１０６、キャプチャデバイス１１１、ＧＰＵ１１２、センサコントローラ１１４、及び電子ペンコントローラ１１６を、電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等のバスライン１２０を備えている。

なお、電子黒板２用のプログラムは、ＣＤ－ＲＯＭ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して流通させるようにしてもよいし、プログラム配信用のサーバから配信されてもよい。

＜機能について＞
図６は、配信システム１００が有する電子黒板２、メールサーバ２０、及び、複合機４０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

＜＜電子黒板＞＞
電子黒板２は、認証部１１、画像生成部１２及びメール送信部１３は有する。電子黒板２が有するこれらの機能は、図５に示した電子黒板２が有するＣＰＵ１０１がＳＳＤ１０４等に記憶されたプログラムを実行して電子黒板２が有するハードウェア要素と協働することで実現される機能又は手段である。

また、電子黒板２は図５に示したＳＳＤ１０４、ＲＡＭ１０３又はＲＯＭ１０２に構築されたユーザ情報ＤＢ１４を有する。ユーザ情報ＤＢ１４にはユーザに関する情報が記憶されている。

表１はユーザ情報ＤＢ１４に記憶されている情報を模式的に示す。ユーザ情報ＤＢ１４にはユーザＩＤ、パスワード、優先ワークフロー、ワークフロー名、件名、及び、本文の各項目が対応付けられている。ユーザＩＤはユーザを識別又は特定するための識別情報である。ＩＤはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。ＩＤは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち１つ以上の組み合わせをいう。他のＩＤについても同様である。パスワードはユーザが本人であることを電子黒板２が確認するための秘密情報である。優先ワークフローはユーザが電子メールを送信する際に優先的に設定されるワークフローＩＤである。ワークフロー名は優先ワークフローの名称、件名は電子メールの件名に自動的に設定される文章、本文は電子メールの本文に自動的に設定される文章である。このようにユーザの認証が成立するとワークフローも自動的に決まるため、ユーザはワークフローを指定したり、件名及び本文を記載したりする必要がない。当然ながら、ユーザは任意にワークフローを指定したり、件名及び本文を記載したりすることもできる。

認証部１１はユーザを認証する。例えば、パスワードとユーザＩＤ、ＩＣカード、又は、生体認証情報のいずれで認証してもよい。

画像生成部１２はディスプレイ３に表示された画像を取り込み、画像データを生成する。取り込むとはディスプレイ３に表示されている画像の画像データを生成することをいう。「キャプチャする」と称する場合がある。

メール送信部１３は、ユーザ情報ＤＢ１４に対応付けられている件名と本文を電子メールに設定し、例えばユーザが選択した複合機４０のメールアドレスを宛先に設定する。本文のFormatには画像データのファイル形式、Target projectには優先ワークフロー、及びPriorityにはNormal（通常の優先度）を設定する。更に、電子メールに画像データを添付し、予め設定されているＳＭＴＰサーバに送信する。このＳＭＴＰサーバが図１のメールサーバ２０の場合もある。ユーザは電子メールを編集して本文を編集できる（例えば、自分の好きなワークフローを電子メールの本文で設定することもできる。）。

＜＜メールサーバ＞＞
メールサーバ２０は、メール受付部２１、及び、メール配信部２２を有する。メールサーバ２０が有するこれらの機能は、図４に示したＨＤＤ２０９からメモリ２０２に展開されたプログラム２０９ｐをＣＰＵ２０１が実行することにより実現されている機能又は手段である。なお、このプログラム２０９ｐは、プログラム配信用のサーバから配信されてもよいし、ＵＳＢメモリや光記憶媒体などの可搬性の記憶媒体に記憶された状態で配布されてもよい。

また、メールサーバ２０は図４に示したＨＤＤ２０９又はメモリ２０２に構築されたメール蓄積ＤＢ２３を有する。メール蓄積ＤＢ２３には各電子黒板２から送信されたメールが蓄積される。

表２はメール蓄積ＤＢ２３に記憶されているメールを模式的に示す。メール蓄積ＤＢ２３には、送信元メールアドレス、宛先メールアドレス、件名、本文、及び、添付ファイルの各項目がメールごとに記憶されている。送信元メールアドレスはメールを送信した電子黒板２のメールアドレスである。宛先メールアドレスは複合機４０のメールアドレスである。件名はメールのタイトルであり、本文はメールの本文である。添付ファイルは、ユーザの操作により複合機４０が取り込んだ画像データである。表２では１つのメールに複数の画像データが添付されているが、１つの画像データが取り込まれるごとに１つのメールに添付され送信されてもよい。

電子メールに添付され画像データが送信された場合、送信元メールアドレス、件名、及び、本文の少なくとも１つに基づいて、複合機４０がワークフローの入力となり得る電子メールか否かを判断する。本文の「Format」は画像データのファイル形式（フォーマット）を示す。表２の例では「jpeg」というファイル形式であることが通知されている。本文の「Target project」はワークフロー定義を指定する項目名（指定情報の一例）である。表２の例では「send to team」という名称のワークフロー定義が指定されている。本文の「Priority」は画像データがワークフローで処理されるための優先度である。表２の例では「normal」という優先度が指定されている。複合機は、本文に「Format」「Target project」「Priority」の各項目があるか否かを判断することができる。そして、更に「Format」が予め定められた画像データのファイル形式であるか否かを判断することができる。

