JP5166743B2 - 差配方法、差配装置、記憶媒体およびコンピュータプログラム - Google Patents

差配方法、差配装置、記憶媒体およびコンピュータプログラム Download PDF

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この発明は、複数の派遣人材を複数の業務に配置するための業務シフト計画をコンピュータを用いて決定し業務遂行を管理するための差配方法と、この方法の実施に直接使用する差配装置と、この方法を実行するためのコンピュータプログラムを記憶した記憶媒体およびコンピュータプログラムに関するものである。
多数の派遣人材(派遣社員、アルバイトなど)を複数の業務を持つ事業所(拠点)に配置する場合には、業務の内容に対応した最適な人材を必要人数配分することが必要になる。
特開2003−44635 特開2004−258757
特許文献1には、予め登録した会員から携帯電話などから入力された個人特性情報を管理センタに予め登録しておき、管理センタが勤務日時の予定(予定入力情報)を会員に送り、会員がこの予定を見て自分に都合の良い日時を入力することにより、勤務シフトを決めるアルバイト派遣管理システムが記載されている。
特許文献2には、各派遣先毎の業務の難易度等に応じて相違する能力評価情報に基づいて、必要な能力を有する派遣人材の選定を可能にする人材派遣システムが記載されている。
特許文献1に記載されたシステムによれば、管理サーバーが登録した会員に送る勤務予定を会員が見て、会員が自分の都合がよい日時を申込むものであるが、ここでは業務に必要とする会員の能力(業務処理能力)を問題としていない。このため所定の業務処理能力を必要とする業務に適切な所定の能力を持った会員が配置されるとは限らない。このため所定の業務に適切な能力の会員が配置されない場合が生じ、この場合には業務処理能率が低下したり円滑かつ適正な業務遂行ができなくなるという問題が生じる。
また特許文献2のシステムによれば、業務の難易度と、派遣人材の能力情報とに基づいて派遣人材の選定を行うので前記特許文献1の不都合を解決することが期待できる。しかしこれら特許文献1、2のシステムはいずれも1日中同一業務を行うことを前提とするものであった。すなわち1日のうちで忙しい業務が時間により変化する場合があっても派遣人材の人数をこの忙しい業務時間にあわせて増やすことで対応し、忙しくない時間には派遣人数を減らすことで対応するものであった。
しかしこのようにすると派遣人材は1日1種の業務を一定時間行うだけであり、単価や要求業務処理能力レベルが異なる他の業務が忙しくてもこの予定の一定時間が過ぎるとこの業務を離れなければならない。しかし異なる業務の間で派遣人材の移動が可能であれば人材の効率良い利用が図れる場合にも、人材の業務処理能力レベルが適合しないなどの理由により人材の配置変更が難しいという問題がある。このため人材配置が固定的で融通がきかない。また派遣人材側からは1日のうち業務に就ける時間が事業所側の都合で短く制約されたり、忙しい時間だけの短時間の勤務となってしまう。このため1ヶ月あるいは1週間という一定期間内の給与の予想がつけにくく、収入の予定が立てられないという不都合があった。
この発明はこのような事情に鑑みなされたものであり、複数の業務に対して1日の業務時間を所定時間ごとに仕分け、派遣人材がその人が持つ能力(業務処理能力レベル)によって、必要とする能力が異なる業務に所定時間ごとに配置換えを行うことを可能にし、人材の効率的活用を可能にすると共に、派遣人材側からは1ヶ月などの所定期間の給与の予定を立て易くすることができる人材の配置方法すなわち差配方法を提供することを第1の目的とする。またこの方法の実施に直接使用する差配装置を提供することを第2の目的とする。さらにこの方法の実施に直接使用するコンピュータプログラムを記憶した記録媒体を提供することを第3の目的とする。さらにまたこのコンピュータプログラムを提供することを第4の目的とする。
本発明によれば第1の目的は、複数の派遣人材を複数の業務に配置するための業務シフト計画を、通信回線を介して接続された複数のコンピュータを用いて決定する差配方法であって、
