JP5470338B2 - Ｗｅｂメールのデータ処理プログラム及びデータ処理方法 - Google Patents

Description

本発明は、Ｗｅｂメールのデータ処理プログラム及びデータ処理方法に関する。

企業コンプライアンスの一環として、社員が送信する電子メールの送信先に上長が含まれていない場合、当該電子メールの送信先を限定しているいわゆるメールの上長転送機能を導入している社内システムが多く存在する。

特許文献１には、個人の所属部署や組織情報を基にして、ＣＣ(Ｃａｒｂｏｎ Ｃｏｐｙ)を自動付与するシステムが記載されている。また特許文献２には、送信メール内に署名などの様々な情報を付与するシステムが開示されている。
特許文献１または２に記載の機能を実現するためには、ユーザがメールを送信するとＣＣを自動で付与する機能を持ったサーバシステムが必要である。

特開２００３−１６００４号公報 特開平１１−０８５６４１号公報

ところで、近年では電子メールとしてＩＳＰ（Internet Service Provider）によるＷｅｂメールクライアントの利用が拡大している。メールクライアントでは、ユーザはＷｅｂブラウザを使用しメールの作成と送受信とを行う。

クラウド環境でのＷｅｂメールシステムでは、メールサーバがクラウドシステム内に存在する。そのため、特許文献１、２に記載された機能をＷｅｂメールクライアントで実現しようとする際には、当該機能をクラウド環境のＷｅｂメールシステムに導入する必要がある。しかし、クラウド環境の性質上、メールサーバはクラウド事業者のシステムであるため、ユーザ側システムの機能変更追加等を行うことは困難である。

また、従来の上長ＣＣ転送システムはユーザのメールクライアントからメール送信を開始し、その後メールサーバにて上長のアドレスがＣＣに追加されるため、ユーザのメールクライアントにメールサーバにて追加されたアドレスの履歴が残らず送信された先を確認することができなかった。

また、メールのユーザ署名は送信先が社外であれば社名等を挿入し、社内であれば社名を無くすことが一般的であるが、アドレスが社外または社内であるかの詳細の情報は、クラウドシステム内のメールアドレスに記載することが不都合な場合もあり、的確な署名処理が行なわれない場合もあった。

本発明は、このような従来の状況に鑑みて提案されたものであり、クラウドシステム内のメール機能を変更することなく、ユーザ側でメール送信時の上長アドレス追加機能を実現し、また的確な署名処理を実現することのできるＷｅｂメールクライアントのメール送信前確認処理技術を提供することを目的とする。

上記課題を解決するための本発明は、メールクライアントに搭載されてＷｅｂメールのデータを処理するプログラムにおいて、メールクライアントの動作を制御するコンピュータに、Ｗｅｂブラウザのメール送信ボタンの押下を監視するステップと、前記送信ボタンが押下された際、前記Ｗｅｂメールのデータについて所定の処理が行なわれたか否かをチェックするステップと、前記所定の処理が行なわれていなかった場合は、前記所定の処理として、ＷｅｂブラウザからＷｅｂメールのアドレスを取得し、前記Ｗｅｂメールのアドレスに当該メールクライアントの管理対象外のメールアドレスが含まれているときは、ログインユーザの所定の上長のメールアドレスを検索し、前記Ｗｅｂメールのアドレスに前記所定の上長のメールアドレスがないときは、当該上長のメールアドレスを前記Ｗｅｂメールのアドレスに追加するステップと、前記所定の処理が行なわれていた場合は、前記所定の上長のメールアドレスを当該上長に関する属性情報と共に確認可能に表示し、承認後に前記Ｗｅｂメールの送信を開始するステップと、を実行させるためのプログラムである。

この発明によれば、クラウドシステム内のメール機能を変更することなく、ユーザ側でメールの上長転送機能あるいは署名処理を実現することのできるＷｅｂメールクライアントのメール送信前確認処理技術を提供する。

