JP6449800B2

JP6449800B2 - 情報管理装置、情報管理方法および情報管理プログラム

Info

Publication number: JP6449800B2
Application number: JP2016034284A
Authority: JP
Inventors: 文明一ノ瀬; 尚子小阪; 小山　晃; 晃小山; 晃司岸; 爰川　知宏; 知宏爰川; 文之種茂
Original assignee: Nippon Telegraph and Telephone Corp
Current assignee: Nippon Telegraph and Telephone Corp
Priority date: 2016-02-25
Filing date: 2016-02-25
Publication date: 2019-01-09
Anticipated expiration: 2036-02-25
Also published as: JP2017151773A

Description

本発明は、情報管理装置、情報管理方法および情報管理プログラムに関する。

従来、自治体や企業等において災害やサイバー攻撃等の危機に対応するためのシステムとして、ＷｅｂＥＯＣ（登録商標）が知られている。ＷｅｂＥＯＣは、災害対策室（ＥＯＣ：Emergency Operations Center）においてホワイトボードやメール、電話、ＦＡＸ等で共有されてきた災害対応の情報をＷｅｂ化し、災害対応を行う全ての部署および組織間で情報を集約し、管理し、共有することで状況認識の統一（ＣＯＰ：Common Operational Picture）を実現し、効率的な災害対策室の運営をサポートする。

また、ＷｅｂＥＯＣを基に構築されたシステムとして、本部運営のプロセスおよび各フェーズにおける実施項目を提示するＰｌａｎ画面、非定型業務についての重要度や進捗状況等の情報を管理するＤｏ画面、および、対応や被害の状況を地図や表で俯瞰的に表示するＳｅｅ画面によってＣＯＰを実現するシステムが知られている（例えば非特許文献１）。

また、このような危機対応のためのシステムにおいては、定型様式、すなわちテンプレートによる情報収集の効率化が図られることがある。この場合、例えば本部組織から現場や関係組織にテンプレートの入力指示や参照指示が行われる。

テンプレートの入力指示や参照指示は、自由記述による非定型のコミュニケーションで行われる場合が多い。非定型のコミュニケーションとは、口頭、電話、ＦＡＸ、もしくは電子メール等であり、これらの非定型のコミュニケーションのためのツールは、テンプレートを用いて情報収集を行うシステムとは別に運用されていることが一般的である。

小阪尚子、小山晃、一ノ瀬文明、爰川知宏、前田裕二、佐久間秀一、野崎貴裕、和田茉莉、酒井奈々、西村聡明、杉山昌弘、圖書学、長田正土、蓑輪研二、「ＷｅｂＥＯＣを活用した危機管理情報マネジメント支援システム」、ＮＴＴ技術ジャーナルVol.27、No.3、2015.

しかしながら、従来のテンプレートを用いた危機対応のためのシステムには、テンプレートの入力指示が的確に行われない場合があるという問題があった。

例えば、危機対応のためのテンプレートは、必要なタイミングで最新の情報が入力される必要があるが、このようなテンプレートは普段の業務では使用されないため、指示を出す者がテンプレートの入力のタイミングを把握しているとは限らず、的確な入力指示を出すことができない場合があった。

また、非定型のコミュニケーションには、自由度が高いという利点もあるが、逆に自由度が高すぎるため、要点を押さえた質の高い文章を作成し相手に伝えることは簡単ではない。そのため、非定型のコミュニケーションによるテンプレートの入力指示が的確でない場合があった。

本発明の情報管理装置は、危機対応の全体方針を決定する対策本部が、下位組織から情報収集を行うための様式であって、項目ごとの入力形式があらかじめ定められた様式である情報収集様式への入力を前記下位組織に対して指示するための第１の端末に、前記情報収集様式の一覧を選択可能に表示させるテンプレート表示部と、前記第１の端末に、前記第１の端末において選択された情報収集様式とあらかじめ対応付けられた、該情報収集様式への入力を指示するための連絡文の一覧を選択可能に表示させる連絡文表示部と、前記第１の端末からの指示を受け取るための第２の端末に、前記第１の端末において選択された情報収集様式と前記第１の端末において選択された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる連絡処理票表示部と、を有することを特徴とする。

また、本発明の情報管理方法は、危機対応の全体方針を決定する対策本部が、下位組織から情報収集を行うための様式であって、項目ごとの入力形式があらかじめ定められた様式である情報収集様式への入力を前記下位組織に対して指示するための第１の端末に、前記情報収集様式の一覧を選択可能に表示させるテンプレート表示工程と、前記第１の端末に、前記第１の端末において選択された情報収集様式とあらかじめ対応付けられた、該情報収集様式への入力を指示するための連絡文の一覧を選択可能に表示させる連絡文表示工程と、前記第１の端末からの指示を受け取るための第２の端末に、前記第１の端末において選択された情報収集様式と前記第１の端末において選択された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる連絡処理票表示工程と、を含んだことを特徴とする。