a.コンピュータからなる端末装置から入力される派遣人材の配置予定日の短時間の所定時間間隔毎に仕分けた業務予定、各業務毎の所要人員数、各業務に要する業務処理能力レベル、業務毎の単価を含む差配条件をコンピュータであるサーバのメモリ部に記憶する差配条件記憶工程;
b.前記サーバが、前記端末装置から入力される派遣人材の出勤予定および派遣人材毎の所有業務処理能力レベルとを含む人事データを前記サーバのメモリ部に予め記憶する人事データ記憶工程;
c.前記サーバが、前記メモリ部に記憶した前記差配条件と人事データとを対比して前記所定時間間隔毎に所定作業に要する作業能力レベルの派遣人材を所定人数配分することにより人員配分を行い業務シフト計画を作成する業務シフト計画作成工程;
d.前記サーバが、前記差配条件に含まれる業務毎の単価を用いて、各派遣人材が工程cの業務シフト計画に基づいて業務を行う場合の予定給与を計算する予定給与算出工程;
e.前記サーバが、各派遣人材に対する前記工程cの業務シフト計画と工程dの予定給与とを端末装置に出力し各派遣人材の承諾を促す工程;
f.前記サーバが、工程eにおいて各派遣人材の承諾を受けるまで前記工程cの人員配分を変更し前記工程c〜eを繰り返す工程;
g.前記サーバが、工程fの承諾を受けて業務シフト計画を確定する工程;
h.前記サーバが、実際の業務の進行にあわせて各派遣人材が業務を変更する時に端末装置から入力する業務変更信号に基づいて各派遣人材の業務遂行実績を監視する工程;
i.前記サーバが、各派遣人材の業務遂行実績に基づき前記差配条件に含まれる業務毎の単価を用いて各派遣人材の給与を算出し出力する工程;
前記工程a〜iを備えることを特徴とする差配方法、により達成される。
第2の目的は、請求項1の差配方法の実施に用いる差配装置であって、複数の派遣人材および管理者により操作される複数のコンピュータからなる端末装置と、これらの端末装置が接続可能なコンピュータからなるサーバと、を備え、前記サーバは、請求項1の工程a、bの差配条件および人事データを記憶するメモリ部と、前記差配条件と人事データとを用いて請求項1の工程c〜の演算処理を行う演算部と、を備えることを特徴とする差配装置、により達成される。
第3の目的は、請求項1の各工程を実行するためのコンピュータプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体、により達成される。
第4の目的は、請求項1の各工程を実行するためのコンピュータプログラム、により達成される。
この発明によれば、派遣人材配置予定日の所定時間毎(例えば15分毎)に分けた業務予定、所定時間毎(例えば15分毎)に変化する各業務毎の所要人員数、各業務の処理に要する人員の作業能力レベル(要求能力レベル)を含む差配条件を予め記憶し、各業務の各時間毎に必要な人材を配置するから、1人の人材は時間によって手が空く業務から忙しい業務に移動させることができ、人材の有効利用が図れる。また人材は忙しい短時間だけの比較的短時間の勤務に代えて、1日のうちで異なる業務に移動することにより各人の希望によって勤務時間を長くしたり、単価の高い業務の比率を増やすなどによって給与を目標額に近づけたり一定期間に得られる給与の予定を立て易くすることができる。また工程a〜gの次に業務実績を監視する工程hと、実績によって給与を計算する工程iを追加したから、途中で業務を変更した場合の給与計算に都合が良い。
なお工程aの差配条件における業務や勤務の時間割りは例えば15分毎に仕切って設定される(請求項)。ここに業務予定の時間割りの単位と実際の勤務時間の単位は同一にするのがよいが、異なってもよい。例えば前者を30分単位とし後者を15分単位としてもよい。また工程b、e、gで派遣人材が用いる端末装置は携帯電話などの携帯端末とするのが便利である(請求項)。
業務実績は、請求項1の工程aにおける差配条件の業務予定の仕分け時間と同じ時間毎、例えば15分毎に集計される(請求項)。ここに業務実績は、派遣人材が業務を変わる時に端末装置から入力する業務変更信号に基づいて集計される。
