JP5721143B2 - Administrative work management system, method and program - Google Patents
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Description
本発明は、行政業務管理システム、方法およびプログラムに関する。 The present invention relates to an administrative work management system, method, and program.
国や地方公共団体等の行政機関において、各種行政サービス等の行政業務を遂行する際は、各種の申請または届出に関する行政文書が作成される。これらの行政文書は、公文書等の管理に関する法律(以下、単に公文書法という)や行政機関の保有する情報の公開に関する法律(以下、単に情報公開法という)、その他の法律等に従って管理されており、法律が規定するルールに従った文書の保存や公開等が行われている。また、このような行政文書は、法律が規定するルールの他に、各行政機関が独自に取り決めた処理方法や保存方法、公開方法等のルールに従って処理されている。特に、近年では、インターネットやイントラネットの普及に伴い、各種の文書が電子的に取り扱われている(例えば、特許文献1−2を参照)。 When an administrative organization such as a national or local government performs administrative services such as various administrative services, administrative documents relating to various applications or notifications are created. These administrative documents are managed in accordance with the Act on the Management of Official Documents (hereinafter simply “Public Document Act”), the Act on the Disclosure of Information Held by Administrative Organizations (hereinafter simply “Information Disclosure Act”), and other laws. Documents are stored and disclosed according to the rules stipulated by the law. Further, such administrative documents are processed according to rules such as processing methods, storage methods, and disclosure methods decided by each administrative institution in addition to the rules stipulated by the law. In particular, in recent years, with the spread of the Internet and intranets, various documents are handled electronically (see, for example, Patent Documents 1-2).
行政機関が遂行する各種行政サービス等の行政業務の中には、各行政機関が独自に行っているものもあるが、国や都道府県単位で行政業務の内容が取り決められているものもあり、各行政機関の間で類似する行政業務も多数存在する。例えば、行政機関が取り扱う申請または届出に関する行政文書には、子ども手当のように根拠となる法律(以下、単に根拠法という)が同じであるが故に各行政機関の間で様式が共通する申請書も多数存在する。また、このような行政文書の取扱いルールも、根拠法が同じであるが故に各行政機関の間で共通している場合がある。よって、取扱いルールが共通的な文書の処理、保存等の管理業務を行う行政業務管理システムを各行政機関が導入すれば、行政業務の大幅な削減が見込まれる。 Some administrative services such as various administrative services performed by administrative agencies are carried out independently by each administrative agency, but some administrative services are arranged by country or prefecture. There are many administrative tasks that are similar among government agencies. For example, administrative documents related to applications or notifications handled by administrative agencies have the same underlying law (hereinafter simply referred to as “basis law”) like child allowances, so applications that have the same format among administrative agencies There are many. In addition, the rules for handling such administrative documents may be common among the administrative agencies because the ground law is the same. Therefore, if each administrative institution introduces an administrative work management system that performs administrative work such as processing and storage of documents with common handling rules, a significant reduction in administrative work is expected.
しかしながら、各行政機関では、文書管理の在り方といった行政業務のルールを、行政機関の実情を踏まえた独自の判断で取り決めた上で、行政業務を執り行う必要もあるため、ルールが共通的な行政業務であってもこれを管理するシステムの導入が現実的には困難であった。 However, each administrative institution has to decide on administrative rules such as the way of document management based on its own judgment based on the actual situation of the administrative organs and then carry out administrative tasks. Even so, it was practically difficult to introduce a system for managing this.
本発明は、このような課題に鑑みてなされたものであり、ルールが共通的な行政業務の管理を、各行政機関の自主性を確保しつつ自動化可能な行政業務管理システム、方法およびプログラムを提供することを課題とする。 The present invention has been made in view of such problems, and provides an administrative work management system, method and program capable of automating administrative work management with common rules while ensuring the autonomy of each administrative institution. The issue is to provide.
上記課題を解決するため、本発明では、各行政機関の間で共通する申請または届出に関する行政文書に関する情報を格納したデータベースと、特定の行政機関が独自に使用する申請または届出に関する行政文書に関する情報を格納したデータベースとを設けておき、申請または届出に関する所定の行政文書の作成要求を受けると、少なくとも何れかのデータベースにアクセスして取得した情報に基づいて入力画面を生成し、入力されたデータに基づいて作成した文書を、前記データベースに格納されている行政文書の取扱いルールに
従って処理することにした。
In order to solve the above-mentioned problems, in the present invention, a database storing information related to administrative documents related to applications or notifications shared among administrative agencies, and information relating to administrative documents related to applications or notifications used by specific administrative agencies. When a request for creating a prescribed administrative document related to application or notification is received, an input screen is generated based on information obtained by accessing at least one of the databases, and the input data The document created based on the above is processed in accordance with the rules for handling administrative documents stored in the database.
詳細には、行政機関の行政業務を自動管理する行政業務管理システムであって、前記各行政機関の間で共通する申請または届出に関する行政文書に関する情報を、当該行政文書の取扱いに関して規定する前記各行政機関の間で共通の取扱いルールに関する情報と共に格納した一般行政文書群データベースと、特定の行政機関が独自に使用する申請または届出に関する行政文書に関する情報を、当該行政文書の取扱いに関して規定する前記特定の行政機関の独自の取扱いルールに関する情報と共に格納した個別行政文書群データベースと、前記特定の行政機関が提供する行政サービスに関わる申請または届出に関する所定の行政文書の作成要求を受けると、前記一般行政文書群データベースおよび前記個別行政文書群データベースのうち少なくとも何れかのデータベースに格納されている情報にアクセスして取得した前記所定の行政文書に関する情報に基づいて、前記所定の行政文書の入力画面を生成し、前記入力画面を介して入力された入力データに基づいて作成した申請または届出に関する新規作成文書を、前記取扱いルールのうち前記所定の行政文書に関して規定している取扱いルールに従って処理する情報処理部と、を備える。 Specifically, it is an administrative work management system for automatically managing the administrative work of an administrative agency, wherein each of the above-mentioned administrative regulations governs information relating to administrative documents relating to applications or notifications common to each administrative agency. The general administrative document group database stored with information on handling rules common among administrative agencies, and information on administrative documents relating to applications or notifications used by specific administrative agencies, with respect to the handling of administrative documents Upon receipt of a request to create an individual administrative document group database stored together with information on the unique handling rules of the administrative agency of the government and a predetermined administrative document relating to an application or notification relating to an administrative service provided by the particular administrative agency, Less than document group database and individual administrative document group database Also generates an input screen for the predetermined administrative document based on the information related to the predetermined administrative document obtained by accessing information stored in any of the databases, and input input via the input screen An information processing unit that processes a newly created document relating to an application or a notification created based on data in accordance with a handling rule defined for the predetermined administrative document among the handling rules.
このように構成される行政業務管理システムであれば、各行政機関の間で共通する申請または届出に関する行政文書に関する情報が、行政文書の取扱いに関して規定する各行政機関の間で共通の取扱いルールに関する情報と共に一般行政文書群データベースに格納されているため、上記行政業務管理システムを何れの行政機関における行政業務に適用する場合であっても、各行政機関の間で共通するような行政文書の作成や処理を自動化可能である。これにより、行政機関における行政文書の作成や処理に係る業務量の大幅な削減を図ることが可能である。 In the administrative work management system configured in this way, information on administrative documents related to applications or notifications that are common among administrative agencies is related to handling rules that are common among administrative agencies that regulate the handling of administrative documents. Because it is stored in the general administrative document group database together with information, even if the above administrative work management system is applied to administrative work in any administrative agency, creation of administrative documents that are common among administrative agencies And the process can be automated. As a result, it is possible to greatly reduce the amount of work related to the creation and processing of administrative documents in administrative agencies.
また、特定の行政機関が独自に使用する申請または届出に関する行政文書に関する情報についても、行政文書の取扱いに関して規定する特定の行政機関の独自の取扱いルールに関する情報と共に個別行政文書群データベースに格納されているため、上記行政業務管理システムを何れの行政機関における行政業務に適用する場合であっても、特定の行政機関における独自の行政文書の作成や独自の取扱いルールに従った処理を実現することができる。よって、各行政機関の自主性を確保しつつ、行政文書の作成および処理に関する業務の負担を削減することが可能である。 In addition, information on administrative documents related to applications or notifications that are used by specific administrative agencies is also stored in the individual administrative document group database together with information on specific handling rules of specific administrative institutions that regulate the handling of administrative documents. Therefore, even when the above administrative work management system is applied to administrative work in any administrative agency, it is possible to create a unique administrative document in a specific administrative agency and to implement processing according to its own handling rules. it can. Therefore, it is possible to reduce the burden of work related to the creation and processing of administrative documents while ensuring the autonomy of each administrative organization.
また、前記情報処理部は、前記入力データに基づいて前記新規作成文書を作成した後、前記取扱いルールのうち前記所定の行政文書に関して処理方法を規定する取扱いルールに従い、前記行政機関の関連箇所へ前記新規作成文書のデータを送る処理を更に実行するものであってもよい。 In addition, the information processing unit creates the newly created document based on the input data, and then follows a handling rule that defines a processing method for the predetermined administrative document among the handling rules. Processing for sending data of the newly created document may be further executed.
