JP2007183754A - 名刺情報の管理方法及び名刺情報の管理システム並びに名刺情報読取用フォルダ - Google Patents

Abstract

【課題】ＯＣＲ処理の誤認識・非認識を人の訂正して正確な名刺情報を蓄積してこれを顧客に提供する。
【解決手段】名刺（２）に記載の名刺情報をデジタルの画像データとして読み取り可能な読取装置（４）で読み取り、読み取った名刺情報をデジタルデータとして管理するための名刺情報の管理方法であって、読取装置で読み取られた名刺情報の画像データは、顧客の顧客ＩＤが付与された上でサーバ（６）に送信され、該サーバは、前記名刺情報の画像データをＯＣＲ処理することで画像データをテキストデータに変換し、該テキストデータおよび画像データを顧客ＩＤ毎にデータベース（８）に蓄積し、校正者は該データベースにアクセスすることで、蓄積されたテキストデータおよび画像データを対比させ、これを目視することによってＯＣＲ処理によるテキストデータへの変換における不具合個所を訂正して前記データベースに更新登録する。
【選択図】 図３

Description

本発明は、名刺に記載された社名、住所、氏名等の名刺情報をスキャナやＦＡＸ等の読取装置で読み取り、これをコンピュータシステム上で管理するための名刺情報の管理方法及び名刺情報の管理システム並びに名刺情報読取用フォルダに関するものである。

名刺をスキャナで読み取り、社名、住所、氏名等の名刺情報をテキストデータ（デジタルデータ）としてＯＣＲ処理することによって、コンピュータシステム上で名刺を管理する技術が種々提案されている。これらの技術は図１０に示すように名刺表面に印字された社名、住所、氏名等の内容と、図１１に示すように名刺裏面に印字された営業品目やＰＲ内容等の文字情報をテキストデータ化するものである。例えば、特許文献１の特開２００１−３３７９７７号公報「名刺情報共有化システム、名刺情報管理システム、会社及び個人固有情報管理システム並びに名刺情報共有方法、会社及び個人固有情報管理方法」のように、複数の利用者（顧客）がスキャナ経由で読み取った名刺情報をサーバに送信し、サーバ内でＯＣＲ処理を行いテキスト化し、これをサーバ内のデータベースに蓄積する技術や、その蓄積したデータベースを利用して参照／検索／活用等の各種サービスに連携する技術が提案されている。

また、特許文献２の特許３６５４７７３号公報「情報交換方法、情報管理流通装置、情報管理装置、情報流通装置、情報管理流通プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体、情報管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」では、特に請求項２９と３０において、名刺管理に限定し名刺１枚１枚に識別情報を設け、該当する名刺の最新の更新情報を他の利用者と共有することができる技術が提案されている。
特開２００１−３３７９７７ 特許３６５４７７３号

しかしながら従来提案されている技術では、名刺に記載された社名、住所、氏名、所属、電話番号、Ｅメールアドレス等の名刺情報をスキャナ等で読み取り、その画像データをテキストデータ化するＯＣＲ処理に際して、名刺に印字された文字を誤って読み取る誤認識、又は印字された文字を読み取ることができない非認識が多く完璧なものではなかった。

また図１２に示すように、記載された名刺情報が文字、数字以外に、図面等のデザインが配置され、また文字・数字であっても白抜き文字で表現されるなど名刺自体の構成が複雑な場合には、ＯＣＲ処理による完璧なテキストデータ化はより一層困難となっていた。

しかも、図１３に示すように、名刺における名刺情報には、名刺を受け取った時に、受取人はその名刺について「受け取った場所」、「受け取った日時」、「その人がキーマンかどうか、人柄、特徴等の人の属性情報」などを後から受取人が自筆で書き込んだ情報も含まれる。このような鉛筆、ボールペン、万年筆等により手書きされた文字については、ＯＣＲ処理によるテキスト化はほとんど不可能であり、かかる重要な手書き文字はデータと活用することができないといった問題があった。

さらに名刺をスキャナ等で読み取ってＯＣＲ処理し、データベース化したかどうかを名刺を見ただけで判別することができないといった問題もあった。

本発明は、かかる問題点を解決するために創案されたものである。すなわち、本発明の目的は、ＯＣＲ処理による誤認識・非認識を訂正し、手書き文字を含む名刺情報の全てをデジタルデータとして有効活用することができる名刺情報の管理方法及び名刺情報の管理システム並びに名刺情報読取用フォルダを提供することにある。

上記課題を解決するため本発明は、名刺（２）に記載された社名、住所、氏名、所属、電話番号、Ｅメールアドレス等の名刺情報をデジタルの画像データとして読み取り可能な読取装置（４）で読み取り、読み取った名刺情報をデジタルデータとして管理するための名刺情報の管理方法であって、読取装置で読み取られた名刺情報の画像データは、名刺の所有者である顧客の顧客ＩＤが付与された上でサーバ（６）に送信され、該サーバは、前記名刺情報の画像データをＯＣＲ処理することで画像データをテキストデータに変換し、該テキストデータおよび画像データを顧客ＩＤ毎にデータベース（８）に蓄積し、校正者は該データベースにアクセスすることで、蓄積されたテキストデータおよび画像データを対比させ、これを目視することによってＯＣＲ処理によるテキストデータへの変換における不具合個所を訂正して前記データベースに更新登録する、ことを特徴とする名刺情報の管理方法を提供する。

ここで前記不具合個所とは、名刺（２）に印字された文字のＯＣＲ処理によるテキストデータへの変換における誤認識・非認識箇所や、名刺（２）に鉛筆、ボールペン、万年筆等により手書きされた文字のＯＣＲ処理によるテキストデータへの変換における誤認識・非認識箇所を意味する。

