JP4315407B2 - 競合見積管理システムおよび方法、並びに購買ウエブサーバ - Google Patents

Description

【０００１】
【発明が属する技術分野】
本発明は、複数の業者による見積結果を得るための競合見積管理システムとその方法、並びにこれらに使用するウエブサーバに関する。
【０００２】
【従来の技術】
製油所等の大規模事業所設備は、その機能維持のため、計画的な保全を必要とする。
一般に、そのような事業所には、装置の保全計画を立案しその指図をする保全部門と、保全部門からの指図に基づき、複数の取り引き工事業者（ベンダー）に見積を依頼し、競合見積によりその工事の発注先となる業者を選定する購買部門とがある。
そして、保全部門において、工事に関する仕様書類（工事作業内容、図面等）を作成し、購買要望書に添付して、購買部門に社内便などの手段で郵送する。
【０００３】
このような仕様書類の枚数は、１装置でキングパイファイル１冊にもなり、製油所等の大規模事業所には、多種多様の装置が多数あるため、仕様書類は、１年間で数万〜数１０万もの膨大な量となる。
また、購買部門では、依頼を受けた購買要請書に付けられている仕様書類を、見積を依頼する工事業者毎に仕訳けし、必要部数をコピーし、各工事業者に郵送している。
このとき、例えば１つの見積を３つの工事業者に出す競合見積を行っているため、それに伴う、仕訳、コピー、発送の作業が３倍になる。
【０００４】
一般に、見積依頼頻度は、１事業所（１製油所）あたり年間千数百回に及ぶことがあるため、複数の事業所がある場合には、年間数千回にもなる。
このよう頻度に応じて、見積結果を精査し、発注業者を決定し、その後、発注伝票の作成、工事業者への発注を行うが、この作業量も膨大なものとなっている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
以上の工事関係書類を電子ファイル化しておき、見積依頼伝票とともに電子メールにより工事業者に送信することが考えられる。
しかし、現在のインターネットの通信環境は、膨大な書類を一度に送ることに適しない。例えば、電子メールでの送信は２メガバイト以下とする等の制限がなされている。
一方、図面１枚で２メガバイトを超えるものもあり、電子メールでの見積関係書類を送信することは不可能である。
【０００６】
そこで、本発明は、膨大な紙媒体に起因する見積作業に伴う労力を軽減する競合見積管理システムとその方法、並びにこれらに使用する購買ウエブサーバを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明による競合見積管理システムは、見積に必要な仕様書類の電子ファイルを管理する購買ウエブサーバと、見積依頼伝票を選択された業者の通信装置に送信する購買システムとを有する競合見積管理システムであって、見積依頼伝票は、購買ウエブサーバのＵＲＬアドレス、業者の識別番号、パスワードを含み、購買ウエブサーバは、仕様書類の電子ファイルを業者の職種を含むディレクトリ階層で管理し、業者の通信装置に対して、当該通信装置から送信された識別番号およびパスワードに関連づけられた職種に関する電子ファイルの内容のみの閲覧を許容し、業者の通信装置からの見積金額の入力を可能にする見積金額入力画面を生成し、業者の通信装置からの見積金額の入力の完了により、識別番号およびパスワードと職種との関連づけを消去し、業者の通信装置に対して、以後の閲覧を禁止することを特徴とする。
【０００８】
本発明による購買ウエブサーバーは、職種を含むディレクトリ階層の構造を持つ仕様書類の電子ファイルと、ディレクトリ階層と各業者に送信された識別番号およびパスワードとを関連づける関連付け手段と、業者の通信装置からの識別番号およびパスワードの入力に応答して、業者の通信装置に対して、識別番号およびパスワードに関連づけられた電子ファイルの部分のみの閲覧を許可する閲覧許可手段と、業者の通信装置からの見積金額の入力に応答して、識別番号およびパスワードとディレクトリ階層との関連づけを消去し、業者の通信装置に対して、電子ファイルの閲覧を禁止する閲覧禁止手段とを有することを特徴とする。
【０００９】