上記行政業務管理システムがこのように構成されていれば、作成された文書が、行政機関内の関連箇所へ自動的に送られるので、行政文書の処理に関する業務の負担を削減することが可能である。また、行政機関内における処理の取扱いルールは、一般行政文書群データベースに格納されている取扱いルールに従い、各行政機関に共通の取扱いルールに従って処理することもできるし、個別行政文書群データベースに格納されている取扱いルールに従い、特定の行政機関で独自に定める取扱いルールに従って処理することもできるので、文書の処理に関する各行政機関の自主性を確保しながら、業務の負担を削減することが可能である。 If the above administrative work management system is configured in this way, the created document is automatically sent to the relevant part in the administrative institution, so it is possible to reduce the work burden related to administrative document processing. is there. In addition, the handling rules for the processing within the administrative organization can be processed according to the handling rules stored in the general administrative document group database, and can be processed according to the handling rules common to each administrative organization, or stored in the individual administrative document group database. It is possible to process according to the handling rules established by a specific administrative organization according to the handling rules that are established, so it is possible to reduce the burden of work while ensuring the independence of each administrative organization regarding the processing of documents. .
また、前記情報処理部は、前記入力データに基づいて前記新規作成文書を作成した後、前記取扱いルールのうち前記所定の行政文書に関して保存方法を規定する取扱いルールに従い、前記取扱いルールが規定する保存場所へ前記新規作成文書のデータを保存する処理を更に実行するものであってもよい。 In addition, the information processing unit creates the newly created document based on the input data, and then saves specified by the handling rule in accordance with a handling rule that specifies a saving method for the predetermined administrative document among the handling rules. Processing for storing the data of the newly created document in a place may be further executed.
上記行政業務管理システムがこのように構成されていれば、作成された文書が所定の場所へ自動的に保存されるので、行政文書の保存に関する業務の負担を削減することが可能である。また、文書保存のルールは、一般行政文書群データベースに格納されている取扱いルールに従い、各行政機関に共通の取扱いルール(例えば、公文書法といった各行政機関に対し一律に適用される法律)に従って保存することもできるし、あるいは、個別行政文書群データベースに格納されている取扱いルールに従い、特定の行政機関で独自に定める取扱いルールに従って保存することもできるので、文書の保存に関する各行政機関の自主性を確保しつつ、各行政機関に共通の取扱いルールが適用される文書についてはこれに従った文書の保存が行われる。よって、文書の誤保存を防ぎ、且つ、業務の負担も削減することが可能である。 If the administrative work management system is configured in this way, the created document is automatically saved in a predetermined location, so that it is possible to reduce the work burden related to the saving of the administrative document. Document storage rules are stored in accordance with the handling rules stored in the general administrative document group database, and in accordance with the handling rules common to each administrative organization (for example, a law that applies uniformly to each administrative organization, such as the Public Document Act). Can also be saved, or according to the handling rules stored in the individual administrative document group database, it can be saved according to the handling rules uniquely established by a specific administrative agency. For documents to which common handling rules are applied to each administrative institution, the documents are stored according to the rules. Therefore, it is possible to prevent erroneous storage of the document and reduce the work load.
また、前記情報処理部は、前記所定の行政文書の閲覧要求を受けると、前記一般行政文書群データベースおよび前記個別行政文書群データベースのうち少なくとも何れかに格納されている情報にアクセスして取得した、前記所定の行政文書に関して公開方法を規定する取扱いルールに従い、前記取扱いルールが規定する公開方法で前記所定の行政文書を公開する処理を更に実行するようにしてもよい。 In addition, when the information processing unit receives a request for browsing the predetermined administrative document, the information processing unit accesses and acquires information stored in at least one of the general administrative document group database and the individual administrative document group database. In accordance with a handling rule that defines a disclosure method for the predetermined administrative document, a process for publishing the predetermined administrative document may be further executed by a disclosure method defined by the handling rule.
上記行政業務管理システムがこのように構成されていれば、作成された文書が規定の取扱いルールに従って公開処理されるので、行政文書の公開に関する業務の負担を削減することが可能である。また、文書公開のルールは、一般行政文書群データベースに格納されている各行政機関に共通の取扱いルール(例えば、情報公開法といった各行政機関に対し一律に適用される法律)や、個別行政文書群データベースに格納されている特定の行政機関で独自に定める取扱いルールに従って公開することができるので、文書の公開に関する各行政機関の自主性を確保しつつ、各行政機関に共通の取扱いルールが適用される文書についてはこれに従った文書の公開が行われる。よって、文書の適正な公開を実現し、且つ、業務の負担を削減することが可能である。 If the administrative work management system is configured in this way, the created document is published according to the prescribed handling rules, so that it is possible to reduce the work burden related to the publication of the administrative document. In addition, document release rules include handling rules common to each administrative organization stored in the general administrative document group database (for example, a law that applies uniformly to each administrative organization such as the Information Disclosure Act), and individual administrative documents. Since it can be published in accordance with the handling rules uniquely established by a specific administrative organization stored in the group database, the handling rules common to each administrative organization are applied while ensuring the autonomy of each administrative organization regarding the publication of documents. Documents to be published are published in accordance with this. Therefore, it is possible to realize proper publication of the document and reduce the work load.
また、前記一般行政文書群データベースおよび前記個別行政文書群データベースには、前記各行政機関が取扱う行政文書に関する情報が、行政文書の処理方法、保存方法、公開方法に関する取扱いルールのうち少なくとも何れかの取扱いルールに関する情報と共に格納されており、前記情報処理部は、前記新規作成文書を、前記所定の行政文書の処理方法が規定されている場合には当該処理方法に従って処理し、前記所定の行政文書の保存方法が規定されている場合には当該保存方法に従って保存し、前記所定の行政文書の公開方法が規定されている場合には当該公開方法に従って公開する処理を更に実行するものであってもよい。 In the general administrative document group database and the individual administrative document group database, information on the administrative document handled by each administrative institution is at least one of the handling rules regarding the administrative document processing method, storage method, and disclosure method. The information processing unit is stored together with information on handling rules, and the information processing unit processes the newly created document according to the processing method when the processing method of the predetermined administrative document is defined, and the predetermined administrative document If the storage method is specified, the storage method is stored according to the storage method. If the predetermined administrative document release method is specified, the storage method may be further executed according to the release method. Good.
上記行政業務管理システムがこのように構成されていれば、作成された文書が規定の処理方法や保存方法、或いは公開方法に従って処理されるので、業務の負担を削減しつつ、文書の誤保存を防いで文書の適正な公開を実現することが可能である。 If the administrative work management system is configured in this way, the created document is processed in accordance with the prescribed processing method, storage method, or disclosure method. It is possible to prevent the document from being properly disclosed.
また、前記情報処理部は、前記作成要求を受けると、前記一般行政文書群データベースに格納されている情報の中から、前記所定の行政文書または前記所定の行政文書に関わる行政サービスに関連する行政サービスの行政文書に関する情報を抽出し、抽出した情報を、前記個別行政文書群データベースに格納されている前記所定の行政文書または前記所定の行政文書に関わる行政サービスに関連する行政サービスの行政文書に関する情報と組み合わせることにより、前記入力画面を生成し、前記入力画面を介して入力された入力データに基づいて作成した新規作成文書を、前記取扱いルールのうち前記所定の行政文書に関して規定している取扱いルールに従って処理するものであってもよい。 In addition, when the information processing unit receives the creation request, the information processing unit, from the information stored in the general administrative document group database, the predetermined administrative document or an administrative service related to the administrative service related to the predetermined administrative document Information related to the administrative document of the service is extracted, and the extracted information is related to the administrative document of the administrative service related to the predetermined administrative document stored in the individual administrative document group database or the administrative service related to the predetermined administrative document. The handling that prescribes the newly created document created based on the input data that is generated through the input screen by generating the input screen by combining with the information with respect to the predetermined administrative document among the handling rules You may process according to a rule.
上記行政業務管理システムがこのように構成されていれば、各行政機関で共通して使用される行政文書の内容に、特定の行政機関に固有の情報を加えた行政文書を作成することが可能であるため、業務の負担を削減しつつ、作成される行政文書の内容について各行政機関の自主性を確保することが可能である。 If the above administrative work management system is configured in this way, it is possible to create administrative documents that add information specific to a particular administrative institution to the contents of administrative documents that are commonly used by each administrative institution. Therefore, it is possible to ensure the autonomy of each administrative institution for the content of the administrative document created while reducing the burden of work.
また、前記情報処理部は、前記作成要求を受けて作成した前記新規作成文書を、前記一般行政文書群データベースに格納されている情報の中から抽出した前記各行政機関の間で共通の取扱いルールと、前記個別行政文書群データベースに格納されている情報の中から抽出した前記特定の行政機関の独自の取扱いルールとに従って処理するものであってもよい。 In addition, the information processing unit is configured to handle the newly created document created in response to the creation request from the information stored in the general administrative document group database. And processing according to the unique handling rules of the specific administrative organization extracted from the information stored in the individual administrative document group database.