この業務実績を工程gで確定した業務シフト計画とを対比することによって人材毎の実績評価を行い(工程j)、この実績評価を用いて工程bで用いる人事データを修正すれば、この対応する人材のそれ以降の業務シフト計画(工程g)の達成率が向上する(請求項)。例えば業務処理能率の良否だけでなく、各人材の欠勤、遅刻、早退、勤務態度などを実績データとすることができる。
人材を派遣する事業所が複数有る場合は、事業所(拠点)毎に前記の工程a〜を行うようにするのがよい(請求項)。また本部と拠点とをインターネットやWANなどの通信回線を介して接続しておく。この場合には本部から各拠点の業務実績を確認でき、全事業所を含めた全体の経営方針作成などに都合が良い。
また工程kで求めた実績評価結果を用いて派遣人材の業務処理能力を判定し、所定条件下で研修の受講を指示したり(請求項の工程l)、この研修終了に基づいて工程bで用いる人事データの各人材が持つ業務処理能力レベルを修正すれば、その後の業務シフト計画の作成に反映させることができる(工程m)。
以上の本発明の差配装置に用いる演算部は、業務シフト計画作成部(工程c、e、f、g)、給与計算部(工程d)を備える(請求項)。また必要に応じて演算部はさらに、実績評価部(工程h、i、j、k)を備える(請求項10)。
人材の教育・研修を行う場合には演算部はさらに、教育・研修管理部(工程l、m)を備える(請求項11)。
図1は本発明の一実施例の全体構成図、図2は演算部の構成を示す図、図3は差配条件と人材登録(人事データの入力)の手順(準備処理)を示す図、図4は業務シフト計画作成部の動作流れ図、図5は実績評価部の動作流れ図、図6は教育・研修計画管理部の動作流れ図である。
図7は差配条件の1つである予定日の業務予定や所要人員数などの設定の根拠となるイベント情報を一覧表示する図、図8は派遣する人材の出勤予定を一覧表示する図、図9は業務規準書(業務内容の説明書、記述書)の内容を示す図、図10は業務略号を一覧表示する図、図11は業務シフト計画例を示す図、図12は個人の業務シフト計画を示す図、図13は業務シフト計画と実績とを対比して一覧表示する図、図14は個人の業務シフト計画と実績を抽出して示す図、図15は同じく業務内容の詳細を示す図である。
図1において符号10は本店などに設置される本部サーバ、12は支店などに設置される拠点サーバであり、これらはインターネットやWANなどの通信回線14を介して接続されている。なお拠点サーバー12は支店の数に応じて複数設けてもよい。これらのサーバ10、12はそれぞれ演算部10a、12aとデータファイル10b、12bを持つ。各演算部10a、12aには、複数の端末装置としてPC(コンピュータ)16(16A、16A、…16B、16B…)が接続されている。各PC16A、…16B…にはそれぞれカードリーダ18(18A、…、18B、…)が接続され、PC16の使用者が自分のIDカード(識別カード)をこのカードリーダ18に通さなければPC16が使えないようにしてセキュリティーの向上が図られている。なお端末装置は派遣人材がそれぞれ所持する携帯電話などの携帯端末とするのがよい。
演算部10a、12aは図2に示す機能を持つ。ここに示す機能はソフトウェアにより構成されている機能をブロック分けして示すものである。これらの機能は業務シフト計画作成部20、給与計算部22、実績評価部24、教育・研修計画管理部26、などにブロック分けされている。なおこの図2で入力手段28、出力手段30はPC16であってもよいし、PC16とは別にサーバ10、12に別途接続したものであってもよい。
この装置を稼働させるためには、図3に示すように、種々のデータを予め入力する準備処理を行う。すなわち差配条件を入力し(ステップS100)、派遣人材である参加者(人員)の登録(人事データの入力)を行う(ステップS102)。差配条件は、図7に示すイベント情報(予定)と、所定日の業務予定、業務ごとの所要人員数、各業務に要求される処理能力レベル、業務ごとに設定される人件費の単価(所定時間当たりの人件費)、勤務時間に対する割増条件などである。
またこの実施例ではいつでも誰でも業務内容の説明や業務の略号を確認できるようにしている。そのために図9に示す業務内容を説明するための業務規準書や、図10に示す業務略号一覧を入力しておく。これらステップS100で入力されるデータは本部サーバ10のデータファイル10bに記憶する。また必要に応じて各拠点サーバ12のデータファイル12bに記憶してもよい。特にイベント情報や勤務形態は各拠点毎に異なるから、このような各拠点に特有なデータは各拠点サーバ12に記憶するのがよい。
