JP4797939B2 - 廃棄証明出力装置および廃棄証明出力プログラム - Google Patents

Description

本発明は、紙文書（以下、単に「文書」という）を廃棄するシステムにおいて、廃棄したことの証明を行う廃棄証明出力装置および廃棄証明出力プログラムに関する。

機密性を有する文書については、使用済みとなった場合に、シュレッダ装置等を用いて再現不可能な状態にまで裁断して廃棄することが一般的である。また、従来、文書の廃棄については、単に廃棄を行うだけでなく、当該廃棄を文書の生成と連携させて管理するための技術が提案されている。その一例としては、画像形成装置（プリンタ等）が用紙ＩＤを有する用紙に文書を印刷出力するとともに、使用済みの文書を廃棄する文書廃棄装置（シュレッダ等）が当該文書の用紙ＩＤを読み取るようにして、そのＩＤをキーにしてサーバ装置が文書の履歴を生成（印刷出力）から廃棄まで管理するように構成されたシステムがある（例えば、特許文献１参照）。

特開２００５−１９０３６５号公報

しかしながら、上述した従来技術では、文書の履歴を管理することはできても、文書の廃棄を証明する廃棄証明が発行されるわけではないので、必ずしもユーザにとっての利便性が優れているとは言えない。

例えば、近年では、産業構造の多様化等により、文書の生成と廃棄とがそれぞれ別企業や別組織等で行われることがある。すなわち、文書の廃棄を依頼する側で廃棄すべき文書群を段ボール箱に詰めてこれを廃棄を行う側の企業や組織等へ送付し、廃棄処理を行う側で送付された文書群を一括して廃棄処理する、といったことが行われる。このように、文書の廃棄を別企業や別組織等に依頼する場合には、文書の履歴を管理するシステムが存在していても、例えば廃棄を依頼する側と履歴を管理する側が別個のものであると、廃棄依頼側で文書廃棄を容易に把握することができない。また、廃棄依頼側が履歴管理側にアクセスできても、大量の文書からなる文書群を一括して廃棄する場合には、その文書群を構成する各文書の廃棄を確認することが困難である。

そこで、本発明は、大量の文書からなる文書群を一括して廃棄したり、その廃棄を別企業や別組織等に依頼する場合であっても、文書の廃棄を証明する廃棄証明を発行することで、その廃棄を容易に把握することを可能にする廃棄証明出力装置および廃棄証明出力プログラムを提供することを目的とする。

本発明は、上記目的を達成するために案出された廃棄証明出力装置および廃棄証明出力プログラムである。
請求項１に係る発明は、各文書を特定するための第１の識別情報が付与された文書を生成する文書生成装置、前記文書を廃棄する文書廃棄装置またはこれらに接続するサーバ装置のいずれかに搭載されて用いられる廃棄証明出力装置であって、前記文書廃棄装置から前記第１の識別情報とともに、当該第１の識別情報が付与された文書が廃棄されたことを証明する文書廃棄証明情報を取得する廃棄情報取得手段と、前記廃棄情報取得手段によって一連の処理により廃棄された複数の文書の文書廃棄証明情報が取得されると、複数の文書から構成される文書群を一連の処理により廃棄処理する単位である処理単位毎に第２の識別情報を付与するとともに、当該第２の識別情報と、当該文書群を構成する各文書の第１の識別情報を纏めたリスト情報と、当該文書群における各文書の前記文書廃棄証明情報とを、互いに関連付けて記憶する廃棄情報管理手段と、前記第２の識別情報を受け付けた場合、前記廃棄情報管理手段によって当該第２の識別情報と関連付けられて記憶されているリスト情報に基づいて、前記廃棄情報取得手段により取得された文書廃棄証明情報を所定の書式で可視画像化して廃棄証明リストとして出力する廃棄証明出力手段とを備えることを特徴とする廃棄証明出力装置である。
請求項２に係る発明は、前記廃棄証明出力手段が、出力した廃棄証明リストの中から廃棄証明書の出力を希望する文書が指定されて廃棄証明書の出力が要求された場合、廃棄証明書の出力が要求された文書の文書廃棄証明情報に基づいて廃棄証明書を生成して出力する請求項１記載の廃棄証明出力装置である。
請求項３に係る発明は、前記廃棄証明出力手段が、前記廃棄証明の出力を記録用紙上への印刷によって行うことを特徴とする請求項２記載の廃棄証明出力装置である。
請求項４に係る発明は、各文書を特定するための第１の識別情報が付与された文書を生成する文書生成装置におけるコンピュータとしての機能、前記文書を廃棄する文書廃棄装置におけるコンピュータとしての機能、または、これらに接続するサーバ装置におけるコンピュータとしての機能のいずれかを、前記文書廃棄装置から前記第１の識別情報とともに、当該第１の識別情報が付与された文書が廃棄されたことを証明する文書廃棄証明情報を取得する廃棄情報取得手段と、一連の処理により廃棄された複数の文書の文書廃棄証明情報が取得されると、複数の文書から構成される文書群を一連の処理により廃棄処理する単位である処理単位毎に第２の識別情報を付与するとともに、当該第２の識別情報と、当該文書群を構成する各文書の第１の識別情報を纏めたリスト情報と、当該文書群における各文書の前記文書廃棄証明情報とを、互いに関連付けて記憶する廃棄情報管理手段と、前記第２の識別情報を受け付けた場合、当該第２の識別情報と関連付けられて記憶されているリスト情報に基づいて、取得された文書廃棄証明情報を所定の書式で可視画像化して廃棄証明リストとして出力する廃棄証明出力手段として機能させることを特徴とする廃棄証明出力プログラムである。