ここで前記名刺（２）は複数の名刺を収納可能な顧客毎の顧客ＩＤが予め印字された名刺情報読取用フォルダ（１２）に収納された状態で前記読取装置（４）によって読み取られ、前記サーバ（６）は該顧客ＩＤをもとにテキストデータおよび画像データを顧客ＩＤ毎にデータベース（８）に蓄積する、ようにすることもできる。

また、情報通信端末（１４）を用いて通信回線（１６）を通じて前記データベース（８）にアクセスすることで、少なくとも訂正された最新の名刺情報のテキストデータを前記顧客が参照可能とする、ことが好ましい。

また、前記サーバ（６）は、事業内容、社員数、業績、株価などの会社情報が格納された会社情報データベース（８ｅ）と接続されており、顧客が名刺情報のテキストデータを情報通信端末（１４）を用いて参照する際に、名刺情報の会社名のテキストデータから会社情報を前記会社情報データベースから検索して、これを名刺情報のテキストデータとともに参照可能に表示させる、ことも好ましい。

さらに、蓄積されたテキストデータおよび画像データの対比およびテキストデータの不具合個所の訂正は、２人以上の校正者によって個別に行われ、各校正者によるテキストデータの訂正に不整合があると前記サーバ（６）が判断した場合には、テキストデータおよび画像データを管理者又は顧客に送信して不整合個所の修正を求め、前記管理者又は顧客は、テキストデータおよび画像データを対比させ、これを目視することによって不整合個所を訂正して前記データベース（８）に更新登録する、ことも好ましい。

なお、校正者の目視による判断で名刺情報のテキストデータを訂正する際に、前記サーバ（６）は、訂正した校正者の校正者ＩＤと訂正した情報を名刺の名刺訂正ログ情報として記録するとともに、名刺訂正ログ情報に基づき校正者ＩＤ毎にその作業実績量を管理し、作業実績量に応じて校正者の報酬を計算することや管理者もしくは顧客が校正者の訂正間違いを発見した際には、訂正間違いがあった旨を校正者ＩＤ毎に前記サーバ（６）に名刺訂正ログ情報として登録し、サーバは、校正者毎の該訂正間違いの件数により校正者の報酬額を減算することとすることも可能である。

上記名刺情報の管理方法を実施するために本発明は、名刺（２）に記載された社名、住所、氏名、所属、電話番号、Ｅメールアドレス等の名刺情報をデジタルデータとして管理するための名刺情報の管理システム（１０）であって、名刺に記載された名刺情報をデジタルの画像データに変換するとともに読み取った画像データに名刺の所有者である顧客の顧客ＩＤを付与し、かつ、通信回線を通じて送信可能な通信機能を備えた読取装置（４）と、該読取装置に直接接続された通信回線（１６）と、前記画像データをＯＣＲ処理することで画像データをテキストデータに変換して、該テキストデータおよび画像データを顧客ＩＤ毎にデータベース（８）に蓄積するサーバ（６）と、該サーバのデータベースにアクセスすることで、データベースに蓄積されたテキストデータおよび画像データを対比させ、読み取った名刺情報における誤認識箇所又は非認識箇所について名刺情報の訂正して更新登録を行うための校正者端末（１８）と、を有する、ことを特徴とする名刺情報の管理システムを提供する。

ここで名刺情報の管理システムは、通信回線（１６）を通じて前記データベース（８）にアクセスし、少なくとも訂正された最新の名刺情報のテキストデータを参照可能な前記顧客が使用する情報通信端末である顧客端末（２２）をさらに備えることが好ましい。

さらに、前記読取装置（４）には、読み取った媒体に名刺情報を読み取った日時等の読取済マークマークを刻印する印字機能が備えられている、ことも好ましい。

なお、前記名刺情報読取用フォルダ（１２）には、顧客毎の顧客ＩＤが予め印字されおり、かつ、複数の名刺（２）を一定の配列で収納した状態で前記読取装置（４）によって読み取られ、また、読取済マークを印字するための領域が形成されていることも好ましい。

本発明の名刺情報の管理方法及び名刺情報の管理システムによれば、ＯＣＲ処理による誤認識・非認識などの不具合を訂正し、手書き文字を含む名刺情報の全てをテキストデータベースにデジタルデータとして登録することができるため、顧客は正確な名刺情報を容易に管理・利用することが可能となる。
また本発明の名刺情報読取用フォルダを使用すれば、専用スキャナを使用するだけでなく、汎用のＦＡＸ機を用いることによっても、名刺情報をサーバのデータベースへ容易に登録することが可能となる。

本発明は、多数の名刺に記載された社名、住所、氏名、所属、電話番号、Ｅメールアドレス等の名刺情報を正確な内容でデジタルデータとして管理する技術に関するものである。

以下、本発明の第一の実施例を図面を参照して説明する。
図１は本実施例の名刺情報の管理方法を実施するための管理システムの概略構成を示したブロック図である。
本発明の名刺情報の管理方法を実施するための管理システム１０は、名刺２を専用のスキャナである読取装置４で読み取り、社名、住所、氏名、所属、電話番号、Ｅメールアドレス等の名刺記載の文字情報をテキストデータとしてサーバのデータベースに蓄積し、また名刺の画像データをサーバのデータベースに蓄積する名刺情報の管理システム１０である。
この管理システム１０は概して、顧客サイドに設置された読取装置４、インターネット通信回線１６、管理者サイドにある各種データベースを有するサーバ６、管理者サイドにあるサーバ６に接続されたパソコンなどの管理者端末５１と、校正者サイドにあるサーバ６に接続されたパソコンなどの校正者端末１８、および顧客が所有する通信機能を備えた携帯電話、ＰＤＡ、パソコンなどの顧客端末２２から構成されている。

