JP6132958B2 - 情報処理システムおよびその制御方法 - Google Patents

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Description

本発明は、情報処理システムおよびその制御方法に関する。
事業者が、顧客のために案件管理など作業を行った場合、顧客に対して作業に生じた費用を顧客に請求するシステムが提供されている。例えば、法律事務所が顧客から依頼を受けて法律業務を行った場合、法律事務所は、顧客からの依頼の単位(以降、案件、またはmatterと呼ぶ)に請求を行うことが多い。そのようなシステムは、費用の請求を集計するために、案件を管理するサーバ(以降、案件管理サーバまたは案件管理装置と呼ぶ)に、作業に生じた費用を蓄積しておき、案件の終了時に費用を請求する。この種類の案件管理サーバは、案件に関連する法律資料などを文書データとして管理する機能を有する。特許文献1は、案件を管理するシステムであって、掲示板に公開された案件が掲示期限満了となった場合に、作業者の所定案件の進捗、類似案件の処理経験値を考慮して、作業者を抽出して案件を割り当てる案件管理システムを開示している。
一方、ユーザがPC等から文書データをネットワーク経由で印刷サーバに送信しておき、ユーザが印刷サービス店舗に設置されているMFPに印刷を指示すると、MFPが印刷サーバにある文書データを印刷する印刷サービスシステムが存在する。MFPはMulti Function Peripheralの略称である。特許文献2は、ユーザが端末からネットワークを介してプリンタ装置に印刷指示を出し、商店が、プリンタ装置が印刷の際に出力する、印刷金額を示すバーコードに基づいて、ユーザに代金を請求する印刷サービスシステムを開示している。
特開平11−120231号公報 特開2002−245359号公報
例えば、法律事務所などの事業者が、顧客から依頼を受けて行う業務に関して、案件管理システムや印刷サービスシステムを利用することが想定される。例えば、印刷サービスシステムは、法律事務所から、法律事務所が顧客のために行った夫々の案件に関連する文書の印刷指示を受けて、案件管理システムで管理している当該案件に関連する文書の印刷を行う。しかしながら、特許文献2が開示する印刷サービスシステムを適用した場合、案件管理サーバに保存されている文書データを印刷する際に、事業者(ユーザ)は、文書データを案件管理サーバからユーザが操作するPCなどに一旦ダウンロードしなければならない。そしてユーザは、ダウンロードした文書データをPCなどから印刷サービスシステムに送信しなければならないため、ユーザにとって手間である。
その他の課題として、印刷に関する費用を案件管理サーバに登録する際の以下に述べる課題がある。ユーザが、印刷サービスシステムが備えるMFPで文書データを印刷する際には、印刷費用が発生する。印刷費用は、一般的に、レシートなどの形式でMFPから出力される。このため、ユーザがこの印刷費用を案件管理サーバに登録する場合、法律事務所等に戻り、PCから案件管理サーバに対してレシートなどを見ながら、案件管理サーバに手動で登録する必要がある。また、ユーザはMFPまで印刷物を取りに行った作業者に対する作業に生じた人件費も印刷に関する費用として案件管理サーバに手動で登録しなければならず、これらの処理はユーザにとって手間である。
また、その他の課題として、画像形成装置と、前記画像形成装置と通信可能な印刷サービス装置と、前記印刷サービス装置とネットワークを介して通信することが可能な情報処理装置とを備える情報処理システムであって、前記情報処理装置は、データを取得する取得手段と、前記取得されたデータ、または前記取得されたデータを基に生成された印刷データを前記印刷サービス装置に送信する第1の送信手段と、前記印刷サービス装置が生成する、前記データを印刷するために必要な印刷識別情報を、前記印刷サービス装置から受信する受信手段と、前記受信された印刷識別情報をユーザに通知するための印刷通知を作成する作成手段と、前記印刷通知を宛先に向けて送信する第2の送信手段と、を備え、前記印刷サービス装置は、前記印刷通知を受信したユーザが印刷実行画面を介し入力した前記印刷識別情報を受信したことに応じて、前記情報処理装置から受信した前記印刷データ、または前記情報処理装置が取得したデータを基に前記印刷サービス装置により生成された印刷データを前記画像形成装置へ送信する第3の送信手段と、を備え、前記画像形成装置は、前記印刷サービス装置から受信した前記印刷データを印刷する印刷手段、を備える
ことを特徴とする情報処理システムの提供がある。
本発明は、上述した課題の内少なくとも1つの課題を解決するものである。
本発明の一実施形態に係る情報処理システムは、画像形成装置と、前記画像形成装置と通信可能な印刷サービス装置と、前記印刷サービス装置とネットワークを介して通信することが可能な情報処理装置と、を備える。前記情報処理装置は、データを取得する取得手段と、前記取得されたデータ、または前記取得されたデータを基に生成された印刷データを前記印刷サービス装置に送信する第1の送信手段と、前記印刷サービス装置が生成する、前記データを印刷するために必要な印刷識別情報を前記印刷サービス装置から受信する受信手段と、前記受信された印刷識別情報をユーザに通知するための印刷通知を作成する作成手段と、前記印刷通知を宛先に向けて送信する第2の送信手段と、を備える。前記印刷サービス装置は、前記印刷通知を受信したユーザが印刷実行画面を介し入力した前記印刷識別情報を受信したことに応じて、前記情報処理装置から受信した前記印刷データ、または前記情報処理装置が取得したデータを基に前記印刷サービス装置により生成された印刷データを前記画像形成装置へ送信する第3の送信手段と、を備える。前記画像形成装置は、前記印刷サービス装置から受信した前記印刷データを印刷する印刷手段を備える。
本発明によれば、画像形成装置と、前記画像形成装置と通信可能な印刷サービス装置と、前記印刷サービス装置とネットワークを介して通信することが可能な情報処理装置とを備える情報処理システムであって、前記情報処理装置は、データを取得する取得手段と、前記取得されたデータ、または前記取得されたデータを基に生成された印刷データを前記印刷サービス装置に送信する第1の送信手段と、前記印刷サービス装置が生成する、前記データを印刷するために必要な印刷識別情報を、前記印刷サービス装置から受信する受信手段と、前記受信された印刷識別情報をユーザに通知するための印刷通知を作成する作成手段と、前記印刷通知を宛先に向けて送信する第2の送信手段と、を備え、前記印刷サービス装置は、前記印刷通知を受信したユーザが印刷実行画面を介し入力した前記印刷識別情報を受信したことに応じて、前記情報処理装置から受信した前記印刷データ、または前記情報処理装置が取得したデータを基に前記印刷サービス装置により生成された印刷データを前記画像形成装置へ送信する第3の送信手段と、を備え、前記画像形成装置は、前記印刷サービス装置から受信した前記印刷データを印刷する印刷手段、を備えることを特徴とする情報処理システムを提供することができる。
本発明の一実施形態に係る案件管理システムの構成例を示す図である。 クライアントPCのハードウェア構成例である。 携帯端末のハードウェア構成例である。 MFPのハードウェア構成例である。 案件管理システムの各装置の機能ブロック図の例である。 案件管理システムで使用する管理情報例である。 案件管理システムで使用する管理情報例である。 ディスプレイに表示される案件管理サーバログイン画面例である。 ディスプレイに表示される文書印刷画面例である。 連携サーバから送信される文書印刷通知メールの画面例である。 ディスプレイに表示される印刷実行画面例である。 ディスプレイに表示される費用情報表示画面例である。 ディスプレイに表示される費用情報登録画面例である。 ディスプレイに表示される案件情報画面例である。 案件管理サーバログイン処理のフローチャートである。 文書印刷指示処理のフローチャートである。 文書印刷依頼処理のフローチャートである。 印刷処理のフローチャートである。 費用情報登録指示処理のフローチャートである。 費用情報登録依頼処理のフローチャートである。 案件情報参照処理のフローチャートである。 ディスプレイに表示される費用情報登録画面例である。 レシート画像選択画面および撮影画面例である。 費用情報登録指示処理のフローチャートである。
(実施例1)
<システム構成>
図1は、本実施例に係る案件管理システムの構成例を示す図である。案件管理システムは、クライアントPC102、案件管理サーバ103、連携サーバ104、印刷サーバ105、携帯端末106、および画像処理装置の一例である多機能デジタル複合機(以下、MFPと呼称する)107を有する。案件管理システムは、各装置の情報処理を連携させる情報処理システムである。案件管理サーバ103は案件管理装置として機能し、例えば法律事務所の業務で扱う依頼元の費用情報を、その案件(Matter)毎に管理する機能を有する。本実施例では、案件管理サーバ103は、MFP102でのコピー、プリント、またはファクス送信によって発生した費用も管理している。
図1に示した各装置は、イーサネット(登録商標)などのネットワーク100、ネットワーク101を介して互いに通信可能に接続されている。なお、案件管理サーバ103、連携サーバ104、印刷サーバ105は、インターネット上に配置されていてもよい。また、クライアントPCがローカルエリアネットワーク内に配置されていてもよい。また、携帯端末106は不図示の公衆無線電話回線網や無線LANなどでネットワーク100に接続されていてもよい。また、印刷サービス装置として機能する印刷サーバ105は、ネットワーク101を介してMFP107と接続されており、印刷サービスシステムを構成している。なお、図1では、ネットワーク101は、ネットワーク100とは異なるネットワークとなっているが、ネットワーク101がネットワーク100と相互接続され、同一のネットワークを構成していてもよい。
クライアントPC102は、ユーザが操作するユーザ装置である。クライアントPC102には、ウェブブラウザがインストールされており、本実施例では、案件管理サーバ103にアクセスして案件に関する文書の印刷指示や、費用情報を登録することができる。クライアントPC102には、更に各種のアプリケーションがインストールされていてもよい。また、携帯端末106には、ウェブブラウザがインストールされており、連携サーバ104にアクセスして費用情報を登録する他、連携サーバ104に対し印刷が終了した旨、文書の印刷費用、および印刷費用以外の費用を通知することもできる。印刷費用以外の費用は、例えば、人件費や交通費等を含むレイバーコストである。携帯端末106には、更に各種のアプリケーションがインストールされていてもよい。当然のことながら、携帯端末106が文書の印刷指示を行ってもよく、クライアントPC102が印刷終了情報、文書の印刷費用、および人件費や交通費等を含むレイバーコストを通知してもよい。
連携サーバ104は、案件管理サーバ103と印刷サーバ105を連携する機能を有する情報処理装置である。例えば、連携サーバ104は、案件管理サーバ103で管理している文書ファイルを印刷サーバ105に送信して印刷依頼する機能を有する。また、連携サーバ104は、印刷サーバ105で管理されている印刷費用の費用情報や、携帯端末106でユーザが入力した費用情報を案件管理サーバ103に登録する機能を有する。なお、本実施例では印刷サーバ105とMFP107が連携することで、印刷サービスシステムを構成する。
印刷サーバ105は、連携サーバ104などから文書ファイルとして印刷データまたは文書データの印刷依頼を受け付け、MFPからの要求に応じて印刷データを送信し、印刷させる機能を有する。また、印刷サーバ105は、MFP107で印刷データが印刷された際に発生する印刷費用情報を管理する機能を有する。MFP107は、印刷機能を備えた装置であり、更にコピー機能、スキャン機能、ファクス機能などを有していてもよい。ただし、本実施例におけるシステムでは、これらの構成機器の数に限られることはない。たとえば、案件管理サーバは費用管理と文書管理の別々のサーバで構成されてもよい。また、案件管理サーバと連携サーバが同じサーバで構成されてもよく、連携サーバと印刷サーバが同じサーバで構成されてもよい。携帯端末106が、クライアントPC102と同一のユーザ装置であってもよい。
<ハードウェア構成>
図2、図3、図4を参照して本実施例に係る案件管理システムを構成する各装置のハードウェア構成を説明する。
<クライアントPC102、案件管理サーバ103、連携サーバ104、および印刷サーバ105のハードウェア構成>
図2は、図1に示したクライアントPC102、案件管理サーバ103、連携サーバ104、および印刷サーバ105のハードウェア構成を示すブロック図である。クライアントPC102、案件管理サーバ103、連携サーバ104、印刷サーバ105のハードウェア構成は同様であり、ここでは、クライアントPC102を例にハードウェア構成を説明する。クライアントPC102は、CPU(Central Processing Unit)201、RAM(Random Access Memory)202、ROM(Read Only Memory)203を備える。また、クライアントPC102は、外部メモリI/F204、入出力I/F205、ネットワークI/F206、および表示部I/F207を備える。各処理部はシステムバス208を介して互いに通信可能に接続されている。
ROM203または外部メモリI/F204に接続されている外部メモリには、オペレーティングシステムやアプリケーションなどの制御プログラムが格納されている。CPU201は、当該制御プログラムを必要に応じてROM203または外部メモリI/F204に接続されている外部メモリからRAM202上へ読出して実行することで、コンピュータとしての機能を発揮する。また、CPU201は、ネットワークI/F206を介して接続されているネットワーク上の他の装置、例えば図1に示す案件管理サーバ103や連携サーバ104と通信を行う。外部メモリI/F204は、接続されているHDDやICカードなどとの入出力を受け付ける。入出力I/F205にはキーボードやマウスなどが接続されており、クライアントPC102を使用するユーザからの入力を受け付ける。表示部I/F207はディスプレイなどが接続されており、クライアントPC102を使用するユーザに入力画面等を表示する。
<携帯端末106のハードウェア構成>
図3は、図1に示した携帯端末106のハードウェア構成を示すブロック図である。携帯端末106は、CPU301、RAM302、ROM303、外部メモリI/F304、入出力I/F305、ネットワークI/F306、および表示部I/F307を備える。各携帯端末106はまた、撮影ユニット308および位置取得ユニット309も備える。各処理部は、システムバス310を介して互いに通信可能に接続されている。
ROM303または外部メモリI/F304に接続されている外部メモリには、オペレーティングシステムやアプリケーションなどの制御プログラムが格納されている。CPU301は、当該制御プログラムを必要に応じてROM303または外部メモリI/F304に接続されている外部メモリからRAM302上へ読出して実行することで、携帯端末としての機能を発揮する。また、CPU301は、ネットワークI/F306を介して接続されているネットワークや公衆回線上の他の装置との通信を行う。外部メモリI/F304は、接続されているフラッシュメモリなどの入出力を受け付ける。入出力I/F305にはポインティングデバイスや各種ハードウェアキーなどが接続されており、携帯端末106を使用するユーザからの入力を受け付ける。表示部I/F307はディスプレイなどが接続されており、携帯端末106を使用するユーザに入力画面等を表示する。
撮影ユニット308は写真撮影を行い、撮影結果を画像ファイルとして取得する。本実施形態に特有の動作として、撮影ユニットは、MFP107が出力する、印刷された文書の印刷費用情報が記述されたレシートを画像として読取る。また、位置情報取得手段として機能する位置取得ユニット309は、GPS(Global Positioning System:全地球測位システム)などを用いて、携帯端末106が存在する緯度や経度などの位置情報を取得する。
<MFP107のハードウェア構成>
図4は、図1に示したMFP107のハードウェア構成を示すブロック図である。MFP107は、CPU401、RAM402、ROM403、外部メモリI/F404、入出力I/F405、ネットワークI/F406、および表示部I/F407を備える。MFP107はまた、印刷ユニット408およびレシート印刷ユニット409も備える。各処理部はシステムバス410を介して互いに通信可能に接続されている。
