JP5641118B2 - 情報処理システム、情報処理方法及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理システム、情報処理方法及びプログラムに関し、特に、文書データ内の更新すべきページを、ユーザに把握させ易くし、当該ページの更新を促す技術に関する。

社内で共通して使用する電子文書データを作成するために、それら電子文書データで共通して使用できるものをあらかじめ部品化しておき、その部品をレイアウトすることで電子文書を作成することが行われている。その際には、部品の作成担当者が作成した部品を電子文書データの作成のために公開し、電子文書の作成担当者はその部品データを選択し、レイアウト処理することで電子文書を作成する。

前記の部品は、一度作成したらそのまま使用し続けることが出来るとは限らないので、必要に応じて更新処理を行うことも当然ありうる。そして、更新前の部品を含む電子文書データは使用できない場合も当然ありうる。例えば、金融商品について顧客に説明するための資料等では、法令等により、記載しなければならないことや記載してはならないこと等が決められており、そのような場合には、電子文書データに法令で定められている事項が記載されるよう電子文書データの作成を行わなければならない。

そこで、特許文献１には、構造化文書データに含まれる部品が最新のものとなるよう、部品が更新された場合に、構造化文書データ中の部品を更新された新しい部品に置き換える技術が開示されている。

特開平０６−１１９３３５号公報

複数の部品が１つの電子文書データで使用されている場合に、最新のものに更新してしまうと、複数の部品間での整合性が取れなくなってしまう危険性があるので、電子文書データの作成者に部品の更新を行う／行わないという判断をさせ、必要であれば電子文書データで使用されている部品の更新を行うことが望ましい。

しかし、部品データの作成者と電子文書データの作成者が同一であるとは限らず、電子文書データの作成者が作成した電子文書データに含まれる部品が更新されたか否かを認識するためには、部品データの作成者からの通知を受けるか、常に部品データの更新を確認しなければならない。

部品データの作成者にとっては、作成した部品データがどの電子文書データで使用されているのかを全て把握することが難しく、自身が作成した部品データを含む電子文書データの作成者に、部品データの更新の通知を行うことは困難であった。これにより、更新が必要な電子文書データに更新が行われないまま、継続的な使用が禁止されている部品を使用している電子文書データが使用され続けてしまうという問題が発生していた。

本発明は、文書データ内の更新すべきページを、ユーザに把握させ易くし、当該ページの更新を促すことを目的とする。

本発明は、部品作成ユーザが作成した部品データと、前記部品データを、文書作成ユーザがレイアウトすることで作成された複数ページからなる文書データと、前記部品データの使用の可否を示す使用可否情報及び前記部品データを更新した部品データが有るか否かを示す更新情報のうち、少なくともいずれか一方を含む情報である状況識別情報と、を記憶する記憶手段と、前記部品データごとに前記状況識別情報の変更を受け付ける変更受付手段と、前記文書データの前記複数ページを一覧表示する表示制御手段と、を有し、前記表示制御手段は、前記変更受付手段によって前記状況識別情報の変更を受け付けた部品データが含まれるページを、識別可能に表示することを特徴とする。また、本発明は、部品作成ユーザが作成した部品データと、前記部品データを、文書作成ユーザがレイアウトすることで作成された複数ページからなる文書データと、前記部品データの使用の可否を示す使用可否情報及び前記部品データを更新した部品データが有るか否かを示す更新情報のうち、少なくともいずれか一方を含む情報である状況識別情報と、を記憶する記憶手段を有する情報処理システムの制御方法であって、前記情報処理システムの変更受付手段が、前記部品データごとに前記状況識別情報の変更を前記部品作成ユーザから受け付ける変更受付工程と、前記情報処理システムの表示制御手段が、前記文書データの前記複数ページを一覧表示する表示制御工程とを有し、前記表示制御工程は、前記変更受付工程によって前記状況識別情報の変更を受け付けた部品データが含まれるページを、識別可能に表示することを特徴とする。

また、本発明は、部品作成ユーザが作成した部品データと、前記部品データを、文書作成ユーザがレイアウトすることで作成された複数ページからなる文書データと、前記部品データの使用の可否を示す使用可否情報及び前記部品データを更新した部品データが有るか否かを示す更新情報のうち、少なくともいずれか一方を含む情報である状況識別情報と、を記憶する記憶手段を有する情報処理システムで読み取り実行可能なプログラムであって、前記部品データごとに前記状況識別情報の変更を前記部品作成ユーザから受け付ける変更受付手段と、前記文書データの前記複数ページを一覧表示する表示制御手段として機能させ、前記表示制御手段は、前記変更受付手段によって前記状況識別情報の変更を受け付けた部品データが含まれるページを、識別可能に表示することを特徴とする。

本発明によると、文書データ内の更新すべきページを、ユーザに把握させ易くし、当該ページの更新を促すことが可能となる。

本願発明の文書管理システムの一例を示すシステム構成図である。 文書管理サーバとして適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 本願の文書作成支援システムで作成される電子文書データの構造を示す模式図である。 電子文書データ作成に用いられる各種データの構成を示す模式図である。 本願発明の素材データ、パーツデータ、及びテンプレートデータの更新・公開／非公開・継続使用不可設定を説明するため模式図である。 文書管理サーバ１０１によって行われる文書管理処理を示すフローチャートである。 図６のステップＳ６０３の素材データ更新処理の詳細を示すフローチャートである。 図６のステップＳ６０５のパーツデータ更新処理の詳細を示すフローチャートである。 図６のステップＳ６０７のテンプレートデータ更新処理の詳細を示すフローチャートである。 図６のステップＳ６０９の電子文書データ更新処理の詳細を示すフローチャートである。 図１０のステップＳ１００２のテンプレート・部品更新上級王確認処理の詳細を示すフローチャートである。 図１１のステップＳ１１０１のテンプレートデータの更新状況確認処理の詳細を示すフローチャートである。 図１１のステップＳ１１０２のページ内部品状況確認処理の詳細を示すフローチャートである。 図１３のステップＳ１３０５のパーツ内部品状況確認処理の詳細を示すフローチャートである。 図１１のステップＳ１１０３のページ内部品更新確認処理の詳細を示すフローチャートである。 図１５のステップＳ１５０８のパーツ内部品更新状況確認処理の詳細を示すフローチャートである。 図６のステップＳ６１１の電子文書データ承認処理の詳細を示すフローチャートである。 電子文書データの一覧画面の一例を示す模式図である。 電子文書データの詳細表示画面の一例を示す模式図である。 電子文書データ編集画面の一例を示す模式図である。 要承認データ一覧表示画面の一例を示す模式図である。 電子文書データ承認入力画面の一例を示す模式図である。

以下、図面を参照して、本願発明の実施の形態について説明する。

図１は、本願発明の実施の形態における文書管理システムの構成の一例を示すシステム構成図である。図中、１０１は文書管理サーバであって、本願発明における情報処理装置として機能する。１０２はクライアント装置であって、文書管理システムにおいて電子文書データ等の作成や、承認を行うユーザにより使用される端末である。１０３は、文書管理サーバ１０１とクライアント装置１０２とを相互にデータ通信可能に接続するためのＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワークである。

図２は、図１の文書管理サーバ１０１として適用可能な情報処理装置のハードウェアの構成の一例を示す模式図である。

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される後述の各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。

ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０２にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ディスプレイ装置２１０等の表示装置への表示を制御する。ディスプレイ装置は、例えばＣＲＴディスプレイや液晶ディスプレイ等である。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。

メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピーディスク（登録商標 ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュメモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明の文書管理サーバの各種処理を実行するために用いられるプログラムは外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイルや各種情報テーブルは外部メモリ２１１に格納されている。