第１の実施の形態のクライアント端末を含むＷｅｂメールシステムの構成を示す図。 第１の実施の形態のクライアント端末の内部構成を示す図。 第１の実施の形態のクライアント端末におけるＷｅｂブラウザ画面の一部を示す図。 第１の実施の形態のクライアント端末におけるアドレスデータ処理手順を示すフロー図。 第１の実施の形態のクライアント端末における送信宛先確認画面を示す図。 第２の実施の形態のクライアント端末における署名作成処理の一部を示すフロー図。

[第１の実施の形態]
図１は、第１の実施の形態のクライアント端末１を含むＷｅｂメールシステムの構成を示す図である。
Ｗｅｂメールシステムは、クライアント端末１、インターネット網２及びクラウドＷｅｂメールシステム３を備えている。クライアント端末１は、Ｗｅｂブラウザを利用したインターネット閲覧が可能なクライアント端末である。クラウドＷｅｂメールシステム３は、ＩＳＰの所有する、Ｗｅｂメールクライアントサーバ、メールサーバ等が存在するＷＥＢメールシステムである。

クラウドＷｅｂメールシステム３は、インターネット網２を介して接続する複数のクライアント端末１のそれぞれについてのメールに関する受送信を処理し、情報を保存する。従って、クライアント端末側には特別のメールクライアントアプリケーションを設ける必要はなく、クライアント端末１は、Ｗｅｂブラウザのみでメールの閲覧及び送受信を行なうことができる。

クライアント端末１には、Ｗｅｂブラウザ６が設けられ、Ｗｅｂブラウザ６にはブラウザ処理部７、データ処理部８が設けられている。
また、データ処理部８には、ブラウザ監視部９、データ抽出部１０、データ編集部１１が設けられている。

社内システム４には、上長データベース（ＤＢ）１３と、チェック部１２が設けられている。前述したクライアント端末１と社内システム４とを併せクライアントシステムと称す。

図２は、クライアント端末１の内部構成を示す図である。クライアント端末１は、バス２０を介して相互に接続された、ＣＰＵ２１、ＲＡＭ２２、記憶部２３、表示部２４、入力部２５、通信部２６から構成されている。ＣＰＵ２１は、クライアント端末１の各部を制御すると共に、記憶部２３に記憶されているプログラムを読み出して実行する。ＲＡＭ２２は半導体メモリ等から構成され、ＣＰＵ２１の主記憶エリアとして使用される。記憶部２３は磁気ディスク、フラッシュメモリ等から構成され、Ｗｅｂブラウザ７を含むアプリケーションプログラムを記憶する。表示部２４は液晶表示装置等の出力装置から構成されキーボードから入力されたテキストや、チェック部から受信したＨＴＭＬ形式のメール操作画面を表示する。入力部２５はデータを入力するためのインターフェース機能を備えた入力装置であり、キーボード、マウス、タッチパネルなどである。通信部２６はインターネット網２にクライアント端末１を接続しＷｅｂブラウザを介した情報の受送信を行なう。

ブラウザ処理部７は、クラウドＷｅｂメールシステム３から取得した情報を編集しＷｅｂブラウザとして表示部２４に表示すると共に、入力部２５から取得した情報をクラウドＷｅｂメールシステム３に送信する。ブラウザ処理部７は、各種のブラウジングツールを用いて構成することができる。例えば、Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｅｘｐｌｏｒｅ（登録商標）、Ｆｉｒｅ Ｆｏｘ（登録商標）、Ｃｈｒｏｍｅ（登録商標）、Ｏｐｅｒａ（登録商標）、Ｓａｆａｒｉ（登録商標）などがこれにあたる。

ブラウザ監視部９は、Ｗｅｂブラウザ６がクラウドＷｅｂメールシステム３に接続されている間に接続の維持やＷｅｂブラウザ６のアクセス先ＵＲＬを監視している。

データ抽出部１０は、クライアント端末１のユーザが入力部２５を介してＷｅｂブラウザに入力した送信アドレスデータを取り出してデータ編集部１１に渡す。またデータ抽出部１０は、ユーザがデータ編集部１１を用いて編集した送信アドレスデータをＷｅｂブラウザの送信アドレスデータとして作成する。データ編集部１１は、後述するようにデータ抽出部１０から渡されたＷＥＢブラウザの送信アドレスに基づいて送信アドレスに上長のアドレスを追加して、データ抽出部１０に出力する。