ステップS102で入力する参加者(人員)の登録では、各派遣人材ごとの氏名、年齢、性別などのID、勤務可能な日程と時間、その人材が有する業務処理能力レベル、月や週ごとなど所定期間内の希望給与等を入力する。これらのデータは各人材が勤務を希望する拠点のサーバ12に記録するのがよいが、本部サーバ10に転送して両サーバ10、12で共有してもよい。入力された各人材の出勤可能日程表が図8のように確認できる。
このようにステップS100、S102で入力されたデータはサーバ10と12の一方あるいは両方のデータファイル10b、12bに記憶しておく(ステップS104)。なお図3でステップS102が複数のブロックで示されているが、これは異なる拠点サーバ12から別々に入力されることが有り得ることを表すためである。
以上の準備が完了するとサーバ10または12の演算部10aまたは12aは、図4に示す業務シフト計画の作成を行う。まず演算部10aまたは12aは前記図3のステップS100で入力した差配条件の中から必要事項を読出す(ステップS110)。なお後記するように実績評価部24は拠点毎の実績データ(拠点実績データ)40を求め、このデータ40は実績評価の度に拠点実績修正データ42によって適時に修正されている。演算部10aまたは12aは、この修正された最新の実績データ40を用いて差配条件のうち所要人員数、要求業務能力レベルなどの必要データを修正する。
演算部10aまたは12aは次に人事データを読出す(ステップS112)。すなわち図8に示す各人材の出勤予定、各人材が持つ業務処理能力レベルなどを読出す。演算部10aまたは12aはステップS110、S112で読出したデータに基づいて標準(モデル)業務シフト計画を作成する(ステップS114)。このシフト計画は図11に示すように各人材の勤務形態(普通勤務か、遅番か、夜間勤務かなど)を決めるものであって詳細なものではない。
次に演算部10aまたは12aは詳細な業務毎に分けた実際の業務シフト計画(図12)を作成する(ステップS116)。この時には差配条件の変更・修正や各人材の人事データ(出勤予定、能力レベル)の変更・修正などの修正データ44があればこれを取込んでおく。また各人材ごとの実績データ(個人実績データ)46を用いて業務シフト計画の作成に反映させる。なおこの実績データ46は後記する実績評価の度に人材実績修正データ48で修正され、後記する教育・研修の度に研修終了修正データ50によって修正される。
このようにして作成された業務シフト計画は図12に示すように、各人材ごとに15分刻みで表示される。このシフト計画は各人材のPCや携帯電話16に送られる。この時図11の勤務予定表と図12のシフト計画とに基づいて所定期間(例えば1ヶ月、1週間)内の給与見込額も併せて送られる(ステップS118)。この場合には所定期間内の業務シフト計画を予め設定しておくことが必要であるが、概略の業務シフト計画によって見込額の概略を示すものであってもよい。なお給与見込額の計算は図2に示す給与計算部22で行う。
各人の業務シフト計画(図12)と給与見込額の内容について各人あるいは管理者などが承諾できない時には、各人あるいは管理者は不承諾ということで業務シフトの変更を要求する(ステップS120)。この時には演算部10aまたは12aは要求に応じて業務シフトを変更し(ステップS122)、変更した業務シフト計画を全員または管理者などの関係する各人の端末装置に送る(ステップS116、S118)。全員の承諾または管理者などの承諾を得たら(ステップS120)、業務シフト計画が確定する(ステップS124)。
次に実績評価部24を図5に基づいて説明する。演算部10aまたは12aは前記業務シフト計画作成部20で作成し確定した業務遂行当日の業務シフト計画を読出し(ステップS130)、業務の実行(遂行)を促す(ステップS132)。すなわち各人材は自分のPCや携帯に表示される図12の予定表に従って業務を遂行する。例えば図12に対応する人材(店長)であれば、10時00分から10時30分まで「開」と記載されているので、図10の略号対応表に基づいて「出社〜開店準備」を行う。10時30分から45分までは「印」で示された業務である「店舗印日付変更」を行う。同様にして所定の業務を15分刻みで進める。
