JP6337978B2 - 文書管理サーバ装置及び文書管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理サーバ装置及び文書管理プログラムに関する。

近年、コンピュータやインターネット等の通信手段の普及により、複数のクライアントコンピュータとサーバコンピュータが通信手段で接続された種々のサーバネットワークシステムが提案されている。

この種のサーバネットワークシステムでは、作成した文書を管理する文書管理システムを構成するものがある。

例えば、特許文献１に記載の技術では、複数のクライアントが共有する文書を一元管理するサーバにおいて、内容が同一であれば、別文書であっても内容を流用するシステムが提案されている。

また、特許文献２に記載の技術では、文書をネットワークで配信する時に、文書にＩＤと配信先フォルダを付与することで、配信先で文書が重複するのを避けることが提案されている。

また、特許文献３に記載の技術では、文書をサーバにアップロードした時に、文書の格納場所を示すＵＲＬを電子メールで送信することが提案されている。

さらに、特許文献４に記載の技術では、サーバなどにあるマスタ文書を参照するクライアントにおいて、編集した部分のみをローカル保存することが提案されている。

特開２００１−２７３２７９号公報 特開２００２−３３４０８８号公報 特開２００３−２７１５２９号公報 特開２００８−１１７０５１号公報

本発明は、接続情報の数が予め定めた数になった場合の文書情報について整理を行なうことを目的とする。

請求項１に記載の文書管理サーバ装置は、文書情報を格納する格納手段と、前記格納手段に格納された前記文書情報へアクセスするための情報と前記文書情報と同一のファイル名の文書を多重に格納した場合に前記文書情報を識別させる識別情報とを含む接続情報を生成する生成手段と、前記格納手段に格納された文書情報の格納要求元へ前記生成手段によって生成された前記接続情報を送信する情報送信手段と、１つの文書情報に対する前記接続情報の数を監視して予め定めた数以下になった場合に、文書情報の圧縮処理を行う処理手段と、を備えることを特徴としている。

請求項２に記載の発明は、文書情報を格納する格納手段と、前記格納手段に格納された前記文書情報へアクセスするための情報と前記文書情報と同一のファイル名の文書を多重に格納した場合に前記文書情報を識別させる識別情報とを含む接続情報を生成する生成手段と、前記格納手段に格納された文書情報の格納要求元へ前記生成手段によって生成された前記接続情報を送信する情報送信手段と、１つの文書情報に対する前記接続情報の数を監視して予め定めた数以下になった場合に、文章情報を表す図柄の表示変更の処理を行う処理手段と、を備える。

請求項３に記載の発明は、請求項１又は請求項２に記載の発明において、前記予め定められた数以下とは、ゼロである。

請求項４に記載の文書管理プログラムは、コンピュータを、請求項１〜３の何れか１項に記載の文書管理サーバ装置の生成手段及び処理手段として機能させる。

請求項１に記載の発明によれば、接続情報の数が予め定めた数になった場合の文書情報を圧縮できる文書管理サーバ装置を提供することができる、という効果がある。

請求項２に記載の発明によれば、接続情報の数が予め定めた数になった場合の文書情報を明示できる文書管理サーバ装置を提供することができる、という効果がある。

請求項３に記載の発明によれば、接続情報の数がゼロになった場合の文書情報を明示できる文書管理サーバ装置を提供することができる、という効果がある。

請求項４に記載の発明によれば、接続情報の数が予め定めた数になった場合の文書情報について整理を行なうことができる文書管理プログラムを提供することができる、という効果がある。

（Ａ）は本発明の実施の形態に係わる文書管理システムの概略構成を示す図であり、（Ｂ）は文書管理サーバ装置及びクライアントコンピュータの概略構成を示すブロック図である。 本発明の実施の形態に係わる文書管理システムの文書管理プログラムの一部の概略構成を示す機能ブロック図である。 文書管理サーバ装置に格納された文書を表示する際の表示プログラムの構成を示す機能ブロック図である。 （Ａ）は第１置換処理の流れの一例を示すフローチャートであり、（Ｂ）は第１置換処理の流れの概略を示す図である。 クライアントコンピュータに文書管理処理を行うプログラムをインストールした場合の文書管理ソフトの表示画面の一例を示す図である。 文書管理サーバ装置１２に文書管理処理を行うプログラムをインストールした場合のブラウザ画面の一例を示す図である。 （Ａ）は第２置換処理の流れの一例を示すフローチャートであり、（Ｂ）は第２置換処理の流れの概略を示す図である。 選択処理を行うための画面の一例を示す図である。 （Ａ）は文書新規作成処理の流れの一例を示すフローチャートであり、（Ｂ）は文書新規作成処理の流れの概略を示す図である。 クライアントコンピュータに作成されたショートカットを用いて文書情報を閲覧する場合の閲覧処理の流れの一例を示すフローチャートである。 第１表示処理の流れの一例を示すフローチャートである。 第２表示処理の流れの一例を示すフローチャートである。 （Ａ）はショートカット複製処理の流れの一例を示すフローチャートであり、（Ｂ）はショートカット複製処理の流れの概略を示す図である。 複製処理を行うための表示画面の一例を示す図である。 （Ａ）は文書整理処理の流れの一例を示すフローチャートであり、（Ｂ）は文書整理処理の流れの概略を示す図である。 削除処理の流れの一例を示すフローチャートである。 実体文書取得処理の流れの一例を示すフローチャートである。

