JP6532007B2 - 画像形成装置、情報管理システムおよび情報管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、画像形成装置、情報管理システムおよび情報管理方法に関し、詳細には、ユーザのユーザ関連データを記憶部に格納する画像形成装置、情報管理システムおよび情報管理方法に関する。

画像形成装置には、例えば、コピー、ファクシミリ、スキャナ、印刷などの複数の機能を備えた複合機（ＭＦＰ：Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）があり、インターネットやイントラネットに接続されると、複数のユーザで共有できる。
画像形成装置の記憶部にはユーザデータ（例えば文章やフォルダ等）を格納でき、画像形成装置を複数のユーザで共有している場合、蓄積されるデータも増加しやすくなる。データの蓄積量を減らす際に、アクセス権限を有した者のみに削除を許容するのが好ましいため、例えば、特許文献１には、アクセス権限を容易に設定できる技術が開示されている。

特開２００６−８５６１７号公報

しかしながら、上記特許文献１に記載の技術では、アクセス権限を有した者（画像形成装置の例えば管理者）がユーザの承認を得ずに記憶部からユーザデータを削除できてしまい、管理者による不用意なデータ削除を防止できないという問題がある。また、常に管理者側からユーザ側への働きかけが必要になると、例えばユーザデータを使用しなくなる状況を管理者側が把握できなかった場合には、ユーザデータを削除できないことがある。

本発明は、上述のような実情に鑑みてなされたもので、管理者による不用意なデータ削除を防止できる画像形成装置、情報管理システムおよび情報管理方法を提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明の第１の技術手段は、ネットワークを介して情報処理装置および管理サーバに接続される画像形成装置を備え、該画像形成装置の記憶部に格納されたユーザのユーザ関連データを管理する情報管理システムであって、前記画像形成装置は、前記ユーザ関連データの削除要求を受け付けた場合、該ユーザ関連データの削除実行の要求情報を管理者側情報処理装置に送り、該管理者側情報処理装置は、要求された前記削除実行を前記管理者が承認した場合に、前記ユーザ関連データを前記記憶部から削除するためのプログラムの発行の要求情報を前記管理サーバに送り、該管理サーバは、前記プログラムの発行の要求情報に基づいて前記プログラムを発行して少なくとも前記画像形成装置に送り、該画像形成装置は、前記プログラムを受け取った場合、要求された前記ユーザ関連データを削除可能な状態にすることを特徴としたものである。

第２の技術手段は、第１の技術手段において、前記管理サーバは、前記プログラムを発行する前に、前記ユーザ関連データの削除内容を前記ユーザのユーザ側情報処理装置に送信することを特徴としたものである。

第３の技術手段は、第１の技術手段において、発行された前記プログラムは、前記管理サーバから前記ユーザのユーザ側情報処理装置に送信されることを特徴としたものである。

第４の技術手段は、第３の技術手段において、前記管理サーバは、前記プログラムを発行すると共に、削除される前記ユーザ関連データのリストを発行可能に設けられ、該ユーザ関連データのリストが、前記管理サーバから前記ユーザ側情報処理装置に送信されることを特徴としたものである。

第５の技術手段は、ネットワークを介して情報処理装置および管理サーバに接続される画像形成装置を備え、該画像形成装置の記憶部に格納されたユーザのユーザ関連データを管理する情報管理方法であって、前記画像形成装置が、前記ユーザ関連データの削除要求を受け付けた場合、該ユーザ関連データの削除実行の要求情報を管理者側情報処理装置に送るステップと、該管理者側情報処理装置が、要求された前記削除実行を前記管理者が承認した場合に、前記ユーザ関連データを前記記憶部から削除するためのプログラムの発行の要求情報を前記管理サーバに送るステップと、該管理サーバが、前記プログラムの発行の要求情報に基づいて前記プログラムを発行して少なくとも前記画像形成装置に送るステップと、該画像形成装置が、前記プログラムを受け取った場合、要求された前記ユーザ関連データを削除可能な状態にするステップとを備えることを特徴としたものである。

