JP5105185B2 - 文書管理装置、文書処理システム及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理装置、文書処理システム及びプログラムに関する。

文書を取り扱うワークフローとして、例えば、各種の申請書等の承認を行なうワークフロー（以下、「承認フロー」とも記す）がある。ワークフローは「業務の流れ」を意味する用語である。ワークフローを自動化するシステムは、ワークフローシステムと呼ばれる。承認フローではワークフローシステム上は電子文書が流れるが、実際の承認行為は、紙文書への押印という、承認者による人為的な作業を伴う。このため、ワークフローシステムにおいては、システムや承認者が取り扱う文書の形態として、電子文書と紙文書が混在することになる。電子文書とは、文書画像が画像の読み取り（スキャン）によって電子化された形態の文書をいう。紙文書とは、文書画像が用紙に印刷出力（プリント）された形態の文書をいう。

上記のようなワークフローシステムでは、業務の流れのなかで、処理の対象となる文書（以下、「処理対象文書」とも記す）の形態が、電子文書から紙文書に切り替わったり、紙文書から電子文書に切り替わったりする。そうした場合、処理対象文書の形態が電子文書であるか紙文書であるかに関わらず、処理対象文書の唯一性（オリジナル性）を保証することが必要となる。「処理対象文書の唯一性を保証する」とは、ある一つの文書をワークフローで処理する場合に、処理の対象としてよい文書が、電子文書と紙文書を含めて、ただ一つしか存在しないことを保証する、ということである。

電子文書と紙文書が混在する文書管理システムに関して、例えば特許文献１には、電子文書を紙文書として印刷出力する場合に、当該紙文書にＩＤ（ＩＤの語義は識別子）情報を印刷しておき、当該紙文書の文書画像をスキャンしたときに、当該文書画像に含まれるＩＤ情報を読み取り、このＩＤ情報を用いて、紙文書と元の電子文書の整合をとる技術が開示されている。

特開２００４−２６５１４０号公報

上記特許文献１に開示された技術では、電子文書を紙文書として印刷出力することにより、処理対象文書の形態を電子文書から紙文書に切り替えることができるものの、ＩＤ情報付きで印刷出力された紙文書を複写した場合に、同じＩＤ情報をもつ紙文書が複数存在した状況となる。このため、紙文書への印刷出力によって、処理対象文書の形態を電子文書から紙文書に切り替えた場合に、その紙文書を複写した段階で、処理対象文書の唯一性を保証できなくなる。

本発明は、処理の対象となる文書の形態が、電子文書から紙文書に切り替わる場合や、紙文書から電子文書に変わる場合に、いずれの文書形態であっても、処理対象文書の唯一性を保証することができる仕組みを提供することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、一つの文書に関して、当該文書の形態を、文書画像の印刷によって電子文書から紙文書に切り替える場合と、文書画像の読み取りによって紙文書から電子文書に切り替える場合とを含む所定の業務の流れにおいて、前記文書画像の印刷によって生成される紙文書と、前記文書画像の読み取りによって生成される電子文書に、それぞれ固有の文書ＩＤを付与する手段と、前記所定の業務で新規に作成された一つの文書に付与された文書ＩＤを処理対象文書ＩＤに設定する手段と、前記処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと同一の文書ＩＤが付与された文書の形態を、前記所定の業務の流れの中で、電子文書から紙文書に、又は紙文書から電子文書に切り替える場合に、当該切り替え後の文書に付与される文書ＩＤに合わせて前記処理対象文書ＩＤの設定を更新する手段とを備える文書管理装置に係るものである。

請求項２に記載の発明は、請求項１記載の文書管理装置において、前記処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと異なる文書ＩＤが付与された電子文書の印刷を許可する手段を備えることを特徴とするものである。

請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の文書管理装置において、前記処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと異なる文書ＩＤが付与された紙文書が、処理対象文書として電子化されることを禁止する手段を備えることを特徴とするものである。

請求項４に記載の発明は、請求項１、２又は３記載の文書管理装置において、前記文書ＩＤを付与する手段は、前記処理対象文書ＩＤ又は非処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと同一の文書ＩＤが付与された文書を用いて、電子文書又は紙文書の形態で一つの文書が生成されるたびに、当該文書に対して新規に固有の文書ＩＤを付与することを特徴とするものである。

請求項５に記載の発明は、請求項１〜４のいずれか１項に記載の文書管理装置において、前記文書ＩＤを付与する手段は、前記新規に作成された一つの文書に対して、当該文書から派生するすべての文書に統一的に適用される統一文書ＩＤを設定するとともに、当該統一文書ＩＤを含む固有の文書ＩＤを個々の文書に付与することを特徴とするものである。

請求項６に記載の発明は、紙文書を生成する第１の文書生成装置と、電子文書を生成する第２の文書生成装置と、前記第１の文書生成装置で生成された紙文書と前記第２の文書生成装置で生成された電子文書を管理する文書管理装置とを有し、前記文書管理装置は、一つの文書に関して、当該文書の形態を、前記第１の文書生成装置を用いた文書画像の印刷によって電子文書から紙文書に切り替える場合と、前記第２の文書生成装置を用いた文書画像の読み取りによって紙文書から電子文書に切り替える場合とを含む所定の業務の流れにおいて、前記文書画像の印刷によって生成される紙文書と、前記文書画像の読み取りによって生成される電子文書に、それぞれ固有の文書ＩＤを付与する手段と、前記所定の業務で新規に作成された一つの文書に付与された文書ＩＤを処理対象文書ＩＤに設定する手段と、前記処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと同一の文書ＩＤが付与された文書の形態を、前記所定の業務の流れの中で、電子文書から紙文書に、又は紙文書から電子文書に切り替える場合に、当該切り替え後の文書に付与される文書ＩＤに合わせて前記処理対象文書ＩＤの設定を更新する手段とを備えることを特徴とする文書処理システムに係るものである。

請求項７に記載の発明は、コンピュータを、一つの文書に関して、当該文書の形態を、文書画像の印刷によって電子文書から紙文書に切り替える場合と、文書画像の読み取りによって紙文書から電子文書に切り替える場合とを含む所定の業務の流れにおいて、前記文書画像の印刷によって生成される紙文書と、前記文書画像の読み取りによって生成される電子文書に、それぞれ固有の文書ＩＤを付与する手段と、前記所定の業務で新規に作成された一つの文書に付与された文書ＩＤを処理対象文書ＩＤに設定する手段と、前記処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと同一の文書ＩＤが付与された文書の形態を、前記所定の業務の流れの中で、電子文書から紙文書に、又は紙文書から電子文書に切り替える場合に、当該切り替え後の文書に付与される文書ＩＤに合わせて前記処理対象文書ＩＤの設定を更新する手段として機能させるためのプログラムに係るものである。

請求項１、６、７に記載の発明によれば、処理の対象となる文書の形態が、電子文書から紙文書に切り替わる場合や、紙文書から電子文書に変わる場合に、いずれの文書形態であっても、処理対象文書の唯一性を保証することができる。

請求項２に記載の発明によれば、所定の業務で処理に対象になっていない電子文書を紙文書として印刷し、利用することができる。このため、文書を利用する際の利便性が向上する。

