JP4228429B2 - 出張関連業務支援システム - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、出張関連業務支援システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
図２に、出張関連費用の精算に要する一般的な手続きの流れを示す。
【０００３】
まず、出張者である本人１に対し、出張者の上司３より出張命令が下される（Ｓ１）。本人１は、手元の出張旅費精算用紙５に、出張日、出張先、出張用件等を記入し、事務担当者２に提出する（Ｓ２）。
【０００４】
事務担当者２は、出張旅費精算用紙５を受け取ると、その記載内容に基づいて、必要とされる交通機関のチケット６を用意する。チケット６の用意が完了すると、事務担当者２は、当該交通機関のチケット６を出張者である本人１に手渡す。このとき、事務担当者２は、出張旅費精算用紙５も返却する（Ｓ３）。
【０００５】
本人１は、交通機関チケット６を使って出張する（Ｓ４）。なお、交通機関のチケット以外に要した費用は、出張者である本人１が仮負担する。出張後、出張者である本人１は、仮負担した費用の金額とその内訳並びに予算区分を出張旅費精算用紙５に追記し、上司３へ提出する（Ｓ５）。なお、領収書７がある場合、本人１は、出張旅費精算用紙５の提出とは別に、領収書７を事務担当者２に提出する。
【０００６】
上司３は、出張内容を確認後、承認印を押して事務担当者２に手渡す（Ｓ６）。
【０００７】
事務担当者２は、提出された出張旅費精算用紙５の記載内容に誤りがないかを検査し、行き先までの距離及び出張用件に応じた日当を計算して出張旅費精算用紙５に追記する。なお、事務担当者２は、定期的に、提出された出張旅費精算用紙５の内容を、予算区分単位で出張旅費精算集計表８にまとめて経理担当者４に提出する（Ｓ７）。
【０００８】
経理担当者４は、出張旅費精算集計表８に基づいて経理処理を行うと共に、出張者本人１に対し、日当及び出張者本人１が支払った出張時の仮負担金を支払う（Ｓ８）。この支払いにより、一連の出張旅費精算手続きが完了する。
【０００９】
なお、一連の手続きを円滑に進めるため、事務担当者２は、各職場ごとに配置されることが多い。
【００１０】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、以上の手続きにより出張関連費用の精算を行う場合には、以下に示す問題があった。
【００１１】
（１）事務担当者２は、定期的に、出張旅費精算用紙５を予算区分単位で集計し、出張旅費精算集計表８にまとめなければならず、多くの手間と時間を費やしている。特に、事業規模や予算等の関係でこの作業を手作業で行っている場合には、そのために費やされる時間は膨大となる。
【００１２】
（２）出張旅費精算用紙５は、出張者本人１や出張者上司３の間で持ち回りとなるため、持ち回りに多くの時間を必要とする。特に、出張者本人１と出張者上司３が地理的に離れている場合、その時間的ロスは大きく、旅費の精算処理が遅れることになる。
【００１３】
（３）定期的に同一内容の出張がある場合でも、出張者本人１は、その都度、新たな出張旅費精算用紙５に同一内容を記入して事務担当者２に提出しなければならず、そのための時間が無駄である。
【００１４】
【課題を解決するための手段】
かかる課題を解決するため、本発明の出張関連業務支援システムは、（１）出張者、出張日、出張先、用件、交通機関チケットの区間、枚数及び配付状況、並びに、日当のフィールドを少なくとも含むレコードを有する出張予定データベースと、（２）出張者、出張日、出張先、用件、交通機関チケットの区間、枚数及び配付状況、日当、仮払いの内容に係る複数の項目、並びに、上司の承認日のフィールドを少なくとも含むレコードを有する出張明細データベースと、（３）出張先、用件及び日当のフィールドを少なくとも含むレコードを有する日当データベースと、（４）出張当事者とその上司を把握できる人事関係 の情報を格納している人事データベースと、（５）出張当事者より入力のあった出張予定情報を、上記出張予定データベースに新規レコードとして登録すると共に、当該レコードの日当フィールドに、当該出張に対して支払われる日当情報を、上記出張予定情報のうちの出張先及び用件に基づいて、上記日当データベースより読み出して登録する出張予定入力手段と、（６）第１の抽出条件に合致するレコードを上記出張予定データベースから抽出して一覧表示する際、出張に関連して必要となる各種チケットの配布状況を、該当レコードのフィールドの一つとして表示する出張予定一覧手段と、（７）出張当事者の入力に応じ、上記出張予定データベースに登録されている出張予定情報を読み出し、読み出された情報又は当該情報に仮払い情報を追加した情報を、上記出張明細データベースに新規レコードとして登録する出張明細入力手段と、（８）第２の抽出条件に合致するレコードを上記出張明細データベースから抽出後、上記人事データベースにアクセスして各レコードの出張当事者に対応する上司を検索し、上記レコードを上司ごとに分類する出張明細分類手段と、（９）上司ごとに分類されたレコードを、電子メールにより各上司本人に宛てて送付する出張明細送付手段と、（１０）上記電子メールには、各レコードに対する承認を受け付けるアイコンが埋め込まれており、当該アイコンに対する操作に応動して、上記出張明細データベースにおける該当レコードのフィールドに承認日を記録する出張明細承認手段と、（１１）上記出張明細データベースより抽出された精算を必要とするレコードの一括画面上で、日当情報の修正が入力された場合、修正後の内容を日当データベース及び出張明細データベースに反映する出張明細一括集計手段とを備えることを特徴とする。