顧客サイドに設置される読取装置４には、図２に斜視図で示したような専用のスキャナが用いられる。
顧客サイドでは、読取装置４によって、例えば顧客１の多数の名刺、顧客２の多数の名刺、同様に顧客３の多数の名刺というように、それぞれの顧客によって名刺の読み込みが一枚一枚行われるか、顧客毎に複数の名刺が一定の配列でスキャナ上に配置されていっぺんに読み込まれる。

名刺の読み込みを行う読取装置である専用スキャナ４は、一般的なフラットヘッドスキャナにさらにＬＡＮ接続用の通信ボード（図示せず）、顧客ＩＤ入力用のテンキーボタンおよび読取・送信ボタンを備えたものであり、ＧＩＦ，ＪＰＥＧ，ＴＩＦなどのファイル形式で４００〜８００ｄｐｉ程度の解像度で名刺の読み込みを行うことができる性能を有している。
顧客による名刺の読み取りは、専用スキャナ４の電源投入後にまず顧客ＩＤをテンキーボタンを押して入力し、スキャナのガラス面に名刺を載せて蓋を閉めた後に、読取・送信ボタンを押すことによって行われる。専用スキャナ４は読み取った画像データに入力された顧客ＩＤを付与した上で、通信ボードに接続されたＬＡＮを通じて、パソコンを経由せずに、インターネット通信回線１６を介してサーバ６へ送信する。このように専用スキャナを使用してパソコンを経由せずに画像データを送信可能としたことで、読取・送信作業の手間を軽減することができるとともに、パソコンに名刺の画像データを蓄積することもないため、パソコンからの名刺の画像データの情報漏洩を防ぐこともできる。なお専用スキャナにオートフィーダー付きのスキャナを使用すれば、名刺読み取りの際の手間をより軽減することができるのは勿論である。
ここで、顧客により入力される顧客ＩＤを簡素化するために、各専用スキャナに個別の識別子を予め付与しておき、この識別子を専用スキャナが名刺の画像データに自動的に付与するようにしてやることも好ましい。また、専用スキャナを使用する顧客が１人である場合や専用スキャナを使用する顧客が２人であっても名刺の所有者である各顧客を区別する必要がない場合には、各専用スキャナに予め付与した個別の識別子のみをもって顧客ＩＤとし、顧客による顧客ＩＤの入力やテンキーボタンを不要とすることもできる。さらに各専用スキャナの固定されたＩＰアドレスを使用してやれば、画像データに顧客ＩＤを付与しなくとも、画像データを受信したサーバ６が、専用スキャナのＩＰアドレスを取得することにより、顧客を識別することも可能である。
なお専用スキャナを用いずに汎用のスキャナと汎用パソコンおよび専用のソフトウェアを使用して、名刺の読み取りおよび読み取った画像への顧客ＩＤの付与を行い（上記と同様にパソコンの固定されたＩＰアドレスを顧客ＩＤとして用いることも可能）、これをサーバ６に送信してやることも可能である。しかしながらかかる方式は、上述したように手間の軽減や情報漏洩防止の観点から、もっとも好ましいものであるとはいえない。
さらに読取装置４である専用スキャナに印字機能を備え、読み取った名刺（媒体）に読み取った日時等の読取済マークを刻印してやることも好ましい。読取済マークを読み取った名刺に刻印することで、名刺を見ただけでその名刺情報をデータベース化したかどうかを判別することができる。

管理者サイドにあるサーバ６は、上記専用スキャナ４からインターネット通信回線１６を使用して、インターネットプロトコル（ＴＣＰ／ＩＰ）での画像データの受け取りやその他の情報通信を行うための通信機能を備えたプログラムの実行環境やデータベース８への接続機能を有するｗｅｂアプリケーションサーバであり、各種データベース８を備えている。

各種データベース８には、画像データデータベース８ａと、テキストデータデータベース８ｂと、データベースへのアクセス権管理や顧客管理のための個人管理データベース８ｃとが含まれる。

画像データデータベース８ａは、専用スキャナ４が読み取ってインターネット通信回線１６を通じて送られてきた名刺の画像データを、顧客ＩＤ毎に、かつ、各名刺単位で整理番号を付与した状態で蓄積保存する。

テキストデータデータベース８ｂは、ＯＣＲ処理された各名刺情報のテキストデータを、顧客ＩＤ毎に、かつ、各名刺単位で整理番号を付与した状態で蓄積保存する。なおこのテキストデータは、後からその修正および更新登録が可能となっている。

個人管理データベース８ｃには、顧客、管理者、校正者がサーバ６にログインするためのＩＤおよびパスワードの他、必要な場合には専用スキャナ４の個別の識別子や固定されたＩＰアドレスが登録されている。

またｗｅｂアプリケーションサーバであるサーバ６には、認証手段６ａ、画像データ識別手段６ｂ、ＯＣＲ処理手段６ｃ、名刺情報表示手段６ｄ、名刺情報補正手段６ｅが格納されており、サーバは各々の手段を実行することにより各種のデータ処理を行う。

認証手段６ａは、サーバ６の各種データベース８にアクセスしようとする管理者、校正者、顧客の認証を、予め個人管理データベース８ｃに登録されているＩＤおよびパスワードを用いた処理により行うアプリケーションプログラムである。

画像データ識別手段６ｂは、専用スキャナ４から送られてきた画像データに付与された顧客ＩＤと個人管理データベース８に予め登録されている顧客ＩＤとを照合することにより、送られてきた画像データがどの顧客のものなのかを判別するとともに、各名刺の画像データ毎に整理番号を付与した上で画像データデータベース８ａに保存するための処理を行うアプリケーションプログラムである。なお単一の画像データに複数の名刺が一定の配列で配置されて読み取られる場合には、画像データ識別手段６ｂは、送られてきた画像データがどの顧客のものなのかを判別する他に、画像を名刺毎に分割して分割した画像データ毎に整理番号を付与する処理を行う。

