以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る情報処理装置、システム、情報処理方法およびプログラムの実施形態を詳細に説明する。
図1は、本実施形態のシステム100の構成の一例を示す図である。本実施形態のシステム100は、論理的に閉じた環境のネットワーク会議システムとして構築されている。図1に示すように、システム100は、情報処理サーバ10、仲介機20、情報端末30、プロジェクタ40、電子黒板50、MFP60を備える。情報処理サーバ10、仲介機20、プロジェクタ40、電子黒板50、MFP60は会議用ネットワーク70(以下、単に「ネットワーク70」と称する)を介して接続されている。仲介機20は例えばアクセスポイントであり、仲介機20が発する電波の届く範囲を「結界」と称する場合がある。仲介機20は、Bluetooth(登録商標)やWiFi(登録商標)などの無線通信技術を利用して、結界に存在する情報端末30(会議参加者が利用する情報端末30)をネットワーク70に接続するための仲介手段である。
説明の便宜上、図1では、1台の情報端末30が例示されているが、これに限らず、仲介機20を介してネットワーク70に接続される情報端末30の台数は任意である。また、図1の例では、システム100に含まれる機器として、プロジェクタ40、電子黒板50、MFP60を例に挙げているが、これに限らず、システム100に含まれる機器の種類や数は任意に変更可能である。要するに、システム100は、情報処理サーバ10から受け付けたデータの処理を実行する1以上の機器を含む形態であればよい。
まず、情報端末30の構成を説明する。図2は、情報端末30のハードウェア構成の一例を示す図である。情報端末30は、例えばスマートフォンやタブレットなどの可搬型の多機能デバイス(スマートデバイス)で構成される。図2に示すように、情報端末30は、CPU(Central Processing Unit)201、RAM(Random Access Memory)202、ROM(Read Only Memory)203、HDD(Hard Disk Drive)204、機器I/F205、ネットワークI/F221、近距離通信I/F222を有し、これらはシステムバス209で互いに接続されている。また、機器I/F205には、表示部206および操作部207が接続されている。
CPU201は演算手段であり、情報端末30全体の動作を統括的に制御する。RAM202は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、CPU201が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ROM203は、読み出し専用の不揮発性の記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。HDD204は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、OS(Operating System)や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。
機器I/F205は、表示部206および操作部207の各々をシステムバス209に接続するためのインタフェースである。表示部206は、各種の情報を表示するための視覚的ユーザーインタフェースであり、例えばLCD(Liquid Crystal Display)などで構成される。操作部207は、キーボードやマウス等、ユーザが情報端末30に対して各種の情報を入力するためのユーザーインタフェースである。ネットワークI/F221は、情報端末30がネットワーク70を介して他の機器と通信を行うためのインタフェースであり、Ethernet(登録商標)等のインタフェースが用いられる。近距離通信I/F222は、情報端末30が仲介機20と無線通信を行うためのインタフェースであり、Bluetooth(登録商標)、WiFi(Wireless Fidelity(登録商標))等のインタフェースが用いられる。近距離通信I/F222が仲介機20と無線接続することにより、情報端末30がネットワーク70に接続できる。
図3は、情報端末30が有する機能(情報端末30のCPU201によって実行される機能)の一例を示す図である。説明の便宜上、図3では、本実施形態に関する機能を主に例示しているが、情報端末30が有する機能は、これらに限られるものではない。図3に示すように、情報端末30は、ネットワーク制御部211、操作制御部212、表示制御部213、近距離通信制御部214、クライアントアプリケーション215を有する。ネットワーク制御部211は、ネットワークI/F221を介して他の機器との通信を制御する。例えばネットワーク制御部211は、ネットワークI/F221を介して入力される情報を取得すると共に、他の機器に対して送信すべき情報を、ネットワークI/F221を介して送信する。操作制御部212は、操作部207を介して入力された操作信号を取得し、クライアントアプリケーション215等の情報端末30において動作するモジュールに入力する。操作制御部212は、ユーザによる操作を受け付ける機能を有していると考えることもできる。表示制御部213は、クライアントアプリケーション215のGUI(Graphical User Interface)等、情報端末30に関する各種の情報を表示部206に表示する制御を行う。近距離通信制御部214は、近距離通信I/F222を介して他の機器との通信を制御する。例えば近距離通信制御部214は、近距離通信I/F222を介して入力される情報を取得すると共に、他の機器に対して送信すべき情報を、近距離通信I/F222を介して送信する。
クライアントアプリケーション215は、情報端末30において各種の機能を提供するソフトウェアモジュールであり、夫々の機能に対応したソフトウェア・プログラムによって構成される。本実施形態に係る会議システムを利用するための専用アプリケーションもクライアントアプリケーション215に含まれる。
図4は、クライアントアプリケーション215により提供される機能の一例を示す図である。説明の便宜上、図4の例では、本実施形態に係る機能のみを例示しているが、クライアントアプリケーション215により提供される機能はこれに限られるものではない。図4に示すように、クライアントアプリケーション215は、コマンド指示発行部301、受付部302、配信部303を有する。
コマンド指示発行部301は、システム100内の何れかの機器に対して所定の処理を実行させるための命令を示すジョブの実行を指示するコマンド指示を発行する。この例では、コマンド指示発行部301は、ユーザの指示に応じてコマンド指示を生成し、その生成したコマンド指示を情報処理サーバ10へ送信する。コマンド指示は、「指示情報」の一例であり、機器に実行させる処理と、該処理で扱うデータと、該処理を実行する機器とを少なくとも指定する情報である。この例では、各機器の処理で扱われるデータ(この例では会議資料の画像データ)は、情報処理サーバ10に格納されており、上記コマンド指示は、情報処理サーバ10内のデータの格納場所を特定可能な情報(この例では文書・画像ファイルパス)を指定することになる。
コマンド指示を受信した情報処理サーバ10は、その受信したコマンド指示に基づいてジョブを生成する。そして、該生成したジョブを対象機器に送信してジョブを実行させるとともに、ジョブの実行履歴(履歴情報)を記録する。情報処理サーバ10の具体的な内容については後述する。また、従来と同様に、クライアントアプリケーション215は、会議の開始時間や終了時間等の作成/編集を行う機能や、会議への参加/退出の要求、会議開催の要求、会議終了の通知などの会議に関する情報(会議情報)を生成し、情報処理サーバ10へ送信する機能も有している。