次に、図３を参照して、本願の文書作成支援システムで作成される電子文書データの構造について説明する。図３は本願の文書作成支援システムで作成される電子文書データの構造を示す模式図である。

本願の文書作成支援システムでは、ユーザが選択したテンプレートに、素材データや複数の素材データ等の部品データにより構成されるパーツデータを、電子文書データを構成する部品データとして所望の位置に配置することにより電子文書データを作成することになる。

図中、３００はテンプレートデータであり、ユーザによる入力部操作に従い、ＣＰＵ２０１が指定することになる。このテンプレートデータ３００には素材データ３０１やパーツデータ３０２を配置することが可能である。

３０１は、素材データであり、例えば画像データ等である。この素材データをテンプレートデータ３００に配置することや、素材データ３０１を用いてパーツデータを作成することも可能である。３０２はパーツデータあり、素材データ３０１や文字列データ等を複数組み合わせて作成される。これらテンプレートデータ、素材データ、及びパーツデータは、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶管理されている。

図４を参照して、文書管理サーバ１０１で外部メモリ２１１に記憶管理されている、電子文書データ作成に用いられる各種データの構成について説明する。文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１には、電子文書情報テーブル４０１、電子文書ページ内部品情報テーブル４０２、テンプレート情報テーブル４０３、パーツ情報テーブル４０４、パーツ内部品情報テーブル４０５、素材情報テーブル４０６が記憶管理されている。

電子文書情報テーブル４０１は、ユーザの操作に従って文書管理サーバ１０１が作成し、外部メモリ２１１で管理している電子文書データを管理するためのデータテーブルであり、文書番号４０１−１、テンプレート番号４０１−２、テンプレート更新番号４０１−３等で構成されている。

文書番号４０１−１には、電子文書データを一意に識別するための識別情報である。テンプレート番号４０１−２には、当該電子文書データの作成に使用したテンプレート番号（後述する４０３−１に対応）が記憶される。テンプレート更新番号４０１−３には、使用しているテンプレートデータのバージョンを特定するための更新番号（後述するテンプレート情報テーブル４０３中の更新情報４０３−２に対応）が記憶される。

電子文書ページ内部品情報テーブル４０２は、電子文書データで使用されている素材データやパーツデータ等の部品データを管理するためのデータテーブルであり、文書番号４０２−１、文書ページ番号４０２−２、更新番号４０２−３、部品連番４０２−４、部品区分４０２−５、部品番号４０２−６、部品更新番号４０２−７、警告フラグ４０２−８等で構成されている。

文書番号４０２−１には、文書を特定するための文書番号が記憶されており、前述の電子文書情報テーブル４０１中の文書番号４０１−１に対応する。文書ページ番号４０２−２は当該電子文書データのページ番号を示す情報が記憶される。更新番号４０２−３には、文書番号４０２−１および文書ページ番号４０２−２で一意に示される電子文書データ中の特定のページデータの更新回数を示す情報が記憶される。何れかの電子文書データ中の何れかページデータが更新されると、新たにこの電子文書ページ内部品テーブル４０２に、ページ内で使用している部品の数だけレコードが追加されることになる。

部品連番４０２−４には、ページ内で使用されている部品の連番が記憶される。部品区分４０２−５には、当該レコードで管理されるページ内部品の区分、すなわち素材データであるかそれともパーツデータであるかを示す情報が記憶される。部品番号４０２−６には、当該レコードで管理されている部品が素材データである場合には素材番号（後述の素材情報テーブル４０６中の素材番号４０６−１に対応）が、パーツデータである場合には、パーツ番号（後述のパーツ情報テーブル４０４中のパーツ番号４０４−１に対応）が記憶される。部品更新番号４０２−７には、使用している部品のバージョンを特定するための更新番号が記憶される。警告フラグ４０２−８には、当該部品データが使用不可状態であることや、部品データに更新が加えられたことを示す情報等が記憶される。

テンプレート情報テーブル４０３は、文書管理システムにおいて電子文書データ作成に用いられるテンプレートデータの情報を管理するためのデータテーブルであり、テンプレート番号４０３−１、更新番号４０３−２、公開フラグ４０３−３、継続使用付加フラグ４０３−４等で構成されている。

テンプレート番号４０３−１には、テンプレートデータを一意に識別するための識別情報が記憶される。更新番号４０３−２には、テンプレートデータのバージョンを特定するための更新番号情報が記憶される。当該レコードで管理されているテンプレートデータが公開されているか否かを示すフラグ情報（例えば１：公開 ０：非公開）が記憶される。継続使用不可フラグ４０４−４には、当該レコードで管理されているテンプレートデータの継続使用可否を判定するフラグ（例えば１：使用可能 ０：使用不可）が記憶される。

パーツデータ情報テーブル４０４は、文書管理システムでの電子文書作成に使用可能なパーツデータの情報を管理するためのデータテーブルであり、パーツ番号４０４−１、更新番号４０４−２、公開フラグ４０４−３、継続使用不可フラグ４０４−４等で構成されている。

パーツ番号４０４−１には、パーツデータを一意に識別するため識別情報が記憶される。更新番号４０４−２には、パーツデータのバージョンを特定するための更新番号が記憶される。公開フラグ４０４−３には、当該レコードで管理されているパーツデータが公開されているか否かを示すフラグ情報（例えば１：公開 ０：非公開）が記憶される。継続使用不可フラグ４０４−４には、当該レコードで管理されているパーツデータの継続使用可否を判定するフラグ（例えば１：使用可能 ０：使用不可）が記憶される。

パーツ内部品情報テーブル４０５は、パーツ情報テーブル４０４で管理されているパーツデータで使用されている部品を管理するためのデータテーブルであり、パーツ番号４０５−１、更新番号４０５−２、部品連番４０５−３、部品区分４０５−４、部品番号４０５−５、更新番号４０５−６、警告フラグ４０５−７等で構成されている。

パーツ番号４０５−１には、パーツデータを特定するための識別情報（パーツ情報テーブル４０４中のパーツ番号４０４−１に対応）が記憶される。更新番号４０５−２には、当該レコードで管理されている部品がパーツ番号４０５−１で特定されているパーツデータのどのバージョンで使用されているかを特定するための更新情報が記憶される。

部品連番４０５−３には、当該パーツで使用されている部品の連番が記憶される。部品区分４０５−４には、当該レコードで管理されるパーツ内部品の区分、すなわち当該部品が素材データであるかそれともパーツデータであるかを示す情報が記憶される。部品番号４０５−５には、当該部品データが素材データである場合には、当該素材データを特定するための素材番号が、パーツデータである場合には、当該パーツデータを特定するためのパーツ番号が記憶される。部品更新番号４０５−６には、部品データのバージョンを特定するための更新情報が記憶される。警告フラグ４０５−７には、当該部品データが使用不可状態であることや、部品データに更新が加えられたことを示す情報等が記憶される。

素材情報テーブル４０６は、文書管理システムでの電子文書作成に使用可能な素材データの情報を管理するためのデータテーブルであり、素材番号４０６−１、更新番号４０６−２、公開フラグ４０６−３、継続使用不可フラグ４０６−４等で構成されている。

素材番号４０６−１には、素材データを一意に識別するため識別情報が記憶される。更新番号４０６−２には、素材データのバージョンを特定するための更新番号が記憶される。公開フラグ４０６−３には、当該レコードで管理されているパーツデータが公開されているか否かを示すフラグ情報（例えば１：公開 ０：非公開）が記憶される。公開されている場合には、これから作成する新規の電子文書データやパーツデータでの利用が可能である。継続使用不可フラグ４０６−４には、当該レコードで管理されている素材データの継続使用可否を判定するフラグ（例えば１：使用可能 ０：使用不可）が記憶される。継続使用不可フラグが０になっていると、その素材データは既存の電子文書データ及びパーツデータでも使用不可能な素材データとされる。