ROM403または外部メモリI/F404に接続されている外部メモリには、オペレーティングシステムやアプリケーションなどの制御プログラムが格納されている。CPU401は、当該制御プログラムを必要に応じてROM403或いは外部メモリI/F404に接続されている外部メモリからRAM402上へ読出して実行することで、MFPとしての機能を発揮する。また、CPU401は、ネットワークI/F406を介して接続されているネットワークや公衆回線上の他の装置との通信を行う。外部メモリI/F404は、接続されているHDDやICカード、フラッシュメモリなどとの入出力を受け付ける。入出力I/F405にはポインティングデバイスや各種ハードウェアキーなどが接続されており、MFP107を使用するユーザからの入力を受け付ける。表示部I/F407はディスプレイなどが接続されており、MFP107を使用するユーザに入力画面等を表示する。印刷ユニット408はCPU401からの指示に従い、RAM402、ROM403、外部メモリI/F404に記憶されている文書ファイルや画像ファイルを印刷する。レシート印刷ユニット409はCPU401からの指示に従い、RAM402、ROM403、外部メモリI/F404に記憶されている費用情報をレシートに印刷する。
<ソフトウェア構成>
図5は、本実施形態の案件管理システムのソフトウェア構成図である。図5に示す各ブロックの機能は、図1に示す各装置によって処理されるソフトウェア(プログラム)を各CPUが実行することにより実現される。具体的には、各装置のHDDに記憶されているプログラムをRAMにロードし、ロードされたプログラムを各CPUが実行することにより、これらの機能は実現する。
<クライアントPC102>
クライアントPC102は、操作制御部501、情報制御部502、およびネットワーク制御部503を備える。操作制御部501は、情報制御部502からの指示により、図8、図9、図14などに示す画面を表示部I/F207を介して、ディスプレイに表示する。また、操作制御部501は、入出力I/F205を介して、ユーザによってキーボードやマウスに入力された内容を検出し、情報制御部502に送信する。
情報制御部502は、ネットワーク制御部503に指示し、案件管理サーバ103に対して、例えば図8に示す案件管理サーバログイン画面700を要求する。情報制御部502は、ネットワーク制御部503から、案件管理サーバログイン画面700を受信すると、操作制御部501に対して、図8に示す案件管理サーバログイン画面700を表示部I/F207を介してディスプレイに表示をするよう依頼する。情報制御部502は、操作制御部501からキーボードやマウスで入力された内容を入出力I/F205を介して受信する。情報制御部502は、案件管理サーバログイン画面700上でユーザが入力した情報を、操作制御部501を介して受信し、受信した情報を、ネットワーク制御部503を介して、案件管理サーバ103に送信する。
また、情報制御部502は、ネットワーク制御部503に指示し、案件管理サーバ103に対して、図9に示す文書印刷画面800を要求する。情報制御部502は、案件管理サーバ103から文書印刷画面800を受信すると、操作制御部501に対して、図9に示す文書印刷画面800を表示部I/F207を介してディスプレイに表示をするよう依頼する。情報制御部502は、操作制御部501からキーボードやマウスで入力された内容を入出力I/F205を介して受信する。情報制御部502は、文書印刷画面800上でユーザが入力した情報を操作制御部501から受信し、受信した情報をネットワーク制御部503を介して案件管理サーバ103に送信する。また、情報制御部502は、ネットワーク制御部503に指示し、案件管理サーバ103に対して、図14に示す案件情報画面1300を要求する。情報制御部502は、ネットワーク制御部503から、案件情報画面1300を受信すると、操作制御部501に対して、図14の案件情報画面1300を表示部I/F207を介してディスプレイに表示をするよう依頼する。
ネットワーク制御部503は、ネットワーク100を経由して案件管理サーバ103から送信された各種情報をネットワークI/F206を経由して受信し、受信した情報を情報制御部502に送信する。ネットワーク制御部503は、情報制御部502から受信した各種情報をネットワークI/F206とネットワーク100とを経由して、案件管理サーバ103に送信する。
<案件管理サーバ103>
案件管理サーバ103は、案件情報管理部511、費用情報管理部512、ユーザ情報管理部513、文書情報管理部514、位置情報管理部515、情報制御部516、およびネットワーク制御部517を備える。案件管理サーバ103は、案件単位や案件毎にデータを管理するサーバである。案件情報管理部511は、図6(B)に示す案件情報610を外部メモリに保存、または外部メモリから読出す。費用情報管理部512は、図6(C)に示す費用情報620を外部メモリに保存、または外部メモリから読出したりする。ユーザ情報管理部513は、図6(A)に示す案件管理サーバユーザ情報600を外部メモリに保存、または外部メモリから読出す。文書情報管理部514は、図6(D)に示す文書情報630を外部メモリに保存、または外部メモリから読出す。また、文書情報管理部514は、文書情報630の文書ファイル634で示された文書ファイルの実体を外部メモリに保存、または外部メモリから読出す。位置情報管理部515は、図7(F)に示す位置情報690を外部メモリに保存、または外部メモリからまたは読出する。上述の処理は、情報制御部516からの依頼に応じて、各処理部が実行し、かつRAM202または外部メモリI/F204を経由して外部メモリに保存、または外部メモリから読出す。
情報制御部516は、クライアントPC102からネットワーク制御部517を経由して以下の取得要求を受け付け対応する各画面を返す。情報制御部516は、図8に示す案件管理サーバログイン画面700の取得要求に応じて、案件管理サーバログイン画面700をクライアントPC102に送信する。また、情報制御部516は、クライアントPC102からネットワーク制御部517を経由して受信したユーザ情報が、ユーザ情報管理部513で管理されている案件管理サーバユーザ情報600と一致するか検証も行う。情報制御部516はユーザ情報の検証結果を、ネットワーク制御部517を経由して、クライアントPCに送信する。
情報制御部516は、文書印刷画面の取得要求に応じて、図9に示す文書印刷画面800をクライアントPC102に送信する。情報制御部516は、クライアントPC102から案件識別情報を示す案件ID611、および文書識別情報を示す文書ID632を受信する。情報制御部516は、現在ログインしているユーザの案件管理サーバユーザ情報600の読出しをユーザ情報管理部513に依頼し、案件管理サーバユーザ情報600を受信する。情報制御部516は、受信した案件ID611の案件情報610の読出しを案件情報管理部511に依頼し、案件情報610を受信する。
また、情報制御部516は、クライアントPC102から受信した案件ID611、文書ID631に基づいて、文書ファイルを含む文書情報630の読出しを文書情報管理部514に依頼し、文書情報630を受信する。情報制御部516は、案件管理サーバ情報600、案件情報610、文書情報630および文書ファイルを、ネットワーク制御部517を経由して連携サーバ104に送信し、文書印刷を依頼する。すなわち、情報制御部516は、クライアントPC102から案件に関する文書の印刷指示を受け付けて連携サーバ104に印刷指示、文書ファイル、および文書データに紐付く案件情報を送信する送信手段として機能する。
また、情報制御部516は受信手段としても機能し、費用情報620を連携サーバ104からネットワーク制御部517を経由して受信し、受信した費用情報620を費用情報管理部512に送信して、費用情報620の保存を依頼する。費用情報管理部512が費用情報620を保存した後、情報制御部516は、連携サーバ104に費用情報の保存完了を送信する。情報制御部516は、クライアントPC102から案件情報画面の取得要求に応じて、図14に示す案件情報画面1300を送信する。具体的には、情報制御部516は案件情報管理部511に対して案件情報610の読み出しを、費用情報管理部512に対して費用情報620の読出しを依頼する。情報制御部516は、案件情報610と費用情報620を受信すると、これらの情報に基づいて案件情報画面1300を生成しクライアントPC102に送信する。
ネットワーク制御部517は、ネットワーク100を通じて受信したクライアントPC102、連携サーバ104、携帯端末106から送信された各種情報をネットワークI/F206を通じて受信し、受信した情報を情報制御部516に送信する。ネットワーク制御部517は、情報制御部516から受信した各種情報をネットワークI/F206とネットワーク100を通じて、クライアントPC102、連携サーバ104、および携帯端末106に送信する。
<連携サーバ104>
連携サーバ104は、連携情報管理部521、ユーザ情報管理部522、画像処理部523、情報制御部524、およびネットワーク制御部525を備える。連携情報管理部521は、情報制御部524からの依頼に応じて、図7(B)に示す連携情報650をRAM202または外部メモリI/F204経由で外部メモリに保存、または外部メモリから読出す。ユーザ情報管理部522は、情報制御部524からの依頼に応じて、図7(A)に示す連携サーバユーザ情報640をRAM202または外部メモリI/F204経由で外部メモリに保存、または外部メモリから読出す。
画像処理部523は、情報制御部524から受信した文書ファイルを、RAM202または外部メモリI/F204上に展開しPDL(Page Description Language:ページ記述言語)に変換処理を行い、文書PDLファイルを生成する。画像処理部523は、処理結果の文書PDLファイルを印刷データとして情報制御部524に送信する。すなわち、画像処理部は、印刷サーバ105が画像形成装置107に文書を印刷させるための印刷データを生成する生成手段として機能する。また、画像処理部523は、情報制御部524から受信した画像ファイルを、RAM202または外部メモリI/F204上に展開しOCR(Optical Character Recognition:光学文字認識)処理を行い、文字情報を取得する。画像処理部523は、処理結果の文字情報を情報制御部524に送信する。
情報制御部524は、ネットワーク制御部525を経由して案件管理サーバ103から案件管理サーバユーザ情報600、案件情報610、および文書情報630を受信する。情報制御部524は、受信した文書ファイルを1つずつ画像処理部523に送信し、画像処理部523が変換した文書PDLファイルを受信する。情報制御部524は、ユーザ情報管理部522に保存されている印刷サーバユーザID645と印刷サーバパスワード646の読出しを依頼し、ユーザ情報管理部522から受信する。情報制御部524は、印刷サーバ105に印刷データとして文書PDLファイル、印刷サーバユーザID645および印刷サーバパスワード646を送信し、印刷依頼を行う。情報制御部524は、印刷サーバ105から、文書PDLファイルに対応する印刷ID671を受信する。すなわち、情報制御部524は、案件管理サーバ103から送信される文情報および文書情報に紐付く案件情報を取得し、該情報を基に送信したデータを識別する印刷識別情報を印刷サービス装置から取得する取得手段として機能する。
情報制御部524は、受信した印刷ID671、案件情報610、文書情報630を連携情報管理部521に送信し、連携情報650として紐づけて保存するように依頼する。すなわち、情報制御部524および連携情報管理部524は、連携情報650を管理情報として管理する管理手段として機能する。情報制御部524は、案件情報610、文書情報630、印刷ID671、およびアクセス情報として連携サーバ104のURL(Uniform Resource Locator)から、図10の印刷依頼通知メール900を作成する。そして情報制御部524は、作成した印刷依頼通知メール900を、ネットワーク制御部525を経由して携帯端末106に送信する。すなわち、情報制御部524は、印刷識別情報と印刷終了後に印刷に関する費用を登録するためのアクセス情報を含む印刷通知を携帯端末106に通知する通知手段として機能する。情報制御部524は、ネットワーク制御部525を経由して案件管理サーバ103に、文書印刷依頼処理終了を送信する。印刷依頼通知メール900を受信した携帯端末106がユーザ操作によりURLへアクセスすることにより、情報制御部524は、携帯端末106から費用情報登録画面の要求を受信する。URLには案件ID651および印刷ID654が含まれているため、このID情報に基づいて、情報制御部524は、連携情報管理部521に対して、連携情報650の読出しを依頼する。
情報制御部524は、ユーザ情報管理部522に対して、案件ID651に紐づく連携情報650の案件管理サーバユーザID653に該当する案件管理サーバユーザID643に紐づく連携サーバユーザ情報640の読出しを依頼する。情報制御部524は、ユーザ情報管理部522から受信した連携サーバユーザ情報640の印刷サーバユーザID645と印刷サーバパスワード646、印刷ID654を1つずつ、印刷サーバ105に送信し、印刷情報670の金額672を要求する。金額672は、印刷費用情報である。情報制御部524が全ての印刷ID671に関する金額672を印刷サーバ105から取得すると、連携情報管理部521が、金額672を連携情報650の金額655に設定して管理する。
次に、情報制御部524が、図13に示す費用情報登録画面1200を生成する。具体的には、情報制御部524は、連携情報650が含む文書名656と金額655のうち、携帯端末106がアクセスした案件IDおよび印刷IDに対応する文書名656と金額655を含む費用登録画面を生成する。情報制御部524は、生成した費用登録画面をネットワーク制御部525を経由して携帯端末106に送信する。すなわち、情報制御部524は、アクセス情報であるURLへのアクセスに起因して印刷に関する費用の登録に用いる費用登録画面を提供する画面提供手段として機能する。また、情報制御部524は、携帯端末106から印刷費用以外の情報、つまりその他費用情報を受信する。情報制御部524は、連携情報の案件ID651、印刷金額655、その他費用情報を、ネットワーク制御部525を経由して案件管理サーバ103に送信し、費用情報登録を依頼する。すなわち、情報制御部524は、費用登録画面における登録処理を行った携帯端末106から費用登録情報を受け取り、該費用登録情報に対応する費用を案件管理情装置に登録する登録手段として機能する。情報制御部524は、携帯端末106に費用情報登録完了を送信する。
ネットワーク制御部525は、ネットワーク100を通じて受信した案件管理サーバ103、印刷サーバ105、携帯端末106から送信された各種情報をネットワークI/F206を通じて受信し、受信した情報を情報制御部524に送信する。ネットワーク制御部525は、情報制御部524から受信した各種情報をネットワークI/F206とネットワーク100を通じて、案件管理サーバ103、印刷サーバ105、携帯端末106に送信する。
<印刷サーバ105>
印刷サーバ105は、印刷情報管理部531、課金情報管理部532、ユーザ情報管理部533、情報制御部534、およびネットワーク制御部535を備える。印刷情報管理部531は、図7(D)に示す印刷情報670や文書PDLファイルを外部メモリに保存し、または外部メモリから読出す。課金情報管理部532は、図7(E)に示す課金情報680を外部メモリに保存し、または外部メモリから読出す。ユーザ情報管理部533は、図7(C)に示す印刷サーバユーザ情報660を外部メモリに保存し、または外部メモリから読出す。上述の処理は、情報制御部534からの依頼に応じて各処理部が実行し、RAM202または外部メモリI/F204を経由して各情報や文書PDLファイルを外部メモリに保存、または外部メモリから読出す。
