JP4900041B2 - ワークフローシステムおよび処理方法 - Google Patents

Description

本発明は、手順通りの事務処理を画面制御により行うワークフローシステムおよび処理方法に関するものである。

銀行等の金融機関においては、預金、口座振替、為替、手形、保険申込などといった多くの業務が存在する。すべての業務は、金融庁通達に基づく各金融機関独自の事務規定や事務マニュアルに従って遂行されている。

近年、個人情報保護法や新会社法、金融商品取引法における内部統制の要件等、法規制および罰則規定により事務実行の正確性への要求は強化されてきており、企業運営上のリスクとなっている。このような背景を受け、各金融機関には事務規定を遵守する仕組みが必要となってきている。したがって、金融機関では、システムをワークフローで制御することにより、定義した順序どおりの操作誘導など、事務マニュアルを逸脱しないような仕組みを整備することが求められている。

このような事務規程および事務マニュアルを逸脱しない仕組みとして、事務フローをワークフロー化してシステムを制御する方法がある。具体的には、業務画面を制御し、事務フローの各タスクと関連付けた文言や事務チェックリストなどを操作端末装置の業務画面に表示して注意喚起したり、注意喚起で表示した文言に対してチェックリストの入力や確認ボタンの押下をオペレータに促したり、これら操作の確認の履歴を保存したりすることなどである。

このような状況の下、特許文献１では、センターマシンと端末マシンとを通信回線により接続し、端末マシンにて操作マニュアルを検索する会計業務サポートシステムが提案されている。また、特許文献２では、システム監査に対応するために、チェックシートと証跡台帳とを提供するシステム監査支援システムが提案されている。
特開２０００−２１５１５８号公報 特開２００３−４４６５８号公報

しかしながら、事務規定や実務マニュアルを基に表示文言を編集することは作業者の負担が大きい。また、事務規程や事務マニュアルは金融庁の通達によって変更が必要になる場合があり、これらの変更の都度、操作端末装置に表示している文言を編集しなければならない。よって、編集作業を効率的に行い、事務規程変更への対応を迅速かつ正確に行う必要がある。

本発明はこのような課題に鑑み、システムが表示する文言の定義について、効率的な編集作業を可能にするワークフローシステムおよび処理方法を提供することを目的とする。

本発明は上述の課題を解決するために、コンピュータシステムを利用して複数のタスクを含む事務フローを処理するワークフローサーバと、該ワークフローサーバに前記事務フローを作成する設計端末装置とを含むワークフローシステムの処理方法において、設計端末装置は、事務フローを処理するタスクを作成する工程と、タスクに対応して表示する表示文言のアイコンをタスクに関連付ける工程と、事務に関わる文書に基づいて表示文言を編集する工程と、文書が保存されたアドレスに応じて、表示文言に自動的にハイパーリンクを生成する工程と、表示文言とハイパーリンクとを事務フローに関連付けて保存する工程とを含むことを特徴とする。

また、本発明は上述の課題を解決するために、コンピュータシステムを利用して複数のタスクを含む事務フローを処理するワークフローサーバと、ワークフローサーバに事務フローを作成する設計端末装置とを含むワークフローシステムにおいて、設計端末装置は、事務フローを処理するタスクを作成する手段と、タスクに対応して表示する表示文言のアイコンをタスクに関連付ける手段と、事務に関わる文書に基づいて表示文言を編集する編集手段と、文書が保存されたアドレスに応じて、表示文言に自動的にハイパーリンクを生成する手段と、表示文言とハイパーリンクとを事務フローに関連付けて保存する手段とを含むことを特徴とする。

本発明によれば、事務規程や事務マニュアルなどの事務に関わる文書が与えられた場合や、その文書内容が変更された場合に、表示文言を編集画面により文書を確認しながら効率的な編集が可能である。また、表示文言から文書管理装置の文書へのリンク情報は、自動的に生成されるので、迅速・正確に表示文言と文書との関連付けをすることができる。

次に添付図面を参照して本発明によるワークフローシステムの実施例を詳細に説明する。図１を参照すると、本発明が適用されたワークフローシステムの一実施例が示されている。本実施例におけるワークフローシステム10は、同図にその全体構成を示すように、ワークフローサーバ12と、操作端末装置14と、文書管理システム16と、設計端末装置18とを含み、これらがネットワーク20に接続されたコンピュータシステムである。なお、これら操作端末装置14と設計端末装置18とは、一体に形成されてもよく、また、ワークフローサーバ12と文書管理システム16とが一体に形成されていてもよい。また、ネットワーク20には、複数の操作端末装置14が接続されるものでもよい。