請求項１、４に係る発明では、文書廃棄装置が文書を廃棄すると、その文書が廃棄されたことを証明する廃棄証明情報を廃棄情報取得手段が取得し、その情報を廃棄証明出力手段が印刷出力や画像表示等によって可視画像化して廃棄証明として出力するので、廃棄の処理単位となる文書群およびその文書群における各文書を特定することができ、例えば大量の文書からなる文書群を一括して廃棄したり、その廃棄を別企業や別組織等に依頼する場合であっても、出力された廃棄証明を参照することで、その廃棄内容を容易に把握することが可能となり、結果として廃棄を依頼する者やこれに準ずる者等といったユーザにとっての利便性が非常に優れたものとなる。
請求項２に係る発明では、文書群で一括したリスト形式での廃棄証明の出力と、文書毎に個別形式での廃棄証明の出力との、いずれにも対応することができる。
請求項３に係る発明では、廃棄証明を印刷出力することで、当該廃棄証明のいわゆるオフライン配布が実現可能となるので、例えば文書廃棄の依頼側と処理側とが別個のものであっても、その廃棄処理側が様々なユーザによる依頼受け付けおよび当該ユーザへの廃棄証明書の配布を行えるようになり、結果としてシステムとしての汎用性向上が図れるようになる。

以下、本発明に係る廃棄証明出力装置および廃棄証明出力プログラムについて説明する。

はじめに、本発明に係る廃棄証明出力装置および廃棄証明出力プログラムの説明に先立ち、当該廃棄証明出力装置および廃棄証明出力プログラムを含んで構成される文書廃棄証明システムの全体について説明する。

図１は、文書廃棄証明システムの一構成例を示す説明図である。図例の文書廃棄証明システムは、文書生成装置１と、文書廃棄装置２と、サーバ装置３と、これらを接続する通信回線４と、を備えて構成されている。

文書生成装置１は、例えば複写機、プリンタ装置、これらの機能を統合した複合機等からなるもので、文書データを印刷出力することで文書の生成を行うものである。なお、文書生成装置１では、文書を生成する機能の他に、生成した文書にシステム内で一意の文書ＩＤを付与する機能と、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）等の組み合わせからなるコンピュータとしての機能と、を備えているものとする。

一方、文書廃棄装置２は、例えばシュレッダ装置からなるもので、再現不可能な状態にまで文書の裁断を行うことで文書の廃棄を行うものである。なお、文書廃棄装置２は、文書を廃棄する機能の他に、廃棄対象となる文書からの画像読み取りを行う機能と、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等の組み合わせからなるコンピュータとしての機能と、を備えているものとする。

これら文書生成装置１および文書廃棄装置２は、それぞれが、当該装置の身分、すなわち当該装置であることを証明するために、信頼のある認証局によって発行されたデジタル証明書を予め保持している。デジタル証明書の仕様は、例えばＩＴＵ（International Telecommunication Union）−ＴのＸ．５０９で規定されているものを用いることが考えられる。

また、文書生成装置１および文書廃棄装置２は、いずれも、当該装置のユーザについて、当該ユーザが本人であることを認証する機能を備えている。ユーザの本人認証は、当該ユーザが所有するＩＣカードやＵＳＢキー等を用いて行うことが考えられる。

さらに、文書生成装置１および文書廃棄装置２は、いずれも、時刻情報を外部のタイムスタンプサーバから通信回線４を介して取得する機能を備えているものとする。タイムスタンプサーバについては、公知のモノであるため、ここではその説明を省略する。なお、タイムスタンプサーバからの時刻情報の取得が行えない場合のために、自装置内に計時機能を備えていてもよい。

