JP5187427B2 - 文書処理装置および文書処理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書処理装置および文書処理プログラムに関する。

内部統制のプロセスの中に、「内部統制整備状況の文書化」というフェーズがある。文書化の成果物は、主に４種類の統制文書（業務プロセスに関するフローチャート、説明文、リスク・コントロールマトリクス、職務分離表）等があるが、それぞれの関連を考慮して作成する必要があり、作成は煩雑でありかつ作成コストがかかる。そのため、文書作成ツールがある。

これらに関する技術として、例えば、特許文献１には、ＩＳＯ認証取得手続の相当部分をパターン化し、コンピュータネットワークを活用することで、認証取得コストの大幅軽減と、認証取得後における認証維持の容易化を可能とすることを課題として、インターネットサーバとして好適に用いられるＩＳＯ認証取得支援装置として、ＩＳＯ認証取得プロセスを目標段階、文章化段階、実施段階、記録段階、経営者による見直し段階の各段階に分類・集約し、各段階に対応して業種ごとに標準化されたマニュアルを共有文書化して蓄積するデータベースと、コンピュータネットワークを介してアクセスしたユーザへの相談支援手段を具備し、さらに少なくとも文章化段階においては、前記共有文書の提供手段と、提供した共有文書に基づくユーザ自らによるＩＳＯ文書の作成手段、実施段階においては、作成されたＩＳＯ文書の管理手段、記録段階においては、前記管理されたＩＳＯ文書から派生する記録管理手段、をそれぞれ具備させたことが開示されている。
また、例えば、特許文献２には、書面審議にかかる作業を迅速に行うことを課題とし、デジタル文書審議装置は、ユーザのユーザプロファイル情報を格納するユーザプロファイル情報データベースと、担当職制プロファイル情報を格納する担当職制プロファイル情報データベースと、デジタル化された審議文書に対応する業務プロセス、ユーザプロファイル情報および担当職制プロファイル情報をキーとして、テンプレートをフレームにて審議依頼者へ提供し、このテンプレートに基づいて、審議文書を作成させ、作成された審議文書の審議を審議者へ依頼する制御部とを備えていることが開示されている。

しかしながら、実際の運用においては、次のような現象が起きている。
（１）４種類の統制文書の記述内容（記述詳細レベルや文書構造など）にばらつきが発生している。
（２）４種類の統制文書の記述所要工数にばらつきが発生している。
（３）本社の業務プロセス用の文書化をした後、関連会社の文書化を行うが、多くは似たプロセスとなるため重複記述が多くなる。
（４）前述（３）の解決方法として、コピーして作成する方法があるが、文書化プロセスには、会社依存の情報を含むため、単純にコピーするのが難しい。会社依存情報には、組織情報などのマスタデータ、文書化プロセスに添付する関連ドキュメント（例えば、会社の規定書、マニュアル等）、基幹システムなどがある。

特開２００２−１９７２６２号公報 特開２００３−０９９５７０号公報

本発明は、このような背景技術の状況の中でなされたもので、統制文書を含む文書化プロセスをテンプレート化することができ、再利用することができるようにした文書処理装置および文書処理プログラムを提供することを目的としている。

かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
［１］ テンプレート化された複数の文書を有している業務プロセスを格納しているフォルダの複製に関する権限があるか否かを判断する複製権限判断手段と、
前記フォルダの複製先に業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する保存権限判断手段と、
前記テンプレート化された複数の文書を有している業務プロセスを複製する複製手段と、
前記複製手段によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性を、複製した操作者に関する属性値に応じて設定する属性値設定手段と、
前記複製手段によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値の入力を、操作者に促進する属性値入力促進手段と、
前記属性値設定手段によって属性が設定された前記複製手段によって複製された業務プロセスを保存する保存手段
を具備することを特徴とする文書処理装置。

［２］ コンピュータに、
テンプレート化された複数の文書を有している業務プロセスを格納しているフォルダの複製に関する権限があるか否かを判断する複製権限判断機能と、
前記フォルダの複製先に業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する保存権限判断機能と、
前記テンプレート化された複数の文書を有している業務プロセスを複製する複製機能と、
前記複製機能によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性を、複製した操作者に関する属性値に応じて設定する属性値設定機能と、
前記複製機能によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値の入力を、操作者に促進する属性値入力促進機能と、
前記属性値設定機能によって属性が設定された前記複製機能によって複製された業務プロセスを保存する保存機能
を実現させることを特徴とする文書処理プログラム。

本発明にかかる文書処理装置および文書処理プログラムによれば、本構成を有していない場合に比較して、統制文書を含む文書化プロセスをテンプレート化することができ、再利用することができるようになる。