本発明によれば、管理者は、削除実行の要求というユーザの承認を得なければユーザ関連データを削除できないので、管理者による不用意なデータ削除を防止できる。また、ユーザの承認を得る場合、画像形成装置を経由して管理者に送信されるため、管理者に関する詳細な情報はユーザに知られずに済み、システムのセキュリティ向上に貢献する。さらに、管理者側からユーザ側への働きかけが不要になることから、ユーザ関連データを効率よく削除可能になる。

本発明による情報管理システムの構成図である。 図１の操作部の説明図である。 本発明によるユーザ関連データを管理するフローチャートである。 ユーザホーム画面の説明図である。 ユーザデータ消去画面の説明図である。 送信内容の説明図である。 ユーザデータ消去ページの説明図である。 第２実施形態によるユーザデータ消去画面の説明図である。 第３実施形態によるユーザ関連データを管理するフローチャートである。 削除プロダクトキーを生成するフローチャートである。 送信内容の説明図である。 削除プロダクトキーの選択画面の説明図である。 削除プロダクトキーの説明図である。 ユーザ関連データの説明図である。 削除プロダクトキーの説明図である。 送信内容の説明図である。 送信内容の説明図である。

以下、図面を参照しながら本発明の画像形成装置、情報管理システムおよび情報管理方法について説明する。図１は、本発明による情報管理システムの構成図であり、図２は、図１の操作部の説明図である。
図１に示すように、ネットワーク９には、管理サーバ１と、画像形成装置１０と、管理者ＰＣ７と、ユーザＰＣ８とが接続されている。管理者ＰＣ７やユーザＰＣ８が本発明の情報処理装置に相当し、汎用のコンピュータで構成され、例えば、画像形成装置１０で印刷処理を行うために必要なプリンタドライバが予めインストールされている。なお、後述のような管理サーバにのみアクセスする場合には、このプリンタドライバは不要である。

管理サーバ１は制御部４を備え、制御部４は送信部２や受信部３を介して各画像形成装置１０、管理者ＰＣ７やユーザＰＣ８と通信可能に構成されている。また、制御部４は、例えば１あるいは複数個のＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）等からなり、画像形成装置１０に格納されたユーザ関連データを管理する管理装置として機能できる。後述のように、受信部３は、ユーザＰＣ８からユーザ関連データに対する削除実行の承認情報などを受信でき、送信部２は、この承認情報などを管理者ＰＣ７や画像形成装置１０などに送信できる。

図１に示すように、画像形成装置１０は、通信Ｉ／Ｆ１１、操作部１２、原稿読取部１３、画像処理部１４、印刷部１５、記憶部１６、制御部１７等を有し、これらはバスを介して接続される。
制御部１７は、通信Ｉ／Ｆ１１を介して管理サーバ１、管理者ＰＣ７やユーザＰＣ８と通信可能に構成されている。このため、通信Ｉ／Ｆ１１が本発明の画像形成装置の受信部や送信部に相当する。また、通信Ｉ／Ｆ１１は、例えば、ＦＡＸ通信部、インターネット用通信部、赤外線通信部等を備えている。

制御部１７は、例えば１あるいは複数個のＣＰＵ等からなり、記憶部１６の例えばＲＯＭに格納されている各種のプログラムやデータをＲＡＭにロードし、このロードしたＲＡＭ内のプログラムを実行する。これにより、データを処理しつつ、ユーザからの指示内容等に基づいて画像形成装置１０の全体の動作を制御できる。
原稿読取部１３は、所定位置にセットされた原稿を光学的に読み取り可能に構成され、読み取られた原稿の画像は制御部１７を経由して画像処理部１４に出力される。

操作部１２は、例えば、原稿読取部１３の手前側に配置されており、液晶のディスプレイ２２と透明抵抗膜方式のタッチパネル２１からなる操作パネル２０や、図２にも示すような接触接点を用いたハードキー２３で構成される。
タッチパネル２１は例えばディスプレイ２２に重ねて形成され、操作パネル２０には、画像形成装置１０を操作するためのＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）が表示される。

