JP5993848B2 - 文書共有システム - Google Patents

Description

本発明は、複数の利用者が共有する文書のドリルダウン検索に用いるタグ付けに関するものである。

特許文献１には、タグクラウド（ｔａｇ ｃｌｏｕｄ）を用いたコンテンツ推薦装置及び方法が開示されている。

この例で、ネットワークを通じてコンテンツ推薦サービスを提供するコンテンツ推薦サーバは、各コンテンツに付与されたタグを分析することにより、タグクラウドを構築している。ここで用いられるタグは、使用者がコンテンツに対して直接付与することを前提としている。

このように、コンテンツの検索などに使われるタグは、利用者が意識的に設定することが一般的である。

しかし、利用者がタグを自身で判断して設定することに対して煩雑であると感じている場合も多く、多くの利用者が共有する文書に対して遍くタグ付けを行うことは、必ずしも容易ではない。

また、利用者毎にタグの適性に対する判断が異なるため、標準的なタグに統一することは困難であり、構造的な検索において安定的な運用が図られにくい。

特開２００９−１２９４５８号公報

共有文書の作成の際に、自動的にタグ付けを行うことにより、広範囲に漏れなく標準的なタグを付与し、ドリルダウン検索の効率を高めることを課題とする。

本願発明に係る文書共有システムは、
文書を登録する利用者の利用者端末と接続可能な文書共有システムであって、以下の要素を有することを特徴とする
（１）文字列型の文書項目への文字列の入力を促し、タグ型の文書項目の選択候補となるタグ群を表示しタグの選択を促し、入力された文字列及び選択されたタグを記入データとして返信するに構成された文書入力フォーム画面を、前記文書を登録する利用者の利用者端末へ送信する文書入力フォーム配信部
（２）前記文書を登録する利用者の利用者端末から返信された記入データを受信する記入データ受付部
（３）受信した記入データからなる文書情報を生成する文書生成部
（４）生成した文書情報群を記憶する文書情報データベース
（５）文書情報毎に、文書情報に含まれるタグを文書のドリルダウン検索に用いるメニューのメニュー項目として含むインデクスを生成するインデクス用テーブル生成部。

また、
文書共有システムは、文書を閲覧する利用者の利用者端末と接続可能であって、更に、（６）文書毎のインデクスを記憶するインデクスデータベースと、
（７）インデクスのメニュー項目群を表示し、メニュー項目の選択を促し、選択されたメニュー項目を検索条件として返信するように構成されたドリルダウン検索領域を含む検索画面を生成する検索画面生成部と、
（８）生成した検索画面を、前記文書を閲覧する利用者の利用者端末に送信する検索画面配信部を有することを特徴とする。

また、
前記検索画面生成部は、返信された検索条件のメニュー項目をインデクスに含む文書をインデクスデータベースから検索し、検索した文書一覧である検索結果リストを検索画面に含めることを特徴とする。

また、
前記インデクス用テーブル生成部は、文書情報毎に、文書情報に含まれる文字列をインデクスに含め、
前記検索画面生成部は、検索した文書のインデクスに含まれる文字列を文書一覧に表示することを特徴とする。

また、
前記文書入力フォーム配信部は、複数のタグ型文書項目で、それぞれの選択候補となる異なるタグ群を表示しそれぞれにタグの選択を促し、選択された複数のタグを記入データとして返信するに構成された文書入力フォーム画面を、前記文書を登録する利用者の利用者端末へ送信し、
前記インデクス用テーブル生成部は、文書情報に含まれる複数のタグを異なるメニューのメニュー項目としてインデクスに含めることを特徴とする。

また、
文書共有システムは、更に、
（９）メニュー毎に、メニューにタグタイプを対応付けるメニュータグ対応表と、
（１０）タグ型の文書項目毎に、タグタイプを記憶する文書データ構造記憶部を有し、
前記インデクス用テーブル生成部は、メニュー毎に、メニュータグ対応表に基づいて当該メニューに対応するタグタイプを特定し、文書データ構造記憶部に基づいて当該タグタイプに対応する文書項目を特定し、当該文書項目で選択されたタグを当該メニューのメニュー項目とすることを特徴とする。

また、
前記検索画面生成部は、文書一覧に表示された文書を選択すると、当該文書の文書表示要求を返信するように検索画面を構成し、
文書共有システムは、更に、
（１１）前記文書を閲覧する利用者の利用者端末から文書表示要求を受信する文書表示要求受付部と、
（１２）受信した文書表示要求の対象となる文書を特定し、文書情報データベースから当該文書の文書情報を取得し、当該文書を表示する文書表示画面を生成する文書表示画面生成部と、
（１３）文書表示画面を、前記文書を閲覧する利用者の利用者端末へ返信する文書表示画面配信部を有することを特徴とする。

