JP7003577B2

JP7003577B2 - 文書管理システム及び文書管理方法

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Publication number: JP7003577B2
Application number: JP2017210191A
Authority: JP
Inventors: 政人廣田; 嵩志小熊; 徹保井; 俊胤西見; 力結城
Original assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Current assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Priority date: 2017-10-31
Filing date: 2017-10-31
Publication date: 2022-01-20
Anticipated expiration: 2037-10-31
Also published as: JP2019082885A

Description

本発明は、画像形成装置と画像処理サーバーと文書管理サーバーとを備えた文書管理システム及び文書管理方法に関する。

近年、複写機や複合機等の画像形成装置を利用してスキャンした文書の文書データは、文書管理サーバーに蓄積され、ネットワークを介してユーザーが閲覧することができる。文書管理サーバーによって管理される文書データは、プライバシーやセキュリティーの観点からアクセス制限されることが望ましい。そこで、管理対象の文書データにアクセス制限をかけて、閲覧や印刷を制限する技術が提案されている（例えば、特許文献１～４を参照）。

特開２００７－１４０９５８号公報特開２００８－００３６８７号公報特開２００９－１９３１６４号公報特開２０１７－０８４２１９号公報

しかしながら、従来技術では、管理対象の文書データを文字認識して取得したメタデータ毎にアクセス制限をかけることができなかったという問題があった。

本発明は上記課題に鑑みてなされたものであり、管理対象の文書データを文字認識して取得したメタデータ毎にアクセス制限をかけて、文書データを管理することができる技術を提供することを目的とする。

本発明の文書管理システムは、管理対象の文書データを取得する画像形成装置と、前記文書データを文字認識してメタデータを取得する画像処理サーバーと、前記メタデータに基づいて前記文書データを管理する文書管理サーバーとを備えた文書管理システムであって、前記画像形成装置は、前記文書データの種別毎に用意され、複数の文字認識対象領域、複数の前記文字認識対象領域から文字認識された文字列を前記メタデータとするメタデータ名がそれぞれ設定されたテンプレートを記憶する装置記憶部と、前記文書データ内で秘匿対象とする前記メタデータを特定する秘匿対象特定部と、前記秘匿対象特定部により秘匿対象として特定された前記メタデータのセキュリティー設定を受け付けて、秘匿対象とする前記メタデータ名と前記セキュリティー設定とを紐付けて、前記文書データと共に前記画像処理サーバーに送信するセキュリティー設定受付部とを備え、前記文書管理サーバーは、ユーザーの認証を行う認証部と、前記画像形成装置が前記装置記憶部に記憶しているものと同じ前記テンプレートを記憶したサーバー記憶部と、前記テンプレートに基づいて、前記画像形成装置から送信された前記文書データの複数の前記文字認識対象領域を文字認識して前記メタデータそれぞれ抽出する文字認識部と、前記ユーザーから前記文書データへのアクセス要求があった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記文字認識部により抽出した前記メタデータに対するアクセス権限が前記ユーザーにあるか否かを前記メタデータ毎にそれぞれ判断し、前記アクセス権限のある前記メタデータをマスク化せず、前記アクセス権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可する文書データ保管部とを備え、前記アクセス権限は、前記文字認識部により抽出した前記メタデータに対する閲覧権限と前記文字認識部により抽出した前記メタデータに対する印刷権限とを含み、前記文書データ保管部は、前記アクセス要求が閲覧要求だった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記閲覧権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、前記アクセス要求が印刷要求だった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記印刷権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、マスク化された前記メタデータには、マスクを解除するための前記ユーザーの追加認証要求を行うロックボタンがそれぞれ配置され、前記文書データ保管部は、さらに、前記ロックボタンを介した前記追加認証要求が前記認証部により認証された場合に、前記追加認証要求を行った前記ロックボタンが配置された前記メタデータのマスクを解除して、前記文書データへのアクセスを許可することを特徴する。
本発明の文書管理方法は、管理対象の文書データを取得する画像形成装置と、前記文書データを文字認識してメタデータを取得する画像処理サーバーと、前記メタデータに基づいて前記文書データを管理する文書管理サーバーとを備えた文書管理システムにより実行される文書管理方法であって、前記画像形成装置は、前記文書データの種別毎に用意した、複数の文字認識対象領域、複数の前記文字認識対象領域から文字認識された文字列を前記メタデータとするメタデータ名がそれぞれ設定されたテンプレートを記憶しておき、前記文書データ内で秘匿対象とする前記メタデータを特定し、秘匿対象として特定された前記メタデータのセキュリティー設定を受け付けて、秘匿対象とする前記メタデータ名と前記セキュリティー設定とを紐付けて、前記文書データと共に前記画像処理サーバーに送信し、前記文書管理サーバーは、ユーザーの認証を行い、前記画像形成装置が記憶しているものと同じ前記テンプレートを記憶しておき、前記テンプレートに基づいて、前記画像形成装置から送信された前記文書データの複数の前記文字認識対象領域を文字認識して前記メタデータをそれぞれ抽出し、前記ユーザーから前記文書データへのアクセス要求があった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、抽出した前記メタデータに対するアクセス権限が前記ユーザーにあるか否かを前記メタデータ毎にそれぞれ判断し、前記アクセス権限のある前記メタデータをマスク化せず、前記アクセス権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、前記アクセス権限は、前記メタデータに対する閲覧権限と前記メタデータに対する印刷権限とを含み、前記アクセス要求が閲覧要求だった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記閲覧権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、前記アクセス要求が印刷要求だった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記印刷権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、マスク化された前記メタデータには、マスクを解除するための前記ユーザーの追加認証要求を行うロックボタンがそれぞれ配置され、前記ロックボタンを介した前記追加認証要求が認証された場合に、前記追加認証要求を行った前記ロックボタンが配置された前記メタデータのマスクを解除して、前記文書データへのアクセスを許可することを特徴する。