請求項３に記載の発明によれば、所定の業務で処理の対象になっていない紙文書が処理対象文書として電子化されることを防止することができる。

請求項４に記載の発明によれば、所定の業務で処理の対象となっている文書や処理の対象になっていない文書を用いて生成された文書の数（文書の利用回数や利用頻度など）を、文書ＩＤを生成した数で把握することができる。

請求項５に記載の発明によれば、個々の文書に付与された文書ＩＤに含まれる統一文書ＩＤを抽出することにより、各々の文書が属する文書グループを特定することができる。

以下、本発明の具体的な実施の形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。なお、本発明の技術的範囲は以下に記述する実施の形態に限定されるものではなく、発明の構成要件やその組み合わせによって得られる特定の効果を導き出せる範囲において、種々の変更や改良を加えた形態も含む。

図１は本発明の実施の形態に係る文書処理システムの構成を示す図である。図示した文書処理システム１は、文書管理装置２と、文書蓄積装置３と、文書操作装置４と、文書画像入出力装置５と、文書作成装置６とを備えた構成となっている。各々の装置２〜６は、ネットワーク７を介して相互に通信可能に接続されている。

文書管理装置２は、文書画像入出力装置５で生成される文書や、文書作成装置６で作成される文書を管理するものである。文書蓄積装置３は、電子文書の蓄積に用いられるものである。文書操作装置４は、文書管理装置２に対して、文書の操作に係る各種の問い合わせを行なうとともに、この問い合わせに対する文書管理装置２からの応答を受けて、文書の操作を行なうものである。

文書画像入出力装置５は、文書画像を入力する機能と、文書画像を出力する機能を併せ持つものである。文書画像を入力する機能は、紙文書に記録された文書画像を光学的に読み取って電子情報に変換するスキャナ機能によって実現されるものである。文書画像を出力する機能は、電子化された文書画像を可視画像として用紙に印刷するプリンタ機能によって実現されるものである。このため、文書画像入出力装置５は、本文書処理システムにおいて、紙文書を生成する第１の文書生成装置と、電子文書を生成する第２の文書生成装置を兼ねるものとなる。文書画像入出力装置５は、例えば複写機、複合機などを用いて構成される。複合機とは、少なくとも複写機能とそれ以外の機能（例えば、ファクシミリ機能）を併せ持つものである。

文書作成装置６は、文書処理システム１で取り扱う文書を作成するものである。文書作成装置６による文書の作成は、例えば、文書蓄積装置３に蓄積された、雛形となる電子文書を読み出し、その電子文書に電子的な操作（例えば、キー入力操作など）によって必要事項を入力することにより行なわれる。雛形となる電子文書には、定型の文書内容の他に、個別の記入が必要となる空欄が設けられている。必要事項の入力操作は、この空欄を埋めるかたちで文書作成者（文書作成装置６の操作者）により行なわれる。

本発明に係る文書処理システム１は、種々の業務の流れの中で文書を管理するシステムとして適用されるものであるが、ここでは一例として、申請書の承認を行なう業務の流れの中で文書を管理するシステムに適用した場合について説明する。まず、申請書の承認を行なう業務の流れの中では、ある一つの文書に関して、当該文書の形態を、文書画像の印刷によって電子文書から紙文書に切り替える場合と、文書画像の読み取りによって紙文書から電子文書に切り替える場合とを含むものとなる。そのような場合に、本発明に係る文書処理システム１は、以下のような処理によって文書の管理を行なう。

（電子文書の新規作成操作に係る処理）
まず、本システムで取り扱う文書が申請書である場合、実際に何らかの許可を願い出たり希望を要求したりする目的で、申請を行なう申請者は、申請書の元になる電子文書を文書作成装置６で作成する。文書作成装置６で作成された電子文書は、文書画像入出力装置５で紙文書として印刷出力される。文書画像入出力装置５での印刷出力によって生成された紙文書の申請書には、申請者によって押印が行なわれる。その後、申請者は、押印付きの紙文書を原稿として文書画像入出力装置５にセットして、当該文書画像入出力装置５の操作部に設けられたスタートボタンを押下することにより、文書画像の読み取りを指示する。これにより、文書画像入出力装置５においては、申請者の押印を含む電子文書が生成される。

次いで、申請者は、文書画像入出力装置５で生成される電子文書を文書操作装置４にアップロードする操作を行なう。文書操作装置４に対する電子文書のアップロードは、文書画像入出力装置５で生成された電子文書を直接、文書操作装置４に転送する方式で行なってもよいし、文書画像入出力装置５で生成された電子文書を、文書作成装置６を経由して、文書操作装置４に転送する方式で行なってもよい。電子文書（申請書）のアップロード操作を受け付けた文書操作装置４は、この電子文書の申請書に関して文書の管理を依頼すべく、文書管理装置２に対して、電子文書の新規作成の問い合わせを行なう。そうした場合、文書管理装置２は、電子文書の新規作成に際して、図２に示すような処理を実行する。

まず、文書管理装置２は、文書操作装置４から電子文書の新規作成の問い合わせがあったかどうかを確認する（ステップＳ１）。そして、新規作成の問い合わせがあった場合は、その段階で固有の統一文書ＩＤの値を採番し、その値を、当該統一文書ＩＤと一対一の関係でエントリーされる文書管理表に登録（セット）する（ステップＳ２）。統一文書ＩＤとは、新規に作成される文書（以下、「原文書」とも記す）と、当該文書から派生するすべての文書に統一的に適用される文書ＩＤである。統一文書ＩＤの値は、新規に作成される一つの文書に対して、新規に一つずつ採番されて設定される。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ２で採番した統一文書ＩＤの値を含む処理対象文書ＩＤの値を採番した後（ステップＳ３）、当該採番した処理対象文書ＩＤの値を、新規作成の問い合わせに対する応答として、文書操作装置４に返信する（ステップＳ４）。ここで採番される処理対象文書ＩＤの値は、新規に作成される文書に付与される固有の文書ＩＤとなる。これにより、文書管理装置２は、文書操作装置４から電子文書の新規作成の問い合わせを受けるたびに、承認業務で新規に作成される文書に対して、固有の文書ＩＤを付与することになる。これ以後、文書管理装置２は、承認業務で新規に作成される、ある一つの文書（原文書）から派生するすべての文書（紙文書、電子文書）に対して、原文書と共通の統一文書ＩＤを含む固有の文書ＩＤを、個々の文書ＩＤと一対一の関係で付与する（詳細は後述）。文書管理装置２における文書ＩＤの付与は、自装置への新規作成の問い合わせだけでなく、後述する印刷操作、複写操作、電子化操作等の問い合わせに際しても、それぞれ新規に採番した文書ＩＤの値を、各々の問い合わせへの応答として、問い合わせ元の装置に返信することにより行なわれる。

統一文書ＩＤの値は、本システム内でその文書が属する文書グループを一意に特定できる固有の値であればよい。統一文書ＩＤとして取り得る値は、例えば数字やＧＵＩＤ(Global Unique Identifier)などが一例として挙げられる。ここでは、統一文書ＩＤが「１２３」で採番されたものと仮定する。統一文書ＩＤとは、概念としての文書のＩＤをいう。統一文書ＩＤは、実在する文書の種類や個数に依存せず、これらすべてに適用されるＩＤである。文書管理表は、文書管理装置２で管理する文書に関連する文書情報が登録される表である。文書管理表は、文書管理装置２で管理する文書と一対一の関係で作成してもよいし、一つの文書管理表ですべての文書をまとめて管理してもよい。本発明の実施の形態においては、一例として、管理の対象となる一つの文書（原文書）ごとに一つの文書管理表が作成されるものとする。