本発明によれば、テンプレートの入力指示を的確に行うことができる。

図１は、危機対応システムの概要を説明するための図である。図２は、第１の実施形態に係る情報管理装置の構成を示すブロック図である。図３は、第１の実施形態に係る情報管理装置が各端末に表示させる画面について説明するための図である。図４は、テンプレート一覧画面の一例を示す図である。図５は、連絡文雛形リスト画面の一例を示す図である。図６は、連絡処理票入力画面の一例を示す図である。図７は、連絡処理票一覧画面の一例を示す図である。図８は、テンプレート参照画面の一例を示す図である。図９は、テンプレート入力画面の一例を示す図である。図１０は、第１の実施形態に係る情報管理装置の対応状況設定部について説明するための図である。図１１は、第１の実施形態に係る情報管理装置のテンプレート抽出部について説明するための図である。図１２は、第１の実施形態に係る情報管理装置の処理の流れを示すフローチャートである。図１３は、第１の実施形態に係る情報管理装置の入力指示処理の流れを示すフローチャートである。図１４は、第１の実施形態に係る情報管理装置のテンプレート入力処理の流れを示すフローチャートである。図１５は、プログラムが実行されることにより情報管理装置が実現されるコンピュータの一例を示す図である。

以下に、本願に係る情報管理装置、情報管理方法および情報管理プログラムの実施形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施形態により本発明が限定されるものではない。

［危機対応システムの概要］
本発明の情報管理装置は、危機対応システムに含まれる装置、または危機対応システムの１つの機能として実現されてもよい。ここで、まず図１を用いて危機対応システムについて説明する。図１は、危機対応システムの概要を説明するための図である。

図１に示すように、危機対応システム１は、ネットワーク２を介して、対策本部３および担当部局４と接続されている。なお、ネットワーク２は、接続される各装置が相互に通信可能に構成されていればよく、例えばインターネットやＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）等で構成することができる。

また、対策本部３および担当部局４には、例えばパーソナルコンピュータ、スマートフォン等のクライアント端末が備えられており、ユーザは、各クライアント端末のＷｅｂブラウザ等を介して、危機対応システム１から提供される情報の参照や、危機対応システム１への情報の送信等を行うことができる。

危機対応システム１は、定型業務に関する情報および非定型業務に関する情報を管理する。ここで、定型業務に関する情報としては、例えば必要な情報を埋めるためのガイドである情報収集様式（テンプレート）がある。一方、非定型業務に関する情報としては、例えば自由記述に対して経験者により情報の重要度、優先度、情報種別等が付与された連絡処理票がある。

危機対応システム１は、対策本部３および担当部局４に備えられたクライアント端末に、本部運営のプロセスおよび各フェーズにおける実施項目を提示するＰｌａｎ画面、非定型業務についての重要度や進捗状況等の情報を管理するＤｏ画面、および対応や被害の状況を地図や表で俯瞰的に表示するＳｅｅ画面を表示させる。なお、本発明の情報管理装置は、特にＤｏ画面に関する機能を提供する。

［第１の実施形態の構成］
まず、図２を用いて第１の実施形態の構成について説明する。図２は、第１の実施形態に係る情報管理装置の構成を示すブロック図である。図２に示すように、情報管理装置１０は、データ通信が可能なネットワーク２によって対策本部３のクライアント端末３０および各担当部局４のクライアント端末４０と接続されている。

危機対応の際、対策本部３から各担当部局４に対して、テンプレートへの入力指示やテンプレートの参照指示が行われる。ここで、テンプレートとは、危機対応の全体方針を決定する対策本部３が、下位組織、すなわち担当部局４から情報収集を行うための様式であって、項目ごとの入力形式があらかじめ定められた様式である情報収集様式である。このとき、クライアント端末３０は、入力を指示するための端末として機能する。一方、クライアント端末４０は、指示を受け取るための端末として機能する。

情報管理装置１０は、後述する各部の機能により、テンプレートの入力に関する各情報を記憶し、クライアント端末３０およびクライアント端末４０に各画面を表示させ、また、表示させた各画面への所定の操作を受け付けることで、対策本部３と各担当部局４との間の指示の伝達を実現する。

情報管理装置１０は、記憶部１１および制御部１２を有する。また、記憶部１１は、テンプレート情報記憶部１１１、連絡文情報記憶部１１２および活動ログ記憶部１１３を有する。また、制御部１２は、テンプレート表示部１２１、連絡文表示部１２２、連絡処理票表示部１２３、連絡文変更部１２４、テンプレート入力部１２５、対応状況設定部１２６およびテンプレート抽出部１２７を有する。

テンプレート情報記憶部１１１は、各テンプレートに関する情報を記憶する。また、連絡文情報記憶部１１２は、テンプレートの入力指示のための連絡文の雛形を記憶する。また、活動ログ記憶部１１３は、入力された連絡処理票の連絡文と回答文、および入力指示したテンプレートを組み合わせて記憶する。

なお、記憶部１１の各部に記憶される具体的なデータについては、制御部１２の各部の機能を説明する際に随時説明する。ここで、図３を用いて、制御部１２の各部の機能および、各端末に表示される画面の内容および遷移について説明する。