本発明によれば、管理対象の文書データを文字認識して取得したメタデータ毎にアクセス制限をかけて、文書データを管理することができる。

本発明に係る実施の形態の文書管理システムのシステム構成図である。図１に示す画像形成装置の概略構成図である。図２に示すテンプレートのイメージ図である。セキュリティー設定メニューの表示例である。図２に示すセキュリティー設定受付部によるセキュリティー設定情報の登録例である。図１に示す画像処理サーバーの概略構成図である。図１に示す文書管理サーバーの概略構成図である。図７に示すユーザー情報の登録例である。マスク領域に表示されるロックボタンのイメージ図である。図１に示す画像形成装置の文書データ送信処理の流れを示すフローチャートである。図１に示す画像処理サーバーのメタデータ取得処理の流れを示すフローチャートである。図１に示す文書管理サーバーのアクセス制限処理の流れを示すフローチャートである。

以下、図を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。なお、以下の実施の形態において、同様の機能を示す構成には、同一の符号を付してある。

図１に示すように、本実施の形態の文書管理システムＸは、画像形成装置１と、画像処理サーバー２と、文書管理サーバー３と、複数のユーザー端末４とを備えており、これらはＬＡＮ（Local Area Network）やインターネット等のネットワーク５を介して接続されている。画像形成装置１、画像処理サーバー２及び文書管理サーバー３は、それぞれＷｅｂサーバーとして機能してもよい。ユーザー端末４は、パーソナルコンピューターやタブレット端末等の情報処理装置である。

図２は、画像形成装置１の概略構成図である。

画像形成装置１は、複写機や複合機等であり、操作部１１と、原稿読取部１２と、装置記憶部１３と、画像処理部１４と、印刷部１５と、装置通信部１６と、装置制御部１７とを備えている。

操作部１１は、表示部及び入力部として機能するタッチパネル１１１と、テンキー、リセットキー、ストップキー、スタートキー等の各種の操作キー１１２を備えたユーザーインターフェースである。なお、タッチパネル１１１ではなく、液晶ディスプレイ等の表示部としてもよい。

原稿読取部１２は、原稿台にセットされた原稿や不図示の原稿給送部から給送される原稿に光を照射する光源と、原稿からの反射光を原稿の画像データに変換するＣＣＤ（Charge Coupled Device）等の光電変換部とを備えており、原稿をスキャンして原稿の画像データを生成する。

装置記憶部１３は、半導体メモリーやＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の記憶手段であり、原稿読取部１２によって読み取られた画像データや、装置通信部１６により受信される文書データなどが蓄積される。また、装置記憶部１３には、図３に示すテンプレート１３１が記憶されている。

テンプレート１３１は、文書管理サーバー３の管理対象とする請求書や伝票などの文書の種別毎に用意されており、文書内の枠線位置（レイアウト）、文字認識対象領域１３３、文字認識対象領域１３３内の文字種類（漢字や数字、アルファベット等）、文字認識対象領域１３３から文字認識された文字列をメタデータとするメタデータ名１３２等が設定されている。ユーザーは、操作部１１を介して、テンプレート１３１の各種設定を行ったり、テンプレート１３１を編集したりすることができる。

画像処理部１４は、画像データに対して所定の画像処理を行う手段であり、例えば、拡大縮小処理や、濃度調整、階調調整等の画像処理を行う。

印刷部１５は、原稿読取部１２によって読み取られた画像データ、装置通信部１６によって受信された文書データに基づいて、画像を印刷する印刷手段である。

装置通信部１６は、ＬＡＮやインターネット等のネットワーク５を介して、画像処理サーバー２、文書管理サーバー３及びユーザー端末４との間で各種データを送受信する機能を有する。

装置制御部１７は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等を備えたマイクロコンピュータ等の情報処理部である。ＲＯＭには画像形成装置１の動作制御を行うための制御プログラムが記憶されている。装置制御部１７のＣＰＵは、ＲＯＭに記憶されている制御プログラムを読み出し、制御プログラムをＲＡＭに展開させることで、操作部１１から入力された所定の指示情報に応じて装置全体の制御を行う。

また、装置制御部１７は、ログイン処理部１７１、文書データ取得部１７２、秘匿対象特定部１７３、セキュリティー設定受付部１７４として機能する。

ログイン処理部１７１は、操作部１１等を介して入力されるユーザー識別情報が予め記憶されたユーザー情報３２４に登録されている場合に、ログイン処理を実行して、ユーザーに画像形成装置１の使用を許可する。ユーザー識別情報は、ユーザーＩＤ等であり、操作部１１に表示されるログイン画面を介して入力されても良いし、社員証等のＩＣカードを用いて入力されても良い。例えば、ログイン処理部１７１は、入力されたユーザー識別情報を装置通信部１６経由で文書管理サーバー３に送信し、文書管理サーバー３の認証部３３１によってユーザー識別情報がユーザー情報３２４に登録されていると判断された場合に、ログイン処理を実行してもよい。なお、ユーザー情報３２４は、装置記憶部１３に記憶されても良く、この場合、ログイン処理部１７１が、ユーザー識別情報を装置記憶部１３に記憶されたユーザー情報３２４と照合することで、ユーザー認証を行っても良い。

文書データ取得部１７２は、文書管理サーバー３の管理対象とする文書データを取得する。文書データ取得部１７２は、原稿読取部１２によってスキャンされた伝票や請求書等の画像データを文書データとして取得しても良いし、この画像データをＰＤＦファイル等に変換したものを文書データとして取得しても良いし、装置通信部１６経由で受信される画像データ等を文書データとしてもよい。