また、
前記文書表示画面生成部は、更新指示が可能な状態でタグを表示し、タグの更新指示がされた場合には、文書を特定して更新されたタグを返信するように構成した文書表示画面を生成し、
文書共有システムは、更に、
（１４）文書を特定した更新タグを受信するタグ変更受付部と、
（１５）更新タグを受信した場合に、当特定文書の文書情報のタグを当該更新タグに書き換えるタグ登録部を有することを特徴とする。

また、
前記タグは、当該文書の業務上のステータスを識別することを特徴とする。

また、
前記文書表示画面生成部は、前記文書を閲覧する利用者の権限に応じて、更新指示が可能な状態でタグを表示することを特徴とする。

本願発明に係るプログラムは、
文書を登録する利用者の利用者端末と接続可能な文書共有システムとなるコンピュータに、以下の手順を実行させることを特徴とする
（１）文字列型の文書項目への文字列の入力を促し、タグ型の文書項目での選択候補となるタグ群を表示しタグの選択を促し、入力された文字列及び選択されたタグを記入データとして返信するに構成された文書入力フォーム画面を、前記文書を登録する利用者の利用者端末へ送信する文書入力フォーム配信手順
（２）前記文書を登録する利用者の利用者端末から返信された記入データを受信する記入データ受付手順
（３）受信した記入データからなる文書情報を生成する文書生成手順
（４）生成した文書情報群を記憶する文書情報記憶手順
（５）文書情報毎に、文書情報に含まれるタグを文書のドリルダウン検索に用いるメニュー項目として含むインデクスを生成するインデクス用テーブル生成手順。

本願発明では、文書入力フォームで選択されたタグ型の文書項目のデータを、ドリルダウン検索に用いるメニューのメニュー項目として活用するので、自動的に新規文書に対してタグ付けを行い、構造的な検索に活用することができる。これにより、タグ付けの労力が軽減されるとともに、文書作成者や文書閲覧者の主観に依存しない、客観的かつ統一的なタグ付けが実現される。

特に、文書に関する業務上のステータスをタグとして用いるので、審査や承認などのステータス変移の操作をそのまま検索要素に反映することが可能となる。

本願発明に係るネットワーク構成（その１）を示す図である。 本願発明に係るネットワーク構成（その２）を示す図である。 文書登録に係るデータフローを示す図である。 文書登録に係る文書管理サーバの構成を示す図である。 文書種別選択画面配信処理フローを示す図である。 文書入力フォーム画面配信処理フローを示す図である。 議事録の文書入力フォームを示す図である。 研修録の文書入力フォームを示す図である。 文書種別管理テーブルを示す図である。 タグテーブルを示す図である。 文書生成処理フローを示す図である。 議事録の文書データ構造を示す図である。 研修録の文書データ構造を示す図である。 議事録の文書情報の例を示す図である。 研修録の文書情報の例を示す図である。 インデクス登録に係る文書管理サーバの構成を示す図である。 インデクス用テーブルを示す図である。 インデクス登録処理フローを示す図である。 レコード生成処理フローを示す図である。 メニュータグ対応表を示す図である。 検索画面配信に係る検索サーバの構成を示す図である。 検索画面配信処理フローを示す図である。 検索画面を示す図である。 検索画面成処理フローを示す図である。 ドリルダウン検索領域生成処理フローを示す図である。 検索結果リスト生成処理フローを示す図である。 文書表示に係る文書管理サーバの構成を示す図である。 議事録の文書表示画面を示す図である。 起案書の文書データ構造を示す図である。 タグテーブルを示す図である。 起案書の文書入力フォームを示す図である。 起案書の文書情報の例を示す図である。 インデクス用テーブルを示す図である。 起案書の文書表示画面を示す図である。 ステータス更新に係る文書管理サーバの構成を示す図である。 ステータス更新処理フローを示す図である。 ステータス登録処理フローを示す図である。 検索画面を示す図である。

図１は、本願発明に係るネットワーク構成（その１）を示す図である。企業（文書を共有する組織の例）外に、文書共有システムを設ける例（Ｓａａｓ形態）を示している。本願発明に係る文書共有システムは、文書管理サーバ１０１と検索サーバ１０２から構成されている。文書管理サーバ１０１は、文書の作成、閲覧、検索サーバ１０２へのインデクステーブルの登録などを行なう。検索サーバ１０２は、インデクステーブルを用いて、高速の検索を行い、所望の文書情報へ利用者を導く役割を担っている。文書管理サーバ１０１と検索サーバ１０２は、文書共有システム内のシステムネットワーク（例えば、ＬＡＮ）により接続されている。また、文書管理サーバ１０１と検索サーバ１０２は、システムネットワークを介してインターネットに接続している。利用者端末１０３は、共有文書を登録し、閲覧する利用者が使用する端末であり、企業ネットワーク（例えば、ＬＡＮ）を介してインターネットワークに接続している。これにより、利用者端末１０３は、文書管理サーバ１０１と検索サーバ１０２にアクセスすることができるように構成されている。利用者端末１０３は、ブラウザを有しており、ブラウザを介して文書管理サーバ１０１と検索サーバ１０２と通信を行うことができる。セキュリティの観点からは、インターネットを介する通信データは、送信側で暗号化され、受信側で復号して用いることが望ましい。利用者端末１０３は、文書を登録する利用者として使用する場合と、文書を閲覧する利用者として使用する場合がある。