なお、各種チケットの配布状況は、該当レコードの一覧画面上で登録可能とすることが望ましい。
【００１５】
【発明の実施の形態】
（Ａ）第１の実施形態
以下、本発明に係る出張関連業務支援システムを、出張関連費用精算支援システムに適用する場合の第１の実施形態を説明する。
【００１６】
（Ａ−１）ネットワーク構成
最初に、第１の実施形態に係る出張関連費用精算支援システムを構築する物理的なネットワーク構成を説明する。
【００１７】
図３に、その一例を示す。図３に示すシステムは、出張者本人が使用するパーソナルコンピュータ１０と、事務担当者が使用するパーソナルコンピュータ１１と、出張者の上司が使用するパーソナルコンピュータ１２と、経理担当者が使用するパーソナルコンピュータ１３と、電子メールサーバ１４と、データベースサーバ１５を、ＬＡＮ１６によって相互接続するものである。
【００１８】
ここで、パーソナルコンピュータ１０は、出張者本人に専用の端末であり、通常業務の遂行に用いられる他、出張明細の入力に用いられる。
【００１９】
同様に、パーソナルコンピュータ１１は、事務担当者に専用の端末であり、通常業務の遂行に用いられる他、出張明細の認識と集計処理に用いられる。
【００２０】
パーソナルコンピュータ１２は、出張者の上司に専用の端末であり、他の端末と同様、通常業務の遂行に用いられる他、出張者が記載した出張明細の確認と、承認に用いられる。
【００２１】
パーソナルコンピュータ１３は、経理担当者に専用の端末であり、やはり他の端末と同様、通常業務の遂行に用いられる他、事務担当者から送られて来る出張旅費精算集計表の確認及び経理処理と、出張者への旅費支払いに用いられる。
【００２２】
電子メールサーバ１４は、ネットワーク上での電子メールの交換に介在するサーバであり、本システムでは、出張明細データの出張者の上司への送付および出張旅費精算集計表の経理担当者へ送付等に用いられる。
【００２３】
データベースサーバ１５は、出張明細に関連する各種データの格納に用いられるサーバであり、本システムに固有のデータベースの他、各種のデータベースが保持格納されている。
【００２４】
ここでは、本システムに固有のデータベースとして、出張予定データを格納する出張予定データベース１７、出張明細データを格納する出張明細データベース１８、日当データを格納する日当データベース１９、出張者の上司を検索するための人事データベース２０が格納されているものとする。
【００２５】
もっとも、これらデータベースは、必ずしも同一サーバ内に格納されている必要は無く、複数のサーバに分散されて格納されていても良い。
【００２６】
（Ａ−２）機能ブロック構成
続いて、本システムの機能ブロック構成を説明する。図１は、本システムを論理構成の観点から見た図である。図１に示すように、本システムは、出張予定入力機能２１と、出張予定一覧機能２２と、出張明細入力機能２３と、出張明細送付機能２４と、出張明細承認機能２５と、出張明細一括集計機能２６と、ネットワークを介して接続された各種データベース１７〜２０より構成されている。
【００２７】
ここで、出張予定入力機能２１は、出張者本人１が出張前に出張の予定を入力するのに用いられる機能である。当該機能を介して、出張予定データベース１７及び日当データベース１９へのアクセスが可能とされる。
【００２８】
出張予定一覧機能２２は、事務担当者２が出張者の予定を定期的に確認するのに用いられる機能である。当該機能を介して、出張予定データベース１７へのアクセスが可能とされる。
【００２９】
出張明細入力機能２３は、出張者本人１が出張後に出張明細を入力するのに用いられる機能である。当該機能を介して、出張予定データベース１７及び出張明細データベース１８へのアクセスが可能とされる。
【００３０】
出張明細送付機能２４は、サーバが出張者の上司３に明細データを送付するのに用いられる機能である。当該機能を介して、出張明細データベース１８及び人事データベース２０へのアクセスが可能とされる。
【００３１】
出張承認機能２５は、出張者上司３が出張明細データの内容を確認し、これを承認するのに用いられる機能である。当該機能を介して、出張明細データベース１８へのアクセスが可能とされる。
【００３２】
出張明細一括集計機能２６は、出張明細データを一括集計し、そのデータを経理担当者に送付するのに用いられる機能である。当該機能を介して、出張明細データベース１８及び日当データベース１９へのアクセスが可能とされる。
【００３３】
この実施例の場合、これら機能はコンピュータ上又はサーバ上で実行されるプログラムによりソフトウェア的に実現され、各コンピュータには担当者に許される操作に必要となる最小限の機能プログラムのみがインストールされ又はその実行が制限されるようになっている。
【００３４】
（Ａ−３）出張関連費用の精算手続
図４に、本システムに基づく出張関連費用の精算手続きがどのように進行するかを概念的に示す。従来例との違いは、精算手続にサーバが介在し、ネットワークを介した当該サーバへのアクセスにより必要な手続が進行する点である。以下、当該手続が進行する様子を機能別に説明する。
【００３５】
（Ａ−３−１）出張予定入力機能
図５を用い、出張予定入力機能２１によりどのような手続が実行され、システム上でどのような処理が行なわれるかを説明する。
【００３６】