図３は、第１の実施形態に係る情報管理装置が各端末に表示させる画面について説明するための図である。図３に示すように、テンプレート一覧画面１２１ａ、連絡文雛形リスト画面１２２ａおよび連絡処理票入力画面１２４ａがクライアント端末３０に表示される。また、連絡処理票一覧画面１２３ａは、クライアント端末３０およびクライアント端末４０の両方に表示される。また、テンプレート参照画面１２５ａおよびテンプレート入力画面１２５ｂは、クライアント端末４０に表示される。

まず、図３に示すように、テンプレート表示部１２１は、クライアント端末３０に、テンプレート一覧画面１２１ａを表示させることで、テンプレートの一覧を選択可能に表示させる。

ここで、図４を用いてテンプレート一覧画面１２１ａについて説明する。図４は、テンプレート一覧画面の一例を示す図である。図４に示すように、テンプレート一覧画面１２１ａには、テンプレートの番号である「Ｎｏ」、テンプレートを活用する組織の名称である「活用組織名」、対応する地域防災計画のマニュアルの番号を示す「地域防災計画マニュアルＮｏ」、テンプレートの名称を示す「テンプレート名」、部局とりまとめ報との連携の有無を示す「部局とりまとめ報連携」、ＧＩＳ（Geographic Information System）との連携の有無を示す「ＧＩＳ連携」、テンプレートの目的を示す「テンプレートの目的」、活用のフェーズを示す「活用のフェーズ」、活用のきっかけを示す「活用のきっかけ」、どのタイミングで入力するのかを示す「どのタイミングで入力するのか」、誰が入力するのかを示す「誰が入力するのか」、どこで入力するのかを示す「どこで入力するのか」、どこから情報を入手するのかを示す「どこから情報を入手するのか」、情報の入手手段を示す「情報の入手手段は」、利用者へのアドバイスを示す「利用者へのアドバイス」が表示される。

例えば、「Ｎｏ」が「３３」であるテンプレートは、「０４０１Ｍ０２」という番号の地域防災計画のマニュアルと対応し、「発注管理」という名称であり、部局とりまとめ報およびＧＩＳとの連携はなく、目的が「食料物資を確保するために発注管理を行う」ことであり、フェーズは「応急対応期」であり、活用のきっかけは「本部から避難者数の情報が出たら」であり、入力するタイミングは「（１）発注時（２）納品時（３）支払い時」であり、「食料物資調達班」が「部の活動拠点」で「避難支援学校部」から「ＷｅｂＥＯＣ（注文受付ボード）、電話」によって情報を入手し入力するものであり、「注文したものは逐一このテンプレに記録してください。」というアドバイスがされているものである。

また、テンプレート一覧画面１２１ａには、テンプレートの入力状態である「状態」が表示される。テンプレートの入力状態には、例えば「入力依頼中」および「入力完了」がある。これらのテンプレート一覧画面１２１ａに表示される情報は、テンプレート情報記憶部１１１に記憶される。

また、テンプレート一覧画面１２１ａには、テンプレートごとに入力依頼ボタンが備えられている。クライアント端末３０を使用するユーザは、入力依頼ボタンを押下することでテンプレートを選択し、入力依頼を開始する。

そして、テンプレートの入力依頼が行われると、図３に示すように、連絡文表示部１２２は、クライアント端末３０に、連絡文雛形リスト画面１２２ａを表示させることで、クライアント端末３０において選択されたテンプレートとあらかじめ対応付けられた、該テンプレートへの入力を指示するための連絡文の一覧を選択可能に表示させる。

ここで、図５を用いて連絡文雛形リスト画面１２２ａについて説明する。図５は、連絡文雛形リスト画面の一例を示す図である。図５に示すように、連絡文雛形リスト画面１２２ａには、選択されたテンプレートに対応する連絡文の雛形についての情報が表示される。連絡文雛形リスト画面１２２ａには、例えば、連絡文の番号である「文書Ｎｏ」、送信先の組織を示す「送信先」、連絡文の件名である「件名」、連絡文の内容である「内容」、連絡文の承認者である「承認者」、添付ファイルを示す「添付」、対応するテンプレートである「テンプレート」が表示される。これらの連絡文雛形リスト画面１２２ａに表示される情報は、連絡文情報記憶部１１２に記憶される。

図５に示すように、連絡文雛形リスト画面１２２ａには、例えば送信先として「避難支援学校部」および「統括班」が表示され、件名として「避難所の必要物資の集約について」が表示され、内容として「指定のテンプレートにて、物資の希望を受け付けます。本連絡から本日の○○時までに登録頂いた内容にて物資を手配し、○○時を目途に配送したいと思いますので、すみやかに登録頂けますようお願いします。」が表示される。このように、連絡文雛形リスト画面１２２ａには、対策本部が下位組織に指示を行うための非定型な情報である連絡文が、テンプレートと対応付けられて表示される。