Ｓａａｓ（サース）の形態以外に、企業内に文書共有システムを設けることもできる。図２は、本願発明に係るネットワーク構成（その２）を示す図である。文書管理サーバ１０１、検索サーバ１０２、及び利用者端末１０３は、企業ネットワーク（例えば、ＬＡＮ）に接続されている。この例では、イントラネットを前提とし、利用者端末１０３は、Ｓａａｓ形態と同様にブラウザを介して文書管理サーバ１０１と検索サーバ１０２と通信を行うことができる。文書管理サーバ１０１と検索サーバ１０２の間の連携も企業ネットワークを介して行われる。

まず、利用者端末１０３から文書管理サーバ１０１に文書を登録する動作について説明する。ここでいう登録は、作成済みの文書ファイルを転送することではなく、所定のフォームから文書の記載項目をひとつひとつ記述することから文書を作成することを意味している。

図３は、文書登録に係るデータフローを示す図である。文書管理サーバ１０１は、利用者端末１０３から文書作成開始を受信すると、文書種別選択画面を返信する。文書種別選択画面は、議事録、研修録などの文書種別を選択するように構成されている。利用者端末１０３から文書種別指定（文書種別ＩＤを含む）を送信し、文書管理サーバ１０１は、文書種別に応じた文書入力フォーム画面を返信する。文書入力フォーム画面は、項目毎に記入データの入力を促し、返信するように構成されている。その際、文書種別ＩＤも返信する。

文書登録に係る文書管理サーバ１０１の構成について説明する。図４は、文書登録に係る文書管理サーバの構成を示す図である。文書管理サーバ１０１は、文書種別選択画面配信部４０１、文書種別選択画面記憶部４０２、文書入力フォーム画面配信部４０３、文書入力フォーム画面記憶部４０４、タグテーブル４０５、記入データ受付部４０６、文書生成部４０７、文書データ構造記憶部４０８、及び文書情報データベース４０９を有している。続いて、これらのモジュールによる処理を説明する。

図５は、文書種別選択画面配信処理フローを示す図である。文書種別選択画面配信部４０１は、文書作成開始の受信を待つ状態で（Ｓ５０１）、利用者端末１０３から文書作成開始を受信すると、文書種別選択画面記憶部４０２に記憶している文書種別選択画面を読み出して、送信してきた利用者端末１０３に返信する（Ｓ５０２）。文書種別選択画面は、文書種別のリストを表示し、文書種別の選択を促し、クリックなどにより選択された文書種別のＩＤを含む文書種別指定を文書管理サーバ１０１に返信するように構成されている。この画面を受信した利用者端末１０３は、ブラウザ上にこの画面を表示して、利用者が作成する文書種別の選択を受け付ける。例えば、文書作成開始と文書種別指定は、それぞれ所定のＵＲＬであり、文書種別ＩＤは、パラメータとしてそのＵＲＬに付加さている。

図６は、文書入力フォーム画面配信処理フローを示す図である。文書入力フォーム画面配信部４０３は、文書種別指定の受信を待つ状態で（Ｓ６０１）、利用者端末１０３から文書種別指定を受信すると、文書種別指定に含まれる文書種別ＩＤに対応する文書入力フォーム画面を文書入力フォーム画面記憶部４０４から読み出して、送信してきた利用者端末１０３に返信する（Ｓ６０２）。文書入力フォーム画面は、文書種別毎にその文書データ構造に従って、記入する項目の文字コード入力欄、あるいはタグ選択手段を設けている。

図７は、議事録の文書入力フォームを示す図である。議事録の例では、作成者の他に、文書タイトル、開催日、開催時間、出席者、テーマ、議事、及び決定事項の記入項目を設けている。作成者は、ログイン時の利用者ＩＤから特定して、予め設定しているが、利用者側で、コード入力あるいはタグ選択するようにしてもよい。文書タイトル、議事、決定事項は、自由に文字コードを入力することができる。開催日は、年、月、日を入力（あるいは選択）する。開催時間は、開始時刻と終了時刻の時と分を入力（あるいは選択）する。出席者は、予め表示されたタグ名を選択する。テーマも予め設定されているタグ名を選択するように構成されている。タグ名群はプルダウンで表示される。タグを選択した場合には、タグＩＤを返信するように構成されている。文書管理サーバ１０１で、タグ名からタグＩＤを特定する場合には、タグ名を返信するようにしてもよい。そして、送信アイコンをクリックなどで指示することにより、これらの記入データを送信する。併せて、文書種別ＩＤも送信する。文書管理サーバ１０１側で文書種別ＩＤを特定できる場合には、文書種別ＩＤは省くこともできる。