以下、図面を参照して本発明の実施の形態の一例を詳細に説明する。図１（Ａ）は、本発明の実施の形態に係わる文書管理システムの概略構成を示す図である。

本発明の実施の形態に係わる文書管理システム１０は、図１（Ａ）に示すように、文書管理サーバ装置１２及び複数のクライアントコンピュータ１４がネットワーク等の通信手段１６に接続されて構成されている。なお、通信手段としては、インターネットやイーサネット（登録商標）等の各種ネットワークを適用することができる。また、図１（Ａ）では、クライアントコンピュータ１４は２台示すが、２台に限るものではない。

文書管理サーバ装置１２は、クライアントコンピュータ１４や当該文書管理サーバ装置１２等で作成された文書情報を格納する。そして、文書管理サーバ装置１２に格納された文書情報へのアクセスは、通信手段１６に接続された各クライアントコンピュータ１４から可能とされている。本実施の形態では、文書管理サーバ装置１２に格納された文書情報が、通信手段１６を介して接続された複数のクライアントコンピュータ１４間で共有される。例えば、各クライアントコンピュータ１４で文書情報が作成され、文書管理サーバ装置１２にアップロードされたときに、本実施の形態では、クライアントコンピュータ１４上の文書情報が、文書管理サーバ装置１２に格納された文書情報へのショートカットに置換される。そして、ショートカットを操作することにより、文書管理サーバ装置１２に格納された文書情報へのアクセスが行われる。

図１（Ｂ）は、文書管理サーバ装置１２及びクライアントコンピュータ１４の概略構成を示すブロック図である。

文書管理サーバ装置１２及びクライアントコンピュータ１４は、図１（Ｂ）に示すように、ＣＰＵ２０、ＲＯＭ２２、ＲＡＭ２４、及び入出力ポート２６を備えている。入出力ポート２６には、ディスプレイ２８、マウス３０、キーボード３２、及びハードディスク（ＨＤＤ）３４等の記憶装置が接続されている。

ハードディスク３４には、文書情報を管理するための文書管理プログラムが記憶されており、当該文書管理プログラムをＣＰＵ２０が実行することにより、文書情報を管理するための種々の文書管理処理が実行される。

文書管理プログラムを実行することにより行われる種々の文書管理処理は、一例として以下に示す処理が実行される。

（１）クライアントコンピュータ１４から文書管理サーバ装置１２へ文書情報の送信（アップロード）が行われたことをトリガとして、文書管理サーバ装置１２に格納された文書情報へアクセスするためのショートカットを生成して、クライアントコンピュータ１４上の文書情報と置換する第１置換処理。

（２）クライアントコンピュータ１４上で新規文書が保存、文書情報のメール添付送信、または文書情報の複製が行われた場合に、当該文書情報を文書管理サーバ装置１２にアップロードし、ショートカットを作成して、保存、メール添付送信、または複製されたクライアントコンピュータ１４上の文書情報と作成したショートカットを置換する第２置換処理。

（３）文書管理サーバ装置１２への文書情報のアップロード実行の有無の選択を行う選択処理。

（４）クライアントコンピュータ１４から文書管理サーバ装置１２へアクセスして文書管理サーバ装置１２上に文書を作成した時にショートカットを作成してクライアントコンピュータ１４へ送信する文書新規作成処理。

（５）閲覧時に文書情報を一時記憶（キャッシュ）して通信手段１６が切断された場合にキャッシュした文書情報を利用して表示する第１表示処理。

（６）文書管理サーバ装置１２との通信が切断された場合に、他のクライアントコンピュータ１４にキャッシュされた文書情報を利用して表示する第２表示処理。

（７）ショートカットの複製による実体文書情報の複製を作成するショートカット複製処理。

（８）ショートカットが存在しない、或いは予め定めた数に減少した文書情報について整理を行う文書整理処理。

（９）ショートカット削除に関する削除処理。

（１０）文書管理サーバ装置１２から文書情報をダウンロード（文書情報の所有権を獲得）して文書管理サーバ装置１２上にショートカットを作成する実体文書取得処理。

なお、（１）〜（１０）の処理のうち（５）、（６）を除く処理は、文書管理サーバ装置１２またはクライアントコンピュータ１４の何れかにインストールした文書管理プログラムを実行することにより実現可能であるが、（５）、（６）についてはクライアントコンピュータ１４にインストールした文書管理プログラムを実行することで実現可能である。

ここで、本実施の形態に係わる文書管理システム１０の文書管理プログラムの概略構成について説明する。図２は、本発明の実施の形態に係わる文書管理システム１０の文書管理プログラムの一部の概略構成を示す機能ブロック図である。なお、文書管理プログラムは、各クライアントコンピュータ１４にインストールして実行するものとしてもよいし、文書管理サーバ装置１２にインストールして実行するものとしてもよい。

図２に示すように、文書管理プログラムは、文書情報格納部４０、ショートカット生成部４２、文書情報置換部４４、文書操作作成検出部４６、アップロード選択部４８、及びサーバ上新規文書作成検出部５０の機能を備えている。

