JP4613196B2

JP4613196B2 - 監査用証跡情報取得システム及び監査用証跡情報取得方法

Info

Publication number: JP4613196B2
Application number: JP2007242943A
Authority: JP
Inventors: 知彦衛藤
Original assignee: 株式会社日立情報システムズ
Priority date: 2007-09-19
Filing date: 2007-09-19
Publication date: 2011-01-12
Anticipated expiration: 2027-09-19
Also published as: JP2009075768A

Description

本発明は、企業等における社内監査等に使用する証跡情報をコンピュータシステム内で容易に取得することができる監査用証跡情報取得システム及び証跡情報取得方法に関する。

一般に社内監査とは、企業の経営目標の効率的な達成に貢献するため、企業の内部統制が適切に運用されているかを評価し、改善を促す業務であり、内部統制とは、投資者に対して企業が証券取引上のディスクロージャーの信頼性を確保するため、(1)業務の有効性及び効率性、(2)財務報告の信頼性、(3)事業活動に係わる法令等の遵守、(4)資産の保全を行うことである。これら企業活動の内部統制を行うためには、ＩＴ（情報技術）を利用して企業活動の証跡情報を収集することが必要不可欠である。

従来技術による企業活動の証跡情報を収集する技術が記載された文献としては、例えば下記特許文献が挙げられ、特許文献１には、システム毎に取得した証跡情報を収集して一元管理を行う証跡情報管理技術が記載され、特許文献２には、システム毎に取得した証跡情報を関連づけて追跡を可能にする証跡情報追跡技術が記載され、特許文献３には、証跡レベルを設定して無駄な証跡情報を取得しないようにしたデータベース証跡情報取得管理技術が記載され、特許文献４には、証跡情報と監査データとを紐付け、監査効率を向上させる証跡追跡機能を備えた電子会計技術が記載されている。
特開２００７−２６２０７号公報特開２００７−４８２６６号公報特開２００６−４８５６２号公報特開２００６−２６８２２７号公報

前述した内部統制をコンピュータシステムで管理するためには、財務諸表に係る業務の承認などの証跡情報を記憶且つ管理する必要があり、その業務の多くはコンピュータ上の各アプリケーションプログラムで実施されており、前述した従来技術における証跡情報の取得技術では、企業には業務毎にアプリケーションプログラムが複数存在するため、各アプリケーションプログラム上で財務諸表に係る業務承認などの証跡情報を個別に取得し、且つ整合させる必要がある。尚、ここで言うアプリケーションプログラムとは、このアプリケーションプログラムを格納して実行するサーバとも言い換えることができる。

このため従来技術による証跡情報の取得技術は、業務毎に多数存在するアプリケーションが個々の証跡情報を取得して記憶しておき、この多数のアプリケーションプログラムの証跡情報を収集用のアプリケーションプログラム又は収集用サーバが収集しなければならないと言う不具合があった。

更に従来技術による証跡情報取得技術は、アプリケーションプログラムから個々に取得された証跡情報を全社の内部統制という観点で証跡保全を行うため、個々の業務毎のアプリケーションプログラムの監査も必要となり、この監査業務が煩雑かつ負荷が大きくなると言う不具合も招く。更に近年では、業務の細分化と細分化業務のアウトソース化などにより業務と業務の連携も複雑化しており、複数業務毎に取得されたアプリケーションプログラム上での証跡情報群を関連づけて保全する必要がある場合は、それら個々のアプケーションプログラムで取得した証跡情報を更に収集し、個々の証跡情報を関連付けて保全するための別な情報処理システムが必要となると言う不具合も招くものであった。

本発明の目的は、監査用の証跡情報を容易に取得することができる監査用証跡情報取得システム及び証跡情報取得方法を提供することである。

前記目的を達成するために本発明は、所定業務用のアプリケーションプログラムを実行する複数の業務サーバと、該複数の業務サーバに共通する共通業務用のアプリケーションプログラムを実行する複数の共通サーバと、前記業務サーバから受信した業務情報を共通サーバに転送すると共に共通サーバから受信した業務情報を業務サーバに転送する連携部とを備える監査用証跡情報取得システムであって、
前記業務サーバが、共通サーバに送信する業務情報が監査用の証跡を記録する業務のときに証跡ＩＤを前記業務情報に付加し、該証跡ＩＤを付加した業務情報を連携部に送信し、
前記連携部が、前記業務サーバ又は共通サーバから受信した業務情報を証跡情報として記録する連携情報テーブルを有し、前記受信した業務情報を、証跡情報として前記連携情報テーブルに記録することを第１の特徴とする。