本実施の形態内の文書化プロセステンプレート化モジュール内の構成例を示すブロック図である。 本実施の形態内のプロセステンプレートコピーモジュール内の構成例を示すブロック図である。 システム全体の構成例を示すブロック図である。 本実施の形態が行うテンプレートとしての登録処理、テンプレートのコピー処理等の説明図である。 本実施の形態が行うテンプレートとしての登録処理の説明図である。 本実施の形態が行うテンプレートのコピー処理の説明図である。 本実施の形態が行うテンプレートとしての登録処理のフローチャートである。 本実施の形態が行うテンプレートのコピー処理のフローチャートである。 本実施の形態内のプロセステンプレートエクスポートモジュール、プロセステンプレートインポートモジュール内の構成例を示すブロック図である。 本実施の形態内の検索モジュール内の構成例を示すブロック図である。 本実施の形態内の予約モジュール内の構成例を示すブロック図である。 本実施の形態を実現するコンピュータのハードウェア構成例を示すブロック図である。

以下、図面に基づき本発明の好適な実施の形態を説明する。
内部統制において、活動／システム／資源／知識情報などの関係を整理して業務プロセスを文書化し、その文書を活用するためのシステムを構築している。このシステムは会社単位で構築されているが、関連会社（子会社、親会社等を含む）の間でも１つのシステムが利用されることになる。
図３を用いて、本実施の形態を実現するための財務内部統制のためのシステム全体の構成例を説明する。
システム全体は、クライアント２１０、文書作成サーバー２２０、文書管理サーバー２３０から構成されている。なお、それぞれの構成は複数であってもよい。クライアント２１０、文書作成サーバー２２０、文書管理サーバー２３０と間は、それぞれ通信回線を介して接続されている。特に、クライアント２１０と文書作成サーバー２２０との間は、ＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）等を用いてデータを記述し、ＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒ Ｔｅｘｔ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等の通信プロトコルを用いて接続されている。

クライアント２１０は、操作者が、クライアント２１０、文書作成サーバー２２０を用いるためのユーザインタフェースの機能を有している。例えば、親会社Ａとその子会社Ｂとでそれぞれの操作者がクライアント２１０を操作する。
内部統制のための文書を作成するために、クライアント２１０ではメイン画面２１１を表示し、文書を作成するための編集画面２１２を表示する。編集画面２１２は、４種類の統制文書（業務プロセスに関するフローチャート、説明文、リスク・コントロールマトリクス、職務分離表）を作成したり、その文書等を参照するためのものである。

文書作成サーバー２２０には役割判断モジュール２２１があり、その役割判断モジュール２２１は、クライアント２１０からのアクセスに対して、その操作者が正当な役割（権限）を有する者であるか否かを、文書管理サーバー２３０のユーザ情報ＤＢ２３１を用いて判断する。
正当な役割を有する者であるならば、統制文書等に対するアクセスをクライアント２１０に対して許可する。統制文書の構造２２２は、木構造となっている。つまり、業務は、複数の業務からなり、それは層構造をなしており、統制文書は、この業務に対応して作成するので、統制文書の構造も木構造となる。なお、１つの業務には４種類の統制文書が対応付けられている。そして、この複数の統制文書は、プロジェクト情報ＤＢ２２６に格納されている。

また、統制文書は、共通部品を用いて作成されている。ここで、共通部品には、活動、資源、知識・情報があり、これらは公開されており、文書を作成する担当者が利用できるようになっている。それぞれ、共通部品である活動は活動ＤＢ２２３、共通部品である資源は資源ＤＢ２２４、共通部品である知識・情報は知識情報ＤＢ２２５によって格納されている。なお、活動とは、プロセス上で人間により実施される業務行為に関するものをいい、資源とは、システム処理、システムデータ、マスターＤＢ２２７などのＩＴ関連リソースをいい、知識・情報とは、プロセスに関連する文書群であり、例えば、規定集、マニュアルなどがある。
特に、資源ＤＢ２２４の一種であるマスターＤＢ２２７には、統制文書を作成している会社の情報（会社名、住所等）、組織情報、ユーザ情報、勘定科目等が格納されている。そして、統制文書からは、マスターＤＢ２２７内のその統制文書の作成者の会社に依存する情報へのリンクが張られている。
また、知識情報ＤＢ２２５は、文書管理サーバー２３０内の関連文書を参照する。逆に、知識情報ＤＢ２２５内の公開すべき文書を、リポジトリ２３２に格納する。