図６に戻って説明する。メール受付部２１は、電子黒板２が送信した電子メールを直接、又は１つ以上のＳＭＴＰサーバを介して取得する。メール受付部２１は取得したメールをメール蓄積ＤＢ２３に記憶させる。メール配信部２２は複合機４０から送信されたユーザＩＤとパスワードで複合機４０の認証が成立すると、認証した複合機４０のメールアドレスを宛先とするメールをメール蓄積ＤＢ２３から読み出して、複合機４０に送信する。ユーザＩＤは通常、メールアドレスのうち＠よりも前の部分なので複合機４０のメールアドレスが容易に特定される。これにより、複合機４０は自機宛のメールとメールに添付された画像データを取得できる。

＜＜複合機＞＞
複合機４０は、プログラム実行部４１、処理実行部４２、メール取得部４３、及び、処理判断部４４を有する。複合機４０が有するこれらの機能は、図３に示した複合機４０のＣＰＵ４０１がＨＤＤ４０８等に記憶されたプログラム４０８ｐを実行し、複合機４０のハードウェア要素と協働することにより実現される機能又は手段である。

また、複合機４０は、図３に示したＨＤＤ４０８、ＭＥＭ－Ｐ４０２又はＭＥＭ－Ｃ４０７等により構築される記憶部４９を有する。記憶部４９には、定義情報記憶部４６が構築され、処理判断テーブル４７が記憶されている。定義情報記憶部４６に１つ以上のワークフロー定義が記憶されている。ワークフロー定義の作成方法及びその具体例については図７～図１０で説明する。

表３は、定義情報記憶部４６に記憶されているワークフロー定義の一例を示す。定義情報記憶部４６にはワークフローＩＤ、ワークフロー名、及び、ファイル名が対応付けて登録されている。ワークフローＩＤはワークフロー定義を一意に識別又は特定するための識別情報である。ワークフロー名はユーザがワークフロー定義を判別するための名称である。ファイル名はワークフロー定義が記述されたファイルである。ファイル形式はｘｍｌ（Extensible Markup Language）の他、ＪＳＯＮでも他の形式でもよい。

表４は処理判断テーブル４７の一例を示す。処理判断テーブル４７には差出人、件名、及び、本文の各項目が対応付けて登録されている。差出人、件名、及び、本文の各項目は、ワークフローの入力となりうる電子メールか否かの条件（判断基準）を示す。３つの項目全てで処理判断テーブル４７と一致することが要求されるのか、１つ又は２つでよいのかは適宜、管理者などにより設定される。また、本文の条件のうち「Target project」と「Priority」の設定値は任意となっているが、これらの値を条件とすることもできる。

表４では、１つの判断基準（レコード）しか登録されていないが、管理者は複数の判断基準を登録することができる。

図６に戻って説明する。メール取得部４３は、上記のようにユーザＩＤとパスワードをメールサーバ２０に送信して認証を受けると共に、認証が成立するとメールサーバ２０から自機（複合機４０）のメールアドレスを宛先とする電子メールを取得する（受信する）。メール取得部４３は、取得した電子メールを処理判断部４４に送出する。

処理判断部４４は、処理判断テーブル４７に登録された差出人、件名、及び、本文と電子メールの差出人、件名、及び、本文を比較することで、ワークフローの入力となりうる電子メールか否かを判断する。ワークフローの入力となりうる電子メールであると判断した場合、処理判断部４４は電子メールをメール取得部４３に返す。メール取得部４３はこの電子メールをプログラム実行部４１に送出する。

なお、電子メールの受信後に処理判断部４４が判断するのでなく、メール取得部４３がワークフローの入力となりうる電子メールのみをメールサーバ２０から取得してもよい。この場合、メール取得部４３が処理判断部４４の機能を兼ねて処理判断テーブル４７に登録された差出人、件名、及び、本文が記載された電子メールのみをメールサーバ２０から受信する。

プログラム実行部４１は、予め登録された複数のプラグイン４５を有し、処理実行部４２からの制御にしたがって各プラグイン４５を実行する。プラグイン４５はワークフローが有する処理と１対１に対応する。プラグイン４５は、例えばＯＣＲ、ＰＤＦ化、メール送信、フォルダ配信等にそれぞれが対応している。原則的に各プラグイン４５は互いに異なる処理を実行するが、同じ処理を実行するプラグイン４５が存在してもよい。

処理実行部４２は、プログラム実行部４１と通信してメールの本文で指定されたTarget projectに基づいてワークフローを決定し、このワークフローを実行する。処理実行部４２は定義情報記憶部４６に記憶されているこのワークフロー定義（ファイル）を読み出して、処理とその順番を解析する。そして、処理に対応するプラグイン４５に画像データを送出してその実行を要求する。プラグイン４５から処理された画像データ（画像データから別の形式のデータに変換されていてもよい）を取得すると、ワークフロー定義の処理の順番に、プラグイン４５への処理の要求を繰り返す。このように、電子黒板２から送信された画像データにワークフローで決まった処理を実行できる。