秘匿対象特定部１７３は、文書データ取得部１７２が管理対象として取得した文書データをタッチパネル１１１にプレビュー表示して、秘匿対象とするメタデータを特定する。秘匿対象とするメタデータは、文書データ内の文字列であり、ユーザーがタッチパネル１１１上で指定することができる。秘匿対象特定部１７３は、テンプレート１３１に基づいて、プレビュー表示している文書データ内のメタデータ記載位置を把握し、ユーザーによりタッチされた位置に対応するメタデータを秘匿対象のメタデータとして特定しても良い。例えば、タッチされた位置に対応するメタデータとして、タッチされた位置に対応する文字認識対象領域１３３内の文字列が秘匿対象のメタデータとして特定されてもよい。

また、予めスキャンの対象とする原稿に秘匿対象とする文字列を蛍光ペン等でなぞったり丸で囲んだりしてマークを付けておいてもよい。マークを付けられた原稿がスキャンされ、文書データ取得部１７２により文書データとして取得された場合に、秘匿対象特定部１７３は、文書データからマークを検出する。そして、秘匿対象特定部１７３は、テンプレート１３１を参照して、検出したマークの位置に対応するメタデータ（文字列）を秘匿対象のメタデータとして特定しても良い。また、秘匿対象特定部１７３は、マークの位置に対応するメタデータと、ユーザーによりタッチパネル１１１を介してタッチされた位置に対応するメタデータの両方を秘匿対象として特定してもよい。

秘匿対象特定部１７３は、テンプレート１３１に基づいて、秘匿対象として特定したメタデータについて、文書データ内の記載領域（文字認識対象領域１３３としてもよい）７０を特定し、図４に示すように、特定した記載領域７０をプレビュー表示されている文書データに合成表示してもよい。秘匿対象特定部１７３は、ユーザーがタッチパネル１１１上で指をスライドさせることにより、指の始点から終点までを対角線とする矩形状の記載領域７０をプレビュー表示されている文書データに合成表示してもよい。また、秘匿対象特定部１７３は、合成表示した記載領域７０の位置やサイズをユーザーがタッチパネル１１１を介して調整できるようにしてもよい。また、秘匿対象特定部１７３は、ユーザーがタッチパネル１１１上で記載領域７０を作成した場合に、作成された記載領域７０に含まれるメタデータを秘匿対象として特定してもよい。

セキュリティー設定受付部１７４は、秘匿対象特定部１７３により秘匿対象とするメタデータが特定されると、セキュリティー設定メニュー７１をタッチパネル１１１に表示させて、秘匿対象とするメタデータに対するセキュリティー設定を受け付ける。

セキュリティー設定メニュー７１では、「常にマスク」、「自分のみ可」、「グループのみ可」、「キャンセル」のメインメニュー７１－１があり、文書データを閲覧及び印刷する場合のセキュリティー設定を行うことができる。「常にマスク」が選択されると、全てのユーザーが秘匿対象のメタデータを閲覧及び印刷を不可能に設定される。各ユーザーが文書データを閲覧及び印刷する際は、秘匿対象のメタデータの記載領域７０が黒ベタ画像等のマスク領域８０（図９を参照）により読み取り不可能にマスクされて、閲覧及び印刷が制限される。「自分のみ可」が選択されると、ログインユーザーだけが秘匿対象のメタデータの閲覧及び印刷を可能に設定される。他ユーザーが文書データを閲覧及び印刷する際は、秘匿対象のメタデータの記載領域７０がマスクされて、閲覧及び印刷が制限される。「グループのみ可」が選択されると、ログインユーザーが所属するグループに所属するユーザーだけが、このメタデータの閲覧及び印刷を可能に設定される。他グループのユーザーが文書データを閲覧及び印刷する際は、秘匿対象のメタデータの記載領域７０がマスクされて、閲覧及び印刷が制限される。なお、ログインユーザーが所属するグループに限定されるのではなく、ログインユーザーがアクセスを許可するグループ名を設定できてもよい。「キャンセル」が選択されると、メタデータを秘匿対象とする指定を解除して、セキュリティー設定メニュー７１を閉じる。

「常にマスク」、「自分のみ可」、「グループのみ可」が選択された場合、サブメニュー７１－２が表示され、サブメニュー内の「閲覧」と「印刷」の内、チェックした項目が制限対象として設定される。「閲覧」及び「印刷」の項目には、いずれか一方だけにチェックを付けても良いし、両方にチェックを付けることもできる。「印刷」にチェックを付けると、更にサブメニュー７１－３が表示され、印刷可能回数を設定することができる。例えば、サブメニュー７１－３では、「１回」、「２回」、「３回」、「１０回」、「無制限」のように特定の印刷可能回数を設定することができる。例えば、請求書など一部のみを原本として印刷する必要がある場合は、「１回」に設定するとよい。ユーザーは、秘匿対象とするメタデータを複数指定して、指定したメタデータ毎にセキュリティー設定を行うことができる。

セキュリティー設定受付部１７４は、セキュリティー設定を受け付けると、図５に示すように、秘匿対象とするメタデータ名１３２、秘匿対象として特定されたメタデータの記載領域７０を示す座標情報、閲覧権限、印刷権限、印刷可能回数を関連付けて、セキュリティー設定情報７３を作成する。

例えば、ユーザーＡが、「千代田区霞が関〇－△－×」を秘匿対象のメタデータ７２として指定し、セキュリティー設定メニュー７１において「常にマスク」を「印刷」に設定し、「グループのみ可」を「閲覧」に設定したとする。この場合、セキュリティー設定情報７３には、秘匿対象のメタデータ７２である「千代田区霞が関〇－△－×」について、メタデータ名１３２として「住所１」、座標情報として「Ｐａｇｅ１、Ｓｔａｒｔ（ｘ１、ｙ１）、Ｅｎｄ（ｘ２、ｙ２）」、閲覧権限として「ユーザーＡのグループ」、印刷権限として「全員不可」が登録される。この場合、印刷可能回数は設定されないため空欄となっている。

