JP6213643B2 - サーバと文書管理システムとその処理方法及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、帳票を管理するサーバと文書管理システムとその処理方法及びプログラムに関する。

従来から、基幹システムに登録されているデータを電子帳帳票化して保存、管理するシステムが存在する。

また、この電子帳票はＷｅｂシステムになっており、ブラウザを介してＷｅｂアプリケーションサーバとしての帳票サーバにアクセスし、帳票を閲覧できるようになっている。

このようなシステムの場合、利用可能ライセンスとして同時接続数（ログインユーザ数やセッション数）を制限したり、あるいはサーバの負荷を考慮して同時接続数を制限することが行われている。
この場合、同時接続数が限られることから、ユーザのログイン・ログオフを適切に行わせ、利用効率を上げることが考えられている（例えば、特許文献１）。

特開２００５−２５８９７７号公報

しかしながら、同時接続をするユーザが想定より多くなると、ログイン・ログオフを効率化したとしても、ログインできないユーザはサーバにアクセスできないため、業務を遂行することができないという課題が発生する。

また、単純にライセンスを増やすことも考えられるが、企業にとってはアクセスが集中する時だけのためにライセンス数を増やすことはコスト増につながるという問題があった。

そこで、本発明の目的は、アクセス状況に応じて、ユーザに文書を閲覧させる方法を制御することができる仕組みを提供することである。

本発明の目的を達成するための、オンラインで文書を情報処理装置に表示可能なサーバであって、オフラインで前記文書を閲覧するオフラインファイルを記憶する記憶手段と、前記文書をオンラインで表示すべく、前記情報処理装置からのアクセスを受け付けるアクセス受付手段と、前記アクセス受付手段により受け付けたアクセスの数に応じて、アクセスしたユーザにオフラインファイルを送信するべきかを判断する判断手段と、前記オフラインファイルを送信するべきと判断したユーザに対して、前記文書をオフラインにて閲覧可能とすべく、前記オフラインファイルを送信制御する閲覧方法制御手段とを備えることを特徴とする。

本発明によれば、アクセス状況に応じて、ユーザに文書を閲覧させる方法を制御することができる。

帳票システムの構成の一例を示すシステム構成図である 帳票サーバ２００のハードウエア構成例を示すブロック図である 帳票サーバ２００の機能ブロック図である オフラインで閲覧する帳票の設定処理に関するフローチャートである オフラインファイルを生成する処理に関するフローチャートである 帳票又はオフラインファイルの閲覧処理に関するフローチャートである オフライン設定の画面の一例を示すイメージ図である オフラインファイルを送信した旨のメッセージの画面の一例を示すイメージ図である セッションが切断されたユーザに対するメッセージの画面の一例を示すイメージ図である 帳票サーバ２００で管理する各種データのデータ図である 他の形態の帳票又はオフラインファイルの閲覧処理に関するフローチャートである 帳票サーバ２００で管理するログインユーザ一覧のデータ図である オフラインファイル選択画面の一例を示すイメージ図である ログアウトを促すためメッセージ画面の一例を示すイメージ図である

〔第１の実施形態〕
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は本発明のクライアント端末１００（情報処理装置や外部装置）と、帳票サーバ２００（文書管理サーバ）と、メールサーバ３００とホストサーバ４００と含む帳票システムの構成の一例を示すシステム構成図である。
なお、本実施形態では、帳票を閲覧するシステムとしたが、帳票に限ることなく、一般的な文書管理システムにおいても適用可能である。

また、Ｗｅｂシステムを前提に以下説明するが、クライアントサーバ型のシステム、すなわち、クライアント端末の専用アプリを用いて、サーバにログインして帳票を閲覧する仕組みであってもよい。

クライアント端末１００はブラウザを記憶し、ブラウザからネットワーク５００を介して、帳票サーバ２００にアクセスする。帳票サーバ２００にログインして、帳票サーバ２００から帳票を受信して表示する。
帳票サーバは、ホストサーバ４００から帳票の元となるデータを受信し、フォームとデータを合成して、電子帳票を生成する。この帳票を記憶管理する。
メールサーバ３００は、メールの送受信を行うサーバであり、各装置と接続可能な構成となっている。なお、Ｗｅｂメールサーバであってもよい。