情報制御部534は、ネットワーク制御部535を経由して連携サーバ104から連携サーバユーザID641と連携サーバパスワード642と文書PDLファイルを受信する。そして、情報制御部534は、受信した連携サーバユーザID641と連携サーバパスワード642を印刷サーバユーザID661と印刷サーバパスワード662として設定し、印刷サーバユーザ情報660を保存するようユーザ情報管理部533に依頼する。すなわち、情報制御部534は、案件情報を識別するための印刷識別情報を生成するための印刷識別情報生成手段として機能する。また、情報制御部534は必要に応じて、例えば認証処理時など、ユーザ情報管理部533に印刷サーバユーザ情報660の読出しを依頼し、ユーザ情報管理部533から受信する。情報制御部534は、受信した文書PDLファイルの保存を印刷情報管理部531に依頼し、印刷情報670の印刷ID671を受信する。情報制御部534は、受信した印刷ID671をネットワーク制御部535経由で連携サーバ104に送信する。
また、情報制御部534は、印刷費用の取得時などで連携サーバ104からアクセスを受け付けたときに、連携サーバ104から受信した連携サーバユーザID641と連携サーバパスワード642が、受信した印刷サーバユーザ情報660に存在するか検証する。情報制御部534は、ネットワーク制御部535を経由してMFP107から印刷ID671を受信すると、受信した印刷ID671の文書PDLファイルの読出しを文書情報管理部531に依頼し、文書PDLファイルを受信する。情報制御部534は、課金情報管理部532に図7(E)の課金情報680の読出しを依頼し、受信する。情報制御部534は、受信した文書PDLファイルと課金情報680を、MFP107に送信する。
情報制御部534は、ネットワーク制御部535を経由してMFP107から文書PDLファイルの印刷に生じた費用の金額を受信する。情報制御部534は、受信した金額を印刷情報管理部531に送信して、金額672として印刷ID671と紐づけて保存するように依頼する。保存が完了すると、情報制御部534は、ネットワーク制御部535を経由してMFP107に金額登録完了を送信する。情報制御部534は、連携サーバ104からユーザIDとパスワード、印刷ID671、および印刷情報要求を受信する。情報制御部534は、受信したユーザIDを印刷サーバユーザID661とした印刷サーバユーザ情報660の読出しをユーザ情報管理部533に依頼し、受信する。情報制御部534は、連携サーバ104から受信したユーザIDとパスワードを、印刷サーバユーザ情報660から検証する。情報制御部534は、印刷ID671を印刷情報管理部531に送信し、印刷ID671に対応する印刷情報670の読出しを依頼し、受信する。情報制御部534は、ネットワーク制御部535経由で連携サーバ104に印刷情報670を送信する。
ネットワーク制御部535は、ネットワーク100を通じて受信した連携サーバ104またはMFP107から送信された各種情報をネットワークI/F206を通じて受信し、受信した情報を情報制御部534に送信する。ネットワーク制御部535は、情報制御部534から受信した各種情報をネットワークI/F206とネットワーク100を通じて、連携サーバ104またはMFP107に送信する。
<携帯端末106>
携帯端末106は、操作制御部541、撮影制御部542、画像処理部543、位置情報管理部544、メール管理部545、情報制御部546、およびネットワーク制御部547を備える。操作制御部541は、情報制御部546からの指示により、例えば図10に示すメール文、図13に示す費用情報登録画面を表示部I/F307を介してディスプレイに表示する。また、操作制御部541は、入出力I/F305を介してユーザによってポインティングデバイスや各種ハードウェアキーに入力された内容を検出し、情報制御部546に送信する。撮影制御部542は、情報制御部546からの指示に応じて、撮影ユニット308を使用して写真撮影を行い、撮影結果の画像ファイルを情報制御部546に送信する。
画像処理部543は、情報制御部546から受信した画像ファイルを、RAM302または外部メモリI/F304上に展開しOCR処理を行い、文字情報を取得する。画像処理部543は、処理結果の文字情報を情報制御部546に送信する。位置情報管理部544は、情報制御部546からの依頼に応じて、位置取得ユニット309を使用して携帯端末106の位置情報、例えば位置情報690を取得する。そして位置情報管理部544はRAM302または外部メモリI/F304経由で外部メモリに、位置情報690を格納する。位置情報管理部544は、情報制御部546からの依頼に応じて、図7(F)に示す位置情報690を外部メモリに保存、または外部メモリから読出す。メール管理部545は、情報制御部546からの依頼に応じて、図10に示す印刷依頼通知メール900のようなメールデータを外部メモリに保存、または外部メモリから読出す。
情報制御部546は、メール管理部545から印刷依頼通知メール900を読出し、操作制御部541に印刷依頼通知メール900の表示を依頼する。情報制御部546は、操作制御部541が、ユーザがポインティングデバイス上で連携サーバURL904が選択されたことを受信すると、連携サーバURL904に従って連携サーバ104へのアクセスをネットワーク制御部547に依頼する。連携サーバURL904には、案件ID651と印刷ID654が含まれている。連携サーバ104へのアクセスが費用情報登録画面要求となる。情報制御部546は、連携サーバ104から図13に示す費用情報登録画面1200を受信すると、操作制御部541に費用情報登録画面1200のディスプレイへの表示を依頼する。情報制御部546は、操作制御部541からユーザによって費用情報登録画面1200に入力されたその他費用情報を受信すると、受信したその他費用情報を連携サーバ104に送信する。情報制御部546は、連携サーバ104から費用情報登録完了を受信する。
ネットワーク制御部547は、ネットワーク100経由で受信した連携サーバ104から送信された各種情報をネットワークI/F306経由で受信し、受信した情報を情報制御部546に送信する。また、ネットワーク制御部547は、情報制御部546から受信した各種情報をネットワークI/F306とネットワーク100経由で、連携サーバ104に送信する。
<MFP107>
MFP107は、操作制御部551、印刷制御部552、レシート印刷制御部553、情報制御部554、およびネットワーク制御部555を備える。操作制御部551は、情報制御部554からの指示により、例えば図11に示す印刷実行画面を表示部I/F407を介してディスプレイに表示する。また、操作制御部551は、入出力I/F405を介してユーザによってポインティングデバイスや各種ハードウェアキーに入力された内容を検出し、情報制御部554に送信する。印刷制御部552は、印刷サーバ105から受け取った文書PDLファイルを情報制御部554を介して受信し、印刷ユニット408を使用して文書PDLファイルを印刷し、印刷結果を情報制御部554に送信する。レシート印刷制御部553は、情報制御部554から印刷情報670を受信し、レシート印刷ユニット409を使用して印刷ID671や金額672が記載されたレシートを印刷し、印刷結果を情報制御部554に送信する。
情報制御部554は、操作制御部551に対して図11に示す印刷実行画面1000をディスプレイに表示するよう依頼する。情報制御部554は、操作制御部551から受信した、ユーザが印刷実行画面1000で入力した印刷ID671を受信すると、受信した印刷ID671をネットワーク制御部555を経由して印刷サーバ105に送信する。情報制御部554は、印刷サーバ105からID671に紐づく文書PDLファイルと課金情報680を受信すると、印刷制御部552に受信した文書PDLファイルを送信して、文書PDLファイルの印刷を依頼する。印刷制御部552が印刷を完了し、印刷結果を受信すると、情報制御部554は課金情報680と印刷結果から金額を算出する。そして情報制御部554は、算出された金額、即ち印刷費用を印刷サーバ105に送信する。情報制御部554は、印刷サーバ105から金額登録完了を受信すると、印刷ID671、金額672をレシート印刷制御部553に送信し、レシートの印刷を指示する。本実施例では印刷が完了すると印刷制御部552はレシートを印刷するが、携帯端末106、印刷サーバ105、MFP107でレシートを印刷しないように設定してもよい。ユーザがレシートを必要とする時にのみレシートを印刷することで、紙やトナー等の無駄を低減させることができる。
ネットワーク制御部555は、ネットワーク101経由で受信した印刷サーバ105から送信された各種情報をネットワークI/F406経由で受信し、受信した情報を情報制御部554に送信する。ネットワーク制御部555は、情報制御部554から受信した各種情報をネットワークI/F406とネットワーク101経由で、印刷サーバ105に送信する。
<情報構成>
図6および図7は、本実施例に係る案件管理システムで使用する情報の構成図である。図6および図7の各情報は、図1に示す各装置のRAMやROM、外部メモリ等に保存され、図2に示すソフトウェアによって処理される。
<案件管理サーバユーザ情報600>
案件管理サーバユーザ情報600は、案件管理サーバ103を使用するユーザの情報を示す。案件管理サーバユーザ情報600は、案件管理サーバ103を利用するユーザに割り当てられたIDである案件管理サーバユーザID601、ユーザ名である案件管理サーバユーザ名602、およびユーザ認証に使用する案件管理サーバパスワード603を含む。また、案件管理サーバユーザ情報600は、案件管理サーバユーザに対するメールの宛先とするメールアドレス604を含む。このメールアドレス604は、クライアントPC102にメールを送信するためのアドレスでもよく、携帯端末106にメールを送信するためのアドレスでもよい。案件管理サーバユーザ情報600は、図6(A)に示される情報以外にも、案件管理サーバユーザに関連する住所、電話番号などのユーザ関連情報、案件管理サーバの個人設定情報、アクセス権設定情報などを含んでいてもよい。案件管理サーバユーザ情報600は、案件管理サーバ103のユーザ情報管理部513によって管理され、RAM202、ROM203、または外部メモリI/F204に接続されている外部メモリなどに複数格納されてよい。
<案件情報610>
案件情報610は、案件管理サーバ103に格納されている案件に関する情報を示す。案件情報610は、案件に割り当てられた案件ID611、案件の名称である案件名612、案件の担当者である担当ユーザID613を含む。案件情報610は、図6(B)に示される情報以外にも、案件に関連する処理期限や有効期限などの案件関連情報、案件の詳細な情報を示す案件詳細情報などを含んでいてもよい。案件情報610は、案件管理サーバ103の案件情報管理部511によって管理され、RAM202、ROM203、または外部メモリI/F204に接続されている外部メモリなどに複数格納されてよい。
<費用情報620>
費用情報620は、案件管理サーバ103に格納されている案件の対価請求などに使用する費用に関する情報を示す。費用情報620は、案件に割り当てられた案件ID621、案件IDに紐付く費用ID622、費用の名称である費用名623、費用の値である費用値624、費用値の単位を表す単位625を含む。費用情報620は、図6(C)に示される情報以外にも、費用の請求先や費用の支払期限に関連する期限などの費用請求情報などを含んでいてもよい。費用情報620は、案件管理サーバ103の費用情報管理部512によって管理され、RAM202、ROM203、または外部メモリI/F204に接続されている外部メモリなどに複数格納されてよい。
<文書情報630>
文書情報630は、案件管理サーバ103に格納されている案件に関連する文書の情報を示す。文書情報630には、案件に割り当てられた案件ID631、文書毎に割り当てられた文書ID632、文書の名称である文書名633、文書のファイル名である文書ファイル634を含む。文書ファイル634は、ファイルの形式を示すが、外部メモリI/F204に接続されている外部メモリなどに保存されている文書ファイルの位置情報を含めてもよい。案件管理サーバ103の文書情報630は、図6(D)に示す情報以外にも、文書のページ数やファイルサイズなどの文書属性情報などを含んでいてもよい。文書情報630は、案件管理サーバ103の文書情報管理部514によって管理され、RAM202、ROM203、または外部メモリI/F204に接続されている外部メモリなどに複数格納されてよい。
<連携サーバユーザ情報640>
連携サーバユーザ情報640は、連携サーバ104を使用するユーザの情報を示す。連携サーバユーザ情報640は、連携サーバ104のユーザに割り当てられたIDである連携サーバユーザID641、ユーザ認証に使用する連携サーバパスワード642を含む。また、連携サーバユーザ情報640は、案件管理サーバ103のユーザ情報である案件管理サーバユーザID643、ユーザ認証に使用する案件管理サーバパスワード644を含む。連携サーバユーザ情報640には、印刷サーバ105のユーザ情報である印刷サーバユーザID645、ユーザ認証に使用する印刷サーバパスワード646を含む。連携サーバユーザ情報640は、図7(A)に示す情報以外にも、連携サーバユーザに関連する、ユーザ名、住所などのユーザ関連情報、連携サーバの個人設定情報、アクセス権設定情報などを含んでいてもよい。連携サーバユーザ情報640は、連携サーバ104のユーザ情報管理部522によって管理され、RAM202、ROM203、または外部メモリI/F204に接続されている外部メモリなどに複数格納されてよい。
<連携情報650>
連携情報650は、案件管理サーバと印刷サーバの連携に必要な連携情報に関する情報を示す。連携情報650は、案件ID651、案件名652、案件管理サーバユーザID653を含む。連携情報650は、情報制御部523が文書ファイルの印刷の依頼をする際に発行する印刷ID654、文書ファイルの印刷金額を示す金額655、文書名656、文書ファイル657、文書ファイルをPDL処理したファイルである印刷ファイル658を含む。連携情報650は、図7(B)に示す情報以外にも、後述する印刷費用以外の費用情報を紐づけて管理することができる。また、連携情報650は、連携処理の通信状態や印刷の進捗状況を示す連携状態情報、案件管理サーバ103や印刷サーバ105の状態を示す連携関連サーバ状態情報などの連携関連情報などを含んでいてもよい。連携サーバ104が図7(B)に示すように連携情報650を管理することで、案件管理サーバ103と印刷サーバ105との間の情報処理を連携させることが可能となる。連携情報650は、連携サーバ104の連携情報管理部521によって管理され、RAM202、ROM203、または外部メモリI/F204に接続されている外部メモリなどに複数格納されてよい。
<印刷サーバユーザ情報660>
印刷サーバユーザ情報660は、印刷サーバ105を使用するユーザの情報を示す。印刷サーバユーザ情報660は、印刷サーバ105を利用するユーザに割り当てられたIDである印刷サーバユーザID661、およびユーザ認証に使用する印刷サーバパスワード662を含む。印刷サーバユーザ情報661は、図7(C)に示す情報以外にも、印刷サーバユーザに関連するユーザ名、住所などのユーザ関連情報、印刷サーバの個人設定情報、アクセス権設定情報などを含んでいてもよい。印刷サーバユーザ情報660は、印刷サーバ105のユーザ情報管理部533によって管理され、RAM202、ROM203、または外部メモリI/F204に接続されている外部メモリなどに複数格納されてよい。
<印刷情報670>
印刷情報670は、印刷サーバ105に格納されている印刷文書の情報を示す。印刷情報670には、印刷サーバ105が連携サーバ104から文書印刷を受け付けたジョブに割り当てる印刷ID671、文書印刷により発生した印刷金額の金額672、文書印刷を受け付けた印刷ファイル673を含む。印刷ファイル673は、PDL形式であり、外部メモリI/F204に接続されている外部メモリなどに保存されている印刷ファイルの位置情報を含んでいてもよい。印刷サーバ105の印刷情報670は、図7(D)に示す情報以外にも、文書のページ数やファイルサイズなどの印刷文書属性情報、印刷状態を示す印刷状態情報などが含まれていてもよい。印刷情報670は、印刷サーバ105の印刷情報管理部531によって管理され、RAM202、ROM203、または外部メモリI/F204に接続されている外部メモリなどに複数格納されてよい。
<課金情報680>
課金情報680は、印刷サーバ105が、MFP107を使用して印刷実行する場合にかかる費用を算出するための課金情報を示す。課金情報680は、課金の条件となるカラー681、サイズ682、および金額683を含む。金額683は、カラー681の種類やサイズ682の種類によって各金額値が設定される。印刷サーバ105の課金情報680には、図7(E)に示される情報以外にも、課金単位となる文書のページ数やファイルサイズ、仕上げ設定などの課金条件情報、配送金額情報、割引価格情報などを含んでいてもよい。課金情報680は、印刷サーバ105の課金情報管理部532によって管理され、RAM202、ROM203、または外部メモリI/F204に接続されている外部メモリなどに複数格納されてよい。