図１を用いて、本実施の形態内の文書化プロセステンプレート化モジュール１１０内の概念的なモジュール構成例を説明する。
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはプログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。それゆえ、本実施の形態は、プログラム、装置、システムおよび方法の説明をも兼ねている。また、モジュールは機能にほぼ一対一に対応しているが、実装においては、１モジュールを１プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを１プログラムで構成してもよく、逆に１モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは１コンピュータによって実行されてもよいし、分散または並列環境におけるコンピュータによって１モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続を含む。
また、システムとは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク等で接続されて構成されるほか、１つのコンピュータ、ハードウェア、装置等によって実現される場合も含まれる。

文書化プロセステンプレート化モジュール１１０は、図１に示すように、フォルダ作成モジュール１１１、コピー権限チェックモジュール１１２、保存権限チェックモジュール１１３、プロセスコピーモジュール１１４、属性無効化モジュール１１５、未承認化モジュール１１６、リンク削除モジュール１１７、ＩＤ付与モジュール１１８、プロセステンプレート保存モジュール１１９を備えている。文書化プロセステンプレート化モジュール１１０は、主に、文書作成サーバー２２０で動作する。

フォルダ作成モジュール１１１は、複数の文書を有している業務プロセスを格納するフォルダを作成する。具体的には、プロセステンプレートを格納する実際には存在しない擬似会社、フォルダを作成し、役割の権限を付与する。
コピー権限チェックモジュール１１２は、テンプレート化すべき業務プロセスを格納しているフォルダのコピーに関する権限があるか否かを判断する。具体的には、選択された文書化プロセスをコピーする権限があるか否かをチェックする。
保存権限チェックモジュール１１３は、フォルダ作成モジュール１１１によって作成されたフォルダに業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する。具体的には、擬似会社内の選択された保存先に、権限があるか否かをチェックする。

プロセスコピーモジュール１１４は、前記テンプレート化すべき業務プロセスをフォルダ作成モジュール１１１によって作成されたフォルダに複製する。具体的には、選択された文書化プロセス（４統制文書、共通部品などすべて）をコピーする。
属性無効化モジュール１１５は、プロセスコピーモジュール１１４によってコピーされた業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値を無効化する。具体的には、会社依存属性値をＮＵＬＬ化する。会社依存属性は、会社名（ＩＤ）、組織名（ＩＤ）、作成者、作成部門などがある。
未承認化モジュール１１６は、作成者以外の利用者によるアクセスを可能とする前記文書の構成となり得る部品を公開することに対する承認を未承認とする。具体的には、共通部品（資源・活動・知識情報）を未承認化する。ここで、承認とは、例えば作成者の上司等が他の人にも利用してもらった方がよいと判断した場合に行う手続きのことであり、承認済部品となると、その部品は他の利用者からのアクセスが可能となる。つまり、リポジトリ２３２に格納する。

リンク削除モジュール１１７は、前記文書内にある他の文書へのリンクを削除する。具体的には、知識情報として扱われる文書コンテンツの物理的場所への参照情報を無効化する。それ以外の文書コンテンツの属性は有効のままとする。
ＩＤ付与モジュール１１８は、属性無効化モジュール１１５、未承認化モジュール１１６およびリンク削除モジュール１１７により処理されたプロセスコピーモジュール１１４によって複製された業務プロセスに該業務プロセスを一意に識別できる識別子を付与する。具体的には、プロセステンプレートＩＤをプロセステンプレートの内容として付与する。
プロセステンプレート保存モジュール１１９は、ＩＤ付与モジュール１１８によって識別子が付与された業務プロセス内の文書をテンプレートとして保存する。つまり、コピーした文書化プロセスを、プロセステンプレートとして保存する。

図２を用いて、本実施の形態内のプロセステンプレートコピーモジュール１３０内の概念的なモジュール構成例を説明する。
プロセステンプレートコピーモジュール１３０は、図２に示すように、コピー権限チェックモジュール１３１、保存権限チェックモジュール１３２、プロセステンプレートコピーモジュール１３３、属性値セットモジュール１３４、属性値入力促進モジュール１３５、文書化プロセス保存モジュール１３６を備えている。プロセステンプレートコピーモジュール１３０は、主に、文書作成サーバー２２０で動作する。

コピー権限チェックモジュール１３１は、テンプレート化された複数の文書を有している業務プロセスを格納しているフォルダのコピーに関する権限があるか否かを判断する。つまり、選択されたプロセステンプレートをコピーする権限があるか否かをチェックする。
保存権限チェックモジュール１３２は、前記フォルダの複製先に業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する。つまり、選択された保存先に、権限があるか否かをチェックする。
プロセステンプレートコピーモジュール１３３は、前記テンプレート化された業務プロセスをコピーする。つまり、選択されたプロセステンプレートをコピーする。

