JP6557761B2 - 残高確認システム - Google Patents

Description

本発明は、残高確認を支援する技術に関する。

残高確認とは、財務諸表が正しく作成されているという監査意見を述べるために、監査人が行う監査手続の１つである。典型的には、会社の取引先に対し売掛金の残高等について、監査人が直接、文書で問い合わせを行い、その回答を入手して評価する。しかし、通常、取引関係は多岐にわたり、従って問い合わせを行う取引先は複数存在する。また、監査人は複数の依頼者（監査対象企業）からの依頼に基づいて監査手続およびその一部である残高確認を行うことから、膨大な数の依頼書の作成、郵送、開封確認といった事務的作業を強いられることになる。

このような背景の下、事務的作業を軽減すべく、ネットワークで接続されたコンピュータを用いて、回答の依頼や取得を電子的に行うことが提案されている。しかし、回答を電子的に取得する場合、回答の信頼性を担保することが重要となる。例えば、権限を有しない者が端末を操作して回答を入力している可能性が考えられる。

この点に関連し、特許文献１には、残高確認を実行する会社が、監査対象の会社の取引先の企業の回答者（例えば経理担当者）が利用する端末と、当該企業の承認者（例えば取締役）が利用する端末とのそれぞれとの間で情報をやり取りすることで、回答者から電子的に取得した情報の信頼性を担保することが記載されている。

特開２０１０-３３３４３号公報

特許文献１の発明では、監査人等または監査対象企業が、電子メールアドレスなど、回答を依頼する企業の承認者と直接電子的に連絡を取れることを前提としている。しかし、
通常、監査対象企業の経理担当者等は、取引先とはいえども、通常の経理業務・財務業務の担当者でもない取締役等の連絡先を入手することができない場合は多い。
本発明は、承認者と直接連絡が取れなくても、信頼性のある回答を電子的に取得することを目的とする。

本発明は、一の態様において、残高確認処理に関して、回答依頼先の事業体の端末のユーザに対してはログイン情報を発行し、当該ユーザ以外の当該事業体に属する人物に対しては認証コードを発行する発行手段と、前記端末にて入力された、ログイン情報と認証コードとを受信する受信手段と、該受信された、ログイン情報および認証コードの認証を実行する認証手段と、前記認証が完了すると、前記端末に残高情報の回答の要求を送信する送信手段と、前記要求に応じて入力された回答を取得する取得手段とを有するサーバを提供する。

本発明によれば、承認者と直接連絡が取れなくても、信頼性のある回答を電子的に取得することができる。

残高確認システム１００の概要を示す図。 サーバ４００の機能を示す図。 データベースＤＢ１に記憶されるデータの例を示す図。 データベースＤＢ２に記憶されるデータの例を示す図。 データベースＤＢ３に記憶されるデータの例を示す図。 残高確認システム１００の動作例を示す図。 承認者へ送付される書面Ｌ１の例を示す図。 端末２００に表示される画面の例を示す図（その１）。 端末２００に表示される画面の例を示す図（その２）。 端末２００に表示される画面の例を示す図（その３）。 承認者へ送付される通知書Ｌ２の例を示す図（その２）。 端末２００に表示される画面の例を示す図（その４）。 残高確認システム１００の他の動作例を示す図。 端末２０１に表示される画面の例を示す図（その１）。 端末２０１に表示される画面の例を示す図（その２）。 端末２００に表示される画面の例を示す図（その５）。 残高確認システム１００Ａの概要を示す図。 データベースＤＢ１Ａに記憶されるデータの例を示す図。 残高確認システム１００Ａの動作例を示す図。 データベースＤＢ１Ａに記憶されるデータの他の例を示す図。

図１は残高確認システム１００の概要を示す図である。残高確認システム１００は、端末２００、端末３００、およびサーバ４００を含む。

端末３００は、パーソナルコンピュータや携帯情報端末など、プロセッサ、メモリ、入出力デバイスを備えた汎用の情報処理機器であって、残高確認対象の企業その他の事業体（以下、「依頼元企業」という）によって管理され、端末３００の従業員等（例えば経理・財務担当者）によって使用されるものである。

端末２００は、パーソナルコンピュータや携帯端末など、プロセッサ、メモリ、入出力デバイスを備えた汎用の情報処理装置であって、アプリケーションソフトウェアを起動することで、電子メールの送受信機能やウェブサイトへのアクセス機能（ブラウザ機能）を実現する。端末２００は、端末３００と取引があり、サーバ４００から残高確認を依頼される企業その他の事業体（サーバ４００が回答を依頼する先の事業体、以下「依頼先企業」という）によって管理される。端末２００は、経理担当者等、残高回答の内容を実際に入力する者（以下、「回答者」という）によって使用される。

サーバ４００は、監査法人など、端末３００から依頼を受けて端末３００に関する残高確認を実施する事業体によって管理され、端末２００との間で情報の授受を行うためのウェブサーバとして機能する。端末２００、端末３００、およびサーバ４００は、インターネット等の通信ネットワークによって接続される。

なお、同図では、便宜上、１つの端末３００および端末２００のみ記載しているが、端末３００の取引先は複数存在し、従って依頼先企業も複数存在しうる。また、通常、監査法人は複数の端末３００の残高確認処理を実施するので、端末３００も複数存在する。すなわち、残高確認システム１００には１以上の端末２００および１以上の端末３００が含まれていてもよい。