まず、出張者本人１に対し、出張者上司３より出張の命令が下される（Ｓ１０）。出張者本人１は、出張命令を受けると、自己のパーソナルコンピュータ１０を通じて出張予定入力機能２１を起動し、出張予定の入力を行う（Ｓ１１）。
【００３７】
出張予定入力機能２１が起動されると、図５に示すように、パーソナルコンピュータ１０の画面上に出張予定入力画面３０が表示され、その入力領域として出張日、出張先、出張用件、使用する交通機関のチケットの各項目が表示される。
【００３８】
出張者本人１は、所定の入力手段を用いて各項目に必要事項を入力し、「ＯＫ」ボタンを押す。かかる画面上に表示されたアイコンに対する操作は、画面上でのカーソル操作又は所定の入力手段を用いて行なわれる（以下、同じ）。
【００３９】
図５では、出張者本人である「□□浩二」さんが、出張日として「１９９７年１０月２日」を、出張先として「××展示場」を、出張用件として「調査」を、使用する交通機関のチケットとして「長岡−東京２枚」を入力し、「ＯＫ」ボタンを押す場合を表している。
【００４０】
「ＯＫ」ボタンが押されると、出張予定入力機能２１により、入力された内容がＬＡＮ１６を通じてデータベースサーバ１５に転送され、当該データベースサーバ１５中に格納されている出張予定データベース１７に登録される（Ｓ１１Ａ）。
【００４１】
同時に、出張予定入力機能２１は、当該入力の条件に該当する日当金額を日当データベース１９から検索し（すなわち、出張先及び出張用件に応じて定まる日当金額を日当データベース１９から検索し）、該当する日当金額が存在する場合には、日当金額を出張予定データベースに追記する（Ｓ１１Ｂ）。
【００４２】
なお、日当データベース１９に該当するデータが存在しない場合には、出張予定データベース１７の日当金額欄は空白のままとされる。
【００４３】
以上の機能により、出張者本人１が入力した出張予定のデータが出張予定データベース１７に格納される。
【００４４】
（Ａ−３−２）出張予定一覧機能
図６を用い、出張予定一覧機能２２によりどのような手続が実行され、システム上でどのような処理が行なわれるかを説明する。
【００４５】
事務担当者２は、自己のパーソナルコンピュータ１１を通じて毎日定期的（例えば、午前１０時と午後３時）に出張予定一覧機能２２を起動し、出張予定内容の確認を行なう。そして、事務担当者２は、出張予定者に必要な交通機関のチケットを手渡す（Ｓ１２）。
【００４６】
出張予定一覧機能２２が起動されると、図６に示すように、パーソナルコンピュータ１１の画面上に出張予定一覧画面３１が表示され、出張予定データベース１７に格納されている情報へのアクセスが可能となる。
【００４７】
事務担当者２は、出張予定データベース１７に格納されている最新の情報を確認するため、出張予定一覧画面３１に表示されている「更新」ボタンを押す。
【００４８】
「更新」ボタンが押されると、出張予定一覧機能３２により、抽出条件（一覧期間及び一覧部門の範囲）を定める出張予定一覧定義ファイル１７Ａが読み出され（Ｓ１２Ａ）、抽出条件に合致する出張予定の内容（出張日、出張者、出張先、出張用件、交通機関チケット６の種類など）が画面に一覧表示される（Ｓ１２Ｂ）。
【００４９】
この一覧表示により、事務担当者２は、出張者がいつどのような種類の交通機関チケット６を必要とするかを容易に把握できる。
【００５０】
なお、前述した出張予定一覧定義ファイル１７Ａの内容は、必要に応じて事務担当者２が変更でき、今後の予定のみではなく過去の履歴も参照可能である。ここで、表示内容に「配布日」を含めておけば、チケットの庫出管理も可能である。例えば、交通機関チケット６を出張者本人に手渡した日に、出張予定一覧画面３１に表示されている「チケット配布」ボタンを押せば、出張予定データベース１７の該当レコードに配布日の自動登録することも可能である。
【００５１】
またここでは、便宜上、事務担当者２が一人の場合について説明しているが、会社や団体の規模に合わせて部門単位で事務担当者２を複数配置することも当然可能である。
【００５２】
以上の機能により、出張者本人１は特に足を運ばなくとも事務担当者２より出張前に交通機関チケット６を受取ることができ、事務担当者２も交通機関チケット６の庫出管理を画面のボタン操作のみで行うことができる。
【００５３】
（Ａ−３−３）出張明細入力機能
図７を用い、出張明細入力機能２３によりどのような手続が実行され、システム上でどのような処理が行なわれるかを説明する。
【００５４】
まず、当該機能の前提として、出張者本人１が交通機関チケット６を使って出張する（Ｓ１３）。ここで、交通機関チケット６以外の旅費は、従来同様、出張者本人１が仮負担する。
【００５５】
出張後、出張者本人１は、自己のパーソナルコンピュータ１０を通じて出張明細入力機能３３を起動し、出張明細の入力を行う。なお、領収書７がある場合には、これを事務担当者２に別途提出する（Ｓ１４）。因みに、この領収書７の提出は従来同様手渡しとなる。
【００５６】
出張明細入力機能２３が起動されると、図７に示すように、パーソナルコンピュータ１０の画面上に第１の出張明細入力画面３２が表示され、その入力領域として出張日の項目が表示される。
【００５７】
出張者本人１は、所定の入力手段を用いを出張日を直接入力し又は図面のように画面上でカーソルを用いて出張日を入力し、「ＯＫ」ボタンを押すことにより出張日を確定する。
【００５８】
「ＯＫ」ボタンが押されると、出張明細入力機能２３により、出張者本人が出張前に入力しておいた内容を含む出張予定データが出張予定データベース１７より読み出され（Ｓ１４Ａ）、第２の出張明細入力画面３３として表示される。