また本発明は、前記第１の特徴による監査用証跡情報取得システムにおいて、前記連携部が、前記業務サーバ又は共通サーバから受信した業務情報に前記証跡ＩＤが含まれる業務情報のみを、証跡情報として前記連携情報テーブルに記録することを第２の特徴とする。

また本発明は、前記第１又は第２の特徴の監査用証跡情報取得システムにおいて、前記連携部が、複数の証跡ＩＤを登録した証跡ＩＤ関連テーブルを備え、前記証跡ＩＤ関連テーブルから複数の証跡ＩＤを取得し、該取得した複数の証跡ＩＤに対応した証跡情報を連携情報テーブルから取得することを第３の特徴とする。

また本発明は、前記第１から第３何れかの特徴の監査用証跡情報取得システムにおいて、前記連携部が、複数の業務サーバと共通サーバとの間に接続されたコンピュータ機器又はネットワーク機器であることを第４の特徴とする。

更に本発明は、所定業務用のアプリケーションプログラムを実行する複数の業務サーバと、該複数の業務サーバに共通する共通業務用のアプリケーションプログラムを実行する複数の共通サーバと、前記業務サーバから受信した業務情報を共通サーバに転送すると共に共通サーバから受信した業務情報を業務サーバに転送すると共に、前記業務サーバ又は共通サーバから受信した業務情報を証跡情報として記録する連携情報テーブルを有する連携部と、を備えるコンピュータシステムの監査用証跡情報取得方法であって、
前記業務サーバが、共通サーバに送信する業務情報が監査用の証跡を記録する業務のときに証跡ＩＤを前記業務情報に付加し、該証跡ＩＤを付加した業務情報を連携部に送信する証跡ＩＤ付加送信工程を実行し、
前記連携部が、前記業務サーバ又は共通サーバから受信した業務情報を証跡情報として記録する連携情報テーブルを有し、前記受信した業務情報を、証跡情報として前記連携情報テーブルに記録する証跡取得工程を実行することを第５の特徴とする。

また本発明は、前記第５の特徴の監査用証跡情報取得方法において、前記連携部が、前記業務サーバ又は共通サーバから受信した業務情報に前記証跡ＩＤが含まれる業務情報のみを、証跡情報として前記連携情報テーブルに記録することを第６の特徴とする。

また本発明は、前記第５又は第６の特徴の監査用証跡情報取得方法において、前記連携部に、複数の証跡ＩＤを登録した証跡ＩＤ関連テーブルを設け、前記証跡ＩＤ関連テーブルから複数の証跡ＩＤを取得し、該取得した複数の証跡ＩＤに対応した証跡情報を連携情報テーブルから取得する工程を実行することを第７の特徴とする。

また本発明は、第５から第７何れかの特徴の監査用証跡情報取得方法において、前記連携部が、複数の業務サーバと共通サーバとの間に接続されたコンピュータ機器又はネットワーク機器であることを第８の特徴とする。

本発明による監査用証跡情報取得システム及び証跡情報取得方法は、前記連携部が、業務サーバ又は共通サーバから受信した業務情報を証跡情報として記録する連携情報テーブルを有し、前記証跡ＩＤが含まれる業務情報を証跡情報として連携情報テーブルに記録することによって、(1)個々の業務アプリケーションプログラムでこれらの証跡を取得する必要が無く、(2)個々の業務アプリケーションプログラムに対する監査業務が煩雑かつ負荷が大きくなることもなく、更に(3)各アプリケーションプログラムから監査情報を集めてくる必要がない。

以下、本発明の一実施形態による監査用証跡情報取得システム及び証跡情報取得方法を内部統制用証跡情報の収集を例に挙げて図面を参照して詳細に説明する。図１は本実施形態による内部統制証跡情報取得方法を適用したコンピュータシステムの全体構成を示す図、図２は本実施形態による連携情報テーブルを説明するための図、図３は本実施形態による証跡ＩＤ関連テーブルを示す図、図４は内部統制証跡リストを示す図、図５は本実施形態による証跡情報取得方法の処理フローを示す図である。

［原理］
まず、本発明の原理について説明する。
本発明による証跡情報取得方法は、前述した課題を解決するために、監査に必要な財務諸表に係る業務承認などの証跡情報を、従来のように多数の業務アプリケーションプログラムから収集するのではなく、多数の業務アプリケーションプログラムにおいても共通業務がある事及び証跡情報を記録する必要がある業務には管理者による承認業務がある事に着目し、複数の業務アプリケーションプログラムに共通する業務を共通業務用アプリケーションプログラムとして共通化すると共に該共通業務用アプリケーションプログラムを経由する連携部を設け、該連携部が自己を経由する業務情報の内、監査に必要な業務情報を証跡情報として記録する方式を採用する。