<位置情報690>
位置情報690は、クライアントPC102携帯端末106の位置取得ユニット309を使用して取得された位置情報を示す。位置情報690には、場所ごとに割り当てられた名称である場所名691、位置を示す緯度692、経度693を含む。本実施例では、担当者は場所名691に示すように「LL法律事務所」にて印刷物を取得するものとする。これに限らず、場所名691は基準点の位置情報であってもよい。基準点の位置情報については実施例2において詳細に説明する。位置情報690には、図7(F)に示される情報以外にも、場所の住所などの場所関連情報などが含まれていてもよい。位置情報690は、携帯端末106の位置情報管理部544によって管理され、RAM302、ROM303、外部メモリI/F304に接続されている外部メモリなどに複数格納される。
以下、図8〜図14を用いて、クライアントPC、携帯端末106、またはMFP107のディスプレイに表示される画面例を説明する。なお、画面の表示処理は各装置のCPU201,301,401からの依頼に基づいて、表示部I/F207,307,407に接続されたディスプレイにより表示される。本画面上でのユーザの入力操作には、入力部I/F205,305,405に接続されているキーボードやマウス、またはポインティングデバイスや各種ハードウェアキーなどが用いられる。
<案件管理サーバログイン画面700>
図8は、クライアントPC102の表示部I/F207に接続されたディスプレイなどに表示される案件管理サーバログイン画面を説明するための例示的な図である。この画面の表示処理はCPU201からの依頼に基づいて、クライアントPC102上のウェブブラウザプログラムが実行されることによってディスプレイに表示される。案件管理サーバログイン画面700は、ユーザID入力ボックス701、パスワード入力ボックス702、OKボタン703などを含む。
ユーザID入力ボックス701およびパスワード入力ボックス702の各々は、ユーザが案件管理サーバ103にログインする際に、ユーザ認証のためのユーザIDおよびパスワードを入力するための入力ボックスである。OKボタン703は、ユーザが案件管理サーバ103にログインを実行する際にユーザが押下するボタンである。ユーザがOKボタン103を押下することによって、操作制御部501は案件管理サーバログイン画面700で入力されたユーザIDおよびパスワードを検出して、検出したユーザIDおよびパスワードを情報制御部516に送信する。
<文書印刷画面800>
図9は、クライアントPC102のディスプレイなどに表示される文書印刷画面を説明するための例示的な図である。この画面の表示処理はCPU201からの依頼に基づいて、クライアントPC102上のウェブブラウザプログラムが実行されることによってディスプレイに表示される。文書印刷画面800は、案件選択リストボックス801、印刷文書選択チェックボックス802、案件名803、文書名804、文書ファイル名805、および印刷ボタン806などを含む。なお、図9では印刷文書選択チェックボックス802、案件名803、文書名804、文書ファイル名805が2つずつ表示されているが、これに限定されることはなく1つまたはより多くの数が列挙されてよい。
案件選択リストボックス801は、ユーザが案件に関連する文書を印刷する場合に、案件を選択するためのリストボックスである。印刷文書選択チェックボックス802は、ユーザが印刷したい文書を選択するためのチェックボックスである。印刷ボタン806は、ユーザが入力した文書の印刷を実行する際にユーザが押下するボタンである。ユーザが印刷ボタン806を押下することによって、操作制御部501は文書印刷画面800で入力された案件および文書を検出して、検出した案件および文書を情報制御部546に送信する。案件名803、文書名804、文書ファイル名805には、情報制御部502が案件管理サーバ103から受信した文書情報から、それぞれ案件名、文書名、および文書ファイル名が表示される。
<印刷依頼通知メール900>
図10は、ユーザにより文書印刷指示がなされた際に、案件の担当ユーザに送信される印刷依頼通知メールの一例である。連携サーバ104の情報制御部524は、情報制御部516を経由して文書印刷指示を受け付ける。情報制御部524は、印刷サーバ105へ文書PDLファイルを送信した後、印刷依頼通知メール900を作成し、ネットワーク制御部525を通じて携帯端末106に印刷依頼通知メール900を送信する。携帯端末106の情報制御部546は、例えば定期的にメール管理部545とネットワーク制御部547を通じて不図示のメールサーバから新着のメールを受信する。この印刷依頼通知メール900の表示処理はCPU301からの依頼に基づいて、携帯端末106上のメールプログラムが実行されることによってディスプレイに表示される。
印刷依頼通知メール900は、担当ユーザ名901、案件名902、文書情報903、および費用登録画面URL904などを含む。なお、図10では担当名901が1つ、案件名902が1つ、文書情報903が3つ、費用登録画面URL904が1つ表示されているがこれは一例である。担当ユーザ名901、案件名902及び文書名903は、ユーザが案件管理サーバに対して行った文書印刷指示内容である。901、902、903には担当ユーザのユーザ名602、案件名612、文書名633、印刷ID671が設定される。なお、印刷IDは、連携サーバ104から印刷サーバ105に印刷依頼を出した際に印刷サーバ105が連携サーバ104に送信した文書毎の印刷ID671である。
費用登録画面URL904は、ユーザまたは担当者がMFP107を用いて印刷ID671を入力し、文書を印刷した後、ユーザが費用情報を登録するためのURLである。ユーザがURLにアクセスすると、連携サーバ104から携帯端末106に図13に示す費用情報登録画面1200が送信される。費用登録画面URL904には、情報制御部524によって、連携サーバ104のホスト名、ネットワークアドレスに加えて、パラメータとして案件ID651、印刷ID654が設定される。操作制御部541は表示部I/F307に接続されているディスプレイや、入出力I/F305に接続されているポインティングデバイスやハードウェアキーを通じて、ユーザによって費用登録画面URLが押下されたことを検知して、情報制御部546に送信する。このとき情報制御部546は、ネットワーク制御部547を経由して費用登録画面URL904に記されている連携サーバ104に対して、費用登録画面URL904に記されている案件ID651と印刷ID654を送信する。
<印刷実行画面1000>
図11は、MFP107のディスプレイなどに表示される印刷実行画面を説明するための例示的な図である。印刷実行画面1000は、印刷ID入力ボックス1001、印刷実行ボタン1002などを含む。印刷ID入力ボックス1001は、ユーザがMFP107上で、印刷サーバ105に保存されている文書ファイルを印刷するために、印刷する文書を特定するための印刷IDを入力するための入力ボックスである。印刷実行ボタン1002は、ユーザが入力した印刷IDによって特定される文書ファイルの印刷を実行する際にユーザが押下するボタンである。ユーザが印刷実行ボタン1002を押下することによって、操作制御部551は印刷実行画面1000で入力された印刷IDを検出して、検出した印刷IDを情報制御部554に送信する。
<印刷費用情報画面1100>
図12は、MFP107のディスプレイなどに表示される印刷費用情報画面を説明するための例示的な図である。印刷費用情報画面1100は、印刷ID1101、印刷金額1102などを含む。情報制御部554が印刷サーバ105から受信した印刷情報670に含まれる印刷ID671と、課金情報680から算出した印刷金額672をもとに、それぞれ印刷ID1101、印刷金額1102が表示される。
<費用情報登録画面1200>
図13は、携帯端末106のディスプレイなどに表示される費用情報登録画面を説明するための例示的な図である。費用情報登録画面1200は、案件情報表示1201、印刷情報表示1202、および印刷情報詳細表示1203などを含む。また費用情報登録画面1200は、その他費用情報表示1204、その他費用情報項目入力ボックス1205、その他費用情報金額入力ボックス1206、その他費用情報項目追加ボタン1207、およびOKボタン1206などを含む。
案件情報表示1201、印刷情報表示1202、および印刷情報詳細表示1203は、連携サーバ104の情報制御部525がURLに記載された案件IDおよび印刷IDに基づいて連携情報管理部521から取得した情報である。情報制御部546が該情報を連携サーバ104から受信し、ディスプレイに表示する。印刷情報詳細表示1203には、印刷ID671、金額672、金額の合計を算出した合計金額が表示される。図13に示す印刷情報詳細表示1203には、2件分の詳細情報しか表示されていないが、件数にしたがって表示件数は決定される。
その他費用情報表示1204には、ユーザが携帯端末106上で連携サーバ104を通じて案件サーバ103に対して、印刷金額以外に発生した例えば交通費や人件費を登録するための入力ボックスが表示される。その他費用情報項目入力ボックス1205は、印刷金額以外に発生した費用の項目を入力するための入力ボックスである。その他費用情報金額入力ボックス1206は、その他費用情報項目入力ボックス1205に対する金額を入力するための入力ボックスである。つまり、その他費用情報項目入力ボックス1205とその他費用情報金額入力ボックス1206とは、印刷費用情報以外の費用情報の設定項目として機能する。
その他費用情報その他費用情報項目追加ボタン1207は、ユーザが携帯端末106上で、その他費用情報項目入力ボックス1205とその他費用情報金額入力ボックス1206の入力件数を追加する際に押下するためのボタンである。ユーザがその他費用情報項目追加ボタン1207を押下することによって、操作制御部541は、その他費用情報項目入力ボックス1205とその他費用情報金額入力ボックス1206を1件追加表示する。OKボタン1208は、ユーザが、印刷情報表示1202に表示されている印刷情報670、その他費用情報表示1204に表示されているその他費用情報を、連携サーバ104を通じて案件管理サーバ103に登録する際に押下するボタンである。ユーザがOKボタン1208を押下することによって、操作制御部541は費用情報登録画面1200でユーザが入力したその他費用情報項目およびその他費用情報金額を検出する。そして操作制御部541は、検出したその他費用情報項目およびその他費用情報金額を情報制御部546に送信する。
<案件情報画面1300>
図14は、クライアントPC102のディスプレイなどに表示される案件情報画面を説明するための例示的な図である。案件情報画面1300は、案件名1301、費用名1302、費用値1303、および単位1304などを含む。案件名1301には、情報制御部502が案件管理サーバ103から受信した案件情報610に含まれる案件名が表示される。また、費用名1302、費用値1303、単位1304は、情報制御部502が案件管理サーバ103から受信した費用情報620に含まれる費用名623、費用値624、単位625が表示される。
<案件管理サーバログイン処理>
図15に示すフローチャートを参照し、本実施形態におけるクライアントPC102の案件管理サーバ103へのログイン処理を説明する。なお本フローに係るクライアントPC102および案件管理サーバ103のプログラムは、ROM203や外部メモリI/F204に接続されている外部メモリに記憶されており、RAM202に読み出されCPU201によって実行される。
クライアントPC102では、図15に示すように、S1401で、情報制御部502はネットワーク制御部503を通じて案件管理サーバ103に、案件管理サーバログイン画面700を要求する。即ち、S1401において、案件管理サーバ104側ではS1451で情報制御部516はログイン画面要求を受信したか否かを判断する。そして処理はS1402のステップに進む。S1402では、情報制御部502が、ネットワーク制御部503を通じて図8に示す案件管理サーバログイン画面700を受信したか否かを判断する。情報制御部502が案件管理サーバログイン画面700を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1402に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1403に進む。S1403では、情報制御部502は、操作制御部501に対して案件管理サーバログイン画面700を表示するよう依頼する。S1404では、操作制御部501が、ユーザが案件管理サーバログイン画面700上のOKボタン703を押下したか否かを判断する。操作制御部501が、OKボタン703が押下されていないと判断した場合には、処理は再度S1404に進み、押下されたと判断した場合には、操作制御部501は案件管理サーバログイン画面700上でユーザが入力したユーザ情報の内容を検知する。そして操作制御部501は検知した内容を情報制御部502に送信する。
S1405では、情報制御部502は、S1404にて取得したユーザ情報をネットワーク制御部503から案件管理サーバ103に送信する。即ち、S1405において、案件管理サーバ103側ではS1453で、情報制御部516がユーザ情報を受信したか否かを判断する。S1406では、情報制御部502は、ネットワーク制御部503を通じてログイン可否情報を受信したか否かを判断する。情報制御部502がログイン可否情報を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1406に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1407に進む。S1407では、情報制御部502は、操作制御部501に対して案件管理サーバログイン画面700上にログイン可否を表示するよう依頼する。S1408では、情報制御部502は、ログイン可否情報がログイン可であったか否かを判断する。情報制御部502が、ログイン可否情報がログイン可ではないと判断した場合は、処理は再度S1401に進み、ログイン可と判断した場合は、処理は終了する。
案件管理サーバ103では、図15に示すように、S1451で、情報制御部516は、ネットワーク制御部517を通じてクライアントPC102から案件管理サーバログイン画面700の要求を受信したか否かを判断する。情報制御部516が案件管理サーバログイン画面700の要求を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1451に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1452のステップに進む。S1452では、情報制御部516が、案件管理サーバログイン画面800をネットワーク制御部517からクライアントPC102に送信する。即ち、S1452においては、クライアントPC102側ではS1402で、情報制御部502はログイン画面を受信したか否かを判断する。
S1453では、情報制御部516は、ネットワーク制御部517を通じてクライアントPC102からユーザ情報を受信したか否かを判断する。情報制御部516がユーザ情報を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1453に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1454に進む。S1454では、情報制御部516が、S1453で受信したユーザ情報が正しいか検証する。情報制御部516は、S1453で受信したユーザ情報からユーザIDを取得して、ユーザIDを案件管理サーバユーザID601としてユーザ情報管理部513に送信する。そして情報制御部516は、案件管理サーバユーザID601に対する案件管理サーバユーザ情報600の読出しを依頼する。ユーザ情報管理部513は受信した案件管理サーバユーザID601に該当する案件管理サーバユーザ情報600を読出し、情報制御部516に送信する。情報制御部516は、受信した案件管理サーバユーザ情報600から案件管理サーバパスワード603を取得し、S1453で受信したユーザ情報のパスワードと一致するか検証する。情報制御部516が、両者のパスワードが一致したと判断した場合は、ログイン可否情報をログイン可とし、パスワードが一致していないと判断した場合は、ログイン可否情報をログイン否とする。そして処理はS1455に進む。S1455では、情報制御部516が、S1454で設定したログイン可否情報を、ネットワーク制御部517から、クライアントPC102に送信する。即ち、S1455において、クライアントPC102側ではS1406で情報制御部502は、ログイン可否を受信したか否かを判断する。そして処理は終了する。