＜ワークフロー定義＞
図７は、ワークフロー定義の新規作成時における設定画面３１０の一例を示す図である。本実施例では、ワークフローの設定は配信システム１００の管理者が操作する複合機４０で行われるものとして説明するが、管理者が使用する端末又は一般のユーザが使用する端末から設定されてもよい。ワークフローの設定によりワークフローが定義される。

複合機４０は所定のサーバ（例えば、ワークフロー設定用のサーバ、実施例２のワークフローサーバなどである）と通信して設定画面３１０を表示する。設定画面３１０は、追加可能なプラグイン４５（プログラム）のリストが表示されるプラグインリスト欄３０１と、ワークフロー定義欄３０２を有する。プラグインリスト欄３０１には、ワークフローにおいて実行可能な全てのプラグイン４５を示すアイコン９４（９４－１～９４－６）が表示される。プラグイン４５は、管理者又はユーザからみた処理の最小単位であり実際にはプログラムである。

図７に示すように、ワークフローの新規作成時のワークフロー定義欄３０２には、スタートマーク９１のみを含む流れ図９０が表示される。複合機４０は、管理者が、スタートマーク９１のみを含む流れ図９０にアイコン９４を追加することに応じて、ワークフローに対して新たなプラグイン４５の実行を追加してワークフロー定義を作成する。このように、複合機４０の操作パネル４１１上で管理者はアイコンを移動することでワークフロー定義を新規に作成することができる。

図８は、ワークフローの設定画面３１０の一例を示す図である。図８（ａ）は、途中まで作成されたワークフローの流れ図９０が表示された設定画面３１０を示す。なお、ワークフローは最低１つのプラグイン４５を有すればよく、図７の流れ図９０で完成していてもよい。流れ図９０は、スタートを示すスタートマーク９１と、実行されるプラグイン４５を示すアイコン９２（９２－１～９２－４）と、矢印９３（９３－１～９３－４）とを含む。矢印９３は、スタートマーク９１及びそれぞれのアイコン９２の間を接続して、プラグイン４５の実行順序を表す。

図８（ｂ）は、図８（ａ）に対しプラグイン４５が追加された設定画面３１０を示す。プラグインリスト欄３０１に表示されたアイコン９４－２を流れ図９０に追加する操作を管理者が行うことに応じて、複合機４０はワークフローに新たなプラグイン４５の実行を追加する。このように、管理者はプラグイン４５を流れ図に追加するという操作でワークフローを定義でき、複合機４０は流れ図に応じたワークフロー定義を作成することができる。作成されたワークフロー定義は複合機４０の定義情報記憶部４６に記憶される。

図７、図８ではワークフローの新規の作成方法を説明したが、すでに定義済みのワークフローを管理者が編集したり改良したりすることもできる。管理者は定義情報記憶部４６からワークフロー定義を読み出す。複合機４０は、管理者の操作に応じて、ワークフローに既に組み込まれたプラグイン４５を削除又は追加したり、既に組み込まれたプラグイン４５の実行順序を変更したりすることができる。

図９は、ワークフロー定義の一例を示す図である。複合機４０は、電子黒板２が送信した画像データに対し、例えば図９に示されるようなワークフロー定義にしたがって、プラグイン４５を実行させる。

図９によれば、複合機４０は、メールサーバ２０から受信した画像データに対し、第１の処理として、ＯＣＲを行うプラグイン４５を実行する。すなわち、文字認識を行う。続いて、第２の処理として、複合機４０は、認識した文字を透明テキストで画像データに重畳させてＰＤＦ化するプラグイン４５を実行する。

続いて、第３の処理として、複合機４０は、メール配信をするプラグイン４５を実行する。メール配信は、図１０にて後述する宛先に例えば画像データ（複合機４０が処理した電子データであり画像データに限られない）を電子メールで送信する処理である。また、第４の処理として、複合機４０は第３の処理（メール配信）と並行して、ＦＴＰ配信をするプラグイン４５を実行する。ＦＴＰ配信は、ネットワーク上のＦＴＰサーバにデータをＦＴＰで送信して蓄積させる処理である。

また、ワークフロー定義欄３０２のいずれかのプラグイン４５を管理者がダブルクリック等すると、複合機４０は当該プラグイン４５の詳細を設定する詳細設定画面を表示する。

図１０は、メール送信というプラグイン４５の詳細設定画面３２０の一例を示す図である。図１０に示される詳細設定画面３２０は、送信先アドレスの設定領域３２１、添付文書タイプ設定欄３２２、添付文書の名前の設定領域３２３、自機のＵＲＬの添付設定欄３２４、本文の設定領域３２５を有する。また、送信先に自分を含めるか否かの設定欄３２６、デフォルト（初期設定）の電子メールドメインの設定欄３２７、及び、エラー通知の有無に関する設定欄３２8を有する。図１０ではメール送信のプラグイン４５の詳細設定画面３２０を説明したが、他のプラグイン４５についてもプラグイン４５の処理に対応した詳細設定画面３２０が表示される。なお、図１０はワークフロー定義における配信先の設定を説明しており、電子黒板２が送信する電子メールの宛先の設定ではない点に注意されたい。