【００５９】
ここで、該当する出張予定データが取出せない場合は、出張日を入力ミスした可能性が高いため、第１の出張明細入力画面３２において、その旨のメッセージを表示し、再度の入力を促す。
【００６０】
第２の出張明細入力画面３３が表示されると、出張者本人１は、精算に必要な項目（出張費用の予算区分、出張者本人１が仮負担した旅費金額及びその内訳等）に必要な事項を入力し、「ＯＫ」ボタンを押す。
【００６１】
図７では、出張者本人である「□□浩二」さんが、予算区分として「設計予算」を、個人仮負担金額として「３７４０円」を、第１の交通機関として「鉄道」を、それを利用した区間として「東京−幕張」を、第２の交通機関として「タクシー」を、それを利用した区間として「幕張−展示場」を入力し、「ＯＫ」ボタンを押す場合を表している。
【００６２】
なお、仮払いがない場合には、何等の情報を入力することなくそのまま「ＯＫ」ボタンを押す。
【００６３】
「ＯＫ」ボタンが押されると、出張明細入力機能２３により、第２の出張明細入力画面３３の入力データ（出張後に新たに入力されたデータと出張前に入力されていたデータ）がＬＡＮ１６を通じてデータベースサーバ１５に転送され、当該データベースサーバ１５中に格納されている出張明細データベース１８に登録される（Ｓ１４Ｂ）。
【００６４】
以上の機能により、出張者本人１は上司が不在であっても、自己のパーソナルコンピュータ１０上で出張明細を入力するだけで出張旅費の精算申請処理を完了することができる。
【００６５】
（Ａ−３−４）出張明細送付機能
図８を用い、出張明細送付機能２４によりどのような手続が実行され、システム上でどのような処理が行なわれるかを説明する。
【００６６】
出張明細送付機能２４は、毎日定期的に（例えば、午前３時）に起動し、出張明細データベース１８に前日付けで登録のあった新規出張明細の入力データを監視し、出張者の上司３に宛てて出張者本人１の出張明細データを送付する処理を行なう（Ｓ１５）。
【００６７】
すなわち、出張明細送付機能２４は起動すると、出張明細データベース１８に前日付けで登録のあった新規出張明細の入力データそれぞれについて、人事データベース２０を検索し、出張者本人１の情報とその上司３の情報を抽出する（Ｓ１５Ａ）。ここで、出張者上司３の検索は、両者の従業員情報に共通する所属コードを利用する方法や人事データベース２０に登録されているリンク情報を利用する方法等が考えられる。
【００６８】
その後、出張明細送付機能２４は、抽出された情報に基づき、出張明細データベース１８中に前日付けで登録のあった新規出張明細の入力データを、出張者の上司単位で集計を行なう。この集計結果が、出張明細承認データ９である。
【００６９】
次に、出張明細送付機能２４は、電子メール送付機能を使用し、承認を必要とする出張明細の生じた上司３の電子メールアドレスに宛てて、承認を求める電子メールを送信する。
【００７０】
このとき、電子メールのタイトル及び内容には、当該電子メールが本機能により送付された電子メールである旨が明記され、当該電子メールを受信した出張者上司３がその内容を容易に推測できるようにする。図８の出張明細送信画面３４はその一例である。なお、出張明細承認データ９については、当該電子メールの添付ファイルとして送信する。
【００７１】
因みに、この電子メールの送受信自体は、ＬＡＮ１６上に接続された電子メールサーバ１４が行うものとし、本機能とのインタフェース機能を保有する一般的な電子メールシステムを使用するものとする。
【００７２】
以上の機能により、出張明細データベース１８に前日付けで登録された新規出張明細の入力データは、人手を介すことなく登録日の翌日に、出張者の上司３へ送付することが可能となる。
【００７３】
なおここでは、登録日の翌日に一括して送信しているが、毎日数回（例えば、午前と午後）新規の入力データがあるかを確認し、新規の入力データが確認された場合には、前回の確認時から今回の確認時までに登録された入力データを対象として一括的に出張者の上司３に送付することも可能であるし、登録と同時に送付することも可能である。
【００７４】
（Ａ−３−５）出張明細承認機能
図９を用い、出張明細承認機能２５によりどのような手続が実行され、システム上でどのような処理が行なわれるかを説明する。
【００７５】
出張者上司３は、電子メールとして届いた出張明細承認データ９を自己のパーソナルコンピュータ１２上で開くことにより、出張明細承認機能２５が利用可能となる（Ｓ１６）。
【００７６】
すなわち、出張者上司３は、出張明細送付機能２４に基づく電子メールの受信を出張明細受信画面３５より確認すると、これに添付されている出張明細承認データ９を開くことにより出張明細承認画面３６を表示する。
【００７７】
この出張明細承認画面３６には、出張明細承認データ９に対して予め埋め込まれている承認機能に必要な処理ボタン（「承認」又は「却下」のボタン）が配置されている。
【００７８】
出張者上司３は、出張明細承認データ９の内容を確認し、承認する場合には、「承認」ボタンを押す。出張明細承認機能２５は、「承認」ボタンが押されたことを確認すると、出張明細データベース１８の該当レコードに承認日を記録する（Ｓ１６Ａ）。なお、この承認は、各出張明細ごとに行なっても良く、一括して行うことも可能である。
【００７９】
一方、出張者上司３が「却下」ボタンを押した場合には、出張明細承認機能２５は、出張明細データベース１８に認証日を記録することなく該当画面を閉じる又は次の出張明細データの承認に移る。また必要に応じ、出張明細承認機能２５は、出張明細が却下されたことを電子メールにて出張者本人１に通知する。この通知を受けた出張者本人１は、出張明細入力機能３３を使って出張明細内容を修正することができる。