文書管理表に登録される文書情報としては、図３に示すように、前述した統一文書ＩＤや処理対象文書ＩＤの他に、非処理対象文書ＩＤ、処理対象文書の形態などがある。処理対象文書ＩＤとは、承認業務の流れの中でその時点で、処理の対象となっている文書（処理対象文書）に割り当てられているＩＤをいう。このため、処理の対象になっている文書に付与されている文書ＩＤは、処理対象文書ＩＤに該当するものとなる。処理対象文書ＩＤは、処理対象文書を識別（一意に特定）するために用いられる。処理対象文書ＩＤは、前述したように統一文書ＩＤを含む固有の文書ＩＤとなる。例えば、処理対象文書ＩＤの値は、前述した統一文書ＩＤの値に、所定の識別値を付加したものが適用される。したがって、ある一つの文書に対して、採番により付与された統一文書ＩＤの値が「１２３」であると仮定すると、処理対象文書ＩＤの値には、例えばハイフン付きの付番によって「１２３−１」が適用される。

処理対象文書の形態とは、承認業務の流れの中でその時点で、処理の対象となっている文書の形態をいう。文書の形態には、大きく分けて、「電子文書」と「紙文書」がある。また、その他の形態として、「削除済み」がある。非処理対象文書ＩＤとは、承認業務の流れの中でその時点で、処理の対象になっていない文書に割り当てられているＩＤをいう。このため、処理の対象になっていない文書に付与されている文書ＩＤは、いずれも非処理対象文書ＩＤとして管理されるものとなる。非処理対象文書ＩＤは、非処理対象文書を識別するために用いられる。非処理対象文書ＩＤは、前述した処理対象文書ＩＤと同様に、統一文書ＩＤを含む固有の文書ＩＤとなる。例えば、非処理対象文書ＩＤの値は、前述した統一文書ＩＤの値に、所定の識別値（例えばハイフン付きの付番）を付加したものが適用される。

文書管理表には、前述した４つの文書情報に加えて、例えば処理対象文書名を登録してもよい。処理対象文書名とは、概念としての文書の名称をいう。処理対象文書名は、実在する文書の形態や種類や個数に依存せず、これらすべてに適用される名称である。処理対象文書名と統一文書ＩＤは、一対一の関係で文書管理表に登録される。

また、文書管理表に登録される他の文書情報として、例えば、複製文書の数、紙文書の存在期間・存在期限、処理対象文書が電子文書となる条件、各々の処理の履歴などを含めるようにしてもよい。その中で、紙文書の存在期間・存在期限に関しては、例えば、紙文書を印刷出力した段階から存在期間のカウントを開始し、その紙文書が廃棄されないまま存在期限を越えた段階で、状態不整合が発生したと判断し、しかるべき処理、例えば、その紙文書を用いた操作の問い合わせに対して警告し、操作指示を受け付けないような制御形態を採用してもよい。また、状態不整合が発生した場合は、状態不整合として判断された文書の文書情報に関して、ワークフローシステムのシステム管理者による状態の修正変更が可能な構成としてもよい。

その後、文書管理装置２は、文書操作装置４から電子文書の新規作成に係る操作が終了した旨の通知があったかどうかを確認する（ステップＳ５）。この操作終了の通知は、次のような処理によって行なわれる。すなわち、文書操作装置４は、文書管理装置２から処理対象文書ＩＤの応答を受けると、この処理対象文書ＩＤと同じ文書ＩＤを新規作成の電子文書の申請書に割り当てた後、電子文書の新規作成操作が終了した旨を文書管理装置２に通知する。電子文書に対する文書ＩＤの割り当て（電子文書と文書ＩＤの関連付け）は、例えば、電子文書の属性情報の一つとして、文書ＩＤを登録することにより行なわれる。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ３で採番した処理対象文書ＩＤの値を、上記ステップＳ２で文書管理表に登録した統一文書ＩＤに対応付けて、当該文書管理表に登録（セット）する（ステップＳ６）。文書管理装置２における処理対象文書ＩＤの設定は、承認業務で新規に文書が作成されるたび（文書操作装置４から新規作成の問い合わせを受けるたび）に行なわれる。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ６で処理対象文書ＩＤの値を登録した文書管理表に含まれる文書情報の中で、処理対象文書の形態を「電子文書」に設定（セット）する（ステップＳ７）。この段階では、一つの統一文書ＩＤに対応する文書管理表の中で、処理対象文書ＩＤ、処理対象文書の形態がそれぞれ登録されるが、処理対象文書のみが存在しているので、非処理対象文書ＩＤの値は、初期化されたままの状態（空欄の状態）、すなわち該当する文書ＩＤが無しの状態となる。

（電子文書の印刷操作に係る処理）
新規に作成された電子文書の申請書の承認業務が開始されると、承認者による承認作業が発生する。承認作業は、例えば、紙文書として出力された処理対象文書に必要事項を手書き等で記入し、押印することで行なう。このため、承認作業を実行するにあたって、承認者は、電子文書の申請書を用紙に印刷する必要がある。電子文書を印刷するための操作は文書操作装置４で行なわれる。文書操作装置４は、承認者から電子文書の印刷操作を受け付けると、この電子文書に関して、文書管理表に登録されている文書情報に基づく処理を実行すべく、文書管理装置２に電子文書の印刷操作を問い合わせる。印刷操作の問い合わせでは、承認者による印刷操作で指定された電子文書に付与されている文書ＩＤを文書管理装置２に通知する。そうした場合、文書管理装置２は、電子文書の印刷に際して、図４に示すような処理を実行する。

まず、文書管理装置２は、文書操作装置４から電子文書の印刷操作の問い合わせがあったかどうかを確認する（ステップＳ１１）。そして、印刷操作の問い合わせがあった場合は、印刷操作の問い合わせに際して文書操作装置４から通知された文書ＩＤを、文書管理装置２が管理している統一文書ＩＤと照合する（ステップＳ１２）。文書ＩＤの照合は、文書操作装置４から通知された文書ＩＤの値（例えば、「１２３−１」）から、そこに含まれる統一文書ＩＤの値（例えば、「１２３」）を抽出し、当該抽出した文書ＩＤの値と同じ値をもつ統一文書ＩＤが、その段階で文書管理装置２が管理している文書管理表に登録されているかどうかを確認することで行なう。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ１２の照合結果に基づいて、文書管理に使用している文書管理表の中に、該当する文書情報（統一文書ＩＤが一致する文書情報）でエントリーされているものが存在するかどうかを判断する（ステップＳ１３）。該当する文書情報でエントリーされているものが無い場合は、例外処理として、例えば、印刷操作の問い合わせがあった文書は管理の対象になっていない旨をメッセージ送信等で文書操作装置４に通知する処理を行なう（ステップＳ２４）。

該当する文書情報でエントリーされているものが有る場合は、文書操作装置４から通知された文書ＩＤに含まれる統一文書ＩＤが登録されている文書管理表の中で、当該文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤと非処理対象文書ＩＤを照合相手として、文書操作装置４から通知された文書ＩＤの照合を行なう（ステップＳ１４）。

