JP4527851B2 - ドキュメント改訂・配布管理システム - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、工業製品に添付されるドキュメントの改訂・配布の管理に関するものであり、ハードウェアの単位構成要素を組み合わせた最終製品をそれぞれの納入先に収めた後の、ハードウェアの変更、ドキュメントのバージョンアップ等によるドキュメントの改訂配布に際して、配布が必要な納入先を調べて必要部分を配布するシステムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
検索機能付きの電子化ドキュメントは、ＣＤ−ＲＯＭやインターネットなどの媒体によりドキュメント提供側が予めドキュメントに含める情報を選別して編集した結果を利用者に提供する方法をとっている。またその後の改訂などによりドキュメントが変更・更新されると、その都度顧客に対して再編集した結果を再配布する。従って、利用者はそれまで利用していたドキュメントをそのまま続けて利用する事は考えられていなかった。
【０００３】
幾分かでも再配布量を減らす目的で、特開平８−２１２２０２号公報では、作業フェーズに応じて適切なメディアに分割してそれらを組み合わせて提供することが開示されている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
従来工業製品に付属するドキュメントに関し、紙媒体やＣＤ−ＲＯＭやネットワークなどを利用した１冊単位のドキュメント配布では、最新配布した版は顧客が書込みなど自分が利用する際の独自メモが残せないという課題があり、更にメーカで改訂がなされてもメーカ側の管理が不適切で改訂の通知が顧客に送られないことが生じたり、一部の改訂でも新しい編集による配布が発生し、ある顧客には不必要な改訂版が送付されることもある。こうして必要な顧客に必要な部分のみを適切に改訂配布することが困難であるという課題があった。
また、ドキュメント及びそれに付属するインデックスが静的に媒体に格納された状態で配布されるため、検索対象となるドキュメントデータの改訂や組替え、変更、アップデートが困難であるという課題もある。
【０００５】
本発明は、顧客毎に異なる製品要素を組み合わせてできた最終製品に対応して顧客に提供したドキュメントを統合して管理し、製品要素の組み替え、ドキュメントのバージョンアップがあると、どの顧客には改訂ドキュメントを再配布すべきかを調べて最新版を送付するようにした。その際に、ドキュメント提供側は全てを編集するのではなく、必要部分のみを抜き出して送付するようにした。
顧客側ではメーカ側から部分要素の改訂に関連する部分ドキュメントの送付を受けると、それをバージョン管理することで従来ドキュメントの独自利用も併用できるようにした。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
この発明に係るドキュメント改訂・配布管理システムは、製品に添付するドキュメントを改訂して対応配布、差し替え管理するシステムにおいて、
製品を構成する製品要素と、全体ドキュメントを構成する部分ドキュメントとをバージョン対応で管理する製品要素／部分ドキュメント・バージョン対応テーブルと、
製品を構成する製品要素を適宜用いて最終製品として納入した納入先を最終製品対応で管理する最終製品／納入先管理テーブル、または最終製品に対応する全体ドキュメントを納入先別に管理する全体ドキュメント／納入先管理テーブルを備えた配布サーバを備えて、
ドキュメントの改訂配布を行う場合は、配布サーバは製品要素／部分ドキュメント・バージョン対応テーブルと、最終製品／納入先管理テーブルまたは全体ドキュメント／納入先管理テーブルを参照して、必要な納入先に改訂した部分ドキュメントを送付するようにした。
【０００７】
また更に、最終製品を構成する製品要素群を最終製品／納入先管理テーブルに含めるか、または全体ドキュメントを構成する部分ドキュメント群を全体ドキュメント／納入先管理テーブルに含めて管理するようにした。
【０００８】
また更に、最終製品／納入先管理テーブル、または全体ドキュメント／納入先管理テーブルは、納入先と、最終製品または全体ドキュメントの対応をマトリックス形式で管理するようにした。
【０００９】
また更に、配布サーバにはオンライン送信手段を設け、納入先側にはクライアントとしてオンライン受信手段を備えて、
