JP6885371B2 - 保守管理システム及び保守管理装置 - Google Patents

Description

本発明は、たとえば画像形成装置の保守対応に適した保守管理システム及び保守管理装置に関する。

たとえば、ＭＦＰ(Multifunction Peripheral)等の画像形成装置においては、ネットワークを介して接続される保守管理サービス側の保守管理サーバーにより、稼働状況や不具合の発生等が管理されている場合がある。また、保守管理サービス側では、画像形成装置に不具合が発生した場合、ユーザーからの不具合内容等を確認し、保守員を派遣することで、不具合に対する保守対応を行っている。

このような不具合に対する保守対応に関するものとして、特許文献１では、デバイスの環境設定画面に表示されるコントロールに対応する機能を当該デバイスがサポートしていて、かつそのコントロールに対応するデータが存在しない場合に、そのコントロールにデフォルト値を設定し、そのコントロールの名称を明瞭に表示して操作可能な状態で表示し、かつそのデフォルト値をグレイ表示することにより、コントロールにおける各種状態を表示可能としたネットワークデバイスの制御方法を提案している。

特開平１０−３１２２５８号公報

上述した特許文献１のネットワークデバイスの制御方法では、ネットワークデバイスの機能設定を行うに際し、たとえばコンボボックスやリストボックスにおいても３つの状態を表示できるようにすることで、ユーザーインターフェース効率が高められるようなっている。

ところで、たとえば複数の画像形成装置等のデバイスを管理する場合、それぞれのデバイスを識別するためのたとえばシリアル番号が付されたデバイスリストを用いることが多い。また、複数のデバイスを管理する場合、音声入力を導入すると、たとえば保守員が使用する保守端末の操作等が不要となり、保守対応がより迅速に行われるものと考えられる。

ところが、デバイスリストに付されているシリアル番号は、１０文字以上の英数字で構成されていることが多い。この場合、読み間違えや音声認識の失敗等に伴う読み直しが必要となり、保守に関する作業性の向上の妨げとなってしまう、という問題がある。

本発明は、このような状況に鑑みてなされたものであり、上記問題点を解消することができる保守管理システム及び保守管理装置を提供することを目的とする。

本発明の保守管理システムは、保守管理サーバーと、保守端末と、画像形成装置とを備え、前記保守管理サーバーは、前記画像形成装置の機器識別情報を登録したデバイスリストを管理し、前記保守端末からの前記デバイスリストの要求が有ると、前記機器識別情報に対して前記機器識別情報が示す文字数より少ない文字数で構成される振替番号を割り振り、その割り振った前記振替番号が付されている前記デバイスリストを前記保守端末に送信し、前記保守端末は、前記デバイスリストを表示し、前記デバイスリストの前記振替番号の音声入力があると、音声入力の有った前記振替番号に該当する前記機器識別情報の関連情報を表示させ、前記画像形成装置は、前記保守端末からの前記機器識別情報を含む各種情報の送信要求があると、前記各種情報を前記保守端末に送信することを特徴とする。
また、前記保守端末は、前記デバイスリストを要求する際、前記画像形成装置を使用するユーザー識別情報を前記保守管理サーバーに送信し、前記保守管理サーバーは、前記デバイスリストから前記ユーザー識別情報に関連する前記画像形成装置に関するリストを抜粋し、この抜粋したリストを前記保守端末に送信することを特徴とする。
本発明の保守管理装置は、画像形成装置の機器識別情報を登録したデバイスリストを管理する機器管理部と、保守端末からの前記デバイスリストの要求が有ると、前記機器管理部に対し、前記機器識別情報に対して前記機器識別情報が示す文字数より少ない文字数で構成される振替番号の割り振りを指示するシステム制御部とを備え、前記システム制御部は、前記保守端末に対して前記機器管理部が割り振った前記振替番号が付されている前記デバイスリストを前記保守端末に送信することを特徴とする。
また、前記システム制御部は、前記保守端末から前記画像形成装置を使用するユーザー識別情報を受け取ると、前記機器管理部に対して前記ユーザー識別情報に関連する前記画像形成装置に関するリストの抜粋を指示することを特徴とする。
本発明の保守管理システム及び保守管理装置では、保守管理サーバーにより、画像形成装置の機器識別情報を登録したデバイスリストを管理し、保守端末からのデバイスリストの要求が有ると、機器識別情報に対して機器識別情報が示す文字数より少ない文字数で構成される振替番号を割り振り、その割り振った振替番号が付されているデバイスリストを保守端末に送信し、保守端末により、デバイスリストを表示し、デバイスリストの振替番号の音声入力があると、音声入力の有った振替番号に該当する機器識別情報の関連情報を表示させ、画像形成装置により、保守端末からの機器識別情報を含む各種情報の送信要求があると、各種情報を保守端末に送信する。
このように、保守管理サーバー側で、機器識別情報に対し、機器識別情報が示す文字数より少ない文字数で構成される振替番号を割り振ることで、音声入力での読み間違えや音声認識の失敗等に伴う読み直しが極力低減される。