上記行政業務管理システムがこのように構成されていれば、作成した行政文書を、各行政機関の間で共通の取扱いルールを踏まえつつ、特定の行政機関の独自の取扱いルールを組み入れた取扱いルールに従って処理することが可能であるため、作成された行政文書の処理方法に関して各行政機関の自主性を確保しながら、業務の負担も削減することが可能である。 If the above administrative work management system is configured in this way, the created administrative document is subject to the handling rules that incorporate the handling rules unique to a particular administrative institution, taking into account the handling rules common among each administrative institution. Since it can be processed, it is possible to reduce the burden of work while ensuring the autonomy of each administrative institution for the processing method of the created administrative document.
また、前記一般行政文書群データベースには、前記各行政機関の間で共通する行政文書に関する情報が、前記行政文書の取扱いに関して規定する前記各行政機関の間で共通の取扱いルールを示すフラグと共に格納されており、前記個別行政文書群データベースには、特定の行政機関が独自に使用する行政文書に関する情報が、前記行政文書の取扱いに関して規定する前記特定の行政機関の独自の取扱いルールを示すフラグと共に格納されており、前記情報処理部は、前記作成要求を受けると、前記一般行政文書群データベースおよび前記個別行政文書群データベースに格納されている情報にアクセスして取得した前記所定の行政文書に関する情報に基づいて、前記所定の行政文書の入力画面を生成し、前記入力画面を介して入力された入力データに基づいて作成した新規作成文書を、前記フラグが示す取扱いルールのうち前記所定の行政文書に関してフラグが規定している取扱いルールに従って処理するものであってもよい。 In the general administrative document group database, information on administrative documents that are common among the administrative agencies is stored together with a flag indicating a handling rule common to the administrative institutions that is defined with respect to the handling of the administrative documents. In the individual administrative document group database, information relating to administrative documents uniquely used by a particular administrative organization, together with a flag indicating an original handling rule of the particular administrative organization, which regulates the handling of the administrative document. And when the information processing unit receives the creation request, the information processing unit accesses information stored in the general administrative document group database and the individual administrative document group database to obtain information on the predetermined administrative document. The input screen of the predetermined administrative document is generated based on the input screen and the input data input via the input screen is generated. New documents created on the basis of the data, or may be processed according to handling rules flag with respect to the predetermined administrative document defines among handling rules the flag indicates.
上記行政業務管理システムがこのように構成されていれば、行政文書の取扱いに関し、フラグの確認や変更を行うだけで独自の取扱いを規定することができるため、当該行政機関の自主性を確保しながら、行政文書に関する業務の負担を削減することが可能である。 If the administrative work management system is configured in this way, the handling of administrative documents can be regulated by simply checking or changing the flag, ensuring the autonomy of the relevant administrative agency. However, it is possible to reduce the work burden on administrative documents.
なお、本発明は、方法あるいはコンピュータプログラムの側面から捉えることもできる。例えば、本発明は、行政機関の行政業務を自動管理する行政業務管理方法であって、コンピュータが、特定の行政機関が提供する行政サービスに関わる所定の行政文書の作成要求を受けると、各行政機関の間で共通する行政文書に関する情報を、前記行政文書の取扱いに関して規定する前記各行政機関の間で共通の取扱いルールに関する情報と共に格納した一般行政文書群データベース、および、前記特定の行政機関が独自に使用する行政文書に関する情報を、前記行政文書の取扱いに関して規定する前記特定の行政機関の独自の取扱いルールに関する情報と共に格納した個別行政文書群データベースのうち少なくとも何れかのデータベースに格納されている情報にアクセスして取得した前記所定の行政文書に関する情報に基づいて、前記所定の行政文書の入力画面を生成し、前記入力画面を介して入力された入力データに基づいて作成した新規作成文書を、前記取扱いルールのうち前記所定の行政文書に関して規定している取扱いルールに従って処理する処理を実行するものであってもよい。 The present invention can also be understood from the aspect of a method or a computer program. For example, the present invention is an administrative work management method for automatically managing administrative work of an administrative agency, and when a computer receives a request for creating a prescribed administrative document related to an administrative service provided by a particular administrative agency, A general administrative document group database that stores information on administrative documents that are common among institutions, together with information on handling rules that are common among the administrative institutions that regulate the handling of the administrative documents, and the specific administrative agency Information on administrative documents to be used independently is stored in at least one of the individual administrative document group databases stored together with information on the unique handling rules of the specific administrative organization that regulates the handling of the administrative documents. Based on information about the predetermined administrative document obtained by accessing information, The administrative document input screen is generated, and the newly created document created based on the input data input through the input screen is processed in accordance with the handling rule defined for the predetermined administrative document among the handling rules. The process to perform may be performed.
取扱いルールが共通的な行政業務の管理を、各行政機関の自主性を確保しつつ自動化することが可能である。 Management of administrative tasks with common handling rules can be automated while ensuring the autonomy of each administrative organization.
以下、本願発明の実施形態について説明する。以下に示す実施形態は、本願発明の一態様であり、本願発明の技術的範囲を限定するものではない。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described. Embodiment shown below is one aspect | mode of this invention, and does not limit the technical scope of this invention.
図1は、本願発明に係る行政業務管理システムの一例であるUM(Universal Menu:登録商標)ブリッジシステム1のハードウェア構成図である。UMブリッジシステム1は、図1に示すように、CPU2やメモリ3、入出力インターフェース4、ハードディスク5を備える汎用のコンピュータによって実現されるシステムであり、メモリ3にロードされたコンピュータプログラムをCPU2が実行することにより、ハードディスク5に格納されている情報の処理や入出力インターフェース4を介した情報の処理を行う。
FIG. 1 is a hardware configuration diagram of a UM (Universal Menu: registered trademark)
以下、上記UMブリッジシステム1が実現する情報処理の内容について説明する。図2は、UMブリッジシステム1の概念図である。
The contents of information processing realized by the
UMブリッジシステム1は、地方公共団体が提供する行政サービスに関わる申請または届出に関する行政文書(以下、単に文書という)の管理を通じて、取扱いルールが共通的な各行政機関の行政業務を自動管理することにより、自治体窓口の表側であるフロント側と自治体窓口の裏側であるバック側とにおいて文書の自動的な取扱いを図る。なお、本実施形態では、地方公共団体の行政業務を管理する場合を例に説明するが、本実施形態に係るUMブリッジシステム1は、地方公共団体の他、国やこれに類する機関等のような各種の行政機関において執り行われる行政業務を管理する場合に適用してもよい。UMブリッジシステム1によって自動管理される業務において取扱われる文書は、当該文書に関して規定されている取扱いルールに従い、UMブリッジシステム1によって処理される。
The
UMブリッジシステム1のハードディスク5には、次のようなデータベースが構築されている。すなわち、UMブリッジシステム1のハードディスク5には、UM一般行政文書
群データベース6とUM個別行政文書群データベース7が構築されている。
The following database is constructed on the
図3は、UM一般行政文書群データベース6の一例を示した図である。UM一般行政文書群データベース6には、自治体が運用する文書のうち、根拠法が同じであるが故に何れの自治体においても一般的に提供されている行政サービスに関わる文書に関する情報のテーブルである文書管理全国共通テーブルが格納されている。すなわち、UM一般行政文書群データベース6に格納されているテーブルには、他の自治体においても共通的に運用されている文書に関する情報が含まれている。このような文書に関する情報としては、例えば、図3に示すように、子育てに関係する全国的に共通の行政サービスである、出生届に関する申請や母子健康手帳に関する申請、子ども手当に関する申請といった育児に関連する行政サービスに関わる文書や、公文書法等に規定されている各種の文書に関する情報を挙げることができる。
FIG. 3 is a diagram showing an example of the UM general administrative
図4は、UM個別行政文書群データベース7の一例を示した図である。UM個別行政文書群データベース7には、自治体が運用する文書のうち、当該UMブリッジシステム1を利用する特定の自治体が独自に提供している行政サービスに関わる文書に関する情報のテーブルである文書管理自治体個別テーブルが格納されている。すなわち、UM個別行政文書群データベース7に格納されているテーブルには、特定の自治体において独自に運用されている文書に関する情報が含まれている。このような文書に関する情報としては、例えば、図4に示すように、子育てに関係する自治体独自の行政サービスである、特定の自治体が独自に行っている子ども検診に関する申請や、独自に発行している子育て手帳に関する申請、独自に行っている子育て支援事業に関する申請といった育児に関連する行政サービスに関わる文書に関する情報を挙げることができる。
FIG. 4 is a diagram showing an example of the UM individual administrative document group database 7. The UM individual administrative document group database 7 is a document management local government that is a table of information related to administrative services provided by a specific local government that uses the