図８は、研修録の文書入力フォームを示す図である。出席者の項目に替えて、受講者の項目を設けている。議事と決定事項の項目に替えて、研修内容の項目を設けている。このように、文書種別によって、項目の構成が異なる。これらの構成は、後述する文書データ構造として文書データ構造記憶部４０８で記憶しているものと一致する。

文書種別については、文書種別管理テーブルを設けることにより、管理が容易になる。図９は、文書種別管理テーブルを示す図である。文書種別毎に、文書種別ＩＤ９０１と、文書種別名９０２と、文書入力フォーム画面９０３と、文書表示デフォルト画面９０４のフィールドを対応付けるレコードを設けている。文書表示デフォルト画面は、文書を閲覧する場合の表示用の所定画面である。

作成者と出席者と受講者は、人名タグとして予め登録されている。また、テーマもテーマタグとして予め設定されている。図１０は、タグテーブルを示す図である。タグ毎に、タグＩＤ１００１と、タグタイプ１００２と、タグ名１００３のフィールドを対応付けるレコードを設けている。タグＩＤ１００１は、タグタイプ１００２とタグ名１００３の組合せに対して唯一である。文書入力フォーム画面記憶部４０４の文書入力フォームは、タグテーブル４０５の情報と一致するように設定されている。あるいは、文書入力フォーム画面配信部４０３で一致するように設定する。

図１１は、文書生成処理を示す図である。記入データ受付部４０６は、記入データと文書種別ＩＤの受信を待つ状態で（Ｓ１１０１）、利用者端末１０３から記入データと文書種別ＩＤを受信すると、文書生成部４０７により文書情報（図１４、図１５に例示）を文書情報データベース４０９に登録する（Ｓ１１０２〜Ｓ１１０８）。

文書生成部４０７は、まず新規な登録文書ＩＤを割り当て、文書情報に設定する（Ｓ１１０２）。また、記入データ受付部４０６あるいは文書入力フォーム画面配信部４０３で受信した文書種別ＩＤを、文書情報に設定する（Ｓ１１０３）。更に、現在時刻を取得して、プロパティの作成日時に設定する（Ｓ１１０４）。更に、文書項目毎に以下の処理を繰り返す（Ｓ１１０５）。文書項目は、文書種別ＩＤに対応する文書データ構造で定義されている。

文書データ構造記憶部４０８では、文書種別毎に文書データ構造を記憶している。図１２は、議事録の文書データ構造を示す図である。図１３は、研修録の文書データ構造を示す図である。文書種別ＩＤに対して、複数の文書項目の情報を有している。文書項目の情報は、文書項目ＩＤと、文書項目名と、文書項目型と、本文テキストフラグを対応付けている。文書項目ＩＤは、文書内の項目について唯一であり、文書項目名は、項目の内容を識別するとともに画面の表示などに用いられる。文書項目型は、データ形式を定めている。人名タグやテーマタグは、タグであることと、タグのタイプを定めている。本文テキストフラグは、検索結果リストで表示する本文テキストのソースとなる項目をＯＮとして区別するように設定されている。

図１１のＳ１１０５からのルーチンで、順次、当該文書項目に対応する記入データを特定して（Ｓ１１０６）、記入データを文書情報の文書項目に書き込む（Ｓ１１０７）。そして、すべての項目について処理した時点で終了する（Ｓ１１０８）。これにより文書情報が生成される。

図１４は、議事録の文書情報の例を示す図であり、図１５は、研修録の文書情報の例を示す図である。ヘッダには、登録文書ＩＤと文書種別ＩＤの他、プロパティとして作成日時や更新日時が記憶されている。また、各文書項目ＩＤに対して、文書項目データを記憶している。タグの項目では、受信したタグＩＤを記憶している。記入データとしてタグ名を受信する場合には、文書生成部４０７でタグテーブル４０５に基づいてタグ名に対応するタグＩＤを特定する。文字列は、受信した文字コードが格納される。日付と時間は、文字コードでも数値コードでもよい。図では、１０進数の列で表記した数値コードの例を示している。

このようにして文書登録が完了する。続いて、このようにして登録された文書を検索対象とするためのインデクス登録の操作について説明する。

図１６は、インデクス登録に係る文書管理サーバの構成を示す図である。文書管理サーバ１０１は、タグテーブル４０５、文書データ構造記憶部４０８、文書情報データベース４０９の他に、インデクス用テーブル生成部１６０１、メニュータグ対応表１６０２、インデクス用テーブル記憶部１６０３、及びインデクス生成コマンド起動部１６０４を有している。インデクス用テーブル生成部１６０１は、登録された文書についてインデクス用テーブルを生成する。インデクス用テーブル生成部１６０１は、文書登録に連動して起動されるように構成してもよいし、バッチ処理で一群の文書を処理するように構成してもよい。