属性値セットモジュール１３４は、プロセステンプレートコピーモジュール１３３によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性を、複製した操作者に関する属性値に応じて設定する。具体的には、会社依存属性値をコピー先である会社の属性値でセットする。親フォルダの会社名、会社ＩＤ、役割権限などの情報を継承し設定するようにしてもよい。また、共通部品を含めたすべての作成者（ＩＤ）をコピー実施者で設定するようにしてもよい。また、作成日付をコピー実施日で設定するようにしてもよい。
属性値入力促進モジュール１３５は、プロセステンプレートコピーモジュール１３３によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値の入力を、操作者に促進する。具体的には、属性値セットモジュール１３４以外の会社依存の属性で自動設定できない属性（組織名など）についての入力画面を表示する。入力画面の表示ではなく、単なる警告であってもよい。
文書化プロセス保存モジュール１３６は、属性値セットモジュール１３４によって属性が設定されたプロセステンプレートコピーモジュール１３３によって複製された業務プロセスを保存する。つまり、コピーしたプロセステンプレートを、文書化プロセスとして保存する。

図４を用いて、本実施の形態が行うテンプレートとしての登録処理、テンプレートのコピー処理等を説明する。
図４は、統制文書構造２２２の一例として、擬似会社３１０、会社Ａ３２０、会社Ｂ３３０の関係を示している。つまり、擬似会社３１０、会社Ａ３２０、会社Ｂ３３０は同一層であり、それぞれフォルダ３１１、フォルダ３２１、フォルダ３３１を有している。
会社Ａ３２０は、文書化プロセステンプレート化モジュール１１０を用いて、文書化Ｐ３２２をプロセステンプレート３１２としてテンプレート登録３４１する。擬似会社３１０は、プロセステンプレートが登録される場所である。また、会社Ｂ３３０は、プロセステンプレートコピーモジュール１３０を用いて、擬似会社３１０に登録されているプロセステンプレート３１２をフォルダ３３１内にコピー３４２して、文書化Ｐ３３２を生成する。
また、コピー３４２された後でも、プロセステンプレート３１２をコピー３４２して利用している先を検索３４３することができる。後述する検索モジュール１７０が検索３４３する。
また、外部との業務プロセスの統制文書を流用するためのインタフェースとして、ＸＭＬ形式データ３１３をエクスポート３４４またはインポート３４５できる。後述するプロセステンプレートエクスポートモジュール１５０がエクスポート３４４する。また、プロセステンプレートインポートモジュール１６０がインポート３４５する。

図５、図７を用いて、本実施の形態が行うテンプレートの登録処理を説明する。図５は、図４のテンプレート登録３４１に関連する部分のみを抽出したものである。
次のように動作する。なお、このテンプレートの登録処理は、例えば文書作成サーバー２２０のシステム管理者のようにアクセス権限レベルの高い者の操作によって起動される。

ステップＳ７０１では、フォルダ作成モジュール１１１が擬似会社３１０の下位にフォルダ３１１を作成する。
ステップＳ７０２では、コピー権限チェックモジュール１１２が会社Ａ３２０の文書化Ｐ３２２又はフォルダ３２１をコピーする権限を有しているか否かをチェックする。権限がない場合はステップＳ７０４へ進み、権限がある場合はステップＳ７０３へ進む。
ステップＳ７０３では、保存権限チェックモジュール１１３が擬似会社３１０のフォルダ３１１へ保存することができるか否かをチェックする。権限がない場合はステップＳ７０４へ進み、権限がある場合はステップＳ７０５へ進む。

ステップＳ７０４では、権限がないというメッセージを表示する。
ステップＳ７０５では、プロセスコピーモジュール１１４がテンプレートにすべき会社Ａ３２０のフォルダ３２１内の文書化Ｐ３２２を擬似会社３１０のフォルダ３１１内にコピー３４２する。
ステップＳ７０６では、属性無効化モジュール１１５が会社Ａ３２０依存の属性を無効化する。例えば、その属性値としてＮＵＬＬコードを代入する等を行う。
ステップＳ７０７では、未承認化モジュール１１６が共通部品を未承認とする。つまり、会社Ａ３２０で公開することが承認されていることを、テンプレートをコピーしようとしている他者（例えば、会社Ｂ３３０）では、まず未承認としておくべきだからである。コピー先では、公開すべき内容ではないかもしれないからである。