本発明の保守管理システム及び保守管理装置によれば、音声入力での読み間違えや音声認識の失敗等に伴う読み直しが極力低減されるので、保守に関する作業性を向上させることができる。

本発明の保守管理システムの一実施形態を説明するための図である。 図１のＭＦＰ、保守管理サーバー、保守端末の構成の一例について説明するための図である。 図１の保守管理サーバーが管理するデバイスリストを示すものであって、図３（ａ）は全てのＭＦＰを管理するデバイスリストの一例を示す図であり、図３（ｂ）は保守端末によって指定されたＭＦＰを管理するデバイスリストの一例を示す図である。 図１の保守管理サーバー側の処理を説明するためのフローチャートである。 図１の保守端末側の処理を説明するためのフローチャートである。

以下、本発明の保守管理システムの一実施形態を、図１〜図５を参照しながら説明する。なお、以下の説明においての保守管理システムに含まれるデバイスの一例として、たとえば印刷機能、コピー機能、ＦＡＸ機能、ネットワーク経由でのデータ送受信機能等を搭載した複合的な周辺機器であるＭＦＰ(Multifunction Peripheral)であるものとする。

まず、図１に示すように、保守管理システムは、ＭＦＰ１００と、保守管理サーバー２００と、保守端末３００とを備えている。また、ＭＦＰ１００と、保守管理サーバー２００と、保守端末３００とは、インターネット等のネットワーク４００を介して接続されている。なお、ＭＦＰ１００は、１台であってもよいし、２台以上であってもよい。また、ＭＦＰ１００は、信号送受信器１０５を介し、保守端末３００との間で近距離無線通信によりデータのやり取りを行う。近距離無線通信としては、たとえばBluetooth（登録商標）の通信規格である2.4GHz帯の電波を用いた通信方式を用いることができる。また、ＭＦＰ１００と保守端末３００との間での近距離無線通信では、赤外線通信を用いてもよい。また、ＭＦＰ１００と保守端末３００とが共に、Wi-Fi Direct（登録商標）対応である場合、Wi-Fi Direct（登録商標）による無線通信により、データのやり取りを行ってもよい。

保守管理サーバー２００は、ネットワーク４００を介し、ＭＦＰ１００のステータス情報等を取得する。保守管理サーバー２００がＭＦＰ１００からのステータス情報等を取得するタイミングは、毎日の決まった時間であってもよいし、一定期間毎であってもよい。また、保守管理サーバー２００は、詳細については後述するが、後述の図３（ａ）に示すデバイスリスト５００を管理する。また、保守管理サーバー２００は、保守端末３００からのデバイスリスト５００の要求があると、後述の図３（ｂ）に示す振替番号５０６を割り振ったデバイスリスト５００ａを保守端末３００に送信する。

保守端末３００は、保守員が携帯するものであり、ヘッドセット等から取り込まれた音声を認識し、要求等に応じた情報を、後述の図２に示すパネル部３０２に表示する。また、保守端末３００は、保守管理サーバー２００からは後述の図３（ｂ）に示すデバイスリスト５００ａや、ＭＦＰ１００の障害情報（たとえばエラーコード）に対する対応手順を示す情報等を取得する。また、保守端末３００は、ＭＦＰ１００からは、機器識別情報（たとえば、シリアル番号５０１：後述の図３（ａ）参照）、ステータス情報、障害情報（たとえばエラーコード）等を取得する。また、保守端末３００は、ＭＦＰ１００等の保守対応をアシストする専用アプリケーションを搭載している。なお、保守端末３００は、スマートフォン、タブレット端末、ノートパソコン等であってもよい。

次に、図２を参照し、ＭＦＰ１００、保守管理サーバー２００、保守端末３００の構成の一例について説明する。

まず、ＭＦＰ１００は、スキャナー部１０１、プリンター部１０２、ＦＡＸ(Facsimile)部１０３、Ｉ／Ｆ（インターフェース）１０４、信号送受信器１０５、パネル部１０６及びＨＤＤ１０７の動作を制御する制御部１１０を備えている。

スキャナー部１０１は、イメージセンサ（図示省略）によって読み取られる、図示しない原稿の画像をデジタルの画像データに変換し、制御部１１０に入力するデバイスである。プリンター部１０２は、制御部１１０から出力される印刷データに基づき、図示しない用紙上に画像を印刷するデバイスである。ＦＡＸ部１０３は、制御部１１０から出力されるデータを、電話回線を通じ相手方となるファクシミリへと送信し、また、相手方ファクシミリからのデータを受信して制御部１１０に入力するデバイスである。

Ｉ／Ｆ１０４は、ネットワーク４００を介し、保守管理サーバー２００、ＭＦＰ１００、保守端末３００等との通信を受け持つ。なお、Ｉ／Ｆ１０４は、ネットワーク４００を介し、図示しないコンテンツサーバーやウェブサーバー等との通信を受け持ってもよい。信号送受信器１０５は、保守端末３００との間で、たとえばBluetooth（登録商標）の通信規格である2.4GHz帯の電波を用いた通信方式による信号の送受信を行う。パネル部１０６は、ＭＦＰ１００の印刷機能、コピー機能、ＦＡＸ機能、ネットワーク経由でのデータ送受信機能の選択や、各種設定のための表示を行うタッチパネル等のデバイスである。ＨＤＤ１０７は、ＭＦＰ１００の種々の機能を提供するためのアプリケーションプログラム等を記憶している記憶デバイスである。