配布サーバは部分ドキュメントが改訂されると、全体ドキュメント／納入先管理テーブルを参照して対応する部分ドキュメントの配布が必要な納入先を確定してオンライン送信し、
クライアントはオンライン送信を受信して、全体ドキュメントを構成する部分ドキュメントをバージョン対応で管理するようにした。
【００１０】
【発明の実施の形態】
実施の形態１．
この実施の形態におけるシステムは、ハードウェア等に付属するドキュメント商品など、顧客と保守契約やサポート契約を締結することなどにより、後にネットワークを含むコンピュータシステム上で製品に関連する電子化ドキュメントを定時的に顧客に配信するサービス事業などにおけるドキュメントの改訂・配布システムの改良を目的とする。即ち、顧客が購入した工業製品に対応して顧客に提供したドキュメントを統合して管理し、顧客側は購入した製品に対応したドキュメントの受信機能とドキュメント構成テーブルを備えて、電子化ドキュメントを１冊の電子化ドキュメントとして管理する。
【００１１】
以下、具体的に構成と動作を説明する。図１は本実施の形態におけるドキュメント改訂・配布管理システムの構成例を示す図である。図において、製品製造側のドキュメント登録端末２２はドキュメント配布サーバ２３と接続され、ドキュメント配布サーバ２３は顧客側である複数のクライアント側コンピュータ２１と通信回線２４を介して接続されている。
ドキュメント配布サーバ２３には、各顧客に納めたハードウェア最終製品に対応したドキュメントを管理する記憶部があり、図２に詳細を示す全体ドキュメント／納入先・管理テーブル２３１と、図３に詳細を示す最終製品／納入先・管理テーブルと、図４に詳細を示す製品要素／部分ドキュメント・バージョン対応テーブルを持っている。この図は、ハードウェア最終製品がそれを構成する部品または部分製品としての製品要素の組合せでできており、部分ドキュメントはこれらの個々の製品要素毎に分解して章、節単位で記述されているので、最終製品のシーケンサＡがハードウェアのＱＣＰＵ製品要素を含んでいれば、そのＱＣＰＵのみを解説した部分ドキュメントも含んでいることを表している。一方、顧客側のクライアント側コンピュータ２１には、図５に詳細を示すドキュメント属性情報管理テーブル２１１がある。
【００１２】
図６ないし図１０は、図１に示す各装置が行う動作を示すフローチャートである。これらの図と、構成及び各テーブルの図によって動作を説明する。
図６は全体ドキュメントを構成する部分ドキュメントを、ドキュメント登録端末２２からドキュメント配布サーバ２３へ登録する際の、主としてドキュメント配布サーバ２３が行う登録動作を示している。
ハードウェアの最終製品に付属するドキュメントが完成すると、例えば図４の製品要素／部分ドキュメント・バージョン対応テーブル２３３に対して登録を行う。例としてシーケンサＡの新しいバージョン３を登録する場合には、対応して横軸に全体ドキュメントを構成する部分ドキュメント（ドキュメント基本単位）を含む場合は○で展開していく。図４の階層情報２３３３とは、ドキュメントの章、節、項と順に細分化された単位を表す。例えばＱＣＰＵユーザーズマニュアル（ハードウェア編）階層１．０．０（第１章）がバージョン４にはある。説明が前後するが、図６におけるステップＳ３９の登録はこの動作をする。
【００１３】
図６のステップ（以後、Ｓと略記する）３１で、ドキュメント登録端末２２からこうした図４の最終製品対応の部分ドキュメント構成を細分化して登録入力されると、Ｓ３２でドキュメント配布サーバ２３は、最終製品、例えばシーケンサＡは、ある顧客に納入されるのであるから、まずその最終製品を納める納入先に展開して、図２に示す全体ドキュメント／納入先・管理テーブル２３１に納入する全体ドキュメントを部分ドキュメントの集合として登録していく。このとき全体ドキュメント／納入先・管理テーブル２３１に、既に同一の製品名、バージョンが登録されていないことをＳ３３で確認してＳ３６で追記して行く。
Ｓ３７で、それまでの図４の製品要素／部分ドキュメント・バージョン対応テーブル２３３を検索し、既に同一の最終製品、バージョンが登録されていないことをＳ３８で確認して、製品要素／部分ドキュメント・バージョン対応テーブル２３３にＳ３９で追加登録をする。