【００８０】
以上の機能により、出張者上司３は自己のパーソナルコンピュータ１２上で部下の出張明細データを確認し、承認することができる。
【００８１】
（Ａ−３−６）出張明細一括集計機能
図１０を用い、出張明細一括集計機能２６によりどのような手続が実行され、システム上でどのような処理が行なわれるかを説明する。
【００８２】
事務担当者２は、出張明細一括集計機能２６を利用し、自己のパーソナルコンピュータ１１上で、定期的（例えば、毎週月曜日）に、一定期間（例えば、集計前１週間）内に生じた承認済の出張明細データを一括して集計し、出張明細集計データ８Ａとして経理担当者４に送付する（Ｓ１７）。
【００８３】
まず、事務担当者２が、出張明細一括集計画面３７を開いて「一括集計」ボタンを押すと、出張明細一括集計機能２６は、出張明細一括集計定義ファイル１８Ａに定義されている集計期間及び集計部門の範囲に基づき、該当する出張明細データを出張明細データベース１８の中から抽出し、これを一括集計結果画面３８として一覧表示する。
【００８４】
なお、本機能では、「一括集計」ボタンの他に、部門単位及び予算区分単位の集計ができるようにしてあり、出張予算管理として使用することができる。
【００８５】
さて、一括集計結果画面３８が表示されると、事務担当者２は、日当欄が空白となっている出張明細がないかを確認し、該当する出張明細がある場合には、その出張用件及び出張先に応じた日当金額を計算し、正しい日当金額を入力する。
【００８６】
事務担当者２が、表示された全ての出張明細に対する確認を終了し「精算」ボタンを押すと、出張明細一括集計機能２６は、更新内容を出張明細データベース１８に反映させる（Ｓ１７Ｂ）と共に、日当データベース１９に更新された日当データを記録する（Ｓ１７Ｃ）。
【００８７】
このように、日当データベース１９は常に補正され、また新規の情報が追加される。かくして、出張予定入力機能２１における日当金額の検索ヒット率が向上されることになる。
【００８８】
出張明細データベース１８等が更新されると、出張明細一括集計機能２６は、電子メール送付機能を使用し、経理担当者４の電子メールアドレスに宛てて、出張明細集計データ８Ａを送信する。
【００８９】
このとき、電子メールのタイトル及び内容には、当該電子メールが本機能により送付された電子メールである旨が明記され、当該電子メールを受信した経理担当者４がその内容を容易に推測できるようにする。図１０の出張明細集計データ送信画面３９はその一例である。なおこの場合も、出張明細集計データ８Ａについては、当該電子メールの添付ファイルとして送信する。
【００９０】
因みに、この電子メールの送受信自体は、ＬＡＮ１６上に接続された電子メールサーバ１４が行なうものとし、本機能とのインタフェース機能を保有する一般的な電子メールシステムを使用するものとする。
【００９１】
以上の機能により、事務担当者２は、従来手作業で行なっていた集計業務を、ボタン操作のみで行うことができ、大幅な業務短縮を実現できる。
【００９２】
なお、経理担当者４は、定期的に電子メールで送信されてくる出張明細集計データ８Ａを開くことで従来通りの経理処理を行うことができ、その処理結果に基づいて精算業務（出張者本人１へ日当の支払い及び出張者本人が支払った出張時の仮負担金の支払い）を行なうことができる（Ｓ１８）。
【００９３】
なお、この支払い方法には、出張者本人１に精算額を直接手渡す方法の他、各自の口座に別途振り込む等の方法が考えられる。後述する第２の実施形態の場合も同様である。
【００９４】
（Ａ−４）第１の実施形態の効果
以上のように、本実施形態に係るシステムによれば、従来必須であった出張旅費精算用紙５の持ち回りをなくすことができ、交通機関チケットの発行手続、旅費の承認及びその精算等の手続を、当事者のパーソナルコンピュータ１０〜１３上のオンライン手続で可能とできる。
【００９５】
かくして、それぞれの担当者が地理的に離れている場合でも、短期間で旅費の精算を行なうことができる。
【００９６】
例えば、出張者本人１と出張者上司３とが地理的に離れた場所で仕事をする場合（他国で仕事する場合を含む）でも、出張者の上司３は、実務上支障のない範囲で（場合によっては瞬時に）、出張者本人１の出張内容を把握し管理することができる。
【００９７】
同様に、事務担当者２が出張者本人１のいる職場や事業所等にいなくても出張者本人１の出張予定を速やかに把握でき、交通機関チケットの手配を効率良く行なうことができる。
【００９８】
また従来、事務担当者２においては、手作業で出張旅費精算用紙５を集計する必要があったため、事業規模によっては各職場単位に事務担当者２を配置する必要もあったが、本実施形態に係るシステムを用いればボタン操作のみで必要な集計処理を行なうことができるため、事務作業の大幅な削減と人員の削減も可能とできる。
【００９９】
また、出張者本人１においても、既に登録済みの場所への出張時には、画面上のアイコンを操作するだけで所定の入力作業を行なうことができ、同様に出張時の用件やチケットを利用する区間に対しても登録済みの項目から選択するだけで行なうことができ、定期的に同じ内容の出張がある場合の入力の手間を簡易化できる。
【０１００】
なお、これら選択項目は全従業員が利用できるように共通した内容としても良いが、出張先などの事項は職務等に応じてある程度決まってくるので、同種の業務を行なうものについて共通の内容としたり、個人ごとに登録できるようにしてあっても良い。