なお、取引の内容、残高確認の内容、目的、依頼元と依頼先との関係などは、特に問わない。以下では、説明の便宜上、サーバ４００は監査法人によって運営され、この監査法人がクライアントである依頼元企業からの依頼を受けて実行する監査の一環として、その取引先である依頼先企業に対して残高確認を依頼する場合について説明する。
この際、端末２００は、端末３００と取引を行う都合上、経理ないし財務部門などの現場担当者の電子的な連絡先（例えば電子メールアドレス）を端末３００に通知しているが、現場担当者を監督する立場の取締役等の電子メールアドレスその他の直接電子的に連絡する方法については、社外に公表していないものと仮定する。また、依頼先企業について、少なくとも代表者や住所は公開されており、郵便やＦＡＸ等の通信手段を用いて、代表者を宛先として書面による通知を行うことは可能であるとする。

図２はサーバ４００の機能を示す図である。サーバ４００は、通信部４１０、印刷部４４０、記憶部４２０、制御部４３０を含む。

記憶部４２０は、ハードディスクや半導体メモリ等の記憶手段であって、制御部４３０にて実行されると後述する機能をサーバ４００に実現させるためのコンピュータプログラムのほか、必要に応じて制御部４３０によって参照される、データベースＤＢ１、ＤＢ２およびＤＢ３を格納する。

印刷部４４０は、印刷機構を備えたプリンタであって、制御部４３０から出力された情報を用いて、文書データを作成し、当該文書データに基づいて文書を紙等の媒体に形成する。

制御部４３０は、プロセッサとして実装され、機能モジュールとして、発行部４３１とアクセス管理部４３２とリマインド管理部４３５とを含む。なお、制御部４３０は、端末２００から取得した回答に基づいて、依頼元企業から提示された残高額と端末２００から取得した残高額の差額の算出などの検証処理を実行し、この実行結果を当該監査法人の従業員等によって使用される端末からの要求に応じて出力する機能を備えるが、この機能は本発明とは直接的には関係しないので、説明は省略する。

発行部４３１は、残高確認処理に関して、回答依頼先の事業体の端末のユーザ（典型的には、残高確認に関係する経理部・財務部といった部署に属する社員）に対してログイン情報を発行する。そして、当該ユーザ以外の当該事業体に関係する人物であって、当該ユーザの業務を管理監督する立場のもの（例えば取締役・会計参与・監査役などの会社機関の構成員、以下「認証者」という）に対して、認証コードを発行する。

文書作成部４３７は文書作成アプリケーションとして実装され、発行部４３１またはリマインド管理部４３５から提供された情報および記憶部４２０に記憶された定型文や文書フォーマットについての情報等に基づいて、自動的に文書を生成する。生成された文書は、電子メールの本文として電子メールアドレスとともに電子メール作成部４３６に出力され、または郵送先の情報（住所および氏名等）とともに印刷部４４０へ出力される。
電子メール作成部４３６は、電子メールの自動作成および送信を行うアプリケーションとして実装され、文書作成部４３７から供給された情報に基づいて自動的に電子メールの作成および送信を行う。

ログイン情報は、具体的には、端末３００から通知された、依頼先企業の端末２００のユーザの電子メールアドレスに対応付けて発行される。なお、依頼先企業に回答者（回答する可能性がある者を含む）が複数存在する場合、ログイン情報は各ユーザごとに付与される。発行されたログイン情報はデータベースＤＢ２に記憶され、そのユーザがサーバ４００へアクセスする権限を有するか否かを判定するために用いられる。

図３は、データベースＤＢ１に記憶されるデータの例を示す。データベースＤＢ１には、端末２００の各ユーザに対応付けで、取引先、回答者の氏名、属性（役職等）、電子メールアドレス、ログイン情報が記憶される。ここで、ＩＤおよびパスワードの組は一つのログイン情報の一例であり、いずれか一方でもよい。電子メールアドレスは、端末２００を使用するユーザにログイン情報を電子的に通知するための宛先の一例である。よって、
電子メール以外の電子的方法でログイン情報を通知する場合は、当該方法に対応する宛先の表記となる。
取引先、回答者の氏名、属性、電子メールアドレスは、残高確認処理の依頼時に端末３００から提供された情報に基づいて記憶される。サーバ４００は、端末３００または端末２００から回答者の変更や追加の連絡を受けた場合、データベースＤＢ１を更新する。
なお、ログイン情報は、アクセス管理部４３２にて生成された、アクセス先を示す情報（ＵＲＬ等）と合わせて端末２００へ通知されてもよい。

認証コードは、好ましい態様において、一の残高確認処理に対して固有に発行される。
認証コードが発行されると、当該認証コードを通知する文書が印刷部４４０にて作成され、認証者を宛先として郵送される（すなわち、非電子的に通知される）。認証コードには有効期限が設定されてもよい。この有効期限は、監査対象の項目、監査対象の金額、および過去に同一の依頼先企業の端末２００から取得した回答の実績の少なくともいずれか１つに基づいて定められる有効期限が設定されてもよい。あるいは、認証コードは使用回数についての制限（例えば１回、いわゆるワンタイムパスワード）が設定されていてもよい。