即ち、本発明は、例えば、内部統制の実施に伴い、財務諸表に係る業務情報を業務アプリケーションプログラム個々で収集するのではなく、各業務アプリケーションプログラムにおける内部統制に係る業務を含む業務処理を共通モジュール化した内部統制共通アプリケーションプログラムとして各アプリケーションプログラムの外に独立させ、各業務アプリケーションプログラムが、その独立した内部統制共通アプリケーションプログラムを必要に応じて呼出す方式とする。

この共通業務アプリケーションプログラムは一つではなく、財務諸表毎に異なる場合や、全業務で一つにできない場合が一般的であり、取得すべき証跡情報が異なる複数の共通業務アプリケーションプログラムが存在することを前提とする。また、各業務アプリケーションプログラムは、その独立した内部統制共通アプリケーションプログラムを必要に応じて呼出す方式とし、内部統制の観点から、どの業務アプリケーションプログラムがどの共通アプリケーションプログラムと連携できるか、あるいは、どのような業務情報（審査承認を含む）をいつ誰がどのくらいやりとりしたかを管理し、記録することができる必要がある。

このように本発明においては、前述した業務アプリケーションプログラムと共通モジュール化した共通業務アプリケーションプログラムとの間の業務情報を中継するアプリケーション連携部を設け、各業務アプリケーションプログラムが、アプリケーション連携部を介して内部統制用に共通化した共通業務アプリケーションプログラムを必要に応じて呼出し、その際、呼出しに使用した業務情報中に「どのアプリケーションプログラムがどのアプリケーションプログラムと連携し、どのような業務情報（審査承認を含む）をいつ誰がどのくらいやりとりしたか」の情報があり、これを抽出して記録し、この記録した情報から、内部統制に必要な業務に関する証跡情報を抽出することにより、内部統制における財務諸表に係る業務の承認などの証跡を得ることができる。

このようにアプリケーション連携部を用いて証跡情報を取得乃至管理することにより、本発明は、(1)個々の業務アプリケーションプログラムでこれらの証跡を取得しなければならない課題や、(2)個々の業務アプリケーションプログラムに対する監査業務が煩雑かつ負荷が大きくなる課題を解決することが可能となり、さらに、(3)各アプリケーションプログラムから監査情報を集めてくる必要がない。

尚、これらの証跡情報は、内部統制共通アプリケーションプログラムでも取得可能であるが、内部統制共通アプリケーションプログラムが複数ある場合は、それらを集約管理し、保全するための別な情報処理システムが必要となり、その方式と比較すると、アプリケーション連携部で集約的に証跡が保全できる本方式の方がコスト、拡張性において好適である。

［構成］
［全体構成］
次に前述した原理に基づく証跡情報取得方法を適用したコンピュータシステムの一実施形態を説明する。このコンピュータシステムは、例えば複数の製品イ〜ハ毎の受注／納入／計上を個々の製品用のサーバに用意された業務アプリケーションプログラムによって管理を行うものであり、図１に示す如く、製品毎の受注から計上迄の業務を行うための製品用業務サーバ６０〜８０と、前記各製品用業務サーバ６０〜８０で行う共通業務毎の管理を行うための共通サーバ１０〜３０と、前記製品用業務サーバ６０〜８０群と共通サーバ１０〜３０群間にＬＡＮ等を介して位置し、製品用業務サーバ６０〜８０群が必要に応じて前記共通サーバ１０〜３０群との間で業務情報を送受信する機能と、その送受信を監視し、内部統制に必要な業務情報を証跡情報として収集する機能とを有するＡＰ（アプリケーション）連携部５０とから構成される。

前記製品用業務サーバ６０〜８０群は、例えば業務サーバ６０が、製品イの受注から計上迄の業務処理を行うためのＣＰＵ６１及び業務ＡＰを格納するＤＢ（データベース）６２とを備え、業務サーバ７０が、製品ロの受注から計上迄の業務処理を行うためのＣＰＵ７１及び業務ＡＰを格納するＤＢ（データベース）７２とを備え、業務サーバ８０が、製品ハの受注から計上迄の業務処理を行うためのＣＰＵ８１及び業務ＡＰを格納するＤＢ（データベース）８２とを備える。尚、各サーバ６０〜８０の構成は、基本的且つ最小限の構成を例示したものであって、実際にはメモリ／キーボード／各種インタフェース／表示部その他ハード及びＯＳ／アプリケーションプログラム等を含むものである。