受付部302は、「受付手段」の一態様であり、情報処理サーバ10から受信した、データのファイル及び、該データに紐付けられた1以上のユーザを示す関連情報のファイルを格納したフォルダを受け付ける。すなわち、受付部302は、ユーザに配信するデータのファイル(会議資料のファイル)と、該データ(会議資料)を配信するユーザの一覧情報のファイル(関連情報のファイル)とが格納された、データ(会議資料)ごとのフォルダ(メールフォルダ)を受け付ける。
配信部303は、「配信手段」の一態様であり、受け付けたフォルダ(メールフォルダ)に格納された関連情報のファイルに含まれる1以上のユーザを送信先とし、フォルダ(メールフォルダ)に格納された1以上のデータのファイルを添付したメールを配信する。すなわち、関連情報は、データ(会議資料)を配信するユーザの一覧情報(配信リスト)であり、配信部303は、配信リストのユーザに対して、データ(会議資料)を添付したメールを配信する。
以上に説明した情報端末30が有する機能は、CPU201がROM203等に格納されたプログラムを実行することにより実現されるが、これに限らず、例えば上述の情報端末30が有する機能のうちの少なくとも一部が専用のハードウェア回路で構成されてもよい。
次に、情報処理サーバ10の構成を説明する。情報処理サーバ10は、「情報処理装置」の一態様であり、会議全体の管理、データの管理(保存や削除等)、機器(プロジェクタ40、電子黒板50、MFP60等)への出力制御などを行う。図5は、情報処理サーバ10のハードウェア構成の一例を示す図である。図5に示すように、情報処理サーバ10は、CPU(Central Processing Unit)101、RAM(Random Access Memory)102、ROM(Read Only Memory)103、HDD(Hard Disk Drive)104、機器I/F105、ネットワークI/F108を有し、これらはシステムバス109で互いに接続されている。また、機器I/F105には、表示部106および操作部107が接続されている。
CPU101は演算手段であり、情報処理サーバ10全体の動作を統括的に制御する。RAM102は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、CPU101が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ROM103は、読み出し専用の不揮発性の記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。HDD104は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、OS(Operating System)や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。
機器I/F105は、表示部106および操作部107の各々をシステムバス109に接続するためのインタフェースである。表示部106は、各種の情報を表示するための視覚的ユーザーインタフェースであり、例えばLCD(Liquid Crystal Display)などで構成される。操作部107は、キーボードやマウス等、ユーザが情報処理サーバ10に対して各種の情報を入力するためのユーザーインタフェースである。ネットワークI/F108は、情報処理サーバ10をネットワーク70に接続するためのインタフェースである。
このようなハードウェア構成において、ROM103に格納されたプログラムや、HDD104または図示しない光学ディスク等の記憶媒体からRAM102にロードされたプログラムに従ってCPU101が演算を行うことにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態の情報処理サーバ10の機能を実現する機能ブロックが構成される。
図6は、情報処理サーバ10が有する機能の一例を示す図である。説明の便宜上、図6では、本実施形態に関する機能を主に例示しているが、情報処理サーバ10が有する機能は、これらに限られるものではない。図6に示すように、情報処理サーバ10は、受付部111、生成部112、会議資料記憶部113、実行制御部114、履歴情報記録部115、履歴情報記憶部116、接続情報管理部117、接続者情報記憶部118、入退室情報記録部119、入退室情報記憶部120、算出部121、特定部122、関連情報生成部123、フォルダ生成部124、送信部125を有する。
受付部111は、「受付手段」の一態様であり、情報端末30から上述のコマンド指示を受け付ける。すなわち、会議に参加している情報端末30から、機器に実行させる処理と、処理で扱うデータと、処理を実行する機器とを指定する指示情報(コマンド指示)を受け付ける。
生成部112は、「生成手段」の一態様であり、受付部111で受け付けたコマンド指示(指示情報)に基づき、該コマンド指示(指示情報)で指定された機器に対して、該コマンド指示(指示情報)で指定されたデータを用いて、該コマンド指示(指示情報)で指定された処理の実行を命令するジョブを生成する。例えばジョブの対象となる処理が、データを表示する表示処理である場合、処理対象のデータは、表示単位のサイズを示すページデータとなる。ここでは、表示処理として、データを投影対象物に投影する処理(プロジェクタ40が実行する処理)や、データを電子黒板50上に投影する処理(電子黒板50が実行する処理)なども含まれる。会議資料記憶部113は、「会議資料記憶手段」の一態様であり、各機器の処理対象となるデータ(会議に用いられる会議資料の画像データ等)を記憶する。すなわち、会議資料記憶部113は、ユーザ(会議参加者)のメールアドレスを示すアドレス情報ごとに、会議の識別情報(会議ID)と、データ(会議に用いられる会議資料の画像データ等)と、データの特定情報(ファイルパス)とを対応付けた会議資料対応情報を記憶して管理する。
実行制御部114は、「実行制御手段」の一態様であり、生成部112により生成されたジョブを、対象となる機器(ジョブの元になるコマンド指示で指定された機器)に実行させる制御を行う。履歴情報記録部115は、実行制御部114により実行されたジョブの履歴(ジョブの実行履歴)を記録する。より具体的には、履歴情報記録部115は、ジョブの実行履歴として、データ(該ジョブに対応する処理の対象となるデータ)の表示開始時刻(処理開始時刻)及び表示終了時刻(処理終了時刻)を含む表示時間情報(処理時間情報)と、データを特定する特定情報と、情報端末30を使用しているユーザを示すユーザ名と、処理(表示処理)と、を少なくとも対応付けた1以上の履歴情報を履歴情報記憶部116へ記録する。この例では、履歴情報記憶部116は、「履歴情報記憶手段」の一態様であり、ジョブの実行履歴として、データ(該ジョブに対応する処理の対象となるデータ)の表示(処理)開始時刻及び表示(処理)終了時刻を含む表示(処理)時間情報と、データを特定する特定情報と、情報端末30を使用しているユーザを示すユーザ名と、処理(表示処理)と、を少なくとも対応付けた1以上の履歴情報を記憶する。
図7は、履歴情報記憶部116に記憶された履歴情報の一例を示す図である。図7の例では、9つの履歴情報を例示している。ここでは、各履歴情報は、履歴情報を識別する履歴IDと、会議を識別する会議IDと、コマンド指示を発行した情報端末30のユーザ(操作者)を識別するユーザ名と、情報端末30を識別する情報端末IDと、処理で扱ったデータを特定する文書・画像ファイルパス(この例では会議資料記憶部113のうち該データが格納される位置を示す)と、機器情報と、該処理の内容を示す処理情報と、該処理を開始した処理開始時刻(実行した日時)と、該処理を終了した処理終了時刻と、該データの表示時間(この例では表示処理を実行した時間として、データを投影対象物に投影する処理(プロジェクタ40が実行する処理)の実行時間や、データを電子黒板50上に投影する処理(電子黒板50が実行する処理)の実行時間)と、編集の有無を示す情報(この例では電子黒板50に投影された画像に書き込みをした場合)と、印刷の有無を示す情報(この例ではプロジェクタ40、電子黒板50に投影した画像を印刷した場合)とを対応付けた情報である。