画像処理部１４は、例えば、原稿読取部１３で読み取られた原稿のデータに種々の処理を行って画像データを生成する。この生成された画像データが印刷部１５に出力される。上記読み取られた原稿のデータや生成された画像データは、記憶部１６の入力画像領域３１に格納される。
印刷部１５は、給紙、画像形成、転写、定着、排紙等を行って印刷を実行可能に構成され、画像処理部１４からの画像データを用紙に印刷する。なお、印刷部１５が両面印刷機能を備えている場合には、用紙の片面の他、もう一方の面にも画像処理部１４からの原稿の画像データを印刷できる。また、印刷部１５は、ユーザがステープルやファイリング用の穴明け等の処理を希望した場合、後処理装置（図示省略）と連携して動作可能である。

また、制御部１７は、例えば、表示制御部４１や判定部４２を備えている。表示制御部４１は、画像形成装置１０に対する操作内容などを操作パネル２０に表示できる。判定部４２は、ユーザＰＣ８や操作パネル２０からの削除の要求、ユーザ情報領域３２からのユーザ関連データの削除完了の有無などを判定できる。

（第１実施形態）
図３は、本発明によるユーザ関連データを管理するフローチャートである。また、図４は、ユーザホーム画面、図５は、ユーザデータ消去画面、図６は、送信内容、図７は、ユーザデータ消去ページの各説明図である。本発明は、ユーザ関連データの削除をユーザから画像形成装置１０の管理者に働きかける例を想定している。

詳しくは、操作パネル２０は、画像形成装置１０に関するユーザホーム画面やユーザデータ消去画面を表示可能に構成されている。例えば図４に示すユーザホーム画面５０において、ユーザ（例えばＡさん）がユーザデータ消去アイコンを選択すると、図５に示すユーザデータ消去画面５１が表示される。ユーザが実行ボタンを押し下げた場合、画像形成装置１０は、ユーザ関連データの削除の要求情報を受信し（図３のステップＳ１０のＹＥＳ）、例えばこの要求情報を含むE-mailを管理者ＰＣ７に送信する（ステップＳ１１）。具体的には、画像形成装置１０は、記憶部１６内の管理者情報（図示省略）からE-mailアドレスを利用し、図６に示すような「ユーザから消去依頼があり、管理者がユーザ情報領域３２のユーザ関連データを削除する」旨を管理者ＰＣ７に送信する。なお、E-mailに替えてポップアップ表示のようなメッセージでもよい。また、このユーザ関連データの削除の要求情報はユーザＰＣ８から管理者ＰＣ７に直に送信することも可能である。

管理者が、画像形成装置１０の例えば管理者モードで、図６に記載のアドレスから管理サーバ１にアクセスすると、図７に示すように、管理者ＰＣ７にはユーザデータ消去ページが表示される。管理者がユーザ（例えばＡさん）を特定すると、画像形成装置１０の制御部１７は、ユーザから要求された削除実行を管理者が承認したと擬制し、この要求されたユーザ関連データ（ユーザフォルダやE-mailアドレスの他、ユーザＩＤなどを含む）を削除可能な状態にする。そして、実行ボタンを押し下げることにより、Ａさんのユーザ関連データがユーザ情報領域３２から削除される（ステップＳ１２のＹＥＳ）。

このように、管理者は、削除実行の要求というユーザの承認を得なければユーザ関連データを削除できないので、管理者による不用意なデータ削除を防止できる。また、ユーザの承認を得る場合、画像形成装置１０を経由して管理者に送信されるため、管理者に関する詳細な情報はユーザに知られずに済み、システムのセキュリティ向上に貢献する。さらに、管理者側からユーザ側への働きかけが不要になることから、ユーザ関連データを効率よく削除可能になる。

また、管理者は管理者ＰＣ７でユーザ関連データを削除できるので、例えば後述の削除プロダクトキーを発行できないような小規模なネットワーク環境でも対応可能になる。

（第２実施形態）
図８は、第２実施形態によるユーザデータ消去画面の説明図である。上記第１実施形態ではユーザが操作パネル２０で操作したが、ユーザＰＣ８で操作してもよい。具体的には、図８に示すように、ユーザＰＣ８は、画像形成装置１０に関するユーザデータ消去画面を表示可能に構成されている。ユーザ（例えばＡさん）が実行ボタンを押し下げた場合、画像形成装置１０は、ユーザ関連データの削除の要求情報を受信し（図３のステップＳ１０のＹＥＳ）、管理者ＰＣ７に送信する（ステップＳ１１）。以下は、第１実施形態と同様であり、管理者が、例えば図７で説明したユーザデータ消去ページでユーザを特定することにより、Ａさんのユーザ関連データがユーザ情報領域３２から削除される。