ホストサーバ４００は、企業内の基幹サーバであり、売上などのデータを一元管理しているサーバである。このデータを所定のタイミングで帳票サーバ２００に送信する。

次に、図２を用いて、図１に示したクライアント端末１００（情報処理装置）と、帳票サーバ２００（文書管理サーバ）と、メールサーバ３００とホストサーバ４００に適用可能な情報処理装置のハードウエア構成について説明する。
なお、図２は、帳票サーバ２００として説明する。

図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

本実施形態では、例えば、Ｗｅｂアプリケーションや帳票を記憶管理している。なお、Ｗｅｂアプリケーションではクライアント端末１００からのログインを制御するため、セッションの管理をしている。同時接続数の管理、すなわちセッション管理については、Ａｐａｃｈｅなどで周知技術であるため実現可能であるため説明を省略する。また、セッションだけでなく、Ｗｅｂサプリケーションでログインユーザ数を管理する構成であってもよい。

２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

また、２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。なお、図２では、ＣＲＴ２１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。

２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示した５００）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。

次に、図３の機能ブロック図を用いて、本発明の帳票サーバ２００の機能について説明する。なお、各機能はそれぞれのＣＰＵが機能を実行するものとする。
また、各機能の詳細な処理については、図４〜図６のフローチャートを用いて説明する。
図３は、本発明の実施形態に係る帳票サーバ２００の機能としての模式的構成を示すブロック図である。
記憶部３０１は、オフラインで閲覧するオフラインファイルを記憶する機能部である。
アクセス受付部３０２は、文書をオンラインで表示すべく、情報処理装置からのアクセスを受け付ける機能部である。

送信部３０３は、受け付けたアクセス（ログインやセッション含む）が、予め設定された制限数を超えた場合に、当該アクセスに対応するユーザに対して、前記オフラインで閲覧するオフラインファイルを所定の送信方法にて送信制御する機能部である。

また送信部３０３は、アクセス受付部３０２により受け付けたアクセスが、予め設定された制限数を超えた場合で、後述のアクセス判定部３０４で所定期間内にアクセスがあったと判定された場合には、オンラインで文書を閲覧させるべく、ログインして、前記文書をアクセスのあった情報処理装置（クライアント端末）に送信制御する機能部である。
また送信部３０３は、後述のメッセージ送信部３０６で送信したユーザに対してオフラインファイルを送信制御する機能部である。
アクセス判定部３０４は、アクセスに対応するユーザが所定の期間内にアクセスがあったユーザか否かを判定する機能部である。
変更部３０５は、受け付けたアクセスが、予め設定された制限数を超えた場合に、セッションタイムアウト時間を変更する機能部である。

メッセージ送信部３０６は、セッションタイムアウト時間を変更することで、ログアウトされるユーザに対してログアウトされることを通知すべく、メッセージを送信する機能部である。
同時接続可能数判定部３０７は、同時接続可能数を超えるか否かを判定する機能部である。
オフラインファイル送信開始接続数判定部３０８は、オフラインファイル送信開始接続数を超えるか否かを判定する機能部である。

前述の送信部３０３は、同時接続可能数判定部３０７で同時接続可能数を超えないと判定され、オフラインファイル送信開始接続数判定部３０８でオフラインファイル送信開始接続数を超えると判定される場合に、オフラインファイルを所定の送信方法にて送信制御する機能部である。

次に、本実施形態における処理の詳細な説明を、図４〜図６のフローチャートを用いて説明する。なお、フローチャートのステップは、各装置のＣＰＵが処理を実行する。
図４は、オフラインで閲覧する帳票の設定処理に関するフローチャートである。

ステップＳ４０１では、クライアント端末１００のブラウザを用いて、帳票サーバ２００にアクセスする。そして、ログイン画面でユーザＩＤとパスワードの入力を受け付け、帳票サーバ２００へログイン情報（ユーザＩＤとパスワード）を送信する。

ステップＳ４０２では、ログイン情報を受信して、ユーザ認証を行う。ユーザ認証は図１０のユーザマスタ１００３を参照して認証を行う。認証に成功すると、システムにログインし、ユーザが閲覧可能な帳票一覧を取得して、帳票一覧画面をクライアント端末１００に送信する。