一例として、情報端末30(コマンド指示発行部301)が、複数のページデータの集合を示すファイルをプロジェクタ40(これに限らず、電子黒板50でもよい)で投影する指示を受け付けた場合を例に挙げて、履歴情報の記録方法を説明する。図8に示すように、まず情報端末30(コマンド指示発行部301)は、ユーザの指示に応じて、投影処理(表示処理の一例)と、上述のファイルおよび該ファイルの先頭のページデータの各々の文書・画像ファイルパスと、プロジェクタ40と、を指定するコマンド指示を生成する(ステップS1)。そして、情報処理サーバ10に対して、ステップS1で生成したコマンド指示を送信する(ステップS2)。このコマンド指示を受け付けた情報処理サーバ10は、該コマンド指示で指定されたプロジェクタ40に対して、該コマンド指示で指定された先頭のページデータを投影する投影処理の実行を命令するジョブを生成し(ステップS3)、その生成したジョブをプロジェクタ40へ送信する(ステップS4)。そして、情報処理サーバ10は、対応する履歴情報を生成して履歴情報記憶部116に記録する(ステップS5)。
このとき、履歴情報記憶部116には、図9に示すような2つの履歴情報が記憶される。第1段目の履歴情報は、ファイルの格納場所を示す文書・画像ファイルパス(「/satoh/File3.doc」)を含む履歴情報であり、第2段目の履歴情報は、該ファイルの先頭のページデータの格納場所を示す文書・画像ファイルパス(「/satoh/File3_1.doc」)を含む履歴情報である。文書・画像ファイルパス以外の情報は同一である。なお、この段階では、処理開始時刻を示す情報のみが記載され、処理終了時刻を示す情報、表示時間を示す情報、編集の有無を示す情報、印刷の有無を示す情報には何も記載されない。表示時間を示す情報、編集の有無を示す情報、印刷の有無を示す情報の記載については後述する。
ここでは、情報端末30のコマンド指示発行部301は、複数のページデータの集合を示すファイルを表示する指示を受け付けた場合、表示処理と、該表示処理を実行する機器とを指定し、かつ、該表示処理で扱うデータとして、該ファイルの先頭のページデータを指定するコマンド指示(第1の指示情報)を発行する。そして、情報処理サーバ10の生成部112は、第1の指示情報で指定された機器(上記の例ではプロジェクタ40)に対して、該第1の指示情報で指定されたファイルの先頭のページデータを表示する表示処理の実行を命令するジョブ(第1のジョブ)を生成する。そして、情報処理サーバ10の履歴情報記憶部116は、上記第1のジョブに対応する履歴情報として、ファイルの先頭のページデータの表示開始時刻を示す処理開始時刻と、表示処理(PJS投影)と、ファイルの先頭のページデータ「/satoh/File3_1.doc」と、第1の指示情報により指定された機器情報(プロジェクタ)とを対応付けた履歴情報を記憶する。表示時間、編集の有無、印刷の有無を示す情報を記録する方法については、後述する。
図8に戻り、情報端末30(コマンド指示発行部301)が、現在表示中(投影中)のページデータ(この例では先頭のページデータ)の次のページデータをプロジェクタ40で投影する指示を受け付けた場合を例に挙げて、履歴情報の記録方法を説明する。
ステップS5の後、情報端末30(コマンド指示発行部301)は、情報端末30の画面上に表示された投影中のページデータのページめくりを行うための操作(ページ送りのボタンを押下する操作であってもよいし、画面に対するフリック等の操作であってもよい)を受け付けた場合、投影処理と、次のページデータの文書・画像ファイルパスと、プロジェクタ40と、を指定するコマンド指示(第2のコマンド指示)を生成する(ステップS6)。そして、情報処理サーバ10に対して、ステップS6で生成したコマンド指示を送信する(ステップS7)。このコマンド指示を受け付けた情報処理サーバ10は、該コマンド指示で指定されたプロジェクタ40に対して、該コマンド指示で指定されたページデータ(現在投影中のページデータの次のページデータ)を投影する投影処理の実行を命令するジョブを生成し(ステップS8)、その生成したジョブをプロジェクタ40へ送信する(ステップS9)。そして、情報処理サーバ10は、対応する履歴情報を生成して履歴情報記憶部116に記録する(ステップS10)。
このとき、履歴情報記憶部116には、図10に示される第3段目に示すような履歴情報が新たに記憶される。この例では、第3段目の履歴情報は、先頭のページデータの次のページデータ(2ページ目のページデータ)の格納場所を示す文書・画像ファイルパス(「/satoh/File3_2.doc」)を含む履歴情報である。また、ここでは、データの表示時間は、該データに対応するジョブと、次の表示対象のデータに対応するジョブとの間隔で表されるので、2ページ目のページデータに対応するジョブの履歴情報が記録された時点で、1ページ目のページデータ(先頭のページデータ)の表示時間が確定する。図10の例では、1ページ目のページデータに対応するジョブの処理開始時刻(実行日時)は「2015/6/11 11:06:30」であり、2ページ目のページデータに対応するジョブの処理開始時刻(実行日時)は「2015/6/11 11:16:30」であるので、1ページ目のページデータの処理終了時刻は「2015/6/11 11:16:30」となり、1ページ目のページデータの表示時間は、この間隔を表す「00:10:00」として記録される(図10参照)。
ここでは、情報端末30のコマンド指示発行部301は、現在表示中のページデータの次のページデータを表示する指示を受け付けた場合、表示処理と、該表示処理を実行する機器とを指定し、かつ、該表示処理で扱うデータとして、該次のページデータを指定するコマンド指示(第2の指示情報)を発行する。そして、情報処理サーバ10の生成部112は、第2の指示情報で指定された機器(上記の例ではプロジェクタ40)に対して、第2の指示情報で指定されたページデータを表示する表示処理の実行を命令するジョブ(第2のジョブ)を生成する。そして、情報処理サーバ10の履歴情報記憶部116は、第2のジョブに対応する履歴情報として、第2の指示情報で指定されたページデータ(次のページデータ)の表示開始時刻を示す処理開始時刻と、表示処理(PJS投影)と、第2の指示情報で指定されたページデータ「/satoh/File3_2.doc」と、第2の指示情報により指定された機器情報(プロジェクタ)とを対応付けた履歴情報を記憶する。この際に、1ページ目のページデータの処理終了時刻「2015/6/11 11:16:30」と、1ページ目のページデータの表示時間「00:10:00」とを併せて記憶する。
図8に戻り、情報端末30(コマンド指示発行部301)が、現在表示中(投影中)のファイルと異なるファイルを表示する指示を受け付けた場合、情報端末30(コマンド指示発行部301)は、ユーザの指示に応じて、投影処理と、ファイルおよび該ファイルの先頭のページデータの各々の文書・画像ファイルパスと、プロジェクタ40と、を指定するコマンド指示を生成する(ステップS11)。そして、情報処理サーバ10に対して、ステップS11で生成したコマンド指示を送信する(ステップS12)。このコマンド指示を受け付けた情報処理サーバ10は、該コマンド指示で指定されたプロジェクタ40に対して、該コマンド指示で指定された先頭のページデータを投影する投影処理の実行を命令するジョブを生成し(ステップS13)、その生成したジョブをプロジェクタ40へ送信する(ステップS14)。そして、情報処理サーバ10は、対応する履歴情報を生成して履歴情報記憶部116に記録する(ステップS15)。