また、連絡文雛形リスト画面１２２ａには、連絡文雛形ごとに連絡処理票入力ボタンが備えられている。クライアント端末３０を使用するユーザは、連絡処理票入力ボタンを押下することで連絡文雛形を選択し、次の処理へ進む。

そして、連絡文雛形が選択されると、図３に示すように、連絡処理票表示部１２３は、クライアント端末３０に、連絡処理票入力画面１２４ａを表示させる。クライアント端末３０を使用するユーザは、連絡処理票入力画面１２４ａを用いて各種情報の入力および選択した連絡文雛形の内容を変更する。

ここで、図６を用いて連絡処理票入力画面１２４ａについて説明する。図６は、連絡処理票入力画面の一例を示す図である。図６に示すように、連絡処理票入力画面１２４ａには、選択されたテンプレートおよび連絡文雛形についての情報である連絡処理票が表示される。また、連絡処理票入力画面１２４ａは、連絡処理票の各情報を変更する操作を受け付ける。例えば、連絡文変更部１２４は、連絡処理票入力画面１２４ａへの入力に応じて、連絡文雛形リスト画面１２２ａで選択された連絡文の内容を変更する。

例えば、図６の連絡文の内容には、「○○時」と記載されている箇所がある。クライアント端末３０を使用するユーザによって、この「○○時」に任意の時刻を入力することができるようにしてもよい。

連絡処理票入力画面１２４ａには、例えば、連絡処理票を識別するＩＤである「ＩＤ」、連絡処理票の起票日時である「起票日時」、連絡処理票の送信元の組織である「送信元」、連絡処理票の送信を行う担当者である「送信者」、送信先の組織を示す「送信先」、事態の深刻性を示す「重要度」、時間的切迫性を示す「緊急度」、連絡文の件名である「件名」、連絡文の内容である「内容」、連絡文の承認者である「承認者」、添付ファイルを示す「添付」、対応するテンプレートである「テンプレート」が表示される。また、連絡処理票入力画面１２４ａには、連絡文の件名および内容が変更可能に表示される。また、対応状況には例えば「未対応」、「対応中」、「完了」、「周知」があり、連絡処理票の起票時の対応状況は「未対応」とする。

また、連絡処理票入力画面１２４ａには保存ボタンが備えられている。クライアント端末３０を使用するユーザは、保存ボタンを押下することで連絡処理票を活動ログ記憶部１１３に記憶させる。

そして、図３に示すように、連絡処理票表示部１２３は、クライアント端末４０に、連絡処理票一覧画面１２３ａを表示させることで、クライアント端末３０において選択されたテンプレートとクライアント端末３０において選択された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる。また、連絡文変更部１２４によって連絡文が変更されている場合、連絡処理票表示部１２３は、クライアント端末４０に、連絡処理票一覧画面１２３ａを表示させることで、クライアント端末３０において選択されたテンプレートと連絡文変更部１２４によって内容が変更された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる。

ここで、図７を用いて連絡処理票一覧画面１２３ａについて説明する。図７は、連絡処理票一覧画面の一例を示す図である。図７に示すように、連絡処理票一覧画面１２３ａには、活動ログ記憶部１１３に記憶されているテンプレートおよび連絡文が組み合わせられた連絡処理票の一覧が表示される。

なお、このとき、連絡処理票一覧画面１２３ａには、テンプレートを含まない連絡処理票であって、危機対応に際して関係者間で行われる自由記述による連絡等に関する連絡処理票も表示される。このような連絡処理票には、例えば、水害時における雨量や浸水状況の報告、対策会議の開催指示等に関する連絡処理票が含まれる。

連絡処理票一覧画面１２３ａには、例えば、連絡処理票のレコードの番号である「レコードＮｏ．」、連絡処理票を識別するＩＤである「ＩＤ」、事態の深刻性を示す「重要」、時間的切迫性を示す「緊急」、対応状況を示す「対応状況」、連絡処理票の起票日時である「起票日時」、連絡処理票の送信元の組織および送信を行う担当者である「送信元／送信者」、送信先の組織を示す「送信先」、連絡文雛形リスト画面１２２ａで選択された連絡文の件名および内容である「件名」および「内容」、テンプレート一覧画面１２１ａで選択されたテンプレートおよび入力ボタンを示す「テンプレート」、連絡文に対する回答である「回答」が表示される。そして、クライアント端末４０を使用するユーザは、テンプレートの入力ボタンを押下することでテンプレートを選択し、入力を行う。

例えば、「レコードＮｏ．」が「１９６３」である連絡処理票は、深刻な事態であるが時間的切迫性はなく、対応状況は「対応中」であり、送信元および送信者は「食料物資統括班山田太郎」であり、送信先は「避難支援学校部統括班」および「福祉救護部統括班」であり、件名は「避難所の必要物資の集約について」であり、内容は「指定のテンプレートにて、物資の希望を受け付けます。本連絡から本日の○○時までに登録頂いた内容にて物資を手配し、○○時を目途に配送したいと思いますので、すみやかに登録頂けますようお願いします。」であり、対応するテンプレートは「０４０１Ｍ０２＿食料物資部への注文受付ボード」であり、「０７／２９−１５：４０[避難支援統括班−田中一郎] ＴＭＰ入力」等の回答がされている。