この製品用業務サーバ６０〜８０は、製品の受注から計上等の各業務処理を遂行する際に複数の業務を行うものであって、例えば受注業務においては、顧客からの注文受け時の顧客名や納期等の注文受時情報を入力する「注文受処理工程」と、この受注製品の在庫を確認するための「在庫確認処理工程」と、当該受注の管理者（承認者）の承認を入力する「承認処理工程」と、該承認を受けた後に受注を登録する「受注登録処理工程」等の複数の処理工程とを順序正しく行う。特に本実施形態においては、前記「在庫確認処理工程」及び「受注登録処理工程」は、受注用共通サーバ１０をアクセスし、該受注用共通サーバ１０において前記「在庫確認処理工程」及び「受注登録処理工程」を行うように設定されている。尚、これら業務サーバ６０〜８０群には、操作を行う担当者ＴＡ〜ＴＣと業務の承認を行う承認者ＳＡ〜ＳＣのコンピュータが接続されており、各担当者から各種データが入力され、必要に応じて決定権限をもつ承認者からの承認情報が入力されるものとする。

［共通サーバ］
前記共通サーバ１０〜３０は、製品用業務サーバ６０〜８０に共通の業務、例えば受注登録、納入登録、計上登録、その他の共通の業務毎の処理を行うものであって、製品用業務サーバ同様にＣＰＵ６１／７１／８１とＤＢ６２／７２／８２その他とを備える。この共通サーバ１０〜３０で担当する共通業務は、本実施形態の特徴である内部統制用の証跡を残すためのものに限られるものではなく、証跡を残さない業務も含むものである。例えば受注用共通サーバ１０の場合、在庫管理機能や販売先が予め登録されている否かの顧客チェック業務その他業務も含み、計上用共通サーバ３０の場合は、売価算出用のレート換算業務その他を含むものである。また共通サーバ１０〜３０は、後述する製品用サーバ６０〜８０から受信した業務情報に対して所定の処理を行い、この結果を業務情報としてＡＰ連携部５０に返送する。

［製品用業務サーバ］
また製品用業務サーバ６０〜８０は、製品イ〜ハ毎の受注／納入／計上を個々の製品用のサーバに用意された業務アプリケーションプログラムによって管理し、管理下の製品毎の受注から計上迄の業務を行うためのものであって、該製品用業務サーバ６０〜８０から共通サーバ１０〜３０に送られる業務情報には、当該業務が発生した日時を示すタイムスタンプと、相手先である送信先ＡＰ（サーバ）名と、送信元である送信元ＡＰ（サーバ）名と、内部統制用の証跡情報であることを識別性をもって示す証跡ＩＤと、当該業務の担当者ＩＤと、承認が必要な業務処理の場合は承認者ＩＤと、当該取引製品の該当の顧客との取引を識別性をもって示す取引ＩＤと、業務内容の情報、例えば受注登録業務の際には「製品イの受注登録」等の業務内容情報とが含まれ、これらの業務情報は製品用業務サーバ６０〜８０のアプリケーションプログラムが操作者の入力又は業務処理内容に応じて設定するものとする。尚、前記取引ＩＤは、商品の取引毎に設定されるものである。

また本実施形態による製品用業務サーバ６０〜８０は、担当者から指示された業務が共通サーバ１０〜３０の担当する共通業務のとき、この業務に係る業務情報をＡＰ連携部５０を介して共通サーバ１０〜３０に選択的に送信する機能と、この送信する業務情報が内部統制用の証跡情報として記録する必要があると設定されている場合、業務情報に識別性を有する証跡ＩＤを付加して送信する証跡ＩＤ付加送信機能とを有する。尚、前述した共通業務か否かは共通業務テーブル等に予め定義されている。また各製品用業務サーバ６０〜８０が行う複数の業務工程毎に証跡ＩＤを付加して送信するか否かが予め管理者によって設定されているテーブルを前記証跡ＩＤ付加送信機能が参照して、証跡ＩＤを付加して送信するか、付加せずに送信するかを判断し、業務情報をＡＰ連携部５０に送る。この要否情報は証跡ＩＤ付加送信要否テーブルに定義されている。

［ＡＰ連携部］
前記ＡＰ連携部５０は、前記製品用業務サーバ６０〜８０に共通の業務処理を行う際にＬＡＮ等により自己を経由される業務情報を抽出し、該業務情報を内部統制用の証跡情報として抽出するか否かの判定及び抽出すると判定した際に業務情報を証跡情報として格納する証跡取得処理プログラム５５による処理を実行するＣＰＵ５１と、前記証跡として残す業務情報を証跡情報として連携情報テーブル５３に格納する証跡情報ＤＢ（データベース）５２とを備える。尚、このＡＰ連携部５０は、サーバの様なコンピュータ機器であっても良いし、ネットワーク機器であるルータや、ＮＡＳ（Network Attached Storage：ネットワークに直接接続して使用するファイルサーバ）等のＣＰＵ及び記憶手段を有する機器であれば良い。