また、ユーザーＡが、「出張費」及び「人件費」を１つの記載領域７０に含めることで、それぞれを秘匿対象のメタデータ７２として指定し、セキュリティー設定メニュー７１において「自分のみ可」を「閲覧」及び「印刷」に設定し、「印刷可能回数」を「１回」に設定したとする。この場合、セキュリティー設定情報７３には、メタデータ名１３２として「詳細１」、「詳細２」のそれぞれが、座標情報として「Ｐａｇｅ１、Ｓｔａｒｔ（ｘ５、ｙ５）、Ｅｎｄ（ｘ１０、ｙ１０）」、閲覧権限として「ユーザーＡ」、印刷権限として「ユーザーＡ」、印刷可能回数として「１回」が登録される。このように、秘匿対象とするメタデータを複数含むようにタッチパネル１１１上で記載領域７０を作成することで、複数のメタデータを秘匿対象のメタデータ７２として一度に指定し、まとめて同一のセキュリティー設定を設定することができる。

セキュリティー設定受付部１７４は、操作部１１により文書データの送信指示が受け付けられると、文書データのプレビュー表示を終了して、文書データと共に、ユーザーにより設定されたセキュリティー設定情報７３を画像処理サーバー２に送信する。プレビュー表示させた文書データに対してユーザーによるセキュリティー設定が行われなかった場合、セキュリティー設定受付部１７４は、デフォルトのセキュリティー設定情報７３を文書データと共に送信してもよい。デフォルトのセキュリティー設定情報７３は、例えば、各メタデータに対するアクセス制限なし（セキュリティーなし）のセキュリティー設定であってもよいし、予めユーザーが指定しておいた秘匿対象のメタデータ７２に対するセキュリティー設定であってもよい。また、予めユーザーにより、操作部１１を介して、秘匿対象とするメタデータ名とそのセキュリティー設定とがテンプレート１３１に設定されてもよい。

図６は、画像処理サーバー２の概略構成図である。画像処理サーバー２は、サーバー通信部２１と、サーバー記憶部２２と、サーバー制御部２３とを備えている。

サーバー通信部２１は、ＬＡＮやインターネット等のネットワーク５を介して、画像形成装置１、文書管理サーバー３との間で各種データを送受信する。

サーバー記憶部２２は、半導体メモリーやＨＤＤ等の記憶手段であり、テンプレート１３１が記憶されている。テンプレート１３１は、画像形成装置１が記憶しているテンプレート１３１と同じものであり、ＯＣＲ処理に利用される。

サーバー制御部２３は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を備えたマイクロコンピュータ等の情報処理部である。ＲＯＭには画像処理サーバー２の動作制御を行うための制御プログラムが記憶されている。サーバー制御部２３のＣＰＵは、ＲＯＭに記憶されている制御プログラムを読み出し、制御プログラムをＲＡＭに展開させることで、サーバー全体の制御を行う。また、サーバー制御部２３は、文字認識部２３１、属性情報作成部２３２として機能する。

文字認識部２３１は、画像処理装置から送信された文書データに対して、テンプレート１３１に基づいてＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理を実行し、文書データから文字列を抽出する。文字認識部２３１は、文字認識対象領域１３３を文字認識するゾーンＯＣＲにより文字列を抽出してもよい。テンプレート１３１の文字認識対象領域１３３に対して、文書データ内の文字認識対象領域１３３内の文字列や行数等に増減があった場合は、文字認識部２３１によって文書データに対する文字認識対象領域１３３が自動的に調整される。

属性情報作成部２３２は、文字認識部２３１によって抽出された文字列をメタデータとして取得する。このとき、属性情報作成部２３２は、不図示のメタデータ設定情報に基づいて、メタデータのデータ型や入力規則を整える。メタデータ設定情報は、ＯＣＲ処理により文書データから抽出された文字列をメタデータとして文書管理サーバー３に送信するためのデータ型や入力規則等が登録されている。

つづいて、属性情報作成部２３２は、文字認識部２３１の文字認識結果に基づいて、文書データ内におけるメタデータの座標情報を取得する。座標情報は、文書データから文字認識により取得されたメタデータの記載位置を示しており、例えば、ページ番号と、メタデータの記載領域７０を示す始点座標及び終点座標を含んで構成される。記載領域７０は、文字認識結果により取得されたメタデータを内包する最小の矩形領域とすることができる。記載領域７０は、取得されたメタデータ毎に形成される。また、始点座標及び終点座標は、文書データ内のページの例えば左上隅を基準としたときの座標としてもよい。この座標情報により、各メタデータが文書データ内のどのページのどの領域に記載されているのか特定可能になる。なお、属性情報作成部２３２は、画像形成装置１から文書データと共に送信されたセキュリティー設定情報７３に基づいて、取得したメタデータが秘匿対象として指定されている場合、文字認識結果に基づく座標情報ではなく、セキュリティー設定情報７３に含まれる座標情報を取得してもよい。

つづいて、属性情報作成部２３２は、取得したメタデータと座標情報とセキュリティー設定情報７３に含まれるセキュリティー設定とを関連付けて属性情報３２２を作成する。つまり、秘匿対象のメタデータ７２は、座標情報とアクセス制限ありのセキュリティー設定とが関連付けられ、秘匿対象に指定されていないメタデータは、座標情報とアクセス制限なしのセキュリティー設定とが関連付けられる。属性情報作成部２３２は、文字認識部２３１による文字認識結果を付加した文書データを文書データ３２１として取得し、作成した属性情報３２２と共に文書管理サーバー３に送信する。なお、画像形成装置１から送信された文書データ（文字認識結果なしの文書データ）を文書データ３２１としてもよい。