【０１０１】
また、出張者の上司３においても、出張明細に対する承認を一括して画面上で行なえるため同作業を効率良く進めることができる。
【０１０２】
（Ｂ）第２の実施形態
以下、本発明に係る出張関連業務支援システムを、出張関連費用精算支援システムに適用する場合の第２の実施形態を説明する。
【０１０３】
（Ｂ−１）ネットワーク構成
最初に、第２の実施形態に係る出張関連費用精算支援システムを構築する物理的なネットワーク構成を説明する。
【０１０４】
図１１に、その一例を示す。この図１１には、図３との対応部分に同一符号を付して表している。図１１より明らかなように、第２の実施形態に係る出張関連費用精算支援システムと第１の実施形態に係るそれとの違いは、交通機関チケット管理装置４１がＬＡＮ１６上に新たに追加されている点である。
【０１０５】
この交通機関チケット管理装置４１は、交通機関チケット６の保管及び繰り出しを無人化（自動化）するために設けられた手段であり、事務担当者２による出張予定の確認及び交通機関チケット６の配布手続を不要とするものである。
【０１０６】
このため、交通機関チケット管理装置４１は、出張者本人１の所属する事業所等に配置される。
【０１０７】
（Ｂ−２）機能ブロック構成
図１２に、この第２の実施形態に係るシステムの機能ブロック構成を示す。図１２には、図１と対応部分に同一符号を付して表している。図１２より明らかなように、第２の実施形態に係る出張関連費用精算支援システムと第１の実施形態に係るそれとの違いは、出張予定一覧機能２２に代えて交通機関チケット管理機能２７が新たに設けられていることである。
【０１０８】
この交通機関チケット管理機能２７こそ交通機関チケット管理装置４１により実現される機能であり、本実施形態に固有の機能である。ここで、交通機関チケット管理機能２７は、出張予定データベース１７にアクセスし、そのデータベースの内容に従って出張予定の確認と交通機関チケットの配布状況、在庫などを管理する。
【０１０９】
（Ｂ−３）交通機関チケット管理装置の構成
続いて、交通機関チケット管理装置４１の構成を、図１３を用いて説明する。なお、図１３は、交通機関チケット管理装置４１の構成を機能ブロックにより表したものである。
【０１１０】
図１３に示すように、交通機関チケット管理装置４１は、従業員カード読取り部４２と、キー入力部４３と、メッセージ表示部４４と、チケット保管部４５と、チケット繰り出し部４６と、制御部４７とで構成されている。
【０１１１】
ここで、従業員カード読取り部４２は、出張者本人１が所持する従業員ＩＤカード（図示せず）を読取るために設けられている。なお、情報の読み取りには周知の技術が用いられ、読み取り方式が接触式であるか非接触式であるか、磁気式であるか光学式であるか無線式であるかは問わない。いずれにしても、出張者本人であることを特定するのに必要な情報を読み取れれば良い。
【０１１２】
キー入力部４３は、交付対象となる出張を特定するために必要な出張日や用件等を入力するために設けられている。なお、必要な場合には、出張明細の入力時に付された識別用の通し番号や暗証番号の入力にも用いられる。
【０１１３】
メッセージ表示部４４は、操作説明やキー入力された内容を確認するための手段である。なお、図１３では表示手段にて実現しているが、音声により入力操作を案内するものであっても良い。
【０１１４】
チケット保管部４５は、事務担当者等により予め補充された交通機関チケット６を保管 するための手段である。なお、このチケット保管部４５には、交通機関チケット６が行き先別に区分して複数収納されている。
【０１１５】
チケット繰り出し部４６は、制御部４７の指示により該当する交通機関チケット６をチケット保管部４５から繰り出して出張者本人１に交付するための手段である。
【０１１６】
制御部４７は、各機能部における処理を管理すると共に、出張予定データベース１７との間で通信を行い、交通機関チケット６の配布に必要なデータの照合や配布日の登録等を行なう手段である。なお、この制御部４７は、交通機関チケット６の在庫状況や故障状況の管理も行なっており、事務担当者２等の保守管理者に稼動状況を逐次通知するようになっている。
【０１１７】
（Ｂ−４）出張関連費用の精算手続
図１４に、本システムに基づく出張関連費用の精算手続きがどのように進行するかを概念的に示す。なお、この本システムにおける精算手続は、図４で説明した第１の実施形態に係る精算手続と一部を除いて同じであるため（すなわち、事務担当者２が介在する手続Ｓ１２が、交通機関チケット管理装置４１が介在する手続Ｓ１２‘に置き換わっている点を除いて同じであるため）、以下では相違点についてのみ説明する。
【０１１８】
なお、以下の手続は、出張者本人１により入力された出張予定データが出張予定データベース１７に登録された後はいつでも可能である。
【０１１９】
交通機関チケット６の配布を求める出張者本人１は、まず自己の所持する従業員ＩＤカードを従業員カード読取り部４２に読み取らせる。この操作により、交通機関チケット６の配布を求める者の情報が入力される。
【０１２０】
続いて、出張者本人１は、メッセージ表示部４４の指示に従い、出張明細の特定に必要な出張日等の情報を、キー入力部４３を介して入力する。
【０１２１】
以上の情報が得られると、制御部４７は、かかる情報を検索キーとして出張予定データベース１７にアクセスし、出張に必要な交通機関チケット６の種類及び枚数を検索する。制御部４７は、検索キーに合致する情報が抽出されると、配布する交通機関チケット６の種類及び枚数を、チケット繰り出し部４６に通知する。