前記連携情報テーブル５３は、図２に示す如く、証跡取得処理プログラム５５によりＡＰ連携部５０を経由する業務情報に前記証跡ＩＤが含まれる場合に抽出される業務情報を証跡情報として格納するものであって、例えば、当該業務が発生した日時を示すタイムスタンプ／送信先ＡＰ名／送信元ＡＰ名／証跡ＩＤ／担当者ＩＤ／承認が必要な業務処理の場合は承認者ＩＤ／取引ＩＤ／共通サーバからの業務情報に処理結果が含まれる場合はその処理結果情報／その他発注元や納期・数量等の業務情報を証跡情報として記録するものである。

［内部統制情報出力ＰＣ］
前記内部統制情報出力ＰＣ４０は、前記ＡＰ連携部５０の連携情報テーブル５３に格納した証跡情報中の任意の取引に関する証跡を抽出するための取引ＩＤ及び該取引ＩＤに対応した複数の証跡ＩＤを登録した証跡ＩＤ関連テーブル４２と、前記制御を行うＣＰＵ４１とを備える。この内部統制情報出力ＰＣ４０は、任意の取引に関する証跡情報を内部統制用に抽出するとき、任意の取引ＩＤに対応する複数の証跡ＩＤを証跡ＩＤ関連テーブル４２から取得し、該取得した複数の証跡ＩＤ及び取引ＩＤをキーとして前記連携情報テーブル５３から任意の取引の証跡情報を取得し、例えば時系列的にソートして図４に示す内部統制証跡リスト４３を記録媒体にデータ出力又は所定用紙に印字出力又は表示装置に画面表示するものである。この内部統制証跡リスト４３は、取引ＩＤ毎の取引の証跡情報を図に示す如く、受注−納入−計上の過程と、その承認者とをリスト形式で出力するものが望ましい。尚、この内部統制情報出力ＰＣ４０の証跡ＩＤ関連テーブル並びに処理機能は、ＡＰ連携部５０に内蔵しても良く、更に連携情報テーブル５３からの任意の取引の証跡情報取得には、証跡ＩＤのみをキーとして取得しても良い。

［動作］
次に本実施形態による内部統制用証跡情報取得方法を適用したコンピュータシステムの動作を、製品イ用の業務サーバ６０が、製品イの受注から製品納入登録までの動作を例に挙げ、図５を参照して説明する。

本実施形態によるコンピュータシステムは、まず担当者ＴＡが受注情報を業務サーバ６０に入力する。該業務サーバ６０は製品イの受注を受けつける受注受処理を実行するが、当該受注受処理業務が前述した共通サーバ１０〜３０に関与しない処理の場合、自己業務サーバ６０内にて当該受注受処理業務を完結する。

次いで担当者ＴＡからの操作指示により製品イの在庫確認処理を行うステップＳ０２が実行されたとき、業務サーバ６０は、当該在庫確認処理が共通サーバに関与するか否かを共通業務テーブルを参照して判定する共通業務処理と、共通サーバが関与する業務と判定したときに当該処理が証跡を残す業務か否かを証跡ＩＤ付加送信要否テーブルを参照して判定する証跡ＩＤ付与判定とを行い、共有サーバが関与し且つ証跡を残す業務と判定したとき、製品受注の業務情報（タイムスタンプ［2007/09/01-09:00:00］と送信先ＡＰ名１０と送信元ＡＰ名６０と担当者ＩＤ［ＴＡ］と取引ＩＤ［T03］と業務内容情報［製品イの受注情報］）をＡＰ連携部５０にＬＡＮ等のネットワークを介して送信する。

この業務情報を受信したＡＰ連携部５０は、受信した製品受注の業務情報内に証跡ＩＤが含まれるか否かを判定（この判定を証跡取得判定処理と呼ぶ）するステップＳ０３を実行し、本例の場合は証跡ＩＤが含まれない業務工程のため製品受注の業務情報を受注用共通サーバ１０に転送する。これを受けた受注用共通サーバ１０は、ステップＳ０４を実行し、製品イの在庫状況をＤＢ１２により確認し、その確認結果の業務情報をＡＰ連携部５０に返送する。これを受けたＡＰ連携部５０は、返送された業務情報に前記証跡ＩＤが含まれるか否かの判定を行う証跡取得判定処理をステップＳ０５により実行し、証跡ＩＤが含まれない場合は受注用共通サーバ１０から受信した業務情報を製品イ用業務サーバ６０に転送する。