文書情報格納部４０は、通信手段１６を介して文書管理サーバ装置１２のＨＤＤ３４等の記録領域に文書情報を格納する処理を行う。

ショートカット生成部４２は、文書情報格納部４０によって文書情報が格納された場合に、当該文書情報へアクセスするためのショートカットを生成する。

文書情報置換部４４は、文書情報格納部４０によって文書情報が格納された場合に、送信元の文書情報をショートカット生成部４２によって生成されたショートカットに置換する処理を行う。すなわち、実体の文書情報は文書管理サーバ装置１２に存在し、ショートカットによって当該実体文書情報にアクセスするため、文書が散在することがなくなる。

また、文書操作検出部４６は、新規文書の保存や、文書情報のメール添付送信、または文書情報の複製を検出し、何れかが検出された場合に文書情報格納部４０に通知する。これを受けて文書情報格納部４０では、保存された文書、メール添付送信された文書、または複製された文書を文書管理サーバ装置１２に格納する処理を行う。

アップロード選択部４８は、文書管理サーバ装置１２に文書情報を格納（アップロード）してショートカットに置換する処理を実行するか否かの選択を行う。該選択は、キーボードやマウス等の操作手段によって設定し、設定に応じて上記処理の実行の有無を選択する。

そして、サーバ上新規文書作成検出部５０は、文書管理サーバ装置１２上に新規文書が作成されたか否かを検出し、新規文書の作成が検出された場合には、ショートカット生成部４２へ通知する。これを受けてショートカット生成部４２では新規文書へアクセスするためのショートカットを生成して新規文書の作成元のクライアントコンピュータ１４に送信する。

図３は、文書管理サーバ装置１２に格納された文書を表示する際の表示プログラムの構成を示す機能ブロック図である。なお、表示プログラムも文書管理プログラムと同様に、各クライアントコンピュータ１４にインストールして実行するものとしてもよいし、文書管理サーバ装置１２にインストールして実行するものとしてもよい。

表示プログラムは、文書情報取得部５２、通信切断検出部５４、文書キャッシュ部５６、キャッシュ文書情報取得部５８、及び表示部６０を備えている。

文書情報取得部５２は、ショートカットに対応する文書情報を文書管理サーバ装置１２から取得する処理を行う。

通信切断検出部５４は、ネットワーク等の通信手段１６に切断を検出し、検出結果を文書キャッシュ部５６及びキャッシュ文書情報取得部５８へ通知する処理を行う。

文書キャッシュ部５６は、文書情報取得部５２によって取得された文書情報を一時的に格納し、通信切断検出部５４によって通信切断が検出された場合に格納した文書情報を利用する処理を行う。具体的には、文書情報の閲覧中に通信が切断された場合に、一時的に格納した文書情報を用いて閲覧を継続可能とする処理を行う。

キャッシュ文書情報取得部５８は、閲覧中の文書情報をキャッシュしている他のクライアントコンピュータ１４を検索して、通信切断検出部５４によって通信の切断が検出された場合に、他のクライアントコンピュータ１４にキャッシュされた文書情報を取得して閲覧を継続可能とする処理を行う。

そして、表示部６０は、文書情報取得部５２によって取得されたショートカットに対応する文書情報や、文書キャッシュ部５６によってキャッシュされた文書情報、或いはキャッシュ文書情報取得部５８によって取得された他のクライアントコンピュータ１４にキャッシュされた文書情報に基づく表示処理を行う。

続いて、上述のように構成された本発明の実施の形態に係わる文書管理システム１０の上述の文書管理プログラムを実行することによって行われる具体的な処理例について説明する。

まず、文書管理処理として上述した第１置換処理について説明する。図４（Ａ）は第１置換処理の流れの一例を示すフローチャートであり、図４（Ｂ）は当該第１置換処理の流れの概略を示す図である。なお、図４（Ａ）の処理は、第１置換処理の実行がアップロード選択部４８によって予め選択されている場合に行われる。

ステップ１００では、文書情報サーバ格納検出処理が行われてステップ１０２へ移行する。当該処理は、文書情報の文書管理サーバ装置１２への格納を検出するために、文書情報の文書管理サーバ装置１２への格納が指示されたか否かを文書情報格納部４０が判定する。例えば、図４（Ｂ）に示すように、クライアントコンピュータ１４から文書管理サーバ装置１２へ文書情報のアップロードが行われたか否かを判定し、該判定が肯定された場合にステップ１０２へ移行する。

ステップ１０２では、文書情報格納部４０によって文書情報が文書管理サーバ装置１２に格納されてステップ１０４へ移行する。ここで、文書管理サーバ装置１２に格納された文書情報は、ＵＵＩＤなどの識別情報を用いて管理してもよい。これにより同一ファイル名の文書情報が多重にアップロードされても識別可能となる。なお、ファイル名で文書を識別する場合に、同一ファイル名の文書を多重にアップロードしたときには、文書を上書きするか否かを確認するようにしてもよいし、文書のアップロードを拒否してエラーを通知するようにしてもよいし、既に登録されている文書と同一のユーザからのアップロード要求であれば受け付けてそれ以外のユーザの場合は拒否するようにしてもよいし、既存文書とアップロード文書の内容やプロパティを比較して同一コンテキストか判定して同一であれば上書きしてそうでなければエラーを通知するようにしてもよい。文書を上書きするか否かを確認して上書きした場合には、既存の文書とは別のコンテキストの文書として扱われるため、既に存在するショートカットのアイコンを変更、または無効とすることで、ユーザに通知するようにしてもよい。アイコン更新や通知のタイミングは、文書管理サーバ装置１２から各ショートカットに能動的に通知してもよいし、ショートカット操作時に文書管理サーバ装置１２からのレスポンスとしてエラーを返してもよい。