＜動作手順＞
図１１は、配信システム１００の全体的な動作手順を示すシーケンス図の一例である。図１１の処理は例えば、ユーザが電子黒板２を使用すると開始される。

S1：まず、ユーザは認証操作を行う。例えば、ユーザＩＤとパスワードを入力する。

S2：電子黒板２の認証部１１は認証操作を受け付けて、ユーザが入力したユーザＩＤとパスワードがユーザ情報ＤＢ１４に登録されているか否かにより認証が成立するか否かを判断する。本実施例では認証が成立したものとして説明する。

S3：次に、ユーザは画像を取り込む操作を行う。例えば、所定のボタンを押下する。

S4：電子黒板２の画像生成部１２はこの操作を受け付けて、電子黒板２がディスプレイ３に表示している画面を取り込み、画像データを生成する。画像データはいくつ生成されてもよい。

S5：次に、ユーザは電子メールを複合機４０へ送信する操作を行う。例えば、複合機４０のメールアドレスをアドレス帳から選択する。あるいは、「ワークフローへ転送」のような予め決まったボタンを押下する。

S6：電子黒板２のメール送信部１３はこれらの操作を受け付け、電子メールを作成する。作成される電子メールを図１２にて説明する。

S7：メール送信部１３は作成した電子メールを添付された画像データと共にメールサーバ２０に送信する。仮に電子黒板２がメールサーバ２０と通信できなかった場合、画像データの送信を中止する。例えば、電子黒板２がディスプレイ３に「メールサーバ２０と通信できません。画像データの送信を中止しました」等を表示する。これにより、ユーザは画像データを送信できなかったことを把握できる。なお、管理者にメールサーバ２０と通信できない旨を電子メールなどで通知するとなおよい。

S8：複合機４０のメール取得部４３は所定のタイミングで自機宛のメールの有無をメールサーバ２０に問い合わせる。ステップＳ８の時点ではメールサーバ２０が電子メールを受信していない。所定のタイミングは定期的でもよいし、複合機４０の負荷が閾値以下に低下したタイミング等でもよい。このように、複合機４０があるサーバレスの配信システム１００では複合機４０の都合がよいタイミングで電子メールを取得できる。一方、ユーザから見ると送信した画像データに対しワークフローが開始されるまでに時間がかかる可能性がある。

S9：メールサーバ２０のメール受付部２１はメール蓄積ＤＢ２３に電子メールを蓄積する。

S10：複合機４０のメール取得部４３は所定のタイミングで自機宛のメールの有無をメールサーバ２０に問い合わせる。

S11：ステップＳ１０の時点ではメールサーバ２０が電子メールを受信しているので、メールサーバ２０のメール配信部２２は複合機４０宛の電子メールを複合機４０に送信する。なお、メールサーバ２０は画像データのデータサイズを考慮して複合機４０に電子メールを送信するか否かを判断し、画像データのデータサイズが閾値以上の場合は、電子メールを送信しない。これは、複合機４０によっては大容量のデータの受信が制限されているためである。大容量のデータの受信が制限されている場合、電子メールが受信されずにネットワークリソースが無駄になる。この閾値は、複合機４０側の制限又はＨＤＤ容量などを考慮して管理者がメールサーバ２０に設定しておく。あるいは、複合機４０が複合機４０側の制限又はＨＤＤ容量をメールサーバ２０に通知して、メールサーバ２０が閾値を設定してもよい。

S12：複合機４０のメール取得部４３は電子メールを取得するので、処理判断部４４は電子メールがワークフローの入力となりうるか否かを判断する。この判断の詳細を図１３のフローチャート図にて説明する。なお、図１１の説明では、電子メールの受信後に入力となりうるか否かを判断しているが、ステップＳ１０、Ｓ１１で判断して、複合機４０はワークフローの入力となりうる電子メールのみを受信してよい。

S13：電子メールがワークフローの入力になりうる場合、複合機４０の処理実行部４２が本文で指定されたワークフロー定義を定義情報記憶部４６から読み出して、プログラム実行部４１のプラグイン４５を呼びだしてワークフローを実行する。電子メールがワークフローの入力になりえない場合、処理判断部４４は電子メールを破棄する。更に、電子メールが破棄された旨を記憶しておき、ユーザが後から記録を確認できるとなおよい。

S14：ワークフローの処理の一部において、複合機４０のプログラム実行部４１のプラグイン４５のうち配信を担当するプラグイン４５がワークフロー定義に設定されている配信先装置６０に画像データを配信する。

＜＜電子メールの一例＞＞
図１２は、電子黒板２のメール送信部１３が作成する電子メールの一例を示す。この電子メールは差出人欄３３０、件名欄３３１、及び、本文欄３３２を有する。電子黒板２のメール送信部１３は、電子黒板２に設定された自機のメールアドレスを差出人欄３３０に設定する。また、メール送信部１３は、ユーザがアドレス帳から複合機４０のメールアドレスを選択したこと、又は、「ワークフローへ転送」のような決まったボタンを押下したことに基づいて、ユーザ情報ＤＢ１４に設定されている件名を件名欄３３１に設定する。同様に、ユーザ情報ＤＢ１４に設定されている本文を本文欄３３２に設定する。本文の「Format:」には画像データのファイル形式を設定し、「Target project：」には優先ワークフローのワークフロー名を設定し、「Priority：」にはnormalを設定する。

なお、件名は予め決まっている固定値でもよいし、ワークフローが１つしかない場合は、本文でワークフローを指定する必要がない。また、本文のワークフロー名はワークフローＩＤで指定されてもよい。