次いで本実施形態によるコンピュータシステムは、製品イ用の業務サーバ６０に次の業務工程として承認者ＳＡの承認情報を入力するステップＳ０６を実行し、次の受注登録処理を行うステップＳ０７が前記共通業務判定により共通業務と判定され且つ証跡ＩＤ付与判定により証跡ＩＤを付与する判定処理を行うことによって、証跡ＩＤを付加した業務情報をＡＰ連携部５０に送信し、これを受けたＡＰ連携部５０が受信した業務情報に含まれる証跡ＩＤを検出する証跡取得判定処理をステップＳ０８により実行し、このステップＳ０８によって証跡ＩＤが含まれていると判定されることにより、ＡＰ連携部５０が受信した業務情報を証跡情報として抽出し、証跡情報ＤＢ５２の連携情報テーブル５３に格納する証跡取得処理をステップＳ０９として実行する。本願発明では、この連携情報テーブル５３に証跡情報を格納する処理を証跡取得処理と呼ぶ。

この証跡取得処理のステップＳ０９は、受信した業務情報（証跡ＩＤも含む）の全てを証跡情報として連携情報テーブル５３に格納する処理であって、例えば、タイムスタンプと送信先ＡＰ名１０と送信元ＡＰ名６０と証跡ＩＤ［IC01(受注)］と担当者ＩＤ［TA］と取引ＩＤ［T03］と業務内容情報［製品イの受注］と承認者ＩＤ［SA］とを連携情報テーブル５３に登録する。即ち、本実施形態による内部統制用の証跡情報取得方法は、ＡＰ連携部５０が自己を経由する業務情報中に証跡ＩＤが含まれるか否かを判定し、含まれると判定したとき、当該業務情報を証跡情報として証跡情報ＤＢ５２の連携情報テーブル５３に登録するように動作する。

次いで本システムは、ＡＰ連携部５０が前記受信した業務情報を指定された受注用共通サーバ１０に転送することにより、該受注用共通サーバ１０が承認者が正しい承認者か等の判定を行って受注を登録する受注登録処理をステップＳ１０により実行し、この実行した業務情報をＡＰ連携部５０に返送する。

これを受けたＡＰ連携部５０は、受信した業務情報中に証跡ＩＤが含まれるか否かをステップＳ１１の証跡取得判定処理により判定する。含まれると判定された場合、当該業務情報を新たに証跡情報として連携情報テーブル５３に登録する証跡取得処理をステップＳ１２として実行し、この後に業務情報を業務サーバ６０に転送する。次いで業務サーバ６０は、次の業務、例えば発注業務を行うステップＳ１３を実行する。

更に本実施形態は、業務が進み、例えば製品イ用業務サーバ６０が製品イの納入を工場に依頼する納入依頼処理をステップＳ１４により入力し、この納入依頼により製品が納入されたことの確認処理をステップＳ１５により実行した後、この納入登録の承認を承認者ＳＡにより得る承認処理をステップＳ１６により行い、次いで該承認処理を登録する納品登録処理をステップＳ１７により行う。このステップＳ１７は、当該納品登録処理が共通サーバに関与するか否かの共通業務判定を行う。さらにＳ１７では、共通業務と判定された場合に証跡ＩＤを付与するか否かの判定処理と、この業務情報をＡＰ連携サーバ５０に送信する処理とを行うように動作する。

このため本システムは、ステップＳ１７により業務サーバ６０が証跡ＩＤを付与した業務情報をＡＰ連携部５０に転送し、これを受けたＡＰ連携部５０が証跡取得判定処理を行うステップＳ１８により該業務情報に証跡ＩＤが含まれるか否かを判定する。含まれると判定された場合、当該業務情報を証跡情報として証跡情報ＤＢ５２の連携情報テーブル５３に登録する証跡取得処理をステップＳ１９により実行する。

この証跡取得処理のステップＳ１９により本システムは、製品納入に関する業務情報を証跡情報として連携情報テーブル５３に格納し、次いで業務情報を納入用共通サーバ２０に送信し、これを受けた納入用共通サーバ２０が納入登録処理をステップＳ２０により実行し、この処理による業務情報をＡＰ連携部５０に返送する。これを受けたＡＰ連携部５０は、ステップＳ２１により証跡取得判定処理を行い、証跡ＩＤが含まれていた場合、前記受信した業務情報を連携情報テーブル５３に格納する証跡取得処理をステップＳ２２により実行し、これ以降の業務処理を継続する様に動作する。尚、本実施形態においては製品イの業務サーバ６０のみの動作に起因する処理手順を説明したが、他の業務サーバ７０及び８０の業務に起因する処理並びに計上用共通サーバ３０に対する処理においても同様に動作する。