制御部１１０は、印刷機能、コピー機能、ＦＡＸ機能、ネットワーク経由でのデータ送受信機能等のアプリケーションプログラム、画像形成プログラム、及び制御プログラム等を実行してＭＦＰ１００全体の動作を制御するプロセッサーである。制御部１１０は、スキャナー制御部１１１、プリンター制御部１１２、ＦＡＸ制御部１１３、通信制御部１１４、信号送受信制御部１１５、ＲＡＭ(Random Access Memory)１１６、ＲＯＭ(Read-Only Memory)１１７、障害情報管理部１１８、画像処理部１１９、パネル操作制御部１２０、ＨＤＤ制御部１２１、システム制御部１２２を備えている。また、これらは、データバス１２３に接続されている。

スキャナー制御部１１１は、スキャナー部１０１の読み取り動作を制御する。プリンター制御部１１２は、プリンター部１０２の印刷動作を制御する。ＦＡＸ制御部１１３は、ＦＡＸ部１０３によるデータの送受信動作を制御する。通信制御部１１４は、Ｉ／Ｆ１０４を介し、ネットワーク４００経由でのデータ等の送受信の制御を行う。

信号送受信制御部１１５は、信号送受信器１０５の動作を制御する。ＲＡＭ１１６は、プログラムを実行するためのワークメモリーである。また、ＲＡＭ１１６は、画像処理部１１９が画像処理した印刷データを記憶する。ＲＯＭ１１７には、各部の動作チェック等を行う制御プログラム等が記憶されている。障害情報管理部１１８は、ＭＦＰ１００に不具合を生じた場合、その不具合に関わる障害情報（たとえばエラーコード）を管理する。すなわち、障害情報管理部１１８は、システム制御部１２２の指示に基づき、ＭＦＰ１００の不具合に関わる複数の障害を示す図示しないリスト情報を参照し、該当する障害情報（たとえばエラーコード）を特定して管理する。画像処理部１１９は、たとえばスキャナー部１０１が読み取った画像データに対する画像処理（ラスタライズ）を行う。なお、システム制御部１２２は、画像処理部１１９が画像処理した印刷データを、一旦、ＲＡＭ１１６に記憶させる。パネル操作制御部１２０は、パネル部１０６の表示動作を制御する。また、パネル操作制御部１２０は、パネル部１０６を介し、印刷、コピー、ＦＡＸ、ネットワーク４００経由でのデータ送受信等の開始の設定等を受け付ける。

システム制御部１２２は、各部の連携動作等を制御する。また、システム制御部１２２は、たとえば保守端末３００からの要求に基づき、障害情報管理部１１８が管理している障害情報をパネル部１０６に表示させたり、保守端末３００に送信したりする。また、システム制御部１２２は、障害情報管理部１１８が不具合に関わる障害情報（たとえばエラーコード）を特定すると、通信制御部１１４を介し、保守管理サーバー２００に障害通知情報を送信する。この場合、障害通知情報には、障害情報管理部１１８が特定した障害情報（たとえばエラーコード）と、不具合を生じたＭＦＰ１００の機器識別情報（たとえば、シリアル番号５０１：後述の図３（ａ）参照）と、不具合を生じたＭＦＰ１００の接続情報（たとえばＩＰ（Internet Protocol）アドレス）とが含まれる。これにより、保守管理サーバー２００は、ＭＦＰ１００からの障害通知情報を受け取ると、後述の図３（ａ）のデバイスリスト５００に関連付けられたＭＦＰ１００の管理情報を更新する。

保守管理サーバー２００は、Ｉ／Ｆ２０１を制御する制御部２１０を備えている。Ｉ／Ｆ２０１は、ネットワーク４００経由でのＭＦＰ１００、保守端末３００等との通信を受け持つ。制御部２１０は、アプリケーションプログラム及び制御プログラム等を実行して保守管理サーバー２００全体の動作を制御するプロセッサーである。制御部２１０は、ＲＡＭ２１１、ＲＯＭ２１２、通信制御部２１３、機器管理部２１４、システム制御部２１５を備えている。また、これらは、データバス２１６に接続されている。