図１７は、インデクス用テーブルを示す図である。インデクス対象文書毎に、文書タイトル１７０１、作成者１７０２、作成日時１７０３、更新日時１７０４、本文テキスト１７０５、第一メニュー項目（人員）１７０６、第二メニュー項目（分野）１７０７、ロケーション１７０８のフィールドを対応付けるレコードを設けている。文書タイトル１７０１と本文テキスト１７０４は、キーワード検索の探索領域となるとともに、検索結果一覧のリストとして表示される。メニュー項目は、メニュー（人員、分野など）に属する選択候補である。ここでは、文字コード列で設定される。ロケーションは、文書表示の際にアクセスする位置情報を示している。

インデクス用テーブル生成部１６０１とインデクス生成コマンド起動部１６０４による文書管理サーバ１０１側のインデクス登録動作について説明する。図１８は、インデクス登録処理フローを示す図である。インデクス用テーブル生成部１６０１は、文書情報データベース４０９から未登録の文書情報を特定して、未登録の文書情報毎に以下の処理を繰り返す（Ｓ１８０１）。未登録は、前回のインデクス登録処理以降の作成日時又は更新日時を有する文書を判定する方法や、作成・更新の際に作成・更新フラグでＯＮにすることにより判定する方法などが考えられる。未登録の文書のみならず、全文書を対象としてもよい。

インデクス用テーブル生成部１６０１は、インデクス用テーブル記憶部１６０３に追加レコードを生成する処理（Ｓ１８０２）を、すべての文書情報について処理する（Ｓ１８０３）。そして、インデクス生成コマンド起動部１６０４は、インデクス生成コマンド起動処理により、インデクス用テーブル記憶部１６０３のインデクス用テーブルを検索サーバ１０２にインデクス生成コマンドと共に転送する（Ｓ１８０４）。

図１９は、レコード生成処理フローを示す図である。文書情報データベース４０９の文書情報から文書タイトルを読み取り、作成者を読み取り、作成日時を読み取り、それぞれインデクスレコードに書き込む（Ｓ１９０１〜Ｓ１９０３）。作成者については、タグテーブル４０５を用いて、文書項目データのタグＩＤをタグ名に変換する。また、文書情報の本文テキストフラグＯＮの項目を特定し（Ｓ１９０４）、当該項目のデータを本文テキストに書き込む（Ｓ１９０５）。更に、メニュー毎に（Ｓ１９０６）、当該メニューに対応するタグタイプを特定して（Ｓ１９０７）、文書項目型が当該タグタイプである文書項目を特定し（Ｓ１９０８）、当該文書項目のデータ（タグ）を、メニュー項目に書き込む（Ｓ１９０９）。

タグタイプは、メニュータグ対応表１６０２を用いて特定する（Ｓ１９０７）。図２０は、メニュータグ応表を示す図である。メニュー毎に、タグタイプ２００１を対応付けている。例えば、第一メニュー（人員）の場合は、タグタイプは人名タグであり、第二メニュー（分野）は、タグタイプはテーマタグである。

文書項目の特定は、文書データ構造記憶部４０８（図１２、図１３）に基づいて行う（Ｓ１９０８）。例えば、当該文書種別ＩＤに対応する文書データ構造で、文書項目型が人名タグである項目を判定し、あるいは文書項目型がテーマタグである項目を判定する。

また、書き込む際には、タグテーブル４０５を用いてタグＩＤをタグ名に変換する（Ｓ１９０９）。タグが複数ある場合には、区切りのコードを挿入する。この例では、空白コードを挿入している。

すべてのドリルダウン項目について処理すると（Ｓ１９１０）、所定コードに、文書識別ＩＤを付加してロケーションを生成する（Ｓ１９１１）。所定コードは、文書表示要求となる。通常は、文書管理サーバ１０１の記憶領域（ドライブ、ディレクトリ、ＵＲＬ）を指定する。文書識別ＩＤは、所定コードの一部として、あるいはパラメータとして付加される。そして、そのロケーションを書き込む（Ｓ１９１２）。

続いて、検索サーバ側の動作について説明する。図２１は、検索画面配信に係る検索サーバの構成を示す図である。検索サーバ１０２は、インデクス生成部２１０１、インデクスデータベース２１０２、検索画面配信部２１０３、及び検索画面生成部２１０４を有している。

インデクス生成部２１０１は、文書管理サーバ１０１からインデクス生成コマンドを受信すると、共に受信したインデクス用テーブルを読み取り、インデクスデータベース２１０２に追加登録する。重複する既存文書は削除する。インデクスデータベース２１０２は、インデクス用テーブルのフィールド間の対応付けを維持したまま、文書毎にインデクスの情報を保持するように構成されている。

この状態で、検索要求に応じて検索画面を配信する動作について説明する。図２２は、検索画面配信処理フローを示す図である。検索画面配信部２１０３は、検索要求待ちの状態で（Ｓ２２０１）、文書を閲覧する利用者の利用者端末１０３から検索要求（検索サーバ１０２を指す検索ＵＲＬ）を受信すると、検索画面生成部２１０４で検索画面を生成して（Ｓ２２０２）、検索要求を発信した利用者端末１０３に検索画面を返信する（Ｓ２２０３）。

