JP4600020B2

JP4600020B2 - ファイル分類プログラム、ファイル分類装置

Info

Publication number: JP4600020B2
Application number: JP2004354951A
Authority: JP
Inventors: 秀人志村; 研司西山; 八市西野; 康行樋口; 徹泉谷
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2004-12-08
Filing date: 2004-12-08
Publication date: 2010-12-15
Anticipated expiration: 2024-12-08
Also published as: JP2006163872A

Description

本発明は、コンピュータシステム上で文書ファイルをはじめ各種ファイルを分類する技術、特に、コンピュータシステムに通常設けられる格納構造とは別の構造に従ってファイルを分類する技術に関するものである。

下記特許文献１には、コンピュータシステムに通常設けられるファイル格納用の構造とは別に、分類用の階層構造を設けて文書ファイルを分類し、この分類に従って文書ファイルを参照する技術が開示されている。図７は、この文献に示されたコンピュータシステムの主要部をなす装置構成を示すブロック図である。装置は、主たる構成として、ファイルに対する基本操作を行うファイリングモデル制御部５００、文書ファイルを管理する属性内容管理部５１０、及び表示部５２０を備えている。

属性内容管理部５１０には、文書格納部５１２、分類構造格納部５１４が設けられている。文書格納部５１２は、文書ファイルの内容と属性を格納し、また、分類構造の分類先へのリンク情報も格納している。この文書格納部５１２の主たる役割は、格納構造に文書ファイルを格納して管理することである。他方、分類構造格納部５１４は、文書ファイルを分類構造に分類するためのものである。分類構造格納部５１４には、分類構造の構造、分類構造の分類条件、分類構造に分類されている文書ファイルへのリンク情報が記憶されている。

ファイリングモデル制御部５００には、分類条件設定部５０２、自動分類部５０４、分類構造作成部５０６、制御部５０８が設けられている。分類条件設定部５０２は、分類構造を規定する分類条件の設定を行うための構成である。自動分類部５０４は、文書ファイルの属性と分類構造に設定された分類条件とから文書ファイルの分類箇所を決定し、文書ファイルとこの分類箇所との間にリンクを張って分類を行っている。また、分類構造作成部５０６は、自動分類にあたり分類対象の文書ファイルの属性をもつ分類箇所が無い場合に、新たな分類箇所を作成するものである。制御部５０８はこれらの構成部分の全体を制御している。

この装置においては、分類条件設定部５０２が、分類構造格納部５１４に分類条件を設定し、自動分類部５０４が、文書格納部５１２に格納されている文書ファイルをその属性に基づいて分類構造に分類する。この時、必要に応じて分類構造作成部５０６が分類構造における分類箇所の作成・削除を行っている。また、表示部５２０は、分類構造や分類構造に対する文書ファイルの分類状況等を表示する。

なお、この下記特許文献１の技術においては、分類用の構造は、あくまで格納用の構造に格納されたファイルを参照するためのものであり、分類用の構造を通じて格納用の構造にファイルを格納することは想定されていない。

下記特許文献２には、ファイルのもつ属性データに基づいて、ファイルを格納用の構造に格納する技術が開示されている。しかし、この技術では、格納用の構造においてファイルの分類を行っているに過ぎない。

特開平０９−０４４３９３号公報特開平０７−１２１４１３号公報

上記特許文献１では、文書ファイルを所望の分類構造に分類するためには、格納構造に格納するとともに、その分類構造への分類条件を満たす属性値等を付与する必要があった。この方式では、複数箇所に関連した分類条件が幾重にも設定されて分類箇所が特定されるような場合には、複数の属性値の組み合わせを考慮する必要があり、属性値付与の間違いが生じやすい。

本発明の目的は、ファイルを所望の分類箇所へ分類するための属性付与を簡易化することにある。

本発明の別の目的は、ファイルの分類箇所を指定することにより、格納箇所を指定することなく、適当な格納箇所にファイルを格納する技術を確立することにある。

本発明のファイル分類プログラムは、格納構造における格納箇所にファイルを格納して管理するファイル格納手段と、ファイルに分類属性を付与する属性付与手段と、分類属性に基づいて、格納構造とは別設定された分類構造であって階層構造を有する分類構造における分類箇所にファイルを分類する分類手段と、を備えたコンピュータシステムに対し、ファイルを分類すべき分類箇所を指定される被指定手段と、指定された分類箇所に当該ファイルが分類されるための分類属性を決定する決定手段と、属性付与手段に対し、決定された分類属性を当該ファイルに付与させる付与命令手段と、を実行させる。