すなわち、情報端末30のコマンド指示発行部301は、異なるファイルを表示する指示を受け付けた場合、表示処理と、該表示処理を実行する機器とを指定し、かつ、該表示処理で扱うデータとして、該ファイルの先頭のページデータを指定するコマンド指示(第3の指示情報)を発行する。そして、情報処理サーバ10の生成部112は、第3の指示情報で指定された機器(上記の例ではプロジェクタ40)に対して、該第3の指示情報で指定されたファイルの先頭のページデータを表示する表示処理の実行を命令するジョブ(第3のジョブ)を生成する。そして、情報処理サーバ10の履歴情報記憶部116は、上記第3のジョブに対応する履歴情報として、ファイルの先頭のページデータの表示開始時刻を示す処理開始時刻と、表示処理と、ファイルの先頭のページデータと、第3の指示情報により指定された機器とを対応付けた履歴情報を記憶する。
このとき、履歴情報記憶部116には、図11に示される第4〜5段目に示すような2つの履歴情報が新たに記憶される。第4段目の履歴情報は、ファイルの格納場所を示す文書・画像ファイルパス(「/yamada/File4.pptx」)を含む履歴情報であり、第5段目の履歴情報は、該ファイルの先頭のページデータの格納場所を示す文書・画像ファイルパス(「/yamada/File4_1.pptx」)を含む履歴情報である。また、ここでは、データの表示時間は、前のファイルのデータに対応するジョブと、次のファイルの表示対象のデータに対応するジョブとの間隔で表されるので、次のファイルの1ページ目のページデータに対応するジョブの履歴情報が記録された時点で、前のファイルの2ページ目のページデータ(前のファイルの最終のページデータ)の表示時間が確定する。図11の例では、前のファイルの2ページ目のページデータに対応するジョブの処理開始時刻(実行日時)は「2015/6/11 11:16:30」であり、次のファイルの1ページ目のページデータに対応するジョブの実行日時は「2015/6/11 11:30:00」であるので、前のファイルの2ページ目のページデータの処理終了時刻は「2015/6/11 11:30:00」となり、前のファイルの2ページ目のページデータの表示時間は、この間隔を表す「00:13:30」として記録される(図11参照)。さらに、前のファイル「File3.doc」の処理終了時刻も「2015/6/11 11:30:00」となり、前のファイルの1〜2ページ目のページデータを表示した時間の合計表示時間は、「00:23:30」として記録される(図11参照)。なお、この段階では、次のファイルの処理開始時刻を示す情報のみが記載され、処理終了時刻を示す情報、表示時間を示す情報、編集の有無を示す情報、印刷の有無を示す情報には何も記載されない。
また、別の例として、情報端末30(コマンド指示発行部301)が、電子黒板50に表示された(投影された)ページデータを保存する指示を受け付けた場合を例に挙げて、履歴情報の記録方法を説明する。図12に示すように、まず情報端末30(コマンド指示発行部301)は、ユーザの指示に応じて、電子黒板50に表示されたページデータを保存する画像保存処理と、該ページデータの文書・画像ファイルパスと、電子黒板50と、を指定するコマンド指示を生成する(ステップS21)。そして、情報処理サーバ10に対して、ステップS21で生成したコマンド指示を送信する(ステップS22)。このコマンド指示を受け付けた情報処理サーバ10は、該コマンド指示で指定された電子黒板50に対して、該コマンド指示で指定されたページデータを保存する画像保存処理の実行を命令するジョブを生成し(ステップS23)、その生成したジョブを電子黒板50へ送信する(ステップS24)。そして、情報処理サーバ10は、対応する履歴情報を生成して履歴情報記憶部116に記録する(ステップS25)。
このとき、履歴情報記憶部116には、図13に示すような履歴情報が記録される。この例では、情報処理サーバ10は、情報端末30から受け付けたコマンド指示により指定された処理が上述の画像保存処理である場合、該コマンド指示に基づくジョブに対応する履歴情報に含まれる編集の有無を示す編集情報として、データ(処理対象のデータ)に対する編集が行われたことを示す情報(図13の例では「有」を示す情報)を記録する。
ここでは、情報端末30のコマンド指示発行部301は、電子黒板50に表示されたページデータを保存する指示を受け付けた場合、画像保存処理と、該画像保存処理で扱うページデータと、電子黒板50とを指定するコマンド指示(第4の指示情報)を発行する。そして、情報処理サーバ10の生成部112は、第4の指示情報で指定された電子黒板50に対して、第4の指示情報で指定されたページデータを保存する画像保存処理の実行を命令するジョブ(第4のジョブ)を生成する。そして、情報処理サーバ10の履歴情報記憶部116は、上記第4のジョブに対応する履歴情報として、第4の指示情報で指定されたページデータに対して編集が行われたことを示す編集情報と、画像保存処理と、第4の指示情報で指定されたページデータと、第4の指示情報により指定された機器情報(ホワイトボード)とを対応付けた履歴情報を記憶する。
また、例えば電子黒板50は、表示中のデータに対する書き込みが行われた場合に、情報処理サーバ10に対して、表示中のデータに対する書き込みが行われた旨を示す情報(「書き込み通知情報」と称する)を送信する形態であってもよい。情報処理サーバ10(履歴情報記録部115)は、電子黒板50から受信した書き込み通知情報に応じて、編集の有無を示す条件情報を設定することもできる。
例えば図14に示すように、ファイル「File1」の1ページ目のページデータ(「/tanaka/File1_1.pptx」という文書・画像ファイルパスで特定されるページデータ)から順に電子黒板50に投影され、現在、3ページ目のページデータ(「/tanaka/File1_3.pptx」という文書・画像ファイルパスで特定されるページデータ)が電子黒板50に投影されている場合を想定する。このとき、情報処理サーバ10(履歴情報記録部115)が、電子黒板50から、3ページ目のページデータ(現在投影中のページデータ)に対する書き込みが行われた旨を示す書き込み通知情報を受信すると、図15に示すように、3ページ目のページデータに対応する履歴情報に含まれる編集情報として、編集が行われたことを示す情報(「有」を示す情報)を設定(記録)することができる。つまり、この例では、画像保存処理の実行を命令するジョブが生成されていなくても、処理対象のデータに対する編集が行われたことを示す条件情報が設定される場合がある。
図6に戻って説明を続ける。接続情報管理部117は、ネットワーク70に接続されている接続可能な他の機器と、その状態を監視し、利用できる機能を管理する。また、接続情報管理部117は、接続可能な他の機器と、その状態を監視し、利用できる機能を情報端末30に通知する。また、接続情報管理部117は、情報端末30からの接続機器情報(接続機器設定)に基づき、接続可能な他の機器との接続を制御する。接続情報管理部117は、例えば会議主催者が会議システムにログインして、会議IDで識別される会議で使用する機器の初期設定に従って接続可能な機器との接続を制御する。具体的には、会議主催者が、会議室に設置されているプロジェクタ40の他に、別のプロジェクタを持ち込む場合には会議システムに追加登録を行うことや、印刷すると課金される場合などでは、会議参加者が勝手に印刷できないようにMFP60を使用しない設定とすることなどである。
また、接続情報管理部117は、会議IDごとに、会議に参加する情報端末名称と、情報端末IDと、情報端末30を使用するユーザ名と、情報端末30を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報(この例ではユーザのメールアドレス)とを対応付けた接続者情報を接続者情報記憶部118へ記録して管理する。この例では、接続者情報記憶部118は、「接続者情報記憶手段」の一態様であり、会議IDごとに、会議に参加する情報端末名称と、情報端末IDと、情報端末30を使用するユーザ名と、情報端末30を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報(この例ではユーザのメールアドレス)とを対応付けた接続者情報を記憶している。接続者情報として、予め会議主催者によって会議IDと会議に参加する参加者(主催者も含む)情報とが登録されるので、接続者情報は会議の参加者リスト(参加者名簿)と考えることができる。この接続者情報(会議の参加者リスト)は、会議参加者が会議システムにログインする際のユーザの認証情報としても使用される。