チェック部１２は、データ編集部１１から送られた、メール送信元、送信先のメールアドレス、から、送信先にメールアドレスを追加する必要があるか否かを上長ＤＢ１３を参照し判断するアプリケーションである。判断の結果、送信するメールアドレスとして上長のメールアドレスの追加が必要であれば追加すべきメールアドレスを上長ＤＢ１３より獲得する。チェック部１２は追加すべきメールアドレスを獲得した場合、データ編集部１１に追加すべきアドレス情報を渡す。またチェック部１２は、追加すべきメールアドレスが無いと判断した場合その旨をデータ編集部１１に通知する。本実施例では上長ＤＢ１３及びチェック部１２の機能は社内システムのサーバアプリケーションに設けているが、社内システムの規模によっては上長ＤＢ１３やチェック部１２の機能をクライアント端末１内に設けてもよい。

上長ＤＢ１３は、当該企業に所属する人名及びグループ名、所属組織名などの情報とそのメールアドレスとを記憶する。上長ＤＢ１３は、企業に所属する全ユーザのメールアドレスとユーザに対応した上長のアドレスを記憶する。

次にデータ処理部８の動作について説明する。上述のように、データ処理部８の動作は、ブラウザ処理部７とデータ抽出部１０とデータ編集部１１とが協働することで実現する。従って、以下の説明では、特に区別しない場合は、簡略化のためにデータ処理部８の動作として表現する。

図３は、第１の実施の形態のクライアント端末１におけるＷｅｂブラウザ画面３０の一部を示す図である。
Ｗｅｂブラウザ画面３０には、操作ボタンとして、アドレス帳起動ボタン３１、送信ボタン３２が設けられている。入力表示欄として、ユーザアドレス欄３３、送信アドレス欄３４、件名欄３５、本文欄３６が備えられている。

アドレス帳起動ボタン３１を操作するとクラウドＷｅｂメールシステム３に登録されているアドレス帳が表示される。ユーザは、このアドレス帳を用いて送信アドレスを送信アドレス欄２４に設定する。送信ボタン３２が選択されると、ブラウザ監視部９によりチェック処理またはクラウドＷＥＢメールシステム３で送信処理が開始される。

Ｗｅｂメールを使用するユーザは、Ｗｅｂメールサービスを使用するためのログイン画面ＵＲＬから、ユーザアカウント、パスワード等を入力し、サービスにログインする。Ｗｅｂブラウザ画面３０にユーザがログインすると、データ処理部８にてブラウザ監視処理が開始され、送信ボタン３２を押下したか否かを監視する。

ユーザアドレス欄３３には、ログインしたユーザのアドレスが表示される。送信アドレス欄３４には、メールを送信する相手のアドレスが入力される。ここで、表示される送信アドレスは、ローカル部とドメインとで構成されるメールアドレス、及びアドレス帳に登録されたメールアドレスに対応した登録名称が表示される「表記部」である。
なお、送信アドレスは、「Ｔｏ」、「Ｃｃ」、「Ｂｃｃ」に区分して入力することができる。

件名欄３５には、送信するメールの題名が入力される。本文欄３６には、送信するメ−ルの内容がユーザによって入力される。

この状態において、ユーザが最初にＷｅｂブラウザ画面３０の送信ボタン３２を押下すると、宛先アドレスをチェックする処理及び上長アドレスを追加する処理が開始される。即ち、第１回目の送信ボタン２２の押下のときは、以下に説明するアドレスデータ処理が実行される。

図４は、第１の実施の形態のクライアント端末１におけるアドレスデータ処理手順を示すフロー図である。

ステップＳ０１において、ユーザがＷｅｂメールサービスにログインすると、ブラウザ処理部７はあらかじめ設定したＷｅｂメールログインＵＲＬかどうかを判断し、あらかじめ設定したＷｅｂメールログインＵＲＬであれば、データ処理部８が起動される。