＜＜ワークフローの入力となりうるか否かの判断＞＞
図１３は、電子メールがワークフローの入力となりうるか否かを処理判断部４４が判断する手順を示すフローチャート図の一例である。図１３では、処理判断テーブル４７の全ての判断基準（条件）が満たされる場合にワークフローの入力となりうると判断する場合を説明する。

まず、処理判断部４４は差出人が処理判断テーブル４７に登録されているか否かを判断する（Ｓ１０１）。すなわち、差出人が電子黒板２か否かを判断する。これにより予め定めた送信元が送信する電子メールをワークフローの入力にできる。ステップＳ１０１の判断がＮｏの場合、処理判断部４４は電子メールに添付された画像データがワークフローの入力でないと判断する（Ｓ１０６）。

ステップＳ１０１の判断がＹｅｓの場合、処理判断部４４は件名が処理判断テーブル４７に登録されているか否かを判断する（Ｓ１０２）。これによりワークフローの入力とする旨が明確な電子メールをワークフローの入力にできる。ステップＳ１０２の判断がＮｏの場合、処理判断部４４は電子メールに添付された画像データがワークフローの入力でないと判断する（Ｓ１０６）。

ステップＳ１０２の判断がＹｅｓの場合、処理判断部４４は本文に処理判断テーブル４７に登録されたFormat、Target project、及び、Priorityの各項目が記載されているか否かを判断する（Ｓ１０３）。これにより本文の記載要件にしたがっている電子メールをワークフローの入力にできる。ステップＳ１０３の判断がＮｏの場合、処理判断部４４は電子メールに添付された画像データがワークフローの入力でないと判断する（Ｓ１０６）。

ステップＳ１０３の判断がＹｅｓの場合、処理判断部４４は画像データのフォーマットが処理判断テーブル４７に登録されているか否かを判断する（Ｓ１０４）。これにより予め定めたファイル形式の電子データが添付された電子メールをワークフローの入力にできる。ステップＳ１０４の判断がＮｏの場合、処理判断部４４は電子メールに添付された画像データがワークフローの入力でないと判断する（Ｓ１０６）。

ステップＳ１０４の判断がＹｅｓの場合、処理判断部４４は電子メールに添付された画像データがワークフローの入力であると判断する（Ｓ１０５）。

なお、処理判断部４４は更に、電子黒板２が送信した画像データが複合機４０まで正常に送信されたか否かを判断するとなおよい。ネットワークの輻輳などにより、画像データの一部が送信されないこと、本文が文字化けすること、又は、本文が破損すること等が起こりうる。処理判断部４４は、画像データの属性に記載されたサイズと画像データの実際のサイズ、メールのヘッダ等に記載のサイズと本文の実際のサイズが異なる場合、又は、文字の並びが辞書にないような場合に（文字化け）ワークフローを実行しない。また、その旨を複合機４０に記録し管理者に通知することが好ましい。ユーザが複合機４０を操作することで、ワークフローが実行されなかった理由を把握できる。また、管理者は不具合が生じたことを把握して改善することができる。

＜複合機がファイルで画像データを取得する場合＞
本実施例では、電子メールに添付された画像データがメールサーバ２０から複合機４０に送信されるが、画像データがファイルとして複合機４０に送信されてもよい。

図１４は、複合機４０が本実施例の配信システム１００の動作の概略を説明する図の一例である。図１と比較すると、図１４ではメールサーバ２０がファイルサーバ７０に置き換わっている。図１４の構成では電子メールのプロトコルに制限されず、電子黒板２とファイルサーバ７０は一般的なファイルの送受信のプロトコルで通信することが可能になる。

なお、ファイルサーバ７０は、ファイルを蓄積する機能を有するサーバであればよい。例えば、任意のサーバ、ネットワークストレージ、又は、クラウドストレージ等でよい。ファイルサーバ７０のハードウェア構成はメールサーバ２０と同様であるか、又は、異なっていても本実施例の説明には支障がないものとする。また、電子黒板２とファイルサーバ７０の間では予め認証が行われており、ファイルサーバ７０のなりすまし等は生じないものとする。
（１）電子黒板２はスクリーンショットなどで作成した画像データをファイルとしてファイルサーバ７０に送信する。送信時のプロトコルはFTP、HTTP、WebDAV等、一般的な通信プロトコルでよい。
（２）複合機４０にはこのファイルサーバ７０のＩＰアドレスとポート番号が登録されており、複合機４０はファイルサーバ７０に対して定期的にポーリング行う。
（３）新しいファイルがある場合、複合機４０はこのファイルを受信する。
（４）複合機４０は受信前に又は受信後にワークフローの入力となり得るファイルか否かを判断する。
（５）ワークフローの入力となり得るファイルの場合、複合機４０はワークフロー等によって予め決まっている処理をファイルに行う。複合機４０はワークフローの各処理が施された画像データを配信先装置６０に配信する。

図１４のように電子メールが利用されない場合、電子メールの送信元、件名、及び本文を使ってファイルがワークフローの入力となりうるか否かを判断することができない。そこで、ファイル名を使ってファイルが入力となりうるか否かを判断する。