図３はハードウェア最終製品を顧客毎に展開した、最終製品／納入先・管理テーブル２３２である。図２と図３は、どちらかを定めると、他方のテーブルは、図４の製品要素／部分ドキュメント・バージョン対応テーブル２３３をキーとして参照して展開できる。
【００１４】
基本的には図６の登録動作につきるのであるが、既に出来ている製品を新しく顧客が購入した場合のドキュメント配布管理を説明する。
図７はその動作を説明する動作フロー図である。即ち新しい顧客があるハードウェアを購入すると、図７のＳ４１でそれをドキュメント登録端末２２から入力する。その後の動作、Ｓ４１ないしＳ４４は、図６のＳ３１ないしＳ３４に対応している。Ｓ４５では、図６のＳ３５とＳ３６の動作を行っている。
追加要請等で顧客がドキュメントを購入したり、配布した場合にも、図６相当の配布管理を行う。図８はその場合の動作を示すフローであり、Ｓ５１ないしＳ５５は、図６のＳＳ３１ないしＳ３４及びＳ３５とＳ３６と同様の動作を行っている。
重ねて述べるが、図７と図８の動作フローは図６で表現しても同じであり、その特殊なケースを示している。
【００１５】
ドキュメントまたはハードウェアが改訂されて、それに伴ってドキュメントを再配布する動作を図９によって説明する。
ドキュメントが改訂されると、Ｓ６１でどの階層が改訂されたかを登録する。ドキュメント配布サーバ２３はＳ６２でこれを受け付けて、図２の全体ドキュメント／納入先・管理テーブル２３１に新しいバージョンとして追加登録する。その際、Ｓ６３で前のバージョンを配布した顧客を検索し、Ｓ６５でそのユーザを記憶する。これはＳ６６でハードウェアを基にした図３の最終製品／納入先・管理テーブル２３２で確認が出来る。Ｓ６８では、確認がとれた顧客を記憶する。Ｓ６９でこれらの顧客に改訂した部分ドキュメントを通知し、配布する。
なお、一般的にはハードウェアが改訂されて、対応してドキュメントを再配布する。もちろん、ドキュメントのみをバージョンアップする場合もある。
【００１６】
ドキュメントの改訂配布を図２ないし図４を用いて具体例で説明する。
図２において、ＱＣＰＵ（Ｑモード）ユーザーズマニュアル（ハードウェア編）の第１章第１節題１項が改訂されたところから説明を始める。
図２において、ドキュメント名２３１２のＱＣＰＵ（Ｑモード）ユーザーズマニュアル（ハードウェア編）の第１章第１節第１項はバージョン２３１３が１ ２３１１Ａであったが、改訂により最新バージョンは２ ２３１１Ｂになったとする。
図９のＳ６２でこの入力があると、ドキュメント配布サーバは、図２の２３１１Ａの列を調べて従来のバージョンであるバージョン１を配布した顧客を検索する（Ｓ６３）。この場合、顧客２と顧客３が該当するので、これを記憶領域に記憶する。
【００１７】
次に、最終製品／納入先・管理テーブル２３２を参照し、あればＳ６５で顧客が保有している製品のバージョンを特定する。この場合、顧客２は図３のシーケンサＡバージョン２ ２３２２Ｂを保有し、顧客３はシーケンサＡのバージョン１ ２３２２Ａを有していることが検索して特定されるので、これを記憶領域に記憶する。
次に、製品要素／部品ドキュメント・バージョン対応テーブル２３３を参照し、Ｓ６７で求めた顧客名と顧客が保有する製品のバージョンを検索キーに検索し、改訂されたドキュメント基本単位が、顧客が保有するハードウェアが適用可能であるかどうか特定する。
図４によれば、この場合、顧客２はシーケンサＡのバージョン２ ２３２２Ｂを保有しているので、改訂されたドキュメント基本単位を配布する対象である。一方、顧客３はシーケンサＡのバージョン１ ２３３２Ａを保有しているので、改訂されたドキュメント基本単位の配布の対象にならない。よって、Ｓ６８で顧客２が配布の対象として特定される。
【００１８】
なお、本実施の形態では、図２〜４の各テーブルはマトリックス形式のテーブルである。この形式は縦横欄の交点に丸印を記入することで該当することが判り、検索に非常に便利な形式となっている。しかしテーブルはこれに限定されて逐次記述形式でも良い。
配布の対象を特定すると、改訂された通知を配布対象顧客に送付する。顧客を通知を受けると、必要に応じて改訂されたドキュメント基本単位のバージョンアップを行うかどうか決定する。
【００１９】
ドキュメント配布サーバ２３から改訂通知が送られてきた場合に、顧客側が行うバージョンアップ管理を図１０により説明する。