ステップＳ０２において、ログインユーザが新規メール作成としてメール送信宛先、件名、本文を入力し、送信を開始するために図３の送信ボタン３２が押下されたか否かを、ブラウザ監視部９の監視処理においてをチェックする。

ステップＳ０３において、ブラウザ監視部９は、新規メール作成の送信先アドレスに対し最初の送信ボタン３２押下であるか、既に最初の送信ボタン３２を押下し送信先アドレスチェック済である２度目の送信ボタン２２押下であるかをチェックする。

送信先アドレスがチェック済でなければ（ステップＳ０３ ＮＯ）、ステップＳ１１において、データ編集部１１は、「Ｆｒｏｍ」、「Ｔｏ」、「Ｃｃ」、「Ｂｃｃ」のアドレスデータをチェック部１２に送り、チェック部１２は上長ＤＢ１３から、「Ｔｏ」、「Ｃｃ」、「Ｂｃｃ」のアドレスを検索する。ここで、上長ＤＢ１３には、メールアドレスのローカル部とメールアドレス個人の上長のメールアドレス情報、さらには、メールアドレス個人の属性情報が格納されている。例えば、名前（表記、読み）、部署、役職、組織、社員区分（正社員、派遣社員など）などの情報が序列を示す情報と共に格納されている。

上長ＤＢ１３にアドレスデータが存在した場合、チェック部１２はデータ編集部１１に、当該アドレスデータを及び所定の属性情報を送る。一方、上長ＤＢ１３に前述したアドレスデータが存在しなかった場合、データ編集部１１は、管理外のメールアドレスデータであると認識する。ステップＳ１２において、チェック部１２を介して取得した情報と図３の３４a〜３４cに記載されている送信メールアドレスとに対応した表示用データとして、送信先一覧データを作成する、この時、管理外のメールアドレスとして認識されたメールアドレスは上長ＤＢ１３に個人の属性情報が格納されていないので表示用データには、メールアドレスのみデータになる。

ステップＳ１３において、チェック部１２は、さらに上長ＤＢ１３を検索して、ステップＳ１２で作成した宛先アドレス帳一覧の「ＴＯ」、「Ｃｃ」あるいは「Ｂｃｃ」に、ログインユーザに対応する所定の上長のアドレスが含まれているかどうかを調べ、データ処理部８に通知する。

即ち、上長ＤＢ１３に存在しないアドレス（例えば、社外のアドレス）にメールを送信する場合、送信先として含めるべき対象上長のアドレスが、ログインしたユーザ名毎に上長アドレスＤＢ１３に格納されている。対象上長は、ログインユーザのメール送信を管理する立場にある者である。対象上長は、ログインユーザの１階級上長に限定されず、２階級以上の上長であっても良い。また１人に限定されず、複数人であっても良い。

「ＴＯ」、「Ｃｃ」あるいは「Ｂｃｃ」に、ログインユーザの所定の上長のアドレスが含まれていない場合（ステップＳ１３ Ｎｏ）は、ステップＳ１４において、データ抽出部１０において上長ＤＢ１３から、上長のアドレスを「Ｃｃ」に追加する。そして、ステップＳ０２に戻る。

ユーザにより再度送信ボタン３２が押下されると、ステップＳ０２で、ブラウザ監視部９は、新規メール作成の送信アドレスに対し最初の送信ボタン３２押下であるか、既に最初の送信ボタン３２を押下し送信先アドレスチェック済である２度目の送信ボタン３２押下であるかをチェックする。２度目の送信ボタン３２押下であった場合（ステップＳ０３ Ｙｅｓ）、Ｗｅｂブラウザに図５の送信宛先確認画面が表示される。ログインユーザが送信先を確認し、送信先が間違っていた場合、ユーザが図５の選択ボタン３７の「ＮＧ」を押下すると（ステップＳ０４ Ｎｏ）、ステップＳ０２に戻り送信先を追加または削除する。送信先が正しかった場合、ユーザが図５の選択ボタン３７の「ＯＫ」を押下すると（ステップＳ０４ ＹＥＳ）、第２回目の送信ボタン２２を押下することによって、ステップＳ０５において、クラウドＷｅｂメールシステム３経由でそれぞれのアドレスにメールを送信することができる。