<文書印刷指示処理>
図16のフローチャートを参照し、本実施形態におけるクライアントPC102の案件管理サーバ103への文書印刷指示処理を説明する。なお本フローに係るクライアントPC102および案件管理サーバ103の各プログラムは、ROM203や外部メモリI/F204に接続されている外部メモリに記憶されており、RAM202に読み出されCPU201によって実行される。
クライアントPC102では、図16に示すように、S1501で、情報制御部502は、図15で詳細に説明した案件管理サーバログイン処理を実行する。そして処理はS1502に進む。S1502では、情報制御部502は、ネットワーク制御部503を通じて案件管理サーバ103に、文書印刷画面800を要求する。即ち、S1502において、案件管理サーバ103側ではS1552で、情報制御部516が文書印刷画面要求を受信したか否かを判断する。そして処理はS1503に進む。S1503では、情報制御部502が、連携サーバ104から図9の文書印刷画面800を受信したか否かを判断する。情報制御部502が文書印刷画面800を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1503に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1504に進む。S1504では、情報制御部502は、操作制御部501に対して文書印刷画面800を表示するよう依頼する。S1505では、操作制御部501が、ユーザが文書印刷画面800上の印刷ボタン806を押下したか否かを判断する。操作制御部501が、印刷ボタン806が押下されていないと判断した場合には、処理は再度S1505に進む。操作制御部501が、印刷ボタン806が押下されたと判断した場合には、文書印刷画面800上でユーザが入力した案件情報610、文書情報620の内容を検知して情報制御部502に送信する。
S1506では、情報制御部502はS1505で取得した案件情報610、文書情報620をネットワーク制御部503から案件管理サーバ103に送信する。即ち、S1506において、案件管理サーバ103側では、S1555で制御部516は案件情報、文書情報を受信したか否かを判断する。S1507では、情報制御部502が、ネットワーク制御部503を通じて案件管理サーバ103から文書印刷指示終了を受信したか否かを判断する。情報制御部502が文書印刷指示終了を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1507に進み、受信したと判断した場合は、処理は終了する。
案件管理サーバ103では、図16に示すように、S1551で、案件管理サーバ103の情報制御部516は、図15で詳細に説明した案件管理サーバログイン処理を実行する。S1552では、情報制御部516は、ネットワーク制御部517を通じてクライアントPC102から文書印刷画面800の要求を受信したか否かを判断する。情報制御部516が文書印刷画面800の要求を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1552に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1553に進む。
S1553では、情報制御部516がユーザ情報管理部513からS1454で受信した、現在ログイン中のユーザの案件管理サーバユーザ情報600から、案件管理サーバユーザID601を取得する。情報制御部516は、取得した案件管理サーバユーザID601を案件情報管理部511に送信し、案件管理ユーザID601と担当ユーザID613が一致する案件情報610の読出しを依頼する。案件情報管理部511は、受信した案件管理ユーザID601と担当ユーザID613が一致する案件情報610を取得し、情報制御部516に送信する。情報制御部516は、受信した案件情報610を文書情報管理部514に送信し、案件情報610の案件ID611に一致する文書情報630の取得を依頼する。文書情報管理部514は、受信した案件ID611に該当する文書情報630を取得し、情報制御部516に送信する。
S1554では、情報制御部516は、S1553で受信した案件情報610と文書情報630から文書印刷画面800を作成し、ネットワーク制御部517からクライアントPC102に送信する。即ち、S1554において、クライアントPC102側ではS1503で、情報制御部503が文書印刷画面を受信したか否かを判断する。S1555では、情報制御部516は、ネットワーク制御部517を通じてクライアントPC102から印刷する文書の案件ID611と文書ID632を受信したか否かを判断する。情報制御部516が印刷する文書の案件ID611と文書ID632を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1555に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1556に進む。S1556では、情報制御部516が、S1555において受信した文書ID632を文書情報管理部514に送信し、文書ID632に該当する文書情報630とその文書ファイルの読出しを依頼する。文書情報管理部514は受信した文書ID632に該当する文書情報630とその文書ファイルを読出し、情報制御部516に送信する。S1557では、情報制御部516が図17を用いて後述する連携サーバ104および印刷サーバ105への文書印刷依頼処理を実行する。そして処理はS1558に進む。S1558では、情報制御部516が、ネットワーク制御部517から、クライアントPC102に文書印刷指示終了を送信する。即ち、S1558において、クライアントPC102側ではS1507で情報制御部502は文書印刷指示終了を受信したか否かを判断する。そして処理は終了する。
<文書印刷依頼処理>
図17のフローチャートを参照し、本実施形態における案件管理サーバ103、連携サーバ104、印刷サーバ105間の文書印刷依頼処理を説明する。なお本フローに係る案件管理サーバ103、連携サーバ104、および印刷サーバ105の各プログラムは、各装置が備えるROM203や外部メモリI/F204に接続されている外部メモリに記憶されている。各プログラムは、RAM202に読み出され各装置が備えるCPU201によって実行される。
案件管理サーバ103では、図17に示すように、S1601で、情報制御部516は、ネットワーク制御部517から連携サーバ104に対して、図16を用いて説明した文書印刷指示処理で取得した案件管理サーバユーザ情報600を送信する。また、情報制御部516は、連携サーバ104に対して、案件情報610、文書情報630、および文書ファイルを送信する。即ち、S1601のステップにおいて、連携サーバ104側ではS1631で、情報制御部524は送信された情報を受信したか否かを判断する。S1602では、情報制御部516が、ネットワーク制御部517を通じて連携サーバ104から文書印刷依頼処理終了を受信したか否かを判断する。情報制御部516が文書印刷依頼処理終了を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1602に進み、受信したと判断した場合は、処理は終了する。
連携サーバ104では、図17に示す処理を実行する。S1631では、情報制御部524が、ネットワーク制御部525を通じて案件管理サーバ103から案件管理サーバユーザ情報600、案件情報610、文書情報630、および文書ファイルを受信したか否かを判断する。情報制御部524が案件管理サーバユーザ情報600、案件情報610、文書情報630、および文書ファイルを受信していないと判断した場合は、処理は再度S1631に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1632に進む。
S1632では、情報制御部524は、S1631で取得した文書ファイルの個数だけS1633からS1636のステップを繰り返し実行する。S1633では、情報制御部524は、S1631で受信した文書ファイルを、画像処理部523に送信して、文書ファイルの文書PDLファイルへの変換処理を依頼する。画像処理部523は、文書ファイルを受信すると、文書ファイルを文書PDLファイルに変換し、情報制御部524に送信する。S1631で取得した文書ファイルを印刷サーバ105が文書PDLファイルへの変換処理を実行可能な場合、S1633の処理は行わず処理はS1634に進む。当然のことながら、案件管理サーバ103またはMFP107がS1631で取得した文書ファイルを、印刷可能なデータに変換できる場合は、同様にS1633の処理は行わない構成としてもよい。
S1634では、情報制御部524は、S1631で受信した案件管理サーバユーザ情報600の案件管理サーバユーザID601をユーザ情報管理部522に送信する。そして、情報制御部524はユーザ情報管理部522に対して、案件管理サーバユーザID643に該当する連携サーバユーザ情報640の読出しを依頼する。ユーザ情報管理部522は、案件管理サーバユーザID601を受信すると、受信した案件管理サーバユーザID643に該当する連携サーバユーザ情報640を読出し、情報制御部524に送信する。情報制御部524は、受信した連携サーバユーザ情報640から印刷サーバユーザID645、印刷サーバパスワード646を取得し、S1633で取得した文書PDLファイルとともに、印刷サーバ105に送信する。即ち、S1634においては、印刷サーバ105側ではS1651で、情報制御部534は、送信された情報を受信したか否かを判断する。
S1635では、情報制御部524が、ネットワーク制御部525を通じて印刷サーバ105から印刷ID671を受信したか否かを判断する。情報制御部524が印刷ID671を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1635に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1636に進む。S1636では、情報制御部524は、S1631で受信した案件管理サーバユーザ情報600、案件情報610と、S1634で送信した文書情報630、文書ファイル、文書PDLファイルを連携情報管理部521に送信する。そして、情報制御部524は連携情報管理部521に対して、連携情報650の保存を指示する。また情報制御部524はS1635で受信した印刷ID671を連携情報管理部521に送信し、連携情報650の保存を指示する。
連携情報管理部521は、受信した案件管理サーバユーザ情報600、案件情報610、文書情報630、文書ファイル、文書PDLファイル、および印刷ID671を連携情報650として保存する。このとき連携情報管理部521は、案件情報610の案件ID611を連携情報650の案件ID651に、案件名612を案件名652に設定する。また連携情報管理部521は、案件管理サーバユーザ情報600の案件管理サーバユーザID601を連携情報650の案件管理サーバユーザID653に設定する。また連携情報管理部521は、印刷情報670の印刷ID671を連携情報650の印刷ID654に設定する。また連携情報管理部521は、文書情報630の文書名633を連携情報650の文書名656に、設定する。また連携情報管理部521は、文書ファイルを外部メモリI/F204に接続されている外部メモリに保存し、その保存先を連携情報650の文書ファイル657に設定する。また連携情報管理部521は、文書PDLファイルを外部メモリI/F204に接続されている外部メモリに保存し、その保存先を連携情報650の印刷ファイル658に設定する。また連携情報管理部521は、連携情報管理部521は、連携情報650の保存が終了すると、保存終了を情報制御部524に送信する。そして処理はS1632に進む。
S1637では、情報制御部524は、案件管理サーバユーザ情報600と、連携情報650と、連携サーバ104自身のアドレスに基づき印刷依頼通知メール900を作成し、携帯端末106に送信する。このとき情報制御部524は、案件管理サーバユーザ情報600のメールアドレスを印刷依頼通知メール900の宛先メールアドレスに設定する。また情報制御部524は、案件管理サーバユーザ情報600の案件管理サーバユーザ名602を印刷依頼通知メール900の担当ユーザ名901に設定する。また情報制御部524は、連携情報650の案件名652を印刷依頼通知メール900の案件名902に、文書名656を文書情報903の文書名に、印刷ID654を文書情報903の印刷IDに設定する。また情報制御部524は、連携サーバ104自身のアドレスをネットワークアドレスとし、連携情報650の案件ID651、印刷ID654をパラメータとした費用登録画面URL904を設定する。情報制御部524は、印刷依頼通知メール900を作成すると、ネットワーク制御部525から携帯端末106に印刷依頼通知メール900を送信する。
S1638では、情報制御部524は、案件管理サーバ103に対して、文書印刷依頼処理終了を送信する。即ち、S1638において、案件管理サーバ103側ではS1602で、情報制御部524は文書印刷依頼処理終了を受信したか否かを判断する。そして処理は終了する。
印刷サーバ105では、図17に示すような処理を実行する。S1651で、情報制御部534が、ネットワーク制御部535を通じて連携サーバ104から印刷サーバユーザID645、印刷サーバパスワード646、および文書PDLファイルを受信したか否かを判断する。情報制御部534が印刷サーバユーザID645、印刷サーバパスワード646、文書PDLファイルを受信していないと判断した場合は、処理は再度S1651に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1652に進む。S1652では、情報制御部534は、S1651で連携サーバ104から受信した印刷サーバユーザID645、印刷サーバパスワード646をユーザ情報管理部533に送信し、検証を依頼する。ユーザ情報管理部533は、受信した印刷サーバユーザID645を印刷サーバユーザID661として該当する印刷サーバユーザ情報660を読出し、受信した印刷サーバパスワード662と一致するかを検証し、検証結果を情報制御部534に送信する。情報制御部534は、S1651で受信した文書PDLファイルを印刷情報管理部531に送信し、文書PDLファイルの保存を依頼する。印刷情報管理部531は、受信した文書PDLファイルを保存し、発行した印刷ID671を情報制御部534に送信する。S1653では、S1652において印刷情報管理部531から受信した印刷ID671を、連携サーバ104に送信する。即ち、S1653において、連携サーバ104側では、S1635で情報制御部524は印刷IDを受信したか否かを判断する。そして処理は終了する。
<印刷処理>
図18のフローチャートを参照し、本実施形態におけるMFP107と印刷サーバ105の印刷処理を説明する。なお本フローに係るMFP107および印刷サーバ105のプログラムは、ROM403,203や外部メモリI/F404,204に接続されている外部メモリに記憶されており、RAM402,202に読み出されCPU401,201によって実行される。
MFP107では、図18に示すように、S1701で、情報制御部554は、操作制御部551に対して印刷実行画面1000を表示するよう依頼する。S1702では、操作制御部554は、ユーザが印刷実行画面1000上の印刷実行ボタン1002を押下したか否かを判断する。操作制御部551が、印刷実行ボタン1002が押下されていないと判断した場合には、処理は再度S1702に進む。印刷実行ボタン1002が押下されたと判断した場合には、操作制御部551は印刷実行画面1000上でユーザが入力した印刷ID671を検知して情報制御部554に送信する。
S1703では、情報制御部554はS1702にて取得した印刷ID671をネットワーク制御部555から印刷サーバ105に送信する。即ち、S1703において、印刷サーバ105側では、情報制御部534は印刷IDを受信したか否かを判断する。S1704では、情報制御部554が、ネットワーク制御部555を通じて印刷サーバ105から文書PDLファイル、課金情報680を受信したか否かを判断する。情報制御部554が文書PDLファイル、課金情報680を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1704に進む。情報制御部554が文書PDLファイル、課金情報680を受信したと判断した場合は、処理はS1705に進む。