人材は異なる業務に変わる時、すなわちその直前の業務を終了した時または次の業務に入る時に自分のPC16または携帯端末(電話)からその旨を入力する(ステップS134)。すなわちこの時の信号である業務変更信号が演算部10a、12aに送られ記録される。この操作は1日の業務が全て終るまで繰り返される(ステップS136、S138)。1日の業務が終わると演算部10aまたは12aは記録されている実績を読出し、給与の計算を行うと共に(ステップS140)、計画(予定)と対比して出力する(ステップS142)。図13は各人材の実績を並べて出力したもの、図14は各人材ごとの実績を分けて出力したものである。また図15は各人材の実績の明細を表すものである。なお図14、15には各人材の業務日誌が記載可能であり、これとあわせてコメント、意見、感想なども記載できるようにして、使用者や管理者との意思疎通を図っている。
またこの実績評価部24では、計画と実績とを対比することによって実績の評価を行う(ステップS142)。すなわち一定の時間内で所定業務を完了したかを監視するものであって、例えば所定時間で完了した業務量により評価する。この評価は各人材ごとに行うのは勿論であるが、各拠点ごとの実績も評価する。人材ごとの評価結果は前記図4のステップS116で用いる実績データ46を修正するための個人実績修正データ48として用いる(ステップS144)。また各拠点ごとの評価結果は、図4のステップS110で用いる実績データ40を修正する拠点実績修正データ42として用いる(ステップS144)。
教育・研修計画管理部26はこの評価結果に基づいて教育(再教育)や研修が必要か否かを判定し、教育・研修プログラムを作る。すなわち実績評価部24で求めた(ステップS142、144)結果を読出し(ステップS150)、各人の業務処理能力を判定し(ステップS152)、教育が必要なら(ステップS154)、教育・研修計画を作成し(ステップS156)、研修が終了すれば(ステップS158)、前記図4のステップS116で用いる実績データ46を修正するための研修終了修正データ50を作成する。また人材が持つ業務処理能力レベルも上げる方向(場合によっては下げる方向)に修正する(ステップS160)。
本発明の一実施例の全体構成図 演算部の構成を示す図 差配条件と人材登録の手順(準備処理)を示す図 業務シフト計画作成部の動作流れ図 実績評価部の動作流れ図 教育・研修計画管理部の動作流れ図 差配条件の1つである予定日の業務予定や所要人員数などの設定の根拠となるイベント情報を一覧表示する図 派遣する人材の出勤予定を一覧表示する図 業務規準書(業務内容の説明書、記述書)の内容を示す図 業務信号を一覧表示する図、図11は業務シフト計画例を示す図 業務シフト計画例を示す図 個人の業務シフト計画を示す図 業務シフト計画と実績とを対比して一覧表示する図 個人の業務シフト計画と実績を抽出して示す図 同じく業務内容の詳細を示す図
符号の説明
10 本部サーバ
10a、12a 演算部
10b、12b データファイル(メモリ部)
12 拠点サーバ
14 通信回線
16 端末装置(PCまたは携帯端末)
20 業務シフト計画作成部
22 給与計算部
24 実績評価部
26 教育・研修計画管理部

Claims (13)

  1. 複数の派遣人材を複数の業務に配置するための業務シフト計画を、通信回線を介して接続された複数のコンピュータを用いて決定する差配方法であって、
    a.コンピュータからなる端末装置から入力される派遣人材の配置予定日の短時間の所定時間間隔毎に仕分けた業務予定、各業務毎の所要人員数、各業務に要する業務処理能力レベル、業務毎の単価を含む差配条件をコンピュータであるサーバのメモリ部に記憶する差配条件記憶工程;
    b.前記サーバが、前記端末装置から入力される派遣人材の出勤予定および派遣人材毎の所有業務処理能力レベルとを含む人事データを前記サーバのメモリ部に予め記憶する人事データ記憶工程;