なお、帳票ごとに参照可能なユーザが設定されており、ログインユーザと一致する帳票を検索して、Ｗｅｂ画面として送信する構成とする。これは既知の技術であるため、説明を省略する。
ステップＳ４０３では、帳票サーバ２００から受信した帳票一覧画面をクライアント端末１００の表示部にブラウザを用いて表示する。

ステップＳ４０４では、帳票一覧画面で、帳票サーバ２００にログインできない場合に、オフラインで閲覧する帳票の設定を受け付ける。オフラインで閲覧する帳票の設定は、１つであっても、予め設定された数内であれば複数設定できる構成であってもよい。

オフライン設定の画面例は図７の７０１で、オフライン化のアイコンをクリックすることでオフライン設定となる。７０１の例はオフライン設定をした状態の例である。

ステップＳ４０５は、オフライン設定した情報を帳票サーバ２００に送信する。これは、図７でオフライン設定をしたタイミングで送信される。なお、登録ボタンを備え、登録ボタンが押下された際に送信する構成であってもよい。

帳票サーバ２００に送信される情報としては、オフライン設定する帳票ＩＤが少なくとも送信される。帳票ＩＤとオフライン設定フラグ「１」を送る構成であってもよい。また、ユーザはセッションで管理されているため、ユーザＩＤを送信しない構成として説明するが、ユーザＩＤを含める構成であってもよい。
ステップＳ４０６では、オフライン設定した情報をクライアント端末１００から受信する。
ステップＳ４０７では、受信した情報に従って帳票マスタ１００１にオフライン設定を行う。

図１０の帳票マスタ１００１は、受信した帳票ＩＤに従って、オフラインフラグ化フラグを「１」に設定し、ユーザＩＤを登録する。なお、ユーザＩＤの項目に登録されているユーザＩＤがまとめて登録する構成となっているが、データの保持の仕方はこれに限ることはない。図１０に示すデータについても同様である。

これにより、設定されたログイン数を超過し、ユーザが帳票サーバ２００にアクセスしてオンラインで帳票が見ることができない場合であっても、所望の帳票が閲覧可能とする設定ができる。

次に、図５はオフラインファイルを生成する処理に関するフローチャートである。

ステップＳ５０１では、ホストサーバ４００に登録されている帳票の元データを予め設定されているタイミングで帳票サーバ２００へ送信する。データはホストサーバ４００を提供するメーカが既定する独自のフォーマットであったり、汎用的なフォーマットであってもよい。
ステップＳ５０２では、ホストサーバ４００からデータを受信し、帳票サーバ２００の一時格納領域に記憶する。

ステップＳ５０３では、帳票生成するために予め登録されているフォームを取得し、データとフォームとを用いて電子帳票（文書）を作成する。この作成された帳票をデータベースやハードディスクに記憶する。帳票の格納先は、１００２の格納先情報を用いて格納する、また、格納された帳票には帳票ＩＤやファイル名が対応付いており、帳票ＩＤ、帳票名、生成日時などの管理情報をデータベースなどで管理するものとする。
なお、フォームは複数記憶しておいてもよく、受信したデータの種別や内容に応じて対応するフォームを用いて帳票を生成する。
ステップＳ５０４では、生成した帳票ＩＤに従って、帳票マスタ１００１を参照し、オフライン化フラグを参照する。
ステップＳ５０５では、オフライン化フラグが「１」か否かを判定する。すなわちオフラインファイルを生成する帳票か否かを判定する。

オフラインファイルを生成すると判定された場合には、ステップＳ５０６へ処理を移す。オフラインファイルを生成しないと判定された場合には、処理を終了とする。

ステップＳ５０６では、ステップＳ５０３で記憶された帳票をもとにオフラインファイルを生成する。オフラインファイルは、オフラインで閲覧するための独自のビューア（クライアントアプリケーション）で表示できる形式のファイルとするが、ＰＤＦファイルであってもよい。