S1705では、情報制御部554がS1704にて受信した文書PDLファイルを印刷制御部552に送信し、印刷実行を依頼する。印刷制御部552は、受信した文書PDLファイルを印刷ユニット408に送信して印刷を実行し、印刷結果のページ数を取得して、情報制御部554に送信する。S1706では、情報制御部554は、S1704で受信した課金情報680と、S1705で取得した印刷ページ数から金額を算出する。S1707では、情報制御部554は、S1706で算出した金額を、印刷サーバ105に送信する。即ち、S1707において、印刷サーバ105側では、S1755で情報制御部524は印刷金額を受信したか否かを判断する。S1708では、情報制御部554が、印刷サーバ105から金額登録完了を受信したか否かを判断する。情報制御部554が金額登録完了を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1708に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1709に進む。
S1709では、情報制御部554は、算出した金額をもとに費用情報表示画面1100を作成し、操作制御部551に該画面の表示を依頼する。S1710では、情報制御部554は、S1702で取得した印刷ID671とS1706で算出した金額から、レシート印刷制御部553に印刷金額672のレシート印刷を依頼する。レシート印刷制御部553は、印刷金額672をレシート印刷ユニット409に送信してレシート印刷を実行し、レシート印刷結果を情報制御部554に送信する。そして処理は終了する。
印刷サーバ105では、図18に示すように、S1751で、情報制御部534は、ネットワーク制御部535を通じてMFP107から印刷ID671を受信したか否かを判断する。情報制御部534が印刷ID671を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1751に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1752に進む。S1752では、情報制御部534は、S1751で受信した印刷ID671を印刷情報管理部531に送信し、印刷ID671に該当する印刷情報670と印刷ファイルの読出しを依頼する。印刷情報管理部531は受信した印刷ID671に該当する印刷情報670を取得し、情報制御部534に送信する。S1753では、情報制御部534は、課金情報管理部532に対して課金情報680の読出しを依頼する。課金情報管理部532は取得した課金情報680を情報制御部554に送信する。S1754では、情報制御部554が、S1752で取得した印刷情報670と印刷ファイル、S1753で取得した課金情報680を、ネットワーク制御部535からMFP107に送信する。即ち、S1754において、MFP107側ではS1704で、情報制御部554は送信された情報を受信したか否かを判断する。S1755では、情報制御部534は、ネットワーク制御部535を通じてMFP107から印刷金額を受信したか否かを判断する。情報制御部534が印刷金額を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1755に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1756に進む。
S1756では、情報制御部534が、S1751で取得した印刷ID671と、S1755で受信した印刷金額672を印刷情報管理部531に送信する。そして情報制御部534は、S1755で受信した印刷金額672を、S1751で受信した印刷ID671に該当する印刷情報の金額672への保存するよう依頼する。印刷情報管理部531は、受信した印刷ID671に該当する印刷情報670の金額672に、受信した印刷金額672を保存し、保存結果を情報制御部534に送信する。S1757においては、情報制御部534が、ネットワーク制御部535からMFP107に対して金額登録完了を送信する。即ち、S1757においては、MFP107側ではS1708で、情報制御部554が金額登録完了を受信したか否かを判断する。そして処理は終了する。
<費用情報登録指示処理>
図19のフローチャートを参照し、本実施形態における携帯端末106、連携サーバ104、印刷サーバ105間の費用情報登録指示処理を説明する。なお本フローに係る携帯端末106、連携サーバ104、および印刷サーバ105のプログラムは、ROM303,203や外部メモリI/F304,204に接続されている外部メモリに記憶されている。各プログラムはRAM302,202に読み出され、CPU301,201によって実行される。
携帯端末106では、図19に示すように、S1801で、操作制御部541が印刷依頼通知メール900の費用登録画面URL904がユーザによって押下されたことを検知すると、費用登録画面URL904を情報制御部546に送信する。情報制御部546が受信した費用登録画面URL904のアドレスに示されている連携サーバ104にアクセスすることで、連携サーバ104に費用登録画面URL904で示されている案件ID651と印刷ID654が通知される。そして情報制御部546は、連携サーバ104に対して図13に示す費用情報登録画面1200を要求する。即ち、S1801において、連携サーバ104側ではS1831で、情報制御部524が情報制御部546から送信された情報を受信したか否かを判断する。S1802では、情報制御部546が、ネットワーク制御部547を通じて図13の費用情報登録画面1200を受信したか否かを判断する。情報制御部546が費用情報登録画面1200を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1802に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1803に進む。
S1803では、情報制御部546は、操作制御部541に対して費用情報登録画面1200を表示するよう依頼し、操作制御部541が該画面を表示する。S1804では、操作制御部541が、ユーザが費用情報登録画面1200上のOKボタン1208を押下したか否かを判断する。操作制御部541が、OKボタン1208が押下されていないと判断した場合には、処理は再度S1804に進み、押下されたと判断した場合には、操作制御部541は費用情報登録画面1200上でユーザが入力したその他費用情報の内容の有無を検知する。操作制御部541は、その他費用情報の入力を検知した場合は、入力された内容を情報制御部546に送信する。
S1805では、情報制御部546はS1804にて取得したその他費用情報を連携サーバ104に送信する。その他費用情報は、案件名と、その他費用の金額とを含む。即ち、S1805において、連携サーバ104側ではS1838で、情報制御部524はその他費用情報を受信したか否かを判断する。S1806では、情報制御部546が、連携サーバ104から費用情報登録完了を受信したか否かを判断する。情報制御部546が費用情報登録完了を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1806に進み、受信したと判断した場合は、処理は終了する。
連携サーバ104では、図19に示すように、S1831で、情報制御部524は、ネットワーク制御部525を通じて携帯端末106から案件ID651、印刷ID654、および費用情報登録画面1200の要求を受信したか否かを判断する。情報制御部524が案件ID651、印刷ID654、および費用情報登録画面1200の要求を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1831に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1832に進む。S1832では、情報制御部524が、S1831で受信した印刷ID654の数だけS1833からS1836のステップを繰り返す。
S1833では、情報制御部524は、S1831で受信した案件ID651と印刷ID654を連携情報管理部521に送信し、案件ID651と印刷ID654に紐付く連携情報650の読出しを依頼する。連携情報管理部521は、受信した案件ID651と印刷ID654の連携情報650を読出し、情報制御部524に送信する。情報制御部524は、受信した連携情報650の案件管理サーバユーザID653を、ユーザ情報管理部522に送信し、案件管理サーバユーザID653を案件管理サーバユーザID643として該当する連携サーバユーザ情報640の読出しを依頼する。ユーザ情報管理部522は、案件管理サーバユーザID653に紐付く連携サーバユーザ情報640を読出し、情報制御部524に送信する。情報制御部524は、取得した連携情報650と連携サーバユーザ情報640から、印刷サーバユーザID645、印刷サーバパスワード646、および印刷ID654をネットワーク制御部525から印刷サーバ105に送信し、該当する印刷情報670を要求する。即ち、S1833において、印刷サーバ105側ではS1851で、情報制御部534が送信された情報を受信したか否かを判断する。S1834では、情報制御部524が、印刷サーバ105から印刷ID654に紐付く印刷情報670を受信したか否かを判断する。情報制御部524が、印刷情報670を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1834に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1835に進む。
S1835では、情報制御部524は、S1834で取得した印刷情報670から印刷金額672を取得する。S1836では、情報制御部524は、S1833で送信した印刷ID654と、S1834で取得した印刷金額672を連携情報管理部521に送信し、印刷ID654に紐付けて連携情報650の金額655に保存するよう依頼する。連携情報管理部521は、受信した印刷ID654に該当する金額655に受信した印刷金額672を紐づけて保存し、保存結果を情報制御部524に送信する。S1837では、情報制御部524は、S1833で取得した連携サーバユーザ情報640、連携情報650と、S1834で取得した印刷情報670とを基に、費用情報登録画面1200を作成する。そして、情報制御部524が作成した費用情報登録画面1200を、携帯端末106に送信する。即ち、S1837において、携帯端末106側ではS1802で、情報制御部546は費用情報登録画面を受信したか否かを判断する。
S1805で携帯端末106がその他費用情報を送信すると、S1838では、情報制御部524が、携帯端末106からその他費用情報を受信したか否かを判断する。情報制御部524が、その他費用情報を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1838に進み、その他費用情報受信したと判断した場合は、処理はS1839に進む。S1839では、情報制御部524は、携帯端末106から受信したその他費用情報を含む費用情報を、案件ID651と印刷ID654に紐づけて保存するよう連携情報管理部521に依頼する。そして、情報制御部524は、連携サーバ104が図20で詳述する費用情報登録依頼処理を行う。S1840では、情報制御部524がネットワーク制御部525から携帯端末106に対して、費用情報登録完了を送信する。即ち、S1840において、連携サーバ104は携帯端末106に対して、費用情報登録完了を送信し、S1806において、携帯端末106は、費用情報登録完了を受信したか否かを判断する。そして処理は終了する。
印刷サーバ105では、図19に示すような処理を実行する。S1851では、情報制御部534が、ネットワーク制御部535を通じて連携サーバ104から印刷サーバユーザID645、印刷サーバパスワード646、印刷ID654、および印刷情報要求を受信したか否かを判断する。情報制御部534が印刷サーバユーザID645、印刷サーバパスワード646、印刷ID654、および印刷情報要求を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1851に進み、受信したと判断した場合は、処理はS1852に進む。
S1852では、情報制御部534は、S1851で連携サーバ104から受信した印刷サーバユーザID645、印刷サーバパスワード646をユーザ情報管理部533に送信するとともに検証を依頼する。ユーザ情報管理部533は、受信した印刷サーバユーザID646を印刷サーバユーザID661として管理している印刷サーバユーザ情報661を読出し、受信した印刷サーバパスワード662と一致するかを検証し、検証結果を情報制御部534に送信する。
情報制御部534は、S1851で受信した印刷ID654を印刷情報管理部531に送信し、印刷ID654を印刷ID671として管理している印刷情報670の読出しを依頼する。印刷情報管理部531は、受信した印刷ID654を印刷ID671として管理している印刷情報670を読出し、情報制御部534に送信する。S1853では、S1852で印刷情報管理部531から受信した印刷情報を、連携サーバ104に送信する。即ち、S1853において、連携サーバ104側ではS1834で、情報制御部524は印刷情報を受信したか否かを判断する。そして処理は終了する。
<費用情報登録依頼処理>
図20のフローチャートを参照し、本実施形態における連携サーバ104、案件管理サーバ103の費用情報登録依頼処理を説明する。なお本フローに係る連携サーバ104および案件管理サーバ103のプログラムは、各装置が備えるROM203や外部メモリI/F204に接続されている外部メモリに記憶されており、RAM202に読み出されCPU201によって実行される。
連携サーバ104は、図20に示す処理を実行することを通じて、費用登録画面上での操作に応じて設定されたその他費用情報と、印刷費用情報とを含む費用登録情報に対応する費用を案件管理サーバ103に登録する。S1901で、情報制御部524は、ネットワーク制御部525から案件管理サーバ103に対して、費用登録情報の登録を要求するユーザに対応する案件管理サーバユーザID643および案件管理サーバパスワード644を送信する。この案件管理サーバユーザIDおよび案件管理サーバパスワードは、図17に示す文書印刷遺体処理のS1636で連携させた連携サーバユーザ情報640に基づく。また連携サーバ104は、案件管理サーバ103に対して、連携情報650が含む、費用情報の登録対象となる案件の案件ID651、文書名656、および金額655を送信する。また、連携サーバ104は、その他費用情報が含む案件名および金額とを送信する。即ち、S1901においては、案件管理サーバ103側ではS1951で、情報制御部516は送信された情報を受信したか否かを判断する。同時に、案件管理サーバ103は送信された連携情報の案件ID、文書名、金額と、その他費用情報の案件名、金額とを受信したか否かを判断する。S1902では、情報制御部524が、ネットワーク制御部525を通じて案件管理サーバ103から費用情報登録完了を受信したか否かを判断する。情報制御部524が費用情報登録完了を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1902に進み、受信したと判断した場合は、処理は終了する。以上のように、連携サーバ104が案件管理サーバ103に対して連携情報の案件ID、文書名、金額と、その他費用情報の案件名、金額を送信することにより、費用登録情報に対応する費用が案件情報に紐付くように案件管理サーバ103で登録される。
案件管理サーバ103では、図20に示す処理を実行する。S1951では、情報制御部516が、ネットワーク制御部517を通じて連携サーバ104から費用情報を受信したか否かを判断する。ここでの費用情報とは、案件管理サーバユーザID643、案件管理サーバパスワード644、案件ID651、文書名656、金額655、その他費用情報の案件名、金額である。情報制御部524が費用情報を受信していないと判断した場合は、処理は再度S1951に進み、受信したと判断した場合、処理はS1952に進む。
