JP5422268B2 - デジタルペンを用いた文書管理システムおよび文書管理方法 - Google Patents
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すなわち、本発明は、電子文書を管理する計算機を使用できない環境ならびにドット付紙文書を使用する環境下において、計算機の操作なしに、ユーザからのペンによる紙文書への書き込み指示によって実行可能な、電子文書管理システム内の文書分類方法を提供することを第1の課題とする。
また、本発明は、一度分類された文書グループに対して、その分類状態の解除をユーザからのペン操作により容易にできる文書分類解除方法を提供することを第2の課題とする。
本発明の文書管理システムは、電子文書に関する情報を保持・管理すると共に、前記電子文書をドット付紙文書として印刷した際の印刷記録、および前記印刷したドット付紙文書と前記電子文書とを関連付ける印刷文書情報を管理するドット付紙文書管理手段と、前記ドット付紙文書の紙面上で記入された分類指示の情報とペンのIDと該紙面のIDを取得し、前記ドット付紙文書管理手段へ転送可能な少なくとも1つのデジタルペンとを備え、前記ドット付紙文書は、前記紙面上での座標を得るために該紙面上に一意に配列されたドットパターンを有し、前記デジタルペンは、前記ドットパターンを読み取るためのカメラを有し、該デジタルペンによって前記紙面へ書き込みがされる際に、前記カメラによって前記ドットパターンを読み取り、ペン先が前記紙面上を動いた座標のデータを記録し、前記書き込みのデータを電子化し、前記デジタルペンによる前記分類指示の情報は、前記紙文書の文書分類指示を与える該紙面上での記入位置と記入時刻の情報を含むストローク情報と、前記文書グループのグループ化型に関する情報であり、前記紙文書の文書分類指示は、前記デジタルペンにより複数の前記紙文書に対して所定の短い時間間隔で連続して記入されたストロークであり、前記ドット付紙文書管理手段は、前記デジタルペンから与えられる前記紙文書の文書分類指示の有無を判断し、複数の前記紙文書に対して前記文書分類指示が与えられた場合に、前記文書分類指示に基き当該複数の紙文書に対応する複数の前記電子文書を少なくとも1つの文書グループとして保存することを特徴とする。
本発明の一実施形態によれば、紙面上での記入位置と記入時刻を取得可能なデジタルペンによって紙面上への書き込みを電子化可能な手書き入力部、印刷元の電子文書と印刷文書の対応付けおよびそれら文書の保管を行う文書管理部、印刷された紙文書と当該紙文書への手書き記入の管理を行う手書き記入管理部、紙面上への記入が通常の記入であるかそれとも文書分類指示であるかを判断可能な計算部を有すことを特徴とする文書管理システムであって、紙面上への記入が文書分類指示であると判断された場合には、当該文書に対応する電子文書を同一フォルダ内に分類する。
本発明の実施には、ユーザのペンによるドット付紙文書に対する書き込みを電子的にシステム内に取り込むための手書き電子化デバイス、ユーザのドット付紙文書に対する書き込みが、文書分類を指示するための書き込みであるのか、その他のドット付紙文書に対する書き込みであるのかを判断する判定処理、文書分類状態やフォルダの階層構造を管理するためのデータ構造、が必要となる。
本発明の一実施例になる文書管理システムの構成図を、図1に示す。本実施例の文書管理システムは、ネットワーク140を介して、システム全体の情報を管理する文書管理サーバ100と、システムを利用するユーザの端末(PC端末110またはネットワーク接続可能な通信端末である携帯端末120)、印刷装置130、およびドット付印刷管理サーバ150が接続される。PC端末110および携帯端末120は合わせて1つ以上接続される。以下、PC端末110と携帯端末120を合わせてクライアント端末と呼ぶことにする。
(2)文書分類指示記入が与えられた場合に、文書分類対象となる複数の電子文書を1つの前記フォルダに保存する電子文書分類手段、
(3)フォルダの階層構造を管理可能なフォルダ構造管理手段、
(4)文書分類対象が分類済文書であった場合に、フォルダを階層化もしくは1つのフォルダに再分類する電子文書再分類手段、
(5)文書分類指示記入が与えられた文書分類対象のうち、どれか1つを当該文書グループの代表文書もしくは代表文書グループとする代表文書管理手段、
(6)既にフォルダに分類された分類済文書への書き込み情報が当該文書グループの文書分類状態を解除するための文書分類解除指示記入であるか否かを判断する文書分類解除指示判断手段、
(7)デジタルペンによる紙面への書き込み情報が、複数の電子文書をいずれの型にグループ化するものかを判定する、文書分類グループ化型指示判定手段。