コンピュータシステムとは、単体のコンピュータ、または、接続された複数のコンピュータやファイルサーバを用いて構成された装置である。また、ファイル格納手段は、格納構造を構成する格納箇所にファイルを格納して管理する手段である。多くのコンピュータシステムに設けられているディレクトリやフォルダによって作られる階層構造は格納構造の典型例であり、個々のディレクトリやフォルダは格納箇所の典型例である。このディレクトリやフォルダに格納されるファイルの実体は、そのコンピュータ上に実体が置かれていても、別のファイルサーバやコンピュータ上に置かれていてもよい。属性付与手段は、ファイルに対しファイル分類に用いられる分類属性を付与する。そして、分類手段は、この分類属性に基づいてファイルを分類する。分類構造は、格納されたファイルを分類するために設けられた構造であり、例えば、分類条件やユーザ指示に基づいて作成・変更・削除等される。なお、ファイル格納手段、属性付与手段、分類手段の少なくとも一つの手段は、当該ファイル分類プログラムとともにパッケージ化されたソフトウエアによって実現されるものであってもよい。

被指定手段は、ファイルを分類すべき分類箇所を指定される。この指定は、例えばＧＵＩやコマンドライン等を通じたユーザ入力に基づいてなされたり、文書ファイルの意味検索等により内部的になされたりする。このとき、決定手段は、指定された分類箇所にこのファイルが分類されるための分類属性を決定する。この分類属性の決定は、分類手段における分類条件を解析したり、分類構造を定義するデータに基づくなどして行うことができる。付与命令手段は、得られた分類属性をファイルに付与させるためのものである。

このファイル分類プログラムを用いれば、例えばユーザは、分類構造の分類箇所を直接指定することで、容易にファイルに対し適切な分類属性を与えることができる。分類属性が付与されたファイルは、分類手段によって分類構造の分類箇所に分類されることになる。

なお、被指定手段において指定されるファイルに対しては、予め何らかの分類属性が与えられていても与えられていなくてもよい。予め分類属性が付与されている場合には、無条件に、又は、分類手段により分類が適切に行えないことを確認した上で、その分類属性を削除すればよい。あるいは、分類手段により分類が適切に行えないことを確認した場合に、この分類箇所への指定と矛盾する旨の警告を出すことも有効である。

本発明のファイル分類プログラムの一態様においては、前記コンピュータシステムに対し、分類箇所を指定されたファイルの格納先となる格納箇所を取得する取得手段と、ファイル格納手段に対し、取得手段により取得された格納箇所に、決定手段により決定された分類属性が付与された当該ファイルを格納させる格納命令手段と、を実行させる。この構成によれば、分類構造における分類箇所を指定されたファイルは、格納箇所を指定されなくとも、適当な格納箇所に格納されることになる。なお、ここでは、格納構造に格納されていない新規ファイルに対して処理を行うことを主として想定している。しかし、既に格納構造に格納されたファイルを分類構造に分類した場合に同様の処理をすることも可能である。ただし、格納構造に同じファイルが二つ格納されることを避けるため、一方を他方にリンクさせることが望ましい。

本発明のファイル分類プログラムの一態様においては、取得手段は、指定された分類箇所に格納箇所との対応情報が設定されていれば、当該設定された対応情報に基づいて指定されたファイルの格納先となる格納箇所を取得し、指定された分類箇所に対応情報が設定されていなければ、分類構造の階層構造において当該指定された分類箇所に対して上位に位置する分類箇所に設定された対応情報に基づいて指定されたファイルの格納先となる格納箇所を取得する。対応情報において、対応づけは一対一である必要はなく、複数の分類箇所が一つの格納箇所に対応するものであっても、一つの分類箇所が複数の格納箇所と対応するものであっても、複数の分類箇所が複数の格納箇所と対応するものであってもよい。格納箇所の候補が複数ある場合には、設定された優先順位に従ったり、ユーザ指示に従ったりするなどすることも有効であり、また、適当な格納箇所がない場合には、格納構造に新たな格納箇所を作成するように設定することも可能である。