図16は、接続者情報記憶部118に記憶された接続者情報の一例を示す図である。図16に示すように、接続者情報は、会議を識別する会議IDと、情報端末30の固有の機器名称を示す情報端末名称と、情報端末30を識別する情報端末IDと、情報端末30を使用するユーザ名と、情報端末30を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報(この例ではユーザのメールアドレス)とを対応付けた情報である。
図6に戻って説明を続ける。入退室情報記録部119は、「入退室情報記憶手段」の一態様であり、ネットワーク70を利用して実施する1以上の会議ごとに、会議を識別する識別情報(会議ID)と、複数のユーザが会議に参加(ログイン)した時刻を示す入室時刻情報と、複数のユーザが会議から退出(ログアウト)した時刻を示す退室時刻情報とを含む入退室情報を入退室情報記憶部120に記憶させる。すなわち、会議を識別する識別情報(会議ID)と、情報端末30を使用しているユーザの認証に用いられる認証情報(この例ではユーザのメールアドレス)または情報端末30を識別する識別情報(情報端末ID)を用いて、情報端末30で会議への参加(会議システムにログイン)を受け付けた場合に、会議IDと、情報端末30の名称と、情報端末IDと、会議に参加したことを示す入室情報と、会議に参加した時刻を示す入室時刻情報(日時)とを記録する。また、情報端末30で会議から退出(会議システムからログアウト)を受け付けた場合に、会議IDと、情報端末30の名称と、情報端末IDと、会議から退出したことを示す退室情報と、会議から退出した時刻を示す退室時刻情報(日時)とを記録する。なお、退出(ログアウト)の受け付けは、情報端末30で会議システムからログアウトするだけでよい。つまり、会議システムにログインする際に、会議IDと、情報端末IDとが取得されているため、情報端末IDに基づいて、情報端末IDに紐付くユーザが会議から退出したことを特定することができるためである。
図17は、入退室情報の一例を示す図である。図17に示すように、入退室情報は、会議IDと、情報端末名称と、情報端末IDと、入退室情報(入室または退室)と、日時(入退室時刻)とを対応付けた情報である。図17の例では、会議ID「1111」、情報端末名称「Tanaka」、情報端末ID「0001」、入退室情報「入室」、日時「2015/6/11 09:50:00」を示している。なお、図17の例では、ユーザが使用する情報端末名称で入退室情報を管理しているが、これに限ることはなく、上述した接続者情報を参照して、情報端末名称または情報端末IDを用いて特定することができる「ユーザ名」で入退室情報を管理してもよい。
図18は、入退室情報の生成処理の一例を示すフローチャートである。入退室情報記録部119は、ユーザ(会議参加者、会議主催者も含む)が会議システムにログインしたか否かを判断する(ステップS31)。すなわち、会議参加者は、会議IDと、ユーザのアカウント(ユーザの認証情報、この例ではメールアドレス)または情報端末IDとを用いて、会議システムにログインをする。この際に会議システムは、上述した接続者情報(参加者リスト)を参照して、会議IDと、ユーザのメールアドレスまたは情報端末IDが一致すれば、そのユーザに対して会議システムへのログイン(参加)を認証する。
ログインした場合(ステップS31:Yes)、入退室情報記録部119は、ログインしたユーザの入退室情報を更新(入室)する(ステップS32)。すなわち、図17に示したように、会議IDと、情報端末30の名称(ユーザ)と、情報端末IDと、会議に参加したことを示す入室情報と、会議に参加した時刻を示す入室時刻情報(日時)とを入退室情報記憶部120に記録して更新する。ログインしていない場合(ステップS31:No)、入退室情報記録部119は、会議終了か否かを判断する(ステップS33)。会議終了でない場合(ステップS33:No)、ステップS31に戻り、処理を継続する。
会議終了である場合(ステップS33:Yes)、入退室情報記録部119は、入退室情報を更新(退室)する(ステップS34)。すなわち、入退室情報記録部119は、会議システムにログインしている全てのユーザが会議から退出(ログアウト)した処理を行う。つまり、図17に示したように、会議IDと、情報端末30の名称(ユーザ)と、情報端末IDと、会議から退出したことを示す退室情報と、会議から退出した時刻を示す退室時刻情報(日時)とを入退室情報記憶部120に記録して更新する。
なお、図18のフローチャートには示していないが、ユーザが会議の途中で会議から退出(ログアウト)した場合は、入退室情報記録部119は、ログアウトしたユーザの入退室情報を更新(退室)する。つまり、会議終了を受け付ける前にユーザが会議から退出(ログアウト)した場合には、図18とは別の処理フローが実行される。そして、会議から退出(ログアウト)したユーザが、再度会議に参加した場合(ログインした場合)、図18に示した処理フローが実行される。
図6に戻り、説明を続ける。算出部121は、「算出手段」の一態様であり、図7に示した履歴情報と、図17に示した入退室情報とを用いて、履歴情報に含まれるデータとユーザとの組み合わせごとに、データの処理開始時刻及び処理終了時刻を含む処理時間情報が示す時間に対する、入室時刻情報が示す時刻から退室時刻情報が示す時刻までの時間の割合を示す処理中滞在割合を算出する。すなわち、会議の識別情報(会議ID)に紐付く全てのユーザと、1以上のデータ(アップロードされた全ての画像ファイル)との組み合わせごとに、データの処理時間情報(表示時間情報)から求められるデータを処理(表示)した時間の合計時間に対して、データを処理中(表示中)にユーザが会議に参加していた時間の割合を示す処理中滞在割合(データ表示中滞在割合)を算出する。より具体的には、全てのユーザと全ての画像ファイルとの組み合わせごとに、プロジェクタ40や電子黒板50に画像ファイルが投影されていた時間に、ユーザ(会議参加者)が会議に参加していた時間の割合を算出して百分率(%)で表す。つまり、アップロードされたデータ(画像ファイル)ごとに、その画像ファイルが投影されていた合計時間に対して、全てのユーザについて該画像ファイルが投影中に会議に参加していた時間の割合を算出する。
例えば、全てのユーザ(会議参加者)が、同じ会議室で会議を行っている場合を想定すると、プロジェクタ40や電子黒板50に画像ファイル(会議資料)が投影されていた時間と、それぞれのユーザが会議室に滞在(入室)していた時間と、が重複している割合(この例ではデータ表示中滞在割合または表示中滞在割合と表記する)を算出して、その割合を例えば百分率(%)で算出する。データ表示中滞在割合は、アップロードされ、かつ、会議中に投影(表示)された全ての会議資料(画像ファイル)に対して、全てのユーザについてそれぞれ算出される。つまり、会議資料(画像ファイル)はアップロードされたが、会議で表示されなかった会議資料(画像ファイル)については、データ表示中滞在割合は算出されないことになる。すなわち、算出部121は、アップロードされた全てのデータ(画像ファイル)について配布する必要があるか否かを判断する配布データ判断手段と捉えることもできる。