図２３は、検索画面を示す図である。左側が、ドリルダウン検索領域である。右上が、キーワード検索領域である。右下が、検索結果リスト表示領域である。ドリルダウン検索領域は、メニュー毎に、そのメニューに含まれるメニュー項目を指示操作（クリック）可能な状態で表示している。メニュー項目には、そのメニュー項目に対応する文書数が付加されている。検索結果リスト表示領域は、検索された文書の文書タイトルを指示操作（クリック）可能な状態で表示するとともに、本文テキストの先頭部位（所定文字数範囲）を表示している。

検索画面生成部２１０４による検索画面成処理では、初期状態の検索画面に対して、ドリルダウン検索領域と検索結果リストを生成する。図２４は、検索画面成処理フローを示す図である。ドリルダウン検索領域生成処理（Ｓ２４０１）と検索結果リスト生成処理（Ｓ２４０２）を行う。

図２５は、ドリルダウン検索領域生成処理フローを示す図である。メニュー毎に以下の処理を繰り返す（Ｓ２５０１）。メニューに含まれるメニュー項目を特定する（Ｓ２５０２）。インデクスデータベース２１０２内のインデクス群のメニュー項目を読込み、重複なく、漏れなく、メニュー項目を順次特定していく。そして、メニュー項目毎に、当該メニュー項目を含む文書数をカウントする（Ｓ２５０３）。すべてのメニューについて処理すると（Ｓ２５０４）、再びメニュー毎に（Ｓ２５０５）、まず、メニュー名を配置する（Ｓ２５０６）。続いて、メニュー項目を文書数の降順にソートして（Ｓ２５０７）、その順に従って、メニュー項目毎にメニュー項目名と文書数を配置する（Ｓ２５０８）。また、メニュー項目がブラウザ上で指示操作（クリック）された場合にアクセスするリンク先として、検索サーバ１０２を指す検索要求ＵＲＬを設定する。検索要求ＵＲＬには、パラメータとしてメニュー項目（メニュー項目名、あるいはメニュー項目番号などメニュー項目を識別できる情報）を付加する（Ｓ２５０９）。すべてのメニューについて処理した時点で終了する（Ｓ２５１０）。

図２６は、検索結果リスト生成処理フローを示す図である。アクセスの際の検索要求ＵＲＬにメニュー項目のパラメータがある場合に以下の処理を行なう（Ｓ２６０１）。尚、キーワードのパラメータがある場合には、キーワード検索を行ない、パラメータがない場合には、検索を行なわない。

インデクスデータベース２１０２からメニュー項目を含む文書を検索し（Ｓ２６０２）、検索された文書毎に以下の処理を繰り返す（Ｓ２６０３）。文書タイトルを配置し（Ｓ２６０４）、文書タイトルがブラウザ上で指示操作（クリック）された場合にアクセスするリンク先として、インデクスに含まれるロケーションを設定する（Ｓ２６０５）。更に、本文テキストを所定範囲内に配置する（Ｓ２６０６）。表示文書数の制限に達するまで繰り返す（Ｓ２６０７）。制限は、表示領域や表示文書数で定められている。

利用者端末１０３のブラウザ上で、検索結果リストの文書が選択指示されると、検索サーバ１０２を指すロケーションにアクセスすることになる。検索サーバ１０２は、このアクセスによる文書表示要求に応じて文書を表示した画面を利用者端末１０３に配信する。

図２７は、文書表示に係る文書管理サーバの構成を示す図である。文書管理サーバ１０１は、タグテーブル４０５、文書情報データベース４０９の他に、文書表示要求受付部２７０１、文書表示画面生成部２７０２、文書表示画面記憶部２７０３、及び文書表示画面配信部２７０４を有している。

図２８は、議事録の文書表示画面を示す図である。文書情報データベース４０９の文書情報を、文書種別毎に定められた形式に展開する。文書表示要求受付部２７０１は、文書表示要求であるロケーション（図１７の１７０７）へのアクセスを受け付け、ロケーションの一部あるいは付加パラメータから、登録文書ＩＤを特定する。文書情報データベース４０９から、登録文書ＩＤに対応する文書情報を取得する。文書情報中の文書種別ＩＤに対応する文書表示デフォルト画面を文書表示画面記憶部２７０３から読み込み、その画面の各表示領域に、文書情報の文書項目データを設定する。タグＩＤは、タグテーブル４０５に基づいて、タグ名に変換する。そして、文書表示画面配信部２７０４から、アクセス元の利用者端末１０３に生成した文書表示画面を送信する。

実施の形態２．
業務上のステータス（作成／審査／承認、不合格／合格、未処理／処理済みなど）を管理する文書に関する実施形態を説明する。

起案書に対する作成／審査／承認のステータスを例に説明する。図２９は、起案書の文書データ構造を示す図である。文書項目として、ステータスを設けている。ステータスが変更になると、この文書項目のデータが書き換えられる。

図３０は、タグテーブルを示す図である。ステータスとして変移する状態を、タグで管理する。タグタイプをステータスタグとして、それぞれの状態である「作成」、「審査」、「承認」の状態別にタグを設定しておく。