ところで、UM一般行政文書群データベース6とUM個別行政文書群データベース7には、後述する処理において文書を処理する際に参照されるUMフラグが文書の種類毎に付与されている。UMフラグは、自治体が運用する文書の取扱いを規定するルールを示したものであり、所定の文書が生成された後、当該文書を規定の取扱いルールに従って処理する際にCPU2が参照するフラグである。本実施形態において、UMフラグには、文書の取扱いに関する取扱いルールを示すフラグとして、文書の保存方法(例えば、保存期間や保存場所等)を示すUMフラグR(Record level)や、文書の処理方法(例えば、庁内における決裁あるいは承認の流れ等)を示すUMフラグPr(Process level)、文書の公
開方法(例えば、公開時期や公開範囲等)を示すUMフラグO(Open level)を付与しているが、文書の取扱いに関するその他のルール(例えば、公開する場合に用いる情報伝達媒体(メディア)の種類等)に関するフラグが付与されていてもよい。また、文書の取扱いに関するルール以外のものを示すフラグとして、例えば、図3や図4に示したように、各文書に対応する行政サービスの社会的な位置づけを示すUMフラグG(Government level)や、サービス対象者の種類を示すUMフラグP(Personal level)、文書に関連して掲載すべき広告の種類を示すUMフラグA(Ad level)、文書を出力する際のメディアの種類を示すUMフラグM(Media level)などが付与されていてもよいし、その他のフラ
グが更に付与されていてもよい。
By the way, the UM general administrative
例えば、UMフラグRには、当該文書の保存方法を特定するための情報、すなわち、出生届に関する文書であれば市民から提出された出生届を保存する文書庫の場所や保存期間等を特定するための情報が格納されている。UMフラグRによって示される文書の保存方法は、例えば、各自治体において一般的に行われているが故に、標準的な保存方法としてデータベースに予め格納されているものであってもよいし、当該UMブリッジシステム1を導入した自治体が独自に変更を加えたものであってもよい。UMフラグRによって示される文書の保存方法としては、例えば、公文書法やその他の法律に規定されている文書の保存方法、当該自治体を所管する上位行政機関が決定した文書の保存方法、その他、各種
の文書保存方法を挙げることができる。
For example, in the UM flag R, information for specifying the storage method of the document, that is, the location and storage period of the document store for storing the birth report submitted by the citizen if the document is related to the birth report is specified. Is stored for this purpose. The document storing method indicated by the UM flag R is generally performed in each local government, for example, and therefore may be stored in the database in advance as a standard storing method. The local government that has introduced the
また、例えば、UMフラグPrには、当該文書を庁内で処理する際の処理方法を特定するための情報、すなわち、出生届に関する申請であれば、市民から提出された出生届の方式をチェックし、受理するか否かを決定する担当者のコンピュータに当該文書のデータを送った後、これを承認する上司のコンピュータや関係各所等に当該文書のデータを送るといった情報が格納されている。UMフラグPrによって示される文書の処理方法は、例えば、各自治体において一般的に行われているが故に、標準的な文書処理方法としてデータベースに予め格納されているものであってもよいし、当該UMブリッジシステム1を導入した自治体が独自に変更を加えたものであってもよい。UMフラグPrによって示される文書の処理方法としては、例えば、行政手続法やその他の法律に規定されている文書の処理方法、当該自治体を所管する上位行政機関が決定した文書の決裁、回覧、上覧、承認等の処理方法、その他、各種の文書処理方法を挙げることができる。
In addition, for example, the UM flag Pr checks information for specifying a processing method when processing the document in the agency, that is, a birth notification method submitted by a citizen if the application is related to a birth notification. Then, after the data of the document is sent to the computer of the person in charge who decides whether or not to accept the information, the data of the document is sent to the supervisor's computer that approves the data or to the related places. Since the document processing method indicated by the UM flag Pr is generally performed in each local government, for example, it may be stored in the database in advance as a standard document processing method. The local government that has introduced the
また、例えば、UMフラグOには、当該文書を情報公開する際の公開方法を特定するための情報、すなわち、出生届に関する申請であれば、市民から提出された出産届の件数や新生児の男女の構成比といった出生に関する統計データを公開する時期や期間、場所、閲覧可能なデータの範囲、閲覧可能な者の条件、提出された出生届の閲覧が可能な閲覧申請者の条件、出生届を閲覧可能な時期等を公開するための情報が格納されている。UMフラグOによって示される文書の公開方法は、例えば、各自治体において一般的に行われているが故に、標準的な文書公開方法としてデータベースに予め格納されているものであってもよいし、当該UMブリッジシステム1を導入した自治体が独自に変更を加えたものであってもよい。UMフラグOによって示される文書の公開方法としては、例えば、情報公開法やその他の法律に規定されている文書の公開方法や、当該自治体を所管する上位行政機関が決定した文書の公開方法、その他、各種の文書公開方法を挙げることができる。例えば、情報公開法においては、自治体に提出された時点でただちに公開しなければならない文書や、一定期間は非公開としなければならない文書などが指定されている。
In addition, for example, in the UM flag O, information for specifying the disclosure method when the document is disclosed, that is, if the application is related to a birth notification, the number of birth notifications submitted by citizens and the sexes of newborns When and where to publish statistical data on birth, such as the composition ratio, the range of data that can be browsed, the conditions of those who can browse, the conditions of the applicant who can view the submitted birth report, and the birth report Information for publishing information such as when it can be browsed is stored. The document publication method indicated by the UM flag O is, for example, generally performed in each local government, and therefore may be stored in the database in advance as a standard document publication method. The local government that has introduced the
このように構成されているUMブリッジシステム1では、例えば、市民あるいは公務員が使用するコンピュータ端末からインターネットやイントラネット等のネットワークを介して、所定の文書の作成要求(以下、「作成リクエスト」という)を受けると、次のような処理が実行される。図5は、本UMブリッジシステム1において実行される処理のフローチャートを示した図である。
In the
(ステップS101)CPU2は、入出力インターフェース4を介して作成リクエストを受け付けると、作成リクエストの内容を解析する。作成リクエストの解析処理とは、具体的には、作成しようとする文書の種類の特定である。
(Step S <b> 101) Upon receiving a creation request via the input / output interface 4, the
(ステップS102)CPU2は、作成リクエストを解析した後、ハードディスク5に構築されているUM一般行政文書群データベース6やUM個別行政文書群データベース7にアクセスし、UM一般行政文書群データベース6やUM個別行政文書群データベース7に格納されている当該文書の入力フォームや出力フォームに関するデータや、当該文書の取扱いを規定するルールを示すフラグのデータを取得する。
(Step S102) After analyzing the creation request, the
例えば、上記作成リクエストが、出生届の作成を求めるものであれば、CPU2は、UM一般行政文書群データベース6にアクセスし、出生届の入力フォームや出力フォームに関するデータや、出生届の取扱いを規定するルールを示すフラグのデータを取得する。
For example, if the creation request is for requesting the creation of a birth report, the
(ステップS103)CPU2は、UM一般行政文書群データベース6やUM個別行政文書群データベース7から情報を抽出した後、作成リクエストを送信してきたコンピュー
タ端末に対し、入力フォームを画面に表示させるための画像データを送信する。これにより、作成リクエストを送信してきたコンピュータ端末の画面には、出生届を電子的に作成するために必要な各種入力欄(例えば、両親の氏名記入欄や、産まれた子供の性別や氏名記入欄等)が備わった入力フォームが表示される。この入力フォームは、最終的に作成される文書のうち、入力が必要な項目を空白にしたものをそのまま表示したものであってもよいし、あるいは、最終的に作成される文書の様式に関係なく、入力が必要な項目のみを並べた画面を表示したものであってもよい。
(Step S103) The
また、ここで表示される入力フォームは、各データベースに格納されている各種の届け出や申請書類の雛形の画像をそのまま表示したものであってもよいし、或いは、文書を構成する各要素(項目)の有無を規定したフラグ(文書要素フラグ)を参照し、当該フラグが「有」となっている要素(項目)を抽出して構成した入力フォームの画像を表示したものであってもよい。 In addition, the input form displayed here may be an image in which various reports and application templates stored in each database are displayed as they are, or each element (item) that constitutes a document. ) With reference to a flag (document element flag) that defines the presence or absence of an input form, and an image of an input form configured by extracting an element (item) for which the flag is “present” may be displayed.
なお、このような入力フォームに対する情報の入力は、届け出を行おうとする市民が自身のコンピュータ端末や庁舎の窓口に設置されている入力端末を自ら操作しながら入力するものであってもよいし、或いは、届け出を受理した自治体の職員が届け出の紙面を参照しながら入力し、或いはスキャナで取り込んだ画像に映る文字を解析して得た文字データを取り込むことにより入力するものであってもよい。 In addition, the input of information on such an input form may be one in which a citizen who wants to make a notification inputs his / her own computer terminal or an input terminal installed at the window of the government office, Alternatively, the local government staff who has received the notification may input by referring to the paper of the notification, or by inputting the character data obtained by analyzing the characters reflected in the image captured by the scanner.
また、入力フォームの各項目へのデータ入力は、当該自治体のデータベースから取得した個人情報のデータを自動的に反映させることで実現してもよい。この場合、文書の作成をリクエストした市民に対し、パスワード認証や指紋認証といった所定の認証処理を行うことが望ましい。 In addition, data input to each item of the input form may be realized by automatically reflecting personal information data acquired from the local government database. In this case, it is desirable to perform a predetermined authentication process such as password authentication or fingerprint authentication for a citizen who has requested creation of a document.