発行された認証コードは、データベースＤＢ２に記憶される。図４はデータベースＤＢ２に記憶されるデータの例を示す。実行管理部４３９は、１つの残高確認処理を実行することが決定されると、データベースＤＢ２において新たなレコードを生成する。この例では、データベースＤＢ２には、各残高確認処理を識別する通し番号に対応付けて、取引先（依頼先企業）、依頼元から依頼を受けた日、サーバ４００が設定した回答期限、完了日時（回答を受信しているか否か、受信した日、処理の進捗等）、認証コード、認証コードの有効期限、監査内容（残高確認の内容（項目や金額の程度）など）、回答依頼先（同図のＸ社、Ｒ社、Ｗ社）ごとに記憶される。この例では、依頼元企業であるＸ社については依頼先企業はＹ社、Ｈ社、Ｇ社・・・となっており、各残高確認処理には固有の認証コードが発行・登録されている。
要するに、データベースＤＢ２は、１つの依頼元企業と１つの依頼先企業の組に対応付けて１つの認証コードが記憶されていればよい。それ以外の情報については、全部または一部を省略してもよい。なお、監査内容に係る項目や額については一例に過ぎない。

回答を受信するなど進捗に変化があるとレコードの内容は逐次更新される。また、データベースＤＢ２はリマインド管理部４３５によって参照され、催促通知を行うか否かの判定のために用いられる。

認証コードの有効期限は、監査対象の項目、監査対象の金額、および過去に端末２００から取得した回答の実績のうち少なくともいずれか１つに基づいて定められてもよい。
実績は、例えば、過去の所定期間において取得した回答の状況を蓄積し、所定のアルゴリズムを用いてサーバ４００が数値化してもよい。図５は、サーバ４００が生成した実績を記憶したデータベースＤＢ３の例を示す。この例では、依頼先を行った企業に対応付けて、実績の指標の例として、依頼回数、返答率、平均変更期間、項目記入率、および金額の照合の結果サーバ４００で算出した差額が記憶される。例えば、返答率が高いほどまたは返答期間が短いほど、有効期限を短く設定する。これにより、不必要に長い有効期限を設定して認証コードが他人に承認者や回答者以外の人物に漏えいするリスクを低減することができる。あるいは、１つの依頼元企業に係る複数の残高確認処理の中で、監査対象の額や金額などに基づいて確認の重要性ないし優先度の指標を算出し、より重要性が高い残高確認処理については、有効期限をそれ以外の残高確認処理に比べてより短く設定してもよい。
なお、実績の状況は、リマインド管理部４３５による催促通知のタイミングの決定に利用してもよい。

通信部４１０は、信号処理回路などの通信インタフェースであって、端末２００と情報の送受信を行う。具体的には、端末２００にて入力されたログイン情報と認証コードとを受信し、照合が完了すると、残高情報の回答の要求を端末２００へ送信し、この要求に応じて端末２００にて入力された回答を取得する。

実行管理部４３９は、残高確認処理を実行するタイミングを決定する。例えば、予め定められたスケジュールに従って（例えば、毎年一回依頼元企業の決算月に）実行してもよいし、端末３００から端末２００のメールアドレスを含む依頼を受けたら直ちに実行してもよい。あるいは、依頼元企業が体が次回残高確認処理を実行するタイミングは、当該依頼元企業に関して行われた過去の残高確認処理において回答依頼先から取得した回答の実績に基づいて決定してもよい。
実行管理部４３９は、残高確認処理を実行するタイミングが到来すると、残高確認処理に係る依頼先企業の電子メールアドレスを特定し、アクセス管理部４３２および発行部４３１にそれぞれログイン情報の発行およびアクセス情報の設定の指示を出力する。

アクセス管理部４３２は、認証部４３３およびページ生成部４３４を含み、端末２００からのサーバ４００へのアクセスを制御する。具体的には、ページ生成部４３４はまず端末２００のユーザに対応するアクセス先（ログインページ）を設定する。そして、ページ生成部４３４は、端末２００からの核種要求に対応するぺージデータを端末２００へ送信する。端末２００から送信された情報に回答内容（金額等）が含まれている場合、記憶部４２０に回答内容を記憶する。
端末２００からログイン情報および認証コードを受信した場合、認証部４３３は照合を実行する。具体的には、それぞれデータベースＤＢ１およびデータベースＤＢ２を参照し、受信したログイン情報および認証コードが真正なものかを判定する。

なお、認証コードおよびログイン情報を通知してから所定期間を経過してもアクセス情報を用いたアクセス要求を端末２００から受信しなかった場合、リマインド管理部４３５は回答を促す催促通知（リマインダ）を２００に送信する。催促通知を送信するタイミングは、予め設定されてもよいし、監査対象の項目、監査対象の金額、および過去に端末から取得した回答の実績のうち少なくともいずれか１つに基づいて、リマインド管理部４３５が決定してもよい。

好ましい態様において、アクセス管理部４３２は、回答受信後または照合が完了した後に端末からアクセス情報を用いてアクセス要求があった場合、当該アクセス要求を拒絶してもよい。具体的には、回答受信後または照合完了後に端末２００からサーバ４００へのログイン要求を受信すると、アクセスが拒否された旨のメッセージを含むページデータ、
あるいはウェブページが存在しないまたは無効化されていることを示す情報を、端末２００へ送信する。