（第３実施形態）
図９は、第３実施形態によるユーザ関連データを管理するフローチャートであり、図１０は、削除プロダクトキーを作成するフローチャートである。また、図１１は、送信内容、図１２は、削除プロダクトキーの選択画面、図１３は、削除プロダクトキー、図１４は、ユーザ関連データの各説明図である。本実施形態の管理サーバ１は、ユーザ関連データをユーザ情報領域３２から削除するための削除プロダクトキーを発行可能に構成されている。なお、削除プロダクトキーが本発明のプログラムに相当する。

そして、上記第１，２実施形態で説明したように、画像形成装置１０がユーザ関連データの削除の要求情報を受信した場合（図３のステップＳ１０のＹＥＳ）、画像形成装置１０は、図１１に示すような「ユーザから消去依頼があり、管理者がユーザ情報領域３２のユーザ関連データを削除する」旨や「管理者が管理サーバ１にアクセスしてユーザ関連データ削除用のプロダクトキーを取得する」旨を管理者ＰＣ７に送信する（図３のステップＳ１１）。

次いで、この管理者ＰＣ７が、削除プロダクトキーの発行を要求するために図１１に記載のアドレスから管理サーバ１にアクセスした場合（図９のステップＳ２０のＹＥＳ）、管理サーバ１は削除内容をＡさんのユーザＰＣ８に送信する（ステップＳ２１）。
ここで、ユーザ関連データの削除とは、基本的には図１４で後述する例えば８項目の全ての削除を意味するが、本実施形態では、削除項目を選択可能である。具体的には、図１２に示すように、ユーザＰＣ８には、当該ユーザ関連データに関する削除プロダクトキーの選択画面が表示される。これにより、ユーザは、管理者ＰＣ７に要求する削除実行のうちユーザが承認する項目をチェックできる。図１２に示した例では、ユーザフォルダ、E-mailアドレス、FAX番号が削除項目としてチェックし、共有フォルダや全項目はチェックしていない。

ユーザが削除プロダクトキーの選択画面の発行ボタンを押し下げた場合、管理サーバ１は、削除プロダクトキーの発行を受信し（図９のステップＳ２２のＹＥＳ）、ステップＳ２３に進む。
管理サーバ１は、ユーザが全項目を選択していた場合（図１０のステップＳ３０のＹＥＳ）、全項目用の削除プロダクトキーを作成し（ステップＳ４０）、このフローを抜ける。一方、ユーザが全項目を選択していない場合（ステップＳ３０のＮＯ）、ユーザフォルダを選択したか否か（ステップＳ３１）、E-mailアドレスを選択したか否か（ステップＳ３３）、共有フォルダを選択したか否か（ステップＳ３５）、FAX番号を選択したか否か（ステップＳ３７）をそれぞれ判別し、ユーザが選択した項目のフラグをＯＮにして（ステップＳ３２，３４，３６，３８）、部分用の削除プロダクトキーを作成する（ステップＳ３９）。

図１２で説明したような、Ａさんがユーザフォルダ、E-mailアドレス、FAX番号に対する削除を承認していた場合、ユーザフォルダ、E-mailアドレス、FAX番号のフラグがＯＮになり（図１０のステップＳ３２，３４，３８）、管理サーバ１は部分用の削除プロダクトキーを発行する。
続いて、管理サーバ１が、この削除プロダクトキーを例えば管理者ＰＣ７や画像形成装置１０に送信すると（図９のステップＳ２４）、画像形成装置１０は、ユーザから要求された削除実行を管理者が承認したと擬制し、この要求されたユーザ関連データを削除可能な状態にする。