ステップＳ７０８では、リンク削除モジュール１１７が文書化Ｐ３２２内でリンクされている文書はテンプレートとしてふさわしくない場合が多いので、そのリンクを削除する。
ステップＳ７０９では、ＩＤ付与モジュール１１８がプロセステンプレートＩＤをフォルダ３１１又はプロセステンプレート３１２に付与する。
ステップＳ７１０では、プロセステンプレート保存モジュール１１９が前述した処理が行われたプロセステンプレート３１２をフォルダ３１１にテンプレートとして保存する。

図６、図８を用いて、本実施の形態が行うテンプレートのコピー処理を説明する。図６は、図４のコピー３４２に関連する部分のみを抽出したものである。
次のように動作する。なお、このテンプレートのコピー処理は、例えば会社Ｂ３３０の操作者の操作によって起動される。例えば、プロセスの新規作成の際に、テンプレートの一覧を表示し、その中からテンプレートが選択されコピー操作が行われることによって起動される。

ステップＳ８０１では、コピー権限チェックモジュール１３１がコピー操作を行った者にフォルダ３１１又はプロセステンプレート３１２をコピーする権限があるか否かがチェックされる。権限がない場合はステップＳ８０３へ進み、権限がある場合はステップＳ８０２へ進む。
ステップＳ８０２では、保存権限チェックモジュール１３２が会社Ｂ３３０のフォルダ３３１にプロセステンプレート３１２を保存する権限があるか否かがチェックされる。権限がない場合はステップＳ８０３へ進み、権限がある場合はステップＳ８０４へ進む。
ステップＳ８０３では、権限がないというメッセージを表示する。

ステップＳ８０４では、プロセステンプレートコピーモジュール１３３がプロセステンプレート３１２をフォルダ３３１内にコピー３４２する。
ステップＳ８０５では、属性値セットモジュール１３４がコピーされた文書化Ｐ３３２内のＮＵＬＬコードが設定されている属性値を会社Ｂ３３０に合わせて設定する。
ステップＳ８０６では、属性値入力促進モジュール１３５がステップＳ８０５で自動的に設定できなかった属性があることを操作者に知らせて入力してもらうように促進する。
ステップＳ８０７では、文書化プロセス保存モジュール１３６がステップＳ８０６の処理が終了した文書化Ｐ３３２を文書化プロセスとして保存する。

図９を用いて、本実施の形態内のプロセステンプレートエクスポートモジュール１５０、プロセステンプレートインポートモジュール１６０内の概念的なモジュール構成例を説明する。プロセステンプレートエクスポートモジュール１５０、プロセステンプレートインポートモジュール１６０は、主に、文書作成サーバー２２０で動作する。
プロセステンプレートエクスポートモジュール１５０は、図９に示すように、エクスポート権限チェックモジュール１５１、エクスポートモジュール１５２とを備えている。
エクスポート権限チェックモジュール１５１は、選択されたプロセステンプレートをエクスポートする権限があるかをチェックする。
エクスポートモジュール１５２は、ＸＭＬ形式のデータとしてエクスポートする。
プロセステンプレートインポートモジュール１６０は、図９に示すように、インポート権限チェックモジュール１６１、インポートモジュール１６２とを備えている。
インポート権限チェックモジュール１６１は、指定された保存先にインポートする権限があるかをチェックする。
インポートモジュール１６２は、インポートファイルを読み込む。

図１０を用いて、本実施の形態内の検索モジュール１７０内の概念的なモジュール構成例を説明する。
検索モジュール１７０は、図１０に示すように、プロセステンプレート検索モジュール１７１、文書化プロセス探索モジュール１７２とを備えている。検索モジュール１７０は、主に、文書作成サーバー２２０で動作する。
検索モジュール１７０は、プロセステンプレートを修正したときに、すでにコピーした先の文書化プロセスも同時に変更したいケースで利用される。
まず、プロセステンプレートとプロセステンプレートからコピーしてできた文書化プロセスに、テンプレートＩＤを付与する。
プロセステンプレート検索モジュール１７１は、文書化プロセスを指定して、その文書化プロセスが元はプロセステンプレートからコピーして作成されたものである場合、どのプロセステンプレートから作ったものかを検索する。
文書化プロセス探索モジュール１７２は、プロセステンプレートを指定して、コピー先の文書化プロセスを検索・表示する。