ＯＣＲ処理手段６ｃは、名刺毎の画像データをＯＣＲ処理することにより名刺に記載された文字情報のテキストデータへの変換を行い、これを画像データと整理番号を用いて関連付けた上でテキストデータデータベース８に登録するアプリケーションプログラムである。なお一般にＯＣＲ処理手段は、一定解像度以上の画像データ中で一定のフォントサイズ以上で印刷された文字や記号のテキストデータへの変換は９８％近い認識率で行うことができるが、手書き文字等のテキストデータへの正確な変換はほとんどすることができない。

名刺情報表示手段６ｄは、後述する校正者による名刺情報のテキストデータの訂正のために、サーバ６にログインした校正者からの要求に応じて、名刺の画像データおよびこれに関連付けられたテキストデータを、画像データデータベース８ａおよびテキストデータデータベース８ｂから抽出して、これらを対比した形式で校正者のパソコンなどの校正者端末１８に表示するための加工を行い、また、顧客や管理者からの要求に応じて、名刺のテキストデータや必要な場合にはこれに関連付けられた画像データを顧客や管理者の端末に表示するための加工を行うアプリケーションプログラムである。

名刺情報補正手段６ｅは、校正者や顧客、管理者によるテキストデータの訂正を許可してこれをテキストデータデータベース８ｂに更新登録するアプリケーションプログラムである。
なお名刺情報補正手段に、名刺の訂正が行われた場合には、その校正者、訂正日時、訂正内容などのログを名刺訂正ログ情報として管理する機能を持たせることも好ましい。

管理者サイドにある管理者端末５１は、インターネット通信回線１６によってサーバ６に接続されたパソコンなどの端末であり、ＩＤおよびパスワードを用いることで、インターネット通信回線１６を介してサーバ６の各種データベース８にアクセスすることができるようになっている。なおこの管理者端末５１は、イントラネットによりサーバ６に接続され、インターネット回線を介しないように構成することもできる。本実施例の管理者端末５１は、サーバ６の保守管理に用いることを目的としたものであり、本実施例における必須の構成要件ではない。

校正者サイドにある校正者端末１８は、インターネット通信回線１６によってサーバ６に接続されたパソコンなどの端末であり、ＩＤおよびパスワードを用いることで、インターネット通信回線１６を介してサーバ６の画像データデータベース８ａおよびテキストデータデータベース８ｂの情報にアクセスすることができるようになっている。
校正者端末１８は、サーバ６が名刺の画像データをＯＣＲ処理手段６ｃによってテキストデータに変換した際における不具合個所、すなわち名刺に印字された文字の誤認識・非認識箇所や名刺に鉛筆、ボールペン、万年筆等により手書きされた文字の誤認識・非認識箇所を校正者が訂正して、テキストデータデータベース８ｂに登録されている内容を更新登録するために用いられる。

顧客サイドにある顧客端末２２は、通信機能（インターネット接続機能）を備えた携帯電話、ＰＤＡ、パソコンなどの端末であり、ＩＤおよびパスワードを用いることで、インターネット通信回線１６を介してサーバ６のテキストデータデータベース８ａや画像データデータベース８ｂにアクセスすることができるようになっている。また顧客端末２２は、ＯＣＲ処理手段によるテキストデータ変換おける不具合個所の顧客自身による訂正や名刺情報への追加コメントの入力およびその内容のテキストデータデータベース８への更新登録をするためにも用いられる。
なおサーバ６のデータベース８に蓄積した校正者によって訂正されたテキストデータおよび必要な場合には画像データをＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等の電子記録媒体に記録し又は紙媒体に印刷して、これを顧客の利用のために提供する場合には、通信機能を備えた顧客端末２２は本実施例の必須の構成要件とはならない。

図３は本実施例の名刺情報の管理方法のフローを説明するための概略図である。以下本実施例の名刺情報の管理方法のフローを、顧客サイド、管理者サイド、校正者サイドに分けて説明する。

図３（Ａ）に示したように顧客サイドでは、専用スキャナを使用して名刺の画像データをインターネット経由でサーバ６に送信する。なお専用スキャナに備えた印字機能により、読み取った名刺に読取済みマークを刻印してやることも好ましい。
また図３（Ｂ）に示したように顧客サイドでは、汎用のスキャナと汎用パソコンおよび専用のソフトウェアを使用して読み取り・顧客ＩＤ付与をした画像データをインターネット経由でサーバ６に送信してやることもできる。
なお図３（Ｃ）に示したように、顧客が例えば５月のＧＷの休暇中、夏休み、正月休み等の期間を利用して名刺を紙媒体のまま管理者サイドに預け、管理者サイドに設置した専用スキャナや汎用のスキャナと汎用パソコン等によって管理者がこれを読み取り、その画像データをイントラネットやインターネットを経由してサーバ６に送信してやることも可能である。

管理者サイドにあるサーバ６は、画像データに付与された顧客ＩＤを個人管理データベース８に登録されている顧客ＩＤと照合することにより、名刺の所有者（顧客）を特定する。その後、名刺単位で画像データに整理番号を付けて画像データデータベース８ａにこれを保存する。また名刺単位の画像データをＯＣＲ処理することで名刺に記載された文字情報をテキストデータに変換し、社名、住所、氏名、所属、電話番号、Ｅメールアドレス等の名刺情報をテキストデータデータベース８ｂに保存する。