ワークフローシステム10は、事務フローをシステムで制御するための処理プログラムにより動作し、処理プログラムにより構成される処理機能によって業務手順の自動化を図るとともに、事務フローの各処理（以下、タスクと呼ぶ）と、事務規定および事務マニュアルとを連携させ、業務システム画面への事務規定の注意事項表示や業務システムから事務規定のタスクの項目の参照を容易とするシステムである。

ワークフローサーバ12は、業務のワークフローを管理し、業務画面の生成および送信とを行い、さらに業務の実行履歴を保存する構成部である。

操作端末装置14は、業務を行う操作者が各種エントリ等を行う端末装置であり、コンピュータ装置により形成される。操作端末装置14に表示される業務画面の一例を図２に示す。図示するように、操作端末装置14の業務画面200上に、注意喚起をする表示文言を表示するチェックリストウィンドウとしてウインドウ202が形成され、そのウインドウ202には、注意喚起で表示した表示文言（各チェックリスト項目毎に表示する、チェック項目の文言である）に対するチェックリストボタン204の表示や確認OKボタン206の表示を配置し、これら入力を操作者に促す。確認OKボタン206が操作されると操作端末装置14は、これらチェックによる確認履歴を保存する。さらに、事務規定や事務マニュアルなどの事務に関わる文書208が業務画面200に並列してポップアップ表示される。このポップアップ表示は、表示文言に対応して記録されたハイパーリンクにより行われる。ポップアップ表示は、チェックリスト項目のいずれかが選択された場合に表示するようにしても良い。この場合、他のチェックリスト項目が選択された場合、リンク情報に従って表示する文書を切り替える。

なお、チェックリストボタン204はチェックボックスの形式によるものでもよく、その場合、ボックス内にチェックマークを表示する。また、業務画面200は実行されるタスクに応じて表示されない場合もあるが、その場合においても、事務フローの作成によりウインドウ202および文書208の表示が可能である。

文書管理システム16は、業務の規定文書およびマニュアル等のファイルを保存し、またこれらを参照可能とする情報管理システムである。本実施例においては、文書管理システム16の文書の参照はWebサーバーを介して行うものとし、参照する文書の特定はURLを用いるものとする。なお、これに限られるものではなく、たとえばファイルサーバーとして動作させてパス名を用いることも可能である。

設計端末装置18は、事務規程や事務マニュアルを元に表示文言を作成し、参照先となる事務規程や事務マニュアルに対するリンクを生成するための端末装置である。設計端末装置18の構成例を図３に示すと、設計端末装置18は、入力部300、出力部302、中央制御部304、通信制御部306、事務フロー作成処理部308、事務フロー保存部310、表示文言編集処理部312、文書参照処理部314および表示文言・文書参照保存部316を含む。

入力部300は、操作端末装置14に表示する表示文言を編集する際に使用するマウスやキーボードなどの入力装置である。

出力部302は、表示文言を作成する際の作成画面などを表示するモニタなどの表示装置である。

中央制御部304は、設計端末装置18の制御処理や演算処理を行う制御装置であり、事務フローの作成処理や表示文言の編集処理などの制御を行う制御装置である。

通信制御部306は、文書管理システム16との通信を行う通信装置であり、たとえば有線および無線のインタフェースを持つ各種の通信送受信装置が適用可能である。

事務フロー作成処理部308は、事務フローを作成するための画面を生成して、出力部302に送信する処理部である。事務フロー作成処理部308が生成する画面の例を図５に示す。同図には事務フローを作成する事務フロー作成画面500が示されている。事務フロー作成画面500には、テンプレートを表示するテンプレート表示領域502と、事務フローの設計図を作成する設計図表示領域504とが並列表示される。このテンプレート表示領域502内に表示されるアイコン506を設計図表示領域504にドラッグ・アンド・ドロップ等のコピー操作をして、事務フローのフローチャートを作成する。

なお、同図では、設計図表示領域504において、事務フローのタスクNo.29、タスクNo.30およびタスクNo.XXなどの処理アイコンが配置されて、設計図表示領域504の所望のタスクには、テンプレート502からコピーされた表示文言編集用アイコン508が配置されている。

各タスクの遷移表例を図６に示す。図示するように本実施例における遷移表600は、操作者の処理対象となるタスクID 602と、入力変数および権限クラス等の条件604と、次のタスクIDを示す次タスク606と、画面ID 608と、名前610と、アイコン種類612とを含むテーブルである。タスクID 602には、業務毎に設定した業務IDを含むものであってもよい。