次に、上記ステップＳ１４の照合結果に基づいて、文書操作装置４から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤ又は非処理対象文書ＩＤに一致するかどうかを判断する（ステップＳ１５）。ここで不一致であれば、例外処理に移行する。この場合の例外処理としては、例えば、印刷操作の問い合わせがあった文書は管理の対象になっているが、不正な文書ＩＤが付加されており操作を継続できないため、管理者による指示を仰ぐ旨をメッセージ送信等で文書操作装置４に通知し印刷操作をキャンセルさせる処理を行なう（ステップＳ２４）。

また、文書操作装置４から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤ又は非処理対象文書ＩＤに一致した場合は、当該文書管理表に登録されている統一文書ＩＤを含む、新規の文書ＩＤの値を採番する（ステップＳ１６）。例えば、文書管理表に登録されている統一文書ＩＤの値が「１２３」で、処理対象文書ＩＤの値が「１２３−１」で、非処理対象文書ＩＤの値が「なし」となっていた場合は、統一文書ＩＤの値を含むハイフン付きの付番として「１２３−２」という値を新規に採番する。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ１６で採番した文書ＩＤの値を、印刷操作の問い合わせに対する応答として、文書操作装置４に返信する（ステップＳ１７）。ここでの応答は、処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと異なる文書ＩＤが付与された電子文書の印刷を許可する意味をもつ。その理由は、文書管理装置２は、印刷操作の問い合わせで文書操作装置４から通知された文書ＩＤが、処理対象文書ＩＤ又は非処理対象文書ＩＤとして文書管理表に登録されている場合に、問い合わせへの応答として、新規に採番した文書ＩＤを返信し、この文書ＩＤを受け取った文書操作装置４では、当該文書ＩＤを付加して、電子文書を紙文書に変換すべく、印刷操作を行なうからである。

その後、文書管理装置２は、文書操作装置４から電子文書の印刷に係る操作が終了した旨の通知があったかどうかを確認する（ステップＳ１８）。この操作終了の通知は、次のような処理によって行なわれる。すなわち、文書操作装置４は、文書管理装置２から文書ＩＤの応答を受けると、この文書ＩＤと同じ文書ＩＤを機械で読み取り可能な二次元コード画像に変換し、この二次元コードの画像を、印刷対象となる電子文書の文書画像に付加（合成）した後、当該電子文書の印刷を、例えばネットワーク７を介したリモート操作で文書画像入出力装置５に指示する。そして、文書画像入出力装置５で文書ＩＤ付き（コード付き）の文書画像が正常に用紙に印刷出力されたことを、例えばリモート操作に対する文書画像入出力装置５からの応答信号で確認すると、電子文書の印刷操作が終了した旨を文書管理装置２に通知する。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ１４の照合結果に基づいて、文書操作装置４から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤに一致するものであるかどうかを判断する（ステップＳ１９）。ここで不一致であれば、上記ステップＳ１６で採番した文書ＩＤの値を、文書管理表の中の非処理対象文書ＩＤに追加で登録する（ステップＳ２０）。

また、文書操作装置４から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤに一致した場合は、処理対象文書の形態が「電子文書」であることから、処理対象文書の形態を「電子文書」から「紙文書」に移行させる処理であると判断し、それまでに処理対象文書ＩＤとされていた文書ＩＤの値を、非処理対象文書ＩＤに設定（セット）する（ステップＳ２１）。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ１６で採番した文書ＩＤの値を、処理対象文書ＩＤに設定（セット）する（ステップＳ２２）。

次に、文書管理装置２は、処理対象文書の形態を「紙文書」に設定（セット）する（ステップＳ２３）。これにより、文書管理表で管理されている処理対象文書の形態が、「電子文書」から「紙文書」に切り替わる。

上記一連の処理の中で、電子文書の印刷操作で印刷の対象に指定された電子文書が、例えば、文書ＩＤ＝「１２３−１」が付与された電子文書であって、当該電子文書が文書管理表で処理対象文書に設定された文書であった場合は、上記ステップＳ１９で肯定判定される。このとき、「１２３−１」の文書ＩＤをもつ電子文書（処理対象文書）の印刷を指示した段階で、文書ＩＤ「１２３−１」に対応する１つの文書しか存在しないものとする。そうした場合は、ステップＳ２１〜Ｓ２３の処理にしたがって文書管理表の文書情報が更新されることにより、処理対象文書ＩＤの値は、上記ステップＳ１６で新規に採番された「１２３−２」に書き換えられる。また、非処理対象文書ＩＤの値は「１２３−１」、処理対象文書の形態は「紙文書」に、それぞれ書き換えられる。これにより、文書管理装置２は、承認業務の流れの中で、処理対象文書の形態を電子文書から紙文書に切り替える場合に、当該切り替え後の文書に付与される電子文書に合わせて処理対象文書ＩＤの設定（設定値）を更新することになる。

これに対して、電子文書の印刷操作で印刷の対象に指定された電子文書が、例えば、文書ＩＤ＝「１２３−１」が付与された電子文書であって、当該電子文書が文書管理表で非処理対象文書に設定された文書であった場合は、上記ステップＳ１９で否定判定される。このとき、「１２３−１」の文書ＩＤをもつ電子文書（非処理対象文書）の印刷を指示した段階で、文書ＩＤ「１２３−１」、「１２３−２」、「１２３−３」に対応する３つの文書が存在するものとする。そうした場合は、ステップＳ２０の処理にしたがって文書管理表の文書情報が更新されることにより、非処理対象文書ＩＤには上記ステップＳ１６で新規に採番される「１２３−４」という値の文書ＩＤが追加される。このため、例えば、代理で承認権限を持つ代理承認者が、真の承認者との連絡を取らないままに、この承認作業を完了しようとして、不適切に電子文書の申請書を印刷した場合でも、この印刷によって生成された紙文書は非処理対象文書として文書管理装置２で認識されるため、今回の承認業務の流れの中で一切の効力を持たない。よって、不適切に印刷された紙文書の申請書を、誤って承認フローに流しても、これによって承認フローが再開されることはない。

（紙文書の複写操作に係る処理）
承認者は、上記電子文書の印刷操作にしたがって文書画像入出力装置５で印刷出力された処理対象の紙文書（処理対象文書ＩＤが付与された紙文書）に必要事項を記入し、押印する。そして、例えば、事務関係者に控えを提供する目的などで、この紙文書の申請書を複写すべく、当該紙文書を原稿として文書画像入出力装置５にセットし、ボタン操作によって複写を指示する。この複写指示を受けた文書画像入出力装置５は、原稿としてセットされた紙文書の画像を読み取るとともに、当該文書画像に含まれる二次元コードを復号化して、当該紙文書に付与されている文書ＩＤを取得する。例えば、原稿としてセットされた紙文書に「１２３−２」という文書ＩＤが付与されていた場合は、この文書ＩＤを取得する。そして、この紙文書に関して、文書管理表に登録されている文書情報に基づく処理を実行すべく、文書画像入出力装置５は文書管理装置２に紙文書の複写操作を問い合わせる。複写操作の問い合わせでは、文書画像入出力装置５が紙文書の文書画像から取得した文書ＩＤを文書管理装置２に通知する。そうした場合、文書管理装置２は、紙文書の複写に際して、図５に示すような処理を実行する。