(ステップS104)CPU2は、入力フォームを介した情報の入力が完了したか否かを判定する。すなわち、CPU2は、例えば、入力フォームに設けた入力完了ボタン等が押された場合に、前記作成リクエストを送信してきたコンピュータ端末から送信される入力完了の旨、及び入力欄に入力された入力データを取得すると、入力フォームを介した情報の入力が完了したものと判定する。
(Step S104) The
(ステップS105)CPU2は、上記ステップS104にて肯定判定を下した後、入力フォームを介して入力された入力データに基づいて作成した文書を、当該文書に関して付与されているUMフラグが示す取扱いルールに従って処理する。
(Step S105) After making an affirmative determination in Step S104, the
上記ステップS101からステップS105の一連の処理が繰り返し実行されることにより、当該UMブリッジシステム1を運用する自治体の内部では、各種の文書が、UMフラグが示す取扱いルールに従って自動的に処理される。すなわち、上記UMブリッジシステム1によれば、作成された文書が、UMフラグが規定する取扱いルールに従い、自動的に処理されるので、自治体内部の業務を効率化することが可能である。
By repeatedly executing the series of processes from step S101 to step S105, various documents are automatically processed in accordance with the handling rules indicated by the UM flag within the local government operating the
また、文書の取扱いに関するルールは、UM一般行政文書群データベース6やUM個別行政文書群データベース7に格納されているフラグによって定義されているため、例えば、UM個別行政文書群データベース7に格納されている、特定の自治体において独自に運用されている文書に関する情報に対応するフラグや、UM一般行政文書群データベース6に格納されている、他の自治体においても共通的に運用されている文書に関する情報に対応するフラグを各自治体が適宜変更することにより、各文書の取扱いに関して、他の自治体においても共通して適用されている取扱いルールに拘束されることなく、当該自治体の実情を踏まえた独自の判断で取り決めた取扱いルールに従った管理することができる。このため、例えば、他の自治体においても共通して適用されている決裁や承認、文書の公開
や保存等の取扱いルールに概ね従いつつも、当該自治体で独自に取り決めた事項に沿うように当該取扱いルールを修正し、これに従った文書管理を行うことが可能である。すなわち、取扱いに関するルールが各自治体間で共通的な文書を含んだ文書類の管理を、各自治体の自主性を確保しながら自動的に行うことができるため、取扱いルールが共通的な行政業務の管理を、各自治体の自主性を確保しつつ自動化することが可能である。
Further, since the rules regarding the handling of documents are defined by flags stored in the UM general administrative
なお、上記ステップS105において、CPU2は、例えば、以下のような処理を実行することにより、UMフラグに従った文書の自動的な処理を実現することができる。
In step S105, the
<ステップS105の第一例>
図6は、ステップS105においてCPU2が実行する処理の第一例を示したフローチャートである。
<First Example of Step S105>
FIG. 6 is a flowchart showing a first example of processing executed by the
(ステップS201)CPU2は、上記ステップS104にて肯定判定を下した後、作成した文書にUMフラグPrが付与されているか否かを、上記ステップS102においてUM一般行政文書群データベース6やUM個別行政文書群データベース7から取得したフラグの情報に基づいて判定する。
(Step S201) After making an affirmative determination in Step S104, the
(ステップS202)CPU2は、作成した文書に関し、UMフラグPrにおいて処理方法が規定されている場合には、入力フォームを介して入力された入力データに基づいて作成した文書を、UMフラグPrが示す取扱いルールに従って処理する。例えば、出生届に関し、UMフラグPrが当該文書の処理方法として、市民から提出された出生届の方式をチェックし、受理するか否かを決定する担当者のコンピュータに当該文書のデータを送った後、これを承認する上司のコンピュータや関係各所等に当該文書のデータを送るという処理方法を規定している場合には、入力データに基づいて作成した出生届を当該処理方法に従って処理する。これにより、市民から出生届が提出された旨が、庁内の各担当者のコンピュータ等に表示され、UMフラグPrが示す取扱いルールに従った承認や閲覧等の処理が行われる。
(Step S202) When the processing method is specified in the UM flag Pr for the created document, the
上記ステップS101からステップS105(ステップS201,S202を含む)の一連の処理が繰り返し実行されることにより、当該UMブリッジシステム1を運用する自治体の内部では、各種の文書が提出される度に、当該自治体において規定されている取扱いルールに従った文書の自動的な処理が行われる。すなわち、上記UMブリッジシステム1によれば、作成された文書が規定の取扱いルールに従い、自動的に関係箇所へ送られるので、自治体内部の業務を効率化することが可能である。
By repeatedly executing a series of processes from step S101 to step S105 (including steps S201 and S202), each time various documents are submitted, the local government operating the
なお、文書の処理方法は、本変形例のように、一つのフラグ(UMフラグPr)が示す取扱いルールに従うものに限定されるものでなく、例えば、その他のフラグとの組み合わせ結果に応じて文書の処理方法が変更されるものであってもよいし、その他の各種要素(例えば、当該自治体が所管する地域の人口や、処理しようとする文書が承認を求めている事業の見積額等の数値的パラメータや、各種の条件式等)とフラグとの組み合わせ結果に応じて文書の処理方法が変更されるものであってもよい。 Note that the document processing method is not limited to the one according to the handling rule indicated by one flag (UM flag Pr) as in the present modification, for example, according to the combination result with other flags. The processing method may be changed, or other various factors (for example, the population of the area that the local government has jurisdiction, or the estimated value of the business that the document to be processed requires approval) The processing method of the document may be changed in accordance with the combination result of the target parameter and various conditional expressions) and the flag.
<ステップS105の第二例>
図7は、ステップS105においてCPU2が実行する処理の第二例を示したフローチャートである。
<Second Example of Step S105>
FIG. 7 is a flowchart showing a second example of processing executed by the
(ステップS301)CPU2は、上記ステップS104にて肯定判定を下した後、作成した文書にUMフラグRが付与されているか否かを、上記ステップS102においてUM一般行政文書群データベース6やUM個別行政文書群データベース7から取得したフラ
グの情報に基づいて判定する。
(Step S301) After making an affirmative determination in Step S104, the
(ステップS302)CPU2は、作成した文書に関し、UMフラグRにおいて保存方法が規定されている場合には、入力フォームを介して入力された入力データに基づいて作成した文書を、UMフラグRが示す取扱いルールに従い保存する。例えば、出生届に関し、UMフラグRが当該文書の保存先として、当該出生届を所管する課に設置されているサーバが指定されている場合には、入力データに基づいて作成した出生届を当該サーバに保存する。
(Step S302) When the saving method is defined in the UM flag R for the created document, the
上記ステップS101からステップS106(ステップS301,S302を含む)までの一連の処理が繰り返し実行されることにより、当該UMブリッジシステム1を運用する自治体の内部には、各種の文書が、図2に示したように各箇所に自動的に蓄積される。すなわち、上記UMブリッジシステム1によれば、作成された文書が規定の取扱いルールに従い、自動的に所定の箇所へ保存されるので、自治体内部の業務を効率化することが可能である。
By repeating a series of processes from step S101 to step S106 (including steps S301 and S302), various documents are shown in FIG. 2 inside the local government operating the
なお、上記ステップS105においてCPU2が実行する処理として例示した第一例に係る処理である上記ステップS201〜S202の処理と、第二例に係る処理である上記ステップS301〜S302は、何れか一方の処理例のみが上記ステップS105の処理として実行されるものであってもよいし、上記ステップS201〜S202の処理に続けて上記ステップS301〜S302の処理が実行されるものであってもよいし、あるいは、上記ステップS301〜S302の処理に続けて上記ステップS201〜S202の処理が実行されるものであってもよい。 In addition, the process of the said step S201-S202 which is a process which concerns on the process which was illustrated as a process which CPU2 performs in the said step S105, and the said step S301-S302 which is a process which concerns on a 2nd example are either. Only the process example may be executed as the process of step S105, the process of steps S301 to S302 may be executed following the process of steps S201 to S202, Or the process of said step S201-S202 may be performed following the process of said step S301-S302.