図１１を用いて、本実施の形態内の予約モジュール１８０内の概念的なモジュール構成例を説明する。
予約モジュール１８０は、図１１に示すように、テンプレート化実施日時指定モジュール１８１、テンプレート化実施モジュール１８２、テンプレートコピー実施日時指定モジュール１８３、テンプレートコピー実施モジュール１８４とを備えている。予約モジュール１８０は、主に、文書作成サーバー２２０で動作する。これらのモジュールは、テンプレート関係の処理は時間がかかるので、バッチ処理を行うためにある。
テンプレート化実施日時指定モジュール１８１は、操作者の操作によって、テンプレート化する日時を指定する。
テンプレート化実施モジュール１８２は、テンプレート化実施日時指定モジュール１８１によって指定された日時に、文書化プロセステンプレート化モジュール１１０を起動実施する。
テンプレートコピー実施日時指定モジュール１８３は、操作者の操作によって、テンプレートのコピーをする日時を指定する。
テンプレートコピー実施モジュール１８４は、テンプレートコピー実施日時指定モジュール１８３によって指定された日時に、プロセステンプレートコピーモジュール１３０を起動実施する。
また、同様に、プロセステンプレートインポートまたはプロセステンプレートエクスポートを日時を指定して実施することもできる。つまり、操作者の操作によって、プロセステンプレートインポートまたはプロセステンプレートエクスポートを行う日時を指定する。そして、その指定された日時に、プロセステンプレートエクスポートモジュール１５０またはプロセステンプレートインポートモジュール１６０を起動実施する。

この実施の形態によって、４種類の統制文書を含む文書化プロセスを擬似会社の１文書化プロセスとしてテンプレート化し、再利用することができるようになる。
また、会社依存属性は、コピー先の会社属性によって自動的に書き換えられる。または、書き換えるよう入力画面・警告画面が出されて、入力が促進される。
また、プロセステンプレート情報は、インポート・エクスポートが可能となり、他システムとのデータ交換が可能となる。
また、プロセステンプレート自体を編集できるようにすることによって、プロセステンプレートが編集されたときに、そのテンプレートから作成された文書化プロセスを検索によって追跡可能とする。

また、プロセステンプレートを用いることによって、記述詳細レベル、文書構造などの記述内容のばらつきが減り、文書品質が高くなる。
また、例えば、会社間で類似の業務プロセスの文書作成コストを軽減できるようになる。
また、例えば、会社依存の情報の編集コストを軽減できるようになる。
また、インポート・エクスポートによって、すでに他のエディタ等で作成された文書を取り込むことができ、また、本実施の形態が作成した文書を他のエディタで編集することができるようになる。
また、擬似会社の１文書化プロセスとして扱うため、通常のプロセス同様、編集が行えるようになる。
また、テンプレートを変更したとき、プロセステンプレートから利用した（コピーした）文書化プロセスを追跡し、変更コストを削減できるようになる。

なお、本実施の形態としてのプログラムが実行されるコンピュータのハードウェア構成は、図１２に示すように、一般的なコンピュータであり、具体的にはクライアント２１０はパーソナルコンピュータ等であり、文書作成サーバー２２０、文書管理サーバー２３０はサーバーとなりうるコンピュータである。文書化プロセステンプレート化モジュール１１０、プロセステンプレートコピーモジュール１３０、プロセステンプレートエクスポートモジュール１５０等のモジュールのプログラムを実行するＣＰＵ９０１と、そのプログラムやデータを記憶するＲＡＭ９０２と、本コンピュータを起動するためのプログラム等が格納されているＲＯＭ９０３と、補助記憶装置であるＨＤ９０４と、キーボード、マウス等のデータを入力する入力装置９０６と、ＣＲＴや液晶ディスプレイ等の出力装置９０５と、通信ネットワークと接続するための通信回線インタフェース９０７、そして、それらをつないでデータのやりとりをするためのバス９０８により構成されている。これらのコンピュータが複数台互いにネットワークによって接続されていてもよい。

なお、図１２に示すハードウェア構成は、１つの構成例を示すものであり、本実施の形態は、図１２に示す構成に限らず、本実施の形態において説明したモジュールを実行可能な構成であればよい。例えば、一部のモジュールを専用のハードウェア（例えばＡＳＩＣ等）で構成してもよい。また、特に、パーソナルコンピュータの他、携帯電話、ゲーム機、カーナビ機、情報家電、複写機、ファックス、スキャナ、プリンタ、複合機（多機能複写機とも呼ばれ、スキャナ、プリンタ、複写機、ファックス等の機能を有している）などに組み込まれていてもよい。