本発明のファイル分類プログラムの一態様においては、対応情報には、当該ファイル分類プログラムの実行環境に依存して値を変化させる可変データが含まれる。実行環境の例としては、ユーザ属性（ユーザ名、ユーザ所属グループ）、使用装置（コンピュータ名、コンピュータの所属グループ）、使用言語などのユーザ環境や、分類した日時などの操作年月日環境等を挙げることができる。

本発明のファイル分類プログラムの一態様においては、決定手段には、分類属性に複数の候補がある場合に候補をユーザに提示する処理と、ユーザ選択に基づいて候補の中から決定する分類属性を定める処理と、が含まれる。

本発明のファイル分類装置は、コンピュータシステムを構成する装置であって、格納構造における格納箇所にファイルを格納して管理するファイル格納手段と、ファイルに分類属性を付与する属性付与手段と、分類属性に基づいて、格納構造とは別設定された分類構造であって階層構造を有する分類構造における分類箇所にファイルを分類する分類手段と、ファイルを分類すべき分類箇所を指定される被指定手段と、指定された分類箇所に当該ファイルが分類されるための分類属性を決定する決定手段と、属性付与手段に対し、決定された分類属性を当該ファイルに付与させる付与命令手段と、分類箇所を指定されたファイルの格納先となる格納箇所を取得する取得手段であって、指定された分類箇所に格納箇所との対応情報が設定されていれば、当該設定された対応情報に基づいて指定されたファイルの格納先となる格納箇所を取得し、指定された分類箇所に対応情報が設定されていなければ、分類構造の階層構造において当該指定された分類箇所に対して上位に位置する分類箇所に設定された対応情報に基づいて指定されたファイルの格納先となる格納箇所を取得する、取得手段と、ファイル格納手段に対し、取得手段により取得された格納箇所に、決定手段により決定された分類属性が付与された当該ファイルを格納させる格納命令手段と、を備える。このファイル分類装置は、単体の筐体からなるハードウエアを用いて構成されていても、通信可能な複数の筐体からなるハードウエアを用いて構成されていてもよい。

本発明は、上記特許文献１の技術を発展させてなされたものである。そこで、以下においては、上記特許文献１に示された技術に対する発展的部分を中心に、本発明の代表的な実施の形態を説明する。

図１は、本実施の形態に係るファイル分類システム１０の主たる構成例を説明する概略ブロック図である。この図は、上記特許文献１の技術との対比が明瞭となるように、図７をベースにして作成した図であり、ほぼ対応する構成には同一の番号を付して説明を簡略化する。

本ファイル分類システム１０における特徴的な点の一つは、ファイル分類を管理するファイル分類部２０の構成である。ここには、図７に説明した自動分類部５０４の代わりに、分類部２２が設けられている。また、新たな構成として、登録先情報設定部２４、登録先情報評価部２６、分類情報取得部２８、付与属性評価部３０が設けられている。そして、これらの構成の違いに対応した制御を実行可能な制御部３２が、制御部５０８の代わりに設けられている。また、本ファイル分類システム１０においては属性内容管理部５１０の代わりに構造管理部４０が設けられている。ここには図７に説明した分類構造格納部５１４の代わりに分類構造格納部４２が設けられ、分類構造格納部４２には登録先情報が新たに記憶されている。

分類部２２は、自動分類部５０４が備えている機能を備えており、格納構造としての文書格納部５１２に格納済みの文書ファイルを分類構造に分類することができる。さらに、分類部２２は、文書格納部５１２に格納されていない文書ファイル、すなわち、このファイル分類システム１０で新規に作成されたり外部装置から入力されたりした文書ファイルを分類構造に分類する機能も備えている。この分類は、ユーザ指示に基づいて行われ、これにより文書ファイルがどの分類箇所に格納されるべきかが指定される。

登録先情報設定部２４は、分類構造格納部４２に記憶される登録先情報を設定する。登録先情報は、分類構造を文書格納部５１２に係る格納構造と対応づける対応情報であり、典型的には固定の文字列ではなく、可変データを埋め込んだマクロの形式で設定される。可変データの例としては、登録ユーザ名、主所属グループ、登録日時を挙げることができる。また、登録先情報評価部２６は、分類構造格納部４２から登録先情報を取得し、登録先情報の可変データを評価して値を代入する。