そして、連絡処理票一覧画面１２３ａでテンプレートの入力ボタンが押下されると、図３に示すように、テンプレート入力部１２５は、クライアント端末４０にテンプレート参照画面１２５ａを表示させる。このように、連絡処理票表示部１２３は、クライアント端末４０に、連絡処理票一覧画面１２３ａを表示させることで、連絡処理票を選択可能かつテンプレートを参照可能に表示させる。

ここで、図８を用いてテンプレート参照画面１２５ａについて説明する。図８は、テンプレート参照画面の一例を示す図である。図８に示すように、テンプレート参照画面１２５ａには、連絡処理票一覧画面１２３ａで選択されたテンプレートが表示される。なお、テンプレートへの入力済みの情報は、テンプレート情報記憶部１１１に記憶されている。

また、テンプレート参照画面１２５ａには、連絡処理票検索ボタンおよび登録ボタンが備えられている。クライアント端末４０を使用するユーザは、登録ボタンを押下することでテンプレートの入力を行う。

テンプレート参照画面１２５ａにおいて登録ボタンが押下されると、図３に示すように、テンプレート入力部１２５は、テンプレート入力画面１２５ｂを表示させ、クライアント端末４０において選択された連絡処理票のテンプレートの入力を受け付ける。

ここで、図９を用いてテンプレート入力画面１２５ｂについて説明する。図９は、テンプレート入力画面の一例を示す図である。図９に示すように、テンプレート入力画面１２５ｂには、選択されたテンプレートの各項目に対応した入力欄が表示される。テンプレート入力画面１２５ｂで入力された情報は、テンプレート情報記憶部１１１に記憶される。

また、テンプレート入力画面１２５ｂには、保存ボタンが備えられている。クライアント端末４０を使用するユーザは、保存ボタンを押下することで、入力内容をテンプレート情報記憶部１１１に記憶させ、また、対応状況を活動ログ記憶部１１３に記憶させる。このとき、活動ログ記憶部１１３に記憶させた対応状況は、連絡処理票一覧画面１２３ａに反映される。

ここで、図１０を用いて、対応状況設定部１２６による対応状況の設定について説明する。図１０は、第１の実施形態に係る情報管理装置の対応状況設定部について説明するための図である。

対応状況設定部１２６は、クライアント端末３０から、クライアント端末４０において選択された連絡処理票のテンプレートの対応状況の設定を受け付ける。テンプレート表示部１２１は、テンプレート一覧画面１２１ａを表示させることで、対応状況設定部１２６によって受け付けられた設定に基づいて、テンプレートごとの対応状況を表示させる。対応状況設定部１２６は、連絡処理票一覧画面１２３ａまたは連絡処理票入力画面１２４ａから入力を受け付け、各テンプレートの対応状況を設定する。

対応状況には、前述の通り、「未対応」、「対応中」、「完了」、「周知」があり、連絡処理票の起票時の対応状況は「未対応」である。そして、クライアント端末３０を使用するユーザが連絡処理票一覧画面１２３ａに表示されている連絡処理票のテンプレートの入力内容を確認し、対応状況を変更する。

このとき、対応状況設定部１２６は、対応状況が変更されたことに合わせて、テンプレートの入力状態を変更し、テンプレート一覧画面１２１ａで参照可能にする。例えば、対応状況が「完了」に変更された場合、対応状況設定部１２６は、「入力依頼中」であった入力状態を「入力完了」に変更する。

次に、図１１を用いて、テンプレート抽出部１２７について説明する。図１１は、第１の実施形態に係る情報管理装置のテンプレート抽出部について説明するための図である。テンプレート参照画面１２５ａにおいて、連絡処理票検索ボタンが押下されると、テンプレート抽出部１２７は、クライアント端末４０において選択された連絡処理票のテンプレートに関連する連絡処理票を、過去ログ、すなわち連絡処理票一覧画面１２３ａにおいて表示済みの連絡処理票の中から自然言語処理によって抽出し、抽出した連絡処理票の内容を、テンプレート入力部１２５に入力する。

このとき、テンプレート入力部１２５は、内容が入力された状態でテンプレート入力画面１２５ｂを表示させる。なお、表示済みの連絡処理票は活動ログ記憶部１１３に記憶され、連絡処理票に対応するテンプレートおよびテンプレートの入力内容はテンプレート情報記憶部１１１に記憶されている。

［第１の実施形態の処理］
図１２を用いて、情報管理装置１０の処理について説明する。図１２は、第１の実施形態に係る情報管理装置の処理の流れを示すフローチャートである。図１２に示すように、まずテンプレート表示部１２１は、テンプレート一覧画面１２１ａにテンプレート一覧を表示させる（ステップＳ１１）。ここで、ユーザはテンプレートを選択し、選択したテンプレートに対応する雛形文の登録、もしくは選択したテンプレートを用いた入力指示を行う（ステップＳ１２）。