このような文書生成装置１および文書廃棄装置２のそれぞれと接続するサーバ装置３は、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等の組み合わせからなるコンピュータとしての機能を備えたもの、すなわち情報処理や情報記憶等を行うコンピュータ装置からなるもので、主にシステム内における文書管理を行うために配設されたものである。そのために、サーバ装置３では、詳細を後述する各種情報の記憶蓄積およびその管理を行う機能を有している。

なお、サーバ装置３は、必ずしも必須の構成ではない。すなわち、例えば文書生成装置１または文書廃棄装置２の少なくとも一方がサーバ装置３としての機能を備えていれば、システム内にサーバ装置３が設けられていなくても構わない。

文書生成装置１、文書廃棄装置２およびサーバ装置３の間を接続する通信回線４は、それぞれの間での各種情報の授受を可能にするものであれば、有線または無線を問わず、さらには公衆回線網等を利用した広域ネットワークを構築するものであっても、あるいはローカルエリアネットワークを構築するものであっても構わない。ただし、通信回線４上は、通信する情報の漏洩を防止するために、ＳＳＬ（Secure Socket Layer）で暗号化されていることが望ましい。

次に、以上のような構成の文書廃棄証明システムにおける基本的な処理動作例について説明する。

先ず、文書廃棄装置２の側で、文書を廃棄する際の処理動作例を説明する。文書廃棄装置２は、文書生成装置１で生成された文書を廃棄の対象とする。ただし、その文書には、文書生成装置１での生成の際に、システム内で一意の文書ＩＤが付与されているとともに、その文書ＩＤがＱＲコード（登録商標）等の二次元コードによって文書中に埋め込まれているものとする。なお、文書ＩＤの生成および埋め込みは、公知技術を利用して行えばよい。また、文書ＩＤは、二次元コードではなく、他の情報（例えばテキスト情報）によって埋め込まれていてもよく、ＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）等のＩＣタグを利用して埋め込まれていてもよい。

また、文書廃棄装置２が廃棄の対象とする文書については、その文書の廃棄条件についての情報、すなわち文書の廃棄可否を特定する情報（例えば、文書の有効期限情報）が、その文書の文書ＩＤと対応付けられて、サーバ装置３にて記憶管理されているものとする。

図２は、文書廃棄装置２の側での文書廃棄の際の処理動作例を示すフローチャートである。図例のように、文書廃棄の際には、文書廃棄装置２において、ユーザが自身のデジタル証明書を格納したＩＣカードまたはＵＳＢキーを用いてユーザ認証を行う（ステップ１０１、以下ステップを「Ｓ」と略す）。ここで、ユーザの認証情報は、ローカルで管理してもいいし、ＬＤＡＰ（Lightweight Directory Access Protocol）サーバにユーザ情報を問い合わせて認証してもよい。

このユーザ認証の結果、ユーザが正しい者である場合に（Ｓ１０２）、廃棄対象となる文書のセットおよびスタートボタン押下がされると（Ｓ１０３）、文書廃棄装置２では、当該文書からの画像読み取りを行って、その文書に付加されている二次元コードを読み取る（Ｓ１０４）。その結果、正しく読み取りを行えれば（Ｓ１０５）、その読み取り結果に基づいて、これを廃棄対象となる文書についての文書ＩＤに変換する（Ｓ１０６）。このようにして、廃棄対象となる文書についての文書ＩＤを取得すると、文書廃棄装置２は、その文書ＩＤをキーにして、当該文書についての廃棄条件の問い合わせ、すなわち当該文書の廃棄可否についての問い合わせを、サーバ装置３に対して行う（Ｓ１０７）。この問い合わせに対しては、サーバ装置３が記憶管理する情報に基づいて、当該サーバ装置３から廃棄可否の回答が行われる。

その結果、回答が文書廃棄否であったり、あるいは何らかの理由で回答が得られなかった場合（例えば、通信エラー発生）には、文書の廃棄を行わないが、回答が文書廃棄可であれば（Ｓ１０８）、文書廃棄装置２では、セットされている廃棄対象文書を裁断して当該文書の廃棄を行うとともに（Ｓ１０９）、その文書廃棄処理の終了時についての時刻証明となるタイムスタンプ情報をタイムスタンプサーバから取得する（Ｓ１１０）。そして、タイムスタンプ情報の取得に成功したら（Ｓ１１１）、文書廃棄装置２が保持する当該文書廃棄装置２についてのデジタル証明書、処理開始時のユーザ認証によって得られたユーザの認証情報、および、文書廃棄終了時のタイムスタンプ情報を基にして、印刷出力した文書が確かに廃棄されていることを特定する情報である文書廃棄証明情報を生成するとともに（Ｓ１１２）、これをサーバ装置３へ送信する（Ｓ１１３）。