管理者が、図１３に示すように、管理者ＰＣ７で削除プロダクトキーを入力する、あるいは画像形成装置１０の例えば管理者モードの画面に削除プロダクトキーを表示する。これにより、画像形成装置１０が削除プロダクトキーを解読すると、図１４（Ａ）に示すＡさんのユーザ関連データは、図１４（Ｂ）に示すように、ユーザフォルダ、E-mailアドレス、FAX番号がユーザ情報領域３２から削除される。
なお、発行した削除プロダクトキーに有効期限を設け、有効期限の過ぎた場合には、ユーザ関連データの削除を禁止してもよい。

このように、削除プロダクトキーがユーザの承認情報に該当し、ユーザの承認情報は管理サーバ１を経由して管理者ＰＣ７や画像形成装置１０に送信されている。管理者はこのキーを用いて管理者ＰＣ７や画像形成装置１０でユーザ関連データを削除できるので、不用意なデータ削除を確実に防止できるし、キーを用いれば、削除内容が管理者に知られることもない。また、このキーを画像形成装置１０に送信すれば、画像形成装置１０におけるキーの入力を簡略可能になる。

また、管理者がユーザ関連データを削除する場合には、その削除内容をユーザに予め選択させるため、不用意なデータ削除をより一層確実に防止できる。また、必要なデータのバックアップをユーザに促すこともできる。なお、上記実施形態では、項目ごとに削除する例を挙げて説明したが、各項目を削除する際に、その内容の先頭ページを例えばサムネイル画像でユーザに示した後に削除してもよい。

なお、第３実施形態では、ユーザが削除項目を選択したが、管理者がユーザ関連データを項目毎に管理したい場合も考えられる。そこで、管理者自身が削除項目を選択することも可能である。

（第４実施形態）
図１５は、削除プロダクトキーの選択画面、図１６，１７は、送信内容の各説明図である。本実施形態でも管理サーバ１が削除プロダクトキーを発行可能であるが、本実施形態では、削除依頼したユーザがユーザ関連データを削除する場合を想定している。
そして、画像形成装置１０がユーザ関連データの削除の要求情報を受信した場合（図３のステップＳ１０のＹＥＳ）、画像形成装置１０は、「ユーザから消去依頼があった」旨や「管理者が管理サーバ１にアクセスしてユーザ関連データ削除用のプロダクトキーを取得する」旨の他、「このキーを取得した場合、ユーザへ送信する」旨を管理者ＰＣ７に送信する（図３のステップＳ１１）。

次いで、この管理者ＰＣ７が、削除プロダクトキーの発行を要求するために管理サーバ１にアクセスした場合（図９のステップＳ２０のＹＥＳ）、管理サーバ１は削除内容を管理者ＰＣ７に送信している。
具体的には、図１５に示すように、管理者ＰＣ７には、当該ユーザ関連データに関する削除プロダクトキーの選択画面が表示され、管理者が削除する項目を選択できる。また、図１５に示した例では、削除プロダクトキーをユーザに発行する際に、削除されるデータのリストも表示可能に構成されているが、このリストの表示は、管理者が開示あるいは非開示を選択できる。削除データのリストを非開示にしておけば、データ内容がユーザ側に知られずに済むため、例えば、ユーザＰＣが正当な権利を有しない者に操作される可能性がある場合に有効である。

図１５で説明したような、管理者がユーザフォルダ、E-mailアドレス、FAX番号に対する削除を選択していた場合、管理サーバ１は部分用の削除プロダクトキーを発行し、例えば管理者ＰＣ７や画像形成装置１０に送信すると、管理者ＰＣ７がユーザＰＣ８に送信し、画像形成装置１０がこの要求されたユーザ関連データを削除可能な状態にする。
また、図１５に示すように、データリスト表示も選択していた場合、図１６に示すように、管理サーバ１からは、削除プロダクトキーと共に、削除されるデータのリストも管理者ＰＣ７を介してユーザＰＣ８に送信できる。このように、削除データのリストをユーザに示せば、必要なデータのバックアップをユーザに促せるので、この点も不用意なデータ削除の防止に寄与する。