以上が、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１で管理されている電子文書データ作成に用いられる各種データの構成の説明である。

次に、図５を参照して、本願発明の素材データ、パーツデータ、及びテンプレートデータの更新・公開／非公開・継続使用不可設定について説明する。図５に示すように本願発明では、素材データ、パーツデータ、テンプレートデータを作成後に、更新データを作成することが可能となっており、同一のデータの更新履歴を管理するために、更新番号を用意してあり、同じデータ番号（テンプレートデータの場合はテンプレート番号、パーツデータの場合にはパーツ番号、素材データの場合には素材番号）のデータの更新番号を異ならせることで、データのバージョン管理を行っている。そして、データの公開（当該データを新たな電子文書データ等（更新データを含む）の作成で使用することが可能）／非公開（当該データを新たな文書データ等（更新データを含む）の作成で使用することが可能）の設定を公開フラグで、データの既存電子文書データでの継続使用可能（既に作成されている電子文書データで、データを使用し続けることが可能）／不可能（既に作成されている電子文書データで、当該データを使用し続けることが出来ない）の設定を継続使用不可フラグで管理している。

図に示すように、複数のバージョンのデータを同時に公開することも可能であるし、更新データ作成後直ちに公開しなくても可能である。

図６を参照して、文書管理サーバ１０１によって行われる文書管理処理の一例について説明する。この処理を実行するために使用されるプログラムは文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されており、本処理を行う際には当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、プログラムの制御に従って本処理を行うことになる。

まず、ＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２からの接続要求を受け付けると、ログイン処理を行う（ステップＳ６０１）。ログイン処理に際し、クライアント装置１０２からユーザＩＤ、パスワードなど、ユーザ認証に必要なデータを受信し、それらデータの組が不図示のユーザ情報テーブルに登録されているか否かを判定することによりログイン処理が行われる。

ログイン処理が行われると、その後、クライアント装置１０２より、素材データの更新要求を受け付けたか（ステップＳ６０２）、パーツデータの更新要求を受け付けたか（ステップＳ６０４）、テンプレートデータの更新要求を受け付けたか（ステップＳ６０６）、電子文書データの更新要求を受け付けたか（ステップＳ６０８）、電子文書の承認処理要求を受け付けたか（ステップＳ６１０）を常時監視している。素材データの更新処理を受け付けた（ステップＳ６０２でＹＥＳ）と判断した場合には、素材データ更新処理（ステップＳ６０３：詳細は図７）を、パーツデータの更新要求を受け付けた（ステップＳ６０４でＹＥＳ）と判断した場合には、パーツデータ更新処理（ステップＳ６０５：詳細は図８）を、テンプレートデータの更新要求を受け付けた（ステップＳ６０６でＹＥＳ）と判断した場合にはテンプレートデータ更新処理（ステップＳ６０７：詳細は図９）を行うことになる。

さらに、電子文書データの更新要求を受け付けた（ステップＳ６０８でＹＥＳ）と判断した場合には電子文書データ更新処理（ステップＳ６０９：詳細は図１０）、電子文書データの承認処理要求を受け付けた（ステップＳ６１０でＹＥＳ）と判断した場合には、電子文書データ承認処理（ステップＳ６１１：詳細は図１７）を行うことになる。

そして、上記の処理をステップＳ６１２で本処理の終了指示を受け付けたと判断するまで繰り返すこととなる。以上が、文書管理サーバ１０１によって行われる文書管理処理の一例の説明である。

次に、図６のステップＳ６０３の素材データ更新処理の詳細を、図７を参照して説明する。この素材データの更新処理においては、新規の素材データの登録、既存の素材データの新規バージョンの登録、既存の素材データの公開フラグ４０６−３、継続使用不可フラグ４０６−４の変更処理を行うことになる。

まず、ＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２からの素材データの更新処理要求を受け付けると、不図示の素材データ選択画面をクライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示するための画面情報を送信する。そして、その画面を介して入力される素材番号を取得する（ステップＳ７０１）。ここで、素材番号がクライアント装置１０２から送られてこなかった場合には、新たな素材番号を持つ素材データの登録を行うことになる。

そして、その後、素材データの登録を行うか、すなわちその素材番号で特定されるパーツデータを更新し、新規バージョンの素材データの登録、若しくは、新たな素材番号を持つ素材データの登録を行うかをクライアント装置１０２から受信した指示情報に従って判定する（ステップＳ７０２）。

ステップＳ７０２の判定処理でＹＥＳ（すなわち、素材データを登録する）と判定した場合には、処理をステップＳ７０３に進め、新たに登録するデータをクライアント装置１０２より取得する。この際に、クライアント装置１０２側では、ユーザによる入力部（キーボード２０９や不図示のポインティングデバイス）操作に従って、新たに素材データとして登録するデータ（画像データ等）の指定を受け付ける。そして、指定を受け付けたデータを文書管理サーバ１０１に送信することになる。

そしてステップＳ７０３で取得した素材データのステータス情報としてクライアント装置１０２においてユーザの操作に基づいて入力された情報を、クライアント装置１０２より取得する（ステップＳ７０４）。

そしてその後、既存バージョンの素材データのステータス情報を変更するかをクライアント装置１０２から受信した指示情報に基づいて判定し（ステップＳ７０５）、ステータスを変更する（ステップＳ７０５でＹＥＳ）と判定した場合には、ステータスの変更を行うバージョンを特定するための更新番号と、クライアント装置１０２がユーザより受け付けたステータス情報（公開フラグ４０６−３、継続使用不可フラグ４０６−４等）をクライアント装置１０２より取得する（ステップＳ７０６）。

ここで、ステータス情報として公開フラグを「非公開」にするという情報を取得した場合には、図５を参照して説明したとおり、その既存バージョンの素材データは、その情報を受け付けた以降（若しくはこの情報が素材データ情報テーブル４０６に反映された以降）、電子文書データの作成やパーツデータの作成の際に、使用不可能な素材データとして扱われることになる。

また、ステータス情報として、既存の素材データを「継続使用不可」にするという情報を取得した場合には、当該バージョンの素材データは、今後作成する電子文書データやパーツデータだけでなく、既存の電子文書データや他のパーツデータでも使用不可能な素材データとして扱われることになる。すなわち、当該既存バージョンの素材データを使用している既存の電子文書データやパーツデータは更新を行わなければならないデータとされることになる。尚、公開フラグが「非公開」にされ、「継続使用不可」の指定は受け付けなかった素材データについては、既存の電子文書データや、パーツデータでは引き続き使用可能だが、それら電子文書データやパーツデータは更新推奨データ（更新を行ったほうが良いデータ）とされることになる。

そして、ステップＳ７０３、Ｓ７０４、Ｓ７０６でクライアント装置１０２より取得した情報に基づいて、素材データ情報テーブル４０６を更新する。この更新は、情報取得後直ちに行っても（リアルタイム処理）、ある一定の時間に達した場合（例えば午前０時）に、それまでに取得した情報の更新をまとめて行っても（バッチ処理）、どちらでもかまわない。

以上が、素材データの更新処理である。この処理を行うことにより、素材データの追加や更新、ステータスの変更等を好適に行うことが可能となる。

次に、図８を参照して、図６のステップＳ６０５のパーツデータの更新処理について説明する。このパーツデータの更新処理においては、新規のパーツデータの登録、既存のパーツデータの新規バージョンのデータの登録、既存のパーツデータの公開フラグ４０４−３、継続使用不可フラグ４０４−４の変更処理を行うことになる。