【０１２２】
チケット繰り出し部４６は、通知のあった情報に従い該当する交通機関チケット６をチケット保管部４５より繰り出し、これを現操作者である出張者本人１に配布する。チケット繰り出し部４６は、配布が完了すると、これを制御部４７に通知する。制御部４７は、出張予定データベース１７にアクセスし、チケット配布の事実（配布日）を記録する。
【０１２３】
このように、出張者本人１は、予め出張予定データさえ登録しておけば、いつでも都合の良いときに、交通機関チケット６を入手できる。
【０１２４】
なお、出張予定データベース１７に記録された情報は、第１の実施形態同様、過去の履歴についても参照可能なだけでなく、将来必要となる交通機関チケット６の種類や枚数等の予測も可能なため、かかる情報を有効に利用することにより、交通機関チケット６の補充が間に合わない事態を有効に回避できる。
【０１２５】
（Ｂ−５）第２の実施形態の効果
以上のように、本実施形態に係るシステムによれば、出張者本人１は出張予定入力機能２１により出張予定を入力しておきさえすれば、交通機関チケット管理装置４１より必要な交通機関チケット６を入手することが可能となり、当該交通機関チケット６の配布に要する事務担当者２の手間を省くことができる。
【０１２６】
また、急な出張が入った場合等の際、事務担当者が不在であっても、出張者本人１は交通機関チケット６を確実に受け取れることができる。
【０１２７】
（Ｃ）他の実施形態
（Ｃ−１）上述の第１の実施形態においては、主要な交通機関チケット６が事務担当者２の側に用意されているのを前提に説明したが、言うまでも無く、手元に用意されていない場合には、事務担当者２が当該交通機関チケット６を入手するための手続を要する。
【０１２８】
（Ｃ−２）上述の第２の実施形態においては、交通機関チケット管理装置４１が配布するチケットを、出張に使用する交通機関チケット６に限定して説明したが、配布又は管理するチケットはこれに限るものでなく、宿泊施設の利用チケットや各種優待券等であっても良い。勿論、これらのいずれかに限るもので無く、複数種類のチケットを扱えるものであって良い。
【０１２９】
（Ｃ−３）上述の第１の実施形態においては、出張者本人１が出張予定入力機能２１において交通機関チケット６の種類（乗車区間等）についても入力するものとして説明したが、かかる情報は事務担当者２が入力するようにしても良く、また、データベースに登録されている情報に従ってシステムが自動的に入力するようにしても良い。
【０１３０】
これは、第２の実施形態の場合にも同様である。ただし、第２の実施形態の場合、かかる交通機関チケット６の種類（乗車区間等）についての情報はシステム側が行ない、登録されていない場所に対する出張時などに限り、出張者本人１に入力を指示したり、事務担当者２に照会しその入力を行なう。
【０１３１】
（Ｃ−４）第１及び第２の実施形態においては、出張者本人、事務担当者、出張者上司、経理担当者のそれぞれに専用のパーソナルコンピュータが用意されており、それらがＬＡＮ１６を介して接続されている場合を前提に述べたが、全員に専用のパーソナルコンピュータが用意されている必要は無く、複数人で１台のパーソナルコンピュータを共用する場合にも適用し得る。
【０１３２】
なお、その場合には、暗証番号の入力や従業員カード読み取りにより操作者を認証する機能を付加し、認証された操作者の権限の範囲内でのみ上述の機能が提供されるようにすれば良い。このようにすれば、システムのセキュリティも守ることができる。
【０１３３】
（Ｃ−５）第１及び第２の実施形態の説明に供する図３及び図１１では、パーソナルコンピュータを据置型のコンピュータとして表したが、これは一例であり、携帯型のコンピュータ（手帳タイプの携帯情報端末を含む）であっても良い。
【０１３４】
また、ＬＡＮ１６との接続も、図３及び図１１に示すような有線方式に限ることはなく、無線方式一般に適用し得る。
【０１３５】
（Ｃ−６）第１及び第２の実施形態においては、電子メールサーバ１４を必須の構成として説明したが、電子メールサーバ１４を有しないシステムにおいても適用し得る。この場合にも、各種データベースの該当データファイルに、各当事者がアクセスできさえすれば、従来のように手渡しで出張旅費精算用紙を受け渡す必要を無くすことができる。なおこの場合、出張明細送付機能の一機能である出張明細分類機能のみを設ければ良い。
【０１３６】
（Ｃ−７）第１及び第２の実施形態においては、データベースサーバ１５が、各パーソナルコンピュータ１０〜１３とは別に設けられている場合について述べたが、いずれかのパーソナルコンピュータに又は複数のパーソナルコンピュータに分散して設けられていても良い。
【０１３７】
【発明の効果】
本発明によれば、出張予定入力手段によって、出張当事者より入力のあった出張予定情報を新規レコードとして出張予定データベースに登録し、また当該レコードの該当フィールドに、当該出張に対して支払われる日当情報を日当データベースより読み出して登録できるようにしたことにより、出張旅費精算用紙を用いない事務担当者による出張予定の管理を実現可能とできる。
【０１３８】
また、本発明によれば、出張予定一覧手段によって、抽出条件に合致するレコードを出張予定データベースから抽出して一覧表示する際、出張に関連して必要となる各種チケットの配布状況を、該当レコードのフィールドの一つとして表示できるようにしたことにより、事務担当者によるチケットの庫出管理を容易化できる。