デジタルペン200は、カメラ201、CPU、メモリを含む情報処理部202、記録部214、通信インターフェース(転送部)215、電池及び筆圧センサ(図示略)を備える。また、デジタルペン200は、インク又は黒鉛により筆記可能なペン先を備える。これにより、デジタルペンは、ドット付紙文書の紙面上での記入位置と記入時刻と記入に用いたペンのIDと記入した紙面の固体IDを取得可能である。
その他、デジタルペンの座標取得の詳細は、例えば特許文献1に開示されている。なお、デジタルペンが消耗などで使用困難になった場合、同じユーザが同じペンIDを継続して使用可能にするために、デジタルペンが変わっても同じペンIDを設定できるようにしても良い。
文書グループ情報を参照することで、印刷された紙文書がどの文書グループに所属するのかを管理することができる。
[文書分類作業]
次に、文書分類作業の流れについて、図10の文書分類作業の説明図および図11の文書分類作業のフローチャートを用いて説明する。文書分類指示判定手段は、デジタルペンによる紙面への書き込みが、複数の電子文書を1つのグループに分類するためにクライアント端末から与えられる紙文書への記入情報である文書分類指示であるか否かを判断し、この判断結果に基いて文書分類作業が行われる。
[文書分類の例]
デジタルペンの操作(図11のステップ1107)に基き、文書管理サーバ1060において実行される文書分類(ステップ1108)のバリエーションを、図12〜図16に示す。
まず、複数の紙文書の「グループ化」のために、複数の異なる紙にあらかじめ定められた所定の時間間隔δ以内に連続して書き込みが与える例を、図12で説明する。図12における、紙文書の印刷情報を図6A〜6Cの表600、610、620に、ユーザ情報を図4Aの表400に示す。異なる日時に印刷された複数の紙文書1201(印刷ID:P01)、1202(印刷ID:P02)、1203(印刷ID:P03)に対して、デジタルペン1204(ペンID:XX-WW-BB-CC)で前ストロークに対して所定の時間間隔δ以内に、ストローク群及びグループ化型の指示マーク1205、1206、1207を記入することで、これらが文書分類指示となり、この文書分類指示に基いてフォルダ1208の中に印刷文書に対応した電子文書1209、1210、1211が保存される。なお、連続して書き込みが行われたか否かの具体的な判定処理については、後で説明する。このとき、文書グループ化情報1250(文書グループID:G01)の所属文書ID1253は「P01、P02、P03」となり、グループ化型は「TREE_GROUPING」となる。また、フォルダ構造情報1260(フォルダID:F04)の該当文書グループID1263は「G01」となり、格納文書ID1266は「P01、P02、P03」となる。
まず、グループ型の指定により複数の文書グループを階層化する、「TREE_GROUPING」(フォルダの階層化)を行う例を図14で説明する。図14の例における電子文書情報は、図6A〜6Fの表600、610、620、630、640、650に示すものとする。ここでは、既に分類された文書グループ1401(文書グループID:G01)および1405(文書グループID:G02)があり、それぞれ文書フォルダ内ではフォルダ1411(フォルダ構造情報1470に対応、フォルダID:F04)、1412(フォルダ構造情報1480に対応、フォルダID:F05)内に保存されている。クライアント端末から文書分類指示が与えられた際に、文書分類対象が既に分類済の文書であった場合には、フォルダを階層化して保存する。すなわち、既に存在するフォルダのうちの1つに保存するそれらの代表文書1402(印刷ID:P01)、1406(印刷ID:P04)にユーザがデジタルペン1409で文書分類指示を与えることで、上位フォルダ1410(フォルダ構造情報1460に対応、フォルダID:F08)を作成し、階層化されたフォルダを作成する。このとき、階層化されたフォルダ内の文書グループ情報1450の所属文書ID1454は「G01、G02」となり、グループ化型1456は「TREE_GROUPING」となる。またフォルダ構造情報1460の下位フォルダID1465は「F04、F05」となり、フォルダ構造情報1470の上位フォルダ1475、フォルダ構造情報1480の上位フォルダ1485は、「F08」となる。
[文書分類の判定処理]