まず、ＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２からのパーツデータの更新処理要求を受け付けると、不図示のパーツデータ選択画面をクライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示するための画面情報を送信する。そして、その画面を介して入力されるパーツ番号４０４−２を取得する（ステップＳ８０１）。ここで、パーツ番号がクライアント装置１０２から送られてこなかった場合には、新たなパーツ番号を持つパーツデータの登録を行うことになる。

その後、パーツデータの登録を行うか、すなわちそのパーツ番号で特定されるパーツデータを更新し、新規バージョンのパーツデータの登録、若しくは、新たなパーツ番号を持つパーツデータの登録を行うかをクライアント装置１０２から受信した指示情報に従って判定する（ステップＳ８０２）。

ステップＳ８０２の判定処理でＹＥＳ（すなわち、パーツデータを登録する）と判定した場合には、処理をステップＳ８０３に進め、新たに登録するパーツデータの情報をクライアント装置１０２より取得する（ステップＳ８０３）。このパーツデータの情報には、パーツデータに含まれる部品の情報（素材データの素材番号、更新番号や他のパーツデータのパーツ番号や更新番号）が含まれる。

そしてステップＳ８０３で取得したパーツデータのステータス情報として入力された情報をクライアント装置１０２より取得する（ステップＳ８０４）。そしてその後、既存のバージョンのパーツデータのステータス情報を変更するかをクライアント装置１０２から受信した指示情報に基づいて判定し（ステップＳ８０５）、ステータスを変更する（ステップＳ８０５でＹＥＳ）と判定した場合には、ステータス情報を更新するバージョンを特定するための更新番号４０４−２と、更新後のステータス情報として、クライアント装置１０２がユーザより受け付けたステータス情報（公開フラグ４０４−３、継続使用不可フラグ４０４−４等）をクライアント装置１０２より取得する（ステップＳ８０６）。

ここで、ステータス情報として公開フラグ４０４−３を「非公開」にするという情報を取得した場合には、指定されたバージョンのパーツデータは、この情報がパーツデータ情報テーブル４０４に登録された以降、電子文書データの作成や他のパーツデータの作成の際に選択不可能（つまりは使用不可能）なパーツデータとして扱われることになる。

また、ステータス情報として、既存のパーツデータを「継続使用不可」にするという情報を取得した場合には、当該バージョンのパーツデータは、今後作成する電子文書データや他のパーツデータだけでなく、既存の電子文書データや他のパーツデータでの使用も不可能なパーツとして扱われることになる。すなわち、当該バージョンのパーツデータを使用している電子文書データや他のパーツデータは更新を行わなければならないデータとされることになる。尚、公開フラグが「非公開」にされ、「継続使用不可」の指定は受け付けなかったパーツデータについては、既存の電子文書データや、他のパーツデータでの継続使用は可能だが、それら電子文書データや他のパーツデータは更新推奨データ（更新を行ったほうが良いデータ）とされる。

そして、ステップＳ８０４、Ｓ８０６でクライアント装置１０２より取得した情報に基づいて、パーツデータ情報テーブル４０３を、ステップＳ８０３で取得した情報に基づいて、パーツデータ内部品情報テーブル４０５を更新することとなる。この更新は、情報取得後直ちに行っても（リアルタイム処理）、ある一定の時間に達した場合（例えば午前０時）に、それまでに取得した情報の更新をまとめて行っても（バッチ処理）、どちらでもかまわない。

以上が、パーツデータの更新処理である。この処理を行うことにより、パーツデータの追加や更新、ステータスの変更等を好適に行うことが可能となる。

次に、図９を参照して、図６のステップＳ６０７のテンプレートデータの更新処理について説明する。このテンプレートデータの更新処理においては、新規のテンプレートデータの登録、既存のテンプレートデータの新規バージョンのデータの登録、既存のテンプレートデータの公開フラグ４０３−３、継続使用不可フラグ４０３−４の変更処理を行うことになる。

まず、ＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２からのテンプレートデータの更新処理要求を受け付けると、不図示のテンプレートデータ選択画面をクライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示するための画面情報を送信する。そして、その画面を介して入力されるテンプレート番号を取得する（ステップＳ９０１）。ここで、テンプレート番号がクライアント装置１０２から送られてこなかった場合には、新たなテンプレート番号を持つテンプレートデータの登録を行うことになる。

そして、その後、テンプレートデータの登録を行うか、すなわちそのテンプレート番号で特定されるテンプレートデータを更新し、新規バージョンのテンプレートデータの登録、若しくは、新たなテンプレート番号を持つテンプレートデータの登録を行うかをクライアント装置１０２から受信した指示情報に従って判定する（ステップＳ９０２）。

ステップＳ９０２の判定処理でＹＥＳ（すなわち、テンプレートデータを登録する）と判定した場合には、処理をステップＳ９０３に進め、新たに登録するデータをクライアント装置１０２より取得する。

そしてステップＳ９０３で取得したテンプレートデータのステータス情報としてクライアント装置１０２においてユーザの操作に基づいて入力された情報を、クライアント装置１０２より取得する（ステップＳ９０４）。そしてその後、既存バージョンのテンプレートデータのステータス情報を変更するかをクライアント装置１０２から受信した指示情報に基づいて判定し（ステップＳ９０５）、ステータスを変更する（ステップＳ９０５でＹＥＳ）と判定した場合には、ステータス変更を行うテンプレートデータのバージョンを特定するための更新番号４０３−２と、その更新情報として、クライアント装置１０２がユーザより受け付けたステータス情報（公開フラグ４０３−３、継続使用不可フラグ４０３−４等）をクライアント装置１０２より取得する（ステップＳ９０６）。

パーツデータや素材データと同様、ステータス情報として公開フラグを「非公開」にするという情報を取得した場合には、その既存バージョンのテンプレートデータは、その情報を受け付けた以降（若しくはこの情報がテンプレートデータ情報テーブル４０３に反映された以降）、電子文書データの作成の際に、使用不可能なテンプレートデータとして扱われることになる。

また、ステータス情報として、既存のテンプレートデータを「継続使用不可」にするという情報を取得した場合には、当該バージョンのテンプレートデータは、今後作成する電子文書データだけでなく、既存の電子文書データでも使用不可能なテンプレートデータとして扱われることになる。すなわち、当該既存バージョンのテンプレートデータを使用している既存の電子文書データは更新を行わなければならないデータとされることになる。尚、公開フラグが「非公開」にされ、「継続使用不可」の指定は受け付けなかったテンプレートデータについては、既存の電子文書データや、パーツデータでの使用は可能だが、それら電子文書データやパーツデータは更新推奨データ（更新を行ったほうが良いデータ）とされる。

そして、ステップＳ９０３、Ｓ９０４、Ｓ９０６でクライアント装置１０２より取得した情報に基づいて、テンプレートデータ情報テーブル４０３を更新する（ステップＳ９０７）。この更新は、情報取得後直ちに行っても（リアルタイム処理）、ある一定の時間に達した場合（例えば午前０時）に、それまでに取得した情報の更新を一度に行っても（バッチ処理）、どちらでもかまわない。

以上が、テンプレートデータの更新処理である。この処理を行うことにより、テンプレートデータの追加や更新、ステータスの変更等を好適に行うことが可能となる。

次に、図１０を参照して、図６のステップＳ６０９の電子文書データ更新処理について説明する。本処理は、電子文書データの作成担当者に、自身が担当となっている電子文書データに使用されている部品データ（パーツデータや素材データ）が継続使用不可にされた場合や、部品データの新たなバージョンが登録されたことを好適に通知することを目的として行われる。この処理は、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されているプログラムの制御にしたがって、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われることになる。