図５に戻って、表示文言編集用アイコン508をクリック等をして指定すると、後述する表示文言編集画面700（図７）を開くことができる。

図３に戻って、事務フロー保存部310は、設計図504上にて作成した事務フローデータおよび遷移表600（図６）をワークフローサーバ12に保存する処理部である。

表示文言編集処理部312は、上述した表示文言編集画面700を編集し、その編集状態の画面を出力部302に送信する機能を有する処理部である。その画面700は、図７に示すように表示文言領域702と文書領域704とを並列表示し、文書領域704に文書管理システム16から取得した文書を表示する。この画面700を起動する際に、表示文言編集処理部312は文書管理システム16に文書を問合せ、その文書を取得して表示する。

図示の例では、表示文言領域702に、第１番目に”説明では、〜すること。”、第２番目に”書類受領では〜すること。”および第３番目に”確認では〜をすること。”がチェックリストとして例示されており、それぞれの下行に配置した入力枠710に表示文言がそれぞれ記入できる。これら記入枠710には、文書領域704に表示された文字列をコピー（複写）・アンド・ペースト（貼り付け）等の複写操作を行うことによって、その入力の迅速化および情報の正確化を図る。また、文書領域704には、文書管理システム16から取得した文書712が所定の単位毎に表示される。また、上述のような複写操作により各文書712には、その配置アドレス（たとえばURL:Uniform resource Locator）を示す情報（http://・・・）が自動的に埋め込まれる。文書領域704に表示された文字列を記入枠710に複写した場合に、その文書の選択部分に対応する配置アドレスを取得して、参照先配置アドレスとして自動的に記入枠に複写し、これをリンク情報として記録する。なお、URLに代えてタグを用い、文書内の章や節などを特定させることも可能である。

文書が１つの領域に表示しきれない場合には、次ページアイコン714を指定することにより次の文書を表示させる。図示はしていないが、表示した文書712に応じて前ページ用のアイコンが表示されることがある。

また、表示文言領域702には、何を記述するべきかを示す必要表示項目が記述されたガイド画面を表示するガイド表示ボタン716を用意する。図８に示すようにガイド画面800は、業務別に箇条書きされる。図示の例では、必要表示項目802をタイトルの例として、その記述領域804には、＜諸届＞、＜投信＞、＜外為＞のそれぞれの業務についての受付および書類受領などに関わるガイドがそれぞれタスクに対応して記述されている。

図３に戻って、文書参照処理部314は、文書管理システム16に対して文書を問合せる機能を有する処理部である。

表示文言・文書参照保存部316は、操作者の操作によって編集された表示文言と文書管理システム16の文書へのハイパーリンクをリンク情報として事務フローのタスクと関連付けた表示文言・文書参照情報を保存する機能部である。表示文言・文書参照情報は、たとえばワークフローサーバ12の記憶部（図示せず）に保存され、ワークフローの実行中に適宜各サーバあるいは端末から参照される。表示文言・文書参照情報における表示文言とハイパーリンクとの保存データ形式例を図９に示す。本実施例では、保存データ形式900は、タスクID 902ごとに分類し、また、各表示文言の確認有無を記録するための確認ボタン表示有無の入力欄904、チェックボックス入力欄906、表示文言欄908および文書参照URL欄910を設ける。

図示の例では、タスクIDがNo.29のデータとして、確認ボタンの値が"1"でチェックボックス906の値が"0"（”0”は表示無し、”1”は表示有り）、注意事項として”本人確認資料を受領すること。”が表示文言欄908に記述され、さらにその元になる文書の参照先URLが記述される。

また、タスクIDがNo.30のデータとして、確認ボタンの値が"0"でチェックボックス906の値が"1"が記述され、表示文言欄908には”申込書の本人署名・捺印を確認すること。”のように注意事項が記述され、さらにその元になる文書の参照先URLが記述される。表示文言欄908には、”申込書の金額欄が〜以上の場合は役席の承認を得ること。”、”申込書の日付は受領日です。”等の注意事項が表示文言として記述される。このように、表示文言と文書参照先URLとが対応して記述されるとともにそれぞれの確認ボタンおよびチェックボックスの状態がともに記述される。

次に図４には文書管理システム16の構成例が示されている。文書管理システム16は、設計端末装置18の文書参照処理部314から送られてくるデータ問合せに対して、該当する文書を索出して設計端末装置18に送信する。文書管理システム16は中央制御部400、通信制御部402、文書参照受付処理部404および文書保存部406を含む。