〔第２の実施の形態〕
第２の実施の形態では、上長アドレスの取扱いと同様にして、メールのあて先に応じて送信元のユーザの署名を付与する。即ち、第２の実施の形態では、メールのユーザ署名は送信先が社外であれば社名等を挿入し、社内であれば社名を無くす。第１の実施の形態と同一の部位には同一の符号を付してその詳細の説明は省略する。

図６は、第２の実施の形態のクライアント端末における署名作成処理の一部を示すフロー図である。図６は図４に示す下半分の処理に対応した処理を示している。図４の上半分の処理は共通である。また、第２の実施の形態では、実施形態１の上長ＤＢ１３のデータベースを署名ＤＢとし、ユーザ名に対応した社外用署名、及び社内用署名を備える。

ステップＳ２３において、チェック部１２は宛先止ドメインが社内のドメインであるか否かをチェックする。あて先が社内であれば（ステップＳ２４ Ｙｅｓ）、ステップＳ２５において、社内用署名をデータ抽出部１０に送り、署名を作成する。この結果をＷｅｂブラウザ画面３０の本文欄３６に反映する。一方、チェックした宛先ドメインが社外ドメインの場合（ステップ２４ ＮＯ）は、ステップＳ２６において、社外用署名をデータ抽出部１０に送り署名を作成する。

なお、第３の実施の形態として、上述の第１の実施の形態と第２の実施の形態とを組み合わせて、上長ＣＣの処理と署名処理とをともに実行できるように構成しても良い。

上記各実施の形態で述べたように、データベースとチェック対象を変更することにより、Ｗｅｂメールシステムに様々なチェック機能を追加することが可能になる。

以上説明したように、Ｗｅｂブラウザを利用したメールクライアントで上長アドレスの追加変更を容易に行なうことができる。
さらに、従来のＣＣ付与機能では、送信者が自動的に付与されたＣＣの宛先を知ることができず、送信履歴が残らないという問題もあった。本実施の形態では、ユーザの送信履歴に、自動で付与されたＣＣの宛先を残すことができるため、ユーザがメールの送信先を確認することができる。

なお、本実施の形態によれば、次のような種々の効果を奏することができる。

１）システム全体効果
クラウドサービスを提供するシステムと連携する必要がなく、ユーザで作成したアドレス帳、を使用することができる。従って、ブラウザを使用するクライアント端末であればどのようなシステムでも使用することが可能である。

２）チェック機能の効果
Ｗｅｂブラウザの送信ボタンをチェックボタンとし制御することで、ユーザが必ず送信チェックすることができるため、誤送信によるヒューマンエラーを予防ことができる。

３）上長追加の効果
自動メール追加機能をクライアント側で行うことにより、送信履歴が残る。またプログラムは、チェックアプリケーションとアドオンのみで実現できるため大掛かりなシステムとは違い、早期の構築、サービス開始が可能である。

なお、上述の各実施の形態で説明した機能は、ハードウェアを用いて構成するに留まらず、ソフトウェアを用いて各機能を記載したプログラムをコンピュータに読み込ませて実現することもできる。また、各機能は、適宜ソフトウェア、ハードウェアのいずれかを選択して構成するものであっても良い。

尚、本発明は、上記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。
上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合せにより種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。更に、異なる実施形態に亘る構成要素を適宜組み合せてもよい。

１…クライアント端末、２…インターネット網、３…ＷＥＢメールシステム、４…社内システム、６…ブラウザ、７…ブラウザ処理部、８…データ処理部、９…ブラウザ監視部、１０…データ抽出部、１１…データ編集部、１２…チェック部、１３…上長データベース、３０…ブラウザ画面、３１…アドレス帳起動ボタン、３２…送信ボタン。

Claims (4)