図３１は、起案書の文書入力フォームを示す図である。文書作成段階では、ステータスは初期値である「作成」が設定されている。作成者は、このタグを変更できないように構成されている。

図３２は、起案書の文書情報の例を示す図である。ステータスの項目ＩＴ０５には、初期値であるＴＧ０３０１（作成）が設定されている。

図３３は、インデクス用テーブルを示す図である。第三メニュー項目（ステータス）には、「作成」の文字コードが設定される。

ステータスを変更する権限を有する利用者が利用者端末１０３から、文書表示要求を送信した場合には、権限に応じて変更可能なステータスの選択を促す文書表示画面が配信される。

図３４は、起案書の文書表示画面を示す図である。ログイン時の利用者ＩＤから当該文書の審査権限があることを判定し、審査の選択指示が可能な画面を生成している。利用者が、審査を選択指示すると、ステータスタグとしてＴＧ０３０２のタグＩＤと登録文書ＩＤを含むステータス変更要求が返信されるように構成されている。例えば、ステータス変更要求は、所定のＵＲＬであり、タグＩＤと登録文書ＩＤは、パラメータとして付加される。ステータスタグは、プルダウンで表示し、選択する構成でもよい。

図３５は、ステータス更新に係る文書管理サーバの構成を示す図である。文書管理サーバ１０１は、文書データ構造記憶部４０８、文書情報データベース４０９の他、ステータス変更受付部３５０１とステータス登録部３５０２を有している。

図３６は、ステータス更新処理フローを示す図である。ステータ変更受付処理（Ｓ３６０１）では、ステータス変更受付部３５０１が、利用者端末１０３からタグＩＤ（ステータス）と登録文書ＩＤを含むステータス変更要求を受信して、タグＩＤ（ステータス）と登録文書ＩＤを特定する。ステータス変更受付部３５０１は、タグ変更受付部の例である。ステータス以外のタグの変更を受け付けることも有効である。

ステータス登録処理（Ｓ３６０２）では、新しいステータスを登録する。図３７は、ステータス登録処理フローを示す図である。ステータス登録部３５０２は、文書情報データベース４０９から登録文書ＩＤの文書種別ＩＤを読み取る（Ｓ３７０１）。そして、文書データ構造記憶部４０８で記憶している文書種別ＩＤの文書データ構造から、文書項目型がステータスタグである文書項目のＩＤを特定し（Ｓ３７０２）、文書情報データベース４０９の登録文書ＩＤに対応する文書情報に含まれる当該文書項目ＩＤの項目データを、タグＩＤ（ステータス）に書き換える（Ｓ３７０３）。最後に、更新日時に現在日時を書き込む（Ｓ３７０４）。ステータス登録部は、タグ登録部の例であり、ステータス登録処理は、タグ登録処理の例である。ステータス以外のタグを更新することも有効である。

図３８は、検索画面を示す図である。ステータスのタグが表示され、ステータスによる検索が行われる。ステータスの更新も反映される。

文書管理サーバ１０１と検索サーバ１０２と利用者端末１０３は、コンピュータであり、各要素はプログラムにより処理を実行することができる。また、プログラムを記憶媒体に記憶させ、記憶媒体からコンピュータに読み取られるようにすることができる。

１０１ 文書管理サーバ
１０２ 検索サーバ
１０３ 利用者端末
４０１ 文書種別選択画面配信部
４０２ 文書種別選択画面記憶部
４０３ 文書入力フォーム画面配信部
４０４ 文書入力フォーム画面記憶部
４０５ タグテーブル
４０６ 記入データ受付部
４０７ 文書生成部
４０８ 文書データ構造記憶部
４０９ 文書情報データベース
１６０１ インデクス用テーブル生成部
１６０２ メニュータグ対応表
１６０３ インデクス用テーブル記憶部
１６０４ インデクス生成コマンド起動部
２１０１ インデクス生成部
２１０２ インデクスデータベース
２１０３ 検索画面配信部
２１０４ 検索画面生成部
２７０１ 文書表示要求受付部
２７０２ 文書表示画面生成部
２７０３ 文書表示画面記憶部
２７０４ 文書表示画面配信部
３５０１ ステータス変更受付部
３５０２ ステータス登録部

Claims (11)