校正者サイドでは、ＩＤおよびパスワードを用いて校正者端末１８からインターネット経由でサーバ６にログインし、データベース８にアクセスすることで画像データおよびテキストデータを対比させた状態で端末の画面に表示させる。そしてこれを目視することによってＯＣＲ処理によるテキストデータへの変換における不具合個所が無いかをチェックする。名刺に印字された文字のＯＣＲ処理によるテキストデータへの変換における誤認識・非認識箇所や、名刺に鉛筆、ボールペン、万年筆等により手書きされた文字のＯＣＲ処理によるテキストデータへの変換における誤認識・非認識箇所を発見した場合には、これを訂正してテキストデータデータベース８に更新登録する。

次に顧客がサーバ６に蓄積された名刺情報を顧客端末２２等を用いて利用する代表的な３つの方法について説明する。
（１）携帯電話による利用（図３（ｄ））
顧客が携帯電話で名刺情報を参照しようとするときは、まずＩＤおよびパスワードを用いてサーバ６にログインする。サーバ側では、蓄積・管理している名刺情報を携帯電話用に適した様式に編集した携帯電話サイトを生成する。携帯電話による名刺情報を参照するときは原則としてテキストデータのみを参照できるようにする。勿論、顧客が種々の文字列や音声認識技術などを用いて所望の名刺情報を検索することができるようにすることが好ましい。なお携帯電話による参照は、すべての携帯電話の機種に対応できるようになっている。
（２）パソコンやＰＤＡなどの通信端末による利用（図３（ｅ））
顧客がパソコンなどの通信端末で名刺情報を参照しようとするときは、まずＩＤおよびパスワードを用いてサーバ６にログインする。サーバ６側では、蓄積・管理している名刺情報をパソコン用に適した様式に編集して、これをＷＥＢページとして参照できるようにする。パソコンでは名刺の画像データとテキストデータの両方を参照することができる。勿論、検索機能を持たせることが好ましい。また、テキスト、ＣＳＶ形式などでのダウンロード機能を持たせることも可能である。
（３）ＣＤ、ＤＶＤ、紙媒体（製本）での利用（図３（ｆ））
顧客が媒体としての名刺情報の受け取りを希望するときは、管理者がその顧客についてサーバ６に蓄積・管理している名刺情報に関する画像データやテキストデータの全てをＣＤ、ＤＶＤに記録し、又は印刷して出力し、これを顧客に郵送等することで提供する。なお名刺情報がＣＤやＤＶＤとして提供される時には、検索機能付の専用ビュウーアーソフトをも付属して提供する。

以上説明した本実施例の名刺情報の管理システム１０を使用した名刺情報の管理方法によれば、ＯＣＲ処理による名刺情報の誤認識や手書き文字の非認識などが訂正されるので、利用価値の高い正確な名刺情報のテキストデータが蓄積・管理される。また通信機能を備えた専用のスキャナを使用してやれば、画像データの読取・送信が簡素化されるとともに、顧客サイドでの名刺情報漏洩の危険性を低めることができる。

図４は第二の実施例の名刺情報の管理システムの概略構成を示したブロック図である。本実施例では、名刺の読み取りを通信機能を備えた専用スキャナや、スキャナとパソコンを使用して行うだけではなく、一般に普及しているＦＡＸ機を読取装置４として使用できる点が上述した実施例１と大きく異なっている。なお、読取装置４で名刺を読み取る際には名刺を一定の配列で配置するための名刺情報読取用フォルダ１２が使用され、専用スキャナを用いる場合にもテンキーボタンからの顧客ＩＤの入力作業は必要とされない。
以下名刺の読み込みに使用される名刺情報読取用フォルダについて説明し、その後ＦＡＸ機を用いた本実施例の名刺情報の管理方法のフローを説明する。なお実施例１と同様のフローについては、図面に記載することで重複する詳細な説明を省略する。

図５は本実施例に使用される名刺情報読取用フォルダを示す正面図である。
名刺情報読取用フォルダ１２は複数の名刺を所定の配列で並べて配置するための複数の透明なポケットが形成されたＡ４サイズ程度の大きさの透明なファイリングシートであり、その一側辺にバインディング用の複数の穴列が形成され、また、上辺部分には顧客ごとの顧客ＩＤが予め印字され、読取済マークを印字または記入するための領域が形成されている。
ここで各名刺情報読取用フォルダ１２に顧客ＩＤの他にページ番号を付与し、また、名刺情報読取用フォルダ１２の表裏を認識させるための符号を付与しておくことも好ましい。ページ番号および表裏を認識させるための符号を各名刺情報読取用フォルダ１２に付与しておくことで、表裏の両面に名刺情報が記載されている名刺についても、サーバ６が受信した画像データを解析することによって裏面に記載された名刺情報であることを判別して、表裏面の画像データおよびそのテキストデータが同一の名刺に記載された名刺情報であることを認識してこれを保存することができる。

図３中の（Ｇ）は本実施例の名刺情報の管理方法のフローを説明するための概略図である。
顧客サイドでは、名刺の読み取りを行おうとする顧客は、名刺情報読取用フォルダ１２の各ポケットに名刺を挿し入れて複数の名刺を配置する。その後、名刺情報読取用フォルダ１２をＦＡＸ機で読み取り、読み取った画像データを電話回線を通じてサーバ６へと送信する。また裏面にも名刺情報が記載されており、その登録も行いたい場合には、ページ番号および表裏を認識させるための符号が付与されている名刺情報読取用フォルダ１２を用い、名刺を入れたフォルダの裏面についてもＦＡＸ機や専用スキャナを使用して読み取りを行い、その画像データをサーバ６へと送信する。ここで表裏面を自動的に読み込めるＦＡＸ機や専用スキャナを使用してやれば顧客による読み取り作業を省力化することができる。
なお専用スキャナを使用する場合には、読み取った名刺情報読取用フォルダ１２の所定の領域に読取済みマークをその印字機能により印刷する。