図９のＳ６９で改訂通知を受信した顧客は、該ドキュメント基本単位のバージョンアップの必要性を判断し、必要である場合には、図１０のＳ７１でクライアント側コンピュータ２１を通じてドキュメント配布サーバに対しバージョンアップを行う要求を行う。
Ｓ７２でバージョンアップの要求を受け付けたドキュメント配布サーバ２３は、要求した顧客名を該レコードに追加する。
顧客２からクライアント側コンピュータ２１によってバージョンアップ要求を行った場合、ドキュメント配布サーバ２３は図２の全体ドキュメント／納入先・管理テーブル２３１の顧客２カラム ２３１１Ａに顧客２が改訂を行ったことをＳ７２で記憶する。
顧客２が改訂通知を受信したが改訂の要求を行わなかった場合、何も処理は行わない。
【００２０】
全体ドキュメント／納入先・管理テーブル２３１への顧客メモの登録を行った後、ドキュメント配布サーバ２３はＳ７３で、クライアント側コンピュータ２１に対して改訂されたバージョンのドキュメント基本単位を送信し、Ｓ７４でクライアント側コンピュータ２１はドキュメント基本単位を受信しダウンロードする。
【００２１】
クライアント側コンピュータにおいて顧客がダウンロードした部分ドキュメント群から、１冊の全体ドキュメントとして閲覧及び必要部分の検索が可能なように構成管理するドキュメント再構成を図５を用いて説明する。
クライアント側コンピュータ２１は、部分ドキュメントをダウンロードすると同時に、ドキュメント配布サーバ２３から該ドキュメントの部分ドキュメントとしてのドキュメント基本単位部分名、バージョン情報、階層情報を得て、この情報を基に既に記憶領域に記憶している従来のバージョンのドキュメント基本単位を特定し、そのドキュメント基本単位を記憶領域の退避領域にコピーし、ダウンロードしたドキュメント基本単位で上書きする。
即ち具体的には、図５のドキュメント属性情報管理テーブル２１１に、ダウンロードしたドキュメント基本単位のドキュメント基本単位部分名と階層情報とバージョンと選択フラグを横軸に展開して１つレコードとして記憶する。選択フラグは顧客が該部分ドキュメントとしてのドキュメント基本単位を検索対象として使用するかどうか指定するフラグである。
【００２２】
次に、階層情報を基にドキュメント基本単位群をソートし直し、１冊のドキュメントとして再構成する。このとき、新しいバージョン２ ２１１７として登録、記憶すると共に、ドキュメント基本単位群の構成旧いバージョン２１１６とは代わっているが、旧いバージョン１ ２１１６も図５（ｂ）に示すように併せて保存して、後に参照ができるよう構成することもできる。
これは例えば、図５（ｃ）のように、旧いバージョンも含めて顧客が利用に便利なように部分ドキュメント単位または頁毎に、メモを電子的に記入し、必要に応じて参照するためである。電子的に追記されたメモも、図５（ａ）のメモ欄にインデックスを付加してドキュメント基本単位部分名とメモ内容を１つのレコードとし、メモ情報管理データベースに記憶、登録する。
なお、本実施の形態では、インターネットを介しており、ＳＭＴＰプロトコルで通知するため、連絡先情報として少なくともメールアドレスを記憶する。また、指定されたドキュメント基本単位はインターネットを介して、ＨＴＴＰプロトコルにより、ドキュメント配布サーバ２３からクライアント側コンピュータに送られる。
こうして、ドキュメント改訂・管理の確度が向上し、かつ更新の時間が短縮できる。
【００２３】
【発明の効果】
以上のように本発明によれば、ハードウェアやソフトウェアに付属するドキュメント商品など、顧客と保守契約やサポート契約を締結した後、コンピュータシステム上で電子化ドキュメントを定期的に顧客に配信するサービスが可能で、確度が高く、配布時間も短縮できる効果がある。
即ち、ドキュメント提供側は利用者である顧客毎のニーズにマッチした部分をピックアップしてドキュメントを構成することが可能である。
また、電子化ドキュメントの検索機能の検索対象は、予め利用者毎に編集されており、不要な部分を含まないので、全文検索時の検索制度の低さ、つまり、本来検索にヒットして欲しくない事項までヒットすることを回避することができ、効果的な検索ができる効果もある。
【００２４】
利用者にとっても、バージョンアップ等でドキュメントを組み替える場合にも、必要な部分ドキュメントをダウンロードし、ドキュメントを組み直し再度、動的に旧バージョンも含めた生成をすることにより、電子メモを有効利用できるドキュメントを再構成できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本実施の形態１におけるドキュメント改訂・配布管理システムの構成を示す図である。