雛形文の登録が行われる場合（ステップＳ１２、登録）、ユーザの入力に基づいたテンプレートに対応する連絡文の雛形が登録される（ステップＳ１３）。その後、テンプレート表示部１２１は、テンプレート一覧画面１２１ａにテンプレート一覧を表示させる（ステップＳ１１）。

入力指示が行われる場合（ステップＳ１２、入力指示）、入力指示処理（ステップＳ１４）が行われる。ここで、図１３を用いて、入力指示処理について説明する。図１３は、第１の実施形態に係る情報管理装置の入力指示処理の流れを示すフローチャートである。

まず、図１３に示すように、連絡文表示部１２２は、連絡文雛形リスト画面１２２ａに連絡文の一覧を表示させ、連絡文の選択を受け付ける（ステップＳ１４１）。そして、連絡処理票表示部１２３は、連絡処理票入力画面１２４ａから入力内容の修正を受け付ける（ステップＳ１４２）。このとき、連絡文変更部１２４は連絡文を変更する。

そして、連絡処理票表示部１２３は、テンプレートと雛形文を紐付けてテンプレートボタンとともに連絡処理票一覧画面１２３ａに表示させる（ステップＳ１４３）。さらに、このとき、テンプレート表示部１２１は、テンプレート一覧画面１２１ａに、テンプレートの連絡処理票上のＩＤ、ステータス、および依頼先を表示させる（ステップＳ１４４）。

ここで、図１２に戻り、連絡処理票一覧画面１２３ａでテンプレートボタンが押下された場合（ステップＳ１５、Ｙｅｓ）、テンプレート入力処理が行われる（ステップＳ１６）。テンプレートボタンが押下されなかった場合（ステップＳ１５、Ｎｏ）、次の処理へ進む。ここで、図１４を用いて、テンプレート入力処理について説明する。図１４は、第１の実施形態に係る情報管理装置のテンプレート入力処理の流れを示すフローチャートである。

図１４に示すように、まず、テンプレート入力部１２５は、テンプレート参照画面１２５ａにテンプレートを参照可能に表示させる（ステップＳ１６１）。ここで、連絡処理票検索ボタンが押下された場合（ステップＳ１６２、Ｙｅｓ）、当該テンプレートの内容を含む連絡処理票を表示させる（ステップＳ１６３）。連絡処理票検索ボタンが押下されなかった場合（ステップＳ１６２、Ｎｏ）、次の処理へ進む。

そして、テンプレート入力部１２５は、保存ボタンが押下されることで、テンプレートの入力を受け付ける（ステップＳ１６４）。このとき、ステップＳ１６３で表示された連絡処理票がある場合は、そのテンプレートの入力内容が入力される。そして、テンプレート入力部１２５は、入力時刻や入力者情報を自動入力する（ステップＳ１６５）。

ここで、図１２に戻り、対応状況が完了に更新された場合（ステップＳ１７、Ｙｅｓ）、テンプレート表示部１２２は、テンプレート一覧画面１２１ａの依頼中ステータスを外す（ステップＳ１８）。また、対応状況が完了に更新されなかった場合（ステップＳ１７、Ｎｏ）、処理を終了する。

［第１の実施形態の効果］
テンプレート表示部１２１は、クライアント端末３０に、テンプレートの一覧を選択可能に表示させる。また、連絡文表示部１２２は、クライアント端末３０に、クライアント端末３０において選択されたテンプレートとあらかじめ対応付けられた、該テンプレートへの入力を指示するための連絡文の一覧を選択可能に表示させる。そして、連絡処理票表示部１２３は、クライアント端末４０に、クライアント端末３０において選択されたテンプレートとクライアント端末３０において選択された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる。

これにより、連絡文にあらかじめテンプレートの入力タイミング等を記載しておくことができるため、指示を出す者がテンプレートの入力タイミングを把握していない場合であっても的確な入力指示を出すことができる。

また、指示を出すための、自由記述による文章を作成する際に雛形を利用することができるようになるため、要点を押さえた質の高い文章を作成しやすくなり、テンプレートへの入力指示が的確になる。

連絡文変更部１２４は、連絡文の内容を変更する。このとき、連絡処理票表示部１２３は、クライアント端末４０に、クライアント端末３０において選択されたテンプレートと連絡文変更部１２４によって内容が変更された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させる。これにより、連絡文中の日時等を変更することができ、的確かつ柔軟な指示を出すことができる。

連絡処理票表示部１２３は、クライアント端末４０に、連絡処理票を選択可能かつテンプレートを参照可能に表示させる。そして、テンプレート入力部１２５は、クライアント端末４０において選択された連絡処理票のテンプレートの入力を受け付ける。これにより、一覧画面からテンプレートの参照、入力ができるため、業務に不慣れな者でもテンプレートの入力を容易に行うことができる。