また、オフラインファイル格納先は、１００２の格納先情報を用いて格納する。オフラインファイルには帳票ＩＤやファイル名が対応付いている。すなわち、オフラインファイルを記憶する処理である。

次に、図６は帳票又はオフラインファイルの閲覧処理に関するフローチャートである。

ステップＳ６０１では、クライアント端末１００でログイン画面を表示し、ユーザＩＤとパスワードの入力を受け付ける。そして、ログイン指示に応じて、ユーザＩＤとパスワードを含むログイン要求を帳票サーバ２００に送信する。

ステップＳ６０２では、クライアント端末１００からログイン要求を受信する。すなわち、帳票（文書）をオンラインで表示すべく、情報処理装置からのアクセスを受け付ける処理である。

ステップＳ６０３では、受信したログイン要求に含まれるユーザＩＤとパスワードをもとに、ユーザ認証を実行する。具体的には図１０のユーザマスタ１００３を検索し、一致するユーザ情報があるか否かを判定する。一致するユーザ情報がある、すなわち認証が成功した場合には、ステップＳ６０６へ処理を移し、一致するユーザ情報がない、すなわち認証が失敗した場合にはステップＳ６０４へ処理を移す。
ステップＳ６０４では、認証エラー画面をクライアント端末１００に送信する。
ステップＳ６０５では、認証エラー画面を受信して、処理を戻す。

ステップＳ６０６−１では、認証成功したため、同時ログイン上限数（同時ライセンス数１００５１）を超えるか否かを判定する。同時ログイン上限数を超える場合には、ステップＳ６０４へ処理を移し、同時ログイン数を超えない場合にはステップＳ６０６−２へ処理を移す。ステップＳ６０４では、ログイン数を超えたためログインできない旨のメッセージをクライアント端末１００に送信する。
なお、ログインできない旨のメッセージを送信した後、ステップＳ６２０へ処理を移す構成であってもよい。これは、帳票サーバ２００の設定に応じて切り替えられるものとする。

ステップＳ６０６−２では、オフライン開始ログイン上限数（オフライン化開始ログイン数１００５２）を超えるか否かを判定する。オフライン開始ログイン上限数を超える場合には、ステップＳ６０７へ処理を移し、オフライン開始ログイン上限数を超えない場合には、ステップＳ６０８へ処理を移す。

なお、同時ライセンス数１００５１、オフライン化開始ログイン数１００５２は、図１０の設定ファイル１００５に記憶されている。同時ライセンス数１００５１は同時接続可能数と言い換えることも可能であり、オフライン化開始ログイン数１００５２はオフラインファイル送信開始接続数と言い換えることも可能である。また、同時接続可能数とオフラインファイル送信開始接続数をまとめて制限数ともいう。

ステップＳ６０７では、セッションタイムアウトが変更されているかを判定する。具体的にはセッションタイムアウト時間が６０分と帳票サーバで設定されている場合、３０分に変更されているかを判定する。セッションタイムアウト時間の変更は、後述のステップＳ６１７−１で説明する。なお、セッションタイムアウト時間の設定については既知の技術のため説明を省略する。なお、セッションタイムアウト時間の変更の値は、例えば図１０の設定ファイル１００５の１００５４に記憶されている。この設定ファイルに記憶されている時間にセッションとＷｅｂアプリケーションに設定されているタイムアウト時間を比較することにより変更されているかを判定することができる。

セッションタイムアウト時間が変更されている場合には、ステップＳ６１８へ処理を移し、セッションタイムアウト時間が変更されていない場合には、ステップＳ６１７−１へ処理を移す。
ステップＳ６０８では、認証されたユーザでログインを実行する。そして、ＲＡＭ２０３に記憶しているログインユーザ数をカウントアップして更新する。
ステップＳ６０９では、クライアント端末１００にログインしたユーザが閲覧可能な帳票一覧の画面を送信する。
ステップＳ６１０では、クライアント端末１００は帳票一覧の画面を受信する。

ステップＳ６１１では、帳票サーバ２００から受信した帳票一覧を、ブラウザを介して表示部に帳票一覧を表示する。そして、ユーザにより指定された帳票の帳票ＩＤを含む帳票要求を帳票サーバに送信し、受信した帳票を表示する。