図７は、文書管理サーバー３の概略構成図である。

文書管理サーバー３は、サーバー通信部３１と、サーバー記憶部３２と、サーバー制御部３３とを備えている。

サーバー通信部３１は、ＬＡＮやインターネット等のネットワーク５を介して、画像形成装置１、画像処理サーバー２及びユーザー端末４との間で各種データを送受信する。

サーバー記憶部３２は、半導体メモリーやＨＤＤ等の記憶手段であり、画像処理サーバー２から送信された文書データ３２１及び属性情報３２２が記憶される。また、サーバー記憶部３２には、ユーザー情報３２４が記憶されている。

図８に示すように、ユーザー情報３２４は、ユーザーを識別するユーザーＩＤ、ユーザー名、ユーザーが所属する部署や部門等のグループ名を含む。グループ名は、課長や部長等の職責によってカテゴライズされてもよい。また、同一ユーザーが、複数グループに所属してもよい。

サーバー制御部３３は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を備えたマイクロコンピュータ等の情報処理部である。ＲＯＭには文書管理サーバー３の動作制御を行うための制御プログラムが記憶されている。サーバー制御部３３のＣＰＵは、ＲＯＭに記憶されている制御プログラムを読み出し、制御プログラムをＲＡＭに展開させることで、サーバー全体の制御を行う。また、サーバー制御部３３は、認証部３３１、文書データ保管部３３２として機能する。

認証部３３１は、画像形成装置１やユーザー端末４から送信されるユーザー識別情報をユーザー情報３２４と照合することでユーザー認証を実行し、送信されたユーザー識別情報がユーザー情報３２４に登録されている場合に、ユーザーのログインを許可する。

文書データ保管部３３２は、画像処理サーバー２から送信される文書データ３２１と属性情報３２２をサーバー記憶部３２にユーザーがアクセス可能に保管する。文書データ保管部３３２は、文書データ３２１に含まれるメタデータに基づいて文書データ３２１を管理してもよい。文書データ保管部３３２は、保管した文書データ３２１に対して、ユーザー端末４や画像形成装置１を介して、ユーザーからアクセス要求があった場合、属性情報３２２に含まれるセキュリティー設定に基づいて、文書データ３２１内に記載されたメタデータに対するアクセス権限があるか否かを判断する。文書データ保管部３３２は、アクセス権限のあるメタデータについてはマスク化せず、アクセス権限のないメタデータをマスク化して、文書データ３２１へのアクセスを許可する。

例えば、アクセス要求が閲覧要求である場合には、ユーザーの閲覧権限に応じてメタデータがマスク化された文書データ３２１がユーザー端末４や画像形成装置１に表示され、アクセス要求が印刷要求である場合には、ユーザーの印刷権限に応じてメタデータがマスク化された文書データ３２１が画像形成装置１に送信され、印刷可能となる。なお、同一の文書データ３２１において、ユーザーの閲覧権限のレベルとアクセス権限のレベルとが異なっている場合もある。この場合、例えば、閲覧では全てのメタデータを表示できるが、印刷では一部のメタデータがマスク化されたりする。

図９は、閲覧権限のないメタデータがマスク領域８０でマスク化された文書データ３２１の表示例である。

例えば、図４に示す文書データに対してユーザーＡが図５に示すセキュリティー設定を行ったとする。図５に示すセキュリティー設定では、ユーザーＢは、この文書データに対して閲覧権限も印刷権限も付与されていない。ユーザーＢがこの文書データの閲覧要求を行った場合、「住所１」、「詳細１」、「詳細２」のメタデータ名１３２に対応するメタデータの閲覧権限がないため、「住所１」、「詳細１」、「詳細２」に対応するメタデータがそれぞれマスク領域８０でマスクされ視認不可能に表示される。文書データ保管部３３２は、マスク領域８０上にロックボタン８１を配置して、アクセス制限された領域であることを明示してもよい。

文書データ保管部３３２は、ロックボタン８１に認証機能を付加しても良い。閲覧制限された文書データ３２１が表示されたユーザーがユーザー端末４や画像形成装置１を介して、ロックボタン８１をクリックしたりタッチしたりすると、文書データ保管部３３２は、パスワード入力を要求するパスワード入力画面を表示させても良い。文書データ保管部３３２は、パスワード入力画面を介してパスワードが入力されると、入力されたパスワードの認証要求を認証部３３１に出力してもよい。つまり、ユーザーは、マスク領域８０を解除する場合、ユーザー認証に加えて、追加認証を要求される。認証部３３１により特定パスワードが入力されたと認証された場合、文書データ保管部３３２は、閲覧権限のないメタデータに対するマスク化を解除して、メタデータを視認可能に表示させてもよい。この場合、文書データ保管部３３２は、今回の閲覧に限ってメタデータの閲覧制限を一時的に解除してもよいし、このユーザーにこのメタデータへの閲覧権限を付与して、以降の閲覧時においてもマスクされないように制御してもよい。また、文書データ保管部３３２は、ロックボタン８１を、マスク領域８０のいずれか１つに配置してもよい。また、文書データ保管部３３２は、ロックボタン８１を介した認証要求が、認証部３３１により認証された場合に、文書データ３２１内の全ての秘匿対象のメタデータ７２に対するマスクを解除して、全ての秘匿対象のメタデータ７２を視認可能にしてもよい。これによれば、１回の認証要求で全てのマスク領域８０を解除することができるので、ユーザービリティーを向上させることができる。