アクセス管理部４３２は、サーバ４００へアクセスした端末２００が用いた通信アドレスの同一性を監視してもよい。例えば、端末２００が回答に用いたＩＰアドレスを記憶しておき、ドメインレベルで異なるアドレスを使用してアクセスがあった場合は当該アクセスを拒否する。これは、通常端末２００は企業内に設置され、使用されるＩＰアドレスの範囲は不変であるはずであり、異なるＩＰアドレスが使用されたということは、ログイン情報を不正に取得した第三者が企業外部からアクセスしている可能性があると考えられるからである。

データ提供部４３８は、通信インタフェースによって実現され、サーバ４００と接続され、監査法人の従業員によって使用される端末（図示省略）からの要求に応じて、端末２００から取得した回答を含む、記憶部４２０に記憶された情報を、当該端末へ送信する。

図６は残高確認システム１００の動作の一例を示す。なお、実線は電子的な情報のやり取りを、破線は非電子的な情報のやり取りを示す。
残高確認依頼時に、サーバ４００は担当者の氏名やメールアドレスを端末３００から取得しておく（Ｓ１０２）。サーバ４００は、ログイン情報および端末２００用のＵＲＬを発行し（Ｓ１０４）、回答者へ電子メールで通知する（Ｓ１０６）。なお、１つの依頼先企業に回答者が複数登録されている場合は、全ての回答者へ通知する。

実行管理部４３９にて決定した残高確認を実行するタイミングが到来すると、発行部４３１は認証コードを発行し（Ｓ２０１）、監査法人の社員は、生成された文書を郵送する（Ｓ２０２）。この際、残高確認回答を承認する人物ないし役職を正確に特定できている必要はないが、文書作成部４３７は「代表取締役社長」、「財務・管理担当取締役」等の、承認者へ到達する可能性が高いと推定される宛名を選択することが好ましい。

図７は承認者へ送付される書面Ｌ１の例を示す図。書面Ｌ１には、送り主である監査法人から「財務・管理担当取締役」宛に、Ｘ株式会社との取引についての残高確認の回答についての依頼を伝える文面とともに、回答者である（ＡおよびＢ）の記載Ｌ１１および認証コードの記載Ｌ１２が含まれる。

図６に戻り、書面Ｌ１を受け取った財務・管理担当取締役（あるいはこれに相当する実質的な承認者）は、書面Ｌ１の指示に従い、承認者の立場として、記載された回答者に誤りがないかを確認し、誤りがなければこの書面を回答者に手渡すなどして、認証コードを回答者に伝達する（Ｓ２０３）。

この後、所定期間経過しても端末２００からのアクセスがない場合は、サーバ４００は催促通知を電子メール等によって端末２００へ送信する（Ｓ３０１、Ｓ３０２）。

回答者が、回答を入力すべく、端末２００にてブラウザを起動して通知されたアクセス情報を用いてサーバ４００にアクセスする（Ｓ４０１）。このアクセス要求を受信すると、サーバ４００はページデータを端末２００へ返送する（Ｓ４０２）。
図８は、このページデータを受信した端末２００に表示される画面Ｓ１の例を示す。画面Ｓ１は、ＩＤ、パスワード、および認証コードの入力を促すメッセージとともに、ＩＤ、パスワード、認証コードを入力するためのフィールド（Ｆ２、Ｆ３、Ｆ４）を含む。回答者が、ＩＤ、パスワード、および認証コードを入力してオブジェクトＯＢ１をクリックすると（Ｓ４０３）、入力された内容がサーバ４００へ送信される（Ｓ４０４）。Ｆ２、
Ｆ３、Ｆ４は、同一ページでも、別々のページで入力されてもよい。

サーバ４００は、ＩＤ、パスワードおよび認証コードを受信すると、データベースＤＢ１を参照してログイン情報としてこのＩＤおよびパスワードが登録されているかを確認する（Ｓ４０５）。登録されていれば、次にデータベースＤＢ２を参照し、認証コードがログイン情報に紐付けられた取引先（ここではＹ社）に関して登録されているか、およびその期限が有効であるかを、判定する。そして、判定の結果に対応するページデータを生成して端末２００へ送信する（Ｓ４０６）。端末２００ではページデータに応じた画面が表示される（Ｓ４０７）。

図９は、ログイン情報および認証コードが登録されたものと一致した場合に端末２００に表示される画面Ｓ２の例を示す。Ｓ２には、回答者が本件残額の回答を行う権限を有していることの確認および、情報の訂正は認められないことについての同意、この依頼に対して他の方法で回答するのは無効であることの確認を求める旨の定型のメッセージＭ１を含む。

照合の結果、認証コードおよびログイン情報の少なくとも一方が登録されていなけれれば、アクセスが認められない旨のメッセージが端末２００の画面に表示される（画面例の図示は省略）。