また、本変形例に係るUMブリッジシステム1は、UMフラグRに関し、ステップS101において作成リクエストを受け付けた場合に、作成した文書をUMフラグRが示す取扱いルールに従って保存していたが、例えば、UMフラグRが文書の廃棄する時期を示している場合には、作成リクエストの有無に関わらず、UMフラグRが示す時期が到来した時点で、該当する文書を廃棄する処理を実行するようにしても良い。この場合、該当する文書を廃棄する処理は、廃棄の時期が到来しているか否かを判定する処理を定期的に実行し、廃棄の時期が到来していることを検知した時点で実行するようにしてもよいし、各文書の廃棄時期を予めスケジューリングした予定表に従って逐次実行するようにしてもよい。
Further, when the
<UMブリッジシステムの変形例>
上記実施形態に係るUMブリッジシステム1は、例えば、下記のような処理を更に実行するものであってもよい。本変形例では、市民あるいは公務員が使用するコンピュータ端末からインターネットやイントラネット等のネットワークを介して、所定の文書の閲覧要求(以下、「閲覧リクエスト」という)を受けると、次のような処理が実行される。図8は、本変形例に係るUMブリッジシステム1において実行される処理のフローチャートを示した図である。
<Modification of UM bridge system>
The
(ステップS401)CPU2は、入出力インターフェース4を介して閲覧リクエストを受け付けると、閲覧リクエストの内容を解析する。閲覧リクエストの解析処理とは、具体的には、閲覧しようとする文書の特定である。
(Step S401) When the
(ステップS402)CPU2は、閲覧リクエストを解析した後、ハードディスク5に構築されているUM一般行政文書群データベース6やUM個別行政文書群データベース7にアクセスし、UM一般行政文書群データベース6やUM個別行政文書群データベース7に格納されている当該文書の公開方法を規定するUMフラグOのデータを取得する。
(Step S402) After analyzing the browsing request, the
例えば、上記閲覧リクエストが、出生届の閲覧を求めるものであれば、CPU2は、UM一般行政文書群データベース6にアクセスし、出生届の公開方法を規定する取扱いルールを示すUMフラグOのデータを取得する。
For example, if the browsing request is for requesting browsing of the birth report, the
(ステップS403)CPU2は、UM一般行政文書群データベース6あるいはUM個別行政文書群データベース7のUMフラグOを参照した後、上記閲覧リクエストが、当該UMフラグOが規定する当該文書の公開方法に示されている条件を満たしているか否かを判定する。すなわち、例えば、UMフラグOが、公開可能な時期を規定していれば、上記閲覧リクエストが閲覧を求めている出生届が、当該時期的な要件を満たしているか否かを判定する。
(Step S403) The
(ステップS404)CPU2は、上記ステップS403において肯定判定を下した場合、当該文書のデータが保存されているデータベースにアクセスすることにより、上記閲覧リクエストが閲覧を求めている文書のデータを取得する。なお、文書のデータが保存されているデータベースは、上記UM一般行政文書群データベース6やUM個別行政文書群データベース7が記憶されているハードディスク5内に設けられていてもよいし、その他の記憶装置類に設けられていてもよい。また、本ステップにおいてCPU2が取得する文書のデータは、文書の内容を含んだデータに限定されるものでなく、例えば、紙媒体に印刷された文書の保管場所を示したデータや、当該文書が既に廃棄されているか否かといった文書の保管状況を示したデータであってもよい。
(Step S404) When the
(ステップS405)CPU2は、上記閲覧リクエストが閲覧を求めている文書のデータを取得した後、UMフラグOが規定する取扱いルールに従って、当該文書のデータを閲覧リクエストの送信元へ送る。これにより、閲覧リクエストの送信元には、閲覧要求した文書のデータが提供される。なお、ここで、UMフラグOが規定する取扱いルールに従った文書のデータの提供とは、開示する文書のデータの開示方法が規定されている場合に、これに従った文書のデータの提供を行うことをいい、例えば、UMフラグOが示す文書の公開方法が、文書の一部の開示のみを認めるものであれば、開示可能な部分のみの文書のデータの提供を行うことをいい、UMフラグOが示す文書の公開方法が、当該文書に基づく統計データの開示のみを認めるものであれば、当該文書に基づく統計データの提供を行うことをいう。
(Step S <b> 405) The
(ステップS406)一方、CPU2は、上記ステップS403において否定判定を下した場合、当該文書が開示不能である旨を、当該文書のデータを閲覧リクエストの送信元へ送る。これにより、閲覧リクエストの送信元では、閲覧要求を行った文書が開示不能である旨を知徳することができる。
(Step S406) On the other hand, if the
上記ステップS401からステップS406までの一連の処理が繰り返し実行されることにより、当該UMブリッジシステム1を運用する自治体において規定されている取扱いルールに従った文書の自動的な開示が繰り返し行われる。すなわち、本変形例に係るUMブリッジシステム1によれば、閲覧の要求があった文書が規定の取扱いルールに従い、自動的に開示されるので、自治体内部の業務を効率化することが可能であり、また、市民が求める情報公開の要求に対して迅速に対応することが可能である。
By repeatedly executing a series of processing from step S401 to step S406, automatic disclosure of documents according to handling rules defined in the local government operating the
本変形例に係るUMブリッジシステム1によれば、UM一般行政文書群データベース6やUM個別行政文書群データベース7に付与されているUMフラグが、上記ステップS101からステップS105までの処理によって実現される自治体窓口の裏側の処理と、上記ステップS401からステップS406までの処理によって実現される自治体窓口の表側の処理の両方に対し、両処理の間に立って各処理に有機的に干渉しているため、いわば
フロントとバックとの間で行われるキャッチボールのような処理が、当該UMフラグによって円滑に実現される。
According to the
なお、UMブリッジシステム1は、本変形例のように、閲覧リクエストを受ける度にUM一般行政文書群データベース6あるいはUM個別行政文書群データベース7のUMフラグOを参照し、当該UMフラグOが規定する公開方法に従った公開処理を実行するものに限定されるものではない。
The
例えば、UMブリッジシステム1は、作成リクエストを受けて作成した文書を保存する際に、UM一般行政文書群データベース6あるいはUM個別行政文書群データベース7のUMフラグOを参照して文書の公開方法の情報を取得しておき、当該情報を文書と共に保存するようにしてもよい。そして、閲覧リクエストを受けた場合には、各データベースにアクセスしてUMフラグOを参照するのではなく、閲覧リクエストのあった文書と共に保存されている公開方法の情報に従い、当該文書を公開するようにしてもよい。
For example, the
<ステップS102の第一変形例>
また、上記UMブリッジシステム1は、次のように変形してもよい。例えば、上記UMブリッジシステム1は、上記ステップS102の処理において、所定の文書に関する作成リクエストを受けると、当該所定の文書の作成のみならず、当該所定の文書に関わる行政サービスに関連する行政サービスの文書についても作成するようにしてもよい。
<First Modification of Step S102>
The
ここで、所定の文書に関わる行政サービスに関連する行政サービスの文書とは、当該所定の文書に関わる行政業務を遂行する際、当該行政業務に関連して作成される文書であり、例えば、出生届であれば、通常、出生届と共に提出される子ども手当に関する申請、乳幼児医療証の申請、当該自治体において独自に行っている子供検診に関する申請等を挙げることができる。UMブリッジシステム1は、各文書の関連性について、各文書の関連性の有無を予め規定したファイルにアクセスして取得するようにしてもよいし、入力端末を操作する市民に対し、同時に作成を希望する文書を一または複数選択させることで取得するようにしてもよい。
Here, the administrative service document related to the administrative service related to the predetermined document is a document created in relation to the administrative service when performing the administrative service related to the predetermined document. If it is a notification, an application concerning a child allowance that is usually submitted together with a birth notification, an application for an infant medical certificate, an application for a child examination conducted independently in the local government, and the like can be mentioned. The
また、所定の文書に関わる行政サービスに関連する行政サービスの文書を作成するためのデータは、UM一般行政文書群データベース6およびUM個別行政文書群データベース7の何れかのデータベースにアクセスして取得してもよいし、あるいは、両方のデータベースにアクセスして取得してもよい。
Further, data for creating a document of an administrative service related to an administrative service related to a predetermined document is obtained by accessing any one of the UM general administrative
本変形例によれば、例えば、以下のような処理を実現することができる。図9は、1つの入力フォームで複数の文書を同時作成する処理の概念図である。本変形例に係るUMブリッジシステム1が出生に関する文書の作成リクエストを受けると、図9に示すような入力フォームの画面が入力端末に表示される。ここで、各入力欄に所定の事項を入力すると、出生に関する文書として関連付けられた出生届および子ども手当認定請求書に所定の事項が自動的に入力される。これにより、氏名や住所といった複数の文書で共通的な入力事項に関し、データの重複入力の手間を省きながら、出生に関する複数の文書を自動的に作成することが可能となる。
According to this modification, for example, the following processing can be realized. FIG. 9 is a conceptual diagram of processing for simultaneously creating a plurality of documents using one input form. When the
<ステップS102の第二変形例>
図10は、ステップS102においてCPU2が実行する処理の第二変形例を示したフローチャートである。本変形例に係るUMブリッジシステム1は、所定の文書に関する作成リクエストを受けると、図10に示す処理フローを実行することにより、UM一般行政文書群データベース6およびUM個別行政文書群データベース7にアクセスしてデータを抽出し、各データベースから抽出したデータを組み合わせて入力フォームの画像データを
生成する。
<Second Modification of Step S102>
FIG. 10 is a flowchart showing a second modification of the process executed by
(ステップS501)すなわち、CPU2は、上述したステップS101の処理を実行した後、ハードディスク5に構築されているUM一般行政文書群データベース6にアクセスし、作成リクエストに関わる文書の入力フォームに関するデータを取得する。ここで取得されるデータは、例えば、根拠法が同じであるが故に各自治体で共通して使用される様式の文書に関する入力フォームである。
(Step S501) That is, after executing the processing of Step S101 described above, the
(ステップS502)次に、CPU2は、UM個別行政文書群データベース7にアクセスし、作成リクエストに関わる文書の入力フォームに関するデータのうち、各自治体によって異なる事項に関するデータを取得する。すなわち、ここで取得されるデータは、例えば、各自治体で互いに異なる項目であるが故に各自治体で独自に設定したデータである。
(Step S <b> 502) Next, the
(ステップS503)次に、CPU2は、UM一般行政文書群データベース6から取得した入力フォームに関するデータと、UM個別行政文書群データベース7から取得した入力フォームに関するデータとを組み合わせて、全国の各自治体で共通的に使用されている文書に独自の情報を組み合わせて生成した入力フォームの画像データを構成する。
(Step S503) Next, the
本変形例によれば、例えば、以下のような処理を実現することができる。図11は、各データベースのデータに基づいて入力フォームを生成する際の処理の概念図である。本変形例に係るUMブリッジシステム1が子ども手当認定請求書に関する文書の作成リクエストを受けると、各データベースへのアクセスが行われ、図11に示すような入力フォームの画面が入力端末に表示される。この入力フォームは、UM一般行政文書群データベース6から抽出された請求書名、入力欄、入力項目といった各自治体で共通する事項に、UM個別行政文書群データベース7から抽出された当該自治体の首長名、当該自治体の住所といった当該自治体に固有の情報を組み合わせることで生成され、入力端末に表示される。
According to this modification, for example, the following processing can be realized. FIG. 11 is a conceptual diagram of processing when an input form is generated based on data in each database. When the
本変形例によれば、全国で共通する様式の文書に、当該自治体に固有の事項を組み合わせた文書の入力フォームが自動的に生成され、当該文書が作成されるので、データベースの内容を適宜変更することにより、特定の自治体については全国で共通する様式の文書に独自のものを追加するといった自治体独自の取り組みを実現可能である。これにより、自治体の自主性を確保しながらも、各自治体における行政業務量の削減を図ることが可能である。 According to this modification, a document input form is automatically generated and combined with items unique to the local government in a document with a format common throughout the country, and the document is created. By doing so, it is possible to achieve a local government's unique approach of adding a unique local government to a document in a format common throughout the country. As a result, it is possible to reduce the amount of administrative work in each local government while ensuring the independence of the local government.