ステップＳ６１２では、クライアント端末１００から受信した帳票要求に含まれる帳票ＩＤに従って、対応する帳票ファイルを取得して、要求のあったクライアント端末１００へ送信する。
ステップＳ６１３では、ユーザの操作によりログアウトボタンが押下された場合には、ログアウト要求を帳票サーバ２００に送信する。

ステップＳ６１４では、クライアント端末１００からのログアウト要求に従って、ログインしているユーザのログアウト処理を行う。このときクライアント端末１００とのセッションを切断する。そして、ログインユーザ数をカウントダウンして更新する。
なお、セッションタイムアウト時間を過ぎたセッションがあった場合に、セッションを切断して、ログインユーザ数をカウントダウンする。

ステップＳ６１５では、オフライン開始ログイン上限数（オフライン化開始ログイン数１００５２）を下回るか否かを判定する。オフライン開始ログイン上限数を下回る場合にはステップＳ６１６へ処理を移す。
なお、ログインは随時発生し、ログアウトも随時発生するため、ログアウトが発生したタイミングでオフライン開始ログイン上限数を下回るかを判定する。

ステップＳ６１６では、セッションタイムアウト時間を通常の時間に戻す。例えば３０分から６０分へ戻すように変更する。すなわち、予め設定された制限数を超えた場合に、セッションタイムアウト時間を変更する処理である。
ステップＳ６１７−１では、セッションタイムアウト時間を変更する。具体的には、６０分から設定ファイル１００５の１００５４の３０分に変更する。

ステップＳ６１７−２では、セッションタイムアウト時間を変更したことによりセッションが切断されたユーザに対して、図９の９０１に表示するメッセージを通知する。すなわち、セッションタイムアウト時間を変更することで、ログアウトされるユーザに対してログアウトされることを通知すべく、メッセージを送信する処理である。

また、ユーザが見ていた帳票のオフラインファイルと、帳票マスタ１００１を参照してユーザが登録したオフラインファイルを取得する。当該ユーザのユーザＩＤに対応するメールアドレスをユーザマスタ１００３から取得し、前述のオフラインファイルを取得したメールアドレスに対してメール送信する。すなわち、メッセージ送信したユーザに対してオフラインファイルを送信制御する処理である。
ステップＳ６１８では、図１０の帳票検索ログ１００４を参照し、認証されたユーザの検索ログを特定する。

ステップＳ６１９では、図１０の設定ファイル１００５の１００５３日数（例えば、３１日）内に、ユーザの検索があった場合には、ステップＳ６０８へ処理を移し、ログインをさせる。また、日数（例えば、３１日）内に、ユーザの検索がなかった場合には、ステップＳ６２０へ処理を移し、オフラインファイルを送信するようにする。すなわち、ステップＳ６１９は、アクセスに対応するユーザが所定の期間内にアクセスがあったユーザか否かを判定する処理である。
ステップＳ６２０では、認証されたユーザのユーザＩＤに対応するオフライン設定がされている帳票を検索する（帳票マスタ１００１参照）。

ステップＳ６２１では、検索された帳票の帳票ＩＤに従って、ユーザが参照していないファイルを特定する（図１０の帳票実績マスタ１００６参照）。図１０の帳票実績マスタ１００６参照を例にすると、参照が「０」が参照していない帳票となる。
参照していない帳票のオフラインファイルをオフラインファイル格納先（１００２）から取得する。
ステップＳ６２２では、オフラインファイルを送信した旨のメッセージを送信する。
ステップＳ６２３では、オフラインファイルを送信した旨のメッセージを受信し、図８の８０１の画面を表示する。

ステップＳ６２４では、認証されたユーザのユーザＩＤに対応するメールアドレス（ユーザマスタ１００３参照）を取得して、オフラインファイルをメール送信する。なお、本実施形態ではメールを用いて送信するようにしたが、例えば、社内でファイル交換システムを構築しているような場合には、ファイル交換システムを用いてオフラインファイルを送信する。すなわち、所定の送信方法でオフラインファイルを送信する。すなわち、ステップＳ６０２で受け付けたアクセスが、予め設定された制限数を超えた場合に、当該アクセスに対応するユーザに対して、前記オフラインで閲覧するオフラインファイルを所定の送信方法にて送信制御する処理である。