分類情報取得部２８は、ユーザにより文書ファイルの分類箇所が指定された場合に、分類部２２からその分類箇所についての分類構造の情報を取得する。そして、付与属性評価部３０は、分類情報取得部２８により得られた分類構造の情報に基づいて、この文書ファイルに対し与えるべき分類属性を評価する。付与する候補が複数ある場合には、ユーザ選択させることで、付与する分類属性を決定する。

これらの各部は、制御部３２により制御されることで次のように動作する。すなわち、ある分類条件に基づいて分類構造が作成された状況において、まず、登録先情報設定部２４は、分類構造と格納構造との対応情報である登録先情報を設定し、分類構造格納部４２に格納させる。そして、ユーザは、分類部２２を通じて、新規の文書ファイルをどの分類箇所に分類すべきか指定する。この時、制御部３２は、登録先情報評価部２６に対し、登録先情報を評価させるとともに、分類情報取得部２８が取得する分類情報を利用して、分類属性評価部３０に対し、分類された文書ファイルに付与すべき格納構造に係る分類属性を評価させる。これにより、文書ファイルに付与すべき属性が確定し、また、文書格納部５１２に格納する際の格納箇所も確定する。そこで、制御部３２は、文書格納部５１２にその文書ファイルの内容を付与した属性とともに格納し、さらに、分類構造へのリンク情報を設定する。また、分類構造格納部４２において文書格納部５１２へのリンク情報を設定する。

ここで、図２を用いて、分類構造についての概念的説明を行う。分類キャビネット６０は、複数の分類構造が収納される階層構造における最上位のオブジェクトである。分類キャビネット６０の下には、ツリー状の階層構造が設定されている。分類ドロワー７０，７２，．．は分類キャビネット６０の直下にあるオブジェクトであり、分類キャビネットの中を大まかに分割して整理するために設けられている。分類ドロワーの直下のオブジェクトは分類ビューと呼ばれ、例えば、分類ドロワー７０の下には分類ビュー８０が設けられている。分類ビューは、分類条件によって設定される分類構造の最上位に位置するオブジェクトである。

分類ビューの下位には、分類フォルダが置かれる。分類フォルダは、多層の階層構造をもって設定されることができる。例えば、分類ビュー８０の直下には、分類フォルダ９０，９２が形成され、分類フォルダ９０の直下には分類フォルダ１００，１０２，１０４が、分類フォルダ９２の直下には分類フォルダ１０６，１０８，１１０が形成されている。

文書ファイルは、分類ビューの直下、または、分類フォルダの直下に分類される。この例では、分類フォルダ１００の下には、文書ファイル１２０，１２２，１２４，１２６，１２８が分類されている。

各分類ビューは、通常、分類条件リストに基づいて作成される。例えば、分類ビュー８０は、分類条件リスト１３０に基づいて作成されている。分類条件リスト１３０には、この例においては、第１分類条件１３２と第２分類条件１３４が設定されている。第１分類条件１３２は、分類ビュー８０の直下に位置する分類フォルダを作成するための条件であり、分類フォルダ９０、９２はこれにより作成された分類フォルダである。また、第２分類条件１３４は、もう一段下位の分類フォルダを作成するための条件であり、分類フォルダ１００〜１１０は、これにより形成されたものである。さらに深い層に分類フォルダを形成するためには、対応する分類条件を設定すればよい。

続いて、図３と図４を用いて、処理の様子を具体例を挙げて説明する。

図３は、図２に示した分類ビューの一例を示す模式図であり、ファイルを所望の分類箇所に分類する様子を説明するための図である。図示された分類ビュー１５０は、その下に二層からなる分類フォルダ構造を有している。この分類構造は、ユーザ入力された分類条件リストに基づいて、設定されたものである。分類条件リストには、第１分類条件として「地域」の属性による分類条件が設定され、第２分類条件として「業種」の属性による分類条件が設定されている。