まず、文書管理装置２は、文書画像入出力装置５から紙文書の複写操作の問い合わせがあったかどうかを確認する（ステップＳ３１）。そして、複写操作の問い合わせがあった場合は、複写操作の問い合わせに際して文書画像入出力装置５から通知された文書ＩＤを、文書管理装置２が管理している統一文書ＩＤと照合する（ステップＳ３２）。文書ＩＤの照合は、文書画像入出力装置５から通知された文書ＩＤの値（例えば、「１２３−２」）から、そこに含まれる統一文書ＩＤの値（例えば、「１２３」）を抽出し、当該抽出した文書ＩＤの値と同じ値をもつ統一文書ＩＤが、その段階で文書管理装置２が管理している文書管理表に登録されているかどうかを確認することで行なう。

次に、文書管理装置２は、文書管理に使用している文書管理表の中に、該当する文書情報（統一文書ＩＤが一致する文書情報）でエントリーされているものが存在するかどうかを判断する（ステップＳ３３）。該当する文書情報でエントリーされているものが無い場合は、例外処理として、例えば、複写操作の問い合わせがあった文書は管理の対象になっていない旨をメッセージ送信等で文書画像入出力装置５に通知する処理を行なう（ステップＳ４０）。

該当する文書情報でエントリーされているものが有る場合は、文書画像入出力装置５から通知された文書ＩＤに含まれる統一文書ＩＤが登録されている文書管理表の中で、当該文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤと非処理対象文書ＩＤを照合相手として、文書操作装置４から通知された文書ＩＤの照合を行なう（ステップＳ３４）。例えば、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤが「１２３−２」で、非処理対象文書ＩＤが「１２３−１」であれば、各々の文書ＩＤを照合相手として、文書画像入出力装置５から通知された文書ＩＤとの照合を行なう。

次に、上記ステップＳ３４の照合結果に基づいて、文書画像入出力装置５から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤ又は非処理対象文書ＩＤに一致するかどうかを判断する（ステップＳ３５）。ここで不一致であれば、ステップＳ４０の例外処理に移行する。この場合の例外処理としては、例えば、複写操作の問い合わせがあった文書は管理の対象になっているが、不正な文書ＩＤが付加されており操作を継続できないため、管理者による指示を仰ぐ旨をメッセージ送信等で文書画像入出力装置５に通知するとともに複写操作をキャンセルさせる処理を行なう（ステップＳ４０）。

また、文書画像入出力装置５から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤ又は非処理対象文書ＩＤに一致した場合は、当該文書管理表に登録されている統一文書ＩＤを含む、新規の文書ＩＤの値を採番する（ステップＳ３６）。例えば、文書管理表に登録されている統一文書ＩＤの値が「１２３」で、処理対象文書ＩＤの値が「１２３−２」で、非処理対象文書ＩＤの値が「１２３−１」となっていた場合は、統一文書ＩＤの値を含むハイフン付きの付番として「１２３−３」という値を新規に採番する。ここで、文書画像入出力装置５から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤと一致した場合は、処理対象文書の形態が「紙文書」であることから、処理対象文書を複写する処理であると判断する。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ３６で採番した文書ＩＤの値を、複写操作の問い合わせに対する応答として、文書画像入出力装置５に返信する（ステップＳ３７）。

その後、文書管理装置２は、文書画像入出力装置５から紙文書の複写に係る操作が終了した旨の通知があったかどうかを確認する（ステップＳ３８）。この操作終了の通知は、次のような処理によって行なわれる。すなわち、文書画像入出力装置５は、文書管理装置２から文書ＩＤの応答を受けると、この文書ＩＤと同じ文書ＩＤを例えば上記同様に二次元コードに変換し、この二次元コードの画像を、原稿の紙文書から読み取った文書画像に付加（合成）した後、当該文書画像を用紙に印刷出力し、これが正常に行なわれると、紙文書の複写操作が終了した旨を文書管理装置２に通知する。その際、文書画像入出力装置５は、紙文書から読み取った文書画像に含まれる二次元コードの画像を、文書管理装置２から受け取った文書ＩＤを示す二次元コードの画像に置き換える（差し替える）かたちで、文書画像にコード画像を付加する。このため、文書画像入出力装置５での複写によって生成された紙文書には、原稿となる紙文書に付与されていた文書ＩＤ（処理対象文書ＩＤ）とは異なる文書ＩＤが付与されることになる。したがって、この紙文書は、今回の処理フローで処理の対象とされない、非処理対象文書として取り扱われるため、承認業務の流れの中で一切の効力を持たない。よって、控えを目的に複写された紙文書の申請書を、誤って承認フローに流しても、これによって承認フローが再開されることはない。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ３６で採番した文書ＩＤの値を、文書管理表の中の非処理対象文書ＩＤに追加で登録する（ステップＳ３９）。例えば、文書管理表に非処理対象文書ＩＤとして「１２３−１」が登録されている状況で、新規に採番した文書ＩＤの値が「１２３−３」であれば、当該文書ＩＤを非処理対象文書ＩＤに追加登録する。これにより、文書管理表の非処理対象文書ＩＤには「１２３−１」、「１２３−３」という２つの文書ＩＤが登録された状態となる。また、文書管理表の処理対象文書ＩＤには、複写原稿として使用された紙文書に付与されている「１２３−２」という文書ＩＤが登録された状態となる。

（紙文書の電子化操作に係る処理）
承認者は、承認作業（必要事項の記入、押印などの作業）を終えると、承認フローを次のステップへ移行させるために、承認済みの紙文書の申請書を電子化（アップロード）するための操作を行なう。紙文書の電子化を行なって、承認者は、承認済みの紙文書を原稿として文書画像入出力装置５にセットして、当該文書画像入出力装置５の操作部に設けられたスタートボタンを押下することにより、文書画像の読み取りを指示する。これにより、文書画像入出力装置５においては、承認者の押印を含む紙文書の文書画像が電子化されて生成される。

次いで、承認者は、文書画像入出力装置５で生成される紙文書の文書画像を文書操作装置４にアップロードする操作を行なう。文書操作装置４に対する文書画像のアップロードは、文書画像入出力装置５で生成された文書画像を直接、文書操作装置４に転送する方式で行なう。これにより、文書画像入出力装置５で生成された紙文書の文書画像が、電子文書として文書操作装置４にアップロードされる。このとき、紙文書の文書画像に含まれるコード画像（文書ＩＤを示す画像）を、アップロード前又はアップロード後に消去しておく。文書画像のアップロード操作を受け付けた文書操作装置４は、この文書画像の元の紙文書（処理対象文書）に関して文書の管理を依頼すべく、文書管理装置２に対して、紙文書の電子化操作の問い合わせを行なう。電子化操作の問い合わせでは、承認者によるアップロード操作で原稿に用いた紙文書（文書画像）に付与されている文書ＩＤを文書管理装置２に通知する。文書ＩＤは、文書画像入出力装置５が紙文書から読み取った文書画像に含まれるコード画像を復号化することで取得する。そうした場合、文書管理装置２は、紙文書の電子化に際して、図６に示すような処理を実行する。