<ステップS105の変形例>
図12は、ステップS105においてCPU2が実行する処理の変形例を示したフローチャートである。本変形例に係るUMブリッジシステム1は、入力フォームを介して入力された入力データに基づいて作成した文書を処理するにあたり、UM一般行政文書群データベース6およびUM個別行政文書群データベース7にアクセスしてUMフラグを抽出し、各データベースから抽出した取扱いルールに従って文書を処理する。
<Modification of Step S105>
FIG. 12 is a flowchart showing a modification of the process executed by
(ステップS601)すなわち、CPU2は、上述したステップS104の処理を実行した後、ハードディスク5に構築されているUM一般行政文書群データベース6にアクセスし、作成した文書に関するUMフラグを参照する。ここで参照されるフラグは、例えば、根拠法が同じであるが故に各自治体で共通する文書の処理ルールを規定したフラグである。
(Step S601) That is, after executing the process of step S104 described above, the
(ステップS602)次に、CPU2は、UM個別行政文書群データベース7にアクセスし、作成した文書に関するUMフラグを参照する。ここで参照されるフラグは、各自治体が独自に定めている文書の処理ルールを規定したフラグであり、例えば、庁内の文書決
裁者や決裁方法、文書を保管する部屋の位置等のルールを規定したフラグを挙げることができる。
(Step S602) Next, the
(ステップS603)次に、CPU2は、UM一般行政文書群データベース6にアクセスして参照したフラグと、UM個別行政文書群データベース7にアクセスして参照したフラグとに従い、作成した文書を処理する。
(Step S <b> 603) Next, the
本変形例によれば、例えば、以下のような処理を実現することができる。図13は、各データベースのフラグが示す取扱いルールに従って文書を処理する際の処理の概念図である。本変形例に係るUMブリッジシステム1が文書の作成リクエストを受けて所定の文書を作成すると、各データベースへのアクセスが行われてフラグが参照され、各自治体で共通する文書の処理ルールに従った文書の処理、及び、当該自治体が独自に定めている文書の処理ルールに従った文書の処理が実行される。すなわち、所定の文書が作成されると、当該自治体が独自に定めている文書の決裁に関する取扱いルールに従い、当該自治体の庁内において文書の決裁が行われたり、各自治体で共通する取扱いルールに従い、他の行政機関への文書の回送が行われたりする。また、作成された当該所定の文書は、各自治体で共通する文書の管理ルール(例えば、公文書法等)に従って文書の管理が行われ、当該自治体が独自に定めている文書の保管場所へ保管される。また、作成された当該所定の文書は、各自治体で共通する文書の公開ルール(例えば、情報公開法等)に従って文書の公開が行われる。
According to this modification, for example, the following processing can be realized. FIG. 13 is a conceptual diagram of processing when processing a document according to the handling rule indicated by the flag of each database. When the
本変形例によれば、作成された上記所定の文書が、各データベースに格納されているフラグが規定する各自治体共通の取扱いルールおよび特定の自治体独自の取扱いルールに従って処理されるため、データベースのフラグを適宜変更することにより、特定の自治体については全国で共通する処理ルールの他に独自の処理ルールを追加するといった自治体独自の取り決めも可能である。これにより、自治体の自主性を確保しながらも、各自治体における行政業務量の削減を図ることが可能である。 According to this modification, the created predetermined document is processed in accordance with the handling rule common to each municipality and the handling rule unique to the specific municipality specified by the flag stored in each database. By appropriately changing the above, it is also possible to make a local government-specific arrangement such as adding a specific processing rule in addition to a processing rule common throughout the country for a specific local government. As a result, it is possible to reduce the amount of administrative work in each local government while ensuring the independence of the local government.
《コンピュータが読み取り可能な記録媒体》
コンピュータその他の機械、装置(以下、コンピュータ等)に上記いずれかの機能を実現させるプログラムをコンピュータ等が読み取り可能な記録媒体に記録することができる。そして、コンピュータ等に、この記録媒体のプログラムを読み込ませて実行させることにより、その機能を提供させることができる。
<Computer-readable recording medium>
A program for causing a computer or other machine or device (hereinafter, a computer or the like) to realize any of the above functions can be recorded on a recording medium that can be read by the computer or the like. The function can be provided by causing a computer or the like to read and execute the program of the recording medium.
ここで、コンピュータ等が読み取り可能な記録媒体とは、データやプログラム等の情報を電気的、磁気的、光学的、機械的、または化学的作用によって蓄積し、コンピュータ等から読み取ることができる記録媒体をいう。このような記録媒体のうちコンピュータ等から取り外し可能なものとしては、例えばフレキシブルディスク、光磁気ディスク、CD−ROM、CD−R/W、DVD、ブルーレイディスク(ブルーレイは登録商標)、DAT、8mmテープ、フラッシュメモリなどのメモリカード等がある。また、コンピュータ等に固定された記録媒体としてハードディスクやROM(リードオンリーメモリ)等がある。 Here, a computer-readable recording medium is a recording medium that stores information such as data and programs by electrical, magnetic, optical, mechanical, or chemical action and can be read from a computer or the like. Say. Examples of such recording media that can be removed from a computer or the like include flexible disks, magneto-optical disks, CD-ROMs, CD-R / Ws, DVDs, Blu-ray discs (Blu-ray is a registered trademark), DAT, and 8 mm tapes. There are memory cards such as flash memory. In addition, as a recording medium fixed to a computer or the like, there are a hard disk, a ROM (read only memory), and the like.
1・・UMブリッジシステム,2・・CPU,3・・メモリ,4・・入出力インターフェース,5・・ハードディスク,6・・UM文書情報データベース 1 .... UM bridge system, 2 .... CPU, 3 .... memory, 4 .... I / O interface, 5 .... hard disk, 6 .... UM document information database
Claims (9)
前記各行政機関の間で共通する申請または届出に関わる一般行政文書に関する情報を、当該一般行政文書の取扱いに関して規定する前記各行政機関の間で共通の取扱いルールに関する情報と共に格納した一般行政文書群データベースと、
特定の行政機関が独自に使用する申請または届出に関わる個別行政文書に関する情報を、当該個別行政文書の取扱いに関して規定する前記特定の行政機関の独自の取扱いルールに関する情報と共に格納した個別行政文書群データベースと、
前記特定の行政機関に対する申請または届出に関わる行政文書の作成要求を受けると、前記一般行政文書群データベースに格納されている情報の中から、前記申請または届出に関わる行政サービスに関連する一般行政サービスの行政文書に関する情報を抽出し、前記個別行政文書群データベースに格納されている情報の中から、前記申請または届出に関わる行政サービスに関連する行政サービスの個別行政文書に関する情報を抽出し、抽出した各々の情報を組み合わせることにより、前記申請または届出に関わる一般行政文書および個別行政文書を同時作成するための入力画面を生成し、前記入力画面を介して入力された入力データに基づいて作成した前記申請または届出に関わる新規作成の一般行政文書および個別行政文書を、前記共通の取扱いルールおよび前記独自の取扱いルールに従って処理する情報処理部と、を備える、
行政業務管理システム。 An administrative work management system that automatically manages administrative duties of administrative agencies,
The information about the general administrative documents relating to the application or notification common between each administrative agency, general administrative documents which the stored along with information about common handling rules between each administrative institution prescribed with respect to the handling of the General Administrative Documents A database,
Information about individual administrative documents relating to the application or notification particular administrative organ its own use, the individual administrative documents individually administrative document group database storing along with information about their own handling rules of the particular governmental agency defined with respect to handling of When,
General administrative services related to administrative services related to the application or notification from the information stored in the general administrative document group database upon receiving a request to create an administrative document related to the application or notification to the specific administrative organization Extracted information related to administrative documents, extracted from the information stored in the individual administrative document group database, and extracted information related to individual administrative documents related to the administrative service related to the application or notification By combining each information, an input screen for simultaneously creating the general administrative document and the individual administrative document related to the application or notification is generated, and the input screen is created based on the input data input through the input screen. Newly created general administrative documents and individual administrative documents related to application or notification Comprising an information processing unit for processing in accordance with usage rules and the unique handling rules, and
Administrative work management system.