次に、図11のステップ1107の文書分類指示判定処理、及び図12〜図16の[文書分類の例]で述べた処理を纏めた、詳細なフローチャートを図17に示す。まず、時刻順に登録されたストロークで未処理のもののうち最も時刻が古いもの、つまりストローク情報のストロークIDが最小のものを参照する(ステップ1701)。次に、参照ストロークの記入開始時刻と、参照ストロークと前ストロークとの記入終了時刻の差がδ以内でかつ印刷IDが異なる紙文書記入されていた場合に、参照ストロークおよび前ストロークを文書分類指示として登録する。(ステップ1702、ステップ1703)。また、グループ化型の指示マークについても同様にして登録する。この処理を上記ステップ1702の条件を満たす限り繰り返し、最終的に文書分類指示があれば、文書分類処理を実行する(ステップ1705)。以上の処理を、残りストロークがなくなるまで繰り返す。
[文書分類処理]
次に、図17の文書分類処理1705および図18の文書分類処理1805の詳細なフローチャートを図19に示す。まず、文書グループ情報を参照し、分類対象文書で既に文書グループに所属している文書数を調べる(ステップ1901)。分類対象文書がすべて未分類の文書であれば、グループ化型をSINGLE_TREE_GROUPINGとする(ステップ1902)。また、対象文書のうちの一つが既にグループ化されている文書であれば、グループ化型をFLAT_GROUPINGとする(ステップ1903)。その他の場合は、ユーザにより指定されたグループ型によって以後の処理が決定される(ステップ1904)。グループ型がFLAT_GROUPINGの場合は、分類対象文書および分類対象文書と同グループとなっている文書全てを取得し、既存のフォルダの代表フォルダに移動する。また、当該処理の際に、空になったフォルダがあれば削除する。代表フォルダは、既存フォルダが1つの場合はそのフォルダ、2つ以上の場合は、最も早い時刻に分類指示が与えられた分類対象文書が属するフォルダとなる(ステップ1905、1906)。グループ化型が、TREE_GROUPINGの場合は、分類対象文書が分類されているフォルダもしくは分類対象文書が未分類文書であれば分類対象文書を取得する。そして、新たに上位フォルダとなる文書を作成してその中に保存する。上位フォルダの作成場所は、当該フォルダもしくは分類対象文書が同フォルダ内に存在すれば、その中に作成し、異なるフォルダ内に存在すれば、最も早い時刻に分類指示が与えられた分類対象文書が存在するフォルダの上位フォルダとする(ステップ1907、1908)。グループ化型が、SINGLE_TREE_GROUPINGの場合は、分類対象文書のみを取得し、新しいフォルダを作成し、保存する。フォルダの作成場所はシステムの最上位フォルダとする(ステップ1909、1910)。
[文書分類解除処理]
次に、既にグループ化された分類済文書グループに対する、文書分類状態解除の方法を以下に示す。
上記文書分類の作業時、例えば、会議中に、一旦行った文書分類を変更したい場合や、文書分類の誤りを修正したい場合がある。このような時は、一旦行った文書分類を解除し、改めて、新規に文書分類の作業を行うことになる。
Claims (19)
- 電子文書に関する情報を保持・管理すると共に、前記電子文書をドット付紙文書として印刷した際の印刷記録、および前記印刷したドット付紙文書と前記電子文書とを関連付ける印刷文書情報を管理するドット付紙文書管理手段と、
前記ドット付紙文書の紙面上で記入された分類指示の情報とペンのIDと該紙面のIDを取得し、前記ドット付紙文書管理手段へ転送可能な少なくとも1つのデジタルペンとを備え、
前記ドット付紙文書は、前記紙面上での座標を得るために該紙面上に一意に配列されたドットパターンを有し、
前記デジタルペンは、前記ドットパターンを読み取るためのカメラを有し、該デジタルペンによって前記紙面へ書き込みがされる際に、前記カメラによって前記ドットパターンを読み取り、ペン先が前記紙面上を動いた座標のデータを記録し、前記書き込みのデータを電子化し、
前記デジタルペンによる前記分類指示の情報は、前記紙文書の文書分類指示を与える該紙面上での記入位置と記入時刻の情報を含むストローク情報と、前記文書グループのグループ化型に関する情報であり、
前記紙文書の文書分類指示は、前記デジタルペンにより複数の前記紙文書に対して所定の短い時間間隔で連続して記入されたストロークであり、
前記ドット付紙文書管理手段は、前記デジタルペンから与えられる前記紙文書の文書分類指示の有無を判断し、複数の前記紙文書に対して前記文書分類指示が与えられた場合に、前記文書分類指示に基き当該複数の紙文書に対応する複数の前記電子文書を少なくとも1つの文書グループとして保存することを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
前記紙文書の分類指示の情報として前記デジタルペンにより記入された前記ストロークは、チェックマークであることを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