まず、文書管理装置２は、文書操作装置４から紙文書の電子化操作の問い合わせがあったかどうかを確認する（ステップＳ４１）。そして、電子化操作の問い合わせがあった場合は、電子化操作の問い合わせに際して文書操作装置４から通知された文書ＩＤを、文書管理装置２が管理している統一文書ＩＤと照合する（ステップＳ４２）。文書ＩＤの照合は、文書操作装置４から通知された文書ＩＤの値（例えば、「１２３−２」）から、そこに含まれる統一文書ＩＤの値（例えば、「１２３」）を抽出し、当該抽出した文書ＩＤの値と同じ値をもつ統一文書ＩＤが、その段階で文書管理装置２が管理している文書管理表に登録されているかどうかを確認することで行なう。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ４２の照合結果に基づいて、文書管理に使用している文書管理表の中に、該当する文書情報（統一文書ＩＤが一致する文書情報）でエントリーされているものが存在するかどうかを判断する（ステップＳ４３）。該当する文書情報でエントリーされているものが無い場合は、例外処理として、例えば、電子化操作の問い合わせがあった文書は管理の対象になっていない旨をメッセージ送信等で文書操作装置４に通知する処理を行なう（ステップＳ５４）。

該当する文書情報でエントリーされているものが有る場合は、文書操作装置４から通知された文書ＩＤに含まれる統一文書ＩＤが登録されている文書管理表の中で、当該文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤと非処理対象文書ＩＤを照合相手として、文書操作装置４から通知された文書ＩＤの照合を行なう（ステップＳ４４）。

次に、上記ステップＳ４４の照合結果に基づいて、文書操作装置４から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤ又は非処理対象文書ＩＤに一致するかどうかを判断する（ステップＳ４５）。ここで不一致であれば、ステップＳ５４の例外処理に移行する。この場合の例外処理としては、例えば、電子化操作の問い合わせがあった文書は管理の対象になっているが、不正な文書ＩＤが付加されており操作を継続できないため、管理者による指示を仰ぐ旨をメッセージ送信等で文書操作装置４に通知する処理を行なう（ステップＳ５４）

また、文書操作装置４から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤ又は非処理対象文書ＩＤに一致した場合は、当該文書管理表に登録されている統一文書ＩＤを含む、新規の文書ＩＤの値を採番する（ステップＳ４６）。例えば、文書管理表に登録されている統一文書ＩＤの値が「１２３」で、処理対象文書ＩＤの値が「１２３−２」で、非処理対象文書ＩＤの値が「１２３−１」、「１２３−３」、「１２３−４」となっていた場合は、統一文書ＩＤの値を含むハイフン付きの付番として「１２３−５」という値を新規に採番する。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ４６で採番した文書ＩＤの値を、電子化操作の問い合わせに対する応答として、文書操作装置４に返信する（ステップＳ４７）。

その後、文書管理装置２は、文書操作装置４から紙文書の電子化に係る操作が終了した旨の通知があったかどうかを確認する（ステップＳ４８）。この操作終了の通知は、次のような処理によって行なわれる。すなわち、文書操作装置４は、文書管理装置２から文書ＩＤの応答を受けると、この文書ＩＤと同じ文書ＩＤを、電子化の対象になっている電子文書（紙文書の文書画像）に付与した後、電子化の操作が終了した旨を文書管理装置２に通知する。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ４４の照合結果に基づいて、文書操作装置４から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤに一致するものであるかどうかを判断する（ステップＳ４９）。ここで不一致であれば、上記ステップＳ４６で採番した文書ＩＤの値を、文書管理表の中の非処理対象文書ＩＤに追加で登録する（ステップＳ５０）。ここでの非処理対象文書ＩＤの追加登録は、処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと異なる文書ＩＤが付与された紙文書が、処理対象文書として電子化されることを禁止する意味をもつ。その理由は、紙文書の電子化操作の問い合わせに際して、新規に採番した文書ＩＤを非処理対象文書ＩＤとして登録するということは、今回の電子化操作で生成される電子文書を処理対象文書として取り扱わないことを意味するからである。

また、文書操作装置４から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤに一致した場合は、処理対象文書の形態が「紙文書」であることから、処理対象文書の形態を「紙文書」から「電子文書」に移行させる処理であると判断し、それまでに処理対象文書ＩＤとされていた文書ＩＤの値を、非処理対象文書ＩＤに設定（セット）する（ステップＳ５１）。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ４６で採番した文書ＩＤの値を、処理対象文書ＩＤに設定（セット）する（ステップＳ５２）。

次に、文書管理装置２は、処理対象文書の形態を「電子文書」に設定（セット）する（ステップＳ５３）。これにより、文書管理表で管理されている処理対象文書の形態が、「紙文書」から「電子文書」に切り替わる。

上記一連の処理の中で、紙文書の電子化操作で電子化の対象に指定された紙文書が、例えば、文書ＩＤ＝「１２３−２」が付与された電子文書であって、当該電子文書が文書管理表で処理対象文書に設定された文書であった場合は、上記ステップＳ４９で肯定判定される。このとき、「１２３−２」の文書ＩＤをもつ紙文書（処理対象文書）のアップロードを指示した段階で、文書ＩＤ「１２３−１」、「１２３−１」、「１２３−３」、「１２３−４」に対応する４つの文書が存在するものとする。そうした場合は、ステップＳ５１〜Ｓ５３の処理にしたがって文書管理表の文書情報が更新されることにより、処理対象文書ＩＤの値は上記ステップＳ４６で新規に採番される「１２３−５」に設定される。また、非処理対象文書ＩＤには、「１２３−１」、「１２３−３」、「１２３−４」に「１２３−２」が追加され、処理対象文書の形態は「電子文書」に書き換えられる。これにより、文書管理装置２は、承認業務の流れの中で、処理対象文書の形態を紙文書から電子文書に切り替える場合に、当該切り替え後の文書に付与される電子文書に合わせて処理対象文書ＩＤの設定（設定値）を更新することになる。

これに対して、紙文書の電子化操作で電子化の対象に指定された紙文書が、例えば、文書ＩＤ＝「１２３−２」が付与された電子文書であって、当該電子文書が文書管理表で非処理対象文書に設定された文書であった場合は、上記ステップＳ４９で否定判定される。このとき、「１２３−２」の文書ＩＤをもつ紙文書（処理対象文書）のアップロードを指示した段階で、文書ＩＤ「１２３−１」、「１２３−１」、「１２３−３」、「１２３−４」に対応する４つの文書が存在するものとする。そうした場合は、ステップＳ５０の処理にしたがって文書管理表の文書情報が更新されることにより、非処理対象文書ＩＤには上記ステップＳ４６で新規に採番される「１２３−５」という値の文書ＩＤが追加される。このため、例えば、処理対象文書であった紙文書を電子化した後に、当該紙文書を誤ってもう一度電子化しようとした場合に、最初の電子化に係る処理で、当該紙文書が非処理対象文書として文書管理表に登録されるため、その後の電子化に係る処理では、当該紙文書が非処理対象文書として取り扱われる。したがって、ある一つの文書ＩＤが付与された紙文書（処理対象文書）を、処理対象文書として電子化できる回数は１回に制限される。