このようにして、文書廃棄装置２が文書廃棄証明情報を生成すれば、その文書廃棄証明情報に基づき、文書廃棄装置２が廃棄した文書について、「誰が」「いつ」「どこで」廃棄したものであるかを特定し得るようになる。しかも、その文書廃棄証明情報は、文書廃棄装置２によるユーザの認証情報、文書廃棄装置２が保持するデジタル証明書に関する情報および文書廃棄装置２が取得したタイムスタンプ情報を基にして生成されたもの、さらに具体的にはユーザ自身のデジタル証明書によって証明されるユーザＩＤ、文書廃棄装置２のデジタル証明書によって証明されるマシンＩＤ、タイムスタンプサーバによって証明されるタイムスタンプ情報等のデジタル証明情報を含むものなので、非常に信頼性の高いものとなる。なお、文書廃棄証明情報は、ユーザのデジタル証明書や文書廃棄装置２のデジタル証明書等の秘密鍵で署名したり、公開鍵で暗号化することで、改竄や情報漏洩等を防止することも可能である。

続いて、サーバ装置３の側での処理動作例を説明する。図３は、サーバ装置３での処理動作を示すフローチャートである。図例のように、サーバ装置３では、通信回線４を通じて当該サーバ装置３宛に送信されてくるコマンドの有無を常時監視している（Ｓ２０１）。そして、コマンドを受信すると、先ず、そのコマンドの種類を認識する（Ｓ２０２）。種類認識は、コマンドに含まれる属性情報に基づいて行うことが考えられる。

受信したコマンドが、文書廃棄装置２から送信されたもので、当該文書廃棄装置２が廃棄対象とする文書についての廃棄条件を要求するコマンド、すなわち当該文書廃棄装置２からの文書廃棄可否の問い合わせに相当するものであれば、サーバ装置３は、そのコマンドによって特定される文書ＩＤ（廃棄対象文書の文書ＩＤ）を認識して、当該文書ＩＤに係る廃棄条件についての情報を読み出して取得し（Ｓ２０３）、その取得結果を文書廃棄可否の問い合わせに対する回答として文書廃棄装置２へ返信する（Ｓ２０４）。

また、受信したコマンドが、文書廃棄装置２から送信されたもので、当該文書廃棄装置２が生成した文書廃棄証明情報のテーブル格納を要求するコマンドであれば、サーバ装置３は、そのコマンドに続けて当該文書廃棄証明情報を受信して、その受信した文書廃棄証明情報の記憶保持を行うとともに（Ｓ２０５）、当該文書ＩＤについての文書ステータスを「廃棄済」に設定する（Ｓ２０６）。

これらの処理により、サーバ装置３では、文書廃棄装置２が廃棄した文書について、「誰が」「いつ」「どこで」廃棄したものであるかを特定し得るとともに、その文書が廃棄済の状態であることを特定し得るようになる。

すなわち、サーバ装置３は、文書廃棄装置２が廃棄した文書について、その廃棄を証明する各種の属性に関する情報を記憶管理することになる。図４は、サーバ装置３が記憶管理する情報で、廃棄を証明する属性に関する情報の例を示す説明図である。なお、図例で属性として挙げた各項目は一具体例に過ぎず、これに限定されるものではない。

次に、以上のような文書廃棄証明システムにて用いられる廃棄証明出力装置について説明する。ここでは、サーバ装置３が廃棄証明出力装置としての機能を備えている場合を例に挙げて説明する。

図５は、本発明に係る廃棄証明出力装置の機能構成例を示すブロック図である。図例のように、廃棄証明出力装置１０は、廃棄情報取得手段１１と、廃棄情報管理手段１２と、廃棄証明出力手段１３としての機能を備えている。

廃棄情報取得手段１１は、文書廃棄装置２での文書廃棄に関する情報を取得するものである。文書廃棄に関する情報としては、上述した文書廃棄証明情報、すなわち廃棄を証明する属性に関する情報が挙げられる（図４参照）。

廃棄情報管理手段１２は、廃棄情報取得手段１１が文書廃棄に関する情報を取得すると、当該情報をその記憶保持によって管理するものである。ただし、文書廃棄装置２での文書廃棄は、必ずしも文書毎に行われるとは限らず、近年では大量の文書からなる文書群を一括して廃棄する場合も多い。すなわち、廃棄情報取得手段１１が、文書群を構成する複数の文書のそれぞれについて、一度に情報取得を行うこともあり得る。このことから、廃棄情報管理手段１２では、廃棄情報取得手段１１が文書廃棄に関する情報を取得すると、当該文書廃棄の処理単位別に、当該処理単位を他の処理単位と識別する識別情報を付与するようになっている。以下、この識別情報を「廃棄証明ＩＤ」という。廃棄証明ＩＤは、識別情報として機能するものであればよく、その形式や生成手法等が特に限定されるものではない。そして、廃棄証明ＩＤを付与すると、廃棄情報管理手段１２では、その廃棄証明ＩＤによって特定される処理単位を構成する文書群についてのリスト情報と、当該文書群における各文書についての個別情報とを、互いに関連付けて記憶保持するようになっている。リスト情報は、文書群における各文書の文書ＩＤを特定する情報である。また、個別情報は、各文書別の文書廃棄証明情報である。これらリスト情報および個別情報についての記憶管理についても、その手法等が特に限定されることはなく、例えばテーブル形式で行うことが考えられる。