前記ドット付紙文書管理手段と前記デジタルペンとを接続可能な少なくとも1つのクライアント端末を備え、
前記ドット付紙文書管理手段は、前記クライアント端末からの前記文書分類指示を受け取った場合に、文書分類の対象となる複数の前記電子文書を少なくとも1つのフォルダに保存することを特徴とする文書管理システム。 - 請求項3に記載の文書管理システムにおいて、
前記ドット付紙文書管理手段は、前記クライアント端末から前記文書分類指示が与えられた際に、前記文書分類対象が分類済文書であった場合には、複数の前記電子文書を、前記フォルダを階層化して保存、もしくは既存フォルダのうちの1つに保存することを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
前記ドット付紙文書管理手段は、前記文書分類指示が与えられた文書分類対象のうち、最も早い時刻に前記文書分類指示が与えられた文書を当該文書グループの代表文書とすることを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
前記ドット付紙文書管理手段は、既にフォルダに分類された分類済文書への書き込み情報が前記文書分類指示に引き続いて前記デジタルペンによりなされた当該文書グループの文書分類状態を解除するための文書分類解除指示であるか否かを判定し、前記書き込み情報が分類解除指示であれば、当該文書グループの文書分類状態を解除することを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
前記ドット付紙文書管理手段と前記デジタルペンとを接続可能な少なくとも1つのクライアント端末を備え、
前記ドット付紙文書管理手段は、前記クライアント端末から前記紙文書へ与えられる書き込みが、前記異なる複数の紙面上にあらかじめ定められた時間内に連続して与えられた書き込みであるか、もしくは、前記異なる複数の紙面上に連続して与えられた同一表記文字列の書き込みである場合、当該複数の紙文書に対応する複数の前記電子文書を少なくとも1つの文書グループとして保存することを特徴とする文書管理システム。 - 請求項6に記載の文書管理システムにおいて、
前記分類済文書への書き込みが、前記異なる複数の紙面上にあらかじめ定められた時間内に連続して与えられた書き込みであり、かつ同一文書グループ内の文書もしくは代表文書に対して与えられた書き込みである場合、当該文書グループの文書分類状態を解除することを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
前記ドット付紙文書管理手段と前記デジタルペンとを接続可能な少なくとも1つのクライアント端末を備え、
前記ドット付紙文書管理手段は、システム全体の情報を管理する文書管理サーバと、ドット付印刷管理サーバとを備え、
前記ドット付印刷管理サーバは、紙文書に印刷するためのドットパターン情報を計算すると共に、印刷装置で印刷されるドット付紙文書の情報、および、前記印刷される紙文書と前記電子文書とを関連付けた印刷文書情報を生成し、保持することを特徴とする文書管理システム。 - 請求項9に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書管理サーバは、
前記デジタルペンによる前記紙面への書き込み情報が前記複数の電子文書を1つのグループに分類するために前記クライアント端末から与えられる文書分類指示の記入であるか否かを判断する文書分類指示判断手段と、
前記文書分類指示の記入が与えられた場合に、文書分類対象となる複数の電子文書を1つの前記フォルダに保存する電子文書分類手段と、
フォルダの階層構造を管理可能なフォルダ構造管理手段と、
文書分類対象が分類済文書であった場合に、フォルダを階層化もしくは1つのフォルダに再分類する電子文書再分類手段と、
前記文書分類指示の記入が与えられた文書分類対象のうち、どれか1つを当該文書グループの代表文書もしくは代表文書グループとする代表文書管理手段と、
既にフォルダに分類された分類済文書への書き込み情報が前記文書分類指示に引き続いて前記デジタルペンによりなされた当該文書グループの文書分類状態を解除するための文書分類解除指示記入であるか否かを判断する文書分類解除指示判断手段と、
前記デジタルペンによる紙面への書き込み情報が、複数の電子文書をいずれの型にグループ化するものかを判定する、文書分類グループ化型指示判定手段とを備えることを特徴とする文書管理システム。 - 請求項1に記載の文書管理システムにおいて、
前記文書グループのグループ化型に関する情報は、文書分類指示の取得時に作成されるフォルダ構造を表すものであり、