    c.前記サーバが、前記メモリ部に記憶した前記差配条件と人事データとを対比して前記所定時間間隔毎に所定作業に要する作業能力レベルの派遣人材を所定人数配分することにより人員配分を行い業務シフト計画を作成する業務シフト計画作成工程;
    d.前記サーバが、前記差配条件に含まれる業務毎の単価を用いて、各派遣人材が工程cの業務シフト計画に基づいて業務を行う場合の予定給与を計算する予定給与算出工程;
    e.前記サーバが、各派遣人材に対する前記工程cの業務シフト計画と工程dの予定給与とを端末装置に出力し各派遣人材の承諾を促す工程;
    f.前記サーバが、工程eにおいて各派遣人材の承諾を受けるまで前記工程cの人員配分を変更し前記工程c〜eを繰り返す工程;
    g.前記サーバが、工程fの承諾を受けて業務シフト計画を確定する工程;
    h.前記サーバが、実際の業務の進行にあわせて各派遣人材が業務を変更する時に端末装置から入力する業務変更信号に基づいて各派遣人材の業務遂行実績を監視する工程;
    i.前記サーバが、各派遣人材の業務遂行実績に基づき前記差配条件に含まれる業務毎の単価を用いて各派遣人材の給与を算出し出力する工程;
    前記工程a〜iを備えることを特徴とする差配方法。
  2. 請求項1において、工程iの次に下記の工程j、kを備える請求項1の差配方法;
    j.前記サーバが、工程hの業務遂行実績と工程gの確定した業務シフト計画とを対比することによって各派遣人材の実績評価を行う工程;
    k.前記サーバが、工程jで求めた各派遣人材の実績評価結果に基づいて作成した個人実績修正データを用いて前記工程bで用いる人事データを修正する人事データ修正工程。
  3. 請求項1の工程a、cの所定時間間隔は15分間隔の単位で設定される請求項1の差配方法。
  4. 請求項1の工程hの業務遂行実績は15分間隔単位で監視する請求項1の差配方法。
  5. 請求項1の工程b、e、gで派遣人材が用いる端末装置は携帯端末である請求項1の差配方法。
  6. 請求項1の工程aの差配条件は異なる複数の事業拠点ごとに別々に設けた事業者側コンピュータであるサーバに入力され、工程b〜gを各事業拠点ごとに別々に設けたサーバで行う請求項1〜5のいずれかの差配方法。
  7. 請求項2の工程kの次に、下記の工程l、mを備える請求項2の差配方法;
    l.前記サーバが、工程kで求めた各派遣人材の実績評価結果に基づいて、各派遣人材の業務処理能力を判定し所定条件下で研修受講を指示する;
    m.前記サーバが、工程lで指示した研修の終了に基づいて、工程bで用いる人事データの各派遣人材の所有業務処理能力レベルを修正する。
  8. 請求項1の差配方法の実施に用いる差配装置であって、
    複数の派遣人材および管理者により操作される複数のコンピュータからなる端末装置と、これらの端末装置が接続可能なコンピュータからなるサーバと、を備え、
    前記サーバは、請求項1の工程a、bの差配条件および人事データを記憶するメモリ部と、前記差配条件と人事データとを用いて請求項1の工程c〜iの演算処理を行う演算部と、を備えることを特徴とする差配装置。
  9. 請求項8において、演算部は、
    請求項1の工程cの業務シフト計画を作成し工程gの確定するまでの工程a〜gの処理を行う業務シフト計画作成部と、
    工程dの予定給与を計算する給与計算部と、
    を備える請求項8の差配装置。
  10. 請求項9において、演算部はさらに、請求項1の工程h、iの業務遂行実績を求め請求項2の工程j、kの実績評価結果を求める実績評価部を備える請求項9の差配装置。
  11. 請求項10において、演算部はさらに、請求項7の工程l、mの処理を行う教育・研修管理部を備える請求項10の差配装置。
  12. 請求項1の各工程を実行するためのコンピュータプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
  13. 請求項1の各工程を実行するためのコンピュータプログラム。
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