次に、ステップ１０４では、格納された文書情報へアクセスするためのショートカットがショートカット生成部４２によって生成されてステップ１０６へ移行する。なお、ショートカットの内容としては、文書管理サーバ装置１２によって付与されたＩＤ（例えば、ＵＵＩＤ等）や、文書管理サーバ装置１２のＩＰアドレス及び文書へのパス情報、文書の内容やプロパティから生成されたハッシュ値、文書の作成者や作成日時などのプロパティの少なくとも一つを適用するようにしてもよい。

ステップ１０６では、送信元の文書情報が生成されたショートカットに文書情報置換部４４によって置換されて一連の処理を終了する。文書情報をショートカットと置換する方法としては、ユーザが誤ってアクセスしないことが実現されればよく、例えば、別ファイル名で元文書情報をバックアップのように保存してもよいし、別ディレクトリに元文書情報を退避させるようにしてもよいし、オペレーティングシステムの機能を利用して、元文書情報を非可視状態にするようにしてもよいし、文書情報を非可視状態にする機能を有するアプリケーションを利用するようにしてもよい。なお、置換されたショートカットは、クライアントコンピュータ１４上にある通常の文書情報と同様にアイコンなどで表示され、ファイル移動などの操作が可能とされている。アイコン表示する場合には、ショートカットであることを意識させない通常の文書情報を表すアイコンで表示してもよいし、通常のアイコンとは別のアイコンや、特定の図や記号を加えたアイコンとしてもよいし、半透明の文書アイコンとしてユーザにショートカットであることを意識させるようにしてもよい。

このように、クライアントコンピュータ１４から文書管理サーバ装置１２へ文書情報がアップロードされたときには、元の文書情報は文書管理サーバ装置１２に格納されて、クライアントコンピュータ１４にあった文書情報はショートカットに置換されるので、文書情報が散在することがなくなる。

例えば、図４の文書管理処理を行うプログラム（第１置換処理）をクライアントコンピュータ１４にアプリケーションとしてインストールしてクライアントコンピュータ１４で実行する場合には、図５に示すように、クライアントコンピュータ１４においてインストールした文書管理ソフトを起動し、ディスクトップ６２等から起動した文書管理ソフト６４にドラッグアンドドロップすることで文書管理サーバ装置１２に文書情報をアップロードする。このとき、クライアントコンピュータ１４にインストールされた文書管理ソフト６４が文書情報を文書管理サーバ装置１２へアップロードし、そのショートカットを生成し、ディスクトップ６２上の文書情報とショートカットを置換する。

また、図４の文書管理処理を行うプログラムを文書管理サーバ装置１２にインストールして文書管理サーバ装置１２で実行する場合には、図６に示すようなブラウザ画面６６を用いて、クライアントコンピュータ１４から文書管理サーバ装置１２にＷｅｂブラウザでアクセスすることで実現される。例えば、ブラウザの拡張プラグイン機能（アドオン）などで、文書情報のアップロード操作を検知して、元の文書情報をショートカットに置き換えてもよいし、クライアントコンピュータ１４上の文書情報への操作や、通信を監視するプロセス等を設けて、アップロード操作を検知した時に、文書管理サーバ装置１２からクライアントコンピュータ１４にショートカットを送信して元の文書情報と置換する。なお、文書管理サーバ装置１２からクライアントコンピュータ１４へのアクセス権は事前に確保しておいてもよいし、文書管理サーバ装置１２からショートカットに置き換えるプログラムを送信するようにしてもよい。

なお、図５にはクライアントコンピュータ１４に文書管理処理を行うプログラムをインストールした場合の文書管理アプリケーション６４の表示画面の一例を示し、図６には文書管理サーバ装置１２に文書管理処理を行うプログラムをインストールした場合のブラウザ画面の一例を示す。

続いて、上述の第２置換処理について説明する。図７（Ａ）は第２置換処理の流れの一例を示すフローチャートであり、図７（Ｂ）は当該第２置換処理の流れの概略を示す図である。

ステップ２００では、新規文書保存／メール添付送信／複製の検出処理が行われてステップ２０２へ移行する。当該処理は、新規文書情報の保存、文書情報のメール添付送信、または文書情報の複製が行われたか否かを文書操作検出部４６が判定する。なお、文書保存を検知する方法としては、文書アプリを監視してもよいし、クライアントコンピュータ１４のディスク書き込み処理と書き込み内容を監視してもよい。また、文書情報のメール添付送信の検知は、メールアプリのプラグイン機構を利用することで実現される。また、文書情報の複製の検知は、ファイラーを監視したり、ファイラーのプラグイン機構を利用したり、クライアントコンピュータ１４のディスク書き込みイベントを監視することが実現される。