中央制御部400は、文書管理システム16の制御処理や演算処理を行う制御装置であり、文書参照受付処理の制御を行う制御部である。

通信制御部402では、設計端末装置18との通信を行う制御部であり、有線・無線のインタフェースを持つ各種の通信送受信装置が適用可能である。

文書参照受付処理部404では、設計端末装置18からの問合せに応答する機能を有する処理部である。

文書保存部406は、事務規程や事務マニュアルを章ごとに分割した文書を保存する機能部である。文書保存部406は、たとえば、各種の文書を業務毎に分類してその一覧とともに保存する際、文書の目次、章毎、段落毎などのようにまとめて、それらにURL等を関連付けて管理する。このとき、章や段落の各単位ごとにファイルを分けても良く、各単位の先頭に名前タグを付与してもよい。また、各文書には、それぞれを参照可能なリンク情報が埋め込まれている。たとえば、目次の場合は各章あるいは項に、該当する章あるいは項のファイルを参照するURLが埋め込まれており、目次を表示すれば、各章や項の文書に移動できるようになっている。

以上の構成でワークフローシステム10の動作を説明する。図10に示すステップS100において、事務フローを作成および編集するために設計端末装置18にログインした操作者が、事務フロー作成画面の起動命令を設計端末装置18に入力する。この操作を事務フロー作成処理部308にて受け付けると、事務フロー作成画面500が事務フロー作成処理部308から出力部302に送信される。出力部302では、図５に示したような画面を受信して表示し、操作者の入力待ち状態となる。

次にステップS102に進むと、出力部302に表示された事務フロー作成画面500に対して操作者が入力部300を操作して、事務の手順を表す事務フローを事務フロー作成処理部308の処理機能を利用して設計する。事務フローは、事務マニュアルなどに記載されているフローチャートである。この場合、操作者は、テンプレート502下のアイコン506を選択し、選択したアイコン506を設計図504の領域にドラッグ・アンド・ドロップすることにより、事務フローを作成することができる。テンプレート内の各アイコン506は、公知の技術により、あらかじめ用意されている標準的なアイコンの集合でよく、これらに加えて、表示文言編集アイコン508を本実施例にて新たに独自定義している。文言を表示させるタスクに表示文言編集アイコン508をドラッグ・アンド・ドロップすると、各タスクに表示文言を関連付けて事務フローを編集することが可能になり、図５に示す設計図504のように、各タスクの近傍、たとえば肩に表示文言編集アイコン508が表示される。

次いで、ステップS104に進み、事務フローのタスクに対応する表示文言を編集するために、設計図表示領域504の表示文言編集アイコン508がクリックされると、表示文言編集画面700（図７）を呼び出す編集画面起動処理が開始されて、文書参照処理部314は編集に必要な文書を通信制御部306を介して文書管理システム16に問合せ、対応する文書を取得して表示文言編集画面700を呼び出す文書データ参照受付処理が行われる（ステップS106）。なお、このとき、既に表示文言・文書参照情報が設定済みであれば、対応する文書の取得には、編集対象となる表示文言・文書参照情報に含まれるリンク情報のURLが用いられ、操作者は対象文書の選択操作等を行う必要がない。表示文言・文書参照情報が設定されていない場合は、リンク情報を含めずに問合せを行う。

次にステップS108に進み、文書管理システム16側の文書受付処理部404では、設計端末装置18からの問合せに対して文書保存部406に保存された文書を取得して圧縮し、さらに通信制御部402を介して文書の電子ファイルを設計端末装置18に送信する。この文書データ送信処理の際、送信する各文書のURLも同時に送信する。このとき、設計端末装置18からの問合せに文書のリンク情報が含まれていれば、そのURLに該当する文書を取得する。リンク情報が含まれていない場合は、最上位の文書として目次を取得して、送信する。

ステップS104に戻って、設計端末装置18では、文書管理システム16から送られた文書を文書領域704に表示させる。目次が表示されている場合は、操作者が該当する章や項を選択することにより、表示させる。

次にステップS110に進んで、文書領域704に表示されている文書から所望の一部または全部をコピーし、表示文言領域702の各項目にペーストする（複写操作）。このときガイド画面を参考にして文言を入力することにより注意喚起を促す文言の入力漏れが防止される。さらに、文書領域704の文書に添付されているURLを利用して、コピー・アンド・ペーストをする際に、表示文言領域702の文にハイパーリンクを自動的に付与する。このようにして表示文言が編集される。