そして、ユーザがユーザＰＣ８で図１６に記載のアドレスにアクセスし、削除プロダクトキーを入力すると、そのユーザ関連データは、ユーザフォルダ、E-mailアドレス、FAX番号がユーザ情報領域３２から削除される。
このように、ユーザがデータを削除する場合でも、削除プロダクトキーの発行は管理者が管理サーバ１に要求しており、ユーザ関連データの削除に管理者が必ず関与できるため、正当な権利を有しない者によるユーザ関連データの削除も防止できる。

なお、第４実施形態では、削除プロダクトキーや削除されるデータのリストが、管理サーバ１から管理者ＰＣ７を経由してユーザＰＣ８に送信されたが、管理サーバからユーザＰＣに直接に送信してもよい。
ところで、第４実施形態のようなユーザがユーザ関連データを削除する場合、画像形成装置１０が、削除プロダクトキーの発行から所定期間が経過してもユーザ関連データが削除されていないと判定したときには、画像形成装置１０は、図１７に示すように、ユーザ関連データの削除依頼を管理者ＰＣ７に送信することも可能である。

１…管理サーバ、２…送信部、３…受信部、４…制御部、７…管理者ＰＣ、８…ユーザＰＣ、９…ネットワーク、１０…画像形成装置、１１…通信Ｉ／Ｆ、１２…操作部、１３…原稿読取部、１４…画像処理部、１５…印刷部、１６…記憶部、１７…制御部、２０…操作パネル、２１…タッチパネル、２２…ディスプレイ、２３…ハードキー、３１…入力画像領域、３２…ユーザ情報領域、４１…表示制御部、４２…判定部、５０…ユーザホーム画面、５１…ユーザデータ消去画面。

Claims (5)

1. ネットワークを介して情報処理装置および管理サーバに接続される画像形成装置を備え、該画像形成装置の記憶部に格納されたユーザのユーザ関連データを管理する情報管理システムであって、
   前記画像形成装置は、前記ユーザ関連データの削除要求を受け付けた場合、該ユーザ関連データの削除実行の要求情報を管理者側情報処理装置に送り、
   該管理者側情報処理装置は、要求された前記削除実行を前記管理者が承認した場合に、前記ユーザ関連データを前記記憶部から削除するためのプログラムの発行の要求情報を前記管理サーバに送り、
   該管理サーバは、前記プログラムの発行の要求情報に基づいて前記プログラムを発行して少なくとも前記画像形成装置に送り、
   該画像形成装置は、前記プログラムを受け取った場合、要求された前記ユーザ関連データを削除可能な状態にすることを特徴とする情報管理システム。
2. 請求項１に記載の情報管理システムであって、
   前記管理サーバは、前記プログラムを発行する前に、前記ユーザ関連データの削除内容を前記ユーザのユーザ側情報処理装置に送信することを特徴とする情報管理システム。
3. 請求項１に記載の情報管理システムであって、
   発行された前記プログラムは、前記管理サーバから前記ユーザのユーザ側情報処理装置に送信されることを特徴とする情報管理システム。
4. 請求項３に記載の情報管理システムであって、
   前記管理サーバは、前記プログラムを発行すると共に、削除される前記ユーザ関連データのリストを発行可能に設けられ、
   該ユーザ関連データのリストが、前記管理サーバから前記ユーザ側情報処理装置に送信されることを特徴とする情報管理システム。
5. ネットワークを介して情報処理装置および管理サーバに接続される画像形成装置を備え、該画像形成装置の記憶部に格納されたユーザのユーザ関連データを管理する情報管理方法であって、
   前記画像形成装置が、前記ユーザ関連データの削除要求を受け付けた場合、該ユーザ関連データの削除実行の要求情報を管理者側情報処理装置に送るステップと、
   該管理者側情報処理装置が、要求された前記削除実行を前記管理者が承認した場合に、前記ユーザ関連データを前記記憶部から削除するためのプログラムの発行の要求情報を前記管理サーバに送るステップと、
   該管理サーバが、前記プログラムの発行の要求情報に基づいて前記プログラムを発行して少なくとも前記画像形成装置に送るステップと、
   該画像形成装置が、前記プログラムを受け取った場合、要求された前記ユーザ関連データを削除可能な状態にするステップとを備えることを特徴とする情報管理方法。