廃棄証明出力手段１３は、廃棄情報取得手段１１が取得した情報で、廃棄情報管理手段１２が記憶管理している情報を、所定の書式で可視画像化して廃棄証明として出力するものである。すなわち、廃棄情報管理手段１２が記憶管理しているリスト情報および個別情報に基づき、予め設定されている雛形（画像データやフォントデータ等）を用いつつ、廃棄証明（具体的には、後述する廃棄証明リストまたは廃棄証明書）として出力し得るデータを生成し、その生成した出力データを例えば文書生成装置１へ通信回線４を介して出力するようになっている。なお、生成する出力データは、文書生成装置１での記録用紙上への印刷出力に適した画像データとすることが考えられるが、そのデータ形式については特に限定されるものではない。また、出力データの出力先は、文書生成装置１ではなく、通信回線４上に存在する他の装置、サーバ装置３自身のユーザインタフェース部、サーバ装置３と直接ローカルに接続するプリンタ装置等であってもよい。

以上のような廃棄証明出力装置１０を構成する各手段１１〜１３は、サーバ装置３におけるコンピュータとしての機能が、所定プログラムを実行することによって実現されるものである。その場合に、当該所定プログラムは、サーバ装置３内へのインストールに先立ち、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体に格納されて提供されるものであっても、または有線若しくは無線による通信手段を介して配信されるものであってもよい。つまり、上述した機能構成の廃棄証明出力装置１０は、サーバ装置３にインストール可能な文書裁断プログラムによっても実現することが可能である。

また、これらの各手段１１〜１３は、必ずしもその全てがサーバ装置３内に配されている必要はなく、システム内の各装置１〜３に分散して配されていてもよい。つまり、上述した構成の廃棄証明出力装置１０は、文書生成装置１または文書廃棄装置２に搭載されたり、または文書生成装置１、文書廃棄装置２、サーバ装置３のそれぞれに分散して配されていても構わない。

次に、以上のように構成された文書廃棄証明装置１０における処理動作例について説明する。

先ず、文書廃棄装置２での文書廃棄に応じた文書廃棄証明装置１０の処理動作を説明する。図６は、本発明に係る文書廃棄証明装置１０における処理動作例で、文書廃棄の際の処理動作例を示すフローチャートである。

図例のように、文書廃棄の際は、文書廃棄装置２は、当該文書廃棄装置２にセットされた原稿の枚数分だけ、上述した一連の文書廃棄処理（図２参照）を繰り返して行う（Ｓ３０１）。このとき、廃棄対象が複数枚の場合には、文書廃棄装置２が備えるＡＤＦ（Automatic Document Feeder）を利用して、当該複数枚の原稿の自動送りを行うことが考えられる。そして、セットされた全ての原稿についての廃棄処理が完了したら（Ｓ３０２）、文書廃棄装置２は、文書廃棄証明装置１０としての機能を備えたサーバ装置３に対して、廃棄処理が完了下旨の通知である廃棄完了通知を送信する（Ｓ３０３）。なお、この廃棄完了通知には、文書廃棄装置２が生成した文書廃棄証明情報が含まれているものとする。

その一方で、文書廃棄証明装置１０としてのサーバ装置３では、当該サーバ装置３宛に送信されてくるコマンドの有無を監視しており（Ｓ３０４）、受信したコマンドの種類が文書廃棄装置２からの廃棄完了通知であれば（Ｓ３０５）、当該廃棄完了通知を受信して（Ｓ３０６）、その受信した廃棄完了通知に含まれる文書廃棄証明情報の記憶保持を行う。また、サーバ装置３は、廃棄完了通知を受信すると、これに応じて廃棄証明ＩＤの発行を行う（Ｓ３０７）。この廃棄証明ＩＤには、一連の処理で廃棄した全ての文書の文書ＩＤが紐付けられているものとする。そして、サーバ装置３は、発行した廃棄証明ＩＤを、廃棄完了通知の送信元である文書廃棄装置２へ送信する（Ｓ３０８）。このとき、廃棄証明ＩＤは、廃棄処理の依頼したユーザのメールアドレスが登録されていれば、そのメールアドレス宛にメール送信することも考えられる。