（電子文書の削除操作に係る処理）
承認ワークフローが終了すると、処理対象文書として文書管理表に登録されている電子文書（承認済みの申請書）は、例えば文書操作装置４のデータベースに保管される。その後、社内規定などによって、電子文書の保管期間が所定時間に到達した後に、当該電子文書を廃棄するものとする。そうした場合、ワークフローシステムのシステム管理者は、この電子文書の申請書を廃棄するために、文書操作装置４に対して電子文書の削除を指示する操作を行なう。文書操作装置４は、システム管理者から電子文書の削除操作を受け付けると、この電子文書に関して文書の管理を依頼すべく、文書管理装置２に対して、電子文書の削除操作の問い合わせを行なう。削除操作の問い合わせでは、システム管理者が削除の対象として指定した電子文書に付与されている文書ＩＤを文書管理装置２に通知する。そうした場合、文書管理装置２は、電子文書の削除に際して、図７に示すような処理を実行する。

まず、文書管理装置２は、文書操作装置４から電子文書の削除操作の問い合わせがあったかどうかを確認する（ステップＳ６１）。そして、削除操作の問い合わせがあった場合は、削除操作の問い合わせに際して文書操作装置４から通知された文書ＩＤを、文書管理装置２が管理している統一文書ＩＤと照合する（ステップＳ６２）。文書ＩＤの照合は、文書操作装置４から通知された文書ＩＤの値（例えば、「１２３−５」）から、そこに含まれる統一文書ＩＤの値（例えば、「１２３」）を抽出し、当該抽出した文書ＩＤの値と同じ値をもつ統一文書ＩＤが、その段階で文書管理装置２が管理している文書管理表に登録されているかどうかを確認することで行なう。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ６２の照合結果に基づいて、文書管理に使用している文書管理表の中に、該当する文書情報（統一文書ＩＤが一致する文書情報）でエントリーされているものが存在するかどうかを判断する（ステップＳ６３）。該当する文書情報でエントリーされているものが無い場合は、例外処理として、例えば、削除操作の問い合わせがあった文書は管理の対象になっていない旨をメッセージ送信等で文書操作装置４に通知する処理を行なう（ステップＳ７３）。

該当する文書情報が登録されている場合は、文書操作装置４から通知された文書ＩＤに含まれる統一文書ＩＤが登録されている文書管理表の中で、当該文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤと非処理対象文書ＩＤを照合相手として、文書操作装置４から通知された文書ＩＤの照合を行なう（ステップＳ６４）。

次に、上記ステップＳ６４の照合結果に基づいて、文書操作装置４から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤ又は非処理対象文書ＩＤに一致するかどうかを判断する（ステップＳ６５）。ここで不一致であれば、ステップＳ７３の例外処理に移行する。この場合の例外処理としては、例えば、削除操作の問い合わせがあった文書は管理の対象になっているが、不正な文書ＩＤが付加されており操作を継続できないため、管理者による指示を仰ぐ旨をメッセージ送信等で文書操作装置４に通知する処理を行なう（ステップＳ７３）。

また、文書操作装置４から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤ又は非処理対象文書ＩＤに一致した場合は、通知を受けた文書ＩＤをもつ電子文書の削除を許可する旨を、削除操作の問い合わせに対する応答として、文書操作装置４に返信する（ステップＳ６６）。

その後、文書管理装置２は、文書操作装置４から電子文書の削除に係る操作が終了した旨の通知があったかどうかを確認する（ステップＳ６７）。この操作終了の通知は、次のような処理によって行なわれる。すなわち、文書操作装置４は、文書管理装置２から削除許可の応答を受けると、自装置のデータベースに保管されている削除対象の電子文書を削除した後、電子文書の削除操作が終了した旨を文書管理装置２に通知する。

次に、文書管理装置２は、上記ステップＳ６４の照合結果に基づいて、文書操作装置４から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤに一致するものであるかどうかを判断する（ステップＳ６８）。ここで不一致であれば、文書管理表の非処理対象文書ＩＤに登録されている文書ＩＤの中から、文書操作装置４から通知を受けた文書ＩＤを削除する（ステップＳ６９）。

また、文書操作装置４から通知された文書ＩＤが、文書管理表に登録されている処理対象文書ＩＤに一致した場合は、処理対象文書の形態が「電子文書」であることから、処理対象文書を削除する処理であると判断し、それまでに処理対象文書ＩＤとされていた文書ＩＤの値を、非処理対象文書ＩＤに設定（セット）する（ステップＳ７０）。

次に、文書管理装置２は、文書管理表の処理対象文書ＩＤを初期化する（ステップＳ７１）。

次に、文書管理装置２は、処理対象文書の形態を「削除済み」に設定（セット）する（ステップＳ７２）。これにより、文書管理表で管理されている処理対象文書の形態が、「電子文書」から「削除済み」に切り替わる。

上記一連の処理の中で、電子文書の削除操作で削除の対象に指定された電子文書が、例えば、文書ＩＤ＝「１２３−５」が付与された電子文書であって、当該電子文書が文書管理表で処理対象文書に設定された文書であった場合は、上記ステップＳ６８で肯定判定される。このとき、「１２３−５」の文書ＩＤをもつ電子文書の削除操作を問い合わせた段階で、文書ＩＤ「１２３−１」、「１２３−１」、「１２３−３」、「１２３−４」に対応する４つの文書が存在するものとする。そうした場合は、ステップＳ７０〜７２の処理にしたがって文書管理表の文書情報が更新されることにより、処理対象文書ＩＤの値は、初期化によって空欄の状態となる。また、非処理対象文書ＩＤには、「１２３−１」、「１２３−２」、「１２３−３」、「１２３−４」に「１２３−５」が追加され、処理対象文書の形態は「削除済み」に書き換えられる。

これに対して、紙文書の電子化操作で電子化の対象に指定された紙文書が、例えば、文書ＩＤ＝「１２３−５」が付与された電子文書であって、当該電子文書が文書管理表で非処理対象文書に設定された文書であった場合は、上記ステップＳ６８で否定判定される。そうした場合は、ステップＳ６９の処理にしたがって文書管理表の文書情報が更新されることにより、文書管理表の非処理対象文書ＩＤの中から、「１２３−５」という文書ＩＤが削除される。

図８は文書管理表に登録される文書情報の遷移と管理の対象となる文書の遷移を示す図である。図８においては、新規に作成された電子文書（原文書）に対して、統一文書ＩＤ「１２３」を含む新規の文書ＩＤ「１２３−１」が付与され、この文書ＩＤの値が最初に処理対象文書ＩＤに設定される。その後、処理対象文書となっている文書ＩＤ「１２３−１」の電子文書を印刷操作によって印刷すると、当該印刷によって生成される紙文書に対して、統一文書ＩＤ「１２３」を含む新規の文書ＩＤ「１２３−２」が付与され、この文書ＩＤの値が処理対象文書ＩＤに設定されるとともに、文書ＩＤ「１２３−１」が非処理対象文書ＩＤに設定される。