画面Ｓ２上で、回答者はオブジェクトＯＢ２をクリックして上記確認及び同意に承認すると（Ｓ４０９）、承認があった旨がサーバ４００に送信され（Ｓ４１１）、サーバ４００はデータベースＤＢ２を参照してページデータを生成して端末２００に送信する（Ｓ４１２）。このとき端末２００に表示される画面Ｓ３の例を図１０に示す。画面Ｓ３には、
回答を入力するための欄Ｆ５が生成される。なお、回答者は、金額に加えて、差額が出る理由などについての意見の入力や、参考となる文書データの添付を行うことができるようになっている。回答者は、必要な情報を入力し（Ｓ４１３）、オブジェクトＯＢ４をクリックすると、回答の内容が全てサーバ４００に送信される（Ｓ４１５）。図９、図１０は、同一ページで、他の方法での回答は無効である旨に対する同意と回答入力が併せて行われても良い。

サーバ４００は、必要に応じて、残高において依頼元企業からの回答と依頼先企業からの回答との間に差異が発生した理由の検証や再調整等の、監査に関係する処理を行う（Ｓ４１７）。続いて、アクセス管理部４３２は必要に応じてデータベースＤＢ２を更新し、
ページ閉鎖処理を行う（Ｓ４１９）。これにより、この残高確認処理については二度と端末２００から回答を入力できないようにする。この後に端末２００からアクセスがあった場合は、アクセス先が存在しないことを示すパラメータを内包するＨＴＴＰレスポンス、
または所定のエラーメッセージを示すページデータを生成し、端末２００に送信する。このとき端末２００に表示される画面Ｓ４の例を図１２に示す。

続いて、サーバ４００は、印刷部４４０を用いて、取得した回答内容を用いて通知書Ｌ２を作成し（Ｓ４２１）、回答依頼の書面Ｌ１と同一の宛先に郵送する（Ｓ４２３）。図１１は、承認者へ送付される通知書Ｌ２の例を示す。通知書Ｌ２には回答者から回答があった旨および回答内容が記載されている。これにより承認者は、回答があった旨を確認する。なお、通知書Ｌ２には、回答内容に加えて、Ｓ４１７にて算出された、差額等の検証情報を記載してもよい。

上記実施例においては、ログイン情報と認証コードを取得しないと回答者は回答することができない仕組みとなっている。認証コードは、承認者を宛先としており、回答者が認証コードを入力したということは、正当権限を有することを承認者が確認したうえで、承認者から提示されたと合理的に推定できる。すなわち、上記実施例によれば、残高確認の依頼者やその依頼者の代理人が承認者と直接連絡できなくても、信頼性の高い回答を電子的に取得することができる。回答を電子的に収集することで、全て紙ベースで行う場合に比べて、事務作業が軽減される。他方、依頼先企業にとっても、回答者は承認者から認証コードを伝達する以外は、要求に従って回答を端末から入力するだけでよいので、回答者の負担は実質的に増えない。

加えて、回答者は、回答者の権限、回答の信頼性、回答内容の変更が不可である点についての承諾に同意した後でないと、回答内容（金額等）が入力できないようになっているので、入力行為や入力内容についての正当性が強く推定される。
さらに、回答後に、承認者に報告書が届くので、入力内容の正当性を依頼先企業において確認したものと合理的に推定することができ、一度提出した回答の内容に反するような主張や意思表示を依頼先企業が事後的に行うといった可能性が減少する。

さらに、ページの閉鎖を行うことによって、回答者に入力のやり直しや取消しを断念させることが期待される。また、一方、監査手続においては、処理完結性（法的拘束力がない依頼先企業に如何に協力してもらえるか）が重要であるところ、催促通知を自動的に送信することで、依頼先企業から回答を早期に取得できる可能性が上がる。

＜その他の実施例＞
承認者の電子メールアドレスなど、サーバ４００が承認者と電子的に連絡を取ることができる場合は、全てのやり取りを電子的に実行してもよい。図１３に残高確認システム１００の他の動作例を示す。図１３において、図６に示す動作と共通する動作は同一の符号で表わしている。図１３の動作が図６の動作と異なるのは、承認者が使用する端末２０１とサーバ４００との間で情報を電子的にやり取りする点である。具体的には、認証コードを、郵送ではなく、サーバ４００が端末３００から取得したメールアドレスへ送信する（Ｓ２０２Ａ）。端末２０１に表示される画面Ｓ５の例を図１４に示す。この例では、残高確認依頼とともにサーバ４００へのアクセス情報が記載されている。

図１３に戻り、承認者が端末２０１を操作し、指定されたアクセス情報を用いてサーバ４００のサイトにアクセスすると（Ｓ２０４）、サーバ４００は、図１５に示すような画面Ｓ６を表示するページデータを生成して端末２０１へ送信する。承認者は、画面Ｓ６上で回答者を確認して「承認する」を選択すると、承認されたことを示すフラグがサーバ４００へ送信される。すると、サーバ４００は端末２０１へ認証コードをメールで通知する（Ｓ２０８）。Ｓ２０９にてこのメール受信した端末２００にて表示される画面Ｓ６の例を図１６に示す。こうして認証コードを通知された回答者がサーバ４００にアクセスして回答を入力する流れは、図６に示したものと同一であるので、説明を省略する。