図19は、ユーザの会議参加時間と画像ファイルの表示時間との関係の一例を示す概念図である。図19の例では、「田中」は、09:50:00に会議に参加(入室)し、12:00:00に会議から退出(退室)したことを示している。「佐藤」は、10:00:10に会議に参加(入室)し、11:28:00に会議から退出(退室)したことを示している。「高橋」は、10:02:20に会議に参加(入室)し、10:40:00に会議から退出(退室)したことを示している。「佐々木」は、10:01:00に会議に参加(入室)し、10:58:00に会議から退出(退室)したことを示している。「山田」は、10:59:00に会議に参加(入室)し、12:00:00に会議から退出(退室)したことを示している。「鈴木」は、11:15:00に会議に参加(入室)し、12:00:00に会議から退出(退室)したことを示している。
また、Upload(アップロード)を示す「黒丸」は、画像ファイルを会議システムに蓄積した時間(タイミング)を示し、その隣のバーチャート(横棒)は画像ファイルが投影(表示)されていた時間を示している。すなわち、File1.pptx(田中)は、09:55:00にアップロードされ、10:02:00〜10:42:00の間に投影(表示)されたことを示している。File2.pptx(田中)は、09:56:05にアップロードされ、10:42:00〜11:06:30の間に投影(表示)されたことを示している。File3.doc(佐藤)は、11:00:00にアップロードされ、11:06:30〜11:30:00の間に投影(表示)されたことを示している。File4.pptx(山田)は、11:06:00にアップロードされ、11:30:00〜11:40:00の間に投影(表示)されたことを示している。
図19に示した概念図から、「File1.pptx(画像ファイル)」を投影中に会議に参加していたユーザは、「田中、佐藤、高橋、佐々木」と直感的に把握できる。「File2.pptx(画像ファイル)」を投影中に会議に参加していたユーザは、「田中、佐藤、佐々木、山田」と直感的に把握できる。「File3.doc(画像ファイル)」を投影中に会議に参加していたユーザは、「田中、佐藤、山田、鈴木」と直感的に把握できる。「File4.pptx(画像ファイル)」を投影中に会議に参加していたユーザは、「田中、山田、鈴木」と直感的に把握できる。
図20〜図22は、画像ファイルごとに、全てのユーザについて該画像ファイルを表示中に会議に参加していた時間の割合の一例を示す図である。図20の例では、会議ID「1111」、表示データ「File1.pptx」、表示時間「2015/6/11 10:02:00−2015/6/11 10:42:00」に対して、ユーザ名「田中」、会議滞在時間「2015/6/11 09:50:00−2015/6/11 12:00:00」、データ表示中滞在割合「100%」を示している。このように、算出部121は、図7に示した履歴情報と、図17に示した入退室情報とを用いて、画像データ「File1.pptx」を表示していた時間の合計時間に対して、各ユーザのデータ表示中滞在割合を算出する。図20の例では、「File1.pptx」データ表示中滞在割合として、「田中:100%」、「佐藤:100%」、「高橋:95%」、「佐々木:100%」、「山田:0%」、「鈴木:0%」と算出される。
図21の例では、会議ID「1111」、表示データ「File2.pptx」、表示時間「2015/6/11 10:42:00−2015/6/11 11:06:30」に対して、ユーザ名「田中」、会議滞在時間「2015/6/11 09:50:00−2015/6/11 12:00:00」、データ表示中滞在割合「100%」を示している。図21の例では、「File2.pptx」データ表示中滞在割合として、「田中:100%」、「佐藤:100%」、「高橋:0%」、「佐々木:89%」、「山田:6%」、「鈴木:0%」と算出される。
図22の例は、表示データ「File2.pptx」を、2回表示した場合を示している。図22に示すように、算出部121は、同じファイルが複数回表示された場合でも、表示された時間の合計時間に対するユーザのデータ表示中滞在割合を算出する。図22の例では、会議ID「1111」、表示データ「File2.pptx」、表示時間「2015/6/11 10:02:00−2015/6/11 10:42:00」、表示時間「2015/6/11 11:22:00−2015/6/11 11:25:00」に対して、ユーザ名「田中」、会議滞在時間「2015/6/11 09:50:00−2015/6/11 12:00:00」、データ表示中滞在割合「100%」を示している。図22の例では、「File2.pptx」データ表示中滞在割合として、「田中:100%」、「佐藤:100%」、「高橋:88%」、「佐々木:93%」、「山田:7%」、「鈴木:7%」と算出される。
図23は、画像ファイルごとに、ユーザのデータ表示中滞在割合と、蓄積情報と、印刷情報とを対応付けた対応情報の一例を示す図である。図23の例では、会議ID「1111」、表示データ「File2.pptx」、表示時間「2015/6/11 10:42:00−2015/6/11 11:06:30」に対して、ユーザ名「田中」、会議滞在時間「2015/6/11 09:50:00−2015/6/11 12:00:00」、データ表示中滞在割合「100%」、データ(画像ファイル)を会議資料記憶部113に蓄積したユーザを示す蓄積情報「有」、該データ(画像ファイル)が印刷された時に会議に参加していたユーザを示す印刷情報「有」を示している。なお、蓄積情報や印刷情報は、算出部121がデータ表示中滞在割合を算出する際に用いる履歴情報から取得することができる。図23に示すように、蓄積情報「有」のユーザ名「田中」はデータをアップロードしたユーザであり、表示データ「File2.pptx」と関連が深いユーザと判断することもできる。また印刷情報「有」のユーザ名「田中、佐藤、佐々木、山田」は表示されたデータを印刷した時に会議に参加していたユーザであり、表示データ「File2.pptx」と関連が深いユーザと判断することもできる。図23に示す対応情報を参照すれば、データ表示中滞在割合以外の判断要素を用いて、データ(画像ファイル)を配信するユーザを決定することも可能である。
図6に戻り、説明を続ける。特定部122は、「特定手段」の一態様であり、算出部121で算出した処理中滞在割合(データ表示中滞在割合)が閾値以上である1以上のユーザを特定する。すなわち、閾値を例えば、90%と設定した場合、図20の例では、特定部122は、ユーザ名「田中、佐藤、高橋、佐々木」を特定する。また、図21の例では、特定部122は、ユーザ名「田中、佐藤」を特定する。また、図22の例では、特定部122は、ユーザ名「田中、佐藤、佐々木」を特定する。なお、閾値は任意に設定できる。例えば、特定部122で、処理中滞在割合(データ表示中滞在割合)が0%以外のユーザを特定した場合には、データが投影(表示)された時に、少しでも会議に参加していたユーザを特定することになる。
また、特定部122は、データ表示中滞在割合が閾値以上でない場合でも、例えば蓄積情報で示されるユーザを特定することもできる。また、特定部122は、データ表示中滞在割合が閾値以上でない場合でも、例えば印刷情報で示されるユーザを特定することもできる。ここで、蓄積情報は、データ(画像ファイル)を会議資料記憶部113に蓄積(登録)したユーザを示し、印刷情報は、データ(画像ファイル)が印刷された時に会議に参加していたユーザを示す。よって、蓄積情報や印刷情報で示されるユーザは、データ表示中滞在割合が閾値より低い場合でも、表示されたデータ(画像ファイル)と関連が深いユーザと捉えることができる。