ＲＡＭ２１１は、プログラムを実行するためのワークメモリーである。ＲＯＭ２１２は、各部の動作チェック等を行う制御プログラムを記憶している。通信制御部２１３は、Ｉ／Ｆ２０１を介し、ネットワーク４００経由でのＭＦＰ１００、保守端末３００とのデータ等の送受信の制御を行う。機器管理部２１４は、ネットワーク４００に接続されているＭＦＰ１００の保守に必要なカウンター情報等を、後述の図３（ａ）に示すデバイスリスト５００を用いて管理する。また、機器管理部２１４は、ＭＦＰ１００から障害通知情報を受け取ると、障害通知情報に含まれるＭＦＰ１００の障害を示す障害情報（たとえばエラーコード）と、機器識別情報（たとえば、シリアル番号５０１：後述の図３（ａ）参照）と、接続情報（たとえばＩＰアドレス）とを、上記のバイスリスト５００を用いて管理する。また、機器管理部２１４は、保守端末３００からの要求があると、後述の図３（ｂ）に示す振替番号５０６を割り振ったデバイスリスト５００ａを送信する。

システム制御部２１５は、通信制御部２１３を介し、保守端末３００からの要求を受け取ると、機器管理部２１４に対し、振替番号５０６の付加を指示する。また、システム制御部２１５は、通信制御部２１３に対し、機器管理部２１４が振替番号５０６を割り振った後述の図３（ｂ）に示すデバイスリスト５００ａを送信させる。

保守端末３００は、アンテナ３０１、パネル部３０２を制御する制御部３１０を備えている。アンテナ３０１は、図示しない無線基地局とネットワーク４００とを介し、保守管理サーバー２００との間でのデータの送受信を行う。また、アンテナ３０１は、ＭＦＰ１００との間で、たとえばBluetooth（登録商標）の通信規格である2.4GHz帯の電波を用いた通信方式による信号の送受信を行う。パネル部３０２は、たとえば保守管理サーバー２００から受け取った後述の図３（ｂ）に示すデバイスリスト５００ａを表示する。

制御部３１０は、制御プログラム等を実行して保守端末３００全体の動作を制御するプロセッサーである。制御部３１０は、通信制御部３１１、ＲＡＭ３１２、ＲＯＭ３１３、音声認識部３１４、保守対応アシスト部３１５、パネル操作制御部３１６、システム制御部３１７を備えている。また、これらは、データバス３１８に接続されている。

通信制御部３１１は、アンテナ３０１を介し、ＭＦＰ１００や、保守管理サーバー２００とのデータ等の送受信の制御を行う。ＲＡＭ３１２は、プログラムを実行するためのワークメモリーである。ＲＯＭ３１３には、各部の動作チェック等を行う制御プログラムが記憶されている。

音声認識部３１４は、図示しないヘッドセット等から取り込まれた音声を認識し、認識結果をシステム制御部３１７に通知する。なお、音声認識部３１４が認識する内容は、後述の図３（ｂ）に示すデバイスリスト５００ａに表示されている振替番号５０６であることは勿論こと、ＭＦＰ１００の保守全般に関するものとする。すなわち、音声認識部３１４は、ＭＦＰ１００の保守全般に関するキーワードとなるパターン化された音声データを管理し、図示しないヘッドセット等から取り込まれた音声を認識する。

保守対応アシスト部３１５は、ＭＦＰ１００の保守対応をアシストする専用アプリケーションの手順に従い、保守対応をアシストする。すなわち、保守対応アシスト部３１５は、パネル操作制御部３１６を介し、パネル部３０２に対して保守対応に関する内容を表示させる。また、保守対応アシスト部３１５は、保守管理サーバー２００や、ＭＦＰ１００から受け取った保守対応に関する情報を、パネル操作制御部３１６を介してパネル部３０２に表示させる。また、保守対応アシスト部３１５は、ＭＦＰ１００を使用するユーザー識別情報（個人名や、企業名等も含む）を、ＭＦＰ１００の機器識別情報（たとえば、シリアル番号５０１：後述の図３（ａ）参照）に関連付けて管理する。このように、保守対応アシスト部３１５がＭＦＰ１００を使用するユーザー識別情報を、ＭＦＰ１００の機器識別情報（たとえば、シリアル番号５０１：後述の図３（ａ）参照）に関連付けて管理することで、ユーザー識別情報に関連するＭＦＰ１００の数等の確認を容易に行える

パネル操作制御部３１６は、パネル部３０２の表示動作を制御する。また、パネル操作制御部３１６は、保守管理サーバー２００からのたとえば後述の図３（ｂ）に示すデバイスリスト５００ａを受け取っている場合、パネル部３０２に対してデバイスリスト５００ａを表示させる。

システム制御部３１７は、各部の連携動作を制御する。また、システム制御部３１７は、たとえば音声認識部３１４の認識結果が後述の図３（ｂ）に示すデバイスリスト５００ａの振替番号５０６に関する保守対応情報等の要求に関するものであるとき、通信制御部３１１を介し、保守管理サーバー２００に対して保守対応情報等の送信を要求する。また、システム制御部３１７は、たとえば音声認識部３１４の認識結果が後述の図３（ｂ）に示すデバイスリスト５００ａの振替番号５０６に該当するＭＦＰ１００からのステータス情報等の要求に関するものであるとき、通信制御部３１１を介し、ＭＦＰ１００に対してステータス情報等の送信を要求する。

次に、図３を参照し、保守管理サーバー２００が管理するデバイスリスト５００について説明する。まず、図３（ａ）は、保守管理サーバー２００が管理する全てのＭＦＰ１００についてのデバイスリスト５００の一例を示している。