対応状況設定部１２６は、クライアント端末３０から、クライアント端末４０において選択された連絡処理票のテンプレートの対応状況の設定を受け付ける。テンプレート表示部１２１は、テンプレート一覧画面１２１ａを表示させることで、対応状況設定部１２６によって受け付けられた設定に基づいて、テンプレートごとの対応状況を表示させる。

これにより、テンプレートへの対応状況を一元管理するとともに、二重の指示を無くし、テンプレートを効率的に活用することができる。また、テンプレートの入力状況を随時確認できるため、入力されたテンプレートの見落としを防止することができる。

テンプレート抽出部１２７は、クライアント端末４０において選択された連絡処理票のテンプレートに関連する連絡処理票を、過去ログ、すなわち表示済みの連絡処理票の中から自然言語処理によって抽出し、抽出した連絡処理票のテンプレートの入力内容を、テンプレート入力部１２５に入力する。これにより、テンプレートの入力を効率良く行うことができる。

［システム構成等］
また、図示した各装置の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。すなわち、各装置の分散・統合の具体的形態は図示のものに限られず、その全部または一部を、各種の負荷や使用状況等に応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。さらに、各装置にて行なわれる各処理機能は、その全部または任意の一部が、ＣＰＵ（Central Processing Unit）および当該ＣＰＵにて解析実行されるプログラムにて実現され、あるいは、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現され得る。

また、本実施形態において説明した各処理のうち、自動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を手動的におこなうこともでき、あるいは、手動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的におこなうこともできる。この他、上記文書中や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各種のデータやパラメータを含む情報については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。

［プログラム］
一実施形態として、情報管理装置は、パッケージソフトウェアやオンラインソフトウェアとして上記の情報管理を実行する情報管理プログラムを所望のコンピュータにインストールさせることによって実装できる。例えば、上記の情報管理プログラムを情報処理装置に実行させることにより、情報処理装置を情報管理装置として機能させることができる。ここで言う情報処理装置には、デスクトップ型またはノート型のパーソナルコンピュータが含まれる。また、その他にも、情報処理装置にはスマートフォン、携帯電話機やＰＨＳ（Personal Handyphone System）等の移動体通信端末、さらには、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）等のスレート端末等がその範疇に含まれる。

また、情報管理装置は、ユーザが使用する端末装置をクライアントとし、当該クライアントに上記の情報管理に関するサービスを提供するサーバ装置として実装することもできる。例えば、情報管理装置は、テンプレートの入力指示を入力とし、連絡処理票を出力とする情報管理サービスを提供するサーバ装置として実装される。この場合、情報管理装置は、Ｗｅｂサーバとして実装することとしてもよいし、アウトソーシングによって上記の情報管理に関するサービスを提供するクラウドとして実装することとしてもかまわない。

図１５は、プログラムが実行されることにより情報管理装置が実現されるコンピュータの一例を示す図である。コンピュータ１０００は、例えば、メモリ１０１０、ＣＰＵ１０２０を有する。また、コンピュータ１０００は、ハードディスクドライブインタフェース１０３０、ディスクドライブインタフェース１０４０、シリアルポートインタフェース１０５０、ビデオアダプタ１０６０、ネットワークインタフェース１０７０を有する。これらの各部は、バス１０８０によって接続される。

メモリ１０１０は、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０１１およびＲＡＭ（Random Access Memory）１０１２を含む。ＲＯＭ１０１１は、例えば、ＢＩＯＳ（Basic Input Output System）等のブートプログラムを記憶する。ハードディスクドライブインタフェース１０３０は、ハードディスクドライブ１０９０に接続される。ディスクドライブインタフェース１０４０は、ディスクドライブ１１００に接続される。例えば磁気ディスクや光ディスク等の着脱可能な記憶媒体が、ディスクドライブ１１００に挿入される。シリアルポートインタフェース１０５０は、例えばマウス１１１０、キーボード１１２０に接続される。ビデオアダプタ１０６０は、例えばディスプレイ１１３０に接続される。

ハードディスクドライブ１０９０は、例えば、ＯＳ１０９１、アプリケーションプログラム１０９２、プログラムモジュール１０９３、プログラムデータ１０９４を記憶する。すなわち、情報管理装置１０の各処理を規定するプログラムは、コンピュータにより実行可能なコードが記述されたプログラムモジュール１０９３として実装される。プログラムモジュール１０９３は、例えばハードディスクドライブ１０９０に記憶される。例えば、情報管理装置１０における機能構成と同様の処理を実行するためのプログラムモジュール１０９３が、ハードディスクドライブ１０９０に記憶される。なお、ハードディスクドライブ１０９０は、ＳＳＤ（Solid State Drive）により代替されてもよい。

また、上述した実施形態の処理で用いられる設定データは、プログラムデータ１０９４として、例えばメモリ１０１０やハードディスクドライブ１０９０に記憶される。そして、ＣＰＵ１０２０が、メモリ１０１０やハードディスクドライブ１０９０に記憶されたプログラムモジュール１０９３やプログラムデータ１０９４を必要に応じてＲＡＭ１０１２に読み出して実行する。