管理者サイドにある電話回線に接続されたサーバ６は、ＦＡＸ形式で受信した画像データのフォーマットを変換するとともに、顧客ＩＤが印字された箇所のＯＣＲ処理を行うことにより顧客ＩＤを取得して、これを個人管理データベース８に登録されている顧客ＩＤと照合して、どの顧客から送信されてきたＦＡＸであるかを判別する。またサーバ６は、ＦＡＸ形式で受信した画像データを名刺ごとに分割するとともに、そのフォーマットを変換して画像データデータベース８にこれを整理番号を付けて顧客ごとに保存する。さらにサーバ６は、フォーマット変換した各名刺の画像データをＯＣＲ処理して、画像データから名刺情報のテキストデータ抽出してこれを画像データの整理番号と関連付けて保存する。
なお、ページ番号および表裏を認識させるための符号が各名刺情報読取用フォルダ１２に付与されている場合には、サーバ６は顧客を識別後まずそのページ番号から同一の名刺情報読取用フォルダ１２であるか否かを判別し、同一である場合には表裏面の符号からいずれが表面でいずれが裏面の画像データであるかを判別する。その後画像データを名刺ごとに分割した複数の名刺の対応関係を名刺情報読取用フォルダ１２における名刺の所定の配列から解析し、表裏面の画像データを結合して画像データデータベース８に保存するものとする。

校正者サイドでは、校正者がサーバ６にアクセスすることで名刺情報の画像データとテキストデータとを校正者端末１８に表示させて対比し、ＯＣＲ処理による誤認識・非認識箇所の不具合を発見した場合には、その訂正を行いテキストデータデータベース８にその内容を更新登録する。

名刺情報を利用しようとする顧客は、携帯電話、パソコン、ＰＤＡなどの顧客端末２２を用いてサーバ６にアクセスし、蓄積された名刺情報を利用する。

以上説明した本実施例の名刺情報の管理システム１０を使用した名刺情報の管理方法によれば、上記実施例１のように専用スキャナを用いる場合は勿論、汎用のＦＡＸ機を用いることによっても、名刺情報をサーバ６のデータベース８に登録して実施例１と同様の効果を達成することができる。また複数の名刺を顧客ＩＤの入力なしでいっぺんに登録することができるので、名刺を読み込む手間を省力化することができる。さらに名刺の裏面に記載された情報も容易にその登録及び利用が可能となる。

図６は第三の実施例の名刺情報の管理システムの概略構成を示したブロック図である。
本実施例の管理システム１０では、実施例１で記載した管理者端末５１と、校正者の作業実績量を管理するための校正者管理データベース８ｄが必須の構成要件となっており、またＯＣＲ処理後のテキストデータの訂正を行う校正者の校正者端末１８も複数台用いられる。本実施例では、同一の名刺のテキストデータの訂正を複数の校正者によって行うことでその訂正内容の信憑性を高め、また、校正者の作業実績を管理することで作業量に応じた適切な報酬の支払いを可能としたことに特徴を有している。
なお実施例１および２と同様の構成については、図面に記載することで重複する詳細な説明を省略する。

校正者サイドにある校正者端末１８では、画像データとＯＣＲ処理後のテキストデータとを対比してＯＣＲ処理の不具合の訂正を行うのは実施例１で記載したのと同様であるが、２人以上の校正者が同一の名刺についてその作業を行うとともに、各人の訂正内容に不整合がある場合には管理者が最終的に訂正内容の適否を判断して正確な内容のテキストデータをテキストデータデータベース８に更新登録する点で相違している。

本実施例のサーバ６には、校正者評価手段６ｆおよび校正者報酬算出手段６ｇがさらに格納されており、また、校正者の作業実績量を管理するための校正者管理データベース８ｄが含まれている。

校正者評価手段６ｆは、校正者がサーバ６のデータベース８にアクセスして参照した名刺毎の画像データおよびテキストデータの件数、参照したデータの訂正の有無、訂正した文字数、後述する訂正間違い等を校正者管理ＤＢから抽出してポイント制で校正者管理データベース８ｄに記録するためのアプリケーションプログラムである。たとえば、参照したが訂正がない場合には２ポイント、１文字の訂正につき１ポイント、訂正間違いについては−３ポイントといった具合にポイントを集計する。

校正者報酬算出手段６ｇは、校正者評価手段６ｆで記録した校正者ごとポイントから校正者の報酬を算出するためのアプリケーションプログラムである。例えば１ポイントを１０円として各校正者の報酬が決定される。

図７に管理者サイドにあるサーバ６が複数（２人）の校正者を選出し、データを送信するまでのフローを示した。
読み取られた名刺情報の画像データを取得したサーバ６は、画像データをＯＣＲ処理にかけ、テキストデータを抽出する。そしてＯＣＲ処理の適否をチェックする２人の校正者を任意に選出し、各校正者に画像データおよびそのテキストデータをＨＰ形式で参照可能に示したページのＵＲＬを送信する。

図８は校正者が訂正した内容をサーバ６がその適否を判断するフローを説明した図である。
サーバ６はまず選出した校正者からの訂正の結果を待ち、２名分の結果が戻ってきたか否かを判断する。２名分の結果が戻ってきていないときはさらに訂正結果の受信を待つ。２名分の結果が戻ってきたときは、社名、住所、氏名、メールアドレス、電話番号など各テキスト部分の内容についてこれらを比較する。すべての内容が一致している場合には、返却値にＯＫを設定し、すべての内容が一致していないときは、返却値にＮＧを設定しこれを一時的に記録する。
またサーバ６は、各校正者が画像データおよびテキストデータを対比させた件数、日時等をログ情報として校正者ごとに校正者管理データベース８ｄに登録し、また、名刺情報のテキストデータの訂正が行われた場合には、校正者ごとに訂正日時、訂正内容を名刺訂正ログ情報として校正者管理データベース８ｄに一時的に登録する。さらに返却値にＮＧが設定された場合、すなわち同一の名刺について２人の校正者によるテキストデータの訂正内容に不整合がある場合（１人の校正者のみが訂正した場合を含む）には、各校正者によるテキストデータの訂正内容およびその名刺の画像データをＨＰ形式で参照可能に示したページのＵＲＬを管理者の管理者端末５１へと送信する。なおＵＲＬの送信を顧客端末２２にして、訂正内容の適否を判断してもらうことも可能である。