関連情報生成部123は、「関連情報生成手段」の一態様であり、データ(画像ファイル)ごとに、特定部122で特定した1以上のユーザ(該ユーザのメールアドレス(アカウント)を含む)を対応付けたユーザ一覧を示す関連情報を生成する。つまり、関連情報生成部123は、会議IDと、表示されたデータと、データ表示中滞在割合が閾値以上のユーザ名(特定部122で特定した1以上のユーザ)と、該ユーザのメールアドレス(ユーザの認証情報、この例では会議システムにログインするためのアカウントを示す)とを対応付けたユーザ一覧情報を生成する。具体的には、図20の例で、特定部122が例えば閾値90%以上のユーザ名「田中、佐藤、高橋、佐々木」を特定した場合、関連情報生成部123は、表示データ「File1.pptx」と、ユーザ名「田中、佐藤、高橋、佐々木」とを対応付けたユーザ一覧を示す関連情報を生成する。また図22の例で、特定部122が例えば閾値90%以上のユーザ名「田中、佐藤、佐々木」を特定した場合、関連情報生成部123は、表示データ「File2.pptx」と、ユーザ名「田中、佐藤、佐々木」とを対応付けたユーザ一覧を示す関連情報を生成する。つまり、関連情報は、表示データ「File1.pptx」を配布するユーザ一覧を示した配信リストであり、表示データ「File2.pptx」を配布するユーザ一覧を示した配信リストであると捉えることができる。なお、ユーザのメールアドレス(アカウント)情報は、図16に示した接続者情報を参照することで取得できる。
図24及び図25は、関連情報の一例を示す図である。図24及び図25に示すように、関連情報は、会議IDと、表示されたデータと、データ表示中滞在割合が閾値以上のユーザ名と、該ユーザのメールアドレス(アカウント)とを対応付けた情報である。図24の例は、会議ID「1111」、データ「File1.pptx」に対して、ユーザ名:メールアドレス「田中:Tanaka@aaa.co.jp」と、ユーザ名:メールアドレス「佐藤:Satoh@aaa.co.jp」と、ユーザ名:メールアドレス「高橋:Takahashi@aaa.co.jp」と、ユーザ名:メールアドレス「佐々木:Sasaki@aaa.co.jp」とを対応付けた情報である。図25の例は、会議ID「1111」、データ「File2.pptx」に対して、ユーザ名:メールアドレス「田中:Tanaka@aaa.co.jp」と、ユーザ名:メールアドレス「佐藤:Satoh@aaa.co.jp」と、ユーザ名:メールアドレス「佐々木:Sasaki@aaa.co.jp」とを対応付けた情報である。すなわち、関連情報は、会議資料(画像ファイル)を配信するユーザの一覧情報であり、会議資料(画像ファイル)の配信リストと捉えることができる。ここで、会議資料(画像ファイル)が1つの議案に紐付いている資料と捉えれば、関連情報は1つの議案ごとに会議資料(画像ファイル)を配信するユーザの配信リストと考えることができる。従って、関連情報(配信リスト)は、議案(会議資料(画像ファイル))ごとに生成される。
図6に戻り、説明を続ける。フォルダ生成部124は、「フォルダ生成手段」の一態様であり、関連情報生成部123で生成した関連情報に基づいて、1以上のデータのファイル(図24の例では「File1.pptx」)と、生成した関連情報のファイル(図24に示した、「File1.pptx」に関連するユーザの一覧情報のファイル)とを格納した、データそれぞれに対応するフォルダ(メールフォルダ)を生成する。すなわち、データのファイルと、データに紐付くユーザ名及び該ユーザのメールアドレスを一覧にしたファイル(配信リストのファイル)とを格納したフォルダ(メールフォルダ)をデータごとに生成する。なお、データおよび関連情報は、表示単位のサイズを示すページデータの集合を示すファイルであり、フォルダはファイルの集合を示す。ここで、フォルダ生成部124が生成するフォルダ(メールフォルダ)は、フォルダ(メールフォルダ)を開封した場合に、格納された関連情報のファイルに含まれる1以上のユーザのアドレス情報(メールアドレス)を送信先とし、同じフォルダ(メールフォルダ)に格納された1以上のデータのファイルを添付したメールを生成するフォルダである。すなわち、フォルダ(メールフォルダ)に格納された関連情報のファイルはメールの送信先アドレスが予め設定されていて、メールの送信を指示すると(この例ではフォルダ(メールフォルダ)を開封してメール送信を選択したことを示す)、メールアプリケーションを介して同じフォルダ(メールフォルダ)に格納された1以上のデータのファイル(画像ファイル)を添付したメールを送信するものである。
つまり、フォルダ生成部124が生成するフォルダ(メールフォルダ)は、フォルダ(メールフォルダ)に格納されている会議資料(画像ファイル)と、配信リスト(ユーザ一覧情報)のファイルとが関連付けられており、配信リストのメールアドレスに会議資料(画像ファイル)を添付してメール送信するフォルダ(メールフォルダ)である。例えば、フォルダ(メールフォルダ)に1つの会議資料(画像ファイル)と、関連情報(配信リスト)のファイルが格納されていた場合、配信リストのユーザのメールアドレスを送信先として、会議資料(画像ファイル)を添付したメールを配信する。また例えば、フォルダ(メールフォルダ)に複数の会議資料(画像ファイル)と、関連情報(配信リスト)のファイルが格納されていた場合、配信リストのユーザのメールアドレスを送信先として、複数の会議資料(画像ファイル)を添付したメールを配信する。なお、フォルダ(メールフォルダ)は、会議資料(画像ファイル)ごとに生成される。
図26は、フォルダ生成部が生成するフォルダのデータ構造の一例を示す図である。図26に示すように、フォルダ(メールフォルダ)には、例えば、図24及び図25に示した関連情報のユーザのメールアドレス一覧情報(この例では配信リスト)のファイルと、添付ファイル(この例では会議資料のファイル)と、メールに記載する本文(定型文)のファイルと、メールの件名(会議名+日付)のファイルとが含まれている。なお、この例は一例であり、例えば本文(定型文)及びメールの件名(会議名+日付)は1つのファイルに含ませることもできる。
図27は、フォルダを開封した場合に情報端末に表示されるUI画面の一例を示す図である。情報端末30は、情報処理サーバ10からフォルダ(メールフォルダ)を受信してフォルダ(メールフォルダ)を開封した場合、情報端末30の表示部106には図27に示すUI画面が表示される。UI画面には、それぞれのファイルの内容を確認するためのアイコンとメールを送信するアイコンとが表示されるようになっている。ファイルの内容を確認するためのアイコンとして、例えば「配信リストを確認」、「添付ファイルを確認」、「送信内容作成/確認」のアイコンが含まれる。「配信リストを確認」アイコンは、フォルダに格納されている関連情報のファイルと紐付けられている。「添付ファイルを確認」アイコンはフォルダに格納されている会議資料(画像ファイル)のファイルと紐付けられている。「送信内容作成/確認」アイコンには、メールに記載する定型文(本文)が数種類(複数パターン)紐付けられていて、その中から定型文を選択できるようになっている。また、その定型文に加筆・修正ができると共に、任意の本文を作成することもできるようになっている。同様に、件名も任意に変更できるようになっている。この例では「メール送信」アイコンを押下することで、配信リストのメールアドレスを送信先として、同じフォルダ(メールフォルダ)に格納された会議資料(画像ファイル)のファイルを添付したメールを送信する。
また、フォルダ生成部124は、データ(画像ファイル)ごとの関連情報を比較し、関連情報のユーザ一覧が一致する場合には、一致したそれぞれのデータのファイルと、一致した関連情報のうちの1つのファイルと、をフォルダに格納する。すなわち、データ(画像ファイル)を配信するユーザ一覧が同一の場合、一致したそれぞれのデータのファイル(画像ファイル)と、一致した関連情報のうちの1つのファイル(ユーザ一覧情報のファイル)とをフォルダ(メールフォルダ)に格納すれば、フォルダ(メールフォルダ)を開封した場合に、格納された関連情報のファイル(ユーザ一覧情報のファイル)に含まれる1以上のユーザのアドレス情報(メールアドレス)を送信先とし、同じフォルダ(メールフォルダ)に格納された複数のデータのファイル(画像ファイル)を添付したメールを送信することができる。