このように本実施形態による内部統制用証跡情報取得システムは、個々の製品用業務サーバ６０〜８０が行う複数の業務の内、各製品用業務サーバ６０〜８０に共通する受注登録他の共通業務を行う共通サーバ１０〜３０を設け、ＡＰ連携部５０が、前記製品用業務サーバ６０〜８０と共通サーバ１０〜３０間で転送される業務情報を監視し、該業務情報に証跡ＩＤが含まれるとき、この業務取引の業務情報を証跡情報として連携情報テーブル５３に格納することによって、内部統制に必要な証跡情報をＡＰ連携部５０に蓄積することができる。

次いで本システムは、内部統制のための証跡情報を監査等により必要としたとき、管理者が内部統制情報出力ＰＣ４０の所定のアプリケーションを用いて図３に示した取引ＩＤ毎の証跡ＩＤ関連テーブル４２を作成し、この証跡ＩＤ関連テーブル４２から取引ＩＤをキーとして該取引ＩＤに対応した複数の証跡ＩＤを取得し、この複数の証跡ＩＤをキーとしてＡＰ連携部５０の連携情報テーブル５３から任意の取引に対応した複数の証跡情報を取得し、この証跡情報を編集して図４に示した取引毎の内部統制証跡リスト４３を出力することによって、任意の取引毎の取引経過及び承認者を含む証跡情報のデータ出力又は画面出力等を行うことができる。

尚、証跡ＩＤ関連テーブル４２に登録する取引ＩＤに対する証跡ＩＤは、管理者が製品用業務サーバ６０〜８０から取得して入力設定しても良いし、製品用業務サーバ６０〜８０が取引ＩＤ毎に付与した証跡ＩＤのリストをデータとして出力し、このデータを内部統制情報出力ＰＣ４０に入力して設定しても良い。

また、前述した証跡情報は、内部統制に必要な情報であれば良く、例えば法令遵守用の外国為替令および輸出貿易管理令その他の関連法規を遵守しているか等を判定した結果及び承認者を証跡情報として蓄積しても良い。

この様に本実施形態によれば、各製品用業務サーバ６０〜８０に共通する業務を分担する共通サーバ１０〜３０と、前記製品用業務サーバ６０〜８０と共通サーバ１０〜３０間に配置され、製品用業務サーバ６０〜８０から受信した業務情報又は共通サーバ１０〜３０から受信した業務情報に証跡ＩＤが含まれるときに当該業務情報を証跡情報として連携情報テーブル５３に記録するＡＰ連携部５０を設け、該ＡＰ連携部５０が自己を経由する業務情報に証跡ＩＤが含まれるときに前記業務情報を証跡情報として連携情報テーブル５３に登録することによって、内部統制に必要な証跡情報をＡＰ連携部５０に蓄積することができる。

この様に構成された内部統制用証跡情報取得システムは、前記内部統制情報出力ＰＣ４０が、任意の取引ＩＤをキーとして証跡ＩＤ関連テーブルを検索し、該取引ＩＤに対応した証跡ＩＤを連携情報テーブル５３から取得し、図４に示す如き内部統制証跡リスト４３を出力することができる。従って本実施形態によれば、業務毎のアプリケーションプログラムによる証跡情報の収集を行うことなく且つ該業務毎のアプリケーションプログラムの監査並びに証跡情報間の関連を意識することなく、内部統制用の証跡情報を容易に取得することができる。

尚、前記実施形態による内部統制用の証跡情報取得システムは、製品毎の業務を担当する製品用業務サーバを用いる例を説明したが、本発明はこれに限られるものではなく、製品単位に限らず所定の業務が割り当てられた業務アプリケーションプログラムにて稼動する業務サーバを有するコンピュータシステムにおいても、複数の業務サーバに共通する業務を分担する共通サーバを設けたコンピュータシステムにおいても本発明を適用することができる。また前記実施形態においては、複数の業務サーバ及び共通サーバをハード的に別設する例を説明したが、本発明はこれに限られるものではなく、個別業務及び共通業務を担当するアプリケーションプログラムがソフト的に別に構成されていれば良く、このようなコンピュータシステムに対しても本発明を適用することができる。また前記実施形態においては内部統制用の証跡情報を取得する例を説明したが、本発明はこれに限られるものではなく、他の企業活動における内部監査を行うための証跡情報を収集するものにも適用することができる。