デバイスリスト５００は、ＭＦＰ１００毎のステータス情報等をシリアル番号５０１（機器識別情報）に関連付けて管理するものである。すなわち、デバイスリスト５００には、シリアル番号５０１、ホスト名５０２、状態５０３、ファームウェアバージョン（Ver.）５０４、トナー情報５０５等が登録されている。なお、デバイスリスト５００の内容は、保守管理サーバー２００がネットワーク４００を介し、ＭＦＰ１００のステータス情報等を取得する毎に、機器管理部２１４により更新される。

ここで、シリアル番号５０１は、ＭＦＰ１００固有のものであり、たとえば１０文字以上の英数字で構成された文字列で表されている。また、シリアル番号５０１には、ＭＦＰ１００を使用するユーザーに関する情報（ユーザー識別情報）、ＭＦＰ１００の接続情報（たとえばＩＰアドレス）、ＭＦＰ１００のステータス情報等が関連付けられている。ホスト名５０２は、ＩＰアドレスの代わりに割り当てられたＭＦＰ１００固有のものであり、文字列で表されている。状態５０３は、ネットワーク４００を介しての通信状態であり、オンライン又はオフラインで表されている。すなわち、いずれかのＭＦＰ１００との通信状態が、オフラインであっても、ネットワーク４００を介しての通信が確立されると、状態５０３がオンラインに書き換えられる。ファームウェアバージョン（Ver.）５０４は、それぞれのＭＦＰ１００にインストールされているファームウェアのバージョン（Ver.）を示すものであり、文字列で表されている。トナー情報５０５は、それぞれのＭＦＰ１００のトナーの使用状況に関するカウンター情報等を示すものであり、トナーの色別に使用状況が表されている。

図３（ｂ）は、振替番号５０６が割り振られたデバイスリスト５００ａの一例を示している。すなわち、デバイスリスト５００ａは、機器管理部２１４が保守端末３００からのユーザー識別情報を元に、ユーザー識別情報に関連付けられたＭＦＰ１００のみに関するリストを図３（ａ）のデバイスリスト５００から抜粋したものである。また、機器管理部２１４は、保守端末３００からのデバイスリスト５００ａの送信の要求があったとき、システム制御部２１５の指示に基づき、それぞれのシリアル番号５０１に対応させて振替番号５０６を割り振る。すなわち、ユーザー識別情報に関連付けられたＭＦＰ１００が、図３（ｂ）のように４台であるとする。この場合、機器管理部２１４は、システム制御部２１５からの指示に基づき、４台のそれぞれのシリアル番号５０１に対して振替番号５０６を割り振る。

ここで、振替番号５０６は、図３（ｂ）のように、２文字であってもよいし、１文字であってもよい。いずれにしても、振替番号５０６の文字数は、保守員による音声入力を容易とするために、２文字以下であることが好ましい。また、振替番号５０６については、図３（ｂ）のように、英数字に限るものではなく、ローマ数字であってもよいし、ひらがなであってもよいし、カタカナであってもよい。また、機器管理部２１４は、それぞれのシリアル番号５０１に対して振替番号５０６を割り振る場合、ＭＦＰ１００の使用年数の長い順に番号の小さい振替番号５０６を順に割り振ってもよいし、ＭＦＰ１００の障害の多い順に番号の小さい振替番号５０６を順に割り振ってもよい。これにより、保守員は、デバイスリスト５００ａの振替番号５０６から使用年数の長さや、障害の多さを容易に目視確認できる。また、機器管理部２１４は、それぞれのシリアル番号５０１に対して振替番号５０６を割り振る場合、それぞれのシリアル番号５０１を、ＭＦＰ１００の使用年数の長い順、又はＭＦＰ１００の障害の多い順に並べ替えてもよい。

次に、図４を参照し、保守管理サーバー２００側の処理について説明する。なお、以下では、保守管理サーバー２００が保守端末３００からの要求に従い、デバイスリスト５００から抜粋したデバイスリスト５００ａを保守端末３００に送信する場合として説明する。

（ステップＳ１０１）
システム制御部２１５は、保守端末３００からのデバイスリスト５００ａの要求が有るかどうかを判断する。
この場合、システム制御部２１５は、通信制御部２１３からのデバイスリスト５００ａの要求を受け取ったことを示す通知が無ければ、保守端末３００からのデバイスリスト５００ａの要求が無いと判断する（ステップＳ１０１：Ｎｏ）。
これに対し、システム制御部２１５は、通信制御部２１３からのデバイスリスト５００ａの要求を受け取ったことを示す通知が有れば、保守端末３００からのデバイスリスト５００ａの要求が有ると判断し（ステップＳ１０１：Ｙｅｓ）、ステップＳ１０２に移行する。
ここで、保守端末３００は、デバイスリスト５００ａを要求する場合、保守管理サーバー２００に対し、ＭＦＰ１００を使用するユーザー識別情報を併せて送信する。なお、ユーザー識別情報は、上述したように、保守対応アシスト部３１５が管理しているため、パネル部３０２を介しての選択、又は音声入力による選択により、保守管理サーバー２００に送信できる。