また、フォルダ生成部124は、データごとの関連情報を参照し、ユーザごとに、ユーザに紐付いた1以上のデータのファイルと、該ユーザのアドレス情報だけを含む関連情報のファイルと、をフォルダに格納する。すなわち、一人のユーザに配信する複数のデータのファイルと、該ユーザのアドレス情報(メールアドレス)だけを含む関連情報のファイルとをフォルダに格納すれば、フォルダを開封した場合に、一人のユーザに対して複数のデータのファイルを添付したメールを送信することができる。従って、フォルダ生成部124は、会議に参加したユーザ(参加者)分のフォルダを生成する。なお、特定部122で特定されなかった、全てのデータのファイルに紐付かないユーザがいる場合には、そのユーザのフォルダは生成されないことになる。つまり、データを表示中に会議に参加(滞在)していないユーザには会議資料(画像ファイル)は配信されない。
送信部125は、「送信手段」の一態様であり、フォルダ生成部124で生成した1以上のフォルダを情報端末30に送信する。
次に、関連情報の生成処理とフォルダの生成処理の流れについて説明する。図28は、関連情報とフォルダの生成処理の一例を示すフローチャートである。情報処理サーバ10の受付部111は、会議終了情報を受け付ける(ステップS41)。次に、入退室情報記録部119は、会議IDと、情報端末30の名称と、情報端末IDと、会議から退出したことを示す退室情報と、会議から退出した時刻を示す退室時刻情報(日時)とを入退室情報記憶部120に記録して更新する(ステップS42)。
次に、算出部121は、履歴情報と入退室情報とを用いて、会議IDに紐付く全てのユーザと、1以上のデータ(アップロードされた全ての画像ファイル)との組み合わせごとに、データの表示時間情報から求められるデータを表示した時間の合計時間に対して、データを表示中にユーザが会議に参加していた時間の割合を示すデータ表示中滞在割合を算出する(ステップS43)。すなわち、データ表示中の各ユーザの滞在割合を算出する。
次に、特定部122は、算出部121で算出したデータ表示中滞在割合が予め設定した閾値以上である1以上のユーザを特定する(ステップS44)。次に、関連情報生成部123は、データ(画像ファイル)ごとに、特定部122で特定した1以上のユーザを対応付けた関連情報(ユーザ一覧情報)を生成する(ステップS45)。次に、フォルダ生成部124は、関連情報に基づいて、データごとに、1以上のデータのファイル(画像ファイル)と、生成した関連情報(ユーザ一覧情報)のファイルとを格納した、フォルダを生成する(ステップS46)。次に、送信部125は、生成した1以上のフォルダを情報端末30に送信する(ステップS47)。
図29は、図28のステップS43〜ステップS46の詳細な処理フローの一例を示す図である。情報処理サーバ10の算出部121は、データ(会議資料)が配信するデータか否かを判断する(ステップS51)。配信するデータでない場合(ステップS51:No)、ステップS57に移行する。すなわち、図7に示した履歴情報を参照し、データ(会議資料)が会議で表示されたデータであるかを判断し、会議で表示されていないデータについてはユーザのデータ表示中滞在割合は算出しないことになる。つまり、算出部121は、アップロードされた全てのデータ(会議資料)について配布する必要があるか否かを判断する配布資料判断手段と捉えることもできる。データが配信するデータである場合(ステップS51:Yes)、算出部121は、履歴情報と入退室情報とを用いて、配信するデータに対して、会議IDに紐付く全てのユーザについて、データの表示時間情報から求められるデータを表示した時間の合計時間に対して、データを表示中にユーザが会議に参加していた時間の割合を示すデータ表示中滞在割合を算出する(ステップS52)。すなわち、データ表示中の各ユーザの滞在割合を算出する。
次に、特定部122は、ユーザごとに、算出部121で算出したデータ表示中滞在割合が予め設定した閾値以上であるか否かを判断する(ステップS53)。閾値以上でない場合(ステップS53:No)、ステップS55に移行する。閾値以上である場合(ステップS53:Yes)、関連情報生成部123は、特定部122が特定した閾値以上のユーザをユーザ一覧情報(関連情報)に追加する(ステップS54)。次に、特定部122は、全てのユーザのデータ表示中滞在割合を確認したか否かを判断する(ステップS55)。全てのユーザを確認していない場合(ステップS55:No)、ステップS53に戻り、処理を継続する。
全てのユーザを確認した場合(ステップS55:Yes)、フォルダ生成部124は、データ(会議資料)のファイルと、ユーザ一覧情報(関連情報)のファイルを格納したフォルダを生成する(ステップS56)。次に、算出部121は、全てのデータを確認したか否かを判断する(ステップS57)。全てのデータを確認していない場合(ステップS57:No)、ステップS51に戻り処理を継続する。全てのデータを確認した場合(ステップS57:Yes)、処理を終了する。
なお、ステップS53において、データ表示中滞在割合が予め設定した閾値以上であるか否かを判断しているが、これに限ることはなく、例えば上述したように、データが表示された時に少しでも会議に参加していたユーザにもデータ(会議資料)を配信したい場合には、0%以外のユーザを特定してもよいし、蓄積情報で示されるユーザを特定してもよいし、印刷情報で示されるユーザを特定してもよい。
以上に説明したように、本実施形態では、ジョブの実行履歴として、データ(該ジョブに対応する処理で扱うデータ、この例では会議資料の画像データ)の表示開始時刻、表示終了時刻、データの表示時間、データを特定する特定情報、情報端末30を使用しているユーザを示すユーザ名と、処理と、を少なくとも対応付けた履歴情報を記憶する。また、会議ごとに、会議を識別する識別情報と、複数のユーザが会議に参加した時刻を示す入室時刻情報と、複数のユーザが会議から退出した時刻を示す退室時刻情報とを含む入退室情報を記憶する。そして、記憶した1以上の履歴情報と入退室情報を用いて、会議の識別情報に紐付く全てのユーザと1以上のデータとの組み合わせごとに、データの表示時間情報から求められるデータを表示した時間の合計時間に対して、データを表示中にユーザが会議に参加していた時間の割合を示すデータ表示中滞在割合を算出し、データ表示中滞在割合が閾値以上である1以上のユーザを特定し、データごとに、特定した1以上のユーザを対応付けたユーザ一覧を示す関連情報を生成する。そして、1以上のデータのファイル(画像ファイル)と、生成した関連情報(ユーザ一覧情報)のファイルとを格納した、フォルダ(メールフォルダ)を生成する。これにより、会議資料(画像ファイル)ごとに、1つのフォルダに会議資料(画像ファイル)と会議参加者を対応付けて格納することができ、会議終了後に会議資料に関連する会議参加者に対して容易に会議資料の配付を行うことができる。
以上、本発明に係る実施形態について説明したが、本発明は、上述の各実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上述の実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態および変形例にわたる構成要素を適宜組み合わせてもよい。
また、上述した実施形態のシステム100(情報処理サーバ10、情報端末30)で実行されるプログラムは、インストール可能な形式または実行可能な形式のファイルでCD−ROM、フレキシブルディスク(FD)、CD−R、DVD(Digital Versatile Disk)、USB(Universal Serial Bus)等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよいし、インターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。また、各種プログラムを、ROM等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。