また、本発明によれば、出張当事者の入力に応じ、出張予定データベースに登録されている出張予定情報を読み出し、読み出された情報又は当該情報に仮払い情報を追加した情報を、出張明細データベースに新規レコードとして登録する出張明細入力手段を備えることにより、出張旅費精算用紙を用いない事務担当者による出張明細の管理を実現可能とできる。
【０１３９】
また、本発明によれば、抽出条件に合致するレコードを出張明細データベースから抽出後、人事データベースにアクセスして各レコードの出張当事者に対応する上司を検索し、上記レコードを上司ごとに分類する出張明細分類手段を備えることにより、出張当事者の上司による出張明細の承認の作業効率を向上できる。
【０１４０】
また、本発明によれば、出張明細データベースより抽出された精算を必要とするレコードの一括画面上で、日当情報の修正が入力された場合、修正後の内容を日当データベース及び出張明細データベースに反映する出張明細一括集計手段を備えることにより、データベースを用いる事務作業の一層の効率化を図ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 第１の実施形態に係るシステムの機能ブロック構成を示す図である。
【図２】 従来の一般的な処理手順を表した概念図である。
【図３】 第１の実施形態に係るシステムの物理的なネットワーク構成例を表した図である。
【図４】 第１の実施形態に係るシステムによる処理手順を表した概要図である。
【図５】 出張予定入力機能に関連する画面とデータのリンク関係を示す図である。
【図６】 出張予定一覧機能に関連する画面とデータのリンク関係を示す図である。
【図７】 出張明細入力機能に関連する画面とデータのリンク関係を示す図である。
【図８】 出張明細送付機能に関連する画面とデータのリンク関係を示す図である。
【図９】 出張明細承認機能に関連する画面とデータのリンク関係を示す図である。
【図１０】 出張明細一括集計機能に関連する画面とデータのリンク関係を示す図である。
【図１１】 第２の実施形態に係るシステムの物理的なネットワーク構成例を表した図である。
【図１２】 第２の実施形態に係るシステムの機能ブロック構成を示す図である。
【図１３】 交通機関チケット管理装置の機能ブロック構成を示す図である。
【図１４】 第２の実施形態に係るシステムによる処理手順を表した概要図である。
【符号の説明】
１４…電子メールサーバ、１５…データベースサーバ、１７…出張予定データベース、１８…出張明細データベース、１９…日当データベース、２０…人事データベース２０、２１…出張予定入力機能、２２…出張予定一覧機能、２３…出張明細入力機能、２４…出張明細送付機能、２５…出張明細承認機能、２６…出張明細一括集計機能、２７…交通機関チケット管理機能、４１…交通機関チケット管理装置。

Claims (2)

1. 出張者、出張日、出張先、用件、交通機関チケットの区間、枚数及び配付状況、並びに、日当のフィールドを少なくとも含むレコードを有する出張予定データベースと、
   出張者、出張日、出張先、用件、交通機関チケットの区間、枚数及び配付状況、日当、仮払いの内容に係る複数の項目、並びに、上司の承認日のフィールドを少なくとも含むレコードを有する出張明細データベースと、
   出張先、用件及び日当のフィールドを少なくとも含むレコードを有する日当データベースと、
   出張当事者とその上司を把握できる人事関係の情報を格納している人事データベースと、
   出張当事者より入力のあった出張予定情報を、上記出張予定データベースに新規レコードとして登録すると共に、当該レコードの日当フィールドに、当該出張に対して支払われる日当情報を、上記出張予定情報のうちの出張先及び用件に基づいて、上記日当データベースより読み出して登録する出張予定入力手段と、
   第１の抽出条件に合致するレコードを上記出張予定データベースから抽出して一覧表示する際、出張に関連して必要となる各種チケットの配布状況を、該当レコードのフィールドの一つとして表示する出張予定一覧手段と、
   出張当事者の入力に応じ、上記出張予定データベースに登録されている出張予定情報を読み出し、読み出された情報又は当該情報に仮払い情報を追加した情報を、上記出張明細データベースに新規レコードとして登録する出張明細入力手段と、
   第２の抽出条件に合致するレコードを上記出張明細データベースから抽出後、上記人事データベースにアクセスして各レコードの出張当事者に対応する上司を検索し、上記レコードを上司ごとに分類する出張明細分類手段と、
   上司ごとに分類されたレコードを、電子メールにより各上司本人に宛てて送付する出張明細送付手段と、
   上記電子メールには、各レコードに対する承認を受け付けるアイコンが埋め込まれており、当該アイコンに対する操作に応動して、上記出張明細データベースにおける該当レコードのフィールドに承認日を記録する出張明細承認手段と、
   上記出張明細データベースより抽出された精算を必要とするレコードの一括画面上で、日当情報の修正が入力された場合、修正後の内容を日当データベース及び出張明細データベースに反映する出張明細一括集計手段と
   を備えることを特徴とする出張関連業務支援システム。
2. 請求項１に記載の出張関連業務支援システムにおいて、上記各種チケットの配布状況は、上記出張予定一覧手段による、該当レコードの一覧画面上で登録可能とすることを特徴とする出張関連業務支援システム。

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