S1952では、情報制御部516は、S1951のステップで連携サーバ104から受信した案件管理サーバユーザID643、案件管理サーバパスワード644をユーザ情報管理部513に送信するとともに検証を依頼する。ユーザ情報管理部513は、受信した案件管理サーバユーザID643を案件管理サーバユーザID601として管理する案件管理サーバユーザ情報600の案件管理サーバパスワード603を読出す。そして、ユーザ情報管理部513は、案件管理サーバパスワード603と、受信した案件管理サーバパスワード644と一致するかを検証し、検証結果を情報制御部516に送信する。
情報制御部516は、S1951で受信した、案件ID651、文書名656、金額655、案件名652、およびその他費用情報を費用情報管理部512に送信する。また、情報制御部516は、案件ID651を案件ID621として管理する費用情報620に紐付けて保存するよう費用情報管理部512に依頼する。費用情報管理部512は、受信した1件の文書名656または案件名652に対し、費用情報620を1件、案件ID621に紐付けて保存する。そして、費用情報管理部512は保存結果を情報管理部516に送信する。S1953では、費用情報登録完了を連携サーバ104に送信する。即ち、S1953においては、連携サーバ104側ではS1902で、費用情報登録完了を受信したか否かを判断する。そして処理は終了する。
<案件情報参照処理>
図21のフローチャートを参照し、本実施形態におけるクライアントPC102と案件管理サーバ103の案件情報参照処理を説明する。なお本フローに係るクライアントPC102および案件管理サーバ103のプログラムは、ROM203や外部メモリI/F204に接続されている外部メモリに記憶されており、RAM202に読み出されCPU201によって実行される。
クライアントPC102においては、図21に示すように、S2001で情報制御部502は、図15で示した案件管理サーバログイン処理を実行する。そして処理はS2002に進む。S2002では、情報制御部502は、ネットワーク制御部503を通じて案件管理サーバ103に、案件情報画面1300を要求する。即ち、S2002において、案件管理サーバ103側ではS2052で、案件情報画面要求を受信したか否かを判断する。そして処理はS2003に進む。S2003では、情報制御部502が、図14に示す案件情報画面1300を受信したか否かを判断する。情報制御部502が案件情報画面1300を受信していないと判断した場合は、処理は再度S2003に進み、受信したと判断した場合は、処理はS2004に進む。S2004では、情報制御部502は、操作制御部501に対して案件情報画面1300を表示するよう依頼、操作制御部501が該画面を表示すると処理は終了する。
案件管理サーバ103においては、図21に示すように、S2051において、情報制御部516は、図15で示した案件管理サーバログイン処理を実行する。S2052では、情報制御部516は、ネットワーク制御部517を通じてクライアントPC102から案件情報画面1300の要求を受信したか否かを判断する。情報制御部516が案件情報画面1300の要求を受信していないと判断した場合は、処理は再度S2052に進み、受信したと判断した場合は、処理はS2053に進む。S2053では、情報制御部516が図15の案件管理サーバログイン処理のS1454でユーザ情報管理部513から受信した、現在ログイン中のユーザの案件管理サーバユーザ情報600から、案件管理サーバユーザID601を取得する。情報制御部516は、取得した案件管理サーバユーザID601を案件情報管理部511に送信し、案件管理ユーザID601と担当ユーザID613が一致する案件情報610の読出しを依頼する。案件情報管理部511は、受信した案件管理ユーザID601と担当ユーザID613が一致する案件情報610を取得し、情報制御部516に送信する。
情報制御部516は、受信した案件情報610を費用情報管理部512に送信し、案件情報610の案件ID611と費用情報620の案件ID621が一致する費用情報620の取得を依頼する。費用情報管理部512は、受信した案件ID621に紐付く費用情報620を取得し、情報制御部516に送信する。S2054においては、情報制御部516は、S2053で受信した案件情報610と費用情報620に基づいて費用情報画面1300を作成し、該画面をクライアントPC102に送信する。即ち、S2054において、クライアントPC102側ではS2003で、情報制御部502が案件情報画面を受信したか否かを判断する。そして処理は終了する。
案件に関連する文書を印刷する際に、案件管理サーバ、連携サーバ、および印刷サーバが図16、図17を参照して説明したフローチャートに従って処理を行う。これにより案件管理サーバに案件に紐付けて保存されている文書ファイルを、連携サーバがまとめて印刷サーバに印刷依頼できる。以上の手順により、従来ユーザが案件管理サーバからPCなどに文書ファイルを一旦ダウンロードした後、PCから印刷サービスシステムに送信するなどしていた手間を軽減する効果を得ることができる。
また、案件に関する費用情報を登録する際に、連携サーバ、印刷サーバ、および案件管理サーバが図19、図20を参照して説明したフローチャートに従って処理を行う。これにより案件に紐付けて印刷した金額やその他人件費などの費用情報を、携帯端末から容易に案件管理サーバに登録できる。以上の手順により、従来ユーザがPCから案件管理サーバに対してレシートなどを見ながら、作業にかかった人件費などとともに印刷費用として、案件管理サーバに手動で登録する手間を軽減する効果を得ることができる。
なお、連携サーバで行っている図20の案件管理サーバへの費用情報の登録処理を、携帯端末で実行し、図19の費用情報登録指示処理で、携帯端末から直接案件管理サーバに費用情報を登録するような形態であっても、上記と同様の効果を得ることができる。
図17では、連携サーバから印刷サーバへの印刷依頼処理に関して部数を指定していないが、連携サーバから印刷サーバへの印刷依頼処理で部数を指定することで、複数部数の印刷依頼処理が可能であることは言うまでもない。また、この複数部数の印刷依頼処理を行う場合、1部の印刷依頼処理を複数回繰り返し実行する構成であっても同様の効果を得ることができる。さらに、複数部数の印刷依頼について、連携サーバから印刷サーバへの印刷依頼処理を部数指定で1回の印刷依頼処理するのか、複数回の印刷依頼処理を行うのかの設定をユーザ毎に保持することで、ユーザ毎に設定を切り替えられるようにしてもよい。
また、図17では、連携サーバから印刷サーバに複数回の印刷依頼処理を実行して複数の印刷ID671を取得し、文書印刷依頼通知メールに複数の印刷ID671を記している。これを、連携サーバで複数の印刷ID671を1つの連携IDで管理し、1つの連携IDを文書印刷依頼通知メールに記載する構成であっても同様の効果を得ることができる。さらに、複数の印刷ID671を使用するのか、1つの連携IDを使用するのかの設定をユーザ毎に保持することで、ユーザ毎に設定を切り替えられるようにしてもよい。
(実施例2)
実施例1において、図19に示すフローチャートでは、印刷金額を取得する場合に連携サーバ104から印刷サーバ105に対して印刷情報670の読出しを依頼している。しかし、印刷サービスシステムの形態によっては、印刷サーバ105から印刷金額670を取得できず、MFP107から出力されるレシートからしか印刷金額672を取得できないことが考えられる。この場合、印刷金額672の案件管理サーバ103への費用情報620の登録は、ユーザがクライアントPC102上からレシートを見ながら手動で行う必要がある。また、図19に示すその他費用情報の登録においては、法律事務所などからMFP107までの移動にかかる人件費を、ユーザが地図や万歩計(登録商標)などで距離を確認して登録する必要があった。
そこで、実施例2では、印刷金額がMFP107から出力されるレシートからしか取得できない場合でも、印刷金額を費用情報登録する手間を軽減し、また移動にかかる人件費をその他費用情報として登録する手間を軽減する、案件管理システムについて説明する。なお特に断らない限り、本実施例について実施例1と同一の番号のブロック図や処理は、それぞれ実施例1の同一番号のブロック図や処理と同一のものである。
<費用情報登録画面2100>
図22は、図13の代わりに携帯端末106の表示部I/F307に接続されたディスプレイなどに表示される費用情報登録画面を説明するための例示的な図である。費用情報登録画面2100は、案件情報表示2101、レシート画像表示2102、文書名2103、レシート画像ファイル入力ボックス2104、および画像選択ボタン2105などを含む。また、費用情報登録画面2100は、その他費用情報表示2106、その他費用情報項目入力ボックス2107、その他費用情報金額入力ボックス2108、その他費用情報項目追加ボタン2109、移動費自動算出チェックボックス2110などを含む。また、費用情報登録画面2100は、OKボタン2111などを含む。
案件情報表示2101は、情報制御部546が連携サーバ104から受信した案件情報610が表示される。レシート画像表示2102は、ユーザがレシートを撮影した画像を入力するための表示である。レシート画像ファイル入力ボックス2104は、ユーザが文書を印刷した際にMFP107から出力されたレシートを撮影した画像ファイル名を指定するための入力ボックスである。つまり、レシート画像ファイル入力ボックス2104は、携帯端末106の撮影ユニットが読取ったレシートの画像を設定する画像設定項目として機能する。操作制御部541は、表示部I/F307に接続されているディスプレイや、入出力I/F305に接続されているポインティングデバイスやハードウェアキーを通じて、ユーザが入力したレシート画像ファイル入力ボックスを検知して、情報制御部546に送信する。画像選択ボタン2105は、ユーザがレシート画像を携帯端末106の外部メモリから選択するためのレシート画像選択画面2200を表示するためのボタンである。ユーザが画像選択ボタン2105を押下すると、操作制御部541はユーザが画像選択を押下した画像ファイルのファイル名が記載されたレシート画像選択画面2200を表示させる。図22のレシート画像表示2102には、レシート画像ファイル入力ボックス2104が2件しか表示されていないが、印刷情報の件数にしたがって表示件数は決定される。
その他費用情報表示2106は、ユーザが携帯端末106上で連携サーバ104を通じて案件サーバ103に対して、印刷金額以外に発生した例えば交通費や人件費を登録するための入力ボックスが表示される。その他費用情報項目入力ボックス2107は、ユーザが携帯端末106を用いて印刷金額以外に発生した費用の項目を入力するための入力ボックスである。その他費用情報金額入力ボックス2108は、ユーザが携帯端末106を用いて、その他費用情報項目入力ボックス2107に対する金額を入力するための入力ボックスである。その他費用情報項目追加ボタン2109は、ユーザが携帯端末106を用いて、その他費用情報項目入力ボックス2107とその他費用情報金額入力ボックス2108の入力件数を追加する際に押下するためのボタンである。ユーザがその他費用情報項目追加ボタン2109を押下することによって、操作制御部541は、その他費用情報項目入力ボックス2107とその他費用情報金額入力ボックス2108を1件追加表示する。
移動費自動算出チェックボックス2110は、携帯端末106を携帯してMFP107まで印刷物を取りにいくユーザの移動にかかる人件費である移動費を携帯端末106で自動的に算出することをユーザが選択するチェックボックスである。つまり、移動費自動算出チェックボックス2110は、ユーザ装置のユーザによるMFP107の印刷出力結果の取得に要した移動費の算出指示項目として機能する。OKボタン2111は、ユーザが、レシート画像表示2103に表示されているレシート画像ファイル、その他費用情報表示2106に表示されているその他費用情報を、連携サーバ104を通じて案件管理サーバ103に登録する際に押下するボタンである。ユーザがOKボタン2111を押下することによって、操作制御部541は費用情報登録画面2100で入力された内容を検出して、検出内容を情報制御部546に送信する。すなわち、操作制御部541は、選択されたレシート画像、その他費用情報、または移動費自動算出チェックボックス2110の値を情報制御部546に送信する。ユーザにより入力された情報は、情報制御部546が連携サーバ104にされ、連携サーバ104を介して案件管理サーバ103に登録される。
<レシート画像選択画面2200、レシート撮影画面2250>
図23(A)および(B)は、携帯端末106のディスプレイに表示されるレシート画像選択画面とレシート撮影画面を説明するための例示的な図である。レシート画像選択画面2200は、新規撮影ボタン2201、画像ファイル選択ラジオボタン2202、画像ファイル名表示2203、および画像選択ボタン2204などを含む。新規撮影ボタン2201は、ユーザがレシートを撮影した画像を携帯端末106に保存していない場合に、新規にレシートを撮影するためのレシート撮影画面2250を表示させる際に押下するためのボタンである。ユーザが新規撮影ボタン2201を押下することによって、操作制御部541は、レシート撮影画面2250を表示する。画像ファイル選択ラジオボタン2202は、撮影ユニット308等を介して撮影されたレシート画像を選択するためのラジオボタンである。操作制御部541はユーザが選択した画像選択ラジオボタン2202の値を検知して、情報制御部546に送信する。
画像ファイル名表示2203は、携帯端末106の外部メモリに保存されている画像ファイルのファイル名である。なお、図23に示す画像選択ラジオボタン2202、画像ファイル名表示2203は各3件しか表示されていないが、画像ファイルの件数にしたがって任意の表示件数が決定される。画像選択ボタン2204は、ユーザがレシート画像ファイルを決定する際に押下されるボタンである。ユーザが画像選択ボタン2204を押下すると、操作制御部541がレシート画像選択画面2200を閉じる。さらにレシート画像選択ラジオボタン2202で選択された画像ファイル名が、レシート画像ファイル入力ボックス2104に入力された状態の費用情報登録画面2100の表示に戻る。
レシート撮影画面2250は、撮影表示2251、撮影ボタン2252などを含む。撮影表示2251は、携帯端末106の撮影ユニット308で撮影されている画面を表示する。撮影ボタン2252は、ユーザがレシート画像を撮影する際に押下されるボタンである。ユーザが撮影ボタン2252を押下すると、情報制御部546が撮影ユニット308で撮影している画像を取得し、外部メモリに画像をファイルとして保存する。さらに、撮影が完了すると操作制御部541がレシート撮影画面2250を閉じる。さらにレシート画像ファイル名表示に、撮影され保存された画像ファイルが表示されている状態のレシート画像選択画面2200の表示に戻る。
<費用情報登録指示処理>
図24のフローチャートを参照し、本実施形態における携帯端末106、連携サーバ104、および印刷サーバ105の費用情報登録指示処理を説明する。なお本フローに係る携帯端末106、連携サーバ104および印刷サーバ105のプログラムは、ROM303,203や外部メモリI/F304,204に接続されている外部メモリに記憶されている。各プログラムはRAM302,202に読み出されCPU301,201によって実行される。
携帯端末106においては、図24に示すような処理を実行する。S2301では、操作制御部541が印刷依頼通知メール900の費用登録画面URL904がユーザによって押下されたことを検知すると、費用登録画面URL904を情報制御部546に送信する。情報制御部546は、ネットワーク制御部547から、受信した費用登録画面URL904のアドレスに示されている連携サーバ104にアクセスする。すなわち連携サーバ104には、費用登録画面URL904に記載されている案件ID651と印刷ID654が送信される。そして情報制御部546は、連携サーバ104に対して図22に示す費用情報登録画面2100を要求する。即ち、S2301において、連携サーバ104側ではS2351で、情報制御部524が送信された情報を受信したか否かを判断する。
S2302では、情報制御部546が、図22に示す費用情報登録画面2100を受信したか否かを判断する。情報制御部546が費用情報登録画面2100を受信していないと判断した場合は、処理は再度S2302に進み、受信したと判断した場合は、処理はS2303に進む。S2303では、情報制御部546は、操作制御部541に対して費用情報登録画面2100を表示するよう依頼し、操作制御部541が該画面を表示する。S2304では、操作制御部541が、ユーザが費用情報登録画面2100の画像選択ボタン2105、項目追加ボタン2109、またはOKボタン2111のいずれを押下したかを判断する。操作制御部541が、画像選択ボタン2105が押下されたと判断した場合は、処理はS2305に進む。操作制御部541が、OKボタン2111が押下されたと判断した場合は、処理はS2310に進む。