なお、説明したプログラムについては、記録媒体に格納することも可能であり、また、そのプログラムを通信手段によって提供することもできる。その場合、例えば、上記説明したプログラムについて、「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」の発明として捉えることもできる。
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク（ＤＶＤ）であって、ＤＶＤフォーラムで策定された規格である「ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＡＭ等」、ＤＶＤ＋ＲＷで策定された規格である「ＤＶＤ＋Ｒ、ＤＶＤ＋ＲＷ等」、コンパクトディスク（ＣＤ）であって、読出し専用メモリ（ＣＤ−ＲＯＭ）、ＣＤレコーダブル（ＣＤ−Ｒ）、ＣＤリライタブル（ＣＤ−ＲＷ）等、光磁気ディスク（ＭＯ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ（ＲＯＭ）、電気的消去および書換可能な読出し専用メモリ（ＥＥＰＲＯＭ）、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ（ＲＡＭ）等が含まれる。
そして、上記のプログラムまたはその一部は、上記記録媒体に記録して保存や流通等させることが可能である。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、メトロポリタン・エリア・ネットワーク（ＭＡＮ）、ワイド・エリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにはこれらの組合せ等の伝送媒体を用いて伝送することが可能であり、また、搬送波に乗せて搬送することも可能である。
さらに、上記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。

なお、前述の実施の形態は、以下のような発明として把握するようにしてもよい。
（Ａ）
文書を複製する複製手段と、
前記文書の作成者に依存する属性値を無効化する属性無効化手段と、
作成者以外の利用者によるアクセスを可能とする前記文書の構成となり得る部品を公開することに対する承認を未承認とする未承認化手段と、
前記文書内にある他の文書へのリンクを削除するリンク削除手段と、
前記属性無効化手段、前記未承認化手段および前記リンク削除手段により処理された前記複製手段によって複製された文書をテンプレートとして保存するテンプレート保存手段
を具備することを特徴とする文書処理装置。
（Ｂ）
複数の文書を有している業務プロセスを格納するフォルダを作成するフォルダ作成手段と、
テンプレート化すべき業務プロセスを格納しているフォルダの複製に関する権限があるか否かを判断する複製権限判断手段と、
前記フォルダ作成手段によって作成されたフォルダに業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する保存権限判断手段と、
前記テンプレート化すべき業務プロセスを前記フォルダ作成手段によって作成されたフォルダに複製する複製手段と、
前記複製手段によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値を無効化する属性無効化手段と、
作成者以外の利用者によるアクセスを可能とする前記文書の構成となり得る部品を公開することに対する承認を未承認とする未承認化手段と、
前記文書内にある他の文書へのリンクを削除するリンク削除手段と、
前記属性無効化手段、前記未承認化手段および前記リンク削除手段により処理された前記複製手段によって複製された業務プロセスに該業務プロセスを一意に識別できる識別子を付与する識別子付与手段と、
前記識別子付与手段によって識別子が付与された業務プロセス内の文書をテンプレートとして保存するテンプレート保存手段
を具備することを特徴とする文書処理装置。
（Ｃ）
前記テンプレート保存手段は、実際には存在しない擬似会社の業務プロセスの文書のテンプレートとして保存する
ことを特徴とする（Ｂ）に記載の文書処理装置。
（Ｄ）
テンプレートとしての文書を保存しているフォルダから文書を複製する複製手段と、
前記複製手段によって複製された文書の作成者に依存する属性を、複製した操作者に関する属性値に応じて設定する属性値設定手段と、
を具備することを特徴とする文書処理装置。
（Ｅ）
テンプレート化された複数の文書を有している業務プロセスを格納しているフォルダの複製に関する権限があるか否かを判断する複製権限判断手段と、
前記フォルダの複製先に業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する保存権限判断手段と、
前記テンプレート化された業務プロセスを複製する複製手段と、
前記複製手段によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性を、複製した操作者に関する属性値に応じて設定する属性値設定手段と、
前記複製手段によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値の入力を、操作者に促進する属性値入力促進手段と、
前記属性値設定手段によって属性が設定された前記複製手段によって複製された業務プロセスを保存する保存手段
を具備することを特徴とする文書処理装置。
（Ｆ）
コンピュータに、
文書を複製する複製機能と、
前記文書の作成者に依存する属性値を無効化する属性無効化機能と、
作成者以外の利用者によるアクセスを可能とする前記文書の構成となり得る部品を公開することに対する承認を未承認とする未承認化機能と、
前記文書内にある他の文書へのリンクを削除するリンク削除機能と、
前記属性無効化機能、前記未承認化機能および前記リンク削除機能により処理された前記複製機能によって複製された文書をテンプレートとして保存するテンプレート保存機能
を実現させることを特徴とする文書処理プログラム。
（Ｇ）
コンピュータに、
複数の文書を有している業務プロセスを格納するフォルダを作成するフォルダ作成機能と、
テンプレート化すべき業務プロセスを格納しているフォルダの複製に関する権限があるか否かを判断する複製権限判断機能と、
前記フォルダ作成機能によって作成されたフォルダに業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する保存権限判断機能と、
前記テンプレート化すべき業務プロセスを前記フォルダ作成機能によって作成されたフォルダに複製する複製機能と、
前記複製機能によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値を無効化する属性無効化機能と、
作成者以外の利用者によるアクセスを可能とする前記文書の構成となり得る部品を公開することに対する承認を未承認とする未承認化機能と、
前記文書内にある他の文書へのリンクを削除するリンク削除機能と、
前記属性無効化機能、前記未承認化機能および前記リンク削除機能により処理された前記複製機能によって複製された業務プロセスに該業務プロセスを一意に識別できる識別子を付与する識別子付与機能と、
前記識別子付与機能によって識別子が付与された業務プロセス内の文書をテンプレートとして保存するテンプレート保存機能
を実現させることを特徴とする文書処理プログラム。
（Ｈ）
コンピュータに、
テンプレートとしての文書を保存しているフォルダから文書を複製する複製機能と、
前記複製機能によって複製された文書の作成者に依存する属性を、複製した操作者に関する属性値に応じて設定する属性値設定機能と、
を実現させることを特徴とする文書処理プログラム。
（Ｉ）
コンピュータに、
テンプレート化された複数の文書を有している業務プロセスを格納しているフォルダの複製に関する権限があるか否かを判断する複製権限判断機能と、
前記フォルダの複製先に業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する保存権限判断機能と、
前記テンプレート化された業務プロセスを複製する複製機能と、
前記複製機能によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性を、複製した操作者に関する属性値に応じて設定する属性値設定機能と、
前記複製機能によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値の入力を、操作者に促進する属性値入力促進機能と、
前記属性値設定機能によって属性が設定された前記複製機能によって複製された業務プロセスを保存する保存機能
を実現させることを特徴とする文書処理プログラム。