ＣＰＵ２０１は、電子文書データの更新要求を受け付けたと判断すると（図６のステップＳステップＳ６０８でＹＥＳ）、ログイン処理（図６のステップＳ６０１）で特定されたユーザが担当者となっている電子文書データを電子文書データ情報テーブル４０１から取得する（ステップＳ１００１）。その後、ステップＳ６０１で取得した全ての電子文書データについて、テンプレート・部品更新状況確認処理を行う（ステップＳ１００２）。このテンプレート・部品更新状況確認処理の詳細については、図１１を参照して説明する。

図１１は、図１０のステップＳ１００２のテンプレート・部品更新状況確認処理の詳細ついて説明する。この処理では、確認対象となる電子文書データで使用されているテンプレートデータや、パーツデータ、素材データが継続使用不可になっているか、新しいバージョンのデータが登録されている（更新された）かを確認する。

まず、ＣＰＵ２０１は、ステップＳ１１０１において、テンプレートデータの更新状況確認処理を行う（ステップＳ１１０１）。この処理の詳細は図１２を参照して説明する。

図１２は、図１１のステップＳ１１０１のテンプレートデータ更新状況確認処理の詳細を示すフローチャートである。この処理では、電子文書データで使用されているテンプレートデータが継続使用不可となっているか、当該テンプレートデータの新しいバージョンのデータが登録されている（更新された）かを確認する。

まず、ステップＳ１２０１では、当該電子文書データのテンプレート番号４０１−２をキーにしてテンプレートデータ情報テーブル４０３を検索し、電子文書データで使用されているテンプレートデータと同じテンプレート番号のレコードを取得する。そして、それらレコードのうち、電子文書データで使用されているバージョンのテンプレートデータ（テンプレート更新データ４０１−３と更新番号が一致するレコード）の継続使用不可フラグ４０３−４を確認することにより、使用しているテンプレートデータが継続使用不可データであるかを判定する（ステップＳ１２０２）。ステップＳ１２０２でＣＰＵ２０１が継続使用不可データである（ＹＥＳ）と判定した場合には、処理をステップＳ１２０３に移行させ、テンプレートデータが継続使用不可データであることをＲＡＭ２０２に記憶する。

その後、ステップＳ１２０１で取得したレコードのうち、テンプレート更新番号４０１−３よりも数値の大きい更新番号４０３−２をもつレコードが存在するかを確認することにより、当該テンプレートデータが更新されているか（更新情報ありか）を判定する（ステップＳ１２０４）。ステップＳ１２０４でＣＰＵ２０１が更新情報がある（ＹＥＳ）と判定した場合には、処理をステップＳ１２０５に移行させ、テンプレートデータが更新ありテンプレートデータであることをＲＡＭ２０２に記憶する。

上記の処理を行うことで、電子文書データに使用されているテンプレートデータが継続使用不可であるか、更新されているテンプレートデータであるかを好適に確認することが可能となる。

図１１の説明に戻る。ステップＳ１１０１の処理が終了後、電子文書データの全てのページに対して、ページ内部品状況確認処理（ステップＳ１１０２）、及び、ページ内部品更新確認処理（ステップＳ１１０３）を行うことになる。ページ内部品状況確認処理の詳細は図１３を、ページ内部品更新確認処理の詳細は図１５を参照して説明することとする。

図１３は、図１１のステップＳ１１０２のページ内部品状況確認処理の詳細を示すフローチャートである。この処理は、電子文書データで使用されている各部品データが、継続使用不可となっていないかを判定するために行われる処理であり、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１により行われる。この処理を実行するために使用されるプログラムは文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されており、本処理を行う際には当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、プログラムの制御に従って本処理を行うことになる。

まず、ＣＰＵ２０１は、電子文書データ内部品情報テーブル４０２から、当該電子文書データの指定されたページで使用されている全ての部品データを取得する（ステップＳ１３１０１）。そして、ステップＳ１３０１で取得した全ての部品データに対してステップＳ１３０２〜ステップＳ１３０９の処理を行うことになる。

ステップＳ１３０２において、ＣＰＵ２０１は、処理対象の部品データがパーツデータであるかそれとも素材データであるかを、電子文書データ内部品情報テーブル４０２の部品区分４０２−５に従って判定する（ステップＳ１３０２）。パーツデータであると判定した場合には（ステップＳ１３０２でパーツ）、処理をステップＳ１３０３に移行させ、パーツデータ情報テーブル４０４中の当該パーツデータ（パーツ番号、更新番号が一致するパーツ）の継続使用不可フラグ４０４−４を取得する。ステップＳ１３０３での取得値に従って、当該パーツデータが継続使用可能であるかを判定する（ステップＳ１３０４）。

ステップＳ１３０４で継続使用可能であると判定された場合には、当該パーツデータで使用されている他のパーツデータや素材データが継続使用不可になっていないかを確認するためパーツ内部品状況確認処理を行う（ステップＳ１３０５）。この処理の詳細については、図１４を参照して説明する。

そして、その後、ステップＳ１３０５の処理において更新される可能性がある、当該パーツデータの継続使用不可フラグ４０４−４を取得する。

ステップＳ１３０２の判定処理で、ＣＰＵ２０１が素材データであると判定した場合には、ステップＳ１３０７に処理を移行し、パーツデータ情報テーブル４０６中の当該素材データ（素材番号、更新番号が一致するパーツ）の継続使用不可フラグ４０６−４を取得する。

そして、ステップＳ１３０６若しくは、ステップＳ１３０７の処理が終了後、当該部品が継続使用可能であるかを判定する（ステップＳ１３０８）。この処理ではステップＳ１３０６で取得したパーツデータの継続使用不可フラグ４０４−４、または、Ｓ１３０７で取得した素材データの継続使用不可フラグ４０６−４が継続使用不可となっているかを判定することになる。

ステップＳ１３０３若しくは、ステップＳ１３０８で部品データが継続使用不可であると判定した場合には、処理をステップＳ１３０９に移行し、当該部品データを継続使用不可データとしてＲＡＭ２０２に記憶する。

以上の処理により、電子文書データのページ内で使用されている部品データに継続使用不可の部品データが含まれている場合に、継続使用不可データを的確に取得することが可能となる。

次に、図１４を参照して、図１３のステップＳ１３０５のパーツ内部品状況確認処理の詳細について説明する。この処理は、パーツデータで使用されている各部品（素材データ、パーツデータ）が、継続使用不可となっていないかを判定するために行われる処理であり、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１により行われる。この処理を実行するために使用されるプログラムは文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されており、本処理を行う際には当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、プログラムの制御に従って本処理を行うことになる。

まず、ＣＰＵ２０１は、パーツデータ内部品情報テーブル４０５から、確認対象であるパーツデータで使用されている全ての部品データを取得する（ステップＳ１４０１）。そして、ステップＳ１４０１で取得した全ての部品データに対してステップＳ１４０２〜ステップＳ１４１０の処理を行うことになる。

ステップＳ１４０２において、ＣＰＵ２０１は、処理対象の部品データがパーツデータであるかそれとも素材データであるかを、パーツデータ内部品情報テーブル４０５の部品区分４０５−４に従って判定することになる。パーツデータであると判定した場合には（ステップＳ１４０２でパーツ）、処理をステップＳ１４０３に移行させ、パーツデータ情報テーブル４０４中の当該パーツデータ（パーツ番号、更新番号が一致するパーツ）の継続使用不可フラグ４０４−４を取得する。そしてその後、ステップＳ１４０３での取得値に従って、当該パーツデータが継続使用可能であるかを判定する（ステップＳ１４０４）。

ステップＳ１４０４で継続使用可能であると判定した（ステップＳ１４０４でＹＥＳ）場合には、当該パーツデータで使用されている他のパーツデータや素材データが継続使用不可になっていないかを確認するため、部品データであるパーツデータを確認対象パーツデータとしたパーツ内部品状況確認処理を行う（ステップＳ１４０５）。