ステップ２０２では、保存、メール添付送信、または複製の対象の文書情報が文書情報格納部４０によって文書管理サーバ装置１２に格納されてステップ２０４へ移行する。

ステップ２０４では、格納された文書情報へアクセスするためのショートカットがショートカット生成部４２によって生成されてステップ２０６へ移行する。

ステップ２０６では、クライアントコンピュータ１４上の対象の文書情報が生成されたショートカットに文書情報置換部４４によって置換されて一連の処理を終了する。なお、メール添付送信の場合には、文書管理サーバ装置１２に格納される文書情報以外をショートカットに置き換える。すなわち、メール送信元及び送信先にショートカットが送信される。

例えば、図７（Ｂ）に示すように、クライアントコンピュータ１４に文書が保存された場合にはこれを検知し、保存した文書情報を文書管理サーバ装置１２にアップロードしてアップロード先へのショートカットを生成してクライアントコンピュータ１４の保存された文書情報とショートカットを置換する。

なお、新規文書情報の保存、文書情報のメール添付送信、または文書情報の複製が行われたときに、作成途中の文書や草稿が公開されてしまうのを回避するために、文書管理サーバ装置１２への文書情報のアップロード実行の有無の選択を行う選択処理を行うようにしてもよい。当該選択処理は、アップロード選択部４８によって行われる。

例えば、図８（Ａ）や図８（Ｂ）に示すように、文書編集アプリケーションの表示画面６８上のメニューやツールバーに、「下書き保存」や「公開保存」のように選択可能として、「下書き保存」が操作された場合には文書管理サーバ装置１２へのアップロードを行わず、「公開保存」が操作された場合に、文書管理サーバ装置１２への文書情報の保存とクライアントコンピュータ１４上の文書情報のショートカットへの置換を行うようにしてもよい。

また、文書の複製やメール添付送信などを契機とする場合には、文書管理サーバ装置１２へのアップロードの有無をファイラーやメーラー等のプラグイン機構を利用して設定可能としてもよい。また、ディスク監視手段に設定手段を追加してもよい。

次に、上述の文書新規作成処理について説明する。図９（Ａ）は文書新規作成処理の流れの一例を示すフローチャートであり、図９（Ｂ）は当該文書新規作成処理の流れの概略を示す図である。

ステップ３００では、サーバ上新規文書作成検出処理が行われてステップ３０２へ移行する。当該処理は、例えば、クライアントコンピュータ１４がブラウザを用いて文書管理サーバ装置１２の文書編集アプリケーションを起動して新規文書を文書管理サーバ装置１２上に作成したか否かをサーバ上新規文書作成検出部５０が判定することによって行われる。なお、新規文書作成の検出は、例えば、文書管理サーバ装置１２の文書編集アプリケーションの操作を監視するブラウザ拡張プラグインを用いて新規文書作成ボタンの操作などを監視することで実現される。或いは、文書管理サーバ装置１２の文書編集アプリケーションで作成した文書リストをクライアントコンピュータ１４に予め保持しておき、リストを検索することで新規文書の作成であるか否かを検出することで実現される。

ステップ３０２では、文書管理サーバ装置１２上に作成された新規の文書情報が文書情報格納部４０によって文書管理サーバ装置１２に格納されてステップ３０４へ移行する。

ステップ３０４では、格納された文書情報へアクセスするためのショートカットがショートカット生成部４２によって生成されてステップ３０６へ移行する。なお、メニューやボタン等で「サーバに保存」や「サーバに保存してショートカットを作成」を選択可能として、クライアントコンピュータ１４にショートカットを作成するか否かを選択可能としてもよい。

ステップ３０６では、生成されたショートカットが文書情報を作成したクライアントコンピュータ１４へ送信されて一連の処理を終了する。

例えば、図９（Ｂ）に示すように、クライアントコンピュータ１４がブラウザで文書管理サーバ装置１２の文書編集アプリケーションを起動（文書作成ブラウザ）して新規文書を作成し、この新規文書の作成を検出して、文書管理サーバ装置１２上の新規文書へアクセスするためのショートカットを作成してクライアントコンピュータ１４へ送信する。

なお、メニューやボタン等で「サーバに保存」や「サーバに保存してショートカットを作成」を選択可能として、クライアントコンピュータ１４にショートカットを作成するか否かを選択可能としてもよい。

続いて、上述の何れかでクライアントコンピュータ１４に作成されたショートカットを用いて文書情報を閲覧する場合の処理の一例について説明する。

図１０は、クライアントコンピュータ１４に作成されたショートカットを用いて文書情報を閲覧する場合の閲覧処理の流れの一例を示すフローチャートである。なお、図１０の閲覧処理は、クライアントコンピュータ１４で行われ、ショートカットの操作が行われた場合に開始する。

ステップ４００では、操作されたショートカットに対応する文書情報の取得要求が文書情報取得部５２によって行われてステップ４０２へ移行する。

ステップ４０２では、他のクライアントコンピュータ１４で使用中であるか否かが文書情報取得部５２によって判定される。該判定は、ショートカットに対応する文書情報が文書管理サーバ装置１２から送信されたか否か等を判定し、該判定が否定された場合にはステップ４０４へ移行し、肯定された場合にはステップ４１２へ移行する。