各校正者による訂正内容およびその名刺の画像データのＨＰのＵＲＬを受信した管理者は、ＩＤおよびパスワードを用いてサーバ６にログインしてテキストデータおよびその画像データを参照する。そして２人の校正者による訂正の一方または両方が訂正間違えである場合には、正確なテキストデータをテキストデータデータベース８に更新登録するとともに、訂正間違いをした校正者のＩＤを校正者管理データベース８に記録する。以上の作業をページをめくる要領で順次画面を開き、２人の校正者による訂正内容に不整合があった全ての名刺について行い作業を完了する。なお上記校正者による訂正内容の適否の判断及び正確なテキストデータのテキストデータデータベース８への更新登録および訂正間違いをした校正者のＩＤの校正者管理データベース８への記録を顧客サイドでしてもらうことも可能である。

以上に説明した本実施例の名刺情報の管理システム１０を使用した名刺情報の管理方法によれば、複数名の校正者の訂正および管理者による最終チェックによってより一層正確な名刺情報のテキストデータを蓄積してこれを顧客に提供することができるとともに、校正者の作業実績量やその訂正間違いを管理して、校正者の報酬を公正に算出することができる。

図９は第四の実施例の名刺情報の管理システムの概略構成を示したブロック図である。
本実施例の管理システム１０では、サーバ６が会社情報データベースと接続されていることを特徴としている。

この会社情報データベース８ｅには、全国の会社の事業内容、社員数、業績、株価などの会社情報が格納されている。会社情報データベース８ｅは、サーバにイントラネットで接続されたデータベースであっても良いし、契約した外部の情報機関のデータベースにインターネットを経由して接続するものであってもよい。

顧客から名刺情報のテキストデータや画像データの参照要求があった場合、サーバはテキストデータデータベースに登録されている名刺に記載された会社名のテキストデータから、会社名の文字列をキーワードとして、会社情報データベースからその会社の会社情報を検索・抽出する。そして名刺情報を顧客端末に表示させるとともに、抽出した会社情報についても参照可能に表示させる。会社情報の表示は、会社情報の内容そのものを顧客端末に表示させても良いし、会社情報を掲載したＨＰを作成してこれにジャンプ可能なハイパーリンク形式で表示させても良い。

本実施例の名刺情報の管理システム１０を使用した名刺情報の管理方法によれば、顧客が名刺情報を参照するともに、参照した名刺情報に記載された会社の会社情報をも参照することができるので、顧客により一層有用な情報を提供することができる。

なお本発明は、手書きメモを含んだ名刺に記載された情報のＯＣＲ処理の誤認識・非認識を訂正して正確なテキストデータをデータベースに蓄積することができるものであれば、上述した実施例に限定されず、本発明の要旨を逸脱しない範囲で種々変更できることは勿論である。例えば上記実施例１乃至４の発明を適宜組み合わせることも当然に可能である。

本発明の名刺情報の管理方法及び名刺情報の管理システム並びに名刺情報読取用フォルダは、名刺に記載された社名、住所、氏名等の名刺情報以外に、例えばアンケートやレシートに印字された情報をＯＣＲ処理してテキストデータに変換すると同時に、ＯＣＲ処理の誤認識・非認識を訂正して正確なテキストデータを蓄積し、これを集計して各種の情報源として利用する場合などにも応用することができる。

実施例１の名刺情報の管理方法を実施するための管理システムの概略構成を示したブロック図である。 本発明で使用される専用のスキャナの斜視図である。 本発明の名刺情報の管理方法のフローを説明するための概略図である。 実施例２の名刺情報の管理方法を実施するための管理システムの概略構成を示したブロック図である。 実施例２に使用される名刺情報読取用フォルダを示す正面図である。 実施例３の名刺情報の管理方法を実施するための管理システムの概略構成を示したブロック図である。 サーバが校正者を選出し、データを送信するまでのフローを示した図である。 校正者が訂正した内容をサーバがその適否を判断するフローを示した図である。 実施例４の名刺情報の管理方法を実施するための管理システムの概略構成を示したブロック図である。 名刺の一例を示すものであり、社名、住所、氏名等が印字された名刺表面の正面図である。 名刺の一例を示すものであり、営業品目や地図等が印字された名刺裏面の正面図である。 図面と白抜きした文字で表現された名刺の一例を示す正面図である。 手書きされた文字が記載された名刺の一例を示す正面図である。

符号の説明

２ 名刺
４ 読取装置（専用スキャナ又はＦＡＸ機）
６ サーバ
６ａ 認証手段
６ｂ 画像データ識別手段
６ｃ ＯＣＲ処理手段
６ｄ 名刺情報表示手段
６ｅ 名刺情報補正手段
６ｆ 校正者評価手段
６ｇ 校正者報酬算出手段
８ データベース
８ａ 画像データデータベース
８ｂ テキストデータデータベース
８ｃ 個人管理データベース
８ｄ 校正者管理データベース
８ｅ 会社情報データベース
１０ 名刺情報の管理システム
１２ 名刺情報読取用フォルダ
１４ 情報通信端末
１６ 通信回線（インターネット）
１８ 校正者端末
２２ 顧客端末
５１ 管理者端末

Claims (14)