本発明による競合見積管理方法は、見積に必要な仕様書類の電子ファイルを管理する購買ウエブサーバと、見積依頼伝票を選択された業者の通信装置に送信する購買システムとを有する競合見積管理システムにおける競合見積管理方法であって、購買ウエブサーバにおいて、業者の通信装置に対して、職種を含むディレクトリ階層の構造を持つ仕様書類の電子ファイルを提供し、ディレクトリ階層と各業者の通信装置に送信された識別番号およびパスワードとを関連づけ、業者の通信装置からの識別番号およびパスワードの入力に応答して、業者の通信装置に対して、識別番号およびパスワードに関連づけられた電子ファイルの部分のみの閲覧を許可し、業者の通信装置からの見積金額の入力に応答して、識別番号およびパスワードとディレクトリ階層との関連づけを消去し、業者の通信装置に対して、電子ファイルの閲覧を禁止することを特徴とする。
【００１０】
このような構成とすることにより、大量の仕様書類の電子ファイルが電子メールにより送られることがないため、通信ネットワークへの負担が軽減され、各業者による見積に関係する書類のみの閲覧を許容することにより、システムのセキュリティが維持される。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して、本発明の実施形態による競合見積管理システムの構成を説明する。
図１は、本発明の一実施形態における競合見積管理システムの構成を示すブロック図である。
同図において、競合見積管理システム１０は、基幹システム１１を含み、基幹システム１１は、設備保全のための保全システム１２および購買システム１３からなる。
保全システム１２は、保全計画を作成し、工事の補修内容および費用見積を行い、仕様を決定する。仕様が決定されると、装置−工種毎の指図書が作成され、これが、購買システム１３における購買依頼伝票となる。
【００１２】
購買システム１３は、この購買依頼伝票を基に、どの工事業者から見積をとるかを決定し、見積依頼伝票を作成し、これを見積の対象となる工事業者の通信装置１４に対して、電子メールや自動ファクシミリなどにより、電子媒体として送付する。
【００１３】
以上の基幹システム１１とは別個に、購買ウエブサーバ１５が、インターネットを介する通信のために設けられており、上記の見積依頼伝票には、購買ウエブサーバ１５のＵＲＬアドレス、アクセスのための識別番号（ＩＤ）およびパスワードが記載される。なお、ＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）は、インターネット上のリソース（メインメモリ、入力装置、出力装置、制御装置、磁気ディスク装置など）を表示する方式であって、ＵＲＬアドレスは、見積依頼された工事業者がアクセスするべき購買ウエブサーバ１５のアドレスである。
【００１４】
ＩＤは、例えば工事業者マスターファイル中の業者番号が使用され、工事業者毎に固有の番号である。
パスワードは、例えば見積依頼伝票番号が使用され、購買システム１３において見積依頼伝票が作成されるときに付与される番号であり、この番号は、見積依頼伝票の作成順に連番とすることもできる。
【００１５】
電子ファイル化手段１６は、購買ウエブサーバ１５の記録媒体への記録に適した形式への仕様書類の電子化を行う。
例えば、どの配管についての工事であるのか、工事の種類、配管のサイズおよび素材などを示す工事の明細の書類、図面等の種々の書類（基幹システム１１からの出力である管理帳票、ＯＡソフト作成書類、スケルトン図、手書きの鳥瞰図など）を含む。
電子ファイルは、例えば購買ウエブサーバ１５中のハードディスク等の大規模記憶装置内に格納される。
【００１６】
電子化された工事関係書類は、「装置」−「工種」−「職種」を見積依頼の１単位として、１つのフォルダ中に格納される。
これを示したものが、購買ウエブサーバ１５中のディレクトリ階層１７である。
ディレクトリ階層１７は、その一例を図２に示すように、「年度」−「製油所」−「工事」または「資材」−「予算科目」−「装置」−「工種」−「職種」の階層構造となっている。
【００１７】
「年度」は、工事の予算年度であり、年度毎にディレクトリ階層を更新する。
「製油所」は、１つの石油会社には一般に複数の製油所があり、当該年度において保守作業の対象となっている製油所のうちの特定の製油所を指す。
「工事」または「資材」は、見積対象が「工事」であるのか「資材」であるのかの分類である。ここでいう「資材」は、単なる既製の消耗品ではなく、その注文に仕様書類が付けられるような特注品である。