図１５は、ファイル名に基づくファイルが入力となりうるか否かの判断方法を説明する図の一例である。図１５（ａ）はファイル名の規則を示す図であり、図１５（ｂ）はファイル名の一例を示す。

例えば、ファイル名を「送信元の電子黒板のＩＤ」＋「宛先の複合機のＩＤ」＋「ワークフローへの入力を表す記号」＋「ワークフローＩＤ」＋「Format」＋「.拡張子」のように構成する。「ワークフローへの入力を表す記号」は一般に使用される文字列や数字列でなければよいが、例えば、電子メールの件名を使用してよい。なお、ファイル名にPriorityを含めることもできる。

この規則に従うと、実際のファイル名は例えば「WB01_mfp1_inputforworkflow_001_jpeg.jpg」のようになる。ファイルサーバ７０は「宛先の複合機のＩＤ」で識別した複合機４０にファイルを送信する。また、複合機４０の処理判断部４４は、ファイル名の先頭から区切り文字の「_」までの文字列で送信元の電子黒板２のＩＤを判断し、次の「_」までの文字列で自機宛のファイルかどうかを判断し、次の「_」までの文字列でワークフローに入力されるファイルかどうかを判断し、次の「_」までの文字列でワークフローＩＤを判断し、次の「_」までの文字列でフォーマットを判断する。

このように本実施形態の配信システム１００は、メールサーバ２０を介さなくても電子黒板２からの画像データをワークフローの入力にすることができる。

＜まとめ＞
以上説明したように、本実施例の配信システム１００は、電子黒板２から配信したい画像を添付してメール又はファイルで送信することで、複合機４０が画像を入力にしてワークフローを実行し、予め定められた配信先装置６０に配信できる。したがって、ユーザが都度画像データを指定しなくても、電子黒板２の画像データを入力とすることができる。また、複合機４０はワークフローの入力となり得る電子メールに添付された画像データのみをワークフローの対象にするので取得した画像データのうち適切な画像データに対してのみワークフローを実行できる。

本実施例では、サーバを必要とする形態（サーバ版）の配信システム１００を説明する。

図１６は、本実施例の配信システム１００の動作の概略を説明する図の一例である。図１６では主に図１との相違を説明する。図１６では複合機４０が存在せず、代わりにワークフローサーバ８０が存在する。
（１）電子黒板２はスクリーンショットなどで作成した画像データをメールサーバ２０に送信する。
（２）メールサーバ２０は新しい電子メールを受信すると、ワークフローサーバ８０に電子メールを送信する。

以降の処理は実施例１と同様でよい。
（３）ワークフローサーバ８０は電子メールがワークフローの入力となり得る電子メールか否かを判断する。
（４）ワークフローの入力となり得る電子メールの場合、ワークフローサーバは電子メールに添付された画像データを取り出し、ワークフロー等によって予め決まっている処理を行う。ワークフローサーバはワークフローの各処理が施された画像データを配信先装置６０に配信する。

本実施例の配信システム１００は、ワークフローサーバ８０がメールサーバ２０に電子メールの有無を問い合わせる必要がないので、実施例１よりも早期にワークフローを開始できる。その他の効果は実施例１と同様である。

なお、本実施例において、図３～５において同一の符号を付した構成要素は同様の機能を果たすので、主に本実施例の主要な構成要素についてのみ説明する場合がある。なお、ワークフローサーバ８０のハードウェア構成はメールサーバ２０と同様であるか、又は、異なっていても本実施例の説明には支障がないものとする。

＜機能について＞
図１７は、配信システム１００が有する電子黒板２、メールサーバ２０、及び、ワークフローサーバ８０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。なお、図１７の説明では主に図６との相違を説明する。電子黒板２とメールサーバ２０の構成は実施例１の図６と同様でよいがメール配信部２２の機能が実施例１と異なっている。また、ワークフローサーバの機能は実施例１の複合機４０と同様でよいが、メール取得部４３の機能が異なる。

本実施例のメール取得部４３はＰＯＰ３やＩＭＡＰなどのメールの受信プロトコルに制限されることなく、メールサーバ２０から電子メールを受信できる。メールサーバ２０のメール配信部２２は宛先がワークフローサーバ８０の電子メールをワークフローサーバ８０にプッシュ送信する。プッシュ送信とは、ワークフローサーバ８０から問い合わせなくてもメールサーバ２０が主導して電子メールを送信できることをいう。ワークフローサーバ８０のメールアドレスとワークフローサーバ８０のＩＰアドレス（及びポート番号）がメールサーバ２０において対応付けられており、メール配信部２２は宛先がワークフローサーバ８０の電子メールをワークフローサーバ８０に送信できる。このようにワークフローサーバ８０からメールサーバ２０に電子メールの有無を問い合わせる必要がない。

メール取得部４３は、メールサーバ２０から送信された電子メールを受信する。メールサーバ２０とワークフローサーバの間の通信は、一般的な通信プロトコル（FTP、HTTP、WebDAV等）でよい。このような一般的な通信プロトコルで送信された電子データはそもそも電子メールと呼ばない可能性があるが、電子メールの送信元、件名、本文の情報を含むことは可能である。このため、本実施例ではメールサーバ２０がワークフローサーバ８０に送信する電子データも電子メールと称する。なお、メールサーバ２０とワークフローサーバ８０の間では予め認証が行われており、ワークフローサーバ８０のなりすまし等は生じないものとする。