このようにして、サーバ装置３から送信されてくる廃棄証明ＩＤを受信すると（Ｓ３０９）、文書廃棄装置２は、受信した廃棄証明ＩＤを、当該文書廃棄装置２が備えるユーザインタフェース部（オペレーションパネル等）に表示出力する（Ｓ３１０）。

続いて、廃棄証明書を出力する際の文書廃棄証明装置１０の処理動作を説明する。ここでは、文書生成装置１での出力を行う場合を例に挙げて説明する。

図７は、本発明に係る文書廃棄証明装置１０における処理動作例で、廃棄証明書出力の際の処理動作例を示すフローチャートである。図例のように、文書生成装置１にて廃棄証明書の出力を行う際には、先ず、その文書生成装置１において、廃棄証明書を所望するユーザが自身のデジタル証明書を格納したＩＣカードまたはＵＳＢキーを用いてユーザ認証を行う（Ｓ４０１）。ここで、ユーザの認証情報は、ローカルで管理してもいいし、ＬＤＡＰサーバにユーザ情報を問い合わせて認証してもよい。このユーザ認証の結果、ユーザが正しい者である場合に（Ｓ４０２）、文書生成装置１が備えるユーザインタフェース部（オペレーションパネル等）における廃棄証明ボタン（モード切り換えボタン）が押下されると（Ｓ４０３）、文書生成装置１は、廃棄証明を出力するモードへの切り換えを行う。

そして、廃棄証明書の出力モード時に、ユーザインタフェース部における廃棄証明リストボタン（リスト出力の要求ボタン）が押下され（Ｓ４０４）、さらに廃棄証明ＩＤ（ユーザに通知されたもの）が入力されると（Ｓ４０５）、文書生成装置１は、入力された廃棄証明ＩＤを、ユーザ認証を経て取得したユーザＩＤと併せて、文書廃棄証明装置１０としての機能を備えたサーバ装置３へ送信する（Ｓ４０６）。

その一方で、文書廃棄証明装置１０としてのサーバ装置３では、当該サーバ装置３宛に送信されてくるコマンドの有無を監視しており（Ｓ４０７）、受信したコマンドの種類が文書廃棄装置２からの廃棄証明ＩＤの送信通知であれば（Ｓ４０８）、その受信、すなわち文書生成装置１から送信される廃棄証明ＩＤおよびユーザＩＤの受信を行う（Ｓ４０９）。そして、廃棄証明ＩＤを受信すると、サーバ装置３は、その廃棄証明ＩＤに対応するリスト情報に基づき、当該廃棄証明ＩＤと紐付けて管理している文書ＩＤを抽出して、廃棄証明リストの生成を行う（Ｓ４１０）。廃棄証明リストとは、文書廃棄装置２での文書廃棄に関する情報の一つであり、具体的には抽出した文書を一覧形式で纏めたものである。このような廃棄証明リストを生成すると、サーバ装置３は、これを廃棄証明ＩＤの送信元である文書生成装置１に送信する（Ｓ４１１）。このとき、サーバ装置３は、廃棄証明リストの送信を、文書生成装置１で可視画像として出力し得る形式のデータで行う。つまり、サーバ装置３は、予め設定されている雛形（画像データやフォントデータ等）を用いつつ、所定の書式で可視画像化した廃棄証明の一つとして、廃棄証明リストを文書生成装置１へ出力するのである。

このようにして、サーバ装置３から送信されてくる廃棄証明リストを受信すると（Ｓ４１２）、文書生成装置１は、受信した廃棄証明リストを、ユーザインタフェース部（オペレーションパネル等）を用いて表示出力する（Ｓ４１３）。なお、廃棄証明リストの表示出力は、そのリストを構成する文書毎にチェックボックスを付与して行うことが考えられる。

ここで、表示出力された廃棄証明リストを参照したユーザにより、そのリストの中から所望する文書（廃棄証明書の出力を希望する文書）が指定され、さらにユーザインタフェース部における出力ボタン（証明書出力の要求ボタン）が押下されると（Ｓ４１４）、文書生成装置１は、指定された廃棄証明書の取得要求を、文書廃棄証明装置１０としてのサーバ装置３へ送信する（Ｓ４１５）。