ステップＳ６２５では、メールサーバ３００を介して、オフラインファイルが添付されているメールを受信する。
ユーザはこの添付されているオフラインファイルを開いてオフラインファイルを閲覧する。

なお、ステップＳ６２２〜ステップＳ６２４の処理順は限定されるものではなく、例えば、ステップＳ６２４の後に、ステップＳ６２２の処理を実行してもよい。

以上、本実施形態によれば、アクセスが集中した場合でも管理されている帳票（文書）を閲覧することができる。

また、アクセスが集中した場合であっても、普段利用するユーザについてはオンラインでの帳票閲覧を実行させることで、オンラインとオフラインの閲覧を共存させ、帳票の閲覧の利便性を高める。これにより、業務効率についても向上する。

〔第２の実施形態〕
本実施形態では、第１の実施形態に加え、ログインしようとした際に、同時ログイン上限数を超えた場合に、ログインしているユーザのうち参照ユーザがいるかを判定し、参照ユーザに対してオフラインでの帳票閲覧を実行させる仕組みについて説明する。本実施形態では、検索しているユーザについては、オンラインで帳票を閲覧させ、アクセスが集中した場合の帳票閲覧の利便性をより向上させることが可能となる。
以下、図１１のフローチャートを用いて、本実施形態の詳細について説明する。なお、第１の実施形態と同一の構成については説明を省略し、同一の処理については、同一の符号を振り、説明を省略する。なお、第１の実施形態と同様に、各ステップは、各装置のＣＰＵにより実行される。

ステップＳ１１０１では、図１０の帳票検索ログ１００４のユーザＩＤの一覧を取得する。
ステップＳ１１０２では、図１２のログインユーザ一覧からユーザ一覧を取得して、ステップＳ１１０１で取得したユーザＩＤ一覧を除く。これにより、参照ユーザ一覧が生成される。この参照ユーザ一覧を取得する。なお、図１２のログインユーザ一覧は、帳票サーバ２００にログインしているユーザを管理するテーブルである。また、本実施形態では、参照ユーザを帳票検索ログとログインユーザ一覧から特定するように構成したが、帳票を参照しているユーザを記録する帳票参照ログファイルを保持する構成として、この帳票参照ログファイルから参照ユーザを特定する構成であってもよい。
すなわち、予め設定された制限数を超えた場合に、参照ユーザを特定する参照ユーザ特定処理である。

ステップＳ１１０３では、参照ユーザ一覧とした参照ユーザが存在するか否かを判定する。参照ユーザが存在する場合に、ステップＳ１１０４へ処理を移す。また、参照ユーザが存在しない場合には、処理を終了する。
ステップＳ１１０４では、参照ユーザ一覧のユーザ数分、以降の処理を実行したか否かを判定する。すべてのユーザ数分処理した場合には、処理を終了する。なお、参照ユーザ一覧のユーザすべてを実行せずに、現在の時刻から１時間前以前にログインし、参照しているユーザに対してオフラインを参照させるための、以降の処理を実行するようにしてもよい。

ステップＳ１１０５では、図１０の帳票マスタ１００１を参照して、オフライン化フラグ「１」の帳票を検索する。
ステップＳ１１０６では、ステップＳ１１０５で検索した帳票のうち、参照ユーザのユーザＩＤが一致する帳票を検索する。
ステップＳ１１０７では、ステップＳ１１０６で一致した帳票のうち、ユーザが未参照の世代を特定する。具体的には、帳票実績マスタ１００６を参照して、参照項目のフラグが「０」の世代を特定する。
すなわち、特定されたユーザがオフラインで参照可能な文書を特定するオフラインファイル特定処理である。

ステップＳ１１０８では、未参照のファイル一覧をクライアント端末１００に送信する。
すなわち、特定された文書の一覧を情報処理装置に送信する一覧送信処理である。
ステップＳ１１０９では、クライアント端末１００は、帳票サーバ２００からファイル一覧を受信する。