1. メールクライアントに搭載されてＷｅｂメールのデータを処理するプログラムにおいて、
   メールクライアントの動作を制御するコンピュータに、
   Ｗｅｂブラウザのメール送信ボタンの押下を監視するステップと、
   前記送信ボタンが押下された際、前記Ｗｅｂメールのデータについて所定の処理が行なわれたか否かをチェックするステップと、
   前記所定の処理が行なわれていなかった場合は、前記所定の処理として、ＷｅｂブラウザからＷｅｂメールのアドレスを取得し、前記Ｗｅｂメールのアドレスに当該メールクライアントの管理対象外のメールアドレスが含まれているときは、ログインユーザの所定の上長のメールアドレスを検索し、前記Ｗｅｂメールのアドレスに前記所定の上長のメールアドレスがないときは、当該上長のメールアドレスを前記Ｗｅｂメールのアドレスに追加するステップと、
   前記所定の処理が行なわれていた場合は、前記所定の上長のメールアドレスを当該上長に関する属性情報と共に確認可能に表示し、承認後に前記Ｗｅｂメールの送信を開始するステップと、
   を実行させるためのプログラム。
2. メールクライアントに搭載されてＷｅｂメールのデータを処理するプログラムにおいて、
   メールクライアントの動作を制御するコンピュータに、
   Ｗｅｂブラウザのメール送信ボタンの押下を監視するステップと、
   前記送信ボタンが押下された際、前記Ｗｅｂメールのデータについて所定の処理が行なわれたか否かをチェックするステップと、
   前記所定の処理が行なわれていなかった場合は、前記所定の処理として、ＷｅｂブラウザからＷｅｂメールのアドレスを取得し、前記Ｗｅｂメールのアドレスに当該メールクライアントの管理対象外のメールアドレスが含まれているときは、社外用の署名を作成し、前記Ｗｅｂメールのアドレスに前記管理対象外のメールアドレスが含まれていないときは、社内用の署名を作成するステップと、
   前記所定の処理が行なわれていた場合は、作成した前記署名を確認可能に表示し、承認後に前記Ｗｅｂメールの送信を開始するステップと、
   を実行させるためのプログラム。
3. メールクライアントにおけるＷｅｂメールのデータを処理する方法であって、
   Ｗｅｂブラウザのメール送信ボタンの押下を監視し、
   前記送信ボタンが押下された際、前記Ｗｅｂメールのデータについて所定の処理が行なわれたか否かをチェックし、
   前記所定の処理が行なわれていなかった場合は、前記所定の処理として、ＷｅｂブラウザからＷｅｂメールのアドレスを取得し、前記Ｗｅｂメールのアドレスに当該メールクライアントの管理対象外のメールアドレスが含まれているときは、ログインユーザの所定の上長のメールアドレスを検索し、前記Ｗｅｂメールのアドレスに前記所定の上長のメールアドレスがないときは、当該上長のメールアドレスを前記Ｗｅｂメールのアドレスに追加し、
   前記所定の処理が行なわれていた場合は、前記所定の上長のメールアドレスを当該上長に関する属性情報と共に確認可能に表示し、承認後に前記Ｗｅｂメールの送信を開始すること、
   を特徴とするＷｅｂメールのデータ処理方法。
4. メールクライアントにおけるＷｅｂメールのデータを処理する方法であって、
   Ｗｅｂブラウザのメール送信ボタンの押下を監視し、
   前記送信ボタンが押下された際、前記Ｗｅｂメールのデータについて所定の処理が行なわれたか否かをチェックし、
   前記所定の処理が行なわれていなかった場合は、前記所定の処理として、ＷｅｂブラウザからＷｅｂメールのアドレスを取得し、前記Ｗｅｂメールのアドレスに当該メールクライアントの管理対象外のメールアドレスが含まれているときは、社外用の署名を作成し、前記Ｗｅｂメールのアドレスに前記管理対象外のメールアドレスが含まれていないときは、社内用の署名を作成し、
   前記所定の処理が行なわれていた場合は、作成した前記署名を確認可能に表示し、承認後に前記Ｗｅｂメールの送信を開始すること、
   を特徴とするＷｅｂメールのデータ処理方法。

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