（ステップＳ１０２）
システム制御部２１５は、要求の有ったユーザー識別情報に対応するデバイスリスト５００ａの取得を指示する。
この場合、システム制御部２１５は、機器管理部２１４に対し、要求の有ったユーザー識別情報に対応するデバイスリスト５００ａの取得を指示する。
このとき、機器管理部２１４は、図３（ａ）に示す全てのＭＦＰ１００が登録されているデバイスリスト５００ａから、図３（ｂ）のように、要求の有ったユーザー識別情報に対応するデバイスリスト５００ａを取得する。

（ステップＳ１０３）
システム制御部２１５は、デバイスリスト５００ａの取得が完了したかどうかを判断する。
この場合、システム制御部２１５は、機器管理部２１４からのデバイスリスト５００ａの取得が完了したことを示す通知が無ければデバイスリスト５００ａの取得が完了していないと判断する（ステップＳ１０３：Ｎｏ）。
これに対し、システム制御部２１５は、機器管理部２１４からのデバイスリスト５００ａの取得が完了したことを示す通知が有ればデバイスリスト５００ａの取得が完了したと判断し（ステップＳ１０３：Ｙｅｓ）、ステップＳ１０４に移行する。

（ステップＳ１０４）
システム制御部２１５は、取得したデバイスリスト５００ａへの振替番号５０６の割り振りを指示する。
この場合、システム制御部２１５は、機器管理部２１４に対して取得したデバイスリスト５００ａへの振替番号５０６の割り振りを指示する。
このとき、機器管理部２１４は、取得したデバイスリスト５００ａのシリアル番号５０１毎に振替番号５０６を割り振る。
ここで、機器管理部２１４が振替番号５０６を割り振る場合、上述したように、ＭＦＰ１００の使用年数の長い順に番号の小さい振替番号５０６を順に割り振ってもよいし、ＭＦＰ１００の障害の多い順に番号の小さい振替番号５０６を順に割り振ってもよい。また、機器管理部２１４は、それぞれのシリアル番号５０１を、ＭＦＰ１００の使用年数の長い順、又はＭＦＰ１００の障害の多い順に並べ替えてもよい。これにより、保守員は、デバイスリスト５００ａの振替番号５０６から使用年数の長さや、障害の多さを容易に目視確認できる。

（ステップＳ１０５）
システム制御部２１５は、振替番号５０６の割り振りが完了したかどうかを判断する。
この場合、システム制御部２１５は、機器管理部２１４からの振替番号５０６の割り振りが完了したことを示す通知が無ければ振替番号５０６の割り振りが完了していないと判断する（ステップＳ１０５：Ｎｏ）。
これに対し、システム制御部２１５は、機器管理部２１４からの振替番号５０６の割り振りが完了したことを示す通知が有れば振替番号５０６の割り振りが完了したと判断し（ステップＳ１０５：Ｙｅｓ）、ステップＳ１０６に移行する。

（ステップＳ１０６）
システム制御部２１５は、機器管理部２１４が振替番号５０６を割り振ったデバイスリスト５００ａを送信する。
この場合、システム制御部２１５は、機器管理部２１４が振替番号５０６を割り振ったデバイスリスト５００ａを、通信制御部２１３を介し、保守端末３００側に送信する。

（ステップＳ１０７）
システム制御部２１５は、他の要求が有るかどうかを判断する。
この場合、システム制御部２１５は、通信制御部２１３からの他の要求を受け取ったことを示す通知が無ければ、他の要求が無いと判断し（ステップＳ１０７：Ｎｏ）、処理を終了する。
これに対し、システム制御部２１５は、通信制御部２１３からの他の要求を受け取ったことを示す通知が有れば、他の要求が有ると判断し（ステップＳ１０７：Ｙｅｓ）、ステップＳ１０８に移行する。

（ステップＳ１０８）
システム制御部２１５は、要求内容に応じた情報を送信する。
この場合、システム制御部２１５は、要求内容がたとえばＭＦＰ１００の障害情報（たとえばエラーコード）に対する対応手順を示すものであるとき、機器管理部２１４が管理しているＭＦＰ１００の対応手順を読み出し、通信制御部２１３を介し、保守端末３００側に送信する。

なお、上述した説明では、保守管理サーバー２００が保守端末３００からの要求に従い、デバイスリスト５００から抜粋したデバイスリスト５００ａを保守端末３００に送信する場合として説明したが、保守管理サーバー２００は抜粋したデバイスリスト５００ａに限らず、デバイスリスト５００そのものを保守端末３００に送信してもよい。この場合、デバイスリスト５００に振替番号５０６を割り振る。

次に、図５を参照し、保守端末３００側の処理について説明する。なお、以下では、保守員がユーザーの使用するＭＦＰ１００の設置場所に出向き、保守管理サーバー２００に対してユーザーの使用するＭＦＰ１００に関するデバイスリスト５００ａを要求した場合で説明する。なお、デバイスリスト５００ａの要求は、保守対応アシスト部３１５がパネル部３０２に表示させた保守対応に関する内容の選択によって行われたものとする。