ステップＳ１１１０では、受信したファイル一覧に従って、図１３のオフラインファイル選択画面を表示する。
ステップＳ１１１１では、図１３のオフラインファイル選択画面で選択された帳票ＩＤと世代を帳票サーバ２００に送信する。
ステップＳ１１１２では、ユーザにログアウトを促すため、図１４のログアウト要請のメッセージを表示する。このメッセージでＯＫボタンが押下されると、帳票サーバ２００にログアウト要求が送信され、帳票サーバ２００でログアウトが実行される。ログアウトが実行されると、図１２のログインユーザ一覧からユーザ情報が削除される。

ステップＳ１１１３では、帳票ＩＤと世代を受信して、対応するオフラインファイルを取得する。具体的には、オフラインファイルは、図１０の１００２のオフラインファイル格納先から取得する。なお、オフラインファイルは、帳票サーバ２００に帳票が登録される際に、オフラインファイルが生成されるため、このタイミングでは、帳票サーバ２００にオフラインファイルが既に登録されているものとする。
オフラインファイルのファイル名に帳票ＩＤと世代が含まれ、オフラインファイルと帳票ＩＤと世代とが対応付いて管理されている。対応付けはファイル名で管理せず、ファイルのＩＤと帳票ＩＤと世代とをデータベースで対応付けて管理する構成であってもよい。
ステップＳ１１１４では、取得したオフラインファイルを、参照ユーザのユーザＩＤに対応する宛先（メールアドレス）に対して、添付メールで送信する。メールアドレスは、図１０の１００３から特定するものとする。
すなわち、特定されたユーザに対して、オフラインで閲覧するオフラインファイルを所定の送信方法にて送信制御する処理である。また、クライアント端末１００で選択されたオフラインファイルを送信制御する処理である。
送信されたオフラインファイルはクライアント端末１００で受信し、表示する。

ステップＳ１１１５では、参照ユーザがクライアント端末１００側（図１４でのログアウト指示）でログアウトがされたか否かを判定する。ログアウトがされたか否かは、図１２のログインユーザ一覧を参照して判断する。ログアウトされていない場合には、ステップＳ１１１７へ処理を移し、ログアウトされている場合には、ステップＳ１１０４へ処理を戻す。
ステップＳ１１１６では、参照ユーザを強制的にログアウトして、図１２のログインユーザ一覧からユーザ情報が削除する。

以上、本実施形態によれば、アクセスが集中した場合でも管理されている帳票（文書）を閲覧することができる。特に、同時ログイン上限になった場合に、参照ユーザに対してオフラインファイルを送信して、参照ユーザをログアウトさせることができ、業務を滞らせないようにすることが可能となる。
検索ユーザはシステムにログインした状態での作業が必要になるため、検索ユーザはログアウトさせず、参照ユーザについてオフラインファイルを送信してログアウトさせることで、業務を滞らせずにシステムの利用を効率化することができる。

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、本発明におけるプログラムは、図４〜図６、図１１に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図４〜図６、図１１の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図４〜図６、図１１の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１００ クライアント端末
２００ 帳票サーバ
３００ メールサーバ
４００ ホストサーバ
５００ ネットワーク

Claims (11)