＜動作手順＞
図１８は、本実施例の配信システム１００の全体的な動作手順を示すシーケンス図の一例である。図１８の説明では主に図１１との相違を説明する。本実施例では、図１１に存在したステップＳ８，Ｓ１０のワークフローサーバ８０（複合機４０）からメールサーバ２０への問い合わせが不要である。その他の処理は図１１と同様でよい。

S11：メールサーバ２０のメール配信部２２は電子メールをワークフローサーバ８０に送信する。電子メールとしての形式を保っていなくてもよく、電子メールが含む情報を電子データとしてワークフローサーバ８０に送信すればよい。以降の処理は図１１と同様でよい。

なお、メールサーバ２０がワークフローサーバ８０への電子メールの送信に失敗した場合、成功するまで一定時間ごとに送信を繰り返すことが好ましい。これにより、ワークフローサーバ８０が停止中又は高負荷で受信できない場合でも、電子黒板２が送信した画像データを失うことなくワークフローの入力にすることができる。

＜まとめ＞
本実施例の配信システム１００は、ワークフローサーバ８０がメールサーバ２０に電子メールの有無を問い合わせる必要がないので、実施例１よりも早期にワークフローを開始できる。また、実施例１と同様に、電子黒板２から配信したい画像を添付してメールを送信することで、複合機４０が画像を入力にしてワークフローを実行し、予め定められた配信先装置６０に配信できる。したがって、ユーザが都度画像データを指定しなくても、電子黒板２の画像データを入力とすることができる。また、複合機４０はワークフローの入力となり得る電子メールに添付された画像データのみをワークフローの対象にするので取得した画像データのうち適切な画像データに対してのみワークフローを実行できる。

なお、本実施例においてもメールサーバ２０はファイルサーバ７０に置き換えることができる。また、本実施例においても、ワークフローサーバ８０がメールサーバ２０に、自機宛の電子メールの有無を問い合わせることは可能である。したがって、ワークフローサーバ８０が受信する前に電子メールがワークフローの入力となりうるか否かを判断することができる。

＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

例えば、電子黒板２がワークフローに入力するデータは画像データに限られない。例えば、テキストデータ、ＰＤＦ、ＨＴＭＬデータ、又は音声データなど、ワークフローの入力となったり配信されたりする電子データであれば電子黒板２が送信できる。

また、電子黒板２は画像データを送信できる電子機器であればよい。例えば、特定のＰＣのように決まったＰＣからの電子メールをワークフローへの入力にすることができる。この場合、送信元が特定のＰＣのメールアドレスであることがワークフローの入力となりうる為の判断基準となる。なお、特定のＰＣは特定のユーザのＰＣでもよい。あるいは、特定のＰＣ又は特定のユーザのメールアドレスと称してもよい。

また、実施例１においては複合機４０とは別にワークフローサーバ８０が存在してもよいし、実施例２においては複数のワークフローサーバ８０が存在してもよい。これにより、より高度又は複雑なワークフローを実現できる。

また、実施例１，２においてファイルサーバ７０には、商用サービス（Googleドライブ（登録商標）、ONEドライブ（登録商標）等）を利用できる。

また、図６などの構成例は、電子黒板２、メールサーバ２０，複合機４０、ファイルサーバ７０，及びワークフローサーバ８０の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。また、電子黒板２、メールサーバ２０，複合機４０、ファイルサーバ７０，及びワークフローサーバ８０の処理は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

なお、メール受付部２１は電子データ受信手段の一例であり、メール送信部１３は電子データ送信手段の一例であり、メール取得部４３は電子データ取得手段の一例であり、処理判断部４４は判断手段の一例であり、処理実行部４２は実行手段の一例である。メールサーバ２０及びファイルサーバ７０は第二の情報処理装置の一例であり、複合機４０及びワークフローサーバ８０は第一の情報処理装置の一例である。認証部１１は認証手段の一例であり、メール送信部１３は送信手段の一例である。