文書生成装置１から送信されてくる廃棄証明書の取得要求を受信すると（Ｓ４１６）、サーバ装置３は、当該要求によって文書ＩＤが特定される文書について、その廃棄を証明する各種の属性に関する情報に基づき（図４参照）、廃棄証明書の生成を行う（Ｓ４１７）。廃棄証明書とは、文書廃棄装置２での文書廃棄に関する情報の一つであり、具体的には当該文書廃棄の事実を特定するための情報（廃棄日時や廃棄装置に関する情報等）を列挙したものである。このような廃棄証明書を生成すると、サーバ装置３は、これを廃棄証明書取得要求の送信元である文書生成装置１に送信する（Ｓ４１８）。このとき、サーバ装置３は、廃棄証明書の送信を、文書生成装置１で可視画像として出力し得る形式のデータで行う。つまり、サーバ装置３は、予め設定されている雛形（画像データやフォントデータ等）を用いつつ、所定の書式で可視画像化した廃棄証明の一つとして、廃棄証明書を文書生成装置１へ出力するのである。

このようにして、サーバ装置３から送信されてくる廃棄証明書を受信すると（Ｓ４１９）、文書生成装置１は、受信した廃棄証明書の印刷出力を行う（Ｓ４２０）。

続いて、以上のような一連の処理動作にて出力される廃棄証明について具体例を挙げて説明する。図８は廃棄証明リストの一具体例を示す説明図であり、図９は廃棄証明書の一具体例を示す説明図である。

図８に示すように、廃棄証明リストは、一度の処理単位で廃棄した文書群を構成する各文書を一覧形式で纏めたものである。このような廃棄証明リストは、上述したようにユーザインタフェース部（オペレーションパネル等）等で表示出力するのではなく、記録用紙上に印刷出力しても構わない。その場合には、ユーザが廃棄証明リストのチェックボックスにマークを記入し、そのマーク記入済みの廃棄証明リストについて文書生成装置１のスキャン機能を用いて読み取り、その読み取り結果から特定可能な廃棄証明書の情報要求をサーバ装置３へ送信すれば、上述した表示出力の場合と同様の処理動作を行うことができる。

また、廃棄証明リストを表示出力する場合であれば、そのリストを構成する文書毎にチェックボックスを付与して当該表示出力を行うのではなく、いわゆるハイパーリンクを用いて、ユーザが所望する廃棄証明書の特定を行うようにすることも考えられる。なお、ハイパーリンクの形成については、公知技術を利用すればよいため、ここではその説明を省く。

さらに、廃棄証明リストを表示出力する場合には、当該廃棄証明リストを必要最小限の情報で構成するとともに、オペレーションパネル上に詳細情報取得ボタンを設けておき、その詳細情報取得ボタンの押下があると、サーバ装置３に廃棄証明の詳細情報を問い合わせて表示出力を切り換えるようにすることも考えられる。このようにすれば、廃棄証明リストの情報削減が実現可能となるとともに、その場合であってもユーザがで構成する詳細内容を確認してから廃棄証明書の発行を依頼する文書の特定を行い得るようになる。

また、図９に示すように、廃棄証明書は、文書廃棄の事実を特定するための情報（文書名、廃棄日時等）を列挙したものである。ただし、廃棄証明書に列挙される情報項目は、その書式（雛形）が予め定められていれば、特に限定されるものではなく、適宜設定して構わない。例えば、廃棄情報管理手段１２としての機能が保持管理する情報に、文書廃棄装置２が廃棄した文書の内容を特定するイメージデータが含まれていれば、図９（ｂ）に示すように、そのイメージを廃棄証明書上に出力することが考えられる。その場合に、文書が複数ページから構成されていれば、各ページをサムネイル化して出力すればよい。

ただし、廃棄証明書は、記録用紙上に印刷出力するのではなく、文書生成装置１またはこれに接続する装置が、電子文書として受け取って利用するものであってもよい。その場合には、公知技術である電子署名等どを付加して、改竄検証ができるようにすることも考えられる。すなわち、廃棄証明書の出力形態は、特に限定されるものではなく、これを利用する側の状況に応じて設定されたものであればよい。

以上のような廃棄証明リストおよび廃棄証明書の出力を行い得ることで、本実施形態で説明した文書廃棄証明システムでは、文書廃棄装置２が文書を廃棄すると、その文書廃棄に関する廃棄証明リストまたは廃棄証明書が印刷出力や画像表示等によって可視画像化あれ出力されるので、例えば大量の文書からなる文書群を一括して廃棄したり、その廃棄を別企業や別組織等に依頼する場合であっても、出力された廃棄証明リストまたは廃棄証明書を参照することで、その廃棄の内容を容易に把握することが可能となる。