この条件に対し、その時点で格納構造に格納されているファイルを分類することで、これらのファイルのもつ分類属性情報に対応する第１分類条件と第２分類条件に適合する構造を持った分類フォルダが形成される。この例では、分類ビューの直下には、「地域」に対応して”神奈川”と”東京”の値をそれぞれ持つ分類フォルダ１６０，１６２が作成される。さらに、「業種」に対応して、分類フォルダ１６０の下には”金融”と”電気”の値をそれぞれもつ分類フォルダ１７０，１７２が、分類フォルダ１６２の下には”金融”、”電気”、”化学”の値をそれぞれもつ分類フォルダ１７４，１７６，１７８が作成される。そして、格納構造に格納されている文書ファイルが、最下層の分類フォルダ１７０〜１７８に分類される。

ユーザは、新規の文書ファイルをこの分類ビュー１５０において分類されるべき分類フォルダを指定して登録することができる。例えば、分類フォルダ１７８に対し分類を行いたい場合には、その文書ファイル１８０をＧＵＩ等を用いて分類フォルダ１７８を指定する。これにより、文書ファイル１８０には、この分類フォルダ１７８への分類要件となる分類属性が与えられる。すなわち、「地域」の属性に対する値として”東京”が代入され、「業種」の属性に対する値として”化学”が代入される。

ここで、分類ビュー１５０においては、文書ファイルは最下層の分類フォルダ１７０〜１７８にのみ分類されると仮定する。この条件下では、ユーザが新規の文書ファイルを分類フォルダ１６２に分類するように指定した場合、分類すべきフォルダが確定しない。そこで、このような場合には、選択可能な属性と属性値をユーザに提示する。この例では、属性「業種」に対応する属性値として”金融”、”電気”、”化学”の各候補がヒントとして示される。ユーザがいずれかの属性値を選択した場合には、その属性値が与えられ、対応する分類フォルダに文書ファイルが分類されることになる。一方、選択がなされなかった場合には、”その他”に相当する属性値が与えられるとともに、対応する分類フォルダが作成されることになる。なお、ヒントを示すことなく、”その他”に相当する属性値を設定する態様を採用してもよい。

次に、図４を用いて、ファイルを格納構造に格納する態様について説明する。図４には、分類キャビネット２００に係る階層構造と、通常キャビネット３００に係る階層構造が記されている。分類キャビネット２００は、図２において説明したように、ファイルを分類するための構造を収納したものである。また、通常キャビネット３００は、ファイル分類システム１０において本来的にファイルが格納される構造を示している。大まかに言えば、通常キャビネット３００は図１における文書格納部５１２に記憶された情報を反映したものであり、分類キャビネット２００は、分類構造格納部４２に記憶された情報を反映したものと言うことができる。

分類キャビネット２００の下の階層には、分類ドロワー２１０、その下の階層には分類ビュー２２０が設けられている。そして、分類ビュー２２０の下の階層には、分類フォルダ２３０，２３２，２３４が設けられている。一方、通常キャビネット３００の下の階層には通常ドロワー３１０が設けられ、その下の階層には通常ビュー３２０が設けられている。通常ビュー３２０の下には、通常フォルダ３３０，３３２，３３４が並列的に設けられており、さらに通常フォルダ３３０の下には通常フォルダ３４０，３４２が並列的に設けられている。通常フォルダ３４０，３４２，３３４には、それぞれ文書ファイル３５０，３５２，３５４が格納されている。

分類ビュー２２０以下が包含される三角形の範囲２５０と、通常フォルダ３３０以下が包含される三角形の範囲３６０は、分類対象の対応関係を表している。すなわち、分類ビュー２２０では、範囲３６０に属す文書ファイルを分類対象として検索を行っている。

ここで、ユーザによって、新規の文書ファイル２４０が分類フォルダ２３４に分類されるよう指定されたとする。この場合、図３を用いて説明したように、ファイル分類システム１０では、分類フォルダ２３４に課せられた分類条件２６０に基づいて文書ファイル２４０に対し属性「Ａ」を”ＸＸ”の値を代入して付与する。これにより、文書ファイル２４０は、分類フォルダ２３４に分類されることになる。

文書ファイル２４０は、通常キャビネット３００以下の構造に格納される処理も受ける。この例では、分類フォルダ２３４には、登録先情報が設定されていない。そこで、分類ビュー２２０に設定された登録先情報２７０が用いられる。この登録先情報２７０には、文書ファイルを登録するパスとして通常フォルダ３３０が設定されている。これに従って、文書ファイル２４０は、通常フォルダ３３０に格納される。