ステップ４０４では、文書情報の表示及び編集が許可されてステップ４０６へ移行する。これによって、ショートカットに対応する文書情報を表示部６０によって表示して編集が行われる。

ステップ４０６では、他のクライアントコンピュータ１４による当該文書情報へのアクセスが排他されてステップ４０８へ移行する。例えば、文書管理サーバ装置１２に表示中の文書情報の占有を通知することにより、他からのアクセスを排他する。

ステップ４０８では、表示終了か否かが表示部６０によって判定される。該判定は、編集や閲覧が終了して文書情報を閉じる操作が行われたか否か等を判定し、該判定が肯定されるまで待機してステップ４１０へ移行する。

ステップ４１０では、他のクライアントコンピュータ１４による当該文書情報へのアクセスが許可されて一連の処理を終了する。例えば、文書管理サーバ装置１２に占有の終了を通知することにより、他のクライアントコンピュータ１４からのアクセスを許可する。

一方、ステップ４１２では、他のクライアントコンピュータ１４で使用中であるため、使用中が通知、またはリードオンリーで表示されて一連の処理を終了する。

このようにショートカットによる表示閲覧処理を行うことにより、複数のクライアントコンピュータ１４によってアクセスされて同時編集されることがなくなる。

また、本実施の形態では、図１０の閲覧処理によって文書情報の閲覧が可能であるが、ショートカットに対応する文書情報をクライアントコンピュータ１４で表示する場合には、上述した第１表示処理または第２表示処理によって行われる。

ここで、第１表示処理について説明する。図１１は、第１表示処理の流れの一例を示すフローチャートである。

ステップ５００では、操作されたショートカットに対応する文書情報が文書情報取得部５２によって取得されてステップ５０２へ移行する。

ステップ５０２では、取得した文書情報に基づく表示が表示部６０によって行われてステップ５０４へ移行する。

ステップ５０４では、取得した文書情報が文書キャッシュ部５６によってキャッシュされてステップ５０６へ移行する。

ステップ５０６では、サーバ接続が切断されたか否か通信切断検出部５４によって判定され、該判定が否定された場合にはステップ５０２に戻って上述の処理が繰り返され、判定が肯定された場合にはステップ５０８へ移行する。

ステップ５０８では、ステップ５０４でキャッシュされた文書情報に基づく表示が表示部６０によって行われてステップ５１０へ移行する。例えば、ショートカット先情報をキーとしてキャッシュされている文書情報を検索して表示する。これにより、文書管理サーバ装置１２との通信が遮断されてもキャッシュされた文書情報によって表示が継続される。

ステップ５１０では、文書管理サーバ装置１２との接続が再開したか否かが通信切断検出部５４によって判定され、該判定が否定された場合にはステップ５０８に戻ってキャッシュされた文書情報に基づく表示が継続され、判定が肯定された場合にはステップ５１２へ移行する。

ステップ５１２では、文書情報取得部５２によって文書情報の再取得が行われてステップ５０２に戻って上述の処理が繰り返される。

なお、文書情報をキャッシュするタイミングは上記に限るものではなく、例えば、オリジナルの文書情報を作成したクライアントコンピュータ１４では、その文書情報をショートカットに置換する際にキャッシュとしてオリジナルの文書情報を格納するようにしてもよい。

また、キャッシュされた文書情報は、予め定めた容量または数になったところで削除するようにしてもよい。この場合の削除する判定基準としては、最後にショートカットを介して文書情報を参照した日時が最も古いものを削除してもよいし（ＬＲＵ法と称する）、ショートカットを介して文書情報を参照した間隔が最も長いものを削除するようにしてよいし（例えば、頻繁に使用する文書Ａとめったに使用しない文書Ｂのアクセスが「ＡＡＡＡＡＢＡＡＡＡＡＡＡＡＢ」のようにアクセスした場合には上記ＬＲＵ法ではＡが削除されてしまうがこの場合にはＢが削除される）、実体の文書情報の更新日時が最も古い文書情報を削除するようにしてもよいし（更新が頻繁な文書は利用頻度が高いと考えられる）、文書情報サイズが最も大きい文書情報を削除するようにしてもよい（キャッシュ容量優先）、自分以外が作成した文書情報を削除するようにしてもよい（文書作成者はその後も文書情報を更新する頻度が高いと考えられ、利用頻度が高い）。

次に、第２表示処理について説明する。図１２は、第２表示処理の流れの一例を示すフローチャートである。

ステップ６００では、操作されたショートカットに対応する文書情報が文書情報取得部５２によって取得されてステップ６０２へ移行する。

ステップ６０２では、取得した文書情報に基づく表示が表示部６０によって行われてステップ６０４へ移行する。

ステップ６０４では、サーバ接続が切断されたか否か通信切断検出部５４によって判定され、該判定が否定された場合にはステップ６０２に戻って上述の処理が繰り返され、判定が肯定された場合にはステップ６０６へ移行する。