次に、図１０～図１２を参照して、文書管理システムＸの文書管理処理の流れを説明する。

まず、図１０を参照して、画像形成装置１の文書データ送信処理の流れを説明する。

ログイン処理部１７１は、ユーザーから入力されるユーザー識別情報に基づいて、ユーザーを画像形成装置１にログインさせる（ｓ１１）。つづいて、原稿読取部１２がユーザーによってセットされた伝票等の管理対象とする文書（原稿）をスキャンすると（ｓ１２）、文書データ取得部１７２は、原稿読取部１２により生成された画像データを文書データとして取得する（ｓ１３）。

つづいて、秘匿対象特定部１７３は、文書データ取得部１７２により取得された文書データをタッチパネル１１１にプレビュー表示する（ｓ１４）。つづいて、秘匿対象特定部１７３は、プレビュー表示した文書データについて、秘匿対象のメタデータ７２を特定したか否かを判断する（ｓ１５）。例えば、秘匿対象特定部１７３は、ユーザーがタッチパネル１１１を介してタッチした位置に対応するメタデータを秘匿対象として特定しても良いし、文書データから検出したマークの位置に対応するメタデータを秘匿対象として特定しても良い。秘匿対象のメタデータが特定されなかった場合（ｓ１５：Ｎｏ）、ｓ１９に処理が進む。

秘匿対象のメタデータ７２が特定された場合（ｓ１５：Ｙｅｓ）、セキュリティー設定受付部１７４は、セキュリティー設定メニュー７１をタッチパネル１１１に表示して、セキュリティー設定を受け付ける（ｓ１６）。このセキュリティー設定により、ユーザーは、秘匿対象のメタデータ７２に対するアクセス制限を設定することができる。

つづいて、セキュリティー設定受付部１７４は、文書データ内の秘匿対象のメタデータ７２の記載位置を示す座標情報を取得して（ｓ１７）、秘匿対象のメタデータ７２のメタデータ名１３２と、座標情報と、ユーザーにより設定されたセキュリティー設定とを紐付けて、セキュリティー設定情報７３に登録する（ｓ１８）。

つづいて、セキュリティー設定受付部１７４は、ユーザーが例えばスタートキーを押す等して文書データの送信指示を出したか否かを判断し（ｓ１９）、送信指示がない場合（ｓ１９：Ｎｏ）、秘匿対象のメタデータを特定するｓ１５に処理を戻す。つまり、ユーザーは、送信指示を出すまで、タッチパネル１１１を介して、繰り返し、秘匿対象のメタデータ７２を指定して、セキュリティー設定を行うことができる。

送信指示があった場合（ｓ１９：Ｙｅｓ）、セキュリティー設定受付部１７４は、プレビュー表示した文書データに対して、ユーザーによるセキュリティー設定があったか否かを判断する（ｓ２０）。ｓ１６でセキュリティー設定を受け付けた場合、セキュリティー設定受付部１７４は、セキュリティー設定があったと判断し（ｓ２０：Ｙｅｓ）、作成したセキュリティー設定情報７３を文書データと共に送信し（ｓ２１）、本処理を終了する。

一方、ユーザーからのセキュリティー設定を受け付けるｓ１６の処理が実行されなかった場合、セキュリティー設定受付部１７４は、セキュリティー設定がなかったと判断し（ｓ２０：Ｎｏ）、予め登録されたデフォルトのセキュリティー設定情報７３を文書データと共に送信し（ｓ２２）、本処理を終了する。

次に、図１１を参照して、画像処理サーバー２のメタデータ取得処理の流れを説明する。

文字認識部２３１は、サーバー通信部２１により画像形成装置１から文書データとセキュリティー設定情報７３が受信されると（ｓ３０）、テンプレート１３１に基づいてＯＣＲ処理を実行して、文書データの文字認識を行う（ｓ３１）。

つづいて、属性情報作成部２３２は、テンプレート１３１を参照して、文字認識部２３１により抽出された文字列をメタデータとして取得する（ｓ３２）。つづいて、属性情報作成部２３２は、取得したメタデータの座標情報を取得する（ｓ３３）。座標情報は、文字認識結果に基づいて取得された座標情報であってもよいし、ユーザーにより秘匿対象のメタデータ７２の記載領域７０として指定された座標情報であってもよい。

つづいて、属性情報作成部２３２は、取得したメタデータと座標情報とに、画像形成装置１から送信されたセキュリティー設定情報７３に基づくセキュリティー設定を紐付けて、属性情報３２２を作成する（ｓ３４）。つづいて、属性情報作成部２３２は、作成した属性情報３２２と文書データ３２１とを文書管理サーバー３に送信して（ｓ３５）、本処理を終了する。これにより、文書管理サーバー３に属性情報３２２と文書データ３２１が送信され、文書データ保管部３３２によってサーバー記憶部３２に保管される。なお、文書管理サーバー３に送信される文書データ３２１は、文字認識部２３１による文字認識結果が付加されていても良いし、画像形成装置１から送信された文書データ（文字認識結果なし）であってもよい。また、秘匿対象のメタデータ７２がユーザーにより指定されなかった場合、セキュリティー設定受付部１７４はデフォルトのセキュリティー設定情報７３を付加せずに文書データだけを送信しても良い。属性情報作成部２３２は、セキュリティー設定情報７３を付加されていない文書データが送信された場合、メタデータと座標情報とアクセス制限なしのセキュリティー設定とを紐付けて属性情報３２２を作成してもよい。

次に、図１２を参照して、文書管理サーバー３における文書データ３２１のアクセス制限処理の流れを説明する。なお、サーバー記憶部３２には、文書データ３２１と属性情報３２２が記憶されているものとする。

まず、文書管理サーバー３の認証部３３１は、画像形成装置１又はユーザー端末４を介して、ユーザーのログインを受け付ける（ｓ５１）。つづいて、文書データ保管部３３２は、文書データ３２１に対して、ユーザーから閲覧要求があったか否かを判断する（ｓ５２）。