1. 複数の文書情報を含む文書情報群を記憶する文書情報データベースと、
   複数のインデクスレコードを含むインデクスを記憶するインデクスデータベースと、
   前記インデクスを用いた前記文書情報のドリルダウン検索を行う検索サーバと、
   を有する文書共有システムであって、
   前記文書情報群に含まれる其々の文書情報が、前記インデクスに含まれるインデクスレコードの其々に対応し、
   前記文書情報が、文書種別毎の文書データ構造で定義された複数の文書項目を有し、当該複数の文書項目の其々には、タグ型または文字列型の文書項目データが格納され、
   前記インデックスレコードが、前記ドリルダウン検索のメニューに対応するフィールドを有し、各フィールドには、メニュータグ対応表によって前記メニューに対応付けられたタグタイプと一致するタグ型のデータであって、当該インデックスレコードに対応する文書情報の文書項目に格納された文書項目データまたはタグテーブルによって当該文書項目データと関連付けられたデータが格納され、
   前記ドリルダウン検索における各メニューのメニュー項目を条件とする検索において、前記インデクスに含まれる各インデクスレコードの対応するフィールドを検索する
   文書共有システム。
2. 文字列型の前記文書項目への文字列の入力を促し、タグ型の前記文書項目の選択候補となるタグ群を表示しタグの選択を促し、入力された文字列及び選択されたタグを記入データとして返信するに構成された文書入力フォーム画面を、文書を登録する利用者の利用者端末へ送信する文書入力フォーム配信部と、
   前記文書を登録する利用者の利用者端末から返信された記入データを受信する記入データ受付部と、
   受信した記入データから前記文書情報を生成する文書生成部と、
   生成した前記文書情報に対応するインデクスレコードを含むデータテーブルであって前記インデクスを生成または更新するためのインデクス用テーブルを生成するインデクス用テーブル生成部と、
   をさらに有する請求項１記載の文書共有システム。
3. 前記メニュー項目を表示し、メニュー項目の選択を促し、選択されたメニュー項目を検索条件として返信するように構成されたドリルダウン検索領域を含む検索画面を生成する検索画面生成部と、
   生成した検索画面を、文書を閲覧する利用者の利用者端末に送信する検索画面配信部と、
   をさらに有することを特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書共有システム。
4. 前記検索画面生成部は、返信された検索条件のメニュー項目をインデクスに含む文書をインデクスデータベースから検索し、検索した文書一覧である検索結果リストを検索画面に含めることを特徴とする請求項３記載の文書共有システム。
5. 前記インデクス用テーブル生成部は、文書情報毎に、文書情報に含まれる文字列をインデクスに含め、
   前記検索画面生成部は、検索した文書のインデクスに含まれる文字列を文書一覧に表示することを特徴とする請求項４記載の文書共有システム。
6. 前記検索画面生成部は、前記ドリルダウン検索領域における前記メニュー項目の表示において、当該メニュー項目を条件とする検索のヒット件数が多い順に前記メニュー項目表示するよう前記検索画面を生成することを特徴とする請求項３から請求項５の何れか一項に記載の文書共有システム。
7. 前記検索画面生成部は、文書一覧に表示された文書を選択すると、当該文書の文書表示要求を返信するように検索画面を構成し、
   前記文書を閲覧する利用者の利用者端末から文書表示要求を受信する文書表示要求受付部と、
   受信した文書表示要求の対象となる文書を特定し、文書情報データベースから当該文書の文書情報を取得し、当該文書を表示する文書表示画面を生成する文書表示画面生成部と、
   文書表示画面を、前記文書を閲覧する利用者の利用者端末へ返信する文書表示画面配信部と、
   をさらに有することを特徴とする請求項３から請求項６の何れか一項に記載の文書共有システム。
8. 前記文書表示画面生成部は、更新指示が可能な状態でタグを表示し、タグの更新指示がされた場合には、文書を特定して更新されたタグを返信するように構成した文書表示画面を生成し、
   文書を特定した更新タグを受信するタグ変更受付部と、
   更新タグを受信した場合に、当特定文書の文書情報のタグを当該更新タグに書き換えるタグ登録部と、
   をさらに有することを特徴とする請求項７に記載の文書共有システム。
9. 前記タグは、当該文書の業務上のステータスを識別することを特徴とする請求項８に記載の文書共有システム。
10. 前記文書表示画面生成部は、前記文書を閲覧する利用者の権限に応じて、更新指示が可能な状態でタグを表示することを特徴とする請求項９に記載の文書共有システム。
11. 複数の文書情報を含む文書情報群を記憶する文書情報データベースと、
    複数のインデクスレコードを含むインデクスを記憶するインデクスデータベースと、
    前記インデクスを用いた前記文書情報のドリルダウン検索を行う検索サーバと、
    を有するコンピュータに、
    前記文書情報群に含まれる其々の文書情報が、前記インデクスに含まれるインデクスレコードの其々に対応する機能と、
    前記文書情報が、文書種別毎の文書データ構造で定義された複数の文書項目を有し、当該複数の文書項目の其々には、タグ型または文字列型の文書項目データが格納される機能と、
    前記インデックスレコードが、前記ドリルダウン検索のメニューに対応するフィールドを有し、各フィールドには、メニュータグ対応表によって前記メニューに対応付けられたタグタイプと一致するタグ型のデータであって、当該インデックスレコードに対応する文書情報の文書項目に格納された文書項目データまたはタグテーブルによって当該文書項目データと関連付けられたデータが格納される機能と、
    前記ドリルダウン検索における各メニューのメニュー項目を条件とする検索において、前記インデクスに含まれる各インデクスレコードの対応するフィールドを検索する機能と、
    を実現させるためのプログラム。

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