1. 名刺（２）に記載された社名、住所、氏名、所属、電話番号、Ｅメールアドレス等の名刺情報をデジタルの画像データとして読み取り可能な読取装置（４）で読み取り、読み取った名刺情報をデジタルデータとして管理するための名刺情報の管理方法であって、
   読取装置で読み取られた名刺情報の画像データは、名刺の所有者である顧客の顧客ＩＤが付与された上でサーバ（６）に送信され、
   該サーバは、前記名刺情報の画像データをＯＣＲ処理することで画像データをテキストデータに変換し、該テキストデータおよび画像データを顧客ＩＤ毎にデータベース（８）に蓄積し、
   校正者は該データベースにアクセスすることで、蓄積されたテキストデータおよび画像データを対比させ、これを目視することによってＯＣＲ処理によるテキストデータへの変換における不具合個所を訂正して前記データベースに更新登録する、ことを特徴とする名刺情報の管理方法。
2. 前記不具合個所は、名刺（２）に印字された文字のＯＣＲ処理によるテキストデータへの変換における誤認識・非認識箇所である、ことを特徴とする請求項１に記載の名刺情報の管理方法。
3. 前記不具合個所は、名刺（２）に鉛筆、ボールペン、万年筆等により手書きされた文字のＯＣＲ処理によるテキストデータへの変換における誤認識・非認識箇所である、ことを特徴とする請求項１に記載の名刺情報の管理方法。
4. 前記名刺（２）は複数の名刺を収納可能な顧客毎の顧客ＩＤが予め印字された名刺情報読取用フォルダ（１２）に収納された状態で前記読取装置（４）によって読み取られ、
   前記サーバ（６）は該顧客ＩＤをもとにテキストデータおよび画像データを顧客ＩＤ毎にデータベース（８）に蓄積する、ことを特徴とする請求項１に記載の名刺情報の管理方法。
5. 情報通信端末（１４）を用いて通信回線（１６）を通じて前記データベース（８）にアクセスすることで、少なくとも訂正された最新の名刺情報のテキストデータを前記顧客が参照可能とした、ことを特徴とする請求項１に記載の名刺情報の管理方法。
6. 前記サーバ（６）は、事業内容、社員数、業績、株価などの会社情報が格納された会社情報データベース（８ｅ）と接続されており、顧客が名刺情報のテキストデータを情報通信端末（１４）を用いて参照する際に、名刺情報の会社名のテキストデータから会社情報を前記会社情報データベースから検索して、これを名刺情報のテキストデータとともに参照可能に表示させる、ことを特徴とする請求項５に記載の名刺情報の管理方法。
7. 蓄積されたテキストデータおよび画像データの対比およびテキストデータの不具合個所の訂正は、２人以上の校正者によって個別に行われ、
   各校正者によるテキストデータの訂正に不整合があると前記サーバ（６）が判断した場合には、テキストデータおよび画像データを管理者又は顧客に送信して不整合個所の修正を求め、
   前記管理者又は顧客は、テキストデータおよび画像データを対比させ、これを目視することによって不整合個所を訂正して前記データベース（８）に更新登録する、ことを特徴とする請求項１に記載の名刺情報の管理方法。
8. 校正者の目視による判断で名刺情報のテキストデータを訂正する際に、前記サーバ（６）は、訂正した校正者の校正者ＩＤと訂正した情報を名刺の名刺訂正ログ情報として記録するとともに、
   名刺訂正ログ情報に基づき校正者ＩＤ毎にその作業実績量を管理し、作業実績量に応じて校正者の報酬を計算する、ことを特徴とする請求項１に記載の名刺情報の管理方法。
9. 管理者もしくは顧客が校正者の訂正間違いを発見した際には、訂正間違いがあった旨を校正者ＩＤ毎に前記サーバ（６）に名刺訂正ログ情報として登録し、
   サーバは、校正者毎の該訂正間違いの件数により校正者の報酬額を減算する、ことを特徴とする請求項７に記載の名刺情報の管理方法。
10. 名刺（２）に記載された社名、住所、氏名、所属、電話番号、Ｅメールアドレス等の名刺情報をデジタルデータとして管理するための名刺情報の管理システム（１０）であって、
    名刺に記載された名刺情報をデジタルの画像データに変換するとともに読み取った画像データに名刺の所有者である顧客の顧客ＩＤを付与し、かつ、通信回線を通じて送信可能な通信機能を備えた読取装置（４）と、
    該読取装置に直接接続された通信回線（１６）と、
    前記画像データをＯＣＲ処理することで画像データをテキストデータに変換して、該テキストデータおよび画像データを顧客ＩＤ毎にデータベース（８）に蓄積するサーバ（６）と、
    該サーバのデータベースにアクセスすることで、データベースに蓄積されたテキストデータおよび画像データを対比させ、読み取った名刺情報における誤認識箇所又は非認識箇所について名刺情報の訂正して更新登録を行うための校正者端末（１８）と、
    を有する、ことを特徴とする名刺情報の管理システム。
11. 通信回線（１６）を通じて前記データベース（８）にアクセスし、少なくとも訂正された最新の名刺情報のテキストデータを参照可能な前記顧客が使用する情報通信端末である顧客端末（２２）をさらに備えた、ことを特徴とする請求項１０に記載の名刺情報の管理システム。
12. 前記読取装置（４）には、読み取った媒体に名刺情報を読み取った日時等の読取済マークマークを刻印する印字機能が備えられている、ことを特徴とする請求項１０に記載の名刺情報の管理システム。
13. 顧客毎の顧客ＩＤが予め印字されおり、かつ、複数の名刺（２）を一定の配列で収納した状態で前記読取装置（４）によって読み取られる、ことを特徴とする名刺情報読取用フォルダ。
14. 読取済マークを印字するための領域が形成されている、ことを特徴とする請求項１３の名刺情報読取用フォルダ。