一般に、登録先情報の設定は、分類ビューまたは分類フォルダに対して行われる。すなわち、分類ビューと分類フォルダには、それぞれ最大１カ所の登録先パスを設定することができる。登録先の決定にあたっては、まず、登録指定がなされた分類フォルダの登録先情報を参照し、この分類フォルダに登録先情報がない場合には、分類ビューの登録先情報を参照する。なお、分類フォルダにも分類ビューにも登録先が設定されていない場合には、登録処理はエラーとなる。また、登録先の通常フォルダが存在しない場合のように登録が不可能な場合にも登録処理はエラーとなる。また、登録先パスには、可変データとしての登録ユーザ名、主所属グループ、登録日時などを含めたマクロ指定が可能である。マクロは登録時に展開され、得られた登録先パスに対して登録が行われる。

最後に、図５、図６を用いて、図１に示したファイル分類システム１０が、図３と図４で示したような処理を行う場合の各構成部の働きを詳しく説明する。

図５は、分類フォルダを指定した文書ファイルが、属性を付与されて、通常フォルダに格納されるまでの一連の過程を説明するフローチャートである。この分類フォルダ登録の処理がスタートすると（Ｓ１０）、ユーザから、対象となる文書ファイルと指定したい分類フォルダが入力される（Ｓ１２）。これに対し、分類情報取得部２８が、分類部２２から、分類ビューの構造に係る属性リストを取得する（Ｓ１４）。

付与属性評価部は、属性リストに基づいて、文書ファイルに付与すべき属性を評価していく。すなわち、まず、指定された分類フォルダが末端の分類フォルダかが評価される（Ｓ１６）。末端の分類フォルダである場合には、その分類フォルダに対応した分類属性が確定する（Ｓ１８）。一方、末端の分類フォルダでない場合には、下位のフォルダに対応した分類属性に”その他”の値を代入できるか否かを評価する（Ｓ２０）。そして、可能な場合には、下位のフォルダに対応した分類属性値として”その他”を与える（Ｓ２２）。他方、”その他”の設定が不可能な場合には、下位のフォルダの属性リストを表示する（Ｓ２４）。これに対し、ユーザがこの中から所望の属性を選択する（Ｓ２６）。この選択された属性を確認することで、属性が確定する（Ｓ２８）。

制御部３２は、続く図６で説明する処理に基づいて、確定した登録先情報を取得する（Ｓ３０）。そして、この結果に基づいて、文書格納部５１２に文書ファイル及び属性を格納する（Ｓ３２）。

図６は、登録先を決定する処理過程を示すフローチャートである。登録先情報取得の処理がスタートすると（Ｓ５０）、登録先情報評価部２６によって、指定された分類フォルダにおいて登録先情報が設定されているか否かが評価される（Ｓ５２）。そして、登録されていない場合には、分類ビューに登録先情報が設定されているか否かが評価される（Ｓ５４）。設定されていない場合は、エラー出力を行う（Ｓ５６）。ステップＳ５２，Ｓ５４において登録先情報が設定されていた場合には、登録先情報のパスにマクロが含まれているか否か評価される（Ｓ５８）。含まれている場合にはそのマクロが展開され（Ｓ６０）、含まれていない場合にはそのパスが用いられることで、登録先となる通常フォルダが決定する。

以上に説明したファイル分類システム１０を実現するための装置構成は様々に設定可能である。例えば、図１に示した属性内容管理部を管理するサーバとそれを利用するクライアントアプリケーションとが設けられている場合、すなわち、分類キャビネット及び通常キャビネットを管理するサーバとそれを利用するクライアントアプリケーションとが設けられている場合においては、二つの主たる構成を挙げることができる。一つは、クライアントアプリケーションから文書ファイルと指定したい分類フォルダの指定情報が送られた場合に、サーバが一切の処理を実行する態様である。もう一つは、クライアントアプリケーションから文書ファイルと指定したい分類フォルダの指定情報が送られた場合に、サーバは付与する属性と通常キャビネットへの登録先情報をクライアントアプリケーションに返し、その情報を元にクライアントアプリケーションが通常キャビネットへの登録を行う方法である。