「予算科目」は、経理上の予算科目である。
【００１８】
「装置」は、常圧蒸留装置、流動接触分解装置、脱硫装置などの装置の種類を示す。
「工種」は、鉄工、計装、電気、回転機、土建、検査などの工事の種類を示す。
「職種」は、配管工、仕上工、塗装工、溶接工、鳶工、保温工などの業者すなわち職人の種類を示す。
「装置」−「工種」−「職種」の組み合わせにより業者が特定されるようになっている。
例えば、「装置」が常圧蒸留装置、「工種」が鉄工、「職種」が配管工であれば、発注する業者が数社に決定される関係にある。
【００１９】
一例を挙げると、Ａ社には、常圧蒸留装置の工種：鉄工、職種：配管工のみを見積依頼し、Ｂ社には、職種：配管工の他、保温工をも見積依頼するという予めの選別がされている。
この場合、購買システム１３からの見積依頼は、必ず「職種」毎に出される。
従って、Ａ社には常圧蒸留装置−鉄工−配管工の見積依頼、Ｂ社には常圧蒸留装置−鉄工−配管工の見積依頼と、常圧蒸留装置−鉄工−保温工の見積依頼の２つが送付されることになる。
なお、「職種」には、その職種の工事業者に対する見積に関係する書類が格納されている。
【００２０】
この関連づけは、一例を図３に示した関連づけテーブルを購買ウエブサーバ１５中のＩＤ・パスワード管理機能１８に備えることにより行われる。
図３において、欄３１には、ＩＤ（業者番号）が格納され、欄３２には、パスワード（見積依頼伝票番号）が格納される。
欄３３には、この見積依頼伝票に関する「年度」−「製油所」−「工事」または「資材」−「予算科目」−「装置」−「工種」−「職種」が格納される。
テーブルの１行目と２行目でＩＤが同じであることは、業者が同じであることを示し、見積依頼伝票番号は全て異なるので、各行でパスワードは異なる。
１行目、３行目、４行目では、業者が異なるが、その欄３３の内容、すなわち「年度」−「製油所」−「工事」または「資材」−「予算科目」−「装置」−「工種」−「職種」は同じである場合がある。
この図３の例では、３業者による競合見積となる。
【００２１】
図１において、購買システム１３は、工事業者の通信装置１４に対して見積依頼伝票を送信することと同時に、ディレクトリ階層１７の情報、すなわち予算年度、精油所、工事または資材、予算科目、装置、工種、職種、および作業、ＩＤ（業者番号）、パスワード（見積依頼伝票番号）をＩＤ・パスワード管理機能１８に送る。
このＩＤ・パスワード管理機能１８は、あるＩＤおよびパスワードで購買ウエブサーバ１５中のデータにアクセスがなされた場合、このＩＤおよびパスワードと１対１で関連づけられた「職種」に格納されたデータのみの閲覧を許可するようにしている。
これにより、業者は、その見積依頼伝票に関係する仕様書類以外のデータを見ることはできない。
従って、関係のない仕様書類への不必要なアクセスを防止し、セキュリティを確保できる。
【００２２】
見積依頼伝票を受け取った工事業者が、工事業者通信装置１４、例えばインターネットに接続可能なパーソナルコンピュータから、購買ウエブサーバ１５のＵＲＬアドレス、ＩＤ、パスワードを入力すると、これに１対１に関連づけられた「職種」に格納された書類データのみの閲覧を許容される。
このデータを見た工事業者は、その内容から工事に必要な金額の見積を行う。
なお、工事業者は、このデータを必要に応じて、自分のパーソナルコンピュータにダウンロードする。
【００２３】
工事業者は、見積金額を購買ウエブサーバ１５の見積金額入力画面から入力する。
見積金額入力画面上では、見積依頼伝票番号を入力し、該当する作業項目に対して金額を入力する。一般に１つの見積依頼には複数の作業項目があり、その各作業項目に対してそれぞれ金額を入力させるようにしている。
金額の入力が完了した時点で、購買システム１３に見積金額を送る。これにより、購買システム１３に、見積依頼に対する見積金額が格納される。
見積金額のインプットおよび購買システム１３への送信の完了時点で、ＩＤ・パスワードと「職種」との関連づけを消去する。
【００２４】
その後は、工事業者が、同じＩＤおよびパスワードで購買ウエブサーバ１５にアクセスしようとしても、その「職種」に関係する書類も見ることができなくなる。これにより、セキュリティが確保される。