なお、催促通知のメールを送信する場合は、端末２００に加えてまたは端末２００に替えて、端末２０１に送信してもよい（Ｓ３０３）。

Ｓ４２１にて作成された完了通知報告書は、メール等の電子的手段によって端末２０１へ送信される。具体的には、サーバ４００は、図１６に示すような完了通知メールを作成して端末２０１に送信する（Ｓ４２５）。この動作例によれば、紙ベースでのやり取りが完全に排除されるので、事務手続きがより簡素化される。なお、図１３の動作例において、認証コードはサーバ４００から通知されるのでなく、端末２０１から端末２００へ電子メール等によって送信してもよい。

認証コードとログイン情報の入力要求は、別々のタイミングで行ってもよい。例えば、
まずログイン情報を要求し、ログイン情報が確認できたらメッセージＭ１を提示し、メッセージ内容に同意を受信したら認証コードを要求し、認証コードが正しいものであることが確認できたら、入力画面Ｓ３を表示してもよい。

＜その他の実施例２＞
大規模な企業などの場合、「代表取締役社長」、「財務・管理担当取締役」等の承認者と、経理担当者といった実際の回答者は、物理的に拠点が異なっていたり、組織形態上、距離があり、認証コードの迅速な共有が困難な場合がある。そのような場合は、認証コードについては、「財務部長」、「経理部長」等の、承認者でもなく実際に入力を担当する者でもない者（典型的には、入力担当者を監督する立場の者）に郵送または電子メールで通知を行う一方（図６のＳ２０１、Ｓ２０２）、完了通知書については、本来の承認者に郵送または電子メールで通知する流れでもよい（図６のＳ４２１、Ｓ４２３）。

＜その他の実施例３＞
サーバ４００が回答者の電子メールアドレスを取得する方法は、依頼元企業からの提供に限らず、依頼先企業から直接取得してもよい。例えば、依頼先企業の「財務・管理担当取締役」等を宛先としてアクセス情報およびログインパスワードを記載した通知書を郵送する。そして、財務・管理担当取締役自身または財務・管理担当取締役が任命した依頼先企業の従業者は、当該依頼先企業のデータベース等によって回答者の電子メールアドレスを調べ、依頼先企業の端末から当該ログイン情報およびアクセス情報を用いてサーバ４００へアクセスし、当該電子メールアドレスをサーバ４００に送信する。サーバ４００は、
該取得した電子メールアドレスを用いて、当該ログイン情報および当該アクセス情報を送信する。こうすれば、依頼先企業の回答者が誰であるかを依頼元企業が把握している必要がない。

＜その他の実施例４＞
図１７は、残高確認システム１００Ａの概要を示す。以下、残高確認システム１００Ａが残高確認システム１００と異なる点についてのみ、説明する。
残高確認システム１００Ａはサーバ４００-１、サーバ４００-２、サーバ４００-３、および管理サーバ５００を有する。サーバ４００-１、サーバ４００-２、サーバ４００-３は、典型的には、それぞれ異なる監査法人によって運営・管理されている。各サーバ４００は、データベースＤＢ２およびデータベースＤＢ３を保有するが、データベースＤＢ１を保有しない。その代わり、図３にて各サーバ４００が保有するデータベースＤＢ１に記憶されている情報は、管理サーバ５００が保有するデータベースＤＢ１Ａに記憶される。各サーバ４００は、必要に応じて、管理サーバ５００にアクセスしてデータベースＤＢ１Ａに情報を書き込むとともに、データベースＤＢ１Ａから情報を読み出す。なお、同図におけるサーバ４００の数は例示である。

図１８はデータベースＤＢ１Ａに記憶されるデータの例を示す。データベースＤＢ１Ａでは、各ユーザ（回答者）に対応付けて、情報の共有に関するデータ項目である「共有情報」（Ｆ１１）が追加されている。具体的には、「共有情報」には、共有フラグ、情報提供元、共有範囲に関する情報項目を含む。
共有フラグとは、その回答者に関する情報を複数のサーバ４００の間で共有することの可否を示す。
情報提供元とは、最初に残高確認依頼先に関する情報を書き込んだサーバ４００を示す。好ましい態様において、管理サーバ５００は情報提供元に対してのみ、データベースＤＢ１Ａの各レコードの情報を書き換えることを許可する。

共有範囲とは、複数のサーバ４００のうちどのサーバ４００に情報の共有を認めるかを示す。好ましい態様において、共有範囲は、情報共有を許可するサーバ４００に加えて、共有を許可する情報項目を示していてもよい。例えば、共有範囲として、サーバ４００-３に対して回答者と属性とメールアドレスとログイン情報の全ての情報が提供可能である一方、サーバ４００-１に対しては回答者と属性とメールアドレスという一部の情報のみを提供可能であるということを規定する情報が記述される。
同図の例では、回答者（Ａ様）に関しては、共有が許可され、この情報の供給元はサーバ４００-およびサーバ４００-２であり、この回答者に関する情報を共有できるのはサーバ４００-１、サーバ４００-１、サーバ４００-３の全てあることを示している。一方、回答者（Ｂ様）についてはサーバ４００-１によって情報登録がなされているが、この情報にアクセスできるのはサーバ４００-１のみとなっている。