また、前記実施形態においてはＡＰ連携部５０が受信した業務情報に証跡ＩＤが含まれるか否かを判定する証跡取得判定処理を行う例を説明したが、本発明はこれに限られるものではない。例えば、ＡＰ連携部５０が、証跡ＩＤを含む業務情報のみを記録するのではなく、自己を経由する業務情報全てを記録することによっても証跡情報を蓄積することができる。

本発明の一実施形態による証跡情報取得方法を適用したコンピュータシステムの全体構成を示す図。本実施形態による連携情報テーブルを説明するための図。本実施形態により証跡ＩＤ関連テーブルを示す図。内部統制用の証跡リストを示す図。本実施形態による証跡情報取得方法の処理フローを示す図。

符号の説明

１０：受注用共通サーバ、２０：納入用共通サーバ、３０：計上用共通サーバ、４０：内部統制情報出力ＰＣ、４２：証跡ＩＤ関連テーブル、４３：内部統制証跡リスト、５０：アプリケーション連携部、５２：証跡情報データベース、５３：連携情報テーブル、５５：証跡取得処理プログラム、ＳＡ〜ＳＣ：承認者、ＴＡ〜ＴＣ：担当者。

Claims

所定業務用のアプリケーションプログラムを実行する複数の業務サーバと、該複数の業務サーバに共通する共通業務用のアプリケーションプログラムを実行する複数の共通サーバと、前記業務サーバから受信した業務情報を共通サーバに転送すると共に共通サーバから受信した業務情報を業務サーバに転送する連携部とを備える監査用証跡情報取得システムであって、
前記業務サーバが、共通サーバに送信する業務情報が監査用の証跡を記録する業務のときに証跡ＩＤを前記業務情報に付加し、該証跡ＩＤを付加した業務情報を連携部に送信し、
前記連携部が、前記業務サーバ又は共通サーバから受信した業務情報を証跡情報として記録する連携情報テーブルを有し、前記受信した業務情報を、証跡情報として前記連携情報テーブルに記録する監査用証跡情報取得システム。
前記連携部が、前記業務サーバ又は共通サーバから受信した業務情報に前記証跡ＩＤが含まれる業務情報のみを、証跡情報として前記連携情報テーブルに記録する請求項１記載の監査用証跡情報取得システム。
前記連携部が、複数の証跡ＩＤを登録した証跡ＩＤ関連テーブルを備え、
前記証跡ＩＤ関連テーブルから複数の証跡ＩＤを取得し、該取得した複数の証跡ＩＤに対応した証跡情報を連携情報テーブルから取得する請求項１又は２記載の監査用証跡情報取得システム。
前記連携部が、複数の業務サーバと共通サーバとの間に接続されたコンピュータ機器又はネットワーク機器である請求項１から３何れかに記載の監査用証跡情報取得システム。
所定業務用のアプリケーションプログラムを実行する複数の業務サーバと、該複数の業務サーバに共通する共通業務用のアプリケーションプログラムを実行する複数の共通サーバと、前記業務サーバから受信した業務情報を共通サーバに転送すると共に共通サーバから受信した業務情報を業務サーバに転送し、前記業務サーバ又は共通サーバから受信した業務情報を証跡情報として記録する連携情報テーブルを有する連携部と、を備えるコンピュータシステムの監査用証跡情報取得方法であって、
前記業務サーバが、共通サーバに送信する業務情報が監査用の証跡を記録する業務のときに証跡ＩＤを前記業務情報に付加し、該証跡ＩＤを付加した業務情報を連携部に送信する証跡ＩＤ付加送信工程を実行し、
前記連携部が、前記受信した業務情報を、証跡情報として前記連携情報テーブルに記録する証跡取得工程を実行する監査用証跡情報取得方法。
前記連携部が、前記業務サーバ又は共通サーバから受信した業務情報に前記証跡ＩＤが含まれる業務情報のみを、証跡情報として前記連携情報テーブルに記録する請求項５記載の監査用証跡情報取得方法。
前記連携部に、複数の証跡ＩＤを登録した証跡ＩＤ関連テーブルを設け、
前記証跡ＩＤ関連テーブルから複数の証跡ＩＤを取得し、該取得した複数の証跡ＩＤに対応した証跡情報を連携情報テーブルから取得する工程を実行する請求項５又は６記載の監査用証跡情報取得方法。
前記連携部が、複数の業務サーバと共通サーバとの間に接続されたコンピュータ機器又はネットワーク機器である請求項５から７何れかに記載の監査用証跡情報取得方法。