JP6996234B2 - 文書管理システム及び文書管理方法 - Google Patents
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Description
また、前記印刷権限は、印刷可能回数を含み、前記文書データ保管部は、ユーザー毎に前記文書データの印刷回数を管理し、前記ユーザーから前記文書データに対する前記印刷要求があった場合に、前記印刷回数が前記印刷権限のある前記メタデータの前記印刷可能回数内である場合に、前記メタデータをマスク化せず、前記印刷回数が前記印刷権限のある前記メタデータの前記印刷可能回数を超えている場合に、前記メタデータをマスク化して、前記文書データの印刷を許可してもよい。
また、前記アクセス権限は、ユーザー毎、グループ毎及び全員不可のいずれかに設定されてもよい。
本発明の文書管理方法は、管理対象の文書データを取得する画像形成装置と、前記文書データを文字認識してメタデータを取得する画像処理サーバーと、前記メタデータに基づいて前記文書データを管理する文書管理サーバーとを備えた文書管理システムにより実行される文書管理方法であって、前記画像形成装置は、前記文書データの種別毎に用意した、複数の文字認識対象領域、複数の前記文字認識対象領域から文字認識された文字列を前記メタデータとするメタデータ名がそれぞれ設定されたテンプレートを記憶しておき、前記文書データ内で秘匿対象とする前記メタデータを特定し、秘匿対象として特定された前記メタデータのセキュリティー設定を受け付けて、秘匿対象とする前記メタデータ名と前記セキュリティー設定とを紐付けて、前記文書データと共に前記画像処理サーバーに送信し、
前記文書管理サーバーは、ユーザーの認証を行い、前記画像形成装置が記憶しているものと同じ前記テンプレートを記憶しておき、前記テンプレートに基づいて、前記画像形成装置から送信された前記文書データの複数の前記文字認識対象領域を文字認識して前記メタデータをそれぞれ抽出し、前記ユーザーから前記文書データに対するアクセス要求があった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、抽出した前記メタデータに対するアクセス権限が前記ユーザーにあるか否かを前記メタデータ毎にそれぞれ判断し、前記アクセス権限のある前記メタデータをマスク化せず、前記アクセス権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、前記アクセス権限は、前記メタデータに対する閲覧権限と前記メタデータに対する印刷権限とを含み、前記アクセス要求が閲覧要求だった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記閲覧権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、前記アクセス要求が印刷要求だった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記印刷権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可することを特徴する。
2 画像処理サーバー
3 文書管理サーバー
4 ユーザー端末
5 ネットワーク
11 操作部
12 原稿読取部
13 装置記憶部
14 画像処理部
15 印刷部
16 装置通信部
17 装置制御部
21 サーバー通信部
22 サーバー記憶部
23 サーバー制御部
31 サーバー通信部
32 サーバー記憶部
33 サーバー制御部
70 記載領域
71 セキュリティー設定メニュー
71-1 メインメニュー
71-2、71-3 サブメニュー
72 秘匿対象のメタデータ
73 セキュリティー設定情報
80 マスク領域
81 ロックボタン
111 タッチパネル
112 操作キー
131 テンプレート
132 メタデータ名
133 文字認識対象領域
171 ログイン処理部
172 文書データ取得部
173 秘匿対象特定部
174 セキュリティー設定受付部
231 文字認識部
232 属性情報作成部
321 文書データ
322 属性情報
324 ユーザー情報
331 認証部
332 文書データ保管部
X 文書管理システム
Claims (4)
- 管理対象の文書データを取得する画像形成装置と、前記文書データを文字認識してメタデータを取得する画像処理サーバーと、前記メタデータに基づいて前記文書データを管理する文書管理サーバーとを備えた文書管理システムであって、
前記画像形成装置は、
前記文書データの種別毎に用意され、複数の文字認識対象領域、複数の前記文字認識対象領域から文字認識された文字列を前記メタデータとするメタデータ名がそれぞれ設定されたテンプレートを記憶する装置記憶部と、
前記文書データ内で秘匿対象とする前記メタデータを特定する秘匿対象特定部と、
前記秘匿対象特定部により秘匿対象として特定された前記メタデータのセキュリティー設定を受け付けて、秘匿対象とする前記メタデータ名と前記セキュリティー設定とを紐付けて、前記文書データと共に前記画像処理サーバーに送信するセキュリティー設定受付部と
を備え、
前記文書管理サーバーは、
ユーザーの認証を行う認証部と、
前記画像形成装置が前記装置記憶部に記憶しているものと同じ前記テンプレートを記憶したサーバー記憶部と、