閲覧要求があった場合（ｓ５２：Ｙｅｓ）、文書データ保管部３３２は、閲覧要求をされた文書データ３２１の属性情報３２２に含まれるセキュリティー設定を参照して、閲覧要求をされた文書データ３２１内のメタデータに対するユーザーの閲覧権限を確認する（ｓ５３）。メタデータの閲覧権限があった場合（ｓ５４：Ｙｅｓ）、ｓ５６に処理が進む。メタデータの閲覧権限がなかった場合（ｓ５４：Ｎｏ）、文書データ保管部３３２は、属性情報３２２に含まれる座標情報に基づいて、閲覧権限のないメタデータをマスク化する（ｓ５５）。これにより、閲覧権限のないメタデータがマスク領域８０でマスクされる。

つづいて、文書データ保管部３３２は、文書データ３２１内の全てのメタデータについて、閲覧権限の確認を終了したか否かを判断する（ｓ５６）。確認終了していない場合は（ｓ５６：Ｎｏ）、ｓ５３に処理が戻る。

文書データ３２１内の全てのメタデータの確認が終了すると（ｓ５６：Ｙｅｓ）、文書データ保管部３３２は、文書データ３２１の表示処理を実行し（ｓ５７）、ｓ５２に処理を戻す。これにより、閲覧権限のあるメタデータがマスクされず、閲覧権限のないメタデータがマスクされた文書データ３２１がユーザー端末４又は画像形成装置１に、例えばブラウザ経由で表示される。

この表示処理において、文書データ保管部３３２は、マスク領域８０に配置した図９に示すロックボタン８１が操作された場合、パスワード等の追加認証を要求し、特定パスワードが入力された場合に、操作されたロックボタン８１に対応するマスク領域８０を解除して、メタデータを視認可能に表示させる。

一方、閲覧要求ではなかった場合（ｓ５２：Ｎｏ）、文書データ保管部３３２は、文書データ３２１に対する印刷要求があったか否かを判断する（ｓ５８）。印刷要求だった場合（ｓ５８：Ｙｅｓ）、文書データ保管部３３２は、属性情報３２２に含まれるセキュリティー設定を参照して、印刷要求をされた文書データ３２１内のメタデータに対するユーザーの印刷権限を確認する（ｓ５９）。

メタデータの印刷権限がなかった場合（ｓ６０：Ｎｏ）、文書データ保管部３３２は、印刷権限のないメタデータをマスク化する（ｓ６１）。これにより、印刷権限のないメタデータがマスク領域８０でマスクされる。つづいて、文書データ保管部３３２は、文書データ３２１内の全てのメタデータについて印刷権限の確認を終了したか否かを判断する（ｓ６４）。確認終了していない場合は（ｓ６４：Ｎｏ）、ｓ５９に処理が戻る。

一方、メタデータの印刷権限があった場合（ｓ６０：Ｙｅｓ）、文書データ保管部３３２は、セキュリティー設定で設定された印刷可能回数内か否かを判断する（ｓ６２）。なお、文書データ保管部３３２は、サーバー記憶部３２に記憶された文書データ３２１について、ユーザーの印刷回数を管理しており、今回の印刷要求に基づく文書データ３２１の印刷回数が印刷可能回数内か否かを判断可能である。印刷可能回数内である場合（ｓ６２：Ｙｅｓ）、ｓ６４に処理が進む。一方、印刷可能回数を超えている場合（ｓ６２：Ｎｏ）、文書データ保管部３３２は、印刷可能回数超えのメタデータをマスク化して（ｓ６３）、ｓ６４に処理を進める。

文書データ３２１内の全てのメタデータの確認が終了すると（ｓ６４：Ｙｅｓ）、文書データ保管部３３２は、文書データ３２１の印刷を許可し（ｓ６５）、ｓ５２に処理を戻す。これにより、印刷権限があり、且つ、印刷可能回数内のメタデータがマスクされず、印刷権限のないメタデータと、印刷権限があり、且つ、印刷可能回数超えのメタデータとがマスクされた文書データ３２１が画像形成装置１に送信され、印刷される。

なお、文書データ３２１に対して、閲覧要求も、印刷要求もなかった場合（ｓ５８：Ｎｏ）、本処理は終了する。

このように、文書管理システムＸは、管理対象の文書データを取得する画像形成装置１と、文書データを文字認識してメタデータを取得する画像処理サーバー２と、メタデータに基づいて文書データを管理する文書管理サーバー３とを備えた文書管理システムＸであって、画像形成装置１は、文書データ内で秘匿対象とするメタデータを特定する秘匿対象特定部１７３と、秘匿対象特定部１７３により秘匿対象として特定されたメタデータのセキュリティー設定を受け付けて、秘匿対象とするメタデータ名とセキュリティー設定とを紐付けて、文書データと共に画像処理サーバー２に送信するセキュリティー設定受付部１７４とを備え、文書管理サーバー３は、認証を行う認証部３３１と、文書データへのアクセス要求があった場合に、セキュリティー設定に基づいて、秘匿対象のメタデータ７２をマスク領域８０でマスクして、文書データへのアクセスを許可する文書データ保管部３３２とを備え、マスク領域８０は、マスクを解除するための認証要求を行うロックボタン８１が配置され、文書データ保管部３３２は、ロックボタン８１を介した認証要求が認証部３３１により認証された場合に、秘匿対象のメタデータ７２に対するマスクを解除して、秘匿対象のメタデータ７２を視認可能にすることを特徴する。これにより、管理対象の文書データについて、秘匿対象とするメタデータ毎にそれぞれ閲覧及び印刷に関するアクセス制限を行うことができる。また、アクセス制限されたメタデータについて、ロックボタン８１を介してアクセス制限を解除することができ、秘匿対象とするレベルに応じたきめ細やかなアクセス制限を行うことができる。