そして、その後、ステップＳ１４０５の処理において更新される可能性がある、確認処理対象となっているパーツデータの継続使用不可フラグ４０４−４を取得する。

ステップＳ１４０２の判定処理で、ＣＰＵ２０１が素材データであると判定した場合には、ステップＳ１４０７に処理を移行し、パーツデータ情報テーブル４０６中の当該素材データ（素材番号、更新番号が一致するパーツ）の継続使用不可フラグ４０６−４を取得する。

そして、ステップＳ１４０６若しくは、ステップＳ１４０７の処理が終了後、当該部品データが継続使用可能であるかを判定する（ステップＳ１４０８）。この処理ではステップＳ１４０６で取得したパーツデータの継続使用不可フラグ、または、Ｓ１４０７で取得した素材データの継続使用不可フラグが継続使用不可となっているかを判定することになる。

ステップＳ１４０４若しくはステップＳ１４０８の処理で、継続使用不可と判定した場合には、処理をステップＳ１４０９に移行し、パーツデータ情報テーブル４０４中の確認対象となっているパーツデータの継続使用不可フラグ４０４−４を継続使用不可に設定する（ステップＳ１４０９）。その後、当該部品データを継続使用不可データとしてＲＡＭ２０２に記憶する（ステップＳＸ２１０）。

以上の処理により、パーツデータ内で使用されている部品データに継続使用不可の部品データが含まれている場合に、継続使用不可データとなっているパーツデータを確実に取得し、継続使用不可データを部品データとして使用しているパーツデータを継続使用不可データに設定することが可能となる。

次に、図１５を参照して、図１１のステップＳ１１０３のページ内部品更新確認処理の詳細について説明する。この処理は、電子文書データで使用されている各部品データに更新が加えられているかを判定するために行われる処理であり、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１により行われる。この処理を実行するために使用されるプログラムは文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されており、本処理を行う際には当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、プログラムの制御に従って本処理を行うことになる。

まず、ＣＰＵ２０１は、電子文書データ内部品情報テーブル４０２から、当該電子文書データの指定されたページで使用されている全ての部品データを取得する（ステップＳ１５０１）。そして、ステップＳ１５０１で取得した全ての部品データに対してステップＳ１５０２〜ステップＳ１５１０の処理を行うことになる。

ステップＳ１５０２において、ＣＰＵ２０１は、処理対象の部品データがパーツデータであるかそれとも素材データであるかを、電子文書データ内部品情報テーブル４０２の部品区分４０２−５に従って判定することになる。パーツデータであると判定した場合には（ステップＳ１５０２でパーツ）、処理をステップＳ１５０３に移行させ、パーツデータ情報テーブル４０４中の当該パーツデータと同じパーツ番号をもつレコードを取得する。そして、ステップＳ１５０３で取得したレコードに確認対象となっているパーツデータの更新番号よりも新しい（数値の大きい）更新番号を持つレコードがあるかを判定することにより、当該パーツデータの更新データがあるかを判定する（ステップＳ１５０４）。

ステップＳ１５０４の判定処理で、更新データがあると判定された場合には（ステップＳ１５０４でＹＥＳ）、ステップＳ１５０７に、更新データがないと判定した場合には（ステップＳ１５０４でＮＯ）、ステップＳ１５０８に処理を移行する。

ステップＳ１５０２において、ＣＰＵ２０１が素材データであると判定した場合には、当該素材データと同じ素材番号を持つレコードを素材データ情報テーブル４０６より取得する（ステップＳ１５０５）。そして、ステップＳ１５０５で取得したレコードに確認対象となっている素材データの更新番号よりも新しい（数値の大きい）更新番号を持つレコードがあるかを判定することにより、当該素材データの更新データがあるかを判定する（ステップＳ１５０６）。更新データがあると判定した場合には（ステップＳ１５０６でＹＥＳ）、処理をステップＳ１５０７に進める。

ステップＳ１５０７では、ＣＰＵ２０１は、更新データがあると判定された部品データを更新ありデータとしてＲＡＭ２０２に記憶する。

ステップＳ１５０４でＮＯと判定した場合には、ＣＰＵ２０１はパーツ内部品更新状況確認処理を行う（ステップＳ１５０８）。この処理を行う理由としては、パーツデータで使用されている部品データに更新が加えられていないかを確認することにより、電子文書データの作成者や、電子文書データの承認者などに、パーツデータに使用されている部品データに更新が加えられているにもかかわらず、更新が行われていないパーツデータの情報を的確に提供するためである。この処理の詳細については、図１６を参照して後述する。

ステップＳ１５０８の確認処理の結果、パーツ内部品データに更新データがあると判定した場合には（ステップＳ１５０９でＹＥＳ）、確認対象となっている部品データ（この場合はパーツデータ）を未更新パーツデータとしてＲＡＭ２０２に記憶する（ステップＳ１５１０）。

以上が、ページ内データ更新確認処理の説明である。この処理を行うことで、電子文書データのページ内に更新された部品データが存在するかを好適に確認することが可能となる。

図１６を参照して、図１５のステップＳ１５０８のパーツ内部品更新状況確認処理の詳細について説明する。この処理は、パーツデータで使用されている各部品データに更新が加えられているかを判定するために行われる処理であり、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１により行われる。この処理を実行するために使用されるプログラムは文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されており、本処理を行う際には当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、プログラムの制御に従って本処理を行うことになる。

まず、ＣＰＵ２０１は、パーツデータ内部品情報テーブル４０５から、当該パーツデータで使用されている全ての部品データを取得する（ステップＳ１６０１）。そして、ステップＳ１６０１で取得した全ての部品データに対してステップＳ１６０２〜ステップＳ１６１０の処理を行うことになる。

ステップＳ１６０２において、ＣＰＵ２０１は、処理対象の部品データがパーツデータであるかそれとも素材データであるかを、パーツデータ内部品情報テーブル４０５の部品区分４０５−４に従って判定することになる。パーツデータであると判定した場合には（ステップＳ１６０２でパーツ）、処理をステップＳ１６０３に移行させ、パーツデータ情報テーブル４０４に登録されている当該パーツデータと同じパーツ番号をもつレコードを取得する。そして、ステップＳ１６０３で取得したレコードに処理対象となっているパーツデータの更新番号よりも新しい（数値の大きい）更新番号を持つレコードがあるかを判定することにより、当該パーツデータの更新データがあるかを判定する（ステップＳ１６０４）。

ステップＳ１６０４の判定処理で、更新データがあると判定された場合には（ステップＳ１６０４でＹＥＳ）、ステップＳ１６０７に、更新データがないと判定した場合には（ステップＳ１６０４でＮＯ）、ステップＳ１６０８に処理を移行する。

ステップＳ１６０２において、ＣＰＵ２０１が素材データであると判定した場合には、当該素材データと同じ素材番号を持つレコードを素材データ情報テーブル４０６より取得する（ステップＳ１６０５）。そして、ステップＳ１６０５で取得したレコードに確認対象となっている素材データの更新番号よりも新しい（数値の大きい）更新番号を持つレコードがあるかを判定することにより、当該素材データの更新データがあるかを判定する（ステップＳ１６０６）。更新データがあると判定した場合には（ステップＳ１６０６でＹＥＳ）、処理をステップＳ１６０７に進める。

ステップＳ１６０７では、ＣＰＵ２０１は、更新データがあると判定された部品データを更新ありデータとしてＲＡＭ２０２に記憶する。

ステップＳ１６０４でＮＯと判定した場合には、ＣＰＵ２０１は確認対象のパーツデータで部品データとして使用されているパーツデータに対するパーツ内部品更新状況確認処理を行う（ステップＳ１６０８）。