次いでステップS112に進んで、編集された表示文言の内容を事務フローのタスクと関連付けて表示文言・文書参照情報を保存する。このとき事務フローのタスクに関連付けて表示文言と文書へのハイパーリンクを図９に示すような保存形式にて保存する。この保存先はワークフローサーバ12が選択される。

次にステップS114に進み、事務フロー作成画面500にて作成した図および順序を示す事務フローのデータをワークフローサーバ12に保存する。以上のようにして、事務フロー、タスクおよび関係する表示文言が保存処理される。

以上説明した構成および動作により、事務規程や事務マニュアルなどの文書が提供あるいは変更された場合、図７に示したような表示文言編集画面700の文書領域704に表示される文書表示を確認しながら効率的な編集が可能であり、その文書表示を複写して、表示文言に誤りなく利用することができる。また、表示文言から文書管理システム16の文書へ一度設定されたハイパーリンクは、文書管理システム16の文書部分を更新することで、URLの変更は不要である。そのため、文書が変更されても、迅速かつ正確に対応して表示文言を更新、メンテナンスすることができる。

上記実施例では、表示文言編集画面（図７）の文書領域704では、文書管理システム16内に蓄積されている複数の文書を特定せずに表示したが、これに限らず、たとえば、あらかじめ文書管理システム16内の各文書に、業務別のIDなどのタグを埋め込むことによって、設計端末装置18から文書管理システム16への問合せの際、業務種別に応じた必要な文書を表示させる制御を行うことができる。

本発明が適用されたワークフローシステムの実施例を示すブロック図である。 業務画面の表示例を示す図である。 設計端末装置の構成例を示すブロック図である。 文書管理システムの構成例を示すブロック図である。 事務フロー作成画面の例を示す図である。 タスクの遷移表を示す図である。 表示文言編集画面の例を示す図である。 ガイド画面の例を示す図である。 表示文言の保存データ形式例を示す図である。 ワークフローシステムの動作を示すフローチャートである。

符号の説明

10 ワークフローシステム
12 ワークフローサーバ
14 操作端末装置
16 文書管理システム
18 設計端末装置

Claims (7)

1. コンピュータシステムを利用して複数のタスクを含む事務フローを処理するワークフローサーバと、該ワークフローサーバに前記事務フローを作成する設計端末装置とを含むワークフローシステムの処理方法において、前記設計端末装置は、
   前記事務フローを処理するタスクを作成する工程と、
   前記タスクに対応して表示する表示文言のアイコンを前記タスクに関連付ける工程と、
   事務に関わる文書に基づいて表示文言を編集する工程と、
   前記文書が保存されたアドレスに応じて、前記表示文言に自動的にリンク情報を生成する工程と、
   前記表示文言と前記リンク情報とを前記事務フローに関連付けて保存する工程とを含むことを特徴とする処理方法。
2. 請求項１に記載の処理方法において、該方法は、前記文書が変更された場合に、変更された文書に基づいて前記表示文言を編集する工程を含むことを特徴とする処理方法。
3. コンピュータシステムを利用して複数のタスクを含む事務フローを処理するワークフローサーバと、該ワークフローサーバに前記事務フローを作成する設計端末装置とを含むワークフローシステムにおいて、前記設計端末装置は、
   前記事務フローを処理するタスク情報を作成する手段と、
   前記タスク情報に対応して表示する表示文言の情報を前記タスクに関連付ける手段と、
   事務に関わる文書に基づいて表示文言を編集する編集手段と、
   前記文書が保存されたアドレスに応じて、前記表示文言に自動的にリンク情報を生成する手段と、
   前記表示文言と前記リンク情報とを前記事務フローに関連付けて保存する手段とを含むことを特徴とするワークフローシステム。
4. 請求項３に記載のシステムにおいて、前記編集手段は、前記文書が変更された場合に、変更された文書に基づいて前記表示文言を編集することを特徴とするワークフローシステム。
5. 請求項３に記載のシステムにおいて、該システムは、前記事務に関わる文書を保存する文書管理装置を含むことを特徴とするワークフローシステム。
6. 請求項３ないし５のいずれかに記載のシステムにおいて、前記リンク情報を生成する手段は、前記編集手段にて表示文言を編集する際に選択された文書のアドレスをリンク情報として保存することを特徴とするワークフローシステム。
7. 請求項３ないし６のいずれかに記載のシステムにおいて、前記編集手段は、前記表示文言の編集を前記文書の少なくとも一部を選択して表示文言としてコピーする操作により行い、前記リンク情報を生成する手段は該コピーする操作の入力を受けてリンク情報を生成することを特徴とするワークフローシステム。

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