（ステップＳ２０１）
システム制御部３１７は、デバイスリスト５００ａを受け取ったかどうかを判断する。
この場合、システム制御部３１７は、通信制御部３１１からのデバイスリスト５００ａを受け取ったことを示す通知が無ければ、デバイスリスト５００ａを受け取っていないと判断する（ステップＳ２０１：Ｎｏ）。
これに対し、システム制御部３１７は、通信制御部３１１からのデバイスリスト５００ａを受け取ったことを示す通知が有れば、デバイスリスト５００ａを受け取ったと判断し（ステップＳ２０１：Ｙｅｓ）、ステップＳ２０２に移行する。

（ステップＳ２０２）
システム制御部３１７は、デバイスリスト５００ａを表示させる。
この場合、システム制御部３１７は、パネル操作制御部３１６に対し、受け取ったデバイスリスト５００ａの表示を指示する。
このとき、パネル操作制御部３１６は、パネル部３０２に受け取ったデバイスリスト５００ａを表示させる。

（ステップＳ２０３）
システム制御部３１７は、音声入力が有るかどうかを判断する。
この場合、システム制御部３１７は、音声認識部３１４からの音声入力が有ったことを示す通知が無ければ音声入力が無いと判断し（ステップＳ２０３：Ｎｏ）、ステップＳ２０４に移行する。
これに対し、システム制御部３１７は、音声認識部３１４からの音声入力が有ったことを示す通知が有れば音声入力が有ると判断し（ステップＳ２０３：Ｙｅｓ）、ステップＳ２０５に移行する。

（ステップＳ２０４）
システム制御部３１７は、一定時間経過したかどうかを判断する。
この場合、システム制御部３１７は、図示しない内部タイマーの時刻を参照し、音声認識部３１４からの音声入力が有ったことを示す通知が無い状態から一定時間（たとえば３分）経過すると（ステップＳ２０４：Ｙｅｓ）、音声入力による指示が無いものとして処理を終了する。
これに対し、システム制御部３１７は、図示しない内部タイマーの時刻を参照し、音声認識部３１４からの音声入力が有ったことを示す通知が無い状態から一定時間（たとえば３分）経過していなければ（ステップＳ２０４：Ｎｏ）、ステップＳ２０３に戻る。

（ステップＳ２０５）
システム制御部３１７は、音声入力が振替番号５０６かどうかを判断する。
この場合、システム制御部３１７は、音声認識部３１４からの音声入力が振替番号５０６であることを示す通知が無ければ音声入力が振替番号５０６で無いと判断し（ステップＳ２０５：Ｎｏ）、ステップＳ２０７に移行する。
これに対し、システム制御部３１７は、音声認識部３１４からの音声入力が振替番号５０６であることを示す通知が有れば音声入力が振替番号５０６で有ると判断し（ステップＳ２０５：Ｙｅｓ）、ステップＳ２０６に移行する。

（ステップＳ２０６）
システム制御部３１７は、振替番号５０６に該当するシリアル番号５０１のＭＦＰ１００の情報を表示させる。
この場合、システム制御部３１７は、通信制御部３１１を介し、近距離無線通信により、ＭＦＰ１００に対してたとえばステータス情報や障害情報（たとえばエラーコード）の送信を要求する。
このとき、ＭＦＰ１００のシステム制御部１２２は、障害情報管理部１１８が管理しているステータス情報や不具合に関わる障害情報（たとえばエラーコード）を取得し、近距離無線通信により、保守端末３００に送信する。
そして、システム制御部３１７は、ＭＦＰ１００からのステータス情報や障害情報（たとえばエラーコード）を取得すると、パネル操作制御部３１６を介し、パネル部３０２にステータス情報や障害情報（たとえばエラーコード）を表示させる。

（ステップＳ２０７）
システム制御部３１７は、音声入力が情報要求かどうかを判断する
この場合、システム制御部３１７は、音声認識部３１４からの認識結果が情報要求であることを示す通知が無ければ情報要求でないと判断し（ステップＳ２０７：Ｎｏ）、処理を終了する。
これに対し、システム制御部３１７は、音声認識部３１４からの認識結果が情報要求であることを示す通知が有れば情報要求である判断し（ステップＳ２０７：Ｙｅｓ）、ステップＳ２０８に移行する。

（ステップＳ２０８）
システム制御部３１７は、指定された情報の要求を指定された要求先に送信する。
この場合、システム制御部３１７は、音声認識部３１４からの認識結果がたとえばＭＦＰ１００からの障害情報（たとえばエラーコード）に対する対応手順であるとすると、通信制御部３１１を介し、保守管理サーバー２００に障害情報（たとえばエラーコード）に対する対応手順の送信を要求する。このとき、システム制御部３１７は、保守管理サーバー２００に対してＭＦＰ１００の振替番号５０６を通知する。
保守管理サーバー２００側では、機器管理部２１４が管理している障害情報（たとえばエラーコード）に対する対応手順を取得し、保守端末３００に送信する。このとき、保守管理サーバー２００側では、振替番号５０６を割り振った図３（ｂ）のデバイスリスト５００ａを参照し、振替番号５０６に該当するシリアル番号５０１から該当するＭＦＰ１００を判別し、障害情報（たとえばエラーコード）に対する対応手順を取得する。