1. オンラインで文書を情報処理装置に表示可能なサーバであって、
   オフラインで前記文書を閲覧するオフラインファイルを記憶する記憶手段と、
   前記文書をオンラインで表示すべく、前記情報処理装置からのアクセスを受け付けるアクセス受付手段と、
   前記アクセス受付手段により受け付けたアクセスの数に応じて、アクセスしたユーザにオフラインファイルを送信するべきかを判断する判断手段と、
   前記オフラインファイルを送信するべきと判断したユーザに対して、前記文書をオフラインにて閲覧可能とすべく、前記オフラインファイルを送信制御する閲覧方法制御手段と
   を備えることを特徴とするサーバ。
2. 前記アクセス受付手段により受け付けたアクセスに対応するユーザが所定の期間内にアクセスがあったユーザか否かを判定するアクセス判定手段を更に備え、
   前記閲覧方法制御手段は、前記アクセス受付手段により受け付けたアクセスの数に応じて、前記アクセス判定手段で所定期間内にアクセスがあったユーザと判定された場合には、前記ユーザに対してオンラインで前記文書を閲覧させ、所定の期間内にアクセスがなかったユーザと判定された場合には、前記ユーザに対して前記文書をオフラインにて閲覧可能とすべく、前記オフラインファイルを送信制御することを特徴とする請求項１に記載のサーバ。
3. 前記アクセス受付手段により受け付けたアクセスの数に応じて、セッションタイムアウト時間を変更する変更手段と、
   前記変更手段でセッションタイムアウト時間を変更することで、ログアウトされるユーザに対してログアウトされることを通知すべく、メッセージを送信するメッセージ送信手段と
   を更に備えることを特徴とする請求項１又は２に記載のサーバ。
4. 前記閲覧方法制御手段は、前記メッセージ送信手段で送信したユーザに対してオフラインファイルを送信制御することを特徴とする請求項３に記載のサーバ。
5. 前記アクセス受付手段により受け付けたアクセスの数に応じて、参照ユーザを特定する参照ユーザ特定手段を更に備え、
   前記閲覧方法制御手段は、前記参照ユーザ特定手段で特定されたユーザに対して、前記オフラインで閲覧するオフラインファイルを所定の送信方法にて送信制御することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のサーバ。
6. 前記参照ユーザ特定手段で特定されたユーザがオフラインで参照可能な文書を特定するオフラインファイル特定手段と、
   前記オフラインファイル特定手段で特定された文書の一覧を情報処理装置に送信する一覧送信手段と、
   前記閲覧方法制御手段は、前記文書の一覧から選択された文書に対応するオフラインファイルを所定の送信方法にて送信制御することを特徴とする請求項５に記載のサーバ。
7. 前記閲覧方法制御手段によりオフラインファイルを送信したユーザをログアウトするログアウト手段
   を更に備えることを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載のサーバ。
8. 前記オフラインファイルの送信制御はメールを用いることを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載のサーバ。
9. 情報処理装置とオンラインで文書を情報処理装置に表示可能なサーバを含む文書管理システムであって、
   前記サーバは、
   オフラインで前記文書を閲覧するオフラインファイルを記憶する記憶手段と、
   前記文書をオンラインで表示すべく、前記情報処理装置からのアクセスを受け付けるアクセス受付手段と、
   前記アクセス受付手段により受け付けたアクセスの数に応じて、アクセスしたユーザにオフラインファイルを送信するべきかを判断する判断手段と、
   前記オフラインファイルを送信するべきと判断したユーザに対して、前記文書をオフラインにて閲覧可能とすべく、前記オフラインファイルを送信制御する閲覧方法制御手段と
   を備え、
   前記情報処理装置は、
   前記サーバにログインすべくアクセスするアクセス手段と、
   前記オフラインファイルを受信制御する受信手段と
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
10. オンラインで文書を情報処理装置に表示可能であり、オフラインで前記文書を閲覧するオフラインファイルを記憶する記憶手段を備えるサーバの処理方法であって、
    前記サーバが、
    前記文書をオンラインで表示すべく、前記情報処理装置からのアクセスを受け付けるアクセス受付ステップと、
    前記アクセス受付ステップにより受け付けたアクセスの数に応じて、アクセスしたユーザにオフラインファイルを送信するべきかを判断する判断ステップと、
    前記オフラインファイルを送信するべきと判断したユーザに対して、前記文書をオフラインにて閲覧可能とすべく、前記オフラインファイルを送信制御する閲覧方法制御ステップと
    を実行することを特徴とする処理方法。
11. オンラインで文書を情報処理装置に表示可能なサーバのプログラムであって、
    前記サーバを、
    オフラインで前記文書を閲覧するオフラインファイルを記憶する記憶手段と、
    前記文書をオンラインで表示すべく、前記情報処理装置からのアクセスを受け付けるアクセス受付手段と、
    前記アクセス受付手段により受け付けたアクセスの数に応じて、アクセスしたユーザにオフラインファイルを送信するべきかを判断する判断手段と、
    前記オフラインファイルを送信するべきと判断したユーザに対して、前記文書をオフラインにて閲覧可能とすべく、前記オフラインファイルを送信制御する閲覧方法制御手段
    として機能させることを特徴とするプログラム。
    

Images