【図２】 実施の形態１における全体ドキュメント／納入先・管理テーブルの例を示す図である。
【図３】 実施の形態１における最終製品／納入先・管理テーブルの例を示す図である。
【図４】 実施の形態１における製品要素／部分ドキュメント・バージョン対応テーブルの例を示す図である。
【図５】 実施の形態１におけるドキュメント属性情報管理テーブルの例を示す図である。
【図６】 実施の形態１における主としてドキュメント配布サーバが行うドキュメント登録動作のフロー図である。
【図７】 製品を顧客が新規購入した際のドキュメント配布動作のフロー図である。
【図８】 ドキュメントを顧客に納品した場合の配布動作フロー図である。
【図９】 実施の形態１におけるドキュメント改訂時の再配布を行うまでの動作を説明するフロー図である。
【図１０】 クライアント側コンピュータでドキュメント属性情報管理テーブルを作成するまでのフローを示す図である。
【符号の説明】
２１ クライアント側コンピュータ、２２ ドキュメント登録端末、２３ ドキュメント配布サーバ、２１１ ドキュメント属性情報管理テーブル、２３１ 全体ドキュメント／納入先・管理テーブル、２３２ 最終製品／納入先・管理テーブル、２３３ 製入要素／部分ドキュメント・バージョン対応テーブル。

Claims (1)

1. 製品のドキュメントを構成する複数の部分ドキュメントのうち改訂された部分ドキュメントがあることを上記製品を納入した納入先のクライアント装置にネットワークを介して通知する配布サーバを備えたドキュメント改訂・配布管理システムにおいて、
   上記配布サーバは、
   製品の製品名と当該製品のバージョンと当該バージョンの製品のドキュメントの部分ドキュメントの部分ドキュメント名と改訂後の部分ドキュメントバージョンとを対応させて複数記憶する製品要素／部分ドキュメント・バージョン対応テーブルと、
   製品の製品名と当該製品のバージョンと当該バージョンの製品が納入された納入先の顧客名とを対応させて複数記憶する最終製品／納入先管理テーブルと、
   部分ドキュメントの部分ドキュメント名と部分ドキュメントバージョンと当該部分ドキュメントバージョンの部分ドキュメントを配布した顧客名とを対応させて複数記憶する全体ドキュメント／納入先管理テーブルと
   を有する記憶部を備え、
   上記配布サーバは、
   改訂された部分ドキュメントの部分ドキュメント名と改訂された後の部分ドキュメントバージョンとを入力し、
   入力した部分ドキュメント名を用いて上記全体ドキュメント／納入先管理テーブルを検索して、検索に用いた部分ドキュメント名と一致する部分ドキュメントであって、かつ、入力した部分ドキュメントバージョンよりも前のバージョンの部分ドキュメントを配布した顧客名と当該顧客名と対応する部分ドキュメント名と部分ドキュメントバージョンとを取得し、
   上記全体ドキュメント／納入先管理テーブルから取得した顧客名を用いて上記最終製品／納入先管理テーブルを検索して、検索に用いた顧客名と一致する顧客名と対応する製品の製品名と製品のバージョンとを取得し、
   上記最終製品／納入先管理テーブルから取得した製品の製品名と製品のバージョンとを用いて上記製品要素／部分ドキュメント・バージョン対応テーブルを検索して、当該製品の製品名と当該製品のバージョンとに対応する部分ドキュメントの部分ドキュメント名と改訂後の部分ドキュメントバージョンとを取得し、
   上記製品要素／部分ドキュメント・バージョン対応テーブルから取得した部分ドキュメントの部分ドキュメント名と改訂後の部分ドキュメントバージョンと、上記全体ドキュメント／納入先管理テーブルから取得した顧客名と部分ドキュメント名と部分ドキュメントバージョンとを照合して、顧客に納入された製品の部分ドキュメントのうち顧客に配布されていないバージョンの部分ドキュメントがある顧客名を特定して、特定した顧客名の納入先のクライアント装置へネットワークを介して部分ドキュメントが改訂されたことを通知する
   ことを特徴とするドキュメント改訂・配布管理システム。

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