前記テンプレートに基づいて、前記画像形成装置から送信された前記文書データの複数の前記文字認識対象領域を文字認識して前記メタデータそれぞれ抽出する文字認識部と、
前記ユーザーから前記文書データに対するアクセス要求があった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記文字認識部により抽出した前記メタデータに対するアクセス権限が前記ユーザーにあるか否かを前記メタデータ毎にそれぞれ判断し、前記アクセス権限のある前記メタデータをマスク化せず、前記アクセス権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可する文書データ保管部と
を備え、
前記アクセス権限は、前記文字認識部により抽出した前記メタデータに対する閲覧権限と前記文字認識部により抽出した前記メタデータに対する印刷権限とを含み、
前記文書データ保管部は、
前記アクセス要求が閲覧要求だった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記閲覧権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、前記アクセス要求が印刷要求だった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記印刷権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可する
ことを特徴する文書管理システム。 - 前記印刷権限は、印刷可能回数を含み、
前記文書データ保管部は、
ユーザー毎に前記文書データの印刷回数を管理し、前記ユーザーから前記文書データに対する前記印刷要求があった場合に、前記印刷回数が前記印刷権限のある前記メタデータの前記印刷可能回数内である場合に、前記メタデータをマスク化せず、前記印刷回数が前記印刷権限のある前記メタデータの前記印刷可能回数を超えている場合に、前記メタデータをマスク化して、前記文書データの印刷を許可する
ことを特徴する請求項1に記載の文書管理システム。 - 前記アクセス権限は、ユーザー毎、グループ毎及び全員不可のいずれかに設定される
ことを特徴とする請求項1又は2に記載の文書管理システム。 - 管理対象の文書データを取得する画像形成装置と、前記文書データを文字認識してメタデータを取得する画像処理サーバーと、前記メタデータに基づいて前記文書データを管理する文書管理サーバーとを備えた文書管理システムにより実行される文書管理方法であって、
前記画像形成装置は、
前記文書データの種別毎に用意した、複数の文字認識対象領域、複数の前記文字認識対象領域から文字認識された文字列を前記メタデータとするメタデータ名がそれぞれ設定されたテンプレートを記憶しておき、
前記文書データ内で秘匿対象とする前記メタデータを特定し、
秘匿対象として特定された前記メタデータのセキュリティー設定を受け付けて、秘匿対象とする前記メタデータ名と前記セキュリティー設定とを紐付けて、前記文書データと共に前記画像処理サーバーに送信し、
前記文書管理サーバーは、
ユーザーの認証を行い、
前記画像形成装置が記憶しているものと同じ前記テンプレートを記憶しておき、
前記テンプレートに基づいて、前記画像形成装置から送信された前記文書データの複数の前記文字認識対象領域を文字認識して前記メタデータをそれぞれ抽出し、
前記ユーザーから前記文書データに対するアクセス要求があった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、抽出した前記メタデータに対するアクセス権限が前記ユーザーにあるか否かを前記メタデータ毎にそれぞれ判断し、前記アクセス権限のある前記メタデータをマスク化せず、前記アクセス権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、
前記アクセス権限は、前記メタデータに対する閲覧権限と前記メタデータに対する印刷権限とを含み、
前記アクセス要求が閲覧要求だった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記閲覧権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可し、前記アクセス要求が印刷要求だった場合に、前記メタデータ名と紐付けられた前記セキュリティー設定に基づいて、前記印刷権限のない前記メタデータをマスク化して、前記文書データへのアクセスを許可する
ことを特徴する文書管理方法。
Priority Applications (3)
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Applications Claiming Priority (1)
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JP2017210189A JP6996234B2 (ja) | 2017-10-31 | 2017-10-31 | 文書管理システム及び文書管理方法 |
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- 2017-10-31 JP JP2017210189A patent/JP6996234B2/ja active Active
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