なお、本実施形態では、本発明の好適な実施具体例について説明したが、本発明はその内容に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で適宜変更することが可能である。例えば、本実施形態では、一度に一括処理される廃棄処理を一つの処理単位として廃棄証明ＩＤを発行する場合を例に挙げたが、廃棄証明ＩＤは、文書作成者や会社名等といった廃棄証明属性の単位で発行してもよい。また、本実施形態では、ユーザが文書生成装置を用いて廃棄照明の出力を依頼する場合を例に挙げたが、通信回線４上に存在するコンピュータ装置から文書廃棄証明装置１０にアクセスして、廃棄証明ＩＤを入力し、廃棄証明リストを取得したり、画像形成装置に廃棄証明書の出力を依頼するように構成することも考えられる。

文書廃棄証明システムの一構成例を示す説明図である。 図１の文書廃棄証明システムにおける文書廃棄装置側での文書廃棄の際の処理動作例を示すフローチャートである。 図１の文書廃棄証明システムにおけるサーバ装置での処理動作を示すフローチャートである。 図１の文書廃棄証明システムにおけるサーバ装置が記憶管理する情報で、廃棄を証明する属性に関する情報の例を示す説明図である。 本発明に係る廃棄証明出力装置の機能構成例を示すブロック図である。 本発明に係る廃棄証明出力装置における処理動作例で、文書廃棄の際の処理動作例を示すフローチャートである。 本発明に係る文書廃棄証明装置における処理動作例で、廃棄証明書出力の際の処理動作例を示すフローチャートである。 廃棄証明リストの一具体例を示す説明図である。 廃棄証明書の一具体例を示す説明図である。

符号の説明

１…文書生成装置、２…文書廃棄装置、３…サーバ装置、４…通信回線、１０…廃棄証明出力装置、１１…廃棄情報取得手段、１２…廃棄情報管理手段、１３…廃棄証明出力手段

Claims (4)

1. 各文書を特定するための第１の識別情報が付与された文書を生成する文書生成装置、前記文書を廃棄する文書廃棄装置またはこれらに接続するサーバ装置のいずれかに搭載されて用いられる廃棄証明出力装置であって、
   前記文書廃棄装置から前記第１の識別情報とともに、当該第１の識別情報が付与された文書が廃棄されたことを証明する文書廃棄証明情報を取得する廃棄情報取得手段と、
   前記廃棄情報取得手段によって一連の処理により廃棄された複数の文書の文書廃棄証明情報が取得されると、複数の文書から構成される文書群を一連の処理により廃棄処理する単位である処理単位毎に第２の識別情報を付与するとともに、当該第２の識別情報と、当該文書群を構成する各文書の第１の識別情報を纏めたリスト情報と、当該文書群における各文書の前記文書廃棄証明情報とを、互いに関連付けて記憶する廃棄情報管理手段と、
   前記第２の識別情報を受け付けた場合、前記廃棄情報管理手段によって当該第２の識別情報と関連付けられて記憶されているリスト情報に基づいて、前記廃棄情報取得手段により取得された文書廃棄証明情報を所定の書式で可視画像化して廃棄証明リストとして出力する廃棄証明出力手段と
   を備えることを特徴とする廃棄証明出力装置。
2. 前記廃棄証明出力手段は、出力した廃棄証明リストの中から廃棄証明書の出力を希望する文書が指定されて廃棄証明書の出力が要求された場合、廃棄証明書の出力が要求された文書の文書廃棄証明情報に基づいて廃棄証明書を生成して出力する請求項１記載の廃棄証明出力装置。
3. 前記廃棄証明出力手段は、前記廃棄証明の出力を記録用紙上への印刷によって行うことを特徴とする請求項２記載の廃棄証明出力装置。
4. 各文書を特定するための第１の識別情報が付与された文書を生成する文書生成装置におけるコンピュータとしての機能、前記文書を廃棄する文書廃棄装置におけるコンピュータとしての機能、または、これらに接続するサーバ装置におけるコンピュータとしての機能のいずれかを、
   前記文書廃棄装置から前記第１の識別情報とともに、当該第１の識別情報が付与された文書が廃棄されたことを証明する文書廃棄証明情報を取得する廃棄情報取得手段と、
   一連の処理により廃棄された複数の文書の文書廃棄証明情報が取得されると、複数の文書から構成される文書群を一連の処理により廃棄処理する単位である処理単位毎に第２の識別情報を付与するとともに、当該第２の識別情報と、当該文書群を構成する各文書の第１の識別情報を纏めたリスト情報と、当該文書群における各文書の前記文書廃棄証明情報とを、互いに関連付けて記憶する廃棄情報管理手段と、
   前記第２の識別情報を受け付けた場合、当該第２の識別情報と関連付けられて記憶されているリスト情報に基づいて、取得された文書廃棄証明情報を所定の書式で可視画像化して廃棄証明リストとして出力する廃棄証明出力手段
   として機能させることを特徴とする廃棄証明出力プログラム。

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