なお、プログラムモジュール１０９３やプログラムデータ１０９４は、ハードディスクドライブ１０９０に記憶される場合に限らず、例えば着脱可能な記憶媒体に記憶され、ディスクドライブ１１００等を介してＣＰＵ１０２０によって読み出されてもよい。あるいは、プログラムモジュール１０９３およびプログラムデータ１０９４は、ネットワーク（ＬＡＮ、ＷＡＮ等）を介して接続された他のコンピュータに記憶されてもよい。そして、プログラムモジュール１０９３およびプログラムデータ１０９４は、他のコンピュータから、ネットワークインタフェース１０７０を介してＣＰＵ１０２０によって読み出されてもよい。

１危機対応システム
２ネットワーク
３対策本部
４担当部局
１０情報管理装置
１１記憶部
１２制御部
３０、４０クライアント端末
１１１テンプレート情報記憶部
１１２連絡文情報記憶部
１１３活動ログ記憶部
１２１テンプレート表示部
１２２連絡文表示部
１２３連絡処理票表示部
１２４連絡文変更部
１２５テンプレート入力部
１２６対応状況設定部
１２７テンプレート抽出部

Claims

危機対応の全体方針を決定する対策本部が、下位組織から情報収集を行うための様式であって、項目ごとの入力形式があらかじめ定められた様式である情報収集様式への入力を前記下位組織に対して指示するための第１の端末に、前記情報収集様式の一覧を選択可能な一覧画面であって、前記情報収集様式の一覧に含まれる情報収集様式のそれぞれの入力タイミング及び入力者を特定する情報を表示する一覧画面を表示させるテンプレート表示部と、
前記第１の端末に、前記第１の端末において選択された情報収集様式とあらかじめ対応付けられた、該情報収集様式への入力を指示するための連絡文の一覧を選択可能に表示させる連絡文表示部と、
前記第１の端末からの指示を受け取るための第２の端末に、前記第１の端末において選択された情報収集様式と前記第１の端末において選択された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を選択可能かつ前記連絡票に対応する情報収集様式を参照可能に表示させる連絡処理票表示部と、
前記第１の端末から、前記第２の端末において選択された連絡処理票の情報収集様式の対応状況の設定を受け付け、受け付けた設定を基に前記情報収集様式の入力状態を設定する対応状況設定部と、
を有し、
前記テンプレート表示部は、前記入力状態を、前記情報収集様式の一覧に含まれる情報収集様式のそれぞれと対応付けて前記一覧画面に表示させることを特徴とする情報管理装置。
前記連絡文の内容を変更する連絡文変更部をさらに有し、
前記連絡処理票表示部は、前記第２の端末に、前記第１の端末において選択された情報収集様式と前記連絡文変更部によって内容が変更された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を表示させることを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
前記連絡処理票表示部は、前記第２の端末に、前記連絡処理票を選択可能に表示させ、
前記第２の端末において選択された連絡処理票の情報収集様式の入力を受け付けるテンプレート入力部をさらに有することを特徴とする請求項１または２に記載の情報管理装置。
前記第２の端末において選択された連絡処理票の情報収集様式に関連する連絡処理票を、表示済みの連絡処理票の中から自然言語処理によって抽出し、抽出した連絡処理票の情報収集様式の入力内容を、前記テンプレート入力部に入力するテンプレート抽出部をさらに有することを特徴とする請求項３に記載の情報管理装置。
情報管理装置が実行する情報管理方法であって、
危機対応の全体方針を決定する対策本部が、下位組織から情報収集を行うための様式であって、項目ごとの入力形式があらかじめ定められた様式である情報収集様式への入力を前記下位組織に対して指示するための第１の端末に、前記情報収集様式の一覧を選択可能な一覧画面であって、前記情報収集様式の一覧に含まれる情報収集様式のそれぞれの入力タイミング及び入力者を特定する情報を表示する一覧画面を表示させるテンプレート表示工程と、
前記第１の端末に、前記第１の端末において選択された情報収集様式とあらかじめ対応付けられた、該情報収集様式への入力を指示するための連絡文の一覧を選択可能に表示させる連絡文表示工程と、
前記第１の端末からの指示を受け取るための第２の端末に、前記第１の端末において選択された情報収集様式と前記第１の端末において選択された連絡文とを組み合わせた連絡処理票を選択可能かつ前記連絡票に対応する情報収集様式を参照可能に表示させる連絡処理票表示工程と、
前記第１の端末から、前記第２の端末において選択された連絡処理票の情報収集様式の対応状況の設定を受け付け、受け付けた設定を基に前記情報収集様式の入力状態を設定する対応状況設定工程と、
を含み、
前記テンプレート表示工程は、前記入力状態を、前記情報収集様式の一覧に含まれる情報収集様式のそれぞれと対応付けて前記一覧画面に表示させることを特徴とする情報管理方法。
コンピュータを、請求項１から４のいずれか１項に記載の情報管理装置として機能させるための情報管理プログラム。