ステップ６０６では、キャッシュ文書情報の検索がキャッシュ文書情報取得部５８によって行われてステップ６０８へ移行して、検索したクライアントコンピュータ１４からキャッシュ文書情報がキャッシュ文書情報取得部５８によって取得されてステップ６１０へ移行する。キャッシュ文書の検索は、例えば、文書情報へのショートカットを持つクライアントコンピュータ１４のリストを調べる。当該リストは、文書管理サーバ装置１２から予め受信したり、ショートカット作成時にショートカットのプロパティとして記憶したり、ショートカット作成時にクライアントコンピュータ１４に記憶する。そして、最も効率的にキャッシュされた文書情報を取得できるクライアントコンピュータ１４を検索する。例えば、初回は自装置にキャッシュした文書情報を取得し、それ以降はショートカットを作成した日時が最も新しいクライアントコンピュータ１４選択したり、通信速度が高速なクライアントコンピュータ１４を選択したりする。そして、選択したクライアントコンピュータ１４にキャッシュされた文書情報がある場合に取得し、ない場合には他のクライアントコンピュータ１４からキャッシュ文書情報を取得する。

ステップ６１０では、取得したキャッシュ文書情報に基づく表示が表示部６０によって行われてステップ６１２へ移行する。

ステップ６１２では、文書管理サーバ装置１２との接続が再開したか否かが通信切断検出部５４によって判定され、該判定が否定された場合にはステップ６１０に戻って取得したキャッシュ文書情報に基づく表示が継続され、判定が肯定された場合にはステップ６１４へ移行する。

ステップ６１４では、文書情報取得部５２によって文書情報の再取得が行われてステップ６０２に戻って上述の処理が繰り返される。

なお、第１表示処理と第２表示処理は、予め設定することにより、何れかを実行するようにしてもよいし、他のクライアントコンピュータ１４へのアクセスが可能な場合は第２表示処理を行い、不可能な場合には第１表示処理を行うようにしてもよい。

続いて、ショートカット複製処理について説明する。図１３（Ａ）はショートカット複製処理の流れの一例を示すフローチャートであり、図１３（Ｂ）は当該ショートカット複製処理の流れの概略を示す図である。

ステップ７００では、ショートカット複製指示検出処理が行われてステップ７０２へ移行する。当該処理は、クライアントコンピュータ１４上のショートカットの複製の指示が行われたか否かを判定することによって行われる。

ステップ７０２では、文書管理サーバ装置１２上の実体文書が複製された新たな文書情報が生成されてステップ７０４へ移行する。なお、複製されたファイル名は複製されたことが分かるファイル名とするようにしてもよい。

ステップ７０４では、複製された文書情報へアクセスするためのショートカットがショートカット生成部４２によって生成されてステップ７０６へ移行する。

ステップ７０６では、生成されたショートカットが複製指示したクライアントコンピュータ１４へ送信されて一連の処理を終了する。

例えば、図１３（Ｂ）に示すように、クライアントコンピュータ１４によってショートカットの複製が指示された場合にはこれを検知し、ショートカットに対応する文書情報の複製を生成すると共に、当該複製の文書情報にアクセスするためのショートカットを生成してクライアントコンピュータ１４へ送信する。

クライアントコンピュータ１４から文書情報を複製する指示の具体例としては、例えば、図１４（Ａ）に示すように、複製する文書情報のショートカットを選択してメニューボタン７０等を操作することにより、複製指示（図１４（Ａ）の「実体コピー」）を表示して選択可能とする。そして、複製指示の操作を検出して文書管理サーバ装置１２では文書情報を複製し、クライアントコンピュータ１４側では図１４（Ｂ）に示すようにショートカットを複製する（文書２の派生）。

続いて、文書整理処理について説明する。図１５（Ａ）は文書整理処理の流れの一例を示すフローチャートであり、図１５（Ｂ）は当該文書整理処理の流れの概略を示す図である。

ステップ７５０では、ショートカット数が予め定めた数以下になったか否か文書管理サーバ装置１２によって判定される。該判定は、例えば、クライアントアプリケーションでショートカットの削除が指示された場合にはこれを検知することにより、文書管理サーバ装置１２が１つの文書情報に対するショートカット数を監視し、該判定が否定された場合には当該処理を終了し他の処理を行い、判定が肯定された場合にはステップ７５２へ移行する。

ステップ７５２では、文書管理サーバ装置１２上の文書情報を削除、圧縮、ディレクトリ移動、または表示変更して当該処理を終了する。

すなわち、クライアントコンピュータ１４からショートカットが削除された文書情報は直接的に誰からも参照されない文書とみなすことができるので、文書を削除、圧縮、ディレクトリ移動、または表示変更することにより、利用頻度が低い文書であることが明示される。

また、削除または圧縮する場合には、文書管理サーバ装置１２の記憶容量が確保され、効率的なストレージ利用が行われる。

例えば、利用頻度が低い文書を明示する例としては、図１５（Ｂ）に示すように、文書管理サーバ装置１２は、ブラウザまたはクライアントコンピュータ１４のアプリケーションで、文書管理サーバ装置１２が保持している文書一覧を表示する。そして、文書一覧表示したときに、ショートカット数が予め定めた数以下（例えば、ゼロ）の文書情報のアイコンを加工して表示する（例えば、図１５（Ｂ）の文書２のアイコン参照）。また、ショートカット数が少ない加工した文書のアイコンに対してショートカットが作成された場合には元のアイコンに戻す。