また、購買システム１３に、見積依頼に対する見積金額が格納された時点で、購買ウエブサーバ１５から見積金額のデータを消去する。これにより、外部から見積金額のデータへのアクセスができなくなり、さらなるセキュリティが確保される。
【００２５】
以上は、購買ウエブサーバ１５を使用した購買部門と工事業者との間の見積作業について説明したが、購買ウエブサーバ１５を保守部門（工務部門）と購買部門との間の情報の共有化にも活用できる。
保守部門が作成した予算集計表、特定の工事に対する推奨業者一覧表などの情報を購買ウエブサーバ１５中の所定の共有フォルダに格納し、購買部門がこれを見ることができるようにすることもできる。
【００２６】
また、図２中のディレクトリ階層の一番下にある複数の「職種」フォルダの色を変化させることなどにより、見積作業の完了を保全部門に知らせることができる。
これは、例えば、見積を依頼した業者による見積金額の入力が完了し、購買部門による発注業者決定が行われたときに、該当する「職種」フォルダの色を変えることなどにより行われる。
これにより、保守部門は、見積作業が完了したことを知り、仕様書類の更新または処分を行うことができる。
【００２７】
なお、仕様書類は、すべてが電子化に適しているとは限らず、工事業者の通信装置における印刷環境等に応じて、一部の書類を紙媒体のまま運用することも、本発明の範囲内に含まれる。
【００２８】
次に、本発明の一実施形態による競合見積管理方法を、図４を参照して説明する。
予め、保守部門により、仕様書類が電子ファイルとして購買ウエブサーバ１５内の該当するディレクトリ（職種）に格納される。この例においては、職種＝発注単位となっており、購買部門において、職種に対してどのベンダーに見積依頼するかが決定される。
仕様書類の格納後、基幹システムで購買依頼が行われる。すなわち、購買依頼伝票が保全部門（保全システム）から購買部門（購買システム）に送られ、購買部門において、購買依頼伝票および購買ウエブサーバ１５内の書類を確認し、見積依頼を行う対象業者が決定され、購買システム１３において、購買依頼伝票に基づいて見積依頼伝票が作成される。
【００２９】
そして、図４中のステップ４１において、購買システム１３は、業者にＩＤおよびワンタイムパスワードを含む見積依頼伝票を電子メールまたは自動ファクシミリにより送信し、同時に、このＩＤ、パスワードおよび見積項目（見積金額入力画面で使用する作業項目、資材等）を購買ウエブサーバ１５に送る。
ステップ４２において、このＩＤおよびパスワードと購買ウエブサーバ１５中のディレクトリとを、図３のテーブルに示すように、関連づけを行う。
ステップ４３において、業者により入力されたＩＤおよびパスワードと図３のテーブルとを比較し、このテーブルに登録されている場合、関連づけられたデータ、すなわち該当する職種についての仕様書類の閲覧を、ステップ４４において許可する。
このデータは、必要に応じて業者のパーソナルコンピュータなどにダウンロードすることができるようになっている。
【００３０】
ステップ４５において、見積金額入力画面により、業者による見積金額入力を促す。
ステップ４６において、業者が見積金額の入力を完了すると、ステップ４７に進む。
ステップ４７において、業者により入力された見積金額を購買システム１３に送信し、見積依頼伝票に金額をセットする。これと同時に、購買ウエブサーバ１５からそのＩＤおよびパスワードと購買ウエブサーバ中のディレクトリとの関連づけを消去する。
これにより、以後、そのＩＤおよびパスワードによる購買ウエブサーバ１５中に格納された電子ファイル、すなわち仕様書類の閲覧を禁止し、システムのセキュリティを確保する。また、見積金額が基幹システム、すなわち購買システム１３に送られた後、購買ウエブサーバ１５から見積金額のデータを消去することにより、さらにセキュリティが確保される。
【００３１】
購買部門は、購買システム１３に格納された各業者からの見積金額、見積書、仕様書類および過去の実績等の種々のファクタを勘案して、発注業者を決定する。
例えば、１つの工事をＡ社、Ｂ社、Ｃ社の３社のうち、たとえばＡ社を発注業者として決定すると、Ａ社の見積伝票を基に発注伝票を作成する。
【００３２】
【発明の効果】
以上詳述したように、本発明によれば、通信回線に大きな負担をかけることなしに、業者に必要な仕様書類の電子ファイルを、高いセキュリティで、閲覧させることができる。