なお、共有情報の登録は、例えば、サーバ４００によるログイン情報の通知（図６、１３のＳ１０６）および／または認証コードの通知時（図６のＳ２０２、図１３のＳ２０２Ａ）において、回答者（入力担当者および／または承認者）へ情報共有の承諾（および共有範囲について）を、電子的または書面によって、要求する。回答者から承諾を得た場合、そのサーバ４００は、当該回答者に対して発行したログイン情報等とともに、共有を許可することを示すフラグをデータベースＤＢ１Ａに書き込む。同意が得られなかった場合は、共有を許可することを示すフラグは書き込まれない。

なお、そのサーバ４００が事後的にその回答者から情報共有に対しての承諾を得た場合は、その時点で情報共有の項目内の情報を書き替えることができる。ただし、当該サーバ４００以外のサーバ４００が当該書き換え処理を行うことは禁止される。このように、サーバ４００は事後的に情報共有の内容を変更することができる。

図１９は残高確認システム１００Ａの動作例を示す。例えば、サーバ４００-３はクライアントＸ社の取引先であるＹ社の経理担当者の情報（例えばメールアドレス）がＸ社も把握していないと仮定する。サーバ４００-３は、検索キー（この場合は、例えば「Ｙ社」）を設定して（Ｓ５０１）、データベースＤＢ４内を検索するよう管理サーバ５００に依頼する（Ｓ５０２）。管理サーバ５００は、検索キーにマッチするレコードが存在するかを判定する（Ｓ５０３）。存在しない場合は、管理サーバ５００はサーバ４００-３に対して情報が存在しない旨を通知する（ＲＥＳ１）。
一方、例えばＹ社がサーバ４００-１のクライアントである等の理由によってデータベースＤＢ４にＹ社の担当者に関する情報が存在した場合、共有フラグが設定されている（情報共有が許可されている）か否かを確認する。情報共有が許可されていない場合は、管理サーバ５００はサーバ４００-３へその旨を通知する。
情報共有が許可されている場合は、共有範囲に規定されている範囲で、当該レコードの情報をサーバ４００-３に送信する（ＲＥＳ３：Ｓ５０７）。
サーバ４００-３はメールアドレスおよびログイン情報を取得すると（Ｓ５０８）、認証コードを発行する（図６のＳ１０６）。以降の処理は図６と同様であるので説明を省略する。

この実施例によれば、例えばある監査法人Ａが、自身のクライアントに対する監査業務を行う際に、当該クライアントの取引先（残高確認の依頼先）が他の監査法人Ｂである場合、監査法人Ａは監査法人Ｂが管理サーバ５００に登録した情報を用いて監査業務を行うことができる。よって、取引先のメールアドレスを調べ、ログイン情報を発行し、取得した当該取引先についての情報を管理するといった負担がなくなる。この際、当該取引先に対して情報共有についての同意を得ているので、個人情報の保護が適切に図られる。

ここで、ユーザ属性は、各監査法人に対して異なる場合がある。例えば、回答者の役職が監査法人に対して使い分けられている場合である。このような場合は、図２０に示すように、サーバ４００に対応する属性をデータベースＤＢ１Ａに記憶してもよい。

また、データベースＤＢ１Ａを各サーバ４００とは独立した管理サーバ５００に設けるのではなく、各サーバ４００が自己のクライアントの監査業務に関して取得した情報を共有情報とともに記憶したデータベースＤＢ１を、それぞれ保有してもよい。すなわち、図１８のデータベースＤＢ１Ａのレコードのうち、自己が情報提供元となっているレコードのデータのみを自身で保有する。自身が保有しない情報については、他のサーバ４００に対して検索および提供の依頼を送出し、依頼を受けた他のサーバ４００は共有が許可されている場合は、当該依頼元に情報を提供する。換言すると、本実施例において、残高確認の依頼先に関する情報を記憶したデータベースは、複数のサーバ４００にて分散管理されていてもよいし、管理サーバ５００において集約されてもよい。

管理サーバ５００は、各サーバ４００が保有する図４に示すデータベースＤＢ２を一括管理してもよい。換言すると、各サーバ４００が保有するデータベースＤＢ１に記憶される情報に加えて、各サーバ４００が保有するデータベースＤＢ２に記憶されている情報を、複数のサーバ４００の間で共有る。こうすれば、メールアドレスやログイン情報だけでなく、認証コードおよび／または監査内容をそのまま利用することも可能である。例えば、Ｘ社についての残高確認をＹ社に依頼した際にサーバ４００-１が発行した認証コードを、サーバ４００-２が、クライアントであるＸ社の残高確認においてＹ社に依頼する際に用いて、図１１に示す回答確認の通知の作成や、図１３の認証コードの送信を行ってもよい。あるいは、そもそも残高確認の依頼を省略して、データベースＤＢ２に記憶されている監査内容を用いて監査処理を完了させてもよい。