分類対象文書を、既存フォルダのうちの代表フォルダとなるフォルダに追加するフラットグルーピングと、
分類対象文書を新しいフォルダを作成し保存すると共に、前記分類対象文書が既に分類済みの分類済文書である場合は、分類済文書が保存されているフォルダの上位フォルダを作成して、フォルダを階層化するツリーグルーピングと、
分類指示あった分類対象文書のみを対象とし、対象となる文書を新しいフォルダを作成し分類するシングルツリーグルーピングのいずれかのグループ化型が指定されることを特徴とする文書管理システム。 - 文書管理システムにより複数の電子文書を管理する文書管理方法であって、
前記文書管理システムは、
電子文書に関する情報を保持・管理すると共に、前記電子文書をドット付紙文書として印刷した際の印刷記録、および前記印刷したドット付紙文書と前記電子文書とを関連付ける印刷文書情報を管理するドット付紙文書管理手段と、
前記ドット付紙文書の紙面上で記入された分類指示の情報とペンのIDと該紙面のIDを取得し、前記ドット付紙文書管理手段へ転送可能な少なくとも1つのデジタルペンとを備え、
前記ドット付紙文書は、前記紙面上での座標を得るために該紙面上に一意に配列されたドットパターンを有し、
前記デジタルペンによる前記分類指示の情報は、前記紙文書の文書分類指示を与える該紙面上での記入位置と記入時刻の情報を含むストローク情報と、前記文書グループのグループ化型に関する情報であり、
前記紙文書の文書分類指示は、前記デジタルペンにより複数の前記紙文書に対して所定の短い時間間隔で連続して記入されたストロークであり、
前記デジタルペンによって前記紙面へ書き込みがされる際に、該デジタルペンのカメラによって前記ドットパターンを読み取り、ペン先が前記紙面上を動いた座標のデータを記録し、前記書き込みのデータを電子化し、
前記デジタルペンから与えられる前記紙文書の文書分類指示の有無を判断し、
複数の前記紙文書に対して前記文書分類指示が与えられた場合に、前記文書分類指示に基き当該複数の紙文書に対応する複数の前記電子文書を少なくとも1つの文書グループとして保存することを特徴とする文書管理方法。 - 請求項12に記載の文書管理方法において、
前記紙文書の分類指示の情報として前記デジタルペンにより記入された前記ストロークは、チェックマークであることを特徴とする文書管理方法。 - 請求項12に記載の文書管理方法において、
前記文書管理システムは、前記ドット付紙文書管理手段と前記デジタルペンとを接続可能な少なくとも1つのクライアント端末を備え、
クライアント端末からの前記文書分類指示を受け取った場合に、文書分類対象となる前記複数の電子文書を1つのフォルダに保存することを特徴とする文書管理方法。 - 請求項14に記載の文書管理方法において、
前記クライアント端末から前記文書分類指示が与えられた際に、前記文書分類対象が分類済文書であった場合には、複数の前記電子文書を、前記フォルダを階層化して保存、もしくは既存フォルダのうちの1つに保存することを特徴とする文書管理方法。 - 請求項12に記載の文書管理方法において、
前記文書分類指示が与えられた文書分類対象のうち、最も早い時刻に前記文書分類指示が与えられた文書を当該文書グループの代表文書とすることを特徴とする文書管理方法。 - 請求項12に記載の文書管理方法において、
既にフォルダに分類された分類済文書への書き込み情報が前記文書分類指示に引き続いてデジタルペンによりなされた当該文書グループの文書分類状態を解除するための文書分類解除指示であるか否かを判断し、
前記書き込み情報が書分類解除指示であれば、当該文書グループの文書分類状態を解除することを特徴とする文書管理方法。 - 請求項12に記載の文書管理方法において、
前記文書管理システムは、前記ドット付紙文書管理手段と前記デジタルペンとを接続可能な少なくとも1つのクライアント端末を備え、
前記クライアント端末から前記紙文書へ与えられる書き込みが、前記異なる複数の紙面上にあらかじめ定められた時間内に連続して与えられた書き込みであるか、もしくは、前記異なる複数の紙面上に連続して与えられた同一表記文字列の書き込みである場合、当該複数の紙文書に対応する複数の前記電子文書を少なくとも1つの文書グループとして保存することを特徴とする文書管理方法。 - 請求項17に記載の文書管理方法において、
前記分類済文書への書き込みが、前記異なる複数の紙面上にあらかじめ定められた時間内に連続して与えられた書き込みであり、かつ同一文書グループ内の文書もしくは代表文書に対して与えられた書き込みである場合、当該文書グループの文書分類状態を解除することを特徴とする文書管理方法。
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