本発明は上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々様々に変更が可能であることは言うまでもない。

１画像形成装置
２画像処理サーバー
３文書管理サーバー
４ユーザー端末
５ネットワーク
１１操作部
１２原稿読取部
１３装置記憶部
１４画像処理部
１５印刷部
１６装置通信部
１７装置制御部
２１サーバー通信部
２２サーバー記憶部
２３サーバー制御部
３１サーバー通信部
３２サーバー記憶部
３３サーバー制御部
７０記載領域
７１セキュリティー設定メニュー
７１－１メインメニュー
７１－２、７１－３サブメニュー
７２秘匿対象のメタデータ
７３セキュリティー設定情報
８０マスク領域
８１ロックボタン
１１１タッチパネル
１１２操作キー
１３１テンプレート
１３２メタデータ名
１３３文字認識対象領域
１７１ログイン処理部
１７２文書データ取得部
１７３秘匿対象特定部
１７４セキュリティー設定受付部
２３１文字認識部
２３２属性情報作成部
３２１文書データ
３２２属性情報
３２４ユーザー情報
３３１認証部
３３２文書データ保管部
Ｘ文書管理システム

Claims

管理対象の文書データを取得する画像形成装置と、前記文書データを文字認識してメタデータを取得する画像処理サーバーと、前記メタデータに基づいて前記文書データを管理する文書管理サーバーとを備えた文書管理システムであって、
前記画像形成装置は、
前記文書データの種別毎に用意され、複数の文字認識対象領域、複数の前記文字認識対象領域から文字認識された文字列を前記メタデータとするメタデータ名がそれぞれ設定されたテンプレートを記憶する装置記憶部と、
前記文書データ内で秘匿対象とする前記メタデータを特定する秘匿対象特定部と、
前記秘匿対象特定部により秘匿対象として特定された前記メタデータのセキュリティー設定を受け付けて、秘匿対象とする前記メタデータ名と前記セキュリティー設定とを紐付けて、前記文書データと共に前記画像処理サーバーに送信するセキュリティー設定受付部と
を備え、
前記文書管理サーバーは、
ユーザーの認証を行う認証部と、
前記画像形成装置が前記装置記憶部に記憶しているものと同じ前記テンプレートを記憶したサーバー記憶部と、
前記テンプレートに基づいて、前記画像形成装置から送信された前記文書データの複数の前記文字認識対象領域を文字認識して前記メタデータそれぞれ抽出する文字認識部と、
前記ユーザーから前記文書データへのアクセス要求があった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記文字認識部により抽出した前記メタデータに対するアクセス権限が前記ユーザーにあるか否かを前記メタデータ毎にそれぞれ判断し、前記アクセス権限のある前記メタデータをマスク化せず、前記アクセス権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可する文書データ保管部と
を備え、
前記アクセス権限は、前記文字認識部により抽出した前記メタデータに対する閲覧権限と前記文字認識部により抽出した前記メタデータに対する印刷権限とを含み、
前記文書データ保管部は、
前記アクセス要求が閲覧要求だった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記閲覧権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、前記アクセス要求が印刷要求だった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記印刷権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、
マスク化された前記メタデータには、マスクを解除するための前記ユーザーの追加認証要求を行うロックボタンがそれぞれ配置され、
前記文書データ保管部は、さらに、
前記ロックボタンを介した前記追加認証要求が前記認証部により認証された場合に、前記追加認証要求を行った前記ロックボタンが配置された前記メタデータのマスクを解除して、前記文書データへのアクセスを許可する
ことを特徴する文書管理システム。
管理対象の文書データを取得する画像形成装置と、前記文書データを文字認識してメタデータを取得する画像処理サーバーと、前記メタデータに基づいて前記文書データを管理する文書管理サーバーとを備えた文書管理システムにより実行される文書管理方法であって、
前記画像形成装置は、
前記文書データの種別毎に用意した、複数の文字認識対象領域、複数の前記文字認識対象領域から文字認識された文字列を前記メタデータとするメタデータ名がそれぞれ設定されたテンプレートを記憶しておき、
前記文書データ内で秘匿対象とする前記メタデータを特定し、
秘匿対象として特定された前記メタデータのセキュリティー設定を受け付けて、秘匿対象とする前記メタデータ名と前記セキュリティー設定とを紐付けて、前記文書データと共に前記画像処理サーバーに送信し、
前記文書管理サーバーは、
ユーザーの認証を行い、
前記画像形成装置が記憶しているものと同じ前記テンプレートを記憶しておき、
前記テンプレートに基づいて、前記画像形成装置から送信された前記文書データの複数の前記文字認識対象領域を文字認識して前記メタデータをそれぞれ抽出し、
前記ユーザーから前記文書データへのアクセス要求があった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、抽出した前記メタデータに対するアクセス権限が前記ユーザーにあるか否かを前記メタデータ毎にそれぞれ判断し、前記アクセス権限のある前記メタデータをマスク化せず、前記アクセス権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、
前記アクセス権限は、前記メタデータに対する閲覧権限と前記メタデータに対する印刷権限とを含み、
前記アクセス要求が閲覧要求だった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記閲覧権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、前記アクセス要求が印刷要求だった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記印刷権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、
マスク化された前記メタデータには、マスクを解除するための前記ユーザーの追加認証要求を行うロックボタンがそれぞれ配置され、
前記ロックボタンを介した前記追加認証要求が認証された場合に、前記追加認証要求を行った前記ロックボタンが配置された前記メタデータのマスクを解除して、前記文書データへのアクセスを許可する
ことを特徴する文書管理方法。