要するに、本発明の情報処理システムにおいては、残高確認処理に関して、回答依頼先の事業体の端末のユーザに対してはログイン情報を発行する一方、当該ユーザ以外の当該事業体の属する人物に対しては認証コードを発行するステップと、残高確認処理に関し、端末のユーザに対してログイン情報を発行する一方、端末ユーザ以外のユーザに対して認証コードを発行するステップと、前記端末にて入力された、ログイン情報と認証コードとを受信するステップと、該受信されたログイン情報および認証コードとを照合するステップと、前記照合が完了すると前記端末に残高情報の入力を要求するステップと、前記要求に応じて入力された残高情報を前記端末から受信するステップとが実行されればよい。これらのステップは、同一の装置にて実行されてもよいし、異なる装置にて実行されてもよい。
換言すると、本発明のシステムは、残高確認処理に関して、回答依頼先の事業体の端末のユーザに対してはログイン情報を発行し、当該ユーザ以外の当該事業体に属する人物に対しては認証コードを発行する発行手段と、前記端末にて入力された、ログイン情報と認証コードとを受信する受信手段と、該受信された、ログイン情報および認証コードの認証を実行する認証手段と、前記認証が完了すると、前記端末に残高情報の回答の要求を送信する送信手段と、前記要求に応じて入力された回答を取得する取得手段とを有し、これらの手段は、１以上の装置（ノード）に実装することができる。

１００・・・残高確認システム、２００、２０１、３００・・・端末、４００・・・サーバ、４３０・・・制御部、４３９・・・実行管理部、４３１・・・発行部、４３５・・・リマインド管理部、４３４・・・ページ生成部、４４０・・・印刷部、４３２・・・アクセス管理部、４１０・・・通信部、４３６・・・電子メール作成部、４３３・・・認証部、４２０・・・記憶部、４３８・・・データ提供部、５００・・・管理サーバ

Claims (11)

1. 残高確認処理に関して、回答依頼先の事業体の端末のユーザに対してはログイン情報を発行し、当該ユーザ以外の当該事業体に属する人物に対しては認証コードを発行する発行手段と、
   前記端末にて入力された、ログイン情報と認証コードとを受信する受信手段と、
   該受信された、ログイン情報および認証コードの認証を実行する認証手段と、
   前記認証が完了すると、前記端末に残高情報の回答の要求を送信する送信手段と、
   前記要求に応じて入力された回答を取得する取得手段と
   を有するサーバ。
2. 前記認証コードは、一の残高確認処理に対して固有に発行され、前記人物を宛先として送付され、
   前記ログイン情報は、回答依頼元の事業体から通知された、前記回答依頼先の事業体の端末のユーザの電子メールアドレスに対応付けて発行され、当該電子メールアドレスに送信される、
   請求項１に記載のサーバ。
3. 前記端末から前記サーバにアクセスするためのアクセス情報を前記端末に送信する送信手段を更に備え、
   前記認証手段は、前記回答が完了した後に前記端末から前記アクセス情報を用いてアクセス要求があった場合、当該アクセス要求を拒絶する、
   請求項１記載のサーバ。
4. 前記認証コードおよび前記ログイン情報を通知してから所定期間を経過しても前記端末からアクセスがなかった場合、回答を促す通知を前記端末に送信する、
   請求項２または３に記載のサーバ。
5. 前記通知を送信するタイミングは、監査対象の項目、監査対象の金額、および過去に前記端末から取得した回答の実績のうち少なくともいずれか１つに基づいて決定される、
   請求項４に記載のサーバ。
6. 前記サーバへアクセスした前記端末が用いた通信アドレスの同一性を監視する、
   請求項１ないし５のいずれか１つに記載のサーバ。
7. 前記認証コードには、監査対象の項目、監査対象の金額、および過去に前記回答依頼先の事業体の端末から取得した回答の実績の少なくともいずれか１つに基づいて定められる有効期限が設定される、
   請求項１ないし５のいずれか１つに記載のサーバ。
8. 前記残高確認処理の実施を依頼した回答依頼元の事業体が次に残高確認処理を実行するタイミングは、当該回答依頼元の事業体に関して行われた過去の残高確認処理において取得した残高情報の回答の実績に基づいて決定される、
   請求項１ないし７のいずれか１つに記載のサーバ。
9. 前記サーバは、前記回答依頼先に関する情報を回答先記憶したデータベースから、当該回答依頼先が情報の共有について同意している場合に、当該情報を取得する、
   請求項１ないし８のいずれか１つに記載のサーバ。
10. サーバが、残高確認処理に関して、回答依頼先の事業体の端末のユーザに対してはログイン情報を発行する一方、当該ユーザ以外の当該事業体の属する人物に対しては認証コードを発行するステップと、
    前記端末にて入力されたログイン情報とコードとを前記サーバへ送信するステップと、
    前記サーバにて、受信したログイン情報と認証コードとを認証するステップと、
    前記サーバが、前記認証が完了すると、前記端末に残高情報の入力を要求するステップ
    と、
    前記要求に応じて入力された残高情報を、前記端末から前記サーバに送信するステップと
    を有する、残高確認処理を実施する方法。
11. コンピュータに、
    残高確認処理に関して、回答依頼先の事業体の端末のユーザに対してはログイン情報を発行する一方、当該ユーザ以外の当該事業体の属する人物に対しては認証コードを発行するステップと、
    残高確認処理に関し、端末のユーザに対してログイン情報を発行する一方、端末ユーザ以外のユーザに対して認証コードを発行するステップと、
    前記端末にて入力された、ログイン情報と認証コードとを受信するステップと、
    該受信された、ログイン情報と認証コードとを認証するステップと、
    前記認証が完了すると、前記端末に残高情報の入力を要求するステップと、
    前記要求に応じて入力された残高情報を前記端末から受信するステップと
    を実行させるためのプログラム。

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