S2305では、情報制御部546は、操作制御部541に対してレシート画像選択画面2200を表示するよう依頼し、操作制御部541が該画面を表示する。S2306では、操作制御部541が、ユーザがレシート画像選択画面2200の新規撮影ボタン2201または画像選択ボタン2204のいずれを押下したかを判断する。操作制御部541が、新規撮影ボタン2201が押下されたと判断した場合は、処理はS2307に進む。操作制御部541が、画像選択ボタン2204が押下されたと判断した場合は、処理はS2303に進む。つまり、レシート画像選択ラジオボタン2202で選択された画像ファイル名が、レシート画像ファイル入力ボックス2104に入力された状態の費用情報登録画面2100の表示に戻る。S2307では、情報制御部546は、操作制御部541に対してレシート撮影画面2250を表示するよう依頼する。詳細には、情報制御部546が、撮影制御部542に対して、撮影ユニット308で撮影された画像を、操作制御部541に送信するよう依頼することにより操作制御部541は該画面を表示する。
S2308では、操作制御部541が、ユーザがレシート撮影画面2250の撮影ボタン2252を押下したか否かを判断する。操作制御部541が、撮影ボタン2252が押下されていないと判断した場合は、処理は再びS2308に戻り、押下されたと判断した場合は、処理はS2309に進む。S2309では、情報制御部546は、撮影制御部542に対して撮影ユニット308で撮影された画像を取得するよう依頼し、撮影制御部542は該当する画像を情報制御部546に送信する。情報制御部546は、外部メモリに受信した画像を画像ファイルとして保存する。そして処理はS2305に戻る。
S2310では、操作制御部541が、ユーザが費用情報登録画面2100上の移動費自動算出チェックボックス2110をチェックしたか否かを判断する。操作制御部541が、移動費自動算出チェックボックス2110がチェックされていないと判断した場合は、処理はS2312に進み、チェックされたと判断した場合は、処理はS2311に進む。S2311のステップにおいては、情報制御部546は、位置情報管理部544に対して位置取得ユニット309で取得された携帯端末106の緯度692、経度693などの位置情報690を取得するよう依頼する。位置情報管理部544は位置取得ユニット309で取得した位置情報690を情報制御部546に送信する。情報制御部546は、位置情報690をその他費用情報の一つとして外部メモリに保存する。そして処理はS2312に進む。
S2312では、操作制御部541は費用情報登録画面2100上でユーザが入力したレシート画像ファイル、その他費用情報の内容を検知して情報制御部546に送信する。情報制御部546は操作制御部541から取得したレシート画像ファイルを外部メモリから読み出し、その他費用情報と合わせてネットワーク制御部547から連携サーバ104に送信する。すなわち、携帯端末106は、移動費自動算出チェックボックス2110への設定操作に応じて、携帯端末106の位置情報を印刷費用情報以外の費用情報として連携サーバ104の情報制御部524に送信する。連携サーバ104側では、送信された情報を受信したか否かを判断する(S2353)。
S2313では、情報制御部546が、ネットワーク制御部547を通じて連携サーバ104から費用情報登録完了を受信したか否かを判断する。情報制御部546が費用情報登録完了を受信していないと判断した場合は、処理は再度S2313に進み、受信したと判断した場合は、処理は終了する。
連携サーバ104においては、図24に示すように、S2351で、情報制御部524は、ネットワーク制御部525を通じて携帯端末106から案件ID651、印刷ID654、および費用情報登録画面2200の要求を受信したか否かを判断する。情報制御部524が案件ID651、印刷ID654、費用情報登録画面2200の要求を受信していないと判断した場合は、処理は再度S2351に進み、情受信したと判断した場合は、処理はS2352に進む。S2352では、情報制御部524は携帯端末106に対して、費用情報登録画面2200を送信する。即ち、S2352においては携帯端末106側ではS2302で、情報制御部546が費用情報登録画面を受信したか否かを判断する。S2353では、情報制御部524は、携帯端末106からレシート画像ファイル、またはその他費用情報を受信したか否かを判断する。情報制御部524がレシート画像ファイル、その他費用情報を受信していないと判断した場合は、処理は再度S2353に進み、受信したと判断した場合は、処理はS2354に進む。
S2354では、情報制御部524が、S2353で受信したレシート画像ファイル数だけS2355からS2356のステップを繰り返す。S2355では、情報制御部524は、S2353で受信したレシート画像ファイルを画像処理部523に送信し、レシート画像ファイルをOCR処理して印刷金額を取得するよう依頼する。画像処理部523は、レシート画像ファイルをOCR処理して印刷金額を取得すると、該印刷金額を情報制御部524に送信する。S2356では、情報制御部524は、S2355で取得した印刷金額を連携情報管理部521に送信し、該印刷金額の保存を依頼する。連携情報管理部521は、情報制御部541から受信した印刷ID654に該当する連携情報650の金額655に、受信した印刷金額を保存する。そして、連携情報管理部521は情報制御部546に保存結果を送信する。
S2357では、情報制御部524は、S2353で受信したその他費用情報に、移動費自動算出が設定されているか否かを判断する。情報制御部524がその他費用情報に移動費自動算出が設定されていると判断した場合は、処理はS2358に進み、移動費自動算出が設定されていないと判断した場合は、処理はS2359に進む。S2358では、情報制御部546が案件管理サーバ103にアクセスし、法律事務所等の基準点の位置情報690を要求する。
案件管理サーバ103の情報制御部516は、位置情報要求を受信すると、位置情報管理部515に対して、基準点の位置情報690の読出しを依頼する。位置情報管理部515は、基準点の位置情報690を読出し、情報制御部516に送信する。情報制御部516は、受信した基準点の位置情報690を連携サーバ104の情報制御部524に送信する。連携サーバ104の情報制御部524は、基準点の位置情報690を取得する。すなわち、情報制御部524は、携帯端末106からその他費用情報に含まれる携帯端末106の位置情報を取得するとともに(S2353)、案件管理サーバ104から基準位置情報を取得する。そして、情報制御部524は、S2358で案件管理サーバ103から取得した基準点の位置情報690と、S2353で取得したその他費用情報に含まれる携帯端末106の位置情報690とを比較する。この比較結果に基づいて、情報制御部524は、基準点から携帯端末106までの距離を算出する。そして、情報制御部524は、算出した基準点から携帯端末106までの距離を、その他費用情報の移動費として連携情報管理部521に送信し、移動費の金額として保存を依頼する。連携情報管理部521は、受信した基準点から携帯端末106までの距離を、移動費の金額655として案件名と対応付けて保存し、保存結果を情報制御部524に送信する。
S2359では、情報制御部524が図20に示す費用情報登録依頼処理を実行する。移動費の金額655については、情報制御部524は、案件名と対応付けられた移動費の金額655を案件管理サーバに送信する(S1901)。そして処理はS2360に進む。S2360では、情報制御部524が、ネットワーク制御部525から携帯端末106に対して、費用情報登録完了を送信する。即ち、S2360において、携帯端末106側ではS2313で、情報制御部546が費用情報登録完了を受信したか否かを判断する。そして処理は終了する。
図23を参照して説明した処理の例では、連携サーバ104が備える情報制御部524は、レシート画像ファイル入力ボックス2104への設定操作に応じて携帯端末106から送信される画像から印刷費用情報を取得する(S2312,S2355)。そして、情報制御524は、取得した印刷費用情報を案件管理サーバ103に登録する(S2359)。
印刷費用を費用情報として登録する際に、携帯端末、連携サーバが図24のフローチャートに従って処理すると、ユーザは携帯端末で印刷時にMFP107から出力されたレシートを撮影するだけで、連携サーバがレシート画像から印刷料金を算出する。以上の手順により、従来はユーザが地図や万歩計(登録商標)等を用いて算出していた印刷のための移動にかかる人件費を、印刷金額がMFPから出力されるレシートからしか取得できない場合でも、印刷金額を費用情報登録する手間を軽減する効果を得ることができる。
また、案件に関連して印刷した際の移動にかかる人件費を登録する際に、携帯端末、連携サーバが図24のフローチャートに従って処理すると、法律事務所などの基準点の位置情報と携帯端末の位置情報の距離を連携サーバが算出して案件管理サーバに登録できる。以上の手順により、従来はユーザが地図や万歩計(登録商標)等を用いて算出していた印刷のための移動にかかる人件費を、費用情報登録する手間を軽減する効果を得ることができる。
上述した実施形態では、携帯端末が案件管理サーバから基準点の位置情報を取得するが、該基準点の位置情報を連携サーバから取得してもよく、携帯端末106に予め登録しておいてもよい。当然のことながら、基準点から携帯端末までの距離を算出する機能は連携サーバのみならず、案件管理サーバまたは携帯端末が備えていてもよい。
なお、実施例1では、図17を参照し、連携サーバから印刷サーバに複数回の印刷依頼処理を実行して複数の印刷IDを取得し、文書印刷依頼通知メールに複数の印刷IDを記した場合の費用情報登録指示処理を記載している。これを、連携サーバで複数の印刷IDを1つの連携IDで管理し、1つの連携IDを文書印刷依頼通知メールに記載する構成であっても、1枚のレシート画像から複数文書の印刷IDとその印刷料金を取得することで、同様の効果を得ることができる。さらに、複数の印刷IDを使用するのか、1つの連携IDを使用するのかの設定をユーザ毎に保持することで、ユーザ毎に設定を切り替えられるようにしてもよい。
(その他の実施例)
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア(コンピュータプログラム)を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給する。そしてそのシステム或いは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU等)がプログラムを読み出して実行する処理である。この場合、そのプログラム、及び該プログラムを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
103 案件管理サーバ
104 連携サーバ
105 印刷サーバ

Claims (6)

  1. 画像形成装置と、
    前記画像形成装置と通信可能な印刷サービス装置と、
    前記印刷サービス装置とネットワークを介して通信することが可能な情報処理装置と、を備える情報処理システムであって、
    前記情報処理装置は、
    データを取得する取得手段と、
    前記取得されたデータ、または前記取得されたデータを基に生成された印刷データを前記印刷サービス装置に送信する第1の送信手段と、
    前記印刷サービス装置が生成する、前記データを印刷するために必要な印刷識別情報を前記印刷サービス装置から受信する受信手段と、
    前記受信された印刷識別情報をユーザに通知するための印刷通知を作成する作成手段と、
    前記印刷通知を宛先に向けて送信する第2の送信手段と、を備え、
    前記印刷サービス装置は、
    前記印刷通知を受信したユーザが印刷実行画面を介し入力した前記印刷識別情報を受信したことに応じて、前記情報処理装置から受信した前記印刷データ、または前記情報処理装置が取得したデータを基に前記印刷サービス装置により生成された印刷データを前記画像形成装置へ送信する第3の送信手段と、を備え、
    前記画像形成装置は、
    前記印刷サービス装置から受信した前記印刷データを印刷する印刷手段を備える、
    ことを特徴とする情報処理システム。
  2. 前記情報処理装置が備える前記作成手段は、印刷終了後に印刷指示に関する印刷の費用を登録するためのアクセス情報と、前記印刷識別情報とを含む前記印刷通知を作成し、
    前記情報処理装置は、さらに、
    ユーザ装置からの前記アクセス情報を基にしたアクセスに起因して、前記印刷指示に関する印刷の費用の登録に用いる費用登録画面を前記ユーザ装置に提供する画面提供手段と、
    前記費用登録画面における登録処理を行った前記ユーザ装置から費用登録情報を受け取り、前記費用登録情報をデータ管理装置に登録する登録手段と、をさらに備えることを特徴とする請求項1に記載の情報処理システム。
  3. 前記ユーザ装置は、前記画像形成装置が出力する、印刷された前記データの印刷費用情報が記述されたレシートを画像として読取る読取手段を備え、
    前記情報処理装置が備える前記画面提供手段は、前記ユーザ装置の前記読取手段が読取った画像を設定する画像設定項目を含む前記費用登録画面を前記ユーザ装置に提供し、
    前記情報処理装置が備える前記登録手段は、前記画像設定項目への設定操作に応じて前記ユーザ装置から送信される画像から前記印刷費用情報を取得し、取得した前記印刷費用情報を前記データ管理装置に登録することを特徴とする請求項2に記載の情報処理システム。
  4. 画像形成装置と、前記画像形成装置と通信可能な印刷サービス装置と、前記印刷サービス装置とネットワークを介して通信することが可能な情報処理装置と、を備える情報処理システムの制御方法であって、
    前記情報処理装置が、データを取得する取得工程と、
    前記情報処理装置が、前記取得されたデータ、または前記取得されたデータを基に生成された印刷データを前記印刷サービス装置に送信する第1の送信工程と、
    前記情報処理装置が、前記印刷サービス装置が生成する、前記データを印刷するために必要な印刷識別情報を前記印刷サービス装置から受信する受信工程と、
    前記情報処理装置が、前記受信された印刷識別情報をユーザに通知するための印刷通知を作成する作成工程と、
    前記情報処理装置が、前記印刷通知を宛先に向けて送信する第2の送信工程と、
    前記印刷サービス装置が、前記印刷通知を受信したユーザが印刷実行画面を介し入力した前記印刷識別情報を受信したことに応じて、前記情報処理装置から受信した前記印刷データ、または前記情報処理装置が取得したデータを基に前記印刷サービス装置により生成された印刷データを前記画像形成装置へ送信する第3の送信工程と、
    前記画像形成装置が、前記印刷サービス装置から受信した前記印刷データを印刷する印刷工程とを有することを特徴とするシステムの制御方法。
  5. 前記作成工程において、前記情報処理装置が、印刷終了後に印刷指示に関する印刷の費用を登録するためのアクセス情報と、前記印刷識別情報とを含む前記印刷通知を作成し、
    前記情報処理装置が、ユーザ装置からの前記アクセス情報を基にしたアクセスに起因して、前記印刷指示に関する印刷の費用の登録に用いる費用登録画面を前記ユーザ装置に提供する画面提供工程と、
    前記情報処理装置が、前記費用登録画面における登録処理を行った前記ユーザ装置から費用登録情報を受け取り、前記費用登録情報をデータ管理装置に登録する登録工程と、をさらに有することを特徴とする請求項4に記載のシステムの制御方法。
  6. 前記画面提供工程において、前記情報処理装置が、画像を設定する画像設定項目を含む前記費用登録画面を前記ユーザ装置に提供し、
    前記設定される画像は、前記ユーザ装置が、前記画像形成装置が出力する、印刷された前記データの印刷費用情報が記述されたレシートを読み取ったものであり、
    前記登録工程において、前記情報処理装置が、前記画像設定項目への設定操作に応じて前記ユーザ装置から送信される画像から前記印刷費用情報を取得し、取得した前記印刷費用情報を前記データ管理装置に登録することを特徴とする請求項5に記載のシステムの制御方法。
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