その後、処理対象文書となっている文書ＩＤ「１２３−２」の紙文書を複写操作によって複写すると、当該複写によって生成される紙文書に対して、統一文書ＩＤ「１２３」を含む新規の文書ＩＤ「１２３−３」が付与されるとともに、当該文書ＩＤの値が非処理対象文書ＩＤに追加で登録される。その後、非処理対象文書となっている文書ＩＤ「１２３−１」の電子文書を印刷操作によって印刷すると、当該印刷によって生成される紙文書に対して、統一文書ＩＤ「１２３」を含む新規の文書ＩＤ「１２３−４」が付与されるとともに、当該文書ＩＤの値が非処理対象文書ＩＤに追加で登録される。その後、処理対象文書となっている文書ＩＤ「１２３−２」の紙文書を電子化操作によって電子化すると、当該電子化によって生成される電子文書に対して、統一文書ＩＤ「１２３」を含む新規の文書ＩＤ「１２３−５」が付与され、この文書ＩＤの値が処理対象文書ＩＤに設定されるとともに、文書ＩＤ「１２３−２」が非処理対象文書ＩＤに追加で登録される。

なお、紙文書の削除操作に係る処理に関しては、例えば、紙文書を裁断によって廃棄する文書廃棄装置（シュレッダー等）を用いて、紙文書を削除する。その場合も、文書操作装置４は、文書管理装置２に対して紙文書の削除操作の問い合わせを行ない、この問い合わせを受けて、文書管理装置２は、基本的に上記図７と同様の処理を行なう。その場合は、削除対象となる紙文書に付与されている文書ＩＤのコード画像を文書廃棄装置で読み取って文書ＩＤの値に変換（復号化）し、文書廃棄装置から文書管理装置２に文書ＩＤを通知して紙文書の削除操作を問い合わせるものとする。また、文書廃棄装置は、上記のネットワーク７に接続され、このネットワーク７を介して他の装置と通信するものとする。

また、前述した紙文書の電子化操作に係る処理によって、処理対象文書の形態を「紙文書」から「電子文書」に移行させる場合は、紙文書の電子化を先に済ませておき、その後、電子化のために原稿として用いた紙文書を文書廃棄装置で廃棄し、かつ当該廃棄が終了した旨の通知を文書廃棄装置から受けた段階で、文書管理装置２が、電子化の対象となっている電子文書の文書ＩＤを処理対象文書ＩＤにセットするように処理してもよい。

また、上記実施の形態においては、処理対象文書として最初に文書管理表に登録される文書の形態が電子文書である場合を例に挙げているが、これに限らず、処理対象文書として最初に文書管理表に登録される文書の形態は紙文書であってもよい。

また、上記実施の形態で説明した文書管理装置２が実行する、文書管理方法に係る各々の処理は、電子計算機（コンピュータ）を用いてソフトウェアで実現することもでき、このためのプログラムやこのプログラムを格納した記録媒体を発明として抽出することも可能である。プログラムは、コンピュータ読取り可能な記憶媒体に格納されて提供されてもよいし、有線又は無線による通信手段を介した配信により提供されてもよい。

本発明の実施の形態に係る文書処理システムの構成を示す図である。 電子文書の新規作成操作に係る処理の手順を示すフローチャートである。 文書管理表に登録される文書情報の一例を示す図である。 電子文書の印刷操作に係る処理の手順を示すフローチャートである。 紙文書の複写操作に係る処理の手順を示すフローチャートである。 紙文書の電子化操作に係る処理の手順をフローチャートである。 電子文書の削除操作に係る処理の手順を示すフローチャートである。 文書管理表に登録される文書情報の遷移と管理の対象となる文書の遷移を示す図である。

符号の説明

１…文書処理システム、２…文書管理装置、３…文書蓄積装置、４…文書操作装置、５…文書画像入出力装置、６…文書作成装置、７…ネットワーク

Claims (7)

1. 一つの文書に関して、当該文書の形態を、文書画像の印刷によって電子文書から紙文書に切り替える場合と、文書画像の読み取りによって紙文書から電子文書に切り替える場合とを含む所定の業務の流れにおいて、前記文書画像の印刷によって生成される紙文書と、前記文書画像の読み取りによって生成される電子文書に、それぞれ固有の文書ＩＤを付与する手段と、
   前記所定の業務で新規に作成された一つの文書に付与された文書ＩＤを処理対象文書ＩＤに設定する手段と、
   前記処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと同一の文書ＩＤが付与された文書の形態を、前記所定の業務の流れの中で、電子文書から紙文書に、又は紙文書から電子文書に切り替える場合に、当該切り替え後の文書に付与される文書ＩＤに合わせて前記処理対象文書ＩＤの設定を更新する手段と
   を備える文書管理装置。
2. 前記処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと異なる文書ＩＤが付与された電子文書の印刷を許可する手段を備える
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと異なる文書ＩＤが付与された紙文書が、処理対象文書として電子化されることを禁止する手段を備える
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理装置。
4. 前記文書ＩＤを付与する手段は、前記処理対象文書ＩＤ又は非処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと同一の文書ＩＤが付与された文書を用いて、電子文書又は紙文書の形態で一つの文書が生成されるたびに、当該文書に対して新規に固有の文書ＩＤを付与する
   ことを特徴とする請求項１、２又は３記載の文書管理装置。
5. 前記文書ＩＤを付与する手段は、前記新規に作成された一つの文書に対して、当該文書から派生するすべての文書に統一的に適用される統一文書ＩＤを設定するとともに、当該統一文書ＩＤを含む固有の文書ＩＤを個々の文書に付与する
   ことを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の文書管理装置。
6. 紙文書を生成する第１の文書生成装置と、
   電子文書を生成する第２の文書生成装置と、
   前記第１の文書生成装置で生成された紙文書と前記第２の文書生成装置で生成された電子文書を管理する文書管理装置とを有し、
   前記文書管理装置は、
   一つの文書に関して、当該文書の形態を、前記第１の文書生成装置を用いた文書画像の印刷によって電子文書から紙文書に切り替える場合と、前記第２の文書生成装置を用いた文書画像の読み取りによって紙文書から電子文書に切り替える場合とを含む所定の業務の流れにおいて、前記文書画像の印刷によって生成される紙文書と、前記文書画像の読み取りによって生成される電子文書に、それぞれ固有の文書ＩＤを付与する手段と、
   前記所定の業務で新規に作成された一つの文書に付与された文書ＩＤを処理対象文書ＩＤに設定する手段と、
   前記処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと同一の文書ＩＤが付与された文書の形態を、前記所定の業務の流れの中で、電子文書から紙文書に、又は紙文書から電子文書に切り替える場合に、当該切り替え後の文書に付与される文書ＩＤに合わせて前記処理対象文書ＩＤの設定を更新する手段と
   を備える
   ことを特徴とする文書処理システム。
7. コンピュータを、
   一つの文書に関して、当該文書の形態を、文書画像の印刷によって電子文書から紙文書に切り替える場合と、文書画像の読み取りによって紙文書から電子文書に切り替える場合とを含む所定の業務の流れにおいて、前記文書画像の印刷によって生成される紙文書と、前記文書画像の読み取りによって生成される電子文書に、それぞれ固有の文書ＩＤを付与する手段と、
   前記所定の業務で新規に作成された一つの文書に付与された文書ＩＤを処理対象文書ＩＤに設定する手段と、
   前記処理対象文書ＩＤに設定された文書ＩＤと同一の文書ＩＤが付与された文書の形態を、前記所定の業務の流れの中で、電子文書から紙文書に、又は紙文書から電子文書に切り替える場合に、当該切り替え後の文書に付与される文書ＩＤに合わせて前記処理対象文書ＩＤの設定を更新する手段と
   として機能させるためのプログラム。

Images