次に、削除処理について説明する。図１６は、削除処理の流れの一例を示すフローチャートである。

ステップ８００では、ショートカット削除指示検出処理が行われてステップ８０２へ移行する。当該処理は、クライアントコンピュータ１４によってショートカットの削除指示が行われたか否かを判定することによりショートカットの削除指示を検出する。

ステップ８０２では、ショートカット設定が取得されてステップ８０４へ移行する。ショートカット設定は、予め操作によって設定されたショートカットの削除条件を取得する。ショートカットの削除条件の設定としては、例えば、全てのショートカットを削除できない、全てのショートカットを削除できる、文書作成時に作成したショートカットは削除できないがその複製は削除できる、ショートカットのプロパティに削除禁止フラグを設けて禁止フラグに応じて削除するなどの設定を可能として、予め設定された内容をステップ８０２で取得する。

ステップ８０４では、削除条件が成立しているか否か判定され、該判定が否定された場合にはステップ８０６へ移行し、肯定された場合にはステップ８０８へ移行する。

ステップ８０６では、ショートカットの削除条件が不成立である旨が表示される。すなわち、誤ってショートカットを削除することが防止される。

ステップ８０８では、ショートカットが削除されて一連の処理を終了する。

なお、文書管理サーバ装置１２上の文書情報のプロパティを利用して、ショートカットの削除可否を設定可能としてもよい。或いは、ユーザに権限を与えて、削除可能な権限か否か等に応じてショートカットの削除を行うようにしてもよい。或いは、文書管理サーバ装置１２からショートカット数を取得して予め定めたショートカット数に満たない場合には削除できないようにしてもよいし、文書管理サーバ装置１２から文書の所有者を取得して文書の所有者はショートカットを削除できないようにしてもよい。ここで、所有者は、ユーザ情報、端末情報、ショートカット情報等によって識別される。

続いて、実体文書取得処理について説明する。図１７は、実体文書取得処理の流れの一例を示すフローチャートである。

ステップ９００では、実体文書ダウンロード指示検出処理が行われてステップ９０２へ移行する。当該処理は、実体の文書情報のダウンロード指示が行われたか否かを判定することにより行われる。

ステップ９０２では、文書管理サーバ装置１２上の文書情報がクライアントコンピュータ１４にダウンロードされてステップ９０４へ移行する。

ステップ９０４では、文書管理サーバ装置１２上の実体の文書情報が削除されてステップ９０６へ移行する。

ステップ９０６では、文書管理サーバ装置１２上にクライアントコンピュータ上の文書へのショートカットが生成されて一連の処理を終了する。

すなわち、文書管理サーバ装置１２上の文書情報をクライアントコンピュータ１４側に移動して、それ自体を実体文書とし、文書管理サーバ装置１２上にクライアントコンピュータ１４上の実体文書情報へのショートカットを残すことで、文書情報の所有権がクライアントコンピュータ１４に変更となり、文書管理サーバ装置１２経由で 文書にアクセスすることができる。

なお、上記の実施の形態における文書管理プログラムは、各種メディアに記憶して流通する構成としてもよいし、インターネット等からダウンロードして使用する構成としてもよい。

１０ 文書管理システム
１２ 文書管理サーバ装置
１４ クライアントコンピュータ
１６ 通信手段
４０ 文書情報格納部
４２ ショートカット生成部
４４ 文書情報置換部
４６ 文書操作検出部
４８ アップロード選択部
５０ サーバ上新規文書作成検出部
５２ 文書情報取得部
５４ 通信切断検出部
５６ 文書キャッシュ部
５８ キャッシュ文書情報取得部
６０ 表示部

Claims (4)

1. 文書情報を格納する格納手段と、
   前記格納手段に格納された前記文書情報へアクセスするための情報と前記文書情報と同一のファイル名の文書を多重に格納した場合に前記文書情報を識別させる識別情報とを含む接続情報を生成する生成手段と、
   前記格納手段に格納された文書情報の格納要求元へ前記生成手段によって生成された前記接続情報を送信する情報送信手段と、
   １つの文書情報に対する前記接続情報の数を監視して予め定めた数以下になった場合に、文書情報の圧縮処理を行う処理手段と、
   を備えた文書管理サーバ装置。
2. 文書情報を格納する格納手段と、
   前記格納手段に格納された前記文書情報へアクセスするための情報と前記文書情報と同一のファイル名の文書を多重に格納した場合に前記文書情報を識別させる識別情報とを含む接続情報を生成する生成手段と、
   前記格納手段に格納された文書情報の格納要求元へ前記生成手段によって生成された前記接続情報を送信する情報送信手段と、
   １つの文書情報に対する前記接続情報の数を監視して予め定めた数以下になった場合に、文章情報を表す図柄の表示変更の処理を行う処理手段と、
   を備えた文書管理サーバ装置。
3. 前記予め定められた数以下とは、ゼロであることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の文書管理サーバ装置。
4. コンピュータを、請求項１〜３の何れか１項に記載の文書管理サーバ装置の生成手段及び処理手段として機能させるための文書管理プログラム。