また、ここでの説明においては、文書ファイルを所望の分類フォルダに分類し、通常フォルダに格納するための処理を例に挙げたが、同様の手順を実施することで、既に分類フォルダに分類された文書ファイルに対し分類構造上で、コピー、移動、削除等の処理を行うことも可能である。

ファイル分類システムの概略構成例を示すブロック図である。分類キャビネットの構成を説明する図である。分類する分類フォルダを指定して文書ファイルに属性を付与する様子を説明する図である。文書ファイルを通常フォルダに格納する様子を説明する図である。文書ファイルが通常フォルダに格納される過程についての処理を示すフロートである。格納先を取得する処理を示すフロートである。背景技術に係る装置構成を説明するブロック図である。

符号の説明

１０ファイル分類システム、２０ファイル分類部、２２分類部、２４登録先情報設定部、２６登録先情報評価部、２８分類情報取得部、３０付与属性評価部、３２，５０８制御部、４０構造管理部、４２分類構造格納部、５００ファイリングモデル制御部、５０２分類条件設定部、５０４自動分類部、５０６分類構造作成部、５１０属性内容管理部、５１２文書格納部、５１４分類構造格納部、５２０表示部。

Claims

格納構造における格納箇所にファイルを格納して管理するファイル格納手段と、
ファイルに分類属性を付与する属性付与手段と、
分類属性に基づいて、格納構造とは別設定された分類構造であって階層構造を有する分類構造における分類箇所にファイルを分類する分類手段と、
を備えたコンピュータシステムに対し、
ファイルを分類すべき分類箇所を指定される被指定手段と、
指定された分類箇所に当該ファイルが分類されるための分類属性を決定する決定手段と、
属性付与手段に対し、決定された分類属性を当該ファイルに付与させる付与命令手段と、
分類箇所を指定されたファイルの格納先となる格納箇所を取得する取得手段であって、指定された分類箇所に格納箇所との対応情報が設定されていれば、当該設定された対応情報に基づいて指定されたファイルの格納先となる格納箇所を取得し、指定された分類箇所に対応情報が設定されていなければ、分類構造の階層構造において当該指定された分類箇所に対して上位に位置する分類箇所に設定された対応情報に基づいて指定されたファイルの格納先となる格納箇所を取得する、取得手段と、
ファイル格納手段に対し、取得手段により取得された格納箇所に、決定手段により決定された分類属性が付与された当該ファイルを格納させる格納命令手段と、
を実行させる、ことを特徴とするファイル分類プログラム。
請求項１に記載のファイル分類プログラムであって、
対応情報には、当該ファイル分類プログラムの実行環境に依存して値を変化させる可変データが含まれる、ことを特徴とするファイル分類プログラム。
請求項１に記載のファイル分類プログラムであって、
決定手段には、分類属性に複数の候補がある場合に候補をユーザに提示する処理と、ユーザ選択に基づいて候補の中から決定する分類属性を定める処理と、が含まれる、ことを特徴とするファイル分類プログラム。
コンピュータシステムを構成する装置であって、
格納構造における格納箇所にファイルを格納して管理するファイル格納手段と、
ファイルに分類属性を付与する属性付与手段と、
分類属性に基づいて、格納構造とは別設定された分類構造であって階層構造を有する分類構造における分類箇所にファイルを分類する分類手段と、
ファイルを分類すべき分類箇所を指定される被指定手段と、
指定された分類箇所に当該ファイルが分類されるための分類属性を決定する決定手段と、
属性付与手段に対し、決定された分類属性を当該ファイルに付与させる付与命令手段と、
分類箇所を指定されたファイルの格納先となる格納箇所を取得する取得手段であって、指定された分類箇所に格納箇所との対応情報が設定されていれば、当該設定された対応情報に基づいて指定されたファイルの格納先となる格納箇所を取得し、指定された分類箇所に対応情報が設定されていなければ、分類構造の階層構造において当該指定された分類箇所に対して上位に位置する分類箇所に設定された対応情報に基づいて指定されたファイルの格納先となる格納箇所を取得する、取得手段と、
ファイル格納手段に対し、取得手段により取得された格納箇所に、決定手段により決定された分類属性が付与された当該ファイルを格納させる格納命令手段と、
を備える、ことを特徴とするファイル分類装置。