また、本発明によれば、従来の見積依頼などに要していた膨大な紙資料（仕様書類）の作成や郵送、あるいは保管等と、これに伴う膨大な人員、作業、保管スペース、コストなどを大幅に削減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態による競合見積管理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】図１中のディレクトリ階層の一例を示す図である。
【図３】図１中のＩＤ・パスワード管理機能に備えられるテーブルの一例を示す図である。
【図４】本発明の一実施形態による競合見積管理方法を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０ 競合見積管理システム
１１ 基幹システム
１２ 保全システム
１３ 購買システム
１４ 業者の通信装置
１５ 購買ウエブサーバ
１６ 電子ファイル化手段
１７ ディレクトリ階層
１８ ＩＤ・パスワード管理機能

Claims (5)

1. 見積に必要な仕様書類の電子ファイルを管理する購買ウエブサーバと、見積依頼伝票を選択された業者の通信装置に送信する購買システムとを有する競合見積管理システムであって、前記見積依頼伝票は、購買ウエブサーバのＵＲＬアドレス、業者の識別番号、パスワードを含み、前記購買ウエブサーバは、前記仕様書類の電子ファイルを業者の職種を含むディレクトリ階層で管理する電子ファイル管理手段と、前記業者の通信装置に対して、当該通信装置から送信された識別番号およびパスワードに関連づけられた職種に関する電子ファイルの内容のみの閲覧を許容する閲覧許可手段と、前記業者の通信装置からの見積金額の入力を可能にする見積金額入力画面を生成する入力画面生成手段と、前記業者の通信装置からの見積金額の入力の完了により、前記識別番号およびパスワードと職種との関連づけを消去し、前記業者の通信装置に対して、以後の閲覧を禁止する閲覧禁止手段とを含むことを特徴とする競合見積管理システム。
2. 前記ディレクトリ階層は、装置、工種、および職種を含み、前記購買ウエブサーバは、１つの職種に対する上位の装置、工種からなる３つの階層を見積依頼の１単位として管理することを特徴とする請求項１記載の競合見積管理システム。
3. 前記購買ウエブサーバは、更に、前記購買システムから前記識別番号およびパスワードを受信し、前記識別番号およびパスワードと前記見積依頼の１単位とを関連づける関連付け手段を含むことを特徴とする請求項１又は２のいずれか１項記載の競合見積管理システム。
4. 職種を含むディレクトリ階層の構造を持つ仕様書類の電子ファイルと、前記ディレクトリ階層と各業者の通信装置に送信された識別番号およびパスワードとを関連づける関連付け手段と、前記業者の通信装置からの識別番号およびパスワードの入力に応答して、前記業者の通信装置に対して、前記識別番号およびパスワードに関連づけられた電子ファイルの部分のみの閲覧を許可する閲覧許可手段と、前記業者の通信装置からの見積金額の入力に応答して、前記識別番号およびパスワードとディレクトリ階層との関連づけを消去し、前記業者の通信装置に対して、前記電子ファイルの閲覧を禁止する閲覧禁止手段とを有することを特徴とする購買ウエブサーバ。
5. 見積に必要な仕様書類の電子ファイルを管理する購買ウエブサーバと、見積依頼伝票を選択された業者の通信装置に送信する購買システムとを有する競合見積管理システムにおける競合見積管理方法であって、前記購買ウエブサーバにおいて、前記業者の通信装置に対して、職種を含むディレクトリ階層の構造を持つ仕様書類の電子ファイルを提供する電子ファイル提供ステップと、前記ディレクトリ階層と各業者の通信装置に送信された識別番号およびパスワードとを関連づける関連付けステップと、前記業者の通信装置からの前記識別番号およびパスワードの入力に応答して、前記業者の通信装置に対して、前記識別番号およびパスワードに関連づけられた電子ファイルの部分のみの閲覧を許可する閲覧許可ステップと、前記業者の通信装置からの見積金額の入力に応答して、前記識別番号およびパスワードとディレクトリ階層との関連づけを消去し、前記業者の通信装置に対して、前記電子ファイルの閲覧を禁止する閲覧禁止ステップとを有することを特徴とする競合見積管理方法。

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