このように、本実施形態では、保守管理サーバー２００により、ＭＦＰ１００（画像形成装置）のシリアル番号５０１（機器識別情報）を登録したデバイスリスト５００を管理し、保守端末３００からのデバイスリスト５００ａの要求が有ると、シリアル番号５０１（機器識別情報）に対してシリアル番号５０１（機器識別情報）が示す文字数より少ない文字数で構成される振替番号５０６を割り振り、その割り振った振替番号５０６が付されているデバイスリスト５００ａを保守端末３００に送信し、保守端末３００により、デバイスリスト５００ａを表示し、デバイスリスト５００ａの振替番号５０６の音声入力があると、音声入力の有った振替番号５０６に該当するシリアル番号５０１（機器識別情報）の関連情報を表示させ、ＭＦＰ１００（画像形成装置）により、保守端末３００からのシリアル番号５０１（機器識別情報）を含む各種情報の送信要求があると、各種情報を保守端末に送信する。

このように、保守管理サーバー２００側で、シリアル番号５０１（機器識別情報）に対し、シリアル番号５０１（機器識別情報）が示す文字数より少ない文字数で構成される振替番号５０６を割り振ることで、音声入力での読み間違えや音声認識の失敗等に伴う読み直しが極力低減されることから、保守に関する作業性を向上させることができる。

１００ ＭＦＰ
１０１ スキャナー部
１０２ プリンター部
１０３ ＦＡＸ部
１０４、２０１ Ｉ／Ｆ
１０５ 信号送受信器
１０６、３０２ パネル部
１０７ ＨＤＤ
１１０、２１０、３１０ 制御部
１１１ スキャナー制御部
１１２ プリンター制御部
１１３ ＦＡＸ制御部
１１４、２１３、３１１ 通信制御部
１１５ 信号送受信制御部
１１６、２１１、３１２ ＲＡＭ
１１７、２１２、３１３ ＲＯＭ
１１８ 障害情報管理部
１１９ 画像処理部
１２０、３１６ パネル操作制御部
１２１ ＨＤＤ制御部
１２２、２１５、３１７ システム制御部
１２３、２１６、３１８ データバス
２００ 保守管理サーバー
２１４ 機器管理部
３００ 保守端末
３０１ アンテナ
３１４ 音声認識部
３１５ 保守対応アシスト部
４００ ネットワーク
５００、５００ａ デバイスリスト
５０１ シリアル番号
５０２ ホスト名
５０３ 状態
５０４ ファームウェアバージョン（Ver.）
５０５ トナー情報
５０６ 振替番号

Claims (4)

1. 保守管理サーバーと、
   保守端末と、
   画像形成装置とを備え、
   前記保守管理サーバーは、前記画像形成装置の機器識別情報を登録したデバイスリストを管理し、
   前記保守端末からの前記デバイスリストの要求が有ると、前記機器識別情報に対して前記機器識別情報が示す文字数より少ない文字数で構成される振替番号を割り振り、その割り振った前記振替番号が付されている前記デバイスリストを前記保守端末に送信し、
   前記保守端末は、前記デバイスリストを表示し、前記デバイスリストの前記振替番号の音声入力があると、音声入力の有った前記振替番号に該当する前記機器識別情報の関連情報を表示させ、
   前記画像形成装置は、前記保守端末からの前記機器識別情報を含む各種情報の送信要求があると、前記各種情報を前記保守端末に送信する
   ことを特徴とする保守管理システム。
2. 前記保守端末は、前記デバイスリストを要求する際、前記画像形成装置を使用するユーザー識別情報を前記保守管理サーバーに送信し、
   前記保守管理サーバーは、前記デバイスリストから前記ユーザー識別情報に関連する前記画像形成装置に関するリストを抜粋し、この抜粋したリストを前記保守端末に送信する
   ことを特徴とする請求項１に記載の保守管理システム。
3. 画像形成装置の機器識別情報を登録したデバイスリストを管理する機器管理部と、
   保守端末からの前記デバイスリストの要求が有ると、前記機器管理部に対し、前記機器識別情報に対して前記機器識別情報が示す文字数より少ない文字数で構成される振替番号の割り振りを指示するシステム制御部とを備え、
   前記システム制御部は、前記保守端末に対して前記機器管理部が割り振った前記振替番号が付されている前記デバイスリストを前記保守端末に送信する
   ことを特徴とする保守管理装置。
4. 前記システム制御部は、前記保守端末から前記画像形成装置を使用するユーザー識別情報を受け取ると、前記機器管理部に対して前記ユーザー識別情報に関連する前記画像形成装置に関するリストの抜粋を指示することを特徴とする請求項３に記載の保守管理装置。

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