ステップＳ１６０８の確認処理の結果、確認対象のパーツデータのパーツ内部品データに更新データがあると判定した場合には（ステップＳ１６０９でＹＥＳ）、当該パーツ内部品データ（この場合はパーツデータ）を未更新パーツデータとしてＲＡＭ２０２に記憶する（ステップＳ１６１０）。

以上が、パーツデータ内データ更新確認処理の説明である。この処理を行うことで、パーツデータ内に更新された部品データが存在するかを好適に確認することが可能となる。

図１０の説明に戻る。そしてその後、クライアント装置１０２のディスプレイ装置に当該ユーザが担当者である電子文書データの一覧を表示するための画面情報をクライアント装置１０２に送信する（ステップＳ１００３）。その一覧画面は例えば図１８に示すような画面である。

図１８は、クライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される電子文書データの一覧画面の一例である。図１８に示すように、一覧に表示されている電子文書データに継続使用不可データや更新ありデータが含まれている場合に、その情報をユーザに提供すべく、その情報が画面表示されるように構成されている（図中の１８０１）。このような画面をディスプレイ装置に表示するための画面情報を生成することにより、ユーザに的確に継続使用不可データや更新ありデータを含む電子文書データの存在を報知することが可能となる。

図１０の説明に戻る。その後、クライアント装置１０２を操作するユーザによる入力部操作に従い入力された、電子文書データの文書番号４０１−１をクライアント装置１０２より取得する（ステップＳ６０５）と、その文書番号４０１−１により特定される電子文書データの詳細表示画面を表示するための画面情報を生成し、クライアント装置１０２に対して送信する（ステップＳ６０６）。

図１９は、クライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される電子文書データの詳細表示画面の一例である。図１９に示すように、詳細表示されている電子文書データのページに継続使用不可データや更新ありデータが含まれる場合には、その情報をユーザに提供すべく、その情報が画面表示されるように構成されている（図中の１９０１、１９０２）。図１９の例では、テストページ１の素材Ａとテストページ２のパーツＢが更新ありパーツ、テストページ３のパーツＣが継続使用不可パーツであることを示している。継続使用不可パーツを含むページと、更新ありパーツのみで継続使用不可パーツを含まないページとを認識可能にするよう、図１９に示すように、枠線を二重線の枠線と通常の枠線とする等、それらページの表示形態を異ならせて表示させる。これは一例であり、例えば枠線の色を異ならせたり、表示領域を異ならせたりすることで、継続使用不可パーツを含むページと、更新ありパーツのみで継続使用不可パーツを含まないページとをユーザに報知するようにしても勿論良い。

そして、電子文書データの詳細表示画面１９００中の「このページを編集する」を指定すると、図２０に示す電子文書データ編集画面がクライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される。この表示に必要となる画面情報は文書管理サーバ１０１で生成される。

図２０は電子文書データ編集画面の一例を示す図である。この画面を介して、ユーザは電子文書データを作成するための各種の指示を文書管理サーバ１０１に対して入力することが可能となる。編集対象となるページに、継続使用不可データや更新ありデータが含まれる場合には、２００１に示すように入れ替え候補部品が表示される。これにより、ユーザは入れ替え候補となる部品を的確に把握することが可能となり、もって、更新作業を容易に行うことが可能となる。

図１０の説明に戻る。その後、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント装置１０２から電子文書データの登録要求を受け付けると（ステップＳ１００６でＹＥＳ）、クライアント装置１０２から図２０を介して入力された電子文書データの情報（テンプレート、パーツ、素材等）を取得し（ステップＳ１００７）、取得した電子文書データを電子文書データ情報テーブル４０１及び４０２に登録する（ステップＳ１００８）。その際には、当該電子文書データが、承認が必要なデータであるものとして登録ために電子文書データのステータス４０１−３を「承認待ち」として登録することになる。

そして、その後、他のデータの更新を行うかを判定し、他の電子文書データの更新を行うと判定した場合には、ステップＳ１００４からステップＳ１００８の処理を繰り返すことになる。

以上が図１０に示す電子文書データ更新処理の説明である。

次に、図１７を参照して、図６のステップＳ６１１の電子文書データ承認処理の詳細について説明する。本処理は、電子文書データの承認担当者に、自身が承認担当となっている電子文書データに使用されている部品データ（パーツデータや素材データ）が継続使用不可にされた場合や、部品データの新たなバージョンが登録されたことを好適に通知し、且つ継続使用付加の部品データを含む当該電子文書データに対する承認処理を行わせないようにすること目的として行われる。この処理は、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶されているプログラムの制御にしたがって、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１によって行われることになる。

ＣＰＵ２０１は、電子文書データの承認処理要求を受け付けたと判断すると（図６のステップＳステップＳ６０８でＹＥＳ）、ＣＰＵ２０１は、ログイン処理（図６のステップＳ６０１）で特定されたユーザが担当者となっている電子文書データを電子文書データ情報テーブル４０１から取得する（ステップＳ１７０１）。その後、ステップＳ６０１で取得した全ての電子文書データについて、テンプレート・部品更新状況確認処理を行う（ステップＳ１７０２）。このテンプレート・部品更新状況確認処理の詳細については、図１１で説明したとおりである。

その後、要承認文書データの一覧情報を含む画面をディスプレイ装置に表示するための画面情報を生成し、クライアント装置１０２に対して送信する（ステップＳ１７０３）。

図２１は、クライアント装置１０２のディスプレイ装置に表示される要承認データ一覧表示画面の一例を示す模式図である。図２１に示すように、一覧に表示されている電子文書データに継続使用不可データや更新ありデータが含まれている場合に、その情報を承認担当者に提供すべく、その情報が画面表示されるように構成されている（図中の２１０１）。このような画面をディスプレイ装置に表示するための画面情報を生成することにより、承認担当者に的確に継続使用不可データや更新ありデータを含む電子文書データの存在を報知することが可能となる。

図１７の説明に戻る。その後、クライアント装置１０２を操作する承認担当者による入力部操作に従い入力された、電子文書データの文書番号４０１−１をクライアント装置１０２より取得する（ステップＳ１７０４）と、その文書番号４０１−１により特定される電子文書データ承認入力画面を表示するための画面情報を生成し、クライアント装置１０２に対して送信する（ステップＳ１７０６）。

図２２は電子文書データ承認入力画面の一例を示す模式図である。図２２示すように、電子文書データ承認入力が面には、承認対象となる電子文書データの詳細情報の表示欄や、承認の入力を行うためのコントロール（図中の「承認」）、や承認の入力を行うためのコントロール（図中の「否認」）が設けられている。継続使用不可データ（テンプレート、パーツ、素材）が承認対象となる電子文書データが、使用されている場合には警告メッセージを表示する（２２０１）。また、本承認が当該電子文書データの公開の承認を行うためのものである場合には、承認対象となる電子文書データが承認入力を行うためのコントロールに継続使用不可データ（テンプレート、パーツ、素材）がには承認の入力を行うためのコントロールがグレーアウト（無効化）され、承認の入力を行えないようにされている（２２０２）。これにより、継続使用不可のデータが含まれている電子文書データの公開の承認を好適に防ぐことが可能となる。

図１７の説明に戻る。その後、ＣＰＵ２０１は図２２を介して入力される承認／否認の指示の入力をクライアント装置１０２から受け付け（ステップＳ１７０１）、受け付けた指示に従って、電子文書データ情報テーブルを更新する（ステップＳ１７０７）。より具体的には、承認／否認の対象となった電子文書データのステータスを変更することになる。

本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、１つの機器からなる装置に適用してもよい。

なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図６から図１７に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システム或いは装置に直接、或いは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。

したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。

また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

なお、前述した実施形態は、本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。

１０１ 文書管理サーバ
１０２−１、１０２−２ クライアント装置
１０３ ネットワーク
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＡＭ
２０３ ＲＯＭ
２０４ システムバス
２０５ 入力コントローラ
２０６ ビデオコントローラ
２０７ メモリコントローラ
２０８ 通信Ｉ／Ｆ（インターフェース）コントローラ
２０９ キーボード
２１０ ディスプレイ装置
２１１ 外部メモリ

Claims (11)

1. 部品作成ユーザが作成した部品データと、前記部品データを、文書作成ユーザがレイアウトすることで作成された複数ページからなる文書データと、前記部品データの使用の可否を示す使用可否情報及び前記部品データを更新した部品データが有るか否かを示す更新情報のうち、少なくともいずれか一方を含む情報である状況識別情報と、を記憶する記憶手段と、
   前記部品データごとに前記状況識別情報の変更を受け付ける変更受付手段と、
   前記文書データの前記複数ページを一覧表示する表示制御手段と、を有し、
   前記表示制御手段は、前記変更受付手段によって前記状況識別情報の変更を受け付けた部品データが含まれるページを、識別可能に表示することを特徴とする情報処理システム。
2. 前記状況識別情報が、前記部品データの使用の可否を示す使用可否情報である場合に、前記変更受付手段で受け付ける前記状況識別情報の変更は、前記部品データの使用可否情報を使用可から使用不可に変更することであることを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
3. 前記状況識別情報が、前記部品データを更新した部品データが有るか否かを示す更新情報である場合に、前記変更受付手段で受け付ける前記状況識別情報の変更は、前記部品データの更新情報を更新された部品データの無いことを示す情報から、更新された部品データが有ることを示す情報に更新することであることを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理システム。
4. 前記表示制御手段は、前記更新情報が存在する部品データが含まれるページを識別可能に表示することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理システム。
5. 前記表示制御手段は、前記使用可否情報が不可である部品データが含まれるページを識別可能に表示することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理システム。
6. 前記表示制御手段は、前記更新情報が存在する部品データが含まれるページである場合に、当該部品データの更新後の部品データを表示するように制御し、
   前記文書データの前記更新情報が存在する部品データを、前記更新後の部品データに入れ替える入替手段を更に有することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の情報処理システム。
7. 前記変更受付手段は、前記部品作成ユーザから、前記部品データごとに前記状況識別情報の変更を受け付け、
   前記表示制御手段は、前記変更受付手段によって前記状況識別情報の変更を受け付けた部品データが含まれるページを、文書作成ユーザに、識別可能に表示することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の情報処理システム。
8. 部品作成ユーザが作成した部品データと、前記部品データを、文書作成ユーザがレイアウトすることで作成された複数ページからなる文書データと、前記部品データの使用の可否を示す使用可否情報及び前記部品データを更新した部品データが有るか否かを示す更新情報のうち、少なくともいずれか一方を含む情報である状況識別情報と、を記憶する記憶手段を有する情報処理システムの制御方法であって、
   前記情報処理システムの変更受付手段が、前記部品データごとに前記状況識別情報の変更を前記部品作成ユーザから受け付ける変更受付工程と、
   前記情報処理システムの表示制御手段が、前記文書データの前記複数ページを一覧表示する表示制御工程とを有し、
   前記表示制御工程は、前記変更受付工程によって前記状況識別情報の変更を受け付けた部品データが含まれるページを、識別可能に表示することを特徴とする情報処理方法。
9. 部品作成ユーザが作成した部品データと、前記部品データを、文書作成ユーザがレイアウトすることで作成された複数ページからなる文書データと、前記部品データの使用の可否を示す使用可否情報及び前記部品データを更新した部品データが有るか否かを示す更新情報のうち、少なくともいずれか一方を含む情報である状況識別情報と、を記憶する記憶手段を有する情報処理システムで読み取り実行可能なプログラムであって、
   前記部品データごとに前記状況識別情報の変更を前記部品作成ユーザから受け付ける変更受付手段と、
   前記文書データの前記複数ページを一覧表示する表示制御手段として機能させ、
   前記表示制御手段は、前記変更受付手段によって前記状況識別情報の変更を受け付けた部品データが含まれるページを、識別可能に表示することを特徴とするコンピュータプログラム。
10. 部品データを作成した部品作成ユーザから、前記部品データが更新された部品データの有無を判定するために用いる使用可否情報の更新を受け付ける更新受付手段と、文書データと当該文書データを作成した文書作成ユーザを示すユーザ情報とが関連付けられた文書情報と、当該文書データに使用されている部品データを管理する第１の情報と、前記部品データと前記更新受付手段で更新を受け付ける当該部品データの更新情報とが関連付けられた第２の情報とを記憶する記憶手段とを有し、前記部品データをレイアウトすることで作成される文書データを管理する情報処理システムによって行われる情報処理方法であって、
    前記情報処理システムの受付手段が、前記文書作成ユーザが作成した前記文書データが、更新された部品データが含まれる前記文書データであるか、前記文書作成ユーザが作成した更新された部品データを含まない前記文書データであるかを識別可能に表示すべく、前記文書データを作成した作成ユーザを示すユーザ情報を含む、当該作成ユーザによる前記文書の表示要求とを受け付ける受付工程と、
    前記情報処理システムの特定手段が、前記受付工程により表示要求を受け付けたユーザ情報に関連付けて前記文書情報に記憶された文書データを特定する特定工程と、
    前記情報処理システムの判定手段が、前記特定工程により特定された文書データに、更新後の部品データに更新される前の部品データが含まれているか否かを、前記第１の情報、及び前記第２の情報を用いて判定する判定工程と、
    前記情報処理システムの表示制御手段が、前記受付工程で表示要求を受け付けたユーザ情報に示される文書作成ユーザに、当該文書作成ユーザが作成した文書データであって、前記判定手段で更新後の部品データに更新される前の部品データが含まれていると判定された当該文書作成ユーザが作成した文書データと、更新後の部品データに更新される前の部品データが含まれていないと判定された当該文書作成ユーザが作成した文書データとを識別可能に表示するように制御する表示制御工程と
    を有することを特徴とする情報処理方法。
11. 部品データを作成した部品作成ユーザから、前記部品データが更新された部品データの有無を判定するために用いる使用可否情報の更新を受け付ける更新受付手段と、文書データと当該文書データを作成した文書作成ユーザを示すユーザ情報とが関連付けられた文書情報と、当該文書データに使用されている部品データを管理する第１の情報と、前記部品データと前記更新受付手段で更新を受け付ける当該部品データの更新情報とが関連付けられた第２の情報とを記憶する記憶手段とを有し、前記部品データをレイアウトすることで作成される文書データを管理する情報処理システムを、
    前記文書作成ユーザが作成した前記文書データが、更新された部品データが含まれる前記文書データであるか、前記文書作成ユーザが作成した更新された部品データを含まない前記文書データであるかを識別可能に表示すべく、前記文書データを作成した作成ユーザを示すユーザ情報を含む、当該作成ユーザによる前記文書の表示要求とを受け付ける受付手段と、
    前記受付手段により表示要求を受け付けたユーザ情報に関連付けて前記文書情報に記憶された文書データを特定する特定手段と、
    前記特定手段により特定された文書データに、更新後の部品データに更新される前の部品データが含まれているか否かを、前記第１の情報、及び前記第２の情報を用いて判定する判定手段と、
    前記受付手段で表示要求を受け付けたユーザ情報に示される文書作成ユーザに、当該文書作成ユーザが作成した文書データであって、前記判定手段で更新後の部品データに更新される前の部品データが含まれていると判定された当該文書作成ユーザが作成した文書データと、更新後の部品データに更新される前の部品データが含まれていないと判定された当該文書作成ユーザが作成した文書データとを識別可能に表示するように制御する表示制御手段
    として機能させることを特徴とするコンピュータプログラム。
    

Images