１１０…文書化プロセステンプレート化モジュール
１１１…フォルダ作成モジュール
１１２…コピー権限チェックモジュール
１１３…保存権限チェックモジュール
１１４…プロセスコピーモジュール
１１５…属性無効化モジュール
１１６…未承認化モジュール
１１７…リンク削除モジュール
１１８…ＩＤ付与モジュール
１１９…プロセステンプレート保存モジュール
１３０…プロセステンプレートコピーモジュール
１３１…コピー権限チェックモジュール
１３２…保存権限チェックモジュール
１３３…プロセステンプレートコピーモジュール
１３４…属性値セットモジュール
１３５…属性値入力促進モジュール
１３６…文書化プロセス保存モジュール
１５０…プロセステンプレートエクスポートモジュール
１５１…エクスポート権限チェックモジュール
１５２…エクスポートモジュール
１６０…プロセステンプレートインポートモジュール
１６１…インポート権限チェックモジュール
１６２…インポートモジュール
１７０…検索モジュール
１７１…プロセステンプレート検索モジュール
１７２…文書化プロセス探索モジュール
１８０…予約モジュール
１８１…テンプレート化実施日時指定モジュール
１８２…テンプレート化実施モジュール
１８３…テンプレートコピー実施日時指定モジュール
１８４…テンプレートコピー実施モジュール

Claims (2)

1. テンプレート化された複数の文書を有している業務プロセスを格納しているフォルダの複製に関する権限があるか否かを判断する複製権限判断手段と、
   前記フォルダの複製先に業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する保存権限判断手段と、
   前記テンプレート化された複数の文書を有している業務プロセスを複製する複製手段と、
   前記複製手段によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性を、複製した操作者に関する属性値に応じて設定する属性値設定手段と、
   前記複製手段によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値の入力を、操作者に促進する属性値入力促進手段と、
   前記属性値設定手段によって属性が設定された前記複製手段によって複製された業務プロセスを保存する保存手段
   を具備することを特徴とする文書処理装置。
2. コンピュータに、
   テンプレート化された複数の文書を有している業務プロセスを格納しているフォルダの複製に関する権限があるか否かを判断する複製権限判断機能と、
   前記フォルダの複製先に業務プロセスを保存することに関する権限があるか否かを判断する保存権限判断機能と、
   前記テンプレート化された複数の文書を有している業務プロセスを複製する複製機能と、
   前記複製機能によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性を、複製した操作者に関する属性値に応じて設定する属性値設定機能と、
   前記複製機能によって複製された業務プロセス内の文書の作成者に依存する属性値の入力を、操作者に促進する属性値入力促進機能と、
   前記属性値設定機能によって属性が設定された前記複製機能によって複製された業務プロセスを保存する保存機能
   を実現させることを特徴とする文書処理プログラム。

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