２：電子黒板
２０：メールサーバ
４０：複合機
６０：配信先装置
７０：ファイルサーバ
８０：ワークフローサーバ
１００：配信システム

特開２０１６－１９２８０５号公報

Claims

電子データを生成する電子機器と、
前記電子機器から電子データを受信する電子データ受信手段と、
前記電子データを第一の情報処理装置に送信する電子データ送信手段と、を有し、
前記電子データ受信手段は電子メールとして前記電子データを受信する、メールサーバである第二の情報処理装置と、
前記第二の情報処理装置から前記電子データを取得する電子データ取得手段と、
前記電子データ取得手段が取得した前記電子データが有する情報に基づいて、前記電子データにワークフローを実行するか否かを判断する判断手段と、
前記判断手段がワークフローを実行すると判断した前記電子データにワークフローを実行する実行手段と、を有し、
前記電子データ取得手段は、電子メールとして前記電子データを取得し、
前記判断手段は、前記電子メールの送信元、件名、又は、本文の少なくとも１つが予め定められた条件を満たす場合に、前記電子メールに添付された添付データにワークフローを実行すると判断するものであり、
前記本文には前記ワークフローを指定する指定情報が記述されており、
前記実行手段は、前記本文に記述された前記指定情報に基づいて前記電子データに対して実行するワークフローを決定する第一の情報処理装置と、を有する配信システム。
電子データを生成する電子機器と、
前記電子機器から電子データを受信する電子データ受信手段と、
前記電子データを第一の情報処理装置に送信する電子データ送信手段と、を有する第二の情報処理装置と、
前記第二の情報処理装置から前記電子データを取得する電子データ取得手段と、
前記電子データ取得手段が取得した前記電子データが有する情報に基づいて、前記電子データにワークフローを実行するか否かを判断する判断手段と、
前記判断手段がワークフローを実行すると判断した前記電子データにワークフローを実行する実行手段と、を有する第一の情報処理装置と、を有し、
前記電子機器は、ユーザを認証する認証手段と、
前記認証手段が認証したユーザに対応づけられたワークフローの識別情報を前記電子データと共に前記第二の情報処理装置に送信する送信手段と、を有する配信システム。
前記判断手段は、前記電子データがワークフローの入力となりうるか否かを判断することを特徴とする請求項１又は２に記載の配信システム。
前記判断手段は、電子メールの本文に記述された前記電子データのフォーマットに基づいて前記電子メールの添付データにワークフローを実行するか否かを判断することを特徴とする請求項１～３のいずれか１項に記載の配信システム。
前記電子データ取得手段は、
予め定められたタイミングになると前記第二の情報処理装置に対し前記電子データを要求することを特徴とする請求項１～４のいずれか１項に記載の配信システム。
前記電子データ送信手段は、前記電子機器から受信した前記電子データを前記第一の情報処理装置に対しプッシュ送信することを特徴とする請求項１～５のいずれか１項に記載の配信システム。
電子データを生成する電子機器と、
前記電子機器から電子データを受信する電子データ受信手段と、
前記電子データを第一の情報処理装置に送信する電子データ送信手段と、を有する第二の情報処理装置と、
前記第二の情報処理装置から前記電子データを取得する電子データ取得手段と、
前記電子データ取得手段が取得した前記電子データが有する情報に基づいて、前記電子データにワークフローを実行するか否かを判断する判断手段と、
前記判断手段がワークフローを実行すると判断した前記電子データにワークフローを実行する実行手段と、を有する第一の情報処理装置と、を有し、
前記第二の情報処理装置はファイルサーバであり、
前記電子データ受信手段は、ファイルとして前記電子データを受信し、
前記電子データ取得手段は、ファイルとして前記電子データを取得し、
前記判断手段は、前記ファイルのファイル名に含まれる送信元、ワークフローへの入力とする旨、又は、前記電子データのフォーマットの少なくとも１つが予め定められた条件を満たす場合に、前記ファイルにワークフローを実行すると判断し、
前記ファイル名には前記ワークフローを指定する指定情報が記述されており、
前記実行手段は、前記ファイル名に含まれる前記指定情報に基づいて前記電子データに対して実行するワークフローを決定する配信システム。
前記判断手段は、前記電子データがワークフローの入力となりうるか否かを判断することを特徴とする請求項７に記載の配信システム。
前記電子機器は、ユーザを認証する認証手段と、
前記認証手段が認証したユーザに対応づけられたワークフローの識別情報を前記電子データと共に前記第二の情報処理装置に送信する送信手段と、
を有することを特徴とする請求項７又は８に記載の配信システム。
電子機器が電子データを生成するステップと、
メールサーバである第二の情報処理装置の電子データ受信手段が、前記電子機器から電子メールとして電子データを受信するステップと、
前記電子データを第一の情報処理装置に送信するステップと、
第一の情報処理装置の電子データ取得手段が前記第二の情報処理装置から電子メールとして電子データを取得するステップと、
第一の情報処理装置の判断手段が、前記電子データ取得手段が取得した前記電子データが有する情報に基づいて、前記電子データにワークフローを実行するか否かを判断するステップと、
前記第一の情報処理装置の実行手段が、前記判断手段がワークフローを実行すると判断した前記電子データにワークフローを実行するステップと、を有し
前記判断手段は、前記電子メールの送信元、件名、又は、本文の少なくとも１つが予め定められた条件を満たす場合に、前記電子メールに添付された添付データにワークフローを実行すると判断するものであり、
前記本文には前記ワークフローを指定する指定情報が記述されており、
前記実行手段は、前記本文に記述された前記指定情報に基づいて前記電子データに対して実行するワークフローを決定する配信方法。
電子機器が電子データを生成するステップと、
第二の情報処理装置の電子データ受信手段が、前記電子機器から電子データを受信するステップと、
前記電子データを第一の情報処理装置に送信するステップと、
第一の情報処理装置の電子データ取得手段が前記第二の情報処理装置から前記電子データを取得するステップと、
第一の情報処理装置の判断手段が、前記電子データ取得手段が取得した前記電子データが有する情報に基づいて、前記電子データにワークフローを実行するか否かを判断するステップと、
前記第一の情報処理装置の実行手段が、前記判断手段がワークフローを実行すると判断した前記電子データにワークフローを実行するステップと、
前記電子機器の認証手段がユーザを認証するステップと、
前記認証手段が認証したユーザに対応づけられたワークフローの識別情報を前記電子データと共に前記第二の情報処理装置に送信するステップと、
を有する配信方法。