請求項1に記載の行政業務管理システム。 The information processing unit creates the newly created general administrative document and individual administrative document based on the input data, and then follows the common handling rule and the original handling rule to the relevant part of the administrative organization. Further execute processing for sending the data of the created general administrative document and individual administrative document;
The administrative work management system according to claim 1.
請求項1または2に記載の行政業務管理システム。 The information processing unit creates the newly created general administrative document and the individual administrative document based on the input data, and then follows the common handling rule and the unique handling rule according to the common handling rule and the unique handling rule. Further executing processing for storing data of the newly created general administrative document and individual administrative document in a storage location defined by the handling rules;
The administrative work management system according to claim 1 or 2.
請求項1から3の何れか一項に記載の行政業務管理システム。 When the information processing unit receives a request for browsing the newly created general administrative document or individual administrative document , the information processing unit accesses information stored in at least one of the general administrative document group database and the individual administrative document group database. was acquired, said in accordance with the handling rules that define how to publish for general administrative documents or individual administrative documents of the new, the process to publish the general administrative document or individual administrative documents of the newly created with the public how the handling rules to define Execute further,
The administrative work management system according to any one of claims 1 to 3.
前記情報処理部は、前記新規作成の一般行政文書および個別行政文書を、前記共通の取扱いルール又は前記独自の取扱いルールにおいて処理方法が規定されている場合には当該処理方法に従って処理し、保存方法が規定されている場合には当該保存方法に従って保存し、公開方法が規定されている場合には当該公開方法に従って公開する処理を更に実行する、
請求項1から4の何れか一項に記載の行政業務管理システム。 In the general administrative document group database and the individual administrative document group database, information on the administrative document handled by each administrative institution is at least one handling rule among handling rules for administrative document processing method, storage method, and disclosure method Stored with information about
Wherein the information processing unit, the general administrative documents and the individual administrative documents of New, when the processing method in the common handling rules or the own handling rules are defined is treated according to the treatment method, save the method saved in accordance with the storage method in the case where is defined further executes the process of publishing in accordance with the published method in the case of published methods are defined,
The administrative work management system according to any one of claims 1 to 4.
請求項1から5の何れか一項に記載の行政業務管理システム。 The information processing unit is configured to extract the newly created general administrative document and individual administrative document created in response to the creation request from information stored in the general administrative document group database. In accordance with the common handling rules and the unique handling rules of the specific administrative organization extracted from the information stored in the individual administrative document group database,
The administrative work management system according to any one of claims 1 to 5 .
前記個別行政文書群データベースには、特定の行政機関が独自に使用する個別行政文書に関する情報が、前記個別行政文書の取扱いに関して規定する前記特定の行政機関の独自の取扱いルールを示すフラグと共に格納されており、
前記情報処理部は、前記作成要求を受けると、前記一般行政文書群データベースおよび前記個別行政文書群データベースに格納されている情報にアクセスして取得した情報に基づいて前記入力画面を生成し、前記入力画面を介して入力された入力データに基づいて作成した前記新規作成の一般行政文書および個別行政文書を、前記フラグが示す取扱いルールのうち前記新規作成の一般行政文書および個別行政文書に関してフラグが規定している取扱いルールに従って処理する、
請求項1から6の何れか一項に記載の行政業務管理システム。 In the general administrative document group database, information related to general administrative documents common among the administrative agencies is stored together with a flag indicating a handling rule common to the administrative institutions that regulates the handling of the general administrative documents. Has been
In the individual administrative document group database, information on individual administrative documents uniquely used by a particular administrative institution is stored together with a flag indicating an original handling rule of the particular administrative institution that prescribes the handling of the individual administrative document. And
The information processing unit receives the creation request, generates an entering-force screen based on information acquired by accessing the general administrative documents database and information said stored in a separate administrative document group database and, the general administrative documents and the individual administrative documents of new created based on input data that is input through the input screen, the general administrative documents and the individual administrative documents of the new among handling rules the flag indicates Process according to the handling rules specified by the flag,
The administrative work management system according to any one of claims 1 to 6 .
コンピュータが、
特定の行政機関に対する申請または届出に関わる行政文書の作成要求を受けると、
各行政機関の間で共通する申請または届出に関わる一般行政文書に関する情報を、当該一般行政文書の取扱いに関して規定する前記各行政機関の間で共通の取扱いルールに関する情報と共に格納した一般行政文書群データベースに格納されている情報の中から、前記申請または届出に関わる行政サービスに関連する一般行政サービスの行政文書に関する情報を抽出し、
前記特定の行政機関が独自に使用する申請または届出に関わる個別行政文書に関する
情報を、当該個別行政文書の取扱いに関して規定する前記特定の行政機関の独自の取扱いルールに関する情報と共に格納した個別行政文書群データベースに格納されている情報の中から、前記申請または届出に関わる行政サービスに関連する個別行政サービスの行政文書に関する情報を抽出し
抽出した各々の情報を組み合わせることにより、前記申請または届出に関わる一般行政文書および個別行政文書を同時作成するための入力画面を生成し、
前記入力画面を介して入力された入力データに基づいて作成した前記申請または届出に関わる新規作成の一般行政文書および個別行政文書を、前記共通の取扱いルールおよび前記独自の取扱いルールに従って処理する、
行政業務管理方法。 An administrative work management method for automatically managing administrative work of administrative agencies,
Computer
When you receive a request to create an administrative document related to an application or notification to a specific government agency,
Information about general administrative documents relating to the application or notification common between each administrative agency, general administrative documents database the stored along with information about common handling rules between each administrative institution prescribed with respect to the handling of the General Administrative Documents Extract information about administrative documents of general administrative services related to administrative services related to the application or notification from the information stored in
The information about the individual administrative documents relating to the application or notification specific administrative organ its own use, the said individual administrative documents stored along with information about their own handling rules of the particular governmental agency defined with respect to the handling of individual administrative documents From the information stored in the database , extract information on administrative documents of individual administrative services related to the administrative services related to the application or notification.
By combining the extracted information, an input screen for simultaneously creating general administrative documents and individual administrative documents related to the application or notification is generated,
General administrative documents and the individual administrative documents of New involving the application or notification created based on input data that is input through the input screen, therefore the process to the common handling rules and the unique handling rules The
Administrative work management method.
コンピュータに、
特定の行政機関に対する申請または届出に関する行政文書の作成要求を受けると、
各行政機関の間で共通する申請または届出に関わる一般行政文書に関する情報を、当該一般行政文書の取扱いに関して規定する前記各行政機関の間で共通の取扱いルールに関する情報と共に格納した一般行政文書群データベースに格納されている情報の中から、前記申請または届出に関わる行政サービスに関連する一般行政サービスの行政文書に関する情報を抽出し、
前記特定の行政機関が独自に使用する申請または届出に関わる個別行政文書に関する情報を、当該個別行政文書の取扱いに関して規定する前記特定の行政機関の独自の取扱いルールに関する情報と共に格納した個別行政文書群データベースに格納されている情報の中から、前記申請または届出に関わる行政サービスに関連する行政サービスの個別行政文書に関する情報を抽出し、
抽出した各々の情報を組み合わせることにより、前記申請または届出に関わる一般行政文書および個別行政文書を同時作成するための入力画面を生成し、
前記入力画面を介して入力された入力データに基づいて作成した前記申請または届出に関わる新規作成の一般行政文書および個別行政文書を、前記共通の取扱いルールおよび前記独自の取扱いルールに従って処理させる、
行政業務管理プログラム。 An administrative work management program that automatically manages administrative duties of administrative agencies,
On the computer,
Upon receipt of the application or create a request concerning that administrative document to report for a particular government agencies,
Information about general administrative documents relating to the application or notification common between each administrative agency, general administrative documents database the stored along with information about common handling rules between each administrative institution prescribed with respect to the handling of the General Administrative Documents Extract information about administrative documents of general administrative services related to administrative services related to the application or notification from the information stored in
The information about the individual administrative documents relating to the application or notification specific administrative organ its own use, the said individual administrative documents stored along with information about their own handling rules of the particular governmental agency defined with respect to the handling of individual administrative documents From the information stored in the database , extract information related to the individual administrative document of the administrative service related to the administrative service related to the application or notification,
By combining the extracted information, an input screen for simultaneously creating general administrative documents and individual administrative documents related to the application or notification is generated,
General administrative documents and the individual administrative documents of New involving the application or notification created based on input data that is input through the input screen, thus processing the common handling rules and the unique handling rules to,
Administrative work management program.
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