JP5987158B2 - 情報処理装置およびアクセス権限付与方法 - Google Patents
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Description
1つの側面では、本発明は、会社全体またはその企業グループ全体の請求書の閲覧とその情報の一元管理を可能とすることを目的とする。
第1の記憶部は、ユーザを特定するユーザ特定情報と少なくとも1つの固有の情報とをユーザ毎に関連づけたユーザ情報を記憶する。
生成部は、第1の記憶部に記憶される固有の情報とユーザ特定情報とを用いて所定の規則に基づきユーザ毎にコードを生成する。
第2の記憶部は、第1の記憶部に記憶されているユーザ情報が備える第1のユーザのユーザ特定情報を含む請求書情報を記憶する。
図1は、第1の実施の形態のシステムの構成を示す図である。
システム1は、情報処理装置10と端末装置20a、20b、20cとがインターネット(internet)等のネットワーク50を介して接続されている。
端末装置20a、20b、20cは、それぞれ請求書を受発注するユーザ(例えば経理担当者)が操作する端末装置である。
以下、情報処理装置10の機能を具体的に説明する。
情報処理装置10は、CPU(Central Processing Unit)101によって装置全体が制御されている。CPU101には、バス108を介してRAM(Random Access Memory)102と複数の周辺機器が接続されている。
以上のようなハードウェア構成によって、本実施の形態の処理機能を実現することができる。なお、図2には情報処理装置10のハードウェア構成を示したが、端末装置20a、20b、20cも情報処理装置10と同様のハードウェア構成で実現できる。
情報処理装置10内には、以下のような機能が設けられる。
情報処理装置10は、ユーザ情報記憶部11と、登録処理部12と、請求書処理部13と、請求書情報記憶部14とを有している。
ユーザ情報記憶部11には、端末装置20a、20b、20cが作成したユーザ情報が記憶される。
登録処理部12は、ユーザが登録した情報(ユーザ情報)をユーザ情報記憶部11に書き込む。このユーザ情報は請求書の処理に用いられる。
請求書情報記憶部14には、端末装置20a、20b、20cが作成した請求書情報が記憶される。
請求書処理部13は、通知部13aと振込処理部13bとを有している。
なお、請求書のとりまとめる単位は前述したものに限定されず、例えば会社名が同じ(親会社と子会社は区別した)各請求書をとりまとめるようにしてもよい。
次に、ユーザ情報記憶部11に記憶される情報の一例を説明する。
図4に示すユーザ情報入力画面21は、例えば端末装置20aに接続されたモニタ22に表示される。また、ユーザ情報入力画面21には、送信ボタン21a、および中止ボタン21bが表示される。
国名の欄には、ユーザ情報を入力するユーザ(図4の説明において以下、単にユーザという)の勤務する会社所在地の国名を識別する情報が選択される。
Emailアドレスの欄には、社内においてユーザに割り当てられているEmailアドレスが入力される。
会社名の欄には、ユーザが勤務する会社名が日本語で入力される。
英字会社名の欄には、ユーザが勤務する会社名が英語で入力される。
氏名の欄には、ユーザの氏名が入力される。
ユーザ所在地の欄には、ユーザが勤務する会社の所在地が入力される。
ユーザ電話番号の欄には、ユーザが連絡を希望する電話番号が入力される。
ユーザFAX番号の欄には、ユーザが連絡を希望するFAX番号が入力される。
本社所在地郵便番号の欄には、ユーザが勤務する会社の本社所在地の郵便番号が入力される。
本社所在地の欄には、ユーザが勤務する会社の本社所在地が入力される。
企業HPURLの欄には、企業のホームページのURL(Uniform Resource Locator)が入力される。
ユーザにより送信ボタン21aが押下されると、端末装置20aは、ユーザ情報を情報処理装置10に送信する。
本実施の形態ではユーザ情報がテーブル化されて記憶されている。図5に示すユーザ情報管理テーブルT1には、管理番号を記憶する管理番号部分D1と、ユーザ情報が記憶されているユーザ情報管理部分D2と、生成情報が記憶されている生成情報管理部分D3とが設けられている。これらのうち、生成情報は、ユーザ情報に基づき登録処理部12が生成した情報である。これら3つの情報は、互いに関連づけられており、連番が割り振られている。この連番によって各情報が識別される。
ユーザ情報管理部分D2の各項目としては、ユーザ管理番号、国名、Email、会社名、英字会社名、氏名、〒番号、ユーザ所在地、電話番号(TEL)、FAX番号(FAX)、本社郵便番号、本社所在地、企業HPURL、社内共有者がある。
図8および図9に示す生成情報管理部分D3の項目としては、Emailドメイン、ユーザ開始年月日、ユーザ変更年月日、ユーザ変更年月度、ユーザ所在地情報、ユーザ所在地(緯度)、ユーザ所在地(経度)、本社位置情報、本社位置(緯度)、本社位置(経度)、汎用企業グループコード、および汎用企業コードがある。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
Emailドメインの欄には、Emailアドレスのドメインが設定される。
ユーザ所在地(緯度)の欄には、ユーザの所在地の緯度が設定される。
ユーザ所在地(経度)の欄には、ユーザの所在地の経度が設定される。
本社位置情報の欄には、ユーザが所属する会社の本社所在地の緯度および経度(本社位置情報)が設定される。
次に、請求書情報を説明する。
図10に示す請求書情報入力画面23は、例えば端末装置20aに接続されたモニタ22に表示される。
請求書情報入力画面23には、宛先(会社名)、請求書発行日付、請求内容、請求金額、振込指定口座、および指定口座番号・名義の欄が設けられている。また、請求書情報入力画面23には、送信ボタン23a、および中止ボタン23bが表示される。
宛先(会社名)の欄には、宛先の会社名が入力される。
請求書発行日付の欄には、請求書を発行した日付が手動または自動で入力される。
請求内容の欄には、請求書を発行する対象の物品やサービスが入力される。
請求金額の欄には、請求金額(総額)が入力される。
振込指定口座の欄には、請求書情報を入力するユーザが、入金を希望する口座の銀行名および支店名が入力される。
指定口座番号・名義の欄には、請求書情報を入力するユーザが、入金を希望する口座の口座番号および名義が入力される。
本実施の形態では請求書情報がテーブル化されて記憶されている。請求書情報管理テーブルT2には、管理番号、請求書情報番号、請求書宛先、宛先、住所、請求内容、請求金額、振込指定口座、指定口座番号・名義、ユーザ所在地情報、ユーザ所在地(緯度)およびユーザ所在地(経度)の欄が設けられている。横方向に並べられた情報同士が互いに関連づけられている。
請求書情報番号の欄には、請求書情報を識別する番号が設定される。
請求書宛先の欄には、請求書情報入力画面23の請求先会社担当Emailアドレスに入力されたEmailアドレスが設定される。
宛先、請求内容、請求金額、振込指定口座、指定口座番号・名義の欄には、請求書情報入力画面23にて入力された情報が設定される。
図21に示す共有依頼入力画面24は、例えば端末装置20aに接続されたモニタ22に表示される。共有依頼入力画面24には、請求書情報共有者メールアドレスの欄が設けられている。この欄には、請求書情報の共有を希望する共有先のユーザ(以下、共有対象者と言う)のEmailアドレス(ユーザ特定情報)が、ユーザの操作により入力される。なお、ユーザを特定する情報は、メールアドレスに限定されない。図21には、ユーザ管理番号C2が割り当てられているユーザがユーザ管理番号C3、C4、C5、C6が割り当てられているユーザと請求書情報の共有を希望する場合の例を示している。
図22に示すユーザ情報管理部分D2に示すように、データの共有を許可したユーザを登録することにより、そのユーザも共有許可者のデータへアクセスすることができる。例えば、図22に示すユーザ情報は、斉藤2郎さんが作成した請求書情報は、その共有を許可した斉藤3郎、斉藤4郎、斉藤5郎、斉藤6郎さんもアクセスすることができる(請求書情報控えとしてデータを見ることが可能)。
次に、登録処理部12の処理をフローチャートを用いて説明する。
[ステップS1] 登録処理部12は、各端末装置から送られてくるユーザ情報を受け付ける。その後ステップS2に遷移する。
[ステップS2] 登録処理部12は、ステップS1にて受け付けたユーザ情報に含まれる国名を抽出し、ユーザ情報管理テーブルT1に設定する。その後、ステップS3に遷移する。
[ステップS9] 登録処理部12は、ユーザIDおよびパスワードを発行する。その後、ステップS10に遷移する。
[ステップS21] 登録処理部12は、ユーザA1が送信した共有者登録依頼情報を受け付ける。その後、ステップS22に遷移する。
[ステップS22] 登録処理部12は、ユーザ情報管理テーブルT1のEmailの欄を参照する。そして、登録処理部12は、ステップS21にて受け付けた共有者登録依頼情報に含まれるEmailアドレスに一致するEmailアドレスが、Emailの欄に存在するか否かを判断する。共有者登録依頼情報に含まれるEmailアドレスに一致するEmailアドレスが、Emailの欄に存在する場合(ステップS22のYes)、ステップS23に遷移する。共有者登録依頼情報に含まれるEmailアドレスに一致するEmailアドレスが、Emailの欄に存在しない場合(ステップS22のNo)、ステップS25に遷移する。
次に、請求書情報を情報処理装置10に登録する処理を説明する。
以下の説明では請求書情報を送信したユーザを「請求元のユーザ」と言い、請求書情報を受け付けるユーザを「請求先のユーザ」と言う。
図25は、請求書情報の個別登録処理を説明するフローチャートである。
[ステップS31] 請求書処理部13は、端末装置が送信した請求書情報を受信する。その後、ステップS32に遷移する。
次に、請求書情報を一括して登録するときの処理を説明する。
図26は、請求書情報の一括登録処理を説明するフローチャートである。
[ステップS41] 請求書処理部13は、請求書情報を一括して受け付ける。その後、ステップS42に遷移する。
次に、ステップS43の処理(チェック処理)を詳しく説明する。
図27は、チェック処理を説明するフローチャートである。
次に、請求書情報共有処理を、フローチャートを用いて説明する。
図28は、請求書情報共有処理を説明する図である。なお、図28の処理の順番は時系列を示すものではない。
[ステップS55] 端末装置20bは、共有者承認依頼メールを受信する。
[ステップS59] 端末装置20aは、エラー通知メールを受信する。
次に、振込処理を説明する。
図29は、振込処理を説明する図である。
[ステップS71] 端末装置20bは、請求先のユーザB1がB社に関する請求書情報にアクセスし、検収したことを情報処理装置10に通知する。
図30は、支払い内容確認画面の一例を示す図である。
支払い内容確認画面25には、承認ボタン25a、修正ボタン25b、却下ボタン25cが表示される。
また、支払い内容確認画面25の左上には支払先企業毎にタブに番号が割り振られている。
[ステップS80] 振込処理部13bは、請求書情報に含まれる振込指定口座を修正する。その後、ステップS81に遷移する。
[ステップS81] 振込処理部13bは、請求書情報に含まれる振込指定口座に振込処理を実行する。
[ステップS82] 振込処理部13bは、ユーザB1のEmailアドレスを宛先とする修正依頼メールを作成し、送信する。
[ステップS84] 振込処理部13bは、請求元のユーザのEmailアドレスを宛先とする却下通知メールを作成し、送信する。
以上述べたように、情報処理装置10によれば、共有者登録処理を実行することにより
また、ユーザは、ユーザ登録後、すぐに請求書処理システムを利用可能である。
また、規模の大きい企業でも規模の小さい企業でも、個人事業主でも、だれもが共通のインタフェースで請求書のやり取りが可能となる。
まずはユーザーがメール感覚で使い始め、その後に請求者を共有し、請求書情報を統合していくしくみなので、特定の管理者がいない状態でも運用可能である。
なお、図示していないが、情報処理装置10は、ユーザ情報の更新を促すEmailを登録されている各ユーザ宛に送信するようにしてもよい。
次に、第2の実施の形態のシステムについて説明する。
以下、第2の実施の形態のシステムについて、第1の実施の形態との相違点を中心に説明し、同様の事項については、その説明を省略する。
図31は、第2の実施の形態のユーザ情報管理部分に設定されている情報の一例を示す図である。
さらに、第2の実施の形態では、法人番号が、汎用企業コードを兼ねるようにしてもよい。
さらに、第2の実施の形態では、個人または個人事業主に適用できるマイナンバーが、汎用企業コードを兼ねるようにしてもよい。
第2の実施の形態のシステムによれば、第1の実施の形態のシステムと同様の効果が得られる。
また、本発明は、前述した各実施の形態のうちの、任意の2以上の構成(特徴)を組み合わせたものであってもよい。
ユーザがタブレットに触れると、そのユーザの登録したメールアドレスが表示され、店員がそのメールアドレス宛に領収書データを送る(レシートの控えは店に残すようにする)。これにより、企業の経費精算でのレシート(=請求書と同じ扱い)を取り込むことになる。特に大企業で大きなニーズがある。
10 情報処理装置
11 ユーザ情報記憶部
12 登録処理部
13 請求書処理部
13a 通知部
13b 振込処理部
14 請求書情報記憶部
20a、20b、20c 端末装置
21 ユーザ情報入力画面
22 モニタ
23 請求書情報入力画面
24 共有依頼入力画面
D1 管理番号部分
D2 ユーザ情報管理部分
D3 生成情報管理部分
T1 ユーザ情報管理テーブル
T2 請求書情報管理テーブル
T3 請求元ユーザ情報管理テーブル
T4 請求先ユーザ情報管理テーブル
Claims (6)
- ユーザを特定するユーザ特定情報と少なくとも1つの位置を特定する固有の情報とをユーザ毎に関連づけたユーザ情報を記憶する第1の記憶部と、
前記第1の記憶部に記憶される前記固有の情報とユーザ特定情報とを用いて所定の規則に基づきユーザ毎にコードを生成する生成部と、
前記第1の記憶部に記憶されているユーザ情報が備える第1のユーザのユーザ特定情報を含むビジネス文書情報を記憶する第2の記憶部と、
前記第1の記憶部にユーザ情報が記憶されている第2のユーザからの前記ビジネス文書情報へのアクセス要求を受け付けると、前記第1のユーザの第1のコードと、前記第2のユーザの第2のコードが一致するか否かを判断し、前記第1のコードと前記第2のコードとが一致する場合、前記第2の記憶部に記憶されている第1のユーザが作成したビジネス文書情報へのアクセス権限を前記第2のユーザに付与する処理部と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。 - 前記ユーザ特定情報は、電子メールアドレスであり、前記ビジネス文書情報は、ビジネス文書の送付先のユーザの電子メールアドレスおよび発行元のユーザの電子メールアドレスを含み、
前記処理部は、前記ビジネス文書情報に含まれる電子メールアドレスに基づきビジネス文書の送付先のユーザに関連づけられているコードを特定してビジネス文書情報に特定したコードを関連づけて記憶し、
ビジネス文書の送付先のユーザの電子メールアドレスを含むビジネス文書の閲覧要求を受け付けると、前記閲覧要求に含まれる電子メールアドレスに基づきビジネス文書の送付先のユーザに関連づけられているコードを特定し、特定したコードに一致するコードが関連づけられているビジネス文書情報をとりまとめて前記送付先のユーザに閲覧可能な状態とする請求項2に記載の情報処理装置。 - 前記ビジネス文書は請求書であり、前記処理部は、特定したコードに一致するコードが関連づけられているビジネス文書情報に記載された請求金額を集計し、集計した金額を前記送付先のユーザに閲覧可能な状態とする請求項2に記載の情報処理装置。
- 前記ビジネス文書情報は、発行元が指定する第1の口座番号を含み、
前記処理部は、集計した金額を前記送付先のユーザに閲覧させるときに、第1の口座番号とは異なる第2の口座番号を振込先に指定し、
前記第2の口座番号の口座に入金された金額を前記ビジネス文書情報に含まれる請求金額毎に前記第1の口座番号の口座に振り込む請求項2または3に記載の情報処理装置。 - 前記処理部は、ビジネス文書の送付先のユーザが検収を終了したビジネス文書情報をとりまとめる請求項2に記載の情報処理装置。
- コンピュータが、
ユーザを特定するユーザ特定情報と少なくとも1つの位置を特定する固有の情報とをユーザ毎に関連づけたユーザ情報を記憶する第1の記憶部に記憶される前記固有の情報とユーザ特定情報とを用いて所定の規則に基づきユーザ毎にコードを生成し、
前記第1の記憶部に記憶されているユーザ情報が備える第1のユーザのユーザ特定情報を含むビジネス文書情報へのアクセス要求を前記第1の記憶部にユーザ情報が記憶されている第2のユーザから受け付けると、前記第1のユーザの第1のコードと、前記第2のユーザの第2のコードが一致するか否かを判断し、前記第1のコードと前記第2のコードとが一致する場合、第1のユーザが作成したビジネス文書情報へのアクセス権限を前記第2のユーザに付